Zapisy pacjentów na wizyty drogą mailową zaburzą pracę rejestracji medycznej

Zapisy pacjentów na wizyty drogą mailową zaburzą pracę rejestracji medycznej

Internetowe umawianie wizyt coraz bardziej zyskuje na popularności. Takie rozwiązanie usprawnia pracę placówek medycznych i naturalnie zmniejsza ruch telefoniczny. Nic więc dziwnego, że wielu managerów decyduje się na wdrożenie tej funkcjonalności do swojej placówki medycznej. 

Aby wprowadzenie rejestracji on-line miało sens, proces zapisu na wizytę powinien być na tyle intuicyjny, aby pacjent mógł przejść go samodzielnie. Internetowe zapisy mają odciążać rejestrację medyczną przychodni. Niektórzy managerowie przychodni zdają się jednak o tym zapominać. Wprowadzają możliwość zapisów przez internet, która w wielu przypadkach, zamiast poprawiać organizację pracy placówki medycznej, skutecznie ją pogarsza.

Rejestracja online

Rejestracja online nie powinna oznaczać rezerwacji wizyty przez wiadomość e-mail.

Z uwagi na coraz większą popularność rejestracji online, wielu pacjentów w pierwszej kolejności decyduje się właśnie na ten sposób rezerwacji terminu wizyty. Osoba zainteresowana wyszukuje stronę placówki medycznej w internecie, po czym szuka możliwości zapisu przez internet. Bardzo często zakładce „rejestracja” znajduje wyłącznie adres e-mail, przez który placówka przyjmuje zapisy. Rezerwacja wizyty, owszem, odbywa się przez internet, ale czy to zmieni coś w organizacji pracy placówki? Owszem, z pewnością ją pogorszy. Dlaczego?

Po pierwsze, zapisy na wizyty przez e-mail wprowadzą niepotrzebny bałagan.

Pacjenci kontaktują się z przychodnią w różnych sprawach. Zapis na wizytę to jedno, jednak co z pytaniami dotyczącymi wolnych terminów, świadczonych usług, czy lekarzy przyjmujących placówce? Umieszczając na stronie internetowej przychodni adres e-mail, który docelowo ma służyć do rejestracji online, musisz być przygotowany na to, że wielu pacjentów będzie wykorzystywać go do innych celów. Wynikiem tego będzie jeden wielki bałagan. W jednej skrzynce mailowej znajdą się wiadomości dotyczące zarówno zapisów na wizyty jak i pytań o to, czy w Twojej placówce medycznej przyjmuje taki, czy inny lekarz. 

Próba uniknięcia takiej sytuacji poprzez założenia dwóch skrzynek mailowych niestety może okazać się niewystarczająca. Dla wielu pacjentów adres mailowy zapisynawizyty@placówka.pl niczym nie będzie różnił się od adresu informacja@placówka.pl. Szczególnie w sytuacji, gdy nie uzyskają szybkiej odpowiedzi na wiadomość wysłaną na jeden z nich. Możesz mieć pewność, że pacjent skorzysta wtedy z drugiego adresu, a rejestracja medyczna Twojej placówki zostanie obciążona dodatkowym obowiązkiem porządkowania maili od pacjentów.

Po drugie, spowodują natłok obowiązków, zamiast ulepszyć organizację pracy.

Na rejestracji medycznej przychodni spoczywa wiele obowiązków. Jeżeli do odbierania połączeń telefonicznych, obsługi pacjentów w recepcji, oraz kilku innych codziennych czynności, dołożysz mailową korespondencję z pacjentami w celu dobrania odpowiedniego terminu wizyty, możesz doprowadzić do zupełnej dezorganizacji pracy placówki. Zapis przez wiadomość e-mail wcale nie będzie trwał krócej niż telefoniczny, a rejestracja online ma służyć zmniejszeniu liczby połączeń do przychodni. Dlatego umawianie wizyt za pomocą maila z pewnością nie pomoże w usprawnieniu pracy rejestracji medycznej.

Wyobraź sobie taką sytuację:

Pacjent pisze wiadomość do przychodni, że chce umówić się na wizytę do doktora A na wtorek na godzinę 16:00. Rejestracja medyczna odpisuje, że lekarz nie przyjmuje w najbliższy wtorek, ale może zaproponować środę o godzinie 17:00. Pacjent pisze, że ten termin również mu nie pasuje. Pracownik rejestracji sprawdza i proponuje kolejne terminy, wysyłając coraz więcej wiadomości. Nie ma pewności, kiedy pacjent odpisze, a termin może zostać zajęty przez innego pacjenta, który zapisze się na wizytę telefonicznie. Ponadto taka wymiana wiadomości może trwać naprawdę długo i bardzo realnie obciążać rejestrację medyczną.

Wysyłka emial w oprogramowaniu medycznym

Po trzecie, istnieje ryzyko pominięcia wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Umawianie wizyt przez e-mail wiąże się z przyjmowaniem dużej liczby wiadomości każdego dnia. Może to skutkować przeoczeniem niektórych próśb o rezerwację terminu, przez co istnieje ryzyko, że nie każdy pacjent zostanie zapisany na wizytę. Oprócz tego w wyniku natłoku wiadomości, skrzynka może zostać przepełniona, przez co maile przestaną docierać aż do momentu jej opróżnienia. Przy dużej liczbie pacjentów będzie to spore uniedogodnienie dla rejestracji medycznej.
Rejestracja online to zakładka na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej, umieszczona w widocznym dla pacjenta miejscu. Korzystanie z niej nie sprawia nikomu problemu, a wizyty zarezerwowane za jej pomocą zapisywane są automatycznie w elektronicznym kalendarzu. Dane pacjentów zapisujących się przez zakładkę chronione są certyfikatem SSL, a rejestracja on-line nie wymaga założenia konta. Proces rezerwacji wizyty jest szybki i nie wymaga ingerencji pracowników rejestracji medycznej, która dzięki dodatkowej możliwości zapisów na wizyty zostaje znacznie odciążona.

Usprawnienie, nie utrudnienie

Rejestracja online powinna być wsparciem, dodatkowym źródłem zapisu na wizyty, dzięki któremu pracownicy rejestracji medycznej będą mogli poświęcać więcej czasu na wszystkie swoje obowiązki. Nie powinna być ona skomplikowana, a internetowy zapis nie powinien być czasochłonny. Zapisy na wizyty drogą mailową, zamiast usprawnić organizację pracy placówki medycznej, skutecznie ją utrudnią. W skrzynce mailowej może zapanować nieoczekiwany chaos wywołany natłokiem wiadomości wysyłanych w różnych sprawach. Ponadto rejestracja pacjentów przez mail zajmuje dużo czasu, przez co ciężko będzie poświęcić czas na resztę czynności. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie specjalnej zakładki do rejestracji online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Zapis odbywa się bez udziału pracowników rejestracji medycznej, co zdecydowanie usprawni organizację pracy rejestracji medycznej przychodni.

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Dobra komunikacja z pacjentem powinna być dla Ciebie kluczowa, jeśli jako manager placówki medycznej chcesz pozyskać ich jak najwięcej. Dostęp pacjenta do przychodni nie powinien być w żaden sposób ograniczany, dlatego bardzo ważne jest to, aby rejestracja medyczna należycie spełniała swoją funkcję, oraz skutecznie pomagała pacjentowi dotrzeć do gabinetu lekarskiego.

Placówki medyczne dysponują różnorodnymi narzędziami, które pomagają w zapisach na wizyty. Posiadanie ich jest niezbędne, jeśli chcesz, aby w Twojej przychodni pojawiało się jak najwięcej pacjentów.

Jakie są najważniejsze narzędzia wykorzystywane do umawiania wizyt?

Statystyki rejestracji

Po pierwsze, rejestracja online

Strona internetowa lekarza lub placówki medycznej to bardzo powszechne rozwiązanie, z którego korzysta już wiele przychodni. Pełni ona funkcję marketingową, promując usługi świadczone przez lekarzy w placówce, oraz zapewnia sprawną komunikację z pacjentem. Ponadto jest miejscem, w którym można umieścić kolejne narzędzie do zapisu pacjentów – zakładkę do rejestracji online. Dane rozwiązanie pozwala na odciążenie osób odpowiedzialnych za rezerwacje terminów do lekarzy w placówce medycznej. Ponadto pacjenci dokonują zapisu samodzielnie w kilku prostych krokach, a wszystkie wizyty wpadają do tego samego terminarza wizyt, z którego korzysta rejestracja medyczna przychodni. Pozwala to na zachowanie porządku w grafikach lekarzy oraz umożliwi pozyskanie większej liczby pacjentów, poprzez udostępnienie kolejnego źródła zapisów na wizyty.

Po drugie, elektroniczny kalendarz wizyt.

Każdy rejestrator lub rejestratorka medyczna powinna mieć stały dostęp do elektronicznego terminarza, w którym bez problemu wprowadzi wszystkie dane dotyczące wizyt oraz pacjentów. Kalendarz powinien być prosty w obsłudze i jak najbardziej intuicyjny, aby podczas rejestracji pacjentów nie występowały żadne trudności. Powinien być wyposażony w opcję prostego tworzenia kart pacjenta i możliwości późniejszej edycji danych. Ponadto elektroniczny kalendarz lekarza powinien posiadać także funkcję łatwego przekładania wizyt. Możliwość przeciągania i upuszczania wizyt w obrębie terminarza za pomocą kursora myszki z pewnością przyspieszy wszystkie zmiany w grafiku. Dodatkowo kalendarz powinien być skonstruowany w taki sposób, aby pracownicy rejestracji medycznej mieli możliwość prostego przełożenia wizyty do innego lekarza. Łatwa obsługa terminarza wizyt znacznie przyspieszy rejestrację. Pozwoli to na poszerzenie źródeł zapisów na wizyty, a co za tym idzie – zwiększy również liczbę pacjentów odwiedzających Twoją placówkę medyczną. Dobrze, jeśli kalendarz elektroniczny lekarza działa w chmurze, aby zapisu na wizytę mógł dokonywać zarówno lekarz, jak i rejestratorka medyczna.

rejestracja pacjentów

Po trzecie, centrala telefoniczna.

Jeżeli nie chcesz skorzystać z outsourcingu rejestracji medycznej, masz więcej niż jedną rejestratorkę na danej zmianie, możesz skorzystać z rozwiązania wirtualnej centrali telefonicznej.

