Technologia w pracy rejestratorki medycznej

Zacznę od systemu do zarządzania pacjentami, wyobraźmy sobie rejestratorkę, która korzysta z formy papierowej kalendarza. Z perspektywy rejestratorki musi podczas zapisu wpisać do tego kalendarza imię nazwisko, telefon pacjenta i jeszcze najlepiej usługę na jak pacjent się zapisuję, ponieważ musi jakoś zaplanować grafik lekarzowi. Jeżeli jest to praca dla jednego lekarza, możemy wypracować jakiś system zapisywania tych informacji w wersji papierowej. Przy większej ilości specjalistów lub w sytuacji gdy pacjent umawia wizytę z dużym wyprzedzeniem, może to być problematyczne. Elektroniczny system zarządzania pacjentami jest genialnym rozwiązaniem nie tylko dla rejestratorki, ale również dla lekarza.

Co powinno umożliwiać oprogramowanie medyczne?

System do zarządzania placówką medyczną

Oprogramowanie do zarządzania pacjentami umożliwia rejestratorkom skuteczną obsługę danych pacjentów, rezerwacje wizyt, dostęp do historii medycznej i planowanie terminów, możliwość potwierdzania wizyty, wystawiania paragonów czy faktur.

Odpowiedni system medyczny powinien zastępować nam kilka narzędzi pracy.

Elektroniczna dokumentacja medyczna

EDM – Elektroniczna dokumentacja medyczna, w tym elektroniczne karty pacjentów. Przechowywanie danych pacjentów w formie cyfrowej pozwala na łatwy dostęp do informacji medycznych, redukcję błędów i daje możliwość szybkiego udostępniania dokumentacji.

Rezerwacja wizyt

To jeden z ważniejszych elementów pracy rejestratorki. Dzięki takiej funkcjonalności, rezerwacja wizyt i obsługa pacjentów staje się krótsza. Jest czytelna i dostępna dla lekarza oraz dla rejestratorki.

Telemedycyna

Dzięki odpowiedniemu systemowi mamy bardzo duże ułatwienia w przeprowadzaniu takich wizyt. System powinien umożliwić lekarzowi przeprowadzenie tele wizyty bezpośrednio, tak aby nie korzystać z dodatkowych aplikacji. System papierowy nie da takiej możliwości. A tutaj jeżeli mamy bardzo dobry system to pacjent otrzyma link do rozmowy czy spotkania wideo. W każdej rozwijającej się placówce medycznej tele wizyty są już bardzo powszechne i ogólnie dostępne dla pacjentów.

Lista rezerwowa

Ułatwia pracę rejestratorkom, ale też zapewnia możliwość wypełnienia kalendarza specjalisty.
Dzięki dobrze funkcjonującej liście rezerwowej nasz placówka zyskuje efektywność i organizacja pracy oraz zadowolenie pacjentów. Nie pozostawia ich samych sobie i czują się dobrze zaopiekowani, ponieważ otrzymują możliwość dostania się do lekarza we wcześniejszym terminie.

Automatyzacja rejestracji

Rejestracja online

– Automatyczne systemy rejestracji online pozwalają pacjentom umawiać wizyty bezpośrednio przez internet, co zmniejsza obciążenie telefoniczne.

Powiadomienia SMS dla pacjentów

– Systemy przypomnienia o wizytach to automatyczne przypomnienia mailowe, SMS-owe lub telefoniczne, które pomaga pacjentom nie zapominać o planowanych wizytach.

– Powiadomienie mailowe o przygotowaniu dla pacjenta. Jeśli pacjent umówi się na wizytę, do której jest potrzebne specjalne przygotowanie, to wystarczy tak skonfigurować system, aby po zapisie pacjent otrzymał mail. W takim mailu powinna się znaleźć informacja o szczegółowym przygotowaniu do wizyty.

Płatności internetowe za wizyty

– Systemy obsługi płatności pozwalają na: płatności online i zarządzanie fakturami czy paragonami.

– Rozliczanie wizyty – jeśli w placówce medycznej np. za wizytę płaci się w rejestracji, to lekarz nie musi wychodzić do recepcji z informacją, ile należy przyjąć od pacjenta. Wystarczy, aby specjalista wprowadził kwotę w systemie i będzie ona widoczna dla recepcjonistki bez konieczności fatygowania lekarza, że musi wyjść z pacjentem z gabinetu i przekazać informacje.

Systemy informacyjne

To wszelkiego rodzaju informacje, które możemy umieścić w systemie dla naszej rejestratorki medycznej. Jeśli mamy odpowiedni system medyczny jest on też naszą bazą wiedzy. Czyli wprowadzamy wszelkiego rodzaju informacje dodatkowe: wiek przyjmowanych pacjentów czy też przygotowania do badań tak, aby informacje były czytelne dla obecnych rejestratorek oraz dla nowo zatrudnionych.

Wypełnianie ankiet zgód na tablecie

Dzięki takiej funkcjonalności pozbywamy się sterty niepotrzebnych dokumentów. Wszystkie zgody czy ankiety trafiają odpowiednio do karty pacjenta i wszytko możemy znaleźć w jednym miejscu. Dodatkowo lekarz samodzielnie może sprawdzić w systemie informację o pacjencie bez konieczności angażowania do tego rejestratorki medycznej.

Zabezpieczenia danych

Jest to element niezbędny, aby chronić poufność informacji pacjentów i zapewnić zgodność z przepisami, takie usprawnienia zapewniają bezpieczeństwo naszym pacjentom i prestiż placówce medycznej.

Zarządzanie grafikiem specjalisty

Tu też można maksymalnie ułatwić pracę rejestratorki medycznej. Specjalista po swojej stronie udostępnia terminarz zapisów, a rejestratorka ma możliwość zapisu pacjentów na wyznaczone terminy i godziny.

Systemy raportowania i analiz danych

Może bardziej istotne dla managerów niż rejestratorek, ale też ważne. Te dane statystyczne umożliwiają analizę efektywności procesów, obsługi pacjentów i wydajności placówki medycznej.

O dostępie uprawnień rejestratorki medycznej w systemie decyduje lekarz specjalista, czy osoba zarządzająca.

Dużym plusem i ułatwieniem jeśli mowa o technologię w pracy rejestratorki medycznej będzie komunikator między placówką a pacjentem.

Chat SMS – komunikator dostępny w systemie

Ta funkcjonalności pozwala placówce medycznej na stały kontakt z pacjentem. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, które w dzisiejszych czasach zapewnia szybki i łatwy kontakt. Zapewnia prywatność w komunikacji oraz jest dobrym narzędziem do zapamiętywania wiadomości, bo jak wiemy, podczas rozmowy telefonicznej niektóre informacje mogą nam uciec z pamięci, a do wiadomości SMS w każdej chwili możemy wrócić.

Pamiętajcie również, że nowoczesne systemy do zarządzania pacjentami są już na tyle udoskonalone, że do obsługi takiego systemu wystarczy telefon czy tablet.
W dzisiejszym odcinku poruszam bardzo mały szereg korzyści płynących z wykorzystania odpowiednich technologii, ale mam nadzieję, że przekonałam osoby, które jeszcze z nich nie korzystają i mają obawy.
Technologia może przyczynić się do poprawy efektywności pracy rejestratorek medycznych, zapewnić wyższą jakość obsługi pacjentów oraz skrócić czas obsługi administracyjnej.
Ważne jest, aby personel był odpowiednio przeszkolony w korzystaniu z tych narzędzi i żeby technologie były dostosowane do specyficznych potrzeb placówki medycznej.

Wskazówki, jak zmniejszyć ilość połączeń do placówki.

Istnieje wiele możliwości w tym aspekcie, ale omówię te, które przyniosą dla Was i dla Waszych pacjentów największe korzyści.

Najważniejszym “tipem” w zmniejszeniu połączeń będzie…

Rejestracja online

Każda placówka medyczna powinna korzystać już z rejestracji online dla swoich pacjentów. Jest to super rozwiązanie, które dodatkowo dobrze prezentuje się marketingowo. Dzięki korzystaniu w rejestracji online możliwe jest zbudowanie nowoczesnej placówki medycznej, która wychodzi w stronę pacjentów.

Jakie korzyści w wyeliminowaniu ilości połączeń daje rejestracja online

Efektywność czasową- dzięki tej usłudze pacjenci mają możliwość rezerwacji wizyt online i nie muszą dzwonić bezpośrednio do placówki.

Dostępność — pacjenci mają dostęp do rejestracji online 24 godziny na dobę.
Ze swojego doświadczenia wiem, że jest to bardzo duże udogodnienie. Jeśli w ciągu dnia jesteśmy pochłonięci obowiązkami: czy to służbowymi, czy domowymi. Dopiero na koniec dnia przypominamy sobie, że mieliśmy umówić wizytę, to w tej sytuacji rewelacyjnie sprawdza się możliwość rejestracji online. O każdej porze dnia możemy umówić wizytę.

Zwiększenie satysfakcji pacjentów- dzięki rejestracji online dajemy indywidualność zapisu wizyty przez pacjenta oraz odpowiednie dopasowanie terminu.

Podczas rezerwacji wizyty online pacjenci mają obowiązek podać adres mailowy oraz swoje dane, to daje kolejne dwie korzyści:
-Pierwsza to mailowe przypomnienie o wizycie, co zwiększa liczbę obecnych pacjentów.
-Druga to poprawność danych pacjenta.

Podsumowując, rejestracja online może przynieść liczne korzyści dla placówki medycznej poprawiając zarówno efektywność pracy rejestracji jak i satysfakcję pacjentów.

Zapowiedź- komunikat powitalny w placówce medycznej

Zapowiedzi dla pacjentów dzwoniących do placówki medycznej mogą poprawić jakość obsługi oraz wpłynąć pozytywnie na odczucia pacjentów.

