Lekarz – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Przenoszenie bazy pacjentów z systemu medycznego do Proassist

Jeśli stoisz obecnie przed wyborem systemu medycznego, to bardzo możliwe, że zastanawiasz się również nad procesem przenoszenia bazy pacjentów z konkurencyjnego systemu medycznego, do oprogramowania, które wybierzesz. Warto wiedzieć, że wybierając system medyczny Proassist dla specjalistów, masz szansę na zaoszczędzenie czasu i lepszą organizację swojej pracy już na etapie przenoszenia bazy pacjentów. Sprawdź szczegóły poniżej, aby dowiedzieć się dlaczego!

Jak wygląda proces przenoszenia bazy pacjentów z innego systemu medycznego do systemu Proassist

Warto wiedzieć, że klienci zlecający nam przenoszenie bazy pacjentów nie muszą angażować swojego cennego czasu. Nasi specjaliści zajmą się przeniesieniem bazy pacjentów z innego systemu medycznego systemu Proassist. W tym czasie specjalista, właściciel placówki medycznej, manager, rejestratorka i pozostały personel medyczny, może spokojnie zająć się wykonywaniem swoich obowiązków, zamiast angażowaniu się w proces przenoszenia bazy pacjentów do nowego systemu medycznego. W Proassist już od pierwszych dni naszej współpracy chcemy ułatwić Ci wykonywanie obowiązków, dlatego nie angażujemy Ciebie i Twoich pracowników w ten proces.

Co więcej, nasi specjaliści zajmą się przeniesieniem bazy pacjentów i zakończą ten proces z sukcesem bez względu na to, z jakiego systemu medycznego obecnie korzystasz. Jedyną różnicą pomiędzy przenoszeniem bazy pacjentów z poszczególnych systemów medycznych jest czas. Jeśli chcesz dowiedzieć się, ile potrwa przenoszenie danych z konkretnego systemu, skontaktuj się z nami!

Do tej pory korzystałeś z kilku kont jednym lub w wielu systemach? Chcesz lepiej organizować swoją pracę i przenieść bazy pacjentów z wielu kont do jednego konta w systemie Proassist? Żaden problem! Zrobimy to dla Ciebie!

Przenoszenie danych z innych systemów medycznych do systemu Proassist

Poniżej możesz znaleźć najczęściej pojawiające się pytania na temat przenoszenia danych z innych systemów medycznych do systemu Proassist. Mamy nadzieję, że ten zbiór odpowiedzi pozwoli Ci podjąć dobrą decyzję i rozjaśnić wątpliwości.

Czy możliwe jest przeniesienie zdjęć z bazy danych konkurencyjnego systemu?

Tak, przenosimy wszystkie pliki z wszystkich oprogramowań, które mają powiązanie w pliku csv z tymi plikami.

Czy można przenieść bazę danych z dwóch różnych kont w innym systemie na jedną bazę danych Proassist?

Tak, możliwe jest przeniesienie bazy danych z dwóch różnych kont w innym systemie medycznym do jednej bazy danych w systemie Proassist.

Czy można przenieść baze pacjentów z Google Callendar?

Tak, dokonywanie przenoszenia bazy pacjentów z Google Callendar do systemu medycznego Proassist wykonujemy bez większych przeszkód.

Satysfakcja pacjentów i ich lojalność – co mają wspólnego?

Budowanie lojalności pacjentów oraz dbanie o ich satysfakcję jest kluczem do sukcesu gabinetu medycznego, czy placówki medycznej. Dlaczego zadowolenie z jakości wizyty wpływa na lojalność pacjentów? Ponieważ w znakomitej większości usatysfakcjonowani z jakości obsługi pacjenci są skłonni wrócić do placówki, umówić się ponownie na wizytę do danego specjalisty, a nawet polecić go znajomym. Lojalność pacjentów jest ważna również ze względu na fakt, że sam koszt pozyskania nowego pacjenta, pozostaje statystycznie nawet pięciokrotnie wyższy, aniżeli budowanie jego lojalności.

Jakie są powody niezadowolenia pacjentów z wizyty?

Wielu pacjentów po pierwszej wizycie u danego specjalisty rezygnują z kontynuowania leczenia w danej placówce. Dlaczego nie decydują się na umówienie kolejnego terminu? Powodów może być naprawdę wiele, ale najczęściej są to kwestie, nad którymi personel medyczny powinien pracować. Mowa o:

Braku możliwości zapisu na wizytę w wybranych przez pacjentów godzinach – rozwiązaniem tej sytuacji będzie zapewnienie całodobowej rejestracji online na stronie internetowej.
Nieuprzejmości personelu medycznego – rozwiązaniem może być między innymi stworzenie skryptu dla rejestracji medycznej, czy przeprowadzenie szkoleń, które zapewnią lepsze przygotowanie do obsługi pacjenta.
Braku możliwości dodzwonienia się do placówki – rozwiązaniem może okazać się outsourcing telefonicznej rejestracji. Pacjenci, którzy nie dodzwonią się do Twojego gabinetu/ do Twojej placówki z dużym prawdopodobieństwem zrezygnują z usług w danym podmiocie i spróbują umówić się do innego specjalisty.
Zbyt odległe terminy konsultacji – rozwiązaniem może być staranne niwelowanie luk w grafiku, czy prowadzenie list rezerwowych. Dużym problemem jest bowiem brak kontroli nad % wizyt, które nie odbyły się mimo ich wcześniejszego zapisu i tworzenia przez sytuacje tego typu niepożądanych luk w grafiku. Poprzez wykorzystanie dostępności specjalisty możemy doprowadzić do skrócenia czasu oczekiwania na wolne terminy konsultacji.

Z jakich względów budowanie lojalności pacjentów jest ważne?

Co zrobić, aby pacjenci byli usatysfakcjonowani z wizyty, a tym samym lojalni? Odpowiedz sobie na pytanie, jakie są potrzeby Twoich pacjentów? Pacjenci oczekują profesjonalizmu od specjalistów i personelu pomocniczego. Ważnym czynnikiem, przyczyniającym się do wzrostu ich poziomu satysfakcji jest możliwość dokonania wygodnego zapisu, stałego kontaktu ze strony placówki/gabinetu medycznego oraz dostępność bliskich terminów wizyty.