Aby rozpocząć przyjmowanie połączeń, w pierwszej kolejności powinieneś wybrać odpowiednią dla siebie centralę telefoniczną. Obecnie bardzo popularnym rozwiązaniem jest VOiP – technologia, umożliwiająca prowadzenie rozmów telefonicznych za pomocą internetu. Taka wirtualna centralka telefoniczna wymaga jedynie połączenia z siecią, a wykonywanie połączeń możliwe jest poprzez wybrane przez Ciebie urządzenie: komputer stacjonarny, laptop, tablet lub telefon komórkowy. Dzięki temu może z powodzeniem zostać wykorzystana w placówkach medycznych do telefonicznych zapisów na wizyty.

Najważniejszym udogodnieniem wirtualnej centrali jest to, że możesz sprawdzić liczbę połączeń przychodzących, wychodzących, odebranych oraz nieodebranych. Wiesz, o której godzinie pacjent dzwoni, dzięki czemu możesz zorganizować pracę rejestracji medycznej w taki sposób, aby podwyższyć poziom odbieralności telefonów w placówce. Konfiguracja narzędzia jest jednak czasochłonna, dlatego dokładnie przemyśl temat wirtualnej centralki, zanim wdrożysz ją do swojej przychodni. 

Podsumowanie

System rezerwacji wizyt w placówce medycznej powinien być zorganizowany w taki sposób, aby zapis pacjenta był jak najbardziej sprawny oraz intuicyjny. Umówienie wizyty powinno trwać jak najkrócej, aby rejestracja medyczna miała szansę zapisać jak największą liczbę pacjentów. Pierwszym narzędziem wykorzystywaniem do umawiania wizyt jest rejestracja online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Pozwoli ona na zwiększenie liczby pacjentów oraz odciążenie rejestratorów i rejestratorek medycznych w przychodni. Oprócz tego łatwy w obsłudze elektroniczny kalendarz z grafikiem lekarza, który umożliwi szybką rezerwację terminu oraz przełożenie wizyty. Dodatkowo każda placówka medyczna powinna zostać wyposażona w odpowiednie urządzenia niezbędne do zapisów na wizyty. Internetowe centralki telefoniczne z pewnością ułatwią tę czynność.

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Osoby w zestawach słuchawkowych w call center, wdrożenie rejestracji Proassist NFZ.

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Przychodnia Neurologiczna w Gorzowie Wielkopolskim to placówka medyczna przyjmująca pacjentów w ramach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych, a dodatkowo przeprowadza wizyty prywatne.

Pytamy Panią Doktor Mirelę Sobkowiak-Osińską, lekarza specjalistę neurologii, która udziela świadczeń medycznych w tej placówce, w jaki sposób usługi Proassist zmieniły funkcjonowanie przychodni.

Proassist: Placówka, w której świadczy Pani swoje usługi medyczne przyjmuje pacjentów zarówno w ramach wizyt prywatnych oraz tych finansowanych z NFZ. Proszę powiedzieć, jak wyglądała organizacja pracy tej placówki medycznej poprzednio? Jak wyglądała rejestracja pacjentów przed wdrożeniem naszych usług?

Pani Doktor: Wcześniej dysponowaliśmy dwoma numerami telefonów. Pod jednym – stacjonarnym – były rejestrowane wizyty na NFZ, natomiast pod drugim – wizyty prywatne. Telefonów na pierwszy numer było bardzo dużo. Pacjenci, nie mogąc dodzwonić się na pierwszy numer telefonu, korzystali z drugiego, nie czytając, że służy on wyłącznie do rejestracji na wizyty komercyjne. Nastąpiło przeciążenie systemu oraz zamieszanie w pracy rejestratorek medycznych. Telefonów było tak dużo, że musiały obsługiwać je dwie osoby, przez co były one wyłączone z obsługi pacjenta przy kontuarze.
Stąd też pojawił się pomysł na to, żeby poprosić państwa o wsparcie, aby odciążyć rejestrację telefoniczną.

Proassist: Wtedy została wdrożona nasza rejestracja telefoniczna. Proszę powiedzieć, jak to wygląda teraz, po jej wprowadzeniu?

Pani Doktor: W tej chwili nasza rejestracja przyjmuje zapisy wyłącznie na fundusz zdrowia, tak jak mamy to zaznaczone na stronie. Wdrożyliśmy rejestrację telefoniczną Proassist również ze względu na to, że mamy okres pandemii i liczba połączeń została zwiększona, Obecnie sprawy załatwiamy telefonicznie i z państwa usług korzystamy i wyłącznie w zakresie wizyt komercyjnych.
Rejestratorki obsługujące pacjentów NFZ i komercyjnych w przychodni.

Proassist: Czy zauważyła Pani różnicę w organizacji pracy rejestracji medycznej i po wprowadzeniu naszych usług do placówki?

Pani Doktor: Biorąc pod uwagę, że wcześniej był problem z dodzwonieniem się do naszej poradni również prywatnie, na pewno widać różnicę w tym, że pacjenci mają zdecydowanie większą możliwość zapisać na wizytę prywatną. Obsługa rejestracji jest bardzo sprawna i jest ona przedłużona. My pracujemy do 18, a państwo przyjmujecie zapisy na wizyty do 21:00, oraz w soboty. Jest to doceniane przez pacjentów.
Proassist: Czy w ogólnym rozrachunku organizacja placówki została usprawniona?

Pani Doktor: Tak, oczywiście. Poprawiła się organizacja pracy w rejestracji, jednocześnie odciążyliśmy rejestrację telefoniczną. Obecnie w dobie pandemii tej pracy jest znacznie więcej ze względu na to, że przyjmujemy wyniki, które w tej chwili oceniamy w ramach telewizyt, prośby o recepty, o zaświadczenia, prośby o telewizyty. To wszystko przechodzi przez rejestrację, która jest bardzo obciążona, dlatego ogromnym plusem i udogodnieniem jest to, że pracownicy rejestracji nie muszą zajmować się teraz działem komercyjnym. Mamy to u was w ramach zewnętrznej firmy. Jest to wygodne.

Proassist: To już wszystko z mojej strony, bardzo dziękuję Pani za rozmowę.
Pani Doktor: Dziękuję.

Dla Przychodni Neurologicznej w Gorzowie Wielkopolskim utrudnienie stanowiły telefony od pacjentów, blokujących linię do zapisów na wizyty prywatne, dzwoniąc, aby zarejestrować się na wizytę na NFZ. Rejestracja telefoniczna Proassist prowadzi zapisy wyłącznie na wizyty komercyjne, co odblokowało rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu problem przeciążonej linii telefonicznej został zniwelowany, a przychodnia może prowadzić zapisy na Narodowy Fundusz Zdrowia.

Rejestracja online na stronie internetowej lekarza jako wsparcie w pozyskiwaniu pacjentów

Rejestracja online na stronie internetowej lekarza jako wsparcie
w pozyskiwaniu pacjentów

Pozyskiwanie pacjentów to ważna sprawa dla każdej placówki medycznej – w końcu bez nich nie będzie istniała. Istnieje wiele metod, które można wykorzystać w marketingu medycznym – zarówno offline, jak i online. Wiele na ten temat pisaliśmy w bezpłatnych ebookach, które możesz pobrać klikając TUTAJ.

Jednak przyciągnięcie uwagi pacjenta to tylko połowa sukcesu. Aby zdecydował się on na wizytę w placówce, musi również mieć łatwą możliwość rezerwacji terminu wizyty. Proces rejestracji często jest w placówkach traktowany po macoszemu i to właśnie na tym etapie tracą one potencjalnych pacjentów. No bo jeśli ktoś nie może przez kilka godzin dodzwonić się do przychodni, to w końcu odpuści i albo pofatyguje się osobiście albo skorzysta z usług konkurencji.

To często widać w opiniach w Google na temat gabinetów. Sfrustrowani pacjenci nie opisują, czy byli zadowoleni z usługi medycznej i czy placówka pomogła im pozbyć się dolegliwości, tylko że nie mogli dodzwonić się do rejestracji. Dlatego zanim zaczniesz działać marketingowo, uporządkuj proces rejestracji.
Trzeba jednak pamiętać o tym, że pacjenci coraz częściej poszukują wygodnych rozwiązań, które pozwolą im zaoszczędzić czas oraz uniknąć formalności. Jednym z najważniejszych udogodnień, które placówki medyczne mogą zaoferować swoim pacjentom, jest  możliwość rejestracji online.

Opcja ta nie tylko odpowiada na potrzeby współczesnych pacjentów, lecz także wspiera placówki w pozyskiwaniu nowych osób korzystających z usług medycznych. Warto przyjrzeć się, jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie rejestracji online na stronie internetowej lekarza i dlaczego staje się ona standardem w nowoczesnej opiece zdrowotnej.

E-rejestracja dla pacjentów - wygoda i dostępność przez całą dobę

Jedną z największych zalet rejestracji online jest możliwość zapisywania się na wizyty o dowolnej porze dnia i nocy. Dzięki temu pacjent nie musi dostosowywać się do godzin pracy rejestracji ani czekać w kolejce telefonicznej, co bywa frustrujące i czasochłonne. Niezależnie od tego, czy jest to godzina 3 nad ranem, czy święto – pacjent może bez przeszkód wybrać dogodny termin wizyty w kilku prostych krokach.

Dostępność rejestracji online eliminuje również problem nieodebranych połączeń. Jest to szczególnie istotne w placówkach o dużym obłożeniu, gdzie pracownicy rejestracji mogą nie mieć możliwości odebrania każdego połączenia.

Redukcja liczby „pustych miejsc” i łatwiejsze zarządzanie kalendarzem wizyt

E-rejestracja wbrew pozorom znacząco zmniejsza liczbę odwołanych wizyt oraz sytuacji, w których pacjent po prostu nie przychodzi na umówione spotkanie, nie informując placówki. Dzieje się tak dlatego, że pacjent, który samodzielnie wybiera swój termin przeglądając dostępne miejsca, lepiej go zapamięta. Nie ma tutaj mowy o niedosłyszeniu daty podawanej przez telefon albo błędnego zrozumienia przekazywanej informacji. Pacjent sam wybiera termin, skupia się na tym zadaniu, widzi datę na ekranie telefonu lub komputera i lepiej ją zapamiętuje. W systemach medycznych takich jak Proassist można dodatkowo w prosty sposób dodać przypomnienia SMS czy e-mail, które potwierdzają rejestrację terminu, a następnie pomagają pacjentom pamiętać o wizycie.

