Logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, granatowy kolor.

Inteligentny asystent głosowy!

Logo Proassist
Cennik
Umów się na bezpłatną prezentację
Strona główna ‏‏‎ ‎/‏‏‎ ‎Artykuły według: admin

Autor: admin

Grudniowe nowości od Proassist

Grudzień przyniósł do Proassist worek pełen usprawnień – aż 15 nowych funkcji, w tym 2 stworzone bezpośrednio na podstawie Waszych pomysłów. To zmiany, które realnie wspierają codzienną pracę placówek: odciążają recepcję, porządkują płatności online oraz zwiększają bezpieczeństwo i przejrzystość procesów.

Płatności online dopasowane do realiów placówki

System Proassist umożliwia proste i bezpieczne przyjmowanie płatności online od pacjentów. Moduł przedpłat oferuje szerokie możliwości konfiguracji, dzięki czemu zasady płatności można dostosować do specyfiki placówki, rodzaju usług oraz różnych grup pacjentów. Opłata za wizytę może być realizowana zarówno jako pełna przedpłata, jak i częściowa wpłata w formie zadatku. Co istotne, to placówka decyduje, czy płatność jest obowiązkowa, czy opcjonalna.

Elastyczna konfiguracja zasad płatności online

Nowe funkcje pozwalają ustawić obowiązek płatności online nie tylko dla całej placówki, ale także indywidualnie dla wybranych specjalistów. Dzięki temu każda jednostka może precyzyjnie dopasować zasady do swojego modelu pracy i ograniczyć ryzyko nieodbytych wizyt.

Obowiązkowa przedpłata dla pacjentów pierwszorazowych

Jednym z najczęściej zgłaszanych potrzeb było wprowadzenie obowiązku płatności dla pacjentów zapisujących się po raz pierwszy. Teraz taka wizyta zostanie potwierdzona dopiero po dokonaniu opłaty – niezależnie od tego, czy zapis odbywa się przez rejestrację, specjalistę czy Rejestrację Telefoniczną od Proassist. To skuteczny sposób na zmniejszenie liczby nieodwołanych wizyt.

Płatność wymagana dla pacjentów z czarnej listy

Kolejna nowość, która powstała w odpowiedzi na realne problemy placówek, to możliwość wymagania płatności wyłącznie od pacjentów znajdujących się na czarnej liście. Funkcja ta pozwala zachować elastyczność wobec rzetelnych pacjentów, jednocześnie zabezpieczając grafik przed kolejnymi nieobecnościami.
Konfigurację obowiązku płatności dla pacjentów pierwszorazowych oraz z czarnej listy znajdziesz w PLACÓWKI → Ustawienia (ikona koła zębatego). Dzięki tym zmianom zarządzanie płatnościami staje się prostsze, bardziej przewidywalne i dopasowane do realnych potrzeb placówki.

Link do płatności online i określanie terminu płatności

Kolejna istotna zmiana dotyczy terminu ważności linku do płatności online. Do tej pory, jeśli pacjent umawiał wizytę na odległy termin, np. za dwa tygodnie, musiał dokonać opłaty jeszcze tego samego dnia do północy, w przeciwnym razie system automatycznie anulował wizytę.

Z punktu tworzenia tej funkcji było to uzasadnione – pozwalało placówkom unikać sztucznego blokowania terminów przez pacjentów, którzy nie finalizowali płatności. Jednak po licznych sugestiach od użytkowników zdecydowaliśmy się wprowadzić większą elastyczność i nowe możliwości konfiguracji zasad płatności, aby jeszcze lepiej dostosować je do potrzeb placówek.

Dostępne są warianty:

Czas liczony do terminu wizyty – np. pacjent ma wizytę za dwa tygodnie i musi ją opłacić najpóźniej 48 godzin przed wizytą. W przeciwnym wypadku system automatycznie odwoła wizytę, a termin zostanie udostępniony innemu pacjentowi.

Czas liczony od momentu zapisu oraz do terminu wizyty – np. wizyta musi zostać opłacona do 24 godzin od momentu zapisu i nie później niż 2 godziny przed wizytą.

Skąd moje rejestratorki będą wiedziały, do kiedy pacjent musi zapłacić? Dodatkowe niebieskie dymki podpowiedzi pomagają zrozumieć działanie poszczególnych ustawień – np. wyjaśniają, że jeśli limit godzinowy nie zostanie zaznaczony, system automatycznie przeniesie termin płatności na następny dzień.

Podgląd zasad płatności przy konkretnej wizycie i ręczna zmiana zasad płatności

Wszystkie informacje dotyczące terminu płatności są teraz dostępne w podglądzie wizyty. Rejestratorki mogą w nim sprawdzić dokładny czas, w którym pacjent powinien dokonać płatności, oraz czy płatność została już zrealizowana.

Nowa funkcja pozwala na ręczną zmianę zasad płatności dla pojedynczej wizyty. Użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą w prosty sposób dostosować warunki płatności do konkretnej sytuacji, bez konieczności modyfikowania ustawień dla całej placówki.

Ustawienia uprawnień dotyczących zmian zasad płatności 

Wprowadziliśmy możliwość nadawania lub odbierania użytkownikom uprawnienia do zmiany zasad płatności dla pojedynczej wizyty. To szczególnie przydatne w przypadku nowych pracowników – można w prosty sposób ograniczyć im możliwość zwalniania pacjentów z płatności online, zachowując pełną kontrolę nad procesem.

Modyfikacja zasad płatności w wysłanym linku 

Wprowadziliśmy możliwość edytowania zasad płatności przypisanych do konkretnego linku wysłanego pacjentowi, nawet jeśli różnią się one od globalnych ustawień, np. w przypadku pacjentów VIP czy wyjątkowych sytuacji.

Do tej pory płatność online mogła być realizowana wyłącznie poprzez link wysyłany na e-mail – był to wymóg naszego operatora płatności, AutoPay. Teraz system Proassist umożliwia także wysyłkę linku do płatności w wiadomości SMS, jeśli placówka włączy tę opcję. Dzięki temu pacjenci szybciej otrzymują link, co zmniejsza ryzyko nieopłaconych wizyt, zwiększa wygodę korzystania z systemu i usprawnia zarządzanie terminami w placówce.

Konfiguracja zasad wysyłki automatycznych SMS-ów o płatnościach

Możliwość ustawienia, czy i kiedy system ma wysyłać SMS-y (i e-maile) z informacją o wymaganej płatności oraz linkiem do dokonania opłaty.

SMS o anulowaniu wizyty z powodu braku płatności 

System może automatycznie wysłać wiadomość SMS do pacjenta, jeśli jego rezerwacja zostanie anulowana z powodu niespełnienia warunków płatności online.

Lista płatności online w statystykach 

Nowość prosto z Mapy Pomysłów — w odpowiedzi na jedną z najczęściej zgłaszanych potrzeb naszych klientów wprowadziliśmy nowy raport „Płatności online”, dostępny bezpośrednio w statystykach systemu. Dotychczas logowanie do panelu Autopay bywało kłopotliwe, a klienci podkreślali, że kluczowe jest dla nich łatwe śledzenie statusów płatności bezpośrednio w panelu Proassist. Dlatego poszerzyliśmy integrację z Autopay i przygotowaliśmy kompletny raport płatności online.

Nowy raport umożliwia przegląd wszystkich płatności online w jednym miejscu oraz bieżące monitorowanie statusu każdej transakcji. Rejestratorki mogą kontrolować wpłaty pacjentów i w łatwy sposób filtrować osoby, które jeszcze nie opłaciły wizyty. Co istotne, korzystanie z raportu nie wymaga logowania do konta płatniczego, co zwiększa bezpieczeństwo danych i ułatwia pracę całemu zespołowi. Dzięki temu rozwiązaniu rejestratorka ma pełen wgląd w płatności bez konieczności udostępniania danych logowania do Autopay, co znacząco podnosi komfort i bezpieczeństwo pracy.

Konfiguracja płatności

Raport płatności w formacie XLS

Teraz możesz w prosty sposób wygenerować kompletny raport wszystkich płatności w formacie XLS – idealny dla działu księgowości, managerów czy osób odpowiedzialnych za finanse placówki. Raport zawiera szczegółowe informacje o każdej transakcji, co ułatwia kontrolę finansów, analizę przychodów oraz prowadzenie dokumentacji zgodnie z wymaganiami. Dzięki tej funkcji zarządzanie płatnościami staje się szybsze, bardziej przejrzyste i w pełni dopasowane do potrzeb placówki.

Dwuskładnikowe logowanie (2FA) – SMS lub e-mail

Nowość prosto z Mapy Pomysłów. Wprowadziliśmy dodatkową warstwę bezpieczeństwa podczas logowania w postaci kodu wysyłanego SMS-em lub e-mailem. Dzięki dwuskładnikowej autoryzacji (2FA) dostęp do konta jest jeszcze lepiej chroniony, a proste rozwiązanie znacząco zwiększa bezpieczeństwo danych użytkowników.

Dla tych, którzy wolą oglądać – kliknij tutaj.

Dla tych, którzy wolą czytać – kliknij tutaj.

Kompleksowa obsługa pacjenta w nowym wymiarze

Nowa jakość w obsłudze pacjentów w Proassist to usprawniony moduł płatności, zintegrowany system wiadomości SMS oraz dodatkowe bezpieczeństwo dzięki dwuskładnikowej autoryzacji (2FA). Te rozwiązania zwiększają wygodę pracy rejestracji, ułatwiają dostęp personelu medycznego do informacji o płatnościach i wizytach, a pacjentom gwarantują terminowe powiadomienia i większe poczucie bezpieczeństwa. Proassist konsekwentnie rozwija narzędzia, które wspierają zarówno duże centra medyczne, jak i indywidualne gabinety, dostosowując je do realnych potrzeb placówek.

Poznaj możliwości, jakie daje Proassist, i zobacz, jak może zwiększyć efektywność Twojej placówki. Skontaktuj się z nami, aby wdrożyć nowe rozwiązania — a jeśli już z nich korzystasz, podziel się opinią. Dzięki Twoim sugestiom tworzymy system jeszcze lepiej dopasowany do potrzeb użytkowników.

Aplikacja do dokumentacji medycznej – zarządzaj gabinetem z telefonu

Prowadzenie gabinetu medycznego to nie tylko leczenie pacjentów, ale też sprawna organizacja dokumentacji, wizyt i rozliczeń. W codziennej praktyce lekarza lub menedżera placówki każda niedokładność w dokumentacji, nieprzestrzeganie procedur czy chaos organizacyjny mogą prowadzić do problemów prawnych i finansowych. Z pomocą przychodzi aplikacja mobilna Proassist – nowoczesne narzędzie, które pozwala zarządzać całym gabinetem, w tym dokumentacją medyczną, wprost z telefonu.

Dzięki niej wszystkie wizyty pacjentów można planować i monitorować w jednym miejscu, a dokumentacja medyczna jest tworzona na bieżąco, w sposób kompletny i zgodny z wymogami prawa. System umożliwia także łatwe podpisywanie dokumentów i zgód na zabiegi, szybkie przekazywanie zaleceń pozabiegowych oraz rejestrowanie wszystkich zdarzeń, co zwiększa bezpieczeństwo prawne personelu medycznego.

Proassist nie tylko ułatwia codzienną pracę, ale także minimalizuje ryzyko błędów i pomaga zachować porządek w gabinecie. Dzięki aplikacji zarządzanie dokumentacją kontakt z pacjentem czy obsługa płatności stają się intuicyjne i szybkie, co pozwala lekarzom i personelowi medycznemu skupić się przede wszystkim na leczeniu i opiece nad pacjentem.

