Jak przekonać lekarza do zmiany oprogramowania medycznego na lepsze?

Oprogramowanie medyczne jest kluczowym elementem w zarządzaniu placówką medyczną i świadczeniu usług zdrowotnych. Dla managerów i kierowników przychodni, decyzja o zmianie oprogramowania medycznego może stanowić istotne wyzwanie, szczególnie jeśli lekarze są przywiązani do obecnie używanego systemu.

Przywiązanie do systemu jest naturalne – często nie chcemy zmieniać tego, co znamy. Jednak czasem trzeba wprowadzić zmiany, żeby ułatwić pracę, zaoszczędzić pieniądze, zrobić krok do przodu i otworzyć się na nową technologię.

Jeśli jesteś managerem placówki medycznej i zastanawiasz się, jak przekonać lekarzy do zmiany oprogramowania medycznego, to dobrze trafiłeś. W tym artykule omówimy strategie, które pomogą Ci przekonać lekarzy do wprowadzenia nowego i bardziej zaawansowanego oprogramowania medycznego.

Zrozumienie obecnych potrzeb

“Musimy mieć na uwadze fakt, że nie ma złotego środka, aby przyspieszyć i uprościć pracę lekarza z dokumentacją. Jest po prostu kilkanaście małych prostych usprawnień, które w całości dają możliwość poświęcenia większej uwagi dla pacjenta lub skrócenia czasu wizyty.” – Jacek, CEO w Proassist

Pierwszym krokiem w przekonaniu lekarzy do zmiany oprogramowania medycznego jest zrozumienie ich obecnych potrzeb. Organizuj spotkania z lekarzami, aby dowiedzieć się, jakie są ich oczekiwania wobec systemu medycznego i jakie trudności napotykają na co dzień. To pozwoli na dostosowanie nowego oprogramowania do konkretnych potrzeb i rozwiązanie problemów, z którymi borykają się lekarze. Według Jacka najważniejszym zadaniem jest znaleźć takie rozwiązanie, które niezależnie od umiejętności lekarza w zakresie obsługi komputera — zawsze będzie mu pomocne.

Prezentacja konkretnych korzyści

Kiedy już zrozumiemy, czego lekarze potrzebują, warto przedstawić im konkretne korzyści wynikające z nowego oprogramowania. Może to obejmować:

– Poprawę efektywności pracy poprzez łatwiejszy dostęp do danych pacjentów, elektroniczne recepty i automatyzację procesów.

– Zwiększenie bezpieczeństwa pacjentów dzięki wbudowanym systemom kontroli jakości i ochronie danych.

– Możliwość integracji systemu ze stroną internetową placówki i ze ZnanymLekarzem, co otwiera więcej możliwości rejestracji pacjentom.

– Obsługę mobilnych urządzeń, co pozwoli lekarzom na dostęp do danych pacjentów w dowolnym miejscu i czasie.

– Innowacyjne funkcje, które ułatwią pracę, np. głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej, podpisy elektroniczne, czy wysyłanie zaleceń po wizycie bezpośrednio na adres mailowy pacjenta.

– Wielozadaniowość systemu, czyli możliwość prowadzenia magazynu, wprowadzania dostaw, wystawiania faktur, czy naliczania prowizji dla lekarzy.

Szkolenia i wsparcie techniczne

Niezbędne jest zapewnienie lekarzom odpowiednich szkoleń i wsparcia technicznego przy wdrażaniu nowego oprogramowania. Dobre szkolenia pomogą lekarzom szybko przyswoić nowe narzędzie i poczuć się pewniej w jego obsłudze. Dostępność wsparcia technicznego na bieżąco pomoże rozwiązywać ewentualne problemy i utrzymać zaufanie do nowego systemu. Warto zwrócić też uwagę, czy do oprogramowania dostępne są instrukcje, z których można skorzystać poza godzinami pracy działu wsparcia technicznego.

Przekonanie lekarzy do zmiany oprogramowania medycznego na lepsze może być wyzwaniem, ale to zadanie jest kluczowe dla doskonalenia opieki zdrowotnej. Jeśli przedstawisz lekarzowi wszystkie te korzyści, będzie mu łatwiej zdecydować się na zmianę oprogramowania. Świadomość, że będzie miał wsparcie techniczne z pewnością go uspokoi. Najlepsze placówki, z którymi współpracujemy jako Proassist mają tzw. checklistę tego, co powinien nowy specjalista wiedzieć i umieć i poznać, zanim przystąpi do pracy, np. poznać system medyczny.

Nie zapomnij jednak o monitorowaniu pracy lekarzy i zbieraniu ich opinii po wdrożeniu nowego oprogramowania medycznego. Być może będzie im potrzebna pomoc lub dodatkowe szkolenie. Na wszystko potrzeba czasu. W miarę jak system będzie rozwijać się i dostosowywać do potrzeb placówki, lekarze zaczną dostrzegać jego wartość i korzyści.