W zapowiedzi nie powinno zabraknąć

Informacji wstępnej takiej jak: do jakiej placówki się dodzwonił i czy jest możliwość rejestracji online. Taka informacja może automatycznie zmniejszyć liczbę oczekujących pacjentów. Jeśli potrzebujecie, aby pacjent do rejestracji przygotował jakieś dokumenty, również można taką informacją umieścić w zapowiedzi.

Komunikat poza godzinami pracy

Dla pacjentów, którzy dzwonią w czasie gdy placówka medyczna jest zamknięta, należy nagrać komunikat zawierający jak najwięcej szczegółów. Kiedy i w jakich godzinach pracuje rejestracja oraz jakie są inne metody rejestracji. Dzięki temu unikamy nieodebranych połączeń już na początku dnia pracy

Przykładowy komunikat:

“Tu ,rejestracja pacjentów czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 8-19. Zapraszamy do kontaktu telefonicznego w godzinach naszej pracy. Istnieje możliwość całodobowej rejestracji online na naszej stronie internetowej.”

Maile z przygotowaniem

Informacje mailowe z przygotowaniem dla pacjenta przed wizytą mogą mieć wpływ na zmniejszenie liczby połączeń. Emocje, jakie towarzyszą pacjentom w zapisie na wizytę u lekarza, mogą powodować, że nie zapamiętują oni tego co przekazała im osoba rejestrująca. Podczas rejestracji pacjenta pobieramy adres mailowy. Dzięki funkcjonalności systemu, z którego korzystam po wyborze danej usługi automatycznie wysyłana jest informacja o tym jak pacjent powinien się przygotować do wizyty u lekarza. W ten sposób skrócimy czas rozmowy, ponieważ przekazujemy tylko pacjentowi informację, że na podany adres mailowy otrzyma informacje o przygotowaniu do wizyty. Takie rozwiązanie eliminujemy ponowny kontakt pacjenta i skracamy czas rozmowy. Co w daje możliwości odebrania szybciej kolejnych połączeń od innych pacjentów.

Aktualizacja informacji na stronie

Informacje na stronie internetowej dla pacjentów są dostępne codziennie i całą dobę. Aktualna strona internetowa pozwala pacjentom na uzyskanie potrzebnych o usługach czy godzinach pracy gabinetu lekarskiego. Bez konieczności dzwonienia do placówki medycznej i generowana tym samym kolejnych połączeń

Plusem posiadania strony internetowej będzie wprowadzenie na stronie formularza kontaktowego. Daje to możliwość odpowiadania na pytania mailowo.

Rzetelnie prowadzona strona internetowa może wpłynąć pozytywnie na zaufanie pacjentów, ponieważ świadczy ona o profesjonalizmie i trosce o pacjenta.

Komunikacja SMS-owa

Pacjent otrzymuje informację SMS, na jaki termin oraz godzinę umówiona jest jego wizyta. W wiadomości powinna być informacja o adresie placówki medycznej, dostępnych formach płatności czy parkingu. Jest to spore udogodnienie dla rejestratorek, ale też w dużej mierze jest to bardzo wygodny sposób informowania pacjentów.

Informacja SMS z kodem do recepty czy skierowania. Dzięki temu rozwiązaniu pacjent po wizycie zawsze może sięgnąć do SMS-a bez konieczności dzwonienia do palcówki.

Dobrze sprawdzają się wiadomości z informacją o gotowym wyniku badania. Jeśli pacjent zostanie uprzedzony, że dostanie taką informację, to nie będzie wydzwaniał sam, aby poznać status swojego wyniku badania.

Na przykładzie tych kilku informacji możemy zaoszczędzić wiele czasu. Dzięki takim rozwiązaniom jak: rejestracja online, informacje mailowe czy SMS-owe, aktualizacja informacji na stronie internetowej placówki medycznej, zmniejszy się liczby niepotrzebnych połączeń i skróci się czasu rozmowy z jednym pacjentem.

Są to drobne działania, ale dla placówki medycznej bardzo ważne!
Wpływają na jakość oraz czas pracy, a jak wiemy, rejestratorka medyczna ma dużo zadań do wykonania w ciągu dnia. Zaoszczędzony czas i energię może przeznaczyć na inne zadania, które są równie ważne.

Dzięki wprowadzaniu tych wszystkich usprawnień personel zyskuje więcej czasu na inne ważne zadania. Wiadomo, że nie jesteśmy w stanie zastąpić w 100 % pracy ludzkiej, ale dzięki tym działaniom damy naszej rejestratorce możliwość skupienia się na innych ważnych obowiązkach. Pokażemy pacjentom, że są dla placówki medycznej ważni i wprowadzamy udoskonalenia dla ich lepszego komfortu i satysfakcji.

Jakie cechy powinna mieć profesjonalna rejestratorka medyczna?

Cechy dobrej rejestratorki medycznej

Dobra rejestratorka medyczna powinna wykazywać szereg cech, które przyczynią się do efektywnej i profesjonalnej obsługi pacjentów oraz sprawnego funkcjonowania placówki medycznej.

Komunikatywność

Dobra rejestratorka medyczna powinna posiadać doskonałe umiejętności komunikacyjne. Musi być zrozumiała i uprzejma w kontakcie zarówno z pacjentami, jak i personelem medycznym.

Empatia

Zdolność do empatycznego podejścia do pacjentów jest kluczowa. Dobra rejestratorka medyczna powinna rozumieć potrzeby pacjentów, być gotowa służyć pomocą i radzić sobie z sytuacjami trudnymi.

Znajomość obsługi komputera i programów medycznych

Współczesne placówki medyczne często korzystają z systemów informatycznych. Dobra rejestratorka musi być zaznajomiona z obsługą tych systemów i sprawnie nimi operować.

Dokładność i precyzja

Biorąc pod uwagę charakter pracy z dokumentacją medyczną, dobra rejestratorka musi być bardzo dokładna i precyzyjna. Unika błędów w rejestracji pacjentów i utrzymaniu dokumentacji.

Organizacja i zarządzanie czasem

Praca rejestratorki medycznej często wymaga równoczesnego zarządzania wieloma zadaniami. Dobra organizacja pracy i umiejętność efektywnego zarządzania czasem są niezbędne.

Dyskrecja i ochrona danych

Rejestratorka medyczna ma dostęp do poufnych informacji pacjentów. W związku z tym, zachowanie pełnej dyskrecji i przestrzeganie zasad ochrony danych są ważne.

Rozwiązywanie problemów

Rejestratorka medyczna powinna być gotowa rozwiązywać problemy i podejmować decyzje w sytuacjach nietypowych. Elastyczność i umiejętność radzenia sobie z trudnościami mogą wiele ułatwić w pracy rejestratorki.

Profesjonalizm

Dobra rejestratorka medyczna wykazuje się profesjonalizmem w każdym kontakcie z pacjentami i personelem medycznym. Jest uprzejma, rzetelna i odpowiedzialna.

Te cechy pozwalają rejestratorkom medycznym skutecznie obsługiwać pacjentów, utrzymywać porządek w dokumentacji medycznej i przyczyniać się do efektywnego funkcjonowania placówki medycznej.

Rejestratorka medyczna i jej obowiązki

Odgrywa ona kluczową rolę w organizacji Twojej placówki medycznej. Jej obowiązki obejmują m.in. rejestrację nowych pacjentów, planowanie i potwierdzanie wizyt, obsługę korespondencji i telefonów, a także zarządzanie danymi pacjentów w systemach informatycznych.

Rejestratorka medyczna jest odpowiedzialna za wydawanie kart zdrowia, udzielanie informacji pacjentom dotyczących procedur medycznych, rozwiązywanie problemów związanych z umówionymi wizytami czy danymi pacjentów.Współpracuje również z personelem medycznym, dbając o płynność komunikacji i koordynację działań.

Obsługa płatności za usługi medyczne, wystawianie faktur, zachowanie poufności danych osobowych pacjentów, a także udział w szkoleniach dotyczących nowych procedur czy systemów to kolejne aspekty pracy rejestratorki medycznej.
Dodatkowo, dba o pozytywną atmosferę w placówce medycznej, przyczyniając się do sprawnego funkcjonowania i satysfakcji pacjentów.

Rejestratorka medyczna, poprzez skoordynowane działania w obszarze administracyjnym, wpływa na efektywność i profesjonalizm placówki medycznej, tworząc jednocześnie przyjazne środowisko dla pacjentów i personelu medycznego.

Jak Proassist może pomóc rejestratorce medycznej w codziennej pracy?

System medyczny dla gabinetu lekarskiego to nowoczesne rozwiązanie, które nie tylko jest w stanie uprościć konieczne do przeprowadzenia procedury w trakcie wizyty. Co więcej, codzienne obowiązki rejestracji medycznej mogą być wykonywane szybciej. Do zalet korzystania z nowoczesnego oprogramowania medycznego należy między innymi:

Intuicyjny, prosty w obsłudze terminarz wizyt.
Możliwość wysyłania przypomnień SMS i email o wizytach.
Całodobowa rejestracja online.
Korzystanie ze skryptu – przekazanie kompleksowych informacji podczas rozmowy z pacjentem.
Szybki dostęp do elektronicznej dokumentacji online pacjentów.
Wiele innych funkcji, które poznasz, jeśli umówisz się na bezpłatną prezentację naszego systemu!

Zadania rejestratorki medycznej

Czym dokładnie zajmują się rejestratorki medyczne?

