admin – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Wymogi w gabinecie psychologicznym

Prowadzenie gabinetu psychologicznego wiąże się nie tylko z odpowiedzialnością merytoryczną i etyczną, ale również z koniecznością spełnienia określonych wymogów prawnych, organizacyjnych i lokalowych. Choć zawód psychologa w Polsce nie jest regulowany w takim samym stopniu jak zawody medyczne, gabinet psychologiczny podlega wielu przepisom wynikającym z prawa cywilnego, ochrony danych osobowych oraz standardów świadczenia usług zdrowotnych i okołomedycznych. Ich przestrzeganie jest kluczowe zarówno dla bezpieczeństwa pacjentów, jak i dla ochrony samego specjalisty.

Podstawa prawna prowadzenia gabinetu psychologicznego

Gabinet psychologiczny może funkcjonować w różnych formach prawnych, najczęściej jako jednoosobowa działalność gospodarcza lub praktyka w ramach podmiotu leczniczego. Wybór formy ma bezpośredni wpływ na zakres obowiązków formalnych, w tym rejestrację działalności, sposób rozliczeń podatkowych oraz odpowiedzialność prawną. Psycholog, który udziela świadczeń zdrowotnych, może zostać uznany za podmiot wykonujący działalność leczniczą, co wiąże się z dodatkowymi wymogami wynikającymi z ustawy o działalności leczniczej.

Niezależnie od formy organizacyjnej, konieczne jest posiadanie odpowiednich kwalifikacji zawodowych, które potwierdzają wykształcenie psychologiczne zgodne z obowiązującymi przepisami. Coraz częściej weryfikowane jest również ustawiczne kształcenie oraz korzystanie z superwizji, szczególnie w obszarach pracy klinicznej i terapeutycznej.

Wymogi lokalowe i organizacyjne

Lokal, w którym prowadzony jest gabinet psychologiczny, powinien zapewniać pacjentom poczucie bezpieczeństwa, komfortu oraz pełnej poufności. Kluczowe znaczenie ma możliwość prowadzenia rozmów w warunkach gwarantujących ochronę tajemnicy zawodowej, bez ryzyka zakłóceń. Pomieszczenie powinno być odpowiednio wydzielone, dobrze wentylowane i utrzymane w należytym stanie technicznym oraz sanitarnym.

Gabinet musi być dostosowany do charakteru świadczonych usług, a jego organizacja powinna sprzyjać koncentracji i budowaniu relacji terapeutycznej. W przypadku przyjmowania dzieci lub osób z niepełnosprawnościami warto zwrócić uwagę na dostępność architektoniczną oraz bezpieczeństwo wyposażenia. Choć przepisy nie narzucają szczegółowych standardów aranżacji, w praktyce coraz częściej oceniana jest funkcjonalność i profesjonalizm przestrzeni.

Ochrona danych osobowych i dokumentacja pacjenta

Jednym z najważniejszych obowiązków w gabinecie psychologicznym jest właściwa ochrona danych osobowych pacjentów. Psycholog przetwarza informacje szczególnie wrażliwe, obejmujące między innymi dane dotyczące stanu zdrowia, sytuacji rodzinnej czy problemów osobistych, dlatego jego działania muszą być w pełni zgodne z przepisami RODO. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich procedur, prowadzenia rejestrów przetwarzania danych oraz skutecznego zabezpieczenia dokumentacji przed dostępem osób nieuprawnionych.

Dokumentacja pacjenta, niezależnie od tego, czy prowadzona jest w formie papierowej, czy elektronicznej, powinna być tworzona w sposób rzetelny, uporządkowany i zapewniający ciągłość informacji. Istotne jest także jasne określenie okresów przechowywania danych oraz zasad ich archiwizacji i bezpiecznego niszczenia. Coraz więcej gabinetów decyduje się na cyfrowe rozwiązania wspierające prowadzenie dokumentacji, co znacząco ułatwia spełnienie wymogów formalnych i organizacyjnych, ale jednocześnie wymaga szczególnej dbałości o bezpieczeństwo systemów informatycznych oraz kontrolę dostępu do danych.

W tym kontekście system do EDM Proassist stanowi kompleksowe narzędzie do prowadzenia dokumentacji pacjentów w formie cyfrowej. Umożliwia nie tylko bieżące gromadzenie i archiwizację danych zgodnie z wymaganiami RODO, ale także wystawianie e-recept, e-skierowań oraz e-zwolnień. Wbudowane mechanizmy szyfrowania danych, zarządzania uprawnieniami użytkowników i kontroli dostępu do dokumentacji wspierają psychologów w codziennej pracy, jednocześnie zwiększając poziom bezpieczeństwa przetwarzanych informacji i ograniczając ryzyko naruszeń.

Tajemnica zawodowa i etyka pracy psychologa

Tajemnica zawodowa stanowi jeden z fundamentów pracy psychologa i ma bezpośrednie przełożenie na sposób organizacji gabinetu. Obejmuje ona nie tylko treść rozmów z pacjentem, ale również sam fakt korzystania z pomocy psychologicznej. Psycholog musi zadbać o to, aby wszelkie informacje były chronione na każdym etapie kontaktu z pacjentem, od rejestracji wizyty po archiwizację dokumentacji.

Zasady etyki zawodowej regulują również kwestie informowania pacjenta o zakresie usług, zasadach współpracy, odpłatności oraz możliwości rezygnacji z terapii. Transparentna komunikacja i jasno określone reguły funkcjonowania gabinetu zwiększają bezpieczeństwo obu stron i ograniczają ryzyko nieporozumień lub sporów prawnych.

Bezpieczeństwo pacjentów i odpowiedzialność zawodowa

Prowadząc gabinet psychologiczny, należy uwzględnić również kwestie związane z bezpieczeństwem pacjentów, zarówno w aspekcie fizycznym, jak i psychicznym. Dotyczy to między innymi reagowania w sytuacjach kryzysowych, pracy z osobami w stanie zagrożenia życia lub zdrowia oraz znajomości procedur interwencyjnych. Psycholog powinien mieć jasno określone granice kompetencji i w razie potrzeby kierować pacjenta do innych specjalistów.

Istotnym elementem zabezpieczenia działalności jest także ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Choć nie zawsze jest ono obowiązkowe, w praktyce stanowi standard w profesjonalnie prowadzonych gabinetach i chroni zarówno psychologa, jak i pacjentów w przypadku ewentualnych roszczeń.

Podsumowanie

Spełnienie wymogów w gabinecie psychologicznym to proces, który wykracza poza formalne rozpoczęcie działalności. Obejmuje on świadome projektowanie przestrzeni, dbałość o ochronę danych, przestrzeganie zasad etyki oraz ciągłe podnoszenie jakości świadczonych usług. Gabinet prowadzony zgodnie z przepisami i dobrymi praktykami nie tylko minimalizuje ryzyko prawne, ale przede wszystkim buduje zaufanie pacjentów i tworzy bezpieczne warunki do skutecznej pracy psychologicznej.

Jeśli planujesz otworzyć gabinet psychologiczny w 2026 roku – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci nie tylko wdrożyć EDM, ale też zorganizować całą cyfrową stronę Twojego gabinetu: od bezpiecznego obiegu dokumentacji, przez rejestrację wizyt online, aż po rozwiązania wspierające marketing i komunikację z pacjentami.

Najważniejsze trendy e-zdrowia, które zmienią placówki medyczne w 2026 roku

Opieka zdrowotna wkracza w nową erę cyfryzacji i innowacji, w której nowoczesne technologie oraz automatyzacja procesów stają się nieodłącznym elementem funkcjonowania placówek medycznych, realnie wpływając na jakość i efektywność świadczonych usług. Jak pokazuje VIII edycja „Badania stopnia informatyzacji podmiotów leczniczych”, przeprowadzona przez Centrum e-Zdrowia we współpracy z Ministerstwem Zdrowia, jedna czwarta respondentów uważa, że postępująca cyfryzacja pozytywnie wpłynie na relację lekarz–pacjent, a co trzeci badany (36,4%) dostrzega jej korzystny wpływ na efektywność całego systemu ochrony zdrowia. Rok 2026 przynosi zatem nowe możliwości, które nie tylko usprawniają codzienną pracę personelu medycznego, lecz przede wszystkim podnoszą standard opieki nad pacjentem i wyznaczają kierunki rozwoju medycyny na najbliższe lata.

Sztuczna inteligencja

Rok 2026 przynosi dynamiczny rozwój sztucznej inteligencji w opiece zdrowotnej. Algorytmy uczenia maszynowego coraz częściej wspierają diagnostykę obrazową, analizę wyników badań i decyzje kliniczne. Dzięki AI placówki mogą szybciej diagnozować pacjentów, dokładniej planować terapie i automatyzować powtarzalne zadania administracyjne. To nie tylko oszczędność czasu, ale też poprawa jakości opieki i zmniejszenie ryzyka błędów medycznych.

Inteligentny Asystent Głosowy AI Proassist umożliwia dyktowanie dokumentacji medycznej zamiast jej ręcznego uzupełniania, co pozwala zaoszczędzić nawet do 40% czasu podczas każdej wizyty. Dzięki temu specjaliści poświęcają średnio zaledwie 7 minut na wypełnianie dokumentów, bez konieczności przepisywania notatek czy poprawiania literówek. System automatycznie zapisuje treść na podstawie mowy i rozpoznaje kody ICD-10, ICD-9 oraz ICF, znacząco usprawniając codzienną pracę.

Telemedycyna i zdalna opieka stają się standardem

Konsultacje online, monitorowanie pacjentów w domu oraz e-recepty przestają być dodatkiem – stają się integralną częścią pracy placówek. Telemedycyna pozwala zwiększyć dostępność usług, zmniejsza liczbę wizyt osobistych i umożliwia obsługę większej liczby pacjentów bez konieczności rozbudowy infrastruktury. Pacjenci coraz częściej oczekują możliwości kontaktu z lekarzem zdalnie, co sprawia, że placówki, które nie wdrożą takich rozwiązań, mogą stracić konkurencyjność.

Personalizacja leczenia dzięki analizie danych

Dane z urządzeń wearable, genetyki czy historii medycznej pacjenta otwierają nowe możliwości personalizacji opieki. Dzięki temu lekarze mogą tworzyć terapie idealnie dopasowane do indywidualnych potrzeb, a także rozwijać programy profilaktyczne i wellness. Personalizacja leczenia nie tylko poprawia skuteczność terapii, ale też zwiększa zaangażowanie pacjentów w proces leczenia.

Mobilne aplikacje i wearables jako codzienne narzędzia

Urządzenia monitorujące parametry zdrowotne w czasie rzeczywistym, aplikacje przypominające o lekach czy wspierające rehabilitację stają się stałym elementem codziennej opieki nad pacjentem, umożliwiając placówkom medycznym bieżące śledzenie stanu zdrowia między wizytami i szybką reakcję w nagłych sytuacjach. Jednocześnie e-zdrowie coraz wyraźniej wykracza poza samą diagnostykę i leczenie, obejmując także rozwiązania wspierające zdrowie psychiczne, sen, dietę oraz aktywność fizyczną, co zwiększa świadomość pacjentów, ich zaangażowanie w proces leczenia oraz pozwala placówkom rozwijać ofertę profilaktyczną, budując wyższy poziom satysfakcji i pozytywny wizerunek.

