Jaka jest różnica pomiędzy podpisem kwalifikowanym a podpisem elektronicznym?

Pojęcia podpisów elektronicznych i kwalifikowanych stały się powszechnie znane. Oba te rodzaje podpisów mają na celu uwierzytelnienie tożsamości i zgodności z dokumentami, jednak różnią się one między sobą po kilkoma względami. W tym artykule poznasz te różnice, aby móc odpowiedzieć na wszelkie pytania pacjenta.

Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny to ogólny termin odnoszący się do dowolnego rodzaju podpisu utworzonego przy użyciu środków elektronicznych. Może to być skan podpisu na papierze, zapis dźwiękowy, cyfrowy obrazek lub nawet unikalny kod. Kluczową cechą podpisu elektronicznego jest to, że może być stosunkowo łatwo uzyskany i nie wymaga zaawansowanych technologii ani certyfikatów.

Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach, takich jak podpisywanie umów online, dokumentów finansowych lub nawet zwykłych e-maili. To właśnie ten rodzaj podpisu może być używany w Twojej placówce medycznej. 

Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, gdy cała dokumentacja medyczna jest elektroniczna. Pacjent podpisuje zgodę na tablecie, a po zatwierdzeniu dokumentu przez pracownika, dokument automatycznie dodaje się do EDM. Mimo wszystko, w przypadku poważnych operacji czy ryzykownych zabiegów, zaleca się stosowanie standardowych podpisów odręcznych. 

Podpis kwalifikowany

Podpis kwalifikowany jest bardziej zaawansowanym rodzajem podpisu elektronicznego. Jest on oparty na certyfikacie kwalifikowanym, który jest wydawany przez akredytowanego dostawcę usług certyfikacji. Ten rodzaj podpisu jest prawnie uznawany i spełnia rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i uwierzytelniania.

Podpis kwalifikowany jest stosowany w sytuacjach, w których niezbędne jest zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa i autentyczności, takich jak podpisywanie umów prawnie wiążących, dokumentów sądowych lub aktów notarialnych. Wiele krajów i organów rządowych uznaje podpisy kwalifikowane za równoważne podpisom odręcznym.

Najważniejszym dokumentem, który reguluje kwestię podpisów elektronicznych, jest eIDAS, czyli rozporządzenie wydane przez Parlament i Radę Unii Europejskiej w 2014 roku. Określa ono warunki, które musi spełnić podpis kwalifikowany, by mieć taką samą moc prawną jak podpis własnoręcznie złożony na dokumencie.

Dwa smartfony z cyfrowym piórem podpisującym dokument na ekranie drugiego telefonu.

Warunki, które wymieniono, to:

1) przyporządkowuje się go unikalnie osobie podpisującej,

2) podpis umożliwia ustalenie tożsamości osoby podpisującej,

3) składa się go przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których osoba podpisująca może z dużą dozą pewności użyć pod wyłączną swoją kontrolą,

4) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Ponadto, podpis kwalifikowany musi być oparty o kwalifikowany certyfikat, który został wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (np. przez bank) oraz złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu. 

Podpis elektroniczny jest często prostszy do uzyskania – zwykle wymaga tylko rejestracji na platformie online lub korzystania z prostego narzędzia do podpisywania dokumentów. Dlatego podpis elektroniczny jest szeroko używany w codziennych transakcjach online, przy odbiorze listów za potwierdzeniem odbioru, w placówkach medycznych, itp. Tymczasem, podpis kwalifikowany jest zarezerwowany głównie dla bardziej formalnych i prawnie wiążących dokumentów, korzysta się z niego np. przy podpisywaniu umów o pracę, podpisywaniu dokumentów przez urzędników państwowych, itp. 

Podsumowując, różnica między podpisem elektronicznym a kwalifikowanym polega na poziomie bezpieczeństwa, procesie uzyskania i zastosowaniach. Podpis kwalifikowany jest bardziej zaawansowany i prawnie wiążący, podczas gdy podpis elektroniczny jest bardziej dostępny i stosowany w codziennych sytuacjach. Wybór między nimi zależy od konkretnych potrzeb i wymagań danej sytuacji. Dla placówek medycznych rekomenduje się korzystanie z podpisu elektronicznego, który jest znacznie prostszy dla pacjenta i nie wymaga od niego posiadania profilu zaufanego. 

Wszystko, co musisz wiedzieć o rejestracji telefonicznej w Proassist

Nie wszyscy jednak natychmiast zamienili papier na tablet. To zrozumiałe, że nowe i nieznane dotąd rozwiązania budzą wątpliwości. Niektórzy nadal mają pewne obawy wobec podpisów elektronicznych, a najwięcej zastrzeżeń pojawia się co do ich mocy prawnej. Czy podpisy elektroniczne są legalne?

Godziny pracy rejestratorek

Pierwsza i najważniejsza informacja, która może Cię zainteresować, to godziny pracy naszych rejestratorek. Działają one od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Warto podkreślić, że korzystanie z usług Proassist wychodzi znacznie taniej niż zatrudnianie pełnoetatowego pracownika na 8 godzin dziennie. Daje to nie tylko korzyści finansowe, ale także gwarantuje wysoką jakość obsługi w godzinach, które są najbardziej odpowiednie dla Twoich klientów.

Cena

Outsourcing rejestracji telefonicznej staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem wśród przedsiębiorstw poszukujących wydajnych i kosztowo-optymalnych rozwiązań. Na dzień pisania tego artykułu, tj. 02.10.2023 r., koszt tego rodzaju usługi w Proassist wynosi 479 zł za specjalistę. Warto zaznaczyć, że ceny mogą ulec zmianie. Aby mieć pewność, że korzystasz z najnowszych informacji dotyczących naszej oferty cenowej, zalecamy odwiedzenie naszej strony internetowej. Aktualny cennik oraz wszelkie dodatkowe informacje można znaleźć TUTAJ

Oprogramowanie medyczne

Rejestratorki medyczne w Proassist pracują tylko i wyłącznie na naszym autorskim systemie. Dlatego, nie ma możliwości wykupienia usługi rejestratorki telefonicznej, która będzie prowadziła grafik w innym systemie medycznym. W systemie Proassist można nie tylko tworzyć harmonogram wizyt, ale również prowadzić całą dokumentację medyczną, wystawiać recepty i zwolnienia. Istnieje również możliwość wystawiania faktur i prowadzenia magazynu leków i sprzętu medycznego. 

Ponadto, system może zostać zintegrowany z platformą ZnanyLekarz lub Twoją własną stroną Internetową, a nawet z profilem na Facebooku. Dzięki temu w momencie, gdy pacjent zapisze się na wizytę przez e-rejestrację, w grafiku, z którego korzystają rejestratorki od razu pojawi się informacja o zaplanowanej wizycie. 

Grafiki na kolejne miesiące

Jeśli zastanawiasz się, jak planować działania z nami w dłuższym okresie, mamy dla Ciebie dobre wieści. Aby zoptymalizować proces rejestracji i zapewnić płynność działania, wymagane jest, aby grafik na kolejne miesiące był otwarty. Dzięki temu rejestratorki telefoniczne mogą skutecznie i terminowo zapisywać klientów, nie pozostawiając nikogo bez odpowiedzi.

Jeśli wydarzy się sytuacja losowa i lekarz nie będzie mógł przyjąć pacjentów w zaplanowanym wcześniej terminie, rejestratorki Proassist zajmą się kontaktem z pacjentami i przesunięciem umówionych wizyt.

Numer telefonu

Decydując się na zewnętrzną rejestrację telefoniczną, nie musisz martwić się o zmianę numeru telefonu. Wszystko odbywa się przez przekierowanie połączenia, a proces integracji jest płynny i niewidoczny dla pacjentów. Taka konfiguracja pozwala na uniknięcie konieczności informowania pacjentów o jakichkolwiek zmianach, co jest niewątpliwie wygodne dla obu stron. Dzięki temu pacjenci kontaktują się z placówką tak samo jak zawsze, a jednocześnie korzystają z profesjonalnej obsługi rejestracji Proassist.

Skąd rejestratorka Proassist wie, że pacjent dzwoni do Twojej placówki?

System Proassist jest zaprojektowany tak, że podpowiada rejestratorkom szczegółowe informacje o konkretnej placówce, gabinecie oraz specjalistach pracujących w danej lokalizacji. Dzieje się to zanim rejestratorka podniesie słuchawkę. Kiedy nasi konsultanci odbierają telefon, przedstawiają się poprzez nazwę gabinetu, swoje imię oraz funkcję, którą pełnią. 

