system do edm – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Zmiana oprogramowania medycznego i przenoszenie bazy danych pacjentów od aktualnego dostawcy

Przeniesienie bazy pacjentów

Import bazy – czyli wgranie jej do nowego systemu, to bardzo ważna sprawa. Dowiedz się, jakie dane możesz przenieść, czego możesz oczekiwać od nowego dostawcy oprogramowania i na co zwrócić uwagę przed podjęciem tego kroku.

Baza danych, to przede wszystkim dane pacjentów: imię, nazwisko, numer PESEL, adres mailowy, numer telefonu – wszystko to, co do tej pory wypełnialiście w ramach systemu w trakcie rejestracji pacjentów.

Z naszego doświadczenia możemy podpowiedzieć, że warto zwrócić uwagę, czy w aktualnym systemie Twój zespół wypełnia odpowiednie dane. Czasem zdarza się tak, że trafia do nas klient, gdzie przy przenoszeniu bazy z innych programów okazuje się, że dane były wpisywane błędnie. Np. w adresie e-mail wpisywany był kod pocztowy albo w miejscu na kod pocztowy – numer telefonu. To duży kłopot. Oczywiście, wgrywamy wtedy taką bazę danych, ale rejestracja lub inny personel z Twojej placówki musi sukcesywnie poprawiać dane.

Tak samo jest z informacją o tym jaka jest płeć. Dane wypełniane są różnie, np. K lub kobieta lub kob. W trakcie przenoszenia bazy, te różne zapisy nie zostaną ujednolicone. My nie możemy ingerować i poprawiać baz, ponieważ za to, co jest w bazie odpowiada placówka.

Przeniesienie historii wizyt

Wizyty i dokumentacja medyczna – papierowa dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez 20 lat i tak samo jest z jej elektronicznym odpowiednikiem, czyli EDM. Dlatego przenosząc się z innego systemu, powinieneś pobrać dokumentację i mieć do niej dostęp. Tutaj podpowiadamy kilka rozwiązań. Możesz pobrać dokumentację na komputer i mieć do niej dostęp stacjonarnie – traktować jako bazę wiedzy. Jeśli korzystasz z programu instalowanego na komputer i to jest program, za który zapłaciłeś licencje i jest Twój, to możesz po prostu nie przenosić danych medycznych i również traktować je jako bazę informacji, do których będziesz sięgać w sytuacji, kiedy przyjdzie pacjent. Przenieść wszystko do nowego systemu.

Dokumentacja zdjęciowa i inne załączniki – jeśli w aktualnym programie posiadasz dokumentację zdjęciową, to robiąc eksport danych musisz tylko powiązać pliki w sposob 1:1 z pacjentem, żeby było wiadomo jaki pliki jest jakiego pacjenta. I na końcu – co nie znaczy, że mniej ważne – są sytuacje, kiedy przenosimy kilkaset usług – nie ma sensu wpisywać tego ręcznie – w Proassist przenosimy usługi rozliczeniowe i recepcyjne. Mamy doświadczenie w przenoszeniu baz, wiemy jak powinna być ułożona praca w momencie eksportu i importu plików. A co, jeśli dostawca nie chce udostępnić bazy? Wtedy możesz do nas napisać, a my pomożemy Ci z tym zagadnieniem.

Otwarcie własnej placówki medycznej – czy to taki świetny interes?

Kto decyduje się na biznes medyczny?

Placówka medyczna, to jest bardzo specyficzny biznes. Bardzo rzadko zdarza się, aby na otwarcie placówki medycznej decydowała się osoba spoza medycyny. W mojej subiektywnej opinii, zdecydowana większość prywatnych placówek w Polsce prowadzą lekarze czy specjaliści lub ich rodzina. Oczywiście, mowa tutaj o mniejszych placówkach, a nie o szpitalach czy większych klinikach – wtedy proporcje są zupełnie inne.

Dlaczego tak jest?

Po pierwsze, z uwagi na naturalny rozwój. Tzn. lekarz, czy fizjoterapeuta, który decyduje się na otwarcie swojego prywatnego gabinetu, po jakimś czasie dochodzi do wniosku, że chciałby czegoś więcej, a więc niejako zamienia ten gabinet w placówkę medyczną. Zwiększa ilość wynajmowanego miejsca, bierze kolejne sprzęty w leasing i w ten sposób powstaje podmiot medyczny. Czyli przez rozwój organiczny.

Po drugie, ze względu na bardzo dużą ingerencję Państwa w ten rynek. Rynek jest po prostu mocno regulowany. A przez to oprócz pieniędzy, pomysłu, zmysłu marketingowego i biznesowego oraz umiejętności obsługi pacjentów na wysokim poziomie, trzeba mieć również wiedzę na temat jego funkcjonowania. Takie zwykłe know-how, w zakresie obowiązującego prawa. Właściciele placówek- nawet nie zdają sobie sprawy, ile przepisów biurokratyczno-administracyjnych znają, których w innych branżach, osoby na ich stanowisku – czyli de facto stanowisku specjalisty – nie są zmuszone znać. Tych przepisów jest naprawdę masę i mają one wpływ zarówno na próbę wejścia w ten biznes, jak i na możliwości reklamowania, sposoby kontraktowania współpracowników, czy nawet np. wybór lokalu – gdzie byś nie spojrzał, tam wszędzie są jakieś ograniczenia. A wiadomo – im więcej tego typu przepisów, tym mniejsza chęć wejścia w ten rynek ludzi, którzy ich nie znają.

W związku z tym zastanawiałem się, czy branża medyczna, to taki świetny interes?

Branża medyczna, trochę podobnie jak branża IT, czy np. branża księgowa, prawnicza itd. posiada w swojej strukturze kosztowej bardzo duży odsetek kosztów osobowych. 50, 60 a nawet 70% czy 80% kosztów firmy IT, księgowej, czy prawniczej, to są koszty osobowe i identycznie jest w przypadku konsultacyjnej placówki medycznej. W placówce zabiegowej proporcje są trochę niższe, ale i tak koszt osobowy to jest najwyższa pozycja w excelu z kosztami.

Z tym, że jest jedna zasadnicza różnica. O ile mając biuro księgowe czy firmę IT, my musimy zainwestować w program i komputer, biurka i krzesła, o tyle posiadając swoją placówkę medyczną musimy dodatkowo dokupić bardzo drogi sprzęt i zainwestować w lokal, który będzie dobrze usytuowany, bo przecież ludzie muszą do niego dojechać z całego miasta i musi wyglądem przyciągać chętnych – a więc będzie droższy. Dodatkowo lokal musi spełniać wymogi sanepidowskie, co znów podnosi koszty. Musimy mieć również zagwarantowaną obsługę pacjentów, a więc personel około-medyczny też będzie potrzebny.

I teraz zauważcie – marżę, czyli różnice pomiędzy tym co płaci klient (pacjent), a ile wydajemy na koszty osobowe, mamy bardzo podobną w tych biznesach – 30, 40%, 50%. Natomiast to, jakie wydatki musimy ponieść z tej marż, to całkowicie inna sprawa. Oczywiście tutaj różnice może zrobić skala lub oferowanie droższych zabiegów, ale w przypadku skali jesteśmy ograniczeni lokalowo – nasz lokal może obsłużyć maksymalnie X pacjentów i jeżeli chcemy więcej, to musimy zainwestować w większy. A w przypadku drogich zabiegów, musimy zainwestować w sprzęt, personel i zazwyczaj również w marketing, co znowu pożre nam nasz zysk.

I dlatego uważam, że ta branża medyczna widziana z perspektywy właściciela, a nie pracownika placówki medycznej, nie jest aż taka dochodowa jakby się to mogło wydawać.

Jak w takim razie wygląda wchodzenie na rynek?

Etap 1 – ciężko pracuję u kogoś:

Sposób dochodzenia do swojego biznesu życia przez lekarza jest często powtarzalny – lekarz kończy studia, robi rezydenturę, pracuje ponad przeciętną ilość godzin – często zdecydowanie powyżej 200, 250 w miesiącu (oczywiście mówię tutaj o wszystkich miejscach, w których pracuje).

Etap 2 – ciężko pracuję u siebie:

Następnie specjalista decyduje się na otwarcie swojego gabinetu. Wynajmuje lokal, bierze pierwszy leasing (chyba, że wcześniej już wziął na auto), robi remont i pełen energii stara się przyjmować jak najwięcej pacjentów.I jeżeli jest dobry, to znowu pracuje tyle samo godzin, co poprzednio, a czasami nawet więcej. Z tym, że proporcje są inne – coraz więcej godzin w swoim gabinecie, a coraz mniej jako podwykonawca w innych placówkach. W momencie, gdy lekarz ma już pełny grafik pacjentów we własnym gabinecie, to zazwyczaj pracuje wyłącznie u siebie i w Szpitalu – co nadal determinuje te 200-250 godzin miesięcznie. Ilość roboczogodzin się nie zmienia, raczej zmienia się często zakres obowiązków i zyski z pracy.

