W jaki sposób uzyskać dostęp do bazy danych EDM z innego systemu medycznego?

Zdarza się czasem taka sytuacja, że z jakiegoś powodu chcemy zmienić system do prowadzenia placówki medycznej – np. korzystamy z jakiegoś konkretnego systemu danej firmy, ale decydujemy, że chcemy się przenieść właśnie do Proassist. Wiemy od naszych aktualnych, a także potencjalnych klientów, że kwestią, która bardzo często powstrzymuje ich od podjęcia takiej właśnie decyzji, jest to, że obawiają się, że przy zmianie systemu, utracą ważne pliki Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, myśląc, że przeniesienie jej z systemu “A” do systemu Proassist będzie niemożliwe.

Czym jest Elektroniczna Dokumentacja Medyczna?

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM) to nic innego, jak forma przechowywania informacji medycznych w cyfrowej postaci.

W EDM zapisywane są informacje dotyczące stanu zdrowia pacjenta, historii chorób, przebiegu leczenia, wyników badań diagnostycznych, przepisanych leków i innych, tego typu informacji związanych z opieką medyczną.

EDM jest nowoczesną alternatywą dla tradycyjnej papierowej dokumentacji medycznej. Umożliwia jej przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie w sposób zautomatyzowany. Zastosowanie EDM przyczynia się do poprawy jakości opieki medycznej, szybszego dostępu do informacji medycznych, oszczędności czasu i pieniędzy oraz zwiększenia bezpieczeństwa danych pacjenta.

W Polsce prowadzenie EDM regulowane jest przez szereg przepisów, w tym przede wszystkim przez Ustawę o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Różnica między chmurowym a instalowanym dostępem do bazy danych

Zmieniając system, na pewno staniesz przed ważną decyzją – wyborem instalowanego lub chmurowego dostępu do bazy danych. Wyjaśniamy, czym się różnią, jakie mają plusy, a jakie minusy:

Dostęp w chmurze

Chmurowy dostęp do bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) to taki model udostępniania bazy danych, w którym baza EDM jest hostowana i udostępniana przez dostawcę usług chmurowych w ramach specjalnej infrastruktury chmurowej.
Dzięki temu rozwiązaniu baza danych EDM jest dostępna z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnej porze, o ile ma się dostęp do internetu i odpowiednie uprawnienia dostępowe. W ten sposób pracownicy służby zdrowia mają stały dostęp do dokumentacji medycznej swoich pacjentów bez konieczności fizycznego dostępu do nośników dokumentacji, takich jak papiery lub płyty CD.
Chmurowy dostęp do bazy danych EDM oferuje wiele korzyści, takich jak skalowalność, elastyczność, łatwość konfiguracji i zarządzania, a także bezpieczeństwo danych Twoich pacjentów. Dostęp do bazy danych można kontrolować za pomocą autoryzacji i uwierzytelnienia, a także można stosować różne poziomy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych w spoczynku i w ruchu.
Ponadto, dzięki temu rozwiązaniu, pracownicy służby zdrowia mogą łatwiej wymieniać się informacjami medycznymi na temat swoich pacjentów, co zwiększa efektywność i skuteczność opieki medycznej. Dostawcy chmurowych usług oferują również różne narzędzia i usługi, które ułatwiają pracę z bazą danych EDM, takie jak narzędzia do monitorowania, zarządzania, replikowania i migracji danych.

Dostęp instalowany

Instalowany dostęp do bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) oznacza to, że baza danych EDM jest zainstalowana na lokalnym serwerze wewnętrznym, a dostęp do niej jest udzielany przez sieć wewnętrzną lub VPN – czym jest VPN, wyjaśnimy w kolejnych akapitach.
Pracownicy służby zdrowia, którzy mają dostęp do bazy danych EDM, muszą znajdować się w tym samym miejscu co serwer, lub połączyć się z siecią VPN, aby uzyskać dostęp do bazy danych. W takim przypadku pracownicy zdrowia zazwyczaj muszą korzystać z dedykowanego oprogramowania, które umożliwia im pracę z bazą danych.
Instalowany dostęp do bazy danych EDM oferuje kontrolę nad danymi, ponieważ baza danych znajduje się fizycznie wewnętrznie w organizacji służby zdrowia i jest kontrolowana przez wykwalifikowany personel IT w organizacji. Ponadto, instalowany dostęp umożliwia przetwarzanie i przechowywanie dużych ilości danych w szybkim tempie, co jest ważne w przypadku medycznych dokumentów i wyników badań.
Jednak instalowany dostęp do bazy danych EDM ma również pewne wady i minusy. Wymaga od organizacji służby zdrowia utrzymania własnego serwera i oprogramowania, co wiąże się z kosztami związanymi z zakupem i utrzymaniem sprzętu, a także z kosztami szkolenia personelu IT. Ponadto, instalowany dostęp może być bardziej podatny na problemy związane z bezpieczeństwem danych, takie jak ataki hakerskie lub utrata danych w przypadku awarii sprzętu.

EDM – co musisz wiedzieć?

Jak już wspomnieliśmy, ta kwestia często jest ogromną przeszkodą dla osób, które pragną zmienić usługodawcę, który dostarcza nam system do prowadzenia placówki lub gabinetu medycznego. Wiele osób obawia się tego, że zmiana systemu będzie wiązać się z nieodwracalną utratą danych EDM, która jest niezbędna do prowadzenia działalności medycznej. Problem polegający na ubieganiu się o uzyskanie dostępu do bazy danych, pojawia się najczęściej w przypadku, w którym postanawiamy zmienić system do zarządzania placówką medyczną “A”, na system do zarządzania placówką “B”. Np. gdy przez kilka lat pracowaliśmy na jednym systemie, który następnie zamieniliśmy na system Proassist i wraz ze zmianą musimy przenieść lub uzyskać dostęp do bazy danych. Ważne jest, aby pamiętać o tym, że twórca naszego poprzedniego oprogramowania medycznego powinien zapewnić możliwość eksportu danych z dokumentacji na każdym etapie jej tworzenia. Co więcej, format danych powinien zostać zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić odtworzenie historii leczenia pacjenta w innym systemie. To bardzo ważne, aby historia wizyt pacjenta, w tym rodzaj udzielanych świadczeń oraz diagnozy, była widoczna w nowym, wybranym przez nas systemie, ponieważ to umożliwi nam kontynuowanie prowadzenia dokumentacji medycznej wraz ze zmianą systemu na inny. Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do bazy danych z poprzedniego systemu medycznego, z którego korzystałeś, do nowego systemu medycznego, do którego aktualnie się przenosisz, możesz wysłać poprzedniemu usługodawcy, z którego systemu korzystałeś, odpowiednie pismo. Jeżeli jednak nie wiesz, w jaki sposób napisać takie pismo, to nie musisz się martwić. Nasz prawnik przygotował odpowiedni wzór, który możesz odpowiednio dostosować, wpisując dane swoje, swojej placówki i firmy, która poprzednio zapewniała Ci oprogramowanie. Po prostu wpisz swój adres e-mail w okienku poniżej, a my wyślemy Ci plik z wzorem pisma w odpowiednim formacie.

Jak uzyskać dostęp?

Jak już wspomnieliśmy, ta kwestia często jest ogromną przeszkodą dla osób, które pragną zmienić usługodawcę, który dostarcza nam system do prowadzenia placówki lub gabinetu medycznego.

Wiele osób obawia się tego, że zmiana systemu będzie wiązać się z nieodwracalną utratą danych EDM, która jest niezbędna do prowadzenia działalności medycznej.

Problem polegający na ubieganiu się o uzyskanie dostępu do bazy danych, pojawia się najczęściej w przypadku, w którym postanawiamy zmienić system do zarządzania placówką medyczną “A”, na system do zarządzania placówką “B”. Np. gdy przez kilka lat pracowaliśmy na jednym systemie, który następnie zamieniliśmy na system Proassist i wraz ze zmianą musimy przenieść lub uzyskać dostęp do bazy danych.

Ważne jest, aby pamiętać o tym, że twórca naszego poprzedniego oprogramowania medycznego powinien zapewnić możliwość eksportu danych z dokumentacji na każdym etapie jej tworzenia. Co więcej, format danych powinien zostać zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić odtworzenie historii leczenia pacjenta w innym systemie. To bardzo ważne, aby historia wizyt pacjenta, w tym rodzaj udzielanych świadczeń oraz diagnozy, była widoczna w nowym, wybranym przez nas systemie, ponieważ to umożliwi nam kontynuowanie prowadzenia dokumentacji medycznej wraz ze zmianą systemu na inny.

Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do bazy danych z poprzedniego systemu medycznego, z którego korzystałeś, do nowego systemu medycznego, do którego aktualnie się przenosisz, możesz wysłać poprzedniemu usługodawcy, z którego systemu korzystałeś, odpowiednie pismo.

Jeżeli jednak nie wiesz, w jaki sposób napisać takie pismo, to nie musisz się martwić. Nasz prawnik przygotował odpowiedni wzór, który możesz odpowiednio dostosować, wpisując dane swoje, swojej placówki i firmy, która poprzednio zapewniała Ci oprogramowanie.

Po prostu wpisz swój adres e-mail w okienku poniżej, a my wyślemy Ci plik z wzorem pisma w odpowiednim formacie.