Budowanie zaufania i relacji z pacjentem jest kluczowe dla rozwoju placówki medycznej. Niezadowoleni pacjenci nie tylko odejdą do konkurencji. Niezadowoleni pacjenci nie polecą Twoich usług innym, a nawet mogą odradzać znajomym korzystanie z usług Twoich specjalistów. Kiedy inwestujesz w pozyskanie pacjenta, przychodzi on na wizytę, a następnie ze względu na swoje niezadowolenie, nie zapisuje się na kolejną konsultację, proces rozpoczyna się od nowa. Ponownie bowiem w celu napływu pacjentów do placówki medycznej, musisz inwestować w działania marketingowe i przekonywać do siebie potencjalnych pacjentów. Proces pozyskania pacjenta jest długotrwały i ze względu na konieczność wdrażania konkretnych działań marketingowych kosztowny. Koszt pozyskania pacjenta jest nawet 5-krotnie wyższy, aniżeli zadbanie o lojalność pacjenta. W dodatku wartością dodaną, której możemy spodziewać się w przypadku satysfakcji pacjenta, jest pozostawienie przez niego pozytywnej opinii. Marketing rekomendacji wciąż odgrywa ogromną rolę w procesie decyzyjnym potencjalnych pacjentów.

Jak zwiększyć lojalność swoich pacjentów?

Przygotowaliśmy dla Was check-listę działań, które pozwolą Ci na zwiększenie satysfakcji pacjentów oraz ich lojalności.

Możliwość umówienia wizyty przez Internet;
Dostępność płatności online za umówione wizyty;
Przypomnienia SMS o zbliżającym się terminie konsultacji;
Łatwość dodzwonienia się do placówki medycznej;
Możliwość pozostawania w stałym kontakcie z lekarzem po wizycie – np. z wykorzystaniem chatu;
Uzyskanie e-dokumentów i zaleceń na wskazany adres mailowy;
Wysoki poziom obsługi rejestracji medycznej;
Podpisywanie dokumentów z wykorzystaniem urządzenia mobilnego;
Powiadomienia SMS – np. o tym, że zbliża się rocznica przeprowadzenia ostatnich badań kontrolnych i z tej okazji pacjent otrzymuje specjalną zniżkę na ich wykonanie.
Badanie poziomu satysfakcji pacjenta i niwelowanie błędów, wskazanych przez samych pacjentów.

Najczęściej pojawiające się pytania na temat systemu medycznego

Podczas rozmów z klientami spotykamy się różnymi pytaniami. Część z nich pojawia się systematycznie, dlatego z dużym prawdopodobieństwem mogą również dotyczyć Twojej placówki/ Twojego gabinetu. Seria pytań i odpowiedzi na temat oprogramowania medycznego Proassist, to również wskazówka dla Ciebie pod kątem tego, o co zapytać na prezentacji systemów konkurencyjnych.

FAQ na temat systemu Proassist i outsourcingu telefonicznej rejestracji pacjentów

Pytanie #1:

Jaki % odbieranych połączeń mogą Państwo osiągnąć? (Pytanie dotyczy %, w jakim nasze rejestratorki są w stanie odbierać połączenia do placówki)?

Odpowiedź #1:

Nasze doświadczone rejestratorki medyczne od pierwszego dnia współpracy pracują na najwyższych obrotach. Nie mamy wpływu na to, jaki był % odbieranych połączeń do tej pory, dlatego obliczanie średniego wyniku na samym początku naszej współpracy, może zaniżać nasze wyniki. Nasza usługa outsourcingu telefonicznej rejestracji zapewnia skuteczność odbierania połączeń od pacjentów nawet na poziomie 99%. Pacjenci placówki czekają na linii na podniesienie słuchawki średni 9 sekund.

Pytanie #2:

Czy zdjęcia robione przez specjalistę muszą być wykonane poza aplikacją mobilną i przechowywane w pamięci telefonu?

Odpowiedź #2:

Zdjęcia mogą zostać wykonane bezpośrednio w panelu aplikacji mobilnej Proassist. Nie musisz ich przechowywać w pamięci swojego telefonu. Dokumentacja w tej formie jest automatycznie umieszczana w konkretnej kartotece pacjenta (możesz na przykład raportować efekty poszczególnych zabiegów, czy zrobić zdjęcie wyników badań). FAQ proassist

Pytanie #3:

Czy każdy z użytkowników systemu ma przydzielonego opiekuna?

Odpowiedź #3:

Chcemy działać niezawodnie i być dostępni zawsze, kiedy nasi użytkownicy tego potrzebują. Z tego powodu i w celu zniwelowania czynnika ludzkiego (choroba, urlopy, niedyspozycja w danej chwili), nasi użytkownicy nie muszą kontaktować się personalnie, z jedną z osób z naszego zespołu. U nas jest to lepiej rozwiązane prze dział pomocy technicznej, czynny od poniedziałku do piątku, od godziny 8 do 20.

Pytanie #4:

W jaki sposób zapisujecie pacjentów na wizytę skoro nie możecie określić czasu wizyty?

Odpowiedź #4:

Klienci często obawiają, że na etapie rejestracji pacjentów rejestratorki nie są w stanie ich zastąpić. Specjaliści bowiem już podczas rozmowy telefonicznej na podstawie wstępnego wywiadu, jest w stanie określić czas trwania wizyty. Na tym etapie warto zadać sobie następujące pytania:

Czy na pierwszą wizytę umawiamy pacjenta na zabieg, czy na konsultację?
Jakie pytania są zadawane podczas rozmowy? Te pytania można przekazać naszej rejestracji, co pozwoli na kompleksowe przeprowadzenie rozmowy wstępnej.
Proszę pamiętać, że jeśli nie odbieramy za pierwszym razem, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że pacjent będzie szukał kolejnego gabinetu, który przyjmie go na już i na już odbierze.proszę pamiętać, że jak nie odbierze pani za pierwszym razem to istnieje duże prawdopodobieństwo, ze pacjent bedzie szukał kolejnego gabinetu, który przyjmie go na już i na już odbierze

Pytanie #5:

Z jakich zabezpieczeń serwerowych korzystanie w formie zabezpieczeniem przed wyciekiem danych z systemu?

