zarządzanie gabinetem – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

System do prowadzenia dokumentacji pacjentów dla osteopaty – jak Proassist wspiera Twoją praktykę?

Dlaczego osteopata potrzebuje dedykowanego systemu?

Osteopaci pracują w specyficznych warunkach, gdzie kluczowe znaczenie ma historia pacjenta, dokładne zapisy wizyt i łatwy dostęp do dokumentacji. Ręczne prowadzenie tych procesów zajmuje czas, który mógłby być przeznaczony na pracę z pacjentem. System Proassist nie tylko usprawnia te zadania, ale również zapewnia:

Porządek w dokumentacji – wszystkie dane pacjentów są w jednym miejscu, dostępne w kilka kliknięć w systemie chmurowym. Możesz zatem zalogować się do systemu z dowolnego urządzenia mobilnego.
Bezpieczeństwo danych – system spełnia wymogi RODO, chroniąc wrażliwe informacje i posiada odpowiednie zabezpieczenia, zwalniając Cię z konieczności robienia backup’ów danych.
Oszczędność czasu – automatyczne funkcje, takie jak głosowe wypełnianie EDM za pomocą aplikacji mobilnej na telefon czy korzystanie z szablonów wizyt, przyspiesza pracę.

Najważniejsze funkcje systemu Proassist dla osteopaty

Kalendarz wizyt

Zarządzanie grafikiem jest proste dzięki intuicyjnemu kalendarzowi. Możesz planować wizyty samodzielnie w kalendarzu dostępnym na komputerze lub w aplikacji mobilnej oraz udostępnić pacjentom możliwość umawiania wizyt przez Internet.

E-rejestracja w systemie Proassist jest bezpłatna i możesz umieścić wtyczkę nie tylko na swojej stronie internetowej, ale także w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, TikTok). Ponadto, kalendarz dostępny na Twoim komputerze jest odpowiednio zsynchronizowany i jeśli ktoś umówi się na wizytę przez Internet, rezerwacja od razu wpadnie do Twojego grafiku. Nie musisz tracić czasu na ręczne przepisywanie rezerwacji.

Dokumentacja medyczna

Proassist umożliwia tworzenie szczegółowych kart pacjenta z miejscem na opis dolegliwości, zastosowane techniki oraz planowane działania. Gotowe szablony oszczędzają czas potrzebny na wypełnienie formalności.

Dodatkowo, dzięki dedykowanej aplikacji mobilnej możesz wypełniać dokumentację bez konieczności siadania przy biurku! Korzystając z telefonu i funkcji przetwarzania mowy na tekst możesz szybko dokonać wpisu w dokumentacji medycznej np. w czasie badania, stojąc przy pacjencie.

Aplikacja mobilna na telefon pozwala także dodawać zdjęcia i skanować dokumentację medyczną za pomocą smartfona. Pliki od razu trafiają do karty pacjenta i nie zapisują się na Twoim urządzeniu, dzięki czemu nie musisz martwić się, że pomieszają się z Twoimi prywatnymi rzeczami.

Automatyczny SMS z przypomnieniem o wizycie

System pozwala na ustawienie automatycznej wysyłki powiadomień SMS do pacjentów. Funkcja ta minimalizuje liczbę nieodwołanych wizyt i pozwala skupić się na terapii.

To Ty decydujesz, kiedy pacjent otrzyma powiadomienie. Optymalne ustawienie to wiadomość z potwierdzeniem rezerwacji od razu po jej dokonaniu oraz dodatkowe przypomnienie wysłane 24h przed planowaną wizytą.

Prowadzenie księgowości i analiza danych

Program Proassist służy nie tylko do rezerwacji wizyt i wypełniania EDM, ale również pomaga śledzić statystyki wizyt, obciążenie grafików oraz generować faktury i raporty finansowe. Dzięki temu możesz mieć wszystko w jednym miejscu, bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi.

Rezerwujesz wizytę, wysyłasz pacjentowi przypomnienie o wizycie, którą następnie realizujesz. Po odbytej wizycie w tym samym systemie wystawiasz fakturę, a na końcu wysyłasz do księgowej automatycznie wygenerowany plik JPK VAT. Możesz też na podstawie raportów z systemu przeanalizować wydatki i podjąć ważne dla gabinetu decyzje.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat modułu fiskalnego w Proassist, kliknij TUTAJ.

Korzyści dla osteopatów

Indywidualizacja – możliwość dostosowania systemu do specyfiki Twojej praktyki.
Zwiększona efektywność – mniej czasu na administrację, więcej na pracę z pacjentami.
Budowanie relacji z pacjentem – dostęp do pełnej historii pacjenta pozwala lepiej zrozumieć jego potrzeby i planować skuteczne terapie.