Skuteczność rejestracji telefonicznej – jak ją mierzyć i poprawić?

Skuteczność rejestracji telefonicznej - jak ją mierzyć i poprawić?

Dzisiejszy odcinek jest dedykowany tematowi skuteczności rejestracji telefonicznej. Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, jak zmierzyć i poprawić tę statystykę? Jeśli tak, to właśnie tutaj znajdziecie odpowiedzi i wskazówki!

Definicja skuteczności rejestracji telefonicznej

Skuteczność rejestracji telefonicznej jest kluczowym wskaźnikiem dla placówek medycznych. Określa ona, jak dobrze placówka radzi sobie z rejestracją pacjentów przez telefon. Wskazuje na to, jak skutecznie personel medyczny przyjmuje telefony i rejestruje pacjentów. Poprawa tego procesu może przynieść liczne korzyści, takie jak zwiększenie liczby zarejestrowanych pacjentów, skrócenie czasu oczekiwania na wizytę i podniesienie jakości obsługi.

Wspólny współczynnik do mierzenia

Jednym z najczęściej stosowanych współczynników do pomiaru skuteczności rejestracji telefonicznej jest odbieralność połączeń. Odbieralność połączeń to procent połączeń, które zostały przyjęte przez personel medyczny w stosunku do wszystkich wykonanych połączeń. Im wyższy wskaźnik odbieralności, tym lepiej. Warto jednak pamiętać, że nie jest to jedyny wskaźnik skuteczności rejestracji. Inne aspekty, takie jak czas obsługi połączeń i jakość komunikacji, również mają istotne znaczenie.

Odbieralność połączeń ma największy wpływ

Odbieralność połączeń jest kluczowym czynnikiem wpływającym na skuteczność rejestracji telefonicznej. Każde nieodebrane połączenie to potencjalnie utracony pacjent i utrata szansy na zarejestrowanie go. Dlatego tak ważne jest, aby personel medyczny był dostępny i skoncentrowany na obsłudze połączeń. Jeśli placówka ma niską odbieralność połączeń, warto zastanowić się nad wprowadzeniem zmian, takich jak zwiększenie liczby linii telefonicznych lub zatrudnienie dodatkowego personelu.

Numer placówki służy nie tylko do rejestracji pacjentów

Numer telefonu placówki medycznej ma znacznie większe znaczenie niż tylko rejestracja pacjentów. Może on być również wykorzystywany jako źródło informacji dla pacjentów, takich jak godziny pracy, informacje o usługach medycznych czy adres placówki. Dlatego istotne jest, aby numer był łatwo dostępny dla wszystkich potencjalnych pacjentów. Pamiętajcie, aby podać numer telefonu do placówki na stronie internetowej placówki, wizytówce google, czy na ulotkach informacyjnych.

Szkolenie personelu i standaryzacja procesów

Jednym ze sposobów na poprawę skuteczności rejestracji telefonicznej jest odpowiednie szkolenie personelu. Personel medyczny powinien być przeszkolony w zakresie obsługi połączeń telefonicznych, umiejętności komunikacyjnych i rozwiązywania problemów. Ważne jest, aby personel był świadomy znaczenia skutecznej rejestracji telefonicznej i wiedział, jak efektywnie rejestrować pacjentów.

Standaryzacja procesów również odgrywa kluczową rolę w poprawie skuteczności rejestracji telefonicznej. Poprzez ustalenie jednolitych procedur i wytycznych, można zapewnić spójność i wysoką jakość obsługi niezależnie od tego, kto obsługuje telefon.

Monitorowanie i analiza danych

Monitorowanie i analiza danych są niezwykle istotne w procesie poprawy skuteczności rejestracji telefonicznej. Regularne monitorowanie wskaźników, takich jak odbieralność połączeń, czas obsługi czy jakość komunikacji, pozwala na śledzenie postępów i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy. Analiza danych umożliwia głębsze zrozumienie trendów i odkrywanie potencjalnych problemów, które mogą wpływać na skuteczność rejestracji. Na podstawie tych informacji można podejmować świadome decyzje i wdrażać skuteczne strategie usprawniające proces rejestracji telefonicznej.

Podsumowanie i wnioski

Skuteczność rejestracji telefonicznej ma ogromne znaczenie dla placówek medycznych, ponieważ wpływa na jakość obsługi pacjentów oraz efektywność całego procesu. Wprowadzenie skutecznych metod pomiaru, takich jak odbieralność połączeń, szkolenie personelu, standaryzacja procesów oraz monitorowanie i analiza danych, może przynieść liczne korzyści. Wysoka skuteczność rejestracji telefonicznej przekłada się na zwiększoną liczbę zarejestrowanych pacjentów, skrócenie czasu oczekiwania na wizytę oraz poprawę ogólnej satysfakcji pacjentów. Dlatego ważne jest, aby placówki medyczne skupiły się na doskonaleniu tego procesu i podejmowały świadome działania w celu jego ciągłej poprawy.

Czerwcowe nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist: Modele zapisu i nowy ekran logowania!

Czerwcowe nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist:
Modele zapisu i nowy ekran logowania!

W dzisiejszym wpisie blogowym chcielibyśmy podzielić się z Wami najnowszymi aktualizacjami w oprogramowaniu medycznym dla placówek medycznych i gabinetów lekarskich. Ostatnio wprowadziliśmy wiele poprawek, zmian i dodatków, które mają na celu usprawnić codzienną pracę personelu medycznego oraz zapewnić lepsze doświadczenie dla pacjentów. Przyjrzyjmy się tym nowościom dokładniej.

Dodatki i ulepszenia:

Dodatkowe informacje na fakturze: Wprowadziliśmy możliwość dodawania dodatkowych informacji na fakturach, co pozwala na bardziej szczegółowe przedstawienie danych.

Dodatkowa spacja w kodzie recepty dodanej do zaleceń: Teraz kod recepty jest oddzielony od numeru PESEL dodatkową spacją, co ułatwia odczytywanie danych.

Kod resortowy na liście poradni: Dodaliśmy możliwość wyboru kodu resortowego na liście poradni, co pozwala na bardziej precyzyjne zarządzanie danymi.

Górna belka trzyma wybraną placówkę w zakładce „Badania” i „Zasoby”: Zaktualizowaliśmy interfejs, aby górna belka wyświetlała wybraną placówkę, zapewniając łatwiejszą nawigację w zakładkach „Badania” i „Zasoby”.

Dodanie kodu resortowego V, VII, VIII do danych e-zdrowie, aby e-skierowania przyjmowała placówka realizująca e-skierowanie niezależnie od tego, jak stary system EDM posiada.

Brak ograniczeń wiekowych pacjenta: Usunęliśmy ograniczenia wiekowe dla pacjentów, umożliwiając rejestrację i obsługę osób w każdym wieku. Te dane są widoczne w infografikach przy specjaliście — dzięki temu, rejestracja szybciej i precyzyjnie przekazuje informacje pacjentom podczas zapisu

Numer ubezpieczyciela jako wymagane/niewymagane pole: Dodaliśmy możliwość ustawienia pola numeru ubezpieczyciela jako wymagane lub niewymagane, aby dostosować formularze do indywidualnych wymagań.

Możliwość ustawienia pola w rejestracji jako takie, które będzie widoczne w oknie dodawania wizyty jako opcjonalne, a nie wymagane. Osoba dokonująca rejestracji będzie miała możliwość uzupełnienia informacji.

Możliwość wprowadzenia blokady na poprawę dokumentacji medycznej po określonym czasie: Dodaliśmy funkcję blokady, która po określonym czasie uniemożliwia wprowadzanie zmian w dokumentacji medycznej, zapewniając tym samym jej integralność.

Kanał Komunikacji (dodatkowy model zapisu na wizytę):

Zmiany w usługach związane z kanałem komunikacji: Dostosowaliśmy nasze usługi do nowego modelu zapisu z kanałami komunikacyjnymi. Teraz pacjenci mogą wybrać preferowany kanał komunikacji podczas rezerwacji wizyty, co pozwala na lepszą komunikację między personelem medycznym a pacjentem.

Możliwość powielenia ustawienia kanału na wszystkie usługi: Wprowadziliśmy funkcję, która umożliwia powielenie ustawienia preferowanego kanału komunikacji na wszystkie usługi oferowane przez placówkę. Dzięki temu personel medyczny może skonfigurować kanały komunikacyjne zgodnie z preferencjami pacjentów.

Wyświetlanie kanału komunikacji na okienku wizyty w kalendarzu: Aby ułatwić personelowi medycznemu identyfikację preferowanego kanału komunikacji, dodaliśmy wyświetlanie informacji na temat kanału na okienku wizyty w kalendarzu. Teraz personel może szybko zobaczyć, jak skontaktować się z pacjentem.

Płatnicy — nowy model zapisu na wizytę:

Model zapisu na wizytę z definiowaniem płatników (nowy model skryptu rozmów): Wprowadziliśmy nowy model zapisu na wizytę, który umożliwia definiowanie płatników. Pacjenci mogą określić, kto będzie pokrywał koszty wizyty, co ułatwia rozliczenia.

