Kontrola wojewody – jak przygotować się do niej w placówce medycznej

Jak przygotować się do kontroli wojewody?

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej

Kontrola wojewódzka budzi wiele obaw wśród właścicieli placówek medycznych. Na szczęście właściwe przygotowanie do niej pozwala na jej łatwe przejście. Kontrola wojewody zdaniem naszego gościa, właściciela Kancelarii Adwokackiej Bartosza Achlera to czynność, której nie trzeba się obawiać.

Obejrzyj nasz webinar, który prowadziliśmy w ramach Akadmeii Proassist na temat Jak przygotować się do kontroli wojeowdy?

Webinar przeprowadził Jacek Piaseczyński z Proassist, oraz Bartłomiej Achler z Prawo dla zdrowia.

Jaki jest zakres kontroli wojewody?

Zgodnie z ustawą o działalności leczniczej (art. 111) Organ prowadzący rejestr jest uprawniony do kontroli podmiotów wykonujących działalność leczniczą w zakresie zgodności wykonywanej działalności z przepisami określającymi warunki wykonywania działalności leczniczej. Regulacji prawnych odnośnie prowadzenia działalności medycznej jest bardzo dużo, biorąc pod uwagę jednak towarzyszącą prowadzenia działalności odpowiedzialność i nie możemy być zaskoczeni. Ze względu na to nasz gość poleca dla wszystkich właścicieli placówek medycznych możliwość zadbania o to, aby w przypadku pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości lub problemów, związanych z regulacjami prawnymi, móc skontaktować się z zaprzyjaźnionym prawnikiem.

Przykładowy zakres kontroli wojewody

Zgodność prowadzonej działalności z treścią wpisu RPWDL (Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą). Ujawniona musi być struktura podmiotu, a każda zmiana musi być zgłoszona w ciągu 14 dni – niezbędna jest zgodność świadczenia usług z tymi zgłoszonymi do rejestru. Regulamin organizacyjny musi być również zgodny z treścią wpisu w RPWDL i ze stanem faktycznym.

Przykład praktyczny:

Prowadzona placówka medyczna świadczy usługi z zakresu poradni ginekologicznej. Ze względu na duże zainteresowanie konieczne jest zatrudnienie drugiego ginekologa. Taka czynność nie wymaga aktualizacji świadczonych usług, które znajdują się we wpisie. Natomiast, jeśli do tej pory prowadzana była prakyka lekarska w konkretnej specjalizacji (np. ginekologicznej), a właściciel zamierza rozpocząć współpracę z neurologiem – taka zmiana wymaga aktualizacji wpisu do RPWDL w ciągu 14 dni.

Bartosz Achler odradza jednak wpisywania do RPWDL od razu wszystkich możliwych pól działalności. Zakres musi być zgodny ze stanem faktycznym pod rygorem odpowiedzialności karnej. Złożenie fałszywego oświadczenia może skutkować bowiem nie tylko poniesieniem odpowiedzialności karnej, ale również wykreśleniem placówki w rejestru automatycznie.

Jeśli następuje rezygnacja ze świadczenia usług konkretnego specjalisty i nie przyjmujemy innego lekarza na jego miejsce, należy zaktualizować regulamin organizacyjny i zaktualizować informacje w RPWDL.

Zakres kontroli - ciąg dalszy

Prawidłowo prowadzona dokumentacja medyczna, pobieranie opłat i ogólnodostępny cennik, zawarty w regulaminie organizacyjnym. Należy zwrócić także uwagę na materiały udostępniane na stronie internetowej, która jest chętnie oglądana nie tylko przez potencjalnych Pacjentów, ale również urzędników. Najprawdopodobniej, nastąpi aktualizacja odnośnie aktualizacji zdarzeń medycznych. Wszystko zależy od zakresu kontroli Wojewody.

Prawa Pacjenta wymagane jest udostępnieniem w miejscu ogólnodostępnym informacji o prawach Pacjenta (karta praw Pacjenta).

Księga Przyjęć - czy trzeba ją prowadzić?

Jeśli prowadzona jest cała dokumentacja medyczna w formie elektronicznej, to Księga Przyjęć nie jest wymagana. Natomiast niewiele jest do tej pory placówek medycznych, które całkowicie przechodzi na prowadzenie dokumentacji medycznej. Księga Przyjęć jest zatem wymagana w placówkach, które do tej pory nie zostały w pełni zdigitalizowane.

Plany kontroli są upubliczniane – wystarczy wpisać w wyszukiwarkę Plan Kontroli Zewnętrznych Urząd Wojewódzki (konkretne województwo) + rok – dzięki temu w pliku PDF możemy dowiedzieć się, czy dana placówka medyczna jest na tej liście i w którym kwartale należy spodziewać się kontroli. W sytuacjach nadzwyczajnych (związanych z doniesieniem) kontrola i tak może zjawić się mimo braku jej wcześniejszego planowania. W tym miejscu znajdzie się również ogólny zakres kontroli.

Ubezpieczenie OC – kwestia ważności polisy wraz z jej dopasowaniem na rodzaj i zakres świadczeń oraz suma ubezpieczenia.

Pomieszczenia i sprzęt – tytuł prawny do lokalu (umowa najmu lokalu), spełnienie zakresu wymagań z Rozporządzenia Ministerstwa Zdrowia. Jeśli wcześniej została przygotowana Opinia Sanitarna lub kontrola Sanepidu – kontrolujący po prostu weryfikują jej zgodność. Jeśli chodzi o urządzenia – należy posiadać karty serwisowe i gwarancyjne konkretnego sprzętu.

Odpady medyczne – wpis do BDO, umowa odbioru odpadów, dokumentacja utylizacji. Brak spełnienia obowiązku wpisu do BDO jest zagrożone karą grzywny do 5 tysięcy złotych.

Wszczęcie kontroli - w jaki sposób następuje?

Rozpoczęcie kontroli:
art. 112 u.d.I:
do kontroli stosuje się przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców.

Wyjątki:

Nie są stosowane przepisy dotyczących:

zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (art. 48)
zakazu prowadzenia więcej niż jednej kontroli (art.54)
maksymalnego czasu trwania kontroli (art. 55)
Kontrolujący nie przychodzą bez zapowiedzi (otrzymujemy informację np. poprzez dokument), a w związku z obowiązkiem braku prowadzenia kontroli w sposób, który uniemożliwi prowadzenie działalności, najczęściej są kontrole nie nakładają się. Czas trwania kontroli dla małych placówek to około 12-18, a dla dużych firm 48 dni. Bardzo rzadko zdarza się, aby czas trwania kontroli był dłuższy niż termin w ustawie.

Najważniejsze dokumenty w postępowaniu kontrolnym.

Upoważnienie do wykonywania czynności kontrolnych, musi zawierać:

- podstawę prawną,
- oznaczenie organu kontroli,
- datę i miejsce wystawienia,
- imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do przeprowadzenia kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej,
- oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą,
- określenie zakresu przedmiotowego kontroli,
- wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli – brak powoduje, że nie można przeprowadzać kontroli,
- imię, nazwisko oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
- pouczenie o prawach i obowiązkach

Obowiązki kontrolujących

Prowadzenie kontroli w sposób niezakłócający działania placówki i zgodnie z prawem.

Obowiązek okazania upoważnienia do kontroli.

Prawa kontrolujących

żądanie informacji i dokumentacji,
udział w czynnościach związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych,
wgląd do dokumentacji medycznej,
żądanie ustnych i pisemnych wyjaśnień,
wstęp do pomieszczeń podmiotu wykonującego działalność leczniczą,
ocena realizacji zadań określonych w regulaminie organizacyjnym lub statucie w tym dostępności i jakości udzielanych świadczeń zdrowotnych.

Dane osobowe i dokumentacja medyczna

Dokumentację medyczną udostępnia się organom władzy publicznej w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności nadzoru i kontroli.

Tajemnica prawnie chroniona

Uzyskane w trakcie kontroli informacje, dokumenty i inne dane zawierające tajemnicę prawnie chronioną kontrolowanego nie mogą być przekazywane innym organom oraz ujawnione.

Wyjątki:

ochrona życia lub zdrowia
żądanie sądu lub prokuratury

Prawa kontrolowanych

obecności w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych – osobiście lub przez osobę upoważnioną na piśmie (przykładowe wyjątki: bezpośrednie zagrożenie zdrowia lub życia, przeciwdziałanie popełnieniu przestępstwa), nieobecności nie wlicza się do trwania kontroli, jeżeli uniemożliwiła jej prowadzenie.
składanie oświadczeń i wyjaśnień,
wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia i wykonywania przez organ kontroli czynności z naruszeniem przepisów.