Etap 3 – dolina śmierci:

Potem jest etap 3, na który decyduje się już zdecydowanie mniejsza ilość specjalistów, czyli zamiana gabinetu w podmiot medyczny.

I teraz zdaje się być magia – otóż okazuje się, że jak do tej pory w opcji 1 – lekarz w 100% skupiał się na leczeniu pacjentów, w drugiej opcji w 80-90%, tak teraz jest zupełnie inaczej. Ilość roboczogodzin, które poświęca się na sprawy biznesowe diametralnie rośnie.

Teraz mamy dwie opcje – albo lekarz sobie z tego nie zdaje sprawy i polegnie na tym rynku, albo sobie zda z tego sprawę i będzie sukcesywnie zajmował się “swoim biznesem”, przeznaczając na to jakiś czas regularnie.

Oczywiście jest wyjście – zatrudnić odpowiedniego managera, który będzie zaangażowany w ten biznes, tak jak być powinien, aby odniósł on sukces. Takiego managera, który będzie miał do tego kompetencje i zdolności, ale znalezienie go jest również bardzo trudne.

Ten moment jest często niezrozumiały dla specjalistów. Jak to się dzieję? Gdzie są te pieniądze? Dlaczego ci lekarze mi zawracają głowę? Dlaczego ta Pani Krysia z rejestracji nie rozumie, co trzeba robić?

Oni oczekiwali dokładnie tak gładkiego wejścia w rynek jak w przypadku otwarcia własnego gabinetu, ale zderzają się ze ścianą z uwagi na fakt, że wcześniej nadal wszystko było zależne od nich, a teraz już nie jest zależne od nich. Kompetencje biznesowe wcześniej mogliśmy przykryć dużymi umiejętnościami medycznymi, a w tym przypadku już nam się to nie uda.

Aktualnie na rynku usług medycznych, szczególnie w dużych miastach, nie jest już tak łatwo jak kilka, kilkanaście lat temu wejść na rynek. Pacjenci są bardziej wymagający i mają zdecydowanie więcej możliwości niż wyłącznie jedna placówkę w okolicy. W inny sposób niż przez rekomendacje dowiadują się o istnieniu placówek i w inny sposób dokonują zapisu na wizyty. Chcą też być obsługiwani na wysokim poziomie. Wszystko się zmienia, a placówki, które tego nie rozumieją i działają po staremu są wypierane przez te, które prowadzą swój biznes w nowoczesny sposób.

To jest ta dolina śmierci placówek medycznych – ten moment, kiedy specjalista zmienia swój gabinet w placówkę medyczną, a chce działać po staremu. Nadal wydawać tyle samo kasy na marketing, na obsługę pacjenta, na organizację pracy. Dla niego inwestycja zaczęła się i skończyła się wraz z wynajmem lub kupnem większego pomieszczenia, jego wyremontowania i zakupu sprzętu… czasami jeszcze poświęci czas na namówienie swoich kolegów ze szpitala, aby u niego przyjmowali i to by było na tyle. W tym momencie jest to za mało.

I do momentu aż ten specjalista nie zrozumie, że nie jest już wyłącznie świetnym specjalistą, ale również po prostu osobą prowadzącą biznes i musi poświęcać temu czas, aby ten biznes się rozwijał lub zainwestować środki w kompetentnego managera – to nie da rady.

A co gorsza, nawet jeżeli specjalista już to rozumie – ok, nie jestem już wyłącznie specjalistą i prowadzę swój biznes, więc poświęcę na niego czas… to czasami może to również być niewystarczające. Powiem coś oczywistego, ale chyba należy: nie każdy może być lekarzem, ale też nie każdy może być biznesmenem – możesz być świetnym lekarzem, ale średnim biznesmenem i odwrotnie. Oczywiście wszystkiego można się nauczyć będąc zdeterminowanym, ale jeżeli tej determinacji nie ma, to zapis na kursy nie pomoże i po prostu ten biznes nie będzie działał.

Dobra, ale co ty Jacek gadasz. Przecież te placówki nie upadają.

Nie upadają z jednej przyczyny – lekarz założyciel je utrzymuje.

On, do tej pory mając swój jednoosobowy gabinet, poświęcał swoje wynagrodzenie na swoje życie, natomiast teraz, gdy ma placówkę – dużą część wynagrodzenia za swoją pracę przeznacza na utrzymywanie tej placówki i tylko dlatego ona nie upada.

Wcześniej zarabiał X miesięcznie, a dzisiaj zarabia jakąś część z tego, ponieważ reszta idzie na spłatę zobowiązań tej placówki. Można tak trwać bardzo długo z uwagi na fakt, że dobry specjalista (a tacy zazwyczaj decydują się na otwarcie własnej placówki bez zaangażowania biznesowego) zarabia godnie, więc jest w stanie utrzymywać taką placówkę – ale oczywiście nie taki był cel tej placówki.

I na koniec przychodzi frustracja – wszystko drogie, wszyscy wszystko ode mnie chcą – przychodzi chęć oszczędzania, a nie szukania nowych źródeł dochodów i tak to trwa później latamia. Taka placówka pracuje na 20% swojego potencjału, reszta jest niewykorzystana.

Dlatego dolina śmierci w placówce wcale nie musi oznaczać upadku tej placówki – raczej, to że specjalista będzie ją utrzymywał, zamiast poświęcać środki ze swojej pracy na swoje życie.

Dziwnym jest dla mnie wyłącznie to, że tak mało osób decyduje się na krok wstecz w takim przypadku – aby powrócić do stanu sprzed zmiany gabinetu na placówkę i trwają w tej sytuacji często do emerytury.

Dlatego też drodzy słuchacze – uważajcie z decyzjami o otwarciu własnej, większej placówki medycznej.

Jeżeli tu jesteś, to zapraszam Cię na grupę na Facebooku: Zrozumieć pacjenta.

Jak przekonać lekarza do zmiany oprogramowania medycznego na lepsze?

Przywiązanie do systemu jest naturalne – często nie chcemy zmieniać tego, co znamy. Jednak czasem trzeba wprowadzić zmiany, żeby ułatwić pracę, zaoszczędzić pieniądze, zrobić krok do przodu i otworzyć się na nową technologię.

Jeśli jesteś managerem placówki medycznej i zastanawiasz się, jak przekonać lekarzy do zmiany oprogramowania medycznego, to dobrze trafiłeś. W tym artykule omówimy strategie, które pomogą Ci przekonać lekarzy do wprowadzenia nowego i bardziej zaawansowanego oprogramowania medycznego.

Zrozumienie obecnych potrzeb

“Musimy mieć na uwadze fakt, że nie ma złotego środka, aby przyspieszyć i uprościć pracę lekarza z dokumentacją. Jest po prostu kilkanaście małych prostych usprawnień, które w całości dają możliwość poświęcenia większej uwagi dla pacjenta lub skrócenia czasu wizyty.” – Jacek, CEO w Proassist

Pierwszym krokiem w przekonaniu lekarzy do zmiany oprogramowania medycznego jest zrozumienie ich obecnych potrzeb. Organizuj spotkania z lekarzami, aby dowiedzieć się, jakie są ich oczekiwania wobec systemu medycznego i jakie trudności napotykają na co dzień. To pozwoli na dostosowanie nowego oprogramowania do konkretnych potrzeb i rozwiązanie problemów, z którymi borykają się lekarze. Według Jacka najważniejszym zadaniem jest znaleźć takie rozwiązanie, które niezależnie od umiejętności lekarza w zakresie obsługi komputera — zawsze będzie mu pomocne.

Prezentacja konkretnych korzyści

Kiedy już zrozumiemy, czego lekarze potrzebują, warto przedstawić im konkretne korzyści wynikające z nowego oprogramowania. Może to obejmować:

– Poprawę efektywności pracy poprzez łatwiejszy dostęp do danych pacjentów, elektroniczne recepty i automatyzację procesów.

– Zwiększenie bezpieczeństwa pacjentów dzięki wbudowanym systemom kontroli jakości i ochronie danych.

– Możliwość integracji systemu ze stroną internetową placówki i ze ZnanymLekarzem, co otwiera więcej możliwości rejestracji pacjentom.

– Obsługę mobilnych urządzeń, co pozwoli lekarzom na dostęp do danych pacjentów w dowolnym miejscu i czasie.

– Innowacyjne funkcje, które ułatwią pracę, np. głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej, podpisy elektroniczne, czy wysyłanie zaleceń po wizycie bezpośrednio na adres mailowy pacjenta.

– Wielozadaniowość systemu, czyli możliwość prowadzenia magazynu, wprowadzania dostaw, wystawiania faktur, czy naliczania prowizji dla lekarzy.