Przede wszystkim rejestracją pacjentów oraz wszystkim co z nią związane: zapisywaniem, potwierdzaniem wizyt. Przekładanie lub odwoływanie wizyt to zadanie jest ściśle związane z panowaniem nad grafikiem lekarza. Rejestratorka medyczna z jednej strony dba o to, żeby znaleźć najbardziej dogodny termin dla pacjenta, z drugiej stara się, aby w grafiku lekarza nie było zbędnych luk.
W niektórych placówkach medycznych rejestratorki przyjmują od pacjentów materiały do badań, oraz są odpowiedzialna za przekazywanie ich do laboratorium. Następnie wydają wyniki tych badań pacjentom.
Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji medycznej również wchodzi w zakres obowiązków rejestratorek medycznych. Osoby na tym stanowisku wypełniają karty pacjenta, oraz dbają o to, aby wszystkie karty trafiały do gabinetu lekarskiego przed wizytą.
Rejestratorki wystawiają faktury oraz rachunki za świadczenia medyczne. Pacjent udaje się do recepcji po zakończonym badaniu w celu uregulowania opłaty. Osoby zatrudnione w rejestracji medycznej obsługują pacjenta od momentu zapisu do wyjścia z przychodni.
Rejestratorka medyczna często rozwiązuje problemy pacjentów: tłumaczy im jak trafić do placówki i jak się po niej poruszać.
Rejestratorka medyczna przekazuje dodatkowe informację od lekarza dla pacjentów i na odwrót. Jeżeli pacjent chce o coś zapytać lub coś przekazać to najczęściej właśnie rejestratorka zajmuje się przekazem tych informacji.

Wielozadaniowość rejestratorek medycznych

Pracownik rejestracji medycznej powinien być wielozadaniowy.

Wiąże się to z szerokim zakresem obowiązków, które czekają na osobę na tym stanowisku. Prowadzenie dokumentacji medycznej oraz sporządzanie sprawozdań wymaga dużej staranności.

W placówkach medycznych zdarzają się rozmaite sytuacje, związane z opóźnieniami, czy nagłą nieobecnością lekarza. Dlatego rejestratorki medyczne powinny posiadać umiejętność łagodzenia tego typu sytuacji.

Zakres jej obowiązków obejmuje czynności, które wiążą się zarówno z dużą starannością, jak i komunikatywnością. Rejestratorki medyczne dbają o poprawne prowadzenie dokumentacji medycznej i są w stałym kontakcie z pacjentami. Dlatego praca na tego typu stanowisku wymaga dobrej organizacji czasu oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

CzatSMS – popraw komunikację z pacjentem w swojej placówce medycznej

To narzędzie oferuje nowoczesne i wygodne podejście do komunikacji, znacząco różniące się od tradycyjnych wiadomości SMS. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest chatSMS, jak działa, oraz jakie korzyści przynosi w porównaniu do zwykłych wiadomości SMS. Już wcześniej poruszaliśmy ten temat, ale teraz skupimy się na rozwoju tej funkcji i wyjaśnimy różnice między zwykłymi SMS-ami a chat SMS-ami.

Wzrost popularności SMS w komunikacji placówek medycznych z pacjentem

Zmieniające się realia życia, nowe technologie i coraz bardziej mobilny styl funkcjonowania ludzi sprawiają, że tradycyjne formy komunikacji w medycynie, takie jak rozmowy telefoniczne czy umówienie się na wizytę bezpośrednio w placówce medycznej, nie zawsze spełniają oczekiwania pacjentów. Coraz częściej pacjenci preferują krótkie, prostsze i szybsze komunikaty – i tutaj wkracza SMS. Dlatego tak istotne jest, aby systemy medyczne były “na czasie” i oferowały swoim użytkownikom prosty sposób komunikacji za pomocą wiadomości SMS.

Oczywiście, nie chodzi tutaj tylko o wysyłanie kodu e-recepty lub e-skierowania w formie wiadomości SMS, ale także o inne ważne sprawy, takie jak przypomnienia o wizytach. Pacjenci potrzebują przypominania o terminach wizyt, ale nie zawsze mogą odebrać telefon od rejestracji. Poza tym, rejestratorka, która musi dzwonić z potwierdzeniem wizyty traci na to sporo czasu i niejednokrotnie robi to kosztem nie odbierania połączeń przychodzących. Nowi pacjenci, którzy usiłują umówić się na wizytę w przychodni, nie mogą się dodzwonić, bo rejestratorka jest zajęta potwierdzaniem wizyt już wcześniej umówionych. Przychodnia prawdopodobnie straci przez to pacjenta.

Co to jest chatSMS w systemie medycznym?

W sytuacji, którą opisaliśmy wyżej, z pomocą wkracza chat SMS. Co to takiego? ChatSMS to zaawansowana forma komunikacji, która łączy zalety tradycyjnych wiadomości tekstowych z funkcjonalnością czatów internetowych. W kontekście systemu Proassist, chatSMS pozwala na bezpośrednią, dwukierunkową komunikację między pacjentami a personelem medycznym w sposób bardziej interaktywny i elastyczny. Kluczowa jest tutaj właśnie dwukierunkowość, która pozwala nie tylko poinformować pacjenta o zbliżającej się wizycie w gabinecie, ale także lekarze lub rejestratorki mogą odpowiedzieć na pojawiające się pytania rozmówcy.

Konkretniej – ta nowoczesna usługa pozwala lekarzom na wysyłanie wiadomości tekstowych (SMS) bezpośrednio z systemu do pacjentów. To prosty i wygodny sposób na potwierdzenie wizyt, przypomnienie o nadchodzących spotkaniach oraz na ogólną komunikację z pacjentem, a tym samym na poprawę relacji i procesów komunikacji między pacjentem a przychodnią.

Największą zaletą tego rozwiązania w komunikacji z pacjentem jest fakt, że pacjent może odpowiedź na wiadomość SMS, a użytkownik oprogramowania medycznego zobaczy tą odpowiedź bezpośrednio w oknie systemu. Proces jest o tyle prosty dla użytkowników systemu, że czat otwiera się w oknie systemu i pracownik placówki może ponownie na taką wiadomość odpowiedzieć – jak na czacie na żywo.

Kluczowe cechy chatSMS

Dwukierunkowa komunikacja w czasie rzeczywistym: umożliwia natychmiastową wymianę wiadomości pomiędzy pacjentem a placówką.

Integracja z systemem medycznym: chatSMS jest prosty w obsłudze i bezpośrednio zintegrowany z systemem Proassist, co oznacza, że nie musisz odpisywać pacjentowi za pomocą smartfona, bo w oknie systemu otworzy się okienko czatu, które umożliwi swobodną komunikację. Numer dopasowany do danego pacjenta będzie też wyświetlał się pod Jego nazwiskiem, więc nie będziesz musiał zastanawiać się, kto napisał SMS.

Historia wiadomości: wszystkie rozmowy są zapisywane i mogą być łatwo dostępne do przeglądu i analizy. Masz zatem dostęp do historii wiadomości i w każdej chwili możesz sprawdzić, co i kiedy napisał pacjent.

Indywidualny charakter: możesz sam zdecydować, co napiszesz pacjentowi. Możesz poinformować go o konieczności przygotowania się na badanie lub jeśli przychodzi na wizytę bilansową z dzieckiem, to możesz pokierować go do wejścia przez zdrową stronę pacjenta. Możesz także poinformować o dostępnych miejscach parkingowych lub po prostu odwołać wizytę, czy przekazać inne ważne informacje.

Różnice między zwykłymi SMS’ami a chat SMS

Choć zwykłe SMS-y są świetnym narzędziem do przypominania pacjentom o wizytach u lekarzy, mają pewne ograniczenia. Są wysyłane z „systemowego” numeru telefonu i nie są rejestrowane jako pełna historia konwersacji. Oznacza to, że jeśli pacjent odpowie na taki SMS, przychodnia ich nie zobaczy. Jest to szczególnie ważne w przypadku anulowania wizyty — choć pacjent może odpisać, że odwołuje spotkanie specjalnym kodem, to lekarz nie będzie mógł zobaczyć jego prośby o ponowne zapisanie się na usługę w innym terminie.

Na szczęście, funkcja Chat SMS to rozwiązanie tego problemu. System Proassist przydziela lekarzom indywidualne numery telefonów, dzięki którym mają pełen wgląd w historię rozmowy z pacjentem i proces staje się o wiele łatwiejszy. Teraz gdy pacjent odpowie na chat SMS, lekarz otrzyma wiadomość i będzie mógł sprawdzić całą historię korespondencji. To oznacza pełną kontrolę i brak nieścisłości w komunikacji.

Interaktywność:

ChatSMS: umożliwia dynamiczną, interaktywną rozmowę podobną do komunikatorów internetowych. Obie strony mogą uczestniczyć w rozmowie w czasie rzeczywistym, co przyspiesza wymianę informacji i umożliwia szybsze rozwiązywanie problemów.

Zwykły SMS: jeśli mówimy o ręcznym wysyłaniu SMS, to komunikacja odbywa się w sposób mniej interaktywny, z opóźnieniami wynikającymi z charakteru jednokierunkowego przesyłania wiadomości. Każda wiadomość jest wysyłana i odbierana oddzielnie, co może prowadzić do nieporozumień i opóźnień. Ponadto, jeśli pacjent odpowie na automatyczny SMS z przypomnieniem o wizycie w sposób inny niż nakazuje treść wiadomości (np. podanie kodu), to po drugiej stronie nikt nie będzie mógł odpowiedzieć na taką wiadomość, bo nikt jej nie zobaczy.

Integracja z systemem:

ChatSMS: jest integralną częścią systemu Proassist, co umożliwia automatyczne przypisywanie wiadomości do odpowiednich kart pacjentów, harmonogramów i dokumentacji medycznej. Czat na żywo otwiera się też w oknie systemu, a więc nie musisz korzystać z dodatkowych programów.