Wszystkie dane w jednym miejscu

Dzięki Proassist wszystkie informacje o pacjencie masz zawsze pod ręką. Historia wizyt, dokumenty, notatki i zdjęcia są przechowywane w cyfrowej karcie pacjenta, co pozwala szybko odtworzyć przebieg leczenia. Pacjenci czują się lepiej zaopiekowani, a Ty zyskujesz więcej czasu na to, co najważniejsze – ich zdrowie. W kolejnych sekcjach przedstawimy szczegółowo każdą funkcję systemu, pokazując, jak może ułatwić codzienną pracę w gabinecie.

Kalendarz wizyt – pełna kontrola nad harmonogramem

Każda minuta w gabinecie się liczy, dlatego kalendarz wizyt w aplikacji został zaprojektowany tak, aby w przejrzysty sposób pokazywać godziny, pacjentów i statusy wizyt. Wszystkie najważniejsze informacje masz zawsze pod ręką, bez potrzeby zbędnego przewijania czy klikania.

Dzięki intuicyjnemu widokowi i płynnej obsłudze możesz łatwo zarządzać wizytami i mieć szybki dostęp do najczęściej używanych funkcji. Kalendarz pozwala skupić się na pracy z pacjentem, a nie na szukaniu informacji, a przy tym dostosowuje się do Twojego sposobu pracy, aby codzienna organizacja była maksymalnie wygodna i efektywna.

Dokumentacja zdjęciowa w telefonie

W Proassist możesz robić zdjęcia bezpośrednio z aplikacji i zapisywać je w elektronicznej dokumentacji medycznej pacjenta. Wbudowany aparat pozwala w prosty sposób dodawać zdjęcia do kart pacjentów, co jest szczególnie przydatne dla specjalistów monitorujących zmiany wizualne, na przykład w dermatologii, podologii czy medycynie estetycznej.

Zdjęcia trafiają od razu do dokumentacji, bez potrzeby przesyłania czy kopiowania plików. Historia zdjęć jest przechowywana w jednym miejscu, dzięki czemu możesz łatwo porównywać stan przed i po leczeniu, bez tracenia czasu na szukanie plików na telefonie. Co więcej, w aplikacji nie ma limitu liczby zdjęć – możesz dodawać dowolną ilość plików do każdej karty pacjenta.

Głosowe wypełnianie EDM

Mów, a aplikacja sama uzupełni dokumentację za Ciebie. Zamiast wpisywać informacje ręcznie, wystarczy, że powiesz je na głos – system automatycznie zamieni Twoje słowa w tekst w EDM. 

Korzystanie z tej funkcji pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ dokumentację stworzysz szybciej niż przy tradycyjnym pisaniu. Jednocześnie możesz w pełni koncentrować się na rozmowie z pacjentem, nie odrywając uwagi. Aplikacja zapewnia również dokładność i wygodę, rozpoznając typowe zwroty, nazwy zabiegów, leków oraz schorzeń.

E-dokumenty i rozliczenia

Możesz wystawiać e-recepty, e-skierowania i e-zwolnienia bezpośrednio z telefonu – szybko, wygodnie i bez potrzeby wracania do komputera. Wszystkie formalności załatwisz w trakcie wizyty, nawet domowej. E-recepty wysyłasz pacjentowi od ręki, e-skierowania uzupełniasz jednym dotknięciem, a e-zwolnienia trafiają do pacjenta natychmiast na maila.

Rozliczenia za wizytę również odbywają się w aplikacji. Wystawiasz faktury, pobierasz płatności online i drukujesz paragony bez dodatkowych programów. Wszystko działa błyskawicznie i bez zbędnych kliknięć. Dzięki Proassist wystawisz faktury jednym kliknięciem, wygenerujesz link do płatności online, a raz skonfigurowana kasa fiskalna automatycznie drukuje dokumenty bez opuszczania widoku wizyty.

Podpisy elektroniczne na dokumentach

Zapomnij o drukowaniu, długopisach i późniejszym skanowaniu – w Proassist dokumenty podpisujesz elektronicznie, bezpośrednio w aplikacji. Ankiety, zgody i formularze trafiają od razu do EDM, bez opóźnień i bez konieczności fizycznego archiwizowania.

Korzystając z tej funkcji, całkowicie eliminujesz papier – nie musisz drukować, skanować ani przechowywać dokumentów. Pacjent podpisuje dokumenty na Twoim urządzeniu, a Ty od razu masz gotowy, kompletny plik. Wszystko odbywa się w pełni legalnie i bezpiecznie, zgodnie z wymogami RODO.

Zarządzanie gabinetem w ruchu

Aplikacja Proassist to kompleksowe narzędzie do codziennej obsługi pacjentów i gabinetu – od rejestracji, przez dokumentację, aż po rozliczenia. Każdy detal został zaprojektowany tak, aby skrócić czas pracy, wyeliminować błędy i pozwolić skupić się na tym, co najważniejsze – leczeniu.

Praca w ruchu staje się prostsza dzięki funkcjom takim jak multi-logowanie, które pozwala przełączać się między kontami specjalistów bez wylogowywania – idealne dla lekarzy pracujących w kilku placówkach lub w zespole. Wyszukiwarka z dynamicznymi filtrami umożliwia szybkie znalezienie wizyty lub usługi według nazwy, statusu, daty, specjalizacji czy placówki. Zarządzanie pokojami odbywa się bezpośrednio z telefonu – w prosty sposób możesz zaplanować, w których gabinetach będą przyjmować poszczególni specjaliści każdego dnia.

Uproszczona lista wizyt zapewnia wygodny podgląd i łatwą edycję wizyty, kart pacjenta oraz płatności, co znacząco usprawnia pracę w gabinecie, w terenie i podczas wideokonsultacji.

Pobierz aplikację Proassist

Aplikacja do dokumentacji medycznej jest dostępna na Android i pozwala zarządzać wizytami, dokumentacją oraz rozliczeniami w jednym miejscu. Zyskaj więcej czasu dla swoich pacjentów i uporządkuj wszystkie procesy w gabinecie.

Umów się na prezentację i przekonaj się, jak Proassist może usprawnić działanie Twojego gabinetu!

Rewolucja w płatnościach online – nowe możliwości w Proassist

Najnowsza aktualizacja systemu Proassist wprowadza wiele praktycznych usprawnień, przygotowanych z myślą o codziennej pracy lekarzy, rejestratorek i osób zarządzających placówkami medycznymi. Nowa funkcjonalność, oparta na integracji z Autopay i opracowana we współpracy z prawnikami, tworzy w pełni zautomatyzowany i prawnie zaopiekowany system przedpłat oraz płatności online, który w pełni spełnia wymogi prawa medycznego i ochrony konsumentów.

System pozwala elastycznie określić, kiedy pacjent musi opłacić wizytę, np. w ciągu kilku dni przed terminem, w określonym czasie po rezerwacji. Jeśli płatność nie zostanie dokonana – rezerwacja jest automatycznie anulowana, a miejsce w grafiku wraca do dostępnych. To rozwiązanie, które eliminuje niepotrzebne rezerwacje, ogranicza liczbę „no-show” i usprawnia pracę rejestracji. Dla pacjentów to również wygoda – mogą dokonać przedpłaty nawet po godzinach pracy gabinetu, bez konieczności kontaktu z placówką. System pozwala na indywidualne ustawienia zasad płatności dla pacjentów pierwszorazowych oraz dla osób często odwołujących wizyty bez uprzedzenia, z tzw. czarnej listy. To prawdziwa rewolucja w płatnościach medycznych – nowoczesna, bezpieczna i w pełni dopasowana do realiów pracy placówek.

Udoskonalone płatności online – pełna integracja i większa elastyczność

Nowa funkcjonalność, zintegrowana z Autopay, została przygotowana we współpracy z prawnikami i zapewnia w pełni zautomatyzowany, bezpieczny oraz zgodny z prawem system przedpłat i płatności online – spełniający wszystkie wymogi prawa medycznego oraz ochrony konsumentów.

Dzięki rozbudowanej konfiguracji zasad płatności, placówka może precyzyjnie określić moment, w którym pacjent musi opłacić wizytę – zarówno globalnie dla całej jednostki, jak i indywidualnie dla wybranych specjalistów.

Kluczową zmianą jest to, że osoba rejestrująca się online z wyborem płatności online rezerwuje jedynie termin wizyty. Wizyta staje się potwierdzona i umówiona dopiero po dokonaniu płatności. System automatycznie wysyła do pacjenta wiadomość SMS z przypomnieniem o konieczności opłacenia wizyty – jasno informując, że jeśli zarezerwowałeś termin, twoja wizyta zostanie potwierdzona po dokonaniu płatności. Dodatkowo nowe opcje umożliwiają np. zablokowanie zapisów po przekroczeniu określonej godziny, co zapobiega sytuacjom, w których pacjent nie zdążyłby opłacić wizyty w wymaganym czasie.

Placówki mogą wybrać jeden z kilku sposobów określania terminu płatności:

  • do określonej godziny w dniu zapisu – np. „do godziny 20:00”, z możliwością zdefiniowania, ile godzin przed wizytą najpóźniej można dokonać opłaty;
  • do terminu wizyty – np. „najpóźniej X godzin przed planowaną wizytą”;
  • od momentu zapisu – np. „w ciągu X godzin od rezerwacji, ale nie później niż X godzin przed wizytą”.

Dodatkowe niebieskie dymki podpowiedzi pomagają użytkownikom zrozumieć działanie poszczególnych ustawień – np. wyjaśniają, że jeśli limit godzinowy nie zostanie zaznaczony, system automatycznie przeniesie termin płatności na następny dzień.

Udoskonalony moduł płatności to połączenie elastyczności dla pacjentów i pełnej kontroli dla placówek, które mogą teraz samodzielnie dopasować zasady do swojego modelu pracy i ograniczyć ryzyko nieopłaconych rezerwacji.

Płatność wymagana dla pacjentów pierwszorazowych 

Jedną z najczęstszych przyczyn przerw w grafiku lekarzy są pacjenci, którzy zapisują się na wizytę, ale ostatecznie się nie pojawiają. W najnowszej wersji Proassist wprowadziliśmy rozwiązanie, które realnie pomaga temu zapobiec – zasadę przedpłaty dla pacjentów pierwszorazowych.

Placówka może teraz ustawić, by osoby umawiające się po raz pierwszy były zobowiązane do dokonania płatności online przed wizytą. Dzięki temu rezerwacja zostaje potwierdzona dopiero po opłaceniu, co znacząco ogranicza ryzyko pustych terminów w grafiku.

To rozwiązanie nie tylko porządkuje kalendarz, ale też zwiększa zaangażowanie pacjentów – przedpłata motywuje do dotrzymania umówionego terminu, a jednocześnie buduje świadomość, że czas specjalisty ma realną wartość.

Płatność wymagana dla pacjentów z czarnej listy

W odpowiedzi na sugestie użytkowników wprowadziliśmy funkcję przedpłat, która pozwala skuteczniej zarządzać pacjentami znajdującymi się na tzw. czarnej liście – w ich przypadku rezerwacja terminu zostaje potwierdzona dopiero po dokonaniu płatności. Wszyscy znamy pacjentów, którzy wielokrotnie nie pojawiali się na wizycie lub regularnie odwołują ją w ostatniej chwili. Ta zasada ma priorytet nad pozostałymi ustawieniami płatności, dzięki czemu nie trzeba ręcznie modyfikować każdego z nich.