Obowiązki kontrolowanych

upoważnienie innej osoby do reprezentowania placówki podczas kontroli, w przypadku gdy nie jest to kierownik podmiotu,
prowadzenie książki kontroli i udostępnianie jej na żądanie kontrolujących,
zapewnienie warunków i środków niezbędnych do wykonywania czynności kontrolnych w tym:
dostarczenie wymaganych dokumentów,
zapewnienie terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień przez pracowników, dokonywanie w książce kontroli wpisu informacyjnego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez kontrolującego lub jego organ nadrzędny, albo sąd administracyjny.

Kiedy można wnieść sprzeciw? Można go wnieść w momencie otrzymania informacji o tym, że kontrola się odbędzie lub w toku kontroli.

naruszenie przez kontrolujących przepisów:

art. 49 (upoważnienie),
art. 50 ust. 1 i 5 (obecność kontrolowanego),
art. 58 (ponowna kontrola tego samego zakresu).
Samo wniesienie sprzeciwu powoduje zaprzestanie kontroli.

Jak wnieść sprzeciw?

Należy go wnieść do Wojewody i powiadomić kontrolujących. Możliwy termin na sprzeciw to 3 dni robocze. Wymagane jest również uzasadnienie. Sprzeciwu musi być pisemny i musi zawierać uzasadnienie.

Skutki wniesienia sprzeciwu

Wstrzymanie:

czynności kontrolnych,
biegu czasu trwania kontroli,

Wyjątek to zabezpieczenie dowodów

dokumenty
informacje
nośniki informacji

W przypadku, kiedy stanowią lub mogą stanowić dowód w toku kontroli.

Organ (Wojewoda) musi w terminie 3 dni rozpoznać sprzeciw i możliwe jest odstąpienie od czynności kontrolowanych lub kontrolowaniu czynności kontrolowanych. Jeśli kontrolowany nie jest zadowolony z decyzji Wojewody może złożyć zażalenie.

Skarga na przewlekłość – skarga do WSA na przewlekłość czynności kontrolnych

nie jest ograniczona żadnym terminem,
nie powoduje zaprzestania kontroli,

Zakończenie kontroli wynika z protokołu kontroli.

Najważniejsze elementy, jakie powinny znaleźć się w protokole kontroli to:

opis stanu faktycznego,
stwierdzone nieprawidłowości,
wnioski osób wykonujące czynności kontrolne,
informacja o braku zastrzeżeń albo informacja o odmowie podpisania protokołu oraz podanie przyczyny odmowy
2 egzemplarze

Zastrzeżenia do protokołu

przed podpisaniem: umotywowane zastrzeżenia – co do faktów stwierdzonych w trakcie kontroli opisanych w protokole, osoby wykonujące czynności kontrolne są obowiązane zbadać dodatkowo te fakty i uzupełnić protokół.
po podpisaniu: w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołów, kierownik ma prawo do wniesienia zastrzeżeń, co do sposobu przeprowadzenia czynności kontrolnych oraz ustaleń zawartych w protokole.

Zalecenia pokontrolne

zobowiązanie placówki do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości

termin na usunięcie
termin na poinformowanie wojewody o wykonywaniu zaleceń.

Wykreślenie z RPWDL

złożenie fałszywego oświadczenia z art. 100 ust. 2 u.d.i.,
rażące naruszenie warunków – wymaganych do wykonywania działalności objętej wpisem,
niewykonywanie zaleceń pokontrolnych,

Jak przygotować się do kontroli wojewody?

Dokumentacja

KRS/ wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej,
tytuł prawny do lokalu oraz decyzja sanepidu o dopuszczeniu, umowa ubezpieczenia,
regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego,
statut (w przypadku podmiotu leczniczego niebędącego przedsiębiorcą),
prawa do wykonywania zawodu (lekarz, pielęgniarka, położna),
dokumentacja potwierdzająca kwalifikacje zawodowe (inne zawody medyczne), zaświadczenie lekarskie o spełnieniu przez personel wymagań zdrowotnych,
umowa na serwisowanie aparatury i sprzętu medycznego,
Dokumentacja techniczna sprzętu i urządzeń (paszport techniczny, karta gwarancyjna, certyfikat, pozwolenie na użytkowanie),
Decyzja właściwego Inspektora Sanitarnego dla pomieszczeń i urządzeń podmiotu wykonującego działalność leczniczą,
Dokumentacja dotycząca funkcjonowania pracowni RTG i urządzeń emitujących promieniowanie jonizujące.
Umowy na świadczenie usług zdrowotnych/diagnostycznych, na transport medyczny, na sterylizację urządzeń.

Jeśli w dokumentacji wszystko jest prawidłowe, nie powinieneś obawiać się kontroli.

Nie przepalaj budżetu reklamowego swojej placówki medycznej

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej

W kontekście tego webinaru od samego początku pojawiało się wiele kontrowersji i wątpliwości. W związku z naszym pomysłem na ten temat, nie możemy zapominać o tym, że tematyka nie dotyczy wyboru konkretnych działań. Chcemy wprowadzić Was w podstawy reklamowania swojej placówki medycznej i odpowiedniego rozdysponowywania budżetu. Wówczas bowiem to, co uda się zrobić na Twojej stronie internetowej będzie zależało wyłącznie od umiejętności i aktualnego trendu na rynku.

Obejrzyj webinar tutaj, który prowadziliśmy w ramach Akadmeii Proassist na temat „Nie przepalaj budżetu reklamowego swojej placówki medycznej”.

Webinar przeprowadził Jacek Piaseczyński z Proassist.

Reklama gabinetu lub placówki medycznej to nie wszystko

W trakcie tej sekcji dowiesz się, jakie działania należy wdrożyć przed rozpoczęciem wykonywania czynności marketingowych. Sama reklama prowadzi do konwersji w postaci ruchu na stronę danej placówki medycznej lub sięgnięcia po telefon i chęci rezerwacji wizyty przez potencjalnego Pacjenta. Nie jest to jednak równoznaczne ze zwiększeniem zysku i wykorzystaniem tego wypracowanego potencjału.

Lejek sprzedażowy w medycynie

Standardowy lejek sprzedażowy stosowany w marketingu określa sposób działania, gdzie od ogółu przechodzimy do szczegółu. Czyli konkretna ilość osób wchodzi na naszą stronę, część z nich jest zainteresowana usługami, jeszcze mniejszy odsetek z nich decyduje się na kliknięcie CTA i kontakt z firmą, a dany procent z osób staje się Klientami.

Jeśli chodzi o medycynę – na samym końcu lejka sprzedażowego musimy umieścić również:

dostosowanie jakości i sposobu świadczenia usług,
próba kontaktu ze strony Pacjenta i możliwość na ten kontakt.

Właśnie dlatego w placówce medycznej – musimy mieć pewność, że marketing medyczny będzie mógł równać się z kontaktem konkretnej osoby. Jako właściciele placówki medycznej musimy zatem zadbać o to, aby możliwy był kontakt telefoniczny, rejestracja przez stronę internetową i tak dalej.

Załóżmy, że zainteresowanie stroną internetową Twojej placówki medycznej wzrasta w związku ze stosowaniem konkretnych działań marketingowych. Na stronie zjawia się nawet kilkaset potencjalnych osób zainteresowanych wizytami w stosunkowo krótkim czasie. Czy oni wszyscy będą w stanie dodzwonić się do Twojej rejestracji telefonicznej? Jeśli składa się ona z jednej osoby, która ma także inne obowiązki, na pewno zdajesz sobie sprawę z tego, że nie. W takim razie zadbaj o to, aby rejestracja była możliwa na wiele sposobów, takich jak rejestracja telefoniczna i rejestracja online.

W takiej sytuacji poszerzaj na samym początku dół lejka sprzedażowego i określ następujące elementy:

skaluj swój biznes – określ maksymalną ilość Pacjentów w ciągu dnia/tygodnia/miesiąca,
sprawdź współczynnik WinRate – sprawdź, czy występuje problem w postaci procentu Pacjentów pojawiających się na wizycie względem ilości wcześniej wykonanych rejestracji.

Obliczanie współczynnika WinRate jest bardzo proste:

Jakie są metody na to, aby zwiększyć współczynnik WinRate:

zastosować płatności online przed wizytą (możliwość – wtedy, kiedy obawiamy się, że obowiązek zmniejszy nam ilość umówionych wizyt lub obowiązek – dla tych ze specjalistów, którzy mają pełny grafik),
zastosować powiadomienia SMS lub telefoniczne,

Co zrobić, aby Pacjent przyszedł na wizytę? Płatności online potwierdzające wizytę

Płatności online są gwarancją pojawienia się pacjenta na wizycie, dla lekarza to pewność niwelowania luk w grafiku.
Pacjent szukający specjalisty w sieci oraz zapisujący się na wizytę telefoniczną lub przez internet, w momencie uregulowania opłaty za wizytę kończy poszukiwania lekarza. Pieniądze trafiają na konto placówki jeszcze przed odbyciem wizyty.
Pewność sprawdzenia skuteczności kampanii reklamowej.