Zwykły SMS: Może być zintegrowany z systemem Proassist tylko w formie masowego wysyłania wiadomości do numerów przypisanych danym pacjentom. To znaczy, system może automatycznie wysłać do pacjentów SMS’y z przypomnieniem o wiycie lub marketingowe wiadomości zachęcające do skorzystania z promocji na zabieg, ale działa tylko w jedną stronę. Nie można odczytać wiadomości.

Historia korespondencji:

ChatSMS: w każdej chwili możesz zajrzeć do historii korespondencji z pacjentem, która jest widoczna w systemie medycznym.

Zwykły SMS: ogranicza się do podstawowej funkcji przesyłania tekstu, bez możliwości dodatkowych integracji i funkcji wspomagających.

Korzyści z używania chatSMS w Proassist

Personalizacja wiadomości – lepsza obsługa pacjentów

Jedną z najważniejszych zalet chat SMS jest możliwość personalizacji wiadomości. System Proassist pozwala lekarzom dostosować wiadomości do indywidualnych potrzeb pacjentów. Na przykład, lekarz może dodać informacje o tym, że pacjent powinien przyjść 10 minut wcześniej przed planowanym terminem wizyty, aby wypełnić dodatkowe dokumenty. Ta personalizacja sprawia, że pacjenci czują się bardziej docenieni i zadowoleni z usług świadczonych przez placówkę medyczną.

Efektywność i oszczędność czasu

Usługi chat SMS i zwykłe SMS-y są nie tylko wygodne, ale także efektywne i oszczędzają czas zarówno lekarzom i rejestratorkom medycznym, jak i pacjentom. Szybkie wysyłanie wiadomości tekstowych umożliwia przypomnienie pacjentom o wizytach, co jest kluczowe dla utrzymania harmonogramu i uniknięcia opóźnień. Automatyczne kody do odwoływania wizyt eliminują konieczność ręcznego monitorowania i ułatwiają zarządzanie harmonogramem.

Automatyzacja i zarządzanie dokumentacją medyczną

Automatyczne przypisywanie historii wiadomości z czatu SMS do kart pacjentów i harmonogramów oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów administracyjnych.

Jak uruchomić usługę Chat SMS w Proassist?

Uruchomienie usługi chat SMS w systemie Proassist jest prostym procesem, który pomoże Ci jeszcze bardziej usprawnić komunikację z pacjentami. Oto kroki, które musisz podjąć, aby cieszyć się wszystkimi zaletami tej nowoczesnej funkcji:

Kroki do uruchomienia usługi Chat SMS:

1. Skontaktuj się z Działem Pomocy Technicznej Pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z Działem Pomocy Technicznej Proassist. Pamiętaj, by precyzyjnie wyjaśnić swoją sprawę. Powiedz im, że chciałbyś uruchomić usługę chat SMS i zapytaj, jakie są dostępne opcje.

2. Przydzielanie indywidualnego numeru telefonu Po potwierdzeniu wyboru usługi chat SMS, Proassist przydzieli Twojemu gabinetowi indywidualny numer telefonu. To właśnie ten numer będzie służył do wysyłania wiadomości tekstowych do pacjentów i umożliwi Ci pełny wgląd w historię komunikacji.

3. Krótkie szkolenie obsługi Następnie, otrzymasz krótkie szkolenie od zespołu Proassist. Podczas tego szkolenia dowiesz się, jak korzystać z nowej opcji w systemie, jak wysyłać wiadomości do pacjentów oraz jak sprawdzać historię rozmów. Szkolenie jest bardzo szczegółowe, więc szybko opanujesz wszystkie funkcje.

4. Możliwość nagrania szkolenia Jeśli obawiasz się, że coś przeoczysz lub czegoś nie zapamiętasz, możesz poprosić o nagranie szkolenia. Dzięki temu będziesz mógł wrócić do materiałów w dowolnym momencie lub przekazać je swoim współpracownikom.

Ciesz się zaletami Chat SMS!

Po przeprowadzeniu szkolenia, będziesz gotowy do korzystania z nowej funkcji chat SMS. Błyskawicznie przypominaj pacjentom o wizytach, potwierdzaj terminy wizyt, a także prowadź spersonalizowaną komunikację. Teraz, dzięki indywidualnemu numerowi, będziesz mógł śledzić całą historię konwersacji z pacjentami i niezawodnie zarządzać harmonogramem wizyt.

Ciesz się zaletami usługi chat SMS i zadbaj o wygodę swoich pacjentów. Dzięki temu innowacyjnemu rozwiązaniu Proassist, Twoja placówka medyczna będzie jeszcze bardziej nowoczesna, efektywna i doceniona przez pacjentów.

Podsumowanie

Chat SMS w systemie Proassist to nowoczesne narzędzie komunikacyjne, które oferuje liczne korzyści w porównaniu do tradycyjnych wiadomości SMS. Dzięki integracji z systemem medycznym, interaktywności i dodatkowym funkcjom, chat SMS znacząco poprawia jakość i efektywność komunikacji między pacjentami a personelem medycznym. Wprowadzenie chat SMS do codziennej praktyki może przyczynić się do lepszego zarządzania opieką zdrowotną oraz zwiększenia satysfakcji pacjentów.

Nie ma wątpliwości, że funkcja chat SMS jest bardzo istotnym narzędziem dla każdej placówki medycznej, która stawia na innowacyjne rozwiązania i doskonałą komunikację z pacjentami.

Zewnętrzna rejestracja medyczna, czyli jak zwiększyć zadowolenie twoich klientów i poprawić opinie placówki medycznej?

A może sam układasz swój harmonogram wizyt i telefoniczna rejestracja pacjentów spoczywa na Twojej głowie? Podałeś na stronie swój indywidualny numer telefonu i teraz nawet w wolnym czasie pacjent dzwoni?

Czy istnieje sposób, aby rozwiązać te problemy i zapewnić pacjentom lepsze doświadczenie? Odpowiedź brzmi: tak! Pozwól, że przedstawię Ci outsourcing rejestracji medycznej.

Co to jest outsourcing rejestracji?

Outsourcing rejestracji to rozwiązanie mające na celu poprawę obsługi pacjentów. Polega na przekazaniu zadań rejestracji zewnętrznej firmie, takiej jak Proassist. Dzięki temu placówki medyczne mogą skupić się na świadczeniu wysokiej jakości opieki zdrowotnej, podczas gdy specjalnie przeszkolony personel zajmuje się rejestracją pacjentów i gwarantuje wysoką jakość obsługi.

Przekierowanie połączenia z Twojego dotychczasowego numeru do Proassist zapewni uniknięcie konieczności informowania pacjentów o zmianie numeru telefonu. Rejestratorki Proassist zajmą się odbieraniem połączeń, przesunięciem umówionych wizyt czy potwierdzeniem obecności pacjenta na wizycie w zaplanowanym wcześniej terminie. Rejestracja pacjentów odbywa się szybko, sprawnie i z korzyścią dla obu stron – pacjenta i lekarza.

Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z profesjonalnej obsługi rejestracji Proassist, to proces integracji przebiega szybko i w miłej atmosferze. System Proassist podpowiada rejestratorkom szczegółowe informacje dotyczące Twojej placówki. Odpowiednia konfiguracja pozwala na to, by jeszcze przed odebraniem telefonu rejestratorka wiedziała, że pacjent dzwoni na Twój numer. Doskonałe narzędzie jakim jest skrypt rozmów, z którego jednocześnie korzystają rejestratorki pozwala na profesjonalną rejestrację pacjentów oraz na udzielenie odpowiedzi na każde pytania i wątpliwości pacjenta.

Dla jakich placówek jest outsourcing rejestracji medycznej?

Rejestracja pacjentów może być wyzwaniem dla wielu placówek medycznych, zarówno małych gabinetów, jak i dużych centrów medycznych. Odbieranie połączeń przychodzących powinno być wykonywane poprawnie, by zakończyło się sprzedażą usługi. Dlatego zewnętrzna rejestracja telefoniczna to rozwiązanie dla każdej placówki, której zależy na dobrych relacjach z pacjentami i dużej ilości umówionych wizyt.

Wprowadzenie outsourcingu rejestracji telefonicznej może przynieść znaczące korzyści, które poprawiają jakość usług i komfort pracy personelu medycznego. Poniżej przedstawimy dwie historie, które ilustrują, jak outsourcing może zmienić codzienne funkcjonowanie różnych typów placówek medycznych.

Historia 1: Mały gabinet, wielkie wyzwania

Dr. Jan Kowalski prowadzi jednoosobowy prywatny gabinet medyczny w małym miasteczku. Jako lekarz z wieloletnim doświadczeniem, zawsze stawiał na indywidualne podejście do pacjentów. Jednak w ostatnich latach zaczyna odczuwać, że jego praca przynosi więcej stresu niż satysfakcji.

Problemy
Każdego dnia, oprócz przyjmowania pacjentów, dr Kowalski musi odbierać telefony, umawiać wizyty i oddzwaniać do osób, które próbowały się z nim skontaktować w czasie, gdy był zajęty. Telefony nie ustają nawet po godzinach pracy, a dr Kowalski spędza wieczory na oddzwanianiu i układaniu harmonogramu na kolejne dni.

Rozwiązanie
Zdecydował się na najbardziej odpowiednie dla tej sytuacji rozwiązanie – na zewnętrzną rejestrację telefoniczną. Firma Proassist przejęła obsługę wszystkich telefonów, umawianie wizyt oraz potwierdzanie terminów. To, co w tym wszystkim najlepsze – dr Kowalski nie musiał zmieniać numeru telefonu. Pacjenci kontaktują się nadal pod ten sam numer, na który dzwonili od lat, a miły głos rejestratorki medycznej informuje ich, gdzie się dodzwonili.

