Jak wygląda proces wdrożenia systemu medycznego do placówki?
Dla nowych placówek kwestia wybrania systemu medycznego też może być trudna – w końcu wybieramy system, na którym zamierzamy opierać naszą pracę. Sam proces wyboru odpowiedniego oprogramowania opisaliśmy w TYM artykule, więc jeśli nie wiesz, czego powinieneś oczekiwać od systemu, to zachęcamy do przeczytania.
Ten artykuł dotyczy jednak kwestii związanej z wdrożeniem nowego oprogramowania medycznego do placówki. Skuteczne wsparcie techniczne oraz płynny proces wdrożenia są kluczowe dla zapewnienia, że systemy działają bez zarzutu i przyczyniają się do poprawy jakości opieki nad pacjentem.
W Proassist, naszym priorytetem jest zapewnienie, że nasi klienci otrzymują najwyższy poziom wsparcia na każdym etapie współpracy. Oto, jak zaplanowaliśmy proces wdrożenia:
Analiza potrzeb klienta
Rozmowy na temat wdrożenia systemu zaczynamy tuż po szczegółowej analizie potrzeb klienta, kiedy zdecyduje się On na korzystanie z systemu Proassist. Wtedy właściciel, manager lub inny przedstawiciel placówki odpowiada na przygotowaną przez nas listę pytań.
Pytania te pozwalają nam zrozumieć specyfikę placówki, jej wymagania oraz ustalić, jakie funkcje powinniśmy aktywować – np., czy placówka będzie korzystała z wystawiania faktur lub listy rezerwowej. Następnym krokiem jest utworzenie konta w systemie na podstawie udzielonych odpowiedzi.
Personalizacja systemu
Tworzymy dla Ciebie system i konfigurujemy wszystkie ustawienia. Wprowadzamy do niego specjalistów, którzy przyjmują w placówce oraz otwieramy dla nich kalendarze z odpowiednimi godzinami przyjmowania. Dodajemy także wykonywane usługi i uzupełniamy wszystkie szczegóły (czas trwania, ceny, nazwy).
Na podstawie opisanej wyżej analizy, personalizujemy system tak, aby idealnie pasował do potrzeb danej placówki. Podpowiadamy, które rozwiązania są używane przez placówki o podobnej specjalizacji, a jeśli zajdzie taka potrzeba – personalizujemy system medyczny na tyle, na ile jest to możliwe.
Taka personalizacja może obejmować utworzenie rejestracji online, konfigurację płatności, czy aktywowanie modułu fiskalnego lub integrację z innymi systemami za pomocą API.
Jeśli nie posiadasz swojej strony internetowej, a chcesz korzystać z rejestracji online i płatności internetowych, to jest to także dobry moment na stworzenie prostej strony internetowej dla placówki medycznej, czym również możemy się zająć.
Wdrożenie administratora placówki
Po utworzeniu konta w systemie, odbywa się spotkanie administratora placówki z Opiekunem Klienta Proassist. Podczas tego spotkania Opiekun uczy administratora wykorzystywania podstawowych funkcji systemu i odpowiada na wszystkie pytania. Następnie ustalana jest forma kontaktu i termin przeniesienia bazy danych z poprzednio używanego systemu.
Spotkanie dotyczące przeniesienia bazy danych
przenieść bazę danych pacjentów. Jeśli klient przekaże nam wyeksportowany plik z bazą danych, to potrzebujemy kilku dni na zapoznanie się z tym, co znajduje się w pliku. Następnie umawiamy się na 30 minutowe spotkanie, podczas którego pracownik Działu Customer Success z Proassist spotyka się z administratorem placówki. Na takim spotkaniu omawiane są wszystkie szczegóły dotyczące przeniesienia bazy.
Wyjaśniamy, jak przebiega proces i ustalamy, gdzie będą przeniesione poszczególne elementy z bazy danych przenoszonej z poprzedniego systemu. Wspólnie sprawdzamy bazę i dane, które zostały przekazane od poprzedniego dostawcy i ustalamy proces przeniesienia.
Szkolenie personelu
Kolejnym krokiem jest szkolenie personelu medycznego i administracyjnego. Nasz zespół przeprowadza szkolenia, które obejmują zarówno teoretyczne aspekty, jak i praktyczne korzystanie z systemu. Dzięki temu każdy użytkownik czuje się pewnie podczas pracy z systemem Proassist.
Dodatkowo, przygotowaliśmy także wiele szkoleń e-learningowych i bazę wiedzy pełną instrukcji jak zrobić daną rzecz w systemie krok po kroku – każdy użytkownik ma do nich dostęp za darmo, więc można także samodzielnie poszerzyć wiedzę o systemie. Oprócz tego, na naszym kanale na YouTube publikujemy filmy instruktażowe z obsługi systemu i różne ciekawostki na temat zarządzania placówką medyczną, do których obejrzenia również zachęcamy.
