Czy regulamin i zgody zabiegowe mogą skutecznie ochronić Twój gabinet przed reklamacją ze strony pacjenta?

Regulamin gabinetu to nie to samo co RODO

Jacek: Dzień dobry. Ja nazywam się Jacek Piaseczyński, jestem właścicielem firmy Proassist – firmy, która zajmuje się oprogramowaniem medycznym, systemem do zarządzania placówką, a także prowadzimy taką usługę zdalnej rejestracji pacjentów. A w ramach tego cyklu webinarów spotykamy się z ludźmi, którzy pomagają nam w tych biznesach medycznych, są ekspertami w swojej dziedzinie i pomogą nam w różnych aspektach naszego funkcjonowania. 

Dzisiaj jest z nami pani Karolina Kochańska, która jest adwokatem. Dzień dobry. 

Karolina: Dzień dobry.

Jacek: Porozmawiamy o zgodach na zabiegi, o regulaminach, o różnicach między jednym a drugim. Natomiast tak, Karolina ja oddaję Tobie głos, żebyś się przedstawiła, powiedziała czym się zajmujesz, to też będzie ludziom fajnie sobie to jakoś tam ułożyć w głowie. 

Karolina: Dzień dobry Państwu, tak jak kolega mnie już przedstawił, ja się nazywam Karolina Kochańska, jestem adwokatem. Na co dzień zajmuję się sprawami z zakresu prawa cywilnego, jak również zabezpieczam Państwa biznesy, zabezpieczam od strony prawnej, czyli tworzę dla Państwa dokumentację, taką jak zgody na wykonanie zabiegów, jak regulaminy, jak umowy z pracownikami. 

Wszystko to, czego Państwu potrzeba dla tej branży beauty i branży medycyny estetycznej. Reprezentuję też Państwa w sądach, w procesach, w różnych negocjacjach. Przeprowadzam audyty, konsultacje. Także zakres jest spory. 

Jacek: Tak, słuchajcie, jak będziecie chcieli jakieś pytania zadać Karolinie, to dajcie znać na czacie. Będziemy, ja tu będę moderatorem gdzieś tam pod koniec, w którym postaramy się je zadać. Natomiast tak, ja zacznę z takiej jakby grubej rury, znaczy z wyjaśnieniem, że regulamin gabinetu to nie jest RODO i jakbyś mogła rozwinąć, bo to ja już wiem, natomiast dlaczego to nie jest, to już nie wiem. 

Karolina: Regulamin i RODO to są dwie zupełnie różne rzeczy. RODO to jest obowiązek informacyjny, który trzeba spełnić tak, żeby klient czy pacjent wiedział, że jego dane są przetwarzane, w jaki sposób są przetwarzane, komu są przekazywane, czy ma jakieś prawa związane z tymi danymi, to znaczy czy może złożyć sprzeciw, czy może cofnąć tą zgodę. 

Natomiast REGULAMIN to jest, ja zawsze lubię swoim klientom mówić, że to jest swego rodzaju umowa, którą się podpisuje, czy która gdzieś tam wchodzi, bo to też zależy od gabinetu, wchodzi ustnie, bo niektóre gabinety nie podpisują tego, to też o tym potem powiem, jak nie zapomnę, mam nadzieję. 

I w tej umowie po prostu strony określają sobie wzajemne obowiązki, czyli ja jako klient przychodząc do gabinetu muszę wiedzieć, czego mogę od tego gabinetu wymagać i czego wymaga ode mnie gabinet. Czyli muszę wiedzieć, w jaki sposób mogę zarezerwować z wizyty, czy mogę się na nią spóźnić, a jeśli tak, to ile. Muszę wiedzieć, czy mogę ją odwołać, w jaki sposób mogę złożyć reklamację, czy wymagany jest zadatek, 

czy ten zadatek jest w określonej wielkości, czy naliczany jest od na przykład wysokości ceny wizyty. To jest taka stricte umowa. Natomiast jeżeli chodzi o sam ten podpis, to zaczęłam o tym mówić z tego względu, że część gabinetów wychodzi z założenia, że to nie wymaga podpisu, ja swoim klientom rekomenduję te podpisy odbierać. 

Jacek: Mhm, pod regulaminem. A teraz tak, jeżeli chodzi o podpis, no bo mamy w placówce kilka sytuacji, tak? Mogę się umówić do placówki często bardzo przez Internet. Mogę przyjść po prostu do placówki i się umówić. Mogę do placówki zadzwonić i się umówić. I czy ja to dobrze diagnozuje, że jeżeli umawiam się przez Internet, to jesteśmy mu w stanie zrobić po prostu jakiś checkbox do kliknięcia z “zapoznałem się z regulaminem” i to jest ok, nie? 

Karolina: Tak, dokładnie tak jest, jak mówisz. Jeżeli jest rejestracja internetowa wizyty, no to tutaj nie ma problemu, bo po prostu wrzucamy sobie gdzieś tam na platformę ten regulamin i klient przechodząc przez rejestrację wizyty musi się zapoznać z tym regulaminem, odhaczyć checkbox, zapoznałem się, akceptuję i do dalej umawiam wizytę. 

Natomiast w momencie, kiedy mamy taki regulamin zwykły, pisemny i ktoś się umawia na przykład przychodzi do nas na pierwszą wizytę, no to jest potem problem w takiej kwestii dowodowej na etapie sądowym, bym powiedziała. 

Czyli mamy powiedzmy podpisaną przez klienta zgodę na wykonanie zabiegu, no i ona jest zawsze podpisywana. Natomiast jeżeli chcielibyśmy coś wykazać, co znajduje się w regulaminie, no to jeżeli tego podpisu nie ma… no to ciężko nam będzie wykazać, że ten klient faktycznie, czy pacjent, zapoznał się z tym regulaminem, tak? 

Jacek: Czyli na przykład kwestia, że wisi to nam na ścianie i to jest nasz regulamin, nie jest wystarczająca?

Karolina: Nie, tym bardziej, że te regulaminy takie prawidłowo sporządzone, które te wszystkie, wszystkie te aspekty, których mówiłam mają, to są takie regulaminy, które no nie są jednostronne, tylko on zazwyczaj te pięć, sześć stron jednak ma, nie? 

Więc no ciężko byłoby wywiesić gdzieś pewnie na jakiejś tablicy, nie? Może korkowej, magnetycznej. To może być wywieszone oczywiście, tak? Dobrze, żeby to było publikowane gdzieś na stronie internetowej, tak? Żeby do tego był zawsze dostęp albo gdzieś w mediach społecznościowych, w jakichś wyróżnionych relacjach to można zamieścić. To też jakby nie ma problemu. Natomiast no zawsze rekomenduję, żeby ten podpis odbierać i gdzieś tam przy pierwszej wizycie rzeczywiście, żeby no mieć to od pacjenta, no bo to potem jest łatwiej w sądzie przedstawiać i pokazać, że ktoś faktycznie się z tym zapoznał, zaakcpetował.

Czy podpisywanie zgód na tablecie jest legalne?

Jacek: Ok, a sprawa podpisywania tego regulaminu na tablecie w sposób elektroniczny jest ok, dopuszczalna?

Karolina: Tak, jeżeli ktoś z Państwa ma taki jakiś program, jakąś aplikację, którą potem jesteśmy w stanie, nie wiem, jakiś zrzut z tego zrobić, albo wykazać, że ten podpis rzeczywiście był złożony, nie to, że on jest gdzieś złożony w przestrzeni i nie można do niego wrócić, tylko możemy wykazać, pokazać ten podpis, na przykład wydrukować na kartce, pokazać komuś w sądzie i zdiagnozować, że rzeczywiście to jest podpis, który należy do tej osoby, to nie ma problemu. 

Jacek: Ok, tak, no to ja od razu się tu zgłaszam, my w Proassist mamy takie podpisy i na tablecie i przez checkbox, więc zapraszamy w razie czego do Proassist, żeby takie podpisywać. 

Jakie błędy najczęściej popełniają placówki w tworzeniu regulaminów i zgód? 

Jacek: Dobra, czyli tak, wiemy już, że regulamin gabinetu to nie RODO, czyli już mamy przynajmniej te dwa dokumenty, potem mamy tak, najlepiej wziąć ten, mimo wszystko, ten regulamin podpisywać. Tak, i teraz trzecia rzecz, tak żeby może słuchacze mogli sobie wziąć te swoje regulaminy, zobaczyć co oni mają tam napisane i teraz tak, jakie błędy najczęściej są w tych regulaminach?

Karolina: Ja bym powiedziała, że największym błędem to jest kopiowanie regulaminu od konkurencji. Po pierwsze to są, drodzy Państwo, prawa autorskie, które gdzieś tam naruszamy, a po drugie te regulaminy, które są kopiowane, one nie zawsze są sporządzane przez profesjonalistów, nie zawsze mają te postanowienia, takie jak powinny być. 

Po pierwsze to regulamin w ogóle powinien być sporządzony tak, żeby zabezpieczał Państwa interesy, żeby on był, jak to mówię, uszyty na miarę bezpośrednio pod Państwa biznes. Natomiast w tych kopiowanych regulaminach albo gdzieś tam ściąganych z Internetu, często jest tak, że są jakieś postanowienia, które się nazywają klauzulami niedozwolonymi, czyli postanowienia, które w sposób rażący naruszają interesy konsumenta i nie dość, że go nie obowiązują, to jeszcze Państwo się narażacie na jakieś kary. Czyli na przykład przerzucamy na klienta czy na pacjenta odpowiedzialność z tytułu zniszczeń, czyli jeżeli na przykład wykonujemy jakiś zabieg i w trakcie zabiegu maszyna ulegnie popsuciu, to to jest przerzucone jako wina klienta, to coś takiego nie może mieć po prostu miejsca, albo na przykład wskazujemy, że salon nie ponosi odpowiedzialności za działania swoich pracowników, to też jest klauzula niedozwolona. No takich przykładów jest naprawdę bardzo dużo, na przykład chociażby takie dosyć prosty postanowienie, z którym się spotykamy nie tylko w kwestii tutaj medycyny estetycznej gabinetów czy salonów, ale też wszystkich innych działalności, to jest np. takie postanowienie, które mówi, że salon czy gabinet nie odpowiada za okrycia pozostawione w szatni. Czyli, że Państwo nie odpowiadacie za to. 

Jacek: No,to jestem w stanie sobie wyobrazić, że tak bym chciał napisać. 

Karolina: Tak, i tu jest jakby logiczne, że często jest tak, że nie wiem Państwo, np. pracujecie indywidualnie, tak? Tak, na trudno, żeby ktoś cały czas siedział i patrzył na ten wieszak, tak, gdzie te kurtki są, czy są, czy tam ktoś nie wszedł przypadkiem, czegoś nie wyciągnął z tych kurtek. Ale niestety w momencie, kiedy ktoś przychodzi do Państwa na wykonanie zabiegu, no to wiadomo, że tego zabiegu nie wykonamy w okryciu wierzchnim, tak? Więc on z siłą rzeczy musi tam ten płaszcz zostawić w tej szatni. I zawarta jest tak zwana umowa przechowania wtedy na czas wykonania tego zabiegu, więc ja wiem, że Państwu jest trudno coś takiego przełknąć i nie wpisywać tego w regulamin, natomiast to jest klauzula niedozwolona. 

Bardzo często się z tym spotykamy i jest to naprawdę w wielu regulaminach. I takich tego typu postanowień jest naprawdę sporo, które gdzieś tam z jednej strony myślimy sobie, że na spokojnie moglibyśmy zawrzeć, natomiast no są one uznawane za klauzule niedozwolone. 

Jacek: Okej, ale teraz takie pytanie, bo mówiłaś, że właśnie są klauzule niedozwolone. I teraz tak, ja przychodzę, jako pacjent podpisuję, ten regulamin, gdzie są te niedozwolone klauzule i potem w jakiś sposób dochodzi do jakiegoś sporu między mną a placówką, czy w związku z tym nawet jeżeli ten spór nie dotyczy tej kurtki przysłowiowej, bo kurtkę mam, tylko nie wiem, dotyczy całkiem innej rzeczy, tak nie wiem, typu na przykład właśnie, nie wiem, moich odczuć po zabiegu i tak dalej. To ja mogę wtedy w ogóle całkowicie podważyć, że wszystko, co było zapisane w tym regulaminie jest nieważne, w związku z tym, że ten jeden zapis był niedozwolony? 

Karolina: Nie, to raczej chodzi o ten konkretny zapis po prostu. Jeżeli nawet, nie wiem, spór się toczy o coś, co nie dotyczy, tak jak podałeś za przykład teraz o tą przysłowiową kurtkę, tak? Jeżeli spór się nie toczy o tą kurtkę, no to jeżeli pacjent chciałby coś takiego podważyć, to jest jakby zupełnie inna kwestia, druga droga, nie? To jest po prostu jedno jakieś tam postanowienie, które jest nieważne, znaczy nie obowiązuje dla tego konkretnego pacjenta, no i jeżeli ktoś to gdzieś wychwyci, to może być potem problem. 

Jacek: Ok, ok, dobra. Dobra, a przejdźmy teraz do zgody na zabieg, bo to jest… Też taka rzecz, że czasami znowu to jest jakoś połączone trochę z tym regulaminem, że placówki przynajmniej z mojego doświadczenia wiem, że on w ogóle lubią mieć taki jeden wielki dokument, w którym by było wszystko. Mimo wszystko rozumiem, że to skondensowanie może jest dobre, ale nie w tym przypadku lepiej mieć te oddzielne dokumenty?