Jeśli nie przypomnisz pacjentowi o wizycie, istnieje ryzyko, że na nią nie przyjdzie, a Twój budżet reklamowy zostanie stracony.

Najgorsze, co możesz zrobić, to zapłacić za pozyskanie pacjenta, stracić czas na zapisanie go na wizytę, a na koniec zablokować mu możliwość dotarcia na wizytę.

Te działania mogą doprowadzić do tego, że WinRate będzie na poziomie 99% pacjentów.

Dostosowanie oferty do potrzeb pacjenta

Zwróć uwagę na terminarz lekarzy. Spójrz na wypełnione i puste terminy u swoich specjalistów. Wypełniony grafik ortopedy o wieloletnim doświadczeniu? Wykorzystaj zapotrzebowanie na specjalistów z tej dziedziny i nawiąż współpracę z młodym ortopedą.

Postaraj się na to, aby pozyskać lekarzy takich specjalizacji, którym jesteś w stanie pomóc w wypełnieniu grafiku.

Pamiętaj o tym, aby przeanalizować ceny usług – sprawdź, czy cena za usługi jest odpowiednia. Być może można je podnieść lub należy obniżyć?

Sprawdź, czy Twoja placówka medyczna świadczy usługi, na które trzeba poczekać oraz takie, które są dostępne od razu. Dodatkowo zorientuj się, czy sprzęt w Twojej placówce jest w pełni wykorzystywany.

Zwiększenie konwersji zmiany leadów na Klientów

Pacjent wchodzi na naszą stronę internetową, widzi ulotkę – wykonuję aktywność na podstawie CTA i co wówczas zrobić?

Wprowadź prostą w obsłudze rejestrację online – pokolenie Millenialsów wybierają rejestrację online.
Zmniejsz liczbę telefonów do placówki medycznej, dzięki czemu rejestracja placówki medycznej będzie bardziej dostępna.

Wskazujemy podstawowe błędy w rejestracji online:

Przekierowanie ze swojej strony internetowej do marketplace.
Przekierowanie z własnych fanpage na marketplace.
Nakaz założenia konta przez pacjentem zanim dokona rejestracji.
Zbyt duży formularz rejestracyjny – im dłuższy, tym niższa konwersja.

Zwiększenie konwersji za sprawą usprawniania rejestracji telefonicznej

Sprawdź, czy do Twojej placówki medycznej można się dodzwonić.

Czy jesteś w stanie zrobić to inaczej niż osobiście? Masz możliwość wygenerowania statystyk? Czy korzystasz z takich rozwiązań?
Czy potrafisz określić moment największego ruchu telefonicznego w Twojej placówce medycznej?
Czy jesteś w stanie polepszyć odbieralność telefonów, biorąc pod uwagę wszystkie te czynniki?
Pozbądź się niepotrzebnych telefonów Twojej rejestracji telefonicznej.
Przemyśl, czy rozbicie ruchu telefonicznego nie byłoby dobrym rozwiązaniem?
Skorzystaj z ProAssist 🙂

Kiedy wprowadzisz dobrze działającą rejestrację, możemy poznać nasz prawdziwy potencjał sprzedażowy.

Zwróć uwagę na 3 czynniki, zanim zaczniemy działalność marketingową naszej placówki:

Win Rate – stosunek ilości osób, które przyszły na wizyty do ilości pacjentów, którzy się zapisali.

Ilość zapisanych pacjentów w stosunku do ilości osób, które się z nami kontaktowały.
Ilość osób, które się z nami skontaktować w stosunku do ilości osób, które chciałyby, ale nie miały możliwości.

Jak pozyskiwać pacjentów poprzez narzędzia internetowe? Z Team na Plusie!

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej

Marketing placówek medycznych – temat, który wciąż budzi liczne kontrowersje. W trakcie naszego spotkania z zespołem agencji marketingowej na Plusie, poruszyliśmy najważniejsze kwestie z zakresu pozyskiwania pacjentów z wykorzystaniem dostępnych metod online.

Obejrzyj webinar tutaj, który prowadziliśmy w ramach Akadmeii Proassist na temat Jak pozyskiwać pacjentów poprzez narzędzia internetowe?

Webinar przeprowadził Jacek Piaseczyński z Proassist, oraz Marcin Cebula i Beata Fąfara z Marketing na Plusie.

Czy jesteś gotowy na marketing?

Rejestracja medyczna – to ten element, na którym ma skupić się marketing medyczny. Właśnie dlatego na samym początku warto wykonać audyt rejestracji. Sprawdzi to skuteczność działania tego procesu – w kontekście odbieralności telefonów, bezpośredniości odbierania telefonów, które pochodzą z działań internetowych (np. Facebook ADS, Google ADS). Podczas budowania strategii marketingowej, niezbędne jest już na samym początku wyznaczenia mierników. W kontekście marketingu medycznego wyświetlenia nie są najlepszym miernikiem. Lepiej, jeśli zdecydujemy się na określenie celów pod kątem – ilości telefonów lub wypełnienia formularzu kontaktowego.

Wykonywane działania powinny odbywać się na polu, gdzie dana placówka medyczna ma rzeczywiście luki w grafiku. Co to w praktyce oznacza? Wybranie działań reklamowych dla konkretnego specjalisty powinna być dopasowana pod kątem tego, ilu pacjentów jeszcze może przyjąć dany specjalista. Nieodpowiednim rozwiązaniem jest stosowanie jednego numeru telefonu dla pacjentów z Narodowego Funduszu Zdrowia i dla pacjentów komercyjnych.

Warto zatem zadbać o spersonalizowaną linię połączeń dla pacjentów prywatnych tak, aby zminimalizować ryzyko niemożliwości odebrania połączenia. Właśnie dlatego niezbędne jest ustalenie celów – w ten sposób możemy wybrać kierunek reklam, na przykład na konkretnego specjalistę, który ma luki w swoim grafiku, a nie na całą placówkę medyczną.

Jak docierać do pacjentów lokalnie?

Na samym początku warto prześledzić ruch pacjenta, który ma pilną potrzebę, ale nie zna żadnego specjalisty z polecenia. Znajomość ścieżki Twojego pacjenta pozwala zweryfikować, gdzie trafia potencjalny pacjent.

Po wpisaniu danej frazy przez pacjenta z największym prawdopodobieństwem wybierze on placówki, które wyświetlają się w pierwszych trzech wyszukiwaniach. Jeśli chodzi o działalności lokalne, królują wizytówki Google, o których więcej powiemy wkrótce. Musimy jednak mieć świadomość tego, że na decyzję odnośnie wyboru konkretnej placówki medycznej wpływ ma między innymi:

lokalizacja – czyli odległość danego pacjenta od specjalisty,
opinie – dlatego bardzo ważne jest, aby zdobywać pozytywne opinie od swoich pacjentów. Warto wypracować sobie schemat
pozyskiwania opinii od pacjentów.
pozycja w sieci – z największym prawdopodobieństwem użytkownik wybierze usługę, która wyświetla się w top wyników wyszukiwania po wpisaniu konkretnej frazy.

Dlaczego warto założyć wizytówkę Google Moja Firma?

Wizytówka Google Moja Firma to proste i darmowe narzędzie. Dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu jesteśmy w stanie przekierować zainteresowanie dużej ilości użytkowników do naszej placówki medycznej. Wizytówka Google jest prosta w prowadzeniu, wymaga co prawda zadbania o nią, ale naprawdę warto z nich skorzystać. To narzędzie, które wyświetla się jako pierwsze po wpisaniu konkretnych fraz.

W jaki sposób prowadzić Wizytówkę Google?

Na samym początku warto wykonać audyt wizytówki Google. Sama nazwa to pierwszy, bardzo ważny trop. Dlatego warto wykorzystać najczęściej wyszukiwane frazy kluczowe w konkretnej lokalizacji np. Rehabilitacja i Masaż Ruda Śląska. W samej nazwie warto zatem wymienić nazwę, która pozwoli na lokalne pozycjonowanie.

Jako administrator masz możliwość publikowania postów i wpisów. Możliwe jest dodanie zdjęć, opisów pod frazy kluczowe i kierować ruchem na przykład na stronę internetową. W jaki sposób poprawić pozycjonowanie wizytówki Google? Dobrze, jeśli uda nam się udostępnić minimum jeden post i jedno zdjęcie. Możemy analizować z panelu administratora liczbę wyświetleń. Systematyczne działania w zakresie aktywności administratora wizytówki Google, to sposób na uzyskanie top pozycji w wynikach wyszukiwania na konkretne frazy.

