Dużym plusem jest czat na żywo w oknie systemu – mówi Karolina Kokot-Frątczak z Baby Steps Centrum Terapii Dziecka

Poszukiwania systemu, który usprawni prowadzenie gabinetu medycznego i zarządzanie placówką

Baby Steps Centrum Terapii Dziecka, prowadzone przez Karolinę Kokot-Frątczak, to miejsce, gdzie dzieci otrzymują wsparcie terapeutyczne na najwyższym poziomie. Od stycznia 2024 roku placówka korzysta z oprogramowania medycznego Proassist, które okazało się nieocenionym narzędziem w codziennym zarządzaniu i organizacji pracy.

Kiedy rozpoczęliśmy rozmowy na temat współpracy, główna obawą Pani Karoliny było to, że nie wie jeszcze, w jaki sposób prowadzić gabinet. Potrzebowała zatem narzędzia, które nie tylko spełni podstawowe funkcje dotyczące rejestracji, ale również usprawni jej pracę jako właściciela placówki medycznej. Jak system Proassist wpłynął na funkcjonowanie Baby Steps? Oto historia pełna nowych możliwości i usprawnień.

Usprawnienie zarządzania terapiami

Od momentu wdrożenia Proassist, centrum terapii może sprawnie zarządzać historiami wizyt pacjentów. „Są historie wizyt, można spokojnie wrócić na sam koniec i tam będzie nawet wiadomo jaką pacjent miał terapię i z kim” – mówi Karolina Kokot-Frątczak. Dzięki temu, terapeuci mają pełny wgląd w poprzednie terapie, co pozwala na lepsze planowanie przyszłych sesji i indywidualne podejście do każdego pacjenta.

Elastyczność i ciągłe ulepszanie

„Teraz nawet wprowadziliśmy sami formę umawiania pakietów i turnusów, ponieważ wtedy cena za usługę jest inna” – wyjaśnia Pani Karolina. Proassist umożliwia placówce elastyczne dostosowywanie systemu do własnych potrzeb, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania różnorodnymi usługami terapeutycznymi.

Wsparcie i szybka pomoc techniczna

System Proassist oferuje nie tylko zaawansowane funkcje, ale także wsparcie techniczne na wysokim poziomie, dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00. „Dużym plusem jest czat na żywo w oknie systemu, w każdej chwili można napisać i w ciągu kilku sekund otrzymać odpowiedź. Czasem jak jest coś trudniejszego do zrobienia, to można też zadzwonić do pomocy technicznej” – dodaje Karolina Kokot-Frątczak. To wsparcie jest szczególnie ważne, gdyż umożliwia szybkie rozwiązywanie problemów i sprawne funkcjonowanie placówki.

Oszczędność czasu i wygoda

Jednym z największych atutów Proassist jest możliwość powielania wizyt, co znacząco usprawnia pracę rejestracji. „Wizyty można automatycznie przekopiować, nie trzeba wpisywać ich od nowa” – zauważa Pani Karolina. Dzięki temu personel może skupić się na ważniejszych zadaniach, zamiast tracić czas na manualne wprowadzanie danych.

Podsumowanie

Proassist to coś więcej niż tylko rejestracja wizyt – to kompleksowy program medyczny, który dostosowuje się do potrzeb placówek takich jak Baby Steps Centrum Terapii Dziecka z Częstochowy. Dzięki niemu, zarządzanie terapiami stało się prostsze, bardziej efektywne i dostosowane do indywidualnych potrzeb pacjentów i personelu. Jak mówi Karolina Kokot-Frątczak, „Dla mnie Proassist się sprawdza, tylko potrzeba chwili czasu, żeby nauczyć się wszystkiego. Ja korzystam z systemu od sześciu miesięcy i nadal się uczę, bo ciągle dodawane są nowe funkcje”. Współpraca z Proassist przynosi korzyści, które odczuwają zarówno terapeuci, jak i pacjenci.

Chat SMS w systemie medycznym, czyli jak poprawić komunikację z pacjentem?

CzatSMS - popraw komunikację z pacjentem w swojej placówce medycznej

Systemy medyczne i do zarządzania placówkami medycznymi, takie jak Proassist, nieustannie ewoluują, aby lepiej służyć zarówno pacjentom, jak i pracownikom medycznym. Jednym z najbardziej nowoczesnych i ułatwiających pracę dodatków do systemu Proassist jest funkcja chatSMS.

To narzędzie oferuje nowoczesne i wygodne podejście do komunikacji, znacząco różniące się od tradycyjnych wiadomości SMS. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest chatSMS, jak działa, oraz jakie korzyści przynosi w porównaniu do zwykłych wiadomości SMS. Już wcześniej poruszaliśmy ten temat, ale teraz skupimy się na rozwoju tej funkcji i wyjaśnimy różnice między zwykłymi SMS-ami a chat SMS-ami.

Wzrost popularności SMS w komunikacji placówek medycznych z pacjentem

Zmieniające się realia życia, nowe technologie i coraz bardziej mobilny styl funkcjonowania ludzi sprawiają, że tradycyjne formy komunikacji w medycynie, takie jak rozmowy telefoniczne czy umówienie się na wizytę bezpośrednio w placówce medycznej, nie zawsze spełniają oczekiwania pacjentów. Coraz częściej pacjenci preferują krótkie, prostsze i szybsze komunikaty – i tutaj wkracza SMS. Dlatego tak istotne jest, aby systemy medyczne były “na czasie” i oferowały swoim użytkownikom prosty sposób komunikacji za pomocą wiadomości SMS.

Oczywiście, nie chodzi tutaj tylko o wysyłanie kodu e-recepty lub e-skierowania w formie wiadomości SMS, ale także o inne ważne sprawy, takie jak przypomnienia o wizytach. Pacjenci potrzebują przypominania o terminach wizyt, ale nie zawsze mogą odebrać telefon od rejestracji. Poza tym, rejestratorka, która musi dzwonić z potwierdzeniem wizyty traci na to sporo czasu i niejednokrotnie robi to kosztem nie odbierania połączeń przychodzących. Nowi pacjenci, którzy usiłują umówić się na wizytę w przychodni, nie mogą się dodzwonić, bo rejestratorka jest zajęta potwierdzaniem wizyt już wcześniej umówionych. Przychodnia prawdopodobnie straci przez to pacjenta.

Co to jest chatSMS w systemie medycznym?

W sytuacji, którą opisaliśmy wyżej, z pomocą wkracza chat SMS. Co to takiego? ChatSMS to zaawansowana forma komunikacji, która łączy zalety tradycyjnych wiadomości tekstowych z funkcjonalnością czatów internetowych. W kontekście systemu Proassist, chatSMS pozwala na bezpośrednią, dwukierunkową komunikację między pacjentami a personelem medycznym w sposób bardziej interaktywny i elastyczny. Kluczowa jest tutaj właśnie dwukierunkowość, która pozwala nie tylko poinformować pacjenta o zbliżającej się wizycie w gabinecie, ale także lekarze lub rejestratorki mogą odpowiedzieć na pojawiające się pytania rozmówcy.

Konkretniej – ta nowoczesna usługa pozwala lekarzom na wysyłanie wiadomości tekstowych (SMS) bezpośrednio z systemu do pacjentów. To prosty i wygodny sposób na potwierdzenie wizyt, przypomnienie o nadchodzących spotkaniach oraz na ogólną komunikację z pacjentem, a tym samym na poprawę relacji i procesów komunikacji między pacjentem a przychodnią.

Największą zaletą tego rozwiązania w komunikacji z pacjentem jest fakt, że pacjent może odpowiedź na wiadomość SMS, a użytkownik oprogramowania medycznego zobaczy tą odpowiedź bezpośrednio w oknie systemu. Proces jest o tyle prosty dla użytkowników systemu, że czat otwiera się w oknie systemu i pracownik placówki może ponownie na taką wiadomość odpowiedzieć – jak na czacie na żywo.

Kluczowe cechy chatSMS

Dwukierunkowa komunikacja w czasie rzeczywistym: umożliwia natychmiastową wymianę wiadomości pomiędzy pacjentem a placówką.

Integracja z systemem medycznym: chatSMS jest prosty w obsłudze i bezpośrednio zintegrowany z systemem Proassist, co oznacza, że nie musisz odpisywać pacjentowi za pomocą smartfona, bo w oknie systemu otworzy się okienko czatu, które umożliwi swobodną komunikację. Numer dopasowany do danego pacjenta będzie też wyświetlał się pod Jego nazwiskiem, więc nie będziesz musiał zastanawiać się, kto napisał SMS.

Historia wiadomości: wszystkie rozmowy są zapisywane i mogą być łatwo dostępne do przeglądu i analizy. Masz zatem dostęp do historii wiadomości i w każdej chwili możesz sprawdzić, co i kiedy napisał pacjent.

Indywidualny charakter: możesz sam zdecydować, co napiszesz pacjentowi. Możesz poinformować go o konieczności przygotowania się na badanie lub jeśli przychodzi na wizytę bilansową z dzieckiem, to możesz pokierować go do wejścia przez zdrową stronę pacjenta. Możesz także poinformować o dostępnych miejscach parkingowych lub po prostu odwołać wizytę, czy przekazać inne ważne informacje.