Proassist – Twoje wsparcie na każdym kroku

System Proassist to nie tylko narzędzie do prowadzenia dokumentacji, ale kompleksowe rozwiązanie wspierające zarządzanie całą placówką. Bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową praktykę, czy większą klinikę, Proassist dostosuje się do Twoich potrzeb.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o funkcjach systemu i przekonać się, jak może pomóc w Twojej codziennej pracy, skontaktuj się z nami! Razem zorganizujemy Twoją praktykę tak, byś mógł skupić się na tym, co najważniejsze – zdrowiu pacjentów.

Poszukiwania systemu, który usprawni prowadzenie gabinetu medycznego i zarządzanie placówką

Proassist – system do zarządzania gabinetem

Kiedy rozpoczęliśmy rozmowy na temat współpracy, główna obawą Pani Karoliny było to, że nie wie jeszcze, w jaki sposób prowadzić gabinet. Potrzebowała zatem narzędzia, które nie tylko spełni podstawowe funkcje dotyczące rejestracji, ale również usprawni jej pracę jako właściciela placówki medycznej. Jak system Proassist wpłynął na funkcjonowanie Baby Steps? Oto historia pełna nowych możliwości i usprawnień.

Usprawnienie zarządzania terapiami

Od momentu wdrożenia Proassist, centrum terapii może sprawnie zarządzać historiami wizyt pacjentów. „Są historie wizyt, można spokojnie wrócić na sam koniec i tam będzie nawet wiadomo jaką pacjent miał terapię i z kim” – mówi Karolina Kokot-Frątczak. Dzięki temu, terapeuci mają pełny wgląd w poprzednie terapie, co pozwala na lepsze planowanie przyszłych sesji i indywidualne podejście do każdego pacjenta.

Elastyczność i ciągłe ulepszanie

„Teraz nawet wprowadziliśmy sami formę umawiania pakietów i turnusów, ponieważ wtedy cena za usługę jest inna” – wyjaśnia Pani Karolina. Proassist umożliwia placówce elastyczne dostosowywanie systemu do własnych potrzeb, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania różnorodnymi usługami terapeutycznymi.

Wsparcie i szybka pomoc techniczna

System Proassist oferuje nie tylko zaawansowane funkcje, ale także wsparcie techniczne na wysokim poziomie, dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00. „Dużym plusem jest czat na żywo w oknie systemu, w każdej chwili można napisać i w ciągu kilku sekund otrzymać odpowiedź. Czasem jak jest coś trudniejszego do zrobienia, to można też zadzwonić do pomocy technicznej” – dodaje Karolina Kokot-Frątczak. To wsparcie jest szczególnie ważne, gdyż umożliwia szybkie rozwiązywanie problemów i sprawne funkcjonowanie placówki.

Oszczędność czasu i wygoda

Jednym z największych atutów Proassist jest możliwość powielania wizyt, co znacząco usprawnia pracę rejestracji. „Wizyty można automatycznie przekopiować, nie trzeba wpisywać ich od nowa” – zauważa Pani Karolina. Dzięki temu personel może skupić się na ważniejszych zadaniach, zamiast tracić czas na manualne wprowadzanie danych.

Podsumowanie

Proassist to coś więcej niż tylko rejestracja wizyt – to kompleksowy program medyczny, który dostosowuje się do potrzeb placówek takich jak Baby Steps Centrum Terapii Dziecka z Częstochowy. Dzięki niemu, zarządzanie terapiami stało się prostsze, bardziej efektywne i dostosowane do indywidualnych potrzeb pacjentów i personelu. Jak mówi Karolina Kokot-Frątczak, „Dla mnie Proassist się sprawdza, tylko potrzeba chwili czasu, żeby nauczyć się wszystkiego. Ja korzystam z systemu od sześciu miesięcy i nadal się uczę, bo ciągle dodawane są nowe funkcje”. Współpraca z Proassist przynosi korzyści, które odczuwają zarówno terapeuci, jak i pacjenci.

Jaki powinien być idealny manager placówki medycznej?

Najważniejsze obowiązki managera placówki medycznej

Rola managera, kierownika, czy też koordynatora placówki medycznej jest niezwykle zróżnicowana i obejmuje zarówno obowiązki typowo administracyjno-biurowe, jak i zarządcze, polegające na delegowaniu zadań. Przy tym wszystkim kierownik musi dodatkowo dbać o relacje z pacjentami i dobry wizerunek placówki medycznej.