Na przykład: „Dzień dobry, Centrum Medyczne Med na linii. Tu Justyna, rejestratorka. W czym mogę pomóc?”. Takie przedstawienie ma na celu upewnienie się, że osoba dzwoniąca do indywidualnego gabinetu nie myśli, że rozmawia z lekarzem lub nie zastanawia się, co mogło się przytrafić jej stałemu lekarzowi, do którego uczęszcza od wielu lat.

Jak działają rejestratorki telefoniczne Proassist?

Rejestratorki medyczne Proassist to prawdziwe profesjonalistki w swoim fachu. Korzystając z precyzyjnie przygotowanych skryptów, zapewniają sprawną i profesjonalną obsługę każdego klienta. Skrypty te zostały przygotowane w taki sposób, aby odpowiednio odpowiadać na potrzeby i pytania klientów, jednocześnie przestrzegając wszelkich procedur i standardów Twojej firmy.

Skrypt, który tworzymy w porozumieniu z Twoją placówką, podczas rozmowy pozwala rejestratorce odpowiedzieć nawet na najtrudniejsze pytania pacjentów. Dzięki niemu dziewczyny wiedzą, jak dojechać do Twojej placówki, gdzie zaparkować samochód lub w jaki sposób pacjent powinien przygotować się do wizyty.

W Proassist dbamy o to, aby nasze usługi były na najwyższym poziomie. Dlatego stale monitorujemy i ulepszamy nasze procesy, korzystając z najnowszych technologii i narzędzi. Justyna, kierownik rejestracji medycznej, dba o to, by rejestratorki stale się szkoliły i tworzyły dobry wizerunek dla Twojej placówki medycznej.

Podsumowując, rejestracja telefoniczna w Proassist to rozwiązanie, które przyniesie Twojej firmie liczne korzyści. Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały gabinet lekarski, czy wielospecjalistyczną klinikę medyczną, nasze rejestratorki są gotowe, aby pomóc Ci w każdej sytuacji. 

Jeśli w artykule nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania, koniecznie skontaktuj się z działem handlu. Przekonaj się, jak możemy wspierać Twoje działania! 

Optymalizacja podatkowa dla gabinetów medycznych

Jednym z pierwszych gości był Pan Grzegorz Hatala (adwokat i doradca podatkowy). Pan Grzegorz, jako ekspert podatkowy w rozmowie z Jackiem Piaseczyńskim zdradził kilka ciekawostek z tematu optymalizacji podatkowej dla placówek medycznych. 

Dzisiejszy wpis, to nic innego jak transkrypcja Webinaru, który możecie w formie wideo obejrzeć na naszym kanal na YouTube. 

Zmiana opodatkowania działalności medycznej

Jacek: Czy tylko w styczniu możemy zmienić formę opodatkowania prowadzonej działalności?

Grzegorz: Tak, jeżeli mamy tak zwaną jednoosobową działalność gospodarczą, to mamy 3 opcje do wyboru. Zasady ogólne, liniówkę, ryczałt. Przy czym zdecydowana większość osób w branży medycznej wybiera ryczałt, ponieważ jest najbardziej korzystny.

Od stycznia do 20 lutego jest czas na zmianę formy opodatkowania, taką zmianę można zrobić raz na rok. Jeśli się tego nie zrobi można sporo podatku nadpłacić.

Warto zauważyć, że księgowość nie zajmuję się zamianą opodatkowania.
W tym zakresie jest jasny podział usług:
księgowość
doradztwo prawne
doradztwo podatkowe.
W ramach księgowości nie ma doradztwa prawnego.

Doradztwo podatkowe wykonywane bez adwokata czy doradcy podatkowego lub prawnego jest przestępstwem!

Księgowość może to zaproponować, zachęcić do udania się do doradcy, ale nie może samodzielnie dokonać zmiany formy opodatkowania.


Jacek: Kiedy zmienić formę opodatkowania z ryczałtu na liniówkę jeżeli wiem, że pod koniec roku planuję otworzyć swój własny gabinet?

Grzegorz: Należy to policzyć!
Wiesz mniej-więcej, ile możesz zarobić. Wiesz, że stawka może się zwiększyć – o ile wzrośnie wynagrodzenie. Dlatego musisz zrobić założenia odnośnie tych wydatków. Jeżeli chcesz pracować nie tylko swoimi rękoma (planujesz korzystać z wyposażenia, pomocy innych lekarzy, pielęgniarek, czy asystentów medycznych), to zwiększasz ilość kosztów. W tej sytuacji musisz zastanowić się nad inną formą prowadzenia działalności. Przede wszystkim nad spółką z o.o lub spółką komandytową.

Lekarze mają możliwość wykonywania zawodu w każdej formie. W ustawie o wykonywaniu zawodu lekarza jest zapis mówiący o tym, że lekarz może prowadzić działalność w każdej formie.

Problemem jest to, że nawet jeżeli lekarz ma wysokie koszty uzyskania przychodu i wie, ile wyda na sprzęt i pracownika (co zmniejsza koszt opodatkowania), to jedyną opcją jaką ma w przypadku działalności jednoosobowej jest podatek liniowy. W tym wypadku opodatkowanie jest na poziomie 23,9%, a to jest dużo.

W tym momencie warto zastanowić się nad połączeniem spółki z działalnością gospodarczą. Najczęstszy przypadek jest taki, że lekarze, którzy otwierają placówki medyczne jednocześnie dalej wykonują swoją pracę lekarską i organizują stanowisko pracy. Pracujesz sam u siebie.

Jak to z pieniędzmi jest w podatkach?
Wygląda to tak, że im więcej pieniędzy jest w obrocie do dyspozycji i im większy jest ten dochód, tym więcej mamy możliwości!

Prawdą jest, że im więcej jest pieniędzy, tym podatki mogą być mniejsze Dlaczego? Dlatego, że koszty pewnych rozwiązań są stałe.

Przykład to spółka komandytowa, która jest super rozwiązaniem i alternatywą dla liniówki. Wspólnicy w tej spółce muszą łącznie zapłacić ponad 4400 złotych do ZUS-u co miesiąc. To jest dużo dla kogoś, kto w ciągu roku zarobi 150 000 złotych. Jeżeli mamy dochód rzędu 300 000 złotych w ciągu roku na osobę, to ten koszt maleje.

Moment, w którym musimy się zacząć zastanawiać nad zmianą formy albo otwarciem nowej działalności jest wtedy, gdy zaczynasz zatrudniać ludzi, kupujesz oprogramowanie medyczne, sprzęt, itp.

Otwarcie spółki przez lekarza

Jacek: Czy otwierając spółkę pozbawiam się możliwości na kredytowanie czy leasing?

Grzegorz: Może tak być, dlatego warto pomyśleć wcześniej o założeniu spółki.
Kwestia opodatkowania to jedna rzecz, a kwestia finansowania jest czymś innym. Możliwe, że spółka będzie musiała przedstawić okres kiedy i ile zarobiła, aby uzyskać finansowanie.

Jacek: Czyli powinienem zaplanować wcześniej otwarcie spółki i wystawiać faktury dla pacjentów już jako spółka?

Grzegorz: To zależy od tego, o jaki kredyt się starasz. Jest na to kilka opcji: jeśli zabezpieczeniem dla kredytu, który bierzesz na spółkę jest Twój prywatny weksl, to Ty jesteś gwarantem tej spłaty. W sytuacji, gdy bierzesz kredyt na siebie, wrzucasz te pieniądze do spółki, a następnie spółka kupuje sprzęt, który jest amortyzowany. To Ty spłacasz kredyt. Spółka zwraca pieniądze Tobie.

Można robić to samo na kilku podmiotach jednocześnie. To znaczy, że możesz mieć działalność gospodarczą i wykonywać swój wolny zawód, a jednocześnie mieć spółkę z o.o.

Jacek: Podwójne opodatkowanie: spółka z o.o. ma 9%, indywidualna praktyka ma 14% – w jaki sposób jest to opłacalne?

Grzegorz: Masz spółkę z o.o., czyli odpowiedzialni za zobowiązania spółki są członkowie, zarząd spółki. Za tą odpowiedzialność płacimy podwójne opodatkowanie i mamy przychody, koszty, dochód.

Bardzo często lekarze gubią się w tym parciu, żeby cały czas pracować. Dążą do tego, by mieć jak największą liczbę pacjentów, ale wciąż pozostają w formie prowadzenia działalności, w której bez sensu płacą 24% podatku! Można zmniejszyć to o 10%.

Jak to zrobić?
trzeba na chwile przystanąć i zastanowić się, co chcę zrobić, jak zatrudniać ludzi, czy chcę się rozwijać jako placówka lub mieć sprzęt, który sam zarabia albo pomaga mi wykonywaniu mojej usługi ;
wszystko obliczyć i wdrożyć w odpowiedni sposób;
nie pracować na starych zasadach!