Placówka ma pewność, że termin nie zostanie zablokowany bez zobowiązania, a grafik pozostanie uporządkowany. To proste, ale niezwykle skuteczne narzędzie, które chroni czas lekarzy i stabilność harmonogramu, jednocześnie dając pacjentom jasny i sprawiedliwy komunikat: zarezerwowany termin to realne zobowiązanie.

Raport — lista płatności online

Rejestratorki w prosty sposób mogą monitorować status każdej transakcji. Każda dokonana przez pacjenta płatność oznaczona jest statusem „opłacone”, dzięki czemu łatwo sprawdzić, które wizyty zostały już opłacone. Kolejny status to „przeterminowane – gdy minął termin płatności, a pacjent nie zapłacił oraz „oczekuje – gdy płatność jeszcze nie została wykonana, ale termin jeszcze nie minął.

Dodatkowo w zakładce Statystyki dostępny jest nowy raport – „Płatności online”. Umożliwia on wygenerowanie zestawienia w formacie XLS, obejmującego wszystkie płatności z wybranego okresu: te, które zostały wysłane do pacjentów, już opłacone, a także te, których termin zapłaty minął. To praktyczne narzędzie znacząco ułatwia codzienną pracę rejestracji i pozwala na pełną przejrzystość w zakresie rozliczeń online.

SMS o płatnościach

Wraz z wdrożeniem nowego systemu płatności online wprowadziliśmy również aktualizację ustawień wiadomości SMS, tak by komunikacja z pacjentem była maksymalnie jasna i dopasowana do sytuacji. Treść komunikatów odnosi się bezpośrednio do przypomnienia o płatności. Dzięki temu użytkownik może zdecydować, czy system ma:

  • wysyłać SMS (oraz e-mail) z informacją o wymaganym terminie opłacenia wizyty wraz z linkiem do płatności (przykład: jeśli pacjent zapisze się o 18:00, ma czas do 22:00 tego samego dnia na dokonanie płatności),
  • wysyłać SMS (oraz e-mail) z linkiem do płatności opcjonalnych, zawierającym informację o zarezerwowanym terminie.

To kolejne usprawnienie, które pozwala placówkom utrzymać pełną kontrolę nad komunikacją z pacjentami, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko pomyłek. Ponadto powiadomienie SMS zostanie wysłane do pacjenta w przypadku anulowania wizyty z powodu niespełnienia warunków płatności online.

Nowa jakość w obsłudze pacjentów

Udoskonalony moduł płatności oraz zintegrowany system wiadomości SMS to kolejne kroki w kierunku jeszcze większej automatyzacji i wygody w codziennej pracy placówek medycznych. Aktualizacje te mają jeden wspólny cel — uprościć obsługę pacjentów i usprawnić komunikację na każdym etapie kontaktu z placówką. Dzięki nowym rozwiązaniom rejestracja może skupić się na bezpośrednim kontakcie z pacjentem, personel medyczny ma natychmiastowy dostęp do informacji o płatnościach i wizytach, a pacjent otrzymuje jasne i terminowe powiadomienia, co zwiększa jego poczucie bezpieczeństwa i zmniejsza liczbę nieobecności. Proassist konsekwentnie rozwija narzędzia, które wspierają zarówno duże centra medyczne, jak i indywidualne gabinety — zapewniając kompleksowe, nowoczesne i dopasowane do realnych potrzeb rozwiązania.

Poznaj możliwości, jakie daje Proassist, i zobacz, jak może zwiększyć efektywność Twojej placówki. Skontaktuj się z nami, aby wdrożyć nowe rozwiązania — a jeśli już z nich korzystasz, podziel się opinią. Dzięki Twoim sugestiom tworzymy system jeszcze lepiej dopasowany do potrzeb użytkowników.

Zmiany w KSeF — bądź gotowy na nowe obowiązki

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesny system teleinformatyczny, który umożliwia m.in.: wystawianie, wysyłanie, odbieranie, przeglądanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych i nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z systemu.

Faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie XML, oparty na obowiązującym schemacie FA(3). Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje automatycznie unikalny numer identyfikacyjny.

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy uwierzytelnić się w systemie. Może to zrobić sam

przedsiębiorca albo osoba lub podmiot przez niego upoważniony. Przepisy określają dostępne metody logowania, takie jak m.in. Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany czy pieczęć kwalifikowana. W tym artykule znajdziesz przystępne omówienie kluczowych informacji o KSeF oraz wskazówki, jakie działania warto podjąć już teraz, aby dobrze przygotować się do nadchodzących zmian.

Kto korzysta z KSeF?

Z KSeF mogą korzystać różne podmioty, o ile zostaną uwierzytelnione zgodnie z przepisami wykonawczymi. Są to przede wszystkim podatnicy, tacy jak jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, grupy VAT czy jednostki samorządu terytorialnego. Z systemu mogą korzystać również podmioty wskazane przez podatnika, na przykład biura rachunkowe.

Dostęp do KSeF mają także podmioty wymienione w art. 106c ustawy o VAT, czyli organy egzekucyjne i komornicy sądowi, a także osoby fizyczne przez nie wskazane. Uprawnienia do systemu mogą otrzymać również osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadał stosowne upoważnienia.

Korzystać z KSeF mogą ponadto inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne uprawnione do systemu, o ile przysługuje im prawo do dalszego nadawania takich uprawnień.

Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać od dwóch różnych terminów.

Od 1 lutego 2026 r. będą musieli wystawiać je przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców z nielicznymi wyjątkami, o których mowa poniżej.

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF dotyczą kilku sytuacji. Po pierwsze, zwolnieni są podatnicy, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, a także transakcje dokonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takich przypadkach możliwe jest jednak dobrowolne wystawienie faktury w KSeF.

Po drugie, wyłączenia dotyczą określonych rodzajów transakcji, takich jak procedura nieunijna OSS, import IOSS czy okazjonalny międzynarodowy przewóz drogowy osób. W tych przypadkach nie ma możliwości dobrowolnego wystawiania faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF.

Po trzecie, przepisy wykonawcze wskazują na wyłączenia dla usług przewozowych i przejazdów autostradą dokumentowanych biletami jednorazowymi, usług zwolnionych z VAT (usług ubezpieczeniowych, udzielania kredytów i pożyczek, w zakresie poręczeń, gwarancji i innych zabezpieczeń transakcji finansowych, depozytów pieniężnych, usług, których przedmiotem są udziały lub instrumenty finansowe, transakcji dotyczących walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy) oraz transakcji w ramach samofakturowania, jeśli nabywca lub sprzedawca nie są identyfikowani polskim NIP. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów możliwe jest jednak dobrowolne wystawienie faktury ustrukturyzowanej.

Dodatkowo, do końca 2026 roku podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeśli łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, a także faktury do 450 zł przy użyciu kas fiskalnych. Do KSeF nie przesyła się faktur proforma, faktur i dowodów wewnętrznych, not uznaniowych i obciążeniowych ani rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Od 1 lutego 2026 roku nie będą również wystawiane noty korygujące ani w KSeF, ani poza nim.

Faktura z załącznikiem

Zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, która nie będzie obowiązkowe. Załącznik stanowić będzie integralną część faktury. Będą mogły się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury, przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a także dane ściśle z nimi związane. W załączniku nie będzie można zamieszczać informacji marketingowych.

Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać od 1 stycznia 2026 r.

KSeF a PEF

Do tej pory system faktur ustrukturyzowanych w ramach ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.) funkcjonował osobno od fakultatywnego systemu faktur ustrukturyzowanych w KSeF. W okresie obowiązkowego korzystania z KSeF wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Faktury wystawione w relacji B2G (Business to Government) w ramach PEF, po przesłaniu do KSeF i nadaniu numeru KSeF, będą automatycznie udostępnione kontrahentowi i uznane za faktury ustrukturyzowane.

Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA 

Od 1 kwietnia 2026 r. w KSeF będzie można wystawiać faktury VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujące zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych faktur w systemie nie będzie obowiązkowe. Jednak jeśli rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w tym systemie, nabywca będzie zobowiązany do ich wystawiania w KSeF aż do momentu odwołania wskazania. Dla tych faktur przewidziano odrębną strukturę logiczną FA_RR(1). Każda wysłana do KSeF faktura musi mieć NIP sprzedawcy.

Jak się uwierzytelnić w systemie KSeF?

Aby zalogować się, a właściwie uwierzytelnić w systemie KSeF – czyli potwierdzić swoją tożsamość – osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą będzie potrzebować jednego z następujących narzędzi: profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub certyfikatu KSeF.

W przypadku prowadzenia działalności w formie spółki sprawa wygląda nieco inaczej. Najpierw należy złożyć w urzędzie skarbowym druk ZAW-FA, wskazując osobę uprawnioną do uwierzytelnienia w KSeF. Dopiero po nadaniu uprawnień tej osobie fizycznej będzie możliwe uwierzytelnienie w systemie. Formularz ZAW-FA można pobrać tutaj. Gdy ZAW-FA jest już złożony lub jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i nie musisz go składać, można przejść do najpopularniejszych i bezpłatnych metod uwierzytelnienia: profilu zaufanego lub certyfikatu KSeF. W przypadku podmiotów prawnych możliwe jest także korzystanie z pieczęci elektronicznej.

Generowanie Certyfikatów KSeF w module MCU

Mając już profil zaufany, czyli podstawowe narzędzie do uwierzytelnienia w KSeF, możemy przejść do wygenerowania Certyfikatów KSeF w module MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień). Jeden z certyfikatów służy do uwierzytelniania w systemie KSeF, a drugi do wystawiania faktur offline. Oba certyfikaty będą aktywne od 1 lutego 2026 roku.

Aby wygenerować certyfikat, przechodzimy na stronę MCU i logujemy się profilem zaufanym. Następnie wybieramy rodzaj certyfikatu – w naszym przypadku certyfikat do uwierzytelnienia. Możemy wskazać datę rozpoczęcia jego ważności, certyfikat będzie ważny przez 2 lata od wybranej daty. Po kliknięciu „Wyślij wniosek o wydanie Certyfikatu” certyfikat zostanie wygenerowany i będzie można go pobrać na dysk w formacie „crt”.

Stąd można również przejść do listy wszystkich certyfikatów lub złożyć wniosek o kolejny. Aby wygenerować drugi certyfikat do wystawiania faktur offline, należy powtórzyć te same kroki: wybierając w odpowiednim punkcie opcję „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”. Po wykonaniu wszystkich kroków oba certyfikaty będą zapisane na dysku.

Uwaga! Certyfikatów i haseł nie wolno udostępniać osobom trzecim. Należy korzystać z nich wyłącznie samodzielnie lub wprowadzać bezpośrednio do systemu, który łączy się z KSeF, na przykład do programu fakturowego.

Kolejnym krokiem w module MCU jest nadawanie uprawnień. Po zalogowaniu należy przejść do zakładki „Uprawnienia” po lewej stronie panelu. Tam można dodać administratora, przyznać uprawnienia innym osobom, zarządzać istniejącymi uprawnieniami oraz sprawdzić, jakie uprawnienia są przypisane do nas w danym podmiocie.

Logowanie do Aplikacji KSeF

Przechodzimy do kolejnego kroku – logowania do Aplikacji KSeF. Obecnie uwierzytelnienie w systemie KSeF 2.0 w środowisku testowym jest możliwe wyłącznie przy użyciu mechanizmu testowego BomTox, certyfikatu kwalifikowanego lub odcisku palca certyfikatu kwalifikowanego. Możliwość logowania innymi metodami będzie dostępna dopiero po uruchomieniu Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym. Aplikację KSeF 2.0 w trybie testowym można znaleźć tutaj. 

