Pacjent jest w tym wypadku bardzo nietypowym klientem, do którego trzeba podejść w wyjątkowy i odpowiedni sposób. Co więcej, to zwykle rejestratorka jest pierwszą osobą, która ma kontakt z pacjentem i odpowiada za dobre pierwsze wrażenie.
Etyka pracy to zbiór norm i wartości moralnych, które kierują zachowaniem pracowników w miejscu pracy. Obejmuje zasady postępowania w relacjach z zespołem, klientami, partnerami biznesowymi oraz społeczeństwem.
Jak wygląda etyka w pracy rejestratorki medycznej?
Poufność i ochrona danych pacjenta
Jednym z fundamentów etyki zawodowej rejestratorki medycznej jest zachowanie poufności danych pacjentów. Rejestratorka ma dostęp do poufnych informacji medycznych, dlatego jej obowiązkiem jest ich ochrona. Utrzymywanie tajemnicy medycznej jest nie tylko zobowiązaniem prawnym, ale także wyrazem szacunku wobec pacjenta.
Profesjonalna komunikacja
Etyka zawodowa obejmuje również profesjonalną komunikację zarówno z pacjentami, jak i personelem medycznym. Rejestratorka powinna być rzeczowa i empatyczna w kontaktach z pacjentami, to wpływa na poziom zaufania i komfortu pacjenta w placówce medycznej. Osoba pracująca na tym stanowisku musi posiadać wiedzę na temat pracy gabinetu i wykonywanych w nim usług medycznych.
Sprawiedliwość w dostępie do usług
Rejestratorka medyczna powinna traktować wszystkich pacjentów z równym szacunkiem i dbać o sprawiedliwy dostęp do usług medycznych. Niezależnie od pochodzenia czy statusu społecznego, każdy pacjent zasługuje na uczciwe traktowanie i profesjonalną obsługę.
Skuteczne rozwiązywanie problemów
Rejestratorka medyczna ma za zadanie opiekować się pacjentem gabinetu lekarskiego od chwili gdy umówi się on na wizytę u specjalisty. Wiąże się to z faktem, że to ona najczęściej jest odpowiedzialna za rozwiązanie ewentualnych problemów. Jeśli pojawią się trudności związane z rejestracją, rozliczeniami czy innymi aspektami administracyjnymi, rejestratorka powinna podjąć się odpowiednich działań, aby skutecznie je rozwiązać.
Kształcenie zawodowe i ciągłe doskonalenie
Śledzenie zmian w przepisach, aktualizacja wiedzy dotyczącej procedur oraz uczestnictwo w szkoleniach to elementy wspierające rozwój zawodowy rejestratorki medycznej.
Dbałość o dobro placówki medycznej
Etyka zawodowa rejestratorki medycznej obejmuje również dbałość o dobre imię i reputację placówki medycznej, w której pracuje. Działania rejestratorki powinny przyczyniać się do pozytywnego wizerunku placówki, co ma wpływ na zaufanie pacjentów i współpracowników.
Podsumowanie
Etyka w pracy rejestratorki medycznej to nie tylko zbiór zasad, ale także fundament profesjonalizmu. Skrupulatność, empatia, rzetelność i zaangażowanie są najważniejsze. Poprzez przestrzeganie tych zasad, rejestratorka medyczna wspiera wysoką jakość
Istnieje wiele możliwości w tym aspekcie, ale omówię te, które przyniosą dla Was i dla Waszych pacjentów największe korzyści.
Najważniejszym “tipem” w zmniejszeniu połączeń będzie…
Rejestracja online
Każda placówka medyczna powinna korzystać już z rejestracji online dla swoich pacjentów. Jest to super rozwiązanie, które dodatkowo dobrze prezentuje się marketingowo. Dzięki korzystaniu w rejestracji online możliwe jest zbudowanie nowoczesnej placówki medycznej, która wychodzi w stronę pacjentów.
Jakie korzyści w wyeliminowaniu ilości połączeń daje rejestracja online
Efektywność czasową- dzięki tej usłudze pacjenci mają możliwość rezerwacji wizyt online i nie muszą dzwonić bezpośrednio do placówki.
Dostępność — pacjenci mają dostęp do rejestracji online 24 godziny na dobę. Ze swojego doświadczenia wiem, że jest to bardzo duże udogodnienie. Jeśli w ciągu dnia jesteśmy pochłonięci obowiązkami: czy to służbowymi, czy domowymi. Dopiero na koniec dnia przypominamy sobie, że mieliśmy umówić wizytę, to w tej sytuacji rewelacyjnie sprawdza się możliwość rejestracji online. O każdej porze dnia możemy umówić wizytę.
Zwiększenie satysfakcji pacjentów- dzięki rejestracji online dajemy indywidualność zapisu wizyty przez pacjenta oraz odpowiednie dopasowanie terminu.
Podczas rezerwacji wizyty online pacjenci mają obowiązek podać adres mailowy oraz swoje dane, to daje kolejne dwie korzyści: -Pierwsza to mailowe przypomnienie o wizycie, co zwiększa liczbę obecnych pacjentów. -Druga to poprawność danych pacjenta.
Podsumowując, rejestracja online może przynieść liczne korzyści dla placówki medycznej poprawiając zarówno efektywność pracy rejestracji jak i satysfakcję pacjentów.
Zapowiedź- komunikat powitalny w placówce medycznej
Zapowiedzi dla pacjentów dzwoniących do placówki medycznej mogą poprawić jakość obsługi oraz wpłynąć pozytywnie na odczucia pacjentów.
W zapowiedzi nie powinno zabraknąć
Informacji wstępnej takiej jak: do jakiej placówki się dodzwonił i czy jest możliwość rejestracji online. Taka informacja może automatycznie zmniejszyć liczbę oczekujących pacjentów. Jeśli potrzebujecie, aby pacjent do rejestracji przygotował jakieś dokumenty, również można taką informacją umieścić w zapowiedzi.
Komunikat poza godzinami pracy
Dla pacjentów, którzy dzwonią w czasie gdy placówka medyczna jest zamknięta, należy nagrać komunikat zawierający jak najwięcej szczegółów. Kiedy i w jakich godzinach pracuje rejestracja oraz jakie są inne metody rejestracji. Dzięki temu unikamy nieodebranych połączeń już na początku dnia pracy
Przykładowy komunikat:
“Tu ,rejestracja pacjentów czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 8-19. Zapraszamy do kontaktu telefonicznego w godzinach naszej pracy. Istnieje możliwość całodobowej rejestracji online na naszej stronie internetowej.”
Maile z przygotowaniem
Informacje mailowe z przygotowaniem dla pacjenta przed wizytą mogą mieć wpływ na zmniejszenie liczby połączeń. Emocje, jakie towarzyszą pacjentom w zapisie na wizytę u lekarza, mogą powodować, że nie zapamiętują oni tego co przekazała im osoba rejestrująca. Podczas rejestracji pacjenta pobieramy adres mailowy. Dzięki funkcjonalności systemu, z którego korzystam po wyborze danej usługi automatycznie wysyłana jest informacja o tym jak pacjent powinien się przygotować do wizyty u lekarza. W ten sposób skrócimy czas rozmowy, ponieważ przekazujemy tylko pacjentowi informację, że na podany adres mailowy otrzyma informacje o przygotowaniu do wizyty. Takie rozwiązanie eliminujemy ponowny kontakt pacjenta i skracamy czas rozmowy. Co w daje możliwości odebrania szybciej kolejnych połączeń od innych pacjentów.