Szkolenia i wsparcie techniczne

Niezbędne jest zapewnienie lekarzom odpowiednich szkoleń i wsparcia technicznego przy wdrażaniu nowego oprogramowania. Dobre szkolenia pomogą lekarzom szybko przyswoić nowe narzędzie i poczuć się pewniej w jego obsłudze. Dostępność wsparcia technicznego na bieżąco pomoże rozwiązywać ewentualne problemy i utrzymać zaufanie do nowego systemu. Warto zwrócić też uwagę, czy do oprogramowania dostępne są instrukcje, z których można skorzystać poza godzinami pracy działu wsparcia technicznego.

Przekonanie lekarzy do zmiany oprogramowania medycznego na lepsze może być wyzwaniem, ale to zadanie jest kluczowe dla doskonalenia opieki zdrowotnej. Jeśli przedstawisz lekarzowi wszystkie te korzyści, będzie mu łatwiej zdecydować się na zmianę oprogramowania. Świadomość, że będzie miał wsparcie techniczne z pewnością go uspokoi. Najlepsze placówki, z którymi współpracujemy jako Proassist mają tzw. checklistę tego, co powinien nowy specjalista wiedzieć i umieć i poznać, zanim przystąpi do pracy, np. poznać system medyczny.

Nie zapomnij jednak o monitorowaniu pracy lekarzy i zbieraniu ich opinii po wdrożeniu nowego oprogramowania medycznego. Być może będzie im potrzebna pomoc lub dodatkowe szkolenie. Na wszystko potrzeba czasu. W miarę jak system będzie rozwijać się i dostosowywać do potrzeb placówki, lekarze zaczną dostrzegać jego wartość i korzyści.

Pamiętaj, że zawsze warto inwestować w nowoczesne narzędzia, które pomogą podnieść jakość i efektywność opieki zdrowotnej oraz ułatwią pracę personelu medycznego.

Audyt prawny w placówce medycznej. Jakie błędy w dokumentacji pojawiają się najczęściej w gabinetach.

Kosmetolog a lekarz medycyny estetycznej – jaka jest różnica?

Jacek: Jak od strony prawnej wygląda “spór” między kosmetologami a lekarzami?

Daria: Coraz więcej lekarz i kosmetologów współpracuje ze sobą dlatego można powiedzieć, że te spory między nimi ucichły. Pod względem politycznym branża beauty została odstawiona na bok więc na razie wszelkie spory się wyciszył. Jeśli chodzi o rozporządzenie wprowadzenia dodatkowego kodu związanego z medycyną estetyczną i medycyną naprawczą to zostało to wprowadzone w wakacje. Według przepisów medycyną iniekcyjną mogą zajmować się lekarze i lekarze stomatolodzy. Tak naprawdę kosmetolodzy zostali z tego wyłączeni.

Jacek: Czy istnieją jakieś regulację prawne co do tego jakie zabiegi może wykonywać specjalista?

Daria: Głównym problemem jest to, że nie istnieje ustawy o kosmetologii – opiera się ona na prawie medycznym.

Jacek: Czy kosmetolog może zrobić iniekcję np. botoks, kwas hialuronowy? Czy może robić zabiegi laserowe? Kto odpowiada za powikłania po zabiegu w przypadku rozprawy sądowej?

Daria: Jeżeli chodzi o iniekcję to zgodnie z rozporządzeniem do pełnej iniekcji mają lekarze i lekarze dentyści. Kosmetolog nie powinien wykonywać takich zabiegów jeżeli nie posiada uprawnień, aczkolwiek nie ma zapisu który by tego zabraniał.
Kwestia laserów jest taka, że wiele firm prowadzi szkolenia z zakresu korzystania z ich laserów więc dużo kosmetologów wykonuje te zabiegi. Są firmy, które produkują lasery wyłącznie do użytku przez lekarzy.
W sądzie zależy to od interpretacji rozporządzenia przez prawnika. Wiadomo tylko, że jeżeli zabiegu dokonuje kosmetolog to dużo trudniej jest udowodnić winę- taka sprawa wymagałaby dokładnego przeanalizowania.
Jeżeli kosmetolog pracuje u siebie to oskarżenie kierowane jest do osoby wykonującej zabieg jeśli u kogoś na umowie o pracę to zazwyczaj do właściciela.

Kiedy gabinet kosmetologiczny staje się podmiotem medycznym?

Jacek: Często gabinety kosmetologiczne zatrudniają lekarzy, czy jest granica kiedy ten gabinet musi się zamienić w podmiot medyczny?

Daria: Aby stać się podmiotem medycznym zgodnie z ustawą, spółka musi spełniać warunki, posiadania w zespole lekarza. Musi mieć on odpowiednie wykształcenie i wykwalifikowanie. Sama jednostka beauty nie stanie się podmiotem medycznym jednakże podejmując współpracę z lekarzami to jest to podstawą, aby stać się placówką medyczną. Istnieje też możliwość współpracy z lekarzem nie stając się podmiotem medycznym- na zasadzie umowy B2B, gdzie lekarz wynajmuje gabinet i samodzielnie zajmuje się dokumentacją medyczną pacjentów.

Jacek: Czy są jakieś obostrzenia związane z byciem podmiotem medycznym?

Daria: Podmiot medyczny ma ich znacznie więcej, dlatego warto jest przeanalizować swoją sytuację i ustalić co chce się robić. Dopiero po takiej dokładnej analizie warto jest wybrać czy zostać w miejscu gdzie się jest czy zamienić w podmiot medyczny.

Jak się przygotować do kontroli prawnej w placówce medycznej?

Jacek: Jak wygląda praca audytora w placówce medycznej?

Daria: Wiele zależy od klienta. Można pracować zdalnie umawiając się z klientem online, są tacy co wolą się umówić stacjonarnie. Rozmowy często przeprowadzane są z właścicielami, managerami a nawet z osobami przełożonymi- to zależy od tego kto zarządza daną placówką. Audytor analizuję dokumenty, jakie są usługi pełnione w danej klinice, jakie są relację między pracownikiem a pracodawcą, zadaję dużo pytań odnośnie funkcjonowania placówki. Po tej analizie widać jakie są ewentualne braki i co działa poprawnie.

Jacek: Czy rejonizacja ma znaczenie w tym co i jak sprawdzają urzędnicy?

Daria: Jest to możliwe, przykładem może być to czy dana placówka działa prywatnie czy na NFZ, a uwagi na rejonizację każdy NFZ rozlicza inaczej.

Jacek: Zatrudniając specjalistę na zasadach umowy B2B czy ma on obowiązek okazania badań sanitarno-epidemiologicznych oraz medycyny pracy?

Daria: Tak. Posiadanie takich badań jest dla gabinetu zabezpieczeniem przed ewentualnymi problemami. Lepiej jest posiadać za dużo dokumentów niż mieć ich za mało.

Jacek: Jakie dokumenty należy okazać do kontroli w prywatnej wielospecjalistycznej placówce medycznej?

Daria: Nie ma gotowego pakietu dokumentów jakie należy posiadać. Z uwagi na różnorodność specjalizacji każda klinika będzie dysponowała innymi dokumentami. Jedynie RODO, informacje o stanie pacjenta, wydawanie dokumentacji medycznej, kwestie zgód wizerunkowych, regulamin placówki to dokumenty, które będą się pojawiać w każdej placówce.

Jacek: Czy gabinet lekarski powinien posiadać regulamin gabinetu?

Daria: Gabinet również tak jak podmiot medyczny powinien posiadać regulamin.

Jacek: Czy w placówce medycznej świadczącej prywatne usługi przed zabiegiem np. biopsji pacjent musi podpisać wypisać formularz świadomej zgody na badania?

Daria: Tak! Dodatkowo należy pamiętać, że nie ma czegoś takiego jak uniwersalna zgoda na zabieg. Pacjent, który po raz pierwszy wykonuje biopsję powinien nie tylko podpisać zgodę, ale też inne dokumenty. Każdy zabieg powinien mieć swój dokument zgody. RODO i upoważnienie wystarczy jednorazowo z możliwością wglądu.

Jacek: Czy audyt powinno się wykonywać za każdym razem, gdy w placówce dokonuje się jakaś zmiana?

Daria: Każda placówka medyczna powinna mieć swojego prawnika, który będzie czuwał nad taką placówką. Przy zmianie specjalisty jest to drobna zmiana natomiast gdy pojawiają się nowe usługi czy wyroby medyczne to wtedy warto jest wprowadzić na nie dokumentację. Należy być ubezpieczonym na każdą usługę jaką się świadczy.

Jacek: Czy podpisy na tablecie są zgodne z prawem?