Karolina: Tak, znaczy skondensowanie jest dobre, ale tak w granicach rozsądku. To znaczy zdarza się rzeczywiście, że gdzieś tam te postanowienia z regulaminów są przenoszone do zgód i odwrotnie. To, co zdarza się dosyć często i też trzeba na to uważać, to jest taka sytuacja, w której ktoś przykładowo ma, nie wiem, powiedzmy mamy zgody, nie mamy regulaminu. Zgłaszamy się do adwokata czy do radcy prawnego o przygotowanie regulaminu i teraz w momencie, jeżeli ja od klienta nie dostanę zgód, które on ma, tak, wzoru zgód, z których korzysta, to może się okazać, że ja w projekcie regulaminu wpiszę jakieś postanowienie, które już zostało uwzględnione w zgodzie i nie wezmę tego pod uwagę, bo w zgodzie tego w ogóle nie powinno być, więc trzeba po prostu uważać na takie sprzeczności pomiędzy właśnie zgodami, a regulaminami, no bo może się okazać, że postanowienia są po prostu dublowane i mają zupełnie inne znaczenie i to jest wtedy problem, taki interpretacyjny w przypadku sporu. 

Jacek: OK, czyli na to zwróćmy uwagę. Natomiast jest tam taka inna rzecz jeszcze ze zgodami, którą ja sobie zapisałem, to też z obserwacji, że czasami widzę, że zgoda to jest w zasadzie jedna linijka, czasami z drugiej strony widzę, że jest jakaś zgoda, taka, na nie wiem, że my się zgadzamy na taki, taki, taki, taki, taki, taki, taki zabieg i w ogóle leczenie u nas placówce i znowu jest ona przeogromna ta zgoda, no jest też sytuacja, gdzie po prostu jest brak zgody. 

Mimo, że placówka wykonuje różnego typu zabiegi, to nawet nie ma zgody na leczenie. I teraz jak byś do tego podeszła? Znaczy, która z tych wersji jest najlepsza albo która, albo wszystkie są niedobre? 

Karolina: Znaczy tak, zgoda nigdy nie będzie bardzo krótka, no bo to nie jest tylko samo oświadczenie o tym, że my wyrażamy zgodę na wykonanie konkretnego zabiegu, ale w prawidłowej zgodzie powinien być opis zabiegu, powinny być zalecenia przed zabiegiem. Pacjent powinien wiedzieć, jakie ma zalecenia po zabiegu, jakie są przeciwwskazania do jego wykonania. Cała ankieta powinna być w takiej zgodzie, jakie są możliwe powikłania, więc to już nam tutaj trochę rozbudowuje tą zgodę, tak? 

Natomiast faktycznie zdarza się jeszcze niestety, że te zgody są albo takie właśnie dwuliniikowe, tak, na zasadzie krótkiego oświadczenia, w którym nie ma nic poza tym. Albo jest jedna taka po prostu ogólna, gdzie można wpisać tylko nazwę zabiegu, a tak naprawdę wszystkie, nie wiem, powikłania czy zalecenia są jedne dla każdego zabiegu, więc to też nie jest dobre i z jednej strony niby ta świadomość gdzieś tam mam wrażenie, że rośnie w ostatnich latach i gdzieś ludzie też szukają tej dokumentacji, żeby można było prawidłowo ją prowadzić i szukają ludzi, którzy w sposób prawidłowy ją napiszą i dostosują do danego gabinetu, natomiast nawet ostatnio miałem taką sytuację, gdzie był dosyć duży podmiot, nie to, że jakiś tam malutki, który dopiero rozkręca się na rynku, gdzie państwo zajmowali się zabiegami chirurgicznymi, czyli dosyć już poważna sprawa. Zatrudniali kilkunastu pracowników, obrót jakby w ciągu dnia, obrót mówię w ilości zabiegów, był, myślę, że kilkanaście, a zgoda była jedna ogólna. I generalnie cała dokumentacja tego… 

Jacek: Po prostu na leczenie, tak, czy po prostu na na zabieg?

Karolina: Nie, na zabieg, na konkretny ten zabieg, znaczy to było dziwne, no po z jednej strony regulamin, wszystkie inne dokumenty były naprawdę perfekcyjnie zrobione, natomiast jeżeli chodzi o samą zgodę, to wyglądała w ten sposób, że po prostu były dane pacjenta, było, była wykropkowane nazwa zabiegu, no i było po prostu takie oświadczenie, że wyrażam zgodę na wykonanie tego zabiegu, zostałem poinformowany o przeciwwskazaniach, o możliwych powikłaniach, wiem jakie są zalecenia pozabiegowe, tylko że tego tam po prostu nie było, więc to jest, to jest za mało i coś takiego nie powinno funkcjonować, no bo potem się z tego po prostu nie wybronimy, bo nie udowodnimy, że wskazaliśmy temu pacjentowi wszystkie te elementy. 

Jacek: Ok, czyli ta zgoda, jak ja Ciebie dobrze rozumiem, połączona w ogóle z tym regulaminem, to jest taka trochę nasza tarcza przed reklamacją, bo wtedy rozumiem, że jeżeli my nie mamy napisane na zgodzie, że w przypadku akurat zgody na zabieg ABC biorę pod uwagę powikłania takie i takie, to potem nam jako placówce ciężko się obronić przed taką reklamacją?

Karolina: Tak, dokładnie. Jeżeli są wymienione powikłania i klient czy pacjent używam zamiennie, bo pewnie i kosmetolodzy i lekarze oglądają, więc tak będę zamiennie używać, jeżeli ktoś się zapoznał z tymi powikłaniami przed rozpoczęciem zabiegu i je zaakceptował, to to jak najbardziej nas chroni jako zabiegowców. 

Natomiast… w momencie, kiedy coś wyniknie jakaś sytuacja z naszej winy, czyli nie dołożymy należytej staranności, zaniechamy jakieś czynności, które powinniśmy wykonać i przeprowadzimy na przykład zabieg niezgodnie ze sztuką, no to nawet taka zgoda nie będzie nas chroniła tak jak powinna, no bo przykładowo, jeżeli nie wiem, lekarz wykonując zabieg nie założy jednorazowych rękawiczek, no to jeżeli wda się infekcja, to nawet jeżeli ta infekcja jest wskazana jako powikłanie w zgodzie, to niestety nam tutaj nie pomoże, no bo to lekarz nie dołożył należytych starań, nie? 

Jacek: Tak, tak, ale w drugą stronę, że lekarz dołożył wszelkie starania, natomiast no, wdało się to powikłanie i teraz my nie mamy na tej zgodzie napisane i wtedy jest to rozumiem, kicha. 

Karolina: Jeżeli nie jest napisane na zgodzie, to tak, to tak.

Jacek: I nawet jeżeli to by się zdawało, takie nazwijmy to logiczne, nie? 

Karolina: Tak, tylko że to jest dla nas logiczne, dla Państwa, którzy te zabiegi przeprowadzacie, natomiast ja na przykład jako pacjent przychodząc, mogę nie wiedzieć, że coś takiego ma miejsce i być może, gdybym wiedziała, że taka infekcja, czy takie powikłanie może mieć miejsce, to ja bym na ten zabieg się nie zgodziła. 

Jakie elementy powinna zawierać zgoda na zabieg, żeby chroniła gabinet przed reklamacjami?

Jacek: Okej, dobra, a jesteśmy w stanie tak, jakoś teraz powiedzieć z głowy, co powinno być w tej zgodzie, bo ja rozumiem, że tak, dane placówki, dane pacjenta, wiadomo, nazwa zabiegu i teraz tak, co my tam jeszcze mamy? 

Karolina: Opis zabiegu, przede wszystkim opis, tak. 

Jacek: Nie sama nazwa, zabieg taki, taki, tylko też opis, tak? 

Karolina: Tak, tak, bo no ja jako pacjent chcę wiedzieć, jak ten zabieg będzie przebiegał, tak, jak on będzie wykonany z użyciem czego, czy tam będzie jakieś znieczulenie, czy to będzie bez znieczulenia. 

Muszą być wymienione zalecenia przedzabiegowe i to, co też rekomenduję Państwu, to jest dobra praktyka, wiele też osób ma, i to jest fajne, żeby dawać pacjentom, dawać klientom zalecenia, na przykład już w momencie zapisu na zabieg, czyli jeżeli ktoś dzwoni, żeby od razu mówić, proszę się przygotować do zabiegu w taki sposób albo wysłać jakkolwiek.

Jacek: Okej, przy rejestracji poinformować o tym, jak się przygotować. Ja od razu tutaj już podnoszę rękę. My akurat mamy też taki ficzer w Proassist, że w momencie zapisu na wizytę automatycznie na maila przychodzi informacja o przygotowaniach do tego zabiegu. W zależności od usługi ta treść może być inna. Czyli do każdego można sobie dopisać inną treść.

Karolina: Super! Okej, no więc potem mamy na przykład w formie tabelki można to zrobić – przeciwwskazania do zabiegu, tak? Czyli wymienić w formie ankiety pytania do pacjenta czy do klienta i zapytać, nie wiem, o ciąże, o laktacje, o choroby. Czy ktoś, nie wiem, choruje na taką, taką, taką chorobę? Czy w ciągu ostatnich pięciu lat przechodził nowotwór albo chemioterapię i tak dalej? 

Jacek: Tak jak ankiety w placówce, tak? 

Karolina: Tak, taka ankieta zdrowotna po prostu, która jednocześnie jest wykluczeniem ewentualnych przeciwskazań, tak? Czyli dzięki temu, że klient czy pacjent nam zaznaczy, nie wiem, że choruje na hemofilię, no to już automatycznie w przypadku danego zabiegu Państwo wiecie, czy taki zabieg można wykonać takiemu pacjentowi, czy nie. Więc od razu przechodzimy sobie jakby przez te wszystkie przeciwwskazania i wykluczamy, w razie czego nie dopuszczamy pacjenta do zabiegu, tak? 

To jest też bardzo ważne, żeby ta zgoda była podpisana przed zabiegiem, a nie po. Żeby się nie okazało, że gdzieś tam na przykład pacjent się chwilę spóźni i Państwo machniecie ręką i powiecie, a dobra, to wypełni nam potem po zabiegu. Proszę tak nie robić, bo naprawdę mogą być z tego konsekwencje takie zdrowotne dla pacjenta konkretne, nie? Więc na to proszę uważać. Oprócz tego, że przeciwskazania to też dobrze jest wskazać, jakie są możliwe powikłania po zabiegu, żeby też pacjenci wiedzieli, z czym się mają liczyć. 

No i na koniec zalecenia pozabiegowe, które też można gdzieś tam przekazać na kartce, to jest też dobra praktyka, żeby ten pacjent wiedział, jak ma tą okolicę poddaną zabiegowi pielęgnować, czyli jeżeli nie wiem, miałem robiony jakiś zabieg na twarzy, to czy jak wyczuł jakieś grudki, to mogę je sobie rozmasowywać, czy mogę przykładać lodem, czy lepiej tego nie robić, czy mogę spożywać ciepłe napoje, smarować maściami i tak dalej. 

Jacek: Ok, dobra, czyli… bo tu też się pojawiają pytania, ale ja to sobie od razu tam skondensuję, czyli mamy tak. Mamy etap zapisu pacjenta, fajnie by było, żeby po zapisie pacjenta, albo w trakcie tego zapisu poinformować go o przygotowaniem na zabieg. W momencie, jak on do nas przychodzi, dajemy mu ankietę, w tej ankiecie zadajemy mu pytania. Na bazie tej ankiety sprawdzamy, czy są jakieś przeciwwskazania do zabiegu. Jak nie ma, to znowu dajemy mu dokument, zgodę do podpisu ze zgodą na zabieg, w której mamy napisane oprócz tych typowych danych placówka i nazwa zabiegu i dane pacjenta. No to oczywiście jeszcze opis zabiegu i ewentualne możliwe powikłania. No i teraz albo rozumiem w zgodzie, ale może też to być po prostu w dokumentacji, to znaczy zalecenia po zabiegu, nie? 

Karolina: Tak, tylko że ja na przykład w tych swoich zgodach, które robię dla gabinetów, tą ankietę robię już jakby w zgodzie na zabieg, czyli ankieta zdrowotna jest podzielona, są po prostu właśnie wymienione różne jednostki chorobowe, różne stany zdrowotne i pacjent wypełniając coś takiego, automatycznie wypełnia nam ten element dotyczący… 

Jacek: I wtedy masz, rozumiem, wiele ankiet placówce, w zależności trochę od zabiegów?

Karolina: W zależności od zabiegu, ankiety się różnią dokładnie, czyli jeżeli jest zgoda na zabieg X, no to ankieta jest dostosowana do zabiegu X, tak? 

Jeżeli, nie wiem, gdzieś tam potrzebujemy informacji, czy pacjent przyjmuje leki, które są światło uczulające, no to wpisujemy do tej ankiety, konkretnie do tej zgodny, tą ankietę.

