Zewnętrzna rejestracja medyczna, czyli jak zwiększyć zadowolenie twoich klientów i poprawić opinie placówki medycznej?

A może sam układasz swój harmonogram wizyt i telefoniczna rejestracja pacjentów spoczywa na Twojej głowie? Podałeś na stronie swój indywidualny numer telefonu i teraz nawet w wolnym czasie pacjent dzwoni?

Czy istnieje sposób, aby rozwiązać te problemy i zapewnić pacjentom lepsze doświadczenie? Odpowiedź brzmi: tak! Pozwól, że przedstawię Ci outsourcing rejestracji medycznej.

Co to jest outsourcing rejestracji?

Outsourcing rejestracji to rozwiązanie mające na celu poprawę obsługi pacjentów. Polega na przekazaniu zadań rejestracji zewnętrznej firmie, takiej jak Proassist. Dzięki temu placówki medyczne mogą skupić się na świadczeniu wysokiej jakości opieki zdrowotnej, podczas gdy specjalnie przeszkolony personel zajmuje się rejestracją pacjentów i gwarantuje wysoką jakość obsługi.

Przekierowanie połączenia z Twojego dotychczasowego numeru do Proassist zapewni uniknięcie konieczności informowania pacjentów o zmianie numeru telefonu. Rejestratorki Proassist zajmą się odbieraniem połączeń, przesunięciem umówionych wizyt czy potwierdzeniem obecności pacjenta na wizycie w zaplanowanym wcześniej terminie. Rejestracja pacjentów odbywa się szybko, sprawnie i z korzyścią dla obu stron – pacjenta i lekarza.

Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z profesjonalnej obsługi rejestracji Proassist, to proces integracji przebiega szybko i w miłej atmosferze. System Proassist podpowiada rejestratorkom szczegółowe informacje dotyczące Twojej placówki. Odpowiednia konfiguracja pozwala na to, by jeszcze przed odebraniem telefonu rejestratorka wiedziała, że pacjent dzwoni na Twój numer. Doskonałe narzędzie jakim jest skrypt rozmów, z którego jednocześnie korzystają rejestratorki pozwala na profesjonalną rejestrację pacjentów oraz na udzielenie odpowiedzi na każde pytania i wątpliwości pacjenta.

Dla jakich placówek jest outsourcing rejestracji medycznej?

Rejestracja pacjentów może być wyzwaniem dla wielu placówek medycznych, zarówno małych gabinetów, jak i dużych centrów medycznych. Odbieranie połączeń przychodzących powinno być wykonywane poprawnie, by zakończyło się sprzedażą usługi. Dlatego zewnętrzna rejestracja telefoniczna to rozwiązanie dla każdej placówki, której zależy na dobrych relacjach z pacjentami i dużej ilości umówionych wizyt.

Wprowadzenie outsourcingu rejestracji telefonicznej może przynieść znaczące korzyści, które poprawiają jakość usług i komfort pracy personelu medycznego. Poniżej przedstawimy dwie historie, które ilustrują, jak outsourcing może zmienić codzienne funkcjonowanie różnych typów placówek medycznych.

Historia 1: Mały gabinet, wielkie wyzwania

Dr. Jan Kowalski prowadzi jednoosobowy prywatny gabinet medyczny w małym miasteczku. Jako lekarz z wieloletnim doświadczeniem, zawsze stawiał na indywidualne podejście do pacjentów. Jednak w ostatnich latach zaczyna odczuwać, że jego praca przynosi więcej stresu niż satysfakcji.

Problemy
Każdego dnia, oprócz przyjmowania pacjentów, dr Kowalski musi odbierać telefony, umawiać wizyty i oddzwaniać do osób, które próbowały się z nim skontaktować w czasie, gdy był zajęty. Telefony nie ustają nawet po godzinach pracy, a dr Kowalski spędza wieczory na oddzwanianiu i układaniu harmonogramu na kolejne dni.

Rozwiązanie
Zdecydował się na najbardziej odpowiednie dla tej sytuacji rozwiązanie – na zewnętrzną rejestrację telefoniczną. Firma Proassist przejęła obsługę wszystkich telefonów, umawianie wizyt oraz potwierdzanie terminów. To, co w tym wszystkim najlepsze – dr Kowalski nie musiał zmieniać numeru telefonu. Pacjenci kontaktują się nadal pod ten sam numer, na który dzwonili od lat, a miły głos rejestratorki medycznej informuje ich, gdzie się dodzwonili.

Korzyści
1. Zwiększona efektywność: Dr Kowalski może teraz w pełni skupić się na swoich pacjentach, nie martwiąc się o ciągłe przerywanie wizyt przez dzwoniący telefon. Nie musi też informować ich o jakichkolwiek zmianach, bo wszystko zrobi rejestratorka Proassist.

2. Lepsza organizacja czasu: Wieczory są teraz wolne od obowiązków zawodowych, co jest niewątpliwie wygodne i pozwala mu na odpoczynek i regenerację. Okazało się także, że mając więcej czasu, dr Kowalski będzie mógł przyjąć pacjentów w większej liczbie.

3. Profesjonalna obsługa pacjentów: Pacjenci otrzymują szybszą i bardziej profesjonalną obsługę, co zwiększa ich zadowolenie z usługi, a dr Kowalski zyskuje lojalność pacjenta.

Historia 2: Duża placówka medyczna – zarządzanie na większą skalę

Centrum Medyczne „Szyszka” to duża placówka, w której pracuje wielu specjalistów z różnych dziedzin medycyny. Mimo swojej wielkości, centrum boryka się z problemami związanymi z rejestracją pacjentów.

Problemy
Zatrudnienie i utrzymanie odpowiedniej liczby rejestratorek medycznych okazuje się kosztowne i problematyczne. W pierwszej kolejności – znalezienie odpowiednich osób. Następnie ich szkolenie, a także radzenie sobie z nieobecnościami z powodu urlopów czy zwolnień chorobowych generuje dodatkowe trudności. Placówka obawia się, że nie zawsze uda się zapewnić płynną obsługę telefoniczną, co może wpływać na satysfakcję pacjentów i opinie o placówce.

Rozwiązanie
Centrum Medyczne „Szyszka” postanowiło zlecić rejestrację telefoniczną zewnętrznej firmie Proassist specjalizującej się w obsłudze pacjenta.

Korzyści
1. Redukcja kosztów: Zamiast ponosić koszty zatrudnienia, szkolenia i utrzymania pracowników, placówka płaci stałą opłatę za outsourcing, co jest bardziej przewidywalne i opłacalne.

2. Gwarancja ciągłości obsługi: Proassist zapewnia, że telefony są odbierane bez przerw, nawet w przypadku nieobecności lekarzy, co eliminuje problem nieodebranych połączeń.

3. Profesjonalizm: Specjaliści od rejestracji telefonicznej są przeszkoleni w zakresie komunikacji z pacjentami, co zapewnia wysoki standard obsługi.

4. Elastyczność: Zewnętrzna rejestracja telefoniczna pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. To znacznie dłużej niż osoby zatrudnione na etacie, dzięki czemu pacjent może umawiać się na wizyty w dogodnym dla siebie czasie.

Zalety zewnętrznej rejestracji telefonicznej

Zwiększona efektywność placówki medycznej: outsourcing rejestracji przyczynia się do zwiększenia efektywności Twojej placówki. Przekazanie zadań rejestracji zewnętrznej firmie pozwala personelowi medycznemu skupić się na bardziej złożonych obowiązkach, takich jak udzielanie porad medycznych czy leczenie pacjentów. W rezultacie placówki medyczne mogą zapewnić pacjentom wysoką jakość opieki i skrócić czas oczekiwania na wizytę.

Rejestracja poza godzinami pracy: outsourcing rejestracji medycznej umożliwia pacjentom rejestrację w dogodnym dla siebie czasie, także poza standardowymi godzinami pracy placówki. To rozwiązanie przyczynia się do większej wygody i ułatwia dostęp.

Poprawa obsługi pacjentów: zewnętrzna medyczna rejestracja przyczynia się do poprawy obsługi chorych. Specjalnie przeszkolony personel zewnętrznej firmy specjalizującej się w rejestracji jest bardziej doświadczony w obszarze rejestracji i może zapewnić pacjentom profesjonalną i uprzejmą obsługę. Skrócenie czasu oczekiwania na wizyty do lekarzy oraz elastyczność terminów również przyczyniają się do zwiększenia satysfakcji pacjentów.

Redukcja kosztów: usługa zewnętrznej rejestracji to przede wszystkim duże korzyści finansowe. Zatrudnianie pełnoetatowego pracownika z płacą minimalną w 2024 roku wyniesie ponad 5100 zł miesięcznie. Zewnętrzna rejestratorka Proassist to koszt zaledwie 614 zł brutto miesięcznie. To duża różnica, prawda?

Dodatkowo, rejestratorka na etacie pracuje tylko 8 godzin dziennie i może korzystać z urlopów i zwolnień lekarskich. Tymczasem rejestratorka medyczna z Proassist pracuje 12 godzin dziennie i nie musisz martwić się o nieobecności.

Porównanie kosztów i godzin pracy rejestratorki na etacie i z ProAssist.

Outsourcing rejestracji telefonicznej to rozwiązanie, które może przynieść znaczące korzyści zarówno małym gabinetom, jak i dużym placówkom medycznym. Medyczna rejestracja to element, który pacjent napotyka na pierwszej linii w kontakcie z placówką.

Dzięki rejestracji outsourcingowej Proasssist, lekarze i personel medyczny mogą skupić się na swojej podstawowej działalności – opiece nad pacjentami, a jednocześnie zapewnić najwyższy standard obsługi. Jak pokazują przedstawione przez nas historie, outsourcing może znacząco poprawić efektywność pracy, zredukować koszty oraz zwiększyć satysfakcję zarówno lekarza, jak i pacjentów.

Jeśli zastanawiasz się, czy warto korzystać z usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej w placówce medycznej – umów się na rozmowę z konsultantem Proassist. Chętnie odpowiemy na każde Twoje pytanie i znajdziemy rozwiązanie najlepsze dla Twojego gabinetu.

Skuteczne sposoby na zwiększenie frekwencji pacjentów w placówkach medycznych

Wprowadzenie systemu przypomnień o wizytach do placówki medycznej

Automatyczne przypomnienia wysyłane za pośrednictwem SMS i e-maili to jedno z najbardziej efektywnych narzędzi w zarządzaniu wizytami pacjentów. Przypomnienia powinny być wysyłane na kilka dni przed wizytą oraz w dniu wizyty. Systemy takie jak Proassist umożliwiają łatwe zarządzanie tym procesem.

SMS stanowią wygodną formę kontaktu – pacjent może przeczytać wiadomość w dogodnym dla siebie momencie. Co ważne, w przypadku w ten sposób zautomatyzowanego procesu potwierdzania wizyt, rejestratorki medyczne nie muszą dodatkowo poświęcać czasu na ręczne wysyłanie SMS czy dzwonienie do pacjentów.

