Rewolucja w rejestracji medycznej: Brak dedykowanych konsultantów to przyszłość!

Rewolucja w rejestracji medycznej: Brak dedykowanych konsultantów to przyszłość

Odkryj, dlaczego brak dedykowanych rejestratorek to przyszłość obsługi klienta w medycynie. Jacek Piaseczyński z Proassist opowiada o rewolucji, która zwiększa skuteczność, zmniejsza błędy i koszty. Posłuchaj teraz, aby odkryć tajemnice nowoczesnej rejestracji! Posłuchaj teraz, aby poznać przyszłość rejestracji medycznej!

Cześć! Witam Cię w kolejnym odcinku podcastu. Dzisiaj chciałbym omówić kwestię dotyczącą tego, dlaczego jako klient nie powinienem bać się korzystać z wielu rejestratorek i dlaczego jest to lepsze rozwiązanie niż posiadanie jednej czy dwóch dedykowanych rejestratorek w centrum obsługi klienta.

Często, podczas rozmów z klientami, słyszymy propozycję, aby do ich placówki byli przydzieleni dedykowani konsultanci, którzy odbieraliby połączenia telefoniczne, zamiast tego, aby wszyscy konsultanci Proassist odbierali połączenia do ich placówki. Na pierwszy rzut oka może to wydawać się dobrym pomysłem, ale postaram się wyjaśnić, dlaczego tak nie jest.
Po pierwsze, warto zauważyć, że nie mówię tego tylko po to, żeby być mądrzejszym i koniec. Mam tego świadomość na podstawie własnego doświadczenia. Jesteśmy na rynku od kilku lat, i rzeczy, które dla niektórych klientów wydają się oczywiste, były dla nas kwestią do rozważenia kilka lat temu. Dlatego w Proassist mieliśmy system dedykowanych konsultantów dla poszczególnych placówek. Miałem kiedyś grupy rejestratorek składające się z 5 osób, które obsługiwały połączenia dla kilku, a nawet kilkunastu placówek czy gabinetów, w zależności od ich wielkości. Jednak zrezygnowaliśmy z tego rozwiązania, ponieważ okazało się, że nie było ono optymalne pod względem kosztów i jakości usługi dla naszych klientów.

Oczywiście, ta zmiana nie nastąpiła z dnia na dzień. Z każdym kolejnym tygodniem, utwierdzaliśmy się w przekonaniu, że musimy zmienić ten system. W naszym systemie wprowadziliśmy specjalne funkcje, które usprawniały pracę rejestratorki medycznej, automatyzowały ją i poprawiały jakość obsługi, jednocześnie minimalizując możliwość popełnienia błędów przy odpowiedniej konfiguracji bazy wiedzy. Ostatecznie doszliśmy do punktu, w którym nasz system w pełni umożliwił rejestratorkom obsługę połączeń dla wielu placówek.
Jednak pojawiał się duży problem, ponieważ tak jak inne firmy, odbieraliśmy połączenia na różnych systemach medycznych. Staraliśmy się przekonać wszystkich do przejścia na nasz system medyczny, który oferowaliśmy bez dodatkowych kosztów w ramach naszego pakietu. Bez takiej rewolucji nie byliśmy w stanie osiągnąć zamierzonej zmiany. To było naprawdę ogromne przedsięwzięcie, zarówno dla nas, jak i dla naszych klientów.

Dlatego rozumiem, dlaczego nasi klienci i inne firmy zajmujące się rejestracją medyczną wspominają o dedykowanych rejestratorkach. Również my nie zdobyliśmy naszej aktualnej wiedzy z dnia na dzień.

Na samym początku naszej firmy, rejestratorki używały wielkich segregatorów z różnymi danymi. Gdy pacjent zadawał pytanie, rejestratorka przeszukiwała segregator, aby znaleźć odpowiednie informacje i udzielić klientowi właściwej odpowiedzi. Teraz, z perspektywy czasu, może to wydawać się śmieszne, ale to były inne czasy, kilka lat temu. Później przeszliśmy na interaktywne bazy wiedzy, czyli system przechowujący informacje, jednak niezintegrowany z naszym systemem.
Większość firm zajmujących się medyczną rejestracją nadal stosuje ten sposób pracy, dlatego też proponują dedykowanych konsultantów. W takim trybie pracy nie można działać inaczej. Automatyzacja obsługi, która umożliwiłaby jednej rejestratorce pracę z wieloma placówkami, jest po prostu niemożliwa.
Najważniejsze w tej zmianie, która dokonała się w naszej firmie, i która wpłynęła na zmiany w systemie i cenniku, jest to, że:

Skuteczność obsługi połączeń się zwiększyła.
Procent odebranych połączeń wzrósł.
Ilość błędów uległa zmniejszeniu.
Czas oczekiwania na linii skrócił się, mimo że liczba konsultantów pozostała taka sama.
Co najważniejsze, koszty również się zmniejszyły.

Dobrze, ale dosyć już historii. Jakie są więc przewagi braku dedykowanych konsultantów?
Przewaga braku dedykowanych konsultantów polega na tym, że:

Możemy efektywnie wykorzystać nasz zespół konsultantów, co pozwala nam obsłużyć większą liczbę połączeń.
Rejestratorki zyskują elastyczność, mogą obsługiwać połączenia dla różnych placówek w zależności od zapotrzebowania.
Dzięki temu możemy zmniejszyć koszty, ponieważ nie musimy zatrudniać dedykowanych konsultantów dla każdej placówki.
Nasz system interaktywnych baz wiedzy umożliwia szybkie wyszukiwanie informacji, co skraca czas odpowiedzi i minimalizuje możliwość błędów.
Klienci otrzymują lepszą obsługę, ponieważ nasz zespół jest bardziej efektywny i bardziej dostępny.

W rezultacie brak dedykowanych konsultantów przynosi nam wiele korzyści, takich jak lepsza skuteczność, mniejsza ilość błędów, krótszy czas oczekiwania i niższe koszty obsługi.

Szkolenie nowej rejestratorki:
Gdy korzystasz z dedykowanych rejestratorek, istnieje ryzyko trudności z rekrutacją i szkoleniem zastępstwa w przypadku odejścia jednej z nich. Rejestratorka może nie mieć odpowiednich narzędzi do szybkiego przekazania wiedzy, ponieważ jest dedykowana jednej placówce, a nie szkolenie zastępstwa nie jest wtedy priorytetem.
Długie oczekiwanie na linii:
Jeśli korzystasz z dwóch dedykowanych rejestratorek i płacisz za to 1.500 zł miesięcznie, to zdajesz sobie sprawę, że pracują one na zmianę (jedna rano, druga popołudniem) i obsługują połączenia dla kilku placówek, aby koszt zatrudnienia się zwrócił i firma mogła zarobić. To nie jest tajemna wiedza.
Wystarczy, że do tych kilku czy kilkunastu placówek zadzwoni jeden telefon o godzinie 9, gdy jest szczytowy czas połączeń, a wtedy może się zdarzyć, że nie uda się do Ciebie dodzwonić lub będziesz musiał długo czekać, aż rejestratorka zakończy obecne połączenia.
Jak jest w przypadku korzystania z wielu rejestratorek w centrum obsługi klienta (CC) i odbierających połączenia dla wielu placówek? Wówczas kierownik wie, jakie są godziny szczytu i na zmianie znajduje się wiele rejestratorek, które obsługują wszystkie połączenia.
Skuteczność połączeń:
To, że w naszej placówce połączenia odbierają Pani Justyna i Kasia, nie gwarantuje skutecznej rejestracji. Muszą one odbierać połączenia, korzystać z wielu systemów i jeszcze przeszukiwać bazę wiedzy w innym miejscu. Skuteczność rejestracji zależy przede wszystkim od odpowiedniego sposobu obsługi, płynności rozmowy, skryptu i bazy wiedzy. Tę skuteczność można osiągnąć w CC jedynie poprzez odpowiednio skonfigurowane narzędzia w systemie rejestracji, aby nie trzeba było szukać odpowiedzi w segregatorze na biurku.