Po wejściu na wskazaną stronę i wybraniu opcji „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur” możemy zalogować się testowo i wejść do środowiska KSeF 2.0. W menu systemu dostępne są następujące sekcje:

  • Faktury – można wystawić (wprowadzić) nową fakturę, wczytać ją z pliku XML oraz przeglądać listę faktur sprzedaży i zakupu, a także listę faktur podmiotów, które udzieliły nam odpowiednich uprawnień.
  • Historia sesji – w tej sekcji widoczne są faktury wysłane w ramach bieżącej sesji logowania.
  • Uprawnienia – tutaj można dodać administratora, nadać uprawnienia innym osobom, zarządzać już przyznanymi uprawnieniami oraz sprawdzić własne uprawnienia nadane przez innych użytkowników.
  • Tokeny – sekcja umożliwia wygenerowanie nowego tokenu oraz przegląd listy wcześniej utworzonych tokenów.
  • Certyfikaty – funkcjonalność odpowiada modułowi MCU, pozwalająca na zarządzanie certyfikatami, moduł ten ma zostać całkowicie przeniesiony do KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.

Generujemy Token w Aplikacji Podatnika KSeF

Token to unikalny, 40-znakowy kod, który działa jak klucz otwierający dostęp do określonych funkcji systemu, do których został przypisany. Tokeny będą ważne do 31 grudnia 2026 roku. 

W menu Aplikacji Podatnika wybieramy sekcję „Tokeny”, następnie klikamy „Generuj Token”, wpisujemy nazwę tokena oraz określamy jego zakres uprawnień, a na końcu klikamy „Generuj Token”. Po wygenerowaniu pojawi się kod – Token. Ważne jest, że nie będziemy mogli zobaczyć go ponownie, dlatego należy go od razu skopiować. Możemy go np. wysłać do biura rachunkowego lub wkleić do panelu klienta, jeśli umożliwia podgląd faktur bezpośrednio z KSeF. Token pełni wtedy rolę łącznika między naszym systemem fakturowania lub panelem klienta a systemem KSeF.

Kilka trybów działania KSeF

W KSeF przewidziano kilka trybów wystawiania faktur, w zależności od dostępności systemu i łączności.

  1. Tryb ONLINE — KSeF funkcjonuje prawidłowo, a data wystawienia faktury jest równa dacie jej wysłania do systemu.
  2. Tryb OFFLINE24 stosuje się wtedy, gdy KSeF działa poprawnie, ale problemy z internetem występują po stronie przedsiębiorcy. Fakturę wystawia się w strukturze FA(3) w formacie XML i trzeba ją wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, by nadać jej numer KSeF. Jeśli w tym czasie pojawi się oficjalnie ogłoszona awaria w BIP Ministerstwa Finansów, termin wydłuża się do 7 dni roboczych. Z kolei w przypadku całkowitej awarii KSeF faktury nie dosyła się już do systemu. Na takich fakturach muszą znaleźć się dwa kody QR: OFFLINE (umożliwia dostęp do faktury w KSeF i potwierdza poprawność danych na niej zawartych) oraz Certyfikat (potwierdzający tożsamość wystawcy faktury).
  3. Tryb OFFLINE dotyczy sytuacji, w której KSeF jest czasowo wyłączony np.: z powodu prac serwisowych. Faktury wystawia się w strukturze FA(3) i wysyła po przywróceniu działania systemu — najpóźniej następnego dnia roboczego. Jeśli jednak między wystawieniem faktury a jej wysłaniem do KSeF wystąpi awaria lub całkowita niedostępność systemu, stosuje się zasady obowiązujące w trybie OFFLINE24, łącznie z dwoma kodami QR.
  4. Tryb AWARYJNY uruchamia się w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii systemu. Fakturę wystawia się jako FA(3) i przekazuje nabywcy w uzgodniony sposób. Do KSeF trzeba ją dosłać w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii w celu nadania numer KSeF. Jeśli w tym czasie wystąpi kolejna awaria, obowiązują zasady trybu OFFLINE24. Również wymagane są dwa kody QR.
  5. Tryb AWARIA CAŁKOWITA przewidziano na sytuacje nadzwyczajne, ogłaszane publicznie — zagrożenia kraju lub infrastruktury. Faktury mogą być papierowe lub elektroniczne, nie muszą mieć struktury FA(3), nie wysyła się ich do KSeF i nie trzeba stosować kodów QR. Dokument przekazuje się nabywcy dowolną uzgodnioną metodą.

Więcej o trybach działania KSeF znajdziesz tutaj. 

Kary za niestosowanie KSeF

Sytuacja przedstawia się następująco: dobre wiadomości są takie, że do 31 grudnia 2026 roku nie będą nakładane żadne kary ani sankcje za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF.

Od stycznia 2027 roku kary będą wyglądały w przybliżeniu następująco: za niewystawienie faktury, wystawienie jej w sposób wadliwy, nieprzechowywanie dokumentu lub dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej, jeśli był taki obowiązek, grozić będzie kara grzywny do 180 stawek dziennych. Natomiast za wystawienie faktury nierzetelnie lub posługiwanie się takim dokumentem kara może sięgać do 720 stawek dziennych, a w skrajnych przypadkach przewidziana jest również kara pozbawienia wolności na czas nie krótszy niż rok lub obie te sankcje łącznie. Warto pamiętać, że wysokość stawki dziennej nie jest stała – ustala ją sąd, uwzględniając dochody sprawcy, jego sytuację osobistą i rodzinną, stosunki majątkowe oraz możliwości zarobkowe.

Poprawienie faktury oraz oprogramowanie do fakturowania a KSeF

Faktura przesłana do KSeF staje się dokumentem nienaruszalnym – nie można jej edytować ani modyfikować. Jeśli konieczne jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian, jedyną dopuszczalną formą jest wystawienie faktury korygującej, którą następnie również przesyłamy do KSeF, na takich samych zasadach jak faktury pierwotne. Aby wystawić fakturę, potrzebne jest połączenie oprogramowania do fakturowania z KSeF. Można to zrobić na dwa sposoby: za pomocą Tokenu (ważnego do 31.12.2026 r.) lub Certyfikatu (ważnego od 1.02.2026 r.).

Podsumowanie

KSeF wprowadza zupełnie nowy sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur, a obowiązek jego stosowania już wkrótce obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców. Warto więc jak najszybciej przygotować się do zmian — zweryfikować metody uwierzytelnienia, wygenerować potrzebne certyfikaty, nadać uprawnienia odpowiednim osobom i sprawdzić, czy Twoje oprogramowanie jest gotowe na integrację z KSeF.

Jeśli prowadzisz placówkę medyczną, kluczowe jest narzędzie, które nie tylko umożliwi Ci sprawną pracę, ale także zadba o bezpieczeństwo danych pacjentów. Proassist to system stworzony specjalnie dla branży medycznej — oferuje zarządzanie harmonogramem wizyt, dokumentacją, e-rejestracją oraz pełną zgodność z RODO, a dodatkowo wykorzystuje Inteligentnego Asystenta Głosowego AI. Co ważne, w Proassist możesz dodać swoją księgową, dzięki czemu zapewnisz jej stały, uporządkowany dostęp do faktur i danych finansowych. Zyskujesz przejrzystość sytuacji, oszczędzasz czas i eliminujesz ryzyko błędów. 

Wprowadź nowoczesne technologie do swojej placówki już dziś i podnieś standard obsługi oraz bezpieczeństwa na wyższy poziom.

AI w służbie zdrowia — od czego zacząć wdrażanie sztucznej inteligencji w placówce?

Pierwszy certyfikowany algorytm AI zdolny do samodzielnego postawienia diagnozy – bez udziału lekarza – pojawił się w 2018 r. w Stanach Zjednoczonych. Wykorzystuje się go do wykrywania retinopatii cukrzycowej w badaniach okulistycznych. Od tego czasu rozwój technologii przyspieszył: w USA funkcjonuje już ponad 1100 certyfikowanych algorytmów, z których większość wspiera radiologię, analizując obrazy diagnostyczne, takie jak tomografia komputerowa czy rezonans magnetyczny.

W Polsce tempo adopcji rozwiązań AI jest wolniejsze, choć widać wyraźny postęp. Według danych Centrum e-Zdrowia z 2024 r. sztuczna inteligencja wykorzystywana jest w 13,2% szpitali, głównie w radiologii — w ok. 34% placówek przy interpretacji tomografii komputerowej oraz w 16% przy analizie rezonansu magnetycznego.

Tymczasem w Stanach Zjednoczonych AI wspiera już znacznie szerszy zakres działań: od automatycznej transkrypcji rozmów lekarz–pacjent do EDM, po generowanie podsumowań z dokumentacji medycznej przy użyciu modeli generatywnych. Widać więc wyraźnie, że światowa medycyna szybko przesuwa się w stronę pełnej integracji AI z codzienną praktyką kliniczną. W Polsce jedną z głównych barier pozostają koszty, niejasne przepisy oraz niewystarczająca dojrzałość cyfrowa części podmiotów medycznych. Menedżerowie często balansują między FOMO — obawą przed pozostaniem w tyle — a przekonaniem, że wdrożenie AI wciąż przekracza ich możliwości organizacyjne czy finansowe.

Tym bardziej istotne jest, aby już dziś przygotowywać grunt pod wykorzystanie sztucznej inteligencji, nawet jeśli pełne wdrożenie wydaje się odległe. Dynamiczny rozwój AI oraz szybki przyrost systemów i urządzeń medycznych opartych na algorytmach sprawią, że w perspektywie kilku lat korzystanie z AI stanie się w placówkach medycznych standardem. Od czego więc zacząć, jeśli Twoja przychodnia, klinika lub gabinet chce postawić pierwszy krok w stronę inteligentnych technologii?

Zacznij od obszarów, które przyniosą szybkie efekty – „małe AI” 

Wdrożenie AI znacząco różni się od implementacji tradycyjnych systemów IT. Wymaga odmiennego sposobu myślenia, nowych kompetencji i — przede wszystkim — świadomej, dobrze zdefiniowanej strategii. Budowa kultury organizacyjnej sprzyjającej wykorzystaniu AI może potrwać kilka lat, dlatego warto zaczynać od tzw. „małego AI” — rozwiązań, które usprawniają konkretne procesy i przynoszą szybkie, mierzalne korzyści.

Strategia wdrażania sztucznej inteligencji powinna przede wszystkim wskazać, w których obszarach przyniesie ona największą wartość, jakie elementy opieki i jakości leczenia można realnie usprawnić dzięki algorytmom, a także, z jakich rozwiązań korzystają liderzy rynkowi i jakie osiągają rezultaty.

To właśnie odpowiedzi na te kluczowe pytania przesądzą o tym, czy placówka medyczna płynnie wejdzie w erę AI, czy też pozostanie w tyle za dynamicznie zmieniającym się rynkiem ochrony zdrowia.

Inteligentni Asystenci AI 

Asystent może działać jako chatbot na stronie internetowej lub wewnętrzne narzędzie wspierające specjalistów. Pierwszy z nich odpowiada na najczęstsze pytania o godziny otwarcia, przygotowanie do badań, terminy czy ceny usług — korzystając z wiedzy placówki zapisanej w dokumentach, procedurach i ofertach. To rozwiązanie nie tylko odciąża rejestrację, ale również wymusza uporządkowanie informacji: opisów usług, cenników czy procedur. Dzięki temu komunikacja z pacjentem staje się spójna, a nowe osoby w rejestracji otrzymują gotowe wsparcie w postaci narzędzia, które „zna” ofertę tak dobrze, jak doświadczeni pracownicy.

