Kalendarz wizyt online dla branży beauty
Kalendarz wizyt to podstawa sprawnej organizacji gabinetu. Proassist pozwala kosmetologom na dostęp do kalendarza z każdego miejsca dzięki systemowi opartemu na chmurze. Niezależnie od tego, czy pracujesz w gabinecie, czy masz dzień wolny – możesz kontrolować grafik wizyt oraz modyfikować zapisy w dowolnej chwili. Możesz mieć pełen podgląd swojego harmonogramu wizyt z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.
Proassist różni się od rozwiązań takich jak Booksy, ponieważ nie pobiera prowizji za umówione wizyty i nie przesyła danych z Twojego kalendarza do Urzędu Skarbowego. To bezpieczne oprogramowanie, które na co dzień stosują również lekarze placówkach medycznych. Dane Twoich klientek są odpowiednio chronione.
E-rejestracja i płatności online – eliminacja problemu nie pojawiających się klientek
Udostępnienie klientkom opcji rezerwacji wizyt online to nie tylko wygoda, ale też sposób na uniknięcie strat wynikających z wizyt nie pojawiających się klientek.
Z e-rejestracją Proassist Twoje klientki mogą rezerwować wizyty online i dokonywać przedpłat, co stanowi zabezpieczenie Twojego czasu. Sama możesz zdecydować, czy chcesz zwracać koszty wizyty w przypadku jej nagłego odwołania lub określić, w jakiej części zwrot się należy.
Większość gabinetów decyduje się na zablokowanie możliwości odwołania wizyty na mniej niż 24h przed wizytą. Oznacza to, że jeśli klientka odwoła rezerwację np. trzy dni wcześniej, to dostanie całkowity zwrot pieniędzy. Jeśli jednak Twoja klientka będzie chciała usunąć rezerwację np. 3 godziny przed planowaną wizytą, to nie otrzyma zwrotu. Takie rozwiązanie jest w pełni legalne, a nasz prawnik przygotował do tego odpowiednie regulaminy płatności, które możesz otrzymać bezpłatnie.
Dodatkowo, rejestracja online w Proassist jest możliwa nie tylko na Twojej stronie www, ale również przez media społecznościowe – wygodnie, szybko i bez dodatkowych prowizji, które nakładają inne systemy rezerwacyjne.
Podpisy na tablecie – zgody RODO, marketingowe i na zabiegi kosmetyczne
W świecie kosmetologii, szczególnie w przypadku bardziej wymagających klientek, ważne jest odpowiednie zabezpieczenie. Dzięki Proassist zgody RODO, zgody marketingowe oraz zgody na zabiegi mogą być podpisywane przez klientki bezpośrednio na tablecie.
Takie cyfrowe zabezpieczenia są niezwykle przydatne, zwłaszcza w sytuacjach, gdy klientka zgłasza zastrzeżenia czy roszczenia. Wszystkie zgody są przechowywane w systemie, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo i łatwość dostępu do dokumentacji.
Jako właścicielka gabinetu zyskujesz przede wszystkim zabezpieczenie w postaci podpisanej przez klientkę zgody. Zgoda z podpisem elektronicznym ma taką samą wartość prawną jak zgoda w wersji papierowej, podpisana w tradycyjny sposób – długopisem. Podpis elektroniczny ma jednak tą przewagę, że nie musisz wytwarzać specjalnie papierowej dokumentacji klientek, którą następnie należy przechowywać zgodnie z procedurami – przez odpowiednią ilość lat i w odpowiednio zabezpieczonej szafie.
Dodawanie zdjęć do dokumentacji – prosta dokumentacja efektów pracy kosmetologa
System Proassist pozwala dodawać zdjęcia do elektronicznej kartoteki klientek, co jest świetnym rozwiązaniem dla kosmetologów, którzy chcą dokumentować efekty swoich usług. Zdjęcia „przed i po” zabiegu umożliwiają łatwe monitorowanie efektów, a także stanowią formę zabezpieczenia w przypadku ewentualnych roszczeń.
Prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej nie jest obowiązkowe w przypadku kosmetologa, ale warto krótko opisywać przebieg wizyty i dodawać zdjęcia efektów swojej pracy. Dzięki temu zawsze będziesz mogła sprawdzić, czy klientka ma jakieś uczulenia, czy miała już zrobiony dany zabieg albo jak dawno temu. Ludzka pamięć czasem zawodzi, a prowadzenie EDM ułatwi Ci profesjonalną obsługę klienta.
Zdalna rejestracja telefoniczna – oszczędność kosztów i czasu
Zatrudnienie osoby na stanowisko recepcjonistki to spory wydatek dla gabinetu kosmetologicznego, a z Proassist nie musisz już tego robić. Nasza usługa zdalnej rejestracji telefonicznej to wsparcie w zakresie umawiania wizyt.
Rejestratorki Proassist zajmą się telefonicznymi zapisami, dzięki czemu nie musisz przerywać zabiegów, by odbierać telefon, ani oddzwaniać do klientek po godzinach pracy.
Profesjonalna obsługa będzie odbierać Twój telefon od poniedziałku do piątku od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 16:00. To wygodne, oszczędne i przyjazne dla Twoich klientek rozwiązanie.
Automatyczne potwierdzanie wizyt za pomocą SMS
W Proassist docenisz również funkcję automatycznego potwierdzania wizyt przez SMS. Wielu kosmetologów korzystających z Proassist mówiło nam, że zanim poznali to rozwiązanie, osobiście wysyłali SMSy do klientek. Dzień wcześniej, ręcznie, poza godzinami pracy gabinetu.
Jeśli też tak robisz, zobacz jak możesz ułatwić swoją pracę i zyskać czas wolny! Dzięki funkcji automatycznego potwierdzania wizyt w Proassist, Twoje klientki otrzymują przypomnienie o zbliżającym się terminie wizyty w określonym przez Ciebie czasie (np. 3 dni wcześniej, 24h wcześniej).
W treści SMSa jest informacja o tym, że jeśli klientka chce odwołać wizytę, może zrobić to przepisując kod podany w wiadomości. Takie rozwiązanie nie tylko zmniejsza ryzyko nie pojawienia się na wizycie, ale także zdejmuje z Ciebie obowiązek wykonywania indywidualnych potwierdzeń. Automatyczne SMS-y pozwalają oszczędzić czas i zmniejszyć liczbę luk w grafiku, co przekłada się na Twoje zyski.
Moduł magazynu – zarządzaj produktami kosmetycznymi bez wysiłku
W gabinetach kosmetologicznych produkty szybko się zużywają, a system Proassist dba o to, by Twoje zapasy były pod kontrolą. Moduł magazynu w systemie pozwala monitorować stan produktów takich jak rękawiczki, kwasy czy preparaty do zabiegów.
W przypadku niskich stanów magazynowych otrzymujesz powiadomienie. Dodatkowo, dzięki magazynowi możesz monitorować zużycie produktów i jeśli zauważysz, że masz większe ilości produktów z krótką datą ważności, możesz odpowiednio zareagować, np. organizując promocję na daną usługę, by uniknąć strat.
Podsumowanie – jaki system do rezerwacji wizyt wybrać do gabinetu kosmetologicznego
Podsumowując, Proassist to system, który nie tylko ułatwia codzienną pracę kosmetologów, ale także zwiększa bezpieczeństwo i efektywność gabinetów. Każda funkcja jest dostosowana do realiów rynku kosmetologicznego, co sprawia, że kosmetolodzy mogą skupić się na tym, co dla nich najważniejsze – zadowoleniu klientek i doskonałej jakości usług.
