Logo NCBR granatowe na przezroczystym tle

Inteligentny asystent głosowy!

proassist logo
Umów bezpłatną prezentację!

Tag: manager placówki medycznej

Technologia w pracy rejestratorki medycznej

Zacznę od systemu do zarządzania pacjentami, wyobraźmy sobie rejestratorkę, która korzysta z formy papierowej kalendarza. Z perspektywy rejestratorki musi podczas zapisu wpisać do tego kalendarza imię nazwisko, telefon pacjenta i jeszcze najlepiej usługę na jak pacjent się zapisuję, ponieważ musi jakoś zaplanować grafik lekarzowi. Jeżeli jest to praca dla jednego lekarza, możemy wypracować jakiś system zapisywania tych informacji w wersji papierowej. Przy większej ilości specjalistów lub w sytuacji gdy pacjent umawia wizytę z dużym wyprzedzeniem, może to być problematyczne. Elektroniczny system zarządzania pacjentami jest genialnym rozwiązaniem nie tylko dla rejestratorki, ale również dla lekarza. 

Co powinno umożliwiać oprogramowanie medyczne?

System do zarządzania placówką medyczną

Oprogramowanie do zarządzania pacjentami umożliwia rejestratorkom skuteczną obsługę danych pacjentów, rezerwacje wizyt, dostęp do historii medycznej i planowanie terminów, możliwość potwierdzania wizyty, wystawiania paragonów czy faktur.

Odpowiedni system medyczny powinien zastępować nam kilka narzędzi pracy.

Elektroniczna dokumentacja medyczna

EDM – Elektroniczna dokumentacja medyczna, w tym elektroniczne karty pacjentów. Przechowywanie danych pacjentów w formie cyfrowej pozwala na łatwy dostęp do informacji medycznych, redukcję błędów i daje możliwość szybkiego udostępniania dokumentacji.

Rezerwacja wizyt

To jeden z ważniejszych elementów pracy rejestratorki. Dzięki takiej funkcjonalności, rezerwacja wizyt i obsługa pacjentów staje się krótsza. Jest czytelna i dostępna dla lekarza oraz dla rejestratorki.

Telemedycyna

Dzięki odpowiedniemu systemowi mamy bardzo duże ułatwienia w przeprowadzaniu takich wizyt. System powinien umożliwić lekarzowi przeprowadzenie tele wizyty bezpośrednio, tak aby nie korzystać z dodatkowych aplikacji. System papierowy nie da takiej możliwości. A tutaj jeżeli mamy bardzo dobry system to pacjent otrzyma link do rozmowy czy spotkania wideo. W każdej rozwijającej się placówce medycznej tele wizyty są już bardzo powszechne i ogólnie dostępne dla pacjentów.

Lista rezerwowa

Ułatwia pracę rejestratorkom, ale też zapewnia możliwość wypełnienia kalendarza specjalisty.
Dzięki dobrze funkcjonującej liście rezerwowej nasz placówka zyskuje efektywność i organizacja pracy oraz zadowolenie pacjentów. Nie pozostawia ich samych sobie i czują się dobrze zaopiekowani, ponieważ otrzymują możliwość dostania się do lekarza we wcześniejszym terminie.

Automatyzacja rejestracji

Rejestracja online

– Automatyczne systemy rejestracji online pozwalają pacjentom umawiać wizyty bezpośrednio przez internet, co zmniejsza obciążenie telefoniczne.

Powiadomienia SMS dla pacjentów

– Systemy przypomnienia o wizytach to automatyczne przypomnienia mailowe, SMS-owe lub telefoniczne, które pomaga pacjentom nie zapominać o planowanych wizytach. 

– Powiadomienie mailowe o przygotowaniu dla pacjenta. Jeśli pacjent umówi się na wizytę, do której jest potrzebne specjalne przygotowanie, to wystarczy tak skonfigurować system, aby po zapisie pacjent otrzymał mail. W takim mailu powinna się znaleźć informacja o szczegółowym przygotowaniu do wizyty.

Płatności internetowe za wizyty

– Systemy obsługi płatności pozwalają na: płatności online i zarządzanie fakturami czy paragonami. 

– Rozliczanie wizyty – jeśli w placówce medycznej np. za wizytę płaci się w rejestracji, to lekarz nie musi wychodzić do recepcji z informacją, ile należy przyjąć od pacjenta. Wystarczy, aby specjalista wprowadził kwotę w systemie i będzie ona widoczna dla recepcjonistki bez konieczności fatygowania lekarza, że musi wyjść z pacjentem z gabinetu i przekazać informacje.

Systemy informacyjne

To wszelkiego rodzaju informacje, które możemy umieścić w systemie dla naszej rejestratorki medycznej. Jeśli mamy odpowiedni system medyczny jest on też naszą bazą wiedzy. Czyli wprowadzamy wszelkiego rodzaju informacje dodatkowe: wiek przyjmowanych pacjentów czy też przygotowania do badań tak, aby informacje były czytelne dla obecnych rejestratorek oraz dla nowo zatrudnionych.

Wypełnianie ankiet zgód na tablecie

Dzięki takiej funkcjonalności pozbywamy się sterty niepotrzebnych dokumentów. Wszystkie zgody czy ankiety trafiają odpowiednio do karty pacjenta i wszytko możemy znaleźć w jednym miejscu. Dodatkowo lekarz samodzielnie może sprawdzić w systemie informację o pacjencie bez konieczności angażowania do tego rejestratorki medycznej.

Zabezpieczenia danych

Jest to element niezbędny, aby chronić poufność informacji pacjentów i zapewnić zgodność z przepisami, takie usprawnienia zapewniają bezpieczeństwo naszym pacjentom i prestiż placówce medycznej.

Zarządzanie grafikiem specjalisty

Tu też można maksymalnie ułatwić pracę rejestratorki medycznej. Specjalista po swojej stronie udostępnia terminarz zapisów, a rejestratorka ma możliwość zapisu pacjentów na wyznaczone terminy i godziny.

Systemy raportowania i analiz danych

Może bardziej istotne dla managerów niż rejestratorek, ale też ważne. Te dane statystyczne umożliwiają analizę efektywności procesów, obsługi pacjentów i wydajności placówki medycznej. 

O dostępie uprawnień rejestratorki medycznej w systemie decyduje lekarz specjalista, czy osoba zarządzająca.

Dużym plusem i ułatwieniem jeśli mowa o technologię w pracy rejestratorki medycznej będzie komunikator między placówką a pacjentem.

Chat SMS – komunikator dostępny w systemie

Ta funkcjonalności pozwala placówce medycznej na stały kontakt z pacjentem. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, które w dzisiejszych czasach zapewnia szybki i łatwy kontakt. Zapewnia prywatność w komunikacji oraz jest dobrym narzędziem do zapamiętywania wiadomości, bo jak wiemy, podczas rozmowy telefonicznej niektóre informacje mogą nam uciec z pamięci, a do wiadomości SMS w każdej chwili możemy wrócić.

Pamiętajcie również, że nowoczesne systemy do zarządzania pacjentami są już na tyle udoskonalone, że do obsługi takiego systemu wystarczy telefon czy tablet.
W dzisiejszym odcinku poruszam bardzo mały szereg korzyści płynących z wykorzystania odpowiednich technologii, ale mam nadzieję, że przekonałam osoby, które jeszcze z nich nie korzystają i mają obawy.
Technologia może przyczynić się do poprawy efektywności pracy rejestratorek medycznych, zapewnić wyższą jakość obsługi pacjentów oraz skrócić czas obsługi administracyjnej.
Ważne jest, aby personel był odpowiednio przeszkolony w korzystaniu z tych narzędzi i żeby technologie były dostosowane do specyficznych potrzeb placówki medycznej.

Wskazówki, jak zmniejszyć ilość połączeń do placówki.

Istnieje wiele możliwości w tym aspekcie, ale omówię te, które przyniosą dla Was i dla Waszych pacjentów największe korzyści.