Odpowiedź #5:

Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na proces szyfrowania danych. Profesjonalne szyfrowanie danych i kontrola dostępu, minimalizuje ryzyku wycieku danych specjalistów i pacjentów. Bezpieczeństwo danych, które są wprowadzone do systemu jest zapewniane na wiele sposobów, o których szerzej napisaliśmy tutaj.

Pytanie #6:

Czy system często się zacina/zawiesza?

Odpowiedź #6:

Jesteśmy systemem medycznym – u nas lekarz musi w 10 minut przeprowadzić wizytę, zbadać pacjenta, wystawić mu receptę i skierowanie oraz wypełnić dokumentację medyczną. Dla nas priorytetem jest szybkość działania systemu i jego ciągła optymalizacja pod tym względem.

Pytanie #7:

Jakie są wymagania sprzętowe dla systemu Proassist?

Odpowiedź #7:

Windows lub iOS, przeglądarka internetowa Google Chrome, Mozilla etc. Jeśli przeglądarka działa na urządzeniach typu komputery i laptopy sprawnie, to będą one wystarczające.

Pytanie #8:

Czy możliwe jest przeniesienie bazy danych z dwóch kont konkurencyjnego systemu do jednego konta systemu Proassist?

Odpowiedź #8:

Tak, łączyliśmy już bazy danych z więcej niż jednego konta w konkurencyjnym systemie i tworzyliśmy z danych jedną bazę danych w systemie Proassist.

Pytanie #9:

Czy jest możliwość wysyłania sms-ów do pacjentów z listy rezerwowej, gdy termin się zwolni?

Odpowiedź #9:

Taka opcja jest dostępna dla pacjentów listy rezerwowej. Specjalista lub rejestracja medyczna może takie wiadomości SMS wysyłać do poszczególnych pacjentów ręcznie. Nie ma natomiast takiej opcji, które byłyby wysyłane automatycznie. Automatyzacja obowiązuje wyłącznie w przypadku przypomnień o zarezerwowanych wizyt i zbliżających się terminach.

Jak wybrać dobre oprogramowanie medyczne?

Stoisz przed trudnym wyborem oprogramowania medycznego dla swojego gabinetu lub placówki medycznej? Zastanawiasz się, które funkcje mogą być kluczowe w procesie lepszej organizacji pracy specjalisty, rejestratorki, managera i innych użytkowników systemu? Naszym zdaniem podczas poszukiwania systemu dla specjalisty, warto zwrócić uwagę na:

Dostęp do aplikacji mobilnej. Dzięki takiej aplikacji mobilnej możesz w dowolnym dla siebie momencie sprawdzić grafik wizyt, głosowo wypełnić dokumentację medyczną, czy zdigitalizować dokumentację pacjenta. Ciekawym rozwiązaniem jest także możliwość podpisu dokumentów na telefonie/tablecie z wykorzystaniem wspomnianej aplikacji mobilnej. Ważne! Podczas prezentacji systemu zapytaj o dostępność tych funkcji. Niektóre z dostępnych na rynku systemów medycznych nie są w nie wyposażone.
Zewnętrzna telefoniczna rejestracja pacjentów, to rozwiązanie, zapewniające Ci odbieranie połączeń do Twojego podmiotu medycznego w określonych godzinach, bez zatrudniania rejestratorki medycznej, czy samodzielnego odbierania połączeń.
Szablony wydruków zapewniające oszczędność czasu podczas wypełniania niezbędnej dokumentacji w trakcie wizyty. Dzięki nim szybciej przygotujesz e-receptę, e-skierowanie, czy e-ZLA dla pacjenta, a także szybciej wypełnisz dokumentację medyczną.
Ikonografiki ułatwiające pracę są cennym wsparcie dla rejestratorek. Dzięki nim szybciej przekazywane są takie informacje, jak dostępność parkingu pod placówką, prowadzenie listy rezerwowej dla danego specjalisty, możliwe formy płatności, udogodnienia dla osób niepełnosprawnych itp.
Rozbudowany moduł statystyk i rozliczeń zapewni Ci możliwość zbierania danych ważnych pod kątem podejmowania decyzji w gabinecie, placówce, analizowania poziomu obsługi pacjenta, czy popularności danych specjalistów.

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru systemu dla gabinetu / placówki medycznego?

Zwróć uwagę na ważne dla siebie funkcjonalności. Każdy specjalista najlepiej zna swoje środowisko pracy, sposób funkcjonowania i przyzwyczajenia. Ważne, aby wybrany system spełniał Twoje oczekiwania, był dostosowany do sposobu wykonywania przez Ciebie pracy, ale jednocześnie ułatwiał zarządzanie podmiotem medycznym i pozwalał na wykorzystanie potencjału Twojego gabinetu, Twojej placówki medycznej.

Wybierając system zwróć uwagę na:

Funkcje, ułatwiające pracę telefonicznej rejestracji pacjentów – ikonografiki, skrypt rozmów, intuicyjny system, proste zapisywanie wizyt, etc.
Funkcje, ułatwiające pracę specjalistów – szablony wydruków, skan podpisu, aplikacja mobilna, automatyzacja procesów, etc.

Czym kierować się podczas wyboru oprogramowania medycznego?

Wybierając system:

Zwróć uwagę na dostęp do funkcjonalności, takich jak głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej, podpisywanie dokumentów na telefonie i tablecie, czy bezpośrednie zdigitalizowanie papierowych dokumentów i ich wgrywanie do systemu.
Zwróć uwagę na ilość dostępnych wdrożeń i przeszkoleń dla użytkowników systemu. Sprawdź dostępność i łatwośćnawiązywania kontaktu z pomocą techniczną.