Aktualizacja informacji na stronie
Informacje na stronie internetowej dla pacjentów są dostępne codziennie i całą dobę. Aktualna strona internetowa pozwala pacjentom na uzyskanie potrzebnych o usługach czy godzinach pracy gabinetu lekarskiego. Bez konieczności dzwonienia do placówki medycznej i generowana tym samym kolejnych połączeń
Plusem posiadania strony internetowej będzie wprowadzenie na stronie formularza kontaktowego. Daje to możliwość odpowiadania na pytania mailowo.
Rzetelnie prowadzona strona internetowa może wpłynąć pozytywnie na zaufanie pacjentów, ponieważ świadczy ona o profesjonalizmie i trosce o pacjenta.
Komunikacja SMS-owa
Pacjent otrzymuje informację SMS, na jaki termin oraz godzinę umówiona jest jego wizyta. W wiadomości powinna być informacja o adresie placówki medycznej, dostępnych formach płatności czy parkingu. Jest to spore udogodnienie dla rejestratorek, ale też w dużej mierze jest to bardzo wygodny sposób informowania pacjentów.
Informacja SMS z kodem do recepty czy skierowania. Dzięki temu rozwiązaniu pacjent po wizycie zawsze może sięgnąć do SMS-a bez konieczności dzwonienia do palcówki.
Dobrze sprawdzają się wiadomości z informacją o gotowym wyniku badania. Jeśli pacjent zostanie uprzedzony, że dostanie taką informację, to nie będzie wydzwaniał sam, aby poznać status swojego wyniku badania.
Na przykładzie tych kilku informacji możemy zaoszczędzić wiele czasu. Dzięki takim rozwiązaniom jak: rejestracja online, informacje mailowe czy SMS-owe, aktualizacja informacji na stronie internetowej placówki medycznej, zmniejszy się liczby niepotrzebnych połączeń i skróci się czasu rozmowy z jednym pacjentem.
Są to drobne działania, ale dla placówki medycznej bardzo ważne! Wpływają na jakość oraz czas pracy, a jak wiemy, rejestratorka medyczna ma dużo zadań do wykonania w ciągu dnia. Zaoszczędzony czas i energię może przeznaczyć na inne zadania, które są równie ważne.
Dzięki wprowadzaniu tych wszystkich usprawnień personel zyskuje więcej czasu na inne ważne zadania. Wiadomo, że nie jesteśmy w stanie zastąpić w 100 % pracy ludzkiej, ale dzięki tym działaniom damy naszej rejestratorce możliwość skupienia się na innych ważnych obowiązkach. Pokażemy pacjentom, że są dla placówki medycznej ważni i wprowadzamy udoskonalenia dla ich lepszego komfortu i satysfakcji.
Dobra rejestratorka medyczna powinna wykazywać szereg cech, które przyczynią się do efektywnej i profesjonalnej obsługi pacjentów oraz sprawnego funkcjonowania placówki medycznej.
Komunikatywność
Dobra rejestratorka medyczna powinna posiadać doskonałe umiejętności komunikacyjne. Musi być zrozumiała i uprzejma w kontakcie zarówno z pacjentami, jak i personelem medycznym.
Empatia
Zdolność do empatycznego podejścia do pacjentów jest kluczowa. Dobra rejestratorka medyczna powinna rozumieć potrzeby pacjentów, być gotowa służyć pomocą i radzić sobie z sytuacjami trudnymi.
Znajomość obsługi komputera i programów medycznych
Współczesne placówki medyczne często korzystają z systemów informatycznych. Dobra rejestratorka musi być zaznajomiona z obsługą tych systemów i sprawnie nimi operować.
Dokładność i precyzja
Biorąc pod uwagę charakter pracy z dokumentacją medyczną, dobra rejestratorka musi być bardzo dokładna i precyzyjna. Unika błędów w rejestracji pacjentów i utrzymaniu dokumentacji.
Organizacja i zarządzanie czasem
Praca rejestratorki medycznej często wymaga równoczesnego zarządzania wieloma zadaniami. Dobra organizacja pracy i umiejętność efektywnego zarządzania czasem są niezbędne.
Dyskrecja i ochrona danych
Rejestratorka medyczna ma dostęp do poufnych informacji pacjentów. W związku z tym, zachowanie pełnej dyskrecji i przestrzeganie zasad ochrony danych są ważne.
Rozwiązywanie problemów
Rejestratorka medyczna powinna być gotowa rozwiązywać problemy i podejmować decyzje w sytuacjach nietypowych. Elastyczność i umiejętność radzenia sobie z trudnościami mogą wiele ułatwić w pracy rejestratorki.
Profesjonalizm
Dobra rejestratorka medyczna wykazuje się profesjonalizmem w każdym kontakcie z pacjentami i personelem medycznym. Jest uprzejma, rzetelna i odpowiedzialna.
Te cechy pozwalają rejestratorkom medycznym skutecznie obsługiwać pacjentów, utrzymywać porządek w dokumentacji medycznej i przyczyniać się do efektywnego funkcjonowania placówki medycznej.
Rejestratorka medyczna i jej obowiązki
Odgrywa ona kluczową rolę w organizacji Twojej placówki medycznej. Jej obowiązki obejmują m.in. rejestrację nowych pacjentów, planowanie i potwierdzanie wizyt, obsługę korespondencji i telefonów, a także zarządzanie danymi pacjentów w systemach informatycznych.
Rejestratorka medyczna jest odpowiedzialna za wydawanie kart zdrowia, udzielanie informacji pacjentom dotyczących procedur medycznych, rozwiązywanie problemów związanych z umówionymi wizytami czy danymi pacjentów.Współpracuje również z personelem medycznym, dbając o płynność komunikacji i koordynację działań.
Obsługa płatności za usługi medyczne, wystawianie faktur, zachowanie poufności danych osobowych pacjentów, a także udział w szkoleniach dotyczących nowych procedur czy systemów to kolejne aspekty pracy rejestratorki medycznej. Dodatkowo, dba o pozytywną atmosferę w placówce medycznej, przyczyniając się do sprawnego funkcjonowania i satysfakcji pacjentów.
Rejestratorka medyczna, poprzez skoordynowane działania w obszarze administracyjnym, wpływa na efektywność i profesjonalizm placówki medycznej, tworząc jednocześnie przyjazne środowisko dla pacjentów i personelu medycznego.
Jak Proassist może pomóc rejestratorce medycznej w codziennej pracy?
System medyczny dla gabinetu lekarskiego to nowoczesne rozwiązanie, które nie tylko jest w stanie uprościć konieczne do przeprowadzenia procedury w trakcie wizyty. Co więcej, codzienne obowiązki rejestracji medycznej mogą być wykonywane szybciej. Do zalet korzystania z nowoczesnego oprogramowania medycznego należy między innymi:
Roczne przeglądy sprzętu są niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i skuteczności leczenia. Upewnij się, że wszystkie urządzenia działają prawidłowo i spełniają aktualne standardy. Sprawdź daty ważności produktów, które ją posiadają.
Rozważ skorzystanie z outsourcingu rejestracji telefonicznej
Wejście w nowy rok wiąże się także z podwyżkami płacy minimalnej. Od stycznia 2024 suma kosztów utrzymania pracownika na umowie o pracę z minimalną stawką wzrośnie do 596377 zł. Zwróć uwagę, że taką cenę będziesz musiał ponieść za pracę rejestratorki przez 8 godzin dziennie. Tymczasem, rejestratorka telefoniczna Proassist odbierze dla Ciebie każde połączenie od 08:00 do 20:00 w dni powszednie oraz od 08:00 do 15:00 w soboty. Koszt rejestratorki telefonicznej Proassist to zaledwie 499 zł/msc. Zastanów się zatem, czy warto zatrudniać pracownika na etat?