Automatyczne połączenie płatników z usługami: Aby usprawnić proces rozliczeń, wprowadziliśmy automatyczne powiązanie płatników z usługami. Teraz personel medyczny nie musi ręcznie konfigurować powiązań, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pomyłek.

Możliwość powielenia ustawień płatnika na wszystkie usługi: Wprowadziliśmy funkcję, która umożliwia powielenie ustawień płatnika na wszystkie usługi. To ułatwia zarządzanie płatnikami i zapewnia spójność danych.

Automatyzacja połączenia płatnika z rozliczeniem w kasie: Teraz płatnik jest automatycznie powiązany z odpowiednim rozliczeniem w kasie. To eliminuje konieczność ręcznego przypisywania płatników do rozliczeń, co przyspiesza procesy księgowe.

Wyświetlanie płatnika na okienku wizyty w kalendarzu: Aby zapewnić łatwy dostęp do informacji o płatniku, dodaliśmy wyświetlanie danych płatnika na okienku wizyty w kalendarzu. Personel medyczny może szybko zidentyfikować płatnika przydzielonego do danej wizyty.

Pokoje do wizyty:

Możliwość ustawienia pokoi do wizyty, a nie do specjalisty: Rozszerzyliśmy funkcjonalność dotyczącą pokoi do wizyty, umożliwiając przypisanie pokoi do samych wizyt, a nie do konkretnych specjalistów. To daje większą elastyczność przy planowaniu harmonogramu wizyt.

Możliwość definiowania pokoju podczas dodawania wizyty: Teraz podczas dodawania wizyty personel medyczny może określić odpowiedni pokój, w którym ma się odbyć wizyta. To ułatwia organizację przestrzeni w placówce medycznej.

Automatyzacja połączenia usługi z pokojem: Wprowadziliśmy automatyzację, która pozwala na automatyczne powiązanie usługi z odpowiednim pokojem. Teraz personel medyczny nie musi ręcznie konfigurować powiązań, co przyspiesza proces planowania wizyt.

Automatyzacja ustawienia pokoju w usłudze dla wszystkich specjalistów podpiętych pod usługę: Aby usprawnić zarządzanie pokojami w usługach, wprowadziliśmy automatyczne ustawianie pokoju dla wszystkich specjalistów przypisanych do danej usługi. To minimalizuje ryzyko pomyłek i ułatwia harmonogramowanie.

Wyświetlanie pokoju na okienku wizyty w kalendarzu: Aby zapewnić łatwy dostęp do informacji o przypisanym pokoju, dodaliśmy wyświetlanie danych o pokoju na okienku wizyty w kalendarzu. Personel medyczny może szybko zidentyfikować, w którym pokoju ma się odbyć dana wizyta.

Magazyn:

Magazyn — “trzyma” górną belkę z wyborem placówki: Zaktualizowaliśmy interfejs magazynu, aby górna belka wyświetlała wybraną placówkę, zapewniając spójność danych i ułatwiając nawigację.

Magazyn — możliwość wydruku listy produktów: Teraz w magazynie można wydrukować listę produktów, co ułatwia zarządzanie zapasami i prowadzenie dokumentacji.

Magazyn — możliwość używania niepełnych liczb, np. 1,5 mililitra: Wprowadziliśmy możliwość używania niepełnych liczb, takich jak 1,5 mililitra, w operacjach związanych z magazynem. To umożliwia bardziej precyzyjne zarządzanie ilościami produktów.

Marketing:

Nowy model logowania: Przeprojektowaliśmy model logowania, aby zapewnić lepszą użyteczność i bezpieczeństwo. Nowy interfejs jest bardziej intuicyjny i zapewnia łatwiejszy dostęp do panelu logowania.

To tylko niektóre z najnowszych funkcji i ulepszeń, które wprowadziliśmy w naszym oprogramowaniu medycznym. Naszym celem jest zapewnienie kompleksowych i innowacyjnych rozwiązań dla placówek medycznych i gabinetów lekarskich, aby ułatwić codzienną pracę i poprawić jakość opieki nad pacjentami. Śledź nasze aktualizacje, ponieważ stale dążymy do udoskonalenia naszych produktów i dostarczania nowych funkcji, które spełniają potrzeby naszych użytkowników.

Rewolucja w rejestracji medycznej: Brak dedykowanych konsultantów to przyszłość!

Rewolucja w rejestracji medycznej: Brak dedykowanych konsultantów to przyszłość

Odkryj, dlaczego brak dedykowanych rejestratorek to przyszłość obsługi klienta w medycynie. Jacek Piaseczyński z Proassist opowiada o rewolucji, która zwiększa skuteczność, zmniejsza błędy i koszty. Posłuchaj teraz, aby odkryć tajemnice nowoczesnej rejestracji! Posłuchaj teraz, aby poznać przyszłość rejestracji medycznej!

Cześć! Witam Cię w kolejnym odcinku podcastu. Dzisiaj chciałbym omówić kwestię dotyczącą tego, dlaczego jako klient nie powinienem bać się korzystać z wielu rejestratorek i dlaczego jest to lepsze rozwiązanie niż posiadanie jednej czy dwóch dedykowanych rejestratorek w centrum obsługi klienta.

Często, podczas rozmów z klientami, słyszymy propozycję, aby do ich placówki byli przydzieleni dedykowani konsultanci, którzy odbieraliby połączenia telefoniczne, zamiast tego, aby wszyscy konsultanci Proassist odbierali połączenia do ich placówki. Na pierwszy rzut oka może to wydawać się dobrym pomysłem, ale postaram się wyjaśnić, dlaczego tak nie jest.
Po pierwsze, warto zauważyć, że nie mówię tego tylko po to, żeby być mądrzejszym i koniec. Mam tego świadomość na podstawie własnego doświadczenia. Jesteśmy na rynku od kilku lat, i rzeczy, które dla niektórych klientów wydają się oczywiste, były dla nas kwestią do rozważenia kilka lat temu. Dlatego w Proassist mieliśmy system dedykowanych konsultantów dla poszczególnych placówek. Miałem kiedyś grupy rejestratorek składające się z 5 osób, które obsługiwały połączenia dla kilku, a nawet kilkunastu placówek czy gabinetów, w zależności od ich wielkości. Jednak zrezygnowaliśmy z tego rozwiązania, ponieważ okazało się, że nie było ono optymalne pod względem kosztów i jakości usługi dla naszych klientów.

Oczywiście, ta zmiana nie nastąpiła z dnia na dzień. Z każdym kolejnym tygodniem, utwierdzaliśmy się w przekonaniu, że musimy zmienić ten system. W naszym systemie wprowadziliśmy specjalne funkcje, które usprawniały pracę rejestratorki medycznej, automatyzowały ją i poprawiały jakość obsługi, jednocześnie minimalizując możliwość popełnienia błędów przy odpowiedniej konfiguracji bazy wiedzy. Ostatecznie doszliśmy do punktu, w którym nasz system w pełni umożliwił rejestratorkom obsługę połączeń dla wielu placówek.
Jednak pojawiał się duży problem, ponieważ tak jak inne firmy, odbieraliśmy połączenia na różnych systemach medycznych. Staraliśmy się przekonać wszystkich do przejścia na nasz system medyczny, który oferowaliśmy bez dodatkowych kosztów w ramach naszego pakietu. Bez takiej rewolucji nie byliśmy w stanie osiągnąć zamierzonej zmiany. To było naprawdę ogromne przedsięwzięcie, zarówno dla nas, jak i dla naszych klientów.

Dlatego rozumiem, dlaczego nasi klienci i inne firmy zajmujące się rejestracją medyczną wspominają o dedykowanych rejestratorkach. Również my nie zdobyliśmy naszej aktualnej wiedzy z dnia na dzień.

Na samym początku naszej firmy, rejestratorki używały wielkich segregatorów z różnymi danymi. Gdy pacjent zadawał pytanie, rejestratorka przeszukiwała segregator, aby znaleźć odpowiednie informacje i udzielić klientowi właściwej odpowiedzi. Teraz, z perspektywy czasu, może to wydawać się śmieszne, ale to były inne czasy, kilka lat temu. Później przeszliśmy na interaktywne bazy wiedzy, czyli system przechowujący informacje, jednak niezintegrowany z naszym systemem.
Większość firm zajmujących się medyczną rejestracją nadal stosuje ten sposób pracy, dlatego też proponują dedykowanych konsultantów. W takim trybie pracy nie można działać inaczej. Automatyzacja obsługi, która umożliwiłaby jednej rejestratorce pracę z wieloma placówkami, jest po prostu niemożliwa.
Najważniejsze w tej zmianie, która dokonała się w naszej firmie, i która wpłynęła na zmiany w systemie i cenniku, jest to, że:

Skuteczność obsługi połączeń się zwiększyła.
Procent odebranych połączeń wzrósł.
Ilość błędów uległa zmniejszeniu.
Czas oczekiwania na linii skrócił się, mimo że liczba konsultantów pozostała taka sama.
Co najważniejsze, koszty również się zmniejszyły.