Aby lepiej zobrazować Ci, co należy do zadań managera placówki medycznej, postanowiliśmy sporządzić krótką listę podstawowych zadań, które mogą pojawić się w opisie stanowiska i zakresu obowiązków. Oto ona:

Organizacja pracy placówki medycznej

W wielu placówkach medycznych to właśnie manager odpowiada za nadzorowanie pracy rejestratorek medycznych i lekarzy. Jest odpowiedzialny za układanie grafików pracy rejestratorek i specjalistów oraz kontrolowanie ich w taki sposób, by zapewnić płynne funkcjonowanie przychodni.

Do organizacji pracy placówki medycznej zaliczają się również zadania związane z nadzorowaniem strony internetowej, zamieszczaniem na bieżąco odpowiednich informacji o placówce w Internecie oraz w gablocie ogłoszeniowej, a także kontakt z podwykonawcami zajmującymi się siecią teleinformatyczną w placówce.

Manager decyduje także o wyborze odpowiedniego oprogramowania medycznego, firmy zajmującej się gospodarowaniem odpadami medycznymi, firmy sprzątającej oraz czuwa nad zaopatrzeniem placówki w artykuły biurowe i sprzęt medyczny.

Zatrudnianie pracowników

Kierownik placówki medycznej odpowiada za rekrutację i zatrudnianie pracowników, zarówno specjalistów medycznych, jak i personelu rejestracyjnego. W jego gestii leży także ocena pracy zespołu oraz podejmowanie decyzji dotyczących ewentualnych zmian kadrowych. Efektywna komunikacja z personelem jest bardzo ważna dla utrzymania pozytywnej atmosfery pracy.

Zarządzanie budżetem i finansami placówki

Manager przychodni planuje i kontroluje wydatki, dbając o terminowe wynagrodzenia dla personelu, zakup niezbędnego sprzętu oraz inwestowanie w rozwój placówki, np. kampanie reklamowe. Zarządzanie budżetem wymaga analitycznego podejścia i umiejętności prognozowania kosztów.

Dbanie o wizerunek placówki

Wizerunek przychodni to jeden z elementów jej sukcesu. Manager przyjmuje uwagi i reklamacje od pacjentów, analizuje opinie i wprowadza zmiany organizacyjne mające na celu poprawę jakości usług. Pozytywny wizerunek przychodni to efekt dobrej organizacji pracy i sprawnej komunikacji z pacjentami.

Cechy idealnego kandydata na managera placówki medycznej

Jaki powinien być kierownik, który poradzi sobie z tak różnorodnymi zadaniami? Istnieje kilka najważniejszych cech, które są pożądane u idealnego managera placówki medycznej:

✅ Samodzielność w wykonywaniu zadań i doskonała organizacja pracy

Wielozadaniowość to codzienność kierownika przychodni. Dobra organizacja czasu oraz umiejętność planowania to podstawa skutecznego zarządzania zespołem i procesami w placówce.

✅ Ambicja i chęć rozwoju

Manager powinien stale dążyć do rozwoju placówki, wprowadzając nowe rozwiązania i dbając o jej konkurencyjność. Ambitny lider potrafi wyznaczać cele i konsekwentnie je realizować, a także wspiera rozwój pracowników. Manager placówki medycznej powinien dbać o samorozwój oraz organizować szkolenia dla pracowników takich jak rejestratorki medyczne, które pełnią ważną rolę w placówce.

✅ Kreatywność

W branży medycznej kluczowe jest nie tylko świadczenie wysokiej jakości usług, ale także przyciąganie nowych pacjentów. Kreatywność managera może przełożyć się na efektywne kampanie promocyjne czy innowacyjne podejście do organizacji pracy.

✅ Otwartość i komunikatywność

Dobra komunikacja z personelem i pacjentami to niezbędny element zarządzania placówką. Kierownik powinien być osobą otwartą na sugestie i gotową do rozwiązywania problemów w sposób konstruktywny.

✅ Elastyczność i odporność na stres

Placówka medyczna to środowisko dynamiczne, w którym mogą pojawiać się niespodziewane sytuacje. Manager musi szybko podejmować decyzje i adaptować się do zmieniających się okoliczności.

Czy warto zatrudniać managera w placówce medycznej?

Jeśli jesteś lekarzem i jednocześnie właścicielem placówki medycznej i myślisz, że nie potrzebujesz w swojej placówce managera, prawdopodobnie się mylisz. Trzeba wiele wysiłku, by pogodzić ze sobą obowiązki wynikające z prowadzenia placówki z przyjmowaniem pacjentów. Dodając do tego czas, który potrzebny jest na odpoczynek i życie prywatne, może zabraknąć doby. Dlatego właśnie warto zatrudnić w placówce medycznej osobę, która będzie pełnić obowiązki managera i wspierać Cię w prowadzeniu przychodni.