Jeśli planujesz zmiany w godzinach przyjmowania lekarzy, poinformuj o tym swoich pacjentów
Zarówno stali pacjenci leczący się na przewlekłe choroby, jak i osoby, które przychodzą z polecenia znajomych, mogą być przyzwyczajeni do godzin pracy specjalistów. Jeśli w nowym roku grafik ulegnie zmianie, pamiętaj o tym, by:
zmienić godziny otwarcia placówki w Google Wizytówce,
wywiesić ogłoszenie z informacją o zmianach w widocznym miejscu w placówce (na tablicy ogłoszeń, przy okienku rejestracji, na drzwiach gabinetu, itp.),
zamieścić informację o zmianach na stronie internetowej oraz na profilach w mediach społecznościowych,
na bieżąco zawiadamiać pacjentów, którzy przyjdą się zapisać lub zadzwonią.
BDO – sprawdź swoją umowę na odbiór odpadów medycznych
Upewnij się, że Twoja umowa z firmą odbierającą odpady medyczne jest aktualna i spełnia wszystkie wymogi prawne. Jeśli umowa zbliża się ku końcowi, zastanów się, czy chcesz ją przedłużyć, czy może czas na nową współpracę? Pamiętaj, żeby zająć się tym odpowiednio wcześnie, żeby nie zostać bez odbiorcy odpadów medycznych.
Obowiązkowe ubezpieczenie podmiotów wykonujących działalność leczniczą
Przed końcem roku sprawdź, do kiedy jest ważne ubezpieczenie dla Twojej placówki i lekarzy w niej pracujących. Jeśli ubezpieczenie jest jeszcze aktualne i nie ma potrzeby go przedłużać w tym momencie, weź do ręki kalendarz na nowy rok i zaznacz w nim datę końca ubezpieczenia (lub ustaw przypomnienie w telefonie).
Zmiana sposobu opodatkowania – kiedy najlepiej przejść z ryczałtu na liniówkę?
Początek roku to dobry czas na zmiany, również te związane z podatkami. Jeśli planujesz np. otworzyć swój własny gabinet, musisz zastanowić się wcześniej, jaką formę opodatkowania wybrać. Należy to policzyć! Wiesz mniej-więcej, ile możesz zarobić. Wiesz, że stawka może się zwiększyć – o ile wzrośnie wynagrodzenie. Dlatego musisz zrobić założenia odnośnie tych wydatków. Jeżeli chcesz pracować nie tylko swoimi rękoma (planujesz korzystać z wyposażenia, pomocy innych lekarzy, pielęgniarek, czy asystentów medycznych), to zwiększasz ilość kosztów. W tej sytuacji musisz zastanowić się nad inną formą prowadzenia działalności. Przede wszystkim nad spółką z o.o lub spółką komandytową.
Więcej na temat zmian opodatkowania w gabinetach medycznych dowiesz się z nagrania webinaru, w którym adwokat i doradca podatkowy Grzegorz Hatala udzielił porad w tej kwestii. Film znajdziesz tutaj!
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – przygotowanie do zmian
W zależności od wielkości firmy, w 2024 roku należy zacząć przygotowania do wprowadzenia systemu KSeF (będzie on obowiązywał od 01 lipca 2024 lub od 01 stycznia 2025). Oprogramowanie medyczne Proassist w 2024 roku będzie wprowadzać aktualizację, dzięki której będziesz miał wszystko co potrzebne do wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych w tym samym systemie, co harmonogram wizyt i EDM.
Przemyśl i wstrzymaj płatne strategie marketingowe
Początek roku to czas wysokich kosztów marketingowych. Zastanów się, czy to odpowiedni moment na inwestycje w drogie kampanie, ponieważ z początkiem roku łatwo o przepalenie budżetu.
Szkolenia i kursy
Początek roku często jest martwym sezonem dla branży szkoleniowej. Warto więc zastanowić się wcześniej, jakie szkolenia będziesz chciał odbyć w niedalekiej przyszłości i na początku roku się nimi zainteresować. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że ceny szkoleń na początku roku będą tańsze. To dobry moment na inwestycję w rozwój personelu.
Podwyżki cen w gabinecie medycznym – jak poinformować o nich pacjentów?
Informowanie klientów o podwyżkach cen jest zawsze dużym wyzwaniem. Nie można jednak tego uniknąć – zwłaszcza, że “wszystko idzie w górę” i potrzebujemy podniesienia cen, żeby nasza placówka na siebie zarabiała. Specjalnie dla branży medycznej przygotowaliśmy film, w którym doradzamy, jak skutecznie poinformować klientów o podwyżkach cen. Możesz obejrzeć go tutaj!
Przygotowanie placówki medycznej do nowego roku wymaga przemyślanych decyzji i dobrze zaplanowanych działań. Zebrane przez nas wskazówki pomogą Ci przygotować Twoją działalność do wejścia w nowy rok, zapewniając wysoką jakość usług i nie tracąc zaufania pacjentów.
Specjalnie dla managerów i właścicieli placówek medycznych, przygotowaliśmy także do pobrania checklistę, która pomoże odpowiednio przygotować się na wejście w nowy rok.
Czym dokładnie zajmują się rejestratorki medyczne?
Przede wszystkim rejestracją pacjentów oraz wszystkim co z nią związane: zapisywaniem, potwierdzaniem wizyt. Przekładanie lub odwoływanie wizyt to zadanie jest ściśle związane z panowaniem nad grafikiem lekarza. Rejestratorka medyczna z jednej strony dba o to, żeby znaleźć najbardziej dogodny termin dla pacjenta, z drugiej stara się, aby w grafiku lekarza nie było zbędnych luk.
W niektórych placówkach medycznych rejestratorki przyjmują od pacjentów materiały do badań, oraz są odpowiedzialna za przekazywanie ich do laboratorium. Następnie wydają wyniki tych badań pacjentom.
Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji medycznej również wchodzi w zakres obowiązków rejestratorek medycznych. Osoby na tym stanowisku wypełniają karty pacjenta, oraz dbają o to, aby wszystkie karty trafiały do gabinetu lekarskiego przed wizytą.
Rejestratorki wystawiają faktury oraz rachunki za świadczenia medyczne. Pacjent udaje się do recepcji po zakończonym badaniu w celu uregulowania opłaty. Osoby zatrudnione w rejestracji medycznej obsługują pacjenta od momentu zapisu do wyjścia z przychodni.
Rejestratorka medyczna często rozwiązuje problemy pacjentów: tłumaczy im jak trafić do placówki i jak się po niej poruszać.
Rejestratorka medyczna przekazuje dodatkowe informację od lekarza dla pacjentów i na odwrót. Jeżeli pacjent chce o coś zapytać lub coś przekazać to najczęściej właśnie rejestratorka zajmuje się przekazem tych informacji.
Wielozadaniowość rejestratorek medycznych
Pracownik rejestracji medycznej powinien być wielozadaniowy.
Wiąże się to z szerokim zakresem obowiązków, które czekają na osobę na tym stanowisku. Prowadzenie dokumentacji medycznej oraz sporządzanie sprawozdań wymaga dużej staranności.
W placówkach medycznych zdarzają się rozmaite sytuacje, związane z opóźnieniami, czy nagłą nieobecnością lekarza. Dlatego rejestratorki medyczne powinny posiadać umiejętność łagodzenia tego typu sytuacji.
Zakres jej obowiązków obejmuje czynności, które wiążą się zarówno z dużą starannością, jak i komunikatywnością. Rejestratorki medyczne dbają o poprawne prowadzenie dokumentacji medycznej i są w stałym kontakcie z pacjentami. Dlatego praca na tego typu stanowisku wymaga dobrej organizacji czasu oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach.
