wdrożenie nowego systemu medycznego – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Jak wygląda proces wdrożenia systemu medycznego do placówki?

Dla nowych placówek kwestia wybrania systemu medycznego też może być trudna – w końcu wybieramy system, na którym zamierzamy opierać naszą pracę. Sam proces wyboru odpowiedniego oprogramowania opisaliśmy w TYM artykule, więc jeśli nie wiesz, czego powinieneś oczekiwać od systemu, to zachęcamy do przeczytania.

Ten artykuł dotyczy jednak kwestii związanej z wdrożeniem nowego oprogramowania medycznego do placówki. Skuteczne wsparcie techniczne oraz płynny proces wdrożenia są kluczowe dla zapewnienia, że systemy działają bez zarzutu i przyczyniają się do poprawy jakości opieki nad pacjentem.

W Proassist, naszym priorytetem jest zapewnienie, że nasi klienci otrzymują najwyższy poziom wsparcia na każdym etapie współpracy. Oto, jak zaplanowaliśmy proces wdrożenia:

Analiza potrzeb klienta

Rozmowy na temat wdrożenia systemu zaczynamy tuż po szczegółowej analizie potrzeb klienta, kiedy zdecyduje się On na korzystanie z systemu Proassist. Wtedy właściciel, manager lub inny przedstawiciel placówki odpowiada na przygotowaną przez nas listę pytań.

Pytania te pozwalają nam zrozumieć specyfikę placówki, jej wymagania oraz ustalić, jakie funkcje powinniśmy aktywować – np., czy placówka będzie korzystała z wystawiania faktur lub listy rezerwowej. Następnym krokiem jest utworzenie konta w systemie na podstawie udzielonych odpowiedzi.

Personalizacja systemu

Tworzymy dla Ciebie system i konfigurujemy wszystkie ustawienia. Wprowadzamy do niego specjalistów, którzy przyjmują w placówce oraz otwieramy dla nich kalendarze z odpowiednimi godzinami przyjmowania. Dodajemy także wykonywane usługi i uzupełniamy wszystkie szczegóły (czas trwania, ceny, nazwy).

Na podstawie opisanej wyżej analizy, personalizujemy system tak, aby idealnie pasował do potrzeb danej placówki. Podpowiadamy, które rozwiązania są używane przez placówki o podobnej specjalizacji, a jeśli zajdzie taka potrzeba – personalizujemy system medyczny na tyle, na ile jest to możliwe.

Taka personalizacja może obejmować utworzenie rejestracji online, konfigurację płatności, czy aktywowanie modułu fiskalnego lub integrację z innymi systemami za pomocą API.

Jeśli nie posiadasz swojej strony internetowej, a chcesz korzystać z rejestracji online i płatności internetowych, to jest to także dobry moment na stworzenie prostej strony internetowej dla placówki medycznej, czym również możemy się zająć.

Wdrożenie administratora placówki

Po utworzeniu konta w systemie, odbywa się spotkanie administratora placówki z Opiekunem Klienta Proassist. Podczas tego spotkania Opiekun uczy administratora wykorzystywania podstawowych funkcji systemu i odpowiada na wszystkie pytania. Następnie ustalana jest forma kontaktu i termin przeniesienia bazy danych z poprzednio używanego systemu.

Spotkanie dotyczące przeniesienia bazy danych

przenieść bazę danych pacjentów. Jeśli klient przekaże nam wyeksportowany plik z bazą danych, to potrzebujemy kilku dni na zapoznanie się z tym, co znajduje się w pliku. Następnie umawiamy się na 30 minutowe spotkanie, podczas którego pracownik Działu Customer Success z Proassist spotyka się z administratorem placówki. Na takim spotkaniu omawiane są wszystkie szczegóły dotyczące przeniesienia bazy.

Wyjaśniamy, jak przebiega proces i ustalamy, gdzie będą przeniesione poszczególne elementy z bazy danych przenoszonej z poprzedniego systemu. Wspólnie sprawdzamy bazę i dane, które zostały przekazane od poprzedniego dostawcy i ustalamy proces przeniesienia.