Drugie rozwiązanie może zrewolucjonizować pracę lekarza. Inteligentny Asystent Głosowy AI Proassist pozwala na dyktowanie dokumentacji medycznej zamiast jej ręcznego przepisywania, co pozwala zaoszczędzić aż 40% czasu podczas każdej wizyty. Dzięki temu specjaliści poświęcają średnio tylko 7 minut na wypełnianie dokumentów, eliminując konieczność ręcznego przepisywania notatek oraz poprawiania błędów i literówek. System automatycznie zapisuje wszystko na podstawie mowy, rozpoznaje kody ICD-10, ICD-9 i ICF.

Wykorzystaj analizę rozmów z AI, aby zrozumieć potrzeby pacjentów

W dużych placówkach miesięcznie gromadzą się tysiące minut rozmów telefonicznych. Ich ręczna analiza jest praktycznie niemożliwa, choć to właśnie w tych rozmowach najlepiej widać realne potrzeby pacjentów i jakość obsługi.

AI całkowicie odmienia ten proces — automatycznie transkrybuje i analizuje wszystkie kontakty, porządkuje najczęściej pojawiające się tematy, ocenia zgodność rozmów ze standardami, wykrywa problematyczne zwroty oraz identyfikuje powtarzające się pytania, nawet te dotyczące usług, których placówka jeszcze nie oferuje. Dzięki temu menedżerowie otrzymują pełny, obiektywny obraz zarówno potrzeb pacjentów, jak i efektywności pracy rejestracji — bez konieczności czasochłonnego odsłuchiwania nagrań.

Wsparcie decyzji biznesowych

AI może stać się również cennym narzędziem zarządczym. Analizuje dane placówki i na ich podstawie formułuje praktyczne rekomendacje — wskazuje, kiedy pojawiają się największe piki telefoniczne, jak pracują poszczególni konsultanci, gdzie tworzą się „wąskie gardła”, które procesy warto zautomatyzować oraz jak placówka wypada na tle innych podmiotów. To nie są jedynie suche raporty, lecz interpretacja danych połączona z konkretnymi wskazówkami, które realnie wspierają optymalizację pracy i podejmowanie decyzji.

Bezpieczeństwo danych

W ochronie zdrowia to absolutny fundament. Rozwiązania AI muszą działać na zabezpieczonych serwerach, spełniać wymagania RODO i wykorzystywać szyfrowanie danych. Niedopuszczalne są otwarte narzędzia pokroju publicznych chatbotów. Kluczowe jest także informowanie pacjentów o wykorzystaniu AI oraz projektowanie systemów zgodnie z zasadą privacy by design.

Integracja z istniejącymi systemami i wdrożenie personelu

Prawdziwy potencjał AI ujawnia się dopiero po jej integracji z istniejącymi systemami, na przykład z HIS. Dzięki temu możliwe staje się m.in. sprawdzanie i rezerwacja terminów w czasie rzeczywistym, dostęp do historii kontaktów pacjenta oraz pełna analiza jego ścieżki w placówce. Bez takiej integracji AI pozostaje jedynie narzędziem wspierającym pracę, a nie w pełni funkcjonalnym elementem automatyzacji procesów.

Nowości często budzą obawy, dlatego warto podkreślać, że AI nie zastępuje, lecz wspiera pracowników. Dobrym pomysłem jest włączanie zespołu w konfigurację narzędzi, organizowanie szkoleń i wdrażanie rozwiązań stopniowo.

Praktyczny plan na start

Wdrażanie sztucznej inteligencji w placówce medycznej warto rozpocząć jako proces etapowy, który pozwala maksymalnie wykorzystać potencjał narzędzi AI przy minimalnym ryzyku. 

Na początek należy przeprowadzić audyt obecnych procesów, aby zidentyfikować obszary generujące największe obciążenie i powtarzalne zadania, a następnie ustalić priorytety, wybierając funkcje, które w krótkim czasie przyniosą największe korzyści zarówno dla pacjentów, jak i personelu. Kolejnym krokiem jest wybór doświadczonego dostawcy, najlepiej takiego, który zna specyfikę ochrony zdrowia i zapewnia pełną zgodność z RODO oraz innymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych.

Przed pełnym wdrożeniem warto przeprowadzić pilotaż, który pozwala przetestować działanie narzędzia w praktyce bez ryzyka dezorganizacji pracy placówki. Równocześnie istotne jest zapewnienie odpowiednich szkoleń i wsparcia dla personelu, aby każdy użytkownik dokładnie rozumiał działanie systemu i mógł efektywnie z niego korzystać. Ważnym elementem jest także regularne zbieranie opinii zespołu i pacjentów, co umożliwia szybkie wychwycenie problemów oraz dostosowanie narzędzia do rzeczywistych potrzeb. 

Po udanym pilotażu warto stopniowo rozwijać kolejne moduły i integracje, rozszerzając zakres zastosowań AI i maksymalizując korzyści dla całej placówki. Taki etapowy, przemyślany sposób wdrażania pozwala płynnie wprowadzić sztuczną inteligencję do codziennej pracy i w pełni wykorzystać jej potencjał.

Co przyniesie przyszłość?

Przyszłość sztucznej inteligencji w opiece nad pacjentem rysuje się niezwykle obiecująco. Systemy AI staną się nie tylko źródłem szybkich odpowiedzi na pytania, ale kompleksowo będą wspierać cały proces obsługi pacjenta – od umawiania i przekładania wizyt, przez monitorowanie zaleceń i przypomnienia o badaniach czy terapiach, aż po prowadzenie pacjenta przez całą ścieżkę kontaktu z placówką.

Rozwój AI przyniesie również hiperspersonalizację komunikacji. Systemy będą dostosowywać sposób kontaktu do indywidualnych potrzeb pacjenta, uwzględniając język, wcześniejsze wizyty, preferencje oraz styl komunikacji. Dzięki temu pacjent poczuje się bardziej zaopiekowany, a procesy przebiegać będą sprawniej i bardziej płynnie.

Algorytmy przyszłości pozwolą także na predykcję obciążenia placówki. Dzięki analizie sezonowości, danych epidemiologicznych, warunków pogodowych oraz historii obciążenia systemy będą przewidywać liczbę zgłoszeń i wizyt, co ułatwi optymalne planowanie grafiku pracy i zasobów. AI będzie też wspierać rozwój telemedycyny, analizując dane z urządzeń monitorujących, identyfikując sygnały ostrzegawcze i wspierając lekarza w ocenie ryzyka, co pozwoli na skuteczniejszą i bezpieczniejszą zdalną opiekę.

Dodatkowo placówki zyskają możliwość płynnej obsługi pacjentów w wielu językach, eliminując konieczność angażowania dodatkowego personelu i zapewniając komfort komunikacji dla wszystkich pacjentów. Wszystko to sprawi, że AI stanie się integralnym elementem codziennej pracy w medycynie, znacząco poprawiając jakość opieki i komfort zarówno pacjentów, jak i personelu.

Podsumowanie

Sztuczna inteligencja staje się jednym z kluczowych kierunków rozwoju ochrony zdrowia. W codziennej obsłudze pacjenta oznacza to szybszą i bardziej precyzyjną komunikację, odciążenie zespołu z powtarzalnych zadań, łatwiejszy dostęp do informacji, lepszą organizację pracy oraz wyraźną poprawę jakości kontaktu z pacjentem.

AI nie zastąpi człowieka w relacji terapeutycznej, ale może uwolnić czas personelu, pozwalając skupić się na tym, co naprawdę najważniejsze – na pacjencie. Placówki, które już dziś inwestują w nowoczesne rozwiązania, zyskują przewagę konkurencyjną i przygotowują się na przyszłe zmiany w standardach opieki oraz rosnące oczekiwania pacjentów.

Proassist to system stworzony z myślą o placówkach medycznych, oferujący kompleksowe wsparcie w zarządzaniu harmonogramem wizyt, dokumentacją oraz e‑rejestracją, przy pełnej zgodności z RODO i wykorzystaniu Inteligentnego Asystenta Głosowego AI.

Dzięki Proassist nie tylko ułatwisz codzienną pracę swojego zespołu, ale także zadbasz o bezpieczeństwo tego, co pacjenci powierzają Ci z pełnym zaufaniem – ich danych. Wprowadź najnowocześniejsze technologie w swojej placówce już dziś i podnieś standard obsługi na zupełnie nowy poziom.

Bezpieczniejsze logowanie w Proassist: 2FA krok po kroku

Coraz więcej codziennych spraw przenosimy do systemów online: dokumentacja, wiadomości, dane pacjentów, informacje organizacyjne. W praktyce dostęp do tych zasobów często chroni jedna rzecz: logowanie.

Dlatego w Proassist wprowadziliśmy uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) jako nowość w procesie logowania. W tym artykule pokazujemy:

  • co to jest 2FA i jak działa w Proassist,
  • dlaczego warto je mieć,
  • oraz jaką rolę nadal odgrywa dobre hasło.

Dlaczego samo hasło to dziś trochę za mało?

Hasło nadal jest ważne — ale w realnym świecie zdarzają się sytuacje, w których hasło przestaje wystarczać. Najczęstsze scenariusze to:

  • użycie tego samego hasła w wielu miejscach (jeden wyciek i problem gotowy),
  • hasło, które ktoś podpatrzy lub przejmie,
  • logowanie na urządzeniu, do którego miał dostęp ktoś inny.

Wniosek jest prosty: najbezpieczniej traktować hasło jako pierwszy etap, a dodatkową weryfikację (2FA) jako drugi.

Co to jest 2FA?

2FA (Two-Factor Authentication) to logowanie w dwóch krokach:

  1. Coś, co wiesz — login i hasło.
  2. Coś, co masz — telefon (SMS) lub skrzynka e-mail.

Dzięki temu nawet, jeśli ktoś pozna Twoje hasło, nie zaloguje się bez drugiego kroku.

Najważniejsze: 2FA w Proassist jest wymagane przy każdym logowaniu

W Proassist 2FA po aktywacji zawsze uruchamia się przy logowaniu — nie „czasem”, nie „na nowych urządzeniach”, tylko za każdym razem. To zamierzony mechanizm: logowanie ma być konsekwentnie potwierdzane.

Jak działa 2FA w Proassist — krok po kroku

  1. Logujesz się standardowo: wpisujesz login i hasło.
  2. Proassist prosi o potwierdzenie (zawsze). Otrzymujesz:
    • kod SMS na numer telefonu przypisany do użytkownika albo
    • wiadomość e-mail (np. z kodem lub linkiem do potwierdzenia)
  3. Potwierdzasz logowanie: wpisujesz kod lub klikasz potwierdzenie. Po poprawnej weryfikacji przechodzisz do systemu.

SMS czy e-mail? Jak wybrać metodę 2FA?

Obie metody mają sens — wybór zależy od warunków pracy.

SMS (kod):

  • zwykle najszybszy w trakcie dyżuru,
  • prosty, gdy telefon masz zawsze pod ręką.

E-mail (kod/link):

  • wygodny, jeśli pracujesz przy komputerze i masz stały dostęp do skrzynki,
  • dobry, gdy telefon służbowy bywa niedostępny.

Praktyczna rada: wybierz tę metodę, do której masz najpewniejszy dostęp w godzinach pracy.

Co zrobić, jeśli kod nie dochodzi?

Najczęstsze szybkie kroki:

Gdy używasz SMS:

  • sprawdź zasięg i tryb samolotowy,
  • upewnij się, że masz dostęp do numeru przypisanego do konta.

Gdy używasz e-mail:

  • sprawdź SPAM / Oferty / Inne zakładki,
  • odśwież skrzynkę i spróbuj ponownie po chwili,
  • upewnij się, że masz dostęp do adresu e-mail przypisanego do konta.