Cyberbezpieczeństwo w centrum uwagi

Rozwój technologii medycznych wiąże się z rosnącym ryzykiem wycieków danych. W 2026 roku ochrona danych pacjentów i zapewnienie zgodności z przepisami staje się kluczowym wyzwaniem. Placówki muszą inwestować w systemy bezpieczeństwa, szkolenia personelu i procedury, które budują zaufanie pacjentów i chronią wrażliwe dane medyczne.

Interoperacyjność i integracja systemów

Efektywne zarządzanie placówką w e-zdrowiu wymaga płynnej wymiany informacji między różnymi systemami – od elektronicznej dokumentacji medycznej po laboratoria, apteki czy ubezpieczycieli. Integracja systemów redukuje błędy, usprawnia przepływ informacji i pozwala na szybszą obsługę pacjentów, co znacząco podnosi efektywność pracy personelu.

Podsumowanie

Rok 2026 to czas, w którym technologia nie tylko wspiera pracę medyków, ale wkracza w codzienność pacjentów, zmieniając sposób, w jaki korzystamy z opieki zdrowotnej. Placówki, które skutecznie wdrożą powyższe rozwiązania, zyskają przewagę konkurencyjną, zwiększą efektywność pracy i poprawią jakość opieki nad pacjentem.

Proassist to nowoczesny system zaprojektowany z myślą o placówkach medycznych, który zapewnia kompleksowe wsparcie w zarządzaniu harmonogramem wizyt, elektroniczną dokumentacją medyczną oraz e-rejestracją, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z RODO i wykorzystaniu Inteligentnego Asystenta Głosowego AI.

Dzięki Proassist usprawnisz codzienną pracę zespołu, zwiększysz efektywność działania placówki i zadbasz o bezpieczeństwo danych pacjentów, powierzanych Ci z pełnym zaufaniem. Postaw na nowoczesne technologie już dziś i podnieś standard obsługi pacjentów na zupełnie nowy poziom.

Zarządzanie zespołem w placówce medycznej

Skuteczne zarządzanie zespołem w placówce medycznej to dziś jedno z największych wyzwań kadry zarządzającej. Niedobór personelu, wysokie obciążenie psychiczne pracowników, presja odpowiedzialności oraz rosnące oczekiwania pacjentów sprawiają, że tradycyjne podejście do kadr przestaje być wystarczające. Coraz częściej mówi się o tym, że HR w opiece zdrowotnej pełni rolę strategicznego partnera i strażnika jakości opieki, a nie wyłącznie działu administracyjnego.

HR jako fundament jakości i bezpieczeństwa pacjenta

Placówka medyczna działa dzięki ludziom – ich kompetencjom, zaangażowaniu i współpracy. To właśnie dlatego rola HR zaczyna się znacznie wcześniej niż w momencie podpisania umowy o pracę. Rekrutacja w opiece zdrowotnej nie polega wyłącznie na sprawdzeniu kwalifikacji, ale na dopasowaniu kompetencji, postaw i wartości pracownika do misji organizacji oraz potrzeb pacjentów.

Dobrze dobrany zespół przekłada się na wyższą jakość świadczonych usług medycznych, większe bezpieczeństwo pacjentów, a także mniejsze ryzyko błędów i konfliktów wewnątrz organizacji. To fundament stabilnego i sprawnie funkcjonującego środowiska pracy w placówce medycznej.

W tym procesie kluczową rolę odgrywa dział HR, który pełni funkcję łącznika pomiędzy personelem a zarządem. Wspiera on efektywną komunikację, pomaga w rozwiązywaniu sytuacji konfliktowych oraz aktywnie uczestniczy we wdrażaniu zmian organizacyjnych, dbając o ich zrozumienie i akceptację w zespole.

Motywacja i zaangażowanie zespołu medycznego

Praca w opiece zdrowotnej wiąże się z ogromnym obciążeniem fizycznym i psychicznym. Dlatego skuteczne zarządzanie zespołem nie może pomijać kwestii motywacji, dobrostanu i kultury organizacyjnej. HR buduje środowisko pracy oparte na wsparciu, szacunku i docenianiu – poprzez systemy motywacyjne, programy wellbeingowe oraz jasno określone ścieżki rozwoju zawodowego.

Zaopiekowany pracownik jest bardziej zaangażowany w swoją pracę, rzadziej doświadcza wypalenia zawodowego i z większą uważnością oraz empatią podchodzi do pacjentów. Takie nastawienie personelu bezpośrednio przekłada się nie tylko na wyższą jakość opieki medycznej, ale również na pozytywny wizerunek placówki i zaufanie pacjentów.

Rekrutacja i onboarding – proces z misją

Rekrutacja w sektorze medycznym znacząco różni się od innych branż. Oprócz kompetencji zawodowych liczą się postawy etyczne, odporność na stres oraz umiejętność pracy zespołowej. HR coraz częściej korzysta z nowoczesnych narzędzi – rekrutacji online, mediów społecznościowych czy rekomendacji – aby dotrzeć do odpowiednich kandydatów.

Równie istotny jest onboarding, który w placówkach medycznych nie stanowi jedynie formalności, lecz jest kluczowym elementem zapewniającym bezpieczeństwo pracy i opieki nad pacjentem. Dobrze zaplanowany proces wdrożenia obejmuje szkolenia z obowiązujących procedur i przepisów, wsparcie doświadczonego mentora oraz regularny feedback w pierwszych tygodniach pracy. To właśnie początkowe doświadczenia nowego pracownika bardzo często decydują o jego zaangażowaniu, poczuciu bezpieczeństwa i dalszym związaniu z placówką.

Stabilne środowisko pracy i przeciwdziałanie rotacji

Jednym z kluczowych zadań HR jest tworzenie stabilnego środowiska pracy. Obejmuje ono nie tylko bezpieczeństwo fizyczne, ale również psychiczne – profilaktykę stresu, dostęp do wsparcia oraz równowagę między pracą a życiem prywatnym.

Dobrze zaplanowane harmonogramy, elastyczne formy zatrudnienia, szkolenia i mentoring sprawiają, że pracownicy czują się częścią organizacji, która inwestuje w ich przyszłość. To właśnie takie działania skutecznie ograniczają rotację i wzmacniają lojalność zespołu.

Nowoczesne narzędzia HR w opiece zdrowotnej

Nowoczesne narzędzia rekrutacyjne znacząco usprawniają pracę działów HR, automatyzując procesy pozyskiwania, oceny i wdrażania kandydatów. Systemy typu ATS i HRM, takie jak ClickUp, Recruitee czy BambooHR, pozwalają lepiej zarządzać rekrutacją i onboardingiem, oszczędzając czas i ograniczając błędy.

Z kolei rozwiązania wykorzystujące AI, m.in. SmartRecruiters, hireEZ czy HireVue, wspierają sourcing kandydatów, analizę kompetencji oraz prowadzenie rozmów wideo. Dzięki tym narzędziom HR może skupić się na strategicznych działaniach i budowaniu jakościowych zespołów, zamiast na czasochłonnej administracji.

Podsumowanie – HR jako strategiczny partner placówki

Zarządzanie zespołem w placówce medycznej to proces wymagający empatii, wiedzy i długofalowej strategii. HR przestaje być wyłącznie działem kadr – staje się strażnikiem jakości opieki, dobrostanu pracowników i stabilności organizacji. To od jego działań zależy nie tylko satysfakcja zespołu, ale również doświadczenie pacjenta i rozwój całej placówki.

Chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie zarządzać zespołem medycznym i wdrożyć nowoczesne rozwiązania HR w swojej placówce? Pobierz bezpłatny e-book o HR w opiece zdrowotnej i poznaj sprawdzone praktyki oraz narzędzia, które realnie wspierają jakość opieki.

Jeśli zarządzasz placówką medyczną, potrzebujesz narzędzia, które nie tylko usprawni codzienną pracę, ale również zapewni najwyższy poziom bezpieczeństwa danych pacjentów. Proassist to system zaprojektowany z myślą o branży medycznej – oferuje elektroniczną dokumentację medyczną, e-rejestrację oraz pełną zgodność z wymogami RODO. Dodatkowo wykorzystuje Inteligentnego Asystenta Głosowego AI, który wspiera personel w codziennych obowiązkach.

Proassist został zaprojektowany nie tylko z myślą o dużych placówkach medycznych, ale także o indywidualnych lekarzach prowadzących jednoosobowe gabinety oraz małych i średnich placówkach. Skontaktuj się z nami i zobacz, jak Proassist może pomóc Twojemu zespołowi pracować szybciej, sprawniej i z jeszcze większą satysfakcją – każdego dnia.

Otwieranie gabinetu stomatologicznego krok po kroku

Otworzenie własnego gabinetu stomatologicznego to dla wielu lekarzy stomatologów krok ku niezależności zawodowej i realizacji pasji w prowadzeniu własnej praktyki. Jednak za sukcesem takiej inwestycji stoi nie tylko talent i doświadczenie w leczeniu pacjentów, ale także odpowiednie przygotowanie logistyczne i finansowe. Proces ten wiąże się z koniecznością przejścia przez szereg formalności, w tym spełnienie wymagań prawnych, zdobycie odpowiednich zezwoleń, a także zapewnienie odpowiedniego wyposażenia gabinetu. Oprócz tego równie ważne są działania marketingowe, które pozwolą przyciągnąć pacjentów i zbudować zaufanie w lokalnej społeczności.

W tym artykule przyjrzymy się krok po kroku, jak otworzyć gabinet stomatologiczny, uwzględniając zarówno aspekty prawne, finansowe, jak i praktyczne wyzwania, z którymi każdy przyszły właściciel gabinetu będzie musiał się zmierzyć.

Zbadanie rynku i wybór lokalizacji

Pierwszym krokiem w procesie zakładania gabinetu powinno być dokładne zbadanie rynku oraz analiza lokalizacji. Warto zastanowić się, kto będzie główną grupą docelową – czy będą to rodziny, osoby starsze, czy pacjenci wymagający specjalistycznych usług.

Jednocześnie istotne jest przyjrzenie się konkurencji w okolicy, poznanie ich oferty, cen oraz opinii pacjentów, a także ocena dostępności lokalu – bliskość transportu publicznego i możliwość parkowania mogą mieć kluczowe znaczenie dla liczby odwiedzających gabinet.

Wymogi prawne

Kolejnym etapem jest spełnienie wszystkich wymogów prawnych. Niezbędna jest rejestracja działalności gospodarczej lub spółki, a także zgłoszenie gabinetu do Państwowej Inspekcji Sanitarnej, aby spełniał normy sanitarno-epidemiologiczne.

