Koszty związane z wprowadzeniem tego rozwiązania są stosunkowo niewielkie, a obowiązkowa digitalizacja dokumentacji medycznej sprawiła, że tworzenie dokumentacji papierowej w postaci zgód medycznych podpisanych tradycyjnym długopisem stało się problematyczne. Zgody na leczenie i formularze zdrowia muszą znaleźć się w dokumentacji elektronicznej, więc trzeba je skanować i dołączać do EDM. Ale nie można zapomnieć o kartce papieru, którą również należy przechować w placówce medycznej przez określony czas i w odpowiednich warunkach (np. w pancernej, dobrze zabezpieczonej szafie).
Elektroniczny podpis pacjenta jest zatem rozwiązaniem, które naprawdę ułatwia pracę i zarządzanie w gabinecie. Jednak nie wszystkie placówki medyczne od razu zamieniły papier na tablet. To zrozumiałe, że nowe i nieznane dotąd rozwiązania budzą wątpliwości i obawy. Sam zakup tabletu nie stanowi problemu – w zasadzie to podpisywanie dokumentacji medycznej nie musi być wykonywane za pośrednictwem tabletów. Można wykorzystać zwykły smartfon, ale podpis na tablecie jest po prostu wygodniejszy, a zgody na większym ekranie bardziej czytelne.
W czym zatem tkwi problem i dlaczego placówki medyczne mają opory przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu elektronicznego podpisu pacjenta? Otóż, chodzi o wątpliwość, czy podpis pacjenta w postaci elektronicznej jest ważny prawnie. W tym artykule postaramy się wyjaśnić tą kwestię.
Podpis elektroniczny a polskie prawo
Umowy w formie dokumentowej (czyli elektroniczne) mają taką samą moc prawną jak pisemne umowy. Forma dokumentowa została wprowadzona przez nowelizację Kodeksu cywilnego w 2016 roku, umożliwiając zawieranie umów w innej postaci niż forma pisemna. Aby zachować formę dokumentową, należy przedstawić oświadczenie woli w postaci dokumentu i potwierdzić tożsamość osoby składającej oświadczenie. Forma dokumentowa umożliwia korzystanie z różnych formatów, takich jak e-maile, wiadomości SMS, pliki tekstowe, pliki PDF, arkusze kalkulacyjne, obrazy, dźwięki i zapisy audiowizualne.
W przypadku czynności medycznych pacjent powyżej 16. roku życia może wyrazić zgodę ustnie, poprzez zachowanie jednoznacznie wskazujące na wolę poddania się czynnościom medycznym. Może również to zrobić podpisując zgody na ekranie tabletu, komputera lub telefonu za pomocą kursora bądź rysika. W przypadku operacji lub innych działań medycznych niosących ze sobą podwyższone ryzyko, zgoda pacjenta musi być udzielona w formie pisemnej, lub elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. O tym, czym jest podpis kwalifikowany przeczytasz w innym naszym artykule, który znajdziesz TUTAJ.
Koniec z archiwizacją!
Innymi słowy, umowy w formie dokumentowej mają taką samą moc prawną jak pisemne umowy. Czyli, jeśli zawrzesz umowę przez e-mail, SMS-a, czy nawet w formie pliku PDF, to będzie ona ważna i zobowiązująca. Możesz nawet podpisać zgody na ekranie komputera czy telefonu za pomocą kursora.
Brak formy pisemnej nie oznacza, że oświadczenie pacjenta jest nieważne. Jego podpis elektroniczny ma pełną moc prawną i może być uznany jako dowód w sądzie, zgodnie z przepisami UE. W zawodach lekarza, czy lekarza dentysty takie sytuacje mają duże znaczenie, ponieważ zwykle chodzi o zdrowie lub życie pacjenta.
Koniec z archiwizacją!
Dokumentacja medyczna jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Zdrowia. Może być prowadzona za pomocą systemów teleinformatycznych. Wtedy mówimy o tzw. EDM, czyli Elektronicznej Dokumentacji Medycznej.
Obecnie, większość placówek medycznych prowadzi już dokumentację pacjentów w formie zdigitalizowanej. Problem pojawiał się jednak w przypadku dodatkowych dokumentów, które pacjent musiał podpisać. Dzięki digitalizacji dokumentacji, do plików na komputerze można dołączyć skan, ale co z papierowym oryginałem? Nie możemy się go ot tak pozbyć. Jeśli pacjent podpisuje zgodę w formie papierowej, musimy przechowywać dokument zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi kategorii archiwalnych. Ponadto, tworzenie dokumentacji medycznej w formie papierowej, a następnie skanowanie dokumentów do kartoteki pacjenta zabiera dodatkowy czas lekarzowi, pielęgniarce, czy rejestratorce medycznej.
I tutaj właśnie najlepszym rozwiązaniem są podpisy na tablecie. Dzięki nim, nie musisz się martwić o archiwizację zgód podpisanych przez pacjentów! Pacjent może wypełnić kwestionariusz osobowy, oświadczenie RODO lub zgodę na wykonanie zabiegu i innych świadczeń zdrowotnych na tablecie, a następnie podpisać ją w formie elektronicznej. Tak podpisany dokument trafia w postaci elektronicznej (najczęściej jako plik PDF) od razu do elektronicznej dokumentacji medycznej pacjenta w programie medycznym. Dzięki temu, nie utoniesz w stosie papieru, a wszystkie formalności zostaną dopełnione.
