Logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, granatowy kolor.

Inteligentny asystent głosowy!

Logo Proassist
Cennik
Umów się na bezpłatną prezentację
Strona główna ‏‏‎ ‎/‏‏‎ ‎Artykuły według: admin

Autor: admin

Czy AI może poprawić doświadczenie pacjenta? Konkretne przykłady

Współczesna opieka zdrowotna przechodzi fundamentalną zmianę, napędzaną przez szybką integrację technologii sztucznej inteligencji AI. Choć termin ten często kojarzy się z odległą przyszłością, AI już teraz realnie wpływa na to, jak czujemy się jako pacjenci, skracając czas oczekiwania na diagnozę, personalizując leczenie i przywracając lekarzom czas, który mogą nam poświęcić.

Czy AI faktycznie może poprawić doświadczenie pacjenta tzw. patient experience? Przyjrzyjmy się konkretnym przykładom.

Skuteczne leczenie padaczki – droga do lepszej jakości życia

W Mayo Clinic naukowcy wykorzystują AI w placówce medycznej do pomocy pacjentom z padaczką lekooporną. Tradycyjnie, aby zidentyfikować ogniska wywołujące napady, pacjenci muszą przejść operację wszczepienia elektrod, a następnie spędzić tygodnie w jednostce monitorującej.

Dzięki nowoczesnym narzędziom opartym na sztucznej inteligencji lekarze mogą znacznie szybciej i precyzyjniej zlokalizować tzw. „gorące punkty” w mózgu odpowiedzialne za napady. Dla pacjenta przekłada się to na krótszy pobyt w szpitalu oraz mniejszą potrzebę długotrwałego monitorowania. Ogranicza to także ryzyko infekcji, które u dzieci podczas przedłużonych hospitalizacji w jednostkach monitorujących jest nawet pięciokrotnie wyższe. Co najważniejsze, precyzyjne wskazanie obszaru wymagającego interwencji pozwala przeprowadzić dokładny zabieg usunięcia zmienionej tkanki, a tym samym przyspiesza powrót do zdrowia.

Inteligentny triaż

Wielu pacjentów nie ma pewności, jakiej pomocy medycznej potrzebuje w danym momencie. Szacuje się, że nawet 40% osób nie potrafi ocenić, czy ich objawy wymagają pilnej interwencji, konsultacji lekarskiej, czy jedynie obserwacji w domu.

Na to wyzwanie odpowiadają rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, takie jak aplikacja Symptomate. System przeprowadza z pacjentem szczegółowy wywiad medyczny – analizuje zgłaszane objawy, ich nasilenie oraz czynniki ryzyka. Na tej podstawie podpowiada, jaki powinien być kolejny krok: czy wystarczy odpoczynek i obserwacja w domu, czy warto umówić telekonsultację, a może konieczna jest natychmiastowa wizyta na Szpitalnym Oddziale Ratunkowym.

Takie wsparcie pomaga pacjentom podejmować bardziej świadome decyzje, ogranicza liczbę niepotrzebnych wizyt i zmniejsza frustrację związaną z poruszaniem się po złożonym systemie ochrony zdrowia.

Lekarz skupiony na pacjencie, nie na monitorze

Jednym z największych wyzwań w codziennej pracy gabinetów medycznych jest sytuacja, w której lekarz zamiast skupić się na pacjencie, musi poświęcać znaczną część wizyty na wypełnianie dokumentacji w komputerze. Aż 64% specjalistów wskazuje właśnie obowiązki administracyjne jako jedno z największych obciążeń w swojej pracy.

Rozwiązaniem stają się narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, takie jak Inteligentny Asystent Głosowy Hej Proassist, który działa jak „niewidzialny asystent” podczas wizyty. System w czasie rzeczywistym zapisuje i wypełnia konkretne pola w dokumentacji.

Dzięki temu lekarz nie musi koncentrować się na klawiaturze – może poświęcić pełną uwagę pacjentowi, utrzymywać kontakt wzrokowy i prowadzić spokojną, uważną rozmowę. W efekcie poprawia się komfort wizyty, a specjaliści korzystający z takich narzędzi deklarują nawet do 40% oszczędności czasu w pracy z dokumentacją.

Diagnostyka, która nie każe na siebie czekać

W radiologii i patomorfologii sztuczna inteligencja coraz częściej pełni rolę „drugiej pary oczu” specjalisty. Zaawansowane algorytmy potrafią analizować obrazy medyczne – takie jak RTG, rezonans magnetyczny czy tomografia komputerowa – w bardzo krótkim czasie, wskazując nawet subtelne zmiany chorobowe, które mogą świadczyć o wczesnym stadium choroby.

Dla pacjenta oznacza to przede wszystkim krótszy czas oczekiwania na opis badania i decyzję dotyczącą dalszego leczenia. Wsparcie AI zmniejsza także ryzyko błędów, ponieważ analiza odbywa się w sposób powtarzalny i konsekwentny, bez wpływu zmęczenia czy presji czasu. Dodatkowo systemy mogą automatycznie priorytetyzować pilne przypadki, na przykład wychwycić obraz sugerujący zagrożenie życia, takie jak krwawienie, i natychmiast przesunąć go na początek kolejki do oceny przez radiologa. Dzięki temu lekarz może szybciej skupić się na najważniejszych przypadkach, a pacjenci otrzymują pomoc wtedy, gdy jest ona najbardziej potrzebna.

Monitorowanie w zaciszu własnego domu

Dzięki projektom takim jak Doctomatic, AI pozwala na zdalne monitorowanie pacjentów bez skomplikowanego sprzętu. Wystarczy aplikacja i zwykłe domowe urządzenie (np. glukometr czy ciśnieniomierz). AI potrafi odczytać wynik ze zdjęcia zrobionego smartfonem i przesłać go bezpośrednio do lekarza. Zwiększa to poczucie bezpieczeństwa pacjentów przewlekle chorych, którzy mogą być pod stałą opieką, pozostając w domu.

Podsumowanie

AI w placówce medycznej nie zastępuje lekarza – jej rolą jest wzmacnianie jego możliwości. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom możliwe staje się szybsze stawianie diagnoz, bardziej spersonalizowana opieka oraz większe zaangażowanie pacjenta w proces leczenia. Cyfrowe narzędzia sprawiają również, że granice geograficzne stopniowo tracą znaczenie. W przyszłości pacjent z rzadką chorobą będzie mógł w ciągu kilku dni uzyskać opinię eksperta z drugiego końca świata. Ochrona zdrowia coraz wyraźniej zmierza w stronę cyfryzacji, a technologia – paradoksalnie – może pomóc ponownie postawić w centrum systemu człowieka i jego potrzeby, poprawić doświadczenie pacjenta.

Z myślą o nowoczesnym zarządzaniu placówkami medycznymi powstał system Proassist. To kompleksowe narzędzie stworzone dla menedżerów i zespołów medycznych, które umożliwia sprawne zarządzanie harmonogramem wizyt, pracą personelu oraz dokumentacją w jednym, spójnym środowisku. System wykorzystuje rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, w tym Inteligentnego Asystenta Głosowego Hej Proassist, który wspiera lekarzy w tworzeniu dokumentacji i usprawnia przebieg wizyt.

Dzięki temu technologia realnie wspiera ludzi, zwiększa efektywność zarządzania i pomaga podnosić standard opieki nad pacjentem. Jeśli chcesz wprowadzić do swojej placówki rozwiązania, które ułatwią pracę zespołu i poprawią doświadczenie pacjentów – skontaktuj się z nami i postaw na nowoczesne technologie.

Jak przygotować zespół na wdrożenie nowego systemu?

Wdrożenie nowego oprogramowania w placówce medycznej to proces, który naturalnie budzi wiele emocji. Nie da się ukryć, że ludzie z reguły niechętnie podchodzą do zmian, a adaptacja do nowych narzędzi bywa wyzwaniem. Odpowiednie przygotowanie zespołu może jednak sprawić, że przejście na nowy system stanie się impulsem do rozwoju Twojej placówki, zamiast źródłem frustracji.

Oto kluczowe kroki, które pomogą Ci skutecznie przeprowadzić zespół przez ten proces zmiany.

Wybierz odpowiedni moment i zachowaj umiar

Wprowadzanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych w placówce medycznej to wyzwanie, które wykracza daleko poza samą sferę techniczną, dotykając przede wszystkim psychologii i emocji zespołu. Kluczowym elementem skutecznego zarządzania jest świadomość, że ludzka wydolność w kwestii adaptacji do nowości ma swoje wyraźne granice.

Aby proces ten zakończył się sukcesem, warto stosować tzw. „złotą zasadę”, która mówi, że manager jest w stanie efektywnie zarządzać maksymalnie trzema zmianami jednocześnie. W praktyce oznacza to konieczność dokonania świadomej selekcji priorytetów: jeśli decydujesz się na wdrożenie nowego systemu, jest to moment, w którym należy odpuścić inne angażujące projekty, takie jak przebudowa strony internetowej, tworzenie nowej strategii marketingowej czy prowadzenie intensywnych procesów rekrutacyjnych.