Potrzeba uprocesowania – wpływa to na skuteczność i brak błędów:
Oczywiście, prawdopodobnie w przypadku wielu rejestratorek istnieje większa potrzeba uprocesowania wytycznych niż w przypadku dedykowanych rejestratorek. Jednak uważam to za zaletę, ponieważ musimy określić, kiedy pacjent może się z nami skontaktować, jak w przypadku dzieci czy wizyt recepturowych. Organizacja rejestracji ma wpływ nie tylko na skuteczność, ale również, co jest ważniejsze, na nasze osobiste życie, szczególnie w jednoosobowych gabinetach. Warto poświęcić chwilę na wdrożenie rejestracji, aby ostatecznie mieć dobrze funkcjonujący system.

Cena:
Istnieje też aspekt, który dla Was jako właścicieli gabinetu jest prawdopodobnie kluczowy – cena.
Często klienci pytają nas, dlaczego odbieramy połączenia telefoniczne o połowę taniej niż inne firmy – właśnie z tego powodu. Dzięki procesowi rejestracji i odpowiedniemu systemowi wspomagającemu rejestratorkę, nie musi ona szukać informacji w segregatorze czy oddzielnej bazie wiedzy, przeszukiwać grafiku przyjęć czy sprawdzać, czy lekarz może przyjąć dziecko. Wszystkie te informacje są bardzo szybko dostępne, a dodatkowo cały proces rejestracji jest tak skonfigurowany, że ryzyko popełnienia błędu jest znacznie mniejsze – rejestratorka może odebrać połączenie znacznie szybciej i prowadzić rozmowę sprawniej.

Podsumowanie:
Podsumowując, chciałbym podkreślić, że rozumiem inne firmy, które uważają, że potrzebują dedykowanych rejestratorek, zwłaszcza gdy nie mają odpowiednich narzędzi do automatyzacji pracy. Jest to zrozumiałe, ponieważ sami nie wyobrażaliśmy sobie takiej pracy na różnych systemach medycznych i wielu bazach wiedzy. Dopiero gdy opracowaliśmy nasz dedykowany system i odpowiednią ofertę, mogliśmy przejść o krok dalej, aby zaoferować jeszcze lepsze rozwiązanie dla naszych klientów, korzystając z nowych technologii. Dlatego w pełni rozumiem ich podejście.
Natomiast nie mogę zgodzić się z faktem, że byłoby to korzystne dla klienta – to nie ma sensu. Brak organizacji pracy, odpowiednich narzędzi, procedur czy odporności na bodźce kadrowe (takie jak zwolnienia itp.) nie wpływa pozytywnie na skuteczność rejestracji, ale raczej negatywnie. Chciałbym zakończyć przekazaniem tej wiadomości.
Bo wiecie, bez sensu jest kontynuować działania w ten sam sposób, oczekując innych rezultatów. Na zakończenie, jak zawsze, zapraszam Was do dołączenia do naszej grupy na Facebooku o nazwie „Zrozumieć pacjenta”. A oto ciekawostka dla wtajemniczonych: Obecnie intensywnie pracujemy nad trzema dodatkowymi modelami zapisu, które zapewnią nowe, ulepszone przepływy dotyczące płatników (np. pacjentów z PZU), kanałów komunikacji (np. telekonsultacji) i gabinetów (np. problemów z ustawieniem grafiku pod odpowiednią dostępność pokoi w placówce).
Trzymajcie kciuki i do zobaczenia – cześć.

Zarządzanie czasem dla rejestratorek telefonicznych w gabinetach lekarskich

Skuteczne zarządzanie czasem jest niezwykle ważne dla rejestratorek telefonicznych pracujących w gabinetach lekarskich. W roli rejestratorki telefonicznej musisz umiejętnie balansować pomiędzy obsługą połączeń od pacjentów a wykonywaniem innych zadań administracyjnych. Dobra organizacja, efektywna komunikacja i wykorzystanie odpowiednich narzędzi mogą pomóc Ci w efektywnym zarządzaniu czasem i poprawieniu jakości obsługi pacjentów.

Organizacja harmonogramu i priorytetyzacja

Ważnym elementem zarządzania czasem jest umiejętne organizowanie harmonogramu wizyt. Utrzymuj aktualne informacje na temat dostępnych terminów i rezerwuj wizyty zgodnie z priorytetami. Wykorzystaj kalendarz, który pozwoli Ci śledzić dostępne godziny i uniknąć niepotrzebnych konfliktów. W przypadku pilnych zgłoszeń, naucz się priorytetyzować i elastycznie dostosowywać harmonogram, aby zapewnić pacjentom natychmiastową pomoc.

Skuteczna komunikacja

Komunikacja jest kluczowa w pracy rejestratorki telefonicznej. Upewnij się, że jesteś jasna, uprzejma i profesjonalna w rozmowach z pacjentami. Słuchaj uważnie i zadawaj pytania, aby dokładnie zrozumieć ich potrzeby. Dbanie o pozytywne relacje z pacjentami sprawi, że będą bardziej zadowoleni i łatwiej będzie Ci rozwiązywać ich problemy. Pamiętaj również o skutecznym komunikowaniu się z personelem gabinetu, aby zapewnić płynne przepływy informacji.

Wykorzystanie narzędzi technologicznych

Współczesne narzędzia technologiczne mogą znacznie ułatwić pracę rejestratorki telefonicznej. Automatyzuj procesy za pomocą systemów rezerwacyjnych, takich jak oprogramowanie Proassist. Dzięki niemu będziesz miała dostęp do zaawansowanego kalendarza wizyt, który pomoże Ci śledzić dostępne terminy, przypominać o wizytach i aktualizować dane pacjentów. To zaoszczędzi Twój czas i minimalizuje błędy. Zdigitalizowanie procesu rejestracji ułatwi zarządzanie informacjami pacjentów i przyspieszy obsługę.

Praca zespołowa

Współpraca z personelem gabinetu jest kluczowa dla efektywnego zarządzania czasem. Współdziałaj z lekarzami, pielęgniarkami i innymi członkami zespołu, aby skoordynować harmonogramy, rozwiązywać problemy i dostosowywać się do zmieniających się warunków. Buduj dobre relacje i pamiętaj, że wszyscy pracujecie dla dobra pacjentów.

Doskonalenie umiejętności

Zarządzanie czasem to proces ciągły. Staraj się doskonalić swoje umiejętności, ucząc się nowych technik i strategii. Przeglądaj dostępne materiały szkoleniowe, czytaj książki lub uczestnicz w warsztatach dotyczących zarządzania czasem. Im bardziej rozwijasz swoje umiejętności, tym bardziej efektywnie będziesz zarządzać czasem i obsługiwać pacjentów.

Skuteczne zarządzanie czasem dla rejestratorek telefonicznych jest kluczowe dla poprawy jakości obsługi pacjentów i efektywnego funkcjonowania gabinetu lekarskiego. Wykorzystaj powyższe wskazówki, aby lepiej organizować swoje zadania, skutecznie komunikować się i wykorzystywać narzędzia technologiczne. Pamiętaj o doskonaleniu swoich umiejętności i elastycznym dostosowywaniu się do potrzeb pacjentów. Dzięki temu będziesz odnosić sukcesy w swojej roli rejestratorki telefonicznej.

Nowy specjalista w placówce z perspektywy rejestratorki medycznej. Wszystko, co musisz wiedzieć.

Nowy specjalista dołącza do naszej placówki. Co powinniśmy wiedzieć jako rejestracja? Cześć! W dzisiejszym odcinku podcastu chciałabym poruszyć temat nowego specjalisty, który rozpoczyna pracę w waszej placówce. Jakie informacje są potrzebne naszej rejestracji?