Odpowiednio wybrany kierownik to inwestycja w sprawne funkcjonowanie przychodni i jej rozwój. Zatrudnienie osoby o odpowiednich kwalifikacjach i cechach pozwala nie tylko na skuteczne zarządzanie, ale także na budowanie pozytywnego wizerunku placówki w oczach pacjentów. Dodatkowo, jako właściciel jesteś odciążony i nie musisz wykonywać wielu zadań, których prawdopodobnie nie lubisz wykonywać. Dzięki temu możesz bardziej skupić się na pacjentach

Korzyści dla placówki medycznej:

✅ Zadowolenie pacjentów: dzięki dobrze zorganizowanej pracy i profesjonalnemu podejściu, pacjenci chętnie wracają do placówki i polecają ją innym.
✅ Efektywność zespołu: dobry manager potrafi zmotywować personel do działania i stworzyć przyjazne środowisko pracy.
✅ Stabilność finansowa: skuteczne planowanie budżetu i kontrola wydatków pozwala na rozwój placówki i zwiększenie jej rentowności.

Prywatny gabinet medyczny zlokalizowany w szpitalu – historia klientki, która zdecydowała się skorzystać z rozwiązania Proassist

Prywatny gabinet ginekologiczny w budynku szpitala – problem z dodzwonieniem się do rejestracji

Doktor n. med. Małgorzata Pawlak to specjalista w zakresie ginekologii i położnictwa. Jest także założycielką szpitala ginekologiczno-położniczego MEDIKOR w Nowym Sączu, gdzie posiada gabinet medyczny, w którym przyjmuje swoje pacjentki.

Ze względu na specyficzną lokalizację prywatnego gabinetu Pani Doktor, pacjentki nie zawsze wiedziały, pod jakim numerem mogą dokonać zapisów na wizyty. Część z nich dzwoniła bezpośrednio do Pani Doktor, natomiast inne łączyły się ze szpitalem, pod numerem ogólnym.Prywatny gabinet nie miał przydzielonego odrębnego numeru telefonu ani osobnej rejestratorki, z którą osoby odbierające telefon mogłyby łączyć pacjentki.

Wynikiem tego był brak uporządkowania grafiku – część pacjentek była zapisywana w jednym ogólnym kalendarzu wizyt, a druga w terminarzu wizyt prowadzonym przez Panią Doktor. Takie prowadzenie rejestracji wizyt wprowadzało ogromny chaos i powodowało podwójne rezerwacje.

Dodatkowo, na ogólny numer szpitala dzwonią także pacjenci w innych sprawach i jest ich znacznie więcej niż w jednoosobowym, prywatnym gabinecie, więc czas oczekiwania na połączenie jest dłuższy. Długie oczekiwanie w kolejce przez pacjentki pani Doktor było dodatkowym powodem ich frustracji – nie dość, że długo czekają na połączenie, to jeszcze ich wizyty są dublowane, więc w poczekalni również muszą spędzić więcej czasu.

Dostosowanie systemu medycznego do indywidualnych potrzeb lekarza

Doktor Pawlak przyjmuje pacjentki w określone dni: wtorki, czwartki i piątki, przy czym w piątki wykonuje jedynie badania prenatalne. Kluczowe było takie ustawienie systemu, aby wykluczyć możliwość zapisów na konsultacje w piątki.

System Proassist umożliwił ustawienie limitu wizyt w określonych dniach, co pozwoliło dostosować grafik do indywidualnych potrzeb doktor Pawlak. Jeśli Pani Doktor zdecyduje się na zmianę trybu pracy, w każdej chwili może zmodyfikować limity nałożone w systemie.

Dzięki odpowiedniemu dostosowaniu systemu, rejestracja nie musi sprawdzać w notatkach informacji o specyfice pracy, a Pani Doktor nie musi martwić się, że ktoś zostanie błędnie zarejestrowany. System medyczny Proassist automatycznie blokuje niepożądane rezerwacje.

Zewnętrzna rejestracja telefoniczna do jednoosobowego prywatnego gabinetu

Doktor Małgorzata Pawlak zdecydowała się na współpracę z Proassist, aby usprawnić rejestrację pacjentek i zoptymalizować funkcjonowanie gabinetu. Poniżej przedstawiamy, jakie zmiany zostały wprowadzone i jakie przyniosły efekty.