Różnice między zwykłymi SMS'ami a chat SMS

Choć zwykłe SMS-y są świetnym narzędziem do przypominania pacjentom o wizytach u lekarzy, mają pewne ograniczenia. Są wysyłane z „systemowego” numeru telefonu i nie są rejestrowane jako pełna historia konwersacji. Oznacza to, że jeśli pacjent odpowie na taki SMS, przychodnia ich nie zobaczy. Jest to szczególnie ważne w przypadku anulowania wizyty — choć pacjent może odpisać, że odwołuje spotkanie specjalnym kodem, to lekarz nie będzie mógł zobaczyć jego prośby o ponowne zapisanie się na usługę w innym terminie.

Na szczęście, funkcja Chat SMS to rozwiązanie tego problemu. System Proassist przydziela lekarzom indywidualne numery telefonów, dzięki którym mają pełen wgląd w historię rozmowy z pacjentem i proces staje się o wiele łatwiejszy. Teraz gdy pacjent odpowie na chat SMS, lekarz otrzyma wiadomość i będzie mógł sprawdzić całą historię korespondencji. To oznacza pełną kontrolę i brak nieścisłości w komunikacji.

Interaktywność:

ChatSMS: umożliwia dynamiczną, interaktywną rozmowę podobną do komunikatorów internetowych. Obie strony mogą uczestniczyć w rozmowie w czasie rzeczywistym, co przyspiesza wymianę informacji i umożliwia szybsze rozwiązywanie problemów.

Zwykły SMS: jeśli mówimy o ręcznym wysyłaniu SMS, to komunikacja odbywa się w sposób mniej interaktywny, z opóźnieniami wynikającymi z charakteru jednokierunkowego przesyłania wiadomości. Każda wiadomość jest wysyłana i odbierana oddzielnie, co może prowadzić do nieporozumień i opóźnień. Ponadto, jeśli pacjent odpowie na automatyczny SMS z przypomnieniem o wizycie w sposób inny niż nakazuje treść wiadomości (np. podanie kodu), to po drugiej stronie nikt nie będzie mógł odpowiedzieć na taką wiadomość, bo nikt jej nie zobaczy.

Integracja z systemem:

ChatSMS: jest integralną częścią systemu Proassist, co umożliwia automatyczne przypisywanie wiadomości do odpowiednich kart pacjentów, harmonogramów i dokumentacji medycznej. Czat na żywo otwiera się też w oknie systemu, a więc nie musisz korzystać z dodatkowych programów.

Zwykły SMS: Może być zintegrowany z systemem Proassist tylko w formie masowego wysyłania wiadomości do numerów przypisanych danym pacjentom. To znaczy, system może automatycznie wysłać do pacjentów SMS’y z przypomnieniem o wiycie lub marketingowe wiadomości zachęcające do skorzystania z promocji na zabieg, ale działa tylko w jedną stronę. Nie można odczytać wiadomości.

Historia korespondencji:

ChatSMS: w każdej chwili możesz zajrzeć do historii korespondencji z pacjentem, która jest widoczna w systemie medycznym.

Zwykły SMS: ogranicza się do podstawowej funkcji przesyłania tekstu, bez możliwości dodatkowych integracji i funkcji wspomagających.

Korzyści z używania chatSMS w Proassist

Personalizacja wiadomości - lepsza obsługa pacjentów

Jedną z najważniejszych zalet chat SMS jest możliwość personalizacji wiadomości. System Proassist pozwala lekarzom dostosować wiadomości do indywidualnych potrzeb pacjentów. Na przykład, lekarz może dodać informacje o tym, że pacjent powinien przyjść 10 minut wcześniej przed planowanym terminem wizyty, aby wypełnić dodatkowe dokumenty. Ta personalizacja sprawia, że pacjenci czują się bardziej docenieni i zadowoleni z usług świadczonych przez placówkę medyczną.

Efektywność i oszczędność czasu

Usługi chat SMS i zwykłe SMS-y są nie tylko wygodne, ale także efektywne i oszczędzają czas zarówno lekarzom i rejestratorkom medycznym, jak i pacjentom. Szybkie wysyłanie wiadomości tekstowych umożliwia przypomnienie pacjentom o wizytach, co jest kluczowe dla utrzymania harmonogramu i uniknięcia opóźnień. Automatyczne kody do odwoływania wizyt eliminują konieczność ręcznego monitorowania i ułatwiają zarządzanie harmonogramem.

Automatyzacja i zarządzanie dokumentacją medyczną

Automatyczne przypisywanie historii wiadomości z czatu SMS do kart pacjentów i harmonogramów oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów administracyjnych.

Jak uruchomić usługę Chat SMS w Proassist?

Uruchomienie usługi chat SMS w systemie Proassist jest prostym procesem, który pomoże Ci jeszcze bardziej usprawnić komunikację z pacjentami. Oto kroki, które musisz podjąć, aby cieszyć się wszystkimi zaletami tej nowoczesnej funkcji:

Kroki do uruchomienia usługi Chat SMS:

1. Skontaktuj się z Działem Pomocy Technicznej Pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z Działem Pomocy Technicznej Proassist. Pamiętaj, by precyzyjnie wyjaśnić swoją sprawę. Powiedz im, że chciałbyś uruchomić usługę chat SMS i zapytaj, jakie są dostępne opcje.

2. Przydzielanie indywidualnego numeru telefonu Po potwierdzeniu wyboru usługi chat SMS, Proassist przydzieli Twojemu gabinetowi indywidualny numer telefonu. To właśnie ten numer będzie służył do wysyłania wiadomości tekstowych do pacjentów i umożliwi Ci pełny wgląd w historię komunikacji.

3. Krótkie szkolenie obsługi Następnie, otrzymasz krótkie szkolenie od zespołu Proassist. Podczas tego szkolenia dowiesz się, jak korzystać z nowej opcji w systemie, jak wysyłać wiadomości do pacjentów oraz jak sprawdzać historię rozmów. Szkolenie jest bardzo szczegółowe, więc szybko opanujesz wszystkie funkcje.

4. Możliwość nagrania szkolenia Jeśli obawiasz się, że coś przeoczysz lub czegoś nie zapamiętasz, możesz poprosić o nagranie szkolenia. Dzięki temu będziesz mógł wrócić do materiałów w dowolnym momencie lub przekazać je swoim współpracownikom.

Ciesz się zaletami Chat SMS!

Po przeprowadzeniu szkolenia, będziesz gotowy do korzystania z nowej funkcji chat SMS. Błyskawicznie przypominaj pacjentom o wizytach, potwierdzaj terminy wizyt, a także prowadź spersonalizowaną komunikację. Teraz, dzięki indywidualnemu numerowi, będziesz mógł śledzić całą historię konwersacji z pacjentami i niezawodnie zarządzać harmonogramem wizyt.

Ciesz się zaletami usługi chat SMS i zadbaj o wygodę swoich pacjentów. Dzięki temu innowacyjnemu rozwiązaniu Proassist, Twoja placówka medyczna będzie jeszcze bardziej nowoczesna, efektywna i doceniona przez pacjentów.

Podsumowanie

Chat SMS w systemie Proassist to nowoczesne narzędzie komunikacyjne, które oferuje liczne korzyści w porównaniu do tradycyjnych wiadomości SMS. Dzięki integracji z systemem medycznym, interaktywności i dodatkowym funkcjom, chat SMS znacząco poprawia jakość i efektywność komunikacji między pacjentami a personelem medycznym. Wprowadzenie chat SMS do codziennej praktyki może przyczynić się do lepszego zarządzania opieką zdrowotną oraz zwiększenia satysfakcji pacjentów.

Nie ma wątpliwości, że funkcja chat SMS jest bardzo istotnym narzędziem dla każdej placówki medycznej, która stawia na innowacyjne rozwiązania i doskonałą komunikację z pacjentami.

Dostosuj system medyczny do swoich potrzeb!

Dostosuj system medyczny według swoich potrzeb!

Czy myślałeś kiedykolwiek o tym, że system medyczny może wyglądać dokładnie tak jak tego chcesz? Czy zdarzyło Ci się denerwować na to, że w programie medycznym wyświetlają się zbędne informacje, których nie potrzebujesz?

Przedstawiamy nową funkcję systemu Proassist, która pozwoli jeszcze bardziej dostosować pracę do Waszych indywidualnych potrzeb. Od teraz, Ty jako użytkownik systemu możesz całkowicie spersonalizować wygląd zakładki wizyty, którą wypełniasz podczas przyjmowania pacjentów. To oznacza, że każdy specjalista, niezależnie od swojej dziedziny, będzie mógł określić, jakie informacje chce widzieć w formularzu.

Dla kogo?

Ta nowa funkcja jest dedykowana wielu specjalistom, w tym:

Dla dentysty
Dla podologa
Dla psychologa
Dla fizjoterapeuty
Dla lekarza medycyny estetycznej
Dla ortopedy

Jesteśmy świadomi, że każdy z Was inaczej prowadzi wizytę i potrzebuje innych informacji od pacjentów. Teraz masz możliwość dostosować zakładkę „WIZYTY” do swoich potrzeb.