Daria: Ten temat jest jeszcze nie sprecyzowany – kwestie podważalności tego podpisu. Każdy dokument musi być podpisany w sposób czytelny. Brak czytelnego podpisu działa na niekorzyść placówki medycznej, która ten podpis zbiera od pacjenta. W sądzie pacjentowi łatwiej jest wybronić się ,że to nie on podpisał zgodę jeżeli podpis jest nieczytelny.

Jacek: Ile czasu należy przechowywać dokumentację medyczną w formie papierowej?

Daria: 20 lat od daty podpisu.

Jacek: Czy papierową wersję zgody można wyrzucić jeżeli została zeskanowana do komputera?

Daria: Nie, jeżeli była podpisana w formie papierowej to należy ją trzymać w takiej formie.

Jacek: Czy każda strona zgody powinna być podpisana parafką?

Daria: Tak, jeżeli zgoda ma kilka stron to każda powinna być opatrzona parafką.

Najczęstsze błędy popełniane w gabinetach

Jacek: Jakie jest 5 błędów, które pojawiają się w gabinetach medycznych podczas audytu?

Daria: Bardzo często jest to:
– brak RODO albo niewłaściwe RODO
– niestosowanie regulaminu organizacyjnego lub za krótki regulamin
– braki i błędy w zgodach na określone usługi
– brak wiedzy na temat pobierania zgód od osób małoletnich
– mało szkoleń personelu na temat dokumentacji

Jacek: Ile kosztuje audyt w placówce medycznej?

Daria: Cena zależy od ilości pracy jaka jest potrzebna do wykonania i wielkości placówki medycznej. Audyt nie jest tanią usługą ponieważ jest czasochłonny i wymaga dużego zaangażowania.Jacek: Czy miejsce przechowywania papierowej dokumentacji medycznej powinno być w miejscu wykonywania usług, czy może być poza placówką?

Daria: Jeżeli jest to dokumentacja, której się nie używa to może być to archiwum. Ważne, aby do dokumentacji nie miały dostępu osoby nieupoważnione. Takie dokumentacje powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu zazwyczaj w pancernej szafie ognio i wodoodpornych.

Jak zachęcić pacjentów do umawiania się na wizyty przez Internet?

Rejestracja pacjentów przez Internet to wygoda i duża oszczędności czasu dla całego personelu medycznego w gabinecie. Rejestratorki medyczne mają mniej pracy, bo pacjent umówił się sam. Mniejsza ilość połączeń przychodzących = zaoszczędzony czas, który mogą przeznaczyć na rozmowę i lepszą obsługę osób, które znajdują się w poczekalni.

Korzyści z rejestracji online w placówce medycznej

Lekarz, który zwykle czekał aż pacjent dokona płatności lub wypełnij kwestionariusz zdrowia ma mniejsze opóźnienia. Pacjenci rozpoczynają swoje wizyty punktualnie dzięki wcześniej dokonanym formalnościom. Gabinet może wysyłać dokumenty jako załącznik do wiadomości email potwierdzającej umówioną wizytę.

Pozostali pacjenci szybciej mogą dodzwonić się do placówki medycznej, ponieważ korzystanie z e-rejestracji przez wielu z nich oznacza, że linie telefoniczne będą mniej obciążone.

Jednakże, mimo tych zalet, wielu pacjentów nadal jest nieświadomych tej opcji lub nieufnych wobec niej. Dlaczego tak się dzieje? Często wynika to z braku wiedzy, obaw związanych z bezpieczeństwem czy po prostu przyzwyczajenia do tradycyjnych metod rezerwacji. Aby efektywnie promować e-rejestrację, trzeba zrozumieć te obawy i odpowiednio na nie reagować. W tym artykule przedstawimy strategie i praktyczne porady, które pomogą placówkom medycznym zachęcić swoich pacjentów do korzystania z tej nowoczesnej metody umawiania się na wizyty.

Jak informować pacjentów o możliwości umówienia wizyty przez Internet?

Oto lista kilku pomysłów na poinformowanie pacjentów o możliwości samodzielnego umówienia wizyty przez Internet.

Nagraj Komunikat powitalny, czyli telefoniczną zapowiedź o możliwości całodobowej rejestracji przez Internet. Pamiętaj o podaniu adresu strony internetowej.
Wydrukuj wizytówki i ulotki, tak aby były dostępne w gabinecie lub w okienku rejestracji. Pracownicy po zakończonej wizycie będą mogli wręczyć je pacjentom. Pomyśl o tym, czy w poczekalni warto powiesić plakat lub inną informacje o możliwości umawiania wizyty przez e-rejestrację.
Zadbaj o dobrze umieszczone formularze na stronie internetowej. Zgodnie z naszymi zaleceniami, powinny wyświetlać się na każdej podstronie. Dzięki temu pacjent przeglądający Twoją witrynę będzie mógł od razu zapisać się na wizytę. Bez konieczności pamiętania, na której podstronie znalazł guzik do rezerwacji wizyty online.
Część pacjentów przegląda i śledzi media społecznościowe gabinetu. Tam również mogą przeczytać post z wiadomością na temat zapisu przez Internet. Pamiętaj o umieszczeniu w swoim BIO na Instagramie i TikToku bezpośrednich linków odsyłających do rezerwacji online Twojego gabinetu. Z Proassist możesz nawet umożliwić rejestrację bezpośrednio przez formularz zamieszczony na Twoim Instagramie czy TikToku. To szczególnie przydatna opcja dla placówek, które kierują swoje usługi do młodych ludzi – pokolenia, które dużo czasu spędza w Social Mediach.
Drukujesz lub wysyłasz dokumentację medyczną? Tam również jest miejsce na to, by zaprosić na kolejną wizytę poprzez umówienie się za pomocą e-rejestracji. Dzięki temu masz pewność, że pacjent zawsze jak tylko zdecyduje się umówić do Ciebie, to zarezerwuje termin bez trudności. Poza tym, dzięki temu, że pacjent często wchodzi na Twoją stronę internetową, to budujesz swoją rozpoznawalność w jego oczach.
Rejestracja online i płatności online to połączenie, które pozwala obsłużyć pacjenta pod kątem umówienia terminu na wizytę całkowicie bez udziału człowieka. Pacjent umawia się samodzielnie przez stronę internetową – nie musi dzwonić, czekać ani rozmawiać z rejestratorką. Kiedy przychodzi na wizytę nie musi płacić w rejestracji, bo on już zapłacił za tę wizytę.

Młode pokolenie z łatwością przyjmuje nowe rozwiązania, ale nie zapominajmy o starszych pacjentach, którzy również mogą czerpać z tego korzyści. Edukacja i wsparcie w obsłudze platform online, dostarczenie klarownych instrukcji oraz okazanie cierpliwości wobec seniorów, mogą odmienić ich podejście do nowoczesnych technologii. E-rejestracja to idealne rozwiązanie dla osób, które niedosłyszą, nie lubią rozmawiać przez telefon lub z jakiegoś powodu wstydzą się głośno mówić o specjalizacji lekarza, do którego chcą się zapisać (np. do psychiatry, czy wenerologa). Jest to także wygodne dla tych, którzy pracują w godzinach pracy rejestracji i nie mogą wykonać telefonu.

Co więcej, umawianie się na wizyty przez Internet daje pacjentom większą swobodę w wyborze terminu, umożliwiając dostosowanie wizyty do indywidualnych potrzeb i harmonogramów. Pacjent może na spokojnie przejrzeć dostępne terminy i wybrać dzień oraz godzinę, która najbardziej mu odpowiada.

W efekcie, placówki medyczne, które aktywnie promują i uczą korzystania z rejestracji online, nie tylko zyskują na efektywności pracy, ale również na zadowoleniu swoich pacjentów. Wykorzystywanie nowoczesnych technologii w medycynie to krok w kierunku bardziej dostępnych i komfortowych świadczeń opieki zdrowotnej.

10 sposobów na zbieranie opinii od klientów w prywatnej placówce medycznej

Opinie w sieci stały się jednym z kluczowych czynników decydujących o wyborze specjalisty. Nie jest tajemnicą, że konsumenci chętniej piszą w Internecie opinie negatywne. Ludzka psychika jest skonstruowana w taki sposób, że silniejsze emocje często rodzą się w wyniku negatywnych doświadczeń. Gdy coś idzie niezgodnie z naszymi oczekiwaniami, jesteśmy bardziej skłonni wyrazić swoje niezadowolenie, traktując to jako sposób na odreagowanie frustracji czy rozczarowania. Dlatego w momencie, kiedy usługa nie spełnia oczekiwań klienta, jest on zdenerwowany i pod wpływem emocji chce wyrazić swoje niezadowolenie pisząc niepochlebną opinię na temat placówki. W przypadku pozytywnych doświadczeń, choć pacjent docenia lekarza i jest zadowolony z obsługi, nie zawsze pojawi się u niego potrzeba dzielenia się pozytywną opinią publicznie.