Dobrze, ale dosyć już historii. Jakie są więc przewagi braku dedykowanych konsultantów?
Przewaga braku dedykowanych konsultantów polega na tym, że:

Możemy efektywnie wykorzystać nasz zespół konsultantów, co pozwala nam obsłużyć większą liczbę połączeń.
Rejestratorki zyskują elastyczność, mogą obsługiwać połączenia dla różnych placówek w zależności od zapotrzebowania.
Dzięki temu możemy zmniejszyć koszty, ponieważ nie musimy zatrudniać dedykowanych konsultantów dla każdej placówki.
Nasz system interaktywnych baz wiedzy umożliwia szybkie wyszukiwanie informacji, co skraca czas odpowiedzi i minimalizuje możliwość błędów.
Klienci otrzymują lepszą obsługę, ponieważ nasz zespół jest bardziej efektywny i bardziej dostępny.

W rezultacie brak dedykowanych konsultantów przynosi nam wiele korzyści, takich jak lepsza skuteczność, mniejsza ilość błędów, krótszy czas oczekiwania i niższe koszty obsługi.

Szkolenie nowej rejestratorki:
Gdy korzystasz z dedykowanych rejestratorek, istnieje ryzyko trudności z rekrutacją i szkoleniem zastępstwa w przypadku odejścia jednej z nich. Rejestratorka może nie mieć odpowiednich narzędzi do szybkiego przekazania wiedzy, ponieważ jest dedykowana jednej placówce, a nie szkolenie zastępstwa nie jest wtedy priorytetem.
Długie oczekiwanie na linii:
Jeśli korzystasz z dwóch dedykowanych rejestratorek i płacisz za to 1.500 zł miesięcznie, to zdajesz sobie sprawę, że pracują one na zmianę (jedna rano, druga popołudniem) i obsługują połączenia dla kilku placówek, aby koszt zatrudnienia się zwrócił i firma mogła zarobić. To nie jest tajemna wiedza.
Wystarczy, że do tych kilku czy kilkunastu placówek zadzwoni jeden telefon o godzinie 9, gdy jest szczytowy czas połączeń, a wtedy może się zdarzyć, że nie uda się do Ciebie dodzwonić lub będziesz musiał długo czekać, aż rejestratorka zakończy obecne połączenia.
Jak jest w przypadku korzystania z wielu rejestratorek w centrum obsługi klienta (CC) i odbierających połączenia dla wielu placówek? Wówczas kierownik wie, jakie są godziny szczytu i na zmianie znajduje się wiele rejestratorek, które obsługują wszystkie połączenia.
Skuteczność połączeń:
To, że w naszej placówce połączenia odbierają Pani Justyna i Kasia, nie gwarantuje skutecznej rejestracji. Muszą one odbierać połączenia, korzystać z wielu systemów i jeszcze przeszukiwać bazę wiedzy w innym miejscu. Skuteczność rejestracji zależy przede wszystkim od odpowiedniego sposobu obsługi, płynności rozmowy, skryptu i bazy wiedzy. Tę skuteczność można osiągnąć w CC jedynie poprzez odpowiednio skonfigurowane narzędzia w systemie rejestracji, aby nie trzeba było szukać odpowiedzi w segregatorze na biurku.

Potrzeba uprocesowania – wpływa to na skuteczność i brak błędów:
Oczywiście, prawdopodobnie w przypadku wielu rejestratorek istnieje większa potrzeba uprocesowania wytycznych niż w przypadku dedykowanych rejestratorek. Jednak uważam to za zaletę, ponieważ musimy określić, kiedy pacjent może się z nami skontaktować, jak w przypadku dzieci czy wizyt recepturowych. Organizacja rejestracji ma wpływ nie tylko na skuteczność, ale również, co jest ważniejsze, na nasze osobiste życie, szczególnie w jednoosobowych gabinetach. Warto poświęcić chwilę na wdrożenie rejestracji, aby ostatecznie mieć dobrze funkcjonujący system.

Cena:
Istnieje też aspekt, który dla Was jako właścicieli gabinetu jest prawdopodobnie kluczowy – cena.
Często klienci pytają nas, dlaczego odbieramy połączenia telefoniczne o połowę taniej niż inne firmy – właśnie z tego powodu. Dzięki procesowi rejestracji i odpowiedniemu systemowi wspomagającemu rejestratorkę, nie musi ona szukać informacji w segregatorze czy oddzielnej bazie wiedzy, przeszukiwać grafiku przyjęć czy sprawdzać, czy lekarz może przyjąć dziecko. Wszystkie te informacje są bardzo szybko dostępne, a dodatkowo cały proces rejestracji jest tak skonfigurowany, że ryzyko popełnienia błędu jest znacznie mniejsze – rejestratorka może odebrać połączenie znacznie szybciej i prowadzić rozmowę sprawniej.

Podsumowanie:
Podsumowując, chciałbym podkreślić, że rozumiem inne firmy, które uważają, że potrzebują dedykowanych rejestratorek, zwłaszcza gdy nie mają odpowiednich narzędzi do automatyzacji pracy. Jest to zrozumiałe, ponieważ sami nie wyobrażaliśmy sobie takiej pracy na różnych systemach medycznych i wielu bazach wiedzy. Dopiero gdy opracowaliśmy nasz dedykowany system i odpowiednią ofertę, mogliśmy przejść o krok dalej, aby zaoferować jeszcze lepsze rozwiązanie dla naszych klientów, korzystając z nowych technologii. Dlatego w pełni rozumiem ich podejście.
Natomiast nie mogę zgodzić się z faktem, że byłoby to korzystne dla klienta – to nie ma sensu. Brak organizacji pracy, odpowiednich narzędzi, procedur czy odporności na bodźce kadrowe (takie jak zwolnienia itp.) nie wpływa pozytywnie na skuteczność rejestracji, ale raczej negatywnie. Chciałbym zakończyć przekazaniem tej wiadomości.
Bo wiecie, bez sensu jest kontynuować działania w ten sam sposób, oczekując innych rezultatów. Na zakończenie, jak zawsze, zapraszam Was do dołączenia do naszej grupy na Facebooku o nazwie „Zrozumieć pacjenta”. A oto ciekawostka dla wtajemniczonych: Obecnie intensywnie pracujemy nad trzema dodatkowymi modelami zapisu, które zapewnią nowe, ulepszone przepływy dotyczące płatników (np. pacjentów z PZU), kanałów komunikacji (np. telekonsultacji) i gabinetów (np. problemów z ustawieniem grafiku pod odpowiednią dostępność pokoi w placówce).
Trzymajcie kciuki i do zobaczenia – cześć.

Zarządzanie czasem dla rejestratorek telefonicznych w gabinetach lekarskich

Skuteczne zarządzanie czasem jest niezwykle ważne dla rejestratorek telefonicznych pracujących w gabinetach lekarskich. W roli rejestratorki telefonicznej musisz umiejętnie balansować pomiędzy obsługą połączeń od pacjentów a wykonywaniem innych zadań administracyjnych. Dobra organizacja, efektywna komunikacja i wykorzystanie odpowiednich narzędzi mogą pomóc Ci w efektywnym zarządzaniu czasem i poprawieniu jakości obsługi pacjentów.

Organizacja harmonogramu i priorytetyzacja

Ważnym elementem zarządzania czasem jest umiejętne organizowanie harmonogramu wizyt. Utrzymuj aktualne informacje na temat dostępnych terminów i rezerwuj wizyty zgodnie z priorytetami. Wykorzystaj kalendarz, który pozwoli Ci śledzić dostępne godziny i uniknąć niepotrzebnych konfliktów. W przypadku pilnych zgłoszeń, naucz się priorytetyzować i elastycznie dostosowywać harmonogram, aby zapewnić pacjentom natychmiastową pomoc.

Skuteczna komunikacja

Komunikacja jest kluczowa w pracy rejestratorki telefonicznej. Upewnij się, że jesteś jasna, uprzejma i profesjonalna w rozmowach z pacjentami. Słuchaj uważnie i zadawaj pytania, aby dokładnie zrozumieć ich potrzeby. Dbanie o pozytywne relacje z pacjentami sprawi, że będą bardziej zadowoleni i łatwiej będzie Ci rozwiązywać ich problemy. Pamiętaj również o skutecznym komunikowaniu się z personelem gabinetu, aby zapewnić płynne przepływy informacji.

Wykorzystanie narzędzi technologicznych

Współczesne narzędzia technologiczne mogą znacznie ułatwić pracę rejestratorki telefonicznej. Automatyzuj procesy za pomocą systemów rezerwacyjnych, takich jak oprogramowanie Proassist. Dzięki niemu będziesz miała dostęp do zaawansowanego kalendarza wizyt, który pomoże Ci śledzić dostępne terminy, przypominać o wizytach i aktualizować dane pacjentów. To zaoszczędzi Twój czas i minimalizuje błędy. Zdigitalizowanie procesu rejestracji ułatwi zarządzanie informacjami pacjentów i przyspieszy obsługę.

Praca zespołowa

Współpraca z personelem gabinetu jest kluczowa dla efektywnego zarządzania czasem. Współdziałaj z lekarzami, pielęgniarkami i innymi członkami zespołu, aby skoordynować harmonogramy, rozwiązywać problemy i dostosowywać się do zmieniających się warunków. Buduj dobre relacje i pamiętaj, że wszyscy pracujecie dla dobra pacjentów.