Przypomnienie o wizycie jest dobre dla zapominalskich pacjentów, którzy rzeczywiście nie wpisali terminu w swój kalendarz i mogliby o nim po prostu zapomnieć. Dodatkowo, jest ono przydatne również w przypadku pacjentów, którzy pamiętają o wizycie, ale w ostatniej chwili coś im wypadło i nie mogą się zjawić. Taki pacjent zazwyczaj nie ma czasu, żeby zadzwonić do placówki i poinformować o nieobecności, a jeśli dostanie SMS, to jest duże prawdopodobieństwo, że na niego odpowie.

Wprowadzenie możliwości umawiania wizyt przez Internet

Dzięki systemowi rejestracji online pacjenci mogą samodzielnie wybrać odpowiedni dla siebie termin wizyty. Samodzielna decyzja o dacie wizyty zwiększa zaangażowanie pacjenta i tym samym – szansę na zapamiętanie terminu.

E-rejestracja jest też znacznie wygodniejszą formą zapisywania się na wizytę do przychodni niż forma kontaktu telefonicznego. Dlatego pacjenci chętnie ją wybierają. W przypadku rezygnacji z wizyty mogą zrobić to szybko i wygodnie, bez konieczności długiego oczekiwania na linii telefonicznej i dzwonienia do recepcji.

Wprowadzenie systemu przedpłat za wizyty w placówce medycznej

Wprowadzenie systemu płatności online może znacząco zmniejszyć liczbę nieodwołanych wizyt. Pacjenci dokonujący płatności z góry lub wpłacający zadatek będą bardziej odpowiedzialnie podchodzić do umawiania się na wizyty.

Dodatkowo, jeśli klient opłaci wizytę z góry, to nie będzie więcej szukał innych opcji (tańszych usług, szybszych terminów, czy lokalizacji, która bardziej mu odpowiada). To znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że pacjent nie zrezygnuje ze swojej wizyty.

Wprowadzenie listy rezerwowej w gabinecie medycznym

Dzięki liście rezerwowej możesz skutecznie reagować na zwolnione miejsca, zwiększając szansę na wykorzystanie każdego dostępnego terminu. To nie tylko uchroni Cię przed stratą finansową (niewykorzystany termin = brak zarobku), ale także zwiększy zadowolenie pacjentów.

Przykładowo, terminy do Twojej placówki należy rezerwować na około miesiąc do przodu. Pacjent Kowalski przychodzi do rejestracji 18 listopada i rezerwuje wizytę na 20 grudnia, bo taki jest najszybszy termin. Następnego dnia, ktoś zwalnia termin z 21 listopada. Rejestratorka dzwoni do pacjenta Kowalskiego i informuje go o tym. Zadowolony pacjent przychodzi na wizytę miesiąc wcześniej i wystawia pozytywną opinię o Twojej placówce medycznej.

Oszczędzasz czas, a personel przyspiesza proces rejestracji pacjenta!

Wprowadzenie teleporad i wideokonsultacji z lekarzem.

Konsultacje online to odpowiedź na zmieniające się potrzeby pacjentów. Dzięki nim zapewnisz bezpieczną alternatywę dla wizyt osobistych i zwiększysz elastyczność w planowaniu spotkań. Odpowiednio opracowany system rezerwacji wizyt online pozwoli na szybki dostęp pacjentów do konsultacji z lekarzem.

Dzięki dedykowanej wizytom online funkcjonalności oprogramowania Proassist, lekarze mogą jednym kliknięciem wygenerować link do spotkania. Nie jest potrzebna żadna dodatkowa aplikacja, portal pacjenta, konto, czy specjalny program do spotkań online. Brak konieczności instalowania dodatkowych programów to wygoda użytkowania zarówno dla pacjentów, jak i pracowników przychodni.

Być może w swojej placówce posiadasz stałych pacjentów, którzy przychodzą tylko raz na czas po recepty na stałe leki? Dla takich osób świetnym rozwiązaniem są właśnie teleporady i wystawianie recept na odległość. Jeśli nic specjalnego się nie dzieje, a klient potrzebuje tylko stałych leków, to po co ma przyjeżdżać do placówki i zajmować cenny czas lekarza? Wystawienie e-recepty, czy e-skierowania przez telefon potrwa znacznie szybciej i pozwoli uniknąć zapomnienia o rezerwacji.

Podsumowanie

Zarządzanie nieobecnościami pacjentów to wyzwanie, które wymaga zastosowania różnych strategii. Potwierdzanie wizyt, wyszukiwanie pacjentów na liście rezerwowej w celu zapełnienia kalendarza, czy powiadomienia SMS, to tylko niektóre z metod, które mogą być wykorzystywane w zarządzaniu placówką medyczną i przynosić pozytywne rezultaty.

Dzięki odpowiednim narzędziom i systemom, menadżerowie placówek medycznych mogą skutecznie minimalizować liczbę nieobecności, zwiększając jednocześnie zadowolenie pacjentów i efektywność pracy placówki. Oprogramowanie Proassist to kompleksowe rozwiązanie, które pozwala nie tylko na rejestrację pacjentów, ale także na prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej. Program pozwala także zarządzać finansami przychodni, połączyć się z drukarką fiskalną i kontrolować zasoby w magazynie medycznym.

Pracownicy mogą też bezpośrednio z oprogramowania wysyłać personalizowane wiadomości pacjentom albo klikając jeden przycisk ustawić automatyczne wysyłanie wiadomości w celu przypomnienia o wizycie w oparciu o dane, które są w systemie. Użytkownicy chwalą również program za to, że jest prosty w obsłudze dla specjalistów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zachęcamy do kontaktu! Znajdziemy rozwiązanie odpowiednie dla Twojej placówki medycznej. Wypełnij formularz na naszej stronie www, a my skontaktujemy się z Tobą telefonicznie!

Magazyn 3.0: Rewolucja w zarządzaniu produktami!

Moduł magazynu w systemie medycznym

Funkcja zarządzanie zapasami umożliwia dokładne śledzenie stanów magazynowych, co pozwala na uniknąć sytuacji, w której brakuje produktów do wykonania zabiegu. 

Magazyn połączony z systemem kasy fiskalnej pozwala automatyczne rozliczyć sprzedany produkt z wcześniej ustaloną marżą.

System pozwala na monitorowanie, który specjalista korzysta z jakich produktów podczas zabiegów. Na koniec każdego zabiegu można obliczyć premię dla specjalisty, uwzględniając koszty zużytych produktów. To duże ułatwienie w codziennej pracy osoby odpowiedzialnej za rozliczanie wynagrodzeń.

Dzięki analizie danych z magazynu osoba zarządzająca może skrupulatnie monitorować koszty związanych z zakupem i zużyciem produktów. To pozwala na poszukiwanie potencjalnych oszczędności.

Na podstawie danych historycznych moduł magazynu może generować rekomendacje dotyczące kolejnych zamówień. Dzięki temu można unikać nadmiaru zapasów i utrzymywać optymalne stany magazynowe.

Automatyzacja procesów związanych z magazynem pozwala personelowi medycznemu skupić się na obsłudze pacjentów, zamiast poświęcać czas na ręczne rejestrowanie zużycia produktów i prowadzenie skomplikowanych rozliczeń.

Jakie funkcje są dostępne w module magazynu 3.0

Czy warto wysyłać pacjentom powiadomienia SMS o wizytach?

Na czym polega automatyczne wysyłanie powiadomień o nadchodzących wizytach do pacjentów?

SMS-y przypominające o wizycie to zazwyczaj automatyczne wiadomości tekstowe, które są wysyłane do pacjentów przez system zarządzania wizytami w przychodni – na przykład system medyczny Proassist. Wystarczy, że przy rejestracji pacjenta na wizytę weźmiemy od niego numer telefonu komórkowego. To pozwoli na późniejsze wysyłanie wiadomości SMS.

Ich celem jest wysłanie powiadomienia do pacjenta o nadchodzącej wizycie u lekarza lub specjalisty, aby zapobiec zapomnieniu lub przeoczeniu wizyty i w efekcie stratom finansowym placówki medycznej.

Tego typu SMS-y zwykle zawierają informacje o dacie, godzinie i miejscu wizyty. Przy bardziej specyficznych wizytach, takich jak np. konsultacja w gabinecie fizjoterapii ambulatoryjnej lub USG jamy brzusznej, SMS z powiadomieniem może zawierać też instrukcje dotyczące przygotowań do wizyty, np. zabranie odpowiedniego stroju lub przybycie do placówki na czczo i z pełnym pęcherzem.

SMS-y mogą być także pomocne do przypomnienia pacjentom o możliwości odwołania lub zmiany terminu wizyty, czy konsultacji online, jeśli nie mogą na nią przyjść. Nieodwołanie wizyty wpływa na dłuższe oczekiwanie innego pacjenta. Jeśli nieobecność została zgłoszona, to inny pacjent mógłby wcześniej skorzystać z pomocy lekarskiej.

Nieodwołana wizyta to wielka strata. Wszyscy pracujący w branży medycznej zdają sobie z tego sprawę. Dlatego ważną rolę w tym wszystkim odgrywa edukowanie świadczeniobiorców. Pacjent musi wiedzieć, że dzięki odwołaniu wizyty termin może wykorzystać inny pacjent. Jednym kliknięciem, za pomocą widomości może zwolnić miejsce do placówki medycznej.

SMS-y przypominające o wizycie są jednym z narzędzi, które pomagają poprawić efektywność i jakość opieki zdrowotnej oraz zwiększyć zadowolenie pacjentów. Dzięki nim pacjenci są bardziej świadomi swoich wizyt i łatwiej mogą zaplanować swoje codzienne zajęcia, a jednocześnie lekarze mają większą pewność, że ich pacjenci pojawią się na umówionej wizycie.

Jak może wyglądać taki SMS?

Treści przykładowych SMSów wysłanych do pacjentów w celu przypomnienia o wizycie, mogą się różnić w zależności od tego, czy placówka medyczna wysyła je we własnym zakresie, odręcznie, czy też wysyła je automatycznie przez oprogramowanie medyczne. Warto również zaznaczyć, że w zależności od systemów, przykładowy SMS może wyglądać różnie.

Przykład treści SMSa przypominającego:

„Przypominamy o nadchodzącej wizycie u dr. Kowalskiego w dniu 15 kwietnia o godzinie 14:30. W przypadku nieobecności, prosimy o kontakt z rejestracją w celu odwołania wizyty. Pozdrawiamy, Zespół Przychodni Medycznej XYZ.„

Jak takie SMSy wyglądają w Proassist?

W przypadku pakietu SMS, dzięki któremu możesz wysyłać wiadomości przypominające, będą klientem Proassist, sprawa ma się nieco inaczej. Postawiliśmy na dużo wygodniejsze rozwiązanie, które często stosują prywatne placówki medyczne.

Twoi pacjenci, otrzymując wiadomość SMS, nie będą musieli trudzić się z kontaktowaniem się z rejestracją medyczną. Nie oszukujmy się – wiele osób nie zrobi tego, ponieważ nie będą mieli ochoty nigdzie dzwonić lub zwyczajnie o tym zapomną.

W przypadku SMSów od Proassist, wszystko, co będą musieli zrobić twoi pacjenci, by powiadomić o swojej nieobecności, to odpowiedzenie na wiadomość. Mogą w ten sposób uratować zdrowie drugiej osoby.