Takie strategiczne podejście i pełne skupienie na jednym celu pozwala uniknąć niepotrzebnego napięcia w zespole oraz braku satysfakcjonujących rezultatów. Jest to o tyle istotne, że statystyki są bezlitosne, aż 70% wdrożeń systemów nie osiąga swoich celów nie przez błędy w oprogramowaniu, ale właśnie przez zaniedbanie „czynnika ludzkiego” i naturalny opór przed zmianą. Rezygnując z nadmiaru bodźców, dajesz swoim pracownikom przestrzeń niezbędną do wykształcenia nowych nawyków, co wbrew może trwać nawet 66 dni, a nie tylko trzy tygodnie.

Zdiagnozuj obecne problemy i zaangażuj zespół

Fundamentem każdego udanego wdrożenia jest rzetelna analiza stanu faktycznego, czyli precyzyjne określenie, które elementy obecnego systemu zdają egzamin, a jakie braki utrudniają codzienną pracę. Aby to osiągnąć, niezbędny jest bezpośredni dialog z zespołem; to właśnie pracownicy, jako codzienni użytkownicy narzędzi, najlepiej wskażą punkty zapalne rodzące frustrację.

W toku takich rozmów może się okazać, że rejestratorki borykają się z uciążliwym i powolnym procesem dodawania wizyt, a cały system traci stabilność i zawiesza się w momentach największego obłożenia placówki. Często diagnozowanym problemem jest również brak kluczowych, nowoczesnych funkcjonalności, takich jak rejestracja online, co generuje niepotrzebne obciążenie personelu.

Warto przy tym czerpać z dotychczasowych doświadczeń zespołu: sprawdzenie, czy pracownicy korzystali wcześniej z innych systemów, może dostarczyć niezwykle cennych spostrzeżeń i ułatwić wybór optymalnego rozwiązania. Takie zaangażowanie pracowników w proces diagnozy sprawia, że zmiana przestaje być postrzegana jako odgórny nakaz, a staje się oczekiwaną odpowiedzią na ich realne potrzeby.

Mów językiem korzyści

Kluczem do pozytywnego przyjęcia nowego oprogramowania jest odejście od stawiania zespołu przed faktem dokonanym na rzecz zaprezentowania zmiany jako skutecznego rozwiązania ich codziennych problemów. Aby nowość została dobrze odebrana, manager powinien posługiwać się językiem korzyści, tłumacząc, jak konkretne funkcjonalności ułatwią życie każdemu pracownikowi i zdejmują z jego barków żmudne obowiązki.

Jednym z najważniejszych argumentów jest wymierna oszczędność czasu: wdrożenie rejestracji online potrafi odciążyć recepcję nawet o 30%, co pozwala personelowi zrezygnować z rutynowych czynności na rzecz budowania lepszych relacji z pacjentami na miejscu czy oferowania usług dodatkowych. Systemy nowej generacji, takie jak Proassist, przynoszą również znaczące ułatwienia dla lekarzy, oferując możliwość dyktowania opisów wizyt z wykorzystaniem AI, który może skrócić czas dokumentacji o 40% oraz skupienie wszystkich niezbędnych narzędzi, jak e-recepty i e-skierowania.

Dodatkowo, praca staje się znacznie płynniejsza i bardziej komfortowa dzięki funkcjom takim jak szybkie wyszukiwanie terminów, które eliminuje konieczność uciążliwego, ręcznego przeglądania grafików w poszukiwaniu „wolnych okienek”. Przedstawienie technologii w ten sposób pozwala zespołowi dostrzec, że jest ona ich sprzymierzeńcem, a nie wrogiem, co znacząco redukuje naturalny opór przed zmianą.

Testuj i eliminuj obawy

Plotki i negatywne emocje w zespole mogą narastać bardzo szybko. Aby temu zapobiec, warto wprowadzać nowe oprogramowanie stopniowo, małymi krokami. Jeśli dostawca oferuje konto testowe lub możliwość organizacji kilku spotkań przed podjęciem decyzji o zakupie, dobrze jest z tego skorzystać.

Pozwól pracownikom samodzielnie przetestować system i swobodnie wyrażać swoje obawy. Otwarta rozmowa i wcześniejsze zapoznanie się z narzędziem pomogą rozwiać wątpliwości oraz uniknąć niepotrzebnych niedomówień.

Postaw na solidne szkolenia i monitoring

Samo wdrożenie systemu to dopiero początek procesu. Warto zaplanować szczegółowe szkolenia i upewnić się, że każdy pracownik dokładnie wie, jak korzystać z nowych narzędzi w codziennej pracy. Dobrym rozwiązaniem jest poproszenie dostawcy o nagrania ze szkoleń lub przygotowanie jasnych instrukcji, które pomogą weryfikować poprawność działań w systemie.

Pamiętaj także o zasadzie, że wyrobienie nowego nawyku wymaga czasu – przyjmuje się, że potrzeba około 21 dni regularnej praktyki. W tym okresie Twoją rolą jako managera jest aktywne wspieranie zespołu, odpowiadanie na pytania oraz monitorowanie, czy wszyscy czują się pewnie w pracy z nowymi procedurami.

Podsumowanie

Przygotowanie zespołu do pracy w nowym systemie opiera się przede wszystkim na otwartej komunikacji i pokazaniu konkretnych korzyści, które realnie ułatwią codzienną pracę. Dobrze zaplanowane wdrożenie oraz wsparcie w okresie przejściowym sprawią, że placówka zyska nie tylko nowoczesne narzędzie, ale także bardziej efektywny i zaangażowany zespół.

Skuteczna komunikacja to jedno, jednak równie ważne są sprawne rozwiązania wspierające codzienne działania. Dzięki Proassist możesz uporządkować i zautomatyzować pracę – od rejestracji po dokumentację medyczną – podnosząc jakość obsługi pacjentów i wzmacniając wizerunek placówki.


System został stworzony zarówno dla większych placówek, jak i lekarzy prowadzących indywidualne praktyki. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy ułatwić Twoją codzienną pracę.

Nowa era w fizjoterapii: jak zmieniło się podejście do szkoleń i rozwoju zawodowego?

Jeszcze kilkanaście lat temu szkolenia dla fizjoterapeutów koncentrowały się przede wszystkim na nauce konkretnych technik manualnych, często przekazywanych przez uznanych w branży praktyków. Kluczowe było opanowanie schematów działania i doskonalenie samego „wykonania”. 

Dziś jednak fizjoterapia wygląda zupełnie inaczej. Dynamiczny rozwój badań naukowych oraz rosnąca świadomość kliniczna sprawiły, że ciężar edukacji przesunął się z nauki pojedynczych metod na rozumienie procesu terapeutycznego. Nowoczesny fizjoterapeuta nie pyta już wyłącznie jak wykonać daną technikę, coraz ważniejsze staje się pytanie kiedy, u kogo i dlaczego warto ją zastosować. To właśnie myślenie kliniczne stało się fundamentem współczesnego podejścia do terapii i kierunkiem, w którym zmierza cały rynek szkoleń.

Koniec z „kolekcjonowaniem dyplomów”

Współczesny fizjoterapeuta to specjalista, który swoją ścieżkę edukacyjną wybiera coraz bardziej świadomie. Szkolenia i kursy przestały być jedynie sposobem na zdobywanie kolejnych certyfikatów czy uzupełnianie ściany dyplomów. Dziś edukacja pełni znacznie ważniejszą rolę, staje się realnym narzędziem wpływającym na jakość terapii, skuteczność pracy oraz bezpieczeństwo pacjenta.

W ciągu ostatniej dekady podejście do zawodu wyraźnie się zmieniło. Coraz większe znaczenie zyskało podejście oparte na nauce, w którym decyzje terapeutyczne nie wynikają już z bezrefleksyjnego powielania technik, lecz z analizy aktualnych badań i zasad Evidence-Based Practice. Fizjoterapeuci uczą się nie tylko wykonywać określone metody, ale przede wszystkim rozumieć mechanizmy stojące za ich skutecznością.

Równolegle wzrosła rola samodzielności i krytycznego myślenia. Dzisiejszy specjalista patrzy na pacjenta wielowymiarowo – analizuje kontekst zdrowotny, styl życia, cele terapii oraz indywidualne potrzeby, a następnie świadomie dobiera narzędzia pracy, zamiast opierać się na jednym, uniwersalnym schemacie.

Zmianie uległo również samo rozumienie rozwoju zawodowego. Obok technik manualnych coraz większą wagę przykłada się do kompetencji miękkich: skutecznej komunikacji z pacjentem, pracy w interdyscyplinarnym zespole czy umiejętności prowadzenia i rozwijania własnej praktyki. Nowoczesna fizjoterapia to już nie tylko sprawność manualna, ale kompleksowe podejście do pacjenta i świadome budowanie swojej roli jako specjalisty ochrony zdrowia.

Na co zwracać uwagę, wybierając szkolenie?

Obecnie cena kursu, choć nadal pozostaje ważnym elementem decyzji, przestała być czynnikiem rozstrzygającym. Coraz więcej fizjoterapeutów traktuje edukację jako inwestycję, a nie koszt. Są gotowi zapłacić więcej za szkolenie, które realnie podnosi ich kompetencje i przekłada się na jakość codziennej pracy z pacjentem. Liczy się nie ilość odbytych kursów, lecz ich rzeczywista wartość merytoryczna i praktyczna.