Co więcej, zgody pacjenta nie wymagają podpisu biometrycznego ani nie muszą być wykonywane za pośrednictwem IKP. Możesz zatem rozwiać wszelkie wątpliwości pacjentów, którzy myślą, że jest im potrzebne internetowe konto pacjenta. Dokumentacja w całości wytwarzana jest w oprogramowaniu placówki medycznej, pacjent musi tylko podpisać zgodę. Elektroniczna zgoda automatycznie trafia do dokumentacji danego pacjenta.
Nie musisz też obawiać się źle wybranego rekordu pacjenta, ponieważ podpisane formularze dotyczą konkretnych pacjentów. Oprogramowanie medyczne Proassist posiada wbudowany generator zgód i oświadczeń dla pacjenta, dzięki któremu możesz sam ustalić, jak powinien wyglądać dokument w formie elektronicznej w Twojej placówce. Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Umów się na spotkanie z naszym przedstawicielem!
Jak wytłumaczyć pacjentom, czym jest podpis elektroniczny?
“Proszę Pani, proszę Pana: zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania:Pacjenci mogą na tablecie lub telefonie wypełniać, a następnie podpisywać zgody, kwestionariusze i ankiety, które zostaną dołączone do elektronicznej dokumentacji.“
W przypadku zgód na operacje lub ryzykowne badania, zaleca się dodatkowo wręczenie pacjentowi papierowego dokumentu do podpisu. Mimo korzystania z tabletów, taka praktyka jest nadal wskazana, ponieważ zapewnia pacjentowi fizyczną kopię dokumentu, która może być przechowywana dla celów archiwizacyjnych oraz może pomóc w potwierdzeniu udzielonej zgody pacjenta w przyszłości. Kombinacja wykorzystania tabletów i tradycyjnych dokumentów papierowych gwarantuje zwiększoną przejrzystość oraz bezpieczeństwo dokumentacji dla wszystkich zaangażowanych stron.
Dodatkowo, szukając w archiwum jakiegoś dokumentu, nie będziesz musiał przekopywać się przez sterty papierów, bo będziesz miał ich znacznie mniej. Niezbędne dokumenty w wersji papierowej o wiele łatwiej będzie Ci uporządkować. Dokumentacja medyczna w formie elektronicznej ma to do siebie, że znacznie łatwiej i szybciej można odszukać dane pacjentów.
Podpis elektroniczny dla placówki medycznej – plusy z wdrożenia tego rozwiązania
Rozwiązanie, o którym mowa, opiera się na wypełnianiu i podpisywaniu wszelkich zgód pacjentów, kwestionariuszy i ankiet przez pacjentów za pomocą tabletu lub telefonu. Ma to wiele zalet, oto niektóre z nich:
1. Wygoda dla pacjentów: dzięki zastosowaniu tabletów pacjenci zyskują możliwość bezpośredniego przeczytania i podpisania dokumentów, eliminując konieczność poruszania się z dużą ilością kartek. Osoby, które niedowidzą mogą również w prosty sposób powiększyć litery – to byłoby niemożliwe w przypadku papierowego formularza.
2. Oszczędność czasu: eliminacja konieczności drukowania, dystrybucji i przechowywania tradycyjnych dokumentów papierowych przyspiesza proces administracyjny. Pacjenci nie muszą czekać w kolejce, aby otrzymać lub zwrócić papierowe dokumenty. Rejestratorki nie muszą poświęcać czasu na dołączanie formularzy do kartotek, bo podpisane przez pacjenta zgody automatycznie trafiają do jego elektronicznej dokumentacji.
3. Redukcja błędów: Oprogramowanie medyczne może zawierać wbudowane zabezpieczenia, które pomagają uniknąć błędów w wypełnianiu dokumentów. Na przykład, mogą być wprowadzone kontrole poprawności danych, wymagane pola mogą być oznaczone jako obowiązkowe, a niektóre pola do podpisu mogą mieć predefiniowane opcje wyboru. Dzięki temu, masz pewność, że pacjent złoży podpis we wszystkich miejscach, w których musi to zrobić = Twoja dokumentacja będzie kompletna i nigdzie nie zabraknie podpisu.
4. Szybki dostęp do danych: elektroniczny podpis i elektroniczna forma przechowywania dokumentów pozwala na łatwe przechowywanie i dostęp do zgód, kwestionariuszy i ankiet. W przypadku potrzeby, personel medyczny może szybko odnaleźć i przejrzeć potrzebne informacje.
5. Środowiskowa korzyść: kolejnym plusem podpisu elektronicznego jest redukcja zużycia papieru i innych materiałów biurowych, która przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego.
6. Możliwość łatwej edycji i aktualizacji: w przypadku zmian w dokumentach, takich jak aktualizacja zgód lub kwestionariuszy, elektroniczna forma ułatwia wprowadzenie i rozpowszechnienie tych zmian. Nie trzeba drukować i wymieniać wszystkich papierowych dokumentów. Oczywiście, nie można modyfikować podpisu, ale elektroniczne dokumenty łatwiej uporządkować i zaktualizować o nowe zgody pacjenta.