Jacek: No to może też być w ogóle fajne, bo czasami, jak się przychodzi do placówek, to ta ankieta jest taka duuuga i tam zaczyna się w ogóle “a jak miałeś pięć lat, to czy tam spadłeś z krzesła” i tak dalej, oczywiście tam parafrazuje, ale gdzieś tam, gdzieś tam taka historyczna, i jak patrzysz, boże, tyle tych pytań… 

Karolina: Wiadomo, że one tam te pytania w części się będą powtarzały, tak, no bo jeżeli właśnie są jakieś choroby nowotworowe, czy alergie, uczulenia, no to to wszystko musimy wiedzieć niezależnie od zabiegu, tak? Natomiast jeżeli gdzieś tam w jakimś, możemy jakiś zabieg wykonać przy, na przykład, rozruszniku serca, no to nie ma sensu tego wrzucać do ankiety, tak? Natomiast są zabiegi, w których można, są zabiegi, w których nie można, więc to też jakby tutaj to też się zdaje na Państwa często jako na lekarzy, na kosmetologów. Państwo macie wiedzę taką medyczną, ja mam wiedzę prawną, więc czasami się zdarzy, że na przykład ktoś chce coś dopisać po prostu w tej ankiecie, tak? Że gdzieś tam czegoś Wam brakuje, więc jakby też, no, nigdy nie ma problemu, dopisujemy na bieżąco, tak?

Jacek: Mhm, Mhm. Dobra, a teraz tak, wyobraźmy sobie tą sytuację, którą mówiliśmy, że z chwilą mamy cały ten proces właśnie zrobiony i przychodzi do nas pacjent z reklamacją. I teraz pierwsza sprawa, rozumiem, że to jest już taka trochę nasza tarcza przed tym. Tak, że przynajmniej w tej części formalno prawnej dopełniliśmy wszelkich obowiązków?

Karolina: Tak, tylko też ważne jest, żeby w regulaminie wskazać dany podpunkt dotyczący reklamacji, żeby pacjent wiedział, kiedy on może tą reklamację złożyć, do kogo, w jaki sposób, w jakim terminie, jak ona zostanie rozpoznana, jak on zostanie poinformowany o rozpatrzeniu tej reklamacji. Tak, więc to też jest ważne, żeby w regulaminie uwzględnić kwestie reklamacyjne. 

Jacek: Okej, dobra, czyli w tej części regulaminu, jeszcze, że powinna być część reklamacyjna. A teraz temat taki, ja jestem w stanie w ogóle, jako właściciel placówki, całkowicie oddelegować tą kwestię, napisać, no to w sprawie reklamacji proszę się kontaktować z Panią Karoliną Kochańską i mnie tu pominąć?

Karolina: Wiesz, jeżeli jest, jeżeli tak się umówimy, jeżeli klient będzie wiedział, czy pacjent, że ma do mnie tą reklamację kierować, no to ja nie widzę przeciwskazań, natomiast musiałby tam wtedy uwzględnić w tym regulaminie i wskazać, że to ma iść bezpośrednio do mnie, tak? 

Natomiast, no wiadomo, że w momencie, kiedy to nie ja wykonuję zabieg, tylko Państwo, no to Państwo musicie mi powiedzieć, jak ten zabieg wyglądał i to w gruncie rzeczy Państwo, wtedy rozpatrujecie tą reklamację, tak? To, że ja napiszę odpowiedź taką, żeby ona była spójna prawnie, no to jakby nie ma problemu, tak? Natomiast, no to musi wyjść od Państwa, no bo Państwo jako jedyni wiecie, co tam się zadziało i czy ona jest zasadna, czy niezasadna. 

O co pacjent może zaskarżyć placówkę medyczną?

Jacek: A my jesteśmy w ogóle, znaczy pacjenci są w ogóle, mają możliwość, nazwijmy to zaskarżyć placówkę o takie sprawy, że były niedopełnione sprawy formalno prawne podczas zabiegu? 

Karolina: Może, pewnie, że tak. Wiesz, już pacjenci naprawdę o różne rzeczy pozywają i gdzieś tam zadośćuczynienie, odszkodowań dochodzą bardzo często. Są coraz bardziej roszczeniowi i tych postępowań jest coraz więcej. Natomiast też w momencie, kiedy taka reklamacja przychodzi, no ja bym zalecała spokój przede wszystkim, bo gdzieś tam, no wiadomo, że noga się może każdemu powinąć i trzeba uczciwie tą reklamację rozpatrzyć, tak? Jeżeli rzeczywiście coś się zadziało i Państwo widzicie, że faktycznie może dobrze było zaproponować jakiś kolejny zabieg, albo voucher podarunkowy, takiemu pacjentowi, to proszę to zrobić. Natomiast jeżeli uważacie Państwo, że dopełniliście wszystkich obowiązków i że nie ma tutaj z Państwa strony, no nie zadziało się nic takiego, co, co wskazywałoby na to, że tą reklamację trzeba rozpatrzyć pozytywnie, no to nie ma przeciwwskazania absolutnie, żeby ją też oddalić, nie? Po prostu spojrzeć na to uczciwie i też się nie bać tego, że gdzieś tam za chwilę będzie jakieś wezwanie do zapłaty, czy pozew, no zdarza się tak, tak? Nie unikniemy tego.

Jacek: No tak, no tu jest jeszcze taka sprawa, nazwijmy to, nie wiem, jak ją nazwać, dobra, taka marketingowa też, nie? Bo często pacjenci tam szantażują trochę tą placówkę, typu ja tam gdzieś opiszę temat, gdzieś na jakimś tam, w opiniach napisze o Was źle i tak dalej, nie? 

Karolina: Ale to już jest taka sprawa, nie wiem… Właśnie mam wrażenie, że te opinie są często dla Państwa istotniejsze. Dla Państwa mówię, którzy prowadzicie te gabinety niż wypłacenie jakiejś tam kwoty albo dodatkowy zabieg, zaproponowanie tego dodatkowego zabiegu, no bo to wiadomo, że to też się rozchodzi trochę pocztą pantoflową. No te opinie w Internecie to jest jedno, ale polecenia czy tam, brzydko mówiąc, wieszanie psów na kimś to jest druga sprawa i to też jest coś, z czym można walczyć, tak? To nie jest tak, że tutaj pacjent czy klient jest bezkarny i sobie może publikować jakieś, nie wiem, obraźliwe opinie, bo z tym też Państwo jako placówka też możecie jeździć do sądu, tak? Czy wezwać do zaniechania naruszeń.

Jacek: Ok, czyli tamtej strony też możemy działać. Karolina, ja mam też pytanie do ciebie. Z czym w ogóle można się do ciebie zgłosić, z jakimi ty klientami pracujesz? 

Karolina: No przede wszystkim, jeżeli chodzi o takie tworzenie dokumentacji, tak? Czyli wszystkie właśnie regulaminy, zgody. Jeżeli Państwo macie jakiekolwiek wątpliwości dotyczące czy reklamacji, czy, nie wiem, interpretacji przepisów, to też jak najbardziej zapraszam. Jeżeli Państwo potrzebujecie konsultacji, jeżeli potrzebujecie przygotowania dokumentacji, albo może ktoś z Państwa na przykład otrzymał jakieś wezwanie do zapłaty i nie wie, co z nim zrobić, to też oczywiście jak najbardziej można się zgłosić. 

Jacek: Ok, teraz trudne pytanie. Słuchaj, ten prawnik w placówce medycznej, to są duże koszty? 

Karolina: No właśnie, to jest ciekawa sprawa, bo to jest też takie troszkę błędne koło, zauważyłam u klientów, którzy gdzieś tam obawiają się tych kosztów, nie chcą inwestować w tą dokumentację, bo się boją, że to są nie wiadomo jakie koszty. 

Po pierwsze, no to dobrze jest sobie zrobić taki research, przeanalizować, wysłać oferty do różnych kancelarii, zapytania, tak? Kto ile weźmie, może ktoś bardziej Państwu będzie odpowiadał w sposobie prowadzenia po prostu sprawy w kontakcie, tak? Gdzieś może będzie taniej, trzeba sobie po prostu porównywać te oferty. Natomiast to, co jest też ważne, to to, że w momencie, jeżeli Państwo nie zainwestuje się teraz na tym etapie, kiedy jeszcze się nic nie dzieje, w prawidłowe wykonanie dokumentacji prawnej dla salonu to potem, jeżeli przyjdzie proces sądowy, to ja Państwu gwarantuję, że te koszty będą kilka albo kilkanaście razy większe, jeśli proces będzie przegrany, no bo dojdą nam też koszty procesu, dojdzie nam odszkodowanie, zadośćuczynienie itd. I to jest naprawdę gra nie warta świeczki. Więc proszę się naprawdę z góry nie nastawić, że to są jakieś koszty, którym Państwo nie podołacie, nie wiadomo jakie, tylko po prostu pytać, bo często dostaję od Państwa taki feedback, że łał, kurczę, myślałem, że to jednak będzie nie wiem, kilkanaście tysięcy złotych, jakiś w ogóle kwoty, których nie jestem w stanie udźwignąć.

Jacek: OK. No i co, i my też tak sobie wyobrażam taki proces w placówce, że my powinniśmy wtedy zrobić tak, że jak już mamy tą dokumentację, no ale placówka cały czas żyje, nie? Kupuje sobie nowy sprzęt, nowy laser do jakichś zabiegów, zatrudnia sobie nowych lekarzy, to oprócz tej takiej sprawy organizacyjnej związanej w ogóle, tam w placówce, tak? To i oprócz tych spraw związanych z zatrudnieniem tych lekarzy i też dokumentacją z nimi związanymi, to też powinna wtedy sobie do tej swojej puli dokumentów z zabiegami dopisać na przykład te dwa, trzy, cztery nowe zabiegi, które będzie dokonywała na tym nowym sprzęcie, nie? 

Karolina: No tak, tak, tylko wtedy jeżeli to jest jakiś inny zabieg, na który Państwo nie macie zgody, tak? Zupełnie oderwane od tych, które były wykonywane dotychczas, no to też potrzebne są nowe zgody, tak? 

Jacek: Okej, czyli cały czas ta rzecz, cały czas żyje w tym aspekcie. Dobra, słuchajcie, dziękujemy za spotkanie i zapraszamy na kolejne wydarzenie z serii “Gość Proassist”.

Karolina: Ja również bardzo dziękuję.

System do gabinetu kosmetologa – jakie funkcje programu Proassist doceniają kosmetolodzy?

Kalendarz wizyt online dla branży beauty

Kalendarz wizyt to podstawa sprawnej organizacji gabinetu. Proassist pozwala kosmetologom na dostęp do kalendarza z każdego miejsca dzięki systemowi opartemu na chmurze. Niezależnie od tego, czy pracujesz w gabinecie, czy masz dzień wolny – możesz kontrolować grafik wizyt oraz modyfikować zapisy w dowolnej chwili. Możesz mieć pełen podgląd swojego harmonogramu wizyt z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. 

Proassist różni się od rozwiązań takich jak Booksy, ponieważ nie pobiera prowizji za umówione wizyty i nie przesyła danych z Twojego kalendarza do Urzędu Skarbowego. To bezpieczne oprogramowanie, które na co dzień stosują również lekarze placówkach medycznych. Dane Twoich klientek są odpowiednio chronione.

E-rejestracja i płatności online – eliminacja problemu nie pojawiających się klientek

Udostępnienie klientkom opcji rezerwacji wizyt online to nie tylko wygoda, ale też sposób na uniknięcie strat wynikających z wizyt nie pojawiających się klientek. 

Z e-rejestracją Proassist Twoje klientki mogą rezerwować wizyty online i dokonywać przedpłat, co stanowi zabezpieczenie Twojego czasu. Sama możesz zdecydować, czy chcesz zwracać koszty wizyty w przypadku jej nagłego odwołania lub określić, w jakiej części zwrot się należy. 

Większość gabinetów decyduje się na zablokowanie możliwości odwołania wizyty na mniej niż 24h przed wizytą. Oznacza to, że jeśli klientka odwoła rezerwację np. trzy dni wcześniej, to dostanie całkowity zwrot pieniędzy. Jeśli jednak Twoja klientka będzie chciała usunąć rezerwację np. 3 godziny przed planowaną wizytą, to nie otrzyma zwrotu. Takie rozwiązanie jest w pełni legalne, a nasz prawnik przygotował do tego odpowiednie regulaminy płatności, które możesz otrzymać bezpłatnie.

Dodatkowo, rejestracja online w Proassist jest możliwa nie tylko na Twojej stronie www, ale również przez media społecznościowe – wygodnie, szybko i bez dodatkowych prowizji, które nakładają inne systemy rezerwacyjne. 

Podpisy na tablecie – zgody RODO, marketingowe i na zabiegi kosmetyczne

W świecie kosmetologii, szczególnie w przypadku bardziej wymagających klientek, ważne jest odpowiednie zabezpieczenie. Dzięki Proassist zgody RODO, zgody marketingowe oraz zgody na zabiegi mogą być podpisywane przez klientki bezpośrednio na tablecie.

Takie cyfrowe zabezpieczenia są niezwykle przydatne, zwłaszcza w sytuacjach, gdy klientka zgłasza zastrzeżenia czy roszczenia. Wszystkie zgody są przechowywane w systemie, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo i łatwość dostępu do dokumentacji. 

Jako właścicielka gabinetu zyskujesz przede wszystkim zabezpieczenie w postaci podpisanej przez klientkę zgody. Zgoda z podpisem elektronicznym ma taką samą wartość prawną jak zgoda w wersji papierowej, podpisana w tradycyjny sposób – długopisem. Podpis elektroniczny ma jednak tą przewagę, że nie musisz wytwarzać specjalnie papierowej dokumentacji klientek, którą następnie należy przechowywać zgodnie z procedurami – przez odpowiednią ilość lat i w odpowiednio zabezpieczonej szafie.

