Podpisy elektroniczne w placówkach medycznych to temat, który ostatnio wywołuje sporo emocji wśród właścicieli i managerów placówek medycznych. Część z Was od razu, gdy tylko dowiedziała się o tym rozwiązaniu, z chęcią się na nie przerzuciła.
Jednakże, niektórzy z Was wykazują pewne zastrzeżenia wobec tego rozwiązania, zwłaszcza z punktu widzenia aspektu prawnego. Oczywiście jak najbardziej to rozumiemy! Dlatego postanowiliśmy, że w tym tekście blogowym nie tylko opiszemy Wam wszystkie plusy wynikające z tego rozwiązania, ale również przedstawimy, jak podpisy elektroniczne mają się do prawa.
Umowy w formie dokumentowej mają taką samą moc prawną jak pisemne umowy. Forma dokumentowa została wprowadzona przez nowelizację Kodeksu cywilnego w 2016 roku, umożliwiając zawieranie umów w innej postaci niż forma pisemna. Aby zachować formę dokumentową, należy przedstawić oświadczenie woli w postaci dokumentu i potwierdzić tożsamość osoby składającej oświadczenie. Forma dokumentowa umożliwia korzystanie z różnych formatów, takich jak e-maile, wiadomości SMS, pliki tekstowe, pliki PDF, arkusze kalkulacyjne, obrazy, dźwięki i zapisy audiowizualne.
W przypadku czynności medycznych pacjent powyżej 16. roku życia może wyrazić zgodę ustnie, poprzez zachowanie jednoznacznie wskazujące na wolę poddania się czynnościom medycznym. Może również to zrobić poprzez podpisanie zgody na ekranie komputera, telefonu lub tabletu za pomocą kursora. W przypadku operacji lub innych działań medycznych o podwyższonym ryzyku zgoda pacjenta musi być udzielona w formie pisemnej, lub elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Brak formy pisemnej nie powoduje automatycznej nieważności oświadczenia pacjenta. Czasem, np. w przypadku stomatologów, takie sprawy załatwia się ustnie.
Podpis elektroniczny ma ważność prawną i może być uznany jako dowód w postępowaniu sądowym zgodnie z przepisami UE.
Dokumentacja medyczna jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Zdrowia. Może być prowadzona za pomocą systemów teleinformatycznych, a dzieli się na indywidualną (dotyczącą konkretnych osób) i zbiorczą (dotyczącą ogółu osób lub określonych grup).
Nie musisz w stu procentach rozumieć prawa! W końcu jesteś specjalistą medycznym, a nie prawnikiem 😉
Dlatego wytłumaczymy Ci krótko, jak to wygląda w praktyce:
Umowy w formie dokumentowej mają taką samą moc prawną jak pisemne umowy. Czyli, jeśli zawrzesz umowę przez e-mail, SMS-a, czy nawet w formie pliku PDF, to będzie ona ważna i zobowiązująca. Możesz nawet podpisać zgody na ekranie komputera czy telefonu za pomocą kursora.
Oczywiście, jeśli chodzi o medycynę, to musisz pamiętać o pewnych zasadach. Jeśli jesteś starszy niż 16 lat, możesz wyrazić zgodę ustnie lub przez zachowanie, które jasno pokazuje, że zgadzasz się na leczenie. Możesz też podpisać zgody na ekranie urządzenia elektronicznego. Jednak w przypadku operacji lub innych ryzykownych działań medycznych, musisz podać zgodę na piśmie lub elektronicznie z kwalifikowanym podpisem.
Nie martw się, jeśli nie masz pióra przy sobie, brak formy pisemnej nie oznacza, że twoje oświadczenie jest nieważne. Twój elektroniczny podpis ma pełną moc prawną i może być uznany jako dowód w sądzie, zgodnie z przepisami UE.
A jeśli chodzi o dokumentację medyczną, to ma swoje zasady. Można ją prowadzić za pomocą systemów teleinformatycznych, a dzieli się na dokumentację indywidualną (dla konkretnych osób) i zbiorczą (dla wszystkich pacjentów lub określonych grup).
Podsumowując, możesz zawierać umowy w różnych formach dokumentowych, w tym elektronicznych. Ważne jest jednak, aby pamiętać o wymogach, zwłaszcza w przypadku czynności medycznych. Twój podpis elektroniczny ma moc prawną i dokumentacja medyczna może być prowadzona w formie elektronicznej.
A teraz jeszcze prościej, żebyś mógł to wytłumaczyć swoim pacjentom:
“Proszę Pani, proszę Pana: zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania:
Pacjenci mogą na tablecie lub telefonie wypełniać, a następnie podpisywać zgody, kwestionariusze i ankiety.“
W przypadku zgód na operacje lub ryzykowne badania, zaleca się dodatkowo wręczenie pacjentowi papierowego dokumentu do podpisu.
Mimo korzystania z tabletów, taka praktyka jest nadal wskazana, ponieważ zapewnia pacjentowi fizyczną kopię dokumentu, która może być przechowywana dla celów archiwizacyjnych oraz może pomóc w potwierdzeniu udzielonej zgody w przyszłości.
Kombinacja wykorzystania tabletów i tradycyjnych dokumentów papierowych gwarantuje zwiększoną przejrzystość oraz bezpieczeństwo dla wszystkich zaangażowanych stron.
Część z Was zdecydowanie opowiada się za wdrożeniem tej funkcjonalności, jednak nie brakuje także tych, którzy początkowo odczuwają pewne obawy. Dlatego teraz postaramy się Was przekonać i przedstawić wszystkie korzyści tego rozwiązania.
Rozwiązanie, które proponujemy, opiera się na wypełnianiu i podpisywaniu zgód, kwestionariuszy oraz ankiet przez pacjentów za pomocą tabletu lub telefonu. Ma to wiele zalet, oto niektóre z nich:
Wszystkie te korzyści przyczyniają się do bardziej efektywnej i przyjaznej dla środowiska obsługi administracyjnej w placówkach medycznych.
Jeżeli jesteś managerem placówki medycznej, lekarzem prowadzącym własną praktykę medyczną lub specjalistą medycznym i chcesz poszerzyć swoją wiedzę, sprawdź nasze darmowe Ebooki!