Najczęściej dowiadujemy się o przyjęciu lekarza dzień przed rozpoczęciem przyjmowania pacjentów. Dostajemy wtedy jedynie ogólną informację, taką jak: „Od dzisiaj zapisujcie pacjentów do Pana Doktora Kowalskiego – endokrynologa. Wizyta kosztuje 200 zł”. To jest wszystko, co nam zostaje powiedziane…

Nie zgadzajcie się na to. Poproście o kontakt do specjalisty, aby móc zebrać wszystkie potrzebne informacje dla naszej rejestracji i abyśmy mogli być przygotowani do pracy. Wasza ekipa z pewnością doceni, gdy już będą mieć ustalone zasady dotyczące zapisów do nowego specjalisty.

O jakie informacje powinniśmy zapytać nowego specjalisty?
Wiek pacjentów, których przyjmuje.
Musimy dowiedzieć się od specjalisty, w jakim wieku przyjmuje pacjentów. Czy będzie to obejmować wyłącznie osoby dorosłe czy również dzieci? Przykładem takiej sytuacji może być telefon od pacjenta, który chce umówić wizytę dla pięciolatka, a rejestratorka nie wie, więc musi zapytać lekarza i oddzwonić. Nie możemy dopuścić do takich sytuacji. Po pierwsze, nie wygląda to dobrze po stronie pacjenta, że rejestratorka nie ma tej informacji, a po drugie, nie powinniśmy naruszać pracy lekarza takimi pytaniami. Dlatego ważne jest uzyskanie tych informacji na samym początku współpracy.
Jeśli lekarz poda nam informacje dotyczące przyjmowania młodszych pacjentów, musimy również sprecyzować, od jakiego wieku przyjmuje. Dla jednego specjalisty pacjent młodszy to pięciolatek, a dla innego może to być piętnastolatek. Musimy otrzymać od lekarza konkretne informacje, na przykład: przyjmuje pacjentów od 15 lat.
Recepty.Kolejna ważna informacja dotyczy wystawiania recept. Musimy zapytać lekarza, czy on w ogóle wystawia recepty czy traktuje je jako osobne wizyty, czy też pacjent może otrzymać receptę jedynie w ramach pełnej konsultacji.

Kontynuacja leczenia
Czy zdarzają się pacjenci, którzy zgłaszają się do specjalisty jedynie po samą receptę w celu kontynuacji leczenia? Jeśli ustalimy z lekarzem, że oferuje on taką usługę recepty jako oddzielną usługę, ze względu na pacjentów, którzy będą się zgłaszać wyłącznie po recepty, to musimy pozyskać wszystkie niezbędne informacje dla naszych rejestratorów. Istotne będzie również ustalenie, w jaki sposób pacjent otrzymuje taką receptę – czy jest to w formie e-recepty, gdzie pacjent nie musi zgłaszać się do gabinetu, tylko otrzymuje kod, czy też specjalista wymaga fizycznego spotkania z pacjentem przed wystawieniem recepty.
Pacjenci obcojęzyczni
Ważną informacją dla rejestratorów będzie również obsługa pacjentów obcojęzycznych przez specjalistę. W dzisiejszych czasach to już norma w naszych placówkach medycznych, dlatego warto zapytać o taką możliwość oraz w jakim języku obsługiwane są takie przypadki.

Pilne wizyty
Nasze rejestratorki często mają do czynienia z problemem pilnych wizyt. Warto pozyskać informacje od lekarza w tej kwestii i określić odpowiednie procedury. Jeśli lekarz akceptuje pacjentów w trybie pilnym, można na przykład umożliwić dodawanie jednego pacjenta poza godzinami pracy specjalisty. Ważne jest jednak, aby ustalić jasne wytyczne dla rejestratorki w tym zakresie, na przykład: „Pilne wizyty u Dr. Kowalskiego – dodawanie jednego pacjenta poza godzinami pracy lekarza”. Bez precyzyjnie określonej procedury, istnieje ryzyko, że lekarz będzie mieć więcej pilnych przypadków niż zaplanowanych wizyt, co może skutkować nadgodzinami i niewłaściwym zarządzaniem czasem pracy.
Umawianie pacjentów na zakładkę czy bez
Przy zapisie na dodatkowe usługi, takie jak pilne wizyty czy recepta, należy uwzględnić również sposób umawiania pacjenta. Czy rejestratorka ma korzystać z umawiania na zakładkę między innymi pacjentami, czy też ma ustalać konkretny dzień i godzinę wizyty.

Cena usługi:
Niezbędnym elementem przy zapisie pacjentów będzie również uwzględnienie kosztu wizyty. Jak wiemy z doświadczenia, pacjenci często pytają o to. Musimy określić koszt wizyty z lekarzem. Może się zdarzyć, że lekarz poinformuje nas, iż koszt wizyty jest uzależniony od wykonania badania podczas wizyty. Jest to istotna informacja dla rejestratorki, gdyż jeśli pacjent zada pytanie, a rejestratorka nie posiada odpowiednich informacji, a jedynie przedział cenowy, np. od 250 zł do 500 zł, a pacjent zapyta, dlaczego taka cena, rejestratorka odpowie, że nie wie, lecz taka jest podawana. W celu zapewnienia lepszej, profesjonalnej obsługi pacjenta, warto jasno przedstawić, że cena wizyty jest uzależniona od rodzaju konsultacji, czy obejmuje badanie dodatkowe.

Czas trwania usług:
Powinniśmy skupić się na gromadzeniu niezbędnych informacji do zapisu pacjenta. Musimy poznać zakres usług świadczonych przez danego specjalistę, a także ich przewidywany czas trwania. Informacje ogólne, np. że lekarz jest ortopedą i wykonuje konsultacje ortopedyczne, nie są wystarczające do właściwego umówienia pacjenta i udzielenia mu dokładnych informacji. W przypadku usług dodatkowych, takich jak badanie USG czy iniekcje, konieczne jest uzyskanie odpowiednich informacji od specjalisty i wprowadzenie ich do systemu rejestracji.

Limity:
Nie wiem, czy wasze systemy obsługują takie rozwiązania, jak usługa z limitem lub limit jednoczesnego świadczenia usług. Chciałbym jednak wspomnieć o takiej opcji, gdyż jest ona przydatna dla naszych rejestratorek w organizacji pracy lekarzy. Jeśli w placówce mamy jedno urządzenie do wykonywania np. badań USG, a lekarze przyjmują w tym samym czasie, można wprowadzić limity, aby rejestratorka widziała odpowiednie terminy w systemie, na które może umówić pacjenta. Dzięki temu nie będzie konieczności manualnej weryfikacji, a proces będzie zautomatyzowany i wygodny dla rejestratorek.

Dodatkowe informacje dotyczące usług:
Musimy również gromadzić szczegółowe informacje dotyczące badań wykonywanych przez naszych specjalistów. Jeśli lekarz wykonuje badanie gastroskopii, konieczne jest zgromadzenie wszystkich informacji dotyczących przygotowania do tego badania. Przy umawianiu pacjenta na konkretne badanie, wymagane będzie przygotowanie, dlatego rejestratorka musi posiadać bazę wiedzy dotyczącą tych informacji. Ważne jest nie tylko przygotowanie do badania, ale także uwzględnienie ewentualnych przeciwwskazań do jego wykonania. Jeśli nie dostarczymy takich informacji rejestratorkom, może to prowadzić do sytuacji, w których pacjent zgłosi się na badanie lub wizytę bez odpowiedniego przygotowania, a lekarz będzie zmuszony odesłać go z prośbą o ponowne umówienie się, gdyż nie będzie w stanie wykonać badania w danym dniu.
Ważne jest również zwrócenie uwagi rejestratorki na informacje dotyczące zapisu na konsultację pierwszorazową. W takim przypadku lekarz może zażądać, aby pacjent zabrał ze sobą całą dokumentację medyczną, którą posiada. Warto przekazać taką informację rejestratorkom.