Szkolenie personelu

Kolejnym krokiem jest szkolenie personelu medycznego i administracyjnego. Nasz zespół przeprowadza szkolenia, które obejmują zarówno teoretyczne aspekty, jak i praktyczne korzystanie z systemu. Dzięki temu każdy użytkownik czuje się pewnie podczas pracy z systemem Proassist.

Dodatkowo, przygotowaliśmy także wiele szkoleń e-learningowych i bazę wiedzy pełną instrukcji jak zrobić daną rzecz w systemie krok po kroku – każdy użytkownik ma do nich dostęp za darmo, więc można także samodzielnie poszerzyć wiedzę o systemie. Oprócz tego, na naszym kanale na YouTube publikujemy filmy instruktażowe z obsługi systemu i różne ciekawostki na temat zarządzania placówką medyczną, do których obejrzenia również zachęcamy.

Wdrożenie nowego systemu medycznego – wszystko, co musisz wiedzieć

Wybranie, a następnie wdrożenie nowego systemu medycznego to bardzo ważny krok dla każdej osoby prowadzącej swój gabinet lub placówkę medyczną. Od tego, jakiego usługodawcę, a także jaki poszczególny plan wybierzemy, zależy to, jak później będzie nam się pracowało na danym systemie.

Jest kilka ważnych kwestii, o których musisz pamiętać. Przyznamy szczerze – troszkę tego jest, ale nie masz powodów do zmartwień. Wszystko rozpisaliśmy krok po kroku, byś na każdym etapie wybierania i wdrożenia mógł wrócić do tego tekstu i zweryfikować, jak daleko w swojej “podróży” do nowego systemu już jesteś i na co jeszcze musisz zwrócić uwagę.

Krok 1. Ustal potrzeby

Każdy system medyczny jest troszeczkę inny i spełnia różne potrzeby. Podobnie, większość usługodawców oferujących takie systemy, posiada różne pakiety, zazwyczaj w różnych cenach.

Istnieją takie pakiety, które zawierają sam system. Istnieją również takie, w których oprócz systemu otrzymujemy również rejestrację telefoniczną, rejestrację online, czy inne udogodnienia.

Dlatego bardzo ważne jest to, żebyś jeszcze przed rozmowami z potencjalnymi usługodawcami, rozpisał sobie, czego dokładnie potrzebujesz. Wypisz, czy oczekujesz samego systemu, czy zależy ci również na rejestracji medycznej.

Postaraj się również dowiedzieć, jakie funkcje oferuje dany system i wypisz (lub zapamiętaj, jeżeli twoja pamięć ci na to pozwala) wszystkie te, które najbardziej cię interesują, i które uważasz, że szczególnie przydadzą się w Twojej pracy.

Dla przykładu – dla dentystów, czy stomatologów najbardziej przydatny będzie diagram zębowy.

Podologom, czy fizjoterapeutom zdecydowanie przyda się możliwość wygodnego wrzucania zdjęć prosto z telefonu do EDM w systemie.

Zabiegani lekarze docenią możliwość głosowego wypełniania dokumentacji medycznej.

Każdy klient ma inne potrzeby względem systemu medycznego i jest to jak najbardziej normalne. Jednak ważne jest to, żebyś przed zakupem, a nawet wręcz przed rozmowami z handlowcami wiedział, jakie są twoje priorytety i potrzeby.

Gdy je sobie wszystkie wypiszesz, będzie ci po pierwsze dużo łatwiej wyselekcjonować, z którymi firmami się skontaktować, a po drugie, już na pierwszej rozmowie z przedstawicielem handlowym, będziesz mógł opowiedzieć o swoich potrzebach.

Pamiętaj – system będzie służyć ci codziennie przez wiele lat. To ważne, by wybrać odpowiedni, dlatego research jest w tym wypadku kluczowy.

Krok 2. Wybierz osobę, która wszystkim się zajmie

Czasem zdarza się tak, że właściciel placówki medycznej i jej manager to dwie różne osoby. Dlatego już na początku poszukiwania nowego systemu, warto ustalić, kto spotka się z handlowcami i z kim będzie się kontaktować usługodawca?