Kluczowe znaczenie mają dziś kompetencje prowadzącego. Uczestnicy zwracają uwagę nie tylko na jego doświadczenie kliniczne, ale również na markę osobistą, aktualność wiedzy oraz umiejętność tłumaczenia mechanizmów stojących za daną metodą. Autorytet nie wynika już wyłącznie z rozpoznawalności nazwiska, lecz z rzetelności, przejrzystości przekazu i oparcia treści na dowodach naukowych oraz praktyce.

Równie istotna jest praktyczna użyteczność szkolenia. Fizjoterapeuci oczekują narzędzi, które będą mogli wdrożyć niemal natychmiast po powrocie do gabinetu. Konkretne schematy pracy, algorytmy postępowania czy przykłady przypadków klinicznych mają dziś większą wartość niż rozbudowana, lecz oderwana od realiów teoria.

Znaczenia nabierają także opinie innych uczestników oraz zakres wsparcia poszkoleniowego. Dostęp do materiałów wideo, możliwość powrotu do nagrań czy konsultacji z prowadzącym zwiększają poczucie bezpieczeństwa i pomagają utrwalić wiedzę w praktyce. Szkolenie nie kończy się już w momencie opuszczenia sali, coraz częściej staje się początkiem dłuższego procesu rozwoju.

Dodatkowym czynnikiem wpływającym na wybór są możliwości dofinansowania. Firmy zarejestrowane w Bazie Usług Rozwojowych (BUR) cieszą się rosnącym zainteresowaniem, ponieważ umożliwiają obniżenie kosztów inwestycji w rozwój zawodowy. Dzięki temu fizjoterapeuci mogą wybierać wartościowe, często bardziej zaawansowane szkolenia, bez nadmiernego obciążania budżetu.

Cyfrowa rewolucja i budowanie marki osobistej

Zmianie uległa nie tylko treść, ale również forma zdobywania wiedzy. Rozwój webinarów, kursów online oraz modeli hybrydowych sprawił, że dostęp do międzynarodowej literatury, światowych ekspertów i najnowszych metod terapeutycznych stał się znacznie prostszy. Dziś, aby uczyć się od specjalistów z drugiego końca świata, nie trzeba już organizować kosztownych wyjazdów ani rezygnować z pracy w gabinecie. Wiedza jest dostępna niemal natychmiast: elastycznie, wygodnie i dopasowana do tempa pracy współczesnego fizjoterapeuty.

Co więcej, szkolenia zaczęły pełnić również dodatkową funkcję, stały się elementem budowania strategii marketingowej. Fizjoterapeuci coraz częściej dokumentują swój rozwój w mediach społecznościowych, pokazując kulisy kursów, zdobywane umiejętności czy refleksje po szkoleniach. Platformy takie jak Instagram czy TikTok przestały być wyłącznie przestrzenią promocji usług, a stały się miejscem budowania eksperckiego wizerunku i relacji z pacjentami. Transparentność w zakresie rozwoju zawodowego wzmacnia zaufanie i pokazuje, że specjalista nieustannie inwestuje w podnoszenie jakości swojej pracy.

Przyszłość szkoleń w fizjoterapii – czego możemy się spodziewać?

Prognozy na najbliższe lata wyraźnie wskazują na dalszą indywidualizację procesów nauczania. Edukacja będzie coraz silniej integrować się z codzienną praktyką kliniczną, stając się jej naturalnym uzupełnieniem, a nie jedynie dodatkiem realizowanym kilka razy w roku. Tradycyjne kursy zostaną wzbogacone o nowoczesne technologie: wirtualną rzeczywistość (VR), symulacje przypadków klinicznych czy interaktywne platformy szkoleniowe, które pozwolą ćwiczyć podejmowanie decyzji w bezpiecznym, kontrolowanym środowisku. Nauka stanie się bardziej elastyczna, dostępna i dopasowana do indywidualnych potrzeb specjalisty.

Jeśli chodzi o kierunki rozwoju, które w najbliższym czasie mogą zyskać szczególne znaczenie, warto zwrócić uwagę na pracę z twarzoczaszką i powięziami w ujęciu systemowym, m.in. w nurcie FHS (Face Holistic System). Rosnącym zainteresowaniem wciąż cieszą się także chiropraktyka oraz kinesiotaping: metody, które stanowią praktyczne wsparcie w codziennych wyzwaniach gabinetowych. Nie traci na znaczeniu również pogłębiona diagnostyka i terapia wad postawy oraz skolioz, szczególnie w kontekście pracy z dziećmi i młodzieżą.

Rynek szkoleń zmierza dziś w stronę jakości, transparentności i realnej wartości merytorycznej. W 2026 roku wygrywają ci specjaliści, którzy nie stoją w miejscu i traktują rozwój jako proces ciągły, łączący doświadczenie kliniczne z refleksją, analizą przypadków oraz świadomym podejmowaniem decyzji terapeutycznych. To konsekwentne budowanie kompetencji staje się dziś największą przewagą konkurencyjną.

W codziennej pracy równie ważne jak rozwój kompetencji klinicznych jest sprawne zarządzanie gabinetem. Właśnie dlatego powstał Proassist, system zaprojektowany nie tylko z myślą o dużych placówkach medycznych, ale także o indywidualnych lekarzach prowadzących jednoosobowe gabinety oraz małych i średnich placówkach.

Chcesz zobaczyć, jak Proassist działa w praktyce? Skontaktuj się z nami i przekonaj się, jak aplikacja może ułatwić codzienną pracę, uporządkować procesy i usprawnić zarządzanie Twoim gabinetem.

Luty pełen nowości w Proassist: aż 9 z 11 nowych funkcji powstało dzięki głosowaniu użytkowników

W Proassist konsekwentnie rozwijamy system tak, aby realnie wspierał użytkowników w codziennej pracy – bez zbędnych komplikacji, za to z wyraźną oszczędnością czasu.

W najnowszej aktualizacji połączyliśmy funkcje wybrane w głosowaniu społeczności z usprawnieniami porządkującymi procesy, dzięki czemu praca z Proassist staje się jeszcze bardziej intuicyjna i komfortowa. Od długo wyczekiwanego sortowania kolumn w całym systemie, przez czytelną informację o tym, czy zdarzenie medyczne zostało poprawnie wysłane, statusy zdarzeń medycznych, aż po paski informacyjne przypominające m.in. o dacie wygaśnięcia certyfikatów ZUS/P1.

Co ważne, aż 9 z 11 nowych funkcji powstało dzięki głosowaniu użytkowników, odpowiadając bezpośrednio na realne potrzeby pracy w gabinetach. Dziękujemy za oddane głosy i konkretne sugestie, to właśnie one pomagają nam wdrażać usprawnienia.

Poniżej znajdziesz szczegółowe omówienie najważniejszych nowości, rozpoczniemy od usprawnień powstałych w odpowiedzi na głosy użytkowników.

Sortowanie wszystkich kolumn  

Od teraz możesz sortować kolumny we wszystkich kluczowych listach w systemie Proassist (m.in. Wizyty, Klienci, Magazyn, Placówki). W praktyce oznacza to szybkie ustawianie danych „po swojemu”, np. po nazwisku, dacie, statusie, numerze dokumentu czy sortowaniu daty dostawy w magazynie.

To usprawnienie szczególnie przydaje się tam, gdzie liczy się szybkie odnalezienie informacji lub porównanie danych. Przykładowo w magazynie wiele osób potrzebowało sortować datę dostawy, aby najnowsze pozycje od razu pojawiały się na górze – teraz jest to możliwe w kilka sekund.

System automatycznie posortuje i wyświetli listę dostaw zgodnie z wybranym kryterium (rosnąco lub malejąco)

Informacje o terminie ważności certyfikatów ZUS i P1 

System teraz wyświetla paski informacyjne, gdy zbliża się termin ważności certyfikatu ZUS. Specjaliści widzą powiadomienia dotyczące własnych certyfikatów, natomiast administratorzy mają wgląd w certyfikaty w szerszym zakresie – dla wszystkich użytkowników w placówce.

Paski pojawiają się z wyprzedzeniem, 14 dni przed końcem ważności certyfikatu i wyświetlane są jako widoczne przypomnienie po zalogowaniu. Dzięki temu użytkownicy nie zostają z problemem „na ostatnią chwilę” i mają czas na odpowiednie działania.

Analogicznie wprowadziliśmy paski informacyjne dla certyfikatów P1. Mechanizm działania i widoczność są takie same jak w przypadku certyfikatów ZUS: specjaliści widzą swoje certyfikaty, a administratorzy mają wgląd w szerszy zakres dla wszystkich użytkowników w placówce.

Informacja dotycząca ważności i odnawiania certyfikatów

Szablony e-skierowań: więcej danych w szablonie 

Szablony e-skierowań zostały rozszerzone – teraz zapisują nie tylko pola tekstowe, ale także dodatkowe elementy, takie jak ICD-10, poradnia, oddział czy inne pola strukturalne zależne od rodzaju skierowania.