Grafik:
Ważne jest ustalenie godzin pracy specjalisty. Jeśli jako managerowie posiadacie informację od specjalisty, że np. będzie on udostępniał grafik do 15. dnia każdego miesiąca na kolejny miesiąc, ta informacja będzie cenna dla rejestracji. Dzięki niej rejestratorka będzie mogła konkretne informować pacjenta o terminach, w których będzie możliwość zapisów na wizytę do lekarza. Chciałbym jednak osobiście odradzić taką opcję. Z mojego doświadczenia wynika, że tego rodzaju sytuacje prowadzą jedynie do zwiększonej liczby telefonów od pacjentów, a liczba pacjentów zmniejsza się, gdyż w międzyczasie znajdują oni innego lekarza, który jest bardziej dostępny i umawiają się na wizytę szybciej. Jednakże to tylko moja uwaga, która nie jest aktualnie tematem rozmowy.
Lista rezerwowa:
Kolejna istotna informacja dotyczy prowadzenia listy rezerwowej. Jeśli konkretny specjalista nie przyjmuje wizyt pilnych, ale preferuje prowadzenie listy rezerwowej, również musimy przekazać taką informację naszym rejestratorkom.

Potwierdzenia wizyty:
Warto nawiązać tutaj do wcześniej wspomnianej listy rezerwowej, ponieważ łączenie listy rezerwowej z potwierdzeniami telefonicznymi okazuje się skuteczną strategią. Przeprowadzamy potwierdzenia telefoniczne wizyt, ponieważ w przypadku rezygnacji pacjenta w trakcie potwierdzania, zawsze możemy sięgnąć do listy rezerwowej i zapełnić lukę u specjalisty. Dotycząc potwierdzeń wizyt, warto również przekazać naszym rejestratorkom informacje, jeśli dany lekarz ma jakieś powiadomienia. Ta wiedza może być przydatna rejestratorkom, gdy np. dzwoni pacjent, który prowadzi samochód i nie ma gdzie zapisać przypomnienia o wizycie. Rejestratorka może wtedy poinformować pacjenta, że otrzyma przypomnienie np. 24 godziny przed wizytą. Choć ta informacja nie jest niezbędna do umówienia pacjenta na wizytę, z pewnością ułatwia pracę rejestratorki.

Informacje o lekarzu:
Jeśli lekarz, z którym rozpoczynacie współpracę, pracuje również w szpitalu lub skupia się na określonym obszarze leczenia pacjentów, warto przekazać taką informację rejestracji. Krótka informacja pozwoli rejestratorkom udzielać sprecyzowanych odpowiedzi na pytania pacjentów. Dzięki temu będą w stanie udzielić dodatkowych informacji, jeśli pacjenci zadać pytania dotyczące specjalizacji lekarza czy zakresu wykonywanych badań w waszej placówce medycznej.

Te wszystkie informacje muszą zostać ustalone przed rozpoczęciem współpracy z lekarzem. Nie możemy ich ustalać w trakcie pracy, ale oczywiście możemy wprowadzać modyfikacje i zmiany w razie potrzeby. Jeśli nie ustalimy odpowiednich procedur, rejestracja może umawiać pacjentów błędnie, co skutkować będzie niezadowoleniem zarówno lekarzy, jak i pacjentów. Pacjenci mogą odbierać to jako słabą organizację i jakość pracy.

Przygotowanie do umawiania wizyt wymaga dużej liczby informacji, które są niezbędne dla naszych rejestratorów. Ale nie oznacza to, że rejestrator musi wszystko zapamiętać, zwłaszcza gdy mamy w placówce medycznej ponad 30 specjalistów. Ważne jest, aby mieli oni dostęp do odpowiedniego oprogramowania, gdzie można umieścić wszystkie te niezbędne informacje.
Przez lata pracy z rejestracją nauczyłam się, że te informacje są niezbędne. Dzięki nim jesteśmy w stanie profesjonalnie umówić pacjenta na wizytę. Czasami spotykamy się z sytuacjami, gdy specjaliści dają nam bardzo mało informacji, które wydają się wystarczające. Jednak w trakcie dalszej współpracy otrzymujemy informacje, że rejestracja potrzebuje dodatkowych danych dotyczących pacjenta. Sami wiecie, że pacjenci czasem pytają o wszystko, dlatego lepiej mieć szerszą bazę wiedzy, aby móc udzielić im odpowiedzi.

Dlaczego warto pozwolić pacjentom na wystawianie opinii o naszej placówce?

Opinie. Drażliwy temat dla wielu przedsiębiorców działających w branży usługowej. Szczególnie dla tych, którzy prowadzą swoje gabinety lub placówki medyczne.
Wielu specjalistów nie jest pozytywnie nastawionych do pozostawienia możliwości wystawiania opinii dla swoich pacjentów.

My jednak chcielibyśmy przedstawić kilka argumentów za.

Opinie pacjentów – dlaczego warto na nie pozwolić?

Jako profesjonalista medyczny, zawsze dążysz do zapewnienia jak najwyższej jakości opieki swoim pacjentom, prawda?. Jednak, jak każdy człowiek, jesteś również podatny na błędy lub niedociągnięcia, to normalne. Dlatego warto rozważyć pozwolenie pacjentom na wystawianie opinii na temat Twoich usług lub Twojego gabinetu/placówki medycznej na stronie internetowej.

Przede wszystkim, opinie pacjentów są cennym źródłem informacji zwrotnych. Mogą pomóc w identyfikowaniu obszarów, w których Twoja praktyka wymaga ulepszeń lub zmian. W oparciu o te opinie, możesz wdrożyć działania mające na celu poprawę jakości usług oraz wrażeń pacjentów, co z kolei przyczyni się do zwiększenia lojalności pacjentów i ich zadowolenia.

Pozwolenie pacjentom na wystawianie opinii może również pomóc w budowaniu zaufania i dobrego wizerunku Twojej praktyki. Dzięki temu przekażesz im jasny komunikat – zależy Ci na relacji z nimi. Chcesz usłyszeć, co mają do powiedzenia.
Pacjenci zwykle szukają opinii online przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z usług medycznych. Widząc pozytywne opinie od innych pacjentów, łatwiej będzie im podjąć decyzję o skorzystaniu z Twoich usług. Ponadto, pozytywne opinie są skutecznym narzędziem marketingowym, które może przyciągnąć nowych pacjentów do Twojej praktyki.

Warto również pamiętać, że niezadowoleni pacjenci mają tendencję do dzielenia się swoimi negatywnymi doświadczeniami z większą liczbą osób, co może zaszkodzić Twojej reputacji. Dlatego lepiej pozwolić pacjentom na wyrażenie swoich opinii i zaspokoić ich potrzeby niż ryzykować negatywne skutki braku możliwości wyrażenia swojego niezadowolenia.

Oczywiście, wystawianie opinii może rodzić pewne ryzyko, zwłaszcza w przypadku pojawienia się nieprawdziwych, szkodliwych lub obraźliwych opinii. W takiej sytuacji należy pamiętać, że istnieją narzędzia, które pozwalają na moderowanie i usuwanie nieodpowiednich treści. Warto jednak pamiętać, że większość pacjentów wyraża swoje opinie w sposób konstruktywny i zgodny z rzeczywistością.
Podsumowując, warto pozwolić pacjentom na wystawianie opinii na temat Twoich usług lub Twojego gabinetu/placówki medycznej na stronie internetowej. Opinie te są cennym źródłem informacji zwrotnych, mogą pomóc w budowaniu zaufania i dobrego wizerunku.

