Puste miejsca w grafiku to zmora wielu właścicieli placówek medycznych. Pacjenci, którzy zapisują się na wizyty i nie przychodzą, nie tylko blokują dostęp innym potrzebującym, ale również generują realne straty finansowe. Rozwiązaniem, które staje się rynkowym standardem, są płatności i przedpłaty online. Dzięki nim możesz zwiększyć odpowiedzialność pacjentów i zautomatyzować procesy w swojej rejestracji.
Podczas rozmowy Mirelli Sajdak – Dyrektorki Działu Pomocy Technicznej, z Mateuszem Chmalem – liderem działu opiekunów, temat przedpłat i płatności online został rozebrany na czynniki pierwsze.
Kiedy warto uruchomić płatności online?
Płatności online to nie tylko domena telemedycyny, wideokonsultacji czy e-recept, gdzie pacjent płaci za usługę realizowaną zdalnie. To narzędzie, które doskonale sprawdza się w codziennej pracy stacjonarnej, szczególnie gdy: pacjenci nie odwołują wizyt: blokują terminy, z których mogliby skorzystać inni pacjenci czekający w długich kolejkach. Również, gdy oferujesz kosztowne zabiegi, długie i drogie procedury generują większy koszt w przypadku nieobecności pacjenta, dlatego warto zabezpieczyć je przedpłatą. Dotyczy to także przypadków, gdy zapisują się nowi pacjenci, często to właśnie osoby pierwszorazowe najczęściej nie pojawiają się na umówionej wizycie.
Elastyczne modele płatności w Proassist
Eksperci wskazują, że wdrożenie płatności online nie musi oznaczać, że każdy pacjent musi płacić z góry. System Proassist oferuje szereg funkcji, które pozwalają dopasować zasady do specyfiki Twojego gabinetu.
Płatności wymagane lub możliwe (opcjonalne) – możesz zdecydować, czy płatność jest warunkiem koniecznym do potwierdzenia rezerwacji, czy jedynie wygodną opcją dla pacjenta.
„Czarna lista” pacjentów – to skuteczne narzędzie na osoby, które notorycznie nie pojawiają się na wizytach. System może wymuszać przedpłatę wyłącznie od pacjentów dodanych do tej listy.
Płatność dla pacjentów pierwszorazowych – możesz skonfigurować system tak, aby tylko osoby zapisujące się po raz pierwszy musiały dokonać płatności online.
Przedpłata za konkretne usługi – jeśli prowadzisz drogie zabiegi, możesz włączyć wymóg płatności tylko dla wybranych, najbardziej kosztownych pozycji w cenniku.
Pełna automatyzacja i wygoda dla rejestracji
Częstą obawą właścicieli gabinetów jest to, czy płatności online nie dołożą pracy rejestratorkom. W systemie Proassist proces ten jest całkowicie zautomatyzowany. Rejestracja nie musi sprawdzać wyciągów bankowych – gdy pacjent dokona wpłaty, wizyta w kalendarzu automatycznie zmienia kolor na zielony, a w systemie pojawia się informacja o kwocie.
Specjaliści zaznaczają, że system sam pilnuje terminów. Jeśli pacjent nie opłaci wizyty w wyznaczonym czasie, rezerwacja zostanie automatycznie odwołana, a zwolnione miejsce wróci do grafiku, umożliwiając zapis innej osobie, przykładowo z listy rezerwowej.
Jak komunikować zmiany pacjentom?
Płatności online stały się dziś naturalnym standardem – wielu pacjentów wręcz oczekuje możliwości szybkiego opłacenia wizyty bez konieczności wykonywania przelewu czy płatności na miejscu. Dla pacjenta to wygoda i poczucie bezpieczeństwa, ponieważ opłacony termin oznacza realną rezerwację czasu specjalisty. Warto więc pokazywać tę zmianę nie jako nowe ograniczenie, lecz jako udogodnienie, które porządkuje proces umawiania wizyt i zmniejsza ryzyko nieporozumień.
Eksperci podkreślają, że kluczową rolę odgrywa jasna, spójna i powtarzalna komunikacja. Informacja o zasadach płatności powinna pojawić się w kilku miejscach jednocześnie – na stronie internetowej, w regulaminie placówki, podczas rejestracji online, w widżecie placówki oraz w automatycznych przypomnieniach SMS i e-mail. Dzięki temu pacjent nie jest zaskoczony nowymi zasadami i ma czas, aby spokojnie się z nimi zapoznać.
Warto również wyjaśniać dlaczego wprowadzane są zmiany. Krótkie komunikaty w stylu: „Dzięki przedpłatom możemy lepiej zarządzać grafikiem i skracać czas oczekiwania na wizytę” pomagają pacjentom zrozumieć sens nowych rozwiązań. Transparentność buduje zaufanie – pacjenci widzą, że zmiana służy poprawie dostępności usług, a nie utrudnianiu kontaktu z placówką. Dobrym rozwiązaniem jest także stosowanie prostych komunikatów edukacyjnych: krótkich FAQ, odpowiedzi na najczęstsze pytania czy informacji o możliwości łatwego przełożenia wizyty.
Najważniejsze jest jednak zachowanie empatycznego tonu komunikacji. Zamiast języka nakazowego („wymagana przedpłata”), lepiej używać języka korzyści („opłacenie wizyty gwarantuje rezerwację terminu”). Taka narracja sprawia, że zmiana jest odbierana jako element nowoczesnej obsługi pacjenta, a nie dodatkowy obowiązek.
Jak zacząć proces wdrażania?
Sam proces wdrożenia jest prosty. Wymaga rejestracji u operatora płatności (AutoPay) oraz krótkiej konfiguracji w systemie Proassist, w czym w pełni pomaga Dział Wsparcia Technicznego. Placówka musi jedynie określić swoje zasady: kogo mają obejmować płatności, za jakie usługi i w jakim terminie pacjent powinien dokonać wpłaty.
Proassist został stworzony zarówno dla dużych placówek, jak i jednoosobowych gabinetów czy małych i średnich klinik, oferując realne wsparcie w codziennej pracy. Chcesz skutecznie zmniejszyć liczbę nieodwołanych wizyt w swojej placówce? Skontaktuj się z nami i wprowadź sprawdzone rozwiązania krok po kroku.
Wprowadzenie sztucznej inteligencji do firmy to nie tylko wyzwanie technologiczne, ale przede wszystkim liderskie. Wiele osób w Twoim zespole może nie wypowiadać swoich obaw na głos, ale w ich głowach pojawiają się pytania: „Czy zostanę zwolniony?”, „Czy robot zrobi to lepiej?”, „Czy nadążę za zmianami?”. Strach przed AI rzadko jest irracjonalny – to naturalna reakcja na nieznane i poczucie utraty kontroli.
Jako menedżer masz kluczową rolę: musisz stać się „tłumaczem” zmiany, który pomoże zespołowi zrozumieć, że AI to szansa na lepszą pracę, a nie koniec ich kariery. Oto jak zbudować tę narrację, opierając się na danych i sprawdzonych strategiach.
Pokaż realne wsparcie
Dla wielu pracowników generatywna AI (GenAI) wciąż jest mitycznym bytem, którego działania nie rozumieją. Twoim zadaniem jest wyjaśnienie podstaw: AI to nie „elektroniczny mózg”, lecz zaawansowany asystent, który potrafi tworzyć treści i analizy na podstawie naszych poleceń.
Podkreślaj, że AI nie zastępuje ludzi, lecz zmienia charakter ich pracy. Technologia ta najlepiej sprawdza się w nudnych, powtarzalnych zadaniach, które „zjadają” czas, takich jak: generowanie raportów i podsumowań spotkań, odpowiadanie na rutynowe maile i wstępna analiza dużej ilości dokumentów.
Według badań zespoły wspierane przez AI poprawiają jakość swojej pracy średnio o 40%, a powtarzalne zadania wykonują o 29% szybciej. To realne odzyskiwanie czasu na zadania, które wymagają kreatywności i empatii – cech, których AI nie posiada.
Człowiek pozostaje niezbędny
Kluczem do uspokojenia zespołu jest pokazanie, że mimo rozwoju sztucznej inteligencji człowiek nadal pozostaje niezbędnym elementem procesu decyzyjnego — zgodnie z podejściem HITL (Human-in-the-Loop). Warto wyjaśnić pracownikom, że ich rola nie znika, lecz ewoluuje i zyskuje nowy wymiar. To człowiek formułuje zapytania i nadaje kierunek pracy narzędziom AI, wykorzystując swoją wiedzę oraz kontekst biznesowy. To również człowiek odpowiada za weryfikację wyników, wychwytując błędy, nieścisłości czy tzw. „halucynacje” modeli.
Ostatecznie to właśnie człowiek podejmuje końcowe decyzje wszędzie tam, gdzie potrzebny jest osąd, doświadczenie, odpowiedzialność oraz wrażliwość etyczna.
Strategia komunikacji: od „dlaczego” do „razem”
Zamiast ogłaszać odgórnie zakup nowych narzędzi, warto wdrożyć plan, który stopniowo buduje zaufanie i poczucie bezpieczeństwa w zespole. Proces najlepiej zacząć od odpowiedzi na pytanie „dlaczego”. Wyjaśnij pracownikom, że wdrożenie AI nie jest chwilową modą, lecz świadomą decyzją – ma pomóc organizacji nadążać za rynkiem, zwiększyć konkurencyjność oraz przede wszystkim odciążyć zespół od powtarzalnych i frustrujących zadań administracyjnych.
Zamiast zarządzać zmianą poprzez presję lub strach, warto oddać pracownikom poczucie wpływu i kontroli. Dobrym podejściem jest włączenie zespołu w testowanie narzędzi w ramach ich codziennych obowiązków, zgodnie z zasadą „done with you”, czyli wdrażania rozwiązań wspólnie z użytkownikami, a nie za nich. Dzięki temu pracownicy szybciej dostrzegają realne korzyści i naturalnie oswajają się z technologią.
W każdej organizacji są osoby, które już samodzielnie eksperymentują z nowymi rozwiązaniami. Warto je zauważyć i wzmocnić ich rolę, tworząc z nich nieformalnych ambasadorów zmiany, tzw. „cichych liderów AI”, którzy pomagają innym przejść przez proces adaptacji w bardziej naturalny i mniej formalny sposób.
Kluczowym elementem jest także edukacja jeszcze przed właściwym wdrożeniem. Według badań aż 68,1% pracujących Polaków nie otrzymało żadnych wytycznych dotyczących korzystania z narzędzi AI, a brak wiedzy najczęściej rodzi niepewność i opór. Dlatego warto zapewnić szkolenia i praktyczne warsztaty, które pokażą zespołowi, jak bezpiecznie i efektywnie korzystać z nowych narzędzi. Gdy pracownicy rozumieją technologię i czują się w niej kompetentni, zmiana przestaje budzić lęk, a zaczyna być postrzegana jako realne wsparcie w codziennej pracy.
Skup się na kompetencjach przyszłości
Rozmowa o AI to doskonały moment, aby porozmawiać z zespołem nie o zagrożeniach, lecz o rozwoju i nowych możliwościach. Warto podkreślić, że w świecie coraz silniej wspieranym przez algorytmy rośnie znaczenie kompetencji typowo ludzkich, tzw. metakompetencji. To właśnie innowacyjność i umiejętność rozwiązywania złożonych problemów, inteligencja emocjonalna i empatia w kontakcie z drugim człowiekiem oraz krytyczne myślenie i zdolność weryfikowania danych będą coraz bardziej cenione.
Kluczowe jest jasne zakomunikowanie, że celem wdrażania AI nie jest eliminacja stanowisk, lecz transformacja ról i rozwój kompetencji pracowników. Technologia przejmuje zadania powtarzalne, dzięki czemu ludzie mogą skupić się na działaniach wymagających doświadczenia, odpowiedzialności i relacyjności. Pracownicy biurowi – szczególnie ci najbardziej narażeni na wpływ narzędzi AI – mogą stać się przewodnikami dla klientów i współpracowników w świecie nowych technologii, pomagając im zrozumieć zmiany, bezpiecznie korzystać z narzędzi cyfrowych i budować zaufanie do nowoczesnych rozwiązań.
Podsumowanie
Wprowadzenie AI do firmy to maraton, a nie sprint. Pamiętaj, że doświadczenie praktyczne sprzyja pozytywnej ocenie tej technologii – pracownicy firm, które już korzystają z AI, znacznie częściej chcą rozszerzenia jej zastosowań niż osoby nieświadome jej możliwości. Twoim zadaniem jest stworzenie bezpiecznej przestrzeni do nauki, gdzie błąd jest częścią procesu, a technologia służy człowiekowi, a nie na odwrót.
Proassist to nowoczesny system zaprojektowany z myślą o menedżerach placówek medycznych, którzy chcą skutecznie zarządzać pracą zespołu, harmonogramem wizyt oraz dokumentacją w jednym, spójnym środowisku. System wykorzystuje technologię AI, w tym Inteligentnego Asystenta Głosowego.
Proassist to nie tylko usprawnienie codziennych procesów, ale także bezpieczne wdrożenie nowoczesnej AI w placówce medycznej – tak, aby technologia wspierała ludzi, zwiększała efektywność zarządzania i podnosiła standard opieki nad pacjentem. Skontaktuj się z nami i postaw na nowoczesne technologie.
W gabinecie przy ul. Kosocickiej w Krakowie codziennie pojawiają się rodzice z dziećmi – jedni z pierwszą diagnozą, inni po latach specjalistycznych konsultacji. To miejsce, w którym każda wizyta zaczyna się od uważnej rozmowy, dokładnej diagnostyki i troski o najmłodszych pacjentów.
Prowadzi je doświadczony ortopeda dziecięcy, który od 18 lat zajmuje się leczeniem urazów i schorzeń narządu ruchu u dzieci i młodzieży. Samodzielnie prowadzi praktykę, a w obecnej lokalizacji przyjmuje od stycznia 2023 roku.
Przez lata pracy wypracował wyjątkowy styl działania – oparty na precyzji, empatii i indywidualnym podejściu. Jednak funkcjonowanie gabinetu wciąż wymagało narzędzi, które pozwolą mu jeszcze lepiej organizować pracę i skupić się na tym, co najważniejsze: na małych pacjentach.
Zanim pojawił się Proassist, lekarz korzystał z innego programu – poprawnego, ale niewystarczającego. Najbardziej brakowało mu możliwości rejestracji online.
W praktyce oznaczało to niekończące się telefony, konieczność ręcznego pilnowania wolnych terminów, a także mniejszą wygodę dla rodziców, którzy w natłoku codziennych obowiązków potrzebowali prostszego sposobu umawiania wizyt.
„Brak rejestracji online w poprzednim systemie skutecznie utrudniał mi codzienną pracę” – wspomina.
Decyzja o zmianie i wybór Proassist
Wraz z rosnącą liczbą pacjentów stało się jasne, że potrzebne jest rozwiązanie nowocześniejsze, bardziej elastyczne i przede wszystkim intuicyjne. Poszukiwanie zmian nie trwało długo. Proassist od początku przyciągnął lekarza przemyślaną konstrukcją, przyjaznym interfejsem i dużą liczbą funkcji.
„Bardzo intuicyjny system” – mówi krótko, ale to krótkie zdanie najlepiej oddaje jego pierwsze wrażenia.
Decydujące okazało się połączenie: czytelnego, kolorowego interfejsu, nowoczesnej rejestracji online, pełnego wsparcia zespołu Proassist i możliwości rozszerzenia o rejestrację telefoniczną. Od początku wdrożenie odbywało się bez stresu. Każdy etap – od konfiguracji po pierwsze logowanie – przebiegł z pomocą teamu Proassist, dzięki czemu zmiana systemu była szybka i bezproblemowa.
Po uruchomieniu pojawiła się przede wszystkim… ulga. Dla kogoś, kto codziennie pracuje z dziesiątkami zdjęć RTG, opisami badań, receptami i skierowaniami, przejrzystość narzędzia to nie dodatek, ale fundament. Dlatego Proassist szybko stał się naturalną częścią pracy gabinetu.
Najczęściej używane funkcje? Opis wizyty, dodawanie licznych zdjęć rentgenowskich, wystawianie recept, skierowań i zleceń ortopedycznych. Największą zmianę przyniosła jednak aplikacja mobilna, która pozwala lekarzowi mieć dostęp do harmonogramu i dokumentacji z każdego miejsca – zarówno na komputerze, jak i z telefonu.
„To ona najbardziej ułatwia mi codzienną pracę” – podkreśla.
Spokojne wdrożenie bez stresu
Po wdrożeniu Proassist gabinet zyskał nowe tempo pracy. Rejestracja online odciążyła lekarza i ułatwiła umawianie wizyt rodzicom. Nowoczesny system dokumentacji usprawnił prowadzenie wizyt, a pełna mobilność dała swobodę działania, na którą wcześniej nie było przestrzeni.
Dziś nasz Klient poleca Proassist wszystkim – zarówno małym, jak i dużym placówkom. „Możliwość posiadania kompleksowego programu do gabinetu wraz z rejestracją telefoniczną to największa wartość systemu” – podsumowuje.
Za systemem stoi wieloletnie doświadczenie medyczne
Za tym wszystkim stoi jednak coś więcej niż tylko nowoczesny system. Praktyka prowadzona przez specjalistę, który od lat leczy dzieci i młodzież, to miejsce oparte na ogromnym doświadczeniu klinicznym, dydaktycznym i operacyjnym.
Ukończył Wydział Lekarski Collegium Medicum UJ, z wyróżnieniem zdał egzamin specjalizacyjny, a swoją wiedzę potwierdził doktoratem dotyczącym rzadkich chorób układu szkieletowego u dzieci. Przez 15 lat pracował w Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Krakowie, a dziś wykonuje zabiegi operacyjne w ramach umów z NFZ w czołowych krakowskich szpitalach. Jego zainteresowania obejmują zarówno rzadkie choroby ortopedyczne, jak i leczenie operacyjne MHE, MPD, schorzeń bioder i stóp u dzieci.
Proassist stał się więc nie tylko narzędziem, ale naturalnym elementem nowoczesnej, odpowiedzialnej i efektywnej opieki specjalistycznej.
W placówkach medycznych każda nieodbyta wizyta to coś więcej niż puste okienko w grafiku. To realna strata finansowa, dezorganizacja pracy zespołu i czas, którego nie można już odzyskać. Problem „zapominalskich” pacjentów dotyka zarówno małe gabinety, jak i duże placówki – jednak dziś można mu skutecznie przeciwdziałać.
Dane są jednoznaczne: odpowiednio sformułowane i wysyłane w odpowiednim czasie przypomnienia o wizycie potrafią zmniejszyć liczbę nieobecności nawet o 65%. Najskuteczniejszym kanałem komunikacji pozostaje SMS – dociera do 98% odbiorców, podczas gdy wiadomości e-mail otwiera zaledwie około 20% pacjentów. To ogromna różnica, która bezpośrednio przekłada się na frekwencję i przychód placówki.
Oto sprawdzone zasady, jak tworzyć skuteczne przypomnienia SMS, które zapełnią Twój grafik.
Nie ograniczaj się do jednej wiadomości
W natłoku codziennych powiadomień pojedynczy SMS może łatwo umknąć uwadze pacjenta. Dlatego najskuteczniejszy model komunikacji nie opiera się na jednej wiadomości, lecz na przemyślanej sekwencji kilku kontaktów.
Pierwsze potwierdzenie powinno zostać wysłane natychmiast po umówieniu wizyty – daje pacjentowi pewność, że termin został poprawnie zapisany w grafiku. Kolejne przypomnienie warto zaplanować na dwa–trzy dni przed planowanym spotkaniem, aby pacjent miał czas na ewentualną zmianę terminu. Ostatnia wiadomość, wysłana bezpośrednio przed wizytą, skutecznie minimalizuje ryzyko, że wizyta zostanie zapomniana w natłoku codziennych obowiązków.
Równie istotne jest bieżące informowanie o wszelkich modyfikacjach. W systemie Proassist jest funkcja, dzięki której pacjent automatycznie otrzyma SMS z informacją o zmianie terminu, szczegółów lub odwołaniu wizyty. To rozwiązanie zwiększa transparentność komunikacji, buduje zaufanie i pozwala uniknąć nieporozumień zarówno po stronie pacjenta, jak i personelu medycznego.
Postaw na dwustronną komunikację
Samo przypomnienie to połowa sukcesu. Kluczem do efektywnego zarządzania grafikiem jest umożliwienie pacjentowi interakcji. Nowoczesne systemy pozwalają na wybór wiadomości dwustronnych, dzięki którym pacjent może odpisać „TAK”, aby potwierdzić wizytę, lub „NIE”, aby ją odwołać.
Dlaczego to takie ważne? Przede wszystkim dlatego, że szybka informacja oznacza realną kontrolę nad grafikiem. Jeśli pacjent odwoła wizytę, lekarz lub rejestracja natychmiast otrzymują powiadomienie i mogą od razu zaproponować zwolniony termin innej osobie – na przykład pacjentowi z listy rezerwowej. Dzięki temu minimalizowane są straty finansowe i puste okienka w harmonogramie.
Co więcej, pacjenci znacznie chętniej odwołują wizytę za pomocą SMS-a niż telefonicznie. To dla nich wygodniejsze rozwiązanie – nie muszą dzwonić ani czekać na połączenie z rejestracją. Szybka i prosta forma kontaktu zwiększa prawdopodobieństwo, że w razie zmiany planów poinformują placówkę odpowiednio wcześniej.
Personalizuj treść i korzystaj z szablonów
Wiadomość powinna być przejrzysta, profesjonalna i dostosowana do specyfiki Twojej placówki. System Proassist pozwala na definiowanie własnych szablonów wiadomości, które można dowolnie modyfikować. Personalizacja buduje poczucie bezpieczeństwa i zaufanie pacjenta do placówki.
Warto również wykorzystać SMS-y do przekazywania innych ważnych danych, takich jak kody e-recept czy e-skierowań, co dodatkowo podnosi wartość Twojej komunikacji w oczach pacjenta.
Automatyzuj, by oszczędzać czas
Ręczne wysyłanie przypomnień do każdego pacjenta byłoby niezwykle czasochłonne i obciążające dla recepcji. Zastosowanie automatyzacji pozwala personelowi skupić się na bezpośredniej obsłudze pacjentów w placówce. Nowoczesne systemy automatycznie generują powiadomienia o nowych, przesuniętych lub anulowanych wizytach.
Wpleć SMS-y w długofalową relację
Aż 84% pacjentów deklaruje, że oczekuje kontaktu z lekarzem również pomiędzy wizytami. To wyraźny sygnał, że komunikacja nie powinna kończyć się w momencie opuszczenia gabinetu. Odpowiednio wykorzystane SMS-y mogą stać się nie tylko narzędziem przypomnień, ale także elementem budowania relacji i długofalowego zaangażowania pacjenta.
Wiadomości tekstowe świetnie sprawdzają się jako forma informowania o konieczności umówienia kolejnej wizyty kontrolnej, dzięki czemu pacjent nie odkłada decyzji „na później”. To także skuteczny kanał do przekazywania informacji o nowych usługach, promocjach czy zmianach w zespole lekarzy. Dodatkowo SMS może zawierać bezpośrednie linki do płatności online lub konsultacji telemedycznych, co znacząco ułatwia i przyspiesza cały proces obsługi.
Krótka, konkretna i wysłana w odpowiednim momencie wiadomość może realnie zwiększyć zaangażowanie pacjentów i wzmocnić profesjonalny wizerunek placówki.
Działaj skutecznie
Podsumowując, skuteczne przypomnienie SMS to takie, które jest wysłane w odpowiednim czasie, daje możliwość szybkiej odpowiedzi i jest częścią zautomatyzowanego systemu, który dba o komfort zarówno pacjenta, jak i personelu medycznego
Chcesz mieć pewność, że pacjenci pojawią się na wizycie? Postaw na przypomnienia SMS w Proassist. To nowoczesny system medyczny dla gabinetów i placówek, które szukają kompleksowego i intuicyjnego oprogramowania do zarządzania swoją pracą. Umożliwia wygodny dostęp do grafiku z każdego miejsca, prowadzenie dokumentacji EDM, automatyczne wystawianie e-recept oraz sprawne rozliczanie lekarzy. Dodatkowo oferuje przypomnienia SMS, które realnie ograniczają zjawisko no-show i pomagają utrzymać pełny grafik.
Zadbaj o lepszą organizację pracy i większą przewidywalność przychodów – sprawdź Proassist.
Właściwe zarządzanie placówką medyczną wymaga podejmowania decyzji w oparciu o dane, a nie wyłącznie bieżące operacje i intuicję. Monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) pozwala spojrzeć na funkcjonowanie placówki całościowo — od kondycji finansowej, przez organizację pracy zespołu, aż po doświadczenie pacjenta.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze mierniki, które pomagają ocenić realną efektywność działań i wspierają świadome zarządzanie rozwojem placówki.
Statystyki wizyt i pacjentów
Następujące wskaźniki należą do najważniejszych mierników efektywności operacyjnej placówki. Ich regularna analiza pozwala lepiej ocenić zarówno potencjał przychodowy, jak i skuteczność działań rejestracji i marketingu.
Całkowita liczba wizyt: Jest to główny wskaźnik generujący przychód. Należy go analizować w korelacji z liczbą dostępnych specjalistów oraz sezonowością (np. okresy urlopowe). Wysoka liczba wizyt świadczy o sprawnym zarządzaniu grafikiem, w tym o umiejętnym prowadzeniu listy rezerwowej przez rejestrację.
Liczba pacjentów pierwszorazowych: Wskaźnik ten pokazuje tempo wzrostu rozpoznawalności gabinetu i skuteczność poleceń. Jest on szczególnie istotny w placówkach opartych na konsultacjach, gdzie model biznesowy opiera się na ciągłym pozyskiwaniu nowych osób. Warto archiwizować dane o źródłach pochodzenia tych pacjentów (np. poprzez ankiety na tabletach).
Wskaźnik „no-show”: Odsetek pacjentów, którzy nie pojawili się na wizycie. Nawet 10% nieobecności może drastycznie obniżyć zyski placówki.
Wskaźniki finansowe
Wskaźniki finansowe pozwalają precyzyjnie określić, ile placówka faktycznie zarabia „na czysto” po uwzględnieniu wszystkich kosztów. Dzięki nim łatwiej ocenić rentowność działalności i podejmować trafne decyzje biznesowe.
Średni koszyk klienta (przychód z wizyty): Suma przychodów podzielona przez liczbę wizyt w danym okresie.
Zysk z wizyty po prowizji i kosztach: Przychód pomniejszony o wynagrodzenie specjalisty, koszty zużytych materiałów medycznych oraz koszty obsługi.
Koszty stałe na jedną wizytę: Suma kosztów (najem, media, rejestracja, leasingi) podzielona przez liczbę pacjentów (wskaźnik ten spada wraz ze wzrostem skali).
Wartość życiowa pacjenta (CLV): Przewidywany przychód z jednego pacjenta w całym okresie jego aktywności w placówce (np. w ciągu 3 lat).
KPI Twojej placówki medycznej
Marketing i pozyskiwanie pacjentów
Monitorowanie działań marketingowych pozwala sprawdzić, które kanały i kampanie realnie przynoszą efekty, a które generują jedynie koszty. Dzięki temu można świadomie optymalizować budżet i inwestować tam, gdzie zwrot jest najwyższy.
Ilość i źródła wejść na stronę: Warto mierzyć, ilu użytkowników odwiedza stronę i skąd pochodzą (Google, social media, newsletter).
Statystyki wizytówki Google: Liczba osób czytających opinie, sprawdzających trasę dojazdu czy przechodzących na stronę z wizytówki.
Konwersja na stronie: Odsetek osób odwiedzających stronę, które decydują się na kontakt lub rejestrację online (np. 1% konwersji może sugerować błędy w układzie strony).
Koszt pozyskania pacjenta (CAC): Całkowity koszt kampanii podzielony przez liczbę nowo pozyskanych pacjentów (np. 10 000 zł na marketing / 50 pacjentów = 200 zł za osobę).
Efektywność pracy specjalistów
Następujące wskaźniki koncentrują się na realnym wykorzystaniu czasu pracy specjalistów oraz jego wpływie na wynik finansowy placówki. Dzięki nim możliwa jest rzetelna ocena zarówno organizacji grafiku, jak i rentowności pracy poszczególnych lekarzy.
Liczba roboczogodzin (Capacity): Określenie dostępnych mocy przerobowych specjalistów w danym okresie.
Liczba wizyt na godzinę u konkretnego specjalisty: Pozwala na weryfikację, czy lekarze pracują zgodnie z ustaleniami (np. jeśli czas wizyty nie jest sztywno określony). Oblicza się ją dzieląc liczbę wizyt przez liczbę przepracowanych godzin.
Wygenerowany przychód na godzinę pracy specjalisty: Ten KPI jest kluczowy do oceny rentowności. Zestawia się go z kosztami stałymi placówki (najem, media, wynagrodzenia personelu wspierającego) przypadającymi na jedną godzinę pracy gabinetu. Jeśli przychód specjalisty na godzinę jest niższy niż suma kosztów stałych i jego wynagrodzenia, oznacza to, że dany pracownik nie zarabia na gabinet.
Retencja i jakość obsługi
Poniższe wskaźniki pozwalają ocenić nie tylko to, ilu pacjentów trafia do placówki, ale przede wszystkim, jaką jakość obsługi otrzymują na każdym etapie kontaktu. Ich analiza pomaga zidentyfikować elementy wpływające na satysfakcję pacjentów, lojalność oraz skuteczność pracy zespołu.
Wskaźnik powracalności (retencja): Polega na weryfikacji, czy pacjenci pierwszorazowi z danego miesiąca umówili kolejne terminy. Niska retencja powinna być sygnałem do wykonania telefonów kontrolnych w celu zbadania satysfakcji pacjenta.
Skuteczność prowadzenia pacjenta przez specjalistę: Analiza tego, do których lekarzy pacjenci pierwszorazowi wracają najchętniej, co pozwala ocenić umiejętność budowania długofalowej relacji z pacjentem przez konkretnego specjalistę.
Proaktywność rejestracji: Miernik oceniający, czy personel rejestracji aktywnie proponuje konkretne terminy, zamiast jedynie udzielać informacji i czekać na decyzję pacjenta.
Automatyczna ocena wizyty: Średnia ocen wystawianych przez pacjentów po wizycie.
Podsumowanie
Podsumowując: regularne monitorowanie KPI daje placówce realną kontrolę nad jej funkcjonowaniem. Dzięki wskaźnikom łatwiej wychwycić nie tylko problemy operacyjne, ale też obszary z potencjałem do optymalizacji, zanim staną się kosztowne. KPI porządkują decyzje, zastępując intuicję twardymi danymi, i pomagają ocenić efektywność działań w dłuższej perspektywie. To one pokazują, czy placówka faktycznie się rozwija — a nie tylko sprawnie „gasi pożary” dnia codziennego.
Z pomocą nowoczesnych rozwiązań, takich jak Proassist, możliwe jest nie tylko uporządkowanie codziennych obowiązków, ale także realne zwiększenie efektywności całego zespołu. System automatyzuje przypomnienia SMS, rezerwacje wizyt czy rozliczenia.Chcesz usprawnić organizację pracy w swojej placówce? Skontaktuj się z nami i zobacz, jak Proassist może pomóc Twojemu zespołowi pracować szybciej, sprawniej i z jeszcze większą satysfakcją – każdego dnia.
Nieodwołane wizyty to jeden z tych problemów, o których mówi się dużo, ale rzadko liczy się ich realny koszt. Puste „okienka” w grafiku lekarza, dezorganizacja pracy zespołu, frustracja rejestracji i straty finansowe — to codzienność wielu placówek medycznych, niezależnie od tego, czy mówimy o sektorze prywatnym, NFZ, stomatologii czy medycynie estetycznej.
Podczas rozmowy z Martą Matyją — kierowniczką rejestracji w prywatnej placówce medycznej, trenerką komunikacji oraz autorką książki „Transformacja świadomości rejestratorki medycznej” — temat no-show został rozebrany na czynniki pierwsze: od źródeł problemu, przez rolę rejestracji, aż po konkretne rozwiązania, które realnie działają.
O prawdziwej skali zjawiska no-show
No-show to nie tylko sytuacja, w której pacjent „po prostu nie przyszedł”. To niewykorzystany czas lekarza, realnie utracony przychód, rozbity rytm pracy całego zespołu oraz narastająca frustracja zarówno po stronie rejestracji, jak i specjalistów. Do tego dochodzą pacjenci z listy oczekujących, którzy mogliby skorzystać z wolnego terminu, gdyby informacja o nieobecności pojawiła się wcześniej. Dane NFZ z 2024 roku pokazują, że w ten sposób przepadło ponad 1,3 miliona badań, zabiegów i konsultacji, co przekłada się średnio na 11 utraconych wizyt rocznie na osobę.
Jak podkreśla ekspertka, pojedyncze przypadki nie stanowią jeszcze problemu — prawdziwy kłopot zaczyna się wtedy, gdy nieobecności stają się regularne, pojawiają się kilka razy dziennie i zaczynają wpływać na codzienne funkcjonowanie całej placówki. Co istotne, zjawisko to nie dotyczy wyłącznie ochrony zdrowia — podobne mechanizmy obserwujemy także w branży beauty czy usługach specjalistycznych. To wyraźny sygnał, że źródła problemu należy szukać nie tylko w postawie pacjentów, lecz przede wszystkim w sposobie organizacji procesu i komunikacji.
Pierwszy kontakt ma znaczenie — rozmowa w rejestracji jako fundament
Jednym z kluczowych wniosków rozmowy jest to, że zapobieganie no-show zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu wizyty — już w momencie rejestracji pacjenta.
Jak podkreśla specjalistka: „Pacjent musi wiedzieć, jak działa system w naszej placówce. Czego się spodziewać i czego my od niego oczekujemy”. To szczególnie istotne, ponieważ pacjenci korzystają z wielu różnych placówek, w których obowiązują odmienne zasady — w jednej należy zadzwonić dwa dni wcześniej, w innej wystarczy odpowiedzieć na SMS, a gdzie indziej nikt się z pacjentem nie kontaktuje. Brak jasnej i spójnej informacji prowadzi do dezorientacji, a ta bezpośrednio zwiększa ryzyko nieobecności.
Dlatego rola rejestratorki nie kończy się na umówieniu wizyty — obejmuje także wyjaśnienie zasad potwierdzania i odwoływania terminów, przekazanie informacji o tym, kiedy i w jakiej formie nastąpi kontakt, oraz pokazanie pacjentowi, że jest on częścią wspólnego procesu. To właśnie w ten sposób buduje się poczucie współodpowiedzialności, a nie relację opartą na kontroli czy strachu przed „karą”.
SMS jako standard, telefon jako wsparcie
Z doświadczenia zarówno Marty Matyji, jak i zespołu Proassist wynika, że w praktyce najlepiej sprawdza się model hybrydowy, łączący automatyczne przypomnienia SMS wysyłane dzień przed wizytą z telefonem do tych pacjentów, którzy na wiadomość nie odpowiedzieli. SMS daje pacjentowi przestrzeń na reakcję w dogodnym dla niego momencie, podczas gdy telefon wymaga natychmiastowej odpowiedzi i bywa dziś odbierany jako bardziej inwazyjny.
Kluczowe są jednak nie tylko same narzędzia, ale przede wszystkim treść komunikatu. Najlepsze efekty przynoszą SMS-y krótkie, konkretne i jednoznaczne, pozbawione długich, grzecznościowych formuł. Zamiast nich lepiej sprawdza się jasna informacja: „Wizyta: kto, kiedy, gdzie. Potwierdzasz? Odpisz TAK. Odwołujesz? Odpisz NIE.” — prosta, czytelna i ułatwiająca pacjentowi podjęcie szybkiej decyzji.
Skuteczniejsza komunikacja z pacjentem
Komunikaty oparte na nakazach, takie jak „musi Pan potwierdzić”, często wywołują opór i niechęć do współpracy. Znacznie lepsze efekty przynoszą uprzejme prośby oraz personalizacja komunikacji, na przykład: „Pani Aniu, wyślemy jutro SMS z przypomnieniemo wizycie. Będziemy bardzo wdzięczni za potwierdzenie”. Choć to tylko drobna zmiana w formie przekazu, jej wpływ jest wyraźny — zwiększa skuteczność potwierdzeń, sprzyja budowaniu relacji i obniża napięcie po obu stronach.
Jak podkreśla ekspertka, pacjent, który czuje się zaopiekowany i jasno rozumie obowiązujące zasady, znacznie chętniej współpracuje z placówką.
Lista rezerwowa — niewykorzystany potencjał
Lista rezerwowa to jedno z najbardziej niedocenianych, a jednocześnie najskuteczniejszych narzędzi w walce z no-show. Odpowiednio prowadzona pozwala szybko uzupełniać zwolnione terminy, daje pacjentom poczucie elastyczności i realnie zwiększa wykorzystanie grafiku lekarzy. W praktyce oznacza to już na etapie rejestracji zadanie pytania o gotowość na wcześniejszy termin, zapisanie preferowanych godzin kontaktu oraz aktywną pracę zespołu rejestracji — szczególnie w przypadku specjalistów przyjmujących rzadko.
Warto podkreślić, że w systemie Proassist lista rezerwowa jest wbudowanym rozwiązaniem, które porządkuje te informacje i ułatwia szybkie dotarcie do właściwych pacjentów w momencie zwolnienia się terminu. Dzięki temu wolne okienka przestają być stratą, a stają się realną szansą na lepsze wykorzystanie grafiku i czasu lekarzy.
Zespół rejestracji jako klucz do sukcesu
Nie ma skutecznego systemu bez zaangażowanego zespołu. Marta Matyja zwraca uwagę na element często pomijany — poczucie sprawczości rejestratorek. Docenienie ich pracy, regularny feedback od lekarzy, świadomość sensu wykonywanych zadań oraz możliwość rozwoju kompetencji komunikacyjnych sprawiają, że zespół chętniej dba o jakość kontaktu, konsekwentnie realizuje procedury i nie traktuje pacjenta „zadaniowo”.
Automatyzacja i sztuczna inteligencja nie zastąpią rejestratorek, ale mogą je realnie odciążyć z rutynowych czynności, dając więcej czasu na rozmowę, empatię i budowanie relacji.
No-show – pobierz checklistę
Najważniejszy wniosek z rozmowy jest prosty: no-show nie znika dzięki jednej funkcji czy pojedynczemu SMS-owi. Skuteczna redukcja nieobecności to efekt spójnej komunikacji, jasnych zasad, konsekwencji, wsparcia technologii oraz zaangażowanego zespołu.
Placówki, które traktują no-show jako mierzalny wskaźnik i aktywnie nim zarządzają, zyskują finansowo, organizacyjnie i wizerunkowo. Każdy odwołany na czas termin to szansa dla innego pacjenta i lepiej wykorzystany potencjał zespołu.
Chcesz skutecznie zmniejszyć liczbę nieodwołanych wizyt w swojej placówce? Pobierz naszą checklistę „Jak ograniczyć no-show w placówce medycznej” i wprowadź sprawdzone rozwiązania krok po kroku.
Sprawnie działająca placówka medyczna to nie tylko procedury, grafiki i systemy IT. To przede wszystkim ludzie i relacje między nimi. O tym, jak budować dobrą komunikację wewnętrzną w zespole medycznym, rozmawialiśmy w kolejnym odcinku serii Gość Proassist z Ewą Mikołajczyk – trenerką komunikacji, trenerką biznesu i diagnostką ADOS-2.
Ekspertka zwróciła uwagę na to, jak unikać typowych błędów w zarządzaniu, budować skuteczną komunikację oraz wzmacniać poczucie przynależności pracowników do placówki.
Placówka medyczna jak system naczyń połączonych
Już na początku rozmowy wybrzmiało jedno ważne porównanie – placówka medyczna działa jak system, a nawet jak rodzina. Każdy pełni w niej określoną rolę, wnosi swoje kompetencje i emocje: „placówka to system naczyń powiązanych, każdy ma swoje miejsce i wnosi coś, bez czego nie jesteśmy w stanie ruszyć dalej.”
Ekspertka podkreśla, że problem zaczyna się wtedy, gdy cała odpowiedzialność skupia się na jednej osobie – właścicielu lub menedżerze. Bez delegowania zadań i bez realnego kontaktu z zespołem bardzo łatwo o przeciążenie: „jednoosobowa osoba zarządzająca w pewnym momencie po prostu ma dość.”
Pierwszy krok: poznaj swoje zasoby
Zanim zaczniemy wprowadzać jakiekolwiek zmiany w komunikacji, warto zatrzymać się na chwilę i uważnie przyjrzeć zespołowi oraz jego realnemu potencjałowi. Jak podkreśla ekspertka, „zaczynamy od tego, co już mamy – jakie mamy zasoby i czego oczekujemy”. Kluczowe jest zrozumienie, że nie każdy pracownik musi – i nie powinien – robić wszystkiego. Jedna osoba świetnie odnajdzie się w pracy z dokumentacją, inna w bezpośrednim kontakcie z pacjentami, a jeszcze inna w porządkowaniu i usprawnianiu procesów.
„Jeżeli damy zadanie osobie, która tego nie lubi, będzie tylko bardziej zniecierpliwiona. Jeśli ktoś jest dokładny i zadaniowy – to jest naturalny kandydat do wsparcia”. Takie podejście pozwala nie tylko lepiej wykorzystać kompetencje zespołu, ale też budować większe zaangażowanie i poczucie sensu w codziennej pracy.
Czas dla ludzi to nie strata czasu
Jednym z największych wyzwań w codziennym funkcjonowaniu placówek medycznych jest nieustanny brak czasu. Paradoks polega na tym, że właśnie świadome zatrzymanie się i rozmowa z zespołem mogą w dłuższej perspektywie przynieść największą oszczędność – czasu, energii i nerwów. Jak podkreśla ekspertka, „lider musi się na chwilę zatrzymać i z uważnością usłyszeć, czego potrzebuje zespół”. Nie chodzi przy tym o długie spotkania ani rozbudowane narzędzia komunikacyjne. Czasem wystarczy proste, ale szczere pytanie: „jak wam dziś mija dzień? Czy jest coś, co powinnam wiedzieć?”. Taka uważność buduje zaufanie, pozwala szybciej wychwycić problemy i realnie wspiera sprawniejsze funkcjonowanie całej placówki.
Zaproszenie do współodpowiedzialności
W rozmowie pojawił się również wątek tzw. pozornego zarządzania, czyli sytuacji, w której liderzy popadają w jedną z dwóch skrajności: nadmierną kontrolę albo całkowite oddanie odpowiedzialności bez realnego nadzoru. Słowami specjalistki, „albo kontrolujemy bardzo i wszystko sprawdzamy, albo zakładamy, że wszyscy sobie poradzą. Obie skrajności są pułapką”.
Prawdziwym wyzwaniem – i jednocześnie kluczem do skutecznego zarządzania – jest znalezienie równowagi, polegającej na delegowaniu zadań przy jednoczesnym utrzymaniu relacji oraz stałej, otwartej komunikacji. Bo, jak podkreśla ekspertka, „delegowanie to nie oddanie kontroli, tylko zaproszenie do współodpowiedzialności”.
Trudne rozmowy i konflikty w zespole
Konflikty w zespołach – szczególnie w obszarze rejestracji – są zjawiskiem częstym i w dużej mierze nieuniknionym. Największym błędem, na który zwraca uwagę specjalistka, jest ich ignorowanie i odkładanie rozmowy „na później”. Jak podkreśla, „jeżeli nie rozwiążemy problemu w zalążku, pojawiają się plotki, niechęć do współpracy i napięcia, które uderzają w pacjenta”.
Z perspektywy skutecznego zarządzania warto zacząć od rozmów indywidualnych, prowadzonych w atmosferze uważności, bez oceniania i szukania winnych. Bo – okiem specjalistki – „nie mówimy: ‘ktoś psuje zespół’. Pytamy: co się wydarzyło i jaka jest przyczyna”. Takie podejście pozwala nie tylko rozładować napięcie, ale też realnie wzmocnić współpracę w zespole.
Emocje w pracy lidera
Jednym z ważniejszych wątków poruszonych w rozmowie była rola emocji w codziennej pracy lidera. Zdaniem ekspertki emocje nie są przeszkodą w zarządzaniu, lecz cenną informacją zwrotną – „każda emocja jest sygnałem. Złość, zmęczenie czy frustracja coś nam mówią”. Zarządzanie emocjami nie polega jednak na ich wypieraniu czy ignorowaniu, bo – jak podkreśla ekspertka – „tłumienie emocji sprawia, że one i tak w końcu wybuchną”.
Kluczowa jest raczej samoświadomość oraz jasne, otwarte komunikowanie swojego stanu zespołowi. Czasem naprawdę niewiele potrzeba – „wystarczy powiedzieć: dziś mam gorszy dzień, potrzebuję 10 minut” – aby zadbać o siebie i jednocześnie zachować zdrowe relacje w zespole.
Neuroróżnorodność w zespołach medycznych
Coraz częściej w placówkach medycznych pojawiają się osoby neuroatypowe – w spektrum autyzmu, z ADHD czy z innymi trudnościami rozwojowymi. Okiem ekspertki, „te osoby są wśród nas. Często świetnie funkcjonują, ale komunikują się inaczej”. Nie chodzi przy tym o diagnozowanie czy ocenianie, lecz o uważność i dostosowanie sposobu komunikacji.
Jak podkreśla, „krótsze komunikaty, jasność i czas na przetworzenie informacji robią ogromną różnicę”, pozwalając w pełni wykorzystać potencjał każdego członka zespołu i budować bardziej wspierające środowisko pracy.
Relacja to fundament dobrej komunikacji
Relacja w zespole to fundament skutecznej i autentycznej komunikacji – nie tylko wymiana informacji, ale przede wszystkim wzajemne zrozumienie i zaufanie. Na zakończenie rozmowy ekspertka podkreśliła jedną kluczową myśl: „zaufanie buduje relacje, a relacja to przejście z jednej strony na drugą”. To oznacza gotowość, by spojrzeć oczami drugiej osoby, wysłuchać jej potrzeb i punktu widzenia oraz odpowiedzieć w sposób, który naprawdę wspiera współpracę. Bez takich codziennych gestów otwartości, szczerości i uwagi nie da się stworzyć zespołu, który nie tylko wykonuje zadania, ale funkcjonuje w harmonii, potrafi dzielić się odpowiedzialnością i rozwiązywać problemy wspólnie.
Zdaniem ekspertki, to właśnie relacje stanowią prawdziwy fundament pracy zespołowej, bo pozwalają przejść od pojedynczych działań do współpracy, w której każdy czuje się widziany i doceniony.
Jeśli Twoja placówka mierzy się z wyzwaniami komunikacyjnymi – wewnątrz zespołu lub w relacji z pacjentami – warto zacząć od prostych kroków: rozmowy, uważności i zauważenia ludzi. Jak pokazuje ekspertka, to właśnie one są fundamentem sprawnie działającego gabinetu.
Narzędzia wspierające codzienną pracę zespołu
Podsumowując, dobrze zbudowane relacje i skuteczna komunikacja to jedno, a sprawne narzędzia wspierające codzienną pracę zespołu – drugie. Dzięki Proassist każda placówka może uporządkować, zautomatyzować i podnieść jakość pracy zespołu medycznego – od rejestracji, po dokumentację. To nie tylko usprawnienie pracy personelu, ale przede wszystkim realna inwestycja w trwałe relacje z pacjentami i pozytywny wizerunek placówki.
Jak rekrutować i wdrażać personel, budować stabilne warunki pracy, rozwijać kompetencje zespołu i dbać o zgodność z przepisami — tak, aby podnieść jakość opieki i odciążyć organizację? Pobierz ebook i uporządkuj kluczowe procesy HR w swojej placówce: od onboardingu, przez grafiki i wellbeing, po badania satysfakcji oraz trendy HR na 2026.
Znowu to zrobiliśmy — do Proassist trafiło aż 27 nowości i drobnych poprawek, w tym 3 funkcje wdrożone bezpośrednio po głosowaniu naszej społeczności! To kolejna aktualizacja, która realnie upraszcza codzienną pracę gabinetów i rejestracji, m.in. wyraźnie przyspieszając uzupełnianie EDM.
W Proassist konsekwentnie rozwijamy system tak, aby faktycznie wspierał użytkowników w praktyce — bez zbędnej komplikacji, za to z wyraźną oszczędnością czasu. Najnowsza aktualizacja to efekt uważnego słuchania potrzeb Klientów i pracy nad rozwiązaniami zgłaszanymi w codziennym użytkowaniu systemu. Połączyliśmy w niej funkcje wybrane w głosowaniu społeczności oraz zmiany, które porządkują procesy i sprawiają, że praca z Proassist staje się jeszcze bardziej intuicyjna i komfortowa.
Równolegle przygotowujemy system do integracji z NFZ, pierwsze wdrożenia obejmą poradnie.
Poniżej opisujemy najważniejsze z wprowadzonych zmian i funkcji.
Od teraz praca z rozpoznaniami jest jeszcze szybsza i wygodniejsza. Najczęściej używane kody ICD-10 możesz oznaczyć jako ulubione, dzięki czemu system sam podpowiada je dokładnie tam, gdzie są potrzebne. Po kliknięciu pola wyboru rozpoznania od razu zobaczysz swoją listę ulubionych – bez wpisywania czegokolwiek na klawiaturze. Wystarczy jedno kliknięcie, aby wybrać właściwy kod.
Co ważne, także podczas wyszukiwania ulubione rozpoznania zawsze pozostają na górze listy, więc nie giną wśród innych wyników. Funkcja działa we wszystkich kluczowych miejscach systemu, m.in. w EDM oraz przy wystawianiu zwolnień, co znacząco skraca czas uzupełniania dokumentacji i ogranicza liczbę powtarzalnych czynności. To drobna zmiana, która w codziennej pracy robi naprawdę dużą różnicę.
Analogicznie jak w przypadku ICD-10 możesz stworzyć własną, szybką listę najczęściej wybieranych procedur ICD-9. Dzięki temu ograniczasz liczbę kliknięć i nie musisz za każdym razem wyszukiwać procedur od zera — wszystko, czego używasz najczęściej, masz zawsze pod ręką.
Dla placówek, które potrzebują wyszukiwania pacjentów po kodach ICD-10, wprowadziliśmy możliwość wyświetlania tych kodów bezpośrednio na liście wizyt — po najechaniu kursorem można szybko podejrzeć pełną nazwę rozpoznania. Dodatkowo, odpowiadając na zgłoszenia użytkowników, udostępniliśmy opcję filtrowania listy wizyt po kodzie ICD-10, co ułatwia szybkie wyszukiwanie pacjentów z konkretną jednostką chorobową. Filtr znajduje się w zakładce Wizyty → Rozpoznanie ICD-10 i pozwala w prosty sposób zweryfikować oraz wyciągnąć potrzebne dane, co szczególnie przydaje się przy raportowaniu i analizie wizyt.
Wyszukiwanie po ICD-10
Szablony e-zwolnień
Wprowadziliśmy możliwość zapisywania szablonów e-zwolnień, aby przy powtarzalnych przypadkach nie trzeba było za każdym razem ręcznie uzupełniać tych samych pól. To duże ułatwienie zwłaszcza wtedy, gdy często wystawiasz zwolnienia według podobnego schematu.
Szablony e-ZLA pozwalają tworzyć własne warianty dopasowane do Twojej praktyki — na przykład standardowe zwolnienie na 7 dni, krótsze zwolnienie przy infekcjach, grypie, czy osobne szablony na opiekę na dziecko. Wystarczy wybrać odpowiedni szablon, a system automatycznie uzupełni wskazane pola, znacząco skracając czas wystawiania dokumentu. Co ważne, szablon możesz stworzyć także „w biegu”, bezpośrednio podczas wizyty, bez przerywania jej przebiegu.
Dodatkowym usprawnieniem są dynamiczne daty. Jeśli przy zapisywaniu szablonu zaznaczysz dynamiczny okres niezdolności do pracy, przy kolejnym użyciu zakres zwolnienia zostanie automatycznie wyliczony od bieżącej daty, z zachowaniem ustalonej długości. Dzięki temu jedno kliknięcie wystarczy, by wystawić poprawne i gotowe e-zwolnienie.
Szablony e-recept
E-recepty również przeszły w Proassist dużą ewolucję. Zaczynaliśmy od leków ulubionych, potem pojawiła się możliwość powielania recept, a dziś idziemy krok dalej — wprowadziliśmy szablony recept. To efekt konsekwentnego rozwoju systemu i uważnego słuchania głosu naszych klientów, którzy w codziennej pracy najczęściej wystawiają recepty według powtarzalnych schematów.
W oknie przeprowadzania wizyty przejdź do zakładki e-recepta
Możesz przygotować własny szablon recepty — także z kilkoma lekami — dopasowany do konkretnych sytuacji klinicznych, takich jak recepta dla pacjenta z przeziębieniem czy z nadciśnieniem. Później wystarczy jedno kliknięcie, aby wczytać gotowy zestaw leków i przejść od razu do wystawienia e-recepty.
Wpisz nazwę szablonu, aby łatwo go rozpoznać w przyszłości
W praktyce oznacza to mniej ręcznego przepisywania tych samych pozycji, szybsze wystawianie recept przy leczeniu stałym oraz większą przewidywalność i płynność pracy w gabinecie. System dodatkowo dba o bezpieczeństwo — jeśli wykryje ograniczenia, na przykład leki, których nie można ze sobą łączyć, poinformuje o tym i nie doda niedozwolonej pozycji do recepty.
Wystawianie e-recepty z gotowego szablonu
Co więcej, jeśli w przyszłości któryś z leków zniknie z bazy, podczas korzystania z szablonu pojawi się odpowiedni komunikat. Dzięki temu od razu wiesz, która pozycja wymaga zmiany — jeszcze zanim klikniesz „Wystaw”.
Z listy dostępnych szablonów wybierz odpowiedni szablon recepty, kliknij „Kopiuj dane do recepty”
Szablony e-zwolnień i e-recept w Inteligentnym Asystencie Proassist
To kolejny krok w stronę jeszcze większej automatyzacji i realnego wsparcia podczas prowadzenia wizyty dzięki naszemu Inteligentnemu Asystentowi. Opcja korzystania z szablonów e-zwolnień i e-recept jest już w pełni dostępna w jego funkcjach, co pozwala realizować kolejne elementy wizyty szybciej, płynniej i bez zbędnych przerw.
Inteligentny Asystent Głosowy Proassist umożliwia sterowanie systemem za pomocą naturalnych poleceń głosowych oraz automatyczne wypełnianie dokumentacji medycznej.
W praktyce oznacza to, że lekarz nie spędza już czasu przy komputerze, lecz może podejść do stanowiska i jednym poleceniem, np. „Hej Proassist, zapisz badanie”, wypełnić kartę pacjenta EDM, wygenerować potrzebne zlecenia, a jeśli w szablonie przewidziana jest recepta, system automatycznie ją wystawi. Takie podejście pozwala maksymalnie skrócić czas obsługi wizyty i skupić się na pacjencie, a nie na dokumentacji.
Kontrola dostępu do EDM
Rozbudowaliśmy kontrolę dostępu do EDM, dzięki czemu można precyzyjnie decydować, czyją dokumentację widzi dany specjalista lub lekarz. Domyślnie funkcja jest wyłączona — po jej włączeniu administrator wybiera z listy, do dokumentacji których specjalistów użytkownik ma dostęp, a reszta staje się niewidoczna.
Ustawienia uprawnień użytkownika i dostępu do zakładek/funkcji
Funkcję szczególnie warto stosować w placówkach zatrudniających specjalistów z różnych dziedzin, aby każdy miał wgląd wyłącznie w dokumentację dotyczącą swojego obszaru pracy. Warto pamiętać, że na liście mogą pojawić się również konta nieaktywne — jest to celowe, ponieważ ich dokumentacja nadal stanowi część historii pacjenta.
Przykładowo, w placówce z psychiatrą i lekarzami internistami, zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO) i praw pacjenta, dokumentacja tworzona przez psychiatrę nie powinna być dostępna dla lekarzy spoza tej specjalizacji, co zapewnia zgodność z wymogami ochrony danych medycznych.
Dodatkowe uprawnienia w karcie pacjenta i pozostałe funkcjonalności
Dodatkowe uprawnienia w karcie pacjenta, takie jak prawo do określonej zniżki (np. kombatant wojenny), są teraz dostępne w większej liczbie miejsc w systemie. Od teraz można je ustawić bezpośrednio w karcie pacjenta, co pozwala szybciej wprowadzać zmiany i trwale porządkować dane. To usprawnienie powstało w odpowiedzi na głosy użytkowników — było jednym z najczęściej wskazywanych potrzeb i znacząco ułatwia codzienną pracę w systemie.
Wprowadziliśmy drobną, ale istotną zmianę, która eliminuje nieporozumienia przy rozróżnianiu pacjentów: ikonka w systemie jest teraz jednoznacznie opisana jako „N – pacjent nowy” lub „P – pacjent powracający”, w zależności od tego, czy pacjent zgłasza się do placówki po raz pierwszy, czy jest już kolejny raz na wizycie. Dzięki temu informacje są bardziej czytelne i od razu wiadomo, z kim mamy do czynienia.
Przy łączeniu kart pacjentów (duplikatów) pojawiała się naturalna obawa dotycząca wywiadu stałego. Wywiad stały to żółta karteczka w systemie, w której lekarz lub specjalista może wprowadzać istotne informacje o pacjencie, aby mieć je zawsze pod ręką — nie jest to część EDM ani dokumentacji medycznej. Teraz, gdy łączone konta mają uzupełniony wywiad stały, system umożliwia wybór, który z wywiadów zostanie zachowany, dzięki czemu żadne ważne informacje nie zostaną przypadkowo utracone.
Weryfikacja eWUŚ do wizyty oraz zapis kodu weryfikacji
Największą zmianą jest to, że eWUŚ przestaje działać „na pacjenta”, a zaczyna być powiązany z konkretną wizytą. Dzięki temu status ubezpieczenia odzwierciedla rzeczywistą sytuację w danym dniu i o konkretnej godzinie, a system może przechowywać pełną historię sprawdzeń dla każdej wizyty.
Dodatkowo zapisujemy identyfikator sprawdzenia (kod/ID weryfikacji), co ma szczególne znaczenie w sytuacjach, gdy konieczne jest udokumentowanie, że pacjent został zweryfikowany w określonym terminie.
Jak skonfigurować eWUŚ w systemie?
Statusy eWUŚ
W eWUŚ wprowadziliśmy dodatkowe statusy: brak autoryzacji oraz błąd komunikacji. Do tej pory system wyświetlał jeden zbiorczy status „nie rozpoznano” — niezależnie od tego, czy przyczyną były błędnie wprowadzone dane, czy problem po stronie eWUŚ i błąd komunikacji.
Teraz te sytuacje są jasno rozróżniane:
– gdy dane logowania są nieprawidłowe (np. hasło), pojawia się status brak autoryzacji,
– gdy dane są poprawne, ale występuje problem z połączeniem z eWUŚ, system wyświetli błąd komunikacji.
W przypadku błędu komunikacji automatycznie reaguje wsparcie techniczne, co pozwala szybciej zdiagnozować i rozwiązać problem. To ważne rozróżnienie, ponieważ od razu wiadomo, czy konieczna jest poprawa danych, czy po prostu eWUŚ chwilowo nie odpowiada.
Jak nadać użytkownikowi możliwość weryfikacji eWUŚ w karcie pacjenta?
Status eWUŚ jest teraz widoczny również dla rejestratorki i dostępny w miejscach, w których realnie pracuje na co dzień — w kalendarzu, podczas edycji wizyty oraz na karcie pacjenta. Rejestracja może nie tylko sprawdzić aktualny status ubezpieczenia, ale także samodzielnie wykonać weryfikację eWUŚ bezpośrednio z tych widoków. To szczególnie istotne przy wizytach NFZ, ponieważ pozwala już na etapie rejestracji upewnić się, czy pacjent jest ubezpieczony i sprawnie przygotować dalsze dokumenty.
eWUŚ: jak sprawdzić ubezpieczenie pacjenta szybko i poprawnie?
Jednocześnie system umożliwia personalizację widoku: jeśli w placówce nie korzysta się z eWUŚ lub użytkownik nie chce widzieć powiązanych ikon, status eWUŚ można łatwo ukryć w ustawieniach personalizacji użytkownika.
Równolegle przygotowujemy system do integracji z NFZ. Pierwsze wdrożenia obejmą poradnie.
Automatyczna zmiana hasła eWUŚ- zgodnie z wymogami NFZ
Automatyczna zmiana hasła eWUŚ może być teraz włączana lub wyłączana w ustawieniach. Placówki korzystają z eWUŚ na różne sposoby — czasem wyłącznie w Proassist, a czasem równolegle w kilku innych systemach — dlatego oddajemy użytkownikowi pełną kontrolę nad tym mechanizmem.
Zgodnie z wymogami NFZ hasło do eWUŚ musi być zmieniane co 30 dni, po włączeniu tej opcji Proassist zrobi to automatycznie w imieniu specjalisty, bez konieczności ręcznej zmiany hasła na stronie NFZ.
Jeśli jednak pracujesz w kilku gabinetach i używasz swojego eWUŚ w różnych systemach, możesz wyłączyć automatyczną zmianę — dzięki temu unikniesz sytuacji, w której hasło zmienione w Proassist przestaje być aktualne w pozostałych systemach. W takim przypadku hasło zmieniasz samodzielnie na stronie eWUŚ, NFZ i wprowadzasz je do wszystkich używanych systemów.
Inne modifikacje eWUŚ
Wprowadziliśmy listę historii działań związanych z eWUŚ – logowania i zmiany haseł. Każdy wpis ma swój identyfikator, co ułatwia diagnozowanie trudnych przypadków i wsparcie techniczne.
Dodaliśmy również możliwość sprawdzenia połączenia z eWUŚ bezpośrednio w miejscu jego konfiguracji. Dzięki temu możesz szybko zweryfikować, czy ustawienia są poprawne — bez konieczności czekania na wizytę pacjenta. W oknie, w którym wpisujesz dane do eWUŚ, dostępna jest opcja „sprawdź i zapisz dane”, pozwalająca od razu potwierdzić poprawność konfiguracji i połączenia z systemem.
Podsumowanie
W tej aktualizacji postawiliśmy na rozwiązania, które są efektem rzeczywistych potrzeb placówek i opinii naszych użytkowników. Część nowości została wybrana w głosowaniu — dziękujemy za każde oddane głosy i zaangażowanie. To właśnie dzięki nim do systemu trafiły m.in. ulubione ICD-10 i ICD-9 oraz dodatkowe uprawnienia w karcie pacjenta, które zauważalnie usprawniają codzienną pracę i skracają czas obsługi pacjentów.
Przygotowujemy także system do integracji z NFZ, pierwsze wdrożenia obejmą poradnie.
Jednocześnie jest to kolejny krok w kierunku rozwoju Proassist opartego na praktyce, a nie teorii. Ulubione kody ICD, nowe szablony e-dokumentów oraz rozbudowana aktualizacja eWUŚ porządkują codzienne procesy, ograniczają liczbę kliknięć i pozwalają specjalistom skupić się na pacjentach, a nie na systemie. Konsekwentnie słuchamy użytkowników i przekładamy ich potrzeby na konkretne funkcje, które realnie ułatwiają pracę w gabinecie i rejestracji.
Masz pomysł na funkcję, która mogłaby usprawnić pracę Twojej placówki lub innych zespołów? Skontaktuj się z nami — zgłaszane potrzeby są dla nas ważnym elementem planowania roadmapy i mają realny wpływ na kierunek rozwoju Proassist.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych ostatnich lat. Dlatego warto już teraz zrozumieć, jak system będzie funkcjonował w praktyce i co realnie zmieni w codziennej pracy firm — również placówek medycznych.
Artykuł powstał na podstawie rozmowy z Justyną Zając-Wysocką, radcą prawnym i doradcą podatkowym, przewodniczącą Małopolskiego Oddziału KIDP, a także ekspertką Polskiej Izby Turystyki oraz członkinią Komisji Fiskalnej ECTAA i polskiego oddziału IFA.
W rozmowie omawiamy, jak KSeF wpłynie na funkcjonowanie placówek medycznych, jakie obowiązki będą się z nim wiązać oraz jak wdrożyć system krok po kroku — bez chaosu i ryzyka sankcji. Tekst zawiera zarówno konkretne informacje, jak i cytaty z transkrypcji, które dobrze oddają praktyczny kontekst nadchodzących zmian.
Czym właściwie jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, nowoczesny system teleinformatyczny, który umożliwia m.in.: wystawianie, wysyłanie, odbieranie, przeglądanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych i nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z systemu.
Jak tłumaczy ekspertka: „Faktura w rozumieniu przepisów będzie uznana za wystawioną dopiero w momencie, gdy zostanie przyjęta przez KSeF.”
Oznacza to, że samo wygenerowanie dokumentu w systemie księgowym nie wystarczy – kluczowy moment to jego akceptacja przez system państwowy.
Terminy – kto i kiedy musi korzystać z KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będzie wprowadzany etapami i obejmie przedsiębiorców w dwóch terminach.
Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla firm, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Z kolei od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem nielicznych przypadków wskazanych poniżej.
Do końca 2026 roku podatnicy zachowają możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub papierowych, jeżeli łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Nadal dopuszczalne będzie również wystawianie faktur do kwoty 450 zł za pośrednictwem kas fiskalnych.
Ekspertka podkreśla, do KSeF nie będą przekazywane m.in. faktury pro forma, faktury i dowody wewnętrzne, noty uznaniowe i obciążeniowe oraz rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Jednocześnie od 1 lutego 2026 roku noty korygujące nie będą już wystawiane — ani w ramach KSeF, ani poza systemem.
Co istotne: „Sankcje finansowe za nieprawidłowości będą nakładane dopiero od 1 stycznia 2027 roku.”
To daje firmom czas na spokojne przygotowanie procesów i systemów.
KSeF już istnieje – nawet jeśli z niego nie korzystasz
Wielu przedsiębiorców zakłada, że KSeF to coś, co trzeba będzie „założyć” w 2026 roku.
Tymczasem jak wskazuje ekspertka: „Każdy podatnik już dziś ma konto w KSeF – niezależnie od tego, czy jest tego świadomy.”
Jeśli ktoś wystawi nam fakturę w KSeF, dokument pojawi się w systemie automatycznie. Aby jednak wystawiać faktury lub zarządzać dostępami, konieczne jest wcześniejsze uwierzytelnienie.
Logowanie i uprawnienia – kto ma dostęp do faktur?
Aby zalogować się do KSeF, a dokładniej — uwierzytelnić się w systemie, czyli potwierdzić swoją tożsamość, osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą będzie potrzebować jednego z następujących narzędzi: profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub certyfikatu KSeF.
W przypadku działalności prowadzonej w formie spółki procedura wygląda nieco inaczej. W pierwszej kolejności należy złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA, wskazując osobę uprawnioną do uwierzytelnienia w KSeF. Dopiero po nadaniu odpowiednich uprawnień tej osobie fizycznej możliwe będzie korzystanie z systemu.
Po złożeniu ZAW-FA — lub w przypadku jednoosobowej działalności, gdzie nie ma takiego obowiązku — można skorzystać z najczęściej wybieranych i bezpłatnych metod uwierzytelnienia, czyli profilu zaufanego lub certyfikatu KSeF. Podmioty prawne mają dodatkowo możliwość korzystania z pieczęci elektronicznej.
Ekspertka podkreśla: „Bez nadania uprawnień księgowej lub pracownikowi, firma technicznie nie jest w stanie obsługiwać faktur w KSeF.”
Faktury kosztowe
Od lutego 2026 r. obowiązek przesyłania faktur kosztowych do KSeF stanie się powszechny. Każda faktura będzie automatycznie trafiać do systemu i przypisywana do NIP odbiorcy. Zamiast czekać na dokumenty od dostawców drogą mailową, księgowa będzie mogła pobrać wszystkie faktury bezpośrednio z KSeF, co znacznie przyspieszy proces księgowania i zminimalizuje ryzyko błędów.
Koniec anulowania faktur
Jedną z największych zmian jest brak możliwości anulowania dokumentów: „Faktura, która trafi do KSeF, nie może zostać ani edytowana, ani anulowana.” Oznacza to, że faktura przekazana do KSeF staje się dokumentem nienaruszalnym i nie podlega żadnym modyfikacjom.W przypadku konieczności wprowadzenia zmian jedyną dopuszczalną formą jest wystawienie faktury korygującej, która — podobnie jak faktura pierwotna — musi zostać przesłana do KSeF.
Specjalistka podkreśla, że aby w ogóle wystawić fakturę w systemie, niezbędne jest połączenie programu do fakturowania z KSeF. Można to zrealizować na dwa sposoby: przy użyciu Tokenu (ważnego do 31.12.2026 r.) lub Certyfikatu KSeF, który będzie obowiązywał od 1.02.2026 r.
Daty na fakturach – co się zmienia?
W elektronicznym fakturowaniu pojęcie „data wystawienia” zyskuje nowe znaczenie. W tradycyjnych systemach liczyła się chwila wygenerowania dokumentu.
W KSeF decydująca jest natomiast data przesłania faktury do systemu, czyli moment, gdy plik XML trafia do administracji skarbowej. Dopiero wtedy faktura uznawana jest za oficjalnie wystawioną. To istotna zmiana, która bezpośrednio wpływa na obowiązki podatkowe przedsiębiorców.
Co z pacjentami, osobami prywatnymi?
Ekspertka podkreśla, że „Faktury dla pacjentów prywatnych nie muszą być wystawiane w KSeF.”
Faktura dla osoby fizycznej w KSeF jest dobrowolna. Oznacza to, że można ją wystawić, ale nie ma takiej konieczności. Dotyczy to faktur B2C (business to consumer) tworzonych zarówno przed 1 lutego 2026 roku (obowiązkowy KSeF), jak i po tej dacie. Podstawą zwolnienia jest art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.
Kontrole podatkowe w erze KSeF
Specjalistka wskazuje: „Kontrole nie będą już wybierane losowo – uruchomią je algorytmy analizujące dane.”
Dzięki KSeF weryfikacja faktur może odbywać się automatycznie w tle. Dane spływają na bieżąco do systemów analitycznych KAS, które mają dostęp nie tylko do sum i stawek, ale także do pełnej treści faktury – opisów pozycji, nazw towarów i usług czy ilości. Ustrukturyzowany format e-faktur umożliwia szybkie i dokładne analizy dokumentów, a integracja z innymi bazami (JPK, ZUS, STIR, biała lista podatników) pozwala organom zyskać pełny obraz działalności firmy.
W praktyce system może od razu sprawdzić zgodność deklarowanych przychodów i kosztów z rzeczywistymi transakcjami, weryfikować powiązania faktur z płatnościami i wychwytywać anomalie, np. nadmierne zakupy w stosunku do sprzedaży. Dla uczciwych przedsiębiorstw oznacza to szybsze i mniej uciążliwe kontrole — wiele czynności wykonywanych jest automatycznie, a gdy wszystko się zgadza, kontrola może przebiec „w tle” bez konieczności dodatkowych wyjaśnień.
Kary – od 2027 roku
Do 31 grudnia 2026 roku nie będą nakładane kary ani sankcje za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF.
Ekspertka podkreśla, od stycznia 2027 roku kary będą wyglądały następująco: za niewystawienie faktury, wystawienie jej w sposób wadliwy, nieprzechowywanie dokumentu lub dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej, jeśli był taki obowiązek, grozić będzie kara grzywny do 180 stawek dziennych.
Za wystawienie faktury nierzetelnie lub posługiwanie się takim dokumentem kara może sięgać do 720 stawek dziennych, a w skrajnych przypadkach przewidziana jest również kara pozbawienia wolności na czas nie krótszy niż rok lub obie te sankcje łącznie.
Trzeba pamiętać, że wysokość stawki dziennej nie jest stała – ustala ją sąd, uwzględniając dochody sprawcy, jego sytuację osobistą i rodzinną, stosunki majątkowe oraz możliwości zarobkowe.
KSeF w Proassist
Dla użytkowników systemu Proassist wdrożenie KSeF zostało zaprojektowane tak, aby było jak najmniej odczuwalne w codziennej pracy. Faktury nadal będzie można wystawiać w znany i wygodny sposób, bez konieczności zmiany dotychczasowych procesów. System umożliwi ich bezpośrednią wysyłkę do KSeF, a dodatkowo pozwoli na hurtowe przesyłanie dokumentów — szybko i wygodnie, jednym kliknięciem.
Jak podsumowano: „Chodzi o to, żeby KSeF nie był rewolucją dla użytkownika, tylko kolejnym etapem automatyzacji.”
Podsumowanie
KSeF wprowadza zupełnie nowy sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur, a obowiązek jego stosowania wkrótce obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców. Warto więc jak najszybciej przygotować się do zmian — sprawdzić dostępne metody uwierzytelnienia, wygenerować niezbędne certyfikaty, nadać uprawnienia odpowiednim osobom oraz upewnić się, że Twoje oprogramowanie jest gotowe do integracji z KSeF.
Dla placówek medycznych kluczowe jest narzędzie, które pozwoli sprawnie prowadzić pracę, a jednocześnie zapewni bezpieczeństwo danych pacjentów. Proassist to system stworzony z myślą o branży medycznej — umożliwia zarządzanie harmonogramem wizyt, dokumentacją, e-rejestracją oraz zapewnia pełną zgodność z RODO. Dodatkowo w systemie masz możliwość dodania księgowej, co daje jej uporządkowany, stały dostęp do faktur i danych finansowych. Dzięki temu zyskujesz większą przejrzystość, oszczędzasz czas i minimalizujesz ryzyko błędów.
Rejestracja medyczna od lat stanowi jeden z kluczowych punktów funkcjonowania placówek ochrony zdrowia, gdzie spotykają się oczekiwania pacjentów, możliwości personelu oraz ograniczenia organizacyjne i technologiczne.
W ostatnich latach coraz wyraźniej widać, że przyszłość tego obszaru nie opiera się wyłącznie na pracy człowieka ani na pełnej automatyzacji – najlepsze efekty przynosi harmonijne połączenie kompetentnego personelu, dobrze zaprojektowanego systemu i wspierającej sztucznej inteligencji.
To właśnie integracja nowoczesnych narzędzi z ludzką wrażliwością będzie wyznaczać kierunek rozwoju rejestracji medycznej coraz silniej wspieranym przez sztuczną inteligencję.
Człowiek pozostaje sercem rejestracji
Mimo dynamicznego rozwoju technologii, rola człowieka w rejestracji medycznej pozostaje kluczowa. To rejestratorka lub rejestrator buduje relację z pacjentem, wyczuwa emocje, reaguje na napięcie, niepokój czy dezorientację. W sytuacjach nietypowych, pilnych lub wymagających empatii, żaden algorytm nie zastąpi ludzkiego doświadczenia i intuicji. Pacjenci nadal chcą mieć poczucie, że po drugiej stronie jest ktoś, kto ich wysłucha i realnie pomoże.
Równocześnie obciążenie zespołów rejestracji stale rośnie. Więcej pacjentów, więcej kanałów kontaktu, więcej danych do przetworzenia sprawia, że nawet najlepsi specjaliści zaczynają pracować pod presją czasu. Właśnie w tym miejscu pojawia się przestrzeń dla technologii, która nie zastępuje człowieka, ale realnie go odciąża.
System jako stabilny fundament organizacji
Nowoczesny system do zarządzania placówką medyczną przestaje być jedynie elektronicznym kalendarzem wizyt. Staje się centrum dowodzenia, które porządkuje procesy, automatyzuje powtarzalne czynności i minimalizuje ryzyko błędów. Dobrze zaprojektowany system pozwala rejestracji działać szybciej, spójniej i z większą kontrolą nad danymi.
To właśnie system Proassist przejmuje na siebie ciężar logistyki: dostępność terminów, synchronizację grafików, potwierdzenia wizyt, dokumentację i rozliczeniami. Dzięki temu personel może skupić się na tym, co naprawdę wymaga ludzkiej uwagi, zamiast tracić energię na ręczne wprowadzanie danych czy ciągłe poprawki w harmonogramie.
AI jako inteligentne wsparcie, nie konkurencja
Sztuczna inteligencja w rejestracji medycznej coraz częściej pełni rolę pierwszej linii kontaktu. Chatboty i voiceboty odpowiadają na najczęstsze pytania, pomagają umówić wizytę, zmienić termin czy zebrać podstawowe informacje od pacjenta. Działają 24/7, bez zmęczenia i bez kolejek, co znacząco poprawia dostępność placówki.
Najważniejsze jednak jest to, że AI nie działa w próżni. Zintegrowana z systemem medycznym i zaprojektowana we współpracy z zespołem rejestracji, staje się naturalnym przedłużeniem pracy ludzi. Przejmuje powtarzalne schematy, filtruje zgłoszenia i przekazuje te bardziej złożone bezpośrednio do personelu. W efekcie pacjent szybciej otrzymuje odpowiedź, a zespół pracuje w bardziej przewidywalnym i spokojnym rytmie.
Zmiana roli rejestratorek medycznych w dobie AI
Rozwijanie nowych kompetencji oraz zdolność adaptacji rejestratorek medycznych do realiów cyfrowych stają się dziś jednym z kluczowych warunków sprawnego funkcjonowania placówek ochrony zdrowia i utrzymania wysokiego standardu obsługi pacjenta. Rola rejestracji coraz częściej wykracza poza tradycyjne zadania administracyjne i wymaga swobodnego poruszania się w środowisku nowoczesnych narzędzi informatycznych.
Znajomość systemów do zarządzania dokumentacją medyczną, platform rejestracyjnych czy rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji staje się codziennością, podobnie jak umiejętność rozumienia i wykorzystywania danych wspierających organizację pracy placówki. Równolegle rośnie znaczenie komunikacji online – zarówno w kontakcie z pacjentami – rejestracja online, jak i we współpracy z zespołem medycznym, coraz częściej odbywającej się w kanałach cyfrowych.
Skuteczna adaptacja do tych zmian wymaga inwestowania w szkolenia, kursy i programy rozwojowe, które łączą kompetencje technologiczne z umiejętnościami interpersonalnymi. Równie ważne jest proaktywne podejście do rozwoju zawodowego – gotowość do podejmowania nowych wyzwań, poszukiwania okazji do podnoszenia kwalifikacji oraz świadome reagowanie na zmieniające się potrzeby pacjentów i personelu medycznego.
Rejestracja przyszłości zaczyna się dziś
Placówki, które już teraz inwestują w połączenie kompetencji zespołu, dobrego systemu i narzędzi AI, zyskują przewagę nie tylko operacyjną, ale także relacyjną. Pacjenci coraz częściej oceniają jakość opieki nie tylko przez pryzmat wizyty u specjalisty, lecz całego doświadczenia – od pierwszego kontaktu po kolejne wizyty.
Rejestracja medyczna przyszłości to nie wizja odległa o dekadę. To proces, który dzieje się tu i teraz. Jego fundamentem nie jest technologia sama w sobie, lecz mądre połączenie ludzi i narzędzi, które naprawdę wspierają ich codzienną pracę.
Dzięki Proassist nie tylko ułatwisz codzienną pracę swojego zespołu, ale także zadbasz o bezpieczeństwo tego, co pacjenci powierzają Ci z pełnym zaufaniem – ich danych. Wprowadź najnowocześniejsze technologie w swojej placówce już dziś i podnieś standard obsługi na zupełnie nowy poziom.
Zarządzaj swoją prywatnością
Używamy technologii takich jak pliki cookie do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Robimy to, aby poprawić jakość przeglądania i wyświetlać (nie)spersonalizowane reklamy. Wyrażenie zgody na te technologie umożliwi nam przetwarzanie danych, takich jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub jej wycofanie może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne
Always active
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych.Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