Najważniejszym “tipem” w zmniejszeniu połączeń będzie…

Rejestracja online

Każda placówka medyczna powinna korzystać już z rejestracji online dla swoich pacjentów. Jest to super rozwiązanie, które dodatkowo dobrze prezentuje się marketingowo. Dzięki korzystaniu w rejestracji online możliwe jest zbudowanie nowoczesnej placówki medycznej, która wychodzi w stronę pacjentów.

Jakie korzyści w wyeliminowaniu ilości połączeń daje rejestracja online

Efektywność czasową- dzięki tej usłudze pacjenci mają możliwość rezerwacji wizyt online i nie muszą dzwonić bezpośrednio do placówki.

Dostępność — pacjenci mają dostęp do rejestracji online 24 godziny na dobę. 
Ze swojego doświadczenia wiem, że jest to bardzo duże udogodnienie. Jeśli w ciągu dnia jesteśmy pochłonięci obowiązkami: czy to służbowymi, czy domowymi. Dopiero na koniec dnia przypominamy sobie, że mieliśmy umówić wizytę, to w tej sytuacji rewelacyjnie sprawdza się możliwość rejestracji online. O każdej porze dnia możemy umówić wizytę.

Zwiększenie satysfakcji pacjentów- dzięki rejestracji online dajemy indywidualność zapisu wizyty przez pacjenta oraz odpowiednie dopasowanie terminu.

Podczas rezerwacji wizyty online pacjenci mają obowiązek podać adres mailowy oraz swoje dane, to daje kolejne dwie korzyści:
-Pierwsza to mailowe przypomnienie o wizycie, co zwiększa liczbę obecnych pacjentów. 
-Druga to poprawność danych pacjenta.

Podsumowując, rejestracja online może przynieść liczne korzyści dla placówki medycznej poprawiając zarówno efektywność pracy rejestracji jak i satysfakcję pacjentów.

Zapowiedź- komunikat powitalny w placówce medycznej

Zapowiedzi dla pacjentów dzwoniących do placówki medycznej mogą poprawić jakość obsługi oraz wpłynąć pozytywnie na odczucia pacjentów.

W zapowiedzi nie powinno zabraknąć

Informacji wstępnej takiej jak: do jakiej placówki się dodzwonił i czy jest możliwość rejestracji online. Taka informacja może automatycznie zmniejszyć liczbę oczekujących pacjentów. Jeśli potrzebujecie, aby pacjent do rejestracji przygotował jakieś dokumenty, również można taką informacją umieścić w zapowiedzi.

Komunikat poza godzinami pracy

Dla pacjentów, którzy dzwonią w czasie gdy placówka medyczna jest zamknięta, należy nagrać komunikat zawierający jak najwięcej szczegółów. Kiedy i w jakich godzinach pracuje rejestracja oraz jakie są inne metody rejestracji. Dzięki temu unikamy nieodebranych połączeń już na początku dnia pracy

Przykładowy komunikat:

“Tu ,rejestracja pacjentów czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 8-19. Zapraszamy do kontaktu telefonicznego w godzinach naszej pracy. Istnieje możliwość całodobowej rejestracji online na naszej stronie internetowej.”

Maile z przygotowaniem

Informacje mailowe z przygotowaniem dla pacjenta przed wizytą mogą mieć wpływ na zmniejszenie liczby połączeń. Emocje, jakie towarzyszą pacjentom w zapisie na wizytę u lekarza, mogą powodować, że nie zapamiętują oni tego co przekazała im osoba rejestrująca. Podczas rejestracji pacjenta pobieramy adres mailowy. Dzięki funkcjonalności systemu, z którego korzystam po wyborze danej usługi automatycznie wysyłana jest informacja o tym jak pacjent powinien się przygotować do wizyty u lekarza. W ten sposób skrócimy czas rozmowy, ponieważ przekazujemy tylko pacjentowi informację, że na podany adres mailowy otrzyma informacje o przygotowaniu do wizyty. Takie rozwiązanie eliminujemy ponowny kontakt pacjenta i skracamy czas rozmowy. Co w daje możliwości odebrania szybciej kolejnych połączeń od innych pacjentów.

Aktualizacja informacji na stronie

Informacje na stronie internetowej dla pacjentów są dostępne codziennie i całą dobę. Aktualna strona internetowa pozwala pacjentom na uzyskanie potrzebnych o usługach czy godzinach pracy gabinetu lekarskiego. Bez konieczności dzwonienia do placówki medycznej i generowana tym samym kolejnych połączeń

Plusem posiadania strony internetowej będzie wprowadzenie na stronie formularza kontaktowego. Daje to możliwość odpowiadania na pytania mailowo.

Rzetelnie prowadzona strona internetowa może wpłynąć pozytywnie na zaufanie pacjentów, ponieważ świadczy ona o profesjonalizmie i trosce o pacjenta. 

Komunikacja SMS-owa

Pacjent otrzymuje informację SMS, na jaki termin oraz godzinę umówiona jest jego wizyta. W wiadomości powinna być informacja o adresie placówki medycznej, dostępnych formach płatności czy parkingu. Jest to spore udogodnienie dla rejestratorek, ale też w dużej mierze jest to bardzo wygodny sposób informowania pacjentów. 

Informacja SMS z kodem do recepty czy skierowania. Dzięki temu rozwiązaniu pacjent po wizycie zawsze może sięgnąć do SMS-a bez konieczności dzwonienia do palcówki.

Dobrze sprawdzają się wiadomości z informacją o gotowym wyniku badania. Jeśli pacjent zostanie uprzedzony, że dostanie taką informację, to nie będzie wydzwaniał sam, aby poznać status swojego wyniku badania.

Na przykładzie tych kilku informacji możemy zaoszczędzić wiele czasu. Dzięki takim rozwiązaniom jak: rejestracja online, informacje mailowe czy SMS-owe, aktualizacja informacji na stronie internetowej placówki medycznej, zmniejszy się liczby niepotrzebnych połączeń i skróci się czasu rozmowy z jednym pacjentem.

Są to drobne działania, ale dla placówki medycznej bardzo ważne!
Wpływają na jakość oraz czas pracy, a jak wiemy, rejestratorka medyczna ma dużo zadań do wykonania w ciągu dnia. Zaoszczędzony czas i energię może przeznaczyć na inne zadania, które są równie ważne.

Dzięki wprowadzaniu tych wszystkich usprawnień personel zyskuje więcej czasu na inne ważne zadania. Wiadomo, że nie jesteśmy w stanie zastąpić w 100 % pracy ludzkiej, ale dzięki tym działaniom damy naszej rejestratorce możliwość skupienia się na innych ważnych obowiązkach. Pokażemy pacjentom, że są dla placówki medycznej ważni i wprowadzamy udoskonalenia dla ich lepszego komfortu i satysfakcji.

Jakie cechy powinna mieć profesjonalna rejestratorka medyczna?

Cechy dobrej rejestratorki medycznej

Dobra rejestratorka medyczna powinna wykazywać szereg cech, które przyczynią się do efektywnej i profesjonalnej obsługi pacjentów oraz sprawnego funkcjonowania placówki medycznej.

Komunikatywność

Dobra rejestratorka medyczna powinna posiadać doskonałe umiejętności komunikacyjne. Musi być zrozumiała i uprzejma w kontakcie zarówno z pacjentami, jak i personelem medycznym.

Empatia

Zdolność do empatycznego podejścia do pacjentów jest kluczowa. Dobra rejestratorka medyczna powinna rozumieć potrzeby pacjentów, być gotowa służyć pomocą i radzić sobie z sytuacjami trudnymi.

Znajomość obsługi komputera i programów medycznych

Współczesne placówki medyczne często korzystają z systemów informatycznych. Dobra rejestratorka musi być zaznajomiona z obsługą tych systemów i sprawnie nimi operować.

Dokładność i precyzja

Biorąc pod uwagę charakter pracy z dokumentacją medyczną, dobra rejestratorka musi być bardzo dokładna i precyzyjna. Unika błędów w rejestracji pacjentów i utrzymaniu dokumentacji.