Oprócz tego, że pozytywne opinie przyciągają pacjentów, a negatywne ich odpychają, zdobywanie szczerych opinii klientów może przynieść wiele korzyści Twojej placówce. Znając i analizując opinie pacjentów, można dostosowywać ofertę do rzeczywistych potrzeb, podnosić jakość świadczonych usług oraz wzmocnić relacje z pacjentami. Poniżej przedstawiamy 10 skutecznych metod na zbieranie tych cennych informacji:

Ankiety bezpośrednie po wizycie

Bezcenne są informacje zebrane tuż po wizycie. Krótka ankieta – zarówno papierowa, jak i elektroniczna – pozwala zebrać „świeże” wrażenia pacjenta. Zapytaj o komfort oczekiwania, obsługę przez personel czy przebieg samej wizyty.

Elektroniczne ankiety e-mailowe

Obecnie wielu pacjentów wybierze formę elektroniczną. Dzięki ankietom online możemy dogłębnie analizować odpowiedzi, np. w kontekście czasu trwania wizyty czy wybranego specjalisty.

Księga opinii w recepcji

Tradycyjne formy feedbacku nadal są ważne. Księga opinii pozwala na swobodne wyrażenie myśli, a dla placówki stanowi cenny zasób do analizy.

Skrzynka na sugestie

Dla tych, którzy wolą zachować anonimowość. Pacjenci mogą wtedy być bardziej otwarci w kwestii swoich uwag.

Media społecznościowe

Świat social media to olbrzymie źródło opinii. Odpowiadając na komentarze i zachęcając do ich zostawiania, zyskujesz zaufanie i tworzysz pozytywny wizerunek placówki.

Portale z opiniami

Strony typu ZnanyLekarz czy Medigo gromadzą opinie o specjalistach i placówkach. Zachęcaj pacjentów do dzielenia się tam swoimi doświadczeniami.

Rozmowy bezpośrednie

Bezpośredni dialog z pacjentem jest niezastąpiony. Można z niego dowiedzieć się najwięcej, zwłaszcza gdy pacjent czuje, że jego głos naprawdę się liczy.

Grupy fokusowe

Zorganizowane spotkania z pacjentami (zarówno stacjonarne, jak i spotkania online) pozwalają na dogłębną dyskusję na temat usług placówki. Dzięki nim można uzyskać opinie na temat konkretnych aspektów działalności.

Analiza opinii online

Monitoring internetu daje obraz tego, jak placówka jest postrzegana w sieci. Regularne śledzenie wzmianek pozwala szybko reagować na ewentualne kryzysy.

Programy lojalnościowe z feedbackiem

Programy lojalnościowe to nie tylko sposób na związanie pacjenta z placówką, ale też na zdobycie cennej informacji zwrotnej. Premiowanie za pozostawienie opinii motywuje do dzielenia się wrażeniami.

Budowanie relacji z pacjentem opiera się na zaufaniu. Poznawanie jego opinii i uwzględnianie ich w praktyce to kroki do stworzenia placówki, która naprawdę odpowiada na potrzeby rynku. Współpraca z pacjentami to inwestycja w jakość i rozwój Twojej placówki medycznej. Znalezienie się w centrum uwagi pacjentów poprzez zbieranie opinii to klucz do doskonalenia usług i budowania zaufania. Opinie, zarówno pozytywne, jak i negatywne, stanowią nieocenione źródło wiedzy, które pozwala placówkom medycznym dostosować się do wymagań i oczekiwań pacjentów.

W dobie smartfonów i ogólnodostępnego Internetu, gdzie każdy może dzielić się swoją opinią, dbanie o reputację w sieci jest bardziej istotne niż kiedykolwiek wcześniej. Zrozumienie, jak skutecznie zbierać i analizować feedback, to tylko pierwszy krok w kierunku udoskonalenia oferty i usług. Jednak samo gromadzenie opinii to nie wszystko – równie ważne jest umiejętne zachęcanie do ich dzielenia się. Dlatego w naszym kolejnym wpisie podzielimy się sprawdzonymi wskazówkami, w jaki sposób można dyskretnie nakłonić pacjenta do pozostawienia opinii na Wizytówce Google, potężnym narzędziu w budowaniu pozytywnego wizerunku w świecie online. Do zobaczenia w kolejnym artykule!

Gabinet medyczny jako spółka z o.o.

Czy prywatna praktyka lekarska może być spółką z o.o.?

Jacek: Czy lekarz który działa jako jednoosobowa firma-praktyka lekarska może być spółką z o.o.?

Adrianna: Jeżeli chodzi o sam prawną konstrukcję spółki z o.o. to nie ma żadnej przeszkody do tego aby prowadzić ją w formie jednoosobowej spółki. Małe przedsiębiorstwo również można prowadzić w formie spółki i często jest to korzystniejsze zarówno pod względem prawnym jak i podatkowym. Należy pamiętać, że nawet małe przedsiębiorstwo może być już na tyle rozbudowane, że forma spółki jest dla niego lepsza.

Gabinety medyczne, aby prowadzić taką działalność w formie spółki muszą być zarejestrowane jako podmiot leczniczy. Związane z tym kwestie formalne nie są skomplikowane i przechodzi się przez nie tylko raz na początku. Dlatego warto rozważyć taką formę, która może dać wiele korzyści w następnych okresach.

Jacek: Czy po zmianach podatkowych jakie nastąpiły 2 lata temu z uwagi na Nowy Ład- małe gabinety lekarskie mają do wyboru tylko ryczałt jeżeli nie decydują się na spółę?

Adrianna: Spółka jest taką formą działalności, która po tych wszystkich zmianach w przepisach była najmniej dotknięta jakimikolwiek zmianami. Wszystkie zmiany, które miały dotyczyć spółki z o.o. zostały wycofane. Dlatego wydaje się jedną z korzystniejszych form. Prowadzenie teraz przedsiębiorstwa w formie działalności gospodarczej wiąże się ze znacznymi opłatami.

Należy pamiętać, że zawsze trzeba przeanalizować swoją własną sytuację, bo nie dla każdego będzie takie samo rozwiązanie. Takie badanie warto wykonać raz do roku.

Jeżeli prowadzi się działalność gospodarczą to formę opodatkowania można zmienić co roku do 20 lutego. Formę opodatkowania warto kontrolować ponieważ to co było korzystne w danym roku niekoniecznie będzie takie samo w następnym.

Jacek: Czy mogę być spółką z o.o. jeśli nie mam swojego gabinetu, przyjmuję pacjentów w przychodni i rozliczam się procentem z właścicielem od usług?

Adrianna: Jak najbardziej o ile właściciel przychodni zgodzi się na taką formę działalności i aby faktura była wystawiana przez spółkę z o.o.

Jacek: Czy spółka musi być podmiotem leczniczym jeśli pracuję jako podwykonawca?

Adrianna: Jeśli wykonuje się świadczenia medyczne, taka spółka powinna być podmiotem leczniczym.

Jacek: Jakie mogą być obiekcję, aby właściciel przychodni lub dyrektor szpitala nie wyraził zgody, aby lekarz świadczył usługi jako spółka zamiast jako jednoosobowa działalność gospodarcza?

Adrianna: Nie ma prawnych przeciwwskazań do prowadzenia tego typu współpracy. W tej sytuacji traci się połączenie danej osoby z usługą, ponieważ podmiotem z któym podpisujemy umowę jest spółka z o.o., w inny sposób rozkłada się tutaj odpowiedzialność i wygląda to prawnie inaczej. Brak zgody ze strony właściciela przychodni lub dyrektora szpitala może wynikać z obawy być może niewiedzy. W umowie można zawrzeć kogo spółka dedykuję do wykonania usługi.

Jacek: Czy mogę wynająć spółce lokal w stanie surowym, a spółka poniesie koszty wykończenia i wyposażenia?

Adrianna: Jak najbardziej można! Tutaj pojawia się kwestia księgowa w jaki sposób spółka to rozliczy z racji, że jest to inwestycja w obcym środku trwałym i wygląda to inaczej od strony księgowej. Kwota takiego najmu musi być dostosowana do tego, że lokal jest w stanie surowym. Jest to częsta praktyka stosowana nie tylko w branży medycznej.

Jacek: Jak wygląda łączenie usług w spółce?

Adrianna: Nie ma przeciwwskazań do tego, aby spółka miała rozstrzelone przedmioty działalności. Należy przeanalizować czy nie ma jakiś zakazów wynikających z etyki lekarskiej.

Czy lekarzowi opłaca się przejść na spółkę z o.o.?

Jacek: Jaka jest minimalna kwota, kiedy opłaca się zastanowić nad przejściem na spółkę z o.o?

