Gdy wiemy już, jak duże może być nasze oddziaływanie, trzeba sprawdzić, jaka jest wielkość rynku – choćby pobieżnie. Dla przykładu, jeżeli w Stalowej Woli byłoby 5 placówek wielospecjalistycznych na 40.000 mieszkańców, to łatwo obliczyć, że na jedną placówkę przypada 8.000 mieszkańców – zdecydowanie za mało osób na to, aby taka placówką się utrzymała. W takim przypadku musisz albo zmienić lokalizację, albo zmienić swoj plan – tzn. uznać na przykład, że nie otwierasz placówki wielospecjalistycznej tylko jednoosobowy gabinet.
Okej, ale skąd w takim razie mam obliczyć, jak wielu pacjentów musi mieć “mój rynek”, żebym mógł utrzymać się ze swoją placówką?
Przy takim “małym biznesie” nie będzie łatwo o to, by bardzo dokładnie takie liczby przedstawić, ale np. wiedząc, że Polak statycznie wydaje 150 zł rocznie na stomatologa, (dane za 2019 rok), czyli 32 euro. Z tym że część wydaje 0 złotych, a część wydaje 10.000 złotych – tak jak człowiek z psem mają średnio 3 nogi.
Wiedząc, że w 40 tysięcznej Stalowej Woli będziemy 10 placówką stomatologiczną, możemy liczyć na przychody rzędu 4000*150, czyli 600.000 złotych rocznie, oczywiście zakładając, że przejmiemy tę część rynku i nie na samym początku naszego biznesu.
Z drugiej strony możemy założyć scenariusz, w którym udaje nam się przejąć większą część rynku – nie musimy mieć wyłącznie tego naszego “kawałka”, o ile będziemy dobrze prowadzić naszą placówkę, a przede wszystkim świadczyć usługi na odpowiednim poziomie

Wstępna rozmowa telefoniczna

Dlaczego zaczynamy od takiego etapu, ponieważ poprzez rozmowę telefoniczną jesteśmy już w stanie znów pozyskać więcej i informacji o tym kandydacie. W pracy rejestratorki ważny jest dykcja, sposób mówienia i, kulturę osobistą czy też zachowania, czy reakcje na zadawane pytania  już nawet poprzez tę krótką rozmowę wiemy więcej, bo jak wiecie, CV może być imponujące, ale dykcja fatalna co niestety nie będzie dla nas dobrą wizytówką. Tu też wkrada nam się selekcja, ale to też znowu mniejsza strata czasu dla nas, możemy ten zaoszczędzony czas, już poświęcić na wdrożenie nowego pracownika.

Spotkania online

Pewnie zadajecie sobie pytanie dlaczego już Wam wszystko objaśniam no i tu znów odniosę się do sprawnej obsługi komputera, jeśli kandydat poradził sobie z uruchomieniem linku na spotkanie, to znaczy, że z tym komputerem faktycznie sobie radzi. Podczas takiego spotkania warto sięgnąć już po CV kandydata i zadać więcej pytań o miejsca pracy wcześniejsze, dlaczego aplikował właśnie do nas… Ale też warto zapytać, czemu akurat aplikował właśnie do nas i czy wie coś o naszej placówce/ firmie, czy to tylko taka decyzja na chybił trafił ze strony kandydata.  Druga lista pytań, to pytania, które sprawdzają cechy, które poszukuje. Nie chodzi o to, aby kandydata na czymś złapać, ja do tego podchodzę w ten sposób, że jeżeli ja znajdę odpowiednią osobę do pracy, to plus jest nie tylko dla mnie, ale również dla niej i w odwrotną stronę — działa to tak samo. Jeżeli osoba miałaby się u nas męczyć, czy to w kontakcie ze mną, czy z innymi pracownikami, czy w ogóle w pracy to bez sensu również dla niej. Ważne, żebyśmy sobie zrobili zestaw pytań do tych cech, które ustaliliśmy, że szukamy, O co w tym chodzi? Jeżeli uznajesz, że dla Ciebie punktualność jest bardzo ważna, to możesz zadać pytanie np. Co robisz w momencie gdy jesteś w korku i widzisz, że będziesz w pracy na 08:05, a nie na 08:00… być może kandydat odpowie, że on byłby w pracy już o 07:45, że nie wyobraża sobie, że w momencie gdy placówka otwiera się o 08:00, to miałby być na 08:00… być może odpowie, że nigdy mu się to nie zdarzyło, być może odpowie, że nie wyobraża sobie takiej sytuacji, być może odpowie, że zadzwoniłby już zdecydowanie wcześniej, bo by wiedział etc…a być może odpowie po prostu, że no nic. Myślę, że 5 minut nikogo nie zbawi ? I wtedy wiesz już, że w tym zakresie dajesz mu zero punktów.