Warto również zadbać o odpowiednie ubezpieczenia, w tym ubezpieczenie OC, a jeśli planujemy świadczenia refundowane przez NFZ, niezbędne jest zgłoszenie gabinetu do funduszu. Skorzystanie z doradztwa prawnego na tym etapie pozwala uniknąć kosztownych błędów.

Zespół i sprzęt

Wyposażenie gabinetu stomatologicznego stanowi jedną z największych inwestycji na początku działalności. Warto postawić na nowoczesny i ergonomiczny sprzęt, który zapewni bezpieczeństwo pacjentom i komfort pracy personelowi. Podstawowe wyposażenie obejmuje fotele stomatologiczne, unity, lampy i mikroskopy, narzędzia ręczne i rotacyjne, sterylizatory oraz urządzenia do diagnostyki obrazowej. Inwestycja w sprzęt wysokiej jakości wpływa nie tylko na skuteczność leczenia, ale również na postrzeganie gabinetu przez pacjentów jako profesjonalnego i nowoczesnego.

Nie mniej ważnym aspektem jest zbudowanie odpowiedniego zespołu. Dobry personel – asystentki, higienistki i recepcjoniści – to klucz do sprawnej pracy i zadowolenia pacjentów. Inwestycja w szkolenia oraz tworzenie przyjaznej atmosfery w pracy znacząco przekłada się na lojalność personelu i jakość obsługi.

Strategia marketingowa

Równolegle należy pomyśleć o strategii marketingowej, ponieważ nawet najlepiej wyposażony gabinet nie przyciągnie pacjentów bez odpowiedniej promocji. Profesjonalna strona internetowa, optymalizacja pod kątem SEO, wyszukiwarek, obecność w mediach społecznościowych i budowanie pozytywnych opinii pacjentów to podstawowe działania, które pozwalają zwiększyć widoczność gabinetu.

Ponadto dobrze działające programy lojalnościowe oraz akcje promocyjne mogą skutecznie przyciągnąć nowych pacjentów i utrzymać tych stałych.

System dla stomatologów

Współczesne gabinety stomatologiczne coraz częściej korzystają z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, które ułatwiają zarządzanie placówką i poprawiają jakość obsługi pacjentów. Wybór odpowiedniego systemu dla stomatologów to nie tylko kwestia wygody, ale również kluczowy element wpływający na efektywność pracy zespołu i zadowolenie pacjentów.

Idealne oprogramowanie powinno obejmować intuicyjny kalendarz wizyt online, moduł rejestracji pacjentów, elektroniczną dokumentację medyczną dostosowaną do stomatologii, możliwość dodawania zdjęć RTG i wyników badań, a także diagram dentystyczny pozwalający na precyzyjne dokumentowanie stanu uzębienia i aplikacja mobilna.

Ważne są również funkcje wspierające administrację gabinetu, takie jak obsługa magazynu, moduł płatności online czy powiadomienia SMS i e-mail dla pacjentów. Dzięki temu stomatolog i personel mogą skupić się na leczeniu, a nie na zarządzaniu dokumentacją czy harmonogramem. Nowoczesny system, taki jak Proassist, pozwala również na personalizację elektronicznej dokumentacji, co znacząco poprawia komfort pracy.

Podsumowanie

Otwieranie gabinetu stomatologicznego to przedsięwzięcie wymagające połączenia wiedzy medycznej, umiejętności zarządczych i biznesowego podejścia. Sukces zależy od starannie przemyślanej lokalizacji, spełnienia wszystkich wymogów prawnych, inwestycji w nowoczesny sprzęt, zbudowania kompetentnego zespołu oraz wdrożenia skutecznej strategii marketingowej i nowoczesnych narzędzi technologicznych. Dobrze zaplanowany start pozwala nie tylko osiągnąć satysfakcję zawodową, ale również stworzyć stabilny i rozwijający się biznes w branży stomatologicznej.

Proassist został zaprojektowany nie tylko z myślą o dużych placówkach medycznych, ale także o indywidualnych lekarzach prowadzących jednoosobowe gabinety oraz małych i średnich placówkach. Jeśli zastanawiasz się, jaki program wybrać, skontaktuj się z nami i sprawdź, jak Proassist może pomóc w prowadzeniu Twojego gabinetu stomatologicznego!

Grudniowe nowości od Proassist

Grudzień przyniósł do Proassist worek pełen usprawnień – aż 15 nowych funkcji, w tym 2 stworzone bezpośrednio na podstawie Waszych pomysłów. To zmiany, które realnie wspierają codzienną pracę placówek: odciążają recepcję, porządkują płatności online oraz zwiększają bezpieczeństwo i przejrzystość procesów.

Płatności online dopasowane do realiów placówki

System Proassist umożliwia proste i bezpieczne przyjmowanie płatności online od pacjentów. Moduł przedpłat oferuje szerokie możliwości konfiguracji, dzięki czemu zasady płatności można dostosować do specyfiki placówki, rodzaju usług oraz różnych grup pacjentów. Opłata za wizytę może być realizowana zarówno jako pełna przedpłata, jak i częściowa wpłata w formie zadatku. Co istotne, to placówka decyduje, czy płatność jest obowiązkowa, czy opcjonalna.

Elastyczna konfiguracja zasad płatności online

Nowe funkcje pozwalają ustawić obowiązek płatności online nie tylko dla całej placówki, ale także indywidualnie dla wybranych specjalistów. Dzięki temu każda jednostka może precyzyjnie dopasować zasady do swojego modelu pracy i ograniczyć ryzyko nieodbytych wizyt.

Obowiązkowa przedpłata dla pacjentów pierwszorazowych

Jednym z najczęściej zgłaszanych potrzeb było wprowadzenie obowiązku płatności dla pacjentów zapisujących się po raz pierwszy. Teraz taka wizyta zostanie potwierdzona dopiero po dokonaniu opłaty – niezależnie od tego, czy zapis odbywa się przez rejestrację, specjalistę czy Rejestrację Telefoniczną od Proassist. To skuteczny sposób na zmniejszenie liczby nieodwołanych wizyt.

Płatność wymagana dla pacjentów z czarnej listy

Kolejna nowość, która powstała w odpowiedzi na realne problemy placówek, to możliwość wymagania płatności wyłącznie od pacjentów znajdujących się na czarnej liście. Funkcja ta pozwala zachować elastyczność wobec rzetelnych pacjentów, jednocześnie zabezpieczając grafik przed kolejnymi nieobecnościami.
Konfigurację obowiązku płatności dla pacjentów pierwszorazowych oraz z czarnej listy znajdziesz w PLACÓWKI → Ustawienia (ikona koła zębatego). Dzięki tym zmianom zarządzanie płatnościami staje się prostsze, bardziej przewidywalne i dopasowane do realnych potrzeb placówki.

Link do płatności online i określanie terminu płatności

Kolejna istotna zmiana dotyczy terminu ważności linku do płatności online. Do tej pory, jeśli pacjent umawiał wizytę na odległy termin, np. za dwa tygodnie, musiał dokonać opłaty jeszcze tego samego dnia do północy, w przeciwnym razie system automatycznie anulował wizytę.

Z punktu tworzenia tej funkcji było to uzasadnione – pozwalało placówkom unikać sztucznego blokowania terminów przez pacjentów, którzy nie finalizowali płatności. Jednak po licznych sugestiach od użytkowników zdecydowaliśmy się wprowadzić większą elastyczność i nowe możliwości konfiguracji zasad płatności, aby jeszcze lepiej dostosować je do potrzeb placówek.

Dostępne są warianty:

Czas liczony do terminu wizyty – np. pacjent ma wizytę za dwa tygodnie i musi ją opłacić najpóźniej 48 godzin przed wizytą. W przeciwnym wypadku system automatycznie odwoła wizytę, a termin zostanie udostępniony innemu pacjentowi.

Czas liczony od momentu zapisu oraz do terminu wizyty – np. wizyta musi zostać opłacona do 24 godzin od momentu zapisu i nie później niż 2 godziny przed wizytą.

Skąd moje rejestratorki będą wiedziały, do kiedy pacjent musi zapłacić? Dodatkowe niebieskie dymki podpowiedzi pomagają zrozumieć działanie poszczególnych ustawień – np. wyjaśniają, że jeśli limit godzinowy nie zostanie zaznaczony, system automatycznie przeniesie termin płatności na następny dzień.

Podgląd zasad płatności przy konkretnej wizycie i ręczna zmiana zasad płatności

Wszystkie informacje dotyczące terminu płatności są teraz dostępne w podglądzie wizyty. Rejestratorki mogą w nim sprawdzić dokładny czas, w którym pacjent powinien dokonać płatności, oraz czy płatność została już zrealizowana.

Nowa funkcja pozwala na ręczną zmianę zasad płatności dla pojedynczej wizyty. Użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą w prosty sposób dostosować warunki płatności do konkretnej sytuacji, bez konieczności modyfikowania ustawień dla całej placówki.

Ustawienia uprawnień dotyczących zmian zasad płatności

Wprowadziliśmy możliwość nadawania lub odbierania użytkownikom uprawnienia do zmiany zasad płatności dla pojedynczej wizyty. To szczególnie przydatne w przypadku nowych pracowników – można w prosty sposób ograniczyć im możliwość zwalniania pacjentów z płatności online, zachowując pełną kontrolę nad procesem.

Modyfikacja zasad płatności w wysłanym linku

Wprowadziliśmy możliwość edytowania zasad płatności przypisanych do konkretnego linku wysłanego pacjentowi, nawet jeśli różnią się one od globalnych ustawień, np. w przypadku pacjentów VIP czy wyjątkowych sytuacji.

Do tej pory płatność online mogła być realizowana wyłącznie poprzez link wysyłany na e-mail – był to wymóg naszego operatora płatności, AutoPay. Teraz system Proassist umożliwia także wysyłkę linku do płatności w wiadomości SMS, jeśli placówka włączy tę opcję. Dzięki temu pacjenci szybciej otrzymują link, co zmniejsza ryzyko nieopłaconych wizyt, zwiększa wygodę korzystania z systemu i usprawnia zarządzanie terminami w placówce.

Konfiguracja zasad wysyłki automatycznych SMS-ów o płatnościach

Możliwość ustawienia, czy i kiedy system ma wysyłać SMS-y (i e-maile) z informacją o wymaganej płatności oraz linkiem do dokonania opłaty.

SMS o anulowaniu wizyty z powodu braku płatności

System może automatycznie wysłać wiadomość SMS do pacjenta, jeśli jego rezerwacja zostanie anulowana z powodu niespełnienia warunków płatności online.

Lista płatności online w statystykach

Nowość prosto z Mapy Pomysłów — w odpowiedzi na jedną z najczęściej zgłaszanych potrzeb naszych klientów wprowadziliśmy nowy raport „Płatności online”, dostępny bezpośrednio w statystykach systemu. Dotychczas logowanie do panelu Autopay bywało kłopotliwe, a klienci podkreślali, że kluczowe jest dla nich łatwe śledzenie statusów płatności bezpośrednio w panelu Proassist. Dlatego poszerzyliśmy integrację z Autopay i przygotowaliśmy kompletny raport płatności online.