Korzyści
1. Zwiększona efektywność: Dr Kowalski może teraz w pełni skupić się na swoich pacjentach, nie martwiąc się o ciągłe przerywanie wizyt przez dzwoniący telefon. Nie musi też informować ich o jakichkolwiek zmianach, bo wszystko zrobi rejestratorka Proassist.

2. Lepsza organizacja czasu: Wieczory są teraz wolne od obowiązków zawodowych, co jest niewątpliwie wygodne i pozwala mu na odpoczynek i regenerację. Okazało się także, że mając więcej czasu, dr Kowalski będzie mógł przyjąć pacjentów w większej liczbie.

3. Profesjonalna obsługa pacjentów: Pacjenci otrzymują szybszą i bardziej profesjonalną obsługę, co zwiększa ich zadowolenie z usługi, a dr Kowalski zyskuje lojalność pacjenta.

Historia 2: Duża placówka medyczna – zarządzanie na większą skalę

Centrum Medyczne „Szyszka” to duża placówka, w której pracuje wielu specjalistów z różnych dziedzin medycyny. Mimo swojej wielkości, centrum boryka się z problemami związanymi z rejestracją pacjentów.

Problemy
Zatrudnienie i utrzymanie odpowiedniej liczby rejestratorek medycznych okazuje się kosztowne i problematyczne. W pierwszej kolejności – znalezienie odpowiednich osób. Następnie ich szkolenie, a także radzenie sobie z nieobecnościami z powodu urlopów czy zwolnień chorobowych generuje dodatkowe trudności. Placówka obawia się, że nie zawsze uda się zapewnić płynną obsługę telefoniczną, co może wpływać na satysfakcję pacjentów i opinie o placówce.

Rozwiązanie
Centrum Medyczne „Szyszka” postanowiło zlecić rejestrację telefoniczną zewnętrznej firmie Proassist specjalizującej się w obsłudze pacjenta.

Korzyści
1. Redukcja kosztów: Zamiast ponosić koszty zatrudnienia, szkolenia i utrzymania pracowników, placówka płaci stałą opłatę za outsourcing, co jest bardziej przewidywalne i opłacalne.

2. Gwarancja ciągłości obsługi: Proassist zapewnia, że telefony są odbierane bez przerw, nawet w przypadku nieobecności lekarzy, co eliminuje problem nieodebranych połączeń.

3. Profesjonalizm: Specjaliści od rejestracji telefonicznej są przeszkoleni w zakresie komunikacji z pacjentami, co zapewnia wysoki standard obsługi.

4. Elastyczność: Zewnętrzna rejestracja telefoniczna pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. To znacznie dłużej niż osoby zatrudnione na etacie, dzięki czemu pacjent może umawiać się na wizyty w dogodnym dla siebie czasie.

Zalety zewnętrznej rejestracji telefonicznej

Zwiększona efektywność placówki medycznej: outsourcing rejestracji przyczynia się do zwiększenia efektywności Twojej placówki. Przekazanie zadań rejestracji zewnętrznej firmie pozwala personelowi medycznemu skupić się na bardziej złożonych obowiązkach, takich jak udzielanie porad medycznych czy leczenie pacjentów. W rezultacie placówki medyczne mogą zapewnić pacjentom wysoką jakość opieki i skrócić czas oczekiwania na wizytę.

Rejestracja poza godzinami pracy: outsourcing rejestracji medycznej umożliwia pacjentom rejestrację w dogodnym dla siebie czasie, także poza standardowymi godzinami pracy placówki. To rozwiązanie przyczynia się do większej wygody i ułatwia dostęp.

Poprawa obsługi pacjentów: zewnętrzna medyczna rejestracja przyczynia się do poprawy obsługi chorych. Specjalnie przeszkolony personel zewnętrznej firmy specjalizującej się w rejestracji jest bardziej doświadczony w obszarze rejestracji i może zapewnić pacjentom profesjonalną i uprzejmą obsługę. Skrócenie czasu oczekiwania na wizyty do lekarzy oraz elastyczność terminów również przyczyniają się do zwiększenia satysfakcji pacjentów.

Redukcja kosztów: usługa zewnętrznej rejestracji to przede wszystkim duże korzyści finansowe. Zatrudnianie pełnoetatowego pracownika z płacą minimalną w 2024 roku wyniesie ponad 5100 zł miesięcznie. Zewnętrzna rejestratorka Proassist to koszt zaledwie 614 zł brutto miesięcznie. To duża różnica, prawda?

Dodatkowo, rejestratorka na etacie pracuje tylko 8 godzin dziennie i może korzystać z urlopów i zwolnień lekarskich. Tymczasem rejestratorka medyczna z Proassist pracuje 12 godzin dziennie i nie musisz martwić się o nieobecności.

Outsourcing rejestracji telefonicznej to rozwiązanie, które może przynieść znaczące korzyści zarówno małym gabinetom, jak i dużym placówkom medycznym. Medyczna rejestracja to element, który pacjent napotyka na pierwszej linii w kontakcie z placówką.

Dzięki rejestracji outsourcingowej Proasssist, lekarze i personel medyczny mogą skupić się na swojej podstawowej działalności – opiece nad pacjentami, a jednocześnie zapewnić najwyższy standard obsługi. Jak pokazują przedstawione przez nas historie, outsourcing może znacząco poprawić efektywność pracy, zredukować koszty oraz zwiększyć satysfakcję zarówno lekarza, jak i pacjentów.

Jeśli zastanawiasz się, czy warto korzystać z usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej w placówce medycznej – umów się na rozmowę z konsultantem Proassist. Chętnie odpowiemy na każde Twoje pytanie i znajdziemy rozwiązanie najlepsze dla Twojego gabinetu.

Co zrobić, gdy pacjenci narzekają, że nie mogą dodzwonić się do rejestracji? Sprawdź, jak poprawić odbieralność połączeń w placówce medycznej

Dlaczego rejestratorki nie odbierają telefonów?

Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu jest zrozumienie przyczyn, dla których odbieralność połączeń jest niska. Pacjenci zazwyczaj uważają, że to wina rejestratorek medycznych, które nic nie robią, tylko siedzą i piją kawę albo odkładają słuchawkę. Jednak w rzeczywistości jest inaczej. Najczęstsze powody trudności z dodzwonieniem się do placówki medycznej to:

Zbyt duża liczba obowiązków rejestratorek w stosunku do ilości zatrudnionych osób

W wielu placówkach rejestratorki mają na głowie nie tylko odbieranie telefonów, ale też obsługę pacjentów przy okienku, archiwizację dokumentacji medycznej, przygotowywanie gabinetów na wizyty, czy wsparcie lekarzy w wypełnianiu EDM.

W sytuacji, gdy ilość obowiązków nałożonych na zespół rejestratorek jest duża, często brakuje czasu na odpowiednie monitorowanie połączeń przychodzących. Jedna osoba może mieć trudności, aby jednocześnie obsługiwać pacjentów na miejscu i przy telefonie.

Jeśli uważasz jednak, że zatrudniasz wystarczającą ilość pracowników do wykonania wszystkich obowiązków w przewidzianym czasie, to sprawdź, czy nie zawodzi proces zarządzania rejestracją. Może brakuje osoby wyznaczonej jako kierownika albo jasnego określenia zasad pracy?

Zbyt wysoki ruch telefoniczny do obsłużenia przez rejestratorki w placówce

Popularne i oblegane placówki medyczne często mają do czynienia z bardzo dużym natężeniem połączeń telefonicznych. W ciągu dnia pracy dzwonią naprawdę setki osób – zarówno w celu umówienia wizyty, jak i uzyskania jakichś informacji.

W takich przypadkach nawet najbardziej zaangażowane i zorganizowane rejestratorki mogą mieć trudności z odbieraniem wszystkich telefonów na bieżąco. Przy dużym ruchu pacjenci mogą mieć poczucie, że muszą długo czekać na linii lub że nie są obsługiwani na czas.

Rozwiązania, które poprawią odbieralność połączeń

Aby zaradzić problemom komunikacyjnym i poprawić opinię o rejestracji do placówki wśród pacjentów, warto rozważyć kilka rozwiązań technologicznych i organizacyjnych:

E-rejestracja jako opcja wygodnego umawiania wizyt dla pacjentów

Wprowadzenie systemu e-rejestracji to nowoczesne i wygodne rozwiązanie, które nie tylko ułatwia pacjentom dostęp do usług placówki, ale także skutecznie odciąża rejestrację. Dzięki e-rejestracji pacjenci mogą samodzielnie umawiać wizyty przez Internet, co jest szczególnie pomocne dla osób, które preferują szybkie i wygodne rozwiązania.

Umieszczenie informacji o e-rejestracji na plakatach w przychodni, przy rejestracji lub na ulotkach rozdawanych w gabinecie dodatkowo zachęci pacjentów do korzystania z tej możliwości. Dzięki temu pacjenci, którzy nie wymagają rozmowy z rejestracją, mogą łatwo zapisać się na wizytę online, co zmniejszy obciążenie linii telefonicznej.

Centralka VoIP z funkcją informowania o oczekiwaniu

Nowoczesna centralka VoIP pozwala usprawnić odbieranie połączeń w placówce poprzez wprowadzenie systemu, który poinformuje pacjentów o przewidywanym czasie oczekiwania. Dzięki temu osoby dzwoniące wiedzą, że ich połączenie zostanie odebrane i mogą zdecydować, czy chcą pozostać na linii, czy spróbują innej metody kontaktu.