Pamiętaj, że zawsze warto inwestować w nowoczesne narzędzia, które pomogą podnieść jakość i efektywność opieki zdrowotnej oraz ułatwią pracę personelu medycznego.

Migracja danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego

Jeżeli chodzi Ci po głowie zmiana oprogramowania medycznego, nie musisz obawiać się o utratę danych, które do tej pory zgromadziłeś w systemie. Karty pacjenta, grafiki lekarzy oraz pozostała elektroniczna dokumentacja medyczna będą w pełni bezpieczne dzięki możliwości migracji danych.

Migracja danych medycznych, czyli inaczej przeniesienie bazy danych pacjentów, polega na przeniesieniu danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego. Pozwala na zachowanie wszystkich kart świadczeniobiorców oraz dostępu do całej dokumentacji medycznej stworzonej w poprzednim systemie, co jest niezbędne w celu zachowania ciągłości pracy lekarza.

Dzięki możliwości przenoszenia danych z jednego programu do drugiego nie ma konieczności zakupu nowego sprzętu. Wszystko odbywa się wirtualnie, dzięki czemu nie ma potrzeby inwestowania w nowe urządzenia.

Przeniesienie bazy danych medycznych zapewni Ci stały dostęp do całej dokumentacji medycznej, tworzonej od początku istnienia gabinetu lub przychodni. Zmieniając oprogramowanie medyczne, nie musisz martwić się o to, że stracisz jakiekolwiek archiwalne e-recepty, e-zwolnienia lekarskie, czy e-skierowania. Cała historia wizyt, rozliczenia, dane pacjentów oraz pozostałe dokumenty medyczne wytworzone w do tej pory wykorzystywanym systemie znajdą się w nowym programie bez pominięcia żadnych jej elementów.

Na co zwrócić uwagę przy przenoszeniu bazy danych medycznych?

Najważniejsze przy zmianie oprogramowania medycznego jest to, aby nie stracić danych, gromadzonych przez dłuższy czas u poprzednich dostawców usługi. Przeniesienie danych zapewnia ciągłość pracy, ponieważ przyjmowanie pacjentów z nowym programem rozpoczynasz ze wszystkimi ich kartami i możliwością wglądu w notatki z poprzednich wizyt. Masz stały dostęp zarówno do nich, jak i do całej dokumentacji medycznej oraz grafiku lekarzy.

Pamiętaj, aby przy przenoszeniu danych pacjentów zadbać o to, by dotychczasowy dostawca oprogramowania medycznego przekazał Ci odpowiedni plik z danymi wyeksportowany z poprzedniego systemu. Najlepiej będzie, jeśli przed wysłaniem prośby o przekazanie danych, skontaktujesz się z firmą, która wykona usługę migracji danych i zapytasz, jaki rodzaj pliku będzie im potrzebny.

Uwaga: Zdarza się, że oprogramowania medyczne w celu uniknięcia obowiązku prawnego z przygotowaniem danych do migracji danych nazywają się oprogramowanie komputerowe. W ten sposób mówią, że zapis prawny dotyczący oprogramowania medycznego ich nie dotyczy.

„możliwość prowadzenia i udostępniania dokumentacji w formatach i standardach wydanych na podstawie art. 11 ust. 1a i 1b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2019 r. poz. 408, 730, 1590 i 1905), a w przypadku ich braku – możliwość prowadzenia i udostępniania dokumentacji w standardach HL7 oraz DICOM lub innych standardach i formatach;„

Link do całości rozporządzenia

Jaki system będzie najbezpieczniejszy do przechowywania danych medycznych?

Przy wyborze nowego systemu do swojej placówki, weź pod uwagę system medyczny w chmurze. Przeniesienie danych medycznych do oprogramowania działającego w chmurze zapewnia większe bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji medycznej i większą swobodę w ich używaniu. Program instalowany na komputer umożliwia korzystanie z systemu tylko na tych urządzeniach, na których system został zainstalowany. Chmurowy system medyczny ma natomiast tą przewagę, że pozwala na wybór urządzenia, na którym będziesz z niego korzystać. Tak jest w przypadku systemu Proassist dla gabinetów medycznych, z którego możesz korzystać zarówno z komputera w przychodni, jak i z prywatnego laptopa czy innego urządzenia zlokalizowanego poza gabinetem medycznym.

Eksport bazy danych do Proassist ze starego systemu

Migrację bazy danych do Proassist wykonamy dla Ciebie za darmo, jeśli zdecydujesz się na nasze usługi.

Proassist jest programem do gabinetu, który pracuje przez Internet, dzięki czemu masz stały dostęp do terminarza wizyt oraz elektronicznej dokumentacji medycznej. Wystarczy wpisać login i hasło i możesz rozpocząć przyjmowanie pacjentów, dodawanie wizyt oraz prowadzenie EDM z telefonu, tabletu, czy komputera.