Adrianna: To zależy, wszystko od kosztów. Te kwoty są dość niskie niekiedy spółka może się opłacać już przy dochodzie 180 tysiącach złotych rocznie,20 tysięcy złotych kosztów. W pierwszym roku zostaną poniesione wszelkie koszty prawne: zmiana umów, analiz. Mimo to przyniesie to zysk w danym roku i kolejnych latach. Szczególnie jeżeli zakłada się rozwój działalności i dochód będzie rósł.

Wszystko zależy od naszych możliwości wypłacania tych pieniędzy : formie umowy o dzieło czy najmu. Jeżeli nie możemy korzystać z tych najlepszych form to dobrze jest przejrzeć jakie te formy wypłaty są czy faktycznie ta korzyść będzie duża.

Jacek: Jakie jest ryzyko i plusy prawne z prowadzenia spółki z o.o.?

Adrianna: Porównując spółkę z o.o. i działalność gospodarczą- spółka jest dużo bezpieczniejszą formą prowadzenia działalności, która zabezpiecza majątek. Współpracując na zasadach działalności gospodarczej odpowiedzialność ponosi lekarz i podmiot, który świadczył tą usługę. Jeżeli jest to działalność gospodarcza to ponosi się odpowiedzialność całym majątkiem. Natomiast gdy jest to spółka, a dana sytuacja nie dotyczy osobiście świadczonej usługi to wtedy odpowiedzialność spada na danego lekarza, wraz z nim solidarnie spółka.

Spółka odpowiada jedynie swoim majątkiem, a nie majątkiem prywatnym wspólników i członków zarządu. Członek zarządu również odpowiada solidarnie o ile nie zgłosi na czas upadłości.

Jak lekarz może korzystać z pieniędzy spółki wydając je na swoje życie?

Jacek: Jakie mam możliwości na korzystanie z pieniędzy ze spółki na swoje codzienne życie?

Adrianna: Jest to kluczowe pytanie, które należy rozważyć na samym początku zanim wybierze się tą formę prawną jaką jest spółka z o.o.

Istnieją 3 typy “koszyczki” metod wypłaty wynagrodzenia ze spółki z o.o.:

1 koszyczek, są to przychody opodatkowane na zasadach skali ogólnej,

2 koszyczek przychody opodatkowane na zasadach ryczałtowych

3 koszyczek to niestandardowe metody-awaryjne

Jacek: Czy podmiot leczniczy, który zakładam musi mieć swój gabinet?

Adrianna: Tak, wynika to z regulacji prawnych. Podmiot leczniczy musi mieć zapewnione odpowiednie możliwości lokalowe. Rozwiązaniem może być jednoczesne podpisanie umowy najmu, która zapewni możliwości lokalowe. Nie ma obowiązku żeby to był lokal własnościowy.

Czym się różni księgowa od doradcy finansowego?

Jacek: Dlaczego osoby prowadzące małe przedsiębiorstwa nie tylko medyczne zaczęły rozróżniać księgowe od doradców finansowych?

Adrianna: Księgowa nie może prowadzić doradztwa podatkowego- grozi za to odpowiedzialność finansowa i karna. Zmiany w przepisach i ryzyko stały się tak wysokie, że księgowość nie chce ponosić za to odpowiedzialności. Dynamiczne zmiany w przepisach spowodowały, że przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na konsultację z doradcą finansowym.

Jacek: Jaka jest cena konsultacji z doradcą podatkowym?

Adrianna: Stawki wstępnej konsultacji wahają się między 350-1500 złotych za godzinę. Wszystko zależy jaką kancelarię się wybierze. Podczas pierwszej konsultacji dokonuje się pełnej i szczegółowej analizy działalności gospodarczej i ustala się czy przejście na spółkę jest możliwe.

Jaka jest różnica pomiędzy podpisem kwalifikowanym a podpisem elektronicznym?

Pojęcia podpisów elektronicznych i kwalifikowanych stały się powszechnie znane. Oba te rodzaje podpisów mają na celu uwierzytelnienie tożsamości i zgodności z dokumentami, jednak różnią się one między sobą po kilkoma względami. W tym artykule poznasz te różnice, aby móc odpowiedzieć na wszelkie pytania pacjenta.

Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny to ogólny termin odnoszący się do dowolnego rodzaju podpisu utworzonego przy użyciu środków elektronicznych. Może to być skan podpisu na papierze, zapis dźwiękowy, cyfrowy obrazek lub nawet unikalny kod. Kluczową cechą podpisu elektronicznego jest to, że może być stosunkowo łatwo uzyskany i nie wymaga zaawansowanych technologii ani certyfikatów.

Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach, takich jak podpisywanie umów online, dokumentów finansowych lub nawet zwykłych e-maili. To właśnie ten rodzaj podpisu może być używany w Twojej placówce medycznej.

Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, gdy cała dokumentacja medyczna jest elektroniczna. Pacjent podpisuje zgodę na tablecie, a po zatwierdzeniu dokumentu przez pracownika, dokument automatycznie dodaje się do EDM. Mimo wszystko, w przypadku poważnych operacji czy ryzykownych zabiegów, zaleca się stosowanie standardowych podpisów odręcznych.

Podpis kwalifikowany

Podpis kwalifikowany jest bardziej zaawansowanym rodzajem podpisu elektronicznego. Jest on oparty na certyfikacie kwalifikowanym, który jest wydawany przez akredytowanego dostawcę usług certyfikacji. Ten rodzaj podpisu jest prawnie uznawany i spełnia rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i uwierzytelniania.

Podpis kwalifikowany jest stosowany w sytuacjach, w których niezbędne jest zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa i autentyczności, takich jak podpisywanie umów prawnie wiążących, dokumentów sądowych lub aktów notarialnych. Wiele krajów i organów rządowych uznaje podpisy kwalifikowane za równoważne podpisom odręcznym.

Najważniejszym dokumentem, który reguluje kwestię podpisów elektronicznych, jest eIDAS, czyli rozporządzenie wydane przez Parlament i Radę Unii Europejskiej w 2014 roku. Określa ono warunki, które musi spełnić podpis kwalifikowany, by mieć taką samą moc prawną jak podpis własnoręcznie złożony na dokumencie.

Warunki, które wymieniono, to:

1) przyporządkowuje się go unikalnie osobie podpisującej,

2) podpis umożliwia ustalenie tożsamości osoby podpisującej,

3) składa się go przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których osoba podpisująca może z dużą dozą pewności użyć pod wyłączną swoją kontrolą,

4) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Ponadto, podpis kwalifikowany musi być oparty o kwalifikowany certyfikat, który został wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (np. przez bank) oraz złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu.

Podpis elektroniczny jest często prostszy do uzyskania – zwykle wymaga tylko rejestracji na platformie online lub korzystania z prostego narzędzia do podpisywania dokumentów. Dlatego podpis elektroniczny jest szeroko używany w codziennych transakcjach online, przy odbiorze listów za potwierdzeniem odbioru, w placówkach medycznych, itp. Tymczasem, podpis kwalifikowany jest zarezerwowany głównie dla bardziej formalnych i prawnie wiążących dokumentów, korzysta się z niego np. przy podpisywaniu umów o pracę, podpisywaniu dokumentów przez urzędników państwowych, itp.

Podsumowując, różnica między podpisem elektronicznym a kwalifikowanym polega na poziomie bezpieczeństwa, procesie uzyskania i zastosowaniach. Podpis kwalifikowany jest bardziej zaawansowany i prawnie wiążący, podczas gdy podpis elektroniczny jest bardziej dostępny i stosowany w codziennych sytuacjach. Wybór między nimi zależy od konkretnych potrzeb i wymagań danej sytuacji. Dla placówek medycznych rekomenduje się korzystanie z podpisu elektronicznego, który jest znacznie prostszy dla pacjenta i nie wymaga od niego posiadania profilu zaufanego.

Wszystko, co musisz wiedzieć o rejestracji telefonicznej w Proassist

Nie wszyscy jednak natychmiast zamienili papier na tablet. To zrozumiałe, że nowe i nieznane dotąd rozwiązania budzą wątpliwości. Niektórzy nadal mają pewne obawy wobec podpisów elektronicznych, a najwięcej zastrzeżeń pojawia się co do ich mocy prawnej. Czy podpisy elektroniczne są legalne?

Godziny pracy rejestratorek

Pierwsza i najważniejsza informacja, która może Cię zainteresować, to godziny pracy naszych rejestratorek. Działają one od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Warto podkreślić, że korzystanie z usług Proassist wychodzi znacznie taniej niż zatrudnianie pełnoetatowego pracownika na 8 godzin dziennie. Daje to nie tylko korzyści finansowe, ale także gwarantuje wysoką jakość obsługi w godzinach, które są najbardziej odpowiednie dla Twoich klientów.