Strategia fanpage’a

Na Facebooku możemy w prosty sposób pozyskiwać ruch organiczny. Nie zawsze jednak jest on wykorzystywany w sposób prawidłowy. Fanpage’a najlepiej prowadzić w sposób zrównoważony i przekazywać wartości zamiast zachęcać wyłącznie do zakupu. Obecnie sprzedawanie na fanpage’a powinno odbywać się ”z głową”. Najbardziej istotnym aspektem jest prowadzenie relacji.

Dlaczego warto regularnie publikować posty? Zadbaj o to, aby stworzyć skuteczną strategię publikowania postów. Jeśli pacjent zastanawia się nad wybraniem placówki medycznej, najczęściej wybierze on miejsce, które prezentuje wartość. Dlatego warto prowadzić działania systematycznie. Przykładowy plan publikowania postów możemy rozłożyć na 5 dni:

motywacja – lifestylowy post na luźny temat,
lekka edukacja – case study, lekkie treści edukacyjne,
z życia gabinetu – przedstawienie pracowników, zdjęć ze szkoleń,
profesjonalny post edukacyjny – mocne posty merytoryczne, eksperckie,
podsumowanie tygodnia.

Ważna wskazówka! Postaraj się o przedstawianie prawdy. Bardzo ważne, aby zdjęcia były wykonane w gabinecie, a nie kupowane z dostępnego stocka.

Metody komunikacji i utrzymywanie relacji z pacjentami:

stosowanie wezwań do działania – publikacja powinna posiadać przycisk funkcyjny (wezwanie do działania – zadzwoń, dowiedz się więcej itp.)
systematyczne reagowanie na komentarze – odpowiedz w komentarzu po oznaczeniu, wyślij wiadomość prywatną do 7 dni od pojawienia się w komentarzu, dobrą opcją jest stworzenia chatbotów lub usunięcie przycisku Messengerra jeśli nie jesteś w stanie odpowiadać na wiadomości)
odpowiadania na wiadomości (w tym Messenger, Mail, SMS, opinie w Google)

Możliwości pozyskiwania pacjentów przez Facebook i Google ADS

ruch na stronę internetową placówki medycznej,
ruch do messengera,
ruch telefonicznie,
formularze kontaktowe.

Marketing placówki medycznej - które narzędzia będą dla Ciebie najlepsze?

Odpowiedź na to pytanie powinna odbywać się indywidualnie. Przede wszystkim istotne jest sprawdzenie, jaki budżet posiadasz na określone działania. W pierwszej kolejności warto skorzystać z darmowych, organicznych możliwości, takich jak systematyczne prowadzenie wizytówki Google Moja Firma i podtrzymywanie relacji ze stałymi pacjentami za sprawą fanpage’a.

Czy lepiej wydać pieniądze na marketing medyczny, czy na marketplace, mając gabinet lekarski?

Rozpoczynasz działalność swojego gabinetu medycznego lub kliniki? W takiej sytuacji na pewno zastanawiasz się nad tym, w jaki sposób dotrzeć do grupy docelowej, czyli Pacjentów. Przedstawiamy garść praktycznych wskazówek i wskazujemy, czy lepiej inwestować pieniądze na marketing medyczny, czy na marketplace, mając gabinet lekarski.

Ograniczona podaż w gabinecie medycznym

Jako manager kliniki lub właściciel gabinetu musisz zdawać sobie sprawę z bardzo istotnej kwestii, jeśli chodzi o działania reklamowe. Dlatego już na samym początku swojej działalności musisz zdawać sobie sprawę z odpowiedniego skalowania swojego biznesu i mierzenia sił na zamiary.

Każdy specjalista może przyjmować określoną liczbę Pacjentów w ciągu miesiąca. W zależności od specjalizacji i poziomu trudności wizyt wraz z ewentualnymi zabiegami, jakie zamierzasz wykonywać, czas poświęcony na jedną wizytę może być różny. Dodatkowo specjalista ma zazwyczaj inne obowiązki, takie jak praca w Szpitalu, czy przychodni medycznej. Postaraj się zatem określić minimalną i maksymalną liczbę Pacjentów, jaką możesz przyjąć w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca, a nawet kwartału. To punkt wyjściowy skutecznych działań reklamowych w określonym obszarze.

Marketplace - niekończące się koło inwestycji

Korzystanie wyłącznie z miejsc, takich jak marketplace, może doprowadzić do niekończącego się koła inwestycji. Potraktuj marketplace bardziej jako jeden z elementów swojej strategii marketingowej. Konstrukcja działania platform tego rodzaju ma swoje wady i zalety. Niemniej, z punktu widzenia Twoich zysków i odpowiedniego skalowania biznesu, marketing medyczny będzie lepszym rozwiązaniem.

Pamiętaj, że najlepsza inwestycja w reklamę, to taka, którą możesz wyłączyć w momencie, kiedy osiągniesz zamierzone rezultaty. W przypadku prowadzenia gabinetów medycznych mówimy o maksymalnej liczbie Pacjentów, jaką możesz przyjąć w danym okresie. Marketplace został skonstruowany w taki sposób, że (niestety) nie można z niego zrezygnować nawet wówczas, gdy masz pracy pod przysłowiowy “korek. Trudno określić formę komunikacji kierowaną do klientów przez marketplace w przypadku Twojego odejścia. W związku z tym, że pozostają oni właścicielami jego danych osobowych mogą proponować innych specjalistów w danym miejscu tej samej specjalizacji.

Marketing medyczny - Twój sposób na równowagę w biznesie

Marketing medyczny to elastyczne rozwiązanie. Pozwala na prowadzenie działań w danym okresie i wyłączenie ich lub zmniejszenie budżetu po określonej puli pozyskanych leadów. Metody takie jak Facebook i Google ADS lub inne formy reklamy nie mają narzuconej kwoty, jaką musisz przeznaczyć. Dzięki temu w określonym przez siebie momencie, masz możliwość zwiększania lub zmniejszania wydatków przeznaczanych na marketing. I tak ostatecznie możesz dojść do sytuacji, w której nie będziesz inwestował w płatne reklamy w ogóle. Zbudujesz bowiem swoją bazę pacjentów, którzy obdarzą Cię dużym poziomem zaufania. Dodatkowo wydatki na reklamę, np. blog firmowy, czy teksty na stronę internetową mogą być wydatkami jednorazowymi, które będą dla Was pracowały cały czas.

Marketplace vs marketing medyczny

Nie należy zapominać o dużej wadzie platform do umawiania wizyt. Niestety nie możemy zdecydować się na zrezygnowanie z tej formy reklamy w momencie, kiedy dysponujemy maksymalną liczbą umówionych wizyt w gabinecie lekarskim. Niemniej, jak każde z rozwiązań, w tym również marketplace ma swoją zaletę. Nieocenionym plusem korzystania z tego typu serwisów są szybsze efekty nawet, jeśli porównamy je z kampaniami płatnymi.

Z kolei stosowanie rozwiązań z zakresu marketingu medycznego, pozwala nam elastycznie podchodzić do danej sytuacji i określać budżet przeznaczany na reklamę w danym okresie. Stosowanie działań, które wchodzą w skład marketingu medycznego pozwoli Ci zachować równowagę pomiędzy maksymalną ilością Pacjentów, a poziomem zainteresowania Twoją placówką medyczną.

Jak radzić sobie z trudnym pacjentem podczas wizyty w gabinecie?

Prowadzenie gabinetów lekarskich wiąże się z przewijaniem przez nie ogromna liczba Pacjentów. Każdy z nich zgłasza się do nas z innym problemem, charakteryzuje go inny tryb prowadzenia negocjacji, w odmienny do siebie sposób odczuwają emocje i reagują na konkretne informacje.

W związku z tym współpraca z niektórymi może być dużą przyjemnością podczas, gdy wizyty zarezerwowane przez innych Pacjentów będą wymagały odpowiedniego podejścia w gabinecie. Poznaj typy problematycznych pacjentów i dowiedz się, jak sobie z nimi radzić.

Zapominalski

To Pacjent, który umówił się na wizytę, następnie o niej zapomniał. Chwilę przed zarezerwowanym terminem dzwoni do Ciebie z prośbą o jej przełożenie, a mimo tego i tak przychodzi spóźniony. W ten sposób nawet, jeśli robi to nieświadomie, cala placówka jest przez niego wprowadzona w logistyczny chaos i wielkie zamieszanie. Takie zamieszanie związane z działaniami trudnego Pacjenta doprowadza do tego, że następują kolejne przesunięcia terminu.

Co robić, aby radzić sobie z zapominalskim Pacjentem?

– Wyślij powiadomienie o wizycie, co zredukuje procent nieodwołanych w porę wizyt. Z informacji i doświadczenia wynika, że nawet 60 procent Pacjentów oczekuje, że placówka medyczna przypomni im o umówionych rejestracjach.