Personalizacja widoku wizyty w systemie Proassist przynosi wiele korzyści zarówno dla personelu medycznego, specjalistów jak i pacjentów. Oto 10 powodów, dla których warto już teraz spersonalizować wygląd swojego okna wizyty:

Specjaliści z różnych dziedzin medycyny mogą dostosować widok wizyty do swojej specjalizacji, co pozwala im gromadzić i wyświetlać istotne informacje związane z daną dziedziną.
Personalizacja pozwala na wyświetlanie tylko niezbędnych informacji, dzięki czemu personel medyczny może pracować szybciej i bardziej efektywnie.
Lekarze i specjaliści mogą wybierać pola do wypełnienia, aby gromadzić dokładne i istotne informacje na temat pacjenta, co przekłada się na lepszą diagnozę i leczenie.
Dzięki możliwości personalizacji, pracownicy medyczni mogą uniknąć przypadkowego pominięcia ważnych informacji o pacjentach, co wpływa na bezpieczeństwo i jakość opieki.
Każdy specjalista może skonfigurować swój widok wizyty, aby dostosować go do swojego sposobu pracy, co pomaga w lepszej organizacji codziennych obowiązków.
Dostosowane podejście do obsługi pacjentów, które uwzględnia ich indywidualne potrzeby, przyczynia się do zwiększenia satysfakcji pacjentów.
Personalizacja pozwala na eliminację zbędnych pól, co przekłada się na bardziej czytelny i przejrzysty formularz wizyty.
Dostęp do dokładnych informacji, które są ważne dla konkretnej dziedziny medycyny, pomaga w dokładniejszej diagnozie i leczeniu pacjentów.
Personel medyczny może szybko znaleźć potrzebne informacje.
Możliwość zmiany konfiguracji widoku wizyty pozwala na dostosowywanie systemu do zmieniających się potrzeb i procedur medycznych.

Personalizacja widoku wizyty w systemie medycznym pozwala zwiększyć efektywność pracy, poprawić jakość obsługi pacjentów i dostosować system do indywidualnych potrzeb różnych specjalistów medycznych.

Jak to działa?

To bardzo proste! Po zalogowaniu do systemu, wejdź do zakładki „WIZYTY”. Następnie wybierz opcję konfiguracji widoku. Możesz wybrać, które kolumny chcesz widzieć w tabeli wizyt. Oczywiście te ustawienia możesz zmieniać w dowolnym momencie, w zależności od bieżących potrzeb.

Dajemy Wam kontrolę nad tym, jak pracujecie z naszym systemem, abyście mogli być jeszcze bardziej efektywni i skoncentrowani na potrzebach swoich pacjentów. Teraz to Wy decydujecie, co jest dla Was ważne! Nie wahajcie się korzystać z tej nowej możliwości i dostosować zakładkę „WIZYTY” do swoich potrzeb.

Jak zabezpieczyć się przed wyciekiem danych pacjentów?

Obawiasz się wycieku danych pacjentów, boisz się, że nowo zatrudniona osoba będzie miała wgląd w zbyt dużą liczbę informacji?
Chcesz mieć pewność, że żadne dane nie zostaną usunięte ani poprawione bez Twojej wiedzy?
Zastanawiasz się, czy Twój personel lub lekarz powinni mieć wgląd do wszystkich informacji zebranych w systemie medycznym?

Korzyści z dobrze zorganizowanego dostępu

Dowiedz się jak kontrolować uprawnienia i wygląd systemu medycznego Proassist dla Twojego personelu. Dobrze zorganizowane procesy w placówce medycznej gwarantują swoim pacjentom wysoki poziom opieki. Jednym z narzędzi, które jest obecne w każdym gabinecie medycznym to program do grafiku i rozliczeń wizyt.

Dlaczego szeroki dostęp do systemu jest niezbędny?

Warto podkreślić, że szeroki dostęp do systemu jest nie tylko pożądany, ale również niezbędny. Managerowie, personel administracyjny i personel medyczny muszą mieć pełen wgląd do systemu, aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Wiemy, że zapewnienie dostępu do systemu medycznego, z którego korzysta placówka, dla personelu wspierającego oraz personelu medycznego przekłada się na efektywną komunikację i lepszą współpracę.

Zalety braku ograniczeń w liczbie kont

Wszyscy pracownicy mają bieżący wgląd w niezbędne informacje i dane, co ułatwia pracę i podejmowanie decyzji. Dlatego brak ograniczeń co do liczby kont dla personelu wspierającego jest ogromnym ułatwieniem. To oznacza, że każdy pracownik może mieć własne konto i dostęp do potrzebnych uprawnień.

Odpowiedzialność administratora systemu

Placówka medyczna, która korzysta z systemu Porassist nie musi się martwić o dodatkowe koszty ani ograniczenia w dostępie do systemu dla swojego personelu wspierającego, czyli recepcji, administracji, managera czy też księgowej. Administrator systemu będzie odpowiedzialny za precyzyjne określenie wyglądu systemu, a także nadanie uprawnień do wyświetlania i edycji konkretnym użytkownikom. To zapewni spersonalizowany dostęp do informacji, umożliwiając jednocześnie bezpieczne zarządzanie danymi medycznymi. Precyzyjne kontrolowanie uprawnień użytkowników jest kluczowe dla zapewnienia poufności danych.

Wywiad: Jak Proassist zarządza 40 tys. połączeń miesięcznie?

Witajcie na naszym blogu! Dziś mamy dla Was wyjątkowy artykuł, który będzie formą wywiadu Jacka z Justyną na temat Tajników Rejestraji Medycznej. Ta rozmowa przybliży Wam kulisy pracy naszej firmy.

Na początek – dla tych, którzy jeszcze nas nie znają – krótkie przedstawienie bohaterów dzisiejszego artykułu.

Jacek – pierwszy handlowiec, marketingowiec i oczywiscie pomysłodawca Proassist.

Justyna – kierownik rejestracji medycznej.

Ale to nie wszystko! Przygotujcie się na coś jeszcze bardziej emocjonującego – zapis webinaru, podczas którego Jacek i Justyna dzielili się swoimi spostrzeżeniami i odpowiedziami na nurtujące pytania. Wartościowe wnioski, inspirujące historie i ciekawostki na temat rozwoju Proassist czekają na Was w wersji wideo na naszym kanale YouTube.

Jacek: Ile my mamy połączeń? Ile dziennie, miesięcznie, tygodniowo?

Justyna: W poniedziałki tych połączeń jest więcej, w piątki jest już zdecydowanie mniej. Widać tę tendencję w każdym tygodniu. To naturalne, że w poniedziałki czujemy się zmotywowani by zadzwonić i umówić się do lekarza. Jest to też związane z dostępnością terminów, bo specjaliści otwierają swoje grafiki od początku nowego tygodnia.

Jeśli chodzi o skalę połączeń, o którą pytałeś to jest to ponad 40 tysięcy odebranych połączeń w skali miesiąca. A nasz cel to utrzymanie odebrania każdego połączenia w czasie krótszym niż 9 sekund.

Drugim naszym wskaźnikiem jest utrzymanie odbieralności połączeń w pierwszym kontakcie na poziomie 95% i to się łączy jedno z drugim. Szybkość odebrania dzwoniącego telefonu wpływa na wskaźnik wszystkich odebranych rozmów. Oczywiście na te połączenia nieodebrane oddzwaniamy.

Jacek: Telefoniczną rejestrację pacjentów prowadzi się po to żeby była skuteczna. Jak taki wysoki poziom odbieralności (95%) przekłada się na skuteczność rejestracji?

Justyna: Czas oczekiwania pacjenta na linii jest kluczowy. Szczególnie dla pacjentów pierwszorazowych dzwoniących do gabinetu. Wtedy ten czas jest najważniejszy, bo jeżeli pacjent będzie czekał na linii to w międzyczasie rozmyśli się, poszuka innego specjalisty, do którego szybciej i łatwiej się dodzwoni. Dlatego im szybciej odbierzemy połączenie tym mamy większy wpływ, że pacjent umówi się na wizytę i dobrze oceni gabinet – będziemy kojarzeni z tymi, którzy odbierają połączenia.

Kiedy mamy pacjenta, który był już u nas i sprawdził specjalistę i kolejny raz chce umówić się do tej samej osoby, to widzimy, że takiemu pacjentowi najbardziej zależy na tym, żeby umówić się do tego samego specjalisty. Dlatego powracający pacjent jest bardziej cierpliwy i wyrozumiały nawet w przypadku odległych terminów.

Jacek: Dodałbym od siebie takie rozróżnienie, które lubię stosować. Mamy placówki, które skupiają się na konsultacjach, typowe poradnie, szybka wizyty interwencyjne. Np. fizjoterapeuta, podolog, ortopeda, ginekolog – do nich umawiamy się na podstawowe zabiegi, najczęściej pacjenci wiedzą jak się przygotować i na jaką usługę chcą umówić termin wizyty. Tutaj właśnie będzie liczyło się to, co mówisz – szybkość odebrania połączenia.