Doskonalenie umiejętności

Zarządzanie czasem to proces ciągły. Staraj się doskonalić swoje umiejętności, ucząc się nowych technik i strategii. Przeglądaj dostępne materiały szkoleniowe, czytaj książki lub uczestnicz w warsztatach dotyczących zarządzania czasem. Im bardziej rozwijasz swoje umiejętności, tym bardziej efektywnie będziesz zarządzać czasem i obsługiwać pacjentów.

Skuteczne zarządzanie czasem dla rejestratorek telefonicznych jest kluczowe dla poprawy jakości obsługi pacjentów i efektywnego funkcjonowania gabinetu lekarskiego. Wykorzystaj powyższe wskazówki, aby lepiej organizować swoje zadania, skutecznie komunikować się i wykorzystywać narzędzia technologiczne. Pamiętaj o doskonaleniu swoich umiejętności i elastycznym dostosowywaniu się do potrzeb pacjentów. Dzięki temu będziesz odnosić sukcesy w swojej roli rejestratorki telefonicznej.

Nowy specjalista w placówce z perspektywy rejestratorki medycznej. Wszystko, co musisz wiedzieć.

Nowy specjalista dołącza do naszej placówki. Co powinniśmy wiedzieć jako rejestracja? Cześć! W dzisiejszym odcinku podcastu chciałabym poruszyć temat nowego specjalisty, który rozpoczyna pracę w waszej placówce. Jakie informacje są potrzebne naszej rejestracji?

Najczęściej dowiadujemy się o przyjęciu lekarza dzień przed rozpoczęciem przyjmowania pacjentów. Dostajemy wtedy jedynie ogólną informację, taką jak: „Od dzisiaj zapisujcie pacjentów do Pana Doktora Kowalskiego – endokrynologa. Wizyta kosztuje 200 zł”. To jest wszystko, co nam zostaje powiedziane…

Nie zgadzajcie się na to. Poproście o kontakt do specjalisty, aby móc zebrać wszystkie potrzebne informacje dla naszej rejestracji i abyśmy mogli być przygotowani do pracy. Wasza ekipa z pewnością doceni, gdy już będą mieć ustalone zasady dotyczące zapisów do nowego specjalisty.

O jakie informacje powinniśmy zapytać nowego specjalisty?
Wiek pacjentów, których przyjmuje.
Musimy dowiedzieć się od specjalisty, w jakim wieku przyjmuje pacjentów. Czy będzie to obejmować wyłącznie osoby dorosłe czy również dzieci? Przykładem takiej sytuacji może być telefon od pacjenta, który chce umówić wizytę dla pięciolatka, a rejestratorka nie wie, więc musi zapytać lekarza i oddzwonić. Nie możemy dopuścić do takich sytuacji. Po pierwsze, nie wygląda to dobrze po stronie pacjenta, że rejestratorka nie ma tej informacji, a po drugie, nie powinniśmy naruszać pracy lekarza takimi pytaniami. Dlatego ważne jest uzyskanie tych informacji na samym początku współpracy.
Jeśli lekarz poda nam informacje dotyczące przyjmowania młodszych pacjentów, musimy również sprecyzować, od jakiego wieku przyjmuje. Dla jednego specjalisty pacjent młodszy to pięciolatek, a dla innego może to być piętnastolatek. Musimy otrzymać od lekarza konkretne informacje, na przykład: przyjmuje pacjentów od 15 lat.
Recepty.Kolejna ważna informacja dotyczy wystawiania recept. Musimy zapytać lekarza, czy on w ogóle wystawia recepty czy traktuje je jako osobne wizyty, czy też pacjent może otrzymać receptę jedynie w ramach pełnej konsultacji.

Kontynuacja leczenia
Czy zdarzają się pacjenci, którzy zgłaszają się do specjalisty jedynie po samą receptę w celu kontynuacji leczenia? Jeśli ustalimy z lekarzem, że oferuje on taką usługę recepty jako oddzielną usługę, ze względu na pacjentów, którzy będą się zgłaszać wyłącznie po recepty, to musimy pozyskać wszystkie niezbędne informacje dla naszych rejestratorów. Istotne będzie również ustalenie, w jaki sposób pacjent otrzymuje taką receptę – czy jest to w formie e-recepty, gdzie pacjent nie musi zgłaszać się do gabinetu, tylko otrzymuje kod, czy też specjalista wymaga fizycznego spotkania z pacjentem przed wystawieniem recepty.
Pacjenci obcojęzyczni
Ważną informacją dla rejestratorów będzie również obsługa pacjentów obcojęzycznych przez specjalistę. W dzisiejszych czasach to już norma w naszych placówkach medycznych, dlatego warto zapytać o taką możliwość oraz w jakim języku obsługiwane są takie przypadki.

Pilne wizyty
Nasze rejestratorki często mają do czynienia z problemem pilnych wizyt. Warto pozyskać informacje od lekarza w tej kwestii i określić odpowiednie procedury. Jeśli lekarz akceptuje pacjentów w trybie pilnym, można na przykład umożliwić dodawanie jednego pacjenta poza godzinami pracy specjalisty. Ważne jest jednak, aby ustalić jasne wytyczne dla rejestratorki w tym zakresie, na przykład: „Pilne wizyty u Dr. Kowalskiego – dodawanie jednego pacjenta poza godzinami pracy lekarza”. Bez precyzyjnie określonej procedury, istnieje ryzyko, że lekarz będzie mieć więcej pilnych przypadków niż zaplanowanych wizyt, co może skutkować nadgodzinami i niewłaściwym zarządzaniem czasem pracy.
Umawianie pacjentów na zakładkę czy bez
Przy zapisie na dodatkowe usługi, takie jak pilne wizyty czy recepta, należy uwzględnić również sposób umawiania pacjenta. Czy rejestratorka ma korzystać z umawiania na zakładkę między innymi pacjentami, czy też ma ustalać konkretny dzień i godzinę wizyty.

Cena usługi:
Niezbędnym elementem przy zapisie pacjentów będzie również uwzględnienie kosztu wizyty. Jak wiemy z doświadczenia, pacjenci często pytają o to. Musimy określić koszt wizyty z lekarzem. Może się zdarzyć, że lekarz poinformuje nas, iż koszt wizyty jest uzależniony od wykonania badania podczas wizyty. Jest to istotna informacja dla rejestratorki, gdyż jeśli pacjent zada pytanie, a rejestratorka nie posiada odpowiednich informacji, a jedynie przedział cenowy, np. od 250 zł do 500 zł, a pacjent zapyta, dlaczego taka cena, rejestratorka odpowie, że nie wie, lecz taka jest podawana. W celu zapewnienia lepszej, profesjonalnej obsługi pacjenta, warto jasno przedstawić, że cena wizyty jest uzależniona od rodzaju konsultacji, czy obejmuje badanie dodatkowe.

Czas trwania usług:
Powinniśmy skupić się na gromadzeniu niezbędnych informacji do zapisu pacjenta. Musimy poznać zakres usług świadczonych przez danego specjalistę, a także ich przewidywany czas trwania. Informacje ogólne, np. że lekarz jest ortopedą i wykonuje konsultacje ortopedyczne, nie są wystarczające do właściwego umówienia pacjenta i udzielenia mu dokładnych informacji. W przypadku usług dodatkowych, takich jak badanie USG czy iniekcje, konieczne jest uzyskanie odpowiednich informacji od specjalisty i wprowadzenie ich do systemu rejestracji.

Limity:
Nie wiem, czy wasze systemy obsługują takie rozwiązania, jak usługa z limitem lub limit jednoczesnego świadczenia usług. Chciałbym jednak wspomnieć o takiej opcji, gdyż jest ona przydatna dla naszych rejestratorek w organizacji pracy lekarzy. Jeśli w placówce mamy jedno urządzenie do wykonywania np. badań USG, a lekarze przyjmują w tym samym czasie, można wprowadzić limity, aby rejestratorka widziała odpowiednie terminy w systemie, na które może umówić pacjenta. Dzięki temu nie będzie konieczności manualnej weryfikacji, a proces będzie zautomatyzowany i wygodny dla rejestratorek.

Dodatkowe informacje dotyczące usług:
Musimy również gromadzić szczegółowe informacje dotyczące badań wykonywanych przez naszych specjalistów. Jeśli lekarz wykonuje badanie gastroskopii, konieczne jest zgromadzenie wszystkich informacji dotyczących przygotowania do tego badania. Przy umawianiu pacjenta na konkretne badanie, wymagane będzie przygotowanie, dlatego rejestratorka musi posiadać bazę wiedzy dotyczącą tych informacji. Ważne jest nie tylko przygotowanie do badania, ale także uwzględnienie ewentualnych przeciwwskazań do jego wykonania. Jeśli nie dostarczymy takich informacji rejestratorkom, może to prowadzić do sytuacji, w których pacjent zgłosi się na badanie lub wizytę bez odpowiedniego przygotowania, a lekarz będzie zmuszony odesłać go z prośbą o ponowne umówienie się, gdyż nie będzie w stanie wykonać badania w danym dniu.
Ważne jest również zwrócenie uwagi rejestratorki na informacje dotyczące zapisu na konsultację pierwszorazową. W takim przypadku lekarz może zażądać, aby pacjent zabrał ze sobą całą dokumentację medyczną, którą posiada. Warto przekazać taką informację rejestratorkom.