Zobacz sam:

“Gabinet Fizjoterapia Kowalski przypomina o wizycie dnia 10.04.2023 o godz 16:00 przy ul. Dowolna 12 w Warszawa. Jesli chcesz anulowac wizyte odpisz: abcdef”

Warto dodać, że koszt takiej wiadomości to jedynie 12gr/SMS. Oczywiście, jeżeli Ci na tym zależy, w Proassist możemy również dostosować wiadomość SMS pod Twoje potrzeby. Np. wspomnieć w SMSie do pacjenta o niezbędnych dokumentach, zabraniu ze sobą odpowiedniego stroju lub opcji skorzystania z konsultacji online.

Wtedy stworzymy dla ciebie dedykowany numer telefonu, dzięki naszej usłudze CHAT SMS, która kosztuje zaledwie 19 złotych netto miesięcznie + 13gr/SMS.

Jakie korzyści niesie za sobą wysyłanie SMSów przypominających o wizycie do pacjentów?

Wysyłanie SMSów przypominających o wizycie do pacjentów niesie za sobą wiele korzyści dla pacjentów, pracowników służby zdrowia i samych placówek medycznych. Oto niektóre z nich:

1. Zapobieganie zapomnieniu o wizycie: SMS przypominający o wizycie wysłany na przykład cztery dni przed umówioną wizytą jest skutecznym narzędziem zapobiegającym zapomnieniu o planowanej wizycie przez pacjenta. Dzięki temu pacjenci są bardziej świadomi swoich wizyt i łatwiej mogą zaplanować swoje codzienne zajęcia.

2. Poprawa efektywności: Wysyłanie SMS-ów przypominających o wizycie pomaga również w poprawie efektywności systemu zarządzania wizytami. Dzięki temu lekarze i pracownicy medyczni mogą zaplanować swoje dni pracy z większą precyzją i uniknąć niepotrzebnych przerw w grafiku wizyt spowodowanych przez nieodwołane wizyty.

3. Zwiększenie zadowolenia pacjentów: SMS przypominający o wizycie to również doskonałe narzędzie do zwiększenia zadowolenia pacjentów. Klient zwraca uwagę i docenia uprzejmość i troskę personelu medycznego, który dba o jego pamięć i przypomina o wizytach. Czuje się lepiej zaopiekowany i będzie pamiętać o ewentualnym odwołaniu wizyty.

4. Optymalizacja wykorzystania czasu: Wysyłanie SMS-ów przypominających o wizycie pomaga także w optymalizacji wykorzystania czasu personelu medycznego. Dzięki temu rejestratorki medyczne mogą skupić się na swoich obowiązkach i lepiej zająć się pacjentem zamiast dzwonić i przypominać o wizytach przez długie godziny w ciągu dnia pracy rejestracji.

5. Zmniejszenie liczby nieobecności: Wysyłanie SMS-ów przypominających o wizycie pomaga również w zmniejszeniu liczby nieobecności pacjentów. Dzięki temu lekarze i pracownicy medyczni mają większą pewność, że pacjenci pojawią się na umówionej wizycie.

Podsumowując, wysyłanie SMSów przypominających o wizycie to skuteczne i efektywne narzędzie, które przynosi wiele korzyści dla pacjentów, personelu medycznego i placówek medycznych. Zalety powiadomień SMS to przede wszystkim lepsze zarządzanie świadczeniem usług zdrowotnych, możliwość sprawniejszej komunikacji z pacjentem i mniejsza skala nieodwołanych wizyt.

Dla jakich pacjentów sprawdza się SMSowe przypominanie o wizycie?

SMSowe przypominanie o wizycie sprawdzi się w przypadku większości pacjentów. Po pierwsze dlatego, że SMSy są w dzisiejszych czasach jedną z najpopularniejszych form komunikacji, która znana jest niemalże każdemu. Po drugie dlatego, że ten sposób przypominania o wizycie jest bardzo wygodny dla obu stron – dla placówki jest to szybki i sprawny sposób, a dla pacjenta stanowi fizyczną przypominajkę o nadchodzącej wizycie, którą zawsze ma “przy sobie”, ze względu na to, że obecnie większość z nas nie rozstaje się ze swoim telefonem na dłużej niż kilka godzin dziennie.

Jest jednak kilka grup pacjentów, którzy będą szczególnie wdzięczni za SMSowe przypomnienie o wizycie.

Oto kilka przykładów:

1. Pacjenci z chorobami przewlekłymi: Osoby z chorobami przewlekłymi często chodzą regularnie na wizyty kontrolne lub zabiegi, a przypomnienie o wizycie pomaga im w zaplanowaniu swojego czasu i uniknięciu niepotrzebnego stresu związanego z zapominaniem o wizycie.

2. Pacjenci starsi: Starsi pacjenci często mają problemy z pamięcią lub orientacją w czasie, a przypomnienie o wizycie może pomóc im w zaplanowaniu swojego dnia i uniknięciu niepotrzebnego stresu.

3. Pacjenci z zaburzeniami neurologicznymi: Pacjenci z zaburzeniami neurologicznymi, takimi jak choroba Parkinsona lub stwardnienie rozsiane, mogą mieć problemy z zapamiętywaniem ważnych terminów, a przypomnienie o wizycie może pomóc im w planowaniu swojego dnia.

SMSowe przypominanie o zbliżającym się terminie zaplanowanych wizyt może pomóc każdemu pacjentowi, który potrzebuje wsparcia w organizowaniu swojego życia i pamiętaniu o ważnych terminach, a także chce mieć możliwość zwolnienia terminu dla innego pacjenta.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku starszych pacjentów może występować problem z odpisywaniem na SMS przypominający. Dlatego warto zorientować się wśród seniorów zapisanych na wizyty do twojego gabinetu i placówki, jak to u nich wygląda. Np. podczas zapisu na wizytę.

Co zrobić, gdy pacjenci narzekają, że nie mogą dodzwonić się do rejestracji? Sprawdź, jak poprawić odbieralność połączeń w placówce medycznej

Dlaczego rejestratorki nie odbierają telefonów?

Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu jest zrozumienie przyczyn, dla których odbieralność połączeń jest niska. Pacjenci zazwyczaj uważają, że to wina rejestratorek medycznych, które nic nie robią, tylko siedzą i piją kawę albo odkładają słuchawkę. Jednak w rzeczywistości jest inaczej. Najczęstsze powody trudności z dodzwonieniem się do placówki medycznej to:

Zbyt duża liczba obowiązków rejestratorek w stosunku do ilości zatrudnionych osób

W wielu placówkach rejestratorki mają na głowie nie tylko odbieranie telefonów, ale też obsługę pacjentów przy okienku, archiwizację dokumentacji medycznej, przygotowywanie gabinetów na wizyty, czy wsparcie lekarzy w wypełnianiu EDM.

W sytuacji, gdy ilość obowiązków nałożonych na zespół rejestratorek jest duża, często brakuje czasu na odpowiednie monitorowanie połączeń przychodzących. Jedna osoba może mieć trudności, aby jednocześnie obsługiwać pacjentów na miejscu i przy telefonie.

Jeśli uważasz jednak, że zatrudniasz wystarczającą ilość pracowników do wykonania wszystkich obowiązków w przewidzianym czasie, to sprawdź, czy nie zawodzi proces zarządzania rejestracją. Może brakuje osoby wyznaczonej jako kierownika albo jasnego określenia zasad pracy?

Zbyt wysoki ruch telefoniczny do obsłużenia przez rejestratorki w placówce

Popularne i oblegane placówki medyczne często mają do czynienia z bardzo dużym natężeniem połączeń telefonicznych. W ciągu dnia pracy dzwonią naprawdę setki osób – zarówno w celu umówienia wizyty, jak i uzyskania jakichś informacji.

W takich przypadkach nawet najbardziej zaangażowane i zorganizowane rejestratorki mogą mieć trudności z odbieraniem wszystkich telefonów na bieżąco. Przy dużym ruchu pacjenci mogą mieć poczucie, że muszą długo czekać na linii lub że nie są obsługiwani na czas.

Rozwiązania, które poprawią odbieralność połączeń

Aby zaradzić problemom komunikacyjnym i poprawić opinię o rejestracji do placówki wśród pacjentów, warto rozważyć kilka rozwiązań technologicznych i organizacyjnych:

E-rejestracja jako opcja wygodnego umawiania wizyt dla pacjentów

Wprowadzenie systemu e-rejestracji to nowoczesne i wygodne rozwiązanie, które nie tylko ułatwia pacjentom dostęp do usług placówki, ale także skutecznie odciąża rejestrację. Dzięki e-rejestracji pacjenci mogą samodzielnie umawiać wizyty przez Internet, co jest szczególnie pomocne dla osób, które preferują szybkie i wygodne rozwiązania.

Umieszczenie informacji o e-rejestracji na plakatach w przychodni, przy rejestracji lub na ulotkach rozdawanych w gabinecie dodatkowo zachęci pacjentów do korzystania z tej możliwości. Dzięki temu pacjenci, którzy nie wymagają rozmowy z rejestracją, mogą łatwo zapisać się na wizytę online, co zmniejszy obciążenie linii telefonicznej.

Centralka VoIP z funkcją informowania o oczekiwaniu

Nowoczesna centralka VoIP pozwala usprawnić odbieranie połączeń w placówce poprzez wprowadzenie systemu, który poinformuje pacjentów o przewidywanym czasie oczekiwania. Dzięki temu osoby dzwoniące wiedzą, że ich połączenie zostanie odebrane i mogą zdecydować, czy chcą pozostać na linii, czy spróbują innej metody kontaktu.

Dodatkowym atutem centralki VoIP jest możliwość wprowadzenia komunikatów, które będą informować o dostępności innych form kontaktu, np. rejestracji online. Pacjenci, którzy dowiedzą się o alternatywnej opcji, mogą wybrać szybszy sposób zapisania się na wizytę, co zmniejszy liczbę osób oczekujących na połączenie telefoniczne.

Outsourcing rejestracji telefonicznej, czyli usługa odbierania telefonów przez firmę zewnętrzną

Usługa zdalnej rejestracji telefonicznej oferowana przez Proassist, to idealne rozwiązanie dla placówek, które mierzą się z dużym natężeniem połączeń i ograniczonym personelem. Warto podkreślić, że korzystanie z takiej usługi nie oznacza konieczności rezygnacji z obecnych pracowników rejestracji. Wręcz przeciwnie – usługa Proassist stanowi wsparcie dla zespołu rejestratorek pracujących na miejscu.

Jak działa zewnętrzna rejestracja w Proassist? Wykwalifikowany zespół rejestratorek medycznych Proassist odbiera połączenia od pacjentów, zapewniając profesjonalną obsługę, podczas gdy Twoje rejestratorki w placówce mogą skupić się na obsłudze pacjentów na miejscu oraz realizacji innych, pilnych zadań. Dzięki temu zyskujemy pewność, że każde połączenie jest odpowiednio obsłużone i odebrane na czas, a pacjenci są informowani o dostępnych terminach i szczegółach wizyt.