W ramach korzystania z oprogramowania medycznego Proassist masz również dostęp do czytelnego kalendarza lekarskiego. Jeżeli w Twoim poprzednim programie do obsługi gabinetu były zapisane jakiekolwiek wizyty – wszystkie bez przeszkód przeniosą się do terminarza wizyt Proassist. Dzięki temu, nie będzie konieczności ponownego wprowadzania ich do grafiku lekarzy.

Jeżeli prowadzisz gabinet lekarski lub placówkę medyczną od dłuższego czasu, to dobrze znasz obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej i z pewnością posiadasz bogate kartoteki pacjentów. Wprowadzanie wszystkich danych na nowo byłoby kłopotliwe i zajęłoby mnóstwo czasu. Migracja danych pozwala na wgląd w karty pacjenta bezpośrednio po zmianie programu do gabinetu lekarskiego. W Proassist prowadzenie kartoteki jest bardzo intuicyjne. Weryfikacja danych podczas dodawania pacjenta do systemu zapobiega wprowadzeniu dwóch kart tej samej osoby. Gwarantuje to porządek w kartotece.

Jak przebiega przeniesienie danych do programu medycznego Proassist?

Przeniesienie bazy danych odbywa się w kilku krokach.

1. W pierwszej kolejności podpisywana jest odpowiednia umowa, która gwarantuje pełną poufność danych, reguluje cel migracji danych i przebieg usługi.

2. Następnie należy wykonać migrację danych ze starego oprogramowania medycznego. W tym celu należy skontaktować się z pomocą techniczną systemu medycznego, w celu wygenerowania odpowiednich plików. Najbardziej preferowanym formatem otrzymanych plików jest CSV lub XML, natomiast bardzo często zdarza się, że są one w formacie SQL lub całkowicie innym, nadanym przez obecne oprogramowanie. Jeżeli jest to inny plik, to powinna zostać dołączona instrukcja, w jaki sposób nowi dostawcy mają wyciągnąć odpowiednie dane. Należy mieć na uwadze fakt, że obecne oprogramowanie medyczne ma obowiązek prawny na przygotowanie takiego pliku z możliwością odtworzenia w innym programie.

3. W kolejnym etapie zahasłowana baza danych przekazywana jest do Proassist. Hasło przekazywane jest innym kanałem komunikacji niż samą bazę.

4. Nasi specjaliści wdrażają dane do oprogramowania medycznego.

Po wielu przeniesieniach zdobyliśmy już duże doświadczenie w migracji danych medycznych. Robimy to w taki sposób, że po otrzymaniu bazy sprawdzamy dane i porównujemy z kartą wizyty, następnie dokładnie opisujemy klientowi, do których formularzy w naszym systemie będą przeniesione konkretne dane. Ustalamy również z klientem, które dane przenosimy. Należy pamiętać, że w zależności od bazy może się tak zdarzyć, że np. wywiad i badanie w danej bazie będzie w jednym wierszu i nie będzie dało się rozpoznać, które jest które. Ważne jest, aby wcześniej poinformować klienta, które dane pójdą w które pola.

Baza danych z innego oprogramowania medycznego

Kilkukrotnie przenosiliśmy już bazę z ogólnodostępnych popularnych programów. W takim przypadku mamy przygotowane “roboty” do przenoszenia bazy, a więc taka migracja jest o wiele szybsza i tańsza niż standardowa.

Czas migracji danych

Standardowo, ustalamy 30 dni na przeniesienie bazy z poprzedniego systemu medycznego do Proassist od momentu otrzymania danych. O ile w przypadku systemów, w których już przenosiliśmy bazy danych ten termin jest zdecydowanie krótszy, o tyle w momencie, w którym jest to baza z programu, z którego nie przenosiliśmy danych, trwa to od dwóch do trzech tygodni.

Koszt przeniesienia danych

Jeżeli zastanawiałeś się, czy oprogramowania medyczne pobierają opłaty za przenoszenie danych do nowego systemu, to wszystko zależy od firmy oraz od podpisywanej umowy. Zdarza się tak, że jeżeli klient decyduje się na podpisanie umowy na dłuższy okres, to koszt jest obniżony lub całkowicie wrzucany w koszty miesięcznego abonamentu. Dodatkowo, istnieje możliwość rozbicia kosztów na raty lub zapłacenia jednorazowo, dzięki czemu nie ma konieczności wiązania się umową na dłużej. W przypadku migracji bazy danych z programów medycznych, z których były już przenoszone dane do Proassist, koszty są niższe.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat migracji danych - skontaktuj się z nami.