W praktyce oznacza to, że jeśli często wystawiasz podobne skierowania, możesz przygotować szablon raz, a następnie wybierać go z listy, oszczędzając czas przy każdej kolejnej wizycie.

Filtr w zakładce Wizyty – status zdarzenia medycznego

Dzięki nowemu filtrowi w zakładce Wizyty możesz łatwo sprawdzać status zdarzeń medycznych i weryfikować, które z nich zostały poprawnie wysłane, włączając tę funkcję w swoją codzienną rutynę. Warto pamiętać, że status będzie widoczny dla nowo umówionych wizyt.

Aby to sprawdzić należy włączyć widoczność kolumny „ZM w P1”. Po włączeniu kolumny w tabeli wizyt zobaczysz status każdego zdarzenia medycznego: zielony oznacza, że zdarzenie medyczne zostało poprawnie wysłane i wszystko przebiegło prawidłowo. Czerwony wskazuje, że EDM nie zostało przesłane – po najechaniu kursorem można sprawdzić jego dokładny opis błędu, np. komunikat „Otrzymano błędne dane zwrotne”. Dzięki temu, szybciej zdiagnozujesz problem i łatwiej przekażesz informację do administracji lub wsparcia.

Pomarańczowy informuje o zdarzeniach oczekujących na przetworzenie, które zostaną wysłane automatycznie następnego dnia, natomiast szary oznacza opcję „Nie wysyłaj”, ponieważ specjalista wybrał opcję „Nie wysyłaj zdarzenia medycznego”. Brak kropki – wizyta nie została zakończona poprawnie lub specjalista nie wybrał typu EDM, więc zdarzenie nie zostało jeszcze przypisane.

To rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy chcesz szybko wyłapać wizyty wymagające poprawy, sprawdzić, które zdarzenia utknęły w procesie, a także przygotować się do zamknięcia dnia lub zweryfikować kompletność EDM.

Nowy filtr w zakładce „Wizyty” pozwala szybko i wygodnie weryfikować status zdarzeń medycznych

Funkcja ponownej wysyłki zdarzenia medycznego

Jeśli zdarzenie medyczne nie zostało poprawnie wysłane, możesz teraz przesłać je ponownie po wprowadzeniu niezbędnych poprawek w danych.

System działa w tym przypadku w dwóch trybach. W trybie standardowym zdarzenie jest wysyłane automatycznie następnego dnia rano po zapisaniu wizyty. Natomiast po skorzystaniu z opcji „wyślij ponownie” zdarzenie trafia do wysyłki od razu – bez konieczności czekania do kolejnego dnia na weryfikację.

W praktyce wygląda to prosto: poprawiasz EDM, klikasz ponowne wysłanie i natychmiast widzisz, czy zdarzenie zostało wysłane poprawnie, albo otrzymujesz informację, co jeszcze wymaga korekty.

Gdy Zdarzenie Medyczne nie zostało przesłane poprawnie, możesz użyć opcji „Prześlij ponownie zdarzenie medyczne”

W dalszej części znajdziesz zmiany, które nie były elementem głosowania, ale zostały wdrożone w ramach ciągłego rozwoju systemu.

Bezpieczne wylogowanie, szybki powrót do zapisanych ustawień EDM i inne funkcje

W systemie wprowadziliśmy automatyczne wylogowanie po 12 godzinach nieaktywności. Oznacza to, że jeśli przez 12 godzin nie są wykonywane żadne działania w systemie lub aplikacji, nastąpi wylogowanie. Rozwiązanie zostało wprowadzone ze względów bezpieczeństwa. Zapobiega sytuacjom, w których ktoś mógłby korzystać z systemu na urządzeniu pozostawionym bez nadzoru, oraz chroni tokeny dostępu przed nieuprawnionym użyciem.

Chociaż w aplikacji mobilnej może to być uciążliwe, warto pamiętać, że w systemie znajdują się dane medyczne, a także możliwość wystawiania e-recept, e-skierowań czy e-zwolnień – dlatego wymogi bezpieczeństwa są wysokie.

Dodaliśmy także możliwość przywracania zapisanych ustawień w personalizacji widoku dokumentacji medycznej. Nowy przycisk pozwala szybko wrócić do własnego, wcześniej skonfigurowanego układu EDM – bez konieczności ponownego ustawiania wszystkiego od początku.

Dzięki temu możesz swobodnie testować i usprawniać widok dokumentacji, a w razie potrzeby jednym kliknięciem przywrócić swoje ustawienia, zamiast wracać do domyślnej konfiguracji i budować układ od nowa. 

W historii EDM każda ikonka eWUŚ ma teraz tooltip wyjaśniający znaczenie koloru i statusu, co zwiększa czytelność i ułatwia korzystanie, zwłaszcza nowym użytkownikom i przy rejestracji.

Podsumowanie

Nowości łączą usprawnienia codziennej pracy, takie jak lepsze sortowanie i czytelniejsze statusy, z funkcjami, które realnie zmniejszają ryzyko problemów operacyjnych: paski informacyjne o certyfikatach ZUS i P1 czy możliwość szybkiego ponownego wysyłania zdarzeń medycznych.

Konsekwentnie słuchamy użytkowników i przekładamy ich potrzeby na konkretne funkcje, które realnie ułatwiają pracę w gabinecie i rejestracji. Jeśli masz pomysł na funkcję, która mogłaby usprawnić pracę Twojej placówki, skontaktuj się z nami – zgłaszane potrzeby są dla nas ważnym elementem planowania roadmapy i mają realny wpływ na kierunek rozwoju Proassist.

Właśnie w ten sposób powstaje wiele zmian, które później trafiają do systemu i ułatwiają Wam codzienną pracę.

Najczęstsze pytania klientów przed decyzją o wdrożeniu

Decyzja o zmianie lub wdrożeniu oprogramowania do zarządzania placówką medyczną to ważny moment w jej rozwoju. Nic więc dziwnego, że przed podjęciem ostatecznej decyzji pojawia się wiele pytań i wątpliwości – szczególnie że dla wielu gabinetów jest to pierwsza tego typu zmiana. Kluczowe znaczenie ma wybór partnera, który nie tylko dostarczy system, ale także przeprowadzi cały zespół przez proces wdrożenia krok po kroku, zapewniając poczucie bezpieczeństwa i wsparcie na każdym etapie.

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania, które pomogą Ci lepiej przygotować się do tej zmiany i podjąć świadomą decyzję.

Jak wygląda proces wdrożenia i czy jest bezpieczny?

Placówki często obawiają się chaosu podczas zmiany systemu. Profesjonalny dostawca powinien posiadać jasno zaplanowany proces, w którym personel zostanie przeszkolony, a wszystkie potrzebne funkcje będą odpowiednio skonfigurowane. 

Przed wyborem systemu warto upewnić się, czy dostawca posiada uporządkowany i jasno opisany proces wdrożenia, na przykład w formie dokumentu PDF lub arkusza XLS oraz czy udostępnia szczegółową checklistę działań, jasno rozdzielającą zadania po stronie placówki i po stronie dostawcy. Dzięki temu cały proces przebiega przewidywalnie, spokojnie i bez niepotrzebnego chaosu.

Co się stanie z moimi danymi i bazą pacjentów?

To jeden z najczęstszych lęków pojawiających się przy wdrożeniu nowego systemu. Warto jednak pamiętać, że dla doświadczonego dostawcy migracja danych jest standardowym, dobrze uporządkowanym procesem realizowanym na co dzień. Przykładowo, Proassist każdego miesiąca przenosi dane nawet 10-15 placówek, dzięki czemu cały proces przebiega sprawnie i bezpiecznie.

Migracja obejmuje nie tylko samą listę pacjentów, ale również pełną historię oraz terminy wizyt, a także indywidualne ustawienia placówki. Przenoszone są m.in. szczegółowe konfiguracje usług – takie jak ceny czy czas trwania wizyt, które często różnią się nawet pomiędzy lekarzami tej samej specjalizacji. Dzięki temu po wdrożeniu system jest od razu gotowy do pracy, bez konieczności ponownego wprowadzania danych.

Jak nie pogubić się w gąszczu funkcji? Metoda MoSCoW

Nowoczesne systemy oferują dziś setki funkcji i możliwości konfiguracji, co na początku może wydawać się przytłaczające. Aby uporządkować potrzeby placówki i podejmować decyzje w sposób świadomy, warto skorzystać z metody MoSCoW, która pomaga jasno określić priorytety wdrożenia.

W tym podejściu wymagania dzieli się na cztery kategorie. Must have to funkcje absolutnie niezbędne do codziennej pracy i zapewnienia ciągłości działania placówki. Should have obejmuje rozwiązania bardzo ważne, które znacząco usprawniają pracę, ale mogą zostać wdrożone w kolejnym etapie. Could have to dodatkowe udogodnienia – niekonieczne na start, lecz wartościowe w przyszłości, gdy zespół oswoi się już z systemem. Ostatnia kategoria, Won’t have, pozwala świadomie odłożyć funkcje, które na obecnym etapie rozwoju nie są potrzebne, dzięki czemu wdrożenie pozostaje przejrzyste i skoncentrowane na realnych potrzebach.