Oprócz nazwijmy to brzydko przepytywania kandydata, jest też czas na wyjaśnienia i doprecyzowania z mojej strony. Mówimy w tym czasie o naszej firmie, o pracownikach, współpracownikach, zakresie obowiązków itd. Podczas tego etapu jest również czas na ewentualne pytania kandydata — być może ma jakieś pytania dotyczące pracy, godzin, wynagrodzenia, zakresu obowiązków. Wszystko to, co nie potrafiłam przekazać.

Dzień próbny 

Dzień próbny to weryfikacja:

po 1 – tego co jest zapisane w CV i powiedziane podczas rekrutacji to prawda

po 2 – czy Twoje wyobrażenie o tej osobie i cechach, które oceniłeś, są prawdziwe, czy może się pomyliłeś

po 3 – odpowiednich umiejętności

Podczas takiego dnia próbnego skupiamy się na weryfikacji umiejętności i tu możemy ocenić obsługę komputera, umiejętności przekazywania informacji. Już podczas takiego dnia próbnego widzimy dużo więcej niż podczas rozmowy czy to telefonicznej, czy online, widzimy zachowania stres, emocje. Na takim spotkaniu możemy też zwrócić większą uwagę na kulturę osobistą, co też jest ważnym, elementem pracy rejestracji.  Możemy też  sprawdzać cechę organoleptycznie — jeżeli widzisz, że osoba przyszła nie schludnie ubrana  na rozmowę o pracę, gdzie przecież będzie wizytówką firmy, to wiesz już, że taka osoba nie powinna u ciebie pracować.

Nasze zachowanie podczas procesu

I jeszcze taka ważna informacja, która nam się tu nasuwa, jeśli podsumujemy te 3 etapy, to w każdym z nich nie może zabraknąć profesjonalizmu z naszej strony. Musimy starać się budować niewidzialną więź z tym kandydatem, nawet jeśli z jakichś względów go nie wybieramy, to my jako osoby rekrutujące musimy dać odczuć takiemu kandydatowi, że jest zaopiekowany przez nas, czyli dać mu trochę swojej uwagi, to jest niezmiernie ważne. I teraz zobaczcie w ten sposób, dajecie sobie jako cechę, pracownika, którego poszukujecie, aby się nie spóźniał, a Wy spóźniacie się na spotkanie z kandydatem. To jest mega lekceważące, wymagamy od innych, wymagajmy również od siebie, ale cały czas musimy pamiętać, że rozmowa kwalifikacyjna to część działań employer branding. Rekruter musi lubić ludzi, musi chętnie odpowiadać na zadawane pytanie, traktować kandydatów uprzejmie, z szacunkiem, być ciekawym, tego, co mają do powiedzenia. Oczywiście podczas tych etapów rozmów nie może zabraknąć przekazania informacji z naszej strony wprowadzenia w charakter pracy poinformowanie pracownika, jaki wygląda u nas proces pracy, omówić kwestie finansowe. Bo jeśli zatrudnimy takiego pracownika, a tych informacji nam zabraknie podczas spotkań, to pracownik może być później rozczarowany, a chcemy budować zespół, który się dobrze dogaduje i też dobrze czuje się w swoim towarzystwie, wiadomo, że pracownik ma skupić się na pracy, a nie na rozmowach towarzyskich, ale warto, aby w pracy znalazł takie osoby, do których będzie chętnie wracał, to nie tylko pozwoli nam na zbudowanie dobrego teamu, ale też zachęci przychodzenia pracownika w dobrym, pozytywnym nastawieniu, bo będzie też chciał spotkać się ze swoimi koleżankami czy kolegami z pracy. 

Nie skupiamy się tylko na pozyskaniu jak największej liczbie informacji o pracowniku, ale też my musimy zaprezentować stanowisko pracy tak, aby zachęcić kandydata, bo wybór nie leży tylko po naszej stronie, ale po dwóch. Szczególnie gdy szukamy pracownika na długo. Bo być może student na 2 miesiące, aby sobie dorobić nie będzie, nazwijmy to wybrzydzał, ale pracownik, który szuka dla siebie miejsca na lata, też chce mieć pewność, że ta praca jest dla niego — i dobrze! I na koniec rekrutacji on boarding pracownika w nowym miejscu pracy i przygotowanie odpowiednich dokumentów.

Rekomendacje

Często też w naszym zespole zdarzają się osoby, rekomendowane przez nasz zespół — to jest bardzo fajne, ale i zarazem budujące dla naszej firmy, bo odbieramy to w ten sposób, że jeśli ktoś nas poleca to fajne się u nas pracuje. Oczywiście nie postępujemy tu w żaden inny sposób, jest ta ścieżka jak u osób z zewnątrz, ale jest to dla nas miłe doświadczenie. 