Jeśli nie masz dostępu ani do telefonu, ani do e-maila: nie da się dokończyć logowania — wtedy najlepiej skontaktować się z administratorem w placówce, aby uaktualnić dane kontaktowe użytkownika.

Dobre hasło nadal ma znaczenie 

2FA w znacznym stopniu zwiększa bezpieczeństwo konta, ale nie zastępuje dobrego hasła. Najlepiej działają w parze: hasło + 2FA.

Zasada numer 1: długość i unikalność

W praktyce najlepiej sprawdzają się długie hasła–frazy (passphrase), które:

  • są długie (im dłuższe, tym lepiej),
  • są unikalne (inne w każdym serwisie),
  • są łatwe dla Ciebie, trudne dla innych.

Przykłady dobrego kierunku (nie kopiuj 1:1, potraktuj jako inspirację):

Porada: nie musisz „na siłę” upychać dziesięciu znaków specjalnych. Dużo częściej wygrywa długość + sensowna fraza.

Zasada numer 2: jedno hasło ≠ wiele miejsc

Jeśli jedno hasło działa w kilku serwisach, to w razie wycieku w jednym miejscu, problem może przejść na kolejne. Dlatego:

  • jedno konto = jedno unikalne hasło.

Menedżer haseł: najprostszy sposób, żeby robić to dobrze

Jeśli masz korzystać z unikalnych, długich haseł — ręczne zapamiętywanie szybko przestaje być realne. Od tego są menedżery haseł. Co dają w praktyce:

  • generują mocne, losowe hasła,
  • automatycznie je uzupełniają,
  • trzymają wszystko w jednym, zaszyfrowanym miejscu,
  • pozwalają mieć unikalne hasło wszędzie bez „kombinowania”.

Najważniejszy wniosek: menedżer haseł upraszcza życie — i jednocześnie podnosi poziom bezpieczeństwa.

2FA + hasło: prosta checklista dla użytkownika

Jeśli chcesz zadbać o bezpieczeństwo swojego konta bez zagłębiania się w techniczne szczegóły, wystarczy kierować się tymi prostymi zasadami:

  • Mam unikalne hasło (inne niż gdziekolwiek indziej).
  • Hasło jest długie (najlepiej fraza).
  • Korzystam z menedżera haseł (jeśli mam dużo kont).
    W Proassist przechodzę 2FA przy każdym logowaniu.
  • Mam dostęp do kanału 2FA (telefon lub e-mail) w czasie pracy.

FAQ

Czy 2FA trzeba robić przy każdym logowaniu?
Tak — w Proassist 2FA po aktywacji jest wymagane przy każdym logowaniu.

Czy 2FA spowalnia pracę?
To dodatkowy krok, ale najczęściej trwa kilkanaście sekund. W zamian dostajesz stałe potwierdzanie logowania.

Czy jeśli wybiorę e-mail, to muszę pamiętać o czymś dodatkowym?
Warto mieć pewność, że masz dostęp do skrzynki w godzinach pracy i że wiadomości nie wpadają do SPAM.

Co, jeśli zmienił mi się numer telefonu lub e-mail?
Zaktualizuj dane jak najszybciej (zwykle przez administratora w placówce), żeby nie utknąć na etapie 2FA.

Podsumowanie

W Proassist wprowadziliśmy 2FA jako nowość i wymagamy go przy każdym logowaniu. To prosta zmiana w procesie logowania, która zwiększa kontrolę dostępu do konta. Najlepszy efekt daje połączenie dobrego, unikalnego hasła (najlepiej długiej frazy) oraz 2FA (SMS lub e-mail).

Poznaj możliwości systemu Proassist i przekonaj się, jak może usprawnić pracę Twojej placówki. Skontaktuj się z nami, aby wdrożyć najnowsze rozwiązania w swojej placówce medycznej.

Krok ku nowoczesnej, lepiej zorganizowanej placówce fizjoterapii pediatrycznej – historia Urszuli Warzochy

Są miejsca, w których codzienna praca to coś więcej niż wykonywanie obowiązków — to misja. Tak właśnie jest w placówce fizjoterapii pediatrycznej prowadzonej przez Urszulę Warzochę, działającej nieprzerwanie od 2014 roku. Każdego dnia trafiają tam mali pacjenci wymagający troski, zaangażowania i precyzyjnie prowadzonej terapii. Aby cały proces terapeutyczny przebiegał płynnie, potrzebne są nie tylko umiejętności specjalistów, ale też odpowiednie narzędzia organizacyjne.

Przez wiele lat gabinet funkcjonował w oparciu o papierową dokumentację oraz dodatkowy program do zarządzania dokumentacją medyczną stworzona z myślą o fizjoterapeutach. System działał, ale z czasem stało się jasne, że rozproszone rozwiązania spowalniają pracę i pochłaniają czas, który można by przeznaczyć na to, co najważniejsze — na pomoc dzieciom. Gdy pojawiła się potrzeba uporządkowania dokumentacji, zadbania o kwestie RODO i połączenia wszystkiego w jednym, bezpiecznym miejscu, Urszula zaczęła szukać rozwiązania, które pozwoli jej przejść z papieru na system elektroniczny. Tak trafiła na Proassist.

Pierwsze kroki w systemie – od niepewności do swobody

Zmiana sposobu pracy zawsze wiąże się z odrobiną stresu — szczególnie jeśli od lat działa się według określonego schematu. Urszula Warzocha nie ukrywa, że początki z Proassist wymagały chwili na oswojenie się z nowym narzędziem.

„Na początku miałam małe trudności, ale jak się wgryzłam, to już poszło mi płynnie” – wspomina. Z każdym kolejnym dniem obsługa systemu stawała się dla niej coraz bardziej intuicyjna. Wkrótce przekonała się, że przejście na dokumentację elektroniczną nie tylko przyspiesza pracę, ale też porządkuje całą działalność gabinetu.

Szablony, podpisy elektroniczne i pełna organizacja – narzędzia, które robią różnicę

Dziś Urszula korzysta z Proassist w pełnym zakresie. Szczególnie docenia: szablony dokumentacji, które pozwalają błyskawicznie przygotować niezbędne wpisy, oszczędzając czas przy każdej wizycie. Podpisy elektroniczne — to nie tylko wygoda, ale też bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami. W gabinecie pracującym z dziećmi, gdzie dokumentów jest naprawdę dużo, ma to ogromne znaczenie.

Umawianie wizyt i zarządzanie grafikiem — dzięki przejrzystej strukturze systemu nie ma miejsca na pomyłki czy chaos. Właścicielka podkreśla, że korzysta właściwie ze wszystkich funkcji dostępnych w Proassist. Pełna organizacja sprawia, że cały gabinet funkcjonuje sprawniej, a czas poświęcany na administrację został ograniczony do minimum.

Największa zmiana? Pożegnanie papieru i praca w intuicyjnym środowisku

Zapytana o największą zaletę Proassist, Urszula odpowiada bez zawahania: „Brak papierowej dokumentacji i intuicyjna forma”.

Dla wielu specjalistów to właśnie powrót do papieru byłby największym krokiem wstecz. System nie tylko eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów, ale też sprawia, że wszystko jest dostępne „na wyciągnięcie ręki”, w bezpiecznym środowisku.

Rekomendacja z praktyki – dla fizjoterapeutek i nie tylko

Urszula poleca Proassist innym fizjoterapeutkom, zwłaszcza tym, które szukają sposobu na lepsze uporządkowanie dokumentacji i usprawnienie swojej codziennej pracy. Podkreśla, że system pozwala znacząco oszczędzić czas, a dzięki temu można skupić się na pacjencie, a nie na formalnościach. Jak sama mówi: „System ułatwia codzienną pracę i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze: na pacjentach”.

Podsumowanie

Historia naszej klientki pokazuje, że dobrze dobrany system może realnie wspierać prowadzenie placówki. Proassist uporządkował jej codzienną pracę, przyspieszył przygotowywanie dokumentacji i pozwolił skupić się na tym, co najważniejsze — na pomocy najmłodszym pacjentom.

Przejście z papieru na nowoczesne narzędzia okazało się inwestycją w jakość, bezpieczeństwo i wygodę pracy całego zespołu. Dziś Proassist jest stałym elementem funkcjonowania gabinetu, a Urszula nie wyobraża sobie powrotu do poprzedniego systemu.

Cyfrowi pacjenci trzech generacji: jak pokolenia kształtują przyszłość e-zdrowia?

Pokolenie Z szuka porad zdrowotnych na TikToku, millenialsi stawiają na szybkość i wygodę zakupów online, a boomersi z coraz większą swobodą dodają produkty do koszyka w e-aptekach. To nie są już tylko ciekawostki socjologiczne — to realne siły, które będą w najbliższych latach decydować o tym, kto zdobędzie przewagę w branży e-zdrowia. 

Zrozumienie różnic pokoleniowych staje się dziś nie luksusem, lecz koniecznością strategiczną. Każda generacja inaczej podchodzi do informacji o zdrowiu, sposobu kontaktu z lekarzem czy procesu zakupu leków i suplementów. Placówki, które potrafią odczytać te potrzeby i odpowiedzieć na nie odpowiednimi rozwiązaniami, zyskają trwałą przewagę.

W tym wpisie przyglądamy się temu, jak trzy kluczowe pokolenia – Z, millenialsi oraz boomersi – korzystają z e-zdrowia, czego oczekują od marek i jak ich zachowania przeobrażają cały rynek.

Pokolenie Z – zdrowie w wersji „mobile-first” i „social-first”

Pokolenie Z to pierwsza generacja, która w pełni naturalnie łączy zdrowie z mediami społecznościowymi. Ich główną drogą do wiedzy zdrowotnej są krótkie, dynamiczne formaty wideo — TikTok, Instagram Reels czy YouTube Shorts. To właśnie tam szukają odpowiedzi, inspiracji i opinii.

Generacja Z ufnie reaguje na treści tworzone przez influencerów zdrowotnych, ale jednocześnie ma wysokie oczekiwania wobec autentyczności i transparentności. Preferuje rozwiązania szybkie, interaktywne i dostępne o każdej porze, takie jak czat z lekarzem w aplikacji czy natychmiastowe konsultacje online. Chętnie korzysta także z aplikacji monitorujących różne aspekty zdrowia — od jakości snu i aktywności fizycznej po cykl hormonalny i poziom stresu. Co ważne, oczekują personalizacji, ale w nowoczesnym wydaniu: dynamicznych podpowiedzi, spersonalizowanych treści i rekomendacji generowanych w czasie rzeczywistym, a nie tradycyjnych newsletterów.

Dla placówek oznacza to konieczność nauczenia się komunikacji w języku cyfrowej kultury — krótkiej, wizualnej i angażującej. Edukacja zdrowotna przenosi się bowiem na TikToka i podobne platformy, co jednocześnie otwiera nowe możliwości i stawia wyzwania związane z jakością informacji. Najskuteczniej działają dziś formaty mikro-edukacyjne, współprace z ekspertami-twórcami oraz interaktywne moduły samooceny dostępne w aplikacjach zdrowotnych.

Millenialsi – cyfrowi realiści, dla których liczy się wygoda i transparentność

Millenialsi stanowią dziś największą grupę zakupową w sektorze e-zdrowia. Wchodzą w etap życia, w którym troska o zdrowie staje się priorytetem — obejmuje to ciążę, opiekę nad dziećmi, pierwsze przewlekłe dolegliwości czy profilaktykę. W związku z tym oczekują sprawnych i szybkich procesów online, takich jak natychmiastowy dostęp do konsultacji, płatności online, e-recept czy e-zamówień.