Kompendium wiedzy na temat telefonicznej rejestracji pacjentów Proassist

W jakich sytuacjach dobrym wyborem jest outsourcing telefonicznej rejestracji pacjentów? Naszym zdaniem trudno wskazać jedyną odpowiedź. Tak naprawdę telefoniczna rejestracja pacjentów, to rozwiązanie dla początkujących specjalistów, specjalistów prowadzących i rozwijających swój gabinet, a także małych, średnich i dużych placówek medycznych.

Formy wsparcia w ramach outsourcingu telefonicznej rejestracji pacjentów

Chociaż na ten temat stworzyliśmy już wiele materiałów, naszym zdaniem nigdy nie będzie ich za wiele. Z biegiem czasu bowiem pojawiają się i pojawiać się będą kolejne pytania, stricte związane z usługą, jak również sprawami technicznymi. Przechodząc do meritum, więcej na temat telefonicznej rejestracji pacjentów, dostępnych form współpracy, możesz dowiedzieć się tutaj. W dużym uproszczeniu, telefoniczna rejestracja pacjentów Proassist, może wesprzeć Twoją placówkę lub Twój gabinet na jeden z trzech sposobów.

Po pierwsze, możemy kompleksowo zająć się telefoniczną rejestracją pacjentów na wizyty do Twoich specjalistów. Nasze doświadczone rejestratorki medyczne, skorzystają ze starannie przygotowanego skryptu rozmowy telefonicznej, opracowanego zgodnie z wiedzą medyczną, zasadami panującymi w Twoim podmiocie medycznym, a także na podstawie sprawdzonych i skutecznych technik prowadzenia profesjonalnych rozmów telefonicznych z pacjentami. Takie przygotowanie zwiększy szanse na zredukowanie ilości niepożądanych luk w grafiku specjalistów.

Po drugie, możemy być wsparciem dla Twoich rejestratorek, które pracują w placówce stacjonarnie. To forma, zapewniająca zwiększenie dostępności świadczonych usług medycznych. Zredukuj sytuacje, związane z brakiem możliwości podniesienia słuchawki i zdecydowania się przez pacjenta na skorzystanie z usług konkurencyjnej placówki.

Po trzecie, możemy odbierać połączenia do Twojej placówki w godzinach, kiedy jesteś poza gabinetem.

Ile kosztuje telefoniczna rejestracja na wizyty?

Telefoniczna rejestracja pacjentów Proassist, to alternatywa dla zatrudniania rejestratorek medycznych do swojej placówki. Koszty współpracy? Na nasze wsparcie aż 6 dni w tygodniu, 12 godzin dziennie, możesz liczyć już od 399 złotych miesięcznie. Warto dodać, że rozpoczęcie współpracy w zakresie outsourcingu telefonicznej rejestracji pacjentów, gwarantuje również dostęp do systemu medycznego Proassist w cenie.

W ramach telefonicznej rejestracji pacjentów, możesz liczyć między innymi na:

odbieranie połączeń
oddzwanianie na połączenia, które nie zostały odebrane
monitorowanie historii połączeń
stworzenie centrali telefonicznej
nagrywanie połączeń
usługi asystenckie, takie jak przekładanie wizyt specjalisty na dany termin
telefoniczne potwierdzanie wizyt

Dlaczego warto skorzystać z telefonicznej rejestracji pacjentów od Proassist?

Oszczędność czasu – Twoja branża jest na tyle wymagająca że pora skorzystać z profesjonalnej pomocy w czynnościach, których nie musisz wykonywać i nadzorować osobiście. Zapewnij sobie oszczędność czasu, zapomnij o nieodebranych telefonach, zwiększ swoją dostępność już od pierwszych dni naszej współpracy!
Oszczędność pieniędzy – prawdopodobnie nie znajdziesz bardziej kompleksowego i profesjonalnego rozwiązania w tej lub niższej cenie. Nie wspominając już o tym, że zatrudnienie niezależnej rejestratorki medycznej, to koszt rzędu kilku tysięcy miesięcznie, a nie kilku stówek (tak, jak jest to podczas współpracy z nami).
Profesjonalizm – opracujemy ramię w ramię z Tobą procedury działania, krok po kroku przygotujemy skrypt, który pozwoli odpowiedzieć na najczęstsze pytania pacjentów, czy mieć pod ręką sprawdzone sposoby na poradzenie sobie z trudnym pacjentem.
Kontrola – z naszą rejestracją pacjentów masz wszystko pod kontrolą. Możesz w dowolnym dla siebie czasie przeanalizować, takie dane jak: średni czas trwania wizyty, procent odebranych połączeń, przeanalizować skrypt rozmów, odsłuchać rozmowy z pacjenta, przeanalizować czas oczekiwania na rozmowę, czy sprawdzić billingi połączeń.

Dokumentacja zdjęciowa problemu zdrowotnego

Dziś porozmawiamy o tym, jak dokumentacja zdjęciowa problemu zdrowotnego może usprawnić codzienną pracę specjalistów, w tym lekarzy, podologów, trychologów i fizjoterapeutów.

Jak przygotowujemy dokumentację zdjęciową problemu zdrowotnego?

Przygotowywanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego jest banalnie proste w momencie korzystania z aplikacji mobilnej – bezpłatnej dla użytkowników systemu Proassist. Wykonywanie dokumentacji zdjęciowej wymaga od specjalisty dokładnie takich samych czynności, jak wgrywanie zdjęć dokumentacji/zgód pacjentów do elektronicznej dokumentacji medycznej danej osoby. Wystarczy, że…:

Masz zainstalowaną aplikację mobilną na swoim telefonie/tablecie (aplikacja jest dostępna dla urządzeń, korzystających z systemów operacyjnych iOs i Android);
Zezwolisz aplikacji na dostęp do Aparatu;
bezpośrednio w aplikacji w odpowiednim oknie dokumentacji danego pacjenta, zrobisz zdjęcie podczas każdej wizyty, przez co na bieżąco i z wysokim poziomem dokładności możesz dokonywać monitorowania postępów przeprowadzanej terapii. Funkcja jest niezwykle przydatna dla specjalistów z branży beauty – podologów, trychologów, specjalistów z zakresu medycyny estetycznej, ale również chirurgów plastycznych, ortopedów, czy fizjoterapeutów.