Dodawanie zdjęć do dokumentacji – prosta dokumentacja efektów pracy kosmetologa

System Proassist pozwala dodawać zdjęcia do elektronicznej kartoteki klientek, co jest świetnym rozwiązaniem dla kosmetologów, którzy chcą dokumentować efekty swoich usług. Zdjęcia „przed i po” zabiegu umożliwiają łatwe monitorowanie efektów, a także stanowią formę zabezpieczenia w przypadku ewentualnych roszczeń.

Prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej nie jest obowiązkowe w przypadku kosmetologa, ale warto krótko opisywać przebieg wizyty i dodawać zdjęcia efektów swojej pracy. Dzięki temu zawsze będziesz mogła sprawdzić, czy klientka ma jakieś uczulenia, czy miała już zrobiony dany zabieg albo jak dawno temu. Ludzka pamięć czasem zawodzi, a prowadzenie EDM ułatwi Ci profesjonalną obsługę klienta.

 Zdalna rejestracja telefoniczna – oszczędność kosztów i czasu

Zatrudnienie osoby na stanowisko recepcjonistki to spory wydatek dla gabinetu kosmetologicznego, a z Proassist nie musisz już tego robić. Nasza usługa zdalnej rejestracji telefonicznej to wsparcie w zakresie umawiania wizyt.

Rejestratorki Proassist zajmą się telefonicznymi zapisami, dzięki czemu nie musisz przerywać zabiegów, by odbierać telefon, ani oddzwaniać do klientek po godzinach pracy.

Profesjonalna obsługa będzie odbierać Twój telefon od poniedziałku do piątku od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 16:00. To wygodne, oszczędne i przyjazne dla Twoich klientek rozwiązanie. 

Automatyczne potwierdzanie wizyt za pomocą SMS

W Proassist docenisz również funkcję automatycznego potwierdzania wizyt przez SMS. Wielu kosmetologów korzystających z Proassist mówiło nam, że zanim poznali to rozwiązanie, osobiście wysyłali SMSy do klientek. Dzień wcześniej, ręcznie, poza godzinami pracy gabinetu. 

Jeśli też tak robisz, zobacz jak możesz ułatwić swoją pracę i zyskać czas wolny! Dzięki funkcji automatycznego potwierdzania wizyt w Proassist, Twoje klientki otrzymują przypomnienie o zbliżającym się terminie wizyty w określonym przez Ciebie czasie (np. 3 dni wcześniej, 24h wcześniej). 

W treści SMSa jest informacja o tym, że jeśli klientka chce odwołać wizytę, może zrobić to przepisując kod podany w wiadomości. Takie rozwiązanie nie tylko zmniejsza ryzyko nie pojawienia się na wizycie, ale także zdejmuje z Ciebie obowiązek wykonywania indywidualnych potwierdzeń. Automatyczne SMS-y pozwalają oszczędzić czas i zmniejszyć liczbę luk w grafiku, co przekłada się na Twoje zyski. 

Moduł magazynu – zarządzaj produktami kosmetycznymi bez wysiłku

W gabinetach kosmetologicznych produkty szybko się zużywają, a system Proassist dba o to, by Twoje zapasy były pod kontrolą. Moduł magazynu w systemie pozwala monitorować stan produktów takich jak rękawiczki, kwasy czy preparaty do zabiegów.

W przypadku niskich stanów magazynowych otrzymujesz powiadomienie. Dodatkowo, dzięki magazynowi możesz monitorować zużycie produktów i jeśli zauważysz, że masz większe ilości produktów z krótką datą ważności, możesz odpowiednio zareagować, np. organizując promocję na daną usługę, by uniknąć strat.

Podsumowanie – jaki system do rezerwacji wizyt wybrać do gabinetu kosmetologicznego

Podsumowując, Proassist to system, który nie tylko ułatwia codzienną pracę kosmetologów, ale także zwiększa bezpieczeństwo i efektywność gabinetów. Każda funkcja jest dostosowana do realiów rynku kosmetologicznego, co sprawia, że kosmetolodzy mogą skupić się na tym, co dla nich najważniejsze – zadowoleniu klientek i doskonałej jakości usług.

Proassist w liczbach – Podsumowanie roku 2024

Wizyty pacjentów – imponujące liczby

W 2024 roku przez system Proassist umówiono aż 1 419 413 wizyt!
To wynik, z którego jesteśmy niezwykle dumni, a jeszcze bardziej cieszy nas fakt, że dzięki naszym rozwiązaniom rejestracja wizyt przebiegała sprawnie i efektywnie.

  • 155 699 wizyt umówiły dla Was zdalne rejestratorki medyczne Proassist, które dbają o to, by każde połączenie do placówki zostało odebrane od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00
  • 262 873 wizyty zarejestrowano przez widżet Proassist do rejestracji online, która działa 24/7, umożliwiając pacjentom zapis w dogodnym dla nich momencie bezpośrednio na stronie internetowej placówki lub na Waszych profilach w social mediach, czy Google Wizytówce.

Przyjmując średni koszt wizyty 250 zł, możemy szybko policzyć, że z wizyt umówionych dzięki usługom oferowanym przez Proassist (outsourcing rejestracji telefonicznej i bezprowizyjna rejestracja online) placówki medyczne wygenerowały ponad 104 miliony !

Podpisywanie dokumentów na tablecie i dodawanie zdjęć z telefonu prosto do karty pacjenta

Dzięki naszej aplikacji mobilnej na telefony i tablety udało się zminimalizować formalności w formie papierowej, co znacznie ułatwia pracę. System Proassist posiada moduł, który pozwala na podpisywanie zgód przez pacjentów na tablecie. Taki podpis elektroniczny jest w pełni zgodny z przepisami i ważny tak samo jak podpis tradycyjny, co potwierdził pisemnie prawnik Ireneusz Zabawa. W 2024 roku w placówkach korzystających z systemu do EDM Proassist:

  • 35 362 zgody na zabieg zostały podpisane elektronicznie przez pacjentów na tabletach,
  • Wypełniono 11 053 ankiety medyczne w aplikacji, która dba o to, by pacjent uzupełnił wszystkie wymagane pola i niczego nie pominął.

To oznacza, że łącznie aż 46 415 dokumentów zostało podpisanych na tablecie, bez konieczności marnowania papieru i tworzenia zbędnej dokumentacji papierowej. Dzięki temu placówki nie muszą martwić się o przechowywanie papierowych kartotek przez 20 lat i odpowiednie archiwizowanie dokumentów.

Dodatkowo, w  systemie Proassist użytkownicy dołączyli do dokumentacji pacjentów aż 264 172 pliki (zdjęcia, skany i inne dokumenty),. Łatwość dodawania dokumentów do elektronicznych kartotek pacjentów z poziomu aplikacji mobilnej sprawia, że dokumentacja prowadzona jest w pełni elektronicznie i nie brakuje w niej żadnych informacji. 

Automatyczne wysyłanie potwierdzeń rezerwacji i przypomnień o wizytach – prawie 2 miliony SMS’ów do pacjentów

Komunikacja z pacjentami to nie tylko podstawa do budowania zaufania i lojalności wobec pacjentów, ale również zabezpieczenie przed stratami finansowymi placówki. Jeśli tuż po umówieniu wizyty wyślesz pacjentowi SMS z informacją o dokonanej rezerwacji, będziesz mieć pewność, że pacjent dobrze usłyszał termin i ma zanotowaną datę i godzinę wizyty. 

Następnie, wysyłając pacjentowi przypomnienie o wizycie 3 dni lub 24h przed planowanym terminem wizyty – gwarantujesz sobie, że pacjent nie zapomni o rezerwacji, a jeśli coś nagle mu wypadnie – będzie mógł szybko powiadomić Cię o rezygnacji. Dzięki temu będziesz mieć czas, by zapełnić wolne miejsce w grafiku i przyjąć innego pacjenta.

Placówki medyczne korzystające z systemu Proassist wiedzą, jak ważne jest wysyłanie takich powiadomień do pacjentów i doceniają możliwość automatyzacji tego zadania. Dodatkowo, wykorzystują również SMSy do przekazywania komunikatów marketingowych. Odnotowaliśmy, że w 2024 roku dzięki automatycznej wysyłce powiadomień SMS, placówki medyczne wysłały do pacjentów aż 1 784 056 wiadomości.

Najlepszy system dla gabinetów w 2024

Każda z tych liczb to dowód na to, że Proassist wspiera placówki medyczne, lekarzy, specjalistówrejestratorki medyczne w lepszej organizacji codziennej pracy. Cieszymy się, że możemy być częścią Waszych sukcesów! 

W 2024 roku zrealizowalismy kilka aktualizacji systemu, o których szerzej możecie poczytać w artykułach znajdująych się w zakładce “Nowości”. Podczas tych aktualizacji wprowadziliśmy wiele ulepszeń, dzięki którym system stał się bardziej wszechstronny i przyjazny użytkownikom.

Jednym z ważnych kroków było uruchomienie dedykowanej przestrzeni na naszej stronie, gdzie użytkownicy mogą śledzić postępy w rozwoju Proassist oraz zgłaszać własne pomysły na nowe funkcje. To narzędzie pozwala nam jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby klientów.

Zwiększyliśmy również możliwości generowania raportów dotyczących rezerwacji wizyt, w tym nowe narzędzie do mierzenia konwersji z e-rejestracji. Teraz placówki mogą analizować, jakie frazy w Google przyciągają pacjentów, co pomaga optymalizować działania marketingowe.

Rozbudowaliśmy system o bardziej zaawansowaną wersję Listy Rezerwowej, która pozwala na efektywne zarządzanie wolnymi terminami i minimalizację pustych okienek w grafikach specjalistów.

Nie zabrakło też innowacji w zakresie elektronicznej dokumentacji medycznej. Personalizacja okna przeprowadzania wizyty pozwala na dostosowanie okienek w systemie do własnych preferencji. Teraz możesz pracować tak, jak jest Ci najwygodniej. 

To tylko niektóre z nowości, które udało nam się wprowadzić w mijającym roku. Dzięki Waszym opiniom i zaangażowaniu stale rozwijamy Proassist, aby jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby placówek medycznych.

Dziękujemy, że jesteście z nami. Razem możemy jeszcze więcej!
Zespół Proassist 💙

Jakie funkcje systemu medycznego mogą się przydać w codziennej pracy lekarza i znacznie ją usprawnić?

Baza wiedzy w systemie medycznym – inteligentne podpowiedzi dla rejestratorek

Mateusz: Drodzy Państwo, witam bardzo serdecznie na dzisiejszym Webinarze pt. “Sprawdź, z jakich funkcjonalności Proassist nie korzystasz, a powinieneś”. Z tej strony Matusz z Proassist – ja odpowiadam za kontakt z Państwem, z naszymi klientami. Jest z nami również Mirella, która jest szefem Działu Pomocy Technicznej. Witam serdecznie.

Mirella: Dzień dobry.

Mateusz: Dzisiejsze spotkanie jest skierowane dla naszych użytkowników, którzy korzystają z naszego systemu, ale niekoniecznie w wirze pracy odnajdują odpowiednie funkcje, z których mogliby korzystać. Spotkaliśmy się właśnie po to, żeby te kilka kwestii omówić. Wraz z Mirellą wybraliśmy kilka zagadnień, które na pewno ułatwią, przyspieszą i pomogą w pracy na co dzień w gabinecie. Być może nie do końca Państwo o nich wiedzą i z nich korzystają. Zanim zaczniemy, mam też dla Państwa małe zadanie. Proszę przygotować kartkę i długopis i wypisać trzy punkty, z których Państwo nie korzystają, a podczas Webinaru uznają Państwo, że przydadzą się w codziennej pracy. I później zachęcamy do kontaktu z nami, żebyśmy mogli sobie te funkcjonalności wdrożyć, omówić już indywidualnie. Myślę, że możemy zaczynać.

Mirella: Może jeszcze warto, Mateusz, powiedzieć wszystkim, którzy biorą udział w dzisiejszym wydarzeniu, że jeżeli pojawią się jakieś pytania, coś będę miała szerzej omówić, to zachęcam do korzystania z czatu i zadawania pytań. A Ciebie Mateusz proszę o przeczytanie takich pytań, jeśli jakieś się pojawią.

Mateusz: Tak jest. Jak najbardziej zachęcamy do zadawania pytań. Ja będę tutaj zerkał, pilnował, czy jakieś pytanie się nie pojawiło.

Mirella: Okej. To pierwszy punkt, jaki mamy dziś dla Państwa przygotowany, to tak naprawdę punkt dedykowany pod względem zapisów pacjentów na wizyty. Jak wiemy, podstawą poprawnego zapisu pacjenta na wizytę jest właściwie stworzona baza wiedzy i procedury, którymi musi dana rejestratorka się posługiwać w codziennej swojej pracy. Mało tego, tak odpowiednio przygotowana baza i wdrożona baza dla rejestracji pozwoli na uzyskanie skutecznej rejestracji, bo nic tak nie dodaje pewności siebie, jak posiadanie odpowiednich informacji o placówce, specjalistach, czy też usługach. Taka osoba będzie bardziej skuteczna, jeśli chodzi o zapis pacjenta na wizytę. System Proassist pozwala na przechowywanie pewnych informacji pod względem wizualnym, ale również ta baza wiedzy jest zaszyta. Nawet ta rejestratorka nie jest świadoma, że w codziennej pracy system kieruje ją na właściwe tory.