Jeżeli rozważasz zmianę oprogramowania medycznego, z pewnością zastanawiasz się, co stanie się z danymi, które do tej pory zgromadziłeś w swoim dotychczasowym systemie medycznym. Dzięki możliwości przeniesienia danych (czyli migracji), nie musisz martwić się o utratę danych zgromadzonych do tej pory. Migracja danych zapewnia zachowanie ciągłości pracy, która jest niezbędna w pracy każdego lekarza.

System dla gabinetu lekarskiego Proassist wspiera swoich użytkowników w migracji danych. Migracja bazy danych do Proassist jest bardzo prosta i przebiega w kilku krokach. Dzięki temu, że oprogramowanie działa w chmurze, możesz korzystać z niego za pomocą dowolnego urządzenia. Po przeniesieniu danych do programu Proassist zyskujesz stały dostęp do EDM – historii wizyt, kart pacjenta oraz e-recept, e-skierowań, czy e-zwolnień. Program wyświetli pełny terminarz wizyt przeniesiony z poprzedniego systemu. Kalendarz lekarski jest funkcjonalny i czytelny, co pozwoli Ci się szybko odnaleźć w pierwszych etapach korzystania z nowego systemu, po migracji danych.

Jak radzić sobie z trudnym pacjentem podczas wizyty w gabinecie?

Prowadzenie gabinetów lekarskich wiąże się z przewijaniem przez nie ogromna liczba Pacjentów. Każdy z nich zgłasza się do nas z innym problemem, charakteryzuje go inny tryb prowadzenia negocjacji, w odmienny do siebie sposób odczuwają emocje i reagują na konkretne informacje.

W związku z tym współpraca z niektórymi może być dużą przyjemnością podczas, gdy wizyty zarezerwowane przez innych Pacjentów będą wymagały odpowiedniego podejścia w gabinecie. Poznaj typy problematycznych pacjentów i dowiedz się, jak sobie z nimi radzić.

Zapominalski

To Pacjent, który umówił się na wizytę, następnie o niej zapomniał. Chwilę przed zarezerwowanym terminem dzwoni do Ciebie z prośbą o jej przełożenie, a mimo tego i tak przychodzi spóźniony. W ten sposób nawet, jeśli robi to nieświadomie, cala placówka jest przez niego wprowadzona w logistyczny chaos i wielkie zamieszanie. Takie zamieszanie związane z działaniami trudnego Pacjenta doprowadza do tego, że następują kolejne przesunięcia terminu.

Co robić, aby radzić sobie z zapominalskim Pacjentem?

– Wyślij powiadomienie o wizycie, co zredukuje procent nieodwołanych w porę wizyt. Z informacji i doświadczenia wynika, że nawet 60 procent Pacjentów oczekuje, że placówka medyczna przypomni im o umówionych rejestracjach.

– Wykorzystaj dostęp do rejestracji i przekładania terminów wizyt online. Wizyty będą mogły zostać przesunięte samodzielnie przez Pacjenta, a grafik lekarza nie będzie dziurawy niczym szwajcarski ser.

– Jeśli niemożliwe pracowanie nad punktualnością konkretnych osób, postaraj się o to, aby samodzielne umawianie wizyt przez danego Pacjenta było niemożliwe. Zamiast tego zaproponuj mu indywidualny system rezerwacji lub dodatkowe przypomnienie.

Internetowy specjalista

Internet to dla niego idealna przestrzeń. To w ten sposób załatwia najważniejsze sprawy – robi zakupy, kupuje bilety do kina – o telefonicznej rejestracji do lekarza nie zamierza nawet myśleć ze względu na jej archaiczność.

Co robić, aby radzić sobie z internetowymi specjalistami?

– Na swojej stronie internetowej umieść narzędzie do umawiania wizyt online. Brak tej opcji jest dość ryzykowny. Nawet, kiedy Pacjent tego typu trafi do Twojego gabinetu z konieczności (np. jedynego dostępnego terminu do specjalisty w okolicy w danym terminie), później zdecyduje się wybrać placówkę kogoś, kto udostępnia możliwość internetowej rejestracji.

– Zwróć uwagę na to, aby prowadzić marketing dla placówki medycznej w skuteczny i przemyślany sposób. Przeanalizuj dostępne opcje promocji i wykorzystaj te, które w Twoim przypadku będą najbardziej skuteczne.

Wiecznie niezadowolony Pacjent

Na pewno znasz sytuację, kiedy Pacjent jest wiecznie niezadowolony dosłownie ze wszystkiego. Uważa, że zalecenia, jakie przekazujesz nie będą skuteczne, bo o innych metodach czytał w Internecie. W dodatku cena za usługę mu nie odpowiada, a dany specjalista poświęcił mu za mało uwagi.

Czy wiesz, że nawet jedna czwarta Pacjentów może zrezygnować z usług, jeśli jakikolwiek aspekt wizyty będzie dla nich niesatysfakcjonujący. Dodatkowo to rozczarowanie może doprowadzić do tego, że Pacjent ten o swoim niezadowoleniu poinformuje użytkowników w sieci.