Z drugiej strony są specjalistyczne zabiegi, operacje, gdzie dzwoni pacjent i liczy na to, że rejestracja będzie miała wiedzę. Wtedy konieczna jest baza informacji, umiejętności rejestratorki i to w jaki sposób ona prowadzi rozmowę ma znaczenie czy pacjent umówi się na konsultację czy nie.

Jacek: Powiedziałaś, że miesięcznie odbieracie ponad 40 tysięcy połączeń. Jak Ty to wszystko organizujesz, że Twój zespół odbiera, umawia wizyty, że to wszystko działa?

Justyna: Kluczem do naszego sukcesu jest dobre wdrożenie klienta, czyli gabinetu czy placówki medycznej. Na początku naszej współpracy potrzebuję pobrać maksymalnie dużo informacji. Chcemy znać odpowiedzi na pytanie, które mogą nam zadać pacjenci i być profesjonalnie przygotowanie do rozmowy. Liczy się to, zeby rejestratorka odbierająca połączenie mogła od razu udzielić kompletu informacji dzwoniącemu pacjentowi.

Zebrane informacje wygrywamy do systemu, żeby ją mieć pod ręką podczas każdej rozmowy. Jak wiesz system jest przygotowany w taki sposób, że do każdej placówki mamy informacje o tym: od jakiego wieku specjalista przyjmuje w dzieci, jak długo trwa konsultacja i ile kosztuje, mamy informacje o lokalizacji, parkingu i sposobie dotarcia do gabinetu.

Jacek: Każde pytanie, które konsultant kieruje do Justyny powoduje to, że Justyna zaczyna się zastanawiać dlaczego on mnie o to zapytał, bo raczej nie powinien mieć wątpliwości. Czy rzeczywiście jest to tak kluczowe w Waszej pracy?

Justyna: Tak, ponieważ wszystkie informacje powinien mieć w systemie gotowe do skorzystania w rozmowie z dzwoniącym pacjentem. Wtedy zastanawiam się czy mamy jakąś niejasną informacje od gabinetu, czy źle zaimplementowałam informacje do systemu, czy jest coś nie tak ze skryptem, czy jest to zwykły błąd ludzki, że konsultantka sobie nie poradziła w tej sytuacji.

Chodzi o skuteczność naszych rozmów. Musimy zadbać o to, aby schemat zapisu pacjenta na wizytę był prosty i jasny. Dlatego jak pojawiają się niejasności, muszą być one szybko zlokalizowane. Im więcej mamy niewiadomych, to pewność rejestratorki spada, co się z tym łączy to wydłuża nam czas rozmowy i tym samym inni dzwoniący czekają dłużej.

Jacek: Odbieracie 40 tys połączeń miesięcznie co jeśli zdarzają się błędy?

Justyna: Błędy się mogą pojawić, jesteśmy ludźmi. Dzięki bazie wiedzy, szablonom, szkoleniom i codziennej pracy przy biurkach moich rejestratorek mogę zminimalizować ryzyko popełnienia błędu.

Jacek: Opowiedz Justyna o procesie wdrożenia nowego klienta, dajmy na to jakiś gabinet czy placówka medyczna. To jak to wygląda od Twojej strony?

Justyna: Dla naszych klientów jest to łatwy i prosty proces. mamy przygotowaną bazę pytań, są one proste i wszyscy znają odpowiedzi. Po zebraniu informacji wprowadzamy wszystko do systemu, żeby później rejestratorki odbierające telefony mogły korzystać z tych informacji. Zwykle pytamy zaczynając od adresu czy lokalizacji tego gabinetu, a później przechodzimy do specjalistów. Pytamy o wiek przyjmowanych pacjentów, długość wizyty, zalecenia przed wizytą, przy dużych placówkach nam się to wydłuża, bo mamy więcej informacji i więcej specjalistów do dodania.

Jacek: Co robicie jeśli pacjent chce skontaktować się z właścicielem gabinetu?

Justyna: Jeśli nie ustalimy inaczej – to nasza rejestracja wysyła sms z informacją, że Pani Anna prosi o kontakt z właścicielem i jej numer telefonu. Wiadomość sms trafia do właściciela, a w rozmowie z Panią Anną przekazujemy informację, że wyślemy sms do właściciela z prośbą o kontakt.

Jacek: Jak wygląda Twoja praca?

Justyna: Moja praca głównie polega na pracy z zespołem i dla zespołu. Jedną z ważniejszych – moim zdaniem – rzeczy, jakie robię na co dzień to rozmowy jeden na jeden z pracownikami oraz trening rozmów i radzenia sobie z różnymi rodzajami pacjentów. Przygotowanie ich na trudniejsze scenariusze, a czasem zdarza się, że pomoc w rozładowaniu napięcia po ciężkiej rozmowie. Również śledzę i monitoruję liczby i statystyki pracy naszego zespołu. Tak jak wcześniej rozmawialiśmy na temat 9 sekund, jeśli ten czas oczekiwania na połączenie rośnie od razu reaguje i wdrażam nowe osoby.

Moja praca różni się od pracy managera placówki, ponieważ mam więcej czasu na pracę z moim zespołem. Odpowiadamy za odbieranie połączeń i skuteczne umawiania wizyty – czyli zajmujemy się praca z pacjentem zanim przyjdzie do gabinetu.

Jacek: Skąd wiecie do jakiego gabinetu dzwoni pacjent - jak rozpoznajecie i jak się przedstawiacie się dzwoniącemu pacjentowi?

Justyna: System Proassist jest tak skonstruowany, że podpowiada nam informacje o placówce, gabinecie o pracujących w niej specjalistach. Nasi konsultanci przedstawiają się nazwą gabinetu, swoim imieniem i nazwą stanowiska, jakie zajmują. “Dzień dobry, tutaj Centrum Medyczne Med, Justyna rejestratorka, w czym mogę pomóc?”
Przedstawiamy się w ten sposób, żeby osoba, dzwoniąca do jednoosobowego gabinetu nie pomyślała, że jesteśmy lekarzem albo – co gorsza – co się stało z jej lekarzem, do którego chodzi od 10 lat.

Jacek: Porozmawiajmy o rejestratorkach, jakie cechy powinna mieć dobra rejestratorka?

Justyna: Na pewno liczy się wysoki poziom kultury osobistej, umiejętności słuchania oraz dokładność. Kiedyś wydawało mi się że osoba, która nie jest zaangażowana nie powinna pracować w moim zespole. Dziś już wiem, że zaangażowanie pojawia się po czasie, w nowym pracowniku chęć narasta stopniowo. W zasadzie dopiero jak zobaczy, że jest mu dobrze w nowym miejscu pracy.

Jacek: Jak wygląda wdrożenie nowego pracownika?

Justyna: Zaczynamy od szkolenia z części technicznej, czyli pracy w systemie i aplikacji. Omawiamy wewnętrzne procedury i skrypty rozmów. Nasz onboarding jest prosty, pozwala nam szybko i skutecznie pozyskać nową osobę do zespołu.

Jacek: Czy pierwsze rozmowy mocno odbiegają od standardu, do którego dążysz?

Justyna: Pierwsze rozmowy nie mogą odbiegać od założeń. W trakcie wdrożenia mamy rozmowy z wirtualnym pacjentem i szereg narzędzi do przygotowania się do pierwszego dnia w pracy. Z moich rozmów z zespołem wynika, że dwa pierwsze połączenia odebrane są najbardziej stresujące. Wydaje mi się, że to kwestia takiej poprzeczki do przeskoczenia. Później jest już z górki.

Jacek: Często klienci dopytują, jak to jest, że Wy kosztujecie 20% minimalne stawki wynagrodzenia, jaką trzeba zapłacić? Jakbyś, Justyna, na to pytania odpowiedziała ze swojej perspektywy?

Justyna: Nasze rejestratorka odbiera jedno połączenie za drugim, przez cały dzień pracy. Dla porównania: rejestratorka zatrudniona w gabinecie odbiera kilka połączeń i zajmuje się też innymi sprawami.

Przez te ponad 7 lat, od kiedy prowadzimy rejestrację telefoniczną, zdążyliśmy już ułożyć taki system pracy, który pozwala nam pracować efektywnie.

Dziękujemy, że przebrnęliście z nami przez ten wyjątkowy wywiad z Jackiem i Justyną. Jacek jako założyciel i Justyna jako kierownik zespołu rejestratorek, stanowią serce i duszę Proassist. Ich pasja, zaangażowanie i wizja pomogły nam dotrzeć do miejsca, w którym teraz jesteśmy.

Podczas tej rozmowy mogliśmy zagłębić się w kulisy naszej firmy, poznać tajniki rejestracji medycznej oraz zrozumieć, dlaczego warto skorzystać z outsourcingu rejestracji medycznej. Jednak nasza historia nie kończy się tutaj. Proassist ciągle się rozwija i dąży do zapewnienia pacjentom najlepszej obsługi telefonicznej. Dzięki Waszemu wsparciu i zaufaniu jesteśmy w stanie zdobywać nowe cele i realizować naszą misję.

Rejestracja Online – Wprowadzenie do Nowoczesnej Opieki Medycznej!

Rejestracja Online - Wprowadzenie do Nowoczesnej Opieki Medycznej!