Pozwala ona nie tylko na zwiększenie efektywności pracy, ale przede wszystkim daje cenne minuty, które lekarz może poświęcić bezpośrednio na interakcje z pacjentem. W dzisiejszym artykule przybliżymy funkcje systemu Proassist, które usprawnią pracę lekarza.
Powielanie recept
Możliwość szybkiego i łatwego powielania recept jest nieocenionym narzędziem dla lekarzy i pracowników medycznych. Wielu pacjentów choruje przewlekle, a co za tym idzie muszą oni zażywać leki stale i co jakiś czas zgłaszać się po recepty na nie. Dzięki funkcji powielania recept można w prosty sposób skopiować już wystawioną receptę, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania informacji.
Szablony wizyt
Standardowe procedury i rutynowe zadania w medycynie mogą zostać ułatwione dzięki zastosowaniu szablonów wizyt. Umożliwiają one szybkie wypełnianie danych pacjenta, historii choroby czy innych ważnych informacji, bazując na wcześniej przygotowanych wzorach. Dzięki temu możemy zaoszczędzić czas oraz zapewnić spójność i kompletność gromadzonych informacji.
Zamiast tworzyć każdorazowo dokumenty od podstaw lub ręcznie wprowadzać dane pacjenta, system proassist oferuje zestaw gotowych dokumentów, które pacjenci mogą podpisać bezpośrednio w systemie, za pomocą tableta. Może to dotyczyć zgód na zabiegi, informacji o przetwarzaniu danych osobowych czy innych kluczowych formularzy. Automatyzacja tego procesu przyspiesza pracę i zwiększa profesjonalizm placówki.
Automatyczne odwoływanie wizyty
Każda placówka medyczna zna problem nieobecności pacjentów na umówionych wizytach. Dzięki funkcji automatycznego odwoływania, system może samodzielnie wysyłać przypomnienia o zbliżającej się wizycie oraz umożliwiać pacjentom szybkie i łatwe odwołanie wizyty, jeśli nie są w stanie jej dotrzymać. To pomaga lepiej zarządzać harmonogramem i zmniejszać liczbę „pustych” terminów.
Przedpłaty dla pacjentów
Współczesny pacjent oczekuje elastyczności także w kwestii płatności za usługi medyczne. Funkcja przedpłat w systemie proassist pozwala na szybkie i łatwe przyjmowanie opłat przed wizytą, co może zwiększyć zaangażowanie pacjenta, zmniejszyć ryzyko nieobecności oraz poprawić płynność finansową placówki. Jest to wygodne nie tylko dla pacjenta, który może zapłacić za wizytę za pomocą telefonu, ale także dla właściciela placówki, który nic nie straci w razie nieobecności pacjenta.
Podsumowując, automatyzacja w systemie Proassist przynosi wiele korzyści dla placówek medycznych. Dzięki opisanym wyżej usprawnieniom możesz nie tylko oszczędzać czas i zasoby, ale także zapewnić wyższą jakość obsługi pacjentów. W dobie cyfryzacji warto inwestować w nowoczesne rozwiązania, które przyspieszą i ułatwią codzienną pracę. Chcesz porozmawiać z nami na ten temat? Umów się na prezentację!
Pani Joanna, manager w Ortho Plus, szczególnie ceni sobie integrację systemu z platformą Znanego Lekarza:
„Dzięki aktywnej integracji ze Znanym Lekarzem mamy pewność, że żadna wizyta nie zostanie pominięta czy zdublowana. Pacjenci mogą rezerwować wizyty na różne sposoby – przez telefon, stronę WWW czy właśnie przez portal Znanego Lekarza, a my mamy pewność, że każda rezerwacja jest odnotowywana w systemie Proassist. To ułatwia nam pracę i eliminuje potrzebę skakania między różnymi programami.”
System Proassist daje również pewność w zakresie dokumentacji medycznej, co podkreśla Pani Joanna Ortho Plus:
„Nasi lekarze mają dostęp do wszystkich potrzebnych formularzy i druków, takich jak e-skierowania czy e-zwolnienia. Wszystko działa elektronicznie, co znacząco przyspiesza pracę i eliminuje zbędną papierologię. Na koniec dnia mam pewność, że wszystkie dokumenty są właściwie przypisane i archiwizowane.”
Różnorodność specjalistów pracujących w Ortho Plus – od ortopedów przez dietetyków po fizjoterapeutów – sprawia, że wszechstronność systemu Proassist jest nieoceniona. Jak mówi lek. Daniel Płomiński z Ortho Plus:
„Wszyscy korzystamy z jednego systemu do rezerwacji wizyt czy wystawiania skierowań. Jest to ogromne ułatwienie. Ponadto, bezpośredni kontakt z działem technicznym Proassist pozwala szybko rozwiązać ewentualne problemy, co pozwala mi skupić się na moich pacjentach.”
Podsumowując, Proassist w Ortho Plus to nie tylko narzędzie ułatwiające codzienną pracę, ale też gwarancja jakości i pewności, że wszystkie procesy odbywają się sprawnie i zgodnie z obowiązującymi standardami. W dobie cyfrowej transformacji takie rozwiązania są nieocenione dla placówek medycznych pragnących świadczyć usługi na najwyższym poziomie.
Migracja danych medycznych, czyli inaczej przeniesienie bazy danych pacjentów, polega na przeniesieniu danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego. Pozwala na zachowanie wszystkich kart świadczeniobiorców oraz dostępu do całej dokumentacji medycznej stworzonej w poprzednim systemie, co jest niezbędne w celu zachowania ciągłości pracy lekarza.
Dzięki możliwości przenoszenia danych z jednego programu do drugiego nie ma konieczności zakupu nowego sprzętu. Wszystko odbywa się wirtualnie, dzięki czemu nie ma potrzeby inwestowania w nowe urządzenia.
Przeniesienie bazy danych medycznych zapewni Ci stały dostęp do całej dokumentacji medycznej, tworzonej od początku istnienia gabinetu lub przychodni. Zmieniając oprogramowanie medyczne, nie musisz martwić się o to, że stracisz jakiekolwiek archiwalne e-recepty, e-zwolnienia lekarskie, czy e-skierowania. Cała historia wizyt, rozliczenia, dane pacjentów oraz pozostałe dokumenty medyczne wytworzone w do tej pory wykorzystywanym systemie znajdą się w nowym programie bez pominięcia żadnych jej elementów.
Na co zwrócić uwagę przy przenoszeniu bazy danych medycznych?
Najważniejsze przy zmianie oprogramowania medycznego jest to, aby nie stracić danych, gromadzonych przez dłuższy czas u poprzednich dostawców usługi. Przeniesienie danych zapewnia ciągłość pracy, ponieważ przyjmowanie pacjentów z nowym programem rozpoczynasz ze wszystkimi ich kartami i możliwością wglądu w notatki z poprzednich wizyt. Masz stały dostęp zarówno do nich, jak i do całej dokumentacji medycznej oraz grafiku lekarzy.
Pamiętaj, aby przy przenoszeniu danych pacjentów zadbać o to, by dotychczasowy dostawca oprogramowania medycznego przekazał Ci odpowiedni plik z danymi wyeksportowany z poprzedniego systemu. Najlepiej będzie, jeśli przed wysłaniem prośby o przekazanie danych, skontaktujesz się z firmą, która wykona usługę migracji danych i zapytasz, jaki rodzaj pliku będzie im potrzebny.
Uwaga: Zdarza się, że oprogramowania medyczne w celu uniknięcia obowiązku prawnego z przygotowaniem danych do migracji danych nazywają się oprogramowanie komputerowe. W ten sposób mówią, że zapis prawny dotyczący oprogramowania medycznego ich nie dotyczy.
