Koszty obsługi i koszty stałe, abyśmy mogli obliczyć koszty przypadające na jedną wizytę:
Przykładowo, wydajemy w naszej placówce na lokal, płacimy za media, wydajemy na wynagrodzenia dla pracowników rejestracji i obsługi, wydajemy pieniądze na usługi związane ze sprzątaniem, na księgowość, płacimy raty za leasing sprzętu  itd.,  to wszystko musimy zebrać do kupy, aby wiedzieć, ile mamy takich kosztów i w ten sposób obliczymy koszt stały, w zasadzie niezależny od ilości pacjentów, przyjmujemy 20.000 zł. I teraz zauważmy, że jeżeli mamy w placówce 100 pacjentów, to koszt na jednego pacjenta to 200 zł, jeżeli mamy 500 pacjentów to już 40 zł a jeżeli mamy 1000 to już 20 zł. I tak będziemy wiedzieć, ile wydajemy średnio na jednego pacjenta na jego obsługę.

Czyli proszę zobaczyć, że teraz mamy lepsze dane, bo wiemy, że pacjent. który daje do kasy 200 zł, a my oddajemy prowizje lekarzowi 120 zł i zostaje nam 80, to wydajemy jeszcze 20 zł na jego obsługę, a więc de facto zostaje nam 60 zł z takiej wizyty… ale to nie koniec.
Koszty związane z wizytą
Zauważmy, że w związku z wizytą musimy założyć zużywanie środków medycznych. Czasami są one w miarę tanie, tzn. jakieś jednorazowe rękawiczki itd. ale czasami zabiegi są mocno kosztowne i wtedy warto obliczać zysk z zabiegu, licząc konkretnie dla danej wizyty, np. zabieg kosztuje 1000 zł — zużyliśmy na niego łącznie preparatów za 350 zł, czyli mamy zysk 650 zł, który pomniejszymy o prowizje specjalisty, a następnie jeszcze o koszty obsługi pacjenta i wtedy mamy konkretne dane.
Koszty związane z pozyskaniem pacjentów:
Np. koszty na agencje marketingowe, koszty dla marketplace etc.czy na reklamy
Koszty związane z pozyskaniem pacjentów przypadające na jednego nowo pozyskanego, tak samo jak wcześniej. Płacimy agencji marketingowej np. 10.000 zł i w związku z tym mamy 50 pacjentów w placówce (ważne, abyśmy sprawdzali źródło pozyskania pacjenta, abyśmy wiedzieli, że jest on z działalności marketingowej, albo np. z marketplace) i w ten sposób obliczam 10.000 zł/ 50 = 200 zł za pozyskanego pacjenta.  Proszę zobaczyć, jak pięknie nam się rozbudowują nasze rozliczenia, tzn. znamy już bardzo wiele i możemy na serio obliczyć czy dane ruchy w placówce nam się opłacają.

Daję taki przykład. Płacimy do agencji marketingowej co miesiąc 4.000 zł za obsługę i 3.000 zł na budżet marketingowy, czyli łącznie 7.000 zł. Jak sprawdzamy, w kwietniu przyszło do nas do placówki 50 pacjentów w związku z ich działaniami. Mamy ich odpowiednio otagowanych w systemie do zarządzania placówką i wiemy, że Ci pacjenci są „wynikiem” działań tej agencji. Na wstępie wiemy, że 5 % pacjentów zapisanych nie przyjdzie na wizytę. Wiemy też, że średnio pacjent wyda 1500 zł w 3 lata, wiemy, że odliczając wynagrodzenie specjalisty, to będzie dla nas 725 zł, wiemy też, że na każdą wizytę konsultacyjną mamy kosztów 5 zł i kosztów związanych z funkcjonowaniem/obsługą placówki 40 zł, czyli w 9 wizyt, to 432 zł, a więc ostatecznie w 3 lata zarobimy na tym konkretnym pacjencie 293 zł. Czy możemy za takiego pacjenta zapłacić 140 zł do agencji reklamowej? Proszę zobaczyć, że mając tego typu dane konkretne prawdziwe, jesteśmy w stanie podejmować bardzo dobre decyzje biznesowe, realne, konsekwentne, oparte na danych i realne do realizacji, skalkulowane. I tego Państwu życzę. 
Przykładowo, jak będą Państwo mieli dane, że największy zysk placówki jest na usłudze x, to można tak rozmawiać z agencją, aby promowała tę konkretną usługę. Jak będziemy wiedzieć, że powracalność pacjentów do specjalisty x w naszej placówce jest zdecydowana większa, niż do specjalisty y to również możemy wyciągać konkretne wnioski… tych „mądrych” decyzji, które będziemy w stanie podjąć, jest masa.

Na koniec chciałbym wspomnieć o dwóch ważnych sprawach, po pierwsze: wskaźników jest na pewno 10 razy więcej, niż podałem jak nie 100, które warto mierzyć, ale chciałem skupić się na tych najbardziej podstawowych, od których zaczyna się jakąkolwiek analizę, takich, które musimy mieć pod ręką w 5 minut.

Druga istotna sprawa to aby pamiętać, żeby nie dorabiać sobie lub komuś pracy nie wiadomo po co. Ja pamiętam wielokrotnie, że spędzałem masę czasu na pozyskiwanie i segregowanie danych dla samego segregowania — to jest bez sensu. Jeżeli nie mamy pomysłu na wykorzystanie odpowiednich informacji. Nie chcemy na ich podstawie podejmować decyzji tylko nadal kierować się intuicją, to nie ma sensu tracić czasu na odpowiednie segregowanie tych danych… Dane mają nam służyć, a nie być dla samego bycia.

I to by było na tyle w tym temacie, na koniec ciekawe informacje z życia Proassist, po pierwsze zbliża się duża paczka z nowościami na początek maja, w której będzie między innymi nowa funkcja związana z zasobami, szczególnie istotna dla wszystkich placówek medycyny estetycznej, ale też np. do użycia w przypadku jakiegoś sprzętu typu holter w placówce. Sens jej działania jest taki, że jak w placówce jest np. jeden laser, który jest wykorzystywany do kilku usług i do kilku lekarzy jednocześnie, to system jeżeli odpowiednio podepniemy usługi pod ten sprzęt, będzie on rozpoznawał, że na godzinę 13:00 na jutro nie można zapisać się na usługę x do lekarza x, ponieważ ten sprzęt jest wykorzystywany u lekarza y na usłudze y, a więc bardzo pomoże w ogarnięciu grafiku w większych i średnich placówkach, gdzie takie pomyłki mogły mieć miejsce lub rejestratorki na miejscu, lub zdalnie musiały się bardzo pilnować.

Oczywiście zapraszam do dyskusji na naszej grupie na Facebooku. Grupa nazywa się Jak zrozumieć pacjenta.