Dodatkowym atutem centralki VoIP jest możliwość wprowadzenia komunikatów, które będą informować o dostępności innych form kontaktu, np. rejestracji online. Pacjenci, którzy dowiedzą się o alternatywnej opcji, mogą wybrać szybszy sposób zapisania się na wizytę, co zmniejszy liczbę osób oczekujących na połączenie telefoniczne.

Outsourcing rejestracji telefonicznej, czyli usługa odbierania telefonów przez firmę zewnętrzną

Usługa zdalnej rejestracji telefonicznej oferowana przez Proassist, to idealne rozwiązanie dla placówek, które mierzą się z dużym natężeniem połączeń i ograniczonym personelem. Warto podkreślić, że korzystanie z takiej usługi nie oznacza konieczności rezygnacji z obecnych pracowników rejestracji. Wręcz przeciwnie – usługa Proassist stanowi wsparcie dla zespołu rejestratorek pracujących na miejscu.

Jak działa zewnętrzna rejestracja w Proassist? Wykwalifikowany zespół rejestratorek medycznych Proassist odbiera połączenia od pacjentów, zapewniając profesjonalną obsługę, podczas gdy Twoje rejestratorki w placówce mogą skupić się na obsłudze pacjentów na miejscu oraz realizacji innych, pilnych zadań. Dzięki temu zyskujemy pewność, że każde połączenie jest odpowiednio obsłużone i odebrane na czas, a pacjenci są informowani o dostępnych terminach i szczegółach wizyt.

Co więcej, dzięki zewnętrznej rejestracji Proassist zyskasz obsługę, która odpowiada nie tylko za zapisanie pacjenta na daną wizytę, ale także za prawidłowy przebieg rozmowy i pozytywny wizerunek Twojej placówki. Możesz mieć pewność, że każda rozmowa będzie utrzymana w tym samym standardzie, a pacjent zawsze uzyska od rejestratorki wszystkie niezbędne informacje.

Rejestratorki telefoniczne Proassist wytłumaczą pacjentowi, jak przygotować się na wizytę, wskażą gdzie powinien się zgłosić w umówionym terminie oraz podpowiedzą jak dotrzeć do placówki komunikacją miejską lub czy przed gabinetem są dostępne bezpłatne miejsca parkingowe. Taki sposób komunikacji niewątpliwie przyczynia się do większej satysfakcji z jakości usług oferowanych przez Twoją placówkę. Pacjent, który w czasie umawiania się na wizytę będzie mógł nie tylko wybrać dogodny dla siebie termin, ale także uzyska odpowiedzi na wszystkie pytania, już na wstępie będzie pozytywnie nastawiony.

Podsumowanie – dlaczego warto poprawić jakość obsługi telefonicznej w gabinecie

Problemy z odbieralnością połączeń to wyzwanie, które można rozwiązać, stosując nowoczesne rozwiązania. Wprowadzenie centralki VoIP, systemu e-rejestracji oraz korzystanie z zewnętrznej rejestracji telefonicznej, takiej jak oferowana przez Proassist, skutecznie poprawia jakość obsługi pacjentów i wpływa na pozytywny wizerunek placówki.

Warto zainwestować w rozwiązania, które nie tylko zwiększają dostępność dla pacjentów, ale także odciążają pracowników i pomagają lepiej zarządzać codziennymi obowiązkami w rejestracji.

Wywiad: Jak Proassist zarządza 40 tys. połączeń miesięcznie?

Witajcie na naszym blogu! Dziś mamy dla Was wyjątkowy artykuł, który będzie formą wywiadu Jacka z Justyną na temat Tajników Rejestraji Medycznej. Ta rozmowa przybliży Wam kulisy pracy naszej firmy.

Na początek – dla tych, którzy jeszcze nas nie znają – krótkie przedstawienie bohaterów dzisiejszego artykułu.

Jacek – pierwszy handlowiec, marketingowiec i oczywiscie pomysłodawca Proassist.

Justyna – kierownik rejestracji medycznej.

Ale to nie wszystko! Przygotujcie się na coś jeszcze bardziej emocjonującego – zapis webinaru, podczas którego Jacek i Justyna dzielili się swoimi spostrzeżeniami i odpowiedziami na nurtujące pytania. Wartościowe wnioski, inspirujące historie i ciekawostki na temat rozwoju Proassist czekają na Was w wersji wideo na naszym kanale YouTube.

Jacek: Ile my mamy połączeń? Ile dziennie, miesięcznie, tygodniowo?

Justyna: W poniedziałki tych połączeń jest więcej, w piątki jest już zdecydowanie mniej. Widać tę tendencję w każdym tygodniu. To naturalne, że w poniedziałki czujemy się zmotywowani by zadzwonić i umówić się do lekarza. Jest to też związane z dostępnością terminów, bo specjaliści otwierają swoje grafiki od początku nowego tygodnia.

Jeśli chodzi o skalę połączeń, o którą pytałeś to jest to ponad 40 tysięcy odebranych połączeń w skali miesiąca. A nasz cel to utrzymanie odebrania każdego połączenia w czasie krótszym niż 9 sekund.

Drugim naszym wskaźnikiem jest utrzymanie odbieralności połączeń w pierwszym kontakcie na poziomie 95% i to się łączy jedno z drugim. Szybkość odebrania dzwoniącego telefonu wpływa na wskaźnik wszystkich odebranych rozmów. Oczywiście na te połączenia nieodebrane oddzwaniamy.

Jacek: Telefoniczną rejestrację pacjentów prowadzi się po to żeby była skuteczna. Jak taki wysoki poziom odbieralności (95%) przekłada się na skuteczność rejestracji?

Justyna: Czas oczekiwania pacjenta na linii jest kluczowy. Szczególnie dla pacjentów pierwszorazowych dzwoniących do gabinetu. Wtedy ten czas jest najważniejszy, bo jeżeli pacjent będzie czekał na linii to w międzyczasie rozmyśli się, poszuka innego specjalisty, do którego szybciej i łatwiej się dodzwoni. Dlatego im szybciej odbierzemy połączenie tym mamy większy wpływ, że pacjent umówi się na wizytę i dobrze oceni gabinet – będziemy kojarzeni z tymi, którzy odbierają połączenia.

Kiedy mamy pacjenta, który był już u nas i sprawdził specjalistę i kolejny raz chce umówić się do tej samej osoby, to widzimy, że takiemu pacjentowi najbardziej zależy na tym, żeby umówić się do tego samego specjalisty. Dlatego powracający pacjent jest bardziej cierpliwy i wyrozumiały nawet w przypadku odległych terminów.

Jacek: Dodałbym od siebie takie rozróżnienie, które lubię stosować. Mamy placówki, które skupiają się na konsultacjach, typowe poradnie, szybka wizyty interwencyjne. Np. fizjoterapeuta, podolog, ortopeda, ginekolog – do nich umawiamy się na podstawowe zabiegi, najczęściej pacjenci wiedzą jak się przygotować i na jaką usługę chcą umówić termin wizyty. Tutaj właśnie będzie liczyło się to, co mówisz – szybkość odebrania połączenia.

Z drugiej strony są specjalistyczne zabiegi, operacje, gdzie dzwoni pacjent i liczy na to, że rejestracja będzie miała wiedzę. Wtedy konieczna jest baza informacji, umiejętności rejestratorki i to w jaki sposób ona prowadzi rozmowę ma znaczenie czy pacjent umówi się na konsultację czy nie.

Jacek: Powiedziałaś, że miesięcznie odbieracie ponad 40 tysięcy połączeń. Jak Ty to wszystko organizujesz, że Twój zespół odbiera, umawia wizyty, że to wszystko działa?

Justyna: Kluczem do naszego sukcesu jest dobre wdrożenie klienta, czyli gabinetu czy placówki medycznej. Na początku naszej współpracy potrzebuję pobrać maksymalnie dużo informacji. Chcemy znać odpowiedzi na pytanie, które mogą nam zadać pacjenci i być profesjonalnie przygotowanie do rozmowy. Liczy się to, zeby rejestratorka odbierająca połączenie mogła od razu udzielić kompletu informacji dzwoniącemu pacjentowi.

Zebrane informacje wygrywamy do systemu, żeby ją mieć pod ręką podczas każdej rozmowy. Jak wiesz system jest przygotowany w taki sposób, że do każdej placówki mamy informacje o tym: od jakiego wieku specjalista przyjmuje w dzieci, jak długo trwa konsultacja i ile kosztuje, mamy informacje o lokalizacji, parkingu i sposobie dotarcia do gabinetu.

Jacek: Każde pytanie, które konsultant kieruje do Justyny powoduje to, że Justyna zaczyna się zastanawiać dlaczego on mnie o to zapytał, bo raczej nie powinien mieć wątpliwości. Czy rzeczywiście jest to tak kluczowe w Waszej pracy?

Justyna: Tak, ponieważ wszystkie informacje powinien mieć w systemie gotowe do skorzystania w rozmowie z dzwoniącym pacjentem. Wtedy zastanawiam się czy mamy jakąś niejasną informacje od gabinetu, czy źle zaimplementowałam informacje do systemu, czy jest coś nie tak ze skryptem, czy jest to zwykły błąd ludzki, że konsultantka sobie nie poradziła w tej sytuacji.

Chodzi o skuteczność naszych rozmów. Musimy zadbać o to, aby schemat zapisu pacjenta na wizytę był prosty i jasny. Dlatego jak pojawiają się niejasności, muszą być one szybko zlokalizowane. Im więcej mamy niewiadomych, to pewność rejestratorki spada, co się z tym łączy to wydłuża nam czas rozmowy i tym samym inni dzwoniący czekają dłużej.

Jacek: Odbieracie 40 tys połączeń miesięcznie co jeśli zdarzają się błędy?