Dlaczego?

To w znacznym stopniu ułatwi kontakt między wami, a firmą dostarczającą system. Czasem zdarza się tak, że handlowiec lub osoba odpowiedzialna za wdrożenie, dzwoni do potencjalnego klienta, by na przykład zapytać o wrażenia, dowiedzieć się, kiedy można spodziewać się decyzji i tak dalej. Wtedy bardzo często padają słowa “bardzo przepraszam, to szefowa decyduje”, “bardzo przepraszam, za to odpowiedzialny jest nasz manager”.

Takie sytuacje zdecydowanie przedłużają czas działania. Na szczęście można tego łatwo uniknąć, wyznaczając jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakt z usługodawcą.

Krok 3. Zadawaj pytania i nie bój się rozmowy!

Potencjalni usługodawcy wybrani? Rozmowy umówione? No to pora na najważniejsze sprawy!

Jeżeli będzie Ci łatwiej, wypisz sobie wcześniej wszystkie pytania, które chcesz zadać. Pamiętaj również, żeby poruszyć temat funkcjonalności, które w szczególności cię interesują. Jeżeli masz jakieś wątpliwości – powiedz o nich od razu, to oszczędzi ci sporo zmartwień spowodowanych niedopowiedzeniami.

Krok 4. System wybrany? Pora na wdrożenie i szkolenie!

Jesteś już na tym etapie, w którym wybrałeś już system i czeka cię wdrożenie, a także szkolenie dla personelu? Gratulacje, za tobą najtrudniejszy etap!

Pamiętaj, by przed wdrożeniem jeszcze raz zweryfikować, co już wiesz, a czego jeszcze musisz się dowiedzieć. Możesz kolejny raz wypisać sobie najważniejsze pytania i kwestie, które chcesz poruszyć. Już to pisaliśmy i napiszemy jeszcze raz: nie bój się pytać!

Uczestnicz we wdrożeniu aktywnie, dopytuj, rozwiewaj swoje wątpliwości. Nie krępuj się przed poproszeniem o powtórzenie czegoś. Upewnij się również, że spotkanie z wdrożenia jest nagrywane, żebyś później mógł do niego wrócić i odświeżyć zdobytą wiedzę.

Rady, które tutaj wypisujemy przekaż również swoim pracownikom, którzy wezmą udział w szkoleniu.

Pamiętajcie: nie ma nic złego w tym, że czegoś nie łapiecie od razu. Jeżeli nawet po jakimś czasie od wdrożenia nie rozumiesz pewnych rzeczy lub nie wiesz, jak korzystać z danej funkcji, zawsze możesz zgłosić się do Customer Success po pomoc – bez wahania ci pomogą! Wprawa przychodzi z czasem 🙂

Krok 5. Przeniesienie bazy danych EDM do nowego systemu (opcjonalnie)

Jeżeli system, który właśnie zakupiłeś, nie jest twoim pierwszym systemem medycznym, pamiętaj o przeniesieniu bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej z ówczesnego systemu do nowego.

Wiemy, że przy tym kroku możesz mieć pewne obawy o to, że poprzedni usługodawca nie zgodzi się, by to zrobić. Na szczęście nie masz się o co martwić. Firmy takie jak Proassist, mają obowiązek udostępniania twojej bazy danych EDM w przypadku zmiany usługodawcy. Jeżeli jednak nie wiesz, jak się za to zabrać, ani co zrobić, to żaden problem.

Napisaliśmy na ten temat osobny tekst blogowy, w którym krok po kroku wyjaśniamy, co należy zrobić, a także na co zwrócić uwagę w takiej sytuacji. Co więcej, współpracujący z nami prawnik, napisał specjalne pismo, które będziesz mógł wysłać do poprzedniej firmy zaopatrującej cię w system medyczny, z prośbą o przeniesienie bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej.

Zarówno cały poradnik, jak i plik z pismem znajdziesz, klikając obok.

PS. Oto mała checklista od nas, którą możesz sobie wydrukować, jeżeli wolisz mieć wszystko na papierze 🙂