Odbieranie telefonów przyniesie więcej korzyści Twojej placówce medycznej, niż ciągłe oddzwanianie
Wydajna rejestracja, czyli jaka?
Komunikacja między placówką medyczną z pacjentem jest bardzo ważna. Rejestracja telefoniczna pacjentów powinna być w stanie zarezerwować jak najwięcej wizyt, dlatego istotne jest to, w jakich godzinach pracują osoby odpowiedzialne za tę czynność w przychodni. Dobrze, jeśli rejestracja medyczna działa także poza godzinami pracy lekarzy. Pozwoli to na zapisanie większej liczby pacjentów, również tych, którzy sprawy takie jak zapisy do lekarza załatwiają w godzinach wieczornych.
Ważne jest także to, ile osób w placówce odpowiada za odbieranie telefonów. Jeżeli przyjmiesz tezę, że im więcej, tym lepiej, możesz się rozczarować. W takim przypadku będziesz dysponować zespołem, który odbierze większość połączeń, jednak, czy takie rozwiązanie będzie opłacalne? Zatrudnienie jednego pracownika to niemały koszt, a angażowanie całego zespołu odpowiedzialnego za telefoniczną rejestrację pacjentów może być sporym obciążeniem dla Twojej placówki medycznej. Z kolei zbyt mała liczba pracowników rejestracji medycznej „nie udźwignie” dużej liczby telefonów kierowanych do placówki.
Oddzwanianie to nie to samo, co odbieranie telefonów
Każdego dnia do placówek medycznych kierowanych jest mnóstwo połączeń telefonicznych. Nie każdy telefon może zostać odebrany od razu, dlatego nie wszystkie połączenia skutkują natychmiastowym zapisem na wizytę. Oczywiście na każdy nieodebrany telefon można oddzwonić, jednak wkładanie do jednego worka telefonów zwrotnych razem odebranymi nie jest słuszne. Różnica jest znacząca, tym bardziej że oddzwanianie nie zawsze następuje od razu.
Odebrane połączenie skutkuje natychmiastową rejestracją wizyty. Pacjent zostaje zapisany, a linia telefoniczna pozostaje dostępna dla innych. Telefon nieodebrany, na który trzeba oddzwonić to strata czasu. Pracownik telefonicznej rejestracji medycznej musi wykonać dodatkowy telefon do pacjenta, nie mając pewności, czy wizyta zostanie dodana do grafiku lekarza.
Dlaczego lepiej odbierać, niż oddzwaniać?
W samym wykonywaniu telefonów zwrotnych nie ma nic złego. Jest to zawsze druga szansa na pozyskanie pacjenta. Jednak dużo lepszym rozwiązaniem będzie zorganizowanie telefonicznej rejestracji pacjentów w placówce medycznej w taki sposób, żeby odbierać telefony, zamiast oddzwaniać na te nieodebrane. Dlaczego jest to korzystne dla Twojej placówki?
- Moment, w którym pacjent wykonuje telefon do przychodni, może być jedyną wolną chwilą, którą może poświęcić na zapis na wizytę. Jeżeli rejestracja medyczna nie odbierze tego połączenia od razu, później może nie być już tak łatwo skontaktować się z pacjentem.
- Nie każdy pacjent jest cierpliwy. Wielu z nich po nieodebranym telefonie nie będzie czekał na połączenie zwrotne. Zamiast tego zadzwoni do innej placówki medycznej i umówi wizytę w miejscu, w którym jego telefon został odebrany od razu.
- Aby nie stracić szansy na pozyskanie pacjenta, należy oddzwonić na każde nieodebrane połączenie. Jeżeli takich telefonów będzie zbyt wiele, któryś z nich może zostać pominięty. Dodatkowo oddzwanianie na dużą ilość telefonów to strata czasu, który można poświęcić na inne czynności.
- Odbieranie połączeń zamiast oddzwaniania zwiększa szansę na pozyskanie większej liczby pacjentów. Telefony zwrotne blokują linię placówki, przez co dodzwonienie się do przychodni będzie utrudnione dla innych pacjentów.