„możliwość prowadzenia i udostępniania dokumentacji w formatach i standardach wydanych na podstawie art. 11 ust. 1a i 1b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2019 r. poz. 408, 730, 1590 i 1905), a w przypadku ich braku – możliwość prowadzenia i udostępniania dokumentacji w standardach HL7 oraz DICOM lub innych standardach i formatach;„
Jaki system będzie najbezpieczniejszy do przechowywania danych medycznych?
Przy wyborze nowego systemu do swojej placówki, weź pod uwagę system medyczny w chmurze. Przeniesienie danych medycznych do oprogramowania działającego w chmurze zapewnia większe bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji medycznej i większą swobodę w ich używaniu. Program instalowany na komputer umożliwia korzystanie z systemu tylko na tych urządzeniach, na których system został zainstalowany. Chmurowy system medyczny ma natomiast tą przewagę, że pozwala na wybór urządzenia, na którym będziesz z niego korzystać. Tak jest w przypadku systemu Proassist dla gabinetów medycznych, z którego możesz korzystać zarówno z komputera w przychodni, jak i z prywatnego laptopa czy innego urządzenia zlokalizowanego poza gabinetem medycznym.
Eksport bazy danych do Proassist ze starego systemu
Migrację bazy danych do Proassist wykonamy dla Ciebie za darmo, jeśli zdecydujesz się na nasze usługi.
Proassist jest programem do gabinetu, który pracuje przez Internet, dzięki czemu masz stały dostęp do terminarza wizyt oraz elektronicznej dokumentacji medycznej. Wystarczy wpisać login i hasło i możesz rozpocząć przyjmowanie pacjentów, dodawanie wizyt oraz prowadzenie EDM z telefonu, tabletu, czy komputera.
W ramach korzystania z oprogramowania medycznego Proassist masz również dostęp do czytelnego kalendarza lekarskiego. Jeżeli w Twoim poprzednim programie do obsługi gabinetu były zapisane jakiekolwiek wizyty – wszystkie bez przeszkód przeniosą się do terminarza wizyt Proassist. Dzięki temu, nie będzie konieczności ponownego wprowadzania ich do grafiku lekarzy.
Jeżeli prowadzisz gabinet lekarski lub placówkę medyczną od dłuższego czasu, to dobrze znasz obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej i z pewnością posiadasz bogate kartoteki pacjentów. Wprowadzanie wszystkich danych na nowo byłoby kłopotliwe i zajęłoby mnóstwo czasu. Migracja danych pozwala na wgląd w karty pacjenta bezpośrednio po zmianie programu do gabinetu lekarskiego. W Proassist prowadzenie kartoteki jest bardzo intuicyjne. Weryfikacja danych podczas dodawania pacjenta do systemu zapobiega wprowadzeniu dwóch kart tej samej osoby. Gwarantuje to porządek w kartotece.
Jak przebiega przeniesienie danych do programu medycznego Proassist?
Przeniesienie bazy danych odbywa się w kilku krokach.
1. W pierwszej kolejności podpisywana jest odpowiednia umowa, która gwarantuje pełną poufność danych, reguluje cel migracji danych i przebieg usługi.
2. Następnie należy wykonać migrację danych ze starego oprogramowania medycznego. W tym celu należy skontaktować się z pomocą techniczną systemu medycznego, w celu wygenerowania odpowiednich plików. Najbardziej preferowanym formatem otrzymanych plików jest CSV lub XML, natomiast bardzo często zdarza się, że są one w formacie SQL lub całkowicie innym, nadanym przez obecne oprogramowanie. Jeżeli jest to inny plik, to powinna zostać dołączona instrukcja, w jaki sposób nowi dostawcy mają wyciągnąć odpowiednie dane. Należy mieć na uwadze fakt, że obecne oprogramowanie medyczne ma obowiązek prawny na przygotowanie takiego pliku z możliwością odtworzenia w innym programie.
3. W kolejnym etapie zahasłowana baza danych przekazywana jest do Proassist. Hasło przekazywane jest innym kanałem komunikacji niż samą bazę.
4. Nasi specjaliści wdrażają dane do oprogramowania medycznego.
Po wielu przeniesieniach zdobyliśmy już duże doświadczenie w migracji danych medycznych. Robimy to w taki sposób, że po otrzymaniu bazy sprawdzamy dane i porównujemy z kartą wizyty, następnie dokładnie opisujemy klientowi, do których formularzy w naszym systemie będą przeniesione konkretne dane. Ustalamy również z klientem, które dane przenosimy. Należy pamiętać, że w zależności od bazy może się tak zdarzyć, że np. wywiad i badanie w danej bazie będzie w jednym wierszu i nie będzie dało się rozpoznać, które jest które. Ważne jest, aby wcześniej poinformować klienta, które dane pójdą w które pola.
Baza danych z innego oprogramowania medycznego
Kilkukrotnie przenosiliśmy już bazę z ogólnodostępnych popularnych programów. W takim przypadku mamy przygotowane “roboty” do przenoszenia bazy, a więc taka migracja jest o wiele szybsza i tańsza niż standardowa.
Czas migracji danych
Standardowo, ustalamy 30 dni na przeniesienie bazy z poprzedniego systemu medycznego do Proassist od momentu otrzymania danych. O ile w przypadku systemów, w których już przenosiliśmy bazy danych ten termin jest zdecydowanie krótszy, o tyle w momencie, w którym jest to baza z programu, z którego nie przenosiliśmy danych, trwa to od dwóch do trzech tygodni.
Koszt przeniesienia danych
Jeżeli zastanawiałeś się, czy oprogramowania medyczne pobierają opłaty za przenoszenie danych do nowego systemu, to wszystko zależy od firmy oraz od podpisywanej umowy. Zdarza się tak, że jeżeli klient decyduje się na podpisanie umowy na dłuższy okres, to koszt jest obniżony lub całkowicie wrzucany w koszty miesięcznego abonamentu. Dodatkowo, istnieje możliwość rozbicia kosztów na raty lub zapłacenia jednorazowo, dzięki czemu nie ma konieczności wiązania się umową na dłużej. W przypadku migracji bazy danych z programów medycznych, z których były już przenoszone dane do Proassist, koszty są niższe.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat migracji danych – skontaktuj się z nami.
Jeżeli rozważasz zmianę oprogramowania medycznego, z pewnością zastanawiasz się, co stanie się z danymi, które do tej pory zgromadziłeś w swoim dotychczasowym systemie medycznym. Dzięki możliwości przeniesienia danych (czyli migracji), nie musisz martwić się o utratę danych zgromadzonych do tej pory. Migracja danych zapewnia zachowanie ciągłości pracy, która jest niezbędna w pracy każdego lekarza.
System dla gabinetu lekarskiego Proassist wspiera swoich użytkowników w migracji danych. Migracja bazy danych do Proassist jest bardzo prosta i przebiega w kilku krokach. Dzięki temu, że oprogramowanie działa w chmurze, możesz korzystać z niego za pomocą dowolnego urządzenia. Po przeniesieniu danych do programu Proassist zyskujesz stały dostęp do EDM – historii wizyt, kart pacjenta oraz e-recept, e-skierowań, czy e-zwolnień. Program wyświetli pełny terminarz wizyt przeniesiony z poprzedniego systemu. Kalendarz lekarski jest funkcjonalny i czytelny, co pozwoli Ci się szybko odnaleźć w pierwszych etapach korzystania z nowego systemu, po migracji danych.
To narzędzie oferuje nowoczesne i wygodne podejście do komunikacji, znacząco różniące się od tradycyjnych wiadomości SMS. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest chatSMS, jak działa, oraz jakie korzyści przynosi w porównaniu do zwykłych wiadomości SMS. Już wcześniej poruszaliśmy ten temat, ale teraz skupimy się na rozwoju tej funkcji i wyjaśnimy różnice między zwykłymi SMS-ami a chat SMS-ami.