Dlaczego warto sporządzać dokumentację zdjęciową problemu zdrowotnego?

Wykonywanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego ma sens tylko w momencie systematycznego jej sporządzania. Dzięki niej, bez poświęcania dużej ilości wolnego czasu, wygospodarowania miejsca na prywatnym dysku urządzenia, czy drukowania zdjęć danej części ciała, możesz prowadzić dokumentację zdjęciową problemu zdrowotnego i monitorować postępy, związane z przeprowadzoną terapią.

Dlaczego warto sporządzać dokumentację zdjęciową?

Oszczędzasz czas – nie musisz opisywać postępów przeprowadzonej terapii, efekty przeprowadzonych zabiegów sfotografujesz i porównasz rezultaty podczas następnej wizyty;
Oszczędzasz miejsce wirtualne i fizyczne – nie musisz korzystać z prywatnego dysku w telefonie, czy innym urządzeniu mobilnym lub drukować wykonywanych zdjęć. Zapomnisz o problemach z ich przechowywaniem i archiwizacją dzięki włączeniu ich na stałe w elektroniczną dokumentację pacjentów;
Śledzisz rezultaty – masz stały dostęp do osiągniętych już rezultatów, możesz przygotować się do wizyty lub odpowiedzieć na ważne pytania pacjentów podczas Twojej nieobecności w gabinecie. Prowadzenie zdjęciowej dokumentacji w aplikacji, w połączeniu z możliwością czatowania z pacjentem, pozwala na trafne znalezienie odpowiedzi na jego pytanie i zapewnienie mu najwyższego poziomu pomocy.

Dokumentacja zdjęciowa problemu zdrowotnego – w pytaniach i odpowiedziach

Czy sporządzanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego jest trudne?

Nie, sporządzanie i systematyczne prowadzenie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego, nie jest trudnym zadaniem. Wystarczy telefon z dostępem do internetu i pobrana aplikacja mobilna Proassist dla specjalisty. Sporządzanie dokumentacji zdjęciowej odbywa się w kilku prostych krokach:

Wykonanie zdjęcia bezpośrednio w aplikacji mobilnej.
Automatyczne umieszczenie zdjęcia w dokumentacji medycznej pacjentów.
Monitorowanie i analizowanie postępów. Dodawanie kolejnych zdjęć co wizytę.

Czy każdy może skorzystać z możliwości sporządzania dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego?

Tak, sporządzanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego jest możliwe bezpłatnie dla wszystkich użytkowników systemu do zarządzania placówką i gabinetem medycznym Proassist. Sprawdź informacje o tym, jak wgrać zdjęcie tutaj.

Wybierz konkretną wizytę w kalendarzu. Kliknij ikonę karty. Wybierz DODAJ NOWY PLIK lub ZRÓB ZDJĘCIE. W oknie edycji wizyty możesz zrobić zdjęcie również poprzez kliknięcie w ikonkę aparatu.

Numeracja dokumentacji medycznej pacjentów

Nadchodzą w naszym życiu takie momenty, że rzeczywistość wymaga od nas zmiany. Nie inaczej jest w przypadku, kiedy dokumentacja medyczna pacjentów zajmuje nam już tyle przestrzeni fizycznej, że potrzebujemy zmiany. Czy numeracja dokumentacji medycznej pacjentów jest możliwa również w momencie, kiedy przerzucimy się na korzystanie z kartotek pacjentów w systemie? Sprawdźmy!

Wady numeracji dokumentacji pacjentów

Z naszego doświadczenia wynika, że numeracja dokumentacji pacjentów to dla wielu potencjalnych klientów Proassist ogromne ułatwienie. Czy jednak tak naprawdę jest? Wątpliwe ułatwienie, z którym trudno im się pożegnać, trudno sobie wyobrazić, że nagle numerowanie kolejnych kart pacjentów nie będzie potrzebne, zapamiętywanie ostatniego wykorzystanego numeru karty również okaże się zbędne. Korzystanie z tradycyjnej formy dokumentacji pacjentów placówki medycznej ma oczywiście swoje plusy, ale są one jednak tylko pozorne.

Jeśli masz stałych pacjentów, to wydaje Ci się, że wiesz +/-, w jakim miejscu znajdziesz daną kartę. Nie masz jednak nigdy 100% pewności, co do tego, że znalezienie odpowiedniej karty pacjentów zajmie Ci kilka sekund. Z kolei korzystanie z systemu medycznego sprawia, że wyszukujesz daną kartotekę pacjenta po wpisaniu jego danych, np. nazwiska, czy numer PESEL i system automatycznie, praktycznie w tym samym momencie zapewnia Ci możliwość korzystania z tej kartoteki.

Czujesz, że masz pod kontrolą nadanie odpowiedniej numeracji dla kolejnych kart pacjentów. W zasadzie numerowanie kart pacjentów jest w przypadku korzystania z systemu medycznego zbędne, co znacznie ułatwi Ci codzienną pracę. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na fakt, że w przypadku pomyłki i np. zduplikowania karty jednego pacjenta, proces jej łączenia jest długotrwały. Musisz bowiem ręcznie przepisywać wszystkie dane, niszczyć zduplikowaną kartę, poświęcać swój czas na upewnienie się, które dane pacjenta są aktualne i zgodne z prawdą. W momencie korzystania z systemu łączenie kart pacjentów odbywa się wraz z jednym kliknięciem. Sama numeracja pacjentów jest zbędna, ponieważ nie wyszukujesz danej karty pacjenta ręcznie, przeszukując wszystkie dokumenty swoich pacjentów. Zamiast tego po wpisaniu nazwiska, czy numeru PESEL w prosty sposób możesz znaleźć odpowiednią kartę pacjenta. Co, jeśli chcesz wciąż korzystać z kartoteki w wersji papierowej i wspierać się kartoteką pacjentów online? Wówczas możesz skorzystać z opcji numerowania kart pacjentów w naszym systemie. O wiele prostszym rozwiązaniem będzie natomiast zdigitalizowanie kart pacjentów np. z wykorzystaniem naszej aplikacji mobilnej, która usprawnia ten proces. Wówczas wystarczy, że zrobisz zdjęcie kart pacjentów i wgrasz je do systemu.