Jeżeli chodzi o bazę wiedzy, to wyróżniamy trzy płaszczyzny:

1) wiedza na temat placówki – ona jest przedstawiona w formie takich kolorowych infografik

2) wiedza o specjalistach – ta wiedza jest przedstawiona na dwa sposoby. Pierwszy sposób to wizualnie, czyli znowy mamy kolorowe ikonki do poszczególnych specjalistów

Druga forma jest w formie zaszytej w systemie, o czym opowiem później.

3) baza dotycząca usług.

Jeśli chodzi o informacje o placówce, to myślę, że ta baza jest najmniej aktualizowana i ona zawiera takie bardzo podstawowe informacje. Często zdarza się tak, że podczas zapisu pacjent zapyta “a przepraszam, czy Państwo wysyłacie SMSa z przypomnieniem o wizycie?” i (szczególnie nowo zatrudniona osoba) może mieć z tym problem. Może wie, że będzie wysłany SMS, ale nie wie, w jakim terminie albo musi coś kliknąć ręcznie, żeby poinformować pacjenta o jakiejś zmianie. I wtedy właśnie tworząc bazę w tym miejscu “Informacje o placówce” taka rejestratorka będzie pewniej rozmawiała z pacjentami, a co za tym idzie, pacjent otrzyma rzeczową informację na temat funkcjonowania placówki.

Innym elementem w tej bazie może być na przykład współpraca z różnymi firmami ubezpieczeniowymi, czy inaczej mówiąc – płatnikami, bądź też możliwość wykonywania jakichś usług w ramach NFZ. I tutaj, żeby rejestratorka nie musiała sprawdzać np. na kartkach, które ma przygotowane odnośnie bazy wiedzy, to ma to wszystko skompletowane w jednym miejscu. Czyli tam, gdzie dokonuje zapisu – gdzie jest jej główne narzędzie – ma też te podstawowe informacje. Jak to działa? Wystarczy po prostu najechać kursorem myszki na daną infografikę i wtedy pojawia się dodatkowe, w którym mamy informację np. na temat potwierdzania wizyt. I w tym przypadku mamy wizyty potwierdzane w formie SMSowej, 24 godziny przed wizytą, ale dodatkowo też jest wysyłany SMS w momencie umówienia. Też się tak zdarza, że pacjent do nas dzwoni prowadząc samochód, robiąc zakupy i nie ma gdzie zapisać tego terminu,. I wtedy wiemy, że pacjent otrzyma od nas wiadomość SMS tuż po zapisie. Możemy Go tutaj w tym kierunku uspokoić, że dostanie jeszcze potwierdzenie z zarezerwowania takiej wizyty.

Druga baza dotyczy specjalistów. I tutaj, jakie możemy przedstawić informacje: pierwsza ikonka – dzieci, czyli sama sugestia wskazuje, w jakim wieku możliwe są przyjęcia specjalistów. Dany specjalista może przyjmować dzieci lub nie przyjmować, a jeśli przyjmuje dzieci, to pewnie ma jakieś ograniczenia względem wieku i wtedy rejestratorka też ma tą informację, czy może zapisać danego pacjenta pod względem wieku, czy też nie. Kolejna ikona dotyczy już takiej procedury – co robić, jak postępować w przypadku, kiedy pacjent nalega na kontakt bezpośredni z lekarzem. To zależy oczywiście od naszych wewnętrznych procedur, ale jest też miejsce, żeby przedstawić takie informacje. Pilne wizyty, czyli jak postępować w pilnych wizytach. Wiem też z doświadczenia, że pacjenci pytają o dodatkowe informacje na temat specjalisty – np, czy przyjmuje w szpitalu, w jakim szpitalu i różne inne informacje, które są istotne, by dokonać zapisu do tego specjalisty. Czy prowadzona jest lista rezerwowa do konkretnego lekarza, a być może dla całej placówki, Jak postępować w przypadku, gdy mamy do czynienia ze stałym pacjentem i chce się zapisać na kontynuację leczenia – czy może być to forma wizyty recepturowej w formie e-recepty, bez konieczności przychodzenia do placówki. Także też to taka wewnętrzna procedura względem postępowania z pacjentem. No i ostatnia infografika dotyczy języków, czyli w jakim języku dany specjalista może przeprowadzić wizytę.

Mateusz: Zauważyłem na czacie pytanie odnoszące się do pierwszej ikony, czyli wieku pacjenta. Zacytuję je, a Ty proszę odnieś się do tego: Czy system ma jakieś zabezpieczenia przed osobą, która nie zauważy wieku pacjenta? – Czyli jak rozumiem chodzi tutaj o recepcjonistkę, rejestratorkę, która właśnie rejestruje pacjenta i co, jeśli przyjmujemy osoby od 16 roku życia, a ktoś będzie chciał zapisać sześciolatka. Co w takim przypadku się zadzieje, jak się zachowa system?

Mirella: Tworząc taką bazę wiedzy, możemy zdecydować i zaznaczyć odpowiedni checkbox, że w przypadku, kiedy mamy do czynienia z pacjentem, który nie spełnia tych reguł, czyli np. wieku pacjenta, to po prostu system uniemożliwia zapis pacjenta. Jak to wygląda? Po prostu przycisk w przypadku zapisu pacjenta poniżej 16 roku życia nie pojawi się. Nie będzie zielonej zakładki “zapisz wizytę” i dodatkowo pojawi się komunikat, że nie zgadza się wiek pacjenta i jeszcze raz podsumowanie, że lekarz nie przyjmuje pacjentów poniżej 16 rż. Czyli takie zabezpieczenie w przypadku ewentualnej pomyłki człowieka, rejestratorki, będzie działało w tym kontekście.

Mateusz: Podsumowując tutaj dla osoby pytającej: System z jednej strony nam podpowiada, jakie są wytyczne przy rejestracji pacjenta, a jeśli już popełnimy ten błąd, to też system na podstawie PESELu policzy nam wiek pacjenta i uniemożliwi Jego zapis, jeśli wiek będzie nieodpowiedni.

Mirella: Tak. No i jeszcze apropos podpowiedzi przez system, to też z doświadczenia wiem, że w placówkach są specjaliści, którzy wykonują taką samą usługę, ale każdy z nich chce mieć swój indywidualny czas. Jeden jest na przykład nowy, rozpoczyna pracę, więc potrzebuje więcej czasu na wykonanie usługi i rejestratorka nie musi o tym pamiętać. System podpowiada, jaki czas i jaka cena jest do konkretnego specjalisty. Czyli też nie musimy szukać tego, tylko system nam podpowiada terminy z uwzględnieniem tego czasu trwania do konkretnego specjalisty i cena też jest przypisana do konkretnej osoby.

A jeżeli jesteśmy już przy usługach, to warto wspomnieć, że oprócz tego, że mamy informacje dotyczące czasu i ceny, to mamy też w systemie informację odnośnie dodatkowych informacji takich jak na przykład przygotowanie do wizyty. Tutaj dla przykładu przygotowałam usługę, która nazywa się kolonoskopia i pojawia nam się obok informacja dotycząca przygotowania, czyli coś, na co powinna zwrócić uwagę rejestratorka w trakcie zapisywania pacjenta na tą usługę.

Ekran systemu wizyt MatMir z kalendarzem i panelami dodawania wizyt i kosztów.

Nie musi być to przygotowanie, mogą to być też przeciwwskazania lub coś, o czym powinna pamiętać w przypadku umawiania na tą konkretną usługę. I do każdej usługi możemy przypisać indywidualną treść. Wiem też, że w placówkach medycznych przyjmują specjaliści, którzy teoretycznie wykonują taką samą usługę, ale każdy z nich ma swoją procedurę. I wtedy do każdego specjalisty możemy wgrać indywidualną treść, która będzie się wyświetlała rejestracji podczas zapisu i dzięki temu unikniemy sytuacji, w której nie poinformujemy pacjenta o przygotowaniu lub po prostu pomylimy regułki, które są indywidualnie dopasowane do specyfiki pracy danego specjalisty.

Informacje o przygotowaniu się do wizyty

Mateusz: Tutaj nasuwa mi się jeszcze pytanie. Często takie rozmowy z pacjentami są dosyć długie jak mamy te informacje o przygotowaniu bądź też pacjenci nie zawsze mają możliwość na rozmowie się skupić – na przykład dzwonią w przerwie w pracy, żeby się zapisać na wizytę czy też pilnują dziecko lub są w trasie. Czy mamy w systemie Proassist takie miejsce, w którym możemy poinformować pacjenta dodatkowo o tych wytycznych czy sposobie przygotowania się do zabiegu, itp.?

Mirella: Tak, mamy dwa miejsca tak naprawdę. Też musimy pamiętać o tych pacjentach, którzy nie chcą dzwonić i wolą tą opcję rezerwacji wizyt online, gdzie mogą dokonać zapisu. I tutaj przygotowałam też na widgecie do rejestracji online. W momencie, kiedy wybierzemy sobie konkretnego specjalistę i konkretną wizytę, to może wyświetlać się ten sam komunikat o przygotowaniu do tej konkretnej usługi.

Booking a physical therapy appointment for November 15, 2023, at 150 PLN with available time slots.

Czyli oprócz tego, że zabezpieczamy się od strony rejestracji, to zabezpieczamy się też pod względem pacjenta. Może być tak, że to przygotowanie uzależnione jest na przykład od godziny, którą pacjent sobie wybierze i terminu. Więc fajnie, że ten komunikat nam się wyświetli.

Drugie zabezpieczenie jest takie, że w momencie, kiedy pacjent dokonuje zapisu (telefonicznie, na miejscu, czy podczas rejestracji online), na Jego adres mailowy zostanie wysłana informacja z przygotowaniem. I to przygotowanie może być umieszczone jako treść maila, treść wiadomości bądź też jako dodatkowy załącznik. Dlaczego mówię o dodatkowym załączniku? Czasem jest tak, że dane przygotowanie jest bardzo obszerne – tak jak wspomniałeś – lub też dana placówka chce po prostu przedstawić w formie graficznej jakieś informacje dla pacjenta. I ten mail jest też wysyłany 24h przed wizytą.

Limity dotyczące ilości przyjmowanych pacjentów lub wykonywanych usług

Mirella: Czasem się zdarza, że rejestratorka ma dużo tych informacji, tej wiedzy. Na przykład: dany specjalista chce, żeby na badania rejestrować w poniedziałki, a na konsultacje w piątki. No i ciężko jest w natłoku obowiązków pamiętać o tym, że jak zadzwoni pacjent, żeby umówić się na badanie, to ja muszę zaproponować poniedziałek, a jak na konsultację, to piątek. I właśnie system Proassist ma taką funkcję jak limity. Limity pozwalają na dopasowanie konkretnej usługi do konkretnego terminu, na który można dokonywać zapisu. Dzięki temu, rejestratorka nie musi o tym pamiętać, tylko po prostu w momencie, kiedy wybieramy sobie daną usługę, czy też danego specjalistę, który ją wykonuje – na liście widzimy takie minusy. To oznacza, że usługa jest z limitem. I jak wybiorę sobie badanie, to system proponuje mi tylko konkretne dni. Mimo, że grafik jest otwarty na wszystkie dni, to tutaj w przypadku tego badania pojawiają się tylko dni, w którym można je wykonać. Rejestratorka nie musi o tym pamiętać i nie dojdzie do pomyłki z jej strony, bo korzysta z wyszukiwarki automatycznej, gdzie system podpowiada jej, na kiedy może umówić taką wizytę.

No i oczywiście jeszcze zasoby. Czym są zasoby? Jest to funkcjonalność, która pozwala na kontrolowanie ilości sprzętu, który jest zużywany w danej placówce. Czyli dla przykładu mamy narzędzie USG, holter i mamy wielu specjalistów, którzy mogą wykonywać usługi na tym sprzęcie i żeby nie doszło do kolizji, w której przyjdzie nam więcej pacjentów niż mamy sprzętu na ten sam termin, to system również nie będzie nam podpowiadał takich terminów. Więc tutaj zasoby pozwalają na uniknięcie tego konfliktu co do ilości sprzętu.

Wizyty grupowe w placówkach medycznych

No i jeszcze taka dedykowana opcja dla placówek, które przyjmują na zajęcia grupowe typu szkoła rodzenia, jakieś zajęcia z tego tytułu, czy jakieś psychoterapie grupowe. Wtedy mamy określenia, że na przykład na daną usługę możemy zapisać na przykład 5 osób czy 10 osób i wtedy, żeby rejestratorka nie musiała sprawdzać, ile osób jest już zapisanych – system automatycznie poprzez wyszukiwarkę, będzie proponował ten termin dopóki nie zużyjemy tego limitu 10 osób. Jak osiągniemy limit, to automatycznie podpowie nam nowy, dostępny termin. Sprawdzi się to wtedy, gdy macie specyfikę zapisów co do konkretnych usług.

Płatności online, czyli pacjent płaci z góry za wizytę

Mirella: Kolejnym punktem są płatności online. Jeżeli chodzi o płatności online, to jest to świetna forma automatyzacji pracy rejestracji, czyli pacjent może opłacić wizytę z góry, jeszcze zanim zgłosi się do naszej placówki. No jak wiemy, chyba taką największą zaletą płatności online jest to, że jak dokonam już zakupu, to po pierwsze: przestaję szukać. Dokonałam zakupu i nie szukam już innych, innych rozwiązań u konkurencji, która może mnie przyciągnąć lepszą ceną, lepszym, lepszym specjalistą. I na pewno mam gwarancję, że przyjdzie ten pacjent na wizytę. A jeżeli nie przyjdzie, to z tego tytułu też mamy pewne zabezpieczenie, czyli na przykład brak zwrotu płatności za taką wizytę, gdzie pacjent nie przyszedł na nią i nie zrealizował usługi. Więc to jest fajne rozwiązanie dla placówek, które po pierwsze borykają się z pacjentami, którzy nie przychodzą na wizytę, ale też fajna opcja dla placówek, które mają dosyć kosztowne usługi i chcą się zabezpieczyć w razie gdyby po prostu pacjent miał się nie wstawić. Usługa jest bardzo długa, dużo czasu zajmuje to specjaliście lub też angażujemy innego specjalistę dodatkowo, żeby przyszedł na ten termin i godzinę do tego zabiegu, więc jest to świetne rozwiązanie. Ale myślę, że o kolejnych plusach opowiem już w trakcie prezentowania, jak w ogóle wygląda taki zapis pacjenta z płatnością online, przede wszystkim w przypadku rejestracji online.