Nowy raport umożliwia przegląd wszystkich płatności online w jednym miejscu oraz bieżące monitorowanie statusu każdej transakcji. Rejestratorki mogą kontrolować wpłaty pacjentów i w łatwy sposób filtrować osoby, które jeszcze nie opłaciły wizyty. Co istotne, korzystanie z raportu nie wymaga logowania do konta płatniczego, co zwiększa bezpieczeństwo danych i ułatwia pracę całemu zespołowi. Dzięki temu rozwiązaniu rejestratorka ma pełen wgląd w płatności bez konieczności udostępniania danych logowania do Autopay, co znacząco podnosi komfort i bezpieczeństwo pracy.

Konfiguracja płatności

Raport płatności w formacie XLS

Teraz możesz w prosty sposób wygenerować kompletny raport wszystkich płatności w formacie XLS – idealny dla działu księgowości, managerów czy osób odpowiedzialnych za finanse placówki. Raport zawiera szczegółowe informacje o każdej transakcji, co ułatwia kontrolę finansów, analizę przychodów oraz prowadzenie dokumentacji zgodnie z wymaganiami. Dzięki tej funkcji zarządzanie płatnościami staje się szybsze, bardziej przejrzyste i w pełni dopasowane do potrzeb placówki.

Dwuskładnikowe logowanie (2FA) – SMS lub e-mail

Nowość prosto z Mapy Pomysłów. Wprowadziliśmy dodatkową warstwę bezpieczeństwa podczas logowania w postaci kodu wysyłanego SMS-em lub e-mailem. Dzięki dwuskładnikowej autoryzacji (2FA) dostęp do konta jest jeszcze lepiej chroniony, a proste rozwiązanie znacząco zwiększa bezpieczeństwo danych użytkowników.

Dla tych, którzy wolą oglądać – kliknij tutaj.

Dla tych, którzy wolą czytać – kliknij tutaj.

Kompleksowa obsługa pacjenta w nowym wymiarze

Nowa jakość w obsłudze pacjentów w Proassist to usprawniony moduł płatności, zintegrowany system wiadomości SMS oraz dodatkowe bezpieczeństwo dzięki dwuskładnikowej autoryzacji (2FA). Te rozwiązania zwiększają wygodę pracy rejestracji, ułatwiają dostęp personelu medycznego do informacji o płatnościach i wizytach, a pacjentom gwarantują terminowe powiadomienia i większe poczucie bezpieczeństwa. Proassist konsekwentnie rozwija narzędzia, które wspierają zarówno duże centra medyczne, jak i indywidualne gabinety, dostosowując je do realnych potrzeb placówek.

Poznaj możliwości, jakie daje Proassist, i zobacz, jak może zwiększyć efektywność Twojej placówki. Skontaktuj się z nami, aby wdrożyć nowe rozwiązania — a jeśli już z nich korzystasz, podziel się opinią. Dzięki Twoim sugestiom tworzymy system jeszcze lepiej dopasowany do potrzeb użytkowników.

Aplikacja do dokumentacji medycznej – zarządzaj gabinetem z telefonu

Prowadzenie gabinetu medycznego to nie tylko leczenie pacjentów, ale też sprawna organizacja dokumentacji, wizyt i rozliczeń. W codziennej praktyce lekarza lub menedżera placówki każda niedokładność w dokumentacji, nieprzestrzeganie procedur czy chaos organizacyjny mogą prowadzić do problemów prawnych i finansowych. Z pomocą przychodzi aplikacja mobilna Proassist – nowoczesne narzędzie, które pozwala zarządzać całym gabinetem, w tym dokumentacją medyczną, wprost z telefonu.

Dzięki niej wszystkie wizyty pacjentów można planować i monitorować w jednym miejscu, a dokumentacja medyczna jest tworzona na bieżąco, w sposób kompletny i zgodny z wymogami prawa. System umożliwia także łatwe podpisywanie dokumentów i zgód na zabiegi, szybkie przekazywanie zaleceń pozabiegowych oraz rejestrowanie wszystkich zdarzeń, co zwiększa bezpieczeństwo prawne personelu medycznego.

Proassist nie tylko ułatwia codzienną pracę, ale także minimalizuje ryzyko błędów i pomaga zachować porządek w gabinecie. Dzięki aplikacji zarządzanie dokumentacją kontakt z pacjentem czy obsługa płatności stają się intuicyjne i szybkie, co pozwala lekarzom i personelowi medycznemu skupić się przede wszystkim na leczeniu i opiece nad pacjentem.

Wszystkie dane w jednym miejscu

Dzięki Proassist wszystkie informacje o pacjencie masz zawsze pod ręką. Historia wizyt, dokumenty, notatki i zdjęcia są przechowywane w cyfrowej karcie pacjenta, co pozwala szybko odtworzyć przebieg leczenia. Pacjenci czują się lepiej zaopiekowani, a Ty zyskujesz więcej czasu na to, co najważniejsze – ich zdrowie. W kolejnych sekcjach przedstawimy szczegółowo każdą funkcję systemu, pokazując, jak może ułatwić codzienną pracę w gabinecie.

Kalendarz wizyt – pełna kontrola nad harmonogramem

Każda minuta w gabinecie się liczy, dlatego kalendarz wizyt w aplikacji został zaprojektowany tak, aby w przejrzysty sposób pokazywać godziny, pacjentów i statusy wizyt. Wszystkie najważniejsze informacje masz zawsze pod ręką, bez potrzeby zbędnego przewijania czy klikania.

Dzięki intuicyjnemu widokowi i płynnej obsłudze możesz łatwo zarządzać wizytami i mieć szybki dostęp do najczęściej używanych funkcji. Kalendarz pozwala skupić się na pracy z pacjentem, a nie na szukaniu informacji, a przy tym dostosowuje się do Twojego sposobu pracy, aby codzienna organizacja była maksymalnie wygodna i efektywna.

Dokumentacja zdjęciowa w telefonie

W Proassist możesz robić zdjęcia bezpośrednio z aplikacji i zapisywać je w elektronicznej dokumentacji medycznej pacjenta. Wbudowany aparat pozwala w prosty sposób dodawać zdjęcia do kart pacjentów, co jest szczególnie przydatne dla specjalistów monitorujących zmiany wizualne, na przykład w dermatologii, podologii czy medycynie estetycznej.

Zdjęcia trafiają od razu do dokumentacji, bez potrzeby przesyłania czy kopiowania plików. Historia zdjęć jest przechowywana w jednym miejscu, dzięki czemu możesz łatwo porównywać stan przed i po leczeniu, bez tracenia czasu na szukanie plików na telefonie. Co więcej, w aplikacji nie ma limitu liczby zdjęć – możesz dodawać dowolną ilość plików do każdej karty pacjenta.

Głosowe wypełnianie EDM

Mów, a aplikacja sama uzupełni dokumentację za Ciebie. Zamiast wpisywać informacje ręcznie, wystarczy, że powiesz je na głos – system automatycznie zamieni Twoje słowa w tekst w EDM.

Korzystanie z tej funkcji pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ dokumentację stworzysz szybciej niż przy tradycyjnym pisaniu. Jednocześnie możesz w pełni koncentrować się na rozmowie z pacjentem, nie odrywając uwagi. Aplikacja zapewnia również dokładność i wygodę, rozpoznając typowe zwroty, nazwy zabiegów, leków oraz schorzeń.

E-dokumenty i rozliczenia

Możesz wystawiać e-recepty, e-skierowania i e-zwolnienia bezpośrednio z telefonu – szybko, wygodnie i bez potrzeby wracania do komputera. Wszystkie formalności załatwisz w trakcie wizyty, nawet domowej. E-recepty wysyłasz pacjentowi od ręki, e-skierowania uzupełniasz jednym dotknięciem, a e-zwolnienia trafiają do pacjenta natychmiast na maila.

Rozliczenia za wizytę również odbywają się w aplikacji. Wystawiasz faktury, pobierasz płatności online i drukujesz paragony bez dodatkowych programów. Wszystko działa błyskawicznie i bez zbędnych kliknięć. Dzięki Proassist wystawisz faktury jednym kliknięciem, wygenerujesz link do płatności online, a raz skonfigurowana kasa fiskalna automatycznie drukuje dokumenty bez opuszczania widoku wizyty.

Podpisy elektroniczne na dokumentach

Zapomnij o drukowaniu, długopisach i późniejszym skanowaniu – w Proassist dokumenty podpisujesz elektronicznie, bezpośrednio w aplikacji. Ankiety, zgody i formularze trafiają od razu do EDM, bez opóźnień i bez konieczności fizycznego archiwizowania.

Korzystając z tej funkcji, całkowicie eliminujesz papier – nie musisz drukować, skanować ani przechowywać dokumentów. Pacjent podpisuje dokumenty na Twoim urządzeniu, a Ty od razu masz gotowy, kompletny plik. Wszystko odbywa się w pełni legalnie i bezpiecznie, zgodnie z wymogami RODO.

Zarządzanie gabinetem w ruchu

Aplikacja Proassist to kompleksowe narzędzie do codziennej obsługi pacjentów i gabinetu – od rejestracji, przez dokumentację, aż po rozliczenia. Każdy detal został zaprojektowany tak, aby skrócić czas pracy, wyeliminować błędy i pozwolić skupić się na tym, co najważniejsze – leczeniu.

Praca w ruchu staje się prostsza dzięki funkcjom takim jak multi-logowanie, które pozwala przełączać się między kontami specjalistów bez wylogowywania – idealne dla lekarzy pracujących w kilku placówkach lub w zespole. Wyszukiwarka z dynamicznymi filtrami umożliwia szybkie znalezienie wizyty lub usługi według nazwy, statusu, daty, specjalizacji czy placówki. Zarządzanie pokojami odbywa się bezpośrednio z telefonu – w prosty sposób możesz zaplanować, w których gabinetach będą przyjmować poszczególni specjaliści każdego dnia.

Uproszczona lista wizyt zapewnia wygodny podgląd i łatwą edycję wizyty, kart pacjenta oraz płatności, co znacząco usprawnia pracę w gabinecie, w terenie i podczas wideokonsultacji.

Pobierz aplikację Proassist

Aplikacja do dokumentacji medycznej jest dostępna na Android i pozwala zarządzać wizytami, dokumentacją oraz rozliczeniami w jednym miejscu. Zyskaj więcej czasu dla swoich pacjentów i uporządkuj wszystkie procesy w gabinecie.

Umów się na prezentację i przekonaj się, jak Proassist może usprawnić działanie Twojego gabinetu!