Wydaje Ci się, że masz karty pacjentów zawsze pod ręką, bez względu na to, czy w przychodni jest awaria prądu (no chyba, że akurat jesteś poza miejscem przechowywania kart pacjentów lub przytrafi Ci się niespodziewana sytuacja, taka jak pożar, czy zalanie dokumentacji…). Awaria prądu nie będzie Ci straszna w przypadku korzystania z urządzeń takich jak telefon, komputer, czy tablet. A możliwość wzięcia ze sobą kart pacjentów w dowolne miejsce, bez konieczności przenoszenia ogromnej ilości tradycyjnej dokumentacji, jest opcją zarezerwowaną wyłącznie dla tych z właścicieli gabinetów/placówek, którzy korzystają z webowych systemów medycznych.

Jakie są najczęstsze obawy przed zmianą tradycyjnej kartoteki pacjentów na jej wersję online?

Rejestratorki medyczne i personel pomocniczy często obawia się tego, że nagle ich dotąd poukładany harmonogram pracy, będzie wymagał drastycznych zmian. Do tej pory:

Karty pacjentów w formie tradycyjnej były ułożone w odpowiednim miejscu, alfabetycznie;
Rejestratorki medyczne wiedziały, jaki numer karty pacjentów jest wolny, na którym numerze skończyły;

Z jakimi obawami spotykamy się najczęściej w kwestii dokumentacji medycznej? Postanowiliśmy je podsumować i przekazać Wam nasze odpowiedzi na te ważne pytania!

#1 Czy system Proassist umożliwia prowadzenie numeracji kart pacjentów?

Tak, nasz system do zarządzania placówką medyczną pozwala na to, aby nie porzucać swoich przyzwyczajeń i wciąż stosować numerację kartotek pacjentów. Nowością dla tych, którzy korzystali do tej pory tylko z tradycyjnej formy kartoteki pacjentów i dużym ułatwieniem jest fakt, że system automatycznie zaproponuje nam wolny numer dla dokumentacji medycznej, dlatego rejestratorka medyczna nie musi go pamiętać, czy zapisywać.

#2 Czy w systemie medycznym konieczne jest stosowanie numeracji kartoteki pacjentów?

Nie, w naszym systemie taka możliwość pozostaje dla tych z użytkowników, którzy chcą numerować dokumentację pacjentów, ponieważ chcą łączyć karty pacjentów w formie tradycyjnej i w wersji online. Opcja ta nie jest jednak wymagana, a braku numeracji, okazuje się nawet ułatwić kwestie znalezienia dokumentów danego pacjenta. Wyszukiwanie konkretnej karty pacjenta, pozostaje niezwykle proste. Wystarczy, że specjalista lub personel pomocniczy, wpisze w systemie Proassist nazwisko pacjenta lub jego numer PESEL. Dzięki temu w prosty sposób, bez przeszukiwania papierowej dokumentacji pacjentów, w ciągu kilku sekund znajdzie odpowiednią kartę pacjenta.

#3 Czy Proassist podpowiada, które dane w karcie pacjenta są wymagane?

W momencie zakładania karty dla nowego pacjenta placówki/gabinetu system podpowiada użytkownikowi, wypełnienie których pól jest konieczne, a które z pól pozostają obligatoryjne. Takiego ułatwienia nie możemy spodziewać się w przypadku korzystania z papierowej wersji dokumentacji medycznej.

#4 Czy w Proassist łączenie kart pacjentów jest skomplikowane?

Łączenie elektronicznej wersji kart pacjentów wykonuje się w systemie Proassist za jednym kliknięciem. Proces ten nie zajmuje dużej ilości czasu i nie wymaga od nas specjalistycznej wiedzy. W przypadku korzystania z tradycyjnej formy kartoteki pacjentów, łączenie dokumentacji jest pracochłonne, wymaga ręcznego przepisywania i ponownej weryfikacji prawdziwości danych pacjentów.

Jak zmienić papierową dokumentację pacjentów na EDM w systemie medycznym?

Pamiętacie sytuacje, w których dokumentacja pacjentów była przechowywana w dużych szafkach, z ogromną ilością dokumentów? Czy wiecie, że nawet jeśli do tej pory w Waszym gabinecie, w Waszej placówce medycznej takie karty istnieją, nie trzeba przechowywać tony papieru, a mimo to wciąż mieć dostępną dokumentację medyczną? Sprawdź, w jaki sposób możesz przeprowadzić digitalizację dokumentacji medycznej pacjentów w kilku prostych krokach!

Skanowanie i wgrywanie dokumentacji pacjentów do systemu

W momencie zdecydowania się na korzystanie z systemu medycznego, przeniesienie dokumentacji medycznej w formie tradycyjnej do przestrzeni online, może odbyć się za pomocą następujących kroków:

skanowanie dokumentacji medycznej pacjentów;
przesyłanie jej na komputer;
wgrywanie po kolei każdej karty każdego pacjenta;
prowadzenie od danego momentu EDM pacjentów w systemie medycznym.

Taki proces może trwać nawet kilka miesięcy i być bardzo czaso- i pracochłonny. Czy można szybciej? Dlaczego nie? 🙂

Korzystanie z aplikacji mobilnej Proassist w digitalizacji dokumentów

Oczywiście im szybciej zdecydujemy się na digitalizację dokumentacji medycznej pacjentów, tym lepiej. Dzięki temu proces ten zajmie nam mniej czasu. Jeśli chcemy jednak zadbać o wygodę i oszczędność dodatkowego czasu, dobrym sposobem będzie skorzystanie z aplikacji mobilnej Proassist, gdzie zamiast skanowania, możesz w stworzonej karcie pacjenta zrobić zdjęcia tradycyjnych dokumentów i automatycznie umieścić je w danym EDM danego pacjenta.