I tutaj też przygotowałam taki widget, który uwzględnia płatności online. I tu mamy widget też usługowy. Warto wspomnieć, że mamy kilka rodzajów widgetów. W tym widgecie wybieram sobie po prostu usługę i w kolejnym kroku wybieram termin i godzinę.

Formularz rezerwacji wizyt na stronie gabinetu ginekologicznego "Być Kobietą".

Jak już dokonam tego wyboru, uzupełniam formularz i wpisuję swoje dane. Akceptuję zgodę RODO i przechodzę do kolejnego kroku. Proszę zwrócić uwagę, w jaki szybki sposób ten pacjent może dokonać tej płatności. Ma od razu to jako kolejny punkt do dokonania rezerwacji.

Akceptuje regulamin, który załączany jest widoczny. Poprzez kliknięcie “zobacz” pojawia nam się to w formie PDF-u i klika “zapłać”, jeżeli zapoznał się z regulaminem – akceptuje go i tak naprawdę zatwierdza płatność. Formularz jest auto-uzupełniony, więc nie wymaga żadnej dodatkowej pracy związanej z tym przelewem. Akceptuje ten przelew i ma komunikat o tym, że dokonano płatności i rezerwacja wpada nam do systemu jako wizyta już potwierdzona. I co najważniejsze – właśnie jak zwrócimy uwagę, nie dokończymy procesu zapisu samodzielnego przez widget rejestracji online bez dokonania tej płatności. Czyli jest to element zapisu online i teraz pokażę Wam, jak wygląda taka wizyta, która została opłacona właśnie przez pacjenta, który umówił się online.

Taka wizyta wpada nam w kolorze zielonym, czyli oznacza to, że pacjent opłacił wizytę i po kliknięciu w tą rezerwację, w oknie informacyjnym do wizyty mamy informację o tym, że zapłacono przez Internet 150 zł. Zwróćmy uwagę, jakie to jest też szybkie od strony administratora/menedżera/kierownika, który nie musi logować się do swojej bankowości elektronicznej i sprawdzać, czy pacjent opłacił wizytę, czy też nie. Mamy tą informację już w systemie, więc tutaj też jest mniej pracy dla osoby, która miałaby weryfikować te płatności.

A jak to wygląda od strony, kiedy pacjent umawia się telefonicznie czy też w placówce? W bardzo podobny sposób. Różni się to tylko tym, że w momencie kiedy dokonujemy takiego zapisu, pacjent otrzymuje od nas drogą mailową link,pod którym dokonuje opłaty i ma czas pacjent do północy, aby zrealizować taki przelew. I najważniejsze jest to, że jeżeli dokonał opłaty, to tak jak pokazałam – wizyta pojawia się w kolorze zielonym, z informacją, ile zapłacił. Ale jeżeli nie zapłaci, to o północy system odwołuje taką wizytę. Czyli też mamy znowu ten czas na znalezienie kogoś w to miejsce. To jest raz, a dwa – nie musimy weryfikować dalej tych przelewów, tylko system automatycznie skreśla nam takiego pacjenta z tej wizyty.

Czy wszyscy pacjenci muszą płacić z góry?

Mateusz: I tutaj chwilka, przerwę, bo zauważyłem, że mamy kolejne pytanie na czacie. Może pozwolę sobie je przeczytać, żeby od razu na nie odpowiedzieć. Wydaje mi się, że jesteśmy właśnie w dobrym momencie, żeby żeby tym tematem się zająć. Tutaj Pani Urszula pyta, czy mając włączoną usługę płatności online każdy pacjent rejestrując się przez stronę musi zapłacić, czy jest opcja pominięcia tej płatności?

Mirella: Jeżeli chodzi o płatności online, to warto wspomnieć, że je dopasowujemy do konkretnych usług. Nie do pacjentów, a do usług. Czyli, jeżeli chcemy, żeby na przykład na zabiegi każdy pacjent zapłacił online, to uruchamiamy te płatności do konkretnej usługi. I mało tego, do konkretnego specjalisty. Może być tak, że dany specjalista w placówce nie chce, żeby pacjent płacił online, więc też jest taka możliwość. No i druga forma, to też tu warto wspomnieć, że tak jak powiedziałam, w rejestracji online nie ma możliwości, że pacjent decyduje, że nie opłaca tej wizyty, jeżeli mamy wymagane płatności.

Jeżeli mamy możliwe płatności, czyli dajemy wybór pacjentowi, czy chce zapłacić online, czy zapłacić w placówce, to pacjent ma możliwość wyboru. Może pokażę na widgecie, gdzie się to wyświetla. Pacjent ma możliwość zdecydowania, czy chce zapłacić, czy też nie. W momencie, kiedy wybiera sobie termin, uzupełnia formularz, to tutaj mamy takie dwa selekty: płatność online lub płatność na miejscu.

Jeżeli nadamy mu możliwość płatności wyboru, czy chce zapłacić na miejscu, czy online, to będzie mógł wybrać sobie płatność na miejscu. Jeżeli jednak ustalamy wymagane płatności, to one domyślnie będą wymuszały na nim dokonanie takiej zapłaty. Ale dla pacjentów, których znamy dobrze – nie wiem, są to członkowie naszych rodzin, czy też właściciela placówki, czy też jest to starsza pani – stały pacjent, który wiemy, że przyjdzie, nie odwołuje tych wizyt, zgłasza się na wyznaczony terminy i chcemy ją zwolnić z tej opłaty, to możemy coś takiego zrobić. Ale tak jak wspomniałam, od strony użytkowej, czyli musi to zrobić użytkownik w systemie bezpośrednio. Jak to zrobić? W momencie, kiedy wybieramy taką usługę z płatnością online, też mamy o tym informację w postaci dolara. Wybieramy ten termin, to po wpisaniu danych pacjenta, tuż pod powiadomieniami pojawia się taka opcja “wizyta bez płatności internetowej” i wtedy taka osoba, która dokonuje zapisu, może zwolnić tego konkretnie pacjenta z tej płatności online. Czyli pacjent nie dostanie linku drogą mailową i jeżeli nie zapłaci, no to wizyta nie zostanie odwołana. Po prostu przyjdzie na wyznaczony termin i zapłaci w placówce. Więc odpowiadając – tak pokrótce – użytkownik zapisujący pacjenta na wizytę może go zwolnić z opłaty, a jeżeli dany pacjent zapisuje się przez stronę Internetową w przypadku usługi, gdzie jest wymagana płatność, to pacjent musi zapłacić za daną wizytę. Jedyne rozwiązanie jest takie, że możemy zmienić formę płatności z wymaganej na możliwą płatność. No i też chyba warto tutaj wspomnieć, że nie zawsze musimy pobierać pełne kwoty od pacjentów. Możemy pobierać też formę zadatków. Jeżeli boimy się rozpocząć tak drastycznie zmianę dla pacjentów i wprowadzić płatności online na wszystkie usługi 100% płatne, możemy rozpocząć od formy zadatków.

Co zrobić w sytuacji, gdy pacjent zapłaci za wizytę z góry, ale się na niej nie zjawi?

Mateusz: Czyli tutaj reasumując, gabinet sobie sam decyduje, na które usługi chce mieć tą płatność online włączoną, czy ona ma być obowiązkowa dla każdego, czy też możliwa do wyboru. A tu już resztę Mirella wszystko powiedziała. I tu mi się nasuwa jeszcze jedno pytanie. To już chyba też to zagadnienie padło z Twoich ust na początku, zanim zaczęliśmy jeszcze pokazywać te płatności online. Co w momencie, gdy pacjent zapłaci, a nie przyjdzie? Co z takim pacjentem możemy zrobić, czy mamy na to jakieś zabezpieczenie?

Mirella: To wszystko zależy znowu od procedur placówki medycznej. My mamy przygotowane dwa takie szablony regulaminu. Ten regulamin będzie się wyświetlał w rejestracji online dla pacjenta, który dokonuje takiego zapisu, więc będzie mógł się z nim zapoznać. I te regulaminy są dwa. Dlaczego? Pierwszy regulamin uwzględnia ewentualne zwroty płatności, a drugi nie uwzględnia tych płatności. Właśnie w przypadku, gdy pobieramy płatności i nie zwracamy pacjentowi, mamy to uwzględnione w regulaminie. To warto również dodać taką opcję – włączyć w systemie informowanie pacjenta o tym, że załóżmy na x przed terminem ten pacjent nie może odwołać takiej wizyty. I taki komunikat w formie SMS-owej jest wysyłany do pacjenta. Ja może pokażę, jak on wygląda. Czyli tutaj, gdy klikniemy sobie w danego pacjenta, w daną rezerwację, ikonę “wyślij wiadomość”, to pojawi się okno, w którym mamy zawartą całość korespondencji z pacjentem.

Jeżeli pacjent będzie próbował odwołać wizytę, w której ustawimy właśnie brak możliwości odwołania na wyznaczony termin i pacjent odpisał nam na SMS-a z przypomnieniem o wizycie, jako próbę odwołania, to system automatycznie wysłał mu treść, że nie ma możliwości odwołania wizyty na – w tym przypadku 24 godziny – przed zarezerwowanym terminem. Oczywiście, możemy też z tym pacjentem dalej sobie korespondować, nie tylko wysyłając automatyczne wiadomości SMS, ale również pisane ręcznie, tak jak w poniższym przykładzie. Czyli pacjent jednak stwierdza, że okej, w takim razie będzie i dopytuje nas jeszcze o parking. I rejestratorka zawsze może odpowiedzieć na takie dodatkowe pytania.


Chat SMS, czyli komunikacja z pacjentem prosto z systemu medycznego

Mateusz: Tutaj jakbyśmy mogli jeszcze się zatrzymać, bo tutaj mamy do czynienia właśnie z czatem SMS. To jest jedna z moich takich funkcjonalności, które bardzo lubię. Bo ona prynosi wiele korzyści do gabinetu. Z jednej strony daje nam możliwość nadania dedykowanego numeru dla gabinetu, więc z tego numeru będą tylko szły wiadomości do konkretnych pacjentów, konkretnego gabinetu. Kolejną rzeczą jest historia tych wiadomości. Jeżeli pacjent nam odpisze, będzie to wszystko widoczne w systemie, a co za tym idzie – mamy możliwość właśnie korespondencji z pacjentem poprzez właśnie system, czyli możemy sobie z systemu pisać i mamy całą ciągłość korespondencji z pacjentem, którą możemy śledzić i wszystko sobie na bieżąco weryfikować i sprawdzać. To jest super rozwiązanie zarówno dla małych, średnich, jak i dużych gabinetów. Żeby z tego dedykowanego numeru korzystać. A co za tym jeszcze idzie, w przypadku chatSMS mamy możliwość stworzenia dedykowanej treści przypominającej o wizycie. Więc ten numer dedykowany chatSMS bardzo, bardzo fajna opcja. Zachęcam do korzystania. Indywidualny numer dla gabinetu, gdzie można sobie śledzić wszystkie wszystkie wiadomości z pacjentami. Jest po prostu to przydatne, pomocne w takiej codziennej pracy, zarówno na recepcji, jak i w kontakcie, komunikacji z pacjentem.

Mirella: No to warto jeszcze wspomnieć, Mateusz, jeżeli pacjent odpisze – jak pozwoliłam sobie teraz odpisać na taką wiadomość – pojawia się taki dzwonek czerwony przy danym pacjencie.

Jest to komunikat, że dany pacjent odpisał. I po kliknięciu w ten czat, widzimy informacje z treścią wiadomości, którą pacjent nam właśnie wysłał.

Mateusz: Tutaj już z poziomu kalendarza nawet widzimy, że konkretny pacjent nam na takiego SMS-a odpisał albo ktoś po prostu chce nas o czymś poinformować. Kalendarz nas o tym informuje. Dokładnie widzimy, że tutaj jak sobie zerkniemy na ekran, ten czerwony dzwoneczek dość mocno się wyróżnia spośród całego tła, więc na pewno będzie to widoczne. A dzięki temu też będziemy mogli sobie sprawdzić, co ten pacjent odpisał i tutaj dalej móc mieć jakąś możliwość postępowania z tą wizytą, więc bardzo przydatna funkcja.

Szablony wizyt, czyli jak szybciej wypełniać EDM

Mirella: To co, myślę, że przejdę do kolejnego punktu. Mamy już tą obsługę przed pojawieniem się pacjenta na wizycie, to może teraz przejdźmy do elementu, kiedy już pacjent przychodzi do nas do placówki i mamy obsługę już związaną z wypełnieniem dokumentacji medycznej przez specjalistę. Jakie tutaj mamy usprawnienia związane z przeprowadzeniem takiej wizyty? Pierwsza rzecz, to w oknie przeprowadzania wizyty mamy możliwość przyspieszenia wypełnienia dokumentacji medycznej poprzez szablony.