– Wykorzystaj dostęp do rejestracji i przekładania terminów wizyt online. Wizyty będą mogły zostać przesunięte samodzielnie przez Pacjenta, a grafik lekarza nie będzie dziurawy niczym szwajcarski ser.

– Jeśli niemożliwe pracowanie nad punktualnością konkretnych osób, postaraj się o to, aby samodzielne umawianie wizyt przez danego Pacjenta było niemożliwe. Zamiast tego zaproponuj mu indywidualny system rezerwacji lub dodatkowe przypomnienie.

Internetowy specjalista

Internet to dla niego idealna przestrzeń. To w ten sposób załatwia najważniejsze sprawy – robi zakupy, kupuje bilety do kina – o telefonicznej rejestracji do lekarza nie zamierza nawet myśleć ze względu na jej archaiczność.

Co robić, aby radzić sobie z internetowymi specjalistami?

– Na swojej stronie internetowej umieść narzędzie do umawiania wizyt online. Brak tej opcji jest dość ryzykowny. Nawet, kiedy Pacjent tego typu trafi do Twojego gabinetu z konieczności (np. jedynego dostępnego terminu do specjalisty w okolicy w danym terminie), później zdecyduje się wybrać placówkę kogoś, kto udostępnia możliwość internetowej rejestracji.

– Zwróć uwagę na to, aby prowadzić marketing dla placówki medycznej w skuteczny i przemyślany sposób. Przeanalizuj dostępne opcje promocji i wykorzystaj te, które w Twoim przypadku będą najbardziej skuteczne.

Wiecznie niezadowolony Pacjent

Na pewno znasz sytuację, kiedy Pacjent jest wiecznie niezadowolony dosłownie ze wszystkiego. Uważa, że zalecenia, jakie przekazujesz nie będą skuteczne, bo o innych metodach czytał w Internecie. W dodatku cena za usługę mu nie odpowiada, a dany specjalista poświęcił mu za mało uwagi.

Czy wiesz, że nawet jedna czwarta Pacjentów może zrezygnować z usług, jeśli jakikolwiek aspekt wizyty będzie dla nich niesatysfakcjonujący. Dodatkowo to rozczarowanie może doprowadzić do tego, że Pacjent ten o swoim niezadowoleniu poinformuje użytkowników w sieci.

Co robić, aby radzić sobie z wiecznie niezadowolonym Pacjentem?

– Przeanalizuj sposób świadczenia swoich usług – być może w uwagach od wiecznie niezadowolonego Pacjenta jest trochę racji? Warto wiedzieć, że pozyskiwanie nowego Pacjenta wymaga statystycznie pięć razy więcej nakładów niż utrzymanie stałego.

– W przypadku otrzymania negatywnej opinii – postaraj się o to, aby włączyć się w dyskusję i przedstawić swój plan wydarzeń.

– Zawsze pytaj swoich Pacjentów na temat wrażeń z wizyty. Analizuj atmosferę w gabinecie i wszystkie inne aspekty, na które zwracają uwagę Pacjenci.

Podatki dla medyka w 2022 roku – Polski Ład, a Twoja praktyka lekarska

Podatki dla medyka w 2022 roku - Polski Ład, a Twoja praktyka lekarska.

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej

Podatek dochodowy – temat, który dotyczy każdego. Polski Ład z pewnością komplikuje poziom znajomości sposobu jego obliczania i rodzi wiele pytań z niewielką dostępnością odpowiedzi na nie. Na Państwa pytania odpowiada radca prawny, doradca podatkowy, Prezes Zarządu Małopolskiego Instytutu Studiów Podyplomowych sp.z o.o. – Justyna Zając-Wysocka.

Obejrzyj nasz webinar, który prowadziliśmy w ramach Akadmeii Proassist na temat Podatków dla medyka w 2022 roku.

Webinar przeprowadził Jacek Piaseczyński z Proassist, oraz Justyna Zając-Wysocka z Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych.

Twój gabinet medyczny nie posiada do tej pory terminala do kasy fiskalnej? Od 1 stycznia 2022 roku obowiązek umożliwienia Pacjentowi płatności bezgotówkowe wejdzie w życie. Pacjent musi mieć możliwość dokonania płatności bezgotówkowej w placówce medycznej. Jeżeli posiadasz kasę fiskalną musisz posiadać również terminal płatniczy.

Wszystkie rozliczenia podatkowe będą musiały być przeprowadzane w formie elektronicznej i przesłane co miesiąc do organów Skarbowych. W związku, z tym kończy się możliwość samodzielnego rozliczania podatku, z uwagi na konieczność posiadania skomplikowanego systemu do obsługi rachunkowości w firmie. Dodatkowo każdy lekarz, który wystawia fakturę będzie musiał korzystać z systemu do wystawiania faktur elektronicznych, chyba, że jego system medyczny będzie wyposażony w funkcjonalność wystawiania faktur czy rachunków elektronicznych (Konieczność comiesięcznego przesyłania obowiązywać będzie od 2023 roku i dotyczy wszystkich przedsiębiorców w tym osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.)

Co dokładnie zmienia Polski Ład?

Od 1 stycznia 2022 roku zmieni się przede wszystkim wysokość składki zdrowotnej i sposób jej wyliczenia. W zależności od wyboru formy opodatkowania zmiany są większe lub mniejsze, np. składka może nie być odliczana od podatku, co bez dwóch zdań powoduje ogromny wzrost wydatków. W składce zdrowotnej wprowadzane są natomiast duże przywileje dla podatników rozliczanych się na zasadzie ryczałtu i warto sprawdzić u doradcy podatkowego lub w biurze księgowym, czy taka forma rozliczania się z fiskusem nie będzie dla nas odpowiednia.

Osoby, zarabiające więcej niż 11 000 tysięcy miesięcznie zgodnie z Polskim Ładem nie są uznawani za klasę średnią i nie mogą skorzystać z ulgi dla klasy średniej, którą wprowadza Polski Ład dla wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę lub na skali podatkowej.

Nowością jest też obowiązek dokonywania przez Pacjenta płatności bezgotówkowych od wartości transakcji w wysokości 20 tysięcy złotych brutto. W przypadku klinik medycznych oferujących wykonywanie zabiegów i operacji, zmiany mogę być mocno zauważalne.

Podniesienie progu podatkowego przez Polski Ład

Od stycznia 2022 roku kwota wolna od podatku zostanie podniesiona do 30 tysięcy, a pierwszy próg podatkowy do 120 tysięcy złotych.

Nowa kwota wolna od podatku – 30 tysięcy złotych rocznie
Nowy pierwszy próg podatkowy – 120 tysięcy złotych rocznie

Podatek liniowy nie zostanie zlikwidowany, jednak nie będzie on opłacalny dla większości podatników z branży medycznej. Więcej na ten temat dowiesz się, sprawdzając nagranie. Karta podatkowa nie będzie możliwa do wybrania od 1 stycznia 2022 roku. Będą ją mogli pozostawić jedynie podatnicy, którzy do tej pory z niej korzystają z tym, że z tej możliwość zostaje wyłączona branża medyczna, nawet jeśli dana placówka lub specjalista do tej pory z niej korzystał. W zamian oferowana jest stawka ryczałtu 14%, która może się być atrakcyjną formą opodatkowania, oczywiście jeżeli lekarz nie jest w stanie wygenerować dużej ilości kosztów.

14% stawka ryczałtowa w zakresie opieki zdrowotnej (PKWiU dział 86)

Nabycie sprawdzające - tajemniczy klient

Branża medyczna w najbliższych latach może spodziewać się ”tajemniczych klientów”. Wyznaczone osoby mogą mieć za zadanie skorzystać z Państwa usług, aby sprawdzić sposób korzystania z kasy fiskalnej, dostęp do możliwości zapłaty bezgotówkowej za usługę czy wydanie paragonu.

Czy da się obejść nowe przepisy związane z Polskim Ładem?

Zdaniem naszego eksperta Justyny Zając-Wysockiej, zmian w przepisach podatkowych obejść się nie da. Istnieją jednak sposoby, które umożliwiają zminimalizowanie strat związanych z nowymi przepisami dla branży medycznej. Racjonalnym rozwiązaniem jest skontaktowanie się z doświadczonym doradcą podatkowym i swoją księgową. Ważnym elementem jest też odpowiedzenie sobie na pytanie, w jakim kierunku w ciągu najbliższych lat ma rozwijać się nasza działalność, wtedy jak poznamy nasze przyszłe koszty i dochody, to będziemy mogli dopasować optymalną formę opodatkowania do swojej działalności.

Nie ma jednej reguły, która mogłaby określić, które rozwiązanie podatkowe będzie najlepsze dla konkretnej osoby. Wymagane jest spersonalizowane podejście pod kątem dostosowania wybranego opodatkowania i formy prawnej działalności w zależności od konkretnej sytuacji.

Podstawa obliczenia podatku (w złotych) uwzględniającą kwotę wolną od podatku (proszę pamiętać, że podstawa ta nie dotyczy wszystkich form opodatkowania).

Czy jednoosobowa spółka z o.o. to dobre rozwiązanie?

Spółka z o.o może być dobrym wyjściem na to, aby płacić niższe podatki. W zależności od sposobu prowadzenia i wielkości może ona płacić podatek 19 %, 8 % albo i nie płacić podatku wcale (podatek estoński). Należy natomiast mieć na uwadze fakt, że musimy wtedy mieć sposób na swoje wynagrodzenie w spółce i wtedy zaczyna się podwójne opodatkowanie.

Niestety, jednoosobowa spółka z o.o. to nie najlepsze rozwiązanie, a na pewno nie najtańsze w prowadzeniu administracyjnym z uwagi na fakt, że zarówno obsługa księgowa jak i obwarowania prawne (konieczność korzystania z notariusza) zmuszają do zwiększenia kosztów w tym zakresie. Jeśli przedstawiciele branży medycznej zastanawiają się nad tym, w jaki sposób założyć spółkę, najlepiej zadbać o to, aby była założona przez minimum dwóch wspólników, aby przynajmniej część kosztów administracyjnych obniżyć. Plusów i minusów spółek z o.o jest wiele i najlepiej doradzić się w tej kwestii eksperta.

Marka osobista lekarza i zawodów medycznych

Akademia Proassist — Marka osobista lekarza i zawodów medycznych

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej

Marketing usług medycznych, a konkretniej budowanie marki osobistej dla specjalistów z branży medycznej to duże wyzwanie. Podczas webinaru poruszyliśmy najważniejsze tematy związane z tym procesem. Na samym początku jednak, warto pochylić się nad określenie tego, czy ten temat dotyczy właśnie Ciebie.

Obejrzyj nasz webinar, który prowadziliśmy w ramach Akadmeii Proassist na temat Marki osobistej lekarza

Webinar przeprowadził Jacek Piaseczyński z Proassist, oraz Paweł Jędrzejewski z Imagemed.

Co to jest marka osobista?

Budowanie marki osobistej to działanie marketingowe dedykowane dla tych z lekarzy i przedstawicieli innych zawodów medycznych, którzy mogą określić siebie jako wolni strzelcy. Tego rodzaju działania są zatem zarezerwowane dla specjalistów prowadzących indywidualną praktykę lekarską. Dotarcie do Pacjentów jest procesem podobnym do pozyskiwania Klientów, jednak nie identycznym. Wykonywanie zawodów medycznych opiera się bowiem na budowaniu zaufania i wymaga dużej wiarygodności.

Marka osobista to promowanie siebie wśród innych. Każdy z nas jest marką osobistą. Celowe budowanie marki osobistej to proces, który zależy od nas i celowo na niego wpływamy. To my musimy zadbać o zwrócenie na nas uwagi.

Personal Brand lekarza

Zdaniem Pawła Jędrzejewskiego, specjalisty do spraw marketingu w branży medycznej, wykorzystywanie zdjęć specjalistów na stronach internetowych, profilach w mediach społecznościowych, ulotkach i innych elementach reklamowych, pozostaje kluczowym elementem w procesie budowania silnej marki osobistej lekarza i przedstawicieli innych zawodów medycznych.

Drugim elementem jest odpowiednie eksponowanie swojego nazwiska. Dobrym miejscem będzie umieszczenie go nie tylko na stronie internetowej, ale również w głównym adresie domeny. Oczywiście zdarzają się sytuacje, gdzie propozycja ta budzi kontrowersje, na przykład u niezamężnych specjalistek z danej dziedziny. Panie obawiają się o to, że cały ich trud pójdzie na marne po zmianie nazwiska panieńskiego. W takiej sytuacji nasz ekspert sugeruje pozostanie przy rodowym nazwisku lub zastosowanie dwuczłonowego nazwiska po ślubie.

Wymyślanie niezwykle kreatywnej nazwy nie zawsze jest konieczne. Doświadczenie pokazało bowiem, że wielokrotnie zastosowanie możliwie najprostszej nazwy dla marki osobistej i zaangażowanie zaoszczędzonego czasu w jej promowanie, pozwala uzyskać lepsze efekty.

Atrybuty marki osobistej w branży medycznej

Na samym początku budowania marki osobistej niezbędne jest określenie grupy docelowej. warto zatem zadać sobie pytanie – do kogo kierujemy usługi zapewniane przez naszą firmę? Inne działania zastosujemy bowiem w przypadku budowania marki osobistej dla Pacjentów, a inną po to, aby uzyskać pozycję autorytetu w środowisku medycznym. W budowaniu pozycji eksperta dla Pacjentów zwracajmy uwagę na szczegóły. Atrybuty takie jak biały kitel, stetoskop, konkretne symbole dopasowane do specjalizacji, to dodatkowy element zwracający uwagę i potwierdzający nasz autorytet w konkretnej dziedzinie.

Krótki kurs budowania marki osobistej w branży medycznej

Jaką potrzebę zaspokaja marka osobista? Na przykład zaspokojenie potrzeby zaistnienia na rynku, znalezienia większej ilości Pacjentów, prowadzenie profesjonalnie marketingu swojego gabinetu.
Każdy jest marką osobistą, rozpoznawaną przez imię, nazwisko i wykonywane usługi (specjalizację). Marka osobista ma określoną reputację i rozpoznawalność.

Zasada WWW E DOM

Markę osobistą w świadomości Pacjentów i współpracowników tworzy:
Wiedza
Wygląd
Współpraca z Pacjentem i zespołem
Empatyczna komunikacja
Doświadczenie
Osobowość
Medialność

4 etapy budowania marki osobistej

Określenie celu — jaką potrzebę chcemy zaspokoić, budując silną markę osobistą?
Określenie grupy — kim są reprezentacji naszej grupy docelowej?
Stworzenie marki osobistej — celowe stworzenie konkretnych elementów np. identyfikacji w tym kreatywna nazwa firmy, określenie logotypu, wybranie konkretnych barw do identyfikacji wizualnej.
Wprowadzenie i utrzymanie — zdobycie rozpoznawalności, prowadzenie akcji marketingowych, zaufanie i utrzymanie wysokiego poziomu świadczonych usług.

Jakie są korzyści z posiadania marki osobistej w branży medycznej?

Pacjenci dowiadują się o świadczonych usługach przez danego specjalistę.
Następuje skracanie czasu podjęcia decyzji przez Pacjenta.
Pozyskiwanie Pacjentów jest tańsze przez budowanie pozycji eksperta, doskonałą widoczność w sieci i działanie marketingu szeptanego.
Nawet zmiana nazwiska czy nazwy to rebranding, ale zbudowanej, silnej marce osobistej to nie szkodzi.

Jaką nazwę wybrać dla placówki medycznej?

Identyfikacja wizualna to podstawa dla każdej firmy bez względu na branże i zakres świadczonych usług. O tym, jak zadbać o stworzenie odpowiedniej nazwy dla placówki medycznej opowiemy na łamach dzisiejszego artykułu. Rynek usług medycznych w Polsce jest bardzo konkurencyjny. Zdobycie Pacjenta wymaga odpowiednich działań marketingowych już na samym początku prowadzenia działalności.

W tracie artykułu dowiesz się:

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru nazwy?
Jaką nazwę wybrać, aby łatwiej znaleźć współpracowników?

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru nazwy dla placówki medycznej?

Nadszedł czas, aby postawić pierwsze kroki w branży medycznej jako niezależny specjalista. To poważna decyzja, dlatego warto poświęcić swój czas i zaplanować, jaką formę biznesu wybierzesz.

Identyfikacja wizualna i tekstowa należą do najważniejszych elementów, w które warto zainwestować. Logotyp, nazwa firmy i adres strony internetowej powinien być spójny, a jednocześnie zapadać w pamięć potencjalnym Pacjentom i współpracownikom.

Jak krok po kroku wybrać nazwę dla placówki medycznej?

Określ kolorystykę logotypu i materiałów reklamowych. Zadbaj o spójność w ich strukturze i formie przedstawienia najbardziej istotnych informacji — takich jak adres placówki, numer telefonu, zakres usług i tym podobne. Zadbanie o kompleksową strategię na samym początku pozwoli Ci na stworzenie szaty graficznej i treści, które idealnie współgrają ze sobą.
Zwróć uwagę na to, aby nazwa firmy była dopasowana pod kątem stylu i charakteru do logotypu.
Sprawdź, czy nazwa, jaką chcesz użyć, jest wolna w formie domeny. Krok ten wykonasz bezpłatnie na jednej ze stron dostawców domen i hostingów.
Określ wielkość swojego biznesu. Jeśli zamierzasz prowadzić mały podmiot, możesz użyć nazwiska. W przypadku zainteresowania prowadzeniem dużego przedsiębiorstwa — postaw na profesjonalny naming.
Nazwa firmy ma za zadanie określać zakres oferowanych przez Ciebie usług, być symbolem wartości, jakimi się kierujesz i świadczyć o Twoim profesjonalnym podejściu. Właśnie dlatego niezbędne jest jej współgranie z pozostałymi elementami identyfikacji.

Jak stworzyć nazwę dla kliniki medycznej lub placówki?

Prowadzenie dużej placówki medycznej może wiązać się z określeniem świadczenia usług z konkretnej specjalizacji (np. ginekologii, urologii, czy pediatrii). W przypadku otwarcia gabinetów ginekologicznych, nazwa powinna być stworzona w sposób przyjazny dla grupy docelowej, czyli kobiet w różnym wieku. Nie bez znaczenia okażą się również barwy użyte przy tworzeniu identyfikacji wizualnej i styl komunikacji. Nazwa placówki medycznej przyjmie zupełnie inny charakter w przypadku prowadzenia placówki urologicznej, czy pediatrycznej. Jej struktura powinna zwracać uwagę i w możliwie największym stopniu być dopasowana do konkretnej grupy Pacjentów.

Dlaczego umieszczanie w nazwie dużej firmy swojego nazwiska nie jest dobrym posunięciem? Klinika przysłowiowego Kowalskiego może mieć trudności ze znalezieniem odpowiednich współpracowników — w ten sposób nie pozostawiamy sobie dużego pola do dalszego rozwoju. Użycie nazwiska sprawdzi się w przypadku budowania marki osobistej, czyli stworzenia niewielkiego biznesu, gdzie dany specjalista świadczy usługi z zakresu prywatnej i indywidualnej praktyki lekarskiej. W innej sytuacji wybranie bardziej ogólnej nazwy, z jednoczesnym jej dopasowanie do specjalizacji okaże się bardziej skuteczne.

Potrzebujesz pomocy w zakresie wyboru odpowiedniej nazwy dla Twojej placówki medycznej? Skontaktuj się z nami, a w oparciu o wieloletnie doświadczenie marketingowe i znajomość branży, pomożemy Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie.

Pomoc techniczna systemu medycznego

Wielokrotnie dzwoniąc na pomoc techniczną, słyszycie kilka czy kilkanaście minut muzyczki i mówicie wtedy: nigdy więcej i zapewniacie samych siebie, że na pewno na następny dzień zajmiecie się sprawą znalezienia nowego dostawcy internetu, telefonii komórkowej, czy to programu do gabinetu lekarskiego? Jednak większość kupujących w trakcie zakupu nie bierze pod uwagę kwestii wsparcia technicznego. Dopiero podczas problemów z uzyskaniem satysfakcjonującej pomocy przypominamy sobie, że warto brać ją pod uwagę. Czy Twoje oprogramowanie medyczne ma dział pomocy technicznej na poziomie satysfakcjonującym Ciebie, jako Klienta?

Pomoc techniczna systemu medycznego

Większość lekarzy czy managerów placówek medycznych wcześniej nie mieli tak częstych interakcji z systemami medycznymi, jak teraz. Wcześniej wystawienie recepty, czy skierowania z systemu medycznego nie angażowała od razu połączenia z platformą P1, nie trzeba było wgrywać certyfikatów P1, certyfikatów ZUS etc. W związku z informatyzacją służby zdrowia ilość roboczogodzin lekarza, managera czy właściciela placówki medycznej spędzonego przy systemie medycznym jest zdecydowanie większa, niż jeszcze kilka lat wcześniej. Dostawcy oprogramowania robią wszystko, aby wypełnienie dokumentacji medycznej, zarządzanie oraz proces rejestracji w systemie były jak najszybsze i bezproblemowe. Natomiast nie zawsze tak będzie, gdyż mogą pojawić się problemy, które nie będą spowodowane błędem systemu. Czasami mogą być one związane z ważnością certyfikatów, ze zmieniającą się bazą leków, czy nauką systemu dla nowego pracownika placówki etc. Problemów takich może być setki i warto brać je pod uwagę. Dla klienta najważniejsze jest, aby system działał poprawnie, powód awarii nie jest istotny.

Czy dedykowany opiekun (instalator) to dobre rozwiązanie

Spora część klientów oprogramowań medycznych myli pomoc techniczną oprogramowania od dedykowanego sprzedawcy czy informatyka, która wdraża (instaluje) system na komputerach placówki. Często zdarza się, że placówka medyczna mając program instalowany ma tylko jedną osobę, która może rozwiązać problem, gdy system nie działa, jak należy. Takie rozwiązanie jest złe, gdyż jesteśmy wtedy uzależnieni od dyspozycji tej jednej osoby. Oczywiście dobrym rozwiązaniem jest, gdy mamy w firmie “swoją osobę”, która zna specyfikę naszej pracy i może pomóc, proponując odpowiednie rozwiązania, dopasowane do naszych potrzeb. Natomiast nie należy mylić tego z bieżącą pomocą, która powinna odbywać się, gdy zajdzie taka potrzeba. Dyskusyjny jest też fakt, czy jedna osoba zawsze odpowiednio dopasuje system do naszych potrzeb? Czasami burza mózgów w dziale CS (Customer Success) może być zdecydowanie bardziej produktywna.

Pomoc techniczna czy Customer Success — czym to się różni?

W Proassist chcemy iść krok dalej niż pomoc techniczna. Zaobserwowaliśmy, że głównym problemem naszych użytkownikom nie jest pomoc w bieżącym funkcjonowaniu, czy awarii, ale również odpowiednie dobranie możliwości systemu dla użytkownika lub Klienta. Każdy z lekarzy w placówce, która ma ich kilkanaście czy kilkaset chce mieć inaczej skonfigurowany system i ceni inne jego wartości, dlatego pomagamy w dopasowaniu jego możliwości dla konkretnej osoby. Wartością dodaną do naszego systemu jest to, że nie tylko poinformujemy, że dany certyfikat wygasł, ale również pomożemy w generowaniu certyfikatu, doradzimy w przygotowaniu systemu pod Twój proces zapisu na wizytę, czy pomożemy skonfigurować system rozliczeń z lekarzami w Twojej placówce.
Systemy medyczne są coraz bardziej rozbudowane, a w związku z tym odpowiednie dopasowanie programu dla własnych potrzeb tak, aby sprawnie przeprowadzać wizyty, może być skomplikowane. Jednak, gdy odpowiednio skonfigurujemy system, to procesy związane z obsługą mogą trwać nawet o 70% czasu mniej.

Na co powinniśmy zwracać uwagę przy wyborze oprogramowania medycznego do placówki medycznej czy gabinetu lekarskiego w temacie działu Customer Success, czy pomocy technicznej?

Możliwe kanały komunikacji z pomocą techniczną

Czy pomoc jest dostępna wyłącznie za pośrednictwem maila, czy również telefoniczne? Być może tak, jak w przypadku Proassist dostępny w systemie jest również chat na żywo, za pomocą którego konsultanci odpowiadają na pytania na bieżąco. Pamiętajmy, że czasami nie chce nam się dzwonić, czy pisać maili z szybkim pytaniem: dlaczego nie ma leku “abc” w lekospisie? Za pomocą chatu, możemy zadać szybkie pytanie, na które uzyskamy odpowiedź.

Godziny pracy działu pomocy technicznej

Większość prywatnych placówek medycznych pracuje popołudniami. Warto zwrócić uwagę czy pomoc techniczna jest dostępna w godzinach pracy placówki. W Proassist dział Customer Success dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-21:00. Możliwa komunikacja za pomocą kanałów: chat, telefon oraz mail.

Rozmowa z handlowcem z softu medycznego

Podczas szukania dostawcy oprogramowania do gabinetu zapytaj handlowca, w jaki sposób pracuje dział pomocy, jaki jest średni czas reakcji, czy są prowadzone ankiety satysfakcji etc. Na tej podstawie dowiesz się, czy firma zwraca uwagę na ten aspekt. Zapytaj również, czy pomoc opiera się na błędach technicznych, czy również na dopasowaniu systemu do potrzeb placówki.

Poproś o pomoc

Najlepszym rozwiązaniem na sprawdzenie działu Customer Success jest zadanie pytania i sprawdzenie, czy odpowiedź Cię satysfakcjonuje.

Przewodnik użytkownika

Warto też sprawdzić, czy oprogramowanie dostarcza użytkownikowi systemu możliwość samodzielnej nauki w postaci aktualnych przewodników. Najlepiej, aby były one w formie tekstu oraz video. Jeżeli chcesz w nocy sprawdzić lub skonfigurować system, to powinieneś mieć taką możliwość zrobić to samodzielnie. Poza tym przewodnik będzie pomocny dla wszystkich osób pracujących w Twojej placówce.

Webinary cykliczne z systemu

Webinary są nowością w obsłudze klientów, ale stają się coraz bardziej popularne. W Proassist wprowadziliśmy cykliczne cotygodniowe webinary z obsługi systemu, aby każdy z Państwa mógł bardzo dogłębnie poznać możliwości systemu Proassist. Podczas webinarów dodatkiem jest to, że inni użytkownicy systemu mogą zadać pytanie, które Tobie nie przyszło do głowy, a jednocześnie mogą okazać się dla Ciebie wartościowe.

Czy pomoc jest kierowana wyłącznie do Klienta, czy użytkownika systemu?

Częstym problemem w przypadku dedykowanego opiekuna jest to, że w momencie gdy lekarz ma problem z systemem w gabinecie, to zgłasza to managerowi placówki, a następnie manager zgłasza go opiekunowi. Takie działania powodują, że pomoc się wydłuża. W momencie, gdy każdy użytkownik może samodzielnie zgłosić problem, gdyż system go automatycznie weryfikuje i sprawdza w systemie. Dzięki temu bardzo dużo prac odpada managerowi, czy też rejestracji placówki związanych ze zgłaszaniem błędów do twórcy oprogramowania medycznego.

Pomoc online

Nie wszystkie problemy da się rozwiązać, nie widząc Twojego ekranu. Zorientuj się, czy jest możliwość połączenia się online z pomocą, aby mogli zweryfikować dany problem na Twoim komputerze. Może się okazać, że problemem nie jest system, ale np. ustawienia przeglądarki blokujące wyskakujące okna, które uniemożliwiają np. wydruk EDM. W takim przypadku szybkie połączenie jest niezbędne do uzyskania satysfakcjonującej pomocy.

Ilość awarii

Ciężko przed zakupem systemu medycznego stwierdzić czy awarię są częste, ale warto zapytać w tej kwestii osoby, które korzystają już z systemu. Natomiast należy mieć na uwadze fakt, że pojęcie dużo, średnio, mało dla jednej osoby oznacza co innego, niż dla drugiej. 🙂

Podsumowując

Szukając oprogramowania medycznego, sprawdzaj nie tylko cenę, zakres funkcji, ale również to, w jaki sposób pomoc techniczna oprogramowania medycznego pomoże Ci w codziennym funkcjonowaniu oraz jak dopasuje dane rozwiązanie do Twoich potrzeb.

Zdarzenia medyczne — w co powinieneś wyposażyć się przed 1 lipca?

Zdarzenia medyczne - w co powinieneś wyposażyć się przed 1 lipca?

Termin, w którym każdy podmiot leczniczy oraz praktyka medyczna zostanie objęta koniecznością raportowania zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej zbliża się wielkimi krokami. Już od 1 lipca każdy lekarz będzie miał obowiązek prowadzenie elektronicznej rejestracji medycznej. Do tego celu każdy gabinet oraz placówka medyczna powinna zostać wyposażona w specjalne oprogramowanie medyczne, które umożliwi tworzenie oraz przechowywanie EDM.

Co oznacza termin zdarzenie medyczne?

Jest to nic innego, jak świadczenie zdrowotne. Oznacza to, że są to czynności, które mają zapobiegać, ratować, przywracać, lub poprawiać zdrowie. Działania te obejmują badania, leczenie oraz zapobieganie chorobom. Od początku lipca będą one obowiązkowo wprowadzane do oprogramowań medycznych w placówkach i gabinetach, a następnie przekazywane do SIM.

W jakim celu będziemy raportować zdarzenia medyczne?

Obowiązek przekazywania tych danych ma na celu usprawnienie funkcjonowania służby zdrowia. Dzięki temu, że zdarzenia medyczne będa raportowane do SIM, będzie można sprawdzić, czy występują jakiekolwiek problemy w zakresie świadczeń medycznych, oraz jasno określić, co można zrobić, aby się tych problemów pozbyć. Raportowanie zdarzeń medycznych ma stanowić pomoc w szukaniu rozwiązań, usprawniających pracę placówek medycznych oraz gabinetów lekarskich. Przekazywanie informacji o zdarzeniach medycznych daje szansę na dokonanie analizy, która pozwoli zmienić służbę zdrowia na lepsze.

Korzyści płynące z wymiany danych o zdarzeniach medycznych

Przesyłanie informacji dotyczących zdarzeń medycznych może okazać się bardzo korzystne dla polskiej służby zdrowia. Przede wszystkim takie rozwiązanie pozwala na wgląd w EDM wszystkim lekarzom, którym dostęp do tej dokumentacji jest niezbędny do leczenia pacjentów, oraz diagnostyki. Dodatkowo raportowanie zdarzeń medycznych pozwala na uporządkowanie stale rosnącej ilości informacji, aby były one przydatne dla wszystkich lekarzy osób zarządzających w przychodniach.

Zakres elektronicznej dokumentacji medycznej

Wszystkie elementy EDM wymienione są w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 8 maja 2018 r. w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej. Z art. 13a, ustawy z dnia 28 kwietnia 2011, wspomnianego w rozporządzeniu wynika, że zakres elektronicznej dokumentacji medycznej obejmują:

Informacje o rozpoznaniu choroby, problemu zdrowotnego lub urazu, wynikach przeprowadzonych badań, przyczynie odmowy przyjęcia do szpitala, udzielonych świadczeniach zdrowotnych oraz ewentualnych zaleceniach – w przypadku odmowy przyjęcia pacjenta do szpitala.
Informacja dla lekarza kierującego pacjenta do poradni specjalistycznej lub leczenia szpitalnego o rozpoznaniu, sposobie leczenia szpitalnego o rozpoznaniu, sposobie leczenia, rokowaniu, ordynowanych lekach, środkach spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego, i wyrobach medycznych, w tym okresie ich stosowania i sposobie dawkowania oraz wyznaczonych wizytach kontrolnych.
Karta informacyjna z leczenia szpitalnego
Wyniki badań laboratoryjnych
Opis badań diagnostycznych

Czego potrzebujesz, aby móc swobodnie przesyłać dane?

Niezbędne do tej czynności będzie specjalne oprogramowanie dla przychodni lub gabinetu lekarskiego, umożliwiające tworzenie oraz przechowywanie elektronicznej dokumentacji medycznej. Co powinno posiadać takie oprogramowanie medyczne?

Twój program do gabinetu lub placówki medycznej powinien działać w chmurze. Dzięki temu przekazywanie informacji będzie mogło odbywać się bezpiecznie oraz bez ograniczeń.
Możliwość stworzenia karty wizyty, w której wpiszesz wszystkie elementy wywiadu lekarskiego: dolegliwości, badanie, rozpoznanie, itp.
Opcja wystawiania e recepty, e skierowania oraz e zwolnienia lekarskiego. Wszystkie te dokumenty wystawiane są już w formie elektronicznej.
Funkcja prowadzenia kart pacjentów, które będą zawierały wszystkie dane osób, odwiedzających Twoją placówkę medyczną lub gabinet lekarski.
Możliwość prowadzenia historii wizyt oraz historię pacjenta, czyli dane dotyczące wystawionych e-recept, e-skierowań, e-zwolnień lekarskich.
Szablony wywiadów oraz innych dokumentów wypisywanych na wizytach lekarskich.

Oprogramowanie medyczne Proassist jako program w pełni przygotowany na przesyłanie danych dotyczących świadczeń zdrowotnych.

Oprogramowanie dla przychodni i gabinetów Proassist posiada wszystkie opcje, umożliwiające prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej. Program działa w chmurze, co pozwala na swobodne przesyłanie informacji. Wszystkie dane są bezpieczne, w dodatku każdy użytkownik ma do nich bardzo szybki dostęp.

Nasze oprogramowanie zostało wyposażone w opcje tworzenia oraz szybkiej edycji kart pacjenta. Wprowadzane dane są bardzo skrupulatnie weryfkowane, dzięki czemu nie ma ryzyka wpisania do systemu pacjenta, który już w nim widnieje. Dzięki temu dane są uporządkowane.

Dodatkowo w systemie Proassist istnieje opcja wystawiania oraz archiwizowania wszystkich obowiązkowych dokumentów takich jak: e-recepta, e-skierowanie, oraz e-zwolnienie lekarskie.

Możliwość tworzenia szablonów wywiadów oraz innych dokumentów ułatwia Twoją pracę. Dodatkowo masz możliwość tworzenia karty wizyty, wprowadzanie informacji uzyskiwanych podczas wywiadu lekarskiego, oraz szybkiego wyszukiwania zaleceń oraz rozpoznania dzięki wyszukiwarkom ICD-9 oraz ICD-10. Całość dopełnia historia przeprowadzonych wizyt, tworzona podczas korzystania z naszego oprogramowania przychodni i gabinetów lekarskich.