Szkolenia personelu

Sukces wdrożenia w dużej mierze zależy od tego, jak dobrze zespół odnajdzie się w pracy z nowym narzędziem. Dlatego jeszcze przed podjęciem decyzji warto sprawdzić, czy dostawca oferuje jasno zaplanowany program szkoleń dopasowany do różnych ról w placówce: osobno dla rejestracji, lekarzy oraz właściciela lub kadry zarządzającej. Równie ważne jest ustalenie, w jakich godzinach odbywają się szkolenia oraz ile osób powinno w nich uczestniczyć, aby cały zespół mógł sprawnie i komfortowo rozpocząć pracę z systemem.

Czy system połączy się z innymi narzędziami?

Nowoczesne oprogramowanie nie powinno być „wyspą”. Kluczowe są integracje, na przykład z marketplace’em. 

Jeśli placówka korzysta z marketplace’u ZnanyLekarz, może dzięki kluczom API połączyć go z kalendarzem Proassist. Dzięki temu nie trzeba przepisywać terminów między dwoma kalendarzami, co eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych między kalendarzami. Profesjonalny dostawca bierze na siebie cały ciężar techniczny takiej integracji.

Dlaczego warto polegać na rekomendacjach dostawcy?

Wybierając oprogramowanie dla placówki, w rzeczywistości wybierasz także partnera biznesowego na dłużej. Choć wiele systemów może wydawać się do siebie podobnych pod względem technicznym, często to właśnie detale oraz podejście do klienta decydują o codziennym komforcie pracy. Dużą wartością jest wsparcie doświadczonego opiekuna klienta, który współpracuje z setkami placówek – jak w przypadku Proassist, obsługującego już ponad 600 podmiotów medycznych. Dzięki temu posiada on praktyczną wiedzę o rozwiązaniach, które realnie sprawdzają się w innych gabinetach i klinikach.

Eksperci mogą pomóc między innymi w odpowiednim zaplanowaniu rejestracji online, doradzając, jakie usługi warto w niej udostępnić, aby zwiększyć liczbę zapisów i jednocześnie odciążyć recepcję. Wspierają również w ograniczaniu strat wynikających z tzw. „no-show”, czyli nieodwołanych wizyt, proponując skuteczne wykorzystanie systemów płatności i przedpłat online oraz przypomnienia SMS wizyt.

Warto pamiętać, że wdrożenie nowego systemu to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim okazja do uporządkowania procesów i usprawnienia pracy całej placówki, przy wsparciu specjalistów, którzy mają doświadczenie zdobyte w wielu podobnych wdrożeniach.

Podsumowanie

Wdrożenie nowego oprogramowania do zarządzania placówką medyczną to ważna decyzja, która naturalnie wiąże się z pytaniami i obawami. W praktyce jednak dobrze zaplanowany proces, wsparcie doświadczonego dostawcy oraz jasno określone etapy działania sprawiają, że zmiana systemu przebiega spokojnie i bezpiecznie. Kluczowe znaczenie mają tu uporządkowany proces wdrożenia, bezpieczna migracja danych, odpowiednie szkolenia zespołu oraz możliwość integracji z narzędziami wykorzystywanymi już w placówce. Równie istotne jest świadome podejście do wyboru funkcji i priorytetów, tak aby system realnie wspierał codzienną pracę, zamiast ją komplikować. 

Z pomocą nowoczesnych rozwiązań, takich jak Proassist, możliwe jest nie tylko uporządkowanie codziennych obowiązków, ale także realne zwiększenie efektywności całego zespołu. System automatyzuje przypomnienia SMS, rezerwacje wizyt czy rozliczenia, odciążając personel i pozwalając skupić się na tym, co najważniejsze – pacjentach.


Chcesz zmienić lub wdrożyć oprogramowanie do zarządzania placówką medyczną? Skontaktuj się z nami i zobacz, jak Proassist może pomóc Twojemu zespołowi pracować szybciej, sprawniej i z jeszcze większą satysfakcją każdego dnia.

Przedpłaty i płatności online w praktyce gabinetu – jak skutecznie zabezpieczyć grafik i przychody?

Puste miejsca w grafiku to zmora wielu właścicieli placówek medycznych. Pacjenci, którzy zapisują się na wizyty i nie przychodzą, nie tylko blokują dostęp innym potrzebującym, ale również generują realne straty finansowe. Rozwiązaniem, które staje się rynkowym standardem, są płatności i przedpłaty online. Dzięki nim możesz zwiększyć odpowiedzialność pacjentów i zautomatyzować procesy w swojej rejestracji.

Podczas rozmowy Mirelli Sajdak – Dyrektorki Działu Pomocy Technicznej, z Mateuszem Chmalem – liderem działu opiekunów, temat przedpłat i płatności online został rozebrany na czynniki pierwsze.

Kiedy warto uruchomić płatności online?

Płatności online to nie tylko domena telemedycyny, wideokonsultacji czy e-recept, gdzie pacjent płaci za usługę realizowaną zdalnie. To narzędzie, które doskonale sprawdza się w codziennej pracy stacjonarnej, szczególnie gdy: pacjenci nie odwołują wizyt: blokują terminy, z których mogliby skorzystać inni pacjenci czekający w długich kolejkach. Również, gdy oferujesz kosztowne zabiegi, długie i drogie procedury generują większy koszt w przypadku nieobecności pacjenta, dlatego warto zabezpieczyć je przedpłatą. Dotyczy to także przypadków, gdy zapisują się nowi pacjenci, często to właśnie osoby pierwszorazowe najczęściej nie pojawiają się na umówionej wizycie.

Elastyczne modele płatności w Proassist

Eksperci wskazują, że wdrożenie płatności online nie musi oznaczać, że każdy pacjent musi płacić z góry. System Proassist oferuje szereg funkcji, które pozwalają dopasować zasady do specyfiki Twojego gabinetu.

Płatności wymagane lub możliwe (opcjonalne) – możesz zdecydować, czy płatność jest warunkiem koniecznym do potwierdzenia rezerwacji, czy jedynie wygodną opcją dla pacjenta.

„Czarna lista” pacjentów – to skuteczne narzędzie na osoby, które notorycznie nie pojawiają się na wizytach. System może wymuszać przedpłatę wyłącznie od pacjentów dodanych do tej listy.

Płatność dla pacjentów pierwszorazowych – możesz skonfigurować system tak, aby tylko osoby zapisujące się po raz pierwszy musiały dokonać płatności online.

Przedpłata za konkretne usługi – jeśli prowadzisz drogie zabiegi, możesz włączyć wymóg płatności tylko dla wybranych, najbardziej kosztownych pozycji w cenniku.

Pełna automatyzacja i wygoda dla rejestracji

Częstą obawą właścicieli gabinetów jest to, czy płatności online nie dołożą pracy rejestratorkom. W systemie Proassist proces ten jest całkowicie zautomatyzowany. Rejestracja nie musi sprawdzać wyciągów bankowych – gdy pacjent dokona wpłaty, wizyta w kalendarzu automatycznie zmienia kolor na zielony, a w systemie pojawia się informacja o kwocie.

Specjaliści zaznaczają, że system sam pilnuje terminów. Jeśli pacjent nie opłaci wizyty w wyznaczonym czasie, rezerwacja zostanie automatycznie odwołana, a zwolnione miejsce wróci do grafiku, umożliwiając zapis innej osobie, przykładowo z listy rezerwowej.

Jak komunikować zmiany pacjentom?

Płatności online stały się dziś naturalnym standardem – wielu pacjentów wręcz oczekuje możliwości szybkiego opłacenia wizyty bez konieczności wykonywania przelewu czy płatności na miejscu. Dla pacjenta to wygoda i poczucie bezpieczeństwa, ponieważ opłacony termin oznacza realną rezerwację czasu specjalisty. Warto więc pokazywać tę zmianę nie jako nowe ograniczenie, lecz jako udogodnienie, które porządkuje proces umawiania wizyt i zmniejsza ryzyko nieporozumień.

Eksperci podkreślają, że kluczową rolę odgrywa jasna, spójna i powtarzalna komunikacja. Informacja o zasadach płatności powinna pojawić się w kilku miejscach jednocześnie – na stronie internetowej, w regulaminie placówki, podczas rejestracji online, w widżecie placówki oraz w automatycznych przypomnieniach SMS i e-mail. Dzięki temu pacjent nie jest zaskoczony nowymi zasadami i ma czas, aby spokojnie się z nimi zapoznać.

Warto również wyjaśniać dlaczego wprowadzane są zmiany. Krótkie komunikaty w stylu: „Dzięki przedpłatom możemy lepiej zarządzać grafikiem i skracać czas oczekiwania na wizytę” pomagają pacjentom zrozumieć sens nowych rozwiązań. Transparentność buduje zaufanie – pacjenci widzą, że zmiana służy poprawie dostępności usług, a nie utrudnianiu kontaktu z placówką. Dobrym rozwiązaniem jest także stosowanie prostych komunikatów edukacyjnych: krótkich FAQ, odpowiedzi na najczęstsze pytania czy informacji o możliwości łatwego przełożenia wizyty.