Organizacja i zarządzanie czasem

Praca rejestratorki medycznej często wymaga równoczesnego zarządzania wieloma zadaniami. Dobra organizacja pracy i umiejętność efektywnego zarządzania czasem są niezbędne.

Dyskrecja i ochrona danych

Rejestratorka medyczna ma dostęp do poufnych informacji pacjentów. W związku z tym, zachowanie pełnej dyskrecji i przestrzeganie zasad ochrony danych są ważne.

Rozwiązywanie problemów

Rejestratorka medyczna powinna być gotowa rozwiązywać problemy i podejmować decyzje w sytuacjach nietypowych. Elastyczność i umiejętność radzenia sobie z trudnościami mogą wiele ułatwić w pracy rejestratorki.

Profesjonalizm

Dobra rejestratorka medyczna wykazuje się profesjonalizmem w każdym kontakcie z pacjentami i personelem medycznym. Jest uprzejma, rzetelna i odpowiedzialna.

Te cechy pozwalają rejestratorkom medycznym skutecznie obsługiwać pacjentów, utrzymywać porządek w dokumentacji medycznej i przyczyniać się do efektywnego funkcjonowania placówki medycznej.

Rejestratorka medyczna i jej obowiązki

Odgrywa ona kluczową rolę w organizacji Twojej placówki medycznej. Jej obowiązki obejmują m.in. rejestrację nowych pacjentów, planowanie i potwierdzanie wizyt, obsługę korespondencji i telefonów, a także zarządzanie danymi pacjentów w systemach informatycznych. 

Rejestratorka medyczna jest odpowiedzialna za wydawanie kart zdrowia, udzielanie informacji pacjentom dotyczących procedur medycznych, rozwiązywanie problemów związanych z umówionymi wizytami czy danymi pacjentów.Współpracuje również z personelem medycznym, dbając o płynność komunikacji i koordynację działań.

Obsługa płatności za usługi medyczne, wystawianie faktur, zachowanie poufności danych osobowych pacjentów, a także udział w szkoleniach dotyczących nowych procedur czy systemów to kolejne aspekty pracy rejestratorki medycznej.
Dodatkowo, dba o pozytywną atmosferę w placówce medycznej, przyczyniając się do sprawnego funkcjonowania i satysfakcji pacjentów.

Rejestratorka medyczna, poprzez skoordynowane działania w obszarze administracyjnym, wpływa na efektywność i profesjonalizm placówki medycznej, tworząc jednocześnie przyjazne środowisko dla pacjentów i personelu medycznego.

Jak Proassist może pomóc rejestratorce medycznej w codziennej pracy?

System medyczny dla gabinetu lekarskiego to nowoczesne rozwiązanie, które nie tylko jest w stanie uprościć konieczne do przeprowadzenia procedury w trakcie wizyty. Co więcej, codzienne obowiązki rejestracji medycznej mogą być wykonywane szybciej. Do zalet korzystania z nowoczesnego oprogramowania medycznego należy między innymi: 

  • Intuicyjny, prosty w obsłudze terminarz wizyt.
  • Możliwość wysyłania przypomnień  SMS i email o wizytach.
  • Całodobowa rejestracja online.
  • Korzystanie ze skryptu – przekazanie kompleksowych informacji podczas rozmowy z pacjentem.
  • Szybki dostęp do elektronicznej dokumentacji online pacjentów.
  • Wiele innych funkcji, które poznasz, jeśli umówisz się na bezpłatną prezentację naszego systemu!

Co trzeba zrobić w placówce medycznej przed końcem roku?

Zaplanuj przegląd sprzętu medycznego

Roczne przeglądy sprzętu są niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i skuteczności leczenia. Upewnij się, że wszystkie urządzenia działają prawidłowo i spełniają aktualne standardy. Sprawdź daty ważności produktów, które ją posiadają.

Rozważ skorzystanie z outsourcingu rejestracji telefonicznej

Wejście w nowy rok wiąże się także z podwyżkami płacy minimalnej. Od stycznia 2024 suma kosztów utrzymania pracownika na umowie o pracę z minimalną stawką wzrośnie do 596377 zł. Zwróć uwagę, że taką cenę będziesz musiał ponieść za pracę rejestratorki przez 8 godzin dziennie. Tymczasem, rejestratorka telefoniczna Proassist odbierze dla Ciebie każde połączenie od 08:00 do 20:00 w dni powszednie oraz od 08:00 do 15:00 w soboty. Koszt rejestratorki telefonicznej Proassist to zaledwie 499 zł/msc. Zastanów się zatem, czy warto zatrudniać pracownika na etat?

Jeśli planujesz zmiany w godzinach przyjmowania lekarzy, poinformuj o tym swoich pacjentów

Zarówno stali pacjenci leczący się na przewlekłe choroby, jak i osoby, które przychodzą z polecenia znajomych, mogą być przyzwyczajeni do godzin pracy specjalistów. Jeśli w nowym roku grafik ulegnie zmianie, pamiętaj o tym, by: 

  • zmienić godziny otwarcia placówki w Google Wizytówce,
  • wywiesić ogłoszenie z informacją o zmianach w widocznym miejscu w placówce (na tablicy ogłoszeń, przy okienku rejestracji, na drzwiach gabinetu, itp.),
  • zamieścić informację o zmianach na stronie internetowej oraz na profilach w mediach społecznościowych,
  • na bieżąco zawiadamiać pacjentów, którzy przyjdą się zapisać lub zadzwonią.

BDO – sprawdź swoją umowę na odbiór odpadów medycznych

Upewnij się, że Twoja umowa z firmą odbierającą odpady medyczne jest aktualna i spełnia wszystkie wymogi prawne. Jeśli umowa zbliża się ku końcowi, zastanów się, czy chcesz ją przedłużyć, czy może czas na nową współpracę? Pamiętaj, żeby zająć się tym odpowiednio wcześnie, żeby nie zostać bez odbiorcy odpadów medycznych.

Obowiązkowe ubezpieczenie podmiotów wykonujących działalność leczniczą

Przed końcem roku sprawdź, do kiedy jest ważne ubezpieczenie dla Twojej placówki i lekarzy w niej pracujących. Jeśli ubezpieczenie jest jeszcze aktualne i nie ma potrzeby go przedłużać w tym momencie, weź do ręki kalendarz na nowy rok i zaznacz w nim datę końca ubezpieczenia (lub ustaw przypomnienie w telefonie).

Zmiana sposobu opodatkowania – kiedy najlepiej przejść z ryczałtu na liniówkę?

Początek roku to dobry czas na zmiany, również te związane z podatkami. Jeśli planujesz np. otworzyć swój własny gabinet, musisz zastanowić się wcześniej, jaką formę opodatkowania wybrać. Należy to policzyć! Wiesz mniej-więcej, ile możesz zarobić. Wiesz, że stawka może się zwiększyć – o ile wzrośnie wynagrodzenie. Dlatego musisz zrobić założenia odnośnie tych wydatków. Jeżeli chcesz pracować nie tylko swoimi rękoma (planujesz korzystać z wyposażenia, pomocy innych lekarzy, pielęgniarek, czy asystentów medycznych), to zwiększasz ilość kosztów. W tej sytuacji musisz zastanowić się nad inną formą prowadzenia działalności. Przede wszystkim nad spółką z o.o lub spółką komandytową.

Więcej na temat zmian opodatkowania w gabinetach medycznych dowiesz się z nagrania webinaru, w którym adwokat i doradca podatkowy Grzegorz Hatala udzielił porad w tej kwestii. Film znajdziesz tutaj!

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – przygotowanie do zmian

W zależności od wielkości firmy, w 2024 roku należy zacząć przygotowania do wprowadzenia systemu KSeF (będzie on obowiązywał od 01 lipca 2024 lub od 01 stycznia 2025). Oprogramowanie medyczne Proassist w 2024 roku będzie wprowadzać aktualizację, dzięki której będziesz miał wszystko co potrzebne do wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych w tym samym systemie, co harmonogram wizyt i EDM.