✅ Jeden numer telefonu do rejestracji wizyt

Pierwszym krokiem było uporządkowanie komunikacji telefonicznej. Wprowadzono jeden, dedykowany numer do rejestracji wizyt, który został opublikowany na stronie internetowej Pani Doktor. Pacjentki dzwoniące pod prywatny numer Pani Doktor są teraz automatycznie przekierowywane do rejestracji Proassist po 10 sekundach.

Korzyści:

🔹 Rodzina i znajomi Pani Doktor mogą nadal korzystać z jej prywatnego numeru, ponieważ ich kontakty zostały zablokowane w systemie przekierowań.

🔹 Pacjentki mają klarowną i szybką ścieżkę kontaktu z rejestracją, co znacząco poprawiło ich doświadczenie.

✅ Jeden, spójny kalendarz wizyt

Dzięki systemowi Proassist wszystkie wizyty są teraz zapisywane w jednym, zintegrowanym kalendarzu. Zarówno Pani Doktor, jak i współpracujące z nią położne mają dostęp do aktualnego harmonogramu, co umożliwia lepszą organizację pracy.

Efekt:

🔹 Eliminacja błędów w zapisach wizyt.

🔹 Możliwość bieżącej kontroli grafiku przez Panią Doktor.

Strona internetowa dla gabinetu z możliwością rejestracji online

Dla gabinetu Pani Doktor stworzono stronę internetową, która pełni funkcję wizytówki online. Pacjentki mogą znaleźć tam informacje o usługach, cenniku i lokalizacji gabinetu. Strona została zintegrowana z mapami Google, co ułatwia odnalezienie placówki.

Najważniejszym elementem witryny jest zakładka do rejestracji online, działająca 24/7. Pacjentki mogą teraz umawiać wizyty w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności wykonywania telefonu.

Wynik:

🔹 39% pacjentek dokonuje zapisów przez Internet.

🔹 Zmniejszono obciążenie rejestracji telefonicznej.

Automatyczne wiadomości SMS z przypomnieniem o umówionej wizycie

Pani Doktor postanowiła również wdrożyć w swoim gabinecie dodatkową funkcję w systemie Proassist – automatyczną wysyłkę przypomnień SMS. Informują one pacjentki o zbliżającym się terminie wizyty. Dzięki temu liczba pacjentek, które nie pojawiały się na umówionych konsultacjach, znacząco spadła.

Efekt:

🔹 Wzrost punktualności pacjentek.

🔹 Redukcja luk w grafiku i marnowania czasu pracy.

Podsumowanie – dlaczego warto wybrać Proassist do obsługi gabinetu prywatnego

Wdrożenie usług Proassist pozwoliło na kompleksowe usprawnienie pracy gabinetu ginekologicznego prowadzonego w szpitalu. Dzięki zintegrowanej rejestracji, stronie internetowej i narzędziom przypominającym o wizytach, Doktor Małgorzata Pawlak nie tylko uporządkowała swoje grafiki, ale również zwiększyła dostępność swoich usług dla pacjentek.

Jeśli zmagasz się z podobnymi wyzwaniami w swojej placówce medycznej, skontaktuj się z nami! Rozwiązania Proassist pomogą Ci zorganizować pracę Twojego gabinetu i poprawić satysfakcję pacjentów.

Rejestracja telefoniczna dla gabinetu ginekologicznego

Problemy organizacyjne w gabinecie medycznym

Dr Roman Krawiec, doświadczony ginekolog i położnik, od lat prowadził cenioną prywatną praktykę lekarską. Pomimo ogromnej liczby pacjentek i renomy, funkcjonowanie jego gabinetu nie było dobrze zorganizowane. Wdrożenie systemu Proassist było odpowiedzią na rosnące potrzeby organizacyjne, wynikające ze stale zwiększającej się liczby pacjentek.

Przed zmianami gabinet działał w modelu „otwartych drzwi”, co oznaczało, że pacjentki przychodziły bez wcześniejszego umawiania wizyt. Taki system rodził szereg problemów:

Dla pacjentek:

🔴 Długie oczekiwanie – pacjentki, w tym kobiety będące w ciąży czy w okresie połogu, często musiały spędzać długie godziny w poczekalni.

🔴 Niepewność terminu wizyty – brak wcześniejszej rejestracji i możliwości rezerwacji konkretnego terminu wizyty sprawiał, że pacjentki nigdy nie miały gwarancji, że zostaną przyjęte w danym dniu.

🔴 Brak informacji o urlopie lekarza – zdarzały się przypadki, gdy pacjentki przychodziły do gabinetu, nie wiedząc, że lekarz ma w danym dniu wolne.