Justyna: Błędy się mogą pojawić, jesteśmy ludźmi. Dzięki bazie wiedzy, szablonom, szkoleniom i codziennej pracy przy biurkach moich rejestratorek mogę zminimalizować ryzyko popełnienia błędu.

Jacek: Opowiedz Justyna o procesie wdrożenia nowego klienta, dajmy na to jakiś gabinet czy placówka medyczna. To jak to wygląda od Twojej strony?

Justyna: Dla naszych klientów jest to łatwy i prosty proces. mamy przygotowaną bazę pytań, są one proste i wszyscy znają odpowiedzi. Po zebraniu informacji wprowadzamy wszystko do systemu, żeby później rejestratorki odbierające telefony mogły korzystać z tych informacji. Zwykle pytamy zaczynając od adresu czy lokalizacji tego gabinetu, a później przechodzimy do specjalistów. Pytamy o wiek przyjmowanych pacjentów, długość wizyty, zalecenia przed wizytą, przy dużych placówkach nam się to wydłuża, bo mamy więcej informacji i więcej specjalistów do dodania.

Jacek: Co robicie jeśli pacjent chce skontaktować się z właścicielem gabinetu?

Justyna: Jeśli nie ustalimy inaczej – to nasza rejestracja wysyła sms z informacją, że Pani Anna prosi o kontakt z właścicielem i jej numer telefonu. Wiadomość sms trafia do właściciela, a w rozmowie z Panią Anną przekazujemy informację, że wyślemy sms do właściciela z prośbą o kontakt.

Jacek: Jak wygląda Twoja praca?

Justyna: Moja praca głównie polega na pracy z zespołem i dla zespołu. Jedną z ważniejszych – moim zdaniem – rzeczy, jakie robię na co dzień to rozmowy jeden na jeden z pracownikami oraz trening rozmów i radzenia sobie z różnymi rodzajami pacjentów. Przygotowanie ich na trudniejsze scenariusze, a czasem zdarza się, że pomoc w rozładowaniu napięcia po ciężkiej rozmowie. Również śledzę i monitoruję liczby i statystyki pracy naszego zespołu. Tak jak wcześniej rozmawialiśmy na temat 9 sekund, jeśli ten czas oczekiwania na połączenie rośnie od razu reaguje i wdrażam nowe osoby.

Moja praca różni się od pracy managera placówki, ponieważ mam więcej czasu na pracę z moim zespołem. Odpowiadamy za odbieranie połączeń i skuteczne umawiania wizyty – czyli zajmujemy się praca z pacjentem zanim przyjdzie do gabinetu.

Jacek: Skąd wiecie do jakiego gabinetu dzwoni pacjent - jak rozpoznajecie i jak się przedstawiacie się dzwoniącemu pacjentowi?

Justyna: System Proassist jest tak skonstruowany, że podpowiada nam informacje o placówce, gabinecie o pracujących w niej specjalistach. Nasi konsultanci przedstawiają się nazwą gabinetu, swoim imieniem i nazwą stanowiska, jakie zajmują. “Dzień dobry, tutaj Centrum Medyczne Med, Justyna rejestratorka, w czym mogę pomóc?”
Przedstawiamy się w ten sposób, żeby osoba, dzwoniąca do jednoosobowego gabinetu nie pomyślała, że jesteśmy lekarzem albo – co gorsza – co się stało z jej lekarzem, do którego chodzi od 10 lat.

Jacek: Porozmawiajmy o rejestratorkach, jakie cechy powinna mieć dobra rejestratorka?

Justyna: Na pewno liczy się wysoki poziom kultury osobistej, umiejętności słuchania oraz dokładność. Kiedyś wydawało mi się że osoba, która nie jest zaangażowana nie powinna pracować w moim zespole. Dziś już wiem, że zaangażowanie pojawia się po czasie, w nowym pracowniku chęć narasta stopniowo. W zasadzie dopiero jak zobaczy, że jest mu dobrze w nowym miejscu pracy.

Jacek: Jak wygląda wdrożenie nowego pracownika?

Justyna: Zaczynamy od szkolenia z części technicznej, czyli pracy w systemie i aplikacji. Omawiamy wewnętrzne procedury i skrypty rozmów. Nasz onboarding jest prosty, pozwala nam szybko i skutecznie pozyskać nową osobę do zespołu.

Jacek: Czy pierwsze rozmowy mocno odbiegają od standardu, do którego dążysz?

Justyna: Pierwsze rozmowy nie mogą odbiegać od założeń. W trakcie wdrożenia mamy rozmowy z wirtualnym pacjentem i szereg narzędzi do przygotowania się do pierwszego dnia w pracy. Z moich rozmów z zespołem wynika, że dwa pierwsze połączenia odebrane są najbardziej stresujące. Wydaje mi się, że to kwestia takiej poprzeczki do przeskoczenia. Później jest już z górki.

Jacek: Często klienci dopytują, jak to jest, że Wy kosztujecie 20% minimalne stawki wynagrodzenia, jaką trzeba zapłacić? Jakbyś, Justyna, na to pytania odpowiedziała ze swojej perspektywy?

Justyna: Nasze rejestratorka odbiera jedno połączenie za drugim, przez cały dzień pracy. Dla porównania: rejestratorka zatrudniona w gabinecie odbiera kilka połączeń i zajmuje się też innymi sprawami.

Przez te ponad 7 lat, od kiedy prowadzimy rejestrację telefoniczną, zdążyliśmy już ułożyć taki system pracy, który pozwala nam pracować efektywnie.

Dziękujemy, że przebrnęliście z nami przez ten wyjątkowy wywiad z Jackiem i Justyną. Jacek jako założyciel i Justyna jako kierownik zespołu rejestratorek, stanowią serce i duszę Proassist. Ich pasja, zaangażowanie i wizja pomogły nam dotrzeć do miejsca, w którym teraz jesteśmy.

Podczas tej rozmowy mogliśmy zagłębić się w kulisy naszej firmy, poznać tajniki rejestracji medycznej oraz zrozumieć, dlaczego warto skorzystać z outsourcingu rejestracji medycznej. Jednak nasza historia nie kończy się tutaj. Proassist ciągle się rozwija i dąży do zapewnienia pacjentom najlepszej obsługi telefonicznej. Dzięki Waszemu wsparciu i zaufaniu jesteśmy w stanie zdobywać nowe cele i realizować naszą misję.

Skuteczne zarządzanie priorytetami w Rejestracji Medycznej

Skuteczne Zarządzanie Priorytetami w Rejestracji Medycznej

Dzisiaj porozmawiamy o jednym z kluczowych wyzwań, przed którym staje personel medyczny – zarządzaniu priorytetami w dziale rejestracji medycznej. Każdego dnia pracownicy tego działu muszą radzić sobie z ogromnym nawałem zadań, co często wiąże się z presją czasu, opóźnieniami i stresującymi sytuacjami. W tym odcinku dowiesz się, jakie strategie można zastosować, aby unikać chaosu, utrzymać jakość obsługi pacjentów i minimalizować błędy. Jeśli jesteście gotowi, zaczynajmy!

Identyfikacja Kluczowych Zadań:

Aby skutecznie zarządzać priorytetami w dziale rejestracji medycznej, kluczowe jest zrozumienie pełnego zakresu zadań, które należy wykonać. Oprócz typowych czynności, takich jak przyjmowanie pacjentów i wypełnianie dokumentacji, personel musi koordynować komunikację między zespołem, zapewniać aktualność danych pacjentów oraz utrzymywać spójność informacji. Dzięki temu zyskujemy klarowny obraz tego, które zadania są nieodzowne i które wymagają priorytetowego działania.

Skala i Charakter Nawału Zadań

Nawał zadań w dziale rejestracji medycznej może wynikać z różnych źródeł. Wzrost liczby pacjentów, szczególnie w sezonowych okresach, jak również zmiany w przepisach zdrowotnych, mogą znacząco zwiększyć obciążenie pracowników. Zrozumienie charakteru nawału jest kluczowe, ponieważ pozwala lepiej przygotować się na wyzwania, określić, które zadania są najbardziej krytyczne oraz jakie są najlepsze metody radzenia sobie z ich ilością.

Skutki Niewłaściwego Zarządzania Priorytetami:

Brak właściwego zarządzania priorytetami może prowadzić do opóźnień w obsłudze pacjentów, niekompletnej dokumentacji medycznej oraz zwiększonego ryzyka błędów. To może negatywnie wpłynąć na doświadczenia pacjentów, ich zaufanie do placówki medycznej oraz na ogólną jakość opieki zdrowotnej. Pamiętajmy, że konsekwencje te mogą być trwałe i wpływać na wizerunek całego zespołu.

Metody Identyfikacji Priorytetów:

Skuteczne zarządzanie priorytetami wymaga zastosowania różnych metod identyfikacji. Możemy skupić się na analizie pilności zadań – które z nich wymagają szybkiej reakcji i natychmiastowej uwagi. Ważne jest również określenie, które zadania mają największy wpływ na obsługę pacjentów oraz dostępność zasobów.

Planowanie i Organizacja:

Planowanie i organizacja to kluczowe elementy w zarządzaniu priorytetami. Tworzenie harmonogramów, priorytetyzacja zadań na podstawie aktualnych potrzeb oraz efektywne przypisanie zadań do odpowiednich pracowników to klucz do utrzymania porządku i skuteczności w nawałach pracy. Dzięki tym praktykom unikamy chaosu i zapewniamy, że żadne zadanie nie zostanie pominięte.

Delegowanie Zadań:

Delegowanie zadań to kolejny ważny aspekt. Nie bójmy się przekazywać zadań innym pracownikom. Dobrze przypisane zadania pracownikom o odpowiednich umiejętnościach nie tylko odciążają innych, ale również pozwalają pracownikom rozwijać swoje kompetencje. To podejście sprzyja większej efektywności i angażowaniu całego zespołu.