Korzystanie z systemu i tradycyjnej dokumentacji medycznej

Właściciele placówek i gabinetów medycznych mogą również zdecydować się na korzystanie z systemu medycznego i tradycyjnej dokumentacji medycznej 50/50, kiedy od danej daty prowadzona już jest elektroniczna dokumentacja pacjenta. W momencie, gdy pacjent przychodzi do specjalisty, można również skanować całość jego dokumentacji na bieżąco lub wgrywać zdjęcia dokumentów za pomocą aplikacji mobilnej Proassist.

Korzyści z posiadania elektronicznej dokumentacji medycznej pacjentów

Korzystanie z elektronicznej dokumentacji pacjentów to przede wszystkim oszczędność czasu i możliwość lepszej organizacji przestrzeni w placówce lub gabinecie specjalisty. Elektroniczna dokumentacja pacjentów Proassist zapewnia:

Oszczędność miejsca w placówce/ gabinecie – nie musisz już obawiać się o miejsce na przechowywanie papierowej dokumentacji pacjentów, niezbędnych formularzy i zgód.
Oszczędność czasu – wyszukanie dokumentacji medycznej konkretnego pacjenta nie wymaga ręcznego przeszukiwania szafek z tradycyjnymi dokumentami. W systemie wystarczy wpisać imię i nazwisko pacjenta lub numer jego dokumentacji.
Oszczędność czasu podczas tworzenia nowej dokumentacji medycznej – podczas przyjmowania pacjenta pierwszy raz nie musisz obawiać się o to, że zapomnisz, na jakim numerze skończyłeś podczas tworzenia dokumentacji dla ostatniego pacjenta. System Proassist podpowie Ci wolny numer EDM pacjentów i pozwoli na automatyczne wypełnianie niezbędnych pól.
Zgodność z prawem – wypełnianie dokumentacji medycznej w wersji papierowej wymagało znajomości danych, które są wymagane i niezbędne. System Proassist automatycznie podpowiada Ci, które dane pacjenta są wymagane i niezbędne i nie pozwoli Ci przejść do następnego kroku zakładania dokumentacji pacjentów lub umawiania wizyty bez wypełnienia niezbędnych pól.

W jaki sposób Proassist zapewnia bezpieczeństwo danych Twoich pacjentów?

Celem pracy naszych programistów jest zagwarantowanie skutecznych zabezpieczeń danych – zarówno użytkowników, jak i pacjentów, przechowywanych w chmurowym systemie medycznym Proassist. Szczególny nacisk kładziemy na zachowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa w trakcie prowadzenia konsultacji online. W Proassist Twoje dane są bezpieczne ze względu na korzystanie przez nas z jednego z najlepszych serwisów zabezpieczania baz danych. Jednocześnie automatyczne wykonywanie kopii zapasowych, minimalizuje ryzyko utracenia części bazy danych na przykład w wyniku niespodziewanej awarii.

System medyczny Proassist w chmurze

System medyczny Proassist dla gabinetów i przychodni, to oprogramowanie zapewniające skuteczne zarządzanie gabinetami / placówką, rejestracją i wizytami pacjentów, komunikację z pacjentami i specjalistami, a także prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji. W Proassist nie kupujesz produktu fizycznego, tylko oprogramowanie jako usługę (SaaS). Rozwiązania chmurowe dla przychodni i gabinetów, to wzrost bezpieczeństwa danych, znaczne obniżenie kosztów prowadzenia działalności oraz oszczędność czasu.

Rozwiązania chmurowe dla specjalistów – dlaczego warto je wybrać?

Jedną z największych zalet jest zapewnienie nieograniczonego dostępu do danych przechowywanych w chmurze. Takiego udogodnienia nie możemy spodziewać się w przypadku przechowywania danych w lokalnej pamięci komputera.

Korzystanie z systemu w chmurze pozwala na zabezpieczenie danych przed kradzieżą lub utratą danych. Dane Twoich pacjentów i Twoich specjalistów są chronione między innymi za pomocą wspomnianej przez kopii zapasowej, stosowania szyfrowania danych osobowych i profesjonalnego firewalla. System medyczny w wersji webowej, to szansa na zapewnienie wysokiego stopnia bezpieczeństwa, w porównaniu z systemami „na płytach” między innymi ze względu na:

Przechowywanie danych w niezależnych, różnych centrach danych. Rezultatem tego rozwiązania jest zabezpieczenie przed awarią jednego serwera. Awaria nie powoduje utraty danych.
Profesjonalne szyfrowanie danych minimalizuje ryzyko ich wycieku w niepowołane ręce.
Kontrolowany dostęp do danych. Wszystkie informacje na temat logowania czy pracy na danych, pozostają zarejestrowane.

WARTO WIEDZIEĆ!

W przypadku webowego systemu medycznego:

Kradzież komputera nie jest jednoznaczna z kradzieżą danych pacjentów i lekarzy.

Awaria serwera nie jest jednoznaczna z utratą danych pacjentów i lekarzy.

Kto jest właścicielem wprowadzonych przez lekarza danych do systemu?

Decydując się na nasz system, podpisujesz z nami powierzenie przetwarzania danych osobowym. W ten sposób masz pewność, że wszystkie dane, które są w systemie, są TYLKO i wyłącznie Twoje. Zgodnie z tym, my nie możemy proponować Twoim pacjentom innych specjalistów, wysyłać im sms-ów czy maili z propozycjami leków itd. Jedyne nasze działania w systemie na Twojej bazie pacjentów, odbywają się wyłącznie na Twoje polecenie w przypadku, gdy tego potrzebujesz (na przykład w sytuacji, kiedy potrzebujesz pomocy w działaniu systemie). Działania te są autoryzowane. Dodatkowo masz też pewność, że dane są przechowywane w sposób bezpieczny i nie musisz przejmować się tym, w jaki sposób w stale zmieniającym się świecie w odpowiedni sposób je zabezpieczyć.