Dla lekarza:

🔴 Przepełniona poczekalnia – zbyt duża liczba pacjentek w niektóre dni prowadziła do chaosu organizacyjnego.

🔴 Strata czasu – w innych momentach zdarzały się nieplanowane „okienka” między wizytami, które były po prostu marnowaniem czasu pracy lekarza.

🔴 Brak regularności – Niezorganizowany harmonogram powodował dodatkowy stres i utrudniał planowanie dnia pracy.

Jak można się domyślić, brak ustalania konkretnych terminów i godzin wizyt powodował też, że pacjentki nie czuły się zobowiązane do zjawienia się w gabinecie, a cały grafik pracy nigdy nie był jednolity. Brak organizacji poważnie zaburzał działanie gabinetu i frustrował pacjentki. Dla dobra pacjentek i gabinetu, konieczne było wdrożenie całkowicie innego, skuteczniejszego systemu pracy.

Skuteczna poprawa procesu rejestracji w gabinecie ginekologicznym

Doktor Roman Krawiec miał dość bycia ciągle pod telefonem, odbierania połączeń o różnych godzinach i samodzielnego informowania pacjentek o tym, w jakich godzinach przyjmuje. Postanowił skorzystać z usług Proassist i wdrożyć skuteczny system rejestracji medycznej.

Naszym celem było zatem zorganizowanie harmonogramu pracy gabinetu i ustalenie jasnych godzin przyjęć, zredukowanie chaosu panującego w poczekalni gabinetu oraz umożliwienie pacjentkom dogodnego sposoby rejestracji, skrócenie czasu oczekiwania na wizyty i zwiększenie ich komfortu.

Wdrożenie systemu medycznego Proassist i rozwiązania problemów gabinetu ginekologicznego przeprowadzono w kilku krokach:

✅ Stworzenie precyzyjnego grafiku – zdefiniowano stałe dni i godziny przyjęć lekarza oraz ustalono, ile planowo powinna trwać dana wizyta czy usługa. Dzięki temu można zapisywać pacjentki na konkretne godziny, które tylko w nielicznych przypadkach lekko się przesuwają.

✅ Widget rejestracji online – na stronie internetowej gabinetu zainstalowano widget e-rejestracji Proassist umożliwiający pacjentkom rejestrację na wizyty o dowolnej porze. Takie wizyty zaplanowane przez Internet automatycznie wpadają do grafiku lekarza, nie ma konieczności ich ręcznego przepisywania.

✅ Przekierowanie połączeń telefonicznych – gabinety zdecydował się na usługę zewnętrznej rejestracji telefonicznej Proassist, eliminując konieczność obsługi połączeń przez lekarza. Doktor Roman Krawiec nie musi być już ciągle pod telefonem, a pacjentki dzwonią na ten sam numer, co do tej pory. Rejestratorki Proassist odbierają połączenia od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00.

✅ Informacja dla pacjentek – przed gabinetem umieszczono szczegółową informację o nowych sposobach, żeby pacjentki mogły się z nimi zapoznać.

✅ Aplikacja mobilna dla lekarza – umożliwiła Panu Doktorowi szybkie wprowadzanie zmian w grafiku i dodawanie nowych wizyt w przypadku kiedy sam chciał kogoś zarejestrować.

✅ Automatyczne przypomnienia SMS – pacjentki otrzymują przypomnienia o wizytach, co zwiększa frekwencję i redukuje liczbę wizyt nieodbytych.

Lepsza organizacja działania gabinetu medycznego

Po wprowadzeniu do gabinetu ginekologicznego systemu medycznego Proassist lekarz Roman Krawiec korzysta z nowoczesnego i funkcjonalnego programu do umawiania wizyt online, a także z usługi rejestracji telefonicznej swoich pacjentek.

Obowiązki związane z informowaniem o terminach wizyt pełnią teraz rejestratorki Proassist, dzięki czemu właściciel gainetu ma pewność, że pacjentki są obsługiwane profesjonalnie i oprócz rezerwacji wizyty mogą uzyskać wszystkie potrzebne informacje. Rejestratorki telefoniczne Proassist dbają również o to, by w grafiku nie było okienek pomiędzy wizytami. A w przypadku nagłej sytuacji, gdyby lekarz nie mógł dotrzeć do gabinetu lub się rozchorował, zdalne rejestratorki zadzwonią do wszystkich umówionych pacjentek, grzecznie przekażą informację i umówią nowy termin wizyty.