Rozwiązania Technologiczne:

Obecnie technologia oferuje narzędzia, które mogą istotnie ułatwić zarządzanie priorytetami. Systemy zarządzania zadaniami, specjalistyczne aplikacje do planowania oraz oprogramowanie dostosowane do potrzeb medycyny mogą pomóc w śledzeniu postępów, gromadzeniu i analizie danych oraz minimalizacji ryzyka popełnienia błędów.

Sposoby Radzenia Sobie z Nagłymi Sytuacjami:

Nagłe nawały pracy to część codzienności w dziale rejestracji medycznej. W takich chwilach warto być elastycznym i umiejętnie współpracować z zespołem. Możemy dostosowywać plan pracy, przekazywać zadania tam, gdzie są najbardziej potrzebne, a także utrzymywać otwartą i efektywną komunikację między pracownikami.

Kontrola Postępów i Doskonalenie:

Ostatnim etapem jest stała kontrola postępów i dążenie do doskonalenia procesów. Regularne monitorowanie, analiza danych oraz zbieranie opinii od pracowników i pacjentów to klucz do nieustannego udoskonalania zarządzania priorytetami. Stawiamy na ciągły rozwój i dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb.

Zarządzanie opóźnieniami u lekarzy: 10 skutecznych sposobów dla pracowników Rejestracji Medycznej

Witajcie pracownicy Rejestracji Medycznej! Dzisiaj skupiamy się na temacie, który dotyczy nas wszystkich – opóźnień u lekarzy. W naszej placówce medycznej staramy się zapewnić jak najlepszą obsługę pacjentów, ale czasami zdarzają się opóźnienia, które wpływają na naszą pracę. W tym odcinku podzielimy się z Wami 10 skutecznymi sposobami radzenia sobie z tym wyzwaniem.

Przewidywanie i planowanie

Przewidywanie i planowanie to kluczowe narzędzia, które pozwalają nam unikać niepotrzebnych opóźnień. Przygotowując harmonogram pacjentów, zwracajcie uwagę na różne czynniki, które mogą wpłynąć na czas wizyty u lekarza. Jeśli spotykacie się z pacjentami, którzy wymagają bardziej zaawansowanych konsultacji lub zabiegów, zaplanujcie dla nich odpowiednio więcej czasu.

Pamiętajcie także o wykorzystaniu danych i analizie wcześniejszych czasów oczekiwania. Sprawdzajcie, czy występują określone godziny czy dni, w których opóźnienia są bardziej prawdopodobne, i dostosowujcie harmonogram zgodnie z tymi obserwacjami. Starajcie się także unikać nagłego nagromadzenia pacjentów w określonych godzinach, co może prowadzić do zatorów w kolejce.

Wykorzystanie technologii

W dzisiejszych czasach technologia oferuje wiele narzędzi, które mogą znacznie ułatwić zarządzanie czasem w placówce medycznej. Elektroniczna rejestracja pacjentów może znacznie skrócić czas przyjmowania, eliminując konieczność manualnego wprowadzania danych. Wprowadźcie systemy przypominające o wizytach, które automatycznie wysyłają SMS-y lub e-maile do pacjentów, przypominając im o terminie wizyty. To może pomóc zminimalizować nieobecności i opóźnienia związane z zapomnianymi wizytami.

Przygotowanie pacjentów

Aktywne zaangażowanie pacjentów w proces przygotowania się do wizyty może znacznie wpłynąć na skrócenie czasu wizyty u lekarza. Przy rezerwacji wizyty dostarczcie pacjentom informacje o tym, jakie dokumenty, wyniki badań czy inne materiały mogą przydać się podczas konsultacji. Zachęcajcie ich, aby przygotowali pytania lub obawy, które chcieliby poruszyć podczas wizyty. W ten sposób pacjent będzie bardziej zorientowany, a lekarz będzie mógł skupić się na konkretnych problemach, zamiast tracić czas na zbędne wyjaśnienia.

Warto również włączyć pacjentów w proces rejestrowania i wypełniania formularzy. Zadawanie pytań na temat celu wizyty, chorób czy wcześniejszych historii medycznych pozwoli lekarzom lepiej przygotować się do wizyty i szybciej zidentyfikować problemy.

Wzmocnienie komunikacji z lekarzami

Dobra komunikacja w zespole medycznym jest kluczowa w identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów związanych z opóźnieniami. Regularne spotkania z lekarzami, podczas których omawiacie czas oczekiwania, pomogą zrozumieć, jakie są przyczyny opóźnień i jak można temu zaradzić. Poruszajcie kwestie organizacyjne, potencjalne problemy logistyczne czy dostępność zasobów, które mogą wpływać na harmonogram wizyt.

Stworzenie otwartej atmosfery, w której pracownicy medyczni mogą dzielić się swoimi obserwacjami i sugestiami, jest kluczowe dla doskonalenia procesów. Zachęcajcie lekarzy do udostępniania swoich opinii na temat czasu obsługi pacjenta i przyczyn ewentualnych opóźnień.

Monitorowanie czasu oczekiwania

Monitorowanie czasu oczekiwania pacjentów to kluczowe narzędzie w identyfikacji problemów i podejmowaniu odpowiednich działań. Regularnie analizujcie dane dotyczące czasu oczekiwania, uwzględniając różne dni tygodnia i godziny. Zwracajcie uwagę na okresy, w których zazwyczaj występują opóźnienia, i starajcie się znaleźć przyczyny takiej sytuacji.

Analiza danych może także pomóc w identyfikacji pacjentów, którzy najczęściej przyczyniają się do opóźnień, np. pacjentów, którzy spóźniają się na wizyty lub potrzebują dodatkowego czasu na badania. Dzięki temu możecie wprowadzić odpowiednie procedury lub przypomnienia, aby zminimalizować ilość czasu straconego na obsługę konkretnych przypadków.

Optymalizacja organizacji przestrzeni

Efektywna organizacja przestrzeni rejestracji pacjentów może znacznie skrócić czas oczekiwania. Przemyślcie układ stanowisk rejestracji, aby zapewnić płynne przemieszczanie się pacjentów i personelu. Upewnijcie się, że wszystkie niezbędne narzędzia i dokumenty są łatwo dostępne, aby nie tracić czasu na szukanie potrzebnych materiałów. Wprowadzenie rozbudowanej przestrzeni oczekiwania dla pacjentów, gdzie znajdą wygodne miejsca do siedzenia i dostęp do informacji, może przynieść korzyści zarówno w zminimalizowaniu frustracji pacjentów, jak i w ograniczeniu czasu oczekiwania na wizytę.

Zapewnienie informacji dla pacjentów

Komunikacja z pacjentami jest kluczowa w budowaniu zaufania i zrozumienia w przypadku opóźnień. Informujcie pacjentów o możliwych opóźnieniach, na przykład za pomocą informacyjnych tablic lub komunikatów w oczekiwaniach. Starajcie się być proaktywni, przekazując informacje o opóźnieniach drogą telefoniczną lub za pośrednictwem wiadomości SMS, jeśli zauważycie, że lekarz z pewnych powodów nie może być dostępny na czas.

Przypominajcie pacjentom o wcześniejszych wizytach, szczególnie jeśli konieczne są dodatkowe przygotowania lub badań. Dzięki temu pacjenci będą lepiej przygotowani i bardziej zrozumieją konieczność dłuższego czasu oczekiwania.

Wprowadzenie elastycznego harmonogramu

Elastyczny harmonogram może okazać się bardzo korzystny, zwłaszcza gdy pacjenci zgłaszają się z różnymi potrzebami. Rozważcie możliwość udostępnienia lekarzom opcji wydłużonych lub skróconych godzin pracy w zależności od ich preferencji i planów. To pozwoli lepiej dostosować harmonogram do wymagań pacjentów i uniknąć nagromadzenia wizyt w jednym określonym czasie.

Warto także rozważyć opcję wprowadzenia czasu na wizyty akutalne, który będzie dostępny w przypadku nagłych przypadków czy pilnych konsultacji. Dzięki temu pacjenci z nagłymi problemami medycznymi mogą być szybciej obsłużeni, a standardowe wizyty nie zostaną opóźnione.

Tworzenie list rezerwowych

Tworzenie list rezerwowych może okazać się bardzo korzystne, szczególnie w przypadku odwołań wizyt. Zamiast pozostawiania pustych miejsc w harmonogramie, zachęcajcie pacjentów do dołączania do listy rezerwowej. Gdy pojawi się luka w harmonogramie z powodu odwołania, skontaktujcie się z pacjentami z listy rezerwowej i zaproponujcie im możliwość wcześniejszej wizyty. To pozwoli uniknąć niepotrzebnych opóźnień i zapewni szybszą obsługę pacjentów.

Uczenie się na błędach

Uczcie się na błędach i kierujcie się zasadą ciągłego doskonalenia. Regularnie analizujcie i dyskutujcie w zespole o sytuacjach, które doprowadziły do opóźnień. Rozważcie, co mogło być zrobione inaczej, aby uniknąć tych problemów w przyszłości. Współpracujcie z zespołem medycznym, aby wprowadzać ulepszenia i nowe rozwiązania, które pomogą zminimalizować opóźnienia.

Pamiętajcie, że skuteczne radzenie sobie z opóźnieniami wymaga wspólnego wysiłku całego zespołu medycznego. Wasza praca jako pracowników rejestracji odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu jak najlepszej opieki naszym pacjentom. Dziękujemy za Waszą zaangażowaną pracę i współpracę! Jesteście niezastąpionym elementem placówki medycznej, dlatego działajmy razem, aby osiągnąć jak najwyższą jakość obsługi i zminimalizować opóźnienia.