Cena

Outsourcing rejestracji telefonicznej staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem wśród przedsiębiorstw poszukujących wydajnych i kosztowo-optymalnych rozwiązań. Na dzień pisania tego artykułu, tj. 02.10.2023 r., koszt tego rodzaju usługi w Proassist wynosi 479 zł za specjalistę. Warto zaznaczyć, że ceny mogą ulec zmianie. Aby mieć pewność, że korzystasz z najnowszych informacji dotyczących naszej oferty cenowej, zalecamy odwiedzenie naszej strony internetowej. Aktualny cennik oraz wszelkie dodatkowe informacje można znaleźć TUTAJ.

Oprogramowanie medyczne

Rejestratorki medyczne w Proassist pracują tylko i wyłącznie na naszym autorskim systemie. Dlatego, nie ma możliwości wykupienia usługi rejestratorki telefonicznej, która będzie prowadziła grafik w innym systemie medycznym. W systemie Proassist można nie tylko tworzyć harmonogram wizyt, ale również prowadzić całą dokumentację medyczną, wystawiać recepty i zwolnienia. Istnieje również możliwość wystawiania faktur i prowadzenia magazynu leków i sprzętu medycznego.

Ponadto, system może zostać zintegrowany z platformą ZnanyLekarz lub Twoją własną stroną Internetową, a nawet z profilem na Facebooku. Dzięki temu w momencie, gdy pacjent zapisze się na wizytę przez e-rejestrację, w grafiku, z którego korzystają rejestratorki od razu pojawi się informacja o zaplanowanej wizycie.

Grafiki na kolejne miesiące

Jeśli zastanawiasz się, jak planować działania z nami w dłuższym okresie, mamy dla Ciebie dobre wieści. Aby zoptymalizować proces rejestracji i zapewnić płynność działania, wymagane jest, aby grafik na kolejne miesiące był otwarty. Dzięki temu rejestratorki telefoniczne mogą skutecznie i terminowo zapisywać klientów, nie pozostawiając nikogo bez odpowiedzi.

Jeśli wydarzy się sytuacja losowa i lekarz nie będzie mógł przyjąć pacjentów w zaplanowanym wcześniej terminie, rejestratorki Proassist zajmą się kontaktem z pacjentami i przesunięciem umówionych wizyt.

Numer telefonu

Decydując się na zewnętrzną rejestrację telefoniczną, nie musisz martwić się o zmianę numeru telefonu. Wszystko odbywa się przez przekierowanie połączenia, a proces integracji jest płynny i niewidoczny dla pacjentów. Taka konfiguracja pozwala na uniknięcie konieczności informowania pacjentów o jakichkolwiek zmianach, co jest niewątpliwie wygodne dla obu stron. Dzięki temu pacjenci kontaktują się z placówką tak samo jak zawsze, a jednocześnie korzystają z profesjonalnej obsługi rejestracji Proassist.

Skąd rejestratorka Proassist wie, że pacjent dzwoni do Twojej placówki?

System Proassist jest zaprojektowany tak, że podpowiada rejestratorkom szczegółowe informacje o konkretnej placówce, gabinecie oraz specjalistach pracujących w danej lokalizacji. Dzieje się to zanim rejestratorka podniesie słuchawkę. Kiedy nasi konsultanci odbierają telefon, przedstawiają się poprzez nazwę gabinetu, swoje imię oraz funkcję, którą pełnią.

Na przykład: „Dzień dobry, Centrum Medyczne Med na linii. Tu Justyna, rejestratorka. W czym mogę pomóc?”. Takie przedstawienie ma na celu upewnienie się, że osoba dzwoniąca do indywidualnego gabinetu nie myśli, że rozmawia z lekarzem lub nie zastanawia się, co mogło się przytrafić jej stałemu lekarzowi, do którego uczęszcza od wielu lat.

Jak działają rejestratorki telefoniczne Proassist?

Rejestratorki medyczne Proassist to prawdziwe profesjonalistki w swoim fachu. Korzystając z precyzyjnie przygotowanych skryptów, zapewniają sprawną i profesjonalną obsługę każdego klienta. Skrypty te zostały przygotowane w taki sposób, aby odpowiednio odpowiadać na potrzeby i pytania klientów, jednocześnie przestrzegając wszelkich procedur i standardów Twojej firmy.

Skrypt, który tworzymy w porozumieniu z Twoją placówką, podczas rozmowy pozwala rejestratorce odpowiedzieć nawet na najtrudniejsze pytania pacjentów. Dzięki niemu dziewczyny wiedzą, jak dojechać do Twojej placówki, gdzie zaparkować samochód lub w jaki sposób pacjent powinien przygotować się do wizyty.

W Proassist dbamy o to, aby nasze usługi były na najwyższym poziomie. Dlatego stale monitorujemy i ulepszamy nasze procesy, korzystając z najnowszych technologii i narzędzi. Justyna, kierownik rejestracji medycznej, dba o to, by rejestratorki stale się szkoliły i tworzyły dobry wizerunek dla Twojej placówki medycznej.

Podsumowując, rejestracja telefoniczna w Proassist to rozwiązanie, które przyniesie Twojej firmie liczne korzyści. Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały gabinet lekarski, czy wielospecjalistyczną klinikę medyczną, nasze rejestratorki są gotowe, aby pomóc Ci w każdej sytuacji.

Jeśli w artykule nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania, koniecznie skontaktuj się z działem handlu. Przekonaj się, jak możemy wspierać Twoje działania!

Optymalizacja podatkowa dla gabinetów medycznych

Jednym z pierwszych gości był Pan Grzegorz Hatala (adwokat i doradca podatkowy). Pan Grzegorz, jako ekspert podatkowy w rozmowie z Jackiem Piaseczyńskim zdradził kilka ciekawostek z tematu optymalizacji podatkowej dla placówek medycznych.

Dzisiejszy wpis, to nic innego jak transkrypcja Webinaru, który możecie w formie wideo obejrzeć na naszym kanal na YouTube.

Zmiana opodatkowania działalności medycznej

Jacek: Czy tylko w styczniu możemy zmienić formę opodatkowania prowadzonej działalności?

Grzegorz: Tak, jeżeli mamy tak zwaną jednoosobową działalność gospodarczą, to mamy 3 opcje do wyboru. Zasady ogólne, liniówkę, ryczałt. Przy czym zdecydowana większość osób w branży medycznej wybiera ryczałt, ponieważ jest najbardziej korzystny.

Od stycznia do 20 lutego jest czas na zmianę formy opodatkowania, taką zmianę można zrobić raz na rok. Jeśli się tego nie zrobi można sporo podatku nadpłacić.

Warto zauważyć, że księgowość nie zajmuję się zamianą opodatkowania.
W tym zakresie jest jasny podział usług:
księgowość
doradztwo prawne
doradztwo podatkowe.
W ramach księgowości nie ma doradztwa prawnego.

Doradztwo podatkowe wykonywane bez adwokata czy doradcy podatkowego lub prawnego jest przestępstwem!

Księgowość może to zaproponować, zachęcić do udania się do doradcy, ale nie może samodzielnie dokonać zmiany formy opodatkowania.

Jacek: Kiedy zmienić formę opodatkowania z ryczałtu na liniówkę jeżeli wiem, że pod koniec roku planuję otworzyć swój własny gabinet?

Grzegorz: Należy to policzyć!
Wiesz mniej-więcej, ile możesz zarobić. Wiesz, że stawka może się zwiększyć – o ile wzrośnie wynagrodzenie. Dlatego musisz zrobić założenia odnośnie tych wydatków. Jeżeli chcesz pracować nie tylko swoimi rękoma (planujesz korzystać z wyposażenia, pomocy innych lekarzy, pielęgniarek, czy asystentów medycznych), to zwiększasz ilość kosztów. W tej sytuacji musisz zastanowić się nad inną formą prowadzenia działalności. Przede wszystkim nad spółką z o.o lub spółką komandytową.

Lekarze mają możliwość wykonywania zawodu w każdej formie. W ustawie o wykonywaniu zawodu lekarza jest zapis mówiący o tym, że lekarz może prowadzić działalność w każdej formie.

Problemem jest to, że nawet jeżeli lekarz ma wysokie koszty uzyskania przychodu i wie, ile wyda na sprzęt i pracownika (co zmniejsza koszt opodatkowania), to jedyną opcją jaką ma w przypadku działalności jednoosobowej jest podatek liniowy. W tym wypadku opodatkowanie jest na poziomie 23,9%, a to jest dużo.

W tym momencie warto zastanowić się nad połączeniem spółki z działalnością gospodarczą. Najczęstszy przypadek jest taki, że lekarze, którzy otwierają placówki medyczne jednocześnie dalej wykonują swoją pracę lekarską i organizują stanowisko pracy. Pracujesz sam u siebie.

Jak to z pieniędzmi jest w podatkach?
Wygląda to tak, że im więcej pieniędzy jest w obrocie do dyspozycji i im większy jest ten dochód, tym więcej mamy możliwości!