Grafik:
Ważne jest ustalenie godzin pracy specjalisty. Jeśli jako managerowie posiadacie informację od specjalisty, że np. będzie on udostępniał grafik do 15. dnia każdego miesiąca na kolejny miesiąc, ta informacja będzie cenna dla rejestracji. Dzięki niej rejestratorka będzie mogła konkretne informować pacjenta o terminach, w których będzie możliwość zapisów na wizytę do lekarza. Chciałbym jednak osobiście odradzić taką opcję. Z mojego doświadczenia wynika, że tego rodzaju sytuacje prowadzą jedynie do zwiększonej liczby telefonów od pacjentów, a liczba pacjentów zmniejsza się, gdyż w międzyczasie znajdują oni innego lekarza, który jest bardziej dostępny i umawiają się na wizytę szybciej. Jednakże to tylko moja uwaga, która nie jest aktualnie tematem rozmowy.
Lista rezerwowa:
Kolejna istotna informacja dotyczy prowadzenia listy rezerwowej. Jeśli konkretny specjalista nie przyjmuje wizyt pilnych, ale preferuje prowadzenie listy rezerwowej, również musimy przekazać taką informację naszym rejestratorkom.

Potwierdzenia wizyty:
Warto nawiązać tutaj do wcześniej wspomnianej listy rezerwowej, ponieważ łączenie listy rezerwowej z potwierdzeniami telefonicznymi okazuje się skuteczną strategią. Przeprowadzamy potwierdzenia telefoniczne wizyt, ponieważ w przypadku rezygnacji pacjenta w trakcie potwierdzania, zawsze możemy sięgnąć do listy rezerwowej i zapełnić lukę u specjalisty. Dotycząc potwierdzeń wizyt, warto również przekazać naszym rejestratorkom informacje, jeśli dany lekarz ma jakieś powiadomienia. Ta wiedza może być przydatna rejestratorkom, gdy np. dzwoni pacjent, który prowadzi samochód i nie ma gdzie zapisać przypomnienia o wizycie. Rejestratorka może wtedy poinformować pacjenta, że otrzyma przypomnienie np. 24 godziny przed wizytą. Choć ta informacja nie jest niezbędna do umówienia pacjenta na wizytę, z pewnością ułatwia pracę rejestratorki.

Informacje o lekarzu:
Jeśli lekarz, z którym rozpoczynacie współpracę, pracuje również w szpitalu lub skupia się na określonym obszarze leczenia pacjentów, warto przekazać taką informację rejestracji. Krótka informacja pozwoli rejestratorkom udzielać sprecyzowanych odpowiedzi na pytania pacjentów. Dzięki temu będą w stanie udzielić dodatkowych informacji, jeśli pacjenci zadać pytania dotyczące specjalizacji lekarza czy zakresu wykonywanych badań w waszej placówce medycznej.

Te wszystkie informacje muszą zostać ustalone przed rozpoczęciem współpracy z lekarzem. Nie możemy ich ustalać w trakcie pracy, ale oczywiście możemy wprowadzać modyfikacje i zmiany w razie potrzeby. Jeśli nie ustalimy odpowiednich procedur, rejestracja może umawiać pacjentów błędnie, co skutkować będzie niezadowoleniem zarówno lekarzy, jak i pacjentów. Pacjenci mogą odbierać to jako słabą organizację i jakość pracy.

Przygotowanie do umawiania wizyt wymaga dużej liczby informacji, które są niezbędne dla naszych rejestratorów. Ale nie oznacza to, że rejestrator musi wszystko zapamiętać, zwłaszcza gdy mamy w placówce medycznej ponad 30 specjalistów. Ważne jest, aby mieli oni dostęp do odpowiedniego oprogramowania, gdzie można umieścić wszystkie te niezbędne informacje.
Przez lata pracy z rejestracją nauczyłam się, że te informacje są niezbędne. Dzięki nim jesteśmy w stanie profesjonalnie umówić pacjenta na wizytę. Czasami spotykamy się z sytuacjami, gdy specjaliści dają nam bardzo mało informacji, które wydają się wystarczające. Jednak w trakcie dalszej współpracy otrzymujemy informacje, że rejestracja potrzebuje dodatkowych danych dotyczących pacjenta. Sami wiecie, że pacjenci czasem pytają o wszystko, dlatego lepiej mieć szerszą bazę wiedzy, aby móc udzielić im odpowiedzi.

Dlaczego warto pozwolić pacjentom na wystawianie opinii o naszej placówce?

Opinie. Drażliwy temat dla wielu przedsiębiorców działających w branży usługowej. Szczególnie dla tych, którzy prowadzą swoje gabinety lub placówki medyczne.
Wielu specjalistów nie jest pozytywnie nastawionych do pozostawienia możliwości wystawiania opinii dla swoich pacjentów.

My jednak chcielibyśmy przedstawić kilka argumentów za.

Opinie pacjentów – dlaczego warto na nie pozwolić?

Jako profesjonalista medyczny, zawsze dążysz do zapewnienia jak najwyższej jakości opieki swoim pacjentom, prawda?. Jednak, jak każdy człowiek, jesteś również podatny na błędy lub niedociągnięcia, to normalne. Dlatego warto rozważyć pozwolenie pacjentom na wystawianie opinii na temat Twoich usług lub Twojego gabinetu/placówki medycznej na stronie internetowej.

Przede wszystkim, opinie pacjentów są cennym źródłem informacji zwrotnych. Mogą pomóc w identyfikowaniu obszarów, w których Twoja praktyka wymaga ulepszeń lub zmian. W oparciu o te opinie, możesz wdrożyć działania mające na celu poprawę jakości usług oraz wrażeń pacjentów, co z kolei przyczyni się do zwiększenia lojalności pacjentów i ich zadowolenia.

Pozwolenie pacjentom na wystawianie opinii może również pomóc w budowaniu zaufania i dobrego wizerunku Twojej praktyki. Dzięki temu przekażesz im jasny komunikat – zależy Ci na relacji z nimi. Chcesz usłyszeć, co mają do powiedzenia.
Pacjenci zwykle szukają opinii online przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z usług medycznych. Widząc pozytywne opinie od innych pacjentów, łatwiej będzie im podjąć decyzję o skorzystaniu z Twoich usług. Ponadto, pozytywne opinie są skutecznym narzędziem marketingowym, które może przyciągnąć nowych pacjentów do Twojej praktyki.

Warto również pamiętać, że niezadowoleni pacjenci mają tendencję do dzielenia się swoimi negatywnymi doświadczeniami z większą liczbą osób, co może zaszkodzić Twojej reputacji. Dlatego lepiej pozwolić pacjentom na wyrażenie swoich opinii i zaspokoić ich potrzeby niż ryzykować negatywne skutki braku możliwości wyrażenia swojego niezadowolenia.

Oczywiście, wystawianie opinii może rodzić pewne ryzyko, zwłaszcza w przypadku pojawienia się nieprawdziwych, szkodliwych lub obraźliwych opinii. W takiej sytuacji należy pamiętać, że istnieją narzędzia, które pozwalają na moderowanie i usuwanie nieodpowiednich treści. Warto jednak pamiętać, że większość pacjentów wyraża swoje opinie w sposób konstruktywny i zgodny z rzeczywistością.
Podsumowując, warto pozwolić pacjentom na wystawianie opinii na temat Twoich usług lub Twojego gabinetu/placówki medycznej na stronie internetowej. Opinie te są cennym źródłem informacji zwrotnych, mogą pomóc w budowaniu zaufania i dobrego wizerunku.

Poprzyjmy to przykładem

Jeżeli nadal trudno Ci zrozumieć, jaką korzyść dla Ciebie niesie za sobą pozwalanie pacjentom na wyrażanie opinii, poprzyjmy to przykładem.

Historia nr 1:

Anna od kilku lat prowadziła swój gabinet podologiczny. Zawsze starała się, by jej pacjenci byli zadowoleni z usług, które świadczyła. Jednak pewnego dnia zastanawiała się, co jeszcze mogłaby zrobić, by podnieść jakość swoich usług. Przeglądając opinie swoich pacjentów na stronie internetowej jej gabinetu, natknęła się na sugestię jednej z pacjentek, która zwróciła uwagę na to, że otrzymywane od niej zalecenia powinny być wypisane na kartce, a nie tylko przekazywane słownie.

Anna zdecydowała się na wdrożenie tej sugestii i zaczęła drukować zalecenia podologiczne dla swoich pacjentów. Szybko okazało się, że to doskonały pomysł, który przysporzył jej wielu zadowolonych pacjentów. Wszyscy byli zachwyceni, że teraz mogą mieć dostęp do pisemnych zaleceń, które pozwalały im łatwiej pamiętać o tym, co powinni robić w celu dbania o swoje stopy.

Anna była bardzo zadowolona z efektów wprowadzenia tej zmiany. Zdała sobie sprawę, że małe ulepszenia, takie jak drukowanie zaleceń, mogą zrobić dużą różnicę dla jej pacjentów.
To utwierdziło ją w przekonaniu, jak istotne są opinie pacjentów.