Lekarze i rejestratorki medyczne mają pełny wgląd w kalendarz wizyt online, a e-rejestracja jest z nim zsynchronizwana. To pozwala uniknąć podwójnych rezerwacji i eliminuje konieczność ręcznego przepisywania wizyt umówionych przez Internet do kalendarza. W przypadku odwołania terminu, system również natychmiast aktualizuje dostępne miejsca, co ułatwia zarządzanie kalendarzem i pozwala na lepsze wykorzystanie czasu pracy specjalistów.

Lepsze doświadczenie pacjenta i budowanie lojalności

W dzisiejszych czasach pacjenci oczekują od placówek medycznych profesjonalnego podejścia i możliwości sprawnej komunikacji. E-rejestracja to odpowiedź na te potrzeby – zapewnia intuicyjny i prosty proces zapisów, który pacjenci mogą przeprowadzić z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Placówki, które oferują taką możliwość, są postrzegane jako bardziej nowoczesne i nastawione na wygodę pacjenta, co pozytywnie wpływa na ich wizerunek.

Możliwość łatwego zapisania się na wizytę online, bez konieczności zakładania konta pacjenta, może przekładać się na większą lojalność pacjentów. Kiedy pacjenci wiedzą, że mają szybki dostęp do lekarza i nie muszą tracić czasu na długie oczekiwanie na połączenie telefoniczne, chętniej wracają do takiej placówki.

Większa dostępność dla nowych pacjentów

Wielu nowych pacjentów poszukuje lekarzy i placówek w Internecie, a rejestracja online może przyciągnąć ich uwagę i ułatwić pierwszy kontakt z lekarzem. Placówki, które wdrożą możliwość zapisów online, zwiększają swoją dostępność dla osób, które preferują szybkie i wygodne rozwiązania, zwłaszcza że dla wielu pacjentów najważniejszy jest dziś komfort użytkowania i oszczędność czasu.

Dostępność rejestracji online umożliwia nowym pacjentom sprawdzenie dostępnych terminów bez konieczności kontaktowania się z rejestracją, co daje im większą swobodę i pozwala dokonać decyzji w dogodnym dla nich momencie. Pacjent, który znajdzie placówkę w Internecie np. w niedzielę, od razu będzie mógł umówić termin wizyty i dopasować go do swoich planów. Nie musi czekać do następnego dnia, żeby zadzwonić do gabinetu i zapytać o dostępne miejsca.

Zbieranie i analiza danych o pacjentach

Wdrożenie e-rejestracji na stronę internetową gabinetu z systemem Proassist niesie za sobą dodatkową korzyść, jaką jest możliwość śledzenia konwersji z rejestracji online. System rejestracji online pozwala placówce na zbieranie informacji na temat słów kluczowych wpisywanych przez pacjentów w wyszukiwarkę. Analiza tych danych może pomóc lepiej dostosować ofertę do potrzeb pacjentów, a także zidentyfikować frazy, na które należy się pozycjonować w Google.

Zwiększenie konkurencyjności placówki

Placówki medyczne, które oferują rejestrację online, mogą zyskać przewagę konkurencyjną na rynku. Dla wielu pacjentów możliwość umówienia wizyty przez Internet staje się istotnym kryterium wyboru przy poszukiwaniu nowego lekarza lub placówki. Obecność e-rejestracji na stronie internetowej może sprawić, że placówka będzie bardziej atrakcyjna dla osób ceniących wygodę i nowoczesne rozwiązania.

Podsumowanie - dlaczego warto wprowadzić e-rejestrację

Rejestracja online na stronie internetowej lekarza to nie tylko wygoda dla pacjentów, lecz także narzędzie wspierające rozwój i pozyskiwanie nowych pacjentów. Oferując tę usługę, placówki medyczne mogą poprawić swoje relacje z obecnymi pacjentami, zwiększyć dostępność i elastyczność, a także lepiej zarządzać kalendarzem wizyt. W erze cyfryzacji i rosnących oczekiwań pacjentów warto postawić na rozwiązania, które pozwolą wyróżnić się na rynku i ułatwić życie zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu.

Dodanie e-rejestracji na stronę www lekarza w Proassist jest bezpłatne, dlatego warto pomyśleć o tym rozwiązaniu. Pamiętajmy, że rejestracja online wspiera długoterminowe budowanie zaufania pacjentów do placówki oraz pozwala sprostać wymaganiom współczesnego rynku medycznego.

Outsourcing rejestracji telefonicznej i uruchomienie e-rejestracji w szpitalu

Outsourcing rejestracji telefonicznej
i uruchomienie e-rejestracji w szpitalu

Zespół Opieki Zdrowotnej w Łowiczu, to znana z wieloletniego doświadczenia publiczna placówka medyczna, która pełniła kluczową rolę podczas szczepień przeciwko COVID-19 jako jedna z tzw. placówek węzłowych. Od początku procesu szczepień szpital obsługiwał grupę „zero”, co wiązało się z ogromnym wzrostem liczby osób zgłaszających chęć zaszczepienia.

Wyzwania związane z dużą liczbą zgłoszeń telefonicznych do szpitala

Szczepienia przebiegały w czterech etapach, każdy skierowany do konkretnej grupy pacjentów w określonym czasie. Ilość zgłoszeń szybko przerosła możliwości rejestracji telefonicznej placówki, co groziło:

🟠 przeciążeniem rejestracji i trudnościami w umawianiu innych wizyt – znaczny wzrost liczby połączeń telefonicznych od osób zainteresowanych szczepieniami utrudnił bieżącą pracę rejestratorek medycznych związaną z umawianiem pacjentów do poradni specjalistycznych zlokalizowanych w szpitalu, przesuwaniem wizyt, czy informowaniem umówionych pacjentów o konieczności zachowania odpowiednich środków ostrożności w związku z panującą epidemią,

🟠 brakiem możliwości odbierania wszystkich połączeń dotyczących szczepień -zbyt duża liczba połączeń powodowała, że nie wszyscy pacjenci mogli dodzwonić się do szpitala i umówić termin szczepienia. To powodowało nie tylko frustrację pacjentów, ale również chaos w rejestracji – osoby, które nie mogły się dodzwonić usiłowały dostać się do szpitala osobiście.

🟠 koniecznością zatrudnienia dodatkowego personelu, co wiązałoby się z czasochłonną rekrutacją i szkoleniem nowych pracowników – szpital nie mógł pozwolić sobie na rekrutację w okresie pandemii nie tylko ze względu na zagrożenie wirusem SARS-CoV-2, ale też dlatego, że nikt nie mógłby poświęcić wystarczająco dużo uwagi i wyszkolić nowego pracownika, ponieważ wszyscy mieli pełne ręce pracy.

W tej sytuacji ZOZ Łowicz potrzebował rozwiązania, które szybko i skutecznie odciążyłoby rejestrację oraz usprawniło proces zapisów na szczepienia.

Rozwiązanie problemu nadmiernej liczby połączeń przychodzących do placówki

Aby rozwiązać problem, szpital nawiązał współpracę z Proassist, decydując się na wykorzystanie usług rejestracji telefonicznej oraz internetowej.

Zewnętrzna rejestracja telefoniczna

Zespół rejestratorek telefonicznych Proassist przejął zdalną obsługę zapisów na szczepienia. Dzięki temu:

🔹personel rejestracji mógł skupić się na bieżących obowiązkach,
🔹usprawniono proces zapisywania pacjentów, zwiększając efektywność wykorzystania dostępnych szczepionek,
🔹pacjenci byli kompleksowo informowani o konieczności wypełnienia ankiety kwalifikacyjnej i otrzymywali pełne wsparcie w organizacji wizyty.

Każdy zapis obejmował od razu dwa terminy szczepień, co eliminowało konieczność ponownego kontaktu i dodatkowo porządkowało grafik.

Rejestracja online

Na stronie internetowej szpitala umieszczono dedykowaną zakładkę umożliwiającą zapisy na szczepienie przez Internet. Pacjenci mogli samodzielnie:

🔹 wybrać termin szczepienia,
🔹 wypełnić wymagane formularze,
🔹 sprawdzić dostępność miejsc zgodnie z wytycznymi dotyczącymi szczepionych grup.

Rejestracja online działała równolegle z telefoniczną, co zwiększyło dostępność terminów i odciążyło linie telefoniczne.
Rejestracja online ZOZ Łowicz
Automatyzacja procesu komunikacji

Oprócz obsługi telefonicznej, szpital w Łowiczu postawił również na automatyczne wiadomości dla pacjentów. Dzięki temu:

🔹 pacjenci byli informowani e-mailem o terminie wizyty i otrzymywali ankietę do wypełnienia przed szczepieniem, co przyspieszało proces obsługi na miejscu
🔹 przypomnienia SMS i e-mail wysyłane dzień przed wizytą minimalizowały ryzyko nieobecności i skracały kolejki.

Wdrożenie usług Proassist zajęło zaledwie dwa dni robocze. Pierwszego dnia przygotowano wszystkie niezbędne wytyczne i wprowadzono listę pacjentów. Drugiego dnia o godzinie 9:00 konsultanci Proassist rozpoczęli odbieranie połączeń, a zakładka do rejestracji online pojawiła się na stronie ZOZ Łowicz.

W trakcie współpracy placówka zdecydowała się na otwarcie drugiego punktu szczepień. Dzięki elastycznym rozwiązaniom Proassist, terminarz nowego punktu został utworzony błyskawicznie, co umożliwiło obsługę większej liczby pacjentów.

Program dostosowany do potrzeb placówki medycznej

Ze względu na niepewność co do długości trwania procesu szczepień, umowa została skonstruowana w sposób elastyczny, uwzględniający liczbę wykonywanych szczepień. Wynagrodzenie Proassist było proporcjonalne do liczby podanych szczepionek, co zapewniło szpitalowi pełną kontrolę nad kosztami.

Dzięki wsparciu Proassist Zespół Opieki Zdrowotnej w Łowiczu skutecznie zrealizował zapisy na szczepienia przeciwko COVID-19, usprawniając komunikację z pacjentami i optymalizując pracę personelu. Rejestracja telefoniczna, internetowa, przypomnienia SMS oraz e-mail, a także automatyzacja procesów znacząco odciążyły szpital i przyczyniły się do zwiększenia dostępności szczepień dla mieszkańców.

Proassist to elastyczne i efektywne rozwiązanie dla placówek medycznych, które stoją przed wyzwaniami organizacyjnymi w obliczu rosnącego zapotrzebowania na usługi medyczne.

Zapis z podcastu – Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Zapis z podcastu - Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Prawo dla zdrowia to podcast prowadzony przez adwokata Bartłomieja Achlera. Tematyka podcastu obejmuje aspekty prawne w zakresie prowadzenia działalności leczniczej. W dziesiątym, jubileuszowym odcinku gościem serii był Jacek Piaseczyński – założyciel i CEO Proassist. Zapraszamy do lektury zapisu z rozmowy o tym, czym kierować się podczas wyboru oprogramowania medycznego do obsługi gabinetu lekarskiego i prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej.