Co robić, aby radzić sobie z wiecznie niezadowolonym Pacjentem?

– Przeanalizuj sposób świadczenia swoich usług – być może w uwagach od wiecznie niezadowolonego Pacjenta jest trochę racji? Warto wiedzieć, że pozyskiwanie nowego Pacjenta wymaga statystycznie pięć razy więcej nakładów niż utrzymanie stałego.

– W przypadku otrzymania negatywnej opinii – postaraj się o to, aby włączyć się w dyskusję i przedstawić swój plan wydarzeń.

– Zawsze pytaj swoich Pacjentów na temat wrażeń z wizyty. Analizuj atmosferę w gabinecie i wszystkie inne aspekty, na które zwracają uwagę Pacjenci.

Podsumowanie nowości w systemie – Październik 2021

Podsumowanie nowości w systemie - październik 2021

Liście nabierają kolorowych barw, wieczory robią się coraz dłuższe, temperatura powietrza systematycznie spada. Jesień czas zmian, zmian nie tylko za oknem, ale również w naszym systemie. Jesienne nowości z pewnością nieco podgrzeją atmosferę. Oto co przygotowaliśmy dla Was w październiku:

Podpisywanie dokumentów za pomocą tabletu/telefonu

Tona papierów zalegających w szafkach, zmarnowane drzewa? To już przeszłość! Od teraz zmieniamy te sterty dokumentów na miejsce w chmurze. Przesyłaj odpowiednie dokumenty pacjenta do aplikacji Proassist, a następnie udostępnij je pacjentowi do podpisu.

Tagowanie pacjentów

Od teraz w łatwy sposób możesz oznaczać pacjentów dowolnymi tagami, np. określając źródło pozyskania pacjenta lub nadać mu status: stały klient/ciężarna itp., bądź też wprowadzić krótką informację o pacjencie. Tagi to narzędzie oceny pacjentów danego gabinetu ze względu na określone cechy i zachowania. To pewnego rodzaju etykiety, dzięki którym możliwe staje się odróżnienie klientów ze względu nie tylko na różne etykiety, jakie mają przypisane, ale także na ich wartość, którą można interpretować np. jako swego rodzaju moc.

W celu identyfikacji pacjentów za pomocą odpowiednich tagów wprowadziliśmy możliwość filtrowania pacjentów po tagach.

Aktualizacja Zdarzeń Medycznych

Od teraz Proassist staje się Twoim Asystentem do przesyłania ZM. 🙂 W trakcie przeprowadzania wizyty podpowie, które pole dokumentacji medycznej należy uzupełnić do odpowiedniego typu ZM. Dzięki temu masz pewność, że Twoje ZM zostanie poprawnie podpisane i przesłane do systemu P1.

Jesienne nowości to nie tylko nowe funkcje, które pojawiły się w naszym systemie, ale także usprawnienie już aktualnych funkcjonalności, takich jak:

E-recepta -> od teraz widoczna jest nazwa powszechna produktu leczniczego, co pozwoli na szybką identyfikację i wybór konkretnego leku.
Faktury -> aktualizacja dot. podmiotowego zwolnienia z podatku VAT.

Wakacyjne nowości w oprogramowaniu medycznym Proassist

Lipiec i sierpień to czas wakacji oraz odpoczynku, ale nie dla nas. Podczas gdy wygrzewaliście się, na gorących plażach korzystając z uroków lata, zespół Proassist efektywnie pracował nad wprowadzeniem nowości i usprawnieniem całego systemu.

Ulepszenie aktualnych funkcjonalności

Pierwsze, o czym należy wspomnieć i na pewno usprawni to pracę Waszych gabinetów, to zmiany dotyczące wystawiania faktur z systemu Proassist oraz przyspieszenie ładowania listy pacjentów w zakładce KLIENCI. Od teraz możecie tworzyć karty pacjentów w zakładce KLIENCI, bez konieczności dodawania pacjenta na wizytę. Mamy nadzieję, że dzięki temu ulepszeniu Wasza praca będzie sprawniejsza, a co za tym idzie bardziej wydajna.

Rozszerzenie listy raportów

W statystykach pojawił się nowy rodzaj raportu – „PACJENCI”. Dzięki temu podsumowaniu będziesz miał wgląd w informacje czy pacjenci powracają do Twojej placówki, którzy specjaliści cieszą się największym powodzeniem, na jakie usługi jest popyt oraz ile zarobiłeś na konkretnym kliencie.