Rewolucja w płatnościach online – nowe możliwości w Proassist

Najnowsza aktualizacja systemu Proassist wprowadza wiele praktycznych usprawnień, przygotowanych z myślą o codziennej pracy lekarzy, rejestratorek i osób zarządzających placówkami medycznymi. Nowa funkcjonalność, oparta na integracji z Autopay i opracowana we współpracy z prawnikami, tworzy w pełni zautomatyzowany i prawnie zaopiekowany system przedpłat oraz płatności online, który w pełni spełnia wymogi prawa medycznego i ochrony konsumentów.

System pozwala elastycznie określić, kiedy pacjent musi opłacić wizytę, np. w ciągu kilku dni przed terminem, w określonym czasie po rezerwacji. Jeśli płatność nie zostanie dokonana – rezerwacja jest automatycznie anulowana, a miejsce w grafiku wraca do dostępnych. To rozwiązanie, które eliminuje niepotrzebne rezerwacje, ogranicza liczbę „no-show” i usprawnia pracę rejestracji. Dla pacjentów to również wygoda – mogą dokonać przedpłaty nawet po godzinach pracy gabinetu, bez konieczności kontaktu z placówką. System pozwala na indywidualne ustawienia zasad płatności dla pacjentów pierwszorazowych oraz dla osób często odwołujących wizyty bez uprzedzenia, z tzw. czarnej listy. To prawdziwa rewolucja w płatnościach medycznych – nowoczesna, bezpieczna i w pełni dopasowana do realiów pracy placówek.

Udoskonalone płatności online – pełna integracja i większa elastyczność

Nowa funkcjonalność, zintegrowana z Autopay, została przygotowana we współpracy z prawnikami i zapewnia w pełni zautomatyzowany, bezpieczny oraz zgodny z prawem system przedpłat i płatności online – spełniający wszystkie wymogi prawa medycznego oraz ochrony konsumentów.

Dzięki rozbudowanej konfiguracji zasad płatności, placówka może precyzyjnie określić moment, w którym pacjent musi opłacić wizytę – zarówno globalnie dla całej jednostki, jak i indywidualnie dla wybranych specjalistów.

Kluczową zmianą jest to, że osoba rejestrująca się online z wyborem płatności online rezerwuje jedynie termin wizyty. Wizyta staje się potwierdzona i umówiona dopiero po dokonaniu płatności. System automatycznie wysyła do pacjenta wiadomość SMS z przypomnieniem o konieczności opłacenia wizyty – jasno informując, że jeśli zarezerwowałeś termin, twoja wizyta zostanie potwierdzona po dokonaniu płatności. Dodatkowo nowe opcje umożliwiają np. zablokowanie zapisów po przekroczeniu określonej godziny, co zapobiega sytuacjom, w których pacjent nie zdążyłby opłacić wizyty w wymaganym czasie.

Placówki mogą wybrać jeden z kilku sposobów określania terminu płatności:

do określonej godziny w dniu zapisu – np. „do godziny 20:00”, z możliwością zdefiniowania, ile godzin przed wizytą najpóźniej można dokonać opłaty;
do terminu wizyty – np. „najpóźniej X godzin przed planowaną wizytą”;
od momentu zapisu – np. „w ciągu X godzin od rezerwacji, ale nie później niż X godzin przed wizytą”.

Zasadę płatności można ustalić na konkretny dzień i godzinę. Zmiana dotyczy płatności obowiązkowej i jest określana w momencie dokonywania zapisu. Oznacza to, że rejestratorka, mając odpowiednie uprawnienia, może zmienić datę tej płatności.

Dodatkowe niebieskie dymki podpowiedzi pomagają użytkownikom zrozumieć działanie poszczególnych ustawień – np. wyjaśniają, że jeśli limit godzinowy nie zostanie zaznaczony, system automatycznie przeniesie termin płatności na następny dzień.

Udoskonalony moduł płatności to połączenie elastyczności dla pacjentów i pełnej kontroli dla placówek, które mogą teraz samodzielnie dopasować zasady do swojego modelu pracy i ograniczyć ryzyko nieopłaconych rezerwacji.

Płatność wymagana dla pacjentów pierwszorazowych

Jedną z najczęstszych przyczyn przerw w grafiku lekarzy są pacjenci, którzy zapisują się na wizytę, ale ostatecznie się nie pojawiają. W najnowszej wersji Proassist wprowadziliśmy rozwiązanie, które realnie pomaga temu zapobiec – zasadę przedpłaty dla pacjentów pierwszorazowych.

Placówka może teraz ustawić, by osoby umawiające się po raz pierwszy były zobowiązane do dokonania płatności online przed wizytą. Dzięki temu rezerwacja zostaje potwierdzona dopiero po opłaceniu, co znacząco ogranicza ryzyko pustych terminów w grafiku.

To rozwiązanie nie tylko porządkuje kalendarz, ale też zwiększa zaangażowanie pacjentów – przedpłata motywuje do dotrzymania umówionego terminu, a jednocześnie buduje świadomość, że czas specjalisty ma realną wartość.

Płatność wymagana dla pacjentów z czarnej listy

W odpowiedzi na sugestie użytkowników wprowadziliśmy funkcję przedpłat, która pozwala skuteczniej zarządzać pacjentami znajdującymi się na tzw. czarnej liście – w ich przypadku rezerwacja terminu zostaje potwierdzona dopiero po dokonaniu płatności. Wszyscy znamy pacjentów, którzy wielokrotnie nie pojawiali się na wizycie lub regularnie odwołują ją w ostatniej chwili. Ta zasada ma priorytet nad pozostałymi ustawieniami płatności, dzięki czemu nie trzeba ręcznie modyfikować każdego z nich.

Placówka ma pewność, że termin nie zostanie zablokowany bez zobowiązania, a grafik pozostanie uporządkowany. To proste, ale niezwykle skuteczne narzędzie, które chroni czas lekarzy i stabilność harmonogramu, jednocześnie dając pacjentom jasny i sprawiedliwy komunikat: zarezerwowany termin to realne zobowiązanie.

Raport — lista płatności online

Rejestratorki w prosty sposób mogą monitorować status każdej transakcji. Każda dokonana przez pacjenta płatność oznaczona jest statusem „opłacone”, dzięki czemu łatwo sprawdzić, które wizyty zostały już opłacone. Kolejny status to „przeterminowane – gdy minął termin płatności, a pacjent nie zapłacił oraz „oczekuje – gdy płatność jeszcze nie została wykonana, ale termin jeszcze nie minął.

Dodatkowo w zakładce Statystyki dostępny jest nowy raport – „Płatności online”. Umożliwia on wygenerowanie zestawienia w formacie XLS, obejmującego wszystkie płatności z wybranego okresu: te, które zostały wysłane do pacjentów, już opłacone, a także te, których termin zapłaty minął. To praktyczne narzędzie znacząco ułatwia codzienną pracę rejestracji i pozwala na pełną przejrzystość w zakresie rozliczeń online.

SMS o płatnościach

Wraz z wdrożeniem nowego systemu płatności online wprowadziliśmy również aktualizację ustawień wiadomości SMS, tak by komunikacja z pacjentem była maksymalnie jasna i dopasowana do sytuacji. Treść komunikatów odnosi się bezpośrednio do przypomnienia o płatności. Dzięki temu użytkownik może zdecydować, czy system ma:

wysyłać SMS (oraz e-mail) z informacją o wymaganym terminie opłacenia wizyty wraz z linkiem do płatności (przykład: jeśli pacjent zapisze się o 18:00, ma czas do 22:00 tego samego dnia na dokonanie płatności),
wysyłać SMS (oraz e-mail) z linkiem do płatności opcjonalnych, zawierającym informację o zarezerwowanym terminie.

To kolejne usprawnienie, które pozwala placówkom utrzymać pełną kontrolę nad komunikacją z pacjentami, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko pomyłek. Ponadto powiadomienie SMS zostanie wysłane do pacjenta w przypadku anulowania wizyty z powodu niespełnienia warunków płatności online.

Nowa jakość w obsłudze pacjentów

Udoskonalony moduł płatności oraz zintegrowany system wiadomości SMS to kolejne kroki w kierunku jeszcze większej automatyzacji i wygody w codziennej pracy placówek medycznych. Aktualizacje te mają jeden wspólny cel — uprościć obsługę pacjentów i usprawnić komunikację na każdym etapie kontaktu z placówką. Dzięki nowym rozwiązaniom rejestracja może skupić się na bezpośrednim kontakcie z pacjentem, personel medyczny ma natychmiastowy dostęp do informacji o płatnościach i wizytach, a pacjent otrzymuje jasne i terminowe powiadomienia, co zwiększa jego poczucie bezpieczeństwa i zmniejsza liczbę nieobecności. Proassist konsekwentnie rozwija narzędzia, które wspierają zarówno duże centra medyczne, jak i indywidualne gabinety — zapewniając kompleksowe, nowoczesne i dopasowane do realnych potrzeb rozwiązania.

Poznaj możliwości, jakie daje Proassist, i zobacz, jak może zwiększyć efektywność Twojej placówki. Skontaktuj się z nami, aby wdrożyć nowe rozwiązania — a jeśli już z nich korzystasz, podziel się opinią. Dzięki Twoim sugestiom tworzymy system jeszcze lepiej dopasowany do potrzeb użytkowników.

Zmiany w KSeF — bądź gotowy na nowe obowiązki

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesny system teleinformatyczny, który umożliwia m.in.: wystawianie, wysyłanie, odbieranie, przeglądanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych i nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z systemu.

Faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie XML, oparty na obowiązującym schemacie FA(3). Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje automatycznie unikalny numer identyfikacyjny.

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy uwierzytelnić się w systemie. Może to zrobić sam

przedsiębiorca albo osoba lub podmiot przez niego upoważniony. Przepisy określają dostępne metody logowania, takie jak m.in. Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany czy pieczęć kwalifikowana. W tym artykule znajdziesz przystępne omówienie kluczowych informacji o KSeF oraz wskazówki, jakie działania warto podjąć już teraz, aby dobrze przygotować się do nadchodzących zmian.

Kto korzysta z KSeF?

Z KSeF mogą korzystać różne podmioty, o ile zostaną uwierzytelnione zgodnie z przepisami wykonawczymi. Są to przede wszystkim podatnicy, tacy jak jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, grupy VAT czy jednostki samorządu terytorialnego. Z systemu mogą korzystać również podmioty wskazane przez podatnika, na przykład biura rachunkowe.

Dostęp do KSeF mają także podmioty wymienione w art. 106c ustawy o VAT, czyli organy egzekucyjne i komornicy sądowi, a także osoby fizyczne przez nie wskazane. Uprawnienia do systemu mogą otrzymać również osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadał stosowne upoważnienia.

Korzystać z KSeF mogą ponadto inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne uprawnione do systemu, o ile przysługuje im prawo do dalszego nadawania takich uprawnień.

Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać od dwóch różnych terminów.

Od 1 lutego 2026 r. będą musieli wystawiać je przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców z nielicznymi wyjątkami, o których mowa poniżej.

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF dotyczą kilku sytuacji. Po pierwsze, zwolnieni są podatnicy, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, a także transakcje dokonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takich przypadkach możliwe jest jednak dobrowolne wystawienie faktury w KSeF.