Jacek: Czy kwestia opodatkowania, a kredytowania to dwie różne rzeczy?

Grzegorz: Kwestia kredytowania i opodatkowania to są dwie totalnie sprzeczne ze sobą rzeczy.

Z jednej strony, w opodatkowaniu dążymy do wykazywania w legalny sposób niższego dochodu. Na przykład: spółka, z której wyciągamy pieniądze, przez co nie ma dochodu, a dla banku ten dochód jest istotny. Dlatego należy to wyważyć. Można dążyć do końca, żeby nie płacić żadnego podatku nigdy i nigdzie, ale to może nas powstrzymywać w kredytowaniu.

Z drugiej strony w branży medycznej jest tak, że każdy ma OC. Odpowiedzialność związana z wykonywaniem usług medycznych nie jest tak bardzo problematyczna, bo od tego jest OC, żeby chronić. Nie potrzebujesz zakładać spółki, żeby się uchronić przed taką formą odpowiedzialności. Natomiast w sytuacji, kiedy weźmiesz leasing np. 3 miliony złotych na rentgen, fotel stomatologiczny, czy inny sprzęt, ale biznes sam w sobie nie idzie i zobowiązania zaczynają rosnąć – to może być problematyczne.W tej sytuacji OC Cię nie chroni. Tutaj lepiej mieć spółkę z o.o niż działalność gospodarczą i próbować chronić majątek osobisty wypracowany przez lata.

Jacek: Czy lekarz może świadczyć nieodpłatne usługi na rzecz spółki z o.o. w zakresie usług medycznych?

Grzegorz: Może, ale wtedy spółka musi wykazywać te usługi jako przychód (o wysokości, w której normalnie zapłaciłaby innym lekarzom). Jeżeli masz 200 złotych za godzinę pracy lekarza, to spółka powinna wykazać tą pracę, ewidencjonować ją i wykazać jako coś, co dostała za darmo i od tej kwoty odprowadzać podatek. Lekarz z tym czasem może zrobić co chce, natomiast dla spółki to jest przychód.

Jacek: Co z wynagrodzeniem za poręczenie dla spółki, jeżeli prowadzi się IPL i jest się wspólnikiem tej spółki sp. z o.o.?

Grzegorz: Jeżeli to są powiązane ze sobą podmioty to generalnie bank będzie o tym wiedział.

Dla banku istotne jest, że jeśli mamy działalność gospodarczą i tam mamy dochód, który wykorzystamy do uzyskania kredytu, ale też jako gwarancję, że zapłacimy gdy spółka się nie wywiąże – to będzie miał skąd pobrać pieniądze.

Jaki jest problem ze spółkami z o.o.? Bank nie do końca chce dawać kredyt w sytuacji, w której możemy nagle ogłosić upadłość i nigdy nie oddać pieniędzy. Dlatego poręczenia majątkowe od osób fizycznych prowadzących działalność są tak ważne.
Czym innym jest uzyskanie kredytu, czym innym jest wykazanie zdolności kredytowej gdzie dochód jest wykazywany, a jeszcze czym innym jest gwarancja spłaty. Banki nie są zainteresowane prowadzeniem postępowań przeciwko dłużnikom. Dla banku ważne jest, żeby spłacać swoje zobowiązanie regularnie.

Usługi medyczne z VAT i bez VAT w jednym gabinecie

Jacek: Jak poradzić sobie w sytuacji gdy w jednym gabinecie mam usługi z VAT i bez VAT?

Grzegorz:
Dla wyjaśnienia:
Usługi bez VAT, to te wykonywane dla ratowania życia.
Usługi, za które płaci się VAT, to na przykład te wykonywane dla poprawy wyglądu.

To jest duży problem, ponieważ w jednej działalności są 2 rodzaje usług.
Podstawowa zasada w VAT- jeżeli mamy koszty związane z tymi dwoma rodzajami działalności i możemy je przyporządkować do każdej z nich, to tutaj nie ma problemu. Możesz odliczyć ten VAT jeżeli przyporządkujesz go do jednej działalności. W tej drugiej nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu, bo nie da się odliczyć.
Problem polega na tym, że te dwie usługi, gdzie mamy jedną z VAT i drugą bez są ze sobą bardzo zbieżne – warto tu się zastanowić nad rozdzieleniem tych dwóch działalności. W działalności mieszanej różnie liczy się współczynnik podatku VAT


Jacek: A co z ryczałtem lekarza, który rozwiązał umowę ze szpitalem, a od nowego roku zaczyna działalność gospodarczą i chce współpracować ze szpitalem w tym samym zakresie co wcześniej?

Grzegorz: W ryczałcie jest inaczej niż w przypadku liniówki. Ryczałt ma okres, w jakim nie można pracować na rzecz byłego pracodawcy i w tym samym zakresie.

Można ominąć ten okres na dwa sposoby. Pierwszy sposób – zwykle dana placówka medyczna składa się z kilku podmiotów, np. jest jeden szpital, ale trzy spółki. Wtedy lekarz wystawia fakturę na inną spółkę i oni to między sobą refakturując, ale to rzadki przypadek. Najlepiej jest to zrobić w momencie, gdy się zmienia szpital (jeśli było się zatrudnionym na umowę o pracę), bo w branży medycznej ciężko jest się dogadać. Najczęściej są to placówki publiczne, a nawet jeśli nie sę, to nie są podzielone. Można przejść na działalność (tylko nie na ryczałt), ale problemem może być wtedy ZUS – jeśli zatrudnimy się u byłego pracodawcy, to od razu wchodzimy na duży ZUS.

Legalne podpisy elektroniczne w Twojej placówce medycznej!

Koszty związane z wprowadzeniem tego rozwiązania są stosunkowo niewielkie, a obowiązkowa digitalizacja dokumentacji medycznej sprawiła, że tworzenie dokumentacji papierowej w postaci zgód medycznych podpisanych tradycyjnym długopisem stało się problematyczne. Zgody na leczenie i formularze zdrowia muszą znaleźć się w dokumentacji elektronicznej, więc trzeba je skanować i dołączać do EDM. Ale nie można zapomnieć o kartce papieru, którą również należy przechować w placówce medycznej przez określony czas i w odpowiednich warunkach (np. w pancernej, dobrze zabezpieczonej szafie).

Elektroniczny podpis pacjenta jest zatem rozwiązaniem, które naprawdę ułatwia pracę i zarządzanie w gabinecie. Jednak nie wszystkie placówki medyczne od razu zamieniły papier na tablet. To zrozumiałe, że nowe i nieznane dotąd rozwiązania budzą wątpliwości i obawy. Sam zakup tabletu nie stanowi problemu – w zasadzie to podpisywanie dokumentacji medycznej nie musi być wykonywane za pośrednictwem tabletów. Można wykorzystać zwykły smartfon, ale podpis na tablecie jest po prostu wygodniejszy, a zgody na większym ekranie bardziej czytelne.

W czym zatem tkwi problem i dlaczego placówki medyczne mają opory przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu elektronicznego podpisu pacjenta? Otóż, chodzi o wątpliwość, czy podpis pacjenta w postaci elektronicznej jest ważny prawnie. W tym artykule postaramy się wyjaśnić tą kwestię.

Podpis elektroniczny a polskie prawo

Umowy w formie dokumentowej (czyli elektroniczne) mają taką samą moc prawną jak pisemne umowy. Forma dokumentowa została wprowadzona przez nowelizację Kodeksu cywilnego w 2016 roku, umożliwiając zawieranie umów w innej postaci niż forma pisemna. Aby zachować formę dokumentową, należy przedstawić oświadczenie woli w postaci dokumentu i potwierdzić tożsamość osoby składającej oświadczenie. Forma dokumentowa umożliwia korzystanie z różnych formatów, takich jak e-maile, wiadomości SMS, pliki tekstowe, pliki PDF, arkusze kalkulacyjne, obrazy, dźwięki i zapisy audiowizualne.

W przypadku czynności medycznych pacjent powyżej 16. roku życia może wyrazić zgodę ustnie, poprzez zachowanie jednoznacznie wskazujące na wolę poddania się czynnościom medycznym. Może również to zrobić podpisując zgody na ekranie tabletu, komputera lub telefonu za pomocą kursora bądź rysika. W przypadku operacji lub innych działań medycznych niosących ze sobą podwyższone ryzyko, zgoda pacjenta musi być udzielona w formie pisemnej, lub elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. O tym, czym jest podpis kwalifikowany przeczytasz w innym naszym artykule, który znajdziesz TUTAJ.