Właścicielem danych jest specjalista. Dane wprowadzane do systemu medycznego Proassist, pozostają Twoją wyłączną własnością, nie zostaną rozdystrybuowane, czy udostępnianie. Zgodnie z RODO, którego przestrzegamy, jesteśmy podmiotem przetwarzającymi w zakresie wprowadzanych przez specjalistów danych osobowych. Dane wprowadzane do systemu medycznego Proassist nie są przez nas sprzedawane, czy udostępniane. Ich wykorzystywanie odbywa się wyłącznie w zakresie, który sam ustalisz.

Czy w Proassist przestrzegamy zasad RODO?

Proassist przestrzega zgodności w RODO oraz dbamy o to, aby nasi klienci i użytkownicy, również mogli dbać o zgodność z RODO prowadzonej dokumentacji medycznej. Wykorzystywanie modułu do zarządzania wizytami pacjentów gwarantuje spełnienie warunków związanych z bezpieczeństwem, przechowywaniem, tworzeniem kopii zapasowych i usuwaniem danych. Masz w tym celu do dyspozycji możliwość umieszczenia odpowiedniego regulaminu podczas rejestracji online i możliwość skorzystania z odpowiednich szablonów dokumentów przed przyjmowaniem pacjenta w placówce. Pacjent może podpisać dokumenty w placówce bez drukowania, na telefonie lub tablecie.

Strategia marketingowa placówki

Na pewno wiesz, że obranie skutecznej strategii marketingowej placówki, to jeden z najważniejszych aspektów, który jest w stanie doprowadzić do pozyskania pacjentów i wzrostu popularności Twojej placówki medycznej. Co zrobić, aby strategia marketingowa placówki medycznej mogła okazać się skuteczna? Podpowiadamy poniżej!

Przygotuj placówkę na swoją strategię i strategię dopasuj do swojej placówki medycznej

Bardzo ważne, aby doprowadzić do kompatybilności pomiędzy sposobem prowadzenia placówki medycznej, a stworzoną strategią, a także pomiędzy strategią, a tym, w jaki sposób placówka ma się rozwijać.

Po pierwsze strategia marketingowa to plan, który powinien być przez nas wdrażany systematycznie. Oczywiście mamy świadomość, że ogromna ilość pracy i obowiązków może doprowadzić do sytuacji, w której nie będziemy w stanie w pełni wdrożyć swojej strategii marketingowej. Ważne jednak, aby zamiast zaprzestawania działań z zakresu marketingu medycznego wtedy, gdy nie będziemy w stanie w pełni zrealizować własnego planu, starać się zrobić wszystko, co w naszej mocy, na co w aktualnym okresie pozwala nam wolny czas.

Po drugie analiza skuteczności działań, czyli brak działania na ślepo. Wybór działań marketingowych, to nie koniec naszej drogi. Oprócz realizowania strategii, warto analizować poszczególne elementy, reagować na te z działań, które przynoszą korzyści oraz na te z działań, które oczekiwanych rezultatów nie przynoszą. Niezbędna w procesie realizacji swojej strategii marketingowej jest zatem czas na refleksyjność.

Po trzecie wybrane działania marketingowe wdrażane w placówce, powinny być możliwie najbardziej naturalne, czyli takie, które są naturalne dla nas – osób, które uczestniczą czynnie w ich realizacji, formy prowadzonej działalności, zasad działania placówki medycznej. Inaczej mówiąc, obrana strategia marketingowa placówki medycznej nie powinna obracać sposobu działania placówki o 180 stopni, a jedynie doprowadzić do usprawnienia niektórych procesów.

Po czwarte konkretne działania marketingowe powinny być obrane nie tylko pod kątem naszych preferencji (osób, które je wdrażają), ale również odpowiednie dla potencjalnej grupy pacjentów.

Jak przygotować placówkę na strategię marketingową?

W jaki sposób przygotować się na stworzenie strategii marketingowej?

Krok 1 powinien obejmować analizę skuteczności swojej dostępności, w tym możliwości zapisu na wizytę do specjalistów, dostępność do skorzystania z usług lekarzy z konkretnej specjalizacji etc. Dobrym rozwiązaniem na przygotowanie się do stworzenia strategii marketingowej jest przeprowadzenie audytu telefonicznej rejestracji pacjentów, czy przygotowanie możliwości całodobowej rejestracji pacjentów, wraz z przygotowaniem dokładnego skryptu dla rejestratorek medycznych.

Kolejnym etapem kroku 1 powinno być zmniejszenie współczynnika no shows, czyli ilości osób zapisanych na wizytę, które ostatecznie nie pojawiły się w placówce.

Krok 2 to przeanalizowanie swojego otoczenia, sprawdzenia tego, w jaki sposób funkcjonuje konkurencja (jeśli jest), zadbanie o swoją widoczność w sieci, sprawdzenie poziomu zadowolenia z jakości obsługi pacjentów w całej placówce i konkretniej w gabinecie.

Krok 3 to przeanalizowanie własnych możliwości, w tym procesie niezbędne będzie przeanalizowanie swoich możliwości finansowych, czasu, logistycznych itp. Na tym etapie możemy zadać sobie pytania, takie jak:

Czy moja placówka medyczna jest gotowa na wzrost poziomu zainteresowania świadczonymi usługami?
Czy moja oferta jest konkurencyjna na rynku?
Ile chcę zainwestować w przygotowanie i wdrożenie strategii marketingowej placówki?
Jaki cel chcę osiągnąć i w jakim czasie?

Strategia marketingowa placówki w praktyce

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tworzenia strategii marketingowej w Twojej placówce, zapraszamy do śledzenia podcastu Zrozumieć Pacjenta i uczestnictwa w webinarach w ramach Akademii Proassist oraz warsztatów.