Nowa funkcja w systemie — grupy usług

Z doświadczenia wiemy, że przy dużej ilości usług w placówce, ciężko jest sprawnie nimi zarządzać czy sprawdzać raporty. Dodatkowo jeżeli w Twoim gabinecie jest sprzęt, w który zainwestowałeś dużą kwotę pieniędzy i chcesz się dowiedzieć czy jego zakup był opłacalny, możesz wtedy stworzyć grupę usług, do której przypiszesz usługi wykonywane na danym urządzeniu i z raportu tej grupy usług będzie jasno wynikać czy zarabia on na siebie. Funkcja ta świetnie się sprawdzi również, gdy w Twojej placówce przyjmują lekarze różnych specjalizacji, dzięki niej możesz sprawdzić która specjalizacja cieszy się największą popularnością wśród pacjentów.

Wyszukiwarka numerów pesel

Jednym z powtarzających się dość często problemów było dublowanie kart pacjentów. Aby ryzyko to zminimalizować do zera, wprowadziliśmy wyszukiwarkę numeru pesel. Zarówno podczas dodawania wizyty, jej edycji, jak i edycji karty pacjenta. Dzięki tej funkcji po wpisaniu numeru pesel w oknie wyszukiwarki system sprawdzi za Ciebie czy karta z danym numerem już istnieje. W ten sposób wyeliminujesz problem dublowania się kart.

Wymagane dane przy zapisie

Wielu z Was proponowało nam, aby wprowadzić opcje wymaganych danych, bez których pacjent nie będzie mógł się zapisać na wizytę. Jako że jesteście dla nas najważniejsi, spełniliśmy tę prośbę. Dzięki tej opcji będziesz mógł sam decydować, które dane ma podać pacjent, zarówno przy zapisie przez Proassist, jak i na widgetcie. W dowolnym monecie będziesz mógł konfigurować te ustawienia wedle własnych potrzeb. Musisz tylko pamiętać, że bez wymaganych danych system nie przepuści dalej zapisu, dlatego prosimy o rozsądek.

PODSUMOWANIE

Nowości wakacyjne wprowadzone w systemie, to między innymi nowe funkcje, jak i ulepszenie tego, co już było. Mamy nadzieję, że zmiany te usprawnią działalność Waszych gabinetów, a praca z naszym system będzie już tylko przyjemnością.

Pomoc techniczna systemu medycznego

Wielokrotnie dzwoniąc na pomoc techniczną, słyszycie kilka czy kilkanaście minut muzyczki i mówicie wtedy: nigdy więcej i zapewniacie samych siebie, że na pewno na następny dzień zajmiecie się sprawą znalezienia nowego dostawcy internetu, telefonii komórkowej, czy to programu do gabinetu lekarskiego? Jednak większość kupujących w trakcie zakupu nie bierze pod uwagę kwestii wsparcia technicznego. Dopiero podczas problemów z uzyskaniem satysfakcjonującej pomocy przypominamy sobie, że warto brać ją pod uwagę. Czy Twoje oprogramowanie medyczne ma dział pomocy technicznej na poziomie satysfakcjonującym Ciebie, jako Klienta?

Pomoc techniczna systemu medycznego

Większość lekarzy czy managerów placówek medycznych wcześniej nie mieli tak częstych interakcji z systemami medycznymi, jak teraz. Wcześniej wystawienie recepty, czy skierowania z systemu medycznego nie angażowała od razu połączenia z platformą P1, nie trzeba było wgrywać certyfikatów P1, certyfikatów ZUS etc. W związku z informatyzacją służby zdrowia ilość roboczogodzin lekarza, managera czy właściciela placówki medycznej spędzonego przy systemie medycznym jest zdecydowanie większa, niż jeszcze kilka lat wcześniej. Dostawcy oprogramowania robią wszystko, aby wypełnienie dokumentacji medycznej, zarządzanie oraz proces rejestracji w systemie były jak najszybsze i bezproblemowe. Natomiast nie zawsze tak będzie, gdyż mogą pojawić się problemy, które nie będą spowodowane błędem systemu. Czasami mogą być one związane z ważnością certyfikatów, ze zmieniającą się bazą leków, czy nauką systemu dla nowego pracownika placówki etc. Problemów takich może być setki i warto brać je pod uwagę. Dla klienta najważniejsze jest, aby system działał poprawnie, powód awarii nie jest istotny.

Czy dedykowany opiekun (instalator) to dobre rozwiązanie

Spora część klientów oprogramowań medycznych myli pomoc techniczną oprogramowania od dedykowanego sprzedawcy czy informatyka, która wdraża (instaluje) system na komputerach placówki. Często zdarza się, że placówka medyczna mając program instalowany ma tylko jedną osobę, która może rozwiązać problem, gdy system nie działa, jak należy. Takie rozwiązanie jest złe, gdyż jesteśmy wtedy uzależnieni od dyspozycji tej jednej osoby. Oczywiście dobrym rozwiązaniem jest, gdy mamy w firmie “swoją osobę”, która zna specyfikę naszej pracy i może pomóc, proponując odpowiednie rozwiązania, dopasowane do naszych potrzeb. Natomiast nie należy mylić tego z bieżącą pomocą, która powinna odbywać się, gdy zajdzie taka potrzeba. Dyskusyjny jest też fakt, czy jedna osoba zawsze odpowiednio dopasuje system do naszych potrzeb? Czasami burza mózgów w dziale CS (Customer Success) może być zdecydowanie bardziej produktywna.