Historia nr 2:

Pan Krzysztof prowadził swój gabinet dermatologiczny od ponad dziesięciu lat. Zawsze starał się oferować najlepsze usługi swoim pacjentom, ale ostatnio zastanawiał się, jak przyciągnąć nowych podopiecznych do swojego gabinetu. Właśnie wtedy przyszła do niego pani Kasia.
Kasia wybrała gabinet Krzysztofa przeczytaniu pozytywnych opinii na stronie internetowej gabinetu. Była bardzo zadowolona z wizyty i po jej zakończeniu powiedziała panu Krzysztofowi, że zawsze szuka specjalistów z dobrymi opiniami i to właśnie zachęciło ją do skorzystania z usług jego gabinetu.

To bardzo ucieszyło pana Krzysztofa i utwierdziło go w przekonaniu, że warto pozwalać pacjentom na wystawianie opinii po wizycie. Dzięki temu można zyskać nowych pacjentów, a także ulepszyć swoje usługi, uwzględniając uwagi zawarte w opiniach. Teraz pan Krzysztof zdecydował się na bardziej aktywne zachęcanie pacjentów do wystawiania opinii, dzięki czemu będzie mógł przyciągać jeszcze więcej nowych osób do swojego gabinetu dermatologicznego.

Opinie pacjentów, mediacje – jak pomoże Ci w tym Proassist?

Chcemy, aby nasi klienci mieli jak najlepszy kontakt z pacjentami, dlatego wprowadziliśmy kilka rozwiązań mających na celu zbieranie i zarządzanie opiniami pacjentów.

Pierwszym z rozwiązań jest specjalne pole na stronie internetowej, którą dla ciebie stworzymy, gdzie pacjenci mogą zostawić swoje opinie na temat usług i obsługi w placówce medycznej. Dzięki temu, inni potencjalni pacjenci mogą poznać opinie i doświadczenia innych osób, co zwiększa ich zaufanie do placówki.

Drugim rozwiązaniem jest stworzenie wizytówki Google dla klienta, gdzie również znajdzie się pole na opinie pacjentów. Wizytówka ta jest szczególnie ważna dla lokalnych pacjentów, którzy szukają placówki medycznej w okolicy.

Trzecim rozwiązaniem, które znajdziesz bezpośrednio w systemie, jest funkcjonalność, która umożliwia klientowi bezpośrednie wysłanie maila z prośbą o opinię do pacjenta, po zakończeniu wizyty. To ułatwia zbieranie opinii i umożliwia placówce medycznej szybką reakcję na pojawiające się problemy.

Jeśli pacjent wystawi niepochlebną opinię, system pozwala na bezpośredni kontakt mailowy z pacjentem, aby omówić problem i poprosić o mediację oraz możliwość zmiany opinii. W ten sposób nasz klient może szybko i skutecznie zarządzać swoją opinią i dogadać się z tobą w kwestii tego, co mogło pójść nie tak podczas wizyty i co zaważyło na jej niskiej ocenie.

Wszystkie te rozwiązania, które oferujemy naszym klientom, pozwalają na lepsze zbieranie i zarządzanie opiniami pacjentów. Dzięki temu, placówki medyczne mają większą kontrolę nad swoją reputacją i mogą szybko reagować na pojawiające się problemy. W Proassist dbamy o to, aby nasze rozwiązania były jak najbardziej dopasowane do potrzeb naszych klientów, a także aby pomóc im w zdobywaniu zaufania pacjentów i budowaniu pozytywnego wizerunku.

Szewc bez butów chodzi

Oczywiście, my wspominamy o opiniach, a sami nie zachęcamy Was do tego, byście wystawiali je nam…
Mamy zamiar się w tym poprawić. Dziś prosimy Was o to, byście wystawili nam opinię dotyczącą tego tekstu. Czy uważacie go za pomocnego? Co byście zmienili? Chętnie poznamy Wasze opinie.

Wartość pracy rejestratorki medycznej: nieoceniona rola w systemie opieki zdrowotnej

Cześć wszystkim, dzisiaj mamy bardzo ważny temat do omówienia, a mianowicie „Dlaczego praca rejestratorki medycznej jest ważna i zawsze będzie potrzebna”. Ta rola w systemie opieki zdrowotnej często jest niedoceniana, ale warto zrozumieć, jak kluczowe jest to stanowisko.

Właściwa dokumentacja to fundament opieki zdrowotnej

Bez rejestratorek medycznych, lekarze, pielęgniarki i inni pracownicy służby zdrowia nie mogliby efektywnie wykonywać swojej pracy. Są one bowiem odpowiedzialne za organizację, aktualizację i utrzymanie dokumentacji medycznej pacjentów. To niezbędne do zapewnienia odpowiedniej opieki medycznej, a wyobrażenie sobie systemu opieki zdrowotnej bez takiego wsparcia jest niemal nie do pomyślenia.

Pierwszy punkt kontaktu dla pacjentów

Rejestratorki medyczne to nie tylko strażnicy dokumentacji medycznej. Są również pierwszym punktem kontaktu dla pacjentów. Ich rola jest niezwykle ważna, gdyż to one zapewniają, że pacjenci czują się zrozumiani, wspierani i dobrze poinformowani.

Ludzki dotyk i empatia nie do zastąpienia

Praca rejestratorki medycznej zawsze będzie potrzebna, chociaż technologia stale się rozwija i coraz więcej zadań jest automatyzowanych. Nadal jest potrzeba ludzkiego dotyku, empatii i zrozumienia, której nie można zautomatyzować. Maszyny nie są w stanie zrozumieć emocji, lęku czy niepokoju pacjenta. Nie są w stanie pocieszyć, uspokajać lub nawiązać prawdziwego kontaktu z pacjentem.

Zarządzanie harmonogramem i przypomnienia

Praca rejestratorki medycznej to także zarządzanie harmonogramem, umawianie wizyt, przypominanie o terminach badań i wizyt. Ta część pracy jest niezwykle istotna dla zapewnienia ciągłości opieki zdrowotnej.

Komunikacja między pacjentem a zespołem medycznym

Rejestratorki medyczne są kluczowe w zarządzaniu komunikacją między pacjentem a zespołem medycznym. Często to one przekazują informacje od lekarzy do pacjentów, co jest niezwykle ważne, aby pacjenci byli dobrze poinformowani o swoim stanie zdrowia i planie leczenia.

Proassist: wsparcie dla rejestratorek medycznych

Proassist jest usługą, która oferuje wsparcie dla placówek medycznych, szczególnie w obszarze rejestracji telefonicznej. Jeżeli prowadzisz placówkę medyczną i zmagasz się z wyzwaniami związanymi z obsługą telefoniczną, Proassist może być idealnym rozwiązaniem.

Usługi Proassist obejmują profesjonalne wsparcie recepcyjne, które może zastąpić tradycyjne sekretarki. Proassist zapewnia efektywną i skuteczną obsługę telefoniczną, dzięki czemu pacjenci mogą łatwo umówić się na wizyty, a personel medyczny może skupić się na świadczeniu usług medycznych.

Dodatkowo, usługi Proassist mogą przynieść wiele korzyści dla rejestratorek medycznych. Ułatwiają one zarządzanie informacjami o pacjentach, umożliwiając rejestratorom skupienie się na kluczowych aspektach swojej pracy, takich jak zbieranie i analiza danych klinicznych. Dzięki Proassist, rejestratorki mogą także uniknąć często stresującej obsługi telefonicznej, co może przyczynić się do poprawy ich dobrostanu i satysfakcji zawodowej.

W świecie, w którym technologia odgrywa coraz większą rolę, warto skorzystać z możliwości, które ona oferuje. Proassist jest doskonałym przykładem tego, jak technologia może wspierać sektor zdrowia, pomagając nam wszystkim dążyć do zdrowszej przyszłości.

Dziękujemy za przeczytanie naszego bloga. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub chciałbyś dowiedzieć się więcej o tym, jak Proassist może pomóc Twojej placówce medycznej, skontaktuj się z nami. Jesteśmy tu, aby pomóc.

Wypełniaj dokumentację medyczną szybko i sprawnie dzięki wypełnianiu głosowemu!

Wypełnianie głosowe to jedna z funkcjonalności dostępnych w systemie Proassist. Niektórzy nasi klienci niestety wstrzymują się od używania tej opcji. Naszym zdaniem zupełnie niesłusznie! Wypełnianie głosowe EDM jest niezwykle wygodne i łatwe w obsłudze. W świetny sposób ułatwia pracę i sprawia, że wypełnianie dokumentacji medycznej jest o wiele szybsze. Jeżeli jeszcze nie miałeś okazji korzystać z tej funkcjonalności i zastanawiasz się, jakie korzyści dokładnie przynosi oraz w jaki sposób z niej korzystać, to ten tekst blogowy jest zdecydowanie dla Ciebie!

Na czym polega wypełnianie głosowe Elektronicznej Dokumentacji Medycznej w systemie Proassist?

To niezwykle proste!
Wypełnianie głosowe EDM w systemie Proassist polega po prostu na nagrywaniu informacji dotyczących pacjenta i jego historii medycznej przy pomocy głosu, który następnie jest przetwarzany na tekst za pomocą oprogramowania Proassist.
Aby skorzystać z funkcji wypełniania głosowego EDM w systemie Proassist, najlepiej, jeżeli będziesz posiadać system w telefonie. Jest to o tyle proste, że nie musisz robić tego z mobilnej przeglądarki, co może być niewygodne i mało czytelne. Wystarczy, że zainstalujesz naszą aplikację i zalogujesz się do swojego systemu.
Głosowe wypełnianie EDM w systemie Proassist ma na celu usprawnienie procesu wprowadzania danych do systemu, zwłaszcza w przypadku, gdy lekarz lub pielęgniarka nie mają dostępu do klawiatury i/lub muszą wprowadzić dużą ilość informacji. Dzięki temu rozwiązaniu można zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy personelu medycznego.