PWZpodcast

Bartłomiej Achler: Dzisiaj odcinek wyjątkowy z przynajmniej kilku powodów: po pierwsze jest to jubileuszowy odcinek numer 10, po drugie – ostatni już odcinek w roku 2020, i wreszcie po trzecie i najważniejsze – po raz pierwszy w podcaście będziemy mieli gościa, a tym gościem jest Jacek Piaseczyński, założyciel i CEO w firmie Proassist, zajmującej się tworzeniem i dostarczaniem oprogramowania dla placówek medycznych.
Dzień dobry, Jacku.

Jacek Piaseczyński: Dzień dobry, Bartłomieju.

Bartłomiej Achler: Jacku, czy mógłbyś na początek, zanim zaczniemy, krótko przedstawić się słuchaczom, czym się zajmujesz, dla jakich klientów pracujesz, jak długo działasz na rynku?

Jacek Piaseczyński: Jestem twórcą systemu Proassist – w zasadzie teraz też twórcą oprogramowania medycznego Proassist. Jesteśmy na runku już od pięciu lat. Na początku zajmowaliśmy się telefoniczną rejestracją pacjentów, szczególnie dla takich mniejszych gabinetów lekarskich. Po prostu odbieraliśmy telefony, które pacjent kierował do lekarza i zapisywaliśmy tego pacjenta w kalendarzu. Później nasi klienci sami zwrócili się do nas z prośbą o stworzenie takiego prostego programu dla lekarza, w którym można wypełnić dokumentację medyczną. Zrobiliśmy to, później rozwinęliśmy nasz program medyczny i teraz jesteśmy z jednej strony usługodawcą telefonicznej i internetowej rejestracji pacjentów, a z drugiej strony twórcą oprogramowania medycznego zarówno dla małych, jak i dużych gabinetów lekarskich.

Bartłomiej Achler: Czyli to Wasze rozszerzenie działalności to była reakcja na potrzeby waszych klientów, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku to wyglądało w ten sposób, że odbieraliśmy te telefony, zapisywaliśmy do terminarza wizyt, a ten kalendarz lekarz miał dostępny wszędzie pod ręką – w aplikacji medycznej, czy w komputerze. Naturalną koleją rzeczy było stworzenie możliwości wypełniania dokumentacji medycznej. Bo jeśli my już pobraliśmy dane od pacjenta i zapisaliśmy go na wizytę, to lekarz miał tę część pracy już zrobioną. Wtedy pomyśleliśmy, że fajnie by było, gdyby lekarz mógł wypełniać tę dokumentację u nas w systemie. Potem zajęliśmy się rozbudową. Były spotkania z managerami placówek medycznych, z zespołami lekarzy, którzy proponowali kolejne rozwiązania dotyczące dokumentacji medycznej, kwestie statystyczne, czy marketingowe. Wprowadzaliśmy je na bieżąco.

System do obsługi gabinetu

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wynika, że i właściciele placówek medycznych i lekarze nie traktowali wdrażania tego oprogramowania jako, powiedzmy „zło konieczne”, tylko rzeczywiście dostrzegali w tym jakąś potrzebę, korzyści biznesowe i marketingowe też dla samego procesu leczenia, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku wdrażaliśmy naszą usługę do gabinetów lekarskich klientów, którzy nie mieli obowiązku ustawowego działać z nami, czy z naszą konkurencją, więc mieliśmy kontakt z lekarzami, nazwijmy to „open-minded”. Natomiast istnieje taka opinia, że środowisko lekarzy to takie dziwne środowisko, które jest przeciwnikiem nowych technologii i rozwiązań. Ja niekoniecznie się z tym zgadzam, bo jeśli popatrzymy statystycznie na wiek lekarza i zinformatyzowanie tej branży, to porównując ją do innych branż, może się okazać, że to zinformatyzowanie jest na bardzo wysokim poziomie. Wiem, że lekarze mają w tej kwestii obowiązek ustawowy, jednak, abstrahując od tego, mogłoby się okazać, że branża medyczna, czy lekarska, byłaby tu jako jedna z najbardziej nowoczesnych branż w Polsce.

Bartłomiej Achler: Nawiązałeś do obowiązku ustawowego i myślę, że to jest dobry moment, żeby wspomnieć o tym, że rozmawiamy w szczególnym czasie. Jeżeli ktoś z was będzie słuchał tego podcastu za lat kilka, kilkanaście, lub kilkadziesiąt, to rozmawiamy w grudniu 2020 roku. Od stycznia, czyli już za parę dni, podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej stanie się postać elektroniczna. Czy w związku z tym zauważasz jakieś zwiększone zainteresowanie takim oprogramowaniem medycznym wśród właścicieli gabinetów lekarskich? Czy to jest mniej więcej na takim samym poziomie, niezależnie od tego, jak te zmiany legislacyjne przebiegają?

Jacek Piaseczyński: Jeżeli chodzi o zwiększone zainteresowanie, to my w zasadzie odczuliśmy je gdzieś w okolicach października, listopada, ale poprzedniego roku – wtedy, kiedy był okres wdrażania e-recepty. Wtedy lekarze zaczęli rozglądać się za oprogramowaniem medycznym i od tamtego czasu cały czas to zainteresowanie jest na stałym poziomie. Podejrzewam, że część lekarzy na samym początku zaczęła korzystać z gabinet.gov.pl, a po prostu teraz powoli przesiadają się na oprogramowania, które być może mają więcej funkcji, bo program dla lekarza to jedno, a kwestie niebezpośrednio związane z dokumentacją medyczną to drugie – dlatego managerowie placówek zaczęli interesować się nie tylko samym oprogramowaniem, ale wszystkim, co z nim związane, czyli sprawami marketingowymi, przypominajkami SMS, rozliczeniami lekarzy – takimi rzeczami, które są tak trochę obok dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: No właśnie, bo oprogramowanie medyczne to przecież nie tylko dokumentacja medyczna, to są też inne funkcjonalności, które mogą ułatwić prowadzenie gabinetu lekarskiego od strony czysto biznesowej. Wspomniałeś o przypominajkach SMS-owych, oraz o waszej głównej funkcjonalności, czyli obsłudze procesu rejestracji wizyt. Jakie jeszcze funkcjonalności uważasz za takie najbardziej przydatne z perspektywy swojego doświadczenia i informacji od swoich klientów?

Jacek Piaseczyński: Tutaj trzeba by to podzielić na dwa różne aspekty, to znaczy: mamy lekarzy, małe gabinety, czy małe zespoły lekarskie i mamy większe placówki medyczne. Ich potrzeby różnią się w zależności od tego, z kim aktualnie rozmawiamy. Jeśli chodzi o małe gabinety lekarskie, to oprócz samej dokumentacji medycznej często proponujemy rejestrację medyczną na stronie internetowej lekarza. Teraz to już powszechność. Lekarz zaczyna, przynajmniej w prywatnej medycynie być dostępny dla pacjenta i tutaj musi się w pewien sposób jakoś do tego przygotować, czy to poprzez telefoniczną rejestrację medyczną, czy rejestrację on-line na stronie internetowej – to jest jedna rzecz. Jednak to, co musi się łączyć też z rejestracją telefoniczną pacjentów, to kalendarz. Warto zwrócić uwagę na to, żeby oprogramowanie medyczne miało już wbudowany moduł kalendarza i, żeby był on w formie aplikacji mobilnej na telefon. Wtedy też, jeżeli jesteśmy w szpitalu, czy gdziekolwiek, zapisujemy pacjenta od razu, nie musimy już w trakcie przyjęć przepisywać go z kajetu do programu medycznego. Jeżeli natomiast chodzi o większe placówki, to tutaj jest dużo rzeczy, związanych z rozliczeniami, statystykami, integracje z różnymi marketplace’ami. Jest też moduł fiskalny, który też jest potrzebny, aby bezpośrednio z systemu móc wydrukować paragon i nie trzeba będzie tego, że tak powiem, prowadzić oddzielnie. No i oczywiście, tutaj już w kwestii zarówno małych gabinetów jak i większych placówek medycznych – to SMS-y przypominające dla pacjentów. Lekarze i managerowie placówek zaczynają pytać o moduły do telemedycyny. O ile większość naszych klientów to są klienci ze specjalizacją, czyli ta telemedycyna nie jest tu taka stricte powszechna jak w POZ-ach, o tyle, zauważyłem, że pytają się po to, żeby mieć taką możliwość – „na wszelki wypadek”. Tutaj też trzeba zwrócić uwagę na fakt, że moduł telemedycyny, żeby był kompletny, to musi mieć różne kanały – nie tylko video, ale też czat, ewentualnie telefoniczny moduł, na przykład w formie clicktocall. Oprócz tego dobrze, żeby miał płatności on-line, po to, żeby ten proces był zachowany i zautomatyzowany: pacjent zapisuje się na wizytę, płaci on-line, potem przeprowadzamy czat SMS, czy video wizytę, po czym na maila, czy SMS-em lekarz przysyła zalecenia dla pacjenta.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wygląda to bardzo atrakcyjnie, natomiast jest kwestia obsługi takiego oprogramowania. Czy jeżeli ja jestem jakimś specjalistą, prowadzę swoją praktykę zawodową, przyjmuję pacjentów, czy w ogóle takie rozwiązanie – takie oprogramowanie medyczne jest dla mnie dobrym pomysłem? Czy nie będę potrzebował kogoś, kto będzie mi to ogarniał i obsługiwał to oprogramowanie za mnie? Dla kogo to oprogramowanie jest dobrym rozwiązaniem?

Jacek Piaseczyński: To, co powiedziałeś, zdarza się teraz częściej, niż jeszcze jakiś czas temu – jest ten, nazwijmy to asystent medyczny, często jakby przyjmuje również z asystentem medycznym dany lekarz. Jest to z jednej strony rzadkie, z drugiej – coraz częstsze rozwiązanie. Natomiast ja bym tak daleko nie szedł.