Poprzyjmy to przykładem

Jeżeli nadal trudno Ci zrozumieć, jaką korzyść dla Ciebie niesie za sobą pozwalanie pacjentom na wyrażanie opinii, poprzyjmy to przykładem.

Historia nr 1:

Anna od kilku lat prowadziła swój gabinet podologiczny. Zawsze starała się, by jej pacjenci byli zadowoleni z usług, które świadczyła. Jednak pewnego dnia zastanawiała się, co jeszcze mogłaby zrobić, by podnieść jakość swoich usług. Przeglądając opinie swoich pacjentów na stronie internetowej jej gabinetu, natknęła się na sugestię jednej z pacjentek, która zwróciła uwagę na to, że otrzymywane od niej zalecenia powinny być wypisane na kartce, a nie tylko przekazywane słownie.

Anna zdecydowała się na wdrożenie tej sugestii i zaczęła drukować zalecenia podologiczne dla swoich pacjentów. Szybko okazało się, że to doskonały pomysł, który przysporzył jej wielu zadowolonych pacjentów. Wszyscy byli zachwyceni, że teraz mogą mieć dostęp do pisemnych zaleceń, które pozwalały im łatwiej pamiętać o tym, co powinni robić w celu dbania o swoje stopy.

Anna była bardzo zadowolona z efektów wprowadzenia tej zmiany. Zdała sobie sprawę, że małe ulepszenia, takie jak drukowanie zaleceń, mogą zrobić dużą różnicę dla jej pacjentów.
To utwierdziło ją w przekonaniu, jak istotne są opinie pacjentów.

Historia nr 2:

Pan Krzysztof prowadził swój gabinet dermatologiczny od ponad dziesięciu lat. Zawsze starał się oferować najlepsze usługi swoim pacjentom, ale ostatnio zastanawiał się, jak przyciągnąć nowych podopiecznych do swojego gabinetu. Właśnie wtedy przyszła do niego pani Kasia.
Kasia wybrała gabinet Krzysztofa przeczytaniu pozytywnych opinii na stronie internetowej gabinetu. Była bardzo zadowolona z wizyty i po jej zakończeniu powiedziała panu Krzysztofowi, że zawsze szuka specjalistów z dobrymi opiniami i to właśnie zachęciło ją do skorzystania z usług jego gabinetu.

To bardzo ucieszyło pana Krzysztofa i utwierdziło go w przekonaniu, że warto pozwalać pacjentom na wystawianie opinii po wizycie. Dzięki temu można zyskać nowych pacjentów, a także ulepszyć swoje usługi, uwzględniając uwagi zawarte w opiniach. Teraz pan Krzysztof zdecydował się na bardziej aktywne zachęcanie pacjentów do wystawiania opinii, dzięki czemu będzie mógł przyciągać jeszcze więcej nowych osób do swojego gabinetu dermatologicznego.

Opinie pacjentów, mediacje – jak pomoże Ci w tym Proassist?

Chcemy, aby nasi klienci mieli jak najlepszy kontakt z pacjentami, dlatego wprowadziliśmy kilka rozwiązań mających na celu zbieranie i zarządzanie opiniami pacjentów.

Pierwszym z rozwiązań jest specjalne pole na stronie internetowej, którą dla ciebie stworzymy, gdzie pacjenci mogą zostawić swoje opinie na temat usług i obsługi w placówce medycznej. Dzięki temu, inni potencjalni pacjenci mogą poznać opinie i doświadczenia innych osób, co zwiększa ich zaufanie do placówki.

Drugim rozwiązaniem jest stworzenie wizytówki Google dla klienta, gdzie również znajdzie się pole na opinie pacjentów. Wizytówka ta jest szczególnie ważna dla lokalnych pacjentów, którzy szukają placówki medycznej w okolicy.

Trzecim rozwiązaniem, które znajdziesz bezpośrednio w systemie, jest funkcjonalność, która umożliwia klientowi bezpośrednie wysłanie maila z prośbą o opinię do pacjenta, po zakończeniu wizyty. To ułatwia zbieranie opinii i umożliwia placówce medycznej szybką reakcję na pojawiające się problemy.

Jeśli pacjent wystawi niepochlebną opinię, system pozwala na bezpośredni kontakt mailowy z pacjentem, aby omówić problem i poprosić o mediację oraz możliwość zmiany opinii. W ten sposób nasz klient może szybko i skutecznie zarządzać swoją opinią i dogadać się z tobą w kwestii tego, co mogło pójść nie tak podczas wizyty i co zaważyło na jej niskiej ocenie.

Wszystkie te rozwiązania, które oferujemy naszym klientom, pozwalają na lepsze zbieranie i zarządzanie opiniami pacjentów. Dzięki temu, placówki medyczne mają większą kontrolę nad swoją reputacją i mogą szybko reagować na pojawiające się problemy. W Proassist dbamy o to, aby nasze rozwiązania były jak najbardziej dopasowane do potrzeb naszych klientów, a także aby pomóc im w zdobywaniu zaufania pacjentów i budowaniu pozytywnego wizerunku.

Szewc bez butów chodzi

Oczywiście, my wspominamy o opiniach, a sami nie zachęcamy Was do tego, byście wystawiali je nam…
Mamy zamiar się w tym poprawić. Dziś prosimy Was o to, byście wystawili nam opinię dotyczącą tego tekstu. Czy uważacie go za pomocnego? Co byście zmienili? Chętnie poznamy Wasze opinie.

Wartość pracy rejestratorki medycznej: nieoceniona rola w systemie opieki zdrowotnej

Cześć wszystkim, dzisiaj mamy bardzo ważny temat do omówienia, a mianowicie „Dlaczego praca rejestratorki medycznej jest ważna i zawsze będzie potrzebna”. Ta rola w systemie opieki zdrowotnej często jest niedoceniana, ale warto zrozumieć, jak kluczowe jest to stanowisko.

Właściwa dokumentacja to fundament opieki zdrowotnej

Bez rejestratorek medycznych, lekarze, pielęgniarki i inni pracownicy służby zdrowia nie mogliby efektywnie wykonywać swojej pracy. Są one bowiem odpowiedzialne za organizację, aktualizację i utrzymanie dokumentacji medycznej pacjentów. To niezbędne do zapewnienia odpowiedniej opieki medycznej, a wyobrażenie sobie systemu opieki zdrowotnej bez takiego wsparcia jest niemal nie do pomyślenia.

Pierwszy punkt kontaktu dla pacjentów

Rejestratorki medyczne to nie tylko strażnicy dokumentacji medycznej. Są również pierwszym punktem kontaktu dla pacjentów. Ich rola jest niezwykle ważna, gdyż to one zapewniają, że pacjenci czują się zrozumiani, wspierani i dobrze poinformowani.

Ludzki dotyk i empatia nie do zastąpienia

Praca rejestratorki medycznej zawsze będzie potrzebna, chociaż technologia stale się rozwija i coraz więcej zadań jest automatyzowanych. Nadal jest potrzeba ludzkiego dotyku, empatii i zrozumienia, której nie można zautomatyzować. Maszyny nie są w stanie zrozumieć emocji, lęku czy niepokoju pacjenta. Nie są w stanie pocieszyć, uspokajać lub nawiązać prawdziwego kontaktu z pacjentem.

Zarządzanie harmonogramem i przypomnienia

Praca rejestratorki medycznej to także zarządzanie harmonogramem, umawianie wizyt, przypominanie o terminach badań i wizyt. Ta część pracy jest niezwykle istotna dla zapewnienia ciągłości opieki zdrowotnej.

Komunikacja między pacjentem a zespołem medycznym

Rejestratorki medyczne są kluczowe w zarządzaniu komunikacją między pacjentem a zespołem medycznym. Często to one przekazują informacje od lekarzy do pacjentów, co jest niezwykle ważne, aby pacjenci byli dobrze poinformowani o swoim stanie zdrowia i planie leczenia.