Pomoc techniczna czy Customer Success — czym to się różni?

W Proassist chcemy iść krok dalej niż pomoc techniczna. Zaobserwowaliśmy, że głównym problemem naszych użytkownikom nie jest pomoc w bieżącym funkcjonowaniu, czy awarii, ale również odpowiednie dobranie możliwości systemu dla użytkownika lub Klienta. Każdy z lekarzy w placówce, która ma ich kilkanaście czy kilkaset chce mieć inaczej skonfigurowany system i ceni inne jego wartości, dlatego pomagamy w dopasowaniu jego możliwości dla konkretnej osoby. Wartością dodaną do naszego systemu jest to, że nie tylko poinformujemy, że dany certyfikat wygasł, ale również pomożemy w generowaniu certyfikatu, doradzimy w przygotowaniu systemu pod Twój proces zapisu na wizytę, czy pomożemy skonfigurować system rozliczeń z lekarzami w Twojej placówce.
Systemy medyczne są coraz bardziej rozbudowane, a w związku z tym odpowiednie dopasowanie programu dla własnych potrzeb tak, aby sprawnie przeprowadzać wizyty, może być skomplikowane. Jednak, gdy odpowiednio skonfigurujemy system, to procesy związane z obsługą mogą trwać nawet o 70% czasu mniej.

Na co powinniśmy zwracać uwagę przy wyborze oprogramowania medycznego do placówki medycznej czy gabinetu lekarskiego w temacie działu Customer Success, czy pomocy technicznej?

Możliwe kanały komunikacji z pomocą techniczną

Czy pomoc jest dostępna wyłącznie za pośrednictwem maila, czy również telefoniczne? Być może tak, jak w przypadku Proassist dostępny w systemie jest również chat na żywo, za pomocą którego konsultanci odpowiadają na pytania na bieżąco. Pamiętajmy, że czasami nie chce nam się dzwonić, czy pisać maili z szybkim pytaniem: dlaczego nie ma leku “abc” w lekospisie? Za pomocą chatu, możemy zadać szybkie pytanie, na które uzyskamy odpowiedź.

Godziny pracy działu pomocy technicznej

Większość prywatnych placówek medycznych pracuje popołudniami. Warto zwrócić uwagę czy pomoc techniczna jest dostępna w godzinach pracy placówki. W Proassist dział Customer Success dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-21:00. Możliwa komunikacja za pomocą kanałów: chat, telefon oraz mail.

Rozmowa z handlowcem z softu medycznego

Podczas szukania dostawcy oprogramowania do gabinetu zapytaj handlowca, w jaki sposób pracuje dział pomocy, jaki jest średni czas reakcji, czy są prowadzone ankiety satysfakcji etc. Na tej podstawie dowiesz się, czy firma zwraca uwagę na ten aspekt. Zapytaj również, czy pomoc opiera się na błędach technicznych, czy również na dopasowaniu systemu do potrzeb placówki.

Poproś o pomoc

Najlepszym rozwiązaniem na sprawdzenie działu Customer Success jest zadanie pytania i sprawdzenie, czy odpowiedź Cię satysfakcjonuje.

Przewodnik użytkownika

Warto też sprawdzić, czy oprogramowanie dostarcza użytkownikowi systemu możliwość samodzielnej nauki w postaci aktualnych przewodników. Najlepiej, aby były one w formie tekstu oraz video. Jeżeli chcesz w nocy sprawdzić lub skonfigurować system, to powinieneś mieć taką możliwość zrobić to samodzielnie. Poza tym przewodnik będzie pomocny dla wszystkich osób pracujących w Twojej placówce.

Webinary cykliczne z systemu

Webinary są nowością w obsłudze klientów, ale stają się coraz bardziej popularne. W Proassist wprowadziliśmy cykliczne cotygodniowe webinary z obsługi systemu, aby każdy z Państwa mógł bardzo dogłębnie poznać możliwości systemu Proassist. Podczas webinarów dodatkiem jest to, że inni użytkownicy systemu mogą zadać pytanie, które Tobie nie przyszło do głowy, a jednocześnie mogą okazać się dla Ciebie wartościowe.

Czy pomoc jest kierowana wyłącznie do Klienta, czy użytkownika systemu?

Częstym problemem w przypadku dedykowanego opiekuna jest to, że w momencie gdy lekarz ma problem z systemem w gabinecie, to zgłasza to managerowi placówki, a następnie manager zgłasza go opiekunowi. Takie działania powodują, że pomoc się wydłuża. W momencie, gdy każdy użytkownik może samodzielnie zgłosić problem, gdyż system go automatycznie weryfikuje i sprawdza w systemie. Dzięki temu bardzo dużo prac odpada managerowi, czy też rejestracji placówki związanych ze zgłaszaniem błędów do twórcy oprogramowania medycznego.