Wiadomo, że nasze oprogramowanie medyczne i wszystkie oprogramowania w chmurze starają się być prostym programem dla lekarza. Nie wiem, czy wszystkie oprogramowania to robią, natomiast my to znaczy my tworzymy różne poziomy dostępów do systemy, że inny jest widok z poziomu lekarza, a inny z widoku osób z charakterem administracyjnym w systemie. Wiadomo, że ta osoba od administracji ma więcej czasu na to, żeby prześledzić te wszystkie sprawy dodatkowe, natomiast lekarz musi mieć to oprogramowanie proste i przyjemne. Nie musi jednak mieć „osoby od programu”. Jest to ciekawe rozwiązanie, które przyszło do nas z zachodu – asystent medyczny zajmuje się prowadzeniem dokumentacji, a lekarz przyjmuje wtedy pacjentów.

Bartłomiej Achler: W takim razie, załóżmy, że jestem specjalistą, załóżmy, fizjoterapeutą, postanowiłem otworzyć swój własny gabinet. O czym powinienem pomyśleć, zanim zdecyduję się na wybór oprogramowania do obsługi tego mojego gabinetu, żeby mi się łatwiej po prostu pracowało?

Jacek Piaseczyński: Ja tu zacznę tak trochę przewrotnie. Zdaje mi się, że najważniejsze jest to, aby dzięki dostępom demo zapoznać klienta z systemem. Po pierwsze – umówić się na prezentację, ponieważ po pierwszym zalogowaniu, system dla nowego użytkownika może się to okazać się nieintuicyjny. Po prezentacji klient powinien „przeklikać” system i sprawdzić, przede wszystkim, czy mu to pasuje. Na rynku jest sporo takich programów dla lekarzy, różnie są one skonstruowane. Jeżeli podoba nam się takie oprogramowanie, które zbudowane jest w oparciu o terminarz wizyt tak jak u nas, to trzeba szukać przykładowo Proassist, czy iGabinet. Jeżeli nie podobają nam się oprogramowania, gdzie tym „trzonem” jest kalendarza, to są też takie programy, które działają na zasadzie listy. Mnie się zdaje właśnie, że to jest pierwsza rzecz – czy to oprogramowanie w ogóle nam się podoba, czy czujemy się w nim swobodnie (oczywiście po czasie).

Poza tym, czy oprogramowanie nam się podoba, są takie aspekty, nazwijmy to, nieatrakcyjne, ponieważ tutaj już jest kwestia bezpieczeństwa, miejsca przechowywania danych, wymogi RODO, wszystkie rzeczy – nazwijmy to – niemarketingowe. Generalnie jeśli chodzi o podstawowe funkcje, to szczególnie w kwestii dokumentacji medycznej, to ta dokumentacja we wszystkich oprogramowaniach medycznych jest w zasadzie taka sama. Jest ona inaczej pokazana w programie, u nas to będzie po prawej stronie, w innym oprogramowaniu po lewej, natomiast jej funkcje są takie same. Oprogramowanie medyczne ma zawsze e-zwolnienie lekarskie, e-receptę, wywiad lekarski, badanie, rozpoznanie itd. Pokazane w lepszy albo gorszy sposób, ale generalnie jest to samo. Natomiast to, na czym powinniśmy się skupić, jeśli już uznamy, że dane oprogramowanie podoba nam się wizualnie i jest dla nas intuicyjne, to te rzeczy, nazwijmy to, niemarketingowe.

Doktor

Bartłomiej Achler: Wspomniałeś o kwestii bezpieczeństwa. Wydaje mi się, że to jest jedna z najczęstszych obaw, czy zastrzeżeń przed wyborem oprogramowania. Bo większość tych rozwiązań dostępnych na rynku, to rozwiązania chmurowe. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych, bo wiadomo, to są dane wrażliwe, to jest dokumentacja medyczna, to jest kwestia spełnienia wymogów RODO. Czy powinienem się tego braku bezpieczeństwa obawiać w przypadku takiego oprogramowania medycznego, a jeżeli tak, to na co zwrócić uwagę?

Jacek Piaseczyński: Przede wszystkim należy zapytać się, czy jest backup danych (kopia zapasowa). Jest to taka kwestia, w której nie da się sprawdzić konkurencji pod tym względem, natomiast klient ma możliwość zapytania i dowiedzenia się, czy jest backup tych danych, czyli po prostu dane medyczne oraz wszystkie inne dane. Na przykład u nas jest tak, że o godzinie 12:00 w nocy dane przenoszone są na całkowicie niezależny serwer. W przypadku kataklizmu zachowują się dane z dnia poprzedniego i wszystkich poprzednich dni.

Drugą rzeczą jest to, gdzie przechowywane są dane. Dane medyczne muszą być przechowywane w Polsce. Co oczywiście nie znaczy, że to musi się dziać u nas w komputerze, czy tutaj w przedpokoju, czy w jakimś serwerze. One mogą być przechowywane w serwerze w Warszawie, w Katowicach, czy gdziekolwiek indziej, ale muszą znajdować się w Polsce. Nie wiem, czy wszyscy twórcy oprogramowania to wiedzą wybierając serwerownię, jednak należy pamiętać, żeby ten aspekt również zachować. Jeżeli chodzi o wymogi RODO, to są dwa typy działań. Jeden typ działań, które my preferujemy, to taki, że administratorem danych osobowych pozostaje lekarz, natomiast on podpisuje z nami umowę, o powierzenie przechowywania danych osobowych.
Część lekarzy korzysta z marketplace’ów i wypełnia tam dokumentację medyczną. Natomiast, kiedyś przynajmniej, bo też nie śledzę tego na bieżąco, tak to jest tam skonstruowane, że administratorem tych danych osobowych jest ten marketplace. Więc generalnie można powiedzieć, że lekarz nie jest właścicielem tych danych osobowych.

Jeśli chodzi o RODO, to jest też jedna rzecz, na którą należy zwrócić uwagę, to kwestia zapisywania pacjentów on-line. Jeżeli dajemy jakąś wtyczkę do rejestracji on-line na naszej stronie internetowej, to tam też powinna być informacja odnośnie do RODO dla zapisującego. Kto jest administratorem danych osobowych, komu on powierza to przechowywanie tych danych.

Tryb incognito

Bartłomiej Achler: Rozumiem, że takie kwestie, jak integracja z innymi systemami to jest raczej oczywistość, chociaż też w praktyce pewnie w przypadku mniejszych placówek jednoosobowych, czy kilkuosobowych gabinetów to tych systemów tam za wiele pewnie nie ma?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie. To znaczy, to jest tak, że są integracje otwarte i ukryte. Zależy też, co rozumiemy przez „integracje”. Oprogramowanie medyczne musi być zintegrowane z systemem P1, z ZUSem, żeby wystawiać zwolnienia lekarskie z jednego panelu. Powinno być zintegrowane z jakimś serwerem SMS, czy SMS API, żeby wysyłać SMS-y przypominające do pacjentów, i to są zazwyczaj integracje zamknięte – lekarz nie wie o istnieniu tych integracji, tylko po prostu korzysta, z nazwijmy to, ich dobrodziejstw. My mamy te integracje ze Znanym Lekarzem, mamy też z Kliniki.pl (dawniej Tourmedica). Jest to o tyle wygodne dla lekarza, że jeżeli on chce skorzystać z jakiegoś portalu, który mu tych pacjentów zapisuje, to on nie musi korzystać z dwóch kalendarzy jednocześnie. Czyli w tym oprogramowaniu medycznym, które my mamy oparte na kalendarzu, wpisuje sobie pacjentów, a jednocześnie na tym portalu, czy jest to kliniki.pl, czy znanylekarz.pl, pokazują się tylko te terminy, których nie zapisał sam, czy nie zapisali się pacjenci samodzielnie z jego strony. To jest optymalne rozwiązanie, bo pacjenci się nie zdublują, a nie trzeba pracować na dwóch kalendarzach jednocześnie.

Bartłomiej Achler: Tak jak wspomniałem na początku, rozmawiamy dosłownie kilka dni przed tym dniem 0, czyli przed 1 stycznia 2021 roku, kiedy to podstawową formą dokumentacji stanie się dokumentacja w postaci elektronicznej. Załóżmy, że prowadzę swoją działalność od X lat, do tej pory prowadziłem swoją dokumentację medyczną w formie papierowej, ale chciałbym ją zdigitalizować, w związku z przejściem na postać elektroniczną. Jak podejść do tego tematu? Czy oprogramowanie medyczne, które sobie zamówię, zazwyczaj dostarcza takich rozwiązań jeśli chodzi o digitalizację tej starej dokumentacji papierowej?

Jacek Piaseczyński: Dokumentacja medyczna zdigitalizowana i tak będzie w pewien sposób, nazwijmy to, plikiem przy tej karcie pacjenta w oprogramowaniu. Ona będzie w formie PDF, czy JPG, więc nie będzie w takiej formie opisowej, tylko w formie zdjęcia. Oczywiście każde oprogramowanie ma możliwość wdrożenia takiego pliku do karty pacjenta, ale proszę tutaj zwrócić uwagę na oprogramowanie, ile mamy miejsca przeznaczonego na te dokumenty, i to zarówno w formie jednego konkretnego dokumentu, jak i na wszystkie pliki w obrębie naszego konta w tym oprogramowaniu medycznym. Często się zdarza, że przykładowo 500 MB jest w tym abonamencie i żeby zwiększyć, to należy dopłacić.

Tutaj akurat mogę się też pochwalić, że my mamy pewne ułatwienie. W związku z tym, że mamy aplikację mobilną, to u nas można do karty pacjenta wrzucać zdjęcia z telefonu, robić te zdjęcia bezpośrednio z aplikacji. Zdjęcia automatycznie przejdą do karty pacjenta też w formie webowej, tak że u nas ta digitalizacja, powiedzmy sobie szczerze, będzie trochę krótsza, bo nie trzeba by było korzystać ze skanera.

Bartłomiej Achler: To na pewno jest spore ułatwienie, zwłaszcza jeśli prowadzi się jednoosobowy gabinet i nie zamierza się poświęcać, nie wiadomo ile czasu na skanowanie.
Omówiliśmy sobie sytuację taką, gdy prowadziłem dokumentację w formie papierowej, a załóżmy, że należę do grupy tych zinformatyzowanych, nowoczesnych medyków i już od dłuższego czasu prowadzę sobie dokumentację w postaci elektronicznej, ale nagle uznałem, że jednak chciałbym zmienić dostawcę, zmienić oprogramowanie. Czy przeniesienie tych danych z jednego systemu, z jednego oprogramowania do drugiego to jest jakiś problem i jak to zrobić sensownie?