Co więcej, dzięki zewnętrznej rejestracji Proassist zyskasz obsługę, która odpowiada nie tylko za zapisanie pacjenta na daną wizytę, ale także za prawidłowy przebieg rozmowy i pozytywny wizerunek Twojej placówki. Możesz mieć pewność, że każda rozmowa będzie utrzymana w tym samym standardzie, a pacjent zawsze uzyska od rejestratorki wszystkie niezbędne informacje.

Rejestratorki telefoniczne Proassist wytłumaczą pacjentowi, jak przygotować się na wizytę, wskażą gdzie powinien się zgłosić w umówionym terminie oraz podpowiedzą jak dotrzeć do placówki komunikacją miejską lub czy przed gabinetem są dostępne bezpłatne miejsca parkingowe. Taki sposób komunikacji niewątpliwie przyczynia się do większej satysfakcji z jakości usług oferowanych przez Twoją placówkę. Pacjent, który w czasie umawiania się na wizytę będzie mógł nie tylko wybrać dogodny dla siebie termin, ale także uzyska odpowiedzi na wszystkie pytania, już na wstępie będzie pozytywnie nastawiony.

Podsumowanie – dlaczego warto poprawić jakość obsługi telefonicznej w gabinecie

Problemy z odbieralnością połączeń to wyzwanie, które można rozwiązać, stosując nowoczesne rozwiązania. Wprowadzenie centralki VoIP, systemu e-rejestracji oraz korzystanie z zewnętrznej rejestracji telefonicznej, takiej jak oferowana przez Proassist, skutecznie poprawia jakość obsługi pacjentów i wpływa na pozytywny wizerunek placówki.

Warto zainwestować w rozwiązania, które nie tylko zwiększają dostępność dla pacjentów, ale także odciążają pracowników i pomagają lepiej zarządzać codziennymi obowiązkami w rejestracji.

Lipcowe nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist!

Lipcowe nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist!

Witajcie, nasi drodzy użytkownicy! Mamy dla Was wspaniałe wieści dotyczące najnowszych funkcjonalności, które wprowadziliśmy w oprogramowaniu medycznym Proassist. Te nowe funkcje doskonale odpowiadają na potrzeby związane z zarządzaniem placówką oraz wygodę lekarzy, specjalistów i całego personelu medycznego. Zachęcamy do zapoznania się z poniższymi funkcjami, które sprawią, że Twoja praca będzie wygodniejsza i szybsza.

Nowości proassist

Personalizacja tabeli wizyt

Nowa, spersonalizowana funkcja tabeli wizyt wprowadza kontrolę nad wyglądem oraz zawartością tabeli rezerwacji dostępnej w zakładce WIZYTY. Ta innowacyjna opcja pozwala użytkownikom dostosować wygląd tabeli do ich indywidualnych potrzeb i preferencji, otwierając drzwi do jeszcze szybszego dostępu do kluczowych danych oraz umożliwiając skupienie się na istotnych informacjach.

Co więcej, personalizacja tabeli wizyt została zaprojektowana z myślą o różnorodnych specjalizacjach. W pełni zdajemy sobie sprawę, że lekarze i personel medyczny mają zróżnicowane potrzeby. Dlatego też, teraz możliwe jest dostosowanie wyświetlanych danych zgodnie z daną specjalizacją. Na przykład, dla podologów, numery PESEL czy inne zbędne informacje mogą zostać wyłączone, co pozwala na jeszcze bardziej efektywną pracę i skupienie się na istotnych aspektach.

Ta nowa funkcja personalizacji tabeli wizyt to krok naprzód w optymalizacji procesu zarządzania wizytami, uwzględniający różnorodne potrzeby i specjalizacje użytkowników. Dzięki temu, korzystanie z systemu staje się jeszcze bardziej intuicyjne i efektywne.

Rozbudowana wyszukiwarka wizyt

Nowa odsłona wyszukiwarki wizyt to narzędzie, które gwarantuje precyzyjne i natychmiastowe zlokalizowanie konkretnych rezerwacji pacjentów. Rozbudowane kryteria wyszukiwania umożliwiają teraz odnalezienie niezbędnych informacji nawet na podstawie bardziej szczegółowych danych, takich jak adres czy inne kluczowe dane identyfikacyjne. To przełomowe usprawnienie przyczynia się do skrócenia czasu poszukiwań oraz zwiększenia efektywności pracy. 

Co więcej, nowe możliwości w naszej wyszukiwarce umożliwiają filtrowanie wizyt według określonego przedziału czasowego. To oznacza, że teraz możesz skoncentrować się na rezerwacjach dodanych w konkretnym okresie, co znacząco ułatwia organizację harmonogramu oraz analizę danych.

Rozbudowana wyszukiwarka wizyt to odpowiedź na potrzeby efektywnego zarządzania danymi pacjentów. Dzięki tym nowym funkcjom, jesteśmy gotowi sprostać nawet najbardziej wymagającym oczekiwaniom w obszarze znajdowania i przetwarzania informacji.

Sprawdzanie rezerwacji pacjenta podczas wizyty

Dzięki nowej funkcji, teraz możesz sprawdzać historię rezerwacji pacjenta bez konieczności przerywania procesu wypełniania dokumentacji medycznej. Ta rozbudowana opcja umożliwia natychmiastowy dostęp do istotnych informacji, w tym nie tylko daty wizyt, ale także szczegółów dotyczących wykonywanych procedur oraz kwoty pozostawionej przez pacjenta w placówce. 

Ta funkcja jest rezultatem modyfikacji, które wprowadziliśmy na podstawie potrzeb naszych użytkowników. Teraz, oprócz podstawowych informacji o wizytach pacjenta, możesz poznać także kwotę związaną z daną wizytą. Dzięki temu rozszerzeniu, proces śledzenia historii rezerwacji staje się bardziej kompletny i przydatny, co przyczynia się do jeszcze większej płynności pracy oraz umożliwia skupienie się na obsłudze pacjenta w sposób bardziej holistyczny.

Dokumentacja medyczna: powielanie i dostęp do historii wizyt

Funkcja powielania dokumentacji medycznej została wybrana w głosowaniu przez użytkowników Proassist. Jeżeli chcesz mieć wybór, która z funkcji zostanie wprowadzona do systemu, dołącz do naszej grupy na Facebooku “Zrozumieć Pacjenta”. 

Ta zaawansowana opcja umożliwia skopiowanie treści z poprzednich wizyt, co znacząco przyspiesza oraz precyzuje proces wypełniania dokumentacji. Szczególnie wydajnie sprawdza się w przypadku kontynuacji leczenia, gdzie istnieje potrzeba opisania aktualnego stanu pacjenta w sposób spójny z wcześniejszymi zapisami. Ta innowacyjna funkcja jest rezultatem szczególnego zainteresowania użytkowników i zdobyła uznanie w ankiecie przeprowadzonej na naszej grupie.

Opcja ta nie tylko usprawnia proces dokumentowania, ale także gwarantuje spójność informacji w historii wizyt pacjenta. Dzięki temu, lekarze i personel medyczny mają możliwość skupienia się na bieżącej diagnozie oraz planie leczenia, wiedząc, że istniejące informacje zostały dokładnie przekazane i uwzględnione. Ta funkcja wprowadza nową jakość do zarządzania dokumentacją medyczną, przyczyniając się do efektywniejszej opieki nad pacjentami oraz zwiększając czas poświęcony samej opiece medycznej.

Model zapisu na wizytę z kanałami

Model zapisu kanałami komunikacji pozwala określić jaką formę prowadzenie wizyty wybrał pacjent lub jaka forma prowadzenie wizyty jest dostępna u konkretnego specjalisty. Informacja na temat tego, czy wizyta odbędzie się w placówce, wideo, czy w formie teleporady zostaje uwzględniona jako informacja do konkretnej rezerwacji pacjenta. 

Ta aktualizacja wprowadza również możliwość definiowania dostępnych kanałów komunikacyjnych w Twojej placówce. Możesz określić, które kanały komunikacji są dostępne i wykorzystywane w ramach Twojego zakresu działań. Dodatkowo, nowa funkcja umożliwia podgląd, jakimi kanałami komunikacyjnymi są realizowane konkretne usługi. Użytkownicy mogą teraz łatwo sprawdzić, jakie kanały komunikacji są używane do obsługi poszczególnych usług, co dostarcza im pełnej przejrzystości i informacji.

To ulepszone podejście do zarządzania kanałami komunikacyjnymi pozwala na jeszcze lepsze dopasowanie do oczekiwań pacjentów oraz umożliwia efektywną i zgodną z preferencjami komunikację, co wpływa pozytywnie na jakość obsługi medycznej.

Podgląd płatnika dla usługi

Podgląd do usługi wraz z informacją o tym, kto może być płatnikiem za usługę.
Funkcja podglądu płatnika za usługę pozwala szybko sprawdzić do jacy płatnicy np. PZU /  Medicover zostali przypisanie od konkretnej usługi w placówce.

Personalizacja użytkownika — ogromne możliwości zarządzania swoim zespołem i personalizacja wyglądu według preferencji użytkownika

Nowe możliwości w oprogramowaniu medycznym Proassist umożliwiają teraz pełne dostosowanie ról oraz uprawnień użytkowników, co przekłada się na efektywne zarządzanie ich działaniami. Ta rozbudowana funkcjonalność otwiera drzwi do precyzyjnego dostosowania poziomu dostępu do poszczególnych funkcji i zakładek systemu. 

Najnowsze opcje zapewniają aż 18 dodatkowych możliwości konfiguracji dostępów do określonych części systemu. Dzięki temu, zarządzanie rolami i uprawnieniami staje się bardziej elastyczne i dopasowane do indywidualnych potrzeb. Ta aktualizacja pozwala na lepszą kontrolę nad tym, co każdy użytkownik może zobaczyć i wykonać w oprogramowaniu, co z kolei prowadzi do bardziej płynnego i zorganizowanego funkcjonowania placówki medycznej.

Nowe funkcje to nie tylko krok naprzód w kwestii zarządzania uprawnieniami użytkowników, ale także narzędzie do zwiększenia efektywności pracy i zabezpieczenia danych. Dzięki nim, administratorzy i personel medyczny mogą działać w sposób skoordynowany i zoptymalizowany, co przekłada się na lepszą jakość obsługi pacjentów i procesów wewnętrznych.

Nowości proassist
Przedstawiamy Wam najnowsze zmiany w module magazynowym! Rozliczanie specjalistów stało się super proste dzięki nowej funkcji łączenia wizyt z produktami. A dzięki integracji informacji pomiędzy stanem magazynowym, rozliczeniem usługi i finansami wszystkie dane znajdziesz w jednym miejscu.

Możliwość określenia ilości zużytego preparatu przez specjalistę w oknie przeprowadzania wizyty

Funkcja zaznaczania ilości zużytego preparatu umożliwia precyzyjne śledzenie zużycia preparatów w trakcie wizyty pacjenta. Jest to narzędzie wspierające dokładność dokumentacji medycznej, efektywne zarządzanie zasobami oraz optymalizację kosztów.