1. Oblicz, ile roboczogodzin dodatkowych potrzebujesz

To jest istotne, aby mierzyć siły na zamiary – czasami do zaprzyjaźnionej agencji marketingowej zgłaszają się klienci i jak kolega ich pyta, ok, to ile chcecie tych dodatkowych pacjentów – nie potrafią powiedzieć… a to jest podstawowa sprawa. I tak samo jest w przypadku dodatkowych roboczogodzin pracy specjalistów – ile roboczogodzin w placówce masz zajęte, a ile jeszcze wolnego miejsca?

Jak to obliczyć? Prosto: Ilość gabinetów razy ilość godzin pracy placówki w ciągu dnia razy ilość dni w miesiącu, w których placówka jest otwarta (można też liczyć w przedziale tygodniowym) i wtedy widzimy, że mamy do zagospodarowania jeszcze np. 100 roboczogodzin.

ilość gabinetów x ilość h pracy placówki dziennie x ilość pracujących dni = liczba roboczogodzin do zagospodarowania 

2. Sprawdź, czy twoi specjaliści w Twojej placówce aktualnie mają pacjentów:

Głównym, najprostszym sposobem, aby lekarze u Ciebie przyjmowali, jest po prostu info od środowiska, że tam się dobrze zarabia. Aby się dobrze zarabiało, muszą być pacjenci. W zależności od tego, czy placówka zabiegowa, czy, placówka konsultacyjna może ich być setki lub kilka, ale generalnie sprawdź, jak wysokie faktury wystawiają Ci lekarze i porównaj je do tego, co oferują inne placówki. Jeżeli Twoi specjaliści nie mają pacjentów, to najpierw się skup na tym, aby ich mieli, a później nad tym, aby rozwijać placówce o kolejnych specjalistów.

Efekt błędnego koła

W tym miejscu się trochę zatrzymam, bo to bardzo częsty błąd. Zapraszamy do placówki jakiegoś specjalistę, a on mówi, że przyjdzie raz w miesiącu. Przychodzi raz w miesiącu, my mu nie potrafimy zapełnić grafiku pacjentami na, chociażby ten jeden dzień, a jednocześnie oczekujemy, aby pokrył nam inne dni? Np. przychodził 4 razy w miesiącu — no nie — bez sensu. Po co ma do Was przychodzić 4 razy w miesiącu, skoro raz w miesiącu nie ma pełnego grafiku? A znowu my –  załamujemy ręce, bo mówimy – jak ja mam zapewnić pacjentów temu specjaliście, jak pacjent dzwoni, a ja mówię, że najwcześniejszy termin jest za 4 tygodnie. 

I dochodzi do sytuacji, w której my mamy np. bardzo długą listę specjalistów na stronie internetowej, którzy u nas pracują, ale generalnie nie mamy żadnej OFERTY dla pacjenta, który chce mieć wykonaną konkretną usługę. Bo należy tutaj patrzeć z perspektywy pacjenta – to on ma mieć odpowiednia dla siebie ofertę, usługę, a więc odpowiednią jakość w odpowiedniej cenie, w odpowiednim terminie.

Więcej na ten temat mówiłem w odcinku o strategii rozwoju placówki medycznej, natomiast tak w skrócie istotne jest, aby wyjść z tego błędnego koła — powiem więcej i krótko — nie bierzcie do pracy lekarzy, którzy przyjmują u was 1 raz w miesiącu. Nie ma to sensu – szczególnie gdy macie zamiar inwestować czas i pieniądze w marketing w tego typu współpracę. Zdecydowanie lepiej jest zmniejszyć ilość specjalistów w placówce, ale bazować na takich, którzy będą się z nią identyfikowali i będą dostępni dla pacjentów często – wtedy mówiąc krótko macie co „oferować” swoim pacjentom… a w późniejszym okresie również innym specjalistom, którzy będą poszukiwali placówki, w której chcą przyjmować.

3. I jak już wiemy, że specjaliści u nas mają pacjentów, że potrzeba nam jeszcze np. 5 do tego, aby w pełni wykorzystać potencjał naszej placówki – w pełni zapewnić dostępność gabinetów, to możemy przejść dalej, czyli do tego, kogo szukamy: sprawdźmy, komu jesteśmy w stanie zapewnić najlepsze warunki pracy, np. w placówce, w której mamy dużo pacjentek ginekologicznych i one czekają długo na wizytę, to jak zatrudnimy młodego ginekologa, to jest szansa, że szybko zapełnimy jego grafik pracy i będzie on szybko zadowolony z warunków pracy, to też było omawiane w odcinku, dotyczący cm strategii rozwoju placówki medycznej, a więc również odsyłam do niego, aby ewentualnie dokładniej przejść temat.

Idziemy dalej, wiemy ile, wiemy kogo i teraz co zrobić, aby lekarze pracowali w mojej placówce oprócz skutecznego pozyskiwania dla nich pacjentów?