Reklama placówki medycznej

Jacek Piaseczyński: To nie powinien być problem, bo pewnie lepiej wiesz ode mnie, że oprogramowania medyczne mają obowiązek umożliwienia swoim klientom eksportu dokumentacji medycznej w formie ogólnodostępnej, której inne oprogramowanie może przenieść do siebie. Więc jeżeli przyjmiemy taką sytuację, w której każdy zachowuje się tak, jak powinien w imię prawa, to generalnie nie jest to problem. Miałem taką sytuację, że oprogramowanie medyczne (nie będę tutaj podawał nazwy), odpowiedziało klientowi na to pytanie w ten sposób, że ono nie jest oprogramowaniem medycznym, tylko jest oprogramowaniem dla gabinetu lekarskiego i w związku z tym ten obowiązek ustawowy ich nie dotyczy. To już są kazusy prawne jak to rozwiązać.

Bartłomiej Achler: To już taka kreatywna wykładnia.

Jacek Piaseczyński: Tak, dokładnie – kreatywna wykładnia. Dlatego też jakby zadać trochę wcześniej pytanie: „na co powinniśmy zwrócić uwagę”, można powiedzieć, żebyśmy zwrócili uwagę na to, czy podpisujemy umowę z oprogramowaniem medycznym, czy oprogramowaniem dla gabinetu.

Właśnie, bo diabeł zawsze tkwi w szczegółach. Nie licząc tej jednej sytuacji – nie mieliśmy większych problemów. Natomiast trzeba się liczyć z tym, że migracja to koszt pracy programisty i oprogramowania różnie do tego podchodzą. Czasami proponują wynagrodzenie za to, a czasami po prostu proponują umowy terminowe, albo na przykład dwie opcje naraz.

Bartłomiej Achler: W związku z tym, co powiedziałeś przed chwilą, chciałbym Cię zapytać o jedną rzecz, mianowicie, z moich obserwacji wynika, że większość programów do obsługi małych gabinetów to są raczej rozwiązania gotowe. Nie ma raczej na rynku, przynajmniej w tej części rynku, dedykowanej właśnie małym placówkom chyba rozwiązań szytych na miarę.

Jacek Piaseczyński: Nie ma, aczkolwiek zdarza się tak, u nas na przykład, my często robimy tak, że klient jest zadowolony z tego naszego rozwiązania, ale mówi, że jakaś jedna rzecz go drażni. My wtedy nie robimy problemów, jeżeli nie jest to duża funkcja, duży dodatek, czy duża zmiana, żeby wprowadzić tę zmianę. Natomiast wiadomo, że robimy to dla naszych klientów, czyli jeżeli ten klient zdecyduje się na współpracę z nami, jeżeli my w ciągu 30 dni wprowadzimy taką funkcję.

Bartłomiej Achler: No właśnie. Skoro już jesteśmy przy tych dniach, to powiedz mi, ile mniej więcej czasu zajmuje takie pełne wdrożenie takiego oprogramowania w mojej placówce? Zakładamy, że nie muszę migrować danych z innych systemów, po prostu – zakładam nową placówkę, postanowiłem kupić oprogramowanie, ile trwa jego wdrożenie łącznie z przeszkoleniem personelu?
My jesteśmy w stanie stworzyć system w 24 godziny i przeszkolić personel, zależy jak duży, w następne 24 godziny. Natomiast tu mówimy o przeszkoleniu i wdrożeniu do wypełniania dokumentacji medycznej, nie o samych integracjach. Jeżeli chodzi o integracje z systemami do recept, właśnie z tym systemem P1, e-skierowań i do np. ZUSu, eWUSia, żeby sprawdzić, czy pacjent jest ubezpieczony, tutaj jesteśmy zależni od lekarza, czyli tego, czy on posiada certyfikaty. Jeżeli posiada, to jest to pięć minut – wystarczy wpisać to do systemu. Często jednak lekarze nie posiadają danych certyfikatu, ponieważ samo korzystanie z gabinet.gov.pl nie wymaga tworzenia i pobierania certyfikatów przez lekarzy. Dlatego jeżeli oni do tej pory korzystali z gabinet.gov.pl lub nie korzystali z niczego, to zazwyczaj tych certyfikatów nie mają.

Jacek Piaseczyński: Wtedy to wdrożenie najlepiej podzielić na dwa aspekty: pierwszy – wypełnianie tej dokumentacji w systemie, a jednocześnie w tym samym momencie generowanie tych certyfikatów. My mamy osobną usługę, która zawsze pomaga lekarzom w wygenerowaniu tych certyfikatów, zarówno do ZUSu, jak i do e-recepty i do e-skierowania, więc tutaj prowadzimy też za rękę lekarza w kolejnych etapach generowania tych certyfikatów.

Bartłomiej Achler: Jacku, tak jak już wspomniałem wcześniej, rozmawiamy chwilę przed przejściem na tę postać elektroniczną dokumentacji. Bo rozumiem z tego, co mówisz, gdybym wcześniej nie myślał o tym zakupie oprogramowania medycznego, oprogramowania do prowadzenia dokumentacji, i nagle teraz obudziłbym się, to jest duża szansa, że mimo wszystko, mimo tej mojej opieszałości jeszcze bym zdążył sobie takie oprogramowanie sprawić i wejść w nowy rok już z nową formą prowadzenia dokumentacji.

Jacek Piaseczyński: Generalnie tak, bez żadnego problemu udałoby się nam to wdrożyć do końca roku.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo ci gorąco dziękuję za rozmowę. Mam nadzieję, że teraz naszym słuchaczom łatwiej będzie podejmować decyzje dotyczące tego, jak wdrożyć program do obsługi gabinetu, czy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Jeszcze zanim się pożegnamy, powiedz, proszę, gdzie można Cię znaleźć, gdyby któryś ze słuchaczy chciał się z tobą skontaktować i jeszcze o coś dopytać.

grudniowe nowości

Jacek Piaseczyński: Pewnie: jestem teraz tak jak chyba wszyscy – na linkedinie, natomiast można do mnie też bezpośrednio pisać na maila, to jest jacekpiaseczynski@proassist.pl. Natomiast, jeżeli wejdziemy na stronę proassist.pl, to tam mamy tam, czat, dzięki któremu możliwy jest kontakt z działem pomocy, od 8:00 – 21:00, dział handlowy też, tak że oni też zawsze pomogą w doborze rozwiązania.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo dziękuję ci za wizytę w podcaście, sporo konkretnej wiedzy w związku z tym, w imieniu swoim i swoich słuchaczy, bardzo gorąco ci dziękuję.

Nagranie z rozmowy dostępne jest tutaj.

Grudniowe nowości w systemie Proassist

Grudniowe nowości w Proassist

Poszerzenie modułu elektronicznej dokumentacji medycznej o możliwość wystawiania e-skierowania to główna funkcjonalność, która pojawiła się w oprogramowaniu medycznym Proassist w ubiegłym miesiącu. Oprócz tego do programu dla lekarzy zostało dodanych kilka innych przydatnych opcji. Przedstawiamy grudniowe nowości w programie dla gabinetu Proassist.

grudniowe nowości

E-SKIEROWANIE

Do tej pory moduł elektronicznej dokumentacji medycznej w oprogramowaniu medycznym Proassist obejmował możliwość wystawiania e-recepty oraz elektronicznego zwolnienia lekarskiego. Od grudnia użytkownicy naszego oprogramowania medycznego mogą wystawiać swoim pacjentom e skierowanie. Dana opcja dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, co pozwala na szybkie wystawienie dokumentu. Nie ma potrzeby otwierania nowych okien, czy zakładek przeglądarki. Tak jak w przypadku wystawiania e recepty, czy e-ZLA – wszystko znajduje się w jednym miejscu.

W tym miejscu znajdziesz informację jak skonfigurować, oraz wystawić e-skierowanie w systemie Proassist.

Typ skierowania w oprogramowaniu medycznym

Załącznik w wiadomości e-mail dla pacjenta

W zakładce USŁUGI pojawiła się możliwość dodania załącznika do wiadomości e-mail. Opcja jest dostępna podczas edycji danej usługi, w panelu, w którym uzupełniane są informacje dodatkowe przekazywane przez rejestrację telefoniczną, wysyłane do pacjenta, lub wyświetlane na widgecie. Specjalista może nie tylko wysłać wiadomość do pacjenta, ale także dołączyć do niej dokument, który należy przykładowo wydrukować i wypełnić przed odbyciem wizyty.

Edycja usługi

Nowy status użytkownika – księgowa

Oprogramowanie medyczne Proassist posiada możliwość rozliczeń placówek z lekarzami. Od teraz istnieje także możliwość stworzenia nowego użytkownika ze statusem księgowej. Pozwala to na dokonywanie rozliczeń przez osobę, która nie jest specjalistą lub managerem placówki medycznej. Księgowa uzyskuje dostęp do zakładki STATYSTYKI w systemie, dzięki czemu może w prosty sposób obliczać wynagrodzenie dla lekarzy bezpośrednio w oprogramowaniu medycznym.

Dodawanie użytkownika

Rozliczanie kasy w STATYSTYKACH

W systemie Proassist istnieje możliwość sprawdzenia wszystkich statystyk dotyczących wizyt oraz wykonywanych świadczeń. Udostępnienie opcji rozliczania kasy pozwala na szczegółowy wgląd w rozliczenia pacjentów z lekarzem. W zakładce STATYSTYKI widnieją dokładne informacje dotyczące rodzaju płatności za wizyty. Po wybraniu opcji „rozliczenie kasy” w sekcji „Raport” system wyświetli kwoty zapłacone gotówką, kartą, przelewem (po wygenerowaniu linku do płatności) oraz te zapłacone podczas rejestracji on-line. W ten łatwy sposób możemy rozliczyć nasz personel z przyjętej gotówki

Statystyki

Dostęp do Chat SMS z kilku miejsc w systemie

Chat SMS umożliwia łatwe i szybkie prowadzenie SMS-owych rozmów specjalistów z pacjentami bezpośrednio z oprogramowania medycznego Proassist. Aby usprawnić tę czynność, udostępniliśmy opcję Chatu SMS z kilku miejsc w programie. Od teraz lekarze mogą rozpocząć czat z pacjentem na liście wizyt, w kalendarzu po najechaniu kursorem myszy na wizytę oraz w górnym pasku okna do przeprowadzania wizyty.

Usługa, na którą zapisał się pacjent

W programie dla lekarzy Proassist istnieje możliwość wglądu we wszystkie informacje dotyczące dodanych wizyt. Lista wizyt zawierała do tej pory dane pacjenta, imię i nazwisko specjalisty, termin wizyty, datę jej dodania oraz status. Teraz, oprócz tych informacji, wyświetla się również usługa, na jaką został zapisany pacjent.