Oczywiście, na samym początku, tuż po wdrożeniu zmian, pacjentki, które nie wiedziały o nowej formie zapisu na wizyty, zostały przyjęte bez rejestracji i poinformowane o możliwości umawiania kolejnych wizyt telefonicznie lub internetowo. Dzięki temu teraz pacjentki nie muszą już czekać w długiej kolejce, tylko przychodzą do gabinetu na konkretną, umówioną godzinę.

Pacjentki bardzo doceniły nowy tryb pracy gabinetu – wiąże się to dla nich z oszczędnością czasu i większym komfortem, o czym często informują lekarza. Każda pacjentka na 24 godziny przed wizytą otrzymuje powiadomienie SMS-owe z przypomnieniem o terminie spotkania z lekarzem. W wiadomości tej znajduje się też specjalny kod pozwalający odwołać wizytę. Jeśli pacjentka nie może stawić się w gabinecie, odpisuje na wiadomość według instrukcji i jej wizyta zostaje odwołana.

Nowy sposób funkcjonowania gabinetu Romana Krawca spełnia oczekiwania obu stron – lekarza będącego właścicielem gabinetu i jego pacjentek. Rejestracja odbywa się w sposób wygodny i niepozostawiający pola do pomyłek. Lekarz oraz pacjentki oszczędzają czas i zawsze wiedzą, kiedy odbędzie się wizyta.

Podsumowanie – system medyczny najlepszy dla ginekologa

Nowy sposób działania gabinetu dr. Romana Krawca dzięki systemowi Proassist zrewolucjonizował obsługę pacjentek i organizację pracy lekarza. System umożliwił efektywne zarządzanie czasem, poprawę satysfakcji pacjentek oraz wzrost renomy gabinetu jako nowoczesnej i dobrze zorganizowanej placówki medycznej.

Program Proassist to rozwiązanie, które zmienia oblicze pracy w placówkach medycznych – pomaga w organizacji, zwiększa komfort i pozwala lekarzom skupić się na pacjentach i ich leczeniu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach systemu Proassist, odwiedź naszą stronę lub skontaktuj się z nami już dziś.

Jak zmniejszyć koszty obsługi pacjenta, zachowując jakość i skuteczność świadczonych usług?

Obsługa pacjenta wymaga wyjątkowej sumienności oraz odpowiedzialności. Nie należy to do łatwych zadań, zwłaszcza, że w branży medycznej wciąż brakuje rąk do pracy, a pacjentów jest coraz więcej. Faktem jest, że wśród lekarzy występuje duży niedobór. Jak wynika z danych portalu Zdrowie Wprost, brakuje aż 68 tys. lekarzy.

czywiście cierpią na tym osoby zmagające się z różnymi chorobami. Jednak deficyt odbija się nie tylko na pacjentach, ale także na samych lekarzach. Ponadto ogromna ilość pacjentów zwiększa zapotrzebowanie na pracowników działu rejestracji medycznej. Nie jest trudno zgadnąć, że koszty, jakie ponoszą lekarze w związku z zatrudnieniem nowych osób, są niezmiernie wysokie.

Jednak oprócz kwestii materialnych warto również zwrócić uwagę na takie aspekty jak: czas poświęcony na poszukiwanie odpowiedniego personelu, przygotowanie nowego pracownika do wykonywania obowiązków, czy odpowiedzialność za niego. Oto sprawdzone strategie, które pozwolą zoptymalizować wydatki, zapewniając jednocześnie wysoką jakość usług.

Rejestracja online dla pacjentów na stronie internetowej placówki medycznej

Wdrożenie e-rejestracji to krok, który znacząco usprawnia proces umawiania wizyt, zarówno dla pacjentów, jak i personelu medycznego. Dzięki niej pacjenci mogą samodzielnie zapisać się na wizytę o dowolnej porze, co eliminuje konieczność angażowania rejestratorek do odbierania telefonów i pozwala im skupić się na obsłudze bieżących pacjentów.

E-rejestracja zmniejsza liczbę niedogodności związanych z dopasowaniem terminów wizyt oraz umożliwia pacjentom szybkie znalezienie dogodnego terminu, co zwiększa ich satysfakcję i przywiązanie do placówki. Co więcej, funkcja e-rejestracji zmniejsza ryzyko błędów wynikających z ręcznego wpisywania danych oraz ułatwia zarządzanie harmonogramem – program zapobiega nakładaniu się wizyt. System automatycznie synchronizuje zmiany w kalendarzu dokonane poprzez rejestrację online, kalendarz w portalu ZnanyLekarz oraz kalendarz dostępny dla rejestratorek w placówce.