Reklama cyfrowa porównująca podpisy elektroniczne i kwalifikowane na tablecie, przycisk "Przeczytaj!".

Koniec z archiwizacją!

Innymi słowy, umowy w formie dokumentowej mają taką samą moc prawną jak pisemne umowy. Czyli, jeśli zawrzesz umowę przez e-mail, SMS-a, czy nawet w formie pliku PDF, to będzie ona ważna i zobowiązująca. Możesz nawet podpisać zgody na ekranie komputera czy telefonu za pomocą kursora.

Brak formy pisemnej nie oznacza, że oświadczenie pacjenta jest nieważne. Jego podpis elektroniczny ma pełną moc prawną i może być uznany jako dowód w sądzie, zgodnie z przepisami UE. W zawodach lekarza, czy lekarza dentysty takie sytuacje mają duże znaczenie, ponieważ zwykle chodzi o zdrowie lub życie pacjenta.

Koniec z archiwizacją!

Dokumentacja medyczna jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Zdrowia. Może być prowadzona za pomocą systemów teleinformatycznych. Wtedy mówimy o tzw. EDM, czyli Elektronicznej Dokumentacji Medycznej.

Obecnie, większość placówek medycznych prowadzi już dokumentację pacjentów w formie zdigitalizowanej. Problem pojawiał się jednak w przypadku dodatkowych dokumentów, które pacjent musiał podpisać. Dzięki digitalizacji dokumentacji, do plików na komputerze można dołączyć skan, ale co z papierowym oryginałem? Nie możemy się go ot tak pozbyć. Jeśli pacjent podpisuje zgodę w formie papierowej, musimy przechowywać dokument zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi kategorii archiwalnych. Ponadto, tworzenie dokumentacji medycznej w formie papierowej, a następnie skanowanie dokumentów do kartoteki pacjenta zabiera dodatkowy czas lekarzowi, pielęgniarce, czy rejestratorce medycznej.

I tutaj właśnie najlepszym rozwiązaniem są podpisy na tablecie. Dzięki nim, nie musisz się martwić o archiwizację zgód podpisanych przez pacjentów! Pacjent może wypełnić kwestionariusz osobowy, oświadczenie RODO lub zgodę na wykonanie zabiegu i innych świadczeń zdrowotnych na tablecie, a następnie podpisać ją w formie elektronicznej. Tak podpisany dokument trafia w postaci elektronicznej (najczęściej jako plik PDF) od razu do elektronicznej dokumentacji medycznej pacjenta w programie medycznym. Dzięki temu, nie utoniesz w stosie papieru, a wszystkie formalności zostaną dopełnione.

Co więcej, zgody pacjenta nie wymagają podpisu biometrycznego ani nie muszą być wykonywane za pośrednictwem IKP. Możesz zatem rozwiać wszelkie wątpliwości pacjentów, którzy myślą, że jest im potrzebne internetowe konto pacjenta. Dokumentacja w całości wytwarzana jest w oprogramowaniu placówki medycznej, pacjent musi tylko podpisać zgodę. Elektroniczna zgoda automatycznie trafia do dokumentacji danego pacjenta.

Nie musisz też obawiać się źle wybranego rekordu pacjenta, ponieważ podpisane formularze dotyczą konkretnych pacjentów. Oprogramowanie medyczne Proassist posiada wbudowany generator zgód i oświadczeń dla pacjenta, dzięki któremu możesz sam ustalić, jak powinien wyglądać dokument w formie elektronicznej w Twojej placówce. Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Umów się na spotkanie z naszym przedstawicielem! 

Dwie osoby uśmiechnięte na tle zaproszenia na prezentację systemu z przyciskiem formularza.

Jak wytłumaczyć pacjentom, czym jest podpis elektroniczny?

“Proszę Pani, proszę Pana: zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania:Pacjenci mogą na tablecie lub telefonie wypełniać, a następnie podpisywać zgody, kwestionariusze i ankiety, które zostaną dołączone do elektronicznej dokumentacji.“

W przypadku zgód na operacje lub ryzykowne badania, zaleca się dodatkowo wręczenie pacjentowi papierowego dokumentu do podpisu. Mimo korzystania z tabletów, taka praktyka jest nadal wskazana, ponieważ zapewnia pacjentowi fizyczną kopię dokumentu, która może być przechowywana dla celów archiwizacyjnych oraz może pomóc w potwierdzeniu udzielonej zgody pacjenta w przyszłości. Kombinacja wykorzystania tabletów i tradycyjnych dokumentów papierowych gwarantuje zwiększoną przejrzystość oraz bezpieczeństwo dokumentacji dla wszystkich zaangażowanych stron.

Dodatkowo, szukając w archiwum jakiegoś dokumentu, nie będziesz musiał przekopywać się przez sterty papierów, bo będziesz miał ich znacznie mniej. Niezbędne dokumenty w wersji papierowej o wiele łatwiej będzie Ci uporządkować. Dokumentacja medyczna w formie elektronicznej ma to do siebie, że znacznie łatwiej i szybciej można odszukać dane pacjentów.

Podpis elektorniczny a tradycyjyn

Podpis elektroniczny dla placówki medycznej – plusy z wdrożenia tego rozwiązania

Rozwiązanie, o którym mowa, opiera się na wypełnianiu i podpisywaniu wszelkich zgód pacjentów, kwestionariuszy i ankiet przez pacjentów za pomocą tabletu lub telefonu. Ma to wiele zalet, oto niektóre z nich:

1. Wygoda dla pacjentów: dzięki zastosowaniu tabletów pacjenci zyskują możliwość bezpośredniego przeczytania i podpisania dokumentów, eliminując konieczność poruszania się z dużą ilością kartek. Osoby, które niedowidzą mogą również w prosty sposób powiększyć litery – to byłoby niemożliwe w przypadku papierowego formularza.

2. Oszczędność czasu: eliminacja konieczności drukowania, dystrybucji i przechowywania tradycyjnych dokumentów papierowych przyspiesza proces administracyjny. Pacjenci nie muszą czekać w kolejce, aby otrzymać lub zwrócić papierowe dokumenty. Rejestratorki nie muszą poświęcać czasu na dołączanie formularzy do kartotek, bo podpisane przez pacjenta zgody automatycznie trafiają do jego elektronicznej dokumentacji.

3. Redukcja błędów: Oprogramowanie medyczne może zawierać wbudowane zabezpieczenia, które pomagają uniknąć błędów w wypełnianiu dokumentów. Na przykład, mogą być wprowadzone kontrole poprawności danych, wymagane pola mogą być oznaczone jako obowiązkowe, a niektóre pola do podpisu mogą mieć predefiniowane opcje wyboru. Dzięki temu, masz pewność, że pacjent złoży podpis we wszystkich miejscach, w których musi to zrobić = Twoja dokumentacja będzie kompletna i nigdzie nie zabraknie podpisu.

4. Szybki dostęp do danych: elektroniczny podpis i elektroniczna forma przechowywania dokumentów pozwala na łatwe przechowywanie i dostęp do zgód, kwestionariuszy i ankiet. W przypadku potrzeby, personel medyczny może szybko odnaleźć i przejrzeć potrzebne informacje.

5. Środowiskowa korzyść: kolejnym plusem podpisu elektronicznego jest redukcja zużycia papieru i innych materiałów biurowych, która przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego.

6. Możliwość łatwej edycji i aktualizacji: w przypadku zmian w dokumentach, takich jak aktualizacja zgód lub kwestionariuszy, elektroniczna forma ułatwia wprowadzenie i rozpowszechnienie tych zmian. Nie trzeba drukować i wymieniać wszystkich papierowych dokumentów. Oczywiście, nie można modyfikować podpisu, ale elektroniczne dokumenty łatwiej uporządkować i zaktualizować o nowe zgody pacjenta.

Aplikacja mobilna Proassist – oprogramowanie medyczne w Twoim telefonie!

Dzięki aplikacji mobilnej możesz bezpośrednio z telefonu zarządzać kalendarzem wizyt i rejestracją pacjentów. Aplikacja umożliwia dodawanie, przekładanie i odwoływanie wizyt w sposób prosty i intuicyjny. Możliwość ustalania grafiku pracy i wprowadzania do niego zmian w każdej chwili znacznie ułatwia organizację czasu pracy​​​​. Jest to szczególnie przydatne podczas przeprowadzania wizyt domowych lub gdy pacjent zadzwoni w czasie, kiedy znajdujesz się poza gabinetem i nie masz dostępu do komputera.