Przemyśl i wstrzymaj płatne strategie marketingowe

Początek roku to czas wysokich kosztów marketingowych. Zastanów się, czy to odpowiedni moment na inwestycje w drogie kampanie, ponieważ z początkiem roku łatwo o przepalenie budżetu.

Szkolenia i kursy

Początek roku często jest martwym sezonem dla branży szkoleniowej. Warto więc zastanowić się wcześniej, jakie szkolenia będziesz chciał odbyć w niedalekiej przyszłości i na początku roku się nimi zainteresować. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że ceny szkoleń na początku roku będą tańsze. To dobry moment na inwestycję w rozwój personelu.

Podwyżki cen w gabinecie medycznym – jak poinformować o nich pacjentów?

Informowanie klientów o podwyżkach cen jest zawsze dużym wyzwaniem. Nie można jednak tego uniknąć – zwłaszcza, że “wszystko idzie w górę” i potrzebujemy podniesienia cen, żeby nasza placówka na siebie zarabiała. Specjalnie dla branży medycznej przygotowaliśmy film, w którym doradzamy, jak skutecznie poinformować klientów o podwyżkach cen. Możesz obejrzeć go tutaj!

Przygotowanie placówki medycznej do nowego roku wymaga przemyślanych decyzji i dobrze zaplanowanych działań. Zebrane przez nas wskazówki pomogą Ci przygotować Twoją działalność do wejścia w nowy rok, zapewniając wysoką jakość usług i nie tracąc zaufania pacjentów.

Specjalnie dla managerów i właścicieli placówek medycznych, przygotowaliśmy także do pobrania checklistę, która pomoże odpowiednio przygotować się na wejście w nowy rok.

Zadania rejestratorki medycznej

Czym dokładnie zajmują się rejestratorki medyczne?

  • Przede wszystkim rejestracją pacjentów oraz wszystkim co z nią związane: zapisywaniem, potwierdzaniem wizyt. Przekładanie lub odwoływanie wizyt to zadanie jest ściśle związane z panowaniem nad grafikiem lekarza. Rejestratorka medyczna z jednej strony dba o to, żeby znaleźć najbardziej dogodny termin dla pacjenta, z drugiej stara się, aby w grafiku lekarza nie było zbędnych luk.
  • W niektórych placówkach medycznych rejestratorki przyjmują od pacjentów materiały do badań, oraz są odpowiedzialna za przekazywanie ich do laboratorium. Następnie wydają wyniki tych badań pacjentom.
  • Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji medycznej również wchodzi w zakres obowiązków rejestratorek medycznych. Osoby na tym stanowisku wypełniają karty pacjenta, oraz dbają o to, aby wszystkie karty trafiały do gabinetu lekarskiego przed wizytą.
  • Rejestratorki wystawiają faktury oraz rachunki za świadczenia medyczne. Pacjent udaje się do recepcji po zakończonym badaniu w celu uregulowania opłaty. Osoby zatrudnione w rejestracji medycznej obsługują pacjenta od momentu zapisu do wyjścia z przychodni.
  • Rejestratorka medyczna często rozwiązuje problemy pacjentów: tłumaczy im jak trafić do placówki i jak się po niej poruszać.
  • Rejestratorka medyczna przekazuje dodatkowe informację od lekarza dla pacjentów i na odwrót. Jeżeli pacjent chce o coś zapytać lub coś przekazać to najczęściej właśnie rejestratorka zajmuje się przekazem tych informacji.

Wielozadaniowość rejestratorek medycznych

Pracownik rejestracji medycznej powinien być wielozadaniowy.

Wiąże się to z szerokim zakresem obowiązków, które czekają na osobę na tym stanowisku. Prowadzenie dokumentacji medycznej oraz sporządzanie sprawozdań wymaga dużej staranności.

W placówkach medycznych zdarzają się rozmaite sytuacje, związane z opóźnieniami, czy nagłą nieobecnością lekarza. Dlatego rejestratorki medyczne powinny posiadać umiejętność łagodzenia tego typu sytuacji.

Zakres jej obowiązków obejmuje czynności, które wiążą się zarówno z dużą starannością, jak i komunikatywnością. Rejestratorki medyczne dbają o poprawne prowadzenie dokumentacji medycznej i są w stałym kontakcie z pacjentami. Dlatego praca na tego typu stanowisku wymaga dobrej organizacji czasu oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

5 automatyzacji w systemie proassist, które usprawnią Twoją pracę

Pozwala ona nie tylko na zwiększenie efektywności pracy, ale przede wszystkim daje cenne minuty, które lekarz może poświęcić bezpośrednio na interakcje z pacjentem. W dzisiejszym artykule przybliżymy funkcje systemu Proassist, które usprawnią pracę lekarza.

Powielanie recept

Możliwość szybkiego i łatwego powielania recept jest nieocenionym narzędziem dla lekarzy i pracowników medycznych. Wielu pacjentów choruje przewlekle, a co za tym idzie muszą oni zażywać leki stale i co jakiś czas zgłaszać się po recepty na nie. Dzięki funkcji powielania recept można w prosty sposób skopiować już wystawioną receptę, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania informacji.

Szablony wizyt

Standardowe procedury i rutynowe zadania w medycynie mogą zostać ułatwione dzięki zastosowaniu szablonów wizyt. Umożliwiają one szybkie wypełnianie danych pacjenta, historii choroby czy innych ważnych informacji, bazując na wcześniej przygotowanych wzorach. Dzięki temu możemy zaoszczędzić czas oraz zapewnić spójność i kompletność gromadzonych informacji.

Gotowe dokumenty do podpisu przez pacjenta

Zamiast tworzyć każdorazowo dokumenty od podstaw lub ręcznie wprowadzać dane pacjenta, system proassist oferuje zestaw gotowych dokumentów, które pacjenci mogą podpisać bezpośrednio w systemie, za pomocą tableta. Może to dotyczyć zgód na zabiegi, informacji o przetwarzaniu danych osobowych czy innych kluczowych formularzy. Automatyzacja tego procesu przyspiesza pracę i zwiększa profesjonalizm placówki.

Automatyczne odwoływanie wizyty

Każda placówka medyczna zna problem nieobecności pacjentów na umówionych wizytach. Dzięki funkcji automatycznego odwoływania, system może samodzielnie wysyłać przypomnienia o zbliżającej się wizycie oraz umożliwiać pacjentom szybkie i łatwe odwołanie wizyty, jeśli nie są w stanie jej dotrzymać. To pomaga lepiej zarządzać harmonogramem i zmniejszać liczbę „pustych” terminów.

Przedpłaty dla pacjentów

Współczesny pacjent oczekuje elastyczności także w kwestii płatności za usługi medyczne. Funkcja przedpłat w systemie proassist pozwala na szybkie i łatwe przyjmowanie opłat przed wizytą, co może zwiększyć zaangażowanie pacjenta, zmniejszyć ryzyko nieobecności oraz poprawić płynność finansową placówki. Jest to wygodne nie tylko dla pacjenta, który może zapłacić za wizytę za pomocą telefonu, ale także dla właściciela placówki, który nic nie straci w razie nieobecności pacjenta. 

Podsumowując, automatyzacja w systemie Proassist przynosi wiele korzyści dla placówek medycznych. Dzięki opisanym wyżej usprawnieniom możesz nie tylko oszczędzać czas i zasoby, ale także zapewnić wyższą jakość obsługi pacjentów. W dobie cyfryzacji warto inwestować w nowoczesne rozwiązania, które przyspieszą i ułatwią codzienną pracę. Chcesz porozmawiać z nami na ten temat? Umów się na prezentację!