W dzisiejszych dynamicznych czasach, pozyskiwanie nowych pacjentów i utrzymanie konkurencyjności w branży medycznej wymaga ciągłego dostosowywania się do zmieniających się trendów. Technologia odgrywa kluczową rolę w tym procesie, a jednym z innowacyjnych rozwiązań, które zdobywa coraz większą popularność, jest „Rejestracja Online.” Jeśli zastanawiasz się, jak pozyskać więcej pacjentów i wprowadzić nowe sposoby pozyskiwania klientów, to warto zwrócić uwagę na potencjał, jaki oferuje rejestracja online w Twojej placówce medycznej.

Spis treści

📊 Statystyki mówią same za siebie:

Według naszych badań, aż 41% pacjentów już teraz korzysta z rejestracji online, a ten odsetek ciągle rośnie. Właśnie dlatego rejestrowanie się przez internet staje się standardem w nowoczesnej opiece medycznej. Pacjenci doceniają możliwość samodzielnego umawiania wizyt w dogodnym dla siebie czasie, a placówki medyczne odczuwają znaczną ulgę w organizacji harmonogramu wizyt.

W Proassist wiemy, że kluczem do sukcesu jest dostosowanie się do zmieniających się potrzeb pacjentów i placówek medycznych. Dlatego nasze innowacyjne widgety do rejestracji online są ciągle udoskonalane, aby spełniać oczekiwania naszych klientów. Gwarantujemy prostą i skuteczną integrację naszego systemu z Twoją placówką medyczną, dzięki czemu możesz skorzystać z pełnego potencjału rejestracji online i zyskać zaufanie zarówno pacjentów, jak i personelu medycznego.

🏆 Wybierz najlepszy rodzaj widgetu dla Ciebie:

Widget - Co to takiego?

Widget to mały element lub narzędzie aplikacyjne, które można umieścić na stronie internetowej w celu dostarczenia określonych funkcji lub informacji. Można go porównać do małego „pudełka” lub „okna,” które wyświetla się na stronie i wykonuje określone zadania. W kontekście rezerwacji online w placówce medycznej, widget pozwala pacjentom łatwo umawiać wizyty poprzez formularz dostępny na stronie internetowej.

Teraz, gdy już wiemy, czym jest widget, możemy przejść do wyboru najlepszego rodzaju dla Twojej placówki medycznej. Istnieją trzy różne rodzaje widgetów, z których możesz wybierać:

1️⃣ Widget po usługach:

Ten typ widgetu to idealne rozwiązanie dla pacjentów, którzy chcą umówić się na wizytę, wybierając konkretny rodzaj usługi. Często pacjenci nie mają preferencji co do konkretnego lekarza, ale wiedzą, jakiego rodzaju usługi potrzebują. Dzięki temu widgetowi, na początkowym etapie rezerwacji, pacjenci mogą łatwo znaleźć odpowiednią usługę i umówić wizytę bez konieczności przeglądania nazwisk specjalistów.

2️⃣ Wersja dynamiczna:

Ten widget towarzyszy użytkownikowi podczas przeglądania strony internetowej. Jest przesunięty na bok strony i porusza się razem z użytkownikiem podczas przewijania. Dzięki temu, niezależnie od tego, czy pacjent przegląda stronę na komputerze czy na urządzeniu mobilnym, zawsze ma łatwy dostęp do rezerwacji wizyty. Ta forma widgetu pozwala uniknąć zbędnych przekierowań, co zwiększa komfort użytkowników i zachęca do skorzystania z rezerwacji online.

3️⃣ Widget statyczny:

Ten widget jest rekomendowany do umieszczenia na stronie „Kontakt” oraz przy opisach specjalistów. Jest to prosty i intuicyjny formularz, który kieruje pacjentów krok po kroku, eliminując konieczność dzwonienia do recepcji. Dzięki temu pacjenci mogą szybko i łatwo umówić wizytę online bez zbędnych opóźnień. Widget statyczny jest doskonałym rozwiązaniem dla tych pacjentów, którzy preferują konkretnego specjalistę i chcą umówić się na wizytę z wybranym lekarzem.

Teraz, kiedy już wiesz, czym jest widget i jakie rodzaje są dostępne, możesz wybrać ten, który najlepiej spełnia potrzeby Twojej placówki medycznej. Dostępność różnych rodzajów widgetów umożliwia placówkom medycznym dostosowanie rezerwacji online do swoich potrzeb i preferencji. Niezależnie od tego, czy pacjent preferuje wybór usługi, czy chce umówić wizytę u konkretnego specjalisty, czy też potrzebuje intuicyjnego formularza na stronie „Kontakt”, rejestracja online Proassist zapewnia wygodę i łatwość korzystania dla pacjentów oraz efektywne zarządzanie terminami dla personelu medycznego.

Wybierz odpowiedni widget dla swojej placówki i ciesz się zwiększoną dostępnością i komfortem dla Twoich pacjentów!

🌟 Czym się wyróżniamy?

Rejestracja online Proassist to wyjątkowe narzędzie w opiece zdrowotnej, wyróżniamy się kilkoma kluczowymi cechami i funkcjonalnościami, które sprawiają, że nasze rozwiązanie jest dostosowane do potrzeb placówek i gabinetów medycznych:

1️⃣ Wielofunkcyjność i Elastyczność:

Nasza platforma oferuje szeroki wybór różnych widgetów, które można łatwo dostosować do unikalnych wymagań Twojej placówki. Bez względu na to, czy potrzebujesz widgetu po usługach, dynamicznego czy statycznego, z łatwością znajdziesz odpowiednią opcję, aby ułatwić swoim pacjentom rezerwację online.

2️⃣ Personalizacja Wyglądu:

Dbamy o to, aby widgety można było spersonalizować pod kątem wyglądu, tak aby idealnie wpasowały się w estetykę Twojej strony internetowej. Możesz dostosować kolory, czcionki i układ, aby zapewnić spójność z identyfikacją wizualną Twojej placówki.

3️⃣ Łatwość Integracji:

Nasza platforma umożliwia proste i bezproblemowe integracje z Twoją stroną internetową oraz kontami w mediach społecznościowych. Dzięki temu pacjenci mogą łatwo znaleźć i skorzystać z formularza rejestracyjnego, bez konieczności opuszczania Twojej strony.

4️⃣ System Automatycznych Powiadomień:

Nasz system automatycznych powiadomień przypomina pacjentom o zbliżających się terminach wizyt, dzięki czemu zmniejsza się liczba nieobecności i opóźnień, a zarządzanie terminami staje się bardziej efektywne.

5️⃣ Wsparcie dla Placówek z Wieloma Płatnikami:

Jeśli Twoja placówka współpracuje z różnymi firmami ubezpieczeniowymi lub korporacjami, nasz specjalny moduł zapisu pacjenta na wizytę pozwala na łatwe rozliczenie z różnymi płatnikami, co ułatwia zarządzanie procesem płatności.

6️⃣ Zapewnienie Bezpieczeństwa Danych:

W Proassist dbamy o bezpieczeństwo danych pacjentów. Nasza platforma stosuje najwyższe standardy bezpieczeństwa, aby chronić poufność i prywatność informacji pacjentów.

7️⃣ Łatwość Obsługi dla Pacjentów:

Nasze widgety i interfejs są projektowane z myślą o pacjentach, dzięki czemu proces rejestracji online jest prosty i intuicyjny. Pacjenci mogą bez problemu umawiać wizyty w dogodnym dla nich czasie.

W Proassist stawiamy na innowacyjne rozwiązania, które ułatwiają zarówno placówkom medycznym, jak i pacjentom. Nasza platforma jest ciągle rozwijana i dostosowywana do potrzeb naszych klientów, aby zapewnić najwyższą jakość obsługi i pełne zadowolenie z naszych usług.

Wybierając rejestrację online z Proassist, zyskujesz nie tylko zaawansowane narzędzia do zarządzania terminami, ale także partnera gotowego wesprzeć Cię na każdym etapie implementacji i użytkowania naszego systemu. Dołącz do nas już dziś i zobacz, jak nasza platforma może zrewolucjonizować organizację wizyt w Twojej placówce medycznej!

📝 Obalamy mity związane z rejestracją online:

Rejestracja online Proassist to nowoczesne rozwiązanie, które cieszy się coraz większą popularnością w opiece zdrowotnej. Niemniej jednak istnieją pewne mity i obawy wokół tego systemu, które wymagają wyjaśnienia. Pragniemy rozwiać wątpliwości i przedstawić prawdziwe korzyści, jakie niesie za sobą rejestracja online Proassist dla pacjentów i placówek medycznych.

Mit 1: Rejestracja online jest skomplikowana i trudna w obsłudze.

Jednym z powszechnych mitów jest przekonanie, że korzystanie z rejestracji online jest trudne i wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej.

W rzeczywistości, system rejestracji online Proassist został zaprojektowany z myślą o prostocie i intuicyjności. Zarówno pacjenci, jak i personel medyczny mogą szybko nauczyć się korzystać z tego narzędzia, co przyczynia się do łatwej obsługi i efektywnego działania.