Rozliczenia: Możliwość rozliczenia specjalisty za zasadzie procentu od różnicy (wizyta — produkt)

Nasza zaawansowana funkcja obliczania wynagrodzenia uwzględniającego pomniejszenie kwoty produktu umożliwia dokładne rozliczanie się ze specjalistami. Dzięki temu można precyzyjnie monitorować koszty i zyski związane z wykonywanymi usługami.
Cieszymy się, że możemy wprowadzać te nowości, które stanowią krok naprzód w wydajnym zarządzaniu placówkami medycznymi. Wierzymy, że te funkcje pomogą w codziennej pracy personelu medycznego oraz przyczynią się do jeszcze wyższej jakości opieki świadczonej pacjentom.

W jaki sposób uzyskać dostęp do bazy danych EDM z innego systemu medycznego?

W jaki sposób uzyskać dostęp do bazy danych EDM z innego systemu medycznego?

Zdarza się czasem taka sytuacja, że z jakiegoś powodu chcemy zmienić system do prowadzenia placówki medycznej – np. korzystamy z jakiegoś konkretnego systemu danej firmy, ale decydujemy, że chcemy się przenieść właśnie do Proassist. Wiemy od naszych aktualnych, a także potencjalnych klientów, że kwestią, która bardzo często powstrzymuje ich od podjęcia takiej właśnie decyzji, jest to, że obawiają się, że przy zmianie systemu, utracą ważne pliki Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, myśląc, że przeniesienie jej z systemu “A” do systemu Proassist będzie niemożliwe.
Dostęp do Bazy EDM
Zdarza się czasem taka sytuacja, że z jakiegoś powodu chcemy zmienić system do prowadzenia placówki medycznej – np. korzystamy z jakiegoś konkretnego systemu danej firmy, ale decydujemy, że chcemy się przenieść właśnie do Proassist. Wiemy od naszych aktualnych, a także potencjalnych klientów, że kwestią, która bardzo często powstrzymuje ich od podjęcia takiej właśnie decyzji, jest to, że obawiają się, że przy zmianie systemu, utracą ważne pliki Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, myśląc, że przeniesienie jej z systemu “A” do systemu Proassist będzie niemożliwe.

Czym jest Elektroniczna Dokumentacja Medyczna?

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM) to nic innego, jak forma przechowywania informacji medycznych w cyfrowej postaci.

W EDM zapisywane są informacje dotyczące stanu zdrowia pacjenta, historii chorób, przebiegu leczenia, wyników badań diagnostycznych, przepisanych leków i innych, tego typu informacji związanych z opieką medyczną.

EDM jest nowoczesną alternatywą dla tradycyjnej papierowej dokumentacji medycznej. Umożliwia jej przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie w sposób zautomatyzowany. Zastosowanie EDM przyczynia się do poprawy jakości opieki medycznej, szybszego dostępu do informacji medycznych, oszczędności czasu i pieniędzy oraz zwiększenia bezpieczeństwa danych pacjenta.

W Polsce prowadzenie EDM regulowane jest przez szereg przepisów, w tym przede wszystkim przez Ustawę o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Różnica między chmurowym a instalowanym dostępem do bazy danych

Zmieniając system, na pewno staniesz przed ważną decyzją – wyborem instalowanego lub chmurowego dostępu do bazy danych. Wyjaśniamy, czym się różnią, jakie mają plusy, a jakie minusy:

Dostęp w chmurze

Chmurowy dostęp do bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) to taki model udostępniania bazy danych, w którym baza EDM jest hostowana i udostępniana przez dostawcę usług chmurowych w ramach specjalnej infrastruktury chmurowej.
Dzięki temu rozwiązaniu baza danych EDM jest dostępna z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnej porze, o ile ma się dostęp do internetu i odpowiednie uprawnienia dostępowe. W ten sposób pracownicy służby zdrowia mają stały dostęp do dokumentacji medycznej swoich pacjentów bez konieczności fizycznego dostępu do nośników dokumentacji, takich jak papiery lub płyty CD.
Chmurowy dostęp do bazy danych EDM oferuje wiele korzyści, takich jak skalowalność, elastyczność, łatwość konfiguracji i zarządzania, a także bezpieczeństwo danych Twoich pacjentów. Dostęp do bazy danych można kontrolować za pomocą autoryzacji i uwierzytelnienia, a także można stosować różne poziomy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych w spoczynku i w ruchu.
Ponadto, dzięki temu rozwiązaniu, pracownicy służby zdrowia mogą łatwiej wymieniać się informacjami medycznymi na temat swoich pacjentów, co zwiększa efektywność i skuteczność opieki medycznej. Dostawcy chmurowych usług oferują również różne narzędzia i usługi, które ułatwiają pracę z bazą danych EDM, takie jak narzędzia do monitorowania, zarządzania, replikowania i migracji danych.

Dostęp instalowany

​​Instalowany dostęp do bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) oznacza to, że baza danych EDM jest zainstalowana na lokalnym serwerze wewnętrznym, a dostęp do niej jest udzielany przez sieć wewnętrzną lub VPN – czym jest VPN, wyjaśnimy w kolejnych akapitach.
Pracownicy służby zdrowia, którzy mają dostęp do bazy danych EDM, muszą znajdować się w tym samym miejscu co serwer, lub połączyć się z siecią VPN, aby uzyskać dostęp do bazy danych. W takim przypadku pracownicy zdrowia zazwyczaj muszą korzystać z dedykowanego oprogramowania, które umożliwia im pracę z bazą danych.
Instalowany dostęp do bazy danych EDM oferuje kontrolę nad danymi, ponieważ baza danych znajduje się fizycznie wewnętrznie w organizacji służby zdrowia i jest kontrolowana przez wykwalifikowany personel IT w organizacji. Ponadto, instalowany dostęp umożliwia przetwarzanie i przechowywanie dużych ilości danych w szybkim tempie, co jest ważne w przypadku medycznych dokumentów i wyników badań.
Jednak instalowany dostęp do bazy danych EDM ma również pewne wady i minusy. Wymaga od organizacji służby zdrowia utrzymania własnego serwera i oprogramowania, co wiąże się z kosztami związanymi z zakupem i utrzymaniem sprzętu, a także z kosztami szkolenia personelu IT. Ponadto, instalowany dostęp może być bardziej podatny na problemy związane z bezpieczeństwem danych, takie jak ataki hakerskie lub utrata danych w przypadku awarii sprzętu.

EDM – co musisz wiedzieć?

Jak już wspomnieliśmy, ta kwestia często jest ogromną przeszkodą dla osób, które pragną zmienić usługodawcę, który dostarcza nam system do prowadzenia placówki lub gabinetu medycznego. Wiele osób obawia się tego, że zmiana systemu będzie wiązać się z nieodwracalną utratą danych EDM, która jest niezbędna do prowadzenia działalności medycznej. Problem polegający na ubieganiu się o uzyskanie dostępu do bazy danych, pojawia się najczęściej w przypadku, w którym postanawiamy zmienić system do zarządzania placówką medyczną “A”, na system do zarządzania placówką “B”. Np. gdy przez kilka lat pracowaliśmy na jednym systemie, który następnie zamieniliśmy na system Proassist i wraz ze zmianą musimy przenieść lub uzyskać dostęp do bazy danych. Ważne jest, aby pamiętać o tym, że twórca naszego poprzedniego oprogramowania medycznego powinien zapewnić możliwość eksportu danych z dokumentacji na każdym etapie jej tworzenia. Co więcej, format danych powinien zostać zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić odtworzenie historii leczenia pacjenta w innym systemie. To bardzo ważne, aby historia wizyt pacjenta, w tym rodzaj udzielanych świadczeń oraz diagnozy, była widoczna w nowym, wybranym przez nas systemie, ponieważ to umożliwi nam kontynuowanie prowadzenia dokumentacji medycznej wraz ze zmianą systemu na inny. Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do bazy danych z poprzedniego systemu medycznego, z którego korzystałeś, do nowego systemu medycznego, do którego aktualnie się przenosisz, możesz wysłać poprzedniemu usługodawcy, z którego systemu korzystałeś, odpowiednie pismo. Jeżeli jednak nie wiesz, w jaki sposób napisać takie pismo, to nie musisz się martwić. Nasz prawnik przygotował odpowiedni wzór, który możesz odpowiednio dostosować, wpisując dane swoje, swojej placówki i firmy, która poprzednio zapewniała Ci oprogramowanie. Po prostu wpisz swój adres e-mail w okienku poniżej, a my wyślemy Ci plik z wzorem pisma w odpowiednim formacie.

Jak uzyskać dostęp?

Jak już wspomnieliśmy, ta kwestia często jest ogromną przeszkodą dla osób, które pragną zmienić usługodawcę, który dostarcza nam system do prowadzenia placówki lub gabinetu medycznego.

Wiele osób obawia się tego, że zmiana systemu będzie wiązać się z nieodwracalną utratą danych EDM, która jest niezbędna do prowadzenia działalności medycznej.

Problem polegający na ubieganiu się o uzyskanie dostępu do bazy danych, pojawia się najczęściej w przypadku, w którym postanawiamy zmienić system do zarządzania placówką medyczną “A”, na system do zarządzania placówką “B”. Np. gdy przez kilka lat pracowaliśmy na jednym systemie, który następnie zamieniliśmy na system Proassist i wraz ze zmianą musimy przenieść lub uzyskać dostęp do bazy danych.

Ważne jest, aby pamiętać o tym, że twórca naszego poprzedniego oprogramowania medycznego powinien zapewnić możliwość eksportu danych z dokumentacji na każdym etapie jej tworzenia. Co więcej, format danych powinien zostać zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić odtworzenie historii leczenia pacjenta w innym systemie. To bardzo ważne, aby historia wizyt pacjenta, w tym rodzaj udzielanych świadczeń oraz diagnozy, była widoczna w nowym, wybranym przez nas systemie, ponieważ to umożliwi nam kontynuowanie prowadzenia dokumentacji medycznej wraz ze zmianą systemu na inny.

Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do bazy danych z poprzedniego systemu medycznego, z którego korzystałeś, do nowego systemu medycznego, do którego aktualnie się przenosisz, możesz wysłać poprzedniemu usługodawcy, z którego systemu korzystałeś, odpowiednie pismo.

Jeżeli jednak nie wiesz, w jaki sposób napisać takie pismo, to nie musisz się martwić. Nasz prawnik przygotował odpowiedni wzór, który możesz odpowiednio dostosować, wpisując dane swoje, swojej placówki i firmy, która poprzednio zapewniała Ci oprogramowanie.

Po prostu wpisz swój adres e-mail w okienku poniżej, a my wyślemy Ci plik z wzorem pisma w odpowiednim formacie. 

Czerwcowe nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist: Modele zapisu i nowy ekran logowania!

Czerwcowe nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist:
Modele zapisu i nowy ekran logowania!

W dzisiejszym wpisie blogowym chcielibyśmy podzielić się z Wami najnowszymi aktualizacjami w oprogramowaniu medycznym dla placówek medycznych i gabinetów lekarskich. Ostatnio wprowadziliśmy wiele poprawek, zmian i dodatków, które mają na celu usprawnić codzienną pracę personelu medycznego oraz zapewnić lepsze doświadczenie dla pacjentów. Przyjrzyjmy się tym nowościom dokładniej.
Czerwcowe nowościści proassist

Dodatki i ulepszenia:

Dodatkowe informacje na fakturze: Wprowadziliśmy możliwość dodawania dodatkowych informacji na fakturach, co pozwala na bardziej szczegółowe przedstawienie danych. 