Zapis na usługi

Podsumowanie

W grudniu moduł elektronicznej dokumentacji medycznej systemu Proassist został poszerzony o możliwość wystawiania eskierowania, które od stycznia bieżącego roku będzie obowiązywało we wszystkich placówkach medycznych. Ponadto udostępniliśmy kilka innych funkcjonalności, które z pewnością ułatwią rozliczenia placówek z lekarzami oraz ułatwią komunikację specjalistów z pacjentami. Mamy nadzieję, że nowe opcje naszego systemu sprawią, że korzystanie z niego okaże się jeszcze bardziej funkcjonalne.

Listopadowe nowości w systemie Proassist

Listopadowe nowości w systemie Proassist

Każdy miesiąc obfituje w kolejne zmiany w oprogramowaniu medycznym Proassist. Tym razem również nie mogło być inaczej. Przedstawiamy funkcjonalności wprowadzone do systemu w listopadzie.

Telemedycyna

CHAT SMS

Specjaliści nierzadko kontaktują się ze swoimi pacjentami za pomocą wiadomości SMS. Jest to łatwy i szybki sposób na wysłanie przypomnień SMS do pacjentów, odwołanie wizyty, czy ustalenie ważnych kwestii dotyczących wizyty. Dlatego postanowiliśmy usprawnić komunikację lekarzy z pacjentami, udostępniając w systemie możliwość prowadzenia SMS-owego czatu.

Wszystkie wiadomości wymieniane między specjalistą a pacjentem wyświetlą się w specjalnym panelu czatu, dzięki czemu lekarz będzie miał stały wgląd we wszystkie rozmowy przeprowadzone od momentu rozpoczęcia korzystania z funkcji CHAT SMS.

Aby móc zacząć używać SMS-owego czatu, wystarczy skontaktować się z Centrum Obsługi Klienta Proassist. Przygotujemy specjalny numer telefonu, z którego będą wysyłane wszystkie wiadomości. Koszt takiego numer wynosi 10 zł, natomiast cena SMS-a to 10 groszy.

Więcej informacji na temat funkcji CHAT SMS znajdziesz w naszej bazie wiedzy.

Chat SMS w oprogramowaniu medycznym

Click2Call (Click to Call)

Telefonia internetowa jest technologią, która zyskuje ostatnio coraz więcej zwolenników. Swoje zastosowanie znalazła także w branży medycznej, szczególnie w ramach teleporad, które w ostatnim czasie również stają się coraz częściej prowadzone przez lekarzy.

Głównym powodem, dla którego coraz więcej lekarzy sięga po tego typu kontakt z pacjentem, jest niesłabnąca pandemia koronawirusa. Pacjenci unikają przychodzenia do placówek medycznych ze względów bezpieczeństwa oraz w uwagi na fakt, że wielu z nich przebywa na kwarantannie.

Teleporady mają swoje zastosowanie nie tylko ze względu na panującą pandemię. Dzięki możliwości przeprowadzenia konsultacji przez telefon wielu lekarzy staje się bardziej dostępnych dla pacjentów i dzięki temu mogą przyjmować także tych, którzy nie mają możliwości odwiedzenia ich gabinetów z uwagi na odległość.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom lekarzy korzystających z naszych usług Proassist, postanowiliśmy wdrożyć do naszego oprogramowania medycznego funkcję Click2Call, umożliwiającą przeprowadzanie porad telefonicznych bezpośrednio z systemu.

Opcja dostępna jest w kalendarzu oraz z listy wizyt, dzięki czemu specjalista udzielający teleporady ma łatwy i szybki dostęp do dokumentacji medycznej pacjenta oraz innych opcji, takich jak wystawianie e-recepty, e-skierowania, czy elektronicznego zwolnienia lekarskiego.

Instalacja funkcjonalności Click2Call jest nieskomplikowana i nie wymaga zakupu żadnego dodatkowego sprzętu. Połączenie internetowe może być wykonywane z każdego rodzaju urządzeń, zarówno stacjonarnych jak i mobilnych, co oznacza, że lekarze mogą dzwonić do swoich pacjentów za pomocą komputera, tabletu, czy smartfona.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zacząć korzystać z danej funkcji – zajrzyj do naszej bazy wiedzy.

Click 2 Call w oprogramowaniu gabinetowym

WYWIAD STAŁY

Wywiad stały to pole, które może wypełnić lekarz podczas przyjmowania pacjenta. Specjalista wprowadza informacje jednorazowo i ma do nich dostęp podczas przeprowadzania kolejnych wizyt. Dzięki tej opcji lekarz ma wgląd w informacje dotyczące pacjenta, takie jak przyjmowane leki, czy przebywane choroby. Pole to w każdej chwili można edytować w zależności od potrzeb. 

Wywiad nie jest elementem elektronicznej dokumentacji medycznej oraz jest niewidoczny na jej wydruku. Może być edytowany przez wszystkich lekarzy, dzięki czemu informacje te mogą być podpowiedzią od specjalisty, który już przyjmował danego pacjenta, dla lekarza, który przeprowadza wizytę z pacjentem pierwszy raz.

Wywiad stały

Od teraz, oprócz zakładki do wypisywania e-recepty, w oknie przeprowadzania wizyty został umieszczony przycisk, który również kieruje do panelu wystawiania recepty. Lekarz zyskuje dzięki temu jeszcze łatwiejszy dostęp tej czynności.

Wystawianie e-recepty w oprogramowaniu medycznym

NOWE FUNKCJE TWORZENIA SZABLONU WIZYTY

W ramach korzystania z oprogramowania medycznego Proassist istniała dotychczas możliwość tworzenia oraz korzystania z szablonu wizyty. Postanowiliśmy jeszcze bardziej ułatwić użytkownikom tę czynność, dlatego od teraz specjaliści mogą tworzyć odrębne szablony każdej sekcji przeprowadzania wizyty. Każdy osobny szablon (dolegliwości, badanie, rozpoznanie, zalecenia) można zapisać, nazwać, a następnie użyć go w zależności od potrzeb.

Opcja jest dodatkowa, dlatego specjaliści mają również możliwość z korzystania z dotychczasowego sposobu tworzenia szablonu wizyty.

Szablony wizyt

MARKETING SMS DLA PRACUJĄCYCH LEKARZY

Funkcja wysyłania SMS-ów marketingowych została wyposażona w nową opcję. Ułatwienie stanowi możliwość zaadresowania wiadomości wyłącznie do lekarzy pracujących w danym terminie. Dzięki temu zarządzający placówką medyczną mogą informować o ważnych sprawach wyłącznie zainteresowaną grupę odbiorców, jaką są w tym przypadku lekarze przyjmujący pacjentów w konkretnym dniu.

Marketing SMS w oprogramowaniu medycznym

PODSUMOWANIE

Nasze oprogramowanie medyczne jest przez nas stale udoskonalane. W tym miesiącu usprawniliśmy komunikację naszych klientów z ich pacjentami oraz wprowadziliśmy nowe możliwości, aby przeprowadzanie wizyty było jeszcze bardziej funkcjonalne. Wyszliśmy także naprzeciw oczekiwaniom managerów placówek medycznych, ułatwiając ich komunikację ze specjalistami przyjmującymi w ich przychodniach i centrach medycznych. Wszystkie te nowości wprowadzone zostały, aby ułatwić korzystanie z programu dla lekarzy Proassist wszystkim jego użytkownikom. 

Masz pomysły na ulepszenia w naszym systemie? Napisz do nas.
Chcesz być na bieżąco z nowościami? Zapisz się do naszej grupy na Facebooku.

Październikowe nowości w systemie Proassist

Październikowe nowości oprogramowaniu medycznym Proassist

Październik jest miesiącem kolejnych zmian w systemie Proassist. Ponadto wprowadziliśmy kilka nowych funkcjonalności usprawniających pracę jego użytkowników. Dowiedz się, jakie możliwości wdrożyliśmy do naszego programu dla lekarzy.

Nowości

Elektroniczne zwolnienia lekarskie

Od niedawna lekarze korzystający z oprogramowania medycznego Proassist mają możliwość wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich. Zakładka E-ZLA znajduje się w górnej części okna do przeprowadzania wizyty, dzięki czemu lekarz ma do niej łatwy dostęp. Pozwala to na sprawne wystawienie elektronicznego zwolnienia lekarskiego.

Program do elektronicznych zwolnień lekarskich

Dodawanie uprawnień dla kobiet w ciąży do recepty

Do grup osób uprawnionych do refundacji leków dołączyła nowa – kobiety w ciąży. Oznacza się ją literką „C” (ciąża), a jedyną osobą upoważnioną do wpisania oznaczenia na erecepcie jest lekarz, który ją wystawia. W systemie Proassist dana opcja dostępna jest w panelu do wystawiania e-recepty. Dzięki niej nie wystąpią żadne trudności podczas wydawania leku w aptece.

C-ciąża

Integracja systemu Proassist z drukarką fiskalną

Specjaliści posiadający drukarkę fiskalną w swoich gabinetach lekarskich mogą zintegrować ją z naszym oprogramowaniem medycznym. Podłączenie urządzenia pozwoli na sprawne pobieranie opłaty za wizytę oraz wystawienie paragonu dla pacjenta bezpośrednio z systemu Proassist. Instalacja programu oraz konfiguracja drukarki jest bardzo prosta, a wszystkie ustawienia dotyczące płatności wprowadzisz w panelu do rozliczania wizyty w systemie Proassist.

Drukarka fiskalna

Dostosowanie listy wizyt w kalendarzu

Kolejna nowość w systemie dotyczy widoku terminarza wizyt. Każdy użytkownik ma możliwość dostosowania widoku górnej listy wizyt do swoich potrzeb. W „Twoich ustawieniach” w zakładce „Użytkownicy” można ustawić, która wersja listy wizyt ma być wyświetlana w kalendarzu. W przypadku wybrania opcji skróconej listy, nad standardowym terminarzem z wizytami rozpisanymi godzinowo, pojawi się spis wizyt na cały dzień, umieszczonych jedna pod drugą.

Widok kalendarza

Wgląd w statystyki dla użytkowników ze statusem obserwatora i specjalisty

Wraz z udostępnieniem opcji wglądu do statystyk dla użytkowników ze statusem obserwatora i specjalisty, lekarze korzystający z programu do gabinetu lekarskiego Proassist uzyskują możliwość kontrolowania ilości wizyt z danego okresu. Każdy specjalista (także specjalista ze statusem obserwatora) ma dostęp do statystyk dotyczących swoich wizyt. W tym miejscu zostały zebrane wszystkie informacje o liczbie
dodanych, odwołanych, zrealizowanych oraz rozliczonych i częściowo rozliczonych wizyt. Dodatkowo na podstawie statystyk dotyczących usług rozliczeniowych lekarz może obliczyć swoje wynagrodzenie za dany okres.