Aplikacja na telefon dla lekarzy

Alikacja dla lekarzy oferuje także funkcje związane z wypełnianiem elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM). Użytkownicy mogą głosowo wypełniać dokumentację. To oznacza, że wykorzystując funkcję przetwarzania mowy na tekst możesz powiedzieć to, co chciałbyś napisać. Smartfon przetworzy dźwięk na treść pisaną i Twoja dokumentacja będzie uzupełniona znacznie szybciej niż w przypadku gdybyś wpisywał ją ręcznie. Ponadto, aplikacja umożliwia wgrywanie zdjęć bezpośrednio do dokumentacji. Za pomocą aparatu w telefonie możesz zrobić zdjęcie papierowego dokumentu lub zmiany chorobowej, które od razu zostanie dołączone do wizyty. Ta funkcja jest doceniana w pracy podologów, dermatologów i stomatologów – dla nich bardzo istotne jest zapisanie obrazu, by przy okazji kolejnej wizyty móc ocenić postęp leczenia i porównać zdjęcia “przed” i “po”. 

Aplikacja Proassist jest dostępna zarówno na urządzenia z systemem operacyjnym Android, jak i iOS, co zapewnia szeroki dostęp i kompatybilność. Jest ona regularnie aktualizowana i dostosowywana do jak najwyższych standardów i potrzeb zgłaszanych przez użytkowników.

Reasumując, aplikacja na telefon Proassist jest wszechstronnym narzędziem, które ułatwia zarządzanie gabinetem medycznym i poprawia jakość obsługi pacjentów, dostosowując się do dynamicznego środowiska pracy specjalistów medycznych.

Mockup telefonu z aplikacją proassist.

Inteligentny Asystent Głosowy

To jeszcze nie wszystko! Proassist w partnerstwie z naukowcami z AGH stworzy Inteligentnego Asystenta lekarza za 11 milionów złotych. Projekt finansowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju zakłada stworzenie asystenta głosowego, podobnego do Siri, który będzie pełnił funkcje wsparcia dla lekarzy w codziennej pracy.

Dzięki temu rozwiązaniu lekarz będzie miał  możliwość wydawania poleceń głosowych. Jedna komenda  rozwiąże szereg wielu akcji w systemie: np. jednocześnie wystawienie e-skierowania i e-recepty i wypełnienie icd-10 i zwolnienie lekarskie na 3 dni. Celem projektu jest odciążenie lekarzy z obowiązków związanych z wypełnianiem dokumentacji. Lekarz będzie mógł wybrać czy skupić się na pacjentach lub pomóc większej liczbie chorych.

Zespół Proassist doskonale rozumie i zna problemy, z jakimi borykają się lekarze oraz placówki medyczne. Dzięki temu nowe rozwiązanie będzie idealnie dopasowane do potrzeb środowiska medycznego. Współpraca z naukowcami z AGH gwarantuje wprowadzenie najnowszych technologii i innowacyjnych rozwiązań.

Projekt asystenta głosowego dla lekarzy, realizowany przez Proassist i zespół naukowców z AGH, zakłada trzy lata intensywnych prac badawczych i rozwojowych. W tym czasie planowane jest gromadzenie i analiza danych zebranych od lekarzy, które posłużą do nauki maszynowej i doskonalenia funkcjonalności asystenta.

Mamy nadzieję, że wkrótce będziecie mogli wymienić aplikację mobilną na inteligentnego asystenta głosowego. Trzymajcie kciuki!

Prawo w gabinecie medycyny estetycznej – o czym musisz wiedzieć?

Webinar jest częścią naszego cyklu „Gość Proassist”, w którym rozmawiamy z ekspertami z różnych dziedzin związanych z branżą medyczną. Prowadzącym spotkania jest oczywiście Jacek Piaseczyński, założyciel i CEO Proasssit. Przygotujcie się zatem na prawdziwą ucztę wiedzy!

Błędy lekarski i powikłania po zabiegach

Jacek: Jaka jest różnica między błędem a powikłaniem? Jak sobie z nimi radzić?

Maria: Błąd może się przytrafić każdemu, nawet najlepszemu lekarzowi. Dlatego najlepszym rozwiązaniem dla lekarza czy kliniki, a nawet dla pacjenta jest odpowiednie przygotowanie się do takiej sytuacji. Coraz więcej pacjentów jest świadomych tego, że może zgłaszać problemy o źle wykonanych zabiegach. W kontekście medycyny estetycznej najlepszym zabezpieczeniem jest dokumentacja: zgoda i pouczenie dla pacjenta o możliwych powikłaniach, przedstawienie procedury zabiegu. Do każdego zabiegu z zakresu medycyny estetycznej powinna być przygotowana inna zgoda, która w szczegółowy sposób opisuje każde możliwe powikłania. Dzięki temu zgoda pacjenta będzie w 100% świadoma, co poniekąd odciąża lekarza od odpowiedzialności za powikłania.

Powikłania są niezależne od przestrzegania procedur medycznych, natomiast za błąd uznaje się doprowadzenie do uszczerbku na zdrowiu pacjenta na skutek nieprzestrzegania ustalonych standardów procedur medycznych.

Jacek: Czy lekarz jest ubezpieczony od powikłań i błędów medycznych?

Maria: Ubezpieczenia OC mają przeważnie klauzulę dotyczącą błędów, ponieważ ciężko, żeby lekarz odpowiadał za powikłanie, które może się zdarzyć każdemu i zależy od organizmu pacjenta. Lekarz obowiązkowo musi mieć wykupione ubezpieczenie. 

Reklamacja od pacjenta po wykonanym zabiegu

Jacek: Co robić gdy pacjent zgłosi problem co do wykonanego zabiegu?

Maria: Często jest tak, że po analizie danego przypadku proponuje się ugodowe rozwiązanie sprawy. Na mocy takiej umowy można się zobowiązać do zapłaty jakiejś kwoty odszkodowania. Często w  zakresie medycyny estetycznej pacjenci korzystają z  tak zwanej odpowiedzialności kontraktowej, gdzie zadośćuczynienie nie wchodzi w grę, ale na przykład lekarz wykonuje zabieg poprawiający lub zwraca koszty leczenia. 

Przy sytuacji gdy pacjent zgłasza roszczenia najlepiej zachować spokój i na spokojnie przeanalizować cały problem.

Jacek: Gdzie zgłaszać problem jako pacjent?

Maria: Na samym początku problem składa się do placówki medycznej, której się wykonuje zabieg. Natomiast wiele zależy od tego jak zatrudniony jest lekarz wykonujący zabieg. Jeżeli jest na zasadzie spółki to wtedy solidarnie placówka medyczna i lekarz biorą odpowiedzialność za proble. Jeżeli lekarz jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, to tutaj w grę wchodzą regulację wynikające z kodeksu pracy i ograniczenia odpowiedzialności za szkodę spowodowaną w miejscu pracy.

Jacek: Czym jest regulamin w placówce medycznej? Jakie są częste błędy w takim regulaminie?

Maria: Regulamin pełni funkcję umowy, dlatego warto pamiętać, aby nie zawierać w nim klauzul niedozwolonych. Jest formą zabezpieczenia zarówno dla placówki medycznej jak i dla pacjenta. Dlatego warto poświęcić swój czas na dokładne przygotowanie go. Powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje na temat działania placówki medycznej. Pacjent nie musi go podpisywać, natomiast należy pamiętać, że regulamin musi być udostępniony i widoczny tak, żeby można było się z nim zapoznać. Najlepiej dodać go na stronę internetową czy postawić w widocznym miejscu w gabinecie lekarskim, czy na recepcji.

Częstym błędem w regulaminie jest dodanie klauzuli niezgodnej z prawem na przykład: gabinet nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie zastrzeżenia, które ma pacjent po wyjściu z gabinetu. Nie można skrócić okresu przedawnienia, który obowiązuje konsumentów i pacjentów w takich sprawach. 

Ubezpieczenie dla kosmetologa

Jacek: Czy kosmetolog musi być ubezpieczony?

Maria: Teoretycznie nie ma takiego wymogu, natomiast powinien być ubezpieczony. Pacjent korzystający z usług kosmetologa ma takie samo prawo do roszczenia sobie naprawienia szkody jak w przypadku innego lekarza. Reguluje to prawo cywilne. Artykuł 415 kodeksu cywilnego mówiący: kto z winy swojej, wyrządził drugiemu szkodę, jest zobowiązany do jej naprawienia. 

Jacek: Czy placówka może wykupić ubezpieczenie dla kosmetologa?

Maria: To zależy od firmy, która oferuje ubezpieczenia, ale przeważnie jest to możliwe. Kosmetolog może się sam ubezpieczyć albo może to zrobić placówa medyczna, w której wykonuję zabiegi.

Jacek: Co może wykonywać kosmetolog a co lekarz?