Proassist: wsparcie dla rejestratorek medycznych

Proassist jest usługą, która oferuje wsparcie dla placówek medycznych, szczególnie w obszarze rejestracji telefonicznej. Jeżeli prowadzisz placówkę medyczną i zmagasz się z wyzwaniami związanymi z obsługą telefoniczną, Proassist może być idealnym rozwiązaniem.

Usługi Proassist obejmują profesjonalne wsparcie recepcyjne, które może zastąpić tradycyjne sekretarki. Proassist zapewnia efektywną i skuteczną obsługę telefoniczną, dzięki czemu pacjenci mogą łatwo umówić się na wizyty, a personel medyczny może skupić się na świadczeniu usług medycznych.

Dodatkowo, usługi Proassist mogą przynieść wiele korzyści dla rejestratorek medycznych. Ułatwiają one zarządzanie informacjami o pacjentach, umożliwiając rejestratorom skupienie się na kluczowych aspektach swojej pracy, takich jak zbieranie i analiza danych klinicznych. Dzięki Proassist, rejestratorki mogą także uniknąć często stresującej obsługi telefonicznej, co może przyczynić się do poprawy ich dobrostanu i satysfakcji zawodowej.

W świecie, w którym technologia odgrywa coraz większą rolę, warto skorzystać z możliwości, które ona oferuje. Proassist jest doskonałym przykładem tego, jak technologia może wspierać sektor zdrowia, pomagając nam wszystkim dążyć do zdrowszej przyszłości.

Dziękujemy za przeczytanie naszego bloga. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub chciałbyś dowiedzieć się więcej o tym, jak Proassist może pomóc Twojej placówce medycznej, skontaktuj się z nami. Jesteśmy tu, aby pomóc.

Wypełniaj dokumentację medyczną szybko i sprawnie dzięki wypełnianiu głosowemu!

W dzisiejszych czasach technologia rozwija się w zawrotnym tempie, a jej zastosowanie w medycynie coraz bardziej ułatwia pracę lekarzom i personelowi medycznemu. Jednym z najnowszych rozwiązań, które warto znać, jest możliwość korzystania z głosowego wypełniania dokumentacji medycznej za pomocą specjalnej aplikacji.

Wypełnianie głosowe EDM to jedna z funkcji dostępnych w systemie Proassist, która cieszy się dużym uznaniem. To rozwiązanie niezwykle wygodne i proste w obsłudze. Doskonale ułatwia codzienną pracę i znacząco przyspiesza proces wypełniania dokumentacji medycznej.

Jeśli dotąd nie miałeś okazji wypróbować tej funkcji i zastanawiasz się, jakie przynosi ona korzyści oraz jak z niej korzystać, ten wpis na blogu jest właśnie dla Ciebie.

Na czym polega wypełnianie głosowe Elektronicznej Dokumentacji Medycznej w systemie Proassist?

Wypełnianie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej głosowo w systemie Proassist to innowacyjne rozwiązanie, które znacząco usprawnia pracę personelu medycznego. Dzięki funkcji rozpoznawania mowy, lekarze i pielęgniarki mogą szybko i wygodnie nagrywać informacje o pacjencie i jego historii medycznej, które następnie są automatycznie przekształcane w tekst, co wpływa na automatyzację pracy lekarza. Aby skorzystać z tej funkcji, wystarczy zainstalować dedykowaną aplikację na telefonie i zalogować się do systemu Proassist. Nie ma potrzeby korzystania z mobilnej przeglądarki, co czyni proces jeszcze prostszym i bardziej czytelnym. Rozwiązanie to jest szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy dostęp do klawiatury jest ograniczony lub gdy konieczne jest szybkie wprowadzanie dużej ilości danych. Wprowadzenie głosowego wypełniania EDM pozwala zaoszczędzić czas, zwiększyć efektywność pracy oraz poprawić komfort personelu medycznego. To krok naprzód w cyfryzacji i usprawnianiu procesów w służbie zdrowia.

Jak to wygląda krok po kroku?

Pierwszym krokiem jest instalacja naszej aplikacji, dostępnej zarówno na Android, jak i iOS. Po pobraniu i zainstalowaniu, zaloguj się do systemu, używając swoich danych. To szybkie i proste.

Następnie wybór wizyty i dostęp do dokumentacji. Po zalogowaniu, wybierz odpowiednią wizytę z kalendarza. Następnie kliknij na ikonę “ludzika” w rogu ekranu, która oznacza dostęp do dokumentacji medycznej. To umożliwi Ci dostęp do odpowiednich pól do wypełnienia.

Kolejnym krokiem jest wypełnianie danych głosowo. Wybierz interesujące Cię okienko, np. dolegliwość, badanie, rozpoznanie czy inne. Po kliknięciu w dane pole, pojawi się klawiatura na Twoim telefonie. W tym momencie kliknij na ikonę mikrofonu, zwykle znajdującą się w górnym, dolnym lub rzadziej na środku ekranu.

Po usłyszeniu krótkiego sygnału i polecenia “mów teraz”, zacznij mówić powoli i wyraźnie. Pamiętaj, że im lepiej wymawiasz swoje słowa, tym mniejsze jest ryzyko błędnej interpretacji przez system. Staraj się unikać pośpiechu i wyrażać myśli jasno.

Po zakończeniu dyktowania, sprawdź, czy wszystkie wpisane dane są poprawne. Jeśli tak, możesz zatwierdzić wypełnienie dokumentacji.

Głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej to ogromne ułatwienie, które pozwala zaoszczędzić czas i zwiększyć dokładność wpisów. Dzięki temu lekarze mogą skupić się na tym, co najważniejsze – opiece nad pacjentem.

Wypełnianie głosowe w praktyce

Wiesz już, jak korzystać z głosowego wypełniania dokumentacji medycznej. Oto kilka wskazówek, jak wygląda to w praktyce.

Przede wszystkim ważne jest, aby poinformować pacjenta na początku wizyty o tym, że będziesz korzystać z funkcji głosowego wypełniania dokumentacji. Zapytaj, czy nie przeszkadza mu to w trakcie wizyty i wyjaśnij, na czym polega ta metoda. Dobrze jest też poinformować go, w którym momencie będzie wypełniać dokumentację, aby pacjent czuł się komfortowo i wiedział, czego się spodziewać.

Jeśli wolisz nie dyktować przy pacjencie, możesz uprzedzić go o swoich planach tuż przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją. Wyjaśnij, jak wygląda proces i zapytaj, czy nie ma nic przeciwko temu rozwiązaniu. Dzięki temu pacjent będzie miał pełną świadomość, co się dzieje, a Ty zachowasz pełną swobodę w realizacji obowiązków.

Jeżeli jednak wolisz zachować pełną prywatność podczas dyktowania, możesz korzystać z głosowego wypełniania dokumentacji w przerwach między pacjentami, gdy jesteś sam w gabinecie. W ten sposób unikniesz sytuacji, w której dyktujesz przy pacjencie, a jednocześnie zachowasz wygodę i efektywność pracy.

Najważniejsze jest, abyś pamiętał, że głosowe wypełnianie EDM to narzędzie, które można dostosować do własnych preferencji i potrzeb. Nie ma jednej uniwersalnej metody – liczy się Twoja wygoda i komfort pracy. Korzystaj z tej funkcji wtedy, gdy jest to dla Ciebie najbardziej wygodne i efektywne, a jednocześnie dbaj o dobre relacje z pacjentami, informując ich o swoich działaniach. Dzięki temu proces wypełniania dokumentacji będzie sprawny, a Ty zyskasz więcej czasu na najważniejszą część swojej pracy – opiekę nad pacjentem.