Korzystanie z Proassist w GRS Medical – nowoczesne rozwiązania dla lekarzy i pacjentów

Opinia od użytkownika systemu medycznego Proassist

Pracownik Centrum Medycznego GRS Medical, podkreśla zalety modułu e-rejestracji pacjentów:

„Dla naszej rejestracji to wielka oszczędność czasu. Coraz więcej pacjentów preferuje dokonywanie rejestracji internetowo. To wygodne rozwiązanie, dzięki któremu nie muszą dzwonić ani czekać na linii. Sami wybierają odpowiedni dla siebie termin, co znacząco wpłynęło na ilość osób, które pamiętają o swojej wizycie. Zauważyliśmy duży spadek pacjentów zapominających o umówionych spotkaniach.”

Jednym z innowacyjnych modułów, z którego korzystają lekarze w GRS Medical, jest EDM, czyli Elektroniczna Dokumentacja Medyczna. Moduł ten umożliwia automatyczne tworzenie i przesyłanie zdarzeń medycznych w czasie rzeczywistym. Jak mówi Pan doktor pracujący w placówce:

„Dzięki modułowi EDM mogę szybko i łatwo dopełnić moje formalne obowiązki, poświęcając więcej czasu moim pacjentom. Korzystanie z gotowych szablonów wizyt ułatwia mi pracę, a to przekłada się na jeszcze lepszą jakość obsługi.”

Proassist jest narzędziem, które integruje pracę wielu specjalistów pracujących w GRS Medical, od neurologów przez kardiologów, aż po psychologów. To kluczowe ułatwienie, ponieważ dzięki jednemu, spójnemu systemowi wszyscy pracownicy mogą efektywnie współpracować, wymieniać się informacjami i korzystać z dostępnych narzędzi.

Podsumowując, Proassist to innowacyjne narzędzie, które przyczynia się do poprawy jakości obsługi pacjentów w GRS Medical. Z jednej strony ułatwia pacjentom proces rejestracji i wyboru terminów wizyt, z drugiej – pozwala specjalistom skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na leczeniu i opiece nad pacjentem. W erze cyfrowej medycyny takie rozwiązania stają się nie tylko mile widziane, ale wręcz niezbędne.

Migracja danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego

Migracja danych z systemu medycznego

Migracja danych medycznych, czyli inaczej przeniesienie bazy danych pacjentów, polega na przeniesieniu danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego. Pozwala na zachowanie wszystkich kart świadczeniobiorców oraz dostępu do całej dokumentacji medycznej stworzonej w poprzednim systemie, co jest niezbędne w celu zachowania ciągłości pracy lekarza.

Dzięki możliwości przenoszenia danych z jednego programu do drugiego nie ma konieczności zakupu nowego sprzętu. Wszystko odbywa się wirtualnie, dzięki czemu nie ma potrzeby inwestowania w nowe urządzenia.

Przeniesienie bazy danych medycznych zapewni Ci stały dostęp do całej dokumentacji medycznej, tworzonej od początku istnienia gabinetu lub przychodni. Zmieniając oprogramowanie medyczne, nie musisz martwić się o to, że stracisz jakiekolwiek archiwalne e-recepty, e-zwolnienia lekarskie, czy e-skierowania. Cała historia wizyt, rozliczenia, dane pacjentów oraz pozostałe dokumenty medyczne wytworzone w do tej pory wykorzystywanym systemie znajdą się w nowym programie bez pominięcia żadnych jej elementów.

Na co zwrócić uwagę przy przenoszeniu bazy danych medycznych?

Najważniejsze przy zmianie oprogramowania medycznego jest to, aby nie stracić danych, gromadzonych przez dłuższy czas u poprzednich dostawców usługi. Przeniesienie danych zapewnia ciągłość pracy, ponieważ przyjmowanie pacjentów z nowym programem rozpoczynasz ze wszystkimi ich kartami i możliwością wglądu w notatki z poprzednich wizyt. Masz stały dostęp zarówno do nich, jak i do całej dokumentacji medycznej oraz grafiku lekarzy.

Pamiętaj, aby przy przenoszeniu danych pacjentów zadbać o to, by dotychczasowy dostawca oprogramowania medycznego przekazał Ci odpowiedni plik z danymi wyeksportowany z poprzedniego systemu. Najlepiej będzie, jeśli przed wysłaniem prośby o przekazanie danych, skontaktujesz się z firmą, która wykona usługę migracji danych i zapytasz, jaki rodzaj pliku będzie im potrzebny.

Uwaga: Zdarza się, że oprogramowania medyczne w celu uniknięcia obowiązku prawnego z przygotowaniem danych do migracji danych nazywają się oprogramowanie komputerowe. W ten sposób mówią, że zapis prawny dotyczący oprogramowania medycznego ich nie dotyczy.

„możliwość prowadzenia i udostępniania dokumentacji w formatach i standardach wydanych na podstawie art. 11 ust. 1a i 1b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2019 r. poz. 408, 730, 1590 i 1905), a w przypadku ich braku – możliwość prowadzenia i udostępniania dokumentacji w standardach HL7 oraz DICOM lub innych standardach i formatach;„

Link do całości rozporządzenia

Jaki system będzie najbezpieczniejszy do przechowywania danych medycznych?

Przy wyborze nowego systemu do swojej placówki, weź pod uwagę system medyczny w chmurze. Przeniesienie danych medycznych do oprogramowania działającego w chmurze zapewnia większe bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji medycznej i większą swobodę w ich używaniu. Program instalowany na komputer umożliwia korzystanie z systemu tylko na tych urządzeniach, na których system został zainstalowany. Chmurowy system medyczny ma natomiast tą przewagę, że pozwala na wybór urządzenia, na którym będziesz z niego korzystać. Tak jest w przypadku systemu Proassist dla gabinetów medycznych, z którego możesz korzystać zarówno z komputera w przychodni, jak i z prywatnego laptopa czy innego urządzenia zlokalizowanego poza gabinetem medycznym.

Two computer screens with data transfer documents between systems on a blue background.

Eksport bazy danych do Proassist ze starego systemu

Migrację bazy danych do Proassist wykonamy dla Ciebie za darmo, jeśli zdecydujesz się na nasze usługi.

Proassist jest programem do gabinetu, który pracuje przez Internet, dzięki czemu masz stały dostęp do terminarza wizyt oraz elektronicznej dokumentacji medycznej. Wystarczy wpisać login i hasło i możesz rozpocząć przyjmowanie pacjentów, dodawanie wizyt oraz prowadzenie EDM z telefonu, tabletu, czy komputera.

W ramach korzystania z oprogramowania medycznego Proassist masz również dostęp do czytelnego kalendarza lekarskiego. Jeżeli w Twoim poprzednim programie do obsługi gabinetu były zapisane jakiekolwiek wizyty – wszystkie bez przeszkód przeniosą się do terminarza wizyt Proassist. Dzięki temu, nie będzie konieczności ponownego wprowadzania ich do grafiku lekarzy.

Jeżeli prowadzisz gabinet lekarski lub placówkę medyczną od dłuższego czasu, to dobrze znasz obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej i z pewnością posiadasz bogate kartoteki pacjentów. Wprowadzanie wszystkich danych na nowo byłoby kłopotliwe i zajęłoby mnóstwo czasu. Migracja danych pozwala na wgląd w karty pacjenta bezpośrednio po zmianie programu do gabinetu lekarskiego. W Proassist prowadzenie kartoteki jest bardzo intuicyjne. Weryfikacja danych podczas dodawania pacjenta do systemu zapobiega wprowadzeniu dwóch kart tej samej osoby. Gwarantuje to porządek w kartotece.

Jak przebiega przeniesienie danych do programu medycznego Proassist?

Przeniesienie bazy danych odbywa się w kilku krokach.

1. W pierwszej kolejności podpisywana jest odpowiednia umowa, która gwarantuje pełną poufność danych, reguluje cel migracji danych i przebieg usługi.