Maria: Mówiąc o zabiegach z zakresu medycyny estetycznej, mowa tu o medycynie więc takie zabiegi powinien wykonywać lekarz. Są pewne procedury, których kosmetolodzy nie powinni wykonywać ze względu na narażanie się na odpowiedzialność i narażanie się nie tylko cywilną, ale też karną. Głównie mowa tu o zabiegach z wykorzystaniem krwi, składnikach z niej pozyskiwanych, wysokoenergetycznych laserach, nici, kwas hialuronowy, leki na receptę czy toksyna botulinowa. Wszystkie zabiegi, które łączą się z jakimś ryzykiem, warto jednak zastrzec dla lekarzy. Trwają prace nad procedurą, co może wykonywać lekarz, a co pielęgniarka czy kosmetolog. Nawet pielęgniarka nie powinna wykonywać zabiegów mających na celu przerwanie ciągłości tkanek, bo ona stricte zajmuje się czynnościami leczniczymi ratującymi życie, a medycyna estetyczna nie jest z tym związana. 

Rzecznik Praw Pacjenta

Jacek: Jak działa rzecznik praw pacjenta?

Maria: Rzecznik praw pacjenta bada czy dany lekarz i placówka medyczna działają zgodnie z prawami pacjenta. Warto, aby w placówce w widocznym miejscu wisiała karta z prawami pacjenta.  Po otrzymaniu zgłoszenia od pacjenta rzecznik praw pacjenta może zażądać od placówki wyjaśnień-najczęściej przesyła on kopię skargi do wglądu.

Błąd medyczny również może być formą naruszenia praw pacjenta.

Jacek: Czy rzecznik praw pacjenta może sam z siebie zrobić kontrole w placówce medycznej?

Maria: Sam z siebie raczej nie rozpocznie kontroli, natomiast może prowadzić spawy zbiorowe. Sam nie nałoży kary finansowej, natomiast jeśli dostanie jakieś sygnały, to może wszcząć postępowanie.

Jacek: Czy szantaż ze strony pacjenta, że wystawi negatywną opinię o placówce może być obroną dla placówki medycznej?

Maria: Przy kwestii ustalania zadośćuczynienia taka informacja może niewiele zmienić. W sytuacji, gdy ta opinia jest nieprawdziwa, w efekcie w placówce medycznej pojawia się mniej pacjentów, to wtedy można mieć co do tego roszczenia. W takiej sytuacji wchodzi w grę ochrona dóbr osobistych. I tutaj jeżeli pojawia się na jakimś portalu opinia, która jest niezgodna z prawem i może obrażać dobre imię lekarza. Administrator tej strony również może odpowiadać za taką opinię.

Technologia w pracy rejestratorki medycznej

Zacznę od systemu do zarządzania pacjentami, wyobraźmy sobie rejestratorkę, która korzysta z formy papierowej kalendarza. Z perspektywy rejestratorki musi podczas zapisu wpisać do tego kalendarza imię nazwisko, telefon pacjenta i jeszcze najlepiej usługę na jak pacjent się zapisuję, ponieważ musi jakoś zaplanować grafik lekarzowi. Jeżeli jest to praca dla jednego lekarza, możemy wypracować jakiś system zapisywania tych informacji w wersji papierowej. Przy większej ilości specjalistów lub w sytuacji gdy pacjent umawia wizytę z dużym wyprzedzeniem, może to być problematyczne. Elektroniczny system zarządzania pacjentami jest genialnym rozwiązaniem nie tylko dla rejestratorki, ale również dla lekarza. 

Co powinno umożliwiać oprogramowanie medyczne?

System do zarządzania placówką medyczną

Oprogramowanie do zarządzania pacjentami umożliwia rejestratorkom skuteczną obsługę danych pacjentów, rezerwacje wizyt, dostęp do historii medycznej i planowanie terminów, możliwość potwierdzania wizyty, wystawiania paragonów czy faktur.

Odpowiedni system medyczny powinien zastępować nam kilka narzędzi pracy.

Elektroniczna dokumentacja medyczna

EDM – Elektroniczna dokumentacja medyczna, w tym elektroniczne karty pacjentów. Przechowywanie danych pacjentów w formie cyfrowej pozwala na łatwy dostęp do informacji medycznych, redukcję błędów i daje możliwość szybkiego udostępniania dokumentacji.

Rezerwacja wizyt

To jeden z ważniejszych elementów pracy rejestratorki. Dzięki takiej funkcjonalności, rezerwacja wizyt i obsługa pacjentów staje się krótsza. Jest czytelna i dostępna dla lekarza oraz dla rejestratorki.

Telemedycyna

Dzięki odpowiedniemu systemowi mamy bardzo duże ułatwienia w przeprowadzaniu takich wizyt. System powinien umożliwić lekarzowi przeprowadzenie tele wizyty bezpośrednio, tak aby nie korzystać z dodatkowych aplikacji. System papierowy nie da takiej możliwości. A tutaj jeżeli mamy bardzo dobry system to pacjent otrzyma link do rozmowy czy spotkania wideo. W każdej rozwijającej się placówce medycznej tele wizyty są już bardzo powszechne i ogólnie dostępne dla pacjentów.

Lista rezerwowa

Ułatwia pracę rejestratorkom, ale też zapewnia możliwość wypełnienia kalendarza specjalisty.
Dzięki dobrze funkcjonującej liście rezerwowej nasz placówka zyskuje efektywność i organizacja pracy oraz zadowolenie pacjentów. Nie pozostawia ich samych sobie i czują się dobrze zaopiekowani, ponieważ otrzymują możliwość dostania się do lekarza we wcześniejszym terminie.

Automatyzacja rejestracji

Rejestracja online

– Automatyczne systemy rejestracji online pozwalają pacjentom umawiać wizyty bezpośrednio przez internet, co zmniejsza obciążenie telefoniczne.

Powiadomienia SMS dla pacjentów

– Systemy przypomnienia o wizytach to automatyczne przypomnienia mailowe, SMS-owe lub telefoniczne, które pomaga pacjentom nie zapominać o planowanych wizytach. 

– Powiadomienie mailowe o przygotowaniu dla pacjenta. Jeśli pacjent umówi się na wizytę, do której jest potrzebne specjalne przygotowanie, to wystarczy tak skonfigurować system, aby po zapisie pacjent otrzymał mail. W takim mailu powinna się znaleźć informacja o szczegółowym przygotowaniu do wizyty.

Płatności internetowe za wizyty

– Systemy obsługi płatności pozwalają na: płatności online i zarządzanie fakturami czy paragonami. 

– Rozliczanie wizyty – jeśli w placówce medycznej np. za wizytę płaci się w rejestracji, to lekarz nie musi wychodzić do recepcji z informacją, ile należy przyjąć od pacjenta. Wystarczy, aby specjalista wprowadził kwotę w systemie i będzie ona widoczna dla recepcjonistki bez konieczności fatygowania lekarza, że musi wyjść z pacjentem z gabinetu i przekazać informacje.

Systemy informacyjne

To wszelkiego rodzaju informacje, które możemy umieścić w systemie dla naszej rejestratorki medycznej. Jeśli mamy odpowiedni system medyczny jest on też naszą bazą wiedzy. Czyli wprowadzamy wszelkiego rodzaju informacje dodatkowe: wiek przyjmowanych pacjentów czy też przygotowania do badań tak, aby informacje były czytelne dla obecnych rejestratorek oraz dla nowo zatrudnionych.

Wypełnianie ankiet zgód na tablecie

Dzięki takiej funkcjonalności pozbywamy się sterty niepotrzebnych dokumentów. Wszystkie zgody czy ankiety trafiają odpowiednio do karty pacjenta i wszytko możemy znaleźć w jednym miejscu. Dodatkowo lekarz samodzielnie może sprawdzić w systemie informację o pacjencie bez konieczności angażowania do tego rejestratorki medycznej.

Zabezpieczenia danych

Jest to element niezbędny, aby chronić poufność informacji pacjentów i zapewnić zgodność z przepisami, takie usprawnienia zapewniają bezpieczeństwo naszym pacjentom i prestiż placówce medycznej.

Zarządzanie grafikiem specjalisty

Tu też można maksymalnie ułatwić pracę rejestratorki medycznej. Specjalista po swojej stronie udostępnia terminarz zapisów, a rejestratorka ma możliwość zapisu pacjentów na wyznaczone terminy i godziny.

Systemy raportowania i analiz danych

Może bardziej istotne dla managerów niż rejestratorek, ale też ważne. Te dane statystyczne umożliwiają analizę efektywności procesów, obsługi pacjentów i wydajności placówki medycznej. 

O dostępie uprawnień rejestratorki medycznej w systemie decyduje lekarz specjalista, czy osoba zarządzająca.