Najważniejsze jest jednak zachowanie empatycznego tonu komunikacji. Zamiast języka nakazowego („wymagana przedpłata”), lepiej używać języka korzyści („opłacenie wizyty gwarantuje rezerwację terminu”). Taka narracja sprawia, że zmiana jest odbierana jako element nowoczesnej obsługi pacjenta, a nie dodatkowy obowiązek.

Jak zacząć proces wdrażania?

Sam proces wdrożenia jest prosty. Wymaga rejestracji u operatora płatności (AutoPay) oraz krótkiej konfiguracji w systemie Proassist, w czym w pełni pomaga Dział Wsparcia Technicznego. Placówka musi jedynie określić swoje zasady: kogo mają obejmować płatności, za jakie usługi i w jakim terminie pacjent powinien dokonać wpłaty.


Proassist został stworzony zarówno dla dużych placówek, jak i jednoosobowych gabinetów czy małych i średnich klinik, oferując realne wsparcie w codziennej pracy. Chcesz skutecznie zmniejszyć liczbę nieodwołanych wizyt w swojej placówce? Skontaktuj się z nami i wprowadź sprawdzone rozwiązania krok po kroku.

AI jako wsparcie, nie zagrożenie – jak o tym mówić zespołowi?

Wprowadzenie sztucznej inteligencji do firmy to nie tylko wyzwanie technologiczne, ale przede wszystkim liderskie. Wiele osób w Twoim zespole może nie wypowiadać swoich obaw na głos, ale w ich głowach pojawiają się pytania: „Czy zostanę zwolniony?”, „Czy robot zrobi to lepiej?”, „Czy nadążę za zmianami?”. Strach przed AI rzadko jest irracjonalny – to naturalna reakcja na nieznane i poczucie utraty kontroli.

Jako menedżer masz kluczową rolę: musisz stać się „tłumaczem” zmiany, który pomoże zespołowi zrozumieć, że AI to szansa na lepszą pracę, a nie koniec ich kariery. Oto jak zbudować tę narrację, opierając się na danych i sprawdzonych strategiach.

Pokaż realne wsparcie

Dla wielu pracowników generatywna AI (GenAI) wciąż jest mitycznym bytem, którego działania nie rozumieją. Twoim zadaniem jest wyjaśnienie podstaw: AI to nie „elektroniczny mózg”, lecz zaawansowany asystent, który potrafi tworzyć treści i analizy na podstawie naszych poleceń.

Podkreślaj, że AI nie zastępuje ludzi, lecz zmienia charakter ich pracy. Technologia ta najlepiej sprawdza się w nudnych, powtarzalnych zadaniach, które „zjadają” czas, takich jak: generowanie raportów i podsumowań spotkań, odpowiadanie na rutynowe maile i wstępna analiza dużej ilości dokumentów.

Według badań zespoły wspierane przez AI poprawiają jakość swojej pracy średnio o 40%, a powtarzalne zadania wykonują o 29% szybciej. To realne odzyskiwanie czasu na zadania, które wymagają kreatywności i empatii – cech, których AI nie posiada.

Człowiek pozostaje niezbędny

Kluczem do uspokojenia zespołu jest pokazanie, że mimo rozwoju sztucznej inteligencji człowiek nadal pozostaje niezbędnym elementem procesu decyzyjnego — zgodnie z podejściem HITL (Human-in-the-Loop). Warto wyjaśnić pracownikom, że ich rola nie znika, lecz ewoluuje i zyskuje nowy wymiar. To człowiek formułuje zapytania i nadaje kierunek pracy narzędziom AI, wykorzystując swoją wiedzę oraz kontekst biznesowy. To również człowiek odpowiada za weryfikację wyników, wychwytując błędy, nieścisłości czy tzw. „halucynacje” modeli. 

Ostatecznie to właśnie człowiek podejmuje końcowe decyzje wszędzie tam, gdzie potrzebny jest osąd, doświadczenie, odpowiedzialność oraz wrażliwość etyczna.

Strategia komunikacji: od „dlaczego” do „razem”

Zamiast ogłaszać odgórnie zakup nowych narzędzi, warto wdrożyć plan, który stopniowo buduje zaufanie i poczucie bezpieczeństwa w zespole. Proces najlepiej zacząć od odpowiedzi na pytanie „dlaczego”. Wyjaśnij pracownikom, że wdrożenie AI nie jest chwilową modą, lecz świadomą decyzją – ma pomóc organizacji nadążać za rynkiem, zwiększyć konkurencyjność oraz przede wszystkim odciążyć zespół od powtarzalnych i frustrujących zadań administracyjnych.

Zamiast zarządzać zmianą poprzez presję lub strach, warto oddać pracownikom poczucie wpływu i kontroli. Dobrym podejściem jest włączenie zespołu w testowanie narzędzi w ramach ich codziennych obowiązków, zgodnie z zasadą „done with you”, czyli wdrażania rozwiązań wspólnie z użytkownikami, a nie za nich. Dzięki temu pracownicy szybciej dostrzegają realne korzyści i naturalnie oswajają się z technologią.

W każdej organizacji są osoby, które już samodzielnie eksperymentują z nowymi rozwiązaniami. Warto je zauważyć i wzmocnić ich rolę, tworząc z nich nieformalnych ambasadorów zmiany, tzw. „cichych liderów AI”, którzy pomagają innym przejść przez proces adaptacji w bardziej naturalny i mniej formalny sposób.

Kluczowym elementem jest także edukacja jeszcze przed właściwym wdrożeniem. Według badań aż 68,1% pracujących Polaków nie otrzymało żadnych wytycznych dotyczących korzystania z narzędzi AI, a brak wiedzy najczęściej rodzi niepewność i opór. Dlatego warto zapewnić szkolenia i praktyczne warsztaty, które pokażą zespołowi, jak bezpiecznie i efektywnie korzystać z nowych narzędzi. Gdy pracownicy rozumieją technologię i czują się w niej kompetentni, zmiana przestaje budzić lęk, a zaczyna być postrzegana jako realne wsparcie w codziennej pracy.

Skup się na kompetencjach przyszłości

Rozmowa o AI to doskonały moment, aby porozmawiać z zespołem nie o zagrożeniach, lecz o rozwoju i nowych możliwościach. Warto podkreślić, że w świecie coraz silniej wspieranym przez algorytmy rośnie znaczenie kompetencji typowo ludzkich, tzw. metakompetencji. To właśnie innowacyjność i umiejętność rozwiązywania złożonych problemów, inteligencja emocjonalna i empatia w kontakcie z drugim człowiekiem oraz krytyczne myślenie i zdolność weryfikowania danych będą coraz bardziej cenione.

Kluczowe jest jasne zakomunikowanie, że celem wdrażania AI nie jest eliminacja stanowisk, lecz transformacja ról i rozwój kompetencji pracowników. Technologia przejmuje zadania powtarzalne, dzięki czemu ludzie mogą skupić się na działaniach wymagających doświadczenia, odpowiedzialności i relacyjności. Pracownicy biurowi – szczególnie ci najbardziej narażeni na wpływ narzędzi AI – mogą stać się przewodnikami dla klientów i współpracowników w świecie nowych technologii, pomagając im zrozumieć zmiany, bezpiecznie korzystać z narzędzi cyfrowych i budować zaufanie do nowoczesnych rozwiązań.

Podsumowanie

Wprowadzenie AI do firmy to maraton, a nie sprint. Pamiętaj, że doświadczenie praktyczne sprzyja pozytywnej ocenie tej technologii – pracownicy firm, które już korzystają z AI, znacznie częściej chcą rozszerzenia jej zastosowań niż osoby nieświadome jej możliwości. Twoim zadaniem jest stworzenie bezpiecznej przestrzeni do nauki, gdzie błąd jest częścią procesu, a technologia służy człowiekowi, a nie na odwrót.

Proassist to nowoczesny system zaprojektowany z myślą o menedżerach placówek medycznych, którzy chcą skutecznie zarządzać pracą zespołu, harmonogramem wizyt oraz dokumentacją w jednym, spójnym środowisku. System wykorzystuje technologię AI, w tym Inteligentnego Asystenta Głosowego. 

Proassist to nie tylko usprawnienie codziennych procesów, ale także bezpieczne wdrożenie nowoczesnej AI w placówce medycznej – tak, aby technologia wspierała ludzi, zwiększała efektywność zarządzania i podnosiła standard opieki nad pacjentem. Skontaktuj się z nami i postaw na nowoczesne technologie.

Praktyka gotowa na przyszłość – historia Artura Oberc

W gabinecie przy ul. Kosocickiej w Krakowie codziennie pojawiają się rodzice z dziećmi – jedni z pierwszą diagnozą, inni po latach specjalistycznych konsultacji. To miejsce, w którym każda wizyta zaczyna się od uważnej rozmowy, dokładnej diagnostyki i troski o najmłodszych pacjentów.

Prowadzi je doświadczony ortopeda dziecięcy, który od 18 lat zajmuje się leczeniem urazów i schorzeń narządu ruchu u dzieci i młodzieży. Samodzielnie prowadzi praktykę, a w obecnej lokalizacji przyjmuje od stycznia 2023 roku.