Mit 2: Pacjenci rejestrując się online ignorują wizyty lub łatwo je odwołują.

Inny mit sugeruje, że pacjenci, którzy korzystają z rejestracji online, są mniej zaangażowani i bardziej skłonni do ignorowania wizyt.

W rzeczywistości, dostęp do rejestracji online pozwala pacjentom na dokładniejsze zaplanowanie wizyty, co z kolei zwiększa ich zaangażowanie i lojalność. Ponadto automatyczne przypomnienia o wizytach przeciwdziałają zapominaniu o terminach i redukują liczbę osób nieprzychodzących na wizyty.

Mit 3: Rejestracja online Proassist wymaga zakładania kont przez pacjentów.

Istnieje obawa, że pacjenci muszą zakładać dodatkowe konta, aby skorzystać z rejestracji online Proassist.

Prawdą jest jednak, że system ten umożliwia proste i szybkie umawianie wizyt bez konieczności rejestracji. Pacjent po prostu wybiera termin i specjalistę, a następnie potwierdza wizytę za pomocą jednorazowego kodu SMS bez potrzeby zakładania konta.

Fakt 1: Wygoda dla pacjentów i personelu medycznego.

Rejestracja online Proassist przynosi korzyści zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu. Pacjenci mogą umawiać się na wizyty z wygodą i elastycznością, bez konieczności dzwonienia czy odwiedzania placówki osobiście. Personel medyczny zaś może skupić się na innych obowiązkach, gdy system automatycznie zarządza rezerwacjami.

Fakt 2: Szybki dostęp do informacji i terminów.

Dzięki rejestracji online Proassist pacjenci mają szybki dostęp do informacji o dostępnych terminach, specjalistach oraz usługach oferowanych przez placówkę. To pozwala im dokładnie zaplanować swoje wizyty i wybrać najdogodniejszy termin zgodny z harmonogramem.

Fakt 3: Redukcja no-shows i automatyczne przypomnienia.

Rejestracja online Proassist oferuje funkcje automatycznych przypomnień o wizytach, które pomagają w redukcji liczby pacjentów, którzy nie pojawiają się na umówionej wizycie. To z kolei wpływa na optymalizację zarządzania terminami i zwiększa efektywność pracy placówki medycznej.

Fakt 4: Personalizacja i konfiguracja.

System rejestracji online Proassist umożliwia personalizację i konfigurację widgetów do rezerwacji, tak aby pasowały do indywidualnych potrzeb placówki medycznej. To pozwala na dostosowanie formularzy do wymagań i preferencji użytkowników.

Podsumowując, rejestracja online Proassist to innowacyjne rozwiązanie, które oferuje wygodę, prostotę i efektywność dla pacjentów i personelu medycznego. Korzystanie z tego systemu przynosi liczne korzyści, a jednocześnie rozwiewa obawy związane z jego wprowadzeniem. Dzięki rejestracji online Proassist, opieka zdrowotna staje się bardziej dostępna i efektywna dla wszystkich zaangażowanych stron.

📱 Rejestracja online w mediach społecznościowych:

Umożliwiamy łatwe dodanie linku do formularza w social mediach, aby zwiększyć liczbę rezerwacji i dotrzeć do większej liczby potencjalnych pacjentów.

Aby dodać przycisk akcji na swojej stronie na Facebooku i umożliwić pacjentom rezerwację wizyty za pomocą „Rejestracji Online,” postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

Zaloguj się do Facebooka i kliknij swoje zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu.
Kliknij „Zobacz wszystkie profile,” a następnie wybierz stronę, na którą chcesz się przełączyć.
Kliknij swoją stronę w menu po lewej stronie.
Na stronie, znajdź sekcję „Dodaj przycisk strony” i kliknij ten przycisk.
Wybierz odpowiedni przycisk dla Twojej potrzeby, w tym przypadku możesz wybrać „Rezerwacja,” „Kontakt,” lub inny odpowiedni przycisk, który będzie przekierowywał pacjentów do „Rejestracji Online.”
Następnie, wykonaj instrukcje wyświetlone na ekranie, które pomogą Ci skonfigurować przycisk akcji zgodnie z Twoimi preferencjami.
Po zakończeniu konfiguracji, kliknij „Zapisz,” aby zachować dokonane zmiany.

Dzięki tym prostym krokom Twoi pacjenci będą mieli łatwy dostęp do funkcji „Rejestracji Online” poprzez przycisk akcji na Twojej stronie na Facebooku. To skuteczny sposób na zwiększenie rezerwacji wizyt oraz dotarcie do większej liczby potencjalnych pacjentów poprzez aktywne korzystanie z mediów społecznościowych. Pamiętaj, że dostępność „Rejestracji Online” na różnych platformach internetowych, w tym na stronie internetowej, Instagramie i TikToku, również może przyczynić się do zwiększenia zaangażowania pacjentów i ułatwienia procesu rezerwacji wizyt.

📺 Warto zobaczyć jak działa rejestracja online:

Obejrzyj nasze krótkie wideo, które przedstawia działanie rejestracji online na różnych platformach. Dowiedz się, jak łatwo można skonfigurować i korzystać z tej funkcji.

Czy jesteście gotowi na przyszłość rejestracji w swojej placówce medycznej? Wybierz widget, który najlepiej pasuje do Twoich potrzeb, a my pomożemy Ci wdrożyć nowoczesne rozwiązania i zrewolucjonizować Twój sposób pracy!

Skuteczna rejestracja pacjentów dzięki firmie Proassist – Profesjonalna rejestratorka medyczna w Twojej placówce

Skuteczna rejestracja pacjentów - klucz do sukcesu dzięki firmie Proassist

Cześć! Nazywam się Justyna i jestem menadżerką zespołu rejestratorek w firmie Proassist. Dzisiaj chciałabym podzielić się z Wami historią naszej firmy oraz naszą misją, która polega na zapewnieniu profesjonalnej pomocy medycznej na każdym etapie, zaczynając od skutecznej rejestracji pacjentów.

Nasza wizja — skuteczna rejestracja pacjentów

W dzisiejszych czasach rejestracja telefoniczna w placówkach medycznych w Polsce jest nadal popularną formą umawiania wizyt. Dlatego firma Proassist postawiła sobie za cel zapewnienie pacjentom jak najlepszej obsługi oraz gabinetom medycznym wsparcia w codziennych obowiązkach.

Profesjonalny zespół rejestratorek-klucz do sukcesu

Nasz zespół rejestratorek działa efektywnie i skutecznie, odbierając codziennie setki połączeń od pacjentów. Naszym priorytetem jest szybki czas reakcji, dbając o pierwsze pozytywne wrażenie pacjenta podczas kontaktu z gabinetem lub kliniką. Osiągamy to dzięki naszemu specjalnemu programowi, który pozwala nam na bieżąco monitorować, do jakiego gabinetu dzwonią pacjenci oraz wyświetla informacje o danej placówce i skrypty rozmów. To umożliwia nam sprawną rejestrację pacjentów oraz odpowiedzi na ich pytania.

Dbałość o standardy obsługi pacjenta

Moim głównym zadaniem w roli menadżerki zespołu rejestracji telefonicznej Proassist jest rozwijanie i szkolenie zespołu. Regularnie organizujemy scenki, w których wcielamy się w role pacjentów, aby utrzymać wysokie standardy obsługi i doskonalić indywidualne procedury dla każdego klienta. Ważne jest, aby każdy pacjent czuł się zaopiekowany i usatysfakcjonowany z naszych usług.

Dogodne godziny dla pacjentów

Jednym z głównych argumentów przemawiających za współpracę z firmą Proassist jest to, że nasi klienci nie muszą się już martwić o nieodebrane połączenia. Pracujemy 12 godzin od poniedziałku do piątku, co wykracza poza standardowy etatowy czas pracy. Dzięki pełnemu wsparciu telefonicznemu, możemy zagwarantować, że Wasze grafiki są zawsze w pełni wypełnione, a pacjenci otrzymują wsparcie na najwyższym poziomie. Proassist działa jako prawdziwa pomoc dla placówek medycznych, pozwalając im skoncentrować się na potrzebach pacjentów, bez obaw o przegapione połączenia czy opóźnione odpowiedzi.

Elastyczność i wsparcie

Wychodząc naprzeciw potrzebom naszych klientów, świadczymy pomoc w przekładaniu terminów wizyt pacjentów w nagłych przypadkach. Najważniejsze jest zapewnienie natychmiastowej reakcji na takie zgłoszenia, jednocześnie starając się znaleźć odpowiednią alternatywę terminu, która zaspokoi potrzeby pacjenta. Naszym celem jest zapewnienie pacjentom maksymalnej elastyczności i wygody, aby mogli w pełni dostosować terminy wizyt do swoich zmieniających się potrzeb.

Proassist - Twoja prawdziwa rejestratorka medyczna

Proassist to nie wirtualna asystentka, czy bot, ale prawdziwa, wykwalifikowana rejestratorka medyczna. Współpraca z nami przekłada się nie tylko na zadowolenie pacjentów, ale także na zwiększenie efektywności i profesjonalizmu pracy gabinetów medycznych. Nasz zespół rejestratorek, pełen zaangażowania i pasji, doskonale rozumie specyfikę branży medycznej oraz indywidualne potrzeby pacjentów. Dzięki naszym usługom, proces rejestracji staje się łatwiejszy i bardziej efektywny. To pozwala zespołom medycznym skoncentrować się na swoich głównych obowiązkach oraz zapewnić pacjentom wsparcie na najwyższym poziomie.