Statystyki

Generowanie kolejnych numerów karty pacjenta

Dana funkcjonalność stanowi dobre rozwiązanie dla lekarzy, którzy oprócz elektronicznej dokumentacji medycznej w systemie, prowadzą również papierowe karty pacjentów.
Lekarz zakładający nową kartę pacjenta w oprogramowaniu medycznym Proassist, ma teraz możliwość wygenerowania jej kolejnego numeru, który zostanie wpisany na karcie papierowej. Dzięki temu zostanie zachowana chronologia w obu wersjach dokumentacji medycznej.

Elektroniczna dokumentacja medyczna

Możliwość edycji danych do eWUŚ bezpośrednio z konta użytkownika

Do tej pory opcja edycji danych eWUŚ była dostępna wyłącznie dla osób zarządzających placówkami. Dzięki wprowadzeniu możliwości edycji tych danych bezpośrednio z konta użytkownika każdy lekarz prowadzący praktykę lekarską może uzupełniać je samodzielnie.

Co ważne oprogramowanie medyczne Proassist automatycznie zmienia hasło do eWUŚ. Użytkownik wprowadza dane eWUŚ do systemu Proassist jednorazowo, dzięki czemu nie ma potrzeby zmiany hasła na platformie. Jeżeli natomiast użytkownicy korzystają z danych do eWUŚ również w innych systemach lub w innym celu – wystarczy pobrać zmienione hasło z systemu Proassist.

Dane ewuś

Statystyki usług

Odmieniona zakładka umożliwiająca wgląd w statystyki, pozwala na wygenerowanie raportów rozliczeniowych dla managerów placówek. Dane rozwiązanie jest pomocne dla managerów placówek, ponieważ ułatwi ono rozliczenie z lekarzami (w przypadku korzystania z usług rozliczeniowych) oraz pozwala na uzyskanie statystyk dla danego zakresu czasowego. Do tej pory w naszym systemie istniała opcja wygenerowania raportu rozliczeniowego, na podstawie którego możliwe było obliczenie wynagrodzenia dla lekarza. 

Od niedawna istnieje również opcja wglądu w raport dotyczący konkretnych usług świadczonych w placówce. System wygeneruje listę usług świadczonych przez lekarzy w danym okresie oraz wyświetli wszystkie dane dotyczące ilości dodanych, odwołanych, zrealizowanych, rozliczonych oraz częściowo rozliczonych wizyt, na których wykonywana była konkretna usługa. Raport usługowy zawiera rozliczenie kwotowe dla danych usług, co pozwoli sprawdzić, które z nich są najbardziej popularne oraz które dostarczają placówce największy przychód.

Statystyki

Podsumowanie

Dodawanie do uprawnień na recepcie oznaczenia „C” zlikwiduje trudności dotyczące wydawania leków kobietom w ciąży, a możliwość wystawiania elektronicznego zwolnienia lekarskiego w systemie usprawni przyjmowanie pacjentów na wizytach. Wgląd w statystyki dla obserwatorów i specjalistów oraz edycja danych do eWUŚ bezpośrednio z konta użytkownika umożliwi lekarzom lepiej kontrolować swoją pracę. Automatyczne generowanie numeru karty pacjenta pozwoli na zachowanie porządku w dokumentacji papierowej, a przejrzysty widok listy wizyt w kalendarzu ułatwi kontrolowanie własnego grafiku przez lekarza. Znacznym ułatwieniem pracy specjalistów korzystających z drukarki fiskalnej będzie zintegrowanie jej z programem dla lekarzy Proassist. Pozwoli to na sprawne dokonywanie transakcji płatniczych w gabinetach lekarskich.

Nowości i zmiany pojawiające się w systemie Proassist wdrażamy po dokładnym wsłuchaniu się w potrzeby jego użytkowników. Mamy nadzieję, że usprawnią one pracę zarówno specjalistów jak i managerów placówek medycznych korzystających z naszego oprogramowania.

Służymy pomocą! Przedstawiamy nowe formy kontaktu z Proassist dedykowane użytkownikom naszego systemu

Nowe formy kontaktu z użytkownikami programu medycznego Proassist

W związku z tym, że chcemy być jak najbliżej odbiorców naszego oprogramowania medycznego, stale dążymy do zapewniania im najlepszej opieki na każdym etapie jego użytkowania oraz pozostać z nimi w stałym kontakcie. Nieustannie staramy się udoskonalać komunikację z naszymi klientami oraz pomagać rozwiewać wszelkie wątpliwości dotyczące użytkowania naszego programu.

telefon

Dotychczasowa forma kontaktu

Osoba, z którą użytkownik Proassist ma kontakt w pierwszej kolejności to pracownik działu handlowego, który wdraża klienta w działanie oprogramowania medycznego. Pracownik zostaje jego opiekunem, który wspiera go zarówno w pierwszych krokach użytkowania systemu, jak i na kolejnych jego etapach. Klient może się z nim kontaktować bezpośrednio, w celu omówienia wszelkich wątpliwości dotyczących systemu, telefonicznie lub poprzez wiadomość e-mail.

Nowe formy kontaktu

W celu zapewnienia naszym klientom jeszcze lepszej komunikacji z Proassist postanowiliśmy poszerzyć zakres możliwości kontaktu. Od teraz, oprócz opiekuna, który służy wsparciem w kwestiach problematycznych, użytkownicy mogą posłużyć się pomocą konsultantów, z którymi skontaktują się, korzystając z trzech form komunikacji: telefonicznej, mailowej oraz całkiem nowej, jaką jest czat z agentami Proassist.

Więcej na ten temat: baza wiedzy

kobieta z laptopem

Telefon lub e-mail do konsultanta

Nowe formy kontaktu zostały udostępnione naszym użytkownikom w celu usprawnienia komunikacji oraz poszerzenia zakresu pomocy w kwestiach problematycznych. Pracownicy działu handlowego, oprócz sprawowania opieki nad klientami zajmują się wieloma innymi obowiązkami, dlatego nie zawsze mają możliwość spędzania większej ilości czasu przed komputerem, dodatkowo często są w rozjazdach, przez co nie są dostępni w każdej chwili.

Konsultanci mają możliwość udzielenia wsparcia użytkownikom przez cały czas oraz są w stanie natychmiastowo odpowiedzieć na pytania, oraz rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące oprogramowania. Wybór formy kontaktu to kwestia indywidualna dla każdego użytkownika. Jedni wolą napisać wiadomość, nad którą można się spokojnie zastanowić, inni – w razie pojawienia się problemu – momentalnie chwytają za telefon, aby jak najszybciej go omówić. Rozmowa telefoniczna zyskuje w porównaniu z wiadomościami pisemnymi tym, że jest to kontakt bezpośredni oraz pozwala na szczegółowe omówienie danej kwestii. Komunikowanie się przez wiadomości e-mail jest dużym udogodnieniem dla wszystkich użytkowników preferujących kontakt pisemny. Jest to także dobry sposób dla tych, którzy potrzebują dłuższej chwili na zastanowienie się, jak przekazać to, co mają na myśli. Przewaga kontaktu mailowego nad telefonicznym polega na tym, że ten pierwszy nie odbywa się „na gorąco”, dzięki czemu łatwiej jest zebrać myśli oraz bardziej rzeczowo przedstawić kwestię problematyczną. Oprócz tego opisując swój problem w wiadomości e-mail, mamy pewność, że zostaniemy zrozumiani. Podczas rozmowy telefonicznej może wyniknąć potrzeba zanotowania niektórych informacji, jednak nie zawsze jest to możliwe, przez co pewne rzeczy trzeba zapamiętać. Przy pisemnej komunikacji wszystko jest zapisane i nie ma obawy przed tym, że coś może umknąć.

Numer, pod którym dostępni są konsultanci: 12 390 61 93
Adres e-mail, na który można kierować swoje zapytania: pomoc@proassist.pl

Czat

Oprócz komunikacji telefonicznej i mailowej wszyscy klienci Proassist mają możliwość od niedawna skorzystania z czatu z konsultantami w systemie. Dana forma kontaktu łączy ze sobą pisemny charakter komunikacji mailowej z wygodą i szybkością, jaką cechuje się kontakt telefoniczny. Jest to bardzo funkcjonalne rozwiązanie dla wszystkich użytkowników systemu, ponieważ jest bardzo łatwy w obsłudze, wygodny oraz pozwala na natychmiastowe uzyskanie odpowiedzi na zadane pytanie. Dodatkowo na czacie istnieje możliwość wysłania plików graficznych, dzięki czemu, aby mieć pewność, że problem zostanie zrozumiany, można wysłać do konsultanta zrzut ekranu systemu i wskazać konkretną rzecz, która stanowi problem.
pomoc techniczna

Jak działa czat?

Każdy użytkownik po zalogowaniu się do systemu zostaje automatycznie zapamiętany, dlatego wszystkie jego wiadomości będą zachowane. Pozwala to na utrzymanie ciągłości w rozwiązywaniu problemu, ponieważ niezależnie od tego, ilu konsultantów w ciągu dnia zajmuje się danym użytkownikiem, każdy z nich ma wgląd do wszystkich wcześniejszych rozmów. Dodatkowo czat jest dostępny przez cały dzień, użytkownik ma go cały czas „pod ręką”, co pozwala mu na szybki kontakt z Proassist. Wystarczy kliknąć ikonkę czatu w lewym dolnym rogu, wpisać pytanie i pozwolić naszym agentom działać. 🙂

Jesteśmy dostępni przez cały dzień

Komunikacja z naszymi konsultantami możliwa jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 21:00, co oznacza, że zapytania dotyczące systemu każdy użytkownik może kierować do nas bez ograniczeń, przez cały dzień. Dodatkowo możliwość wysłania wiadomości istnieje nawet po godzinach pracy konsultantów. Odpowiedź na zadane pytanie zostanie wysłana na skrzynkę mailową użytkownika i dotrze do niego następnego dnia.

W Proassist chcemy zapewnić naszym użytkownikom odpowiednie wsparcie zarówno podczas wdrażania ich do korzystania z naszego oprogramowania medycznego, jak i na kolejnych etapach jego obsługi. Konsultanci są dostępni przez cały dzień i pomagają naszym klientom uporać się z wszelkimi kwestiami problematycznymi. Wprowadzenie nowych form kontaktu to duże usprawnienie dla użytkowników naszego oprogramowania.

proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.