Przez lata pracy wypracował wyjątkowy styl działania – oparty na precyzji, empatii i indywidualnym podejściu. Jednak funkcjonowanie gabinetu wciąż wymagało narzędzi, które pozwolą mu jeszcze lepiej organizować pracę i skupić się na tym, co najważniejsze: na małych pacjentach.

Zanim pojawił się Proassist, lekarz korzystał z innego programu – poprawnego, ale niewystarczającego. Najbardziej brakowało mu możliwości rejestracji online.

W praktyce oznaczało to niekończące się telefony, konieczność ręcznego pilnowania wolnych terminów, a także mniejszą wygodę dla rodziców, którzy w natłoku codziennych obowiązków potrzebowali prostszego sposobu umawiania wizyt.

„Brak rejestracji online w poprzednim systemie skutecznie utrudniał mi codzienną pracę” – wspomina.

Decyzja o zmianie i wybór Proassist

Wraz z rosnącą liczbą pacjentów stało się jasne, że potrzebne jest rozwiązanie nowocześniejsze, bardziej elastyczne i przede wszystkim intuicyjne. Poszukiwanie zmian nie trwało długo. Proassist od początku przyciągnął lekarza przemyślaną konstrukcją, przyjaznym interfejsem i dużą liczbą funkcji.

„Bardzo intuicyjny system” – mówi krótko, ale to krótkie zdanie najlepiej oddaje jego pierwsze wrażenia.

Decydujące okazało się połączenie: czytelnego, kolorowego interfejsu, nowoczesnej rejestracji online, pełnego wsparcia zespołu Proassist i możliwości rozszerzenia o rejestrację telefoniczną. Od początku wdrożenie odbywało się bez stresu. Każdy etap – od konfiguracji po pierwsze logowanie – przebiegł z pomocą teamu Proassist, dzięki czemu zmiana systemu była szybka i bezproblemowa.

Po uruchomieniu pojawiła się przede wszystkim… ulga. Dla kogoś, kto codziennie pracuje z dziesiątkami zdjęć RTG, opisami badań, receptami i skierowaniami, przejrzystość narzędzia to nie dodatek, ale fundament. Dlatego Proassist szybko stał się naturalną częścią pracy gabinetu.

Najczęściej używane funkcje? Opis wizyty, dodawanie licznych zdjęć rentgenowskich, wystawianie recept, skierowań i zleceń ortopedycznych. Największą zmianę przyniosła jednak aplikacja mobilna, która pozwala lekarzowi mieć dostęp do harmonogramu i dokumentacji z każdego miejsca – zarówno na komputerze, jak i z telefonu.

„To ona najbardziej ułatwia mi codzienną pracę” – podkreśla.

Spokojne wdrożenie bez stresu

Po wdrożeniu Proassist gabinet zyskał nowe tempo pracy. Rejestracja online odciążyła lekarza i ułatwiła umawianie wizyt rodzicom. Nowoczesny system dokumentacji usprawnił prowadzenie wizyt, a pełna mobilność dała swobodę działania, na którą wcześniej nie było przestrzeni.

Dziś nasz Klient poleca Proassist wszystkim – zarówno małym, jak i dużym placówkom. „Możliwość posiadania kompleksowego programu do gabinetu wraz z rejestracją telefoniczną to największa wartość systemu” – podsumowuje.

Za systemem stoi wieloletnie doświadczenie medyczne

Za tym wszystkim stoi jednak coś więcej niż tylko nowoczesny system. Praktyka prowadzona przez specjalistę, który od lat leczy dzieci i młodzież, to miejsce oparte na ogromnym doświadczeniu klinicznym, dydaktycznym i operacyjnym.

Ukończył Wydział Lekarski Collegium Medicum UJ, z wyróżnieniem zdał egzamin specjalizacyjny, a swoją wiedzę potwierdził doktoratem dotyczącym rzadkich chorób układu szkieletowego u dzieci. Przez 15 lat pracował w Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Krakowie, a dziś wykonuje zabiegi operacyjne w ramach umów z NFZ w czołowych krakowskich szpitalach. Jego zainteresowania obejmują zarówno rzadkie choroby ortopedyczne, jak i leczenie operacyjne MHE, MPD, schorzeń bioder i stóp u dzieci.

Proassist stał się więc nie tylko narzędziem, ale naturalnym elementem nowoczesnej, odpowiedzialnej i efektywnej opieki specjalistycznej.

Przypomnienia SMS – jak pisać, żeby pacjent faktycznie przyszedł?

W placówkach medycznych każda nieodbyta wizyta to coś więcej niż puste okienko w grafiku. To realna strata finansowa, dezorganizacja pracy zespołu i czas, którego nie można już odzyskać. Problem „zapominalskich” pacjentów dotyka zarówno małe gabinety, jak i duże placówki – jednak dziś można mu skutecznie przeciwdziałać.

Dane są jednoznaczne: odpowiednio sformułowane i wysyłane w odpowiednim czasie przypomnienia o wizycie potrafią zmniejszyć liczbę nieobecności nawet o 65%. Najskuteczniejszym kanałem komunikacji pozostaje SMS – dociera do 98% odbiorców, podczas gdy wiadomości e-mail otwiera zaledwie około 20% pacjentów. To ogromna różnica, która bezpośrednio przekłada się na frekwencję i przychód placówki. 

Oto sprawdzone zasady, jak tworzyć skuteczne przypomnienia SMS, które zapełnią Twój grafik.

Nie ograniczaj się do jednej wiadomości

W natłoku codziennych powiadomień pojedynczy SMS może łatwo umknąć uwadze pacjenta. Dlatego najskuteczniejszy model komunikacji nie opiera się na jednej wiadomości, lecz na przemyślanej sekwencji kilku kontaktów.

Pierwsze potwierdzenie powinno zostać wysłane natychmiast po umówieniu wizyty – daje pacjentowi pewność, że termin został poprawnie zapisany w grafiku. Kolejne przypomnienie warto zaplanować na dwa–trzy dni przed planowanym spotkaniem, aby pacjent miał czas na ewentualną zmianę terminu. Ostatnia wiadomość, wysłana bezpośrednio przed wizytą, skutecznie minimalizuje ryzyko, że wizyta zostanie zapomniana w natłoku codziennych obowiązków.

Równie istotne jest bieżące informowanie o wszelkich modyfikacjach. W systemie Proassist jest funkcja, dzięki której pacjent automatycznie otrzyma SMS z informacją o zmianie terminu, szczegółów lub odwołaniu wizyty. To rozwiązanie zwiększa transparentność komunikacji, buduje zaufanie i pozwala uniknąć nieporozumień zarówno po stronie pacjenta, jak i personelu medycznego.

Postaw na dwustronną komunikację

Samo przypomnienie to połowa sukcesu. Kluczem do efektywnego zarządzania grafikiem jest umożliwienie pacjentowi interakcji. Nowoczesne systemy pozwalają na wybór wiadomości dwustronnych, dzięki którym pacjent może odpisać „TAK”, aby potwierdzić wizytę, lub „NIE”, aby ją odwołać.

Dlaczego to takie ważne? Przede wszystkim dlatego, że szybka informacja oznacza realną kontrolę nad grafikiem. Jeśli pacjent odwoła wizytę, lekarz lub rejestracja natychmiast otrzymują powiadomienie i mogą od razu zaproponować zwolniony termin innej osobie – na przykład pacjentowi z listy rezerwowej. Dzięki temu minimalizowane są straty finansowe i puste okienka w harmonogramie.

Co więcej, pacjenci znacznie chętniej odwołują wizytę za pomocą SMS-a niż telefonicznie. To dla nich wygodniejsze rozwiązanie – nie muszą dzwonić ani czekać na połączenie z rejestracją. Szybka i prosta forma kontaktu zwiększa prawdopodobieństwo, że w razie zmiany planów poinformują placówkę odpowiednio wcześniej.

Personalizuj treść i korzystaj z szablonów

Wiadomość powinna być przejrzysta, profesjonalna i dostosowana do specyfiki Twojej placówki. System Proassist pozwala na definiowanie własnych szablonów wiadomości, które można dowolnie modyfikować. Personalizacja buduje poczucie bezpieczeństwa i zaufanie pacjenta do placówki.

Warto również wykorzystać SMS-y do przekazywania innych ważnych danych, takich jak kody e-recept czy e-skierowań, co dodatkowo podnosi wartość Twojej komunikacji w oczach pacjenta.

Automatyzuj, by oszczędzać czas

Ręczne wysyłanie przypomnień do każdego pacjenta byłoby niezwykle czasochłonne i obciążające dla recepcji. Zastosowanie automatyzacji pozwala personelowi skupić się na bezpośredniej obsłudze pacjentów w placówce. Nowoczesne systemy automatycznie generują powiadomienia o nowych, przesuniętych lub anulowanych wizytach.

Wpleć SMS-y w długofalową relację

Aż 84% pacjentów deklaruje, że oczekuje kontaktu z lekarzem również pomiędzy wizytami. To wyraźny sygnał, że komunikacja nie powinna kończyć się w momencie opuszczenia gabinetu. Odpowiednio wykorzystane SMS-y mogą stać się nie tylko narzędziem przypomnień, ale także elementem budowania relacji i długofalowego zaangażowania pacjenta.