Prosty program medyczny dla gabinetów – Proassist

Strach przed technologią jest jednym z czynników, które mogą zniechęcić lekarzy do korzystania z nowoczesnych systemów albo zmiany oprogramowania, na którym pracują od lat. Jednak czasem warto zaryzykować i zmienić oprogramowanie medyczne na lepsze.

W Proassist przeniesienie bazy danych z innego systemu jest bezpłatne, a nasz Dział Pomocy Technicznej nie tylko zadba o odpowiednie wdrożenie i przeszkolenie wszystkich pracowników Twojej placówki, ale również będzie gotowy wspierać użytkowników systemu w jego obsłudze od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 18:00.

Zdalna rejestratorka i usługa odbierania telefonów dla gabinetu

Wprowadzenie zdalnej rejestratorki to wygodna i tańsza alternatywa dla etatowego personelu w placówce. Dzięki rejestracji telefonicznej realizowanej przez profesjonalny zespół zewnętrzny można skutecznie obsłużyć pacjentów, nawet przy zwiększonej liczbie połączeń, bez konieczności zatrudniania kolejnych pracowników.

Usługa odbierania telefonów dla gabinetu jest rozwiązaniem, które zmniejsza wydatki na wynagrodzenia, szkolenia czy urządzenia biurowe, przy jednoczesnym zapewnieniu dostępności dla pacjentów w godzinach pracy placówki. Korzystając z usługi zdalnej rejestracji telefonicznej Proassist nie musisz martwić się o wdrażanie do pracy nowych pracowników, urlopy, zwolnienia lekarskie, czy nadgodziny.

Profesjonalne rejestratorki medyczne będą odbierać połączenia przychodzące od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Niektóre placówki medyczne współpracują z nami w ten sposób, że przekierowują ruch telefoniczny do Proassist, a na miejscu mają jedną lub dwie rejestratorki, które zajmują się przygotowywaniem dokumentacji medycznej, wspierają pracę lekarzy i umawiają na wizyty pacjentów, którzy przychodzą do placówki osobiście.

Automatyzacja przypomnień o wizytach

Duża liczba pacjentów niestawiających się na wizyty jest jednym z głównych powodów strat finansowych w placówkach medycznych. Automatyczne przypomnienia SMS stanowią skuteczne narzędzie zmniejszające liczbę zapomnianych terminów.

SMS jest bowiem narzędziem, które prowadzi do skutecznej komunikacji. Wysyłając wiadomości kilka dni, dzień lub na kilka godzin przed wizytą, można znacząco obniżyć współczynnik nieobecności pacjentów, co wpływa na optymalizację kosztów oraz zapewnienie ciągłości pracy specjalistów.

Starszy mężczyzna patrzy na telefon, obok niebieskie tło z tekstem o przypomnieniach SMS.

Podpisy elektroniczne na tablecie i szablony wizyt dla lekarzy

Dokumentacja elektroniczna minimalizuje wydatki na materiały biurowe oraz przechowywanie dokumentów papierowych. Z kolei podpisy elektroniczne umożliwiają szybsze realizowanie formalności bez potrzeby drukowania umów, zgód czy innych dokumentów, co nie tylko redukuje koszty, ale również jest przyjazne dla środowiska.

Możliwość szybszego wypełniania EDM przez lekarzy zmniejsza koszty obsługi pacjenta, ponieważ lekarz może realizować wizyty w krótszym czasie lub po prostu zamienić wypełnianie EDM po godzinach przyjęć pacjentów na automatyczne, szybkie uzupełnianie karty pacjenta w momencie, gdy jest on w gabinecie.

W programie medycznym Proassist lekarze mogą korzystać z dostępnych szablonów wizyt oraz tworzyć własne, dostosowane do swoich preferencji. Istnieje również możliwość duplikowania recept lub korzystania z listy leków ulubionych w celu szybszego wystawienia e-recepty. Zalecenia po wizycie mogą zostać automatycznie wysłane na e-mail pacjenta, dzięki czemu pacjent na pewno ich nie zgubi.

Podsumowanie – jak zmniejszyć koszty obsługi pacjenta w gabinecie

Optymalizacja kosztów obsługi pacjentów nie musi oznaczać rezygnacji z wysokiej jakości usług. Wręcz przeciwnie, wdrażając odpowiednie oprogramowanie dla placówek medycznych oraz programy medyczne do zarządzania wizytami i dokumentacją, można skutecznie usprawnić pracę, zminimalizować wydatki i jednocześnie zapewnić komfort obsługi pacjentów. Współczesne rozwiązania technologiczne pomagają placówkom medycznym budować długoterminowe relacje z pacjentami, zwiększać ich satysfakcję i lojalność, co w rezultacie przekłada się na większe zyski.