Podsumowując

Proassist to klucz do skutecznej rejestracji pacjentów. Zapewniamy profesjonalne wsparcie na każdym etapie, dbając o elastyczność, dogodne godziny dla pacjentów i najwyższe standardy obsługi. Nasz zespół rejestratorek pracuje z pasją i oddaniem, aby zapewnić Twojej placówce medycznej profesjonalną asystę i zadowolenie pacjentów na najwyższym poziomie.

Skuteczność rejestracji telefonicznej – jak ją mierzyć i poprawić?

Skuteczność rejestracji telefonicznej - jak ją mierzyć i poprawić?

Dzisiejszy odcinek jest dedykowany tematowi skuteczności rejestracji telefonicznej. Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, jak zmierzyć i poprawić tę statystykę? Jeśli tak, to właśnie tutaj znajdziecie odpowiedzi i wskazówki!

Definicja skuteczności rejestracji telefonicznej

Skuteczność rejestracji telefonicznej jest kluczowym wskaźnikiem dla placówek medycznych. Określa ona, jak dobrze placówka radzi sobie z rejestracją pacjentów przez telefon. Wskazuje na to, jak skutecznie personel medyczny przyjmuje telefony i rejestruje pacjentów. Poprawa tego procesu może przynieść liczne korzyści, takie jak zwiększenie liczby zarejestrowanych pacjentów, skrócenie czasu oczekiwania na wizytę i podniesienie jakości obsługi.

Wspólny współczynnik do mierzenia

Jednym z najczęściej stosowanych współczynników do pomiaru skuteczności rejestracji telefonicznej jest odbieralność połączeń. Odbieralność połączeń to procent połączeń, które zostały przyjęte przez personel medyczny w stosunku do wszystkich wykonanych połączeń. Im wyższy wskaźnik odbieralności, tym lepiej. Warto jednak pamiętać, że nie jest to jedyny wskaźnik skuteczności rejestracji. Inne aspekty, takie jak czas obsługi połączeń i jakość komunikacji, również mają istotne znaczenie.

Odbieralność połączeń ma największy wpływ

Odbieralność połączeń jest kluczowym czynnikiem wpływającym na skuteczność rejestracji telefonicznej. Każde nieodebrane połączenie to potencjalnie utracony pacjent i utrata szansy na zarejestrowanie go. Dlatego tak ważne jest, aby personel medyczny był dostępny i skoncentrowany na obsłudze połączeń. Jeśli placówka ma niską odbieralność połączeń, warto zastanowić się nad wprowadzeniem zmian, takich jak zwiększenie liczby linii telefonicznych lub zatrudnienie dodatkowego personelu.

Numer placówki służy nie tylko do rejestracji pacjentów

Numer telefonu placówki medycznej ma znacznie większe znaczenie niż tylko rejestracja pacjentów. Może on być również wykorzystywany jako źródło informacji dla pacjentów, takich jak godziny pracy, informacje o usługach medycznych czy adres placówki. Dlatego istotne jest, aby numer był łatwo dostępny dla wszystkich potencjalnych pacjentów. Pamiętajcie, aby podać numer telefonu do placówki na stronie internetowej placówki, wizytówce google, czy na ulotkach informacyjnych.

Szkolenie personelu i standaryzacja procesów

Jednym ze sposobów na poprawę skuteczności rejestracji telefonicznej jest odpowiednie szkolenie personelu. Personel medyczny powinien być przeszkolony w zakresie obsługi połączeń telefonicznych, umiejętności komunikacyjnych i rozwiązywania problemów. Ważne jest, aby personel był świadomy znaczenia skutecznej rejestracji telefonicznej i wiedział, jak efektywnie rejestrować pacjentów.

Standaryzacja procesów również odgrywa kluczową rolę w poprawie skuteczności rejestracji telefonicznej. Poprzez ustalenie jednolitych procedur i wytycznych, można zapewnić spójność i wysoką jakość obsługi niezależnie od tego, kto obsługuje telefon.

Monitorowanie i analiza danych

Monitorowanie i analiza danych są niezwykle istotne w procesie poprawy skuteczności rejestracji telefonicznej. Regularne monitorowanie wskaźników, takich jak odbieralność połączeń, czas obsługi czy jakość komunikacji, pozwala na śledzenie postępów i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy. Analiza danych umożliwia głębsze zrozumienie trendów i odkrywanie potencjalnych problemów, które mogą wpływać na skuteczność rejestracji. Na podstawie tych informacji można podejmować świadome decyzje i wdrażać skuteczne strategie usprawniające proces rejestracji telefonicznej.

Podsumowanie i wnioski

Skuteczność rejestracji telefonicznej ma ogromne znaczenie dla placówek medycznych, ponieważ wpływa na jakość obsługi pacjentów oraz efektywność całego procesu. Wprowadzenie skutecznych metod pomiaru, takich jak odbieralność połączeń, szkolenie personelu, standaryzacja procesów oraz monitorowanie i analiza danych, może przynieść liczne korzyści. Wysoka skuteczność rejestracji telefonicznej przekłada się na zwiększoną liczbę zarejestrowanych pacjentów, skrócenie czasu oczekiwania na wizytę oraz poprawę ogólnej satysfakcji pacjentów. Dlatego ważne jest, aby placówki medyczne skupiły się na doskonaleniu tego procesu i podejmowały świadome działania w celu jego ciągłej poprawy.

Czerwcowe nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist: Modele zapisu i nowy ekran logowania!

Czerwcowe nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist:
Modele zapisu i nowy ekran logowania!

W dzisiejszym wpisie blogowym chcielibyśmy podzielić się z Wami najnowszymi aktualizacjami w oprogramowaniu medycznym dla placówek medycznych i gabinetów lekarskich. Ostatnio wprowadziliśmy wiele poprawek, zmian i dodatków, które mają na celu usprawnić codzienną pracę personelu medycznego oraz zapewnić lepsze doświadczenie dla pacjentów. Przyjrzyjmy się tym nowościom dokładniej.

Dodatki i ulepszenia:

Dodatkowe informacje na fakturze: Wprowadziliśmy możliwość dodawania dodatkowych informacji na fakturach, co pozwala na bardziej szczegółowe przedstawienie danych.

Dodatkowa spacja w kodzie recepty dodanej do zaleceń: Teraz kod recepty jest oddzielony od numeru PESEL dodatkową spacją, co ułatwia odczytywanie danych.

Kod resortowy na liście poradni: Dodaliśmy możliwość wyboru kodu resortowego na liście poradni, co pozwala na bardziej precyzyjne zarządzanie danymi.

Górna belka trzyma wybraną placówkę w zakładce „Badania” i „Zasoby”: Zaktualizowaliśmy interfejs, aby górna belka wyświetlała wybraną placówkę, zapewniając łatwiejszą nawigację w zakładkach „Badania” i „Zasoby”.

Dodanie kodu resortowego V, VII, VIII do danych e-zdrowie, aby e-skierowania przyjmowała placówka realizująca e-skierowanie niezależnie od tego, jak stary system EDM posiada.

Brak ograniczeń wiekowych pacjenta: Usunęliśmy ograniczenia wiekowe dla pacjentów, umożliwiając rejestrację i obsługę osób w każdym wieku. Te dane są widoczne w infografikach przy specjaliście — dzięki temu, rejestracja szybciej i precyzyjnie przekazuje informacje pacjentom podczas zapisu

Numer ubezpieczyciela jako wymagane/niewymagane pole: Dodaliśmy możliwość ustawienia pola numeru ubezpieczyciela jako wymagane lub niewymagane, aby dostosować formularze do indywidualnych wymagań.

Możliwość ustawienia pola w rejestracji jako takie, które będzie widoczne w oknie dodawania wizyty jako opcjonalne, a nie wymagane. Osoba dokonująca rejestracji będzie miała możliwość uzupełnienia informacji.

Możliwość wprowadzenia blokady na poprawę dokumentacji medycznej po określonym czasie: Dodaliśmy funkcję blokady, która po określonym czasie uniemożliwia wprowadzanie zmian w dokumentacji medycznej, zapewniając tym samym jej integralność.

Kanał Komunikacji (dodatkowy model zapisu na wizytę):

Zmiany w usługach związane z kanałem komunikacji: Dostosowaliśmy nasze usługi do nowego modelu zapisu z kanałami komunikacyjnymi. Teraz pacjenci mogą wybrać preferowany kanał komunikacji podczas rezerwacji wizyty, co pozwala na lepszą komunikację między personelem medycznym a pacjentem.

Możliwość powielenia ustawienia kanału na wszystkie usługi: Wprowadziliśmy funkcję, która umożliwia powielenie ustawienia preferowanego kanału komunikacji na wszystkie usługi oferowane przez placówkę. Dzięki temu personel medyczny może skonfigurować kanały komunikacyjne zgodnie z preferencjami pacjentów.