2. Następnie należy wykonać migrację danych ze starego oprogramowania medycznego. W tym celu należy skontaktować się z pomocą techniczną systemu medycznego, w celu wygenerowania odpowiednich plików. Najbardziej preferowanym formatem otrzymanych plików jest CSV lub XML, natomiast bardzo często zdarza się, że są one w formacie SQL lub całkowicie innym, nadanym przez obecne oprogramowanie. Jeżeli jest to inny plik, to powinna zostać dołączona instrukcja, w jaki sposób nowi dostawcy mają wyciągnąć odpowiednie dane. Należy mieć na uwadze fakt, że obecne oprogramowanie medyczne ma obowiązek prawny na przygotowanie takiego pliku z możliwością odtworzenia w innym programie.

3. W kolejnym etapie zahasłowana baza danych przekazywana jest do Proassist. Hasło przekazywane jest innym kanałem komunikacji niż samą bazę.

4. Nasi specjaliści wdrażają dane do oprogramowania medycznego.

Po wielu przeniesieniach zdobyliśmy już duże doświadczenie w migracji danych medycznych. Robimy to w taki sposób, że po otrzymaniu bazy sprawdzamy dane i porównujemy z kartą wizyty, następnie dokładnie opisujemy klientowi, do których formularzy w naszym systemie będą przeniesione konkretne dane. Ustalamy również z klientem, które dane przenosimy. Należy pamiętać, że w zależności od bazy może się tak zdarzyć, że np. wywiad i badanie w danej bazie będzie w jednym wierszu i nie będzie dało się rozpoznać, które jest które. Ważne jest, aby wcześniej poinformować klienta, które dane pójdą w które pola.

Baza danych z innego oprogramowania medycznego

Kilkukrotnie przenosiliśmy już bazę z ogólnodostępnych popularnych programów. W takim przypadku mamy przygotowane “roboty” do przenoszenia bazy, a więc taka migracja jest o wiele szybsza i tańsza niż standardowa.

Czas migracji danych

Standardowo, ustalamy 30 dni na przeniesienie bazy z poprzedniego systemu medycznego do Proassist od momentu otrzymania danych. O ile w przypadku systemów, w których już przenosiliśmy bazy danych ten termin jest zdecydowanie krótszy, o tyle w momencie, w którym jest to baza z programu, z którego nie przenosiliśmy danych, trwa to od dwóch do trzech tygodni.

Koszt przeniesienia danych

Jeżeli zastanawiałeś się, czy oprogramowania medyczne pobierają opłaty za przenoszenie danych do nowego systemu, to wszystko zależy od firmy oraz od podpisywanej umowy. Zdarza się tak, że jeżeli klient decyduje się na podpisanie umowy na dłuższy okres, to koszt jest obniżony lub całkowicie wrzucany w koszty miesięcznego abonamentu. Dodatkowo, istnieje możliwość rozbicia kosztów na raty lub zapłacenia jednorazowo, dzięki czemu nie ma konieczności wiązania się umową na dłużej. W przypadku migracji bazy danych z programów medycznych, z których były już przenoszone dane do Proassist, koszty są niższe.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat migracji danych – skontaktuj się z nami.

Jeżeli rozważasz zmianę oprogramowania medycznego, z pewnością zastanawiasz się, co stanie się z danymi, które do tej pory zgromadziłeś w swoim dotychczasowym systemie medycznym. Dzięki możliwości przeniesienia danych (czyli migracji), nie musisz martwić się o utratę danych zgromadzonych do tej pory. Migracja danych zapewnia zachowanie ciągłości pracy, która jest niezbędna w pracy każdego lekarza.

System dla gabinetu lekarskiego Proassist wspiera swoich użytkowników w migracji danych. Migracja bazy danych do Proassist jest bardzo prosta i przebiega w kilku krokach. Dzięki temu, że oprogramowanie działa w chmurze, możesz korzystać z niego za pomocą dowolnego urządzenia. Po przeniesieniu danych do programu Proassist zyskujesz stały dostęp do EDM – historii wizyt, kart pacjenta oraz e-recept, e-skierowań, czy e-zwolnień. Program wyświetli pełny terminarz wizyt przeniesiony z poprzedniego systemu. Kalendarz lekarski jest funkcjonalny i czytelny, co pozwoli Ci się szybko odnaleźć w pierwszych etapach korzystania z nowego systemu, po migracji danych.

CzatSMS – popraw komunikację z pacjentem w swojej placówce medycznej

To narzędzie oferuje nowoczesne i wygodne podejście do komunikacji, znacząco różniące się od tradycyjnych wiadomości SMS. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest chatSMS, jak działa, oraz jakie korzyści przynosi w porównaniu do zwykłych wiadomości SMS. Już wcześniej poruszaliśmy ten temat, ale teraz skupimy się na rozwoju tej funkcji i wyjaśnimy różnice między zwykłymi SMS-ami a chat SMS-ami.

Wzrost popularności SMS w komunikacji placówek medycznych z pacjentem

Zmieniające się realia życia, nowe technologie i coraz bardziej mobilny styl funkcjonowania ludzi sprawiają, że tradycyjne formy komunikacji w medycynie, takie jak rozmowy telefoniczne czy umówienie się na wizytę bezpośrednio w placówce medycznej, nie zawsze spełniają oczekiwania pacjentów. Coraz częściej pacjenci preferują krótkie, prostsze i szybsze komunikaty – i tutaj wkracza SMS. Dlatego tak istotne jest, aby systemy medyczne były “na czasie” i oferowały swoim użytkownikom prosty sposób komunikacji za pomocą wiadomości SMS.

Oczywiście, nie chodzi tutaj tylko o wysyłanie kodu e-recepty lub e-skierowania w formie wiadomości SMS, ale także o inne ważne sprawy, takie jak przypomnienia o wizytach. Pacjenci potrzebują przypominania o terminach wizyt, ale nie zawsze mogą odebrać telefon od rejestracji. Poza tym, rejestratorka, która musi dzwonić z potwierdzeniem wizyty traci na to sporo czasu i niejednokrotnie robi to kosztem nie odbierania połączeń przychodzących. Nowi pacjenci, którzy usiłują umówić się na wizytę w przychodni, nie mogą się dodzwonić, bo rejestratorka jest zajęta potwierdzaniem wizyt już wcześniej umówionych. Przychodnia prawdopodobnie straci przez to pacjenta.

Co to jest chatSMS w systemie medycznym?

W sytuacji, którą opisaliśmy wyżej, z pomocą wkracza chat SMS. Co to takiego? ChatSMS to zaawansowana forma komunikacji, która łączy zalety tradycyjnych wiadomości tekstowych z funkcjonalnością czatów internetowych. W kontekście systemu Proassist, chatSMS pozwala na bezpośrednią, dwukierunkową komunikację między pacjentami a personelem medycznym w sposób bardziej interaktywny i elastyczny. Kluczowa jest tutaj właśnie dwukierunkowość, która pozwala nie tylko poinformować pacjenta o zbliżającej się wizycie w gabinecie, ale także lekarze lub rejestratorki mogą odpowiedzieć na pojawiające się pytania rozmówcy.

Konkretniej – ta nowoczesna usługa pozwala lekarzom na wysyłanie wiadomości tekstowych (SMS) bezpośrednio z systemu do pacjentów. To prosty i wygodny sposób na potwierdzenie wizyt, przypomnienie o nadchodzących spotkaniach oraz na ogólną komunikację z pacjentem, a tym samym na poprawę relacji i procesów komunikacji między pacjentem a przychodnią.

Największą zaletą tego rozwiązania w komunikacji z pacjentem jest fakt, że pacjent może odpowiedź na wiadomość SMS, a użytkownik oprogramowania medycznego zobaczy tą odpowiedź bezpośrednio w oknie systemu. Proces jest o tyle prosty dla użytkowników systemu, że czat otwiera się w oknie systemu i pracownik placówki może ponownie na taką wiadomość odpowiedzieć – jak na czacie na żywo.

Kluczowe cechy chatSMS

Dwukierunkowa komunikacja w czasie rzeczywistym: umożliwia natychmiastową wymianę wiadomości pomiędzy pacjentem a placówką.