Po drugie, wyłączenia dotyczą określonych rodzajów transakcji, takich jak procedura nieunijna OSS, import IOSS czy okazjonalny międzynarodowy przewóz drogowy osób. W tych przypadkach nie ma możliwości dobrowolnego wystawiania faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF.

Po trzecie, przepisy wykonawcze wskazują na wyłączenia dla usług przewozowych i przejazdów autostradą dokumentowanych biletami jednorazowymi, usług zwolnionych z VAT (usług ubezpieczeniowych, udzielania kredytów i pożyczek, w zakresie poręczeń, gwarancji i innych zabezpieczeń transakcji finansowych, depozytów pieniężnych, usług, których przedmiotem są udziały lub instrumenty finansowe, transakcji dotyczących walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy) oraz transakcji w ramach samofakturowania, jeśli nabywca lub sprzedawca nie są identyfikowani polskim NIP. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów możliwe jest jednak dobrowolne wystawienie faktury ustrukturyzowanej.

Dodatkowo, do końca 2026 roku podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeśli łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, a także faktury do 450 zł przy użyciu kas fiskalnych. Do KSeF nie przesyła się faktur proforma, faktur i dowodów wewnętrznych, not uznaniowych i obciążeniowych ani rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Od 1 lutego 2026 roku nie będą również wystawiane noty korygujące ani w KSeF, ani poza nim.

Faktura z załącznikiem

Zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, która nie będzie obowiązkowe. Załącznik stanowić będzie integralną część faktury. Będą mogły się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury, przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a także dane ściśle z nimi związane. W załączniku nie będzie można zamieszczać informacji marketingowych.

Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać od 1 stycznia 2026 r.

KSeF a PEF

Do tej pory system faktur ustrukturyzowanych w ramach ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.) funkcjonował osobno od fakultatywnego systemu faktur ustrukturyzowanych w KSeF. W okresie obowiązkowego korzystania z KSeF wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Faktury wystawione w relacji B2G (Business to Government) w ramach PEF, po przesłaniu do KSeF i nadaniu numeru KSeF, będą automatycznie udostępnione kontrahentowi i uznane za faktury ustrukturyzowane.

Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA

Od 1 kwietnia 2026 r. w KSeF będzie można wystawiać faktury VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujące zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych faktur w systemie nie będzie obowiązkowe. Jednak jeśli rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w tym systemie, nabywca będzie zobowiązany do ich wystawiania w KSeF aż do momentu odwołania wskazania. Dla tych faktur przewidziano odrębną strukturę logiczną FA_RR(1). Każda wysłana do KSeF faktura musi mieć NIP sprzedawcy.

Jak się uwierzytelnić w systemie KSeF?

Aby zalogować się, a właściwie uwierzytelnić w systemie KSeF – czyli potwierdzić swoją tożsamość – osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą będzie potrzebować jednego z następujących narzędzi: profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub certyfikatu KSeF.

W przypadku prowadzenia działalności w formie spółki sprawa wygląda nieco inaczej. Najpierw należy złożyć w urzędzie skarbowym druk ZAW-FA, wskazując osobę uprawnioną do uwierzytelnienia w KSeF. Dopiero po nadaniu uprawnień tej osobie fizycznej będzie możliwe uwierzytelnienie w systemie. Formularz ZAW-FA można pobrać tutaj. Gdy ZAW-FA jest już złożony lub jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i nie musisz go składać, można przejść do najpopularniejszych i bezpłatnych metod uwierzytelnienia: profilu zaufanego lub certyfikatu KSeF. W przypadku podmiotów prawnych możliwe jest także korzystanie z pieczęci elektronicznej.

Generowanie Certyfikatów KSeF w module MCU

Mając już profil zaufany, czyli podstawowe narzędzie do uwierzytelnienia w KSeF, możemy przejść do wygenerowania Certyfikatów KSeF w module MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień). Jeden z certyfikatów służy do uwierzytelniania w systemie KSeF, a drugi do wystawiania faktur offline. Oba certyfikaty będą aktywne od 1 lutego 2026 roku.

Aby wygenerować certyfikat, przechodzimy na stronę MCU i logujemy się profilem zaufanym. Następnie wybieramy rodzaj certyfikatu – w naszym przypadku certyfikat do uwierzytelnienia. Możemy wskazać datę rozpoczęcia jego ważności, certyfikat będzie ważny przez 2 lata od wybranej daty. Po kliknięciu „Wyślij wniosek o wydanie Certyfikatu” certyfikat zostanie wygenerowany i będzie można go pobrać na dysk w formacie „crt”.

Stąd można również przejść do listy wszystkich certyfikatów lub złożyć wniosek o kolejny. Aby wygenerować drugi certyfikat do wystawiania faktur offline, należy powtórzyć te same kroki: wybierając w odpowiednim punkcie opcję „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”. Po wykonaniu wszystkich kroków oba certyfikaty będą zapisane na dysku.

Uwaga! Certyfikatów i haseł nie wolno udostępniać osobom trzecim. Należy korzystać z nich wyłącznie samodzielnie lub wprowadzać bezpośrednio do systemu, który łączy się z KSeF, na przykład do programu fakturowego.

Kolejnym krokiem w module MCU jest nadawanie uprawnień. Po zalogowaniu należy przejść do zakładki „Uprawnienia” po lewej stronie panelu. Tam można dodać administratora, przyznać uprawnienia innym osobom, zarządzać istniejącymi uprawnieniami oraz sprawdzić, jakie uprawnienia są przypisane do nas w danym podmiocie.

Logowanie do Aplikacji KSeF

Przechodzimy do kolejnego kroku – logowania do Aplikacji KSeF. Obecnie uwierzytelnienie w systemie KSeF 2.0 w środowisku testowym jest możliwe wyłącznie przy użyciu mechanizmu testowego BomTox, certyfikatu kwalifikowanego lub odcisku palca certyfikatu kwalifikowanego. Możliwość logowania innymi metodami będzie dostępna dopiero po uruchomieniu Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym. Aplikację KSeF 2.0 w trybie testowym można znaleźć tutaj.

Po wejściu na wskazaną stronę i wybraniu opcji „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur” możemy zalogować się testowo i wejść do środowiska KSeF 2.0. W menu systemu dostępne są następujące sekcje:

Faktury – można wystawić (wprowadzić) nową fakturę, wczytać ją z pliku XML oraz przeglądać listę faktur sprzedaży i zakupu, a także listę faktur podmiotów, które udzieliły nam odpowiednich uprawnień.
Historia sesji – w tej sekcji widoczne są faktury wysłane w ramach bieżącej sesji logowania.
Uprawnienia – tutaj można dodać administratora, nadać uprawnienia innym osobom, zarządzać już przyznanymi uprawnieniami oraz sprawdzić własne uprawnienia nadane przez innych użytkowników.
Tokeny – sekcja umożliwia wygenerowanie nowego tokenu oraz przegląd listy wcześniej utworzonych tokenów.
Certyfikaty – funkcjonalność odpowiada modułowi MCU, pozwalająca na zarządzanie certyfikatami, moduł ten ma zostać całkowicie przeniesiony do KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.

Generujemy Token w Aplikacji Podatnika KSeF

Token to unikalny, 40-znakowy kod, który działa jak klucz otwierający dostęp do określonych funkcji systemu, do których został przypisany. Tokeny będą ważne do 31 grudnia 2026 roku.

W menu Aplikacji Podatnika wybieramy sekcję „Tokeny”, następnie klikamy „Generuj Token”, wpisujemy nazwę tokena oraz określamy jego zakres uprawnień, a na końcu klikamy „Generuj Token”. Po wygenerowaniu pojawi się kod – Token. Ważne jest, że nie będziemy mogli zobaczyć go ponownie, dlatego należy go od razu skopiować. Możemy go np. wysłać do biura rachunkowego lub wkleić do panelu klienta, jeśli umożliwia podgląd faktur bezpośrednio z KSeF. Token pełni wtedy rolę łącznika między naszym systemem fakturowania lub panelem klienta a systemem KSeF.

Kilka trybów działania KSeF

W KSeF przewidziano kilka trybów wystawiania faktur, w zależności od dostępności systemu i łączności.

Tryb ONLINE — KSeF funkcjonuje prawidłowo, a data wystawienia faktury jest równa dacie jej wysłania do systemu.
Tryb OFFLINE24 stosuje się wtedy, gdy KSeF działa poprawnie, ale problemy z internetem występują po stronie przedsiębiorcy. Fakturę wystawia się w strukturze FA(3) w formacie XML i trzeba ją wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, by nadać jej numer KSeF. Jeśli w tym czasie pojawi się oficjalnie ogłoszona awaria w BIP Ministerstwa Finansów, termin wydłuża się do 7 dni roboczych. Z kolei w przypadku całkowitej awarii KSeF faktury nie dosyła się już do systemu. Na takich fakturach muszą znaleźć się dwa kody QR: OFFLINE (umożliwia dostęp do faktury w KSeF i potwierdza poprawność danych na niej zawartych) oraz Certyfikat (potwierdzający tożsamość wystawcy faktury).
Tryb OFFLINE dotyczy sytuacji, w której KSeF jest czasowo wyłączony np.: z powodu prac serwisowych. Faktury wystawia się w strukturze FA(3) i wysyła po przywróceniu działania systemu — najpóźniej następnego dnia roboczego. Jeśli jednak między wystawieniem faktury a jej wysłaniem do KSeF wystąpi awaria lub całkowita niedostępność systemu, stosuje się zasady obowiązujące w trybie OFFLINE24, łącznie z dwoma kodami QR.
Tryb AWARYJNY uruchamia się w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii systemu. Fakturę wystawia się jako FA(3) i przekazuje nabywcy w uzgodniony sposób. Do KSeF trzeba ją dosłać w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii w celu nadania numer KSeF. Jeśli w tym czasie wystąpi kolejna awaria, obowiązują zasady trybu OFFLINE24. Również wymagane są dwa kody QR.
Tryb AWARIA CAŁKOWITA przewidziano na sytuacje nadzwyczajne, ogłaszane publicznie — zagrożenia kraju lub infrastruktury. Faktury mogą być papierowe lub elektroniczne, nie muszą mieć struktury FA(3), nie wysyła się ich do KSeF i nie trzeba stosować kodów QR. Dokument przekazuje się nabywcy dowolną uzgodnioną metodą.

Więcej o trybach działania KSeF znajdziesz tutaj.

Kary za niestosowanie KSeF

Sytuacja przedstawia się następująco: dobre wiadomości są takie, że do 31 grudnia 2026 roku nie będą nakładane żadne kary ani sankcje za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF.