Wzrost popularności SMS w komunikacji placówek medycznych z pacjentem
Zmieniające się realia życia, nowe technologie i coraz bardziej mobilny styl funkcjonowania ludzi sprawiają, że tradycyjne formy komunikacji w medycynie, takie jak rozmowy telefoniczne czy umówienie się na wizytę bezpośrednio w placówce medycznej, nie zawsze spełniają oczekiwania pacjentów. Coraz częściej pacjenci preferują krótkie, prostsze i szybsze komunikaty – i tutaj wkracza SMS. Dlatego tak istotne jest, aby systemy medyczne były “na czasie” i oferowały swoim użytkownikom prosty sposób komunikacji za pomocą wiadomości SMS.
Oczywiście, nie chodzi tutaj tylko o wysyłanie kodu e-recepty lub e-skierowania w formie wiadomości SMS, ale także o inne ważne sprawy, takie jak przypomnienia o wizytach. Pacjenci potrzebują przypominania o terminach wizyt, ale nie zawsze mogą odebrać telefon od rejestracji. Poza tym, rejestratorka, która musi dzwonić z potwierdzeniem wizyty traci na to sporo czasu i niejednokrotnie robi to kosztem nie odbierania połączeń przychodzących. Nowi pacjenci, którzy usiłują umówić się na wizytę w przychodni, nie mogą się dodzwonić, bo rejestratorka jest zajęta potwierdzaniem wizyt już wcześniej umówionych. Przychodnia prawdopodobnie straci przez to pacjenta.
Co to jest chatSMS w systemie medycznym?
W sytuacji, którą opisaliśmy wyżej, z pomocą wkracza chat SMS. Co to takiego? ChatSMS to zaawansowana forma komunikacji, która łączy zalety tradycyjnych wiadomości tekstowych z funkcjonalnością czatów internetowych. W kontekście systemu Proassist, chatSMS pozwala na bezpośrednią, dwukierunkową komunikację między pacjentami a personelem medycznym w sposób bardziej interaktywny i elastyczny. Kluczowa jest tutaj właśnie dwukierunkowość, która pozwala nie tylko poinformować pacjenta o zbliżającej się wizycie w gabinecie, ale także lekarze lub rejestratorki mogą odpowiedzieć na pojawiające się pytania rozmówcy.
Konkretniej – ta nowoczesna usługa pozwala lekarzom na wysyłanie wiadomości tekstowych (SMS) bezpośrednio z systemu do pacjentów. To prosty i wygodny sposób na potwierdzenie wizyt, przypomnienie o nadchodzących spotkaniach oraz na ogólną komunikację z pacjentem, a tym samym na poprawę relacji i procesów komunikacji między pacjentem a przychodnią.
Największą zaletą tego rozwiązania w komunikacji z pacjentem jest fakt, że pacjent może odpowiedź na wiadomość SMS, a użytkownik oprogramowania medycznego zobaczy tą odpowiedź bezpośrednio w oknie systemu. Proces jest o tyle prosty dla użytkowników systemu, że czat otwiera się w oknie systemu i pracownik placówki może ponownie na taką wiadomość odpowiedzieć – jak na czacie na żywo.
Kluczowe cechy chatSMS
Dwukierunkowa komunikacja w czasie rzeczywistym: umożliwia natychmiastową wymianę wiadomości pomiędzy pacjentem a placówką.
Integracja z systemem medycznym: chatSMS jest prosty w obsłudze i bezpośrednio zintegrowany z systemem Proassist, co oznacza, że nie musisz odpisywać pacjentowi za pomocą smartfona, bo w oknie systemu otworzy się okienko czatu, które umożliwi swobodną komunikację. Numer dopasowany do danego pacjenta będzie też wyświetlał się pod Jego nazwiskiem, więc nie będziesz musiał zastanawiać się, kto napisał SMS.
Historia wiadomości: wszystkie rozmowy są zapisywane i mogą być łatwo dostępne do przeglądu i analizy. Masz zatem dostęp do historii wiadomości i w każdej chwili możesz sprawdzić, co i kiedy napisał pacjent.
Indywidualny charakter: możesz sam zdecydować, co napiszesz pacjentowi. Możesz poinformować go o konieczności przygotowania się na badanie lub jeśli przychodzi na wizytę bilansową z dzieckiem, to możesz pokierować go do wejścia przez zdrową stronę pacjenta. Możesz także poinformować o dostępnych miejscach parkingowych lub po prostu odwołać wizytę, czy przekazać inne ważne informacje.
Różnice między zwykłymi SMS’ami a chat SMS
Choć zwykłe SMS-y są świetnym narzędziem do przypominania pacjentom o wizytach u lekarzy, mają pewne ograniczenia. Są wysyłane z „systemowego” numeru telefonu i nie są rejestrowane jako pełna historia konwersacji. Oznacza to, że jeśli pacjent odpowie na taki SMS, przychodnia ich nie zobaczy. Jest to szczególnie ważne w przypadku anulowania wizyty — choć pacjent może odpisać, że odwołuje spotkanie specjalnym kodem, to lekarz nie będzie mógł zobaczyć jego prośby o ponowne zapisanie się na usługę w innym terminie.
Na szczęście, funkcja Chat SMS to rozwiązanie tego problemu. System Proassist przydziela lekarzom indywidualne numery telefonów, dzięki którym mają pełen wgląd w historię rozmowy z pacjentem i proces staje się o wiele łatwiejszy. Teraz gdy pacjent odpowie na chat SMS, lekarz otrzyma wiadomość i będzie mógł sprawdzić całą historię korespondencji. To oznacza pełną kontrolę i brak nieścisłości w komunikacji.
Interaktywność:
ChatSMS: umożliwia dynamiczną, interaktywną rozmowę podobną do komunikatorów internetowych. Obie strony mogą uczestniczyć w rozmowie w czasie rzeczywistym, co przyspiesza wymianę informacji i umożliwia szybsze rozwiązywanie problemów.
Zwykły SMS: jeśli mówimy o ręcznym wysyłaniu SMS, to komunikacja odbywa się w sposób mniej interaktywny, z opóźnieniami wynikającymi z charakteru jednokierunkowego przesyłania wiadomości. Każda wiadomość jest wysyłana i odbierana oddzielnie, co może prowadzić do nieporozumień i opóźnień. Ponadto, jeśli pacjent odpowie na automatyczny SMS z przypomnieniem o wizycie w sposób inny niż nakazuje treść wiadomości (np. podanie kodu), to po drugiej stronie nikt nie będzie mógł odpowiedzieć na taką wiadomość, bo nikt jej nie zobaczy.
Integracja z systemem:
ChatSMS: jest integralną częścią systemu Proassist, co umożliwia automatyczne przypisywanie wiadomości do odpowiednich kart pacjentów, harmonogramów i dokumentacji medycznej. Czat na żywo otwiera się też w oknie systemu, a więc nie musisz korzystać z dodatkowych programów.
Zwykły SMS: Może być zintegrowany z systemem Proassist tylko w formie masowego wysyłania wiadomości do numerów przypisanych danym pacjentom. To znaczy, system może automatycznie wysłać do pacjentów SMS’y z przypomnieniem o wiycie lub marketingowe wiadomości zachęcające do skorzystania z promocji na zabieg, ale działa tylko w jedną stronę. Nie można odczytać wiadomości.
Historia korespondencji:
ChatSMS: w każdej chwili możesz zajrzeć do historii korespondencji z pacjentem, która jest widoczna w systemie medycznym.
Zwykły SMS: ogranicza się do podstawowej funkcji przesyłania tekstu, bez możliwości dodatkowych integracji i funkcji wspomagających.