Zalety wypełniania głosowego

Zalety wypełniania głosowego są nieocenione, zwłaszcza w dzisiejszym szybkim tempie życia i pracy. Po pierwsze, jest to metoda niezwykle wygodna i oszczędza czas — nie potrzebujesz żadnego dodatkowego sprzętu ani skomplikowanych aplikacji. Wystarczy, że masz działający mikrofon w telefonie lub tablecie i naszą aplikację, aby móc dyktować tekst w dowolnym miejscu i czasie. Po drugie, wypełnianie głosowe jest idealne dla osób, które pracują pod presją czasu lub mają trudności z tradycyjnym pisaniem, na przykład z powodu słabego wzroku.

Dodatkowo ta metoda umożliwia wielozadaniowość — możesz jednocześnie dyktować, podczas gdy Twoje ręce są wolne do innych obowiązków. To rozwiązanie nie tylko zwiększa efektywność, ale także czyni pracę bardziej komfortową i dostępną dla każdego, kto ceni sobie prostotę i szybkość w codziennych zadaniach.

Optymalizacja procesów medycznych pozwala na zwiększenie efektywności pracy personelu, lepszą organizację wizyt i skrócenie czasu obsługi pacjentów.

Dlaczego warto podjąć decyzję już dziś?

System Proassist umożliwia szybkie i precyzyjne dokumentowanie informacji medycznych, co przekłada się na lepszą jakość opieki nad pacjentami. Nie zwlekaj – już dziś zainwestuj w narzędzie, które ułatwi Twoją pracę, zwiększy komfort i pozwoli skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na trosce o zdrowie swoich pacjentów.

System Proassist został zaprojektowany nie tylko z myślą o dużych placówkach medycznych, ale także o indywidualnych lekarzach prowadzących jednoosobowe gabinety oraz małych i średnich placówkach.

Dołącz do grona nowoczesnych klinik medycznych, gabinetów kosmetycznych, podologicznych, stomatologicznych i logopedycznych, którzy korzystają z Proassist i przekonaj się, jak wiele zyskujesz.

Skontaktuj się z nami i poznaj nasze rozwiązania dla branży medycznej.

Rejestracja Telefoniczna w Placówkach Medycznych: Zarządzanie Stresem, Najlepsze Praktyki i Korzyści z Outsourcingu

Rejestracja telefoniczna w placówkach medycznych to kluczowy element skutecznej organizacji i zarządzania pacjentami. Jako jedno z pierwszych punktów kontaktu dla pacjentów, właściwe zarządzanie tym procesem jest niezwykle istotne dla efektywnego funkcjonowania placówki. W dzisiejszym wpisie przyjrzymy się, jak zarządzać stresem związanym z pracą w rejestracji telefonicznej, omówimy najlepsze praktyki w tym zakresie i zbadamy, jak outsourcing rejestracji telefonicznej może przynieść korzyści dla placówki medycznej.

Zarządzanie stresem w Rejestracji Telefonicznej

Stres jest niemal nieodłącznym elementem pracy w rejestracji telefonicznej. Z dużą ilością informacji do przetworzenia, nieustanną presją czasu i oczekiwaniem, że wszystko będzie zrobione poprawnie i na czas, stres może szybko narastać. Kluczowe jest zrozumienie, skąd pochodzi ten stres i jak go skutecznie zarządzać.

Zarządzanie stresem zaczyna się od zrozumienia jego źródeł. Czy jest to wynik przeciążenia pracą? Czy może braku wsparcia ze strony zespołu? A może pochodzi z braku efektywnej organizacji i zarządzania czasem? Wszystkie te elementy mogą przyczynić się do wzrostu poziomu stresu w pracy.

Techniki relaksacyjne, takie jak medytacja, ćwiczenia oddechowe czy yoga, mogą pomóc złagodzić stres. Regularne przerwy są również kluczowe, ponieważ pozwalają umysłowi odpocząć i zregenerować się. Prowadzenie zdrowego trybu życia, w tym zdrowe odżywianie, regularna aktywność fizyczna i odpowiednia ilość snu, może również pomóc w radzeniu sobie ze stresem.

Najlepsze praktyki w Rejestracji Telefonicznej

Osiągnięcie efektywności w rejestracji telefonicznej wiąże się z przestrzeganiem kilku kluczowych praktyk. Organizacja, skuteczna komunikacja, przestrzeganie zasad prywatności, ciągłe uczenie się i dbanie o siebie – to są elementy, które składają się na najlepsze praktyki w rejestracji telefonicznej.

Organizacja jest kluczem do efektywności. Dobra organizacja pozwala na szybkie i efektywne zarządzanie informacjami o pacjentach, terminach i procedurach. To oznacza, że musisz dobrze znać systemy, z którymi pracujesz, i być w stanie skutecznie z nich korzystać.

Skuteczna komunikacja jest równie ważna. Bez odpowiedniej komunikacji, informacje mogą być błędnie interpretowane lub pominięte, co może prowadzić do nieporozumień i błędów. Przyjazne podejście do pacjenta i jasne przekazywanie informacji jest kluczem do skutecznej komunikacji.

Ciągłe uczenie się i rozwijanie swoich umiejętności jest również ważne. Branża medyczna jest dynamiczna i ciągle się zmienia, dlatego ważne jest, aby być na bieżąco z najnowszymi trendami i technologiami.

Outsourcing Rejestracji Telefonicznej

Outsourcing rejestracji telefonicznej staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem dla placówek medycznych. Przeniesienie tej funkcji do zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w rejestracji telefonicznej, pozwala placówkom skoncentrować się na ich kluczowych obszarach działalności, oszczędzać czas i zasoby oraz poprawić efektywność.

Firmy, takie jak ProAssist, oferują specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, które pomagają w skutecznym zarządzaniu rejestracją telefoniczną. Mają one dostęp do najnowszych technologii i narzędzi, co zapewnia płynność i efektywność procesu.

Outsourcing rejestracji telefonicznej może również przynieść korzyści finansowe. Zazwyczaj jest to tańsze rozwiązanie, niż zatrudnianie i utrzymanie własnego personelu do zarządzania rejestracją telefoniczną. Można uniknąć kosztów związanych z zatrudnieniem, szkoleniem i utrzymaniem personelu, a także kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem niezbędnego sprzętu.

Właściwe zarządzanie rejestracją telefoniczną jest kluczowe dla każdej placówki medycznej. Zarządzanie stresem, przestrzeganie najlepszych praktyk i korzystanie z możliwości outsourcingu to strategie, które mogą przyczynić się do skuteczniejszego i efektywniejszego zarządzania tym procesem.

Tajniki Rejestracji Medycznej – wywiad z Justyną Kusztal

W tym roku minie pięć lat od kiedy rozpoczęłam pracę w Proassist. Od samego początku związana jestem z rejestracją medyczną, ponieważ swoją karierę rozpoczęłam na stanowisku rejestratorki medycznej. Jestem przekonana, że dzięki tej pracy łatwiej mi było potem zaadaptować się na stanowisko menadżerskie.

Oczywiście na początku mojej kariery w firmie, korzystałam z pomocy Mirelli (Customer Success) oraz Jacka (właściciela firmy). Ich doświadczenie i wsparcie pomogły mi przyswoić nowe umiejętności i odnaleźć się na nowym stanowisku.
Dzięki wcześniejszej pracy z zespołem oraz gruntownemu zrozumieniu pracy rejestratorów, jestem w stanie doskonale zrozumieć potrzeby zespołu oraz pomóc im w ułatwieniu pracy.

Jak wyglądały Twoje początki?