Od stycznia 2027 roku kary będą wyglądały w przybliżeniu następująco: za niewystawienie faktury, wystawienie jej w sposób wadliwy, nieprzechowywanie dokumentu lub dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej, jeśli był taki obowiązek, grozić będzie kara grzywny do 180 stawek dziennych. Natomiast za wystawienie faktury nierzetelnie lub posługiwanie się takim dokumentem kara może sięgać do 720 stawek dziennych, a w skrajnych przypadkach przewidziana jest również kara pozbawienia wolności na czas nie krótszy niż rok lub obie te sankcje łącznie. Warto pamiętać, że wysokość stawki dziennej nie jest stała – ustala ją sąd, uwzględniając dochody sprawcy, jego sytuację osobistą i rodzinną, stosunki majątkowe oraz możliwości zarobkowe.

Poprawienie faktury oraz oprogramowanie do fakturowania a KSeF

Faktura przesłana do KSeF staje się dokumentem nienaruszalnym – nie można jej edytować ani modyfikować. Jeśli konieczne jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian, jedyną dopuszczalną formą jest wystawienie faktury korygującej, którą następnie również przesyłamy do KSeF, na takich samych zasadach jak faktury pierwotne. Aby wystawić fakturę, potrzebne jest połączenie oprogramowania do fakturowania z KSeF. Można to zrobić na dwa sposoby: za pomocą Tokenu (ważnego do 31.12.2026 r.) lub Certyfikatu (ważnego od 1.02.2026 r.).

Podsumowanie

KSeF wprowadza zupełnie nowy sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur, a obowiązek jego stosowania już wkrótce obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców. Warto więc jak najszybciej przygotować się do zmian — zweryfikować metody uwierzytelnienia, wygenerować potrzebne certyfikaty, nadać uprawnienia odpowiednim osobom i sprawdzić, czy Twoje oprogramowanie jest gotowe na integrację z KSeF.

Jeśli prowadzisz placówkę medyczną, kluczowe jest narzędzie, które nie tylko umożliwi Ci sprawną pracę, ale także zadba o bezpieczeństwo danych pacjentów. Proassist to system stworzony specjalnie dla branży medycznej — oferuje zarządzanie harmonogramem wizyt, dokumentacją, e-rejestracją oraz pełną zgodność z RODO, a dodatkowo wykorzystuje Inteligentnego Asystenta Głosowego AI. Co ważne, w Proassist możesz dodać swoją księgową, dzięki czemu zapewnisz jej stały, uporządkowany dostęp do faktur i danych finansowych. Zyskujesz przejrzystość sytuacji, oszczędzasz czas i eliminujesz ryzyko błędów.

Wprowadź nowoczesne technologie do swojej placówki już dziś i podnieś standard obsługi oraz bezpieczeństwa na wyższy poziom.

AI w służbie zdrowia — od czego zacząć wdrażanie sztucznej inteligencji w placówce?

Pierwszy certyfikowany algorytm AI zdolny do samodzielnego postawienia diagnozy – bez udziału lekarza – pojawił się w 2018 r. w Stanach Zjednoczonych. Wykorzystuje się go do wykrywania retinopatii cukrzycowej w badaniach okulistycznych. Od tego czasu rozwój technologii przyspieszył: w USA funkcjonuje już ponad 1100 certyfikowanych algorytmów, z których większość wspiera radiologię, analizując obrazy diagnostyczne, takie jak tomografia komputerowa czy rezonans magnetyczny.

W Polsce tempo adopcji rozwiązań AI jest wolniejsze, choć widać wyraźny postęp. Według danych Centrum e-Zdrowia z 2024 r. sztuczna inteligencja wykorzystywana jest w 13,2% szpitali, głównie w radiologii — w ok. 34% placówek przy interpretacji tomografii komputerowej oraz w 16% przy analizie rezonansu magnetycznego.

Tymczasem w Stanach Zjednoczonych AI wspiera już znacznie szerszy zakres działań: od automatycznej transkrypcji rozmów lekarz–pacjent do EDM, po generowanie podsumowań z dokumentacji medycznej przy użyciu modeli generatywnych. Widać więc wyraźnie, że światowa medycyna szybko przesuwa się w stronę pełnej integracji AI z codzienną praktyką kliniczną. W Polsce jedną z głównych barier pozostają koszty, niejasne przepisy oraz niewystarczająca dojrzałość cyfrowa części podmiotów medycznych. Menedżerowie często balansują między FOMO — obawą przed pozostaniem w tyle — a przekonaniem, że wdrożenie AI wciąż przekracza ich możliwości organizacyjne czy finansowe.

Tym bardziej istotne jest, aby już dziś przygotowywać grunt pod wykorzystanie sztucznej inteligencji, nawet jeśli pełne wdrożenie wydaje się odległe. Dynamiczny rozwój AI oraz szybki przyrost systemów i urządzeń medycznych opartych na algorytmach sprawią, że w perspektywie kilku lat korzystanie z AI stanie się w placówkach medycznych standardem. Od czego więc zacząć, jeśli Twoja przychodnia, klinika lub gabinet chce postawić pierwszy krok w stronę inteligentnych technologii?

Zacznij od obszarów, które przyniosą szybkie efekty – „małe AI”

Wdrożenie AI znacząco różni się od implementacji tradycyjnych systemów IT. Wymaga odmiennego sposobu myślenia, nowych kompetencji i — przede wszystkim — świadomej, dobrze zdefiniowanej strategii. Budowa kultury organizacyjnej sprzyjającej wykorzystaniu AI może potrwać kilka lat, dlatego warto zaczynać od tzw. „małego AI” — rozwiązań, które usprawniają konkretne procesy i przynoszą szybkie, mierzalne korzyści.

Strategia wdrażania sztucznej inteligencji powinna przede wszystkim wskazać, w których obszarach przyniesie ona największą wartość, jakie elementy opieki i jakości leczenia można realnie usprawnić dzięki algorytmom, a także, z jakich rozwiązań korzystają liderzy rynkowi i jakie osiągają rezultaty.

To właśnie odpowiedzi na te kluczowe pytania przesądzą o tym, czy placówka medyczna płynnie wejdzie w erę AI, czy też pozostanie w tyle za dynamicznie zmieniającym się rynkiem ochrony zdrowia.

Inteligentni Asystenci AI

Asystent może działać jako chatbot na stronie internetowej lub wewnętrzne narzędzie wspierające specjalistów. Pierwszy z nich odpowiada na najczęstsze pytania o godziny otwarcia, przygotowanie do badań, terminy czy ceny usług — korzystając z wiedzy placówki zapisanej w dokumentach, procedurach i ofertach. To rozwiązanie nie tylko odciąża rejestrację, ale również wymusza uporządkowanie informacji: opisów usług, cenników czy procedur. Dzięki temu komunikacja z pacjentem staje się spójna, a nowe osoby w rejestracji otrzymują gotowe wsparcie w postaci narzędzia, które „zna” ofertę tak dobrze, jak doświadczeni pracownicy.

Drugie rozwiązanie może zrewolucjonizować pracę lekarza. Inteligentny Asystent Głosowy AI Proassist pozwala na dyktowanie dokumentacji medycznej zamiast jej ręcznego przepisywania, co pozwala zaoszczędzić aż 40% czasu podczas każdej wizyty. Dzięki temu specjaliści poświęcają średnio tylko 7 minut na wypełnianie dokumentów, eliminując konieczność ręcznego przepisywania notatek oraz poprawiania błędów i literówek. System automatycznie zapisuje wszystko na podstawie mowy, rozpoznaje kody ICD-10, ICD-9 i ICF.

Wykorzystaj analizę rozmów z AI, aby zrozumieć potrzeby pacjentów

W dużych placówkach miesięcznie gromadzą się tysiące minut rozmów telefonicznych. Ich ręczna analiza jest praktycznie niemożliwa, choć to właśnie w tych rozmowach najlepiej widać realne potrzeby pacjentów i jakość obsługi.

AI całkowicie odmienia ten proces — automatycznie transkrybuje i analizuje wszystkie kontakty, porządkuje najczęściej pojawiające się tematy, ocenia zgodność rozmów ze standardami, wykrywa problematyczne zwroty oraz identyfikuje powtarzające się pytania, nawet te dotyczące usług, których placówka jeszcze nie oferuje. Dzięki temu menedżerowie otrzymują pełny, obiektywny obraz zarówno potrzeb pacjentów, jak i efektywności pracy rejestracji — bez konieczności czasochłonnego odsłuchiwania nagrań.

Wsparcie decyzji biznesowych

AI może stać się również cennym narzędziem zarządczym. Analizuje dane placówki i na ich podstawie formułuje praktyczne rekomendacje — wskazuje, kiedy pojawiają się największe piki telefoniczne, jak pracują poszczególni konsultanci, gdzie tworzą się „wąskie gardła”, które procesy warto zautomatyzować oraz jak placówka wypada na tle innych podmiotów. To nie są jedynie suche raporty, lecz interpretacja danych połączona z konkretnymi wskazówkami, które realnie wspierają optymalizację pracy i podejmowanie decyzji.

Bezpieczeństwo danych

W ochronie zdrowia to absolutny fundament. Rozwiązania AI muszą działać na zabezpieczonych serwerach, spełniać wymagania RODO i wykorzystywać szyfrowanie danych. Niedopuszczalne są otwarte narzędzia pokroju publicznych chatbotów. Kluczowe jest także informowanie pacjentów o wykorzystaniu AI oraz projektowanie systemów zgodnie z zasadą privacy by design.

Integracja z istniejącymi systemami i wdrożenie personelu

Prawdziwy potencjał AI ujawnia się dopiero po jej integracji z istniejącymi systemami, na przykład z HIS. Dzięki temu możliwe staje się m.in. sprawdzanie i rezerwacja terminów w czasie rzeczywistym, dostęp do historii kontaktów pacjenta oraz pełna analiza jego ścieżki w placówce. Bez takiej integracji AI pozostaje jedynie narzędziem wspierającym pracę, a nie w pełni funkcjonalnym elementem automatyzacji procesów.

Nowości często budzą obawy, dlatego warto podkreślać, że AI nie zastępuje, lecz wspiera pracowników. Dobrym pomysłem jest włączanie zespołu w konfigurację narzędzi, organizowanie szkoleń i wdrażanie rozwiązań stopniowo.

Praktyczny plan na start

Wdrażanie sztucznej inteligencji w placówce medycznej warto rozpocząć jako proces etapowy, który pozwala maksymalnie wykorzystać potencjał narzędzi AI przy minimalnym ryzyku.

Na początek należy przeprowadzić audyt obecnych procesów, aby zidentyfikować obszary generujące największe obciążenie i powtarzalne zadania, a następnie ustalić priorytety, wybierając funkcje, które w krótkim czasie przyniosą największe korzyści zarówno dla pacjentów, jak i personelu. Kolejnym krokiem jest wybór doświadczonego dostawcy, najlepiej takiego, który zna specyfikę ochrony zdrowia i zapewnia pełną zgodność z RODO oraz innymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych.