Dodatkowa spacja w kodzie recepty dodanej do zaleceń: Teraz kod recepty jest oddzielony od numeru PESEL dodatkową spacją, co ułatwia odczytywanie danych.

Kod resortowy na liście poradni: Dodaliśmy możliwość wyboru kodu resortowego na liście poradni, co pozwala na bardziej precyzyjne zarządzanie danymi.

Górna belka trzyma wybraną placówkę w zakładce „Badania” i „Zasoby”: Zaktualizowaliśmy interfejs, aby górna belka wyświetlała wybraną placówkę, zapewniając łatwiejszą nawigację w zakładkach „Badania” i „Zasoby”.

Dodanie kodu resortowego V, VII, VIII do danych e-zdrowie, aby e-skierowania przyjmowała placówka realizująca e-skierowanie niezależnie od tego, jak stary system EDM posiada.

Brak ograniczeń wiekowych pacjenta: Usunęliśmy ograniczenia wiekowe dla pacjentów, umożliwiając rejestrację i obsługę osób w każdym wieku. Te dane są widoczne w infografikach przy specjaliście — dzięki temu, rejestracja szybciej i precyzyjnie przekazuje informacje pacjentom podczas zapisu

Numer ubezpieczyciela jako wymagane/niewymagane pole: Dodaliśmy możliwość ustawienia pola numeru ubezpieczyciela jako wymagane lub niewymagane, aby dostosować formularze do indywidualnych wymagań.

Możliwość ustawienia pola w rejestracji jako takie, które będzie widoczne w oknie dodawania wizyty jako opcjonalne, a nie wymagane. Osoba dokonująca rejestracji będzie miała możliwość uzupełnienia informacji.

Możliwość wprowadzenia blokady na poprawę dokumentacji medycznej po określonym czasie: Dodaliśmy funkcję blokady, która po określonym czasie uniemożliwia wprowadzanie zmian w dokumentacji medycznej, zapewniając tym samym jej integralność.

Kanał Komunikacji (dodatkowy model zapisu na wizytę):

Zmiany w usługach związane z kanałem komunikacji: Dostosowaliśmy nasze usługi do nowego modelu zapisu z kanałami komunikacyjnymi. Teraz pacjenci mogą wybrać preferowany kanał komunikacji podczas rezerwacji wizyty, co pozwala na lepszą komunikację między personelem medycznym a pacjentem.

Możliwość powielenia ustawienia kanału na wszystkie usługi: Wprowadziliśmy funkcję, która umożliwia powielenie ustawienia preferowanego kanału komunikacji na wszystkie usługi oferowane przez placówkę. Dzięki temu personel medyczny może skonfigurować kanały komunikacyjne zgodnie z preferencjami pacjentów.

Wyświetlanie kanału komunikacji na okienku wizyty w kalendarzu: Aby ułatwić personelowi medycznemu identyfikację preferowanego kanału komunikacji, dodaliśmy wyświetlanie informacji na temat kanału na okienku wizyty w kalendarzu. Teraz personel może szybko zobaczyć, jak skontaktować się z pacjentem.

Płatnicy — nowy model zapisu na wizytę:

Model zapisu na wizytę z definiowaniem płatników (nowy model skryptu rozmów): Wprowadziliśmy nowy model zapisu na wizytę, który umożliwia definiowanie płatników. Pacjenci mogą określić, kto będzie pokrywał koszty wizyty, co ułatwia rozliczenia.

Automatyczne połączenie płatników z usługami: Aby usprawnić proces rozliczeń, wprowadziliśmy automatyczne powiązanie płatników z usługami. Teraz personel medyczny nie musi ręcznie konfigurować powiązań, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pomyłek.

Możliwość powielenia ustawień płatnika na wszystkie usługi: Wprowadziliśmy funkcję, która umożliwia powielenie ustawień płatnika na wszystkie usługi. To ułatwia zarządzanie płatnikami i zapewnia spójność danych.

Automatyzacja połączenia płatnika z rozliczeniem w kasie: Teraz płatnik jest automatycznie powiązany z odpowiednim rozliczeniem w kasie. To eliminuje konieczność ręcznego przypisywania płatników do rozliczeń, co przyspiesza procesy księgowe.

Wyświetlanie płatnika na okienku wizyty w kalendarzu: Aby zapewnić łatwy dostęp do informacji o płatniku, dodaliśmy wyświetlanie danych płatnika na okienku wizyty w kalendarzu. Personel medyczny może szybko zidentyfikować płatnika przydzielonego do danej wizyty.

Pokoje do wizyty:

Możliwość ustawienia pokoi do wizyty, a nie do specjalisty: Rozszerzyliśmy funkcjonalność dotyczącą pokoi do wizyty, umożliwiając przypisanie pokoi do samych wizyt, a nie do konkretnych specjalistów. To daje większą elastyczność przy planowaniu harmonogramu wizyt.

Możliwość definiowania pokoju podczas dodawania wizyty: Teraz podczas dodawania wizyty personel medyczny może określić odpowiedni pokój, w którym ma się odbyć wizyta. To ułatwia organizację przestrzeni w placówce medycznej.

Automatyzacja połączenia usługi z pokojem: Wprowadziliśmy automatyzację, która pozwala na automatyczne powiązanie usługi z odpowiednim pokojem. Teraz personel medyczny nie musi ręcznie konfigurować powiązań, co przyspiesza proces planowania wizyt.

Automatyzacja ustawienia pokoju w usłudze dla wszystkich specjalistów podpiętych pod usługę: Aby usprawnić zarządzanie pokojami w usługach, wprowadziliśmy automatyczne ustawianie pokoju dla wszystkich specjalistów przypisanych do danej usługi. To minimalizuje ryzyko pomyłek i ułatwia harmonogramowanie.

Wyświetlanie pokoju na okienku wizyty w kalendarzu: Aby zapewnić łatwy dostęp do informacji o przypisanym pokoju, dodaliśmy wyświetlanie danych o pokoju na okienku wizyty w kalendarzu. Personel medyczny może szybko zidentyfikować, w którym pokoju ma się odbyć dana wizyta.

Magazyn:

Magazyn — “trzyma” górną belkę z wyborem placówki: Zaktualizowaliśmy interfejs magazynu, aby górna belka wyświetlała wybraną placówkę, zapewniając spójność danych i ułatwiając nawigację.

Magazyn — możliwość wydruku listy produktów: Teraz w magazynie można wydrukować listę produktów, co ułatwia zarządzanie zapasami i prowadzenie dokumentacji.

Magazyn — możliwość używania niepełnych liczb, np. 1,5 mililitra: Wprowadziliśmy możliwość używania niepełnych liczb, takich jak 1,5 mililitra, w operacjach związanych z magazynem. To umożliwia bardziej precyzyjne zarządzanie ilościami produktów.

Marketing:

Nowy model logowania: Przeprojektowaliśmy model logowania, aby zapewnić lepszą użyteczność i bezpieczeństwo. Nowy interfejs jest bardziej intuicyjny i zapewnia łatwiejszy dostęp do panelu logowania.
To tylko niektóre z najnowszych funkcji i ulepszeń, które wprowadziliśmy w naszym oprogramowaniu medycznym. Naszym celem jest zapewnienie kompleksowych i innowacyjnych rozwiązań dla placówek medycznych i gabinetów lekarskich, aby ułatwić codzienną pracę i poprawić jakość opieki nad pacjentami. Śledź nasze aktualizacje, ponieważ stale dążymy do udoskonalenia naszych produktów i dostarczania nowych funkcji, które spełniają potrzeby naszych użytkowników.

Nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist – Ulepszenia dla Efektywnego Zarządzania Placówką

Nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist - Ulepszenia dla Efektywnego Zarządzania Placówką

Cieszymy się, że możemy podzielić się z Wami najnowszymi aktualizacjami i ulepszeniami naszego oprogramowania medycznego dla gabinetów i placówek medycznych. Przygotowaliśmy szereg nowości, które z pewnością przyspieszą i ułatwią codzienną pracę.
okładka bloga* rejestracja po usługach i inne nowości

1. Widget pomijający wybór specjalisty - widget po usłudze

Ta innowacja w oprogramowaniu medycznym ma na celu ułatwienie pacjentom zapisu na wizyty. W naszym nowym rozwiązaniu pacjenci wybierają usługę, a nie specjalistę, co jest niezwykle pomocne, szczególnie dla tych, którzy odwiedzają placówkę po raz pierwszy. Wdrożenie widgetu usług na stronie internetowej jest proste i intuicyjne, co czyni nasze oprogramowanie medyczne jeszcze bardziej użytkownikiem.

2. Rejestr ciąż i przesyłanie informacji do systemu p1

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.aW odpowiedzi na nowe przepisy wprowadziliśmy funkcję Rejestru Ciąż w naszym systemie Proassist. Dzięki temu medycy mogą łatwo wprowadzić informacje o ciąży do rejestru zdarzeń medycznych, co z kolei poprawia jakość opieki nad pacjentką. Funkcjonalność ta sprawia, że nasze oprogramowanie medyczne jest jeszcze bardziej zgodne z aktualnymi wymaganiami i potrzebami sektora medycznego.

3. Wyłączenie opcji wyświetlania obserwacji do zdarzenia medycznego

W trosce o wygodę i efektywność pracy użytkowników, zdecydowaliśmy się na udoskonalenie funkcji wyszukiwania w naszym oprogramowaniu medycznym. Obecnie możliwe jest przeszukiwanie bazy danych pacjentów za pomocą różnych kryteriów, takich jak imię, nazwisko, PESEL czy numer telefonu. Ta zaktualizowana funkcja wyszukiwania zapewnia szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji, co znacząco przyspiesza pracę specjalistów i zwiększa efektywność całego systemu.

4. Automatyczne ustawienie odpowiedniego typu zdarzenia medycznego

Kolejną nowością w naszym oprogramowaniu medycznym jest automatyczne ustawienie odpowiedniego typu zdarzenia medycznego. Ta funkcja jest przełomowa dla specjalistów medycznych, którzy chcą zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność swojej pracy. Możliwość jednorazowego ustawienia odpowiedniego typu zdarzenia medycznego sprawia, że dokumentacja medyczna pacjenta jest jeszcze bardziej precyzyjna i spójna.

5. Ograniczenie dostępu do zakładki KLIENCI dla wybranych użytkowników

W trosce o bezpieczeństwo informacji pacjentów wprowadziliśmy nową funkcję, która umożliwia ograniczenie dostępu do zakładki KLIENCI dla wybranych użytkowników. Ta innowacja w oprogramowaniu medycznym pozwala na większą kontrolę nad informacjami pacjentów i zapewnia jeszcze większe bezpieczeństwo.

6. Powielanie leku z poprzedniej recepty

Aby usprawnić proces wystawiania recept, nasze oprogramowanie medyczne umożliwia teraz powielanie leku z poprzedniej recepty. Ta funkcja znacząco przyspiesza pracę specjalistów i zwiększa satysfakcję pacjentów, którzy otrzymują swoje recepty szybciej.