Jedną z najważniejszych zalet chat SMS jest możliwość personalizacji wiadomości. System Proassist pozwala lekarzom dostosować wiadomości do indywidualnych potrzeb pacjentów. Na przykład, lekarz może dodać informacje o tym, że pacjent powinien przyjść 10 minut wcześniej przed planowanym terminem wizyty, aby wypełnić dodatkowe dokumenty. Ta personalizacja sprawia, że pacjenci czują się bardziej docenieni i zadowoleni z usług świadczonych przez placówkę medyczną.
Efektywność i oszczędność czasu
Usługi chat SMS i zwykłe SMS-y są nie tylko wygodne, ale także efektywne i oszczędzają czas zarówno lekarzom i rejestratorkom medycznym, jak i pacjentom. Szybkie wysyłanie wiadomości tekstowych umożliwia przypomnienie pacjentom o wizytach, co jest kluczowe dla utrzymania harmonogramu i uniknięcia opóźnień. Automatyczne kody do odwoływania wizyt eliminują konieczność ręcznego monitorowania i ułatwiają zarządzanie harmonogramem.
Automatyzacja i zarządzanie dokumentacją medyczną
Automatyczne przypisywanie historii wiadomości z czatu SMS do kart pacjentów i harmonogramów oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów administracyjnych.
Jak uruchomić usługę Chat SMS w Proassist?
Uruchomienie usługi chat SMS w systemie Proassist jest prostym procesem, który pomoże Ci jeszcze bardziej usprawnić komunikację z pacjentami. Oto kroki, które musisz podjąć, aby cieszyć się wszystkimi zaletami tej nowoczesnej funkcji:
Kroki do uruchomienia usługi Chat SMS:
1. Skontaktuj się z Działem Pomocy Technicznej Pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z Działem Pomocy Technicznej Proassist. Pamiętaj, by precyzyjnie wyjaśnić swoją sprawę. Powiedz im, że chciałbyś uruchomić usługę chat SMS i zapytaj, jakie są dostępne opcje.
2. Przydzielanie indywidualnego numeru telefonu Po potwierdzeniu wyboru usługi chat SMS, Proassist przydzieli Twojemu gabinetowi indywidualny numer telefonu. To właśnie ten numer będzie służył do wysyłania wiadomości tekstowych do pacjentów i umożliwi Ci pełny wgląd w historię komunikacji.
3. Krótkie szkolenie obsługi Następnie, otrzymasz krótkie szkolenie od zespołu Proassist. Podczas tego szkolenia dowiesz się, jak korzystać z nowej opcji w systemie, jak wysyłać wiadomości do pacjentów oraz jak sprawdzać historię rozmów. Szkolenie jest bardzo szczegółowe, więc szybko opanujesz wszystkie funkcje.
4. Możliwość nagrania szkolenia Jeśli obawiasz się, że coś przeoczysz lub czegoś nie zapamiętasz, możesz poprosić o nagranie szkolenia. Dzięki temu będziesz mógł wrócić do materiałów w dowolnym momencie lub przekazać je swoim współpracownikom.
Ciesz się zaletami Chat SMS!
Po przeprowadzeniu szkolenia, będziesz gotowy do korzystania z nowej funkcji chat SMS. Błyskawicznie przypominaj pacjentom o wizytach, potwierdzaj terminy wizyt, a także prowadź spersonalizowaną komunikację. Teraz, dzięki indywidualnemu numerowi, będziesz mógł śledzić całą historię konwersacji z pacjentami i niezawodnie zarządzać harmonogramem wizyt.
Ciesz się zaletami usługi chat SMS i zadbaj o wygodę swoich pacjentów. Dzięki temu innowacyjnemu rozwiązaniu Proassist, Twoja placówka medyczna będzie jeszcze bardziej nowoczesna, efektywna i doceniona przez pacjentów.
Podsumowanie
Chat SMS w systemie Proassist to nowoczesne narzędzie komunikacyjne, które oferuje liczne korzyści w porównaniu do tradycyjnych wiadomości SMS. Dzięki integracji z systemem medycznym, interaktywności i dodatkowym funkcjom, chat SMS znacząco poprawia jakość i efektywność komunikacji między pacjentami a personelem medycznym. Wprowadzenie chat SMS do codziennej praktyki może przyczynić się do lepszego zarządzania opieką zdrowotną oraz zwiększenia satysfakcji pacjentów.
Nie ma wątpliwości, że funkcja chat SMS jest bardzo istotnym narzędziem dla każdej placówki medycznej, która stawia na innowacyjne rozwiązania i doskonałą komunikację z pacjentami.
A może sam układasz swój harmonogram wizyt i telefoniczna rejestracja pacjentów spoczywa na Twojej głowie? Podałeś na stronie swój indywidualny numer telefonu i teraz nawet w wolnym czasie pacjent dzwoni?
Czy istnieje sposób, aby rozwiązać te problemy i zapewnić pacjentom lepsze doświadczenie? Odpowiedź brzmi: tak! Pozwól, że przedstawię Ci outsourcing rejestracji medycznej.
Co to jest outsourcing rejestracji?
Outsourcing rejestracji to rozwiązanie mające na celu poprawę obsługi pacjentów. Polega na przekazaniu zadań rejestracji zewnętrznej firmie, takiej jak Proassist. Dzięki temu placówki medyczne mogą skupić się na świadczeniu wysokiej jakości opieki zdrowotnej, podczas gdy specjalnie przeszkolony personel zajmuje się rejestracją pacjentów i gwarantuje wysoką jakość obsługi.
Przekierowanie połączenia z Twojego dotychczasowego numeru do Proassist zapewni uniknięcie konieczności informowania pacjentów o zmianie numeru telefonu. Rejestratorki Proassist zajmą się odbieraniem połączeń, przesunięciem umówionych wizyt czy potwierdzeniem obecności pacjenta na wizycie w zaplanowanym wcześniej terminie. Rejestracja pacjentów odbywa się szybko, sprawnie i z korzyścią dla obu stron – pacjenta i lekarza.
Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z profesjonalnej obsługi rejestracji Proassist, to proces integracji przebiega szybko i w miłej atmosferze. System Proassist podpowiada rejestratorkom szczegółowe informacje dotyczące Twojej placówki. Odpowiednia konfiguracja pozwala na to, by jeszcze przed odebraniem telefonu rejestratorka wiedziała, że pacjent dzwoni na Twój numer. Doskonałe narzędzie jakim jest skrypt rozmów, z którego jednocześnie korzystają rejestratorki pozwala na profesjonalną rejestrację pacjentów oraz na udzielenie odpowiedzi na każde pytania i wątpliwości pacjenta.
Dla jakich placówek jest outsourcing rejestracji medycznej?
Rejestracja pacjentów może być wyzwaniem dla wielu placówek medycznych, zarówno małych gabinetów, jak i dużych centrów medycznych. Odbieranie połączeń przychodzących powinno być wykonywane poprawnie, by zakończyło się sprzedażą usługi. Dlatego zewnętrzna rejestracja telefoniczna to rozwiązanie dla każdej placówki, której zależy na dobrych relacjach z pacjentami i dużej ilości umówionych wizyt.
Wprowadzenie outsourcingu rejestracji telefonicznej może przynieść znaczące korzyści, które poprawiają jakość usług i komfort pracy personelu medycznego. Poniżej przedstawimy dwie historie, które ilustrują, jak outsourcing może zmienić codzienne funkcjonowanie różnych typów placówek medycznych.
Historia 1: Mały gabinet, wielkie wyzwania
Dr. Jan Kowalski prowadzi jednoosobowy prywatny gabinet medyczny w małym miasteczku. Jako lekarz z wieloletnim doświadczeniem, zawsze stawiał na indywidualne podejście do pacjentów. Jednak w ostatnich latach zaczyna odczuwać, że jego praca przynosi więcej stresu niż satysfakcji.