Integracja z systemem medycznym: chatSMS jest prosty w obsłudze i bezpośrednio zintegrowany z systemem Proassist, co oznacza, że nie musisz odpisywać pacjentowi za pomocą smartfona, bo w oknie systemu otworzy się okienko czatu, które umożliwi swobodną komunikację. Numer dopasowany do danego pacjenta będzie też wyświetlał się pod Jego nazwiskiem, więc nie będziesz musiał zastanawiać się, kto napisał SMS.

Historia wiadomości: wszystkie rozmowy są zapisywane i mogą być łatwo dostępne do przeglądu i analizy. Masz zatem dostęp do historii wiadomości i w każdej chwili możesz sprawdzić, co i kiedy napisał pacjent.

Indywidualny charakter: możesz sam zdecydować, co napiszesz pacjentowi. Możesz poinformować go o konieczności przygotowania się na badanie lub jeśli przychodzi na wizytę bilansową z dzieckiem, to możesz pokierować go do wejścia przez zdrową stronę pacjenta. Możesz także poinformować o dostępnych miejscach parkingowych lub po prostu odwołać wizytę, czy przekazać inne ważne informacje.

Różnice między zwykłymi SMS’ami a chat SMS

Choć zwykłe SMS-y są świetnym narzędziem do przypominania pacjentom o wizytach u lekarzy, mają pewne ograniczenia. Są wysyłane z „systemowego” numeru telefonu i nie są rejestrowane jako pełna historia konwersacji. Oznacza to, że jeśli pacjent odpowie na taki SMS, przychodnia ich nie zobaczy. Jest to szczególnie ważne w przypadku anulowania wizyty — choć pacjent może odpisać, że odwołuje spotkanie specjalnym kodem, to lekarz nie będzie mógł zobaczyć jego prośby o ponowne zapisanie się na usługę w innym terminie.

Na szczęście, funkcja Chat SMS to rozwiązanie tego problemu. System Proassist przydziela lekarzom indywidualne numery telefonów, dzięki którym mają pełen wgląd w historię rozmowy z pacjentem i proces staje się o wiele łatwiejszy. Teraz gdy pacjent odpowie na chat SMS, lekarz otrzyma wiadomość i będzie mógł sprawdzić całą historię korespondencji. To oznacza pełną kontrolę i brak nieścisłości w komunikacji.

Interaktywność:

ChatSMS: umożliwia dynamiczną, interaktywną rozmowę podobną do komunikatorów internetowych. Obie strony mogą uczestniczyć w rozmowie w czasie rzeczywistym, co przyspiesza wymianę informacji i umożliwia szybsze rozwiązywanie problemów.

Zwykły SMS: jeśli mówimy o ręcznym wysyłaniu SMS, to komunikacja odbywa się w sposób mniej interaktywny, z opóźnieniami wynikającymi z charakteru jednokierunkowego przesyłania wiadomości. Każda wiadomość jest wysyłana i odbierana oddzielnie, co może prowadzić do nieporozumień i opóźnień. Ponadto, jeśli pacjent odpowie na automatyczny SMS z przypomnieniem o wizycie w sposób inny niż nakazuje treść wiadomości (np. podanie kodu), to po drugiej stronie nikt nie będzie mógł odpowiedzieć na taką wiadomość, bo nikt jej nie zobaczy.

Integracja z systemem:

ChatSMS: jest integralną częścią systemu Proassist, co umożliwia automatyczne przypisywanie wiadomości do odpowiednich kart pacjentów, harmonogramów i dokumentacji medycznej. Czat na żywo otwiera się też w oknie systemu, a więc nie musisz korzystać z dodatkowych programów.

Zwykły SMS: Może być zintegrowany z systemem Proassist tylko w formie masowego wysyłania wiadomości do numerów przypisanych danym pacjentom. To znaczy, system może automatycznie wysłać do pacjentów SMS’y z przypomnieniem o wiycie lub marketingowe wiadomości zachęcające do skorzystania z promocji na zabieg, ale działa tylko w jedną stronę. Nie można odczytać wiadomości.

Historia korespondencji:

ChatSMS: w każdej chwili możesz zajrzeć do historii korespondencji z pacjentem, która jest widoczna w systemie medycznym.

Zwykły SMS: ogranicza się do podstawowej funkcji przesyłania tekstu, bez możliwości dodatkowych integracji i funkcji wspomagających.

Porównanie "Zwykły SMS" z "Chat SMS" z dodatkowymi funkcjami jak historia wiadomości.

Korzyści z używania chatSMS w Proassist

Personalizacja wiadomości – lepsza obsługa pacjentów

Jedną z najważniejszych zalet chat SMS jest możliwość personalizacji wiadomości. System Proassist pozwala lekarzom dostosować wiadomości do indywidualnych potrzeb pacjentów. Na przykład, lekarz może dodać informacje o tym, że pacjent powinien przyjść 10 minut wcześniej przed planowanym terminem wizyty, aby wypełnić dodatkowe dokumenty. Ta personalizacja sprawia, że pacjenci czują się bardziej docenieni i zadowoleni z usług świadczonych przez placówkę medyczną.

Efektywność i oszczędność czasu

Usługi chat SMS i zwykłe SMS-y są nie tylko wygodne, ale także efektywne i oszczędzają czas zarówno lekarzom i rejestratorkom medycznym, jak i pacjentom. Szybkie wysyłanie wiadomości tekstowych umożliwia przypomnienie pacjentom o wizytach, co jest kluczowe dla utrzymania harmonogramu i uniknięcia opóźnień. Automatyczne kody do odwoływania wizyt eliminują konieczność ręcznego monitorowania i ułatwiają zarządzanie harmonogramem.

Automatyzacja i zarządzanie dokumentacją medyczną

Automatyczne przypisywanie historii wiadomości z czatu SMS do kart pacjentów i harmonogramów oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów administracyjnych.

Jak uruchomić usługę Chat SMS w Proassist?

Uruchomienie usługi chat SMS w systemie Proassist jest prostym procesem, który pomoże Ci jeszcze bardziej usprawnić komunikację z pacjentami. Oto kroki, które musisz podjąć, aby cieszyć się wszystkimi zaletami tej nowoczesnej funkcji:

Kroki do uruchomienia usługi Chat SMS:

1. Skontaktuj się z Działem Pomocy Technicznej Pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z Działem Pomocy Technicznej Proassist. Pamiętaj, by precyzyjnie wyjaśnić swoją sprawę. Powiedz im, że chciałbyś uruchomić usługę chat SMS i zapytaj, jakie są dostępne opcje.

2. Przydzielanie indywidualnego numeru telefonu Po potwierdzeniu wyboru usługi chat SMS, Proassist przydzieli Twojemu gabinetowi indywidualny numer telefonu. To właśnie ten numer będzie służył do wysyłania wiadomości tekstowych do pacjentów i umożliwi Ci pełny wgląd w historię komunikacji.

3. Krótkie szkolenie obsługi Następnie, otrzymasz krótkie szkolenie od zespołu Proassist. Podczas tego szkolenia dowiesz się, jak korzystać z nowej opcji w systemie, jak wysyłać wiadomości do pacjentów oraz jak sprawdzać historię rozmów. Szkolenie jest bardzo szczegółowe, więc szybko opanujesz wszystkie funkcje.

4. Możliwość nagrania szkolenia Jeśli obawiasz się, że coś przeoczysz lub czegoś nie zapamiętasz, możesz poprosić o nagranie szkolenia. Dzięki temu będziesz mógł wrócić do materiałów w dowolnym momencie lub przekazać je swoim współpracownikom.

Ciesz się zaletami Chat SMS!

Po przeprowadzeniu szkolenia, będziesz gotowy do korzystania z nowej funkcji chat SMS. Błyskawicznie przypominaj pacjentom o wizytach, potwierdzaj terminy wizyt, a także prowadź spersonalizowaną komunikację. Teraz, dzięki indywidualnemu numerowi, będziesz mógł śledzić całą historię konwersacji z pacjentami i niezawodnie zarządzać harmonogramem wizyt.