7. Powielanie całej recepty

Jedną z najbardziej oczekiwanych funkcji w naszym oprogramowaniu medycznym jest możliwość powielania całej recepty. Dzięki tej funkcji specjaliści mogą szybko i łatwo wystawić identyczną receptę dla pacjenta, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów. Ta funkcja, dostępna w naszym oprogramowaniu medycznym, podnosi jakość i efektywność usług medycznych, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji pacjentów.

8. Wysyłanie i odczytywanie wiadomości MMS

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pacjentów, wprowadziliśmy do naszego oprogramowania medycznego funkcję wysyłania wiadomości MMS. Dzięki temu placówki medyczne mogą bezproblemowo komunikować się z pacjentami, informując ich o nadchodzących wizytach, wynikach badań czy innych ważnych kwestiach. Ta nowa funkcja sprawia, że nasze oprogramowanie medyczne jest jeszcze bardziej kompleksowe i dostosowane do potrzeb współczesnej opieki medycznej.

9. Definiowanie ulubionych leków w bazie komercyjnej

Dla pełnej komunikacji z pacjentami, nasze oprogramowanie medyczne umożliwia teraz odczytanie wiadomości MMS od pacjenta. Ta funkcja gwarantuje, że żadna ważna informacja od pacjenta nie zostanie pominięta, co przekłada się na wyższą jakość opieki. Wszystko to sprawia, że Proassist jest oprogramowaniem medycznym, które naprawdę służy lekarzom i pacjentom.

10. Zmiana procentu wynagrodzenia u wszystkich specjalistów dopisanych do danej usługi

Zmiany w strukturze wynagrodzenia są nieuniknione w dynamicznym świecie opieki zdrowotnej. Dlatego nasze innowacyjne oprogramowanie medyczne teraz umożliwia menedżerom placówek medycznych łatwe i szybkie dostosowanie procentu wynagrodzenia dla wszystkich specjalistów przypisanych do konkretnej usługi. Ta funkcja, dostępna z poziomu ustawień placówki, umożliwia jednorazową zmianę procentu wynagrodzenia dla wszystkich specjalistów, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy.

11. Zmiana czasu u wszystkich specjalistów dopisanych do danej usługi

Ostatnią, ale nie mniej ważną nowością w naszym oprogramowaniu medycznym, jest możliwość zmiany czasu u wszystkich specjalistów dopisanych do danej usługi. Ta funkcja pozwala na elastyczne zarządzanie czasem pracy specjalistów, co z kolei przekłada się na lepsze planowanie i organizację pracy całej placówki medycznej. 

Nasze oprogramowanie medyczne jest nieustannie rozwijane, aby spełniać oczekiwania zarówno placówek medycznych, jak i pacjentów. Zapewniamy, że nasze innowacje przyniosą korzyści dla wszystkich użytkowników i pacjentów, dzięki czemu

Mamy nadzieję, że te aktualizacje będą pomocne dla Waszej pracy. Jesteśmy zawsze otwarci na Wasze sugestie i komentarze, które pomogą nam usprawnić nasze oprogramowanie i dostosować je do Waszych potrzeb. Pamiętajcie, że nasz zespół wsparcia jest zawsze do Waszej dyspozycji, aby pomóc Wam zrozumieć i skutecznie wykorzystać te nowe funkcje.

W jaki sposób dobrać system do obsługi pacjentów do placówki medycznej?

W jaki sposób dobrać system do obsługi pacjentów do placówki medycznej?

Samo nazewnictwo już jest pewną zagwostką, ponieważ czasami mówi się, że jest to system czy oprogramowanie medyczne, czasami mówi się, że, że jest to program EDM, czasami system do obsługi pacjentów. Moim zdaniem najbardziej właściwą nazwą jest system do zarządzania placówką lub gabinetem medycznym. 

W takiej nazwie wyjaśniamy istotę takiego systemu. Nie jest to wyłącznie oprogramowanie do wypełniania obowiązku, jaki ciąży na placówkach, czy e-dokumentacji. Służy również do pozyskiwania pacjentów, do tego, aby pacjenci przychodzili na wizyty, do tego, aby wspierać profesjonalny i nowoczesny wizerunek naszej placówki, dzięki wypełnianiu przez pacjenta dokumentów na tablecie. Jest to też system do rozliczeń – zarówno z pacjentami, jak i z specjalistami przyjmującymi w naszej placówce. Oczywiście jest to też system dla rejestratorek, aby mogły zapisywać dane pacjentów i sprawdzać grafiki pracy specjalistów. Jest to system dla managera, aby miał statystyki placówki pod ręką, ale też system dla marketingowca, aby mógł pozyskiwać pacjentów ze strony internetowej, zwiększać konwersję. Dlatego też uważam, że najlepsza nazwa, to system do zarządzania placówką -– niezależnie czy mówimy o systemie dla jednoosobowej praktyki, czy dla dużej Kliniki.

Przechodząc do meritum – w jaki sposób wybrać taki system dla naszej placówki?

Najlepiej na początek będzie, jeśli skupmy się na tym, jakich błędów przy wyborze ominąć, bo niestety trafiają do nas często placówki, managerowie, właściciele i też po prostu lekarze i specjaliści, którzy źle dobrali wcześniejszy system pod swoje wymagania i niestety są zmuszeni do zmiany systemu, często w nieprzyjemnych okolicznościach. A wtedy tracą przede wszystkim czas na ponownej zmianie systemu

1. Dobranie systemu bez sprawdzenia flow pacjenta:

Często zdarza się nam podczas prezentacji, że nasi przedstawiciele pytają, jak u Państwa wygląda flow pacjenta, to się dowiadujemy, że pacjent zapisuje się np. mailowo (jest to nazywane jako formularz rejestracyjny), bo nie ma możliwości zapisu online. Jak chce mieć telekonsultację, to rejestratorka to zapisuje i lekarz loguje się do jakiegoś skype. Słyszymy, że na niektóre wizyty jest przedpłata i wtedy podaje się numer konta, a następnie podczas wizyty sprawdza się, czy taka płatność przez pacjenta została umieszczona… takich przykładów można mnożyć – generalnie chodzi o to, że całe tzw. flow pacjenta idzie jakby jedną ścieżką, a możliwości systemu drugą i przez to, że jest całkowity, nazwijmy to, rozgardiasz, to rejestracja ma multum dodatkowej pracy, popełniane są błędy i pacjenci są niezadowoleni… i tak się dzieje bardzo często. 

Propozycja: zanim wybierzemy system, sprawdźmy całe flow pacjenta (od zapisu do rozliczenia) i sytuacje, które możemy zautomatyzować, aby obsługa była sprawniejsza. Pomożemy i sobie i pacjentowi. Jak już znamy całe flow pacjenta, to wtedy możemy wybrać system, który spełnia nasze wymogi w tym zakresie.

2. Wybranie systemu dlatego, że jest popularny, bo polecił mi znajomy:

Generalnie tutaj trochę strzelam sobie, jako właściciel Proassist w stopę, bo wiadomo, że nasz system jest aktualnie popularny, wiadomo, że z roku na rok mamy coraz więcej użytkowników i dodatkowo wzrost liczby użytkowników z roku na rok jest też coraz większy… W listopadzie 76% naszej sprzedaży było sprzedażą z rekomendacji, a więc przyszli do nas klienci, którzy słyszeli o nas od innego specjalisty, czy managera placówki… ale chcę być tutaj szczery. Samo wybieranie systemu wyłącznie dlatego, że znajomy go ma i jest zadowolony, albo dlatego, że dużo innych placówek z niego korzysta, to nie jest dobre rozwiązanie… Oczywiście jeżeli Twój znajomy jest zadowolony z systemu, to możesz go rozważyć jako ten, które obejrzysz, ale niech to nie będzie jednoznaczne z dokonaniem wyboru, bo Twój znajomy może mieć całkiem inne potrzeby niż Ty.
Image

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

3. Bo jest tańszy.

I znowu ta dywagacja jest sprzeczna z polityką cenową Proassist, bo my jesteśmy w półce raczej tańszych, niż droższych systemów do zarządzania placówką medyczną. 

Nie mówię tutaj o tym, aby w ogóle nie patrzeć na cenę, wiadomo – dla każdego istotne jest, aby nie przepłacać, ale chodzi mi bardziej o to, że czasami zdarza się, że wybór dokonujemy, ponieważ tamci mi dali 30 zł taniej, czy w przypadku dużej placówki, bo zaoszczędzę 500 zł miesięcznie. Dbamy o atrakcyjną cenę, ale nie zapominajmy też, że cena za oprogramowanie, to czasami mniej niż 1% przychodów naszej placówki. Tutaj może to nie mieć dużego znaczenia, czy wydamy 1% czy 0,5% naszych przychodów – jeżeli porównujemy system, który zaoszczędzi nam zdecydowanie więcej czasu od drugiego, do tego, który tego nie zrobi, to te 500 zł może nam się zwrócić kilkunastokrotnie…

Dbajmy o nasz portfel, ale pamiętajmy, że nie możemy porównywać systemów 1 do 1, patrząc wyłącznie na cenę, bo nie jest to worek kartofli.

4. Ja wybór oprogramowania oddaje mężowi, informatykowi, prawnikowi – komuś jeszcze

To się często zdarza, że chcemy, aby system wybrała nam inna osoba niż my – czyli osoby, które mają na nim pracować. Nie wiem, czy to chęć zrzucenia odpowiedzialności, czy z uwagi na wewnętrzne procedury w placówce, czy jeszcze z jakiegoś innego ale jest to błąd.

System musi wybierać osoba, która ma na nim pracować. Jeżeli jest to wiele osób, to najlepiej jeżeli z tych wielu osób są różne kategorie (manager, specjalista, rejestratorka). Fajnie, jak przynajmniej po jednej osobie wybierzemy, do nazwijmy to komitetu, który wybiera, ale nie dajmy sobie wybrać systemu przez informatyka… bo gdyby informatycy potrafili tworzyć systemy przyjazne użytkownikom, to Applem czy Twitterem nie zarządzaliby Elon Musk czy Steve Jobs, tylko informatyk. A na koniec to Państwo będą w ten system klikać przez 14 godzin dziennie, a nie informatyk, który pojawi się w firmie raz na miesiąc. 

5. W placówkach decyduje ktoś inny niż jest na spotkaniu prezentacyjnym:

I punkt trochę sprowadzający się do tego wcześniejszego. Czasami mamy mocno zdefiniowaną osobę, która zadecyduje o wyborze systemu, np. właściciel, a całkowicie inną osobę np. managera, który ogląda te systemy i “zbiera oferty” dla właściciela – to jest bez sensu. Osoba, która ma decydować o systemie, musi jednocześnie być osoba, która go poznaje podczas prezentacji i albo musimy jako właściciele oddaj całość kompetencji w tym wyborze managerowi, albo musimy pofatygować się na te spotkania. Jeżeli chcemy dokonać dobrego wyboru.