Często zdarza się tak, że klienci, którzy przychodzą do Proassist, mają jakieś swoje szablony w wordzie, na dysku Google i z których korzystają. Można sobie jednorazowo wgrać taki szablon i korzystać z niego w systemie. W jaki sposób? Na samej górze, przed wypełnieniem pierwszych opcji sekcji wizyty, czyli przed wywiadem, mamy zieloną zakładkę “użyj szablonu wizyty” i tutaj wyświetli nam się lista wszystkich przygotowanych wcześniej szablonów.

Aby użyć danego szablonu, wystarczy kliknąć w zieloną zakładkę “kopiuj dane do EDM” i wtedy wszystkie uzupełnione treści w szablonie pojawiają nam się w odpowiednich sekcjach, czyli to też jest taka fajna opcja, żeby zaoszczędzić ten czas, który często poświęcamy na właśnie papierologię. A w tym przypadku stałe treści, które są używane do każdego pacjenta, który ma na przykład takie samo schorzenie, a zmienne są jakieś konkretne informacje, pod konkretnego pacjenta. Można spokojnie dopisywać do tego szablonu, którego użyjemy. A zapewniam, że w przeciągu całego dnia przyjęć wszystkich pacjentów jest to bardzo duża oszczędność czasowa.

No i chyba kolejnym elementem odnośnie uzupełnienia dokumentacji medycznej, to w przypadku, kiedy mamy do czynienia z pacjentem, który przychodzi do nas na kontynuację leczenia lub schorzeniem i wykonujemy z nim ciąg np. ćwiczeń fizjoterapeutycznych chociażby albo te same procedury podczas kolejnej wizyty aż do czasu kiedy pacjent nie wyzdrowieje, to możemy sobie powielić treści z poprzednich wizyt i takie treści powielić możemy sobie za pomocą historii, która znajduje się na samym dole naszego okna. Pojawia się informacja na temat wcześniej uzupełnionej dokumentacji medycznej i wystarczy, że klikniemy sobie ikonę powielenia i wszystkie te informacje załącza nam się do tego właśnie okna przeprowadzania wizyty. Więc jeżeli mamy tutaj do czynienia z pacjentem stałym, który przychodzi na kontynuację leczenia, to też możemy sobie szybko usprawnić wypełnienie tej dokumentacji medycznej i możemy po prostu dopisywać to, co wykonujemy aktualnie na tej wizycie, jeżeli dodatkowo coś zostało dodane do terapii.

Mateusz: Ja tu może jeszcze przerwę na chwilkęi dopowiem, bo zauważyłem, że jak kopiowałaś tą treść poprzedniej wizyty, to skopiowałaś zarówno treść, jak i procedury. Czyli tutaj zarówno kody procedury się skopiowały, jak i treść poprzedniej wizyty. Czyli jak kontynuujemy to leczenie z tymi samymi kodami, chcemy sobie wizytę po prostu zaciągnąć z przedniej, to wystarczy jednym kliknięciem i nam wszystko ładnie się po kolei uzupełni.

Mirella: Tak. Inaczej mówiąc, wszystko co uzupełniliśmy w treści opisowej, zarówno w sekcjach opisowych, jak i procedury ICD-10, I9 i CF zostaną skopiowane z poprzedniej wizyty, o ile one były oczywiście wypełnione przez specjalistę.

Mateusz: Mamy jeszcze jedno pytanie na czacie dotyczące szablonów i pan Dominik pyta, czy każdy specjalista wgrywa swój szablon, czy są one współdzielone?

Mirella: Każdy specjalista ze względu na swoją specyfikę pracy ma możliwość wygrania indywidualnych szablonów. Czyli dzięki temu też ta lista indywidualnych szablonów będzie zdecydowanie mniejsza, niż jak w przypadku gdyby każdy specjalista widział szablony innych specjalistów, w całej placówce. Wtedy ta lista byłaby bardzo długa i znalezienie odpowiedniego szablonu troszkę zajęłoby czasu. Każdy ze specjalistów z doświadczenia wiem, że ma swoje swoją specyfikę pracy, swoje standardy i lepszym rozwiązaniem jest właśnie, jeżeli wgrywamy te indywidualne szablony pod konkretnego specjalistę.

Mateusz: Tutaj jeszcze jeden widzę ważny aspekt odnośnie tych szablonów, bo zauważyłem, że można podzielić taką wizytę na kilka szablonów. Czyli nie jako jedna cała wizyta, tylko po prostu poszczególne szablony do konkretnego modułu.

Mirella: Tak, dokładnie. Każda z tych sekcji posiada taką opcje jak “zapisz szablon dolegliwości”, “szablon rozpoznania”, czy też “zalecenia” i możemy albo każdy z tych elementów pojedynczo sobie zapisać jako szablon. Czyli oddzielnie dolegliwości, oddzielnie badanie lub możemy zrobić szablon dla całej wizyty, czyli tak jak w przypadku tego ścięgna Achillesa – jeżeli skopiuję sobie dane, to wtedy wszystkie uzupełnione pola, które były brane pod uwagę przy tworzeniu tego szablonu, będą nam wyświetlane w tych poszczególnych sekcjach. A zapis całego szablonu, całej wizyty, pojawia się na sam koniec tej dokumentacji medycznej, po prawej stronie. Także każda z tych sekcji może być zapisana bądź też całość wizyty, zależy też właśnie od specyfiki pracy danego specjalisty.

No i też jest fajne, jak zauważyłeś, że te nazwy są posegregowane do poszczególnych sekcji, czyli też tworząc szablon nie musimy nadawać nazwy zalecenia czy też wywiad czy badanie, tylko po prostu nazwą na przykład jakiegoś konkretnego badania, które wykonujemy albo jakiegoś schorzenia, z którym pacjent się do nas zgłasza.

Mateusz: Czyli od razu mamy to wszystko pokategoryzowane i wystarczy sobie nazwać ten szablon według swoich wytycznych, tak żeby nam się dobrze pracowało. Mamy kolejne pytanie, więc od razu je przeczytam. Czy szablony wizyt są dedykowane osobno do każdego pacjenta?

Szablony są dedykowane dla specjalistów, a powielanie wizyt bardziej do pacjenta. Szablony są dedykowane dla specjalistów, żeby im po prostu ułatwić pracę. Naturalnym jest, że tu przyjmujemy 3-4 i 5 pacjenta na tą samą usługę, to po prostu można korzystać pewnie z tych samych szablonów, więc nie wiem czy to o to konkretnie chodziło.

Mirella: Kolejne usprawnienie w przypadku dokumentacji medycznej tutaj mamy w e-recepcie. W przypadku korzystania z bazy komercyjnej, mamy możliwość powielania recept. I takie powielanie recepty odbywa się poprzez kliknięcie w historię Proassist i możemy sobie powielić albo całość recepty poprzez kliknięcie w tą ikonkę przy danych recepty bądź też możemy szybko powielić konkretny lek z danej recepty, czyli nie chcemy powielać w całości, tylko jeden lek, który był na tej recepcie. Dzięki temu jak klikniemy sobie tam taką ikonę, pojawia nam się uzupełniony już formularz nowej recepty, nie musimy wybierać leków, nie musimy wprowadzać dawkowania, opakowań – wszystko to, co zostało wystawione na poprzednich wizytach, będzie powielone jeden do jeden na nowej recepcie. Wystarczy tylko zatwierdzić, poprzez kliknięcie “wystaw” lub “wystaw i dodaj do zaleceń”. I też ta opcja wystawienia recepty jest zdecydowanie szybsza, jeżeli mamy możliwość powielenia. No i to co najważniejsze – w przypadku recepty na lek zwykły, gotowy, możemy sobie stworzyć listę ulubionych leków. Co nam to daje? Ja teraz kliknęłam wyszukiwarkę leku i już mi system podpowiadam nazwę leku mojego ulubionego, bo jest z gwiazdką. Czyli, jeżeli specjalista często wystawia receptę na konkretny lek, to może sobie dodać taki lek do ulubionych i nie będzie musiał korzystać z wyszukiwarki w sposób taki, że ręcznie musi wprowadzać nazwę leku, tylko pojawi mu się ta lista z ulubionymi lekami i wystarczy, że kliknie ten lek i sobie uzupełni resztę informacji w formularzu recepty. To pozwala nam na szybsze odnalezienie w bazie danych leków, które są najczęściej wystawiane przez specjalistę i każdy ze specjalistów również indywidualnie pod siebie dodaję takie leki na ulubione.

Mateusz: Od razu mam jedno pytanie, jakbyś mogła wrócić do naszych recept. Mamy tutaj leki zwykłe, ale również są specjaliści na przykład dermatolodzy, którzy często tworzą jakieś maści, kremy innego rodzaju receptury. Jakbyś mogła zaprezentować te właśnie leki recepturowe, jak to wszystko u nas wygląda.

Mirella: W momencie kiedy wybieramy typ recepty na lek recepturowy, możemy też usprawnić sobie pracę. Możemy jednorazowo przygotować sobie szablon takiej receptury na maść tak jak wspomniałeś, czy na jakieś krople i później korzystać z tego szablonu. Często pojawiały się takie właśnie sugestie ze strony klientów, że a po co będę tworzył ten szablon jak ja wystawiam taką receptę raz na trzy miesiące. No właśnie, ale jeżeli już wystawiam tą receptę raz na trzy miesiące, to podejrzewam, że uzupełnienie formularza zajmuje nam też dłuższy czas, ponieważ jeżeli czegoś nie użytkujemy zbyt często, to zapominamy, co mamy uzupełnić. Gorzej się odnajduje takie rzeczy. A taki szablon pozwoli nam na szybsze wystawienie takiej recepty. Wystarczy kliknąć “użyj szablon receptury” i tu pojawia mi się lista z przygotowanymi szablonami. I mam taką maść witaminową. Wystarczy, że skopiujemy te dane i automatycznie zaciągają nam się one do formularza recepty. Znowu, z każdą informacją, nawet na temat dawkowania i informacji dla osoby wydającej: konkretne nazwy składowe tej recepty oraz ile tego składnika mamy użyć do przygotowania tej receptury. Dlatego warto poświęcić to jednorazowo 5 minut, myślę, że nawet niecałe 5 minut, żeby później szybciej wystawiać tego typu recepty i sprawniej obsługiwać pacjentów, nie poświęcając czasu na zbędną papierologię. A tworząc szablon wystarczy, że uzupełnimy formularz i na końcu zapisujemy szablon receptury, także i tak możemy to stworzyć na bazie pierwszego pacjenta, którego przyjmujemy, któremu wystawiamy taką receptę. Możemy wykorzystać ten moment, ten czas, poprzez jedno kliknięcie system zapamięta nam tą recepturę.

Mateusz: Okej, super. Widzę, że na razie nie mam pytań na czacie. Jeżeli państwo mają w międzyczasie jakieś pytania, to śmiało można pisać i takie pytania zadawać, ja będę cały czas gdzieś tam zerkać na ten czat. Będę tutaj w razie co przerywał Mirelli i czytał te pytania. Na razie tych pytań nie ma, to możemy kontynuować.

Podsumowanie wizyty, czyli wydruk lub wysyłka zaleceń dla pacjenta

Mirella: Mamy już wypełnioną dokumentację medyczną, ale co dalej się z nią dzieje? Co możemy przekazać pacjentowi i w jakiej formie? Często jest tak, że specjaliści raczej preferują przekazywanie pacjentowi zaleceń według własnych preferencji. I gdzie to możemy ustawić w systemie? Możemy to zrobić tuż przed zakończeniem wizyty, mamy taką opcję jak “zaawansowane opcje wydruku”. I tu mamy listę ze składowymi po prostu dokumentacji medycznej. Jeżeli chcemy wysyłać do pacjentów tylko i wyłącznie zalecenia, wystarczy odznaczyć pozostałe checkboxy, pozostawiając tylko zalecenia.

I to miejsce dotyczy zarówno drukowanej karty z wizyty, jak i karty wysłanej drogą mailową. To jest po prostu składowa naszej karty wydruku dokumentacji medycznej. I druga rzecz, drugie usprawnienie jest takie, że możemy zapamiętać te ustawienia na przyszłość, czyli nie zapisujemy tych ustawień tylko dla jednorazowej wizyty, ale możemy zapisać i wykorzystać to, że już odklikaliśmy te checkboxy i zapisać na stałe poprzez kliknięcie “zapisz ustawienie”. Jeżeli jednorazowo chcemy zmodyfikować wygląd takiej karty i na przykład dla wyjątku chcemy jeszcze rozpoznanie dorzucić, ale tylko jednorazowo, to wtedy nie zapisujemy tych ustawień wydruku, tylko przechodzimy do “zapisz i drukuj” bądź też “zapisz i wyślij email”. I wtedy tylko jednorazowo będą i rozpoznania i zalecenia. A jak już jesteśmy właśnie w tematyce tej wysyłki drogą mailową, to warto wspomnieć, że oprócz tej standardowej karty dokumentacji medycznej, możemy również załączać takie dokumenty jak wystawione recepty, zaświadczenia lekarskie zwolnienia lekarskie, czy też skierowania. I wtedy w jednym mailu, w jednym załączniku będzie zarówno opis wizyty, jak i te ewentualne dokumenty, jeżeli specjalista wystawi jakieś w trakcie przyjmowania pacjenta.