Pomoc online

Nie wszystkie problemy da się rozwiązać, nie widząc Twojego ekranu. Zorientuj się, czy jest możliwość połączenia się online z pomocą, aby mogli zweryfikować dany problem na Twoim komputerze. Może się okazać, że problemem nie jest system, ale np. ustawienia przeglądarki blokujące wyskakujące okna, które uniemożliwiają np. wydruk EDM. W takim przypadku szybkie połączenie jest niezbędne do uzyskania satysfakcjonującej pomocy.

Ilość awarii

Ciężko przed zakupem systemu medycznego stwierdzić czy awarię są częste, ale warto zapytać w tej kwestii osoby, które korzystają już z systemu. Natomiast należy mieć na uwadze fakt, że pojęcie dużo, średnio, mało dla jednej osoby oznacza co innego, niż dla drugiej. 🙂

Podsumowując

Szukając oprogramowania medycznego, sprawdzaj nie tylko cenę, zakres funkcji, ale również to, w jaki sposób pomoc techniczna oprogramowania medycznego pomoże Ci w codziennym funkcjonowaniu oraz jak dopasuje dane rozwiązanie do Twoich potrzeb.

Czerwcowe nowości w oprogramowaniu medycznym Proassist

W czerwcu prężnie pracowaliśmy nad przygotowaniem systemu do raportowania Zdarzeń Medycznych (ZM), aby zdążyć przed 01.07.2021.

Od 1 lipca 2021 r. usługodawcy mają obowiązek przekazywać do Systemu Informacji Medycznej (SIM) dane zdarzenia medycznego przetwarzanego w systemie. Realizacja ww. obowiązku odbywa się za pomocą platformy P1. Obowiązek ten dotyczy wszystkich, a nie tylko tych którzy współpracują z NFZ.

Jakie informacje będą przekazywane do systemu?

Jak skonfigurować swój profil pod raportowanie ZM?

Podmiot leczniczy ma obowiązek przekazać do systemu P1 informacje o zdarzeniu medycznym niezwłocznie po jego wystąpieniu, jednocześnie nie później niż w terminie 2 dni od zakończenia świadczenia.

Jak przekonać lekarza do zmiany oprogramowania medycznego na lepsze?

Zrozumienie obecnych potrzeb

Prezentacja konkretnych korzyści

Szkolenia i wsparcie techniczne

Migracja danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego

Na co zwrócić uwagę przy przenoszeniu bazy danych medycznych?

Jaki system będzie najbezpieczniejszy do przechowywania danych medycznych?

Eksport bazy danych do Proassist ze starego systemu

Jak przebiega przeniesienie danych do programu medycznego Proassist?

Baza danych z innego oprogramowania medycznego

Czas migracji danych

Koszt przeniesienia danych

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat migracji danych - skontaktuj się z nami.

Jak radzić sobie z trudnym pacjentem podczas wizyty w gabinecie?

Zapominalski

Co robić, aby radzić sobie z zapominalskim Pacjentem?

Internetowy specjalista

Co robić, aby radzić sobie z internetowymi specjalistami?

Wiecznie niezadowolony Pacjent

Co robić, aby radzić sobie z wiecznie niezadowolonym Pacjentem?

Podsumowanie nowości w systemie - październik 2021

Podpisywanie dokumentów za pomocą tabletu/telefonu

Tagowanie pacjentów

Aktualizacja Zdarzeń Medycznych

Wakacyjne nowości w oprogramowaniu medycznym Proassist

Ulepszenie aktualnych funkcjonalności

Rozszerzenie listy raportów

Nowa funkcja w systemie — grupy usług

Wyszukiwarka numerów pesel

Wymagane dane przy zapisie

PODSUMOWANIE

Pomoc techniczna systemu medycznego

Pomoc techniczna systemu medycznego

Czy dedykowany opiekun (instalator) to dobre rozwiązanie

Pomoc techniczna czy Customer Success — czym to się różni?

Możliwe kanały komunikacji z pomocą techniczną

Godziny pracy działu pomocy technicznej

Rozmowa z handlowcem z softu medycznego

Poproś o pomoc

Przewodnik użytkownika

Webinary cykliczne z systemu

Czy pomoc jest kierowana wyłącznie do Klienta, czy użytkownika systemu?

Pomoc online

Ilość awarii

Podsumowując

Czerwcowe nowości w oprogramowaniu medycznym Proassist

Jakie informacje będą przekazywane do systemu?

Jak skonfigurować swój profil pod raportowanie ZM?

Jak dokonać poprawnej wysyłki ZM do systemu P1?

Czy wiedziałeś, że...

Zamów bezpłatnepołączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Inne opcje kontaktu:

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!