6. Brak patrzenia przyszłościowego

To jest punkt wyłącznie przy wyborze oprogramowania medycznego. Jeżeli wybieramy jakikolwiek inny np. system do mailingu, to nie musimy się tym tak bardzo przejmować, ponieważ przeniesienie z jednego systemu na drugi jest bardzo proste… Natomiast w przypadku medycyny – przeniesienie z jednego systemu na drugi nie jest proste, przede wszystkim dlatego, że twórcy systemów medycznych omijają prawo i nie udostępniają plików, które umożliwiają łatwe migrowanie danych do innego systemu. Jest kilka systemów, które trzymają się tego i udostępniają bazę w pliku np. csv, ale jest ich bardzo mało.
A w związku z tym musimy patrzeć na wybór systemu, pod kątem dzisiejszych potrzeb i ewentualnych potrzeb przyszłościowych. Jeżeli myślimy o wprowadzeniu płatnych telekonsultacji, to sprawdźmy, czy system nam to umożliwi, jeżeli chcemy w przyszłości mieć zintegrowany system medyczny z drukarką fiskalną, to upewnijmy się, że będzie taka możliwość w przyszłości… abyśmy nie musieli się ograniczać. Oczywiście należy na to patrzeć z zachowaniem jakiegoś dystansu, często przychodzili do nas klienci, którzy mieli programy tzw. kombajny, dlatego, żeby mieć w razie wu… a do wdrożenia różnych funkcjonalności nie doszło przez kilka lat… Więc patrzmy na nasze plany np. w okresie najbliższych 12 miesięcy, nie dłużej. 

Image

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

Przeszliśmy przez sprawę podstawowych błędów, które są przy wyborze systemu, to w takim razie dojdźmy do momentu, w którym mamy wybrać system. Czym się kierować?

1. Spiszmy sobie procesy, procedury, flow pacjenta:

Przed wyborem systemu spiszmy sobie, jak wygląda nasza ścieżka pacjenta w placówce. Czyli jak pacjent dokonuje rejestracji, co się potem dzieje, czy dostaje jakieś przypomnienie, czy do niego dzwonimy, czy gdy przychodzi do placówki to idzie najpierw do rejestracji, czy od razu do gabinetu, czy pobieramy płatność z góry, czy przed czy po wizycie, jaka jest forma kontaktu między lekarzem, a rejestratorką w sprawie wysokości opłaty, czy pacjent zapisuje się po raz kolejny, czy wcześniej dzwoni… a następnie, jak rozliczamy lekarza etc. 

I oprócz tego, że ten proces mamy, to oczywiście zaznaczmy sobie np. na żółto, czy czerwono, to, co ewentualnie w tym procesie chcielibyśmy zmienić, zautomatyzować. I jak przychodzimy na spotkanie z przedstawicielem, to dobierajmy wtedy możliwości systemu pod ten nasz proces. Czy system będzie się do niego nadawał, czy ewentualnie musimy coś zmienić, a jeżeli zmienić, to czy będzie to zmiana na lepsze.

Często się zdarza podczas spotkań, że na propozycję przedstawiciela jest takie – WOW… to ja naprawdę nie muszę tego robić, tylko może się to robić automatycznie? Także nie zamykajmy się na ten nasz proces, tylko wprowadzajmy w nim zmiany – ale wyłącznie zmiany na lepsze.

2. Scharakteryzuj wszystkie swoje źródła pozyskiwania i zapisu pacjenta

Pacjenci do nas dzwonią, pacjenci zapisują się online przez naszą stronę internetową, pacjenci zapisują się na kolejną wizytę u lekarza, pacjenci zapisują się na kolejną wizytę w placówce, albo np. lekarze sami zapisują pacjentów, będąc w szpitalu (mają dostęp do swojego grafiku przyjęć), mamy zapisy przez marketplace, np. wp abc zdrowie itd. I wtedy sprawdźmy, czy wszystkie te źródła będą obsługiwane z naszego nowego systemu, aby nie prowadzić kilku grafików przyjęć.

3. Rozmowa z potencjalnymi użytkownikami systemu

Oczywiście ciężko aby w 100% zaangażować i rejestratorkę i managera i właściciela i specjalistę, ale możemy, jako osoba odpowiedzialna za wdrożenie systemu do placówki, porozmawiać z każdym z “przedstawicieli” i określić, co musi zawierać system i czego ewentualnie mu w dzisiejszym systemie brakuje. Natomiast, jeżeli chcemy to zrobić dobrze, to musimy poznać ich specyfikę pracy, bo czasami zdarza się, że oni nie powiedzą Ci, że czegoś im brakuje, bo nie będą znali alternatywy.

4. Priorytety funkcji:

Bardzo często zdarzy się, że nie znajdziemy systemu, który w 100% spełnia nasze oczekiwania. W takim przypadku warto, abyśmy znali priorytety, tzn. nasz główny aktualny problem jest taki, że nie mamy rejestracji online i chcemy go rozwiązać. A przy okazji, chcemy jeszcze rozwiązać problem a,b,c,d -> jeżeli okaże się, że system, który nam się podoba, rozwiązuje główny problem, ale nie wszystkie z tych kolejnych, to mimo wszystko pamiętajmy, że może być to zmiana na plus… a więc nie odwlekajmy wdrożenia, czekając na ten jeden wyjątkowy, bo on się może nigdy nie pokazać.
Image

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

5. UWAGA na umowy:

Przede wszystkim, zwracajcie uwagę na długość kontraktu, możliwość przerwania w trakcie, bez konsekwencji i możliwość migracji bazy do innego systemu (najlepiej od razu określić format pliku, w którym będzie ona dostarczona) i upewnijcie się, że baza będzie dostarczona bezpłatnie. 

Tak w zasadzie, to jest najważniejsze. Jeżeli firma chce z nami podpisać umowę na czas określony, to znaczy, że mają problem z tym, że klienci chcą od nich odchodzić z jakiegoś powodu, a więc jest to znak, że lepiej skorzystać z firm, które takiego obowiązku nie narzucają. Jeżeli firma ma problem z wpisaniem do umowy informacji i tym, że umożliwia pobranie pliku z danymi po rozwiązaniu umowy, to również jest to duży znak ostrzegawczy.

6. Sprawdź czy aktualnie masz możliwość dokonać wdrożenia:

Tzn. jeżeli masz taką sytuacje, że jesteś bardzo zabiegany, albo wiesz, że w firmie nie dokonasz zmiany systemu, ponieważ nie ma na to czasu, np. aktualnie prowadzisz rekrutację rejestratorek i wiesz, że nie będzie dostępu do wielu osób, które są potrzebne przy konfiguracji systemu, to lepiej wybierz inny czas wdrożenia. Taki, który będzie bardziej optymalny dla firmy.

7. Rozmawiaj o systemie w czasie, w którym chcesz go zmienić

Często zdarza się, że nie mamy możliwości wdrożenia systemu z różnych względów – szef jest przeciwnikiem zmiany, nie mamy aktualnie czasu na odpowiednie wdrożenie etc., a jednocześnie spotykamy się z przedstawicielami twórców systemów i prowadzimy rozmowy handlowe, trochę oszukując i siebie i tego przedstawiciela. W mojej perspektywie bez jesy to bez sensu – tzn. musimy jasno ustalić, czy chcemy np. w najbliższym kwartale zmienić system, i jeżeli ustaliliśmy, że mamy czas i możliwości, to wtedy szukamy systemu. Jeżeli chcemy to zrobić za pół roku, czy za rok, to oczywiście możemy zacząć tracić swój czas na poszukiwanie odpowiedniego systemu i ewentualnie spotkania się z przedstawicielami, aby nam pokazali możliwości, ale generalnie z mojej perspektywy jest to bardziej strata czasu. My w Proassist w 1 rok dodaliśmy 3 całkowicie nowe moduły, 34 funkcje i 67 usprawnień systemu. Ustalenie dzisiaj, że za rok wdrażam oprogramowanie x, jest w takim przypadku bez sensu, bo będziemy musieli za rok ten proces przechodzić na nowo. Więc warto sprawdzić, czy jest możliwość zmiany softu i ustalić jego termin jeszcze przed decyzją.

8. Sprawdźmy firmy dostarczająca oprogramowanie -> odpowiednia pomoc i procesy w firmie dostarczającej oprogramowanie.

Musimy sobie zdawać sprawę, że jeżeli korzystamy z systemu, to najprawdopodobniej będziemy mieli trochę kontaktów z firma, która dostarcza oprogrmowanie. Powinna ona mieć odpowiednie procesy prezentacji systemu i wdrożenia klienta u siebie, zorganizowane w taki sposób, aby Państwo mieli pewność, że firma wie co robi. Będziemy potrzebowali jej pomocy pewnie nieraz. Jest to w miarę łatwe do zdiagnozowania – wystarczy o to zapytać przedstawiciela podczas prezentacji. Jeżeli odpowie nam konkretnie, jakie będą kolejne kroki to super, a jeżeli powie, że nie musi się Pani obawiać – wszystkim się zaopiekujemy i będę cały czas do Pani dyspozycji, to już trochę średnio – bo to już takie handlowe sztuczki a nie konkret. Jeszcze gorzej będzie, gdy opiekun nam odpowie, że on będzie do nas przyjeżdżał, szkolił, wdrażał a następnie zawsze się nami opiekował, no bo pokazuje to jednoznacznie, że jeżeli on w firmie one man show, to znaczy, że inwestowanie w taką firmę jest bardzo niebezpieczne. W końcu cały nasz kontakt z firmą jest na jego głowie, a on nie jest hybrydą 🙂

Rynek firm dostarczających oprogramowanie dla branży medycznej jest mały i już od kilku lat zamknięty. 

Pojawiają się jakieś nowe firmy i za chwilę znikają. Są firmy, które są kilka lat na rynku i mają już stratę skumulowaną np. 6 milionów, przy przychodach około pół miliona rocznie. To wszystko jest do obejrzenia w danych w KRSie. Oczywiście, możemy sobie pozwolić na to, gdy korzystamy z np. jakiegoś programu do działań marketingowych, ale tutaj mówimy o danych pacjenta, za które odpowiadamy my, jako placówka. Nie możemy tych danych powierzać tak nieodpowiedzialnej firmie, która dzisiaj jest, a jak skończy się finansowanie, to jej nie będzie.

I podobnie jest z firmami małymi 3-4 osobowe, które mają małe przychody np. kilkaset tysięcy rocznie. Aktualnie jeden dobry programista zarabia dużo powyżej 100.000 rocznie, a gdzie kasa na resztę ekipy, serwer, zabezpieczenia? To wszystko kosztuje, a więc firma, od której bierzemy system musi mieć przychody, które są zdecydowanie powyżej miliona, dwóch złotych rocznie, abyśmy mieli pewność, że ta firma nie zostawi nas z problemem za jakiś czas i że są tam odpowiednie procedury bezpieczeństwa…Aktualnie są potrzebne coraz większe zasoby, aby dostosowywać system do potrzeb wynikających z e-zdrowia. Potrzebni są już, nie jeden, czy dwóch, ale kilku programistów na etacie aby nadążyć – rynek jest bardzo wymagający. Korzystanie z bardzo malutkich firm w tym aspekcie, jest po prostu niebezpieczne.

proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.