Wyświetlanie kanału komunikacji na okienku wizyty w kalendarzu: Aby ułatwić personelowi medycznemu identyfikację preferowanego kanału komunikacji, dodaliśmy wyświetlanie informacji na temat kanału na okienku wizyty w kalendarzu. Teraz personel może szybko zobaczyć, jak skontaktować się z pacjentem.

Płatnicy — nowy model zapisu na wizytę:

Model zapisu na wizytę z definiowaniem płatników (nowy model skryptu rozmów): Wprowadziliśmy nowy model zapisu na wizytę, który umożliwia definiowanie płatników. Pacjenci mogą określić, kto będzie pokrywał koszty wizyty, co ułatwia rozliczenia.

Automatyczne połączenie płatników z usługami: Aby usprawnić proces rozliczeń, wprowadziliśmy automatyczne powiązanie płatników z usługami. Teraz personel medyczny nie musi ręcznie konfigurować powiązań, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pomyłek.

Możliwość powielenia ustawień płatnika na wszystkie usługi: Wprowadziliśmy funkcję, która umożliwia powielenie ustawień płatnika na wszystkie usługi. To ułatwia zarządzanie płatnikami i zapewnia spójność danych.

Automatyzacja połączenia płatnika z rozliczeniem w kasie: Teraz płatnik jest automatycznie powiązany z odpowiednim rozliczeniem w kasie. To eliminuje konieczność ręcznego przypisywania płatników do rozliczeń, co przyspiesza procesy księgowe.

Wyświetlanie płatnika na okienku wizyty w kalendarzu: Aby zapewnić łatwy dostęp do informacji o płatniku, dodaliśmy wyświetlanie danych płatnika na okienku wizyty w kalendarzu. Personel medyczny może szybko zidentyfikować płatnika przydzielonego do danej wizyty.

Pokoje do wizyty:

Możliwość ustawienia pokoi do wizyty, a nie do specjalisty: Rozszerzyliśmy funkcjonalność dotyczącą pokoi do wizyty, umożliwiając przypisanie pokoi do samych wizyt, a nie do konkretnych specjalistów. To daje większą elastyczność przy planowaniu harmonogramu wizyt.

Możliwość definiowania pokoju podczas dodawania wizyty: Teraz podczas dodawania wizyty personel medyczny może określić odpowiedni pokój, w którym ma się odbyć wizyta. To ułatwia organizację przestrzeni w placówce medycznej.

Automatyzacja połączenia usługi z pokojem: Wprowadziliśmy automatyzację, która pozwala na automatyczne powiązanie usługi z odpowiednim pokojem. Teraz personel medyczny nie musi ręcznie konfigurować powiązań, co przyspiesza proces planowania wizyt.

Automatyzacja ustawienia pokoju w usłudze dla wszystkich specjalistów podpiętych pod usługę: Aby usprawnić zarządzanie pokojami w usługach, wprowadziliśmy automatyczne ustawianie pokoju dla wszystkich specjalistów przypisanych do danej usługi. To minimalizuje ryzyko pomyłek i ułatwia harmonogramowanie.

Wyświetlanie pokoju na okienku wizyty w kalendarzu: Aby zapewnić łatwy dostęp do informacji o przypisanym pokoju, dodaliśmy wyświetlanie danych o pokoju na okienku wizyty w kalendarzu. Personel medyczny może szybko zidentyfikować, w którym pokoju ma się odbyć dana wizyta.

Magazyn:

Magazyn — “trzyma” górną belkę z wyborem placówki: Zaktualizowaliśmy interfejs magazynu, aby górna belka wyświetlała wybraną placówkę, zapewniając spójność danych i ułatwiając nawigację.

Magazyn — możliwość wydruku listy produktów: Teraz w magazynie można wydrukować listę produktów, co ułatwia zarządzanie zapasami i prowadzenie dokumentacji.

Magazyn — możliwość używania niepełnych liczb, np. 1,5 mililitra: Wprowadziliśmy możliwość używania niepełnych liczb, takich jak 1,5 mililitra, w operacjach związanych z magazynem. To umożliwia bardziej precyzyjne zarządzanie ilościami produktów.

Marketing:

Nowy model logowania: Przeprojektowaliśmy model logowania, aby zapewnić lepszą użyteczność i bezpieczeństwo. Nowy interfejs jest bardziej intuicyjny i zapewnia łatwiejszy dostęp do panelu logowania.

To tylko niektóre z najnowszych funkcji i ulepszeń, które wprowadziliśmy w naszym oprogramowaniu medycznym. Naszym celem jest zapewnienie kompleksowych i innowacyjnych rozwiązań dla placówek medycznych i gabinetów lekarskich, aby ułatwić codzienną pracę i poprawić jakość opieki nad pacjentami. Śledź nasze aktualizacje, ponieważ stale dążymy do udoskonalenia naszych produktów i dostarczania nowych funkcji, które spełniają potrzeby naszych użytkowników.

Wartość pracy rejestratorki medycznej: nieoceniona rola w systemie opieki zdrowotnej

Cześć wszystkim, dzisiaj mamy bardzo ważny temat do omówienia, a mianowicie „Dlaczego praca rejestratorki medycznej jest ważna i zawsze będzie potrzebna”. Ta rola w systemie opieki zdrowotnej często jest niedoceniana, ale warto zrozumieć, jak kluczowe jest to stanowisko.

Właściwa dokumentacja to fundament opieki zdrowotnej

Bez rejestratorek medycznych, lekarze, pielęgniarki i inni pracownicy służby zdrowia nie mogliby efektywnie wykonywać swojej pracy. Są one bowiem odpowiedzialne za organizację, aktualizację i utrzymanie dokumentacji medycznej pacjentów. To niezbędne do zapewnienia odpowiedniej opieki medycznej, a wyobrażenie sobie systemu opieki zdrowotnej bez takiego wsparcia jest niemal nie do pomyślenia.

Pierwszy punkt kontaktu dla pacjentów

Rejestratorki medyczne to nie tylko strażnicy dokumentacji medycznej. Są również pierwszym punktem kontaktu dla pacjentów. Ich rola jest niezwykle ważna, gdyż to one zapewniają, że pacjenci czują się zrozumiani, wspierani i dobrze poinformowani.

Ludzki dotyk i empatia nie do zastąpienia

Praca rejestratorki medycznej zawsze będzie potrzebna, chociaż technologia stale się rozwija i coraz więcej zadań jest automatyzowanych. Nadal jest potrzeba ludzkiego dotyku, empatii i zrozumienia, której nie można zautomatyzować. Maszyny nie są w stanie zrozumieć emocji, lęku czy niepokoju pacjenta. Nie są w stanie pocieszyć, uspokajać lub nawiązać prawdziwego kontaktu z pacjentem.

Zarządzanie harmonogramem i przypomnienia

Praca rejestratorki medycznej to także zarządzanie harmonogramem, umawianie wizyt, przypominanie o terminach badań i wizyt. Ta część pracy jest niezwykle istotna dla zapewnienia ciągłości opieki zdrowotnej.

Komunikacja między pacjentem a zespołem medycznym

Rejestratorki medyczne są kluczowe w zarządzaniu komunikacją między pacjentem a zespołem medycznym. Często to one przekazują informacje od lekarzy do pacjentów, co jest niezwykle ważne, aby pacjenci byli dobrze poinformowani o swoim stanie zdrowia i planie leczenia.

Proassist: wsparcie dla rejestratorek medycznych

Proassist jest usługą, która oferuje wsparcie dla placówek medycznych, szczególnie w obszarze rejestracji telefonicznej. Jeżeli prowadzisz placówkę medyczną i zmagasz się z wyzwaniami związanymi z obsługą telefoniczną, Proassist może być idealnym rozwiązaniem.

Usługi Proassist obejmują profesjonalne wsparcie recepcyjne, które może zastąpić tradycyjne sekretarki. Proassist zapewnia efektywną i skuteczną obsługę telefoniczną, dzięki czemu pacjenci mogą łatwo umówić się na wizyty, a personel medyczny może skupić się na świadczeniu usług medycznych.

Dodatkowo, usługi Proassist mogą przynieść wiele korzyści dla rejestratorek medycznych. Ułatwiają one zarządzanie informacjami o pacjentach, umożliwiając rejestratorom skupienie się na kluczowych aspektach swojej pracy, takich jak zbieranie i analiza danych klinicznych. Dzięki Proassist, rejestratorki mogą także uniknąć często stresującej obsługi telefonicznej, co może przyczynić się do poprawy ich dobrostanu i satysfakcji zawodowej.

W świecie, w którym technologia odgrywa coraz większą rolę, warto skorzystać z możliwości, które ona oferuje. Proassist jest doskonałym przykładem tego, jak technologia może wspierać sektor zdrowia, pomagając nam wszystkim dążyć do zdrowszej przyszłości.

Dziękujemy za przeczytanie naszego bloga. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub chciałbyś dowiedzieć się więcej o tym, jak Proassist może pomóc Twojej placówce medycznej, skontaktuj się z nami. Jesteśmy tu, aby pomóc.