Jak to wygląda krok po kroku?

Może i trochę się powtarzamy, a może po prostu jesteśmy szczerzy… To naprawdę proste!

Na początku, jeżeli jeszcze tego nie zrobiłeś, zainstaluj naszą aplikację (dostępną zarówno na Android, jak i iOS) i zaloguj się do systemu.

Teraz wybierz odpowiednią wizytę w swoim kalendarzu i kliknij w dokumentację medyczną (ikonka “ludzika” w rogu ekranu).

Usiądź wygodnie i wybierz odpowiednie okienko, które chcesz wypełnić, np. dolegliwość, badanie, rozpoznanie itd.

Gdy w nie klikniesz, zauważysz, że otwiera się klawiatura w Twoim telefonie. Kliknij na ikonę mikrofonu, która zwykle znajduje się w górnym lub dolnym rogu ekranu, rzadziej na środku.
Gdy usłyszysz krótki sygnał i polecenie “mów teraz”, możesz zacząć dyktować.

Pamiętaj, by podczas głosowego wypełniania dokumentacji medycznej, mówić powoli i wyraźnie – dzięki temu, prawdopodobieństwo, że system źle zinterpretuje Twoje słowa będzie mniejsze.

Na końcu upewnij się, że wszystko zostało wypełnione poprawnie.

Gotowe!

Wypełnianie głosowe w praktyce

Wiesz już, w jaki sposób wypełniać głosowo dokumentację medyczną. Domyślamy się jednak, że pewnie zastanawiasz się nad tym, kiedy właściwie to robić? Czy nie będzie to niekomfortowe dla pacjenta? Czy to w ogóle wygodne?

Tłumaczymy, jak może wyglądać głosowe wypełnianie EDM w praktyce:

Sposób 1
Poinformuj pacjenta już na początku, że korzystasz z takiej funkcji. Zapytaj, czy nie przeszkadza mu to, byś wypełniał głosowo przy nim. Wyjaśnij mu, na czym to polega i powiedz, w którym momencie wizyty będziesz wypełniać głosowo dokumentację medyczną.

Sposób 2
Chwilę przed rozpoczęciem wypełniania głosowego, uprzedź go o tym, co będziesz robić. Wyjaśnij, jak to wygląda. Zapytaj, czy nie ma nic przeciwko.

Sposób 3
Jeżeli nie czujesz się pewnie z dyktowaniem w obecności pacjenta lub po prostu nie chcesz tego robić przy nim, zajmij się wypełnianiem w przerwie między jednym pacjentem, a drugim, gdy jesteś sam w gabinecie.

Pamiętaj! To tylko nasze propozycje – wypełniać głosowo dokumentację możesz wtedy kiedy chcesz, w jaki sposób chcesz. Najważniejsze, by było to dla Ciebie wygodne.

Zalety wypełniania głosowego

Jak już wspomnieliśmy, jest to bardzo szybkie i wygodne! Co ważne, jest to również bardzo łatwe. Nie potrzebujesz do tego ani specjalnego sprzętu, ani dodatkowych aplikacji – wystarczy, że posiadasz działający mikrofon w swoim telefonie lub tablecie oraz naszą aplikację mobilną.
Co więcej, głosowe wypełnianie EDM idealnie sprawdzi się osobom, które muszą pracować pod presją czasu, a tradycyjne pisanie na klawiaturze zajmuje im zbyt wiele czasu, np. przez słaby wzrok.

Co więcej, jeżeli jesteś jedną z tych osób, które nie przepadają za pisaniem lub trudniej jest Ci zebrać myśli w piśmie, niż w mowie, to również dobre rozwiązanie dla Ciebie.

Ponadto, wypełnianie głosowe pozwala na swego rodzaju multi-tasking. Do pisania na klawiaturze potrzebujesz dwóch rąk, prawda? W przypadku wypełniania głosowego potrzebujesz tylko jednego palca – dosłownie na chwilę. Wystarczy, że postawisz telefon na biurku, klikniesz ikonkę mikrofonu i tyle – od tego momentu możesz dyktować, a Twoje dłonie są wolne do wykonywania innej pracy.

Mamy nadzieję, że przekonaliśmy Cię do wypełniania głosowego.
Jeżeli posiadasz jakiekolwiek pytania i chcesz, żebyśmy rozwiali Twoje wątpliwości, możesz śmiało zostawić dla nas wiadomość w skrzynce, którą znajdziesz poniżej.

Rejestracja Telefoniczna w Placówkach Medycznych: Zarządzanie Stresem, Najlepsze Praktyki i Korzyści z Outsourcingu

Rejestracja telefoniczna w placówkach medycznych to kluczowy element skutecznej organizacji i zarządzania pacjentami. Jako jedno z pierwszych punktów kontaktu dla pacjentów, właściwe zarządzanie tym procesem jest niezwykle istotne dla efektywnego funkcjonowania placówki. W dzisiejszym wpisie przyjrzymy się, jak zarządzać stresem związanym z pracą w rejestracji telefonicznej, omówimy najlepsze praktyki w tym zakresie i zbadamy, jak outsourcing rejestracji telefonicznej może przynieść korzyści dla placówki medycznej.

Zarządzanie stresem w Rejestracji Telefonicznej

Stres jest niemal nieodłącznym elementem pracy w rejestracji telefonicznej. Z dużą ilością informacji do przetworzenia, nieustanną presją czasu i oczekiwaniem, że wszystko będzie zrobione poprawnie i na czas, stres może szybko narastać. Kluczowe jest zrozumienie, skąd pochodzi ten stres i jak go skutecznie zarządzać.

Zarządzanie stresem zaczyna się od zrozumienia jego źródeł. Czy jest to wynik przeciążenia pracą? Czy może braku wsparcia ze strony zespołu? A może pochodzi z braku efektywnej organizacji i zarządzania czasem? Wszystkie te elementy mogą przyczynić się do wzrostu poziomu stresu w pracy.

Techniki relaksacyjne, takie jak medytacja, ćwiczenia oddechowe czy yoga, mogą pomóc złagodzić stres. Regularne przerwy są również kluczowe, ponieważ pozwalają umysłowi odpocząć i zregenerować się. Prowadzenie zdrowego trybu życia, w tym zdrowe odżywianie, regularna aktywność fizyczna i odpowiednia ilość snu, może również pomóc w radzeniu sobie ze stresem.

Najlepsze praktyki w Rejestracji Telefonicznej

Osiągnięcie efektywności w rejestracji telefonicznej wiąże się z przestrzeganiem kilku kluczowych praktyk. Organizacja, skuteczna komunikacja, przestrzeganie zasad prywatności, ciągłe uczenie się i dbanie o siebie – to są elementy, które składają się na najlepsze praktyki w rejestracji telefonicznej.

Organizacja jest kluczem do efektywności. Dobra organizacja pozwala na szybkie i efektywne zarządzanie informacjami o pacjentach, terminach i procedurach. To oznacza, że musisz dobrze znać systemy, z którymi pracujesz, i być w stanie skutecznie z nich korzystać.

Skuteczna komunikacja jest równie ważna. Bez odpowiedniej komunikacji, informacje mogą być błędnie interpretowane lub pominięte, co może prowadzić do nieporozumień i błędów. Przyjazne podejście do pacjenta i jasne przekazywanie informacji jest kluczem do skutecznej komunikacji.

Ciągłe uczenie się i rozwijanie swoich umiejętności jest również ważne. Branża medyczna jest dynamiczna i ciągle się zmienia, dlatego ważne jest, aby być na bieżąco z najnowszymi trendami i technologiami.

Outsourcing Rejestracji Telefonicznej

Outsourcing rejestracji telefonicznej staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem dla placówek medycznych. Przeniesienie tej funkcji do zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w rejestracji telefonicznej, pozwala placówkom skoncentrować się na ich kluczowych obszarach działalności, oszczędzać czas i zasoby oraz poprawić efektywność.

Firmy, takie jak ProAssist, oferują specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, które pomagają w skutecznym zarządzaniu rejestracją telefoniczną. Mają one dostęp do najnowszych technologii i narzędzi, co zapewnia płynność i efektywność procesu.

Outsourcing rejestracji telefonicznej może również przynieść korzyści finansowe. Zazwyczaj jest to tańsze rozwiązanie, niż zatrudnianie i utrzymanie własnego personelu do zarządzania rejestracją telefoniczną. Można uniknąć kosztów związanych z zatrudnieniem, szkoleniem i utrzymaniem personelu, a także kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem niezbędnego sprzętu.

Właściwe zarządzanie rejestracją telefoniczną jest kluczowe dla każdej placówki medycznej. Zarządzanie stresem, przestrzeganie najlepszych praktyk i korzystanie z możliwości outsourcingu to strategie, które mogą przyczynić się do skuteczniejszego i efektywniejszego zarządzania tym procesem.