Prawdą jest, że im więcej jest pieniędzy, tym podatki mogą być mniejsze Dlaczego? Dlatego, że koszty pewnych rozwiązań są stałe.

Przykład to spółka komandytowa, która jest super rozwiązaniem i alternatywą dla liniówki. Wspólnicy w tej spółce muszą łącznie zapłacić ponad 4400 złotych do ZUS-u co miesiąc. To jest dużo dla kogoś, kto w ciągu roku zarobi 150 000 złotych. Jeżeli mamy dochód rzędu 300 000 złotych w ciągu roku na osobę, to ten koszt maleje.

Moment, w którym musimy się zacząć zastanawiać nad zmianą formy albo otwarciem nowej działalności jest wtedy, gdy zaczynasz zatrudniać ludzi, kupujesz oprogramowanie medyczne, sprzęt, itp.

Otwarcie spółki przez lekarza

Jacek: Czy otwierając spółkę pozbawiam się możliwości na kredytowanie czy leasing?

Grzegorz: Może tak być, dlatego warto pomyśleć wcześniej o założeniu spółki.
Kwestia opodatkowania to jedna rzecz, a kwestia finansowania jest czymś innym. Możliwe, że spółka będzie musiała przedstawić okres kiedy i ile zarobiła, aby uzyskać finansowanie.

Jacek: Czyli powinienem zaplanować wcześniej otwarcie spółki i wystawiać faktury dla pacjentów już jako spółka?

Grzegorz: To zależy od tego, o jaki kredyt się starasz. Jest na to kilka opcji: jeśli zabezpieczeniem dla kredytu, który bierzesz na spółkę jest Twój prywatny weksl, to Ty jesteś gwarantem tej spłaty. W sytuacji, gdy bierzesz kredyt na siebie, wrzucasz te pieniądze do spółki, a następnie spółka kupuje sprzęt, który jest amortyzowany. To Ty spłacasz kredyt. Spółka zwraca pieniądze Tobie.

Można robić to samo na kilku podmiotach jednocześnie. To znaczy, że możesz mieć działalność gospodarczą i wykonywać swój wolny zawód, a jednocześnie mieć spółkę z o.o.

Jacek: Podwójne opodatkowanie: spółka z o.o. ma 9%, indywidualna praktyka ma 14% – w jaki sposób jest to opłacalne?

Grzegorz: Masz spółkę z o.o., czyli odpowiedzialni za zobowiązania spółki są członkowie, zarząd spółki. Za tą odpowiedzialność płacimy podwójne opodatkowanie i mamy przychody, koszty, dochód.

Bardzo często lekarze gubią się w tym parciu, żeby cały czas pracować. Dążą do tego, by mieć jak największą liczbę pacjentów, ale wciąż pozostają w formie prowadzenia działalności, w której bez sensu płacą 24% podatku! Można zmniejszyć to o 10%.

Jak to zrobić?
trzeba na chwile przystanąć i zastanowić się, co chcę zrobić, jak zatrudniać ludzi, czy chcę się rozwijać jako placówka lub mieć sprzęt, który sam zarabia albo pomaga mi wykonywaniu mojej usługi ;
wszystko obliczyć i wdrożyć w odpowiedni sposób;
nie pracować na starych zasadach!

Jacek: Czy kwestia opodatkowania, a kredytowania to dwie różne rzeczy?

Grzegorz: Kwestia kredytowania i opodatkowania to są dwie totalnie sprzeczne ze sobą rzeczy.

Z jednej strony, w opodatkowaniu dążymy do wykazywania w legalny sposób niższego dochodu. Na przykład: spółka, z której wyciągamy pieniądze, przez co nie ma dochodu, a dla banku ten dochód jest istotny. Dlatego należy to wyważyć. Można dążyć do końca, żeby nie płacić żadnego podatku nigdy i nigdzie, ale to może nas powstrzymywać w kredytowaniu.

Z drugiej strony w branży medycznej jest tak, że każdy ma OC. Odpowiedzialność związana z wykonywaniem usług medycznych nie jest tak bardzo problematyczna, bo od tego jest OC, żeby chronić. Nie potrzebujesz zakładać spółki, żeby się uchronić przed taką formą odpowiedzialności. Natomiast w sytuacji, kiedy weźmiesz leasing np. 3 miliony złotych na rentgen, fotel stomatologiczny, czy inny sprzęt, ale biznes sam w sobie nie idzie i zobowiązania zaczynają rosnąć – to może być problematyczne.W tej sytuacji OC Cię nie chroni. Tutaj lepiej mieć spółkę z o.o niż działalność gospodarczą i próbować chronić majątek osobisty wypracowany przez lata.

Jacek: Czy lekarz może świadczyć nieodpłatne usługi na rzecz spółki z o.o. w zakresie usług medycznych?

Grzegorz: Może, ale wtedy spółka musi wykazywać te usługi jako przychód (o wysokości, w której normalnie zapłaciłaby innym lekarzom). Jeżeli masz 200 złotych za godzinę pracy lekarza, to spółka powinna wykazać tą pracę, ewidencjonować ją i wykazać jako coś, co dostała za darmo i od tej kwoty odprowadzać podatek. Lekarz z tym czasem może zrobić co chce, natomiast dla spółki to jest przychód.

Jacek: Co z wynagrodzeniem za poręczenie dla spółki, jeżeli prowadzi się IPL i jest się wspólnikiem tej spółki sp. z o.o.?

Grzegorz: Jeżeli to są powiązane ze sobą podmioty to generalnie bank będzie o tym wiedział.

Dla banku istotne jest, że jeśli mamy działalność gospodarczą i tam mamy dochód, który wykorzystamy do uzyskania kredytu, ale też jako gwarancję, że zapłacimy gdy spółka się nie wywiąże – to będzie miał skąd pobrać pieniądze.

Jaki jest problem ze spółkami z o.o.? Bank nie do końca chce dawać kredyt w sytuacji, w której możemy nagle ogłosić upadłość i nigdy nie oddać pieniędzy. Dlatego poręczenia majątkowe od osób fizycznych prowadzących działalność są tak ważne.
Czym innym jest uzyskanie kredytu, czym innym jest wykazanie zdolności kredytowej gdzie dochód jest wykazywany, a jeszcze czym innym jest gwarancja spłaty. Banki nie są zainteresowane prowadzeniem postępowań przeciwko dłużnikom. Dla banku ważne jest, żeby spłacać swoje zobowiązanie regularnie.

Usługi medyczne z VAT i bez VAT w jednym gabinecie

Jacek: Jak poradzić sobie w sytuacji gdy w jednym gabinecie mam usługi z VAT i bez VAT?

Grzegorz:
Dla wyjaśnienia:
Usługi bez VAT, to te wykonywane dla ratowania życia.
Usługi, za które płaci się VAT, to na przykład te wykonywane dla poprawy wyglądu.

To jest duży problem, ponieważ w jednej działalności są 2 rodzaje usług.
Podstawowa zasada w VAT- jeżeli mamy koszty związane z tymi dwoma rodzajami działalności i możemy je przyporządkować do każdej z nich, to tutaj nie ma problemu. Możesz odliczyć ten VAT jeżeli przyporządkujesz go do jednej działalności. W tej drugiej nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu, bo nie da się odliczyć.
Problem polega na tym, że te dwie usługi, gdzie mamy jedną z VAT i drugą bez są ze sobą bardzo zbieżne – warto tu się zastanowić nad rozdzieleniem tych dwóch działalności. W działalności mieszanej różnie liczy się współczynnik podatku VAT

Jacek: A co z ryczałtem lekarza, który rozwiązał umowę ze szpitalem, a od nowego roku zaczyna działalność gospodarczą i chce współpracować ze szpitalem w tym samym zakresie co wcześniej?

Grzegorz: W ryczałcie jest inaczej niż w przypadku liniówki. Ryczałt ma okres, w jakim nie można pracować na rzecz byłego pracodawcy i w tym samym zakresie.

Można ominąć ten okres na dwa sposoby. Pierwszy sposób – zwykle dana placówka medyczna składa się z kilku podmiotów, np. jest jeden szpital, ale trzy spółki. Wtedy lekarz wystawia fakturę na inną spółkę i oni to między sobą refakturując, ale to rzadki przypadek. Najlepiej jest to zrobić w momencie, gdy się zmienia szpital (jeśli było się zatrudnionym na umowę o pracę), bo w branży medycznej ciężko jest się dogadać. Najczęściej są to placówki publiczne, a nawet jeśli nie sę, to nie są podzielone. Można przejść na działalność (tylko nie na ryczałt), ale problemem może być wtedy ZUS – jeśli zatrudnimy się u byłego pracodawcy, to od razu wchodzimy na duży ZUS.