Moja przygoda z Proassist rozpoczęła się na stanowisku Rejestratorki Medycznej. Sama doświadczyłam setek rozmów z pacjentami i czasem trudnych sytuacji. Praca z ludźmi nauczyła mnie panowania nad emocjami. Dzięki dobrej znajomości systemu i opanowaniu skryptu, łatwiej mi było obsługiwać pacjentów. Wspominam swoje początki z sentymentem, pamiętam stres, który towarzyszył mi podczas pierwszych rozmów, ale później zmienił się on w satysfakcję, wynikającą z dużej ilości odebranych połączeń oraz setek zapisów wizyt dla pacjentów.

Czy coś było dla Ciebie zaskoczeniem, gdy zaczęłaś pracę na tym stanowisku? Wyobrażałaś sobie coś inaczej?

Z pewnością zaskoczyło mnie, w jaki sposób można motywować zespół oraz wprowadzać działania, które ulepszają naszą pracę. Z jednej strony miałam w głowie schemat pracy rejestracji, a z drugiej strony pracę z klientem i jego oczekiwania co do naszej rejestracji. Na swojej drodze napotkam wiele aspektów, które mnie zaskoczyły, ale też motywowały do działania i pracy z zespołem, aby piąć się wyżej i stawiać sobie i zespołowi coraz większe cele. Często mam jakiś plan w głowie i przekładam go na działanie, bo chcemy coś ulepszyć. Czasem po prostu popatrzę na to z innej perspektywy – poczytam o czymś lub posłucham i przekładam to na swoją pracę.

Jak wyglądają pierwsze tygodnie pracy nowej rejestratorki?

Pierwsze tygodnie pracy rejestratorki to oczywiście praca nad poznanie systemu oraz skryptów rozmów, czy też naszych wewnętrznych procedur, ale jest to też czas, kiedy nasz nowy pracownik odbiera już pierwsze połączenia od pacjentów. Oczywiście, w tym czasie pracujemy nad emocjami towarzyszącymi w rozmowach z pacjentami, cały czas przeprowadzamy szkolenia i pracujemy nad jakością rozmów.

Przybliżysz nam, na jakie umiejętności, cechy zwraca się uwagę podczas rekrutacji?

Sytuacja u mnie na przestrzeni pracy się zmieniła, kiedyś główną cechą było dla mnie zaangażowanie pracownika, teraz oczywiście też jest ważne, ale nie jest już to kwestia 0-1. Teraz dla mnie najważniejsze jest, aby rejestratorka była odpowiedzialna, miała nienaganną dykcję, umiała radzić sobie w trudnych sytuacjach, bo chęć do pracy i zaangażowanie przyjdą po poznaniu zespołu i schematu pracy. Oczywiście, na tym stanowisku wymagana jest dobra znajomość obsługi komputera, ponieważ bez tej umiejętności nie jesteśmy w stanie pracować na tym stanowisku. Trochę ta rekrutacja i cechy kandydata zmieniają się na przestrzeni pracy oraz prowadzonych przeze mnie obserwacji.

Jaka powinna być dobra rejestratorka medyczna?

Dobra rejestratorka medyczna powinna trzymać się ustalonych procedur oraz bazy wiedzy. Nie powinna wychodzić poza swoje kompetencje i powinna trzymać się zasady „emocje na bok”. Oczywiście, powinna mieć nienaganną dykcję, ale powinna być też dokładna i precyzyjna.

Z jakimi wyzwaniami na co dzień spotykają się rejestratorki medyczne?

Na co dzień w naszej pracy rejestratorki odbierają setki połączeń od pacjentów. Nie zawsze są to miłe i spokojne rozmowy. Czasem zdarza nam się trudna rozmowa z pacjentem, z którą też musimy sobie poradzić. Na co dzień zajmujemy się zadaniami od naszych lekarzy czy specjalistów, prowadzimy również telefoniczne potwierdzenie wizyt. Każdy dzień pracy to dla nas nowe wyzwanie.

Czy masz jakąś swoją ulubioną historię związaną z tą pracą?

Jeśli chodzi o ulubioną historię, mam ich wiele, ale przekształcam je zawsze w motywację i chęć do pracy. Staram się z każdej historii wynieść jakiś morał. Ja z natury nie rozpamiętuję, wolę działać.

Czy jakaś sytuacja szczególnie zapadła Ci w pamięć?

Niestety, nie przypominam sobie żadnej takiej sytuacji, która mocno zapadła mi w pamięć. Nie jestem z tych osób, które roztrząsają sytuacje. Uczę siebie i swojego zespołu, aby nie skupiać się na rozpamiętywaniu sytuacji. Czasem jest tak w naszej pracy, że jest to zabawna sytuacja i poprawi nam humor, ale często też jest w drugą stronę i wydaje mi się, że nie zawsze wpływa to dobrze na morale zespołu i nie zawsze o nas dobrze świadczy, gdy „obgadujemy” pacjenta. Stawiamy na najwyższą jakość naszych usług.
Jakie Twoim zdaniem cechy charakteru powinna mieć rejestratorka medyczna?
Rejestratorka powinna posiadać takie cechy jak: komunikatywność, odpowiedzialność, uczciwość, punktualność, uważne słuchanie, szybką adaptację, radzenie sobie w trudnych sytuacjach, dokładność i precyzję. 😉

Jak wyglądają szkolenia dla rejestratorek medycznych?

Prowadzimy różne szkolenia dla rejestratorek, ponieważ inaczej będzie wyglądało szkolenie dla nowego pracownika, który dopiero poznaje system, a inaczej szkolenie pracownika, u którego podnosimy jakość rozmów. W tym drugim przypadku możemy prowadzić szkolenia grupowe, ale także indywidualne 1 na 1, dostosowane do potrzeb pracownika. Cały czas podnosimy jakość naszych szkoleń i wprowadzamy zmiany, aby były łatwe i zrozumiałe dla naszych pracowników.

I na koniec: masz jakąś radę dla osób, które chciałyby pracować w tym zawodzie lub dopiero zaczynają?

Wydaje mi się, że każda osoba, która chce zostać rejestratorką medyczną bądź pracuje już w takim zawodzie, nie powinna bać się pracy z pacjentem. Powinna też inwestować w siebie i korzystać z różnego rodzaju szkoleń lub pomocy. W dzisiejszych czasach mamy wiele narzędzi, które pomagają nam w pracy, zaczynając od artykułów dostępnych dla rejestratorek medycznych, po podcasty różnych szkoleń grupowych lub indywidualnych.

Ewolucja Zawodu Rejestratorki Medycznej: Zasoby i Wskazówki

Dzisiaj kontynuujemy naszą serię poświęconą kluczowym umiejętnościom potrzebnym do skutecznej rejestracji telefonicznej w kontekście medycznym. Jesteśmy naprawdę wdzięczni, że poświęcacie nam swój cenny czas i wracacie na naszą stronę.

W poprzednim wpisie skupiliśmy się na trzech fundamentach tej roli, takich jak skuteczna komunikacja, obsługa klienta oraz organizacja i zarządzanie czasem. Dziś przeniesiemy nasze skupienie na tak ważne aspekty jak dokładność, skrupulatność, podstawowa wiedza medyczna oraz rozwijanie umiejętności. Rozpocznijmy od kluczowej cechy dla każdej rejestratorki – dokładności i skrupulatności.

Dokładność i skrupulatność w pracy rejestratorki medycznej

Praca rejestratorki medycznej, szczególnie w rejestracji telefonicznej, wymaga precyzji i uwagi do najdrobniejszych szczegółów. Najmniejszy błąd może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno dla pacjentów, jak i dla placówki medycznej. Dlatego istotne jest, abyśmy wciąż doskonalili te umiejętności. Jak to zrobić? Oto kilka naszych sugestii:

Sprawdzanie i weryfikacja danych: Zawsze upewnij się, że wprowadzone przez Ciebie informacje są poprawne i aktualne.
Uważne czytanie i słuchanie: Staraj się zawsze uważnie czytać dokumenty, instrukcje czy wiadomości.
Organizacja pracy: Utrzymuