Otwarcie własnej placówki medycznej – czy to taki świetny interes?

Kto decyduje się na biznes medyczny?

Placówka medyczna, to jest bardzo specyficzny biznes. Bardzo rzadko zdarza się, aby na otwarcie placówki medycznej decydowała się osoba spoza medycyny. W mojej subiektywnej opinii, zdecydowana większość prywatnych placówek w Polsce prowadzą lekarze czy specjaliści lub ich rodzina. Oczywiście, mowa tutaj o mniejszych placówkach, a nie o szpitalach czy większych klinikach – wtedy proporcje są zupełnie inne.

Dlaczego tak jest?

Po pierwsze, z uwagi na naturalny rozwój. Tzn. lekarz, czy fizjoterapeuta, który decyduje się na otwarcie swojego prywatnego gabinetu, po jakimś czasie dochodzi do wniosku, że chciałby czegoś więcej, a więc niejako zamienia ten gabinet w placówkę medyczną. Zwiększa ilość wynajmowanego miejsca, bierze kolejne sprzęty w leasing i w ten sposób powstaje podmiot medyczny. Czyli przez rozwój organiczny.

Po drugie, ze względu na bardzo dużą ingerencję Państwa w ten rynek. Rynek jest po prostu mocno regulowany. A przez to oprócz pieniędzy, pomysłu, zmysłu marketingowego i biznesowego oraz umiejętności obsługi pacjentów na wysokim poziomie, trzeba mieć również wiedzę na temat jego funkcjonowania. Takie zwykłe know-how, w zakresie obowiązującego prawa. Właściciele placówek- nawet nie zdają sobie sprawy, ile przepisów biurokratyczno-administracyjnych znają, których w innych branżach, osoby na ich stanowisku – czyli de facto stanowisku specjalisty – nie są zmuszone znać. Tych przepisów jest naprawdę masę i mają one wpływ zarówno na próbę wejścia w ten biznes, jak i na możliwości reklamowania, sposoby kontraktowania współpracowników, czy nawet np. wybór lokalu – gdzie byś nie spojrzał, tam wszędzie są jakieś ograniczenia. A wiadomo – im więcej tego typu przepisów, tym mniejsza chęć wejścia w ten rynek ludzi, którzy ich nie znają.

W związku z tym zastanawiałem się, czy branża medyczna, to taki świetny interes?

Branża medyczna, trochę podobnie jak branża IT, czy np. branża księgowa, prawnicza itd. posiada w swojej strukturze kosztowej bardzo duży odsetek kosztów osobowych. 50, 60 a nawet 70% czy 80% kosztów firmy IT, księgowej, czy prawniczej, to są koszty osobowe i identycznie jest w przypadku konsultacyjnej placówki medycznej. W placówce zabiegowej proporcje są trochę niższe, ale i tak koszt osobowy to jest najwyższa pozycja w excelu z kosztami.

Z tym, że jest jedna zasadnicza różnica. O ile mając biuro księgowe czy firmę IT, my musimy zainwestować w program i komputer, biurka i krzesła, o tyle posiadając swoją placówkę medyczną musimy dodatkowo dokupić bardzo drogi sprzęt i zainwestować w lokal, który będzie dobrze usytuowany, bo przecież ludzie muszą do niego dojechać z całego miasta i musi wyglądem przyciągać chętnych – a więc będzie droższy. Dodatkowo lokal musi spełniać wymogi sanepidowskie, co znów podnosi koszty. Musimy mieć również zagwarantowaną obsługę pacjentów, a więc personel około-medyczny też będzie potrzebny.

I teraz zauważcie – marżę, czyli różnice pomiędzy tym co płaci klient (pacjent), a ile wydajemy na koszty osobowe, mamy bardzo podobną w tych biznesach – 30, 40%, 50%. Natomiast to, jakie wydatki musimy ponieść z tej marż, to całkowicie inna sprawa. Oczywiście tutaj różnice może zrobić skala lub oferowanie droższych zabiegów, ale w przypadku skali jesteśmy ograniczeni lokalowo – nasz lokal może obsłużyć maksymalnie X pacjentów i jeżeli chcemy więcej, to musimy zainwestować w większy. A w przypadku drogich zabiegów, musimy zainwestować w sprzęt, personel i zazwyczaj również w marketing, co znowu pożre nam nasz zysk.

I dlatego uważam, że ta branża medyczna widziana z perspektywy właściciela, a nie pracownika placówki medycznej, nie jest aż taka dochodowa jakby się to mogło wydawać.

60% koszty osobowe, 40% sprzęt IT i medyczny.

Jak w takim razie wygląda wchodzenie na rynek?

Etap 1 – ciężko pracuję u kogoś:

Sposób dochodzenia do swojego biznesu życia przez lekarza jest często powtarzalny – lekarz kończy studia, robi rezydenturę, pracuje ponad przeciętną ilość godzin – często zdecydowanie powyżej 200, 250 w miesiącu (oczywiście mówię tutaj o wszystkich miejscach, w których pracuje).

Etap 2 – ciężko pracuję u siebie:

Następnie specjalista decyduje się na otwarcie swojego gabinetu. Wynajmuje lokal, bierze pierwszy leasing (chyba, że wcześniej już wziął na auto), robi remont i pełen energii stara się przyjmować jak najwięcej pacjentów.I jeżeli jest dobry, to znowu pracuje tyle samo godzin, co poprzednio, a czasami nawet więcej. Z tym, że proporcje są inne – coraz więcej godzin w swoim gabinecie, a coraz mniej jako podwykonawca w innych placówkach. W momencie, gdy lekarz ma już pełny grafik pacjentów we własnym gabinecie, to zazwyczaj pracuje wyłącznie u siebie i w Szpitalu – co nadal determinuje te 200-250 godzin miesięcznie. Ilość roboczogodzin się nie zmienia, raczej zmienia się często zakres obowiązków i zyski z pracy.

Etap 3 – dolina śmierci:

Potem jest etap 3, na który decyduje się już zdecydowanie mniejsza ilość specjalistów, czyli zamiana gabinetu w podmiot medyczny.

I teraz zdaje się być magia – otóż okazuje się, że jak do tej pory w opcji 1 – lekarz w 100% skupiał się na leczeniu pacjentów, w drugiej opcji w 80-90%, tak teraz jest zupełnie inaczej. Ilość roboczogodzin, które poświęca się na sprawy biznesowe diametralnie rośnie.

Teraz mamy dwie opcje – albo lekarz sobie z tego nie zdaje sprawy i polegnie na tym rynku, albo sobie zda z tego sprawę i będzie sukcesywnie zajmował się “swoim biznesem”, przeznaczając na to jakiś czas regularnie.

Oczywiście jest wyjście – zatrudnić odpowiedniego managera, który będzie zaangażowany w ten biznes, tak jak być powinien, aby odniósł on sukces. Takiego managera, który będzie miał do tego kompetencje i zdolności, ale znalezienie go jest również bardzo trudne.

Ten moment jest często niezrozumiały dla specjalistów. Jak to się dzieję? Gdzie są te pieniądze? Dlaczego ci lekarze mi zawracają głowę? Dlaczego ta Pani Krysia z rejestracji nie rozumie, co trzeba robić?

Oni oczekiwali dokładnie tak gładkiego wejścia w rynek jak w przypadku otwarcia własnego gabinetu, ale zderzają się ze ścianą z uwagi na fakt, że wcześniej nadal wszystko było zależne od nich, a teraz już nie jest zależne od nich. Kompetencje biznesowe wcześniej mogliśmy przykryć dużymi umiejętnościami medycznymi, a w tym przypadku już nam się to nie uda.

Aktualnie na rynku usług medycznych, szczególnie w dużych miastach, nie jest już tak łatwo jak kilka, kilkanaście lat temu wejść na rynek. Pacjenci są bardziej wymagający i mają zdecydowanie więcej możliwości niż wyłącznie jedna placówkę w okolicy. W inny sposób niż przez rekomendacje dowiadują się o istnieniu placówek i w inny sposób dokonują zapisu na wizyty. Chcą też być obsługiwani na wysokim poziomie. Wszystko się zmienia, a placówki, które tego nie rozumieją i działają po staremu są wypierane przez te, które prowadzą swój biznes w nowoczesny sposób.

To jest ta dolina śmierci placówek medycznych – ten moment, kiedy specjalista zmienia swój gabinet w placówkę medyczną, a chce działać po staremu. Nadal wydawać tyle samo kasy na marketing, na obsługę pacjenta, na organizację pracy. Dla niego inwestycja zaczęła się i skończyła się wraz z wynajmem lub kupnem większego pomieszczenia, jego wyremontowania i zakupu sprzętu… czasami jeszcze poświęci czas na namówienie swoich kolegów ze szpitala, aby u niego przyjmowali i to by było na tyle. W tym momencie jest to za mało.

Wykres krzywej rozwoju zawodowego z etapami kariery i "doliną śmierci" po otwarciu placówki.

I do momentu aż ten specjalista nie zrozumie, że nie jest już wyłącznie świetnym specjalistą, ale również po prostu osobą prowadzącą biznes i musi poświęcać temu czas, aby ten biznes się rozwijał lub zainwestować środki w kompetentnego managera – to nie da rady.

A co gorsza, nawet jeżeli specjalista już to rozumie – ok, nie jestem już wyłącznie specjalistą i prowadzę swój biznes, więc poświęcę na niego czas… to czasami może to również być niewystarczające. Powiem coś oczywistego, ale chyba należy: nie każdy może być lekarzem, ale też nie każdy może być biznesmenem – możesz być świetnym lekarzem, ale średnim biznesmenem i odwrotnie. Oczywiście wszystkiego można się nauczyć będąc zdeterminowanym, ale jeżeli tej determinacji nie ma, to zapis na kursy nie pomoże i po prostu ten biznes nie będzie działał.

Dobra, ale co ty Jacek gadasz. Przecież te placówki nie upadają.

Nie upadają z jednej przyczyny – lekarz założyciel je utrzymuje.

On, do tej pory mając swój jednoosobowy gabinet, poświęcał swoje wynagrodzenie na swoje życie, natomiast teraz, gdy ma placówkę – dużą część wynagrodzenia za swoją pracę przeznacza na utrzymywanie tej placówki i tylko dlatego ona nie upada.

Wcześniej zarabiał X miesięcznie, a dzisiaj zarabia jakąś część z tego, ponieważ reszta idzie na spłatę zobowiązań tej placówki. Można tak trwać bardzo długo z uwagi na fakt, że dobry specjalista (a tacy zazwyczaj decydują się na otwarcie własnej placówki bez zaangażowania biznesowego) zarabia godnie, więc jest w stanie utrzymywać taką placówkę – ale oczywiście nie taki był cel tej placówki.

I na koniec przychodzi frustracja – wszystko drogie, wszyscy wszystko ode mnie chcą – przychodzi chęć oszczędzania, a nie szukania nowych źródeł dochodów i tak to trwa później latamia. Taka placówka pracuje na 20% swojego potencjału, reszta jest niewykorzystana.

Dlatego dolina śmierci w placówce wcale nie musi oznaczać upadku tej placówki – raczej, to że specjalista będzie ją utrzymywał, zamiast poświęcać środki ze swojej pracy na swoje życie.

Dziwnym jest dla mnie wyłącznie to, że tak mało osób decyduje się na krok wstecz w takim przypadku – aby powrócić do stanu sprzed zmiany gabinetu na placówkę i trwają w tej sytuacji często do emerytury.

Dlatego też drodzy słuchacze – uważajcie z decyzjami o otwarciu własnej, większej placówki medycznej.

Jeżeli tu jesteś, to zapraszam Cię na grupę na Facebooku: Zrozumieć pacjenta.

Proces potwierdzania i przypominania pacjentom o wizycie

Pytanie brzmi zatem: Co zrobić, żeby pacjenci przychodzili na umówione wizyty? W poniższym artykule podpowiemy, jakie kroki można podjąć, aby zwiększyć frekwencję i zaangażowanie pacjentów w proces leczenia.

Komunikacja z pacjentem

Kluczem jest komunikacja z pacjentem

Dobrze ułożony proces przyjęcia rezerwacji wizyty i przypominania pacjentowi o terminie gwarantuje przejrzystą komunikację. 

Nierzadko zdarza się, że pacjenci umawiają wizyty podczas jazdy samochodem, na zakupach, w trakcie pracy i wszędzie tam, gdzie akurat przypomnieli sobie o konieczności wykonania połączenia. Z tego powodu często w momencie rejestracji pacjenci, nie są przygotowani na zanotowanie terminu. Wydaje im się, że zapamiętają dzień i godzinę, a w rzeczywistości nie zawsze tak się dzieje.

Oczywiście, nie zawsze krótka pamięć jest powodem zapominania o wizytach. Czasem jest tak, że pacjent dzień przed wizytą przypomina sobie o tym, że jednak nie może przyjść lub nagle “coś mu wypada” – wtedy jest za późno, żeby zadzwonić i odwołać rezerwację. W takiej sytuacją tracą dwie strony. Stratą dla gabinetu jest to, że lekarz będzie miał lukę w grafiku, którą może być ciężko zapełnić na ostatnią chwilę. Pacjent natomiast przeżywa dodatkowy stres związany z tym, że nie ma możliwości poinformowania o anulowaniu terminu. Ponadto, pacjent chcąc umówić się na kolejny termin – znów będzie musiał czekać

Jak powinien wyglądać dobrze ułożony system potwierdzania wizyt?

Po pierwsze, powinniśmy zapewnić pacjentowi możliwość wglądu w informację o terminie, na jaki się umówił. Wystarczy, że po zakończonej rozmowie telefonicznej wyślemy SMS z potwierdzeniem zarezerwowanej wizyty. Zakładamy, że pacjent po powrocie do domu przepisze termin wizyty do kalendarza, z którego korzysta, żeby nie zapomnieć o dacie wizyty. Jeśli tego nie zrobi, będzie miał możliwość w każdej chwili otworzenia historii wiadomości i sprawdzenia daty.

Po drugie, dobrze jest wysłać pacjentowi dodatkowe przypomnienie SMS o wizycie na 24 godziny przed zaplanowanym terminem z jasnym komunikatem jak powinien odwołać wizytę. Dzięki temu nawet, jeśli pacjent nie będzie mógł przyjść na wizytę, istnieje większe prawdopodobieństwo, że wizytę odwoła i nie będzie nam blokować terminu. 

W systemie Proassist SMS z przypomnieniem o wizycie przekazują zrozumiały komunikat o tym, że jeśli pacjent nie może pojawić się na wizycie, powinien w odpowiedzi na wiadomość wpisać podany w treści wiadomości kod. Po przepisaniu kodu, wizyta pacjenta jest automatycznie anulowana. Rejestracja nie musi sprawdzać telefonów, korespondencji, czy SMSów – system automatycznie odwołuje wizytę. Zadaniem recepcji będzie jedynie skontaktowanie się z pacjentem kolejnego dnia i zaproponowanie nowego terminu. 

Wiadomość SMS o kodzie i anulowaniu wizyty na ekranie telefonu.

24 godziny przed wizytą to optymalny czas na jej odwołanie przez pacjenta. Dlaczego? Zakładamy, że jeśli pacjentowi zmienią się plany, dzień przed umówionym terminem będzie już o tym wiedział. Ponadto, możliwość anulowania wizyty na jeden dzień przed umówionym terminem daje szansę rejestracji na zapełnienie powstałej luki w grafiku lekarza. Rejestracja może kontaktować się z listą rezerwowązaproponować termin nowemu pacjentowi, który właśnie przyszedł do gabinetu lub przesunąć wizyty w taki sposób, by lekarz mógł później zacząć pracę lub wcześniej skończyć. Jeśli placówka posiada e-rejestrację, to taki wolny termin może zostać również wybrany przez pacjentów odwiedzających stronę internetową gabinetu. Wtedy rezerwacja wizyty jest dokonywana przez formularz internetowy i automatycznie pojawia się w grafiku, z którego korzysta rejestracja oraz lekarz.

Inne skuteczne rozwiązania, które zapobiegają pustym miejscom w grafikach lekarzy 


Oprócz SMS z potwierdzeniem wizyty, dobrym rozwiązaniem jest także wysłanie maila potwierdzającego. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy pacjent musi odpowiednio przygotować się do badania (np. być na czczo). W takim mailu możesz zawrzeć informację o tym, jak pacjent powinien przygotować się do wizyty. Dzięki temu będziesz miał pewność, że pacjent nie zapomni o zaleceniach i badanie będzie mogło się odbyć. Możesz także przesłać w załączniku kwestionariusze, które pacjent musi podpisać przed wizytą. Pozwoli to na wcześniejsze zapoznanie się pacjenta z dokumentami i sprawniejszy przebieg wizyty – gdy pacjent dotrze do placówki, nie będzie musiał tracić czasu na czytanie. 

Masz w swoim zespole lekarzy, którzy przyjmują raz w miesiącu? Do opisanego procesu dodaj jeszcze jedną ważną datę – przypomnienie o wizycie na tydzień przed zbliżającym się terminem. Jeśli pacjent nie odwoła wizyty i się nie pojawi, to dopiero za miesiąc będzie mógł przyjść na nowy termin. Brak informacji o odwołanej wizycie od pacjenta blokuje możliwość skorzystania z tego terminu przez innych zainteresowanych. 

Pamiętaj o skrupulatnym prowadzeniu wspomnianej już listy rezerwowej. W momencie kiedy pacjent odwoła wizytę, masz listę nazwisk, do których możesz zadzwonić i zaproponować szybszy termin. Taki manewr nie tylko zapełni Twoją lukę w terminarzu, ale także wywoła pozytywny odbiór placówki w oczach pacjenta z listy rezerwowej. Kto z nas nie byłby zadowolony, gdyby udało mu się szybciej uporać z problemem, z którym zgłasza się do lekarza?

Możesz również prowadzić listę rezerwową pacjentów, którzy potrzebują tylko konsultacji zdalnej – videoporady lub teleporady. Wtedy dla takich osób nie musisz brać pod uwagę czasu związanego z dojazdem do gabinetu. Mogą zapełnić nawet lukę powstałą dziś na wizytę za 2 godziny. 

Jak u Ciebie wygląda system przyjmowania i potwierdzania wizyt? Daj znać w komentarzu lub dołącz do grupy Zrozumieć pacjenta, gdzie dzielimy się dobrymi praktykami związanymi prowadzeniem gabinetu. 

Jak zachęcić pacjentów do umawiania się na wizyty przez Internet?

Rejestracja pacjentów przez Internet to wygoda i duża oszczędności czasu dla całego personelu medycznego w gabinecie. Rejestratorki medyczne mają mniej pracy, bo pacjent umówił się sam. Mniejsza ilość połączeń przychodzących = zaoszczędzony czas, który mogą przeznaczyć na rozmowę i lepszą obsługę osób, które znajdują się w poczekalni. 

Korzyści z rejestracji online w placówce medycznej

Lekarz, który zwykle czekał aż pacjent dokona płatności lub wypełnij kwestionariusz zdrowia ma mniejsze opóźnienia. Pacjenci rozpoczynają swoje wizyty punktualnie dzięki wcześniej dokonanym formalnościom. Gabinet może wysyłać dokumenty jako załącznik do wiadomości email potwierdzającej umówioną wizytę. 

Pozostali pacjenci szybciej mogą dodzwonić się do placówki medycznej, ponieważ korzystanie z e-rejestracji przez wielu z nich oznacza, że linie telefoniczne będą mniej obciążone.

Jednakże, mimo tych zalet, wielu pacjentów nadal jest nieświadomych tej opcji lub nieufnych wobec niej. Dlaczego tak się dzieje? Często wynika to z braku wiedzy, obaw związanych z bezpieczeństwem czy po prostu przyzwyczajenia do tradycyjnych metod rezerwacji. Aby efektywnie promować e-rejestrację, trzeba zrozumieć te obawy i odpowiednio na nie reagować. W tym artykule przedstawimy strategie i praktyczne porady, które pomogą placówkom medycznym zachęcić swoich pacjentów do korzystania z tej nowoczesnej metody umawiania się na wizyty.

Grupa osób siedzi w jasnej poczekalni przed recepcją, mężczyzna obsługuje recepcję.

Jak informować pacjentów o możliwości umówienia wizyty przez Internet?

Oto lista kilku pomysłów na poinformowanie pacjentów o możliwości samodzielnego umówienia wizyty przez Internet. 

  • Nagraj Komunikat powitalny, czyli telefoniczną zapowiedź o możliwości całodobowej rejestracji przez Internet. Pamiętaj o podaniu adresu strony internetowej.
  • Wydrukuj wizytówki i ulotki, tak aby były dostępne w gabinecie lub w okienku rejestracji. Pracownicy po zakończonej wizycie będą mogli wręczyć je pacjentom. Pomyśl o tym, czy w poczekalni warto powiesić plakat lub inną informacje o możliwości umawiania wizyty przez e-rejestrację.
  • Zadbaj o dobrze umieszczone formularze na stronie internetowej. Zgodnie z naszymi zaleceniami, powinny wyświetlać się na każdej podstronie. Dzięki temu pacjent przeglądający Twoją witrynę będzie mógł od razu zapisać się na wizytę. Bez konieczności pamiętania, na której podstronie znalazł guzik do rezerwacji wizyty online.  
  • Część pacjentów przegląda i śledzi media społecznościowe gabinetu. Tam również mogą przeczytać post z wiadomością na temat zapisu przez Internet. Pamiętaj o umieszczeniu w swoim BIO na Instagramie i TikToku bezpośrednich linków odsyłających do rezerwacji online Twojego gabinetu. Z Proassist możesz nawet umożliwić rejestrację bezpośrednio przez formularz zamieszczony na Twoim Instagramie czy TikToku. To szczególnie przydatna opcja dla placówek, które kierują swoje usługi do młodych ludzi – pokolenia, które dużo czasu spędza w Social Mediach.
  • Drukujesz lub wysyłasz dokumentację medyczną? Tam również jest miejsce na to, by zaprosić na kolejną wizytę poprzez umówienie się za pomocą e-rejestracji. Dzięki temu masz pewność, że pacjent zawsze jak tylko zdecyduje się umówić do Ciebie, to zarezerwuje termin bez trudności. Poza tym, dzięki temu, że pacjent często wchodzi na Twoją stronę internetową, to budujesz swoją rozpoznawalność w jego oczach.
  • Rejestracja online i płatności online to połączenie, które pozwala obsłużyć pacjenta pod kątem umówienia terminu na wizytę całkowicie bez udziału człowieka. Pacjent umawia się samodzielnie przez stronę internetową – nie musi dzwonić, czekać ani rozmawiać z rejestratorką. Kiedy przychodzi na wizytę nie musi płacić w rejestracji, bo on już zapłacił za tę wizytę.

Młode pokolenie z łatwością przyjmuje nowe rozwiązania, ale nie zapominajmy o starszych pacjentach, którzy również mogą czerpać z tego korzyści. Edukacja i wsparcie w obsłudze platform online, dostarczenie klarownych instrukcji oraz okazanie cierpliwości wobec seniorów, mogą odmienić ich podejście do nowoczesnych technologii. E-rejestracja to idealne rozwiązanie dla osób, które niedosłyszą, nie lubią rozmawiać przez telefon lub z jakiegoś powodu wstydzą się głośno mówić o specjalizacji lekarza, do którego chcą się zapisać (np. do psychiatry, czy wenerologa). Jest to także wygodne dla tych, którzy pracują w godzinach pracy rejestracji i nie mogą wykonać telefonu.

Co więcej, umawianie się na wizyty przez Internet daje pacjentom większą swobodę w wyborze terminu, umożliwiając dostosowanie wizyty do indywidualnych potrzeb i harmonogramów. Pacjent może na spokojnie przejrzeć dostępne terminy i wybrać dzień oraz godzinę, która najbardziej mu odpowiada.

W efekcie, placówki medyczne, które aktywnie promują i uczą korzystania z rejestracji online, nie tylko zyskują na efektywności pracy, ale również na zadowoleniu swoich pacjentów. Wykorzystywanie nowoczesnych technologii w medycynie to krok w kierunku bardziej dostępnych i komfortowych świadczeń opieki zdrowotnej. 

10 sposobów na zbieranie opinii od klientów w prywatnej placówce medycznej

Opinie w sieci stały się jednym z kluczowych czynników decydujących o wyborze specjalisty. Nie jest tajemnicą, że konsumenci chętniej piszą w Internecie opinie negatywne. Ludzka psychika jest skonstruowana w taki sposób, że silniejsze emocje często rodzą się w wyniku negatywnych doświadczeń. Gdy coś idzie niezgodnie z naszymi oczekiwaniami, jesteśmy bardziej skłonni wyrazić swoje niezadowolenie, traktując to jako sposób na odreagowanie frustracji czy rozczarowania. Dlatego w momencie, kiedy usługa nie spełnia oczekiwań klienta, jest on zdenerwowany i pod wpływem emocji chce wyrazić swoje niezadowolenie pisząc niepochlebną opinię na temat placówki. W przypadku pozytywnych doświadczeń, choć pacjent docenia lekarza i jest zadowolony z obsługi, nie zawsze pojawi się u niego potrzeba dzielenia się pozytywną opinią publicznie. 

Oprócz tego, że pozytywne opinie przyciągają pacjentów, a negatywne ich odpychają, zdobywanie szczerych opinii klientów może przynieść wiele korzyści Twojej placówce. Znając i analizując opinie pacjentów, można dostosowywać ofertę do rzeczywistych potrzeb, podnosić jakość świadczonych usług oraz wzmocnić relacje z pacjentami. Poniżej przedstawiamy 10 skutecznych metod na zbieranie tych cennych informacji:

Ankiety bezpośrednie po wizycie

Bezcenne są informacje zebrane tuż po wizycie. Krótka ankieta – zarówno papierowa, jak i elektroniczna – pozwala zebrać „świeże” wrażenia pacjenta. Zapytaj o komfort oczekiwania, obsługę przez personel czy przebieg samej wizyty.

Elektroniczne ankiety e-mailowe

Obecnie wielu pacjentów wybierze formę elektroniczną. Dzięki ankietom online możemy dogłębnie analizować odpowiedzi, np. w kontekście czasu trwania wizyty czy wybranego specjalisty.

Księga opinii w recepcji

Tradycyjne formy feedbacku nadal są ważne. Księga opinii pozwala na swobodne wyrażenie myśli, a dla placówki stanowi cenny zasób do analizy.

Skrzynka na sugestie

Dla tych, którzy wolą zachować anonimowość. Pacjenci mogą wtedy być bardziej otwarci w kwestii swoich uwag.

Media społecznościowe

Świat social media to olbrzymie źródło opinii. Odpowiadając na komentarze i zachęcając do ich zostawiania, zyskujesz zaufanie i tworzysz pozytywny wizerunek placówki.

Portale z opiniami

Strony typu ZnanyLekarz czy Medigo gromadzą opinie o specjalistach i placówkach. Zachęcaj pacjentów do dzielenia się tam swoimi doświadczeniami.

Rozmowy bezpośrednie

Bezpośredni dialog z pacjentem jest niezastąpiony. Można z niego dowiedzieć się najwięcej, zwłaszcza gdy pacjent czuje, że jego głos naprawdę się liczy.

Grupy fokusowe

Zorganizowane spotkania z pacjentami (zarówno stacjonarne, jak i spotkania online) pozwalają na dogłębną dyskusję na temat usług placówki. Dzięki nim można uzyskać opinie na temat konkretnych aspektów działalności.

Analiza opinii online

Monitoring internetu daje obraz tego, jak placówka jest postrzegana w sieci. Regularne śledzenie wzmianek pozwala szybko reagować na ewentualne kryzysy.

Programy lojalnościowe z feedbackiem

Programy lojalnościowe to nie tylko sposób na związanie pacjenta z placówką, ale też na zdobycie cennej informacji zwrotnej. Premiowanie za pozostawienie opinii motywuje do dzielenia się wrażeniami.

Budowanie relacji z pacjentem opiera się na zaufaniu. Poznawanie jego opinii i uwzględnianie ich w praktyce to kroki do stworzenia placówki, która naprawdę odpowiada na potrzeby rynku. Współpraca z pacjentami to inwestycja w jakość i rozwój Twojej placówki medycznej. Znalezienie się w centrum uwagi pacjentów poprzez zbieranie opinii to klucz do doskonalenia usług i budowania zaufania. Opinie, zarówno pozytywne, jak i negatywne, stanowią nieocenione źródło wiedzy, które pozwala placówkom medycznym dostosować się do wymagań i oczekiwań pacjentów. 

W dobie smartfonów i ogólnodostępnego Internetu, gdzie każdy może dzielić się swoją opinią, dbanie o reputację w sieci jest bardziej istotne niż kiedykolwiek wcześniej. Zrozumienie, jak skutecznie zbierać i analizować feedback, to tylko pierwszy krok w kierunku udoskonalenia oferty i usług. Jednak samo gromadzenie opinii to nie wszystko – równie ważne jest umiejętne zachęcanie do ich dzielenia się. Dlatego w naszym kolejnym wpisie podzielimy się sprawdzonymi wskazówkami, w jaki sposób można dyskretnie nakłonić pacjenta do pozostawienia opinii na Wizytówce Google, potężnym narzędziu w budowaniu pozytywnego wizerunku w świecie online. Do zobaczenia w kolejnym artykule!

Jaka jest różnica pomiędzy podpisem kwalifikowanym a podpisem elektronicznym?

Pojęcia podpisów elektronicznych i kwalifikowanych stały się powszechnie znane. Oba te rodzaje podpisów mają na celu uwierzytelnienie tożsamości i zgodności z dokumentami, jednak różnią się one między sobą po kilkoma względami. W tym artykule poznasz te różnice, aby móc odpowiedzieć na wszelkie pytania pacjenta.

Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny to ogólny termin odnoszący się do dowolnego rodzaju podpisu utworzonego przy użyciu środków elektronicznych. Może to być skan podpisu na papierze, zapis dźwiękowy, cyfrowy obrazek lub nawet unikalny kod. Kluczową cechą podpisu elektronicznego jest to, że może być stosunkowo łatwo uzyskany i nie wymaga zaawansowanych technologii ani certyfikatów.

Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach, takich jak podpisywanie umów online, dokumentów finansowych lub nawet zwykłych e-maili. To właśnie ten rodzaj podpisu może być używany w Twojej placówce medycznej. 

Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, gdy cała dokumentacja medyczna jest elektroniczna. Pacjent podpisuje zgodę na tablecie, a po zatwierdzeniu dokumentu przez pracownika, dokument automatycznie dodaje się do EDM. Mimo wszystko, w przypadku poważnych operacji czy ryzykownych zabiegów, zaleca się stosowanie standardowych podpisów odręcznych. 

Podpis kwalifikowany

Podpis kwalifikowany jest bardziej zaawansowanym rodzajem podpisu elektronicznego. Jest on oparty na certyfikacie kwalifikowanym, który jest wydawany przez akredytowanego dostawcę usług certyfikacji. Ten rodzaj podpisu jest prawnie uznawany i spełnia rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i uwierzytelniania.

Podpis kwalifikowany jest stosowany w sytuacjach, w których niezbędne jest zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa i autentyczności, takich jak podpisywanie umów prawnie wiążących, dokumentów sądowych lub aktów notarialnych. Wiele krajów i organów rządowych uznaje podpisy kwalifikowane za równoważne podpisom odręcznym.

Najważniejszym dokumentem, który reguluje kwestię podpisów elektronicznych, jest eIDAS, czyli rozporządzenie wydane przez Parlament i Radę Unii Europejskiej w 2014 roku. Określa ono warunki, które musi spełnić podpis kwalifikowany, by mieć taką samą moc prawną jak podpis własnoręcznie złożony na dokumencie.

Dwa smartfony z cyfrowym piórem podpisującym dokument na ekranie drugiego telefonu.

Warunki, które wymieniono, to:

1) przyporządkowuje się go unikalnie osobie podpisującej,

2) podpis umożliwia ustalenie tożsamości osoby podpisującej,

3) składa się go przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których osoba podpisująca może z dużą dozą pewności użyć pod wyłączną swoją kontrolą,

4) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Ponadto, podpis kwalifikowany musi być oparty o kwalifikowany certyfikat, który został wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (np. przez bank) oraz złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu. 

Podpis elektroniczny jest często prostszy do uzyskania – zwykle wymaga tylko rejestracji na platformie online lub korzystania z prostego narzędzia do podpisywania dokumentów. Dlatego podpis elektroniczny jest szeroko używany w codziennych transakcjach online, przy odbiorze listów za potwierdzeniem odbioru, w placówkach medycznych, itp. Tymczasem, podpis kwalifikowany jest zarezerwowany głównie dla bardziej formalnych i prawnie wiążących dokumentów, korzysta się z niego np. przy podpisywaniu umów o pracę, podpisywaniu dokumentów przez urzędników państwowych, itp. 

Podsumowując, różnica między podpisem elektronicznym a kwalifikowanym polega na poziomie bezpieczeństwa, procesie uzyskania i zastosowaniach. Podpis kwalifikowany jest bardziej zaawansowany i prawnie wiążący, podczas gdy podpis elektroniczny jest bardziej dostępny i stosowany w codziennych sytuacjach. Wybór między nimi zależy od konkretnych potrzeb i wymagań danej sytuacji. Dla placówek medycznych rekomenduje się korzystanie z podpisu elektronicznego, który jest znacznie prostszy dla pacjenta i nie wymaga od niego posiadania profilu zaufanego. 

Wszystko, co musisz wiedzieć o rejestracji telefonicznej w Proassist

Nie wszyscy jednak natychmiast zamienili papier na tablet. To zrozumiałe, że nowe i nieznane dotąd rozwiązania budzą wątpliwości. Niektórzy nadal mają pewne obawy wobec podpisów elektronicznych, a najwięcej zastrzeżeń pojawia się co do ich mocy prawnej. Czy podpisy elektroniczne są legalne?

Godziny pracy rejestratorek

Pierwsza i najważniejsza informacja, która może Cię zainteresować, to godziny pracy naszych rejestratorek. Działają one od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Warto podkreślić, że korzystanie z usług Proassist wychodzi znacznie taniej niż zatrudnianie pełnoetatowego pracownika na 8 godzin dziennie. Daje to nie tylko korzyści finansowe, ale także gwarantuje wysoką jakość obsługi w godzinach, które są najbardziej odpowiednie dla Twoich klientów.

Cena

Outsourcing rejestracji telefonicznej staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem wśród przedsiębiorstw poszukujących wydajnych i kosztowo-optymalnych rozwiązań. Na dzień pisania tego artykułu, tj. 02.10.2023 r., koszt tego rodzaju usługi w Proassist wynosi 479 zł za specjalistę. Warto zaznaczyć, że ceny mogą ulec zmianie. Aby mieć pewność, że korzystasz z najnowszych informacji dotyczących naszej oferty cenowej, zalecamy odwiedzenie naszej strony internetowej. Aktualny cennik oraz wszelkie dodatkowe informacje można znaleźć TUTAJ

Oprogramowanie medyczne

Rejestratorki medyczne w Proassist pracują tylko i wyłącznie na naszym autorskim systemie. Dlatego, nie ma możliwości wykupienia usługi rejestratorki telefonicznej, która będzie prowadziła grafik w innym systemie medycznym. W systemie Proassist można nie tylko tworzyć harmonogram wizyt, ale również prowadzić całą dokumentację medyczną, wystawiać recepty i zwolnienia. Istnieje również możliwość wystawiania faktur i prowadzenia magazynu leków i sprzętu medycznego. 

Ponadto, system może zostać zintegrowany z platformą ZnanyLekarz lub Twoją własną stroną Internetową, a nawet z profilem na Facebooku. Dzięki temu w momencie, gdy pacjent zapisze się na wizytę przez e-rejestrację, w grafiku, z którego korzystają rejestratorki od razu pojawi się informacja o zaplanowanej wizycie. 

Grafiki na kolejne miesiące

Jeśli zastanawiasz się, jak planować działania z nami w dłuższym okresie, mamy dla Ciebie dobre wieści. Aby zoptymalizować proces rejestracji i zapewnić płynność działania, wymagane jest, aby grafik na kolejne miesiące był otwarty. Dzięki temu rejestratorki telefoniczne mogą skutecznie i terminowo zapisywać klientów, nie pozostawiając nikogo bez odpowiedzi.

Jeśli wydarzy się sytuacja losowa i lekarz nie będzie mógł przyjąć pacjentów w zaplanowanym wcześniej terminie, rejestratorki Proassist zajmą się kontaktem z pacjentami i przesunięciem umówionych wizyt.

Numer telefonu

Decydując się na zewnętrzną rejestrację telefoniczną, nie musisz martwić się o zmianę numeru telefonu. Wszystko odbywa się przez przekierowanie połączenia, a proces integracji jest płynny i niewidoczny dla pacjentów. Taka konfiguracja pozwala na uniknięcie konieczności informowania pacjentów o jakichkolwiek zmianach, co jest niewątpliwie wygodne dla obu stron. Dzięki temu pacjenci kontaktują się z placówką tak samo jak zawsze, a jednocześnie korzystają z profesjonalnej obsługi rejestracji Proassist.

Skąd rejestratorka Proassist wie, że pacjent dzwoni do Twojej placówki?

System Proassist jest zaprojektowany tak, że podpowiada rejestratorkom szczegółowe informacje o konkretnej placówce, gabinecie oraz specjalistach pracujących w danej lokalizacji. Dzieje się to zanim rejestratorka podniesie słuchawkę. Kiedy nasi konsultanci odbierają telefon, przedstawiają się poprzez nazwę gabinetu, swoje imię oraz funkcję, którą pełnią. 

Na przykład: „Dzień dobry, Centrum Medyczne Med na linii. Tu Justyna, rejestratorka. W czym mogę pomóc?”. Takie przedstawienie ma na celu upewnienie się, że osoba dzwoniąca do indywidualnego gabinetu nie myśli, że rozmawia z lekarzem lub nie zastanawia się, co mogło się przytrafić jej stałemu lekarzowi, do którego uczęszcza od wielu lat.

Jak działają rejestratorki telefoniczne Proassist?

Rejestratorki medyczne Proassist to prawdziwe profesjonalistki w swoim fachu. Korzystając z precyzyjnie przygotowanych skryptów, zapewniają sprawną i profesjonalną obsługę każdego klienta. Skrypty te zostały przygotowane w taki sposób, aby odpowiednio odpowiadać na potrzeby i pytania klientów, jednocześnie przestrzegając wszelkich procedur i standardów Twojej firmy.

Skrypt, który tworzymy w porozumieniu z Twoją placówką, podczas rozmowy pozwala rejestratorce odpowiedzieć nawet na najtrudniejsze pytania pacjentów. Dzięki niemu dziewczyny wiedzą, jak dojechać do Twojej placówki, gdzie zaparkować samochód lub w jaki sposób pacjent powinien przygotować się do wizyty.

W Proassist dbamy o to, aby nasze usługi były na najwyższym poziomie. Dlatego stale monitorujemy i ulepszamy nasze procesy, korzystając z najnowszych technologii i narzędzi. Justyna, kierownik rejestracji medycznej, dba o to, by rejestratorki stale się szkoliły i tworzyły dobry wizerunek dla Twojej placówki medycznej.

Podsumowując, rejestracja telefoniczna w Proassist to rozwiązanie, które przyniesie Twojej firmie liczne korzyści. Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały gabinet lekarski, czy wielospecjalistyczną klinikę medyczną, nasze rejestratorki są gotowe, aby pomóc Ci w każdej sytuacji. 

Jeśli w artykule nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania, koniecznie skontaktuj się z działem handlu. Przekonaj się, jak możemy wspierać Twoje działania! 

Legalne podpisy elektroniczne w Twojej placówce medycznej!

Koszty związane z wprowadzeniem tego rozwiązania są stosunkowo niewielkie, a obowiązkowa digitalizacja dokumentacji medycznej sprawiła, że tworzenie dokumentacji papierowej w postaci zgód medycznych podpisanych tradycyjnym długopisem stało się problematyczne. Zgody na leczenie i formularze zdrowia muszą znaleźć się w dokumentacji elektronicznej, więc trzeba je skanować i dołączać do EDM. Ale nie można zapomnieć o kartce papieru, którą również należy przechować w placówce medycznej przez określony czas i w odpowiednich warunkach (np. w pancernej, dobrze zabezpieczonej szafie).

Elektroniczny podpis pacjenta jest zatem rozwiązaniem, które naprawdę ułatwia pracę i zarządzanie w gabinecie. Jednak nie wszystkie placówki medyczne od razu zamieniły papier na tablet. To zrozumiałe, że nowe i nieznane dotąd rozwiązania budzą wątpliwości i obawy. Sam zakup tabletu nie stanowi problemu – w zasadzie to podpisywanie dokumentacji medycznej nie musi być wykonywane za pośrednictwem tabletów. Można wykorzystać zwykły smartfon, ale podpis na tablecie jest po prostu wygodniejszy, a zgody na większym ekranie bardziej czytelne.

W czym zatem tkwi problem i dlaczego placówki medyczne mają opory przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu elektronicznego podpisu pacjenta? Otóż, chodzi o wątpliwość, czy podpis pacjenta w postaci elektronicznej jest ważny prawnie. W tym artykule postaramy się wyjaśnić tą kwestię.

Podpis elektroniczny a polskie prawo

Umowy w formie dokumentowej (czyli elektroniczne) mają taką samą moc prawną jak pisemne umowy. Forma dokumentowa została wprowadzona przez nowelizację Kodeksu cywilnego w 2016 roku, umożliwiając zawieranie umów w innej postaci niż forma pisemna. Aby zachować formę dokumentową, należy przedstawić oświadczenie woli w postaci dokumentu i potwierdzić tożsamość osoby składającej oświadczenie. Forma dokumentowa umożliwia korzystanie z różnych formatów, takich jak e-maile, wiadomości SMS, pliki tekstowe, pliki PDF, arkusze kalkulacyjne, obrazy, dźwięki i zapisy audiowizualne.

W przypadku czynności medycznych pacjent powyżej 16. roku życia może wyrazić zgodę ustnie, poprzez zachowanie jednoznacznie wskazujące na wolę poddania się czynnościom medycznym. Może również to zrobić podpisując zgody na ekranie tabletu, komputera lub telefonu za pomocą kursora bądź rysika. W przypadku operacji lub innych działań medycznych niosących ze sobą podwyższone ryzyko, zgoda pacjenta musi być udzielona w formie pisemnej, lub elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. O tym, czym jest podpis kwalifikowany przeczytasz w innym naszym artykule, który znajdziesz TUTAJ.

Reklama cyfrowa porównująca podpisy elektroniczne i kwalifikowane na tablecie, przycisk "Przeczytaj!".

Koniec z archiwizacją!

Innymi słowy, umowy w formie dokumentowej mają taką samą moc prawną jak pisemne umowy. Czyli, jeśli zawrzesz umowę przez e-mail, SMS-a, czy nawet w formie pliku PDF, to będzie ona ważna i zobowiązująca. Możesz nawet podpisać zgody na ekranie komputera czy telefonu za pomocą kursora.

Brak formy pisemnej nie oznacza, że oświadczenie pacjenta jest nieważne. Jego podpis elektroniczny ma pełną moc prawną i może być uznany jako dowód w sądzie, zgodnie z przepisami UE. W zawodach lekarza, czy lekarza dentysty takie sytuacje mają duże znaczenie, ponieważ zwykle chodzi o zdrowie lub życie pacjenta.

Koniec z archiwizacją!

Dokumentacja medyczna jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Zdrowia. Może być prowadzona za pomocą systemów teleinformatycznych. Wtedy mówimy o tzw. EDM, czyli Elektronicznej Dokumentacji Medycznej.

Obecnie, większość placówek medycznych prowadzi już dokumentację pacjentów w formie zdigitalizowanej. Problem pojawiał się jednak w przypadku dodatkowych dokumentów, które pacjent musiał podpisać. Dzięki digitalizacji dokumentacji, do plików na komputerze można dołączyć skan, ale co z papierowym oryginałem? Nie możemy się go ot tak pozbyć. Jeśli pacjent podpisuje zgodę w formie papierowej, musimy przechowywać dokument zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi kategorii archiwalnych. Ponadto, tworzenie dokumentacji medycznej w formie papierowej, a następnie skanowanie dokumentów do kartoteki pacjenta zabiera dodatkowy czas lekarzowi, pielęgniarce, czy rejestratorce medycznej.

I tutaj właśnie najlepszym rozwiązaniem są podpisy na tablecie. Dzięki nim, nie musisz się martwić o archiwizację zgód podpisanych przez pacjentów! Pacjent może wypełnić kwestionariusz osobowy, oświadczenie RODO lub zgodę na wykonanie zabiegu i innych świadczeń zdrowotnych na tablecie, a następnie podpisać ją w formie elektronicznej. Tak podpisany dokument trafia w postaci elektronicznej (najczęściej jako plik PDF) od razu do elektronicznej dokumentacji medycznej pacjenta w programie medycznym. Dzięki temu, nie utoniesz w stosie papieru, a wszystkie formalności zostaną dopełnione.

Co więcej, zgody pacjenta nie wymagają podpisu biometrycznego ani nie muszą być wykonywane za pośrednictwem IKP. Możesz zatem rozwiać wszelkie wątpliwości pacjentów, którzy myślą, że jest im potrzebne internetowe konto pacjenta. Dokumentacja w całości wytwarzana jest w oprogramowaniu placówki medycznej, pacjent musi tylko podpisać zgodę. Elektroniczna zgoda automatycznie trafia do dokumentacji danego pacjenta.

Nie musisz też obawiać się źle wybranego rekordu pacjenta, ponieważ podpisane formularze dotyczą konkretnych pacjentów. Oprogramowanie medyczne Proassist posiada wbudowany generator zgód i oświadczeń dla pacjenta, dzięki któremu możesz sam ustalić, jak powinien wyglądać dokument w formie elektronicznej w Twojej placówce. Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Umów się na spotkanie z naszym przedstawicielem! 

Dwie osoby uśmiechnięte na tle zaproszenia na prezentację systemu z przyciskiem formularza.

Jak wytłumaczyć pacjentom, czym jest podpis elektroniczny?

“Proszę Pani, proszę Pana: zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania:Pacjenci mogą na tablecie lub telefonie wypełniać, a następnie podpisywać zgody, kwestionariusze i ankiety, które zostaną dołączone do elektronicznej dokumentacji.“

W przypadku zgód na operacje lub ryzykowne badania, zaleca się dodatkowo wręczenie pacjentowi papierowego dokumentu do podpisu. Mimo korzystania z tabletów, taka praktyka jest nadal wskazana, ponieważ zapewnia pacjentowi fizyczną kopię dokumentu, która może być przechowywana dla celów archiwizacyjnych oraz może pomóc w potwierdzeniu udzielonej zgody pacjenta w przyszłości. Kombinacja wykorzystania tabletów i tradycyjnych dokumentów papierowych gwarantuje zwiększoną przejrzystość oraz bezpieczeństwo dokumentacji dla wszystkich zaangażowanych stron.

Dodatkowo, szukając w archiwum jakiegoś dokumentu, nie będziesz musiał przekopywać się przez sterty papierów, bo będziesz miał ich znacznie mniej. Niezbędne dokumenty w wersji papierowej o wiele łatwiej będzie Ci uporządkować. Dokumentacja medyczna w formie elektronicznej ma to do siebie, że znacznie łatwiej i szybciej można odszukać dane pacjentów.

Podpis elektorniczny a tradycyjyn

Podpis elektroniczny dla placówki medycznej – plusy z wdrożenia tego rozwiązania

Rozwiązanie, o którym mowa, opiera się na wypełnianiu i podpisywaniu wszelkich zgód pacjentów, kwestionariuszy i ankiet przez pacjentów za pomocą tabletu lub telefonu. Ma to wiele zalet, oto niektóre z nich:

1. Wygoda dla pacjentów: dzięki zastosowaniu tabletów pacjenci zyskują możliwość bezpośredniego przeczytania i podpisania dokumentów, eliminując konieczność poruszania się z dużą ilością kartek. Osoby, które niedowidzą mogą również w prosty sposób powiększyć litery – to byłoby niemożliwe w przypadku papierowego formularza.

2. Oszczędność czasu: eliminacja konieczności drukowania, dystrybucji i przechowywania tradycyjnych dokumentów papierowych przyspiesza proces administracyjny. Pacjenci nie muszą czekać w kolejce, aby otrzymać lub zwrócić papierowe dokumenty. Rejestratorki nie muszą poświęcać czasu na dołączanie formularzy do kartotek, bo podpisane przez pacjenta zgody automatycznie trafiają do jego elektronicznej dokumentacji.

3. Redukcja błędów: Oprogramowanie medyczne może zawierać wbudowane zabezpieczenia, które pomagają uniknąć błędów w wypełnianiu dokumentów. Na przykład, mogą być wprowadzone kontrole poprawności danych, wymagane pola mogą być oznaczone jako obowiązkowe, a niektóre pola do podpisu mogą mieć predefiniowane opcje wyboru. Dzięki temu, masz pewność, że pacjent złoży podpis we wszystkich miejscach, w których musi to zrobić = Twoja dokumentacja będzie kompletna i nigdzie nie zabraknie podpisu.

4. Szybki dostęp do danych: elektroniczny podpis i elektroniczna forma przechowywania dokumentów pozwala na łatwe przechowywanie i dostęp do zgód, kwestionariuszy i ankiet. W przypadku potrzeby, personel medyczny może szybko odnaleźć i przejrzeć potrzebne informacje.

5. Środowiskowa korzyść: kolejnym plusem podpisu elektronicznego jest redukcja zużycia papieru i innych materiałów biurowych, która przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego.

6. Możliwość łatwej edycji i aktualizacji: w przypadku zmian w dokumentach, takich jak aktualizacja zgód lub kwestionariuszy, elektroniczna forma ułatwia wprowadzenie i rozpowszechnienie tych zmian. Nie trzeba drukować i wymieniać wszystkich papierowych dokumentów. Oczywiście, nie można modyfikować podpisu, ale elektroniczne dokumenty łatwiej uporządkować i zaktualizować o nowe zgody pacjenta.

Aplikacja mobilna Proassist – oprogramowanie medyczne w Twoim telefonie!

Dzięki aplikacji mobilnej możesz bezpośrednio z telefonu zarządzać kalendarzem wizyt i rejestracją pacjentów. Aplikacja umożliwia dodawanie, przekładanie i odwoływanie wizyt w sposób prosty i intuicyjny. Możliwość ustalania grafiku pracy i wprowadzania do niego zmian w każdej chwili znacznie ułatwia organizację czasu pracy​​​​. Jest to szczególnie przydatne podczas przeprowadzania wizyt domowych lub gdy pacjent zadzwoni w czasie, kiedy znajdujesz się poza gabinetem i nie masz dostępu do komputera.

Aplikacja na telefon dla lekarzy

Alikacja dla lekarzy oferuje także funkcje związane z wypełnianiem elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM). Użytkownicy mogą głosowo wypełniać dokumentację. To oznacza, że wykorzystując funkcję przetwarzania mowy na tekst możesz powiedzieć to, co chciałbyś napisać. Smartfon przetworzy dźwięk na treść pisaną i Twoja dokumentacja będzie uzupełniona znacznie szybciej niż w przypadku gdybyś wpisywał ją ręcznie. Ponadto, aplikacja umożliwia wgrywanie zdjęć bezpośrednio do dokumentacji. Za pomocą aparatu w telefonie możesz zrobić zdjęcie papierowego dokumentu lub zmiany chorobowej, które od razu zostanie dołączone do wizyty. Ta funkcja jest doceniana w pracy podologów, dermatologów i stomatologów – dla nich bardzo istotne jest zapisanie obrazu, by przy okazji kolejnej wizyty móc ocenić postęp leczenia i porównać zdjęcia “przed” i “po”. 

Aplikacja Proassist jest dostępna zarówno na urządzenia z systemem operacyjnym Android, jak i iOS, co zapewnia szeroki dostęp i kompatybilność. Jest ona regularnie aktualizowana i dostosowywana do jak najwyższych standardów i potrzeb zgłaszanych przez użytkowników.

Reasumując, aplikacja na telefon Proassist jest wszechstronnym narzędziem, które ułatwia zarządzanie gabinetem medycznym i poprawia jakość obsługi pacjentów, dostosowując się do dynamicznego środowiska pracy specjalistów medycznych.

Mockup telefonu z aplikacją proassist.

Inteligentny Asystent Głosowy

To jeszcze nie wszystko! Proassist w partnerstwie z naukowcami z AGH stworzy Inteligentnego Asystenta lekarza za 11 milionów złotych. Projekt finansowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju zakłada stworzenie asystenta głosowego, podobnego do Siri, który będzie pełnił funkcje wsparcia dla lekarzy w codziennej pracy.

Dzięki temu rozwiązaniu lekarz będzie miał  możliwość wydawania poleceń głosowych. Jedna komenda  rozwiąże szereg wielu akcji w systemie: np. jednocześnie wystawienie e-skierowania i e-recepty i wypełnienie icd-10 i zwolnienie lekarskie na 3 dni. Celem projektu jest odciążenie lekarzy z obowiązków związanych z wypełnianiem dokumentacji. Lekarz będzie mógł wybrać czy skupić się na pacjentach lub pomóc większej liczbie chorych.

Zespół Proassist doskonale rozumie i zna problemy, z jakimi borykają się lekarze oraz placówki medyczne. Dzięki temu nowe rozwiązanie będzie idealnie dopasowane do potrzeb środowiska medycznego. Współpraca z naukowcami z AGH gwarantuje wprowadzenie najnowszych technologii i innowacyjnych rozwiązań.

Projekt asystenta głosowego dla lekarzy, realizowany przez Proassist i zespół naukowców z AGH, zakłada trzy lata intensywnych prac badawczych i rozwojowych. W tym czasie planowane jest gromadzenie i analiza danych zebranych od lekarzy, które posłużą do nauki maszynowej i doskonalenia funkcjonalności asystenta.

Mamy nadzieję, że wkrótce będziecie mogli wymienić aplikację mobilną na inteligentnego asystenta głosowego. Trzymajcie kciuki!

Co trzeba zrobić w placówce medycznej przed końcem roku?

Zaplanuj przegląd sprzętu medycznego

Roczne przeglądy sprzętu są niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i skuteczności leczenia. Upewnij się, że wszystkie urządzenia działają prawidłowo i spełniają aktualne standardy. Sprawdź daty ważności produktów, które ją posiadają.

Rozważ skorzystanie z outsourcingu rejestracji telefonicznej

Wejście w nowy rok wiąże się także z podwyżkami płacy minimalnej. Od stycznia 2024 suma kosztów utrzymania pracownika na umowie o pracę z minimalną stawką wzrośnie do 596377 zł. Zwróć uwagę, że taką cenę będziesz musiał ponieść za pracę rejestratorki przez 8 godzin dziennie. Tymczasem, rejestratorka telefoniczna Proassist odbierze dla Ciebie każde połączenie od 08:00 do 20:00 w dni powszednie oraz od 08:00 do 15:00 w soboty. Koszt rejestratorki telefonicznej Proassist to zaledwie 499 zł/msc. Zastanów się zatem, czy warto zatrudniać pracownika na etat?

Jeśli planujesz zmiany w godzinach przyjmowania lekarzy, poinformuj o tym swoich pacjentów

Zarówno stali pacjenci leczący się na przewlekłe choroby, jak i osoby, które przychodzą z polecenia znajomych, mogą być przyzwyczajeni do godzin pracy specjalistów. Jeśli w nowym roku grafik ulegnie zmianie, pamiętaj o tym, by: 

  • zmienić godziny otwarcia placówki w Google Wizytówce,
  • wywiesić ogłoszenie z informacją o zmianach w widocznym miejscu w placówce (na tablicy ogłoszeń, przy okienku rejestracji, na drzwiach gabinetu, itp.),
  • zamieścić informację o zmianach na stronie internetowej oraz na profilach w mediach społecznościowych,
  • na bieżąco zawiadamiać pacjentów, którzy przyjdą się zapisać lub zadzwonią.

BDO – sprawdź swoją umowę na odbiór odpadów medycznych

Upewnij się, że Twoja umowa z firmą odbierającą odpady medyczne jest aktualna i spełnia wszystkie wymogi prawne. Jeśli umowa zbliża się ku końcowi, zastanów się, czy chcesz ją przedłużyć, czy może czas na nową współpracę? Pamiętaj, żeby zająć się tym odpowiednio wcześnie, żeby nie zostać bez odbiorcy odpadów medycznych.

Obowiązkowe ubezpieczenie podmiotów wykonujących działalność leczniczą

Przed końcem roku sprawdź, do kiedy jest ważne ubezpieczenie dla Twojej placówki i lekarzy w niej pracujących. Jeśli ubezpieczenie jest jeszcze aktualne i nie ma potrzeby go przedłużać w tym momencie, weź do ręki kalendarz na nowy rok i zaznacz w nim datę końca ubezpieczenia (lub ustaw przypomnienie w telefonie).

Zmiana sposobu opodatkowania – kiedy najlepiej przejść z ryczałtu na liniówkę?

Początek roku to dobry czas na zmiany, również te związane z podatkami. Jeśli planujesz np. otworzyć swój własny gabinet, musisz zastanowić się wcześniej, jaką formę opodatkowania wybrać. Należy to policzyć! Wiesz mniej-więcej, ile możesz zarobić. Wiesz, że stawka może się zwiększyć – o ile wzrośnie wynagrodzenie. Dlatego musisz zrobić założenia odnośnie tych wydatków. Jeżeli chcesz pracować nie tylko swoimi rękoma (planujesz korzystać z wyposażenia, pomocy innych lekarzy, pielęgniarek, czy asystentów medycznych), to zwiększasz ilość kosztów. W tej sytuacji musisz zastanowić się nad inną formą prowadzenia działalności. Przede wszystkim nad spółką z o.o lub spółką komandytową.

Więcej na temat zmian opodatkowania w gabinetach medycznych dowiesz się z nagrania webinaru, w którym adwokat i doradca podatkowy Grzegorz Hatala udzielił porad w tej kwestii. Film znajdziesz tutaj!

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – przygotowanie do zmian

W zależności od wielkości firmy, w 2024 roku należy zacząć przygotowania do wprowadzenia systemu KSeF (będzie on obowiązywał od 01 lipca 2024 lub od 01 stycznia 2025). Oprogramowanie medyczne Proassist w 2024 roku będzie wprowadzać aktualizację, dzięki której będziesz miał wszystko co potrzebne do wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych w tym samym systemie, co harmonogram wizyt i EDM.

Przemyśl i wstrzymaj płatne strategie marketingowe

Początek roku to czas wysokich kosztów marketingowych. Zastanów się, czy to odpowiedni moment na inwestycje w drogie kampanie, ponieważ z początkiem roku łatwo o przepalenie budżetu.

Szkolenia i kursy

Początek roku często jest martwym sezonem dla branży szkoleniowej. Warto więc zastanowić się wcześniej, jakie szkolenia będziesz chciał odbyć w niedalekiej przyszłości i na początku roku się nimi zainteresować. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że ceny szkoleń na początku roku będą tańsze. To dobry moment na inwestycję w rozwój personelu.

Podwyżki cen w gabinecie medycznym – jak poinformować o nich pacjentów?

Informowanie klientów o podwyżkach cen jest zawsze dużym wyzwaniem. Nie można jednak tego uniknąć – zwłaszcza, że “wszystko idzie w górę” i potrzebujemy podniesienia cen, żeby nasza placówka na siebie zarabiała. Specjalnie dla branży medycznej przygotowaliśmy film, w którym doradzamy, jak skutecznie poinformować klientów o podwyżkach cen. Możesz obejrzeć go tutaj!

Przygotowanie placówki medycznej do nowego roku wymaga przemyślanych decyzji i dobrze zaplanowanych działań. Zebrane przez nas wskazówki pomogą Ci przygotować Twoją działalność do wejścia w nowy rok, zapewniając wysoką jakość usług i nie tracąc zaufania pacjentów.

Specjalnie dla managerów i właścicieli placówek medycznych, przygotowaliśmy także do pobrania checklistę, która pomoże odpowiednio przygotować się na wejście w nowy rok.

Zadania rejestratorki medycznej

Czym dokładnie zajmują się rejestratorki medyczne?

  • Przede wszystkim rejestracją pacjentów oraz wszystkim co z nią związane: zapisywaniem, potwierdzaniem wizyt. Przekładanie lub odwoływanie wizyt to zadanie jest ściśle związane z panowaniem nad grafikiem lekarza. Rejestratorka medyczna z jednej strony dba o to, żeby znaleźć najbardziej dogodny termin dla pacjenta, z drugiej stara się, aby w grafiku lekarza nie było zbędnych luk.
  • W niektórych placówkach medycznych rejestratorki przyjmują od pacjentów materiały do badań, oraz są odpowiedzialna za przekazywanie ich do laboratorium. Następnie wydają wyniki tych badań pacjentom.
  • Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji medycznej również wchodzi w zakres obowiązków rejestratorek medycznych. Osoby na tym stanowisku wypełniają karty pacjenta, oraz dbają o to, aby wszystkie karty trafiały do gabinetu lekarskiego przed wizytą.
  • Rejestratorki wystawiają faktury oraz rachunki za świadczenia medyczne. Pacjent udaje się do recepcji po zakończonym badaniu w celu uregulowania opłaty. Osoby zatrudnione w rejestracji medycznej obsługują pacjenta od momentu zapisu do wyjścia z przychodni.
  • Rejestratorka medyczna często rozwiązuje problemy pacjentów: tłumaczy im jak trafić do placówki i jak się po niej poruszać.
  • Rejestratorka medyczna przekazuje dodatkowe informację od lekarza dla pacjentów i na odwrót. Jeżeli pacjent chce o coś zapytać lub coś przekazać to najczęściej właśnie rejestratorka zajmuje się przekazem tych informacji.

Wielozadaniowość rejestratorek medycznych

Pracownik rejestracji medycznej powinien być wielozadaniowy.

Wiąże się to z szerokim zakresem obowiązków, które czekają na osobę na tym stanowisku. Prowadzenie dokumentacji medycznej oraz sporządzanie sprawozdań wymaga dużej staranności.

W placówkach medycznych zdarzają się rozmaite sytuacje, związane z opóźnieniami, czy nagłą nieobecnością lekarza. Dlatego rejestratorki medyczne powinny posiadać umiejętność łagodzenia tego typu sytuacji.

Zakres jej obowiązków obejmuje czynności, które wiążą się zarówno z dużą starannością, jak i komunikatywnością. Rejestratorki medyczne dbają o poprawne prowadzenie dokumentacji medycznej i są w stałym kontakcie z pacjentami. Dlatego praca na tego typu stanowisku wymaga dobrej organizacji czasu oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

Pobierz Top 3 Ebooki Marketingowe

Administrator Twoich danych osobowych jest Proassist Sp. z o.o. z siedzibą na os. Handlowe 5, Pokaż więcej

proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.