Wiadomości tekstowe świetnie sprawdzają się jako forma informowania o konieczności umówienia kolejnej wizyty kontrolnej, dzięki czemu pacjent nie odkłada decyzji „na później”. To także skuteczny kanał do przekazywania informacji o nowych usługach, promocjach czy zmianach w zespole lekarzy. Dodatkowo SMS może zawierać bezpośrednie linki do płatności online lub konsultacji telemedycznych, co znacząco ułatwia i przyspiesza cały proces obsługi.

Krótka, konkretna i wysłana w odpowiednim momencie wiadomość może realnie zwiększyć zaangażowanie pacjentów i wzmocnić profesjonalny wizerunek placówki.

Działaj skutecznie

Podsumowując, skuteczne przypomnienie SMS to takie, które jest wysłane w odpowiednim czasie, daje możliwość szybkiej odpowiedzi i jest częścią zautomatyzowanego systemu, który dba o komfort zarówno pacjenta, jak i personelu medycznego

Chcesz mieć pewność, że pacjenci pojawią się na wizycie? Postaw na przypomnienia SMS w Proassist. To nowoczesny system medyczny dla gabinetów i placówek, które szukają kompleksowego i intuicyjnego oprogramowania do zarządzania swoją pracą. Umożliwia wygodny dostęp do grafiku z każdego miejsca, prowadzenie dokumentacji EDM, automatyczne wystawianie e-recept oraz sprawne rozliczanie lekarzy. Dodatkowo oferuje przypomnienia SMS, które realnie ograniczają zjawisko no-show i pomagają utrzymać pełny grafik.

Zadbaj o lepszą organizację pracy i większą przewidywalność przychodów – sprawdź Proassist.

KPI w placówce medycznej – co mierzyć?

Właściwe zarządzanie placówką medyczną wymaga podejmowania decyzji w oparciu o dane, a nie wyłącznie bieżące operacje i intuicję. Monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) pozwala spojrzeć na funkcjonowanie placówki całościowo — od kondycji finansowej, przez organizację pracy zespołu, aż po doświadczenie pacjenta.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze mierniki, które pomagają ocenić realną efektywność działań i wspierają świadome zarządzanie rozwojem placówki.

Statystyki wizyt i pacjentów

Następujące wskaźniki należą do najważniejszych mierników efektywności operacyjnej placówki. Ich regularna analiza pozwala lepiej ocenić zarówno potencjał przychodowy, jak i skuteczność działań rejestracji i marketingu.

  • Całkowita liczba wizyt: Jest to główny wskaźnik generujący przychód. Należy go analizować w korelacji z liczbą dostępnych specjalistów oraz sezonowością (np. okresy urlopowe). Wysoka liczba wizyt świadczy o sprawnym zarządzaniu grafikiem, w tym o umiejętnym prowadzeniu listy rezerwowej przez rejestrację.
  • Liczba pacjentów pierwszorazowych: Wskaźnik ten pokazuje tempo wzrostu rozpoznawalności gabinetu i skuteczność poleceń. Jest on szczególnie istotny w placówkach opartych na konsultacjach, gdzie model biznesowy opiera się na ciągłym pozyskiwaniu nowych osób. Warto archiwizować dane o źródłach pochodzenia tych pacjentów (np. poprzez ankiety na tabletach).
  • Wskaźnik „no-show”: Odsetek pacjentów, którzy nie pojawili się na wizycie. Nawet 10% nieobecności może drastycznie obniżyć zyski placówki.

Wskaźniki finansowe 

Wskaźniki finansowe pozwalają precyzyjnie określić, ile placówka faktycznie zarabia „na czysto” po uwzględnieniu wszystkich kosztów. Dzięki nim łatwiej ocenić rentowność działalności i podejmować trafne decyzje biznesowe.

  • Średni koszyk klienta (przychód z wizyty): Suma przychodów podzielona przez liczbę wizyt w danym okresie.
  • Zysk z wizyty po prowizji i kosztach: Przychód pomniejszony o wynagrodzenie specjalisty, koszty zużytych materiałów medycznych oraz koszty obsługi.
  • Koszty stałe na jedną wizytę: Suma kosztów (najem, media, rejestracja, leasingi) podzielona przez liczbę pacjentów (wskaźnik ten spada wraz ze wzrostem skali).
  • Wartość życiowa pacjenta (CLV): Przewidywany przychód z jednego pacjenta w całym okresie jego aktywności w placówce (np. w ciągu 3 lat).
CAC, no-show, przychód na godzinę, konwersja, wartość pacjenta CLV.
KPI Twojej placówki medycznej

Marketing i pozyskiwanie pacjentów

Monitorowanie działań marketingowych pozwala sprawdzić, które kanały i kampanie realnie przynoszą efekty, a które generują jedynie koszty. Dzięki temu można świadomie optymalizować budżet i inwestować tam, gdzie zwrot jest najwyższy.

  • Ilość i źródła wejść na stronę: Warto mierzyć, ilu użytkowników odwiedza stronę i skąd pochodzą (Google, social media, newsletter).
  • Statystyki wizytówki Google: Liczba osób czytających opinie, sprawdzających trasę dojazdu czy przechodzących na stronę z wizytówki.
  • Konwersja na stronie: Odsetek osób odwiedzających stronę, które decydują się na kontakt lub rejestrację online (np. 1% konwersji może sugerować błędy w układzie strony).
  • Koszt pozyskania pacjenta (CAC): Całkowity koszt kampanii podzielony przez liczbę nowo pozyskanych pacjentów (np. 10 000 zł na marketing / 50 pacjentów = 200 zł za osobę).

Efektywność pracy specjalistów

Następujące wskaźniki koncentrują się na realnym wykorzystaniu czasu pracy specjalistów oraz jego wpływie na wynik finansowy placówki. Dzięki nim możliwa jest rzetelna ocena zarówno organizacji grafiku, jak i rentowności pracy poszczególnych lekarzy.

  • Liczba roboczogodzin (Capacity): Określenie dostępnych mocy przerobowych specjalistów w danym okresie.
  • Liczba wizyt na godzinę u konkretnego specjalisty: Pozwala na weryfikację, czy lekarze pracują zgodnie z ustaleniami (np. jeśli czas wizyty nie jest sztywno określony). Oblicza się ją dzieląc liczbę wizyt przez liczbę przepracowanych godzin.
  • Wygenerowany przychód na godzinę pracy specjalisty: Ten KPI jest kluczowy do oceny rentowności. Zestawia się go z kosztami stałymi placówki (najem, media, wynagrodzenia personelu wspierającego) przypadającymi na jedną godzinę pracy gabinetu. Jeśli przychód specjalisty na godzinę jest niższy niż suma kosztów stałych i jego wynagrodzenia, oznacza to, że dany pracownik nie zarabia na gabinet.

Retencja i jakość obsługi

Poniższe wskaźniki pozwalają ocenić nie tylko to, ilu pacjentów trafia do placówki, ale przede wszystkim, jaką jakość obsługi otrzymują na każdym etapie kontaktu. Ich analiza pomaga zidentyfikować elementy wpływające na satysfakcję pacjentów, lojalność oraz skuteczność pracy zespołu.

  • Wskaźnik powracalności (retencja): Polega na weryfikacji, czy pacjenci pierwszorazowi z danego miesiąca umówili kolejne terminy. Niska retencja powinna być sygnałem do wykonania telefonów kontrolnych w celu zbadania satysfakcji pacjenta.
  • Skuteczność prowadzenia pacjenta przez specjalistę: Analiza tego, do których lekarzy pacjenci pierwszorazowi wracają najchętniej, co pozwala ocenić umiejętność budowania długofalowej relacji z pacjentem przez konkretnego specjalistę.
  • Proaktywność rejestracji: Miernik oceniający, czy personel rejestracji aktywnie proponuje konkretne terminy, zamiast jedynie udzielać informacji i czekać na decyzję pacjenta.
  • Automatyczna ocena wizyty: Średnia ocen wystawianych przez pacjentów po wizycie.

Podsumowanie

Podsumowując: regularne monitorowanie KPI daje placówce realną kontrolę nad jej funkcjonowaniem. Dzięki wskaźnikom łatwiej wychwycić nie tylko problemy operacyjne, ale też obszary z potencjałem do optymalizacji, zanim staną się kosztowne. KPI porządkują decyzje, zastępując intuicję twardymi danymi, i pomagają ocenić efektywność działań w dłuższej perspektywie. To one pokazują, czy placówka faktycznie się rozwija — a nie tylko sprawnie „gasi pożary” dnia codziennego.

Z pomocą nowoczesnych rozwiązań, takich jak Proassist, możliwe jest nie tylko uporządkowanie codziennych obowiązków, ale także realne zwiększenie efektywności całego zespołu. System automatyzuje przypomnienia SMS, rezerwacje wizyt czy rozliczenia.Chcesz usprawnić organizację pracy w swojej placówce? Skontaktuj się z nami i zobacz, jak Proassist może pomóc Twojemu zespołowi pracować szybciej, sprawniej i z jeszcze większą satysfakcją – każdego dnia.

Logo PROASSIST z zielonym łukiem przy literze P i niebieskim trójkątem jako literą A.

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży
Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Inne opcje kontaktu:

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.