Jak wygląda taki mail, też sobie przygotowałam. W załączniku pojawia się opis wizyty, w tym przypadku akurat uwzględniłam całość opisu wizyty, nie tylko zalecenia i poniżej nawet mam wystawioną receptę. Więc tak jak wspomniałam, w jednym załączniku mamy podgląd na te wszystkie informacje. I też myślę, że korzystając z okazji, warto tu wspomnieć, że wygląd tej karty – specjalnie też powiększam – czyli ten nasz nagłówek, po prawej stronie nazwa placówki i dane placówki, a po lewej stronie dane specjalisty, możemy wgrywać w formie tekstowej, ale również możemy wgrywać w formie graficznej. Czyli, jeżeli chcemy uwzględnić logo na wydruku na takiej dokumentacji medycznej, to można skonfigurować sobie taki nagłówek, aby ta karta była bardziej spersonalizowana pod Państwa.

I na końcu tej dokumentacji medycznej jest również miejsce na podpis i możemy też jednorazowo przygotować takie zdjęcia podpisu bądź też podpisu i pieczątki, szczególnie jeżeli wysyłamy tą dokumentację medyczną drogą mailową, to wtedy ta dokumentacja będzie zawierała komplet informacji wraz z tym podpisem i pieczątką specjalisty. Wgrywa się to jednorazowo i na każdym później dokumencie generowanym z systemu jest on widoczny zarówno w dokumentacji medycznej, jak i w zaświadczeniach lekarskich, tak zwanych drukach, które są dostępne również w oknie przeprowadzania wizyty.

Mateusz: Tutaj Pan Wojciech pyta od razu, gdzie można takie logo, te podpisy wgrać?

Mirella: Jeżeli chodzi o logo, które znajduje się po prawej stronie, to wgrywamy je w “placówkach”. Ikona edycji i tutaj mamy miejsce na informację do druku EDM, tu możemy albo tekstową albo załącznik. I tu jest ważna informacja: jeżeli decydujemy się na logo, to korzystamy tylko z tej opcji “dodaj plik do wydruku” i wtedy załączamy ten przygotowany wcześniej dokument. A to, co znajduje się po lewej stronie, to wchodzimy sobie w zakładkę “specjaliści” , ikona edycji i tutaj mamy “informacje do druku EDM” i pod tym opisowym mamy “dodaj plik do wydruku” i załączamy ten dokument stricte o specjaliście. A jeśli chodzi o podpis, czyli to miejsce na samym dole, to wgrywamy je za pomocą tutaj “dodaj plik podpisu do wydruku” i tu jest takie troszkę inne pole, bo tu musimy wpisać – jeżeli chcemy oczywiście żeby nam się wyświetlały – te informacje, czyli tytuł naukowy, imię i nazwisko specjalisty i specjalizacja, to dodatkowo musimy uzupełnić to pole tutaj – opisowo.

Mateusz: Czyli reasumując, zakładka “placówki” bądź też do konkretnego specjalisty, jeśli chodzi o jego podpis czy też te zdjęcia.

Ja mam jeszcze takie pytanie, bo tutaj w systemie Proassist bardzo popularne jest dodawanie różnego rodzaju plików do karty pacjenta oraz zdjęć przez aplikację mobilną. Często właśnie czy to dermatolodzy jakieś znamiona skórne, czy medycyna estetyczna, czy stomatolodzy, podolodzy, robią zdjęcia. Właśnie przed rozpoczęciem leczenia, w trakcie i po. I czy do takiej dokumentacji medycznej również możemy takie pliki dołączać, żeby po prostu pokazać pacjentowi tą naszą pracę, jak to wszystko się zmienia, jakie są efekty?

Mirella: Pewnie, możemy to załączyć jako całość dokumentacji medycznej, czyli zarówno to, co uzupełniliśmy w trakcie przyjmowania pacjenta, jak i to, co zrobiliśmy tak zwaną dokumentację zdjęciową. Tu wgrałam sobie dwa dokumenty: zdjęcie plus wyniki badań laboratoryjnych. Jeżeli chcemy załączyć jako element całości dokumentacji, czyli składowa z wizyty, którą przeprowadziliśmy, wystarczy przy konkretnym dokumencie kliknąć w ten plus. I on się automatycznie załączy do tego pliku PDF, który Państwu pokazałam. Czyli z tą dokumentacją, z tymi receptami i jeszcze będzie ten dokument właśnie zdjęciowy. Jeżeli chcemy takie zdjęcie przesłać oddzielnie jako odrębny załącznik, to zamiast plusa klikamy w ikonę koperty i wtedy idzie do pacjenta taki mail tylko i wyłącznie z tym jednym dokumentem. Także wszystko zależy od preferencji placówki, czy chcemy traktować to zdjęcie jako element całości dokumentacji, czy jako oddzielny załącznik.

Szybkie dodawanie plików wygenerowanych poza systemem medycznym do dokumentacji pacjenta

Mateusz: Okej. Czyli tak naprawdę to można albo wysłać sam plik, który wyślemy pacjentowi albo dołączyć go do dokumentacji medycznej podsumowującej naszą wizytę. Tu mam jeszcze pytanie od razu pani Urszuli: czy można w jakiś szybszy sposób dodawać pliki, niż ich skanowanie?

Mirella: Jeśli chodzi o dodawanie pliku do karty pacjenta, to można to zrobić za pomocą aplikacji mobilnej. Ja może pokażę wersję aplikacji na komputer, jaką mam wgraną.

Mateusz: Tak jest, czyli po prostu wystarczy sobie pobrać na telefon naszą aplikację mobilną Proassist, zalogować się, ustawić sobie PIN i mamy też dostęp do wielu innych funkcjonalności, które na pewno ułatwiają i przyspieszają pracę. Między innymi właśnie dodawanie zdjęć do systemu, czyli przez ikonę aparatu możemy sobie takie zdjęcie stworzyć i mamy po prostu jakiś dokument, który będzie można dodać do karty pacjenta. Tutaj Pani Urszula mówi, żeby nie trzeba było go skanować, to wystarczy sobie dokument położyć na biurku, zrobić zdjęcie telefonem i ten dokument bezpośrednio nam się dołączy do karty pacjenta. To ważne, trzeba to zdjęcie zrobić przez aplikację Proassist. A jak mamy zdjęcie już na telefonie, czy na jakimś innym urządzeniu, to po prostu z aplikacji możemy też taki plik również sobie ręcznie dodać.

Mirella: Też ważne, że te zdjęcia nie są przechowywane w żaden sposób na telefonie użytkownika, tylko i wyłącznie trafiają bezpośrednio do systemu.

Mateusz: To jeszcze też ciekawe, możemy sobie takie zdjęcie, plik nazwać, żeby nie trzeba było za każdym razem otwierać miniaturki i włączać tego zdjęcia, żeby zerknąć, zobaczyć co to zdjęcie zawiera. Czyli jak mam jakieś wyniki badań, czy inne dokumenty, które nam pacjent przyniósł i chcemy je mieć w karcie pacjenta, to żeby nie trzeba było tego włączać i czytać, co tam się znajduje, to po prostu możemy jak gdyby nazwać tytułem taki plik, takie zdjęcie, żebyśmy z góry po prostu patrząc na kartę pacjenta widzieli, co ten plik zawiera .

Mirella: Dokładnie. Ja już mam aplikację i jak to wygląda: strona aplikacji, wchodzimy sobie w dany dzień, klikamy danego pacjenta. Pojawia się ikona aparatu i klikamy. Można zdjęcie opisać swoim tytułem i będzie wgrane do karty.

Mateusz: Jak już jesteś przy aplikacji, to jakbyś mogła pokazać raz jeszcze, bo Pan Wojciech prosi o powtórzenie. Czyli zdjęcie zrobione przez aplikację nie zapisuje się na telefonie. Ja może powtórzę raz jeszcze: jak mamy już jakieś zdjęcie w telefonie na dysku twardym, to można go po prostu dodać do takiej karty pacjenta. Ale jeżeli robimy zdjęcia aplikacją Proassist telefonem, to to zdjęcie się wtedy nie zapisuje w telefonie, bo nie ma takiej potrzeby. Ono bezpośrednio trafia nam do karty pacjenta i żeby nie zaśmiecać tego urządzenia i żeby mieć od razu uporządkowane i przyporządkowane to zdjęcie do konkretnej karty, do konkretnego pacjenta. Robimy sobie zdjęcie aplikacją w telefonie i to zdjęcie bezpośrednio trafi od razu do karty pacjenta, nadamy sobie tylko tytuł takiemu dokumentowi i mamy go od razu wgranego do karty pacjenta, bez konieczności zapisywana go na dysku twardym urządzenia.

Rekomendacje dla lekarzy w systemie medycznym – proś pacjentów o opinie

Mirella: Pozostał nam ostatni temat, czyli moduł rekomendacji. Inaczej mówiąc, pozyskiwanie ocen, opinii od pacjentów i jak je możemy wykorzystywać. Udostępniam ekran i pokażę, jak taki moduł wygląda. Taki moduł możemy po pierwsze umieścić na swojej stronie internetowej i po prostu możemy się chwalić tymi opiniami, przedstawiać je pacjentom, którzy przeglądają Waszą stronę internetową, którzy jeszcze się gdzieś tam wahają czy umówić się na wizytę, czy nie. Czytają opisy specjalistów, a później czytają opinie innych pacjentów, którzy zrealizowali wizytę w Waszej placówce i te opinie właśnie przedstawiają się w formie takiego wachlarza, harmonijki, która się zapętla.

Mamy zawsze informację na temat ilości gwiazdek, które pacjent wystawił za daną wizytę oraz mamy również komentarz, który został wystawiony do tej rezerwacji. Jak to w ogóle działa? To działa tak, że po zrealizowanej wizycie możemy zrobić to na dwa sposoby. Albo w momencie, kiedy wysyłamy dokumentację medyczną do pacjenta drogą mailową, może automatycznie iść wiadomość e-mail z prośbą o wystawienie takiej rekomendacji. lub druga możliwość: jeżeli nie wysyłacie pacjentowi drogą mailową dokumentacji medycznej, jeżeli taka wizyta jest zrealizowana, czyli dokumentacja jest wypełniona lub zmieniony ręcznie status za zrealizowane i wizyta jest opłacona, czyli zaznaczamy sobie w systemie, że taka rezerwacja została opłacona – wtedy pacjent otrzymuje drogą mailową taką wiadomość e-mail z prośbą o rekomendację.

I wtedy ta rekomendacja w pierwszej kolejności trafia do systemu i każdy z administratorów może sobie podejrzeć te oceny w statystykach.

Gdy wejdziemy sobie w statystyki -> raporty -> oceny lekarzy i wybieramy sobie zakres dat, za jakie chcemy podejrzeć sobie te opinie i mamy listę naszych specjalistów. Widzimy jak są oni oceniani, jaka jest średnia, ilość ocen, ilość wizyt i jaki jest procent ilości ocen do ilości wizyt. Przy każdym specjaliście możemy sobie podejrzeć konkretne oceny, czyli widzimy jaki to był pacjent, czyli pacjenci nie są anonimowi – mamy możliwość też zweryfikowania tej sytuacji z danym komentarzem, bo widzimy kiedy była realizowana taka wizyta, o której, na jaką usługę był zapisany pacjent i jeżeli wprowadzamy tu informację o płatności, to również widzimy ten komentarz i ilość gwiazdek. Na pierwszym etapie tego modułu te oceny trafiają nam tylko i wyłącznie do systemu i każdy z administratorów może zdecydować, czy taką ocenę chcemy publikować na stronie, czy też nie. Jeżeli nie chcemy, to po prostu pozostawiamy to jako wewnętrzny system oceniania. Czyli sprawdzamy sobie, co myślą o nas pacjenci, czy mamy coś do poprawy, czy być może musimy coś zmienić w zakresie konkretnego specjalisty, nad czymś jeszcze popracować lub jeżeli chcemy się podzielić taką opinią, możemy przy konkretnej ocenie kliknąć “TAK” do publikowania i wtedy dopiero ta ocena, rekomendacja, jest publikowana na stronie w tym wachlarzu. Także to Wy sami decydujecie, kiedy i czy w ogóle dana ocena, rekomendacja będzie widniała na Waszej stronie Internetowej.

No i ostatnia kolumna, to są mediacje. Mediacje służą temu, aby móc zmodyfikować taką ocenę, czyli na przykład – teraz taki case z życia naszego klienta – pacjentka zwróciła uwagę, że w gabinecie ginekologicznym jest troszkę za niska temperatura. Gdy doszło do badania, to wiadomo, musiała rozebrać się i odczuła wtedy lekki dyskomfort.Manager zareagował, zwiększył tą temperaturę, więc poprawił to, na co zwróciła uwagę w trakcie wystawiania takiej opinii, komentarza pacjentka. Zmodyfikowała to, pacjentka również potwierdziła, że czuje się bardziej komfortowo, jest cieplej i zdecydowanie lepiej odbywa się taką wizytę. Także możemy wysłać miediację poprzez kliknięcie “wyślij” i mamy możliwość zmodyfikowania takiego komentarza bądź też zmodyfikowania ilości gwiazdek. I wtedy możemy opublikować taką ocenę już zmodyfikowaną przez pacjenta. Więc to jest fajne narzędzie, żeby sprawdzić, co o nas myślą pacjenci, czy wszystko jest okej, co możemy ewentualnie zmienić, na co zwrócić uwagę lub po prostu chwalić się innym pacjentom, którzy chcą zdecydować się na umówienie wizyty w Państwa placówce – czy warto, czy nie warto.

proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.