Ciesz się zaletami usługi chat SMS i zadbaj o wygodę swoich pacjentów. Dzięki temu innowacyjnemu rozwiązaniu Proassist, Twoja placówka medyczna będzie jeszcze bardziej nowoczesna, efektywna i doceniona przez pacjentów.

Podsumowanie

Chat SMS w systemie Proassist to nowoczesne narzędzie komunikacyjne, które oferuje liczne korzyści w porównaniu do tradycyjnych wiadomości SMS. Dzięki integracji z systemem medycznym, interaktywności i dodatkowym funkcjom, chat SMS znacząco poprawia jakość i efektywność komunikacji między pacjentami a personelem medycznym. Wprowadzenie chat SMS do codziennej praktyki może przyczynić się do lepszego zarządzania opieką zdrowotną oraz zwiększenia satysfakcji pacjentów.

Nie ma wątpliwości, że funkcja chat SMS jest bardzo istotnym narzędziem dla każdej placówki medycznej, która stawia na innowacyjne rozwiązania i doskonałą komunikację z pacjentami.

Skuteczne sposoby na zwiększenie frekwencji pacjentów w placówkach medycznych

Wprowadzenie systemu przypomnień o wizytach do placówki medycznej

Automatyczne przypomnienia wysyłane za pośrednictwem SMS i e-maili to jedno z najbardziej efektywnych narzędzi w zarządzaniu wizytami pacjentów. Przypomnienia powinny być wysyłane na kilka dni przed wizytą oraz w dniu wizyty. Systemy takie jak Proassist umożliwiają łatwe zarządzanie tym procesem.

SMS stanowią wygodną formę kontaktu – pacjent może przeczytać wiadomość w dogodnym dla siebie momencie. Co ważne, w przypadku w ten sposób zautomatyzowanego procesu potwierdzania wizyt, rejestratorki medyczne nie muszą dodatkowo poświęcać czasu na ręczne wysyłanie SMS czy dzwonienie do pacjentów.

Przypomnienie o wizycie jest dobre dla zapominalskich pacjentów, którzy rzeczywiście nie wpisali terminu w swój kalendarz i mogliby o nim po prostu zapomnieć. Dodatkowo, jest ono przydatne również w przypadku pacjentów, którzy pamiętają o wizycie, ale w ostatniej chwili coś im wypadło i nie mogą się zjawić. Taki pacjent zazwyczaj nie ma czasu, żeby zadzwonić do placówki i poinformować o nieobecności, a jeśli dostanie SMS, to jest duże prawdopodobieństwo, że na niego odpowie.

Wprowadzenie możliwości umawiania wizyt przez Internet

Dzięki systemowi rejestracji online pacjenci mogą samodzielnie wybrać odpowiedni dla siebie termin wizyty. Samodzielna decyzja o dacie wizyty zwiększa zaangażowanie pacjenta i tym samym – szansę na zapamiętanie terminu.

E-rejestracja jest też znacznie wygodniejszą formą zapisywania się na wizytę do przychodni niż forma kontaktu telefonicznego. Dlatego pacjenci chętnie ją wybierają. W przypadku rezygnacji z wizyty mogą zrobić to szybko i wygodnie, bez konieczności długiego oczekiwania na linii telefonicznej i dzwonienia do recepcji.

Wprowadzenie systemu przedpłat za wizyty w placówce medycznej

Wprowadzenie systemu płatności online może znacząco zmniejszyć liczbę nieodwołanych wizyt. Pacjenci dokonujący płatności z góry lub wpłacający zadatek będą bardziej odpowiedzialnie podchodzić do umawiania się na wizyty.

Dodatkowo, jeśli klient opłaci wizytę z góry, to nie będzie więcej szukał innych opcji (tańszych usług, szybszych terminów, czy lokalizacji, która bardziej mu odpowiada). To znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że pacjent nie zrezygnuje ze swojej wizyty.

Wprowadzenie listy rezerwowej w gabinecie medycznym

Dzięki liście rezerwowej możesz skutecznie reagować na zwolnione miejsca, zwiększając szansę na wykorzystanie każdego dostępnego terminu. To nie tylko uchroni Cię przed stratą finansową (niewykorzystany termin = brak zarobku), ale także zwiększy zadowolenie pacjentów.

Przykładowo, terminy do Twojej placówki należy rezerwować na około miesiąc do przodu. Pacjent Kowalski przychodzi do rejestracji 18 listopada i rezerwuje wizytę na 20 grudnia, bo taki jest najszybszy termin. Następnego dnia, ktoś zwalnia termin z 21 listopada. Rejestratorka dzwoni do pacjenta Kowalskiego i informuje go o tym. Zadowolony pacjent przychodzi na wizytę miesiąc wcześniej i wystawia pozytywną opinię o Twojej placówce medycznej.

Oszczędzasz czas, a personel przyspiesza proces rejestracji pacjenta!

Wprowadzenie teleporad i wideokonsultacji z lekarzem.

Konsultacje online to odpowiedź na zmieniające się potrzeby pacjentów. Dzięki nim zapewnisz bezpieczną alternatywę dla wizyt osobistych i zwiększysz elastyczność w planowaniu spotkań. Odpowiednio opracowany system rezerwacji wizyt online pozwoli na szybki dostęp pacjentów do konsultacji z lekarzem.

Dzięki dedykowanej wizytom online funkcjonalności oprogramowania Proassist, lekarze mogą jednym kliknięciem wygenerować link do spotkania. Nie jest potrzebna żadna dodatkowa aplikacja, portal pacjenta, konto, czy specjalny program do spotkań online. Brak konieczności instalowania dodatkowych programów to wygoda użytkowania zarówno dla pacjentów, jak i pracowników przychodni.

Być może w swojej placówce posiadasz stałych pacjentów, którzy przychodzą tylko raz na czas po recepty na stałe leki? Dla takich osób świetnym rozwiązaniem są właśnie teleporady i wystawianie recept na odległość. Jeśli nic specjalnego się nie dzieje, a klient potrzebuje tylko stałych leków, to po co ma przyjeżdżać do placówki i zajmować cenny czas lekarza? Wystawienie e-recepty, czy e-skierowania przez telefon potrwa znacznie szybciej i pozwoli uniknąć zapomnienia o rezerwacji.

Podsumowanie

Zarządzanie nieobecnościami pacjentów to wyzwanie, które wymaga zastosowania różnych strategii. Potwierdzanie wizyt, wyszukiwanie pacjentów na liście rezerwowej w celu zapełnienia kalendarza, czy powiadomienia SMS, to tylko niektóre z metod, które mogą być wykorzystywane w zarządzaniu placówką medyczną i przynosić pozytywne rezultaty.

Dzięki odpowiednim narzędziom i systemom, menadżerowie placówek medycznych mogą skutecznie minimalizować liczbę nieobecności, zwiększając jednocześnie zadowolenie pacjentów i efektywność pracy placówki. Oprogramowanie Proassist to kompleksowe rozwiązanie, które pozwala nie tylko na rejestrację pacjentów, ale także na prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej. Program pozwala także zarządzać finansami przychodni, połączyć się z drukarką fiskalną i kontrolować zasoby w magazynie medycznym.

Pracownicy mogą też bezpośrednio z oprogramowania wysyłać personalizowane wiadomości pacjentom albo klikając jeden przycisk ustawić automatyczne wysyłanie wiadomości w celu przypomnienia o wizycie w oparciu o dane, które są w systemie. Użytkownicy chwalą również program za to, że jest prosty w obsłudze dla specjalistów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zachęcamy do kontaktu! Znajdziemy rozwiązanie odpowiednie dla Twojej placówki medycznej. Wypełnij formularz na naszej stronie www, a my skontaktujemy się z Tobą telefonicznie!

Czy wiedziałeś, że...

Dzięki telefonicznej rejestracji Proassist możesz zwiększyć liczbę odbieralności telefonów w swoim gabinecie lub placówce medycznej, aż do 99%?
Kliknij tutaj i dowiedz się więcej!
Umów bezpłatną prezentację!
proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży
Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Inne opcje kontaktu:

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.