Problemy Każdego dnia, oprócz przyjmowania pacjentów, dr Kowalski musi odbierać telefony, umawiać wizyty i oddzwaniać do osób, które próbowały się z nim skontaktować w czasie, gdy był zajęty. Telefony nie ustają nawet po godzinach pracy, a dr Kowalski spędza wieczory na oddzwanianiu i układaniu harmonogramu na kolejne dni.
Rozwiązanie Zdecydował się na najbardziej odpowiednie dla tej sytuacji rozwiązanie – na zewnętrzną rejestrację telefoniczną. Firma Proassist przejęła obsługę wszystkich telefonów, umawianie wizyt oraz potwierdzanie terminów. To, co w tym wszystkim najlepsze – dr Kowalski nie musiał zmieniać numeru telefonu. Pacjenci kontaktują się nadal pod ten sam numer, na który dzwonili od lat, a miły głos rejestratorki medycznej informuje ich, gdzie się dodzwonili.
Korzyści 1. Zwiększona efektywność: Dr Kowalski może teraz w pełni skupić się na swoich pacjentach, nie martwiąc się o ciągłe przerywanie wizyt przez dzwoniący telefon. Nie musi też informować ich o jakichkolwiek zmianach, bo wszystko zrobi rejestratorka Proassist.
2. Lepsza organizacja czasu: Wieczory są teraz wolne od obowiązków zawodowych, co jest niewątpliwie wygodne i pozwala mu na odpoczynek i regenerację. Okazało się także, że mając więcej czasu, dr Kowalski będzie mógł przyjąć pacjentów w większej liczbie.
3. Profesjonalna obsługa pacjentów: Pacjenci otrzymują szybszą i bardziej profesjonalną obsługę, co zwiększa ich zadowolenie z usługi, a dr Kowalski zyskuje lojalność pacjenta.
Historia 2: Duża placówka medyczna – zarządzanie na większą skalę
Centrum Medyczne „Szyszka” to duża placówka, w której pracuje wielu specjalistów z różnych dziedzin medycyny. Mimo swojej wielkości, centrum boryka się z problemami związanymi z rejestracją pacjentów.
Problemy Zatrudnienie i utrzymanie odpowiedniej liczby rejestratorek medycznych okazuje się kosztowne i problematyczne. W pierwszej kolejności – znalezienie odpowiednich osób. Następnie ich szkolenie, a także radzenie sobie z nieobecnościami z powodu urlopów czy zwolnień chorobowych generuje dodatkowe trudności. Placówka obawia się, że nie zawsze uda się zapewnić płynną obsługę telefoniczną, co może wpływać na satysfakcję pacjentów i opinie o placówce.
Rozwiązanie Centrum Medyczne „Szyszka” postanowiło zlecić rejestrację telefoniczną zewnętrznej firmie Proassist specjalizującej się w obsłudze pacjenta.
Korzyści 1. Redukcja kosztów: Zamiast ponosić koszty zatrudnienia, szkolenia i utrzymania pracowników, placówka płaci stałą opłatę za outsourcing, co jest bardziej przewidywalne i opłacalne.
2. Gwarancja ciągłości obsługi: Proassist zapewnia, że telefony są odbierane bez przerw, nawet w przypadku nieobecności lekarzy, co eliminuje problem nieodebranych połączeń.
3. Profesjonalizm: Specjaliści od rejestracji telefonicznej są przeszkoleni w zakresie komunikacji z pacjentami, co zapewnia wysoki standard obsługi.
4. Elastyczność: Zewnętrzna rejestracja telefoniczna pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. To znacznie dłużej niż osoby zatrudnione na etacie, dzięki czemu pacjent może umawiać się na wizyty w dogodnym dla siebie czasie.
Zalety zewnętrznej rejestracji telefonicznej
Zwiększona efektywność placówki medycznej: outsourcing rejestracji przyczynia się do zwiększenia efektywności Twojej placówki. Przekazanie zadań rejestracji zewnętrznej firmie pozwala personelowi medycznemu skupić się na bardziej złożonych obowiązkach, takich jak udzielanie porad medycznych czy leczenie pacjentów. W rezultacie placówki medyczne mogą zapewnić pacjentom wysoką jakość opieki i skrócić czas oczekiwania na wizytę.
Rejestracja poza godzinami pracy: outsourcing rejestracji medycznej umożliwia pacjentom rejestrację w dogodnym dla siebie czasie, także poza standardowymi godzinami pracy placówki. To rozwiązanie przyczynia się do większej wygody i ułatwia dostęp.
Poprawa obsługi pacjentów: zewnętrzna medyczna rejestracja przyczynia się do poprawy obsługi chorych. Specjalnie przeszkolony personel zewnętrznej firmy specjalizującej się w rejestracji jest bardziej doświadczony w obszarze rejestracji i może zapewnić pacjentom profesjonalną i uprzejmą obsługę. Skrócenie czasu oczekiwania na wizyty do lekarzy oraz elastyczność terminów również przyczyniają się do zwiększenia satysfakcji pacjentów.
Redukcja kosztów: usługa zewnętrznej rejestracji to przede wszystkim duże korzyści finansowe. Zatrudnianie pełnoetatowego pracownika z płacą minimalną w 2024 roku wyniesie ponad 5100 zł miesięcznie. Zewnętrzna rejestratorka Proassist to koszt zaledwie 614 zł brutto miesięcznie. To duża różnica, prawda?
Dodatkowo, rejestratorka na etacie pracuje tylko 8 godzin dziennie i może korzystać z urlopów i zwolnień lekarskich. Tymczasem rejestratorka medyczna z Proassist pracuje 12 godzin dziennie i nie musisz martwić się o nieobecności.
Outsourcing rejestracji telefonicznej to rozwiązanie, które może przynieść znaczące korzyści zarówno małym gabinetom, jak i dużym placówkom medycznym. Medyczna rejestracja to element, który pacjent napotyka na pierwszej linii w kontakcie z placówką.
Dzięki rejestracji outsourcingowej Proasssist, lekarze i personel medyczny mogą skupić się na swojej podstawowej działalności – opiece nad pacjentami, a jednocześnie zapewnić najwyższy standard obsługi. Jak pokazują przedstawione przez nas historie, outsourcing może znacząco poprawić efektywność pracy, zredukować koszty oraz zwiększyć satysfakcję zarówno lekarza, jak i pacjentów.
Jeśli zastanawiasz się, czy warto korzystać z usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej w placówce medycznej – umów się na rozmowę z konsultantem Proassist. Chętnie odpowiemy na każde Twoje pytanie i znajdziemy rozwiązanie najlepsze dla Twojego gabinetu.
Zarządzaj swoją prywatnością
Używamy technologii takich jak pliki cookie do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Robimy to, aby poprawić jakość przeglądania i wyświetlać (nie)spersonalizowane reklamy. Wyrażenie zgody na te technologie umożliwi nam przetwarzanie danych, takich jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub jej wycofanie może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne
Always active
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych.Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
Administrator Twoich danych osobowych jest Proassist Sp. z o.o. z siedzibą na os. Handlowe 5,
31-935 Kraków, KRS: 0000961573, NIP: 6762436420, REGON: 121461470.
W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub korzystania z przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, Ireneuszem Zabawą, pod adresem:
iodo@proassist.pl.
Twoje dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO, w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
Szczegółowe informacje na temat zasad przetwarzania danych osobowych znajdują się w naszej
Polityce Prywatności.
Pokaż więcej
Zamów bezpłatne połączenie w 5 minut!
Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.