Dla tej grupy kluczowe są również klarowne informacje o produktach i usługach zdrowotnych oraz możliwość składania zamówień — szybkie dostawy, pełna dostępność produktów i rzetelne opinie mają tu ogromne znaczenie. Millenialsi preferują rozwiązania, w których najpierw wszystko załatwia się online, a dopiero w razie potrzeby korzysta z wizyty stacjonarnej, na przykład teleporadę jako pierwszy kontakt z lekarzem. Cenią usługi, które oszczędzają ich czas i wysiłek.

Jednocześnie są świadomymi konsumentami: porównują oferty, sprawdzają opinie i chcą podejmować decyzje w sposób przemyślany. W przeciwieństwie do pokolenia Z są mniej podatni na trendy, ale bardziej skłonni zapłacić za komfort, jakość i spokój.

Konsekwencją tych zachowań dla rynku jest rosnący popyt na kompleksowe platformy e-zdrowia, telemedycynę, subskrypcje zdrowotne oraz e-apteki. Najlepiej sprawdzają się pakiety usług, które łączą e-rejestrację, konsultację, receptę i dostawę oraz programy lojalnościowe, automatyczne odnawianie subskrypcji, a także intuicyjny i wygodny w obsłudze interfejs.

Boomersi –  przełamanie bariery cyfrowej i nowa era e-pacjenta

Boomersi, jeszcze do niedawna uznawani za najbardziej sceptycznych wobec cyfryzacji zdrowia, dziś dokonują imponującego skoku technologicznego. Ich motywacja jest jasna: wraz z wiekiem rośnie potrzeba dbałości o zdrowie oraz oczekiwanie regularności i przewidywalności usług.

Ta grupa oczekuje przede wszystkim łatwych w obsłudze platform — z dużymi czcionkami, prostymi interfejsami i pozbawionymi zbędnych elementów, które mogłyby utrudniać korzystanie z serwisu. Kluczowe jest też poczucie bezpieczeństwa: boomersi chcą dokładnie wiedzieć, kto jest lekarzem, kto ma dostęp do ich danych i jak są one chronione. Jednocześnie cenią bezpośredni kontakt z człowiekiem, dlatego infolinia, czat na żywo czy telefoniczna rejestracja stanowią dla nich istotne wsparcie.

Coraz chętniej korzystają również z e-aptek, ponieważ cenią sobie pewność zakupu, łatwy dostęp do asortymentu i fachowe doradztwo. Co ważne, boomersi wykazują większą lojalność niż młodsze pokolenia — jeśli platforma okaże się prosta, pomocna i godna zaufania, pozostaną jej wierni na długo. 

Co to wszystko oznacza dla branży e-zdrowia?

Gen Z, millenialsi i boomersi korzystają z technologii w odmienny sposób, co wymusza na placówkach e-health elastyczne podejście do komunikacji i usług. Zrozumienie tych różnic staje się kluczem do budowania przewagi konkurencyjnej i skutecznej strategii rynkowej.

Trend 1: Cyfrowe zdrowie nie jest „jedno dla wszystkich”

Każde pokolenie ma inne potrzeby, oczekiwania i nawyki związane z korzystaniem z e-zdrowia. Największym błędem placówek działających w tej branży jest tworzenie jednolitej komunikacji dla wszystkich użytkowników. Personalizacja — zarówno treści, jak i sposobu obsługi — staje się dziś kluczowym elementem przewagi konkurencyjnej.

Trend 2: Koniec edukacji zdrowotnej w długiej formie

Pokolenie Z zmienia sposób, w jaki mówi się o zdrowiu. Krótkie treści, szybkie odpowiedzi i dynamiczne wizualizacje stają się standardem. Jednocześnie millenialsi nadal oczekują pogłębionej, merytorycznej wiedzy, co wymusza na placówkach prowadzenie dwutorowej strategii contentowej — z jednej strony szybkiej i skrótowej, z drugiej bardziej wyczerpującej.

Trend 3: Rosnąca rola telemedycyny i e-opieki

Dostępność staje się wspólnym mianownikiem dla wszystkich pokoleń, choć rozumianym na różne sposoby. Dla pokolenia Z oznacza szybkość, dla millenialsów — wygodę, a dla boomersów — bezpieczeństwo i przewidywalność. To właśnie dlatego telemedycyna i zdalna opieka zdrowotna będą zyskiwać coraz większe znaczenie.

Trend 4: E-apteki i zdrowotny e-commerce jako codzienność

Boomersi byli ostatnią grupą stawiającą opór przed zakupami medycznymi online. Skoro dziś coraz pewniej klikają „dodaj do koszyka”, pełna cyfryzacja tego segmentu jest już tylko kwestią najbliższych 2–3 lat. E-apteki i zdrowotny e-commerce staną się standardem, a nie alternatywą.

Pokolenia napędzają e-zdrowie — czas wykorzystać ich potencjał

Pokolenie Z napędza innowacje i oczekuje szybkiej, cyfrowej komunikacji. Millenialsi budują skalę i rentowność, stawiając na wygodę i sprawność rozwiązań online. Boomersi z kolei zapewniają stabilny wzrost, doceniając prostotę, bezpieczeństwo i ludzkie wsparcie. 

Rynek e-zdrowia zmienia się dynamicznie — a Proassist został zaprojektowany tak, aby odpowiadać na potrzeby wszystkich tych pokoleń jednocześnie. Dla Gen Z oferuje nowoczesne, intuicyjne narzędzia i szybki kontakt. Millenialsom zapewnia płynne procesy, automatyzację i wygodę, która oszczędza czas. Boomersom daje przejrzysty interfejs, jasne informacje oraz realne wsparcie człowieka, gdy tylko jest potrzebne.

Proassist powstał z myślą zarówno o dużych placówkach, jak i indywidualnych gabinetach oraz małych i średnich praktykach medycznych. Niezależnie od tego, z jakimi pacjentami pracujesz i jakie pokolenie dominuje w Twojej bazie, system pomaga budować doświadczenia, które są dla nich naturalne, wygodne i intuicyjne.

Skontaktuj się z nami i poznaj rozwiązania, które pozwolą Ci obsługiwać każdego pacjenta — niezależnie od wieku i cyfrowych nawyków. 

Jakie cechy powinna mieć profesjonalna rejestratorka medyczna?

Rejestratorka medyczna jest pierwszym punktem kontaktu pacjenta z placówką – to ona odbiera telefon, umawia wizytę, odpowiada na pytania i często rozwiewa pierwsze wątpliwości. Od jej tonu głosu, sposobu rozmowy i umiejętności komunikacyjnych zależy, jakie wrażenie wyniesie pacjent już przy pierwszym kontakcie z placówką. To właśnie rejestratorka buduje zaufanie, poczucie bezpieczeństwa i profesjonalizmu – wartości, które w medycynie są szczególnie istotne.

W praktyce to właśnie od niej w dużej mierze zależy, jak pacjent oceni jakość obsługi w całej placówce. Rejestratorka medyczna stanowi most między personelem medycznym a pacjentami – organizuje grafik lekarzy, czuwa nad terminami wizyt, przypomina o zaplanowanych spotkaniach i dba o płynny przepływ informacji. Dzięki niej lekarze mogą w pełni skupić się na swojej pracy, a pacjenci czują się zaopiekowani na każdym etapie kontaktu z placówką.

Profesjonalna rejestratorka medyczna to nie tylko osoba odpowiedzialna za kalendarz wizyt, lecz także ambasadorka wizerunku gabinetu. Jej postawa, kultura osobista i sposób obsługi pacjentów wpływają bezpośrednio na reputację całej placówki. Cierpliwość, empatia, komunikatywność i zdolność do działania pod presją to cechy, które czynią z niej nieocenione wsparcie zarówno dla pacjentów, jak i dla zespołu medycznego.

Za co odpowiada rejestratorka medyczna w codziennej pracy?

Rejestratorka czuwa nad prawidłowym przebiegiem procesu obsługi pacjenta – od momentu rejestracji, przez planowanie i potwierdzanie wizyt, aż po zarządzanie dokumentacją elektroniczną. W jej obowiązkach znajduje się nie tylko prowadzenie kalendarza wizyt, ale również obsługa telefonów, korespondencji oraz udzielanie pacjentom informacji na temat procedur i zasad funkcjonowania placówki. Rejestratorka odpowiada także za wydawanie kart zdrowia, rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych oraz współpracę z personelem medycznym, dbając o sprawny przepływ informacji.

Do jej zadań należy również obsługa płatności, wystawianie faktur i bezwzględne przestrzeganie zasad poufności danych pacjentów. Profesjonalna rejestratorka regularnie uczestniczy w szkoleniach z zakresu nowych procedur i narzędzi informatycznych, by stale podnosić swoje kompetencje. Co więcej, jej rola nie ogranicza się jedynie do zadań administracyjnych – to także osoba, która dba o pozytywną atmosferę w placówce, wspiera pacjentów w stresujących sytuacjach i wpływa na ogólne wrażenie z wizyty. Dzięki swojej pracy rejestratorka medyczna przyczynia się do sprawnego funkcjonowania całego zespołu oraz buduje wizerunek placówki jako miejsca profesjonalnego, przyjaznego i dobrze zorganizowanego.

Cechy dobrej rejestratorki medycznej

W pracy rejestratorki liczą się nie tylko umiejętności administracyjne, ale również kompetencje miękkie – komunikacja, empatia i zdolność działania w stresie. Oto najważniejsze cechy, które wyróżniają prawdziwą profesjonalistkę.

Komunikatywność i empatia

Rejestratorka medyczna pełni rolę łącznika między pacjentem a personelem medycznym, dlatego kluczowe jest, aby potrafiła komunikować się jasno, uprzejmie i rzeczowo. Profesjonalna rejestratorka nie tylko uważnie słucha, ale także skutecznie przekazuje informacje, co pozwala zapewnić sprawną obsługę pacjenta. Dodatkowo kontakt z osobami chorymi, zestresowanymi lub zaniepokojonymi wymaga empatii – zrozumienie potrzeb pacjenta i spokojne podejście w trudnych sytuacjach to nieoceniony atut, który znacząco wpływa na komfort pacjentów i wizerunek całej placówki.

Znajomość obsługi systemów medycznych

Współczesna praca rejestratorki medycznej nie może obyć się bez wsparcia nowoczesnych technologii. Profesjonalna rejestratorka powinna biegle obsługiwać komputer oraz znać systemy i oprogramowanie medyczne, które usprawniają codzienną organizację pracy. Dzięki temu może szybko wprowadzać dane pacjentów, aktualizować terminarze wizyt, zarządzać dokumentacją oraz sprawnie komunikować się z personelem medycznym.

Profesjonalizm, dokładność i precyzja

Rejestratorka medyczna powinna utrzymywać najwyższy standard obsługi – być uprzejma, cierpliwa, kompetentna i zawsze dbać o profesjonalny wizerunek placówki. W jej pracy nie ma miejsca na pomyłki, bo nawet drobny błąd w danych pacjenta, terminie wizyty czy dokumentacji może mieć poważne konsekwencje. Dlatego tak ważne są skrupulatność, dokładność i poczucie odpowiedzialności, które stanowią fundament tego zawodu.