Przed pełnym wdrożeniem warto przeprowadzić pilotaż, który pozwala przetestować działanie narzędzia w praktyce bez ryzyka dezorganizacji pracy placówki. Równocześnie istotne jest zapewnienie odpowiednich szkoleń i wsparcia dla personelu, aby każdy użytkownik dokładnie rozumiał działanie systemu i mógł efektywnie z niego korzystać. Ważnym elementem jest także regularne zbieranie opinii zespołu i pacjentów, co umożliwia szybkie wychwycenie problemów oraz dostosowanie narzędzia do rzeczywistych potrzeb.

Po udanym pilotażu warto stopniowo rozwijać kolejne moduły i integracje, rozszerzając zakres zastosowań AI i maksymalizując korzyści dla całej placówki. Taki etapowy, przemyślany sposób wdrażania pozwala płynnie wprowadzić sztuczną inteligencję do codziennej pracy i w pełni wykorzystać jej potencjał.

Co przyniesie przyszłość?

Przyszłość sztucznej inteligencji w opiece nad pacjentem rysuje się niezwykle obiecująco. Systemy AI staną się nie tylko źródłem szybkich odpowiedzi na pytania, ale kompleksowo będą wspierać cały proces obsługi pacjenta – od umawiania i przekładania wizyt, przez monitorowanie zaleceń i przypomnienia o badaniach czy terapiach, aż po prowadzenie pacjenta przez całą ścieżkę kontaktu z placówką.

Rozwój AI przyniesie również hiperspersonalizację komunikacji. Systemy będą dostosowywać sposób kontaktu do indywidualnych potrzeb pacjenta, uwzględniając język, wcześniejsze wizyty, preferencje oraz styl komunikacji. Dzięki temu pacjent poczuje się bardziej zaopiekowany, a procesy przebiegać będą sprawniej i bardziej płynnie.

Algorytmy przyszłości pozwolą także na predykcję obciążenia placówki. Dzięki analizie sezonowości, danych epidemiologicznych, warunków pogodowych oraz historii obciążenia systemy będą przewidywać liczbę zgłoszeń i wizyt, co ułatwi optymalne planowanie grafiku pracy i zasobów. AI będzie też wspierać rozwój telemedycyny, analizując dane z urządzeń monitorujących, identyfikując sygnały ostrzegawcze i wspierając lekarza w ocenie ryzyka, co pozwoli na skuteczniejszą i bezpieczniejszą zdalną opiekę.

Dodatkowo placówki zyskają możliwość płynnej obsługi pacjentów w wielu językach, eliminując konieczność angażowania dodatkowego personelu i zapewniając komfort komunikacji dla wszystkich pacjentów. Wszystko to sprawi, że AI stanie się integralnym elementem codziennej pracy w medycynie, znacząco poprawiając jakość opieki i komfort zarówno pacjentów, jak i personelu.

Podsumowanie

Sztuczna inteligencja staje się jednym z kluczowych kierunków rozwoju ochrony zdrowia. W codziennej obsłudze pacjenta oznacza to szybszą i bardziej precyzyjną komunikację, odciążenie zespołu z powtarzalnych zadań, łatwiejszy dostęp do informacji, lepszą organizację pracy oraz wyraźną poprawę jakości kontaktu z pacjentem.

AI nie zastąpi człowieka w relacji terapeutycznej, ale może uwolnić czas personelu, pozwalając skupić się na tym, co naprawdę najważniejsze – na pacjencie. Placówki, które już dziś inwestują w nowoczesne rozwiązania, zyskują przewagę konkurencyjną i przygotowują się na przyszłe zmiany w standardach opieki oraz rosnące oczekiwania pacjentów.

Proassist to system stworzony z myślą o placówkach medycznych, oferujący kompleksowe wsparcie w zarządzaniu harmonogramem wizyt, dokumentacją oraz e‑rejestracją, przy pełnej zgodności z RODO i wykorzystaniu Inteligentnego Asystenta Głosowego AI.

Dzięki Proassist nie tylko ułatwisz codzienną pracę swojego zespołu, ale także zadbasz o bezpieczeństwo tego, co pacjenci powierzają Ci z pełnym zaufaniem – ich danych. Wprowadź najnowocześniejsze technologie w swojej placówce już dziś i podnieś standard obsługi na zupełnie nowy poziom.

Bezpieczniejsze logowanie w Proassist: 2FA krok po kroku

Coraz więcej codziennych spraw przenosimy do systemów online: dokumentacja, wiadomości, dane pacjentów, informacje organizacyjne. W praktyce dostęp do tych zasobów często chroni jedna rzecz: logowanie.

Dlatego w Proassist wprowadziliśmy uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) jako nowość w procesie logowania. W tym artykule pokazujemy:

co to jest 2FA i jak działa w Proassist,
dlaczego warto je mieć,
oraz jaką rolę nadal odgrywa dobre hasło.

Dlaczego samo hasło to dziś trochę za mało?

Hasło nadal jest ważne — ale w realnym świecie zdarzają się sytuacje, w których hasło przestaje wystarczać. Najczęstsze scenariusze to:

użycie tego samego hasła w wielu miejscach (jeden wyciek i problem gotowy),
hasło, które ktoś podpatrzy lub przejmie,
logowanie na urządzeniu, do którego miał dostęp ktoś inny.

Wniosek jest prosty: najbezpieczniej traktować hasło jako pierwszy etap, a dodatkową weryfikację (2FA) jako drugi.

Co to jest 2FA?

2FA (Two-Factor Authentication) to logowanie w dwóch krokach:

Coś, co wiesz — login i hasło.
Coś, co masz — telefon (SMS) lub skrzynka e-mail.

Dzięki temu nawet, jeśli ktoś pozna Twoje hasło, nie zaloguje się bez drugiego kroku.

Najważniejsze: 2FA w Proassist jest wymagane przy każdym logowaniu

W Proassist 2FA po aktywacji zawsze uruchamia się przy logowaniu — nie „czasem”, nie „na nowych urządzeniach”, tylko za każdym razem. To zamierzony mechanizm: logowanie ma być konsekwentnie potwierdzane.

Jak działa 2FA w Proassist — krok po kroku

Logujesz się standardowo: wpisujesz login i hasło.
Proassist prosi o potwierdzenie (zawsze). Otrzymujesz:
- kod SMS na numer telefonu przypisany do użytkownika albo
- wiadomość e-mail (np. z kodem lub linkiem do potwierdzenia)
Potwierdzasz logowanie: wpisujesz kod lub klikasz potwierdzenie. Po poprawnej weryfikacji przechodzisz do systemu.

SMS czy e-mail? Jak wybrać metodę 2FA?

Obie metody mają sens — wybór zależy od warunków pracy.

SMS (kod):

zwykle najszybszy w trakcie dyżuru,
prosty, gdy telefon masz zawsze pod ręką.

E-mail (kod/link):

wygodny, jeśli pracujesz przy komputerze i masz stały dostęp do skrzynki,
dobry, gdy telefon służbowy bywa niedostępny.

Praktyczna rada: wybierz tę metodę, do której masz najpewniejszy dostęp w godzinach pracy.

Co zrobić, jeśli kod nie dochodzi?

Najczęstsze szybkie kroki:

Gdy używasz SMS:

sprawdź zasięg i tryb samolotowy,
upewnij się, że masz dostęp do numeru przypisanego do konta.

Gdy używasz e-mail:

sprawdź SPAM / Oferty / Inne zakładki,
odśwież skrzynkę i spróbuj ponownie po chwili,
upewnij się, że masz dostęp do adresu e-mail przypisanego do konta.

Jeśli nie masz dostępu ani do telefonu, ani do e-maila: nie da się dokończyć logowania — wtedy najlepiej skontaktować się z administratorem w placówce, aby uaktualnić dane kontaktowe użytkownika.

Dobre hasło nadal ma znaczenie

2FA w znacznym stopniu zwiększa bezpieczeństwo konta, ale nie zastępuje dobrego hasła. Najlepiej działają w parze: hasło + 2FA.

Zasada numer 1: długość i unikalność

W praktyce najlepiej sprawdzają się długie hasła–frazy (passphrase), które:

są długie (im dłuższe, tym lepiej),
są unikalne (inne w każdym serwisie),
są łatwe dla Ciebie, trudne dla innych.

Przykłady dobrego kierunku (nie kopiuj 1:1, potraktuj jako inspirację):

Porada: nie musisz „na siłę” upychać dziesięciu znaków specjalnych. Dużo częściej wygrywa długość + sensowna fraza.

Zasada numer 2: jedno hasło ≠ wiele miejsc

Jeśli jedno hasło działa w kilku serwisach, to w razie wycieku w jednym miejscu, problem może przejść na kolejne. Dlatego:

jedno konto = jedno unikalne hasło.

Menedżer haseł: najprostszy sposób, żeby robić to dobrze

Jeśli masz korzystać z unikalnych, długich haseł — ręczne zapamiętywanie szybko przestaje być realne. Od tego są menedżery haseł. Co dają w praktyce:

generują mocne, losowe hasła,
automatycznie je uzupełniają,
trzymają wszystko w jednym, zaszyfrowanym miejscu,
pozwalają mieć unikalne hasło wszędzie bez „kombinowania”.

Najważniejszy wniosek: menedżer haseł upraszcza życie — i jednocześnie podnosi poziom bezpieczeństwa.

2FA + hasło: prosta checklista dla użytkownika

Jeśli chcesz zadbać o bezpieczeństwo swojego konta bez zagłębiania się w techniczne szczegóły, wystarczy kierować się tymi prostymi zasadami:

Mam unikalne hasło (inne niż gdziekolwiek indziej).
Hasło jest długie (najlepiej fraza).
Korzystam z menedżera haseł (jeśli mam dużo kont).
W Proassist przechodzę 2FA przy każdym logowaniu.
Mam dostęp do kanału 2FA (telefon lub e-mail) w czasie pracy.

FAQ

Czy 2FA trzeba robić przy każdym logowaniu?
Tak — w Proassist 2FA po aktywacji jest wymagane przy każdym logowaniu.

Czy 2FA spowalnia pracę?
To dodatkowy krok, ale najczęściej trwa kilkanaście sekund. W zamian dostajesz stałe potwierdzanie logowania.

Czy jeśli wybiorę e-mail, to muszę pamiętać o czymś dodatkowym?
Warto mieć pewność, że masz dostęp do skrzynki w godzinach pracy i że wiadomości nie wpadają do SPAM.

Co, jeśli zmienił mi się numer telefonu lub e-mail?
Zaktualizuj dane jak najszybciej (zwykle przez administratora w placówce), żeby nie utknąć na etapie 2FA.

Podsumowanie

W Proassist wprowadziliśmy 2FA jako nowość i wymagamy go przy każdym logowaniu. To prosta zmiana w procesie logowania, która zwiększa kontrolę dostępu do konta. Najlepszy efekt daje połączenie dobrego, unikalnego hasła (najlepiej długiej frazy) oraz 2FA (SMS lub e-mail).

Poznaj możliwości systemu Proassist i przekonaj się, jak może usprawnić pracę Twojej placówki. Skontaktuj się z nami, aby wdrożyć najnowsze rozwiązania w swojej placówce medycznej.