Dużym plusem i ułatwieniem jeśli mowa o technologię w pracy rejestratorki medycznej będzie komunikator między placówką a pacjentem.

Chat SMS – komunikator dostępny w systemie

Ta funkcjonalności pozwala placówce medycznej na stały kontakt z pacjentem. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, które w dzisiejszych czasach zapewnia szybki i łatwy kontakt. Zapewnia prywatność w komunikacji oraz jest dobrym narzędziem do zapamiętywania wiadomości, bo jak wiemy, podczas rozmowy telefonicznej niektóre informacje mogą nam uciec z pamięci, a do wiadomości SMS w każdej chwili możemy wrócić.

Pamiętajcie również, że nowoczesne systemy do zarządzania pacjentami są już na tyle udoskonalone, że do obsługi takiego systemu wystarczy telefon czy tablet.
W dzisiejszym odcinku poruszam bardzo mały szereg korzyści płynących z wykorzystania odpowiednich technologii, ale mam nadzieję, że przekonałam osoby, które jeszcze z nich nie korzystają i mają obawy.
Technologia może przyczynić się do poprawy efektywności pracy rejestratorek medycznych, zapewnić wyższą jakość obsługi pacjentów oraz skrócić czas obsługi administracyjnej.
Ważne jest, aby personel był odpowiednio przeszkolony w korzystaniu z tych narzędzi i żeby technologie były dostosowane do specyficznych potrzeb placówki medycznej.

Wskazówki, jak zmniejszyć ilość połączeń do placówki.

Istnieje wiele możliwości w tym aspekcie, ale omówię te, które przyniosą dla Was i dla Waszych pacjentów największe korzyści.

Najważniejszym “tipem” w zmniejszeniu połączeń będzie…

Rejestracja online

Każda placówka medyczna powinna korzystać już z rejestracji online dla swoich pacjentów. Jest to super rozwiązanie, które dodatkowo dobrze prezentuje się marketingowo. Dzięki korzystaniu w rejestracji online możliwe jest zbudowanie nowoczesnej placówki medycznej, która wychodzi w stronę pacjentów.

Jakie korzyści w wyeliminowaniu ilości połączeń daje rejestracja online

Efektywność czasową- dzięki tej usłudze pacjenci mają możliwość rezerwacji wizyt online i nie muszą dzwonić bezpośrednio do placówki.

Dostępność — pacjenci mają dostęp do rejestracji online 24 godziny na dobę. 
Ze swojego doświadczenia wiem, że jest to bardzo duże udogodnienie. Jeśli w ciągu dnia jesteśmy pochłonięci obowiązkami: czy to służbowymi, czy domowymi. Dopiero na koniec dnia przypominamy sobie, że mieliśmy umówić wizytę, to w tej sytuacji rewelacyjnie sprawdza się możliwość rejestracji online. O każdej porze dnia możemy umówić wizytę.

Zwiększenie satysfakcji pacjentów- dzięki rejestracji online dajemy indywidualność zapisu wizyty przez pacjenta oraz odpowiednie dopasowanie terminu.

Podczas rezerwacji wizyty online pacjenci mają obowiązek podać adres mailowy oraz swoje dane, to daje kolejne dwie korzyści:
-Pierwsza to mailowe przypomnienie o wizycie, co zwiększa liczbę obecnych pacjentów. 
-Druga to poprawność danych pacjenta.

Podsumowując, rejestracja online może przynieść liczne korzyści dla placówki medycznej poprawiając zarówno efektywność pracy rejestracji jak i satysfakcję pacjentów.

Zapowiedź- komunikat powitalny w placówce medycznej

Zapowiedzi dla pacjentów dzwoniących do placówki medycznej mogą poprawić jakość obsługi oraz wpłynąć pozytywnie na odczucia pacjentów.

W zapowiedzi nie powinno zabraknąć

Informacji wstępnej takiej jak: do jakiej placówki się dodzwonił i czy jest możliwość rejestracji online. Taka informacja może automatycznie zmniejszyć liczbę oczekujących pacjentów. Jeśli potrzebujecie, aby pacjent do rejestracji przygotował jakieś dokumenty, również można taką informacją umieścić w zapowiedzi.

Komunikat poza godzinami pracy

Dla pacjentów, którzy dzwonią w czasie gdy placówka medyczna jest zamknięta, należy nagrać komunikat zawierający jak najwięcej szczegółów. Kiedy i w jakich godzinach pracuje rejestracja oraz jakie są inne metody rejestracji. Dzięki temu unikamy nieodebranych połączeń już na początku dnia pracy

Przykładowy komunikat:

“Tu ,rejestracja pacjentów czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 8-19. Zapraszamy do kontaktu telefonicznego w godzinach naszej pracy. Istnieje możliwość całodobowej rejestracji online na naszej stronie internetowej.”

Maile z przygotowaniem

Informacje mailowe z przygotowaniem dla pacjenta przed wizytą mogą mieć wpływ na zmniejszenie liczby połączeń. Emocje, jakie towarzyszą pacjentom w zapisie na wizytę u lekarza, mogą powodować, że nie zapamiętują oni tego co przekazała im osoba rejestrująca. Podczas rejestracji pacjenta pobieramy adres mailowy. Dzięki funkcjonalności systemu, z którego korzystam po wyborze danej usługi automatycznie wysyłana jest informacja o tym jak pacjent powinien się przygotować do wizyty u lekarza. W ten sposób skrócimy czas rozmowy, ponieważ przekazujemy tylko pacjentowi informację, że na podany adres mailowy otrzyma informacje o przygotowaniu do wizyty. Takie rozwiązanie eliminujemy ponowny kontakt pacjenta i skracamy czas rozmowy. Co w daje możliwości odebrania szybciej kolejnych połączeń od innych pacjentów.

Aktualizacja informacji na stronie

Informacje na stronie internetowej dla pacjentów są dostępne codziennie i całą dobę. Aktualna strona internetowa pozwala pacjentom na uzyskanie potrzebnych o usługach czy godzinach pracy gabinetu lekarskiego. Bez konieczności dzwonienia do placówki medycznej i generowana tym samym kolejnych połączeń

Plusem posiadania strony internetowej będzie wprowadzenie na stronie formularza kontaktowego. Daje to możliwość odpowiadania na pytania mailowo.

Rzetelnie prowadzona strona internetowa może wpłynąć pozytywnie na zaufanie pacjentów, ponieważ świadczy ona o profesjonalizmie i trosce o pacjenta. 

Komunikacja SMS-owa

Pacjent otrzymuje informację SMS, na jaki termin oraz godzinę umówiona jest jego wizyta. W wiadomości powinna być informacja o adresie placówki medycznej, dostępnych formach płatności czy parkingu. Jest to spore udogodnienie dla rejestratorek, ale też w dużej mierze jest to bardzo wygodny sposób informowania pacjentów. 

Informacja SMS z kodem do recepty czy skierowania. Dzięki temu rozwiązaniu pacjent po wizycie zawsze może sięgnąć do SMS-a bez konieczności dzwonienia do palcówki.

Dobrze sprawdzają się wiadomości z informacją o gotowym wyniku badania. Jeśli pacjent zostanie uprzedzony, że dostanie taką informację, to nie będzie wydzwaniał sam, aby poznać status swojego wyniku badania.

Na przykładzie tych kilku informacji możemy zaoszczędzić wiele czasu. Dzięki takim rozwiązaniom jak: rejestracja online, informacje mailowe czy SMS-owe, aktualizacja informacji na stronie internetowej placówki medycznej, zmniejszy się liczby niepotrzebnych połączeń i skróci się czasu rozmowy z jednym pacjentem.

Są to drobne działania, ale dla placówki medycznej bardzo ważne!
Wpływają na jakość oraz czas pracy, a jak wiemy, rejestratorka medyczna ma dużo zadań do wykonania w ciągu dnia. Zaoszczędzony czas i energię może przeznaczyć na inne zadania, które są równie ważne.

Dzięki wprowadzaniu tych wszystkich usprawnień personel zyskuje więcej czasu na inne ważne zadania. Wiadomo, że nie jesteśmy w stanie zastąpić w 100 % pracy ludzkiej, ale dzięki tym działaniom damy naszej rejestratorce możliwość skupienia się na innych ważnych obowiązkach. Pokażemy pacjentom, że są dla placówki medycznej ważni i wprowadzamy udoskonalenia dla ich lepszego komfortu i satysfakcji.

Co trzeba zrobić w placówce medycznej przed końcem roku?

Zaplanuj przegląd sprzętu medycznego

Roczne przeglądy sprzętu są niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i skuteczności leczenia. Upewnij się, że wszystkie urządzenia działają prawidłowo i spełniają aktualne standardy. Sprawdź daty ważności produktów, które ją posiadają.