Dobra organizacja pracy

Codzienność rejestratorki medycznej to praca w dynamicznym środowisku, w którym wiele zadań dzieje się równocześnie – odbieranie telefonów, umawianie wizyt, przyjmowanie pacjentów w recepcji, aktualizowanie terminarza czy przekazywanie informacji lekarzom. Dlatego umiejętność planowania i zarządzania czasem to jedna z najważniejszych kompetencji na tym stanowisku. Dobra organizacja pracy pozwala zachować porządek nawet w najbardziej intensywnych momentach, zapewnia płynność obsługi pacjentów i sprawne funkcjonowanie całej placówki. To właśnie od rejestratorki w dużej mierze zależy, czy dzień w gabinecie przebiegnie spokojnie i bez zakłóceń.

Dyskrecja i ochrona danych

Rejestratorka medyczna każdego dnia ma kontakt z poufnymi informacjami dotyczącymi zdrowia i danych osobowych pacjentów. Dlatego obowiązuje ją szczególna odpowiedzialność za zachowanie dyskrecji oraz przestrzeganie zasad wynikających z przepisów o ochronie danych (RODO). Profesjonalna rejestratorka dba o to, by wszystkie informacje były przetwarzane w sposób bezpieczny i zgodny z prawem – zarówno w systemach informatycznych, jak i podczas rozmów z pacjentami. Dyskrecja w tym zawodzie to nie tylko kwestia etyki, ale także dowód szacunku wobec pacjenta i budowania zaufania do placówki medycznej.

Umiejętność rozwiązywania problemów

Odwołana wizyta, opóźnienie lekarza, pacjent, który się spóźnia – to codzienność rejestracji, która wymaga szybkiego reagowania. Elastyczność i opanowanie pozwalają skutecznie radzić sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami. Umiejętność zachowania spokoju i znalezienia rozwiązania nawet w stresujących momentach sprawia, że praca placówki przebiega bez zakłóceń, a pacjenci czują się właściwie zaopiekowani.

Jak oprogramowanie medyczne może wspierać pracę rejestratorki?

Profesjonalizm rejestratorki medycznej coraz częściej wspierany jest przez nowoczesne technologie. Odpowiednie narzędzia informatyczne pozwalają usprawnić codzienną pracę – od planowania wizyt, przez komunikację z pacjentami, aż po obsługę płatności.

System Proassist został stworzony z myślą o rejestracjach medycznych, które każdego dnia mierzą się z wieloma obowiązkami i potrzebą zachowania porządku w natłoku zadań. Dzięki niemu praca staje się łatwiejsza, bardziej uporządkowana i wolna od błędów.

Z Proassist rejestratorka może korzystać z intuicyjnego terminarza wizyt, wysyłać automatyczne przypomnienia SMS i e-mail, umożliwiać pacjentom całodobową rejestrację online, tworzyć listę rezerwową, mieć szybki dostęp do dokumentacji pacjentów, a także obsługiwać płatności i faktury w jednym miejscu. System ułatwia organizację pracy, zwiększa efektywność i wspiera budowanie pozytywnego wizerunku placówki medycznej jako miejsca, w którym profesjonalizm łączy się z nowoczesnością i troską o komfort pacjenta.

Podsumowanie

Profesjonalna rejestratorka medyczna to nie tylko osoba zarządzająca terminarzem wizyt, ale również kluczowe ogniwo w budowaniu pozytywnego doświadczenia pacjenta i efektywności całej placówki. Dzięki nowoczesnym narzędziom, takim jak Proassist, codzienna praca staje się łatwiejsza, bardziej zorganizowana i bezpieczna.

Chcesz usprawnić pracę swojej rejestracji i zwiększyć komfort pacjentów? Skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną prezentację systemu Proassist już dziś!

Organizacja pracy rejestratorki medycznej – jak usprawnić codzienne obowiązki i zyskać więcej czasu dla pacjentów?

Rejestratorka medyczna to pierwsza osoba, z którą kontaktuje się pacjent — to od jej organizacji pracy, komunikacji i umiejętności zarządzania czasem zależy sprawność całej placówki. To właśnie ona dba o płynny przepływ informacji między pacjentami a personelem medycznym, koordynuje terminy wizyt i reaguje na nieprzewidziane sytuacje.

W natłoku telefonów, wizyt i obowiązków administracyjnych łatwo o chaos i stres, które mogą wpływać na jakość obsługi. Dlatego tak ważne jest, by rejestratorka miała jasno określony plan działania, wsparcie odpowiednich narzędzi i świadomość, jak zarządzać swoim czasem. Jak zatem zorganizować pracę tak, by była efektywna, spokojna i satysfakcjonująca — zarówno dla niej samej, jak i dla pacjentów?

Priorytety i planowanie dnia

Podstawa to dobrze zaplanowany dzień. Warto rozpocząć pracę od przeglądu grafiku lekarzy i pacjentów — dzięki temu można przewidzieć momenty największego ruchu i odpowiednio rozłożyć zadania. Rejestratorka, która wie, kiedy spodziewać się wzmożonego kontaktu telefonicznego, może z wyprzedzeniem przygotować dokumenty, potwierdzenia wizyt czy przypomnienia SMS. Dzięki temu nie traci czasu na szukanie informacji w trakcie rozmowy, a pacjenci szybciej uzyskują potrzebne odpowiedzi.

Dobrze zaplanowany harmonogram pozwala też uniknąć stresu i chaosu w godzinach szczytu — zamiast reagować w pośpiechu, rejestratorka działa z pełną kontrolą nad sytuacją. Może też lepiej zaplanować inne zadania, jak raportowanie czy wprowadzanie danych do systemu, bo wie, kiedy linie będą spokojniejsze.

System Proassist wspiera pracę rejestracji, oferując intuicyjne narzędzia do prowadzenia grafiku lekarzy, przypominania pacjentom o wizytach oraz zarządzania listą rezerwową. Efektem jest większa efektywność, lepsza organizacja dnia i zadowolenie zarówno pacjentów, jak i całego zespołu medycznego.

Automatyzacja powtarzalnych zadań

Jednym z największych wrogów dobrej organizacji jest rutyna. Ręczne wysyłanie przypomnień o wizytach, potwierdzanie terminów czy przekazywanie informacji o odwołaniu wizyt to czynności, które można zautomatyzować.

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania placówką pozwala ustawić automatyczne wiadomości SMS i e-mail, dzięki czemu rejestratorka może skupić się na bezpośrednim kontakcie z pacjentem, zamiast wykonywać te same czynności setki razy w tygodniu.

Skuteczna komunikacja z pacjentem

Profesjonalna obsługa zaczyna się od uważnego słuchania. Jasne przekazywanie informacji o dostępnych terminach, wymaganych dokumentach czy zasadach wizyty oszczędza czas obu stronom. 

Warto również skorzystać z funkcji marketing SMS – informując pacjentów o promocjach, nowych usługach lub zachęcając ich do ponownych konsultacji, można skutecznie budować relacje i utrzymywać wysoki standard obsługi. Takie wiadomości przypominają o placówce, zwiększają zaangażowanie pacjentów i pomagają w utrzymaniu stałego kontaktu. To proste, a jednocześnie bardzo efektywne narzędzie komunikacji.

Współpraca z zespołem medycznym

Rejestratorka to łącznik między pacjentem a personelem medycznym. Dobra komunikacja wewnętrzna – np. poprzez wspólne narzędzia do wymiany informacji – pozwala uniknąć nieporozumień, błędów w grafiku i stresu. W Proassist wszystkie informacje o pacjencie, statusach wizyt i płatnościach są widoczne w jednym miejscu, dzięki czemu cały zespół pracuje na wspólnych danych.

Organizacja stanowiska pracy

Ergonomiczne biurko, dostęp do niezbędnych dokumentów i uporządkowany system przechowywania danych to detale, które znacząco wpływają na wydajność. Dobrze zorganizowane środowisko pracy minimalizuje ryzyko pomyłek i pozwala szybciej reagować na potrzeby pacjentów. Warto zadbać o to, by każde stanowisko było dostosowane do indywidualnych potrzeb rejestratorki – odpowiednie oświetlenie, wygodne krzesło czy monitor ustawiony na właściwej wysokości potrafią realnie poprawić komfort pracy.

Ciągłe doskonalenie i szkolenia

Nowe technologie, zmieniające się przepisy, oczekiwania pacjentów – to wszystko sprawia, że rola rejestratorki medycznej stale ewoluuje. Warto korzystać ze szkoleń branżowych, webinarów czy materiałów edukacyjnych, które pomagają być na bieżąco z nowymi rozwiązaniami. 

Dzięki regularnemu podnoszeniu kwalifikacji rejestratorka zyskuje pewność w działaniu, lepiej rozumie potrzeby pacjentów i potrafi sprawniej obsługiwać system medyczny. To także szansa na rozwój osobisty i zawodowy – większa samodzielność, lepsza komunikacja w zespole oraz satysfakcja z wykonywanej pracy.

Podsumowanie

Dobrze zorganizowana praca rejestratorki medycznej to nie tylko mniejszy stres, ale przede wszystkim większa satysfakcja pacjentów i płynność działania całej placówki. To od jej zaangażowania, komunikatywności i umiejętności zarządzania codziennymi zadaniami często zależy pierwsze wrażenie, jakie pacjent wynosi z kontaktu z gabinetem.

Z pomocą nowoczesnych rozwiązań, takich jak Proassist, możliwe jest nie tylko uporządkowanie codziennych obowiązków, ale także realne zwiększenie efektywności całego zespołu. System automatyzuje przypomnienia SMS, rezerwacje wizyt czy rozliczenia, dzięki czemu rejestratorka zyskuje więcej czasu na kontakt z pacjentem. Dodatkowo przejrzysty kalendarz, dostęp do historii wizyt i statystyk pozwalają lepiej planować pracę i unikać chaosu w godzinach szczytu.

Profesjonalna obsługa pacjenta zaczyna się od dobrze zorganizowanej recepcji – to ona nadaje rytm pracy placówki i wpływa na jej wizerunek. Zadbaj więc o to, by Twój zespół miał wsparcie, które pozwoli mu działać skutecznie i spokojnie.

Chcesz usprawnić organizację pracy w swojej placówce? Skontaktuj się z nami i zobacz, jak Proassist może pomóc Twojemu zespołowi pracować szybciej, sprawniej i z jeszcze większą satysfakcją – każdego dnia.

Logo Proassist Białe
Proassist to system medyczny dla gabinetów i placówek medycznych, które poszukują nowoczesnego oprogramowania. Dostęp do grafiku, możliwość wypełniania dokumentacji EDM, automatyczne wystawianie recept, a ponadto funkcje rozliczania lekarzy. Placówki doceniają Proassist za możliwość korzystania z rejestracji pacjentów przez internet oraz za usługę telefonicznej rejestratorki, która odbiera połączania i umawia pacjentów na wizyty.
Przycisk z logo Apple do pobrania aplikacji na platformie iOS.
Przycisk pobierania aplikacji z Google Play.
Cennik

O NAS

WIEDZA

FUNKCJE

DLA KOGO?

POMOC

KONTAKT

  • © 2025 Proassist

Proassist sp. z o.o. we współpracy z Akademią Górniczo-Hutniczą w Krakowie realizuje projekt dofinansowany z funduszy Narodowego Centrum Badań i Rozwoju: Inteligentny asystent głosowy do obsługi dokumentacji medycznej według zaleceń lekarzy

Wartość projektu: 11 050 494,01 zł
Wartość dofinansowania: 9 202 929,84 zł

Godło Polski przedstawiające białego orła w koronie na czerwonym tle.
Logo AGH z stylizowanymi literami w kolorach czarnym, zielonym i czerwonym.
Logo Infostrateg
biały na górze, czerwony na dole.
Logo PROASSIST z zielonym łukiem przy literze P i niebieskim trójkątem jako literą A.

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży
Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Inne opcje kontaktu:

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.