Rozważ skorzystanie z outsourcingu rejestracji telefonicznej

Wejście w nowy rok wiąże się także z podwyżkami płacy minimalnej. Od stycznia 2024 suma kosztów utrzymania pracownika na umowie o pracę z minimalną stawką wzrośnie do 596377 zł. Zwróć uwagę, że taką cenę będziesz musiał ponieść za pracę rejestratorki przez 8 godzin dziennie. Tymczasem, rejestratorka telefoniczna Proassist odbierze dla Ciebie każde połączenie od 08:00 do 20:00 w dni powszednie oraz od 08:00 do 15:00 w soboty. Koszt rejestratorki telefonicznej Proassist to zaledwie 499 zł/msc. Zastanów się zatem, czy warto zatrudniać pracownika na etat?

Jeśli planujesz zmiany w godzinach przyjmowania lekarzy, poinformuj o tym swoich pacjentów

Zarówno stali pacjenci leczący się na przewlekłe choroby, jak i osoby, które przychodzą z polecenia znajomych, mogą być przyzwyczajeni do godzin pracy specjalistów. Jeśli w nowym roku grafik ulegnie zmianie, pamiętaj o tym, by: 

  • zmienić godziny otwarcia placówki w Google Wizytówce,
  • wywiesić ogłoszenie z informacją o zmianach w widocznym miejscu w placówce (na tablicy ogłoszeń, przy okienku rejestracji, na drzwiach gabinetu, itp.),
  • zamieścić informację o zmianach na stronie internetowej oraz na profilach w mediach społecznościowych,
  • na bieżąco zawiadamiać pacjentów, którzy przyjdą się zapisać lub zadzwonią.

BDO – sprawdź swoją umowę na odbiór odpadów medycznych

Upewnij się, że Twoja umowa z firmą odbierającą odpady medyczne jest aktualna i spełnia wszystkie wymogi prawne. Jeśli umowa zbliża się ku końcowi, zastanów się, czy chcesz ją przedłużyć, czy może czas na nową współpracę? Pamiętaj, żeby zająć się tym odpowiednio wcześnie, żeby nie zostać bez odbiorcy odpadów medycznych.

Obowiązkowe ubezpieczenie podmiotów wykonujących działalność leczniczą

Przed końcem roku sprawdź, do kiedy jest ważne ubezpieczenie dla Twojej placówki i lekarzy w niej pracujących. Jeśli ubezpieczenie jest jeszcze aktualne i nie ma potrzeby go przedłużać w tym momencie, weź do ręki kalendarz na nowy rok i zaznacz w nim datę końca ubezpieczenia (lub ustaw przypomnienie w telefonie).

Zmiana sposobu opodatkowania – kiedy najlepiej przejść z ryczałtu na liniówkę?

Początek roku to dobry czas na zmiany, również te związane z podatkami. Jeśli planujesz np. otworzyć swój własny gabinet, musisz zastanowić się wcześniej, jaką formę opodatkowania wybrać. Należy to policzyć! Wiesz mniej-więcej, ile możesz zarobić. Wiesz, że stawka może się zwiększyć – o ile wzrośnie wynagrodzenie. Dlatego musisz zrobić założenia odnośnie tych wydatków. Jeżeli chcesz pracować nie tylko swoimi rękoma (planujesz korzystać z wyposażenia, pomocy innych lekarzy, pielęgniarek, czy asystentów medycznych), to zwiększasz ilość kosztów. W tej sytuacji musisz zastanowić się nad inną formą prowadzenia działalności. Przede wszystkim nad spółką z o.o lub spółką komandytową.

Więcej na temat zmian opodatkowania w gabinetach medycznych dowiesz się z nagrania webinaru, w którym adwokat i doradca podatkowy Grzegorz Hatala udzielił porad w tej kwestii. Film znajdziesz tutaj!

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – przygotowanie do zmian

W zależności od wielkości firmy, w 2024 roku należy zacząć przygotowania do wprowadzenia systemu KSeF (będzie on obowiązywał od 01 lipca 2024 lub od 01 stycznia 2025). Oprogramowanie medyczne Proassist w 2024 roku będzie wprowadzać aktualizację, dzięki której będziesz miał wszystko co potrzebne do wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych w tym samym systemie, co harmonogram wizyt i EDM.

Przemyśl i wstrzymaj płatne strategie marketingowe

Początek roku to czas wysokich kosztów marketingowych. Zastanów się, czy to odpowiedni moment na inwestycje w drogie kampanie, ponieważ z początkiem roku łatwo o przepalenie budżetu.

Szkolenia i kursy

Początek roku często jest martwym sezonem dla branży szkoleniowej. Warto więc zastanowić się wcześniej, jakie szkolenia będziesz chciał odbyć w niedalekiej przyszłości i na początku roku się nimi zainteresować. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że ceny szkoleń na początku roku będą tańsze. To dobry moment na inwestycję w rozwój personelu.

Podwyżki cen w gabinecie medycznym – jak poinformować o nich pacjentów?

Informowanie klientów o podwyżkach cen jest zawsze dużym wyzwaniem. Nie można jednak tego uniknąć – zwłaszcza, że “wszystko idzie w górę” i potrzebujemy podniesienia cen, żeby nasza placówka na siebie zarabiała. Specjalnie dla branży medycznej przygotowaliśmy film, w którym doradzamy, jak skutecznie poinformować klientów o podwyżkach cen. Możesz obejrzeć go tutaj!

Przygotowanie placówki medycznej do nowego roku wymaga przemyślanych decyzji i dobrze zaplanowanych działań. Zebrane przez nas wskazówki pomogą Ci przygotować Twoją działalność do wejścia w nowy rok, zapewniając wysoką jakość usług i nie tracąc zaufania pacjentów.

Specjalnie dla managerów i właścicieli placówek medycznych, przygotowaliśmy także do pobrania checklistę, która pomoże odpowiednio przygotować się na wejście w nowy rok.

Zadania rejestratorki medycznej

Czym dokładnie zajmują się rejestratorki medyczne?

  • Przede wszystkim rejestracją pacjentów oraz wszystkim co z nią związane: zapisywaniem, potwierdzaniem wizyt. Przekładanie lub odwoływanie wizyt to zadanie jest ściśle związane z panowaniem nad grafikiem lekarza. Rejestratorka medyczna z jednej strony dba o to, żeby znaleźć najbardziej dogodny termin dla pacjenta, z drugiej stara się, aby w grafiku lekarza nie było zbędnych luk.
  • W niektórych placówkach medycznych rejestratorki przyjmują od pacjentów materiały do badań, oraz są odpowiedzialna za przekazywanie ich do laboratorium. Następnie wydają wyniki tych badań pacjentom.
  • Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji medycznej również wchodzi w zakres obowiązków rejestratorek medycznych. Osoby na tym stanowisku wypełniają karty pacjenta, oraz dbają o to, aby wszystkie karty trafiały do gabinetu lekarskiego przed wizytą.
  • Rejestratorki wystawiają faktury oraz rachunki za świadczenia medyczne. Pacjent udaje się do recepcji po zakończonym badaniu w celu uregulowania opłaty. Osoby zatrudnione w rejestracji medycznej obsługują pacjenta od momentu zapisu do wyjścia z przychodni.
  • Rejestratorka medyczna często rozwiązuje problemy pacjentów: tłumaczy im jak trafić do placówki i jak się po niej poruszać.
  • Rejestratorka medyczna przekazuje dodatkowe informację od lekarza dla pacjentów i na odwrót. Jeżeli pacjent chce o coś zapytać lub coś przekazać to najczęściej właśnie rejestratorka zajmuje się przekazem tych informacji.

Wielozadaniowość rejestratorek medycznych

Pracownik rejestracji medycznej powinien być wielozadaniowy.

Wiąże się to z szerokim zakresem obowiązków, które czekają na osobę na tym stanowisku. Prowadzenie dokumentacji medycznej oraz sporządzanie sprawozdań wymaga dużej staranności.

W placówkach medycznych zdarzają się rozmaite sytuacje, związane z opóźnieniami, czy nagłą nieobecnością lekarza. Dlatego rejestratorki medyczne powinny posiadać umiejętność łagodzenia tego typu sytuacji.

Zakres jej obowiązków obejmuje czynności, które wiążą się zarówno z dużą starannością, jak i komunikatywnością. Rejestratorki medyczne dbają o poprawne prowadzenie dokumentacji medycznej i są w stałym kontakcie z pacjentami. Dlatego praca na tego typu stanowisku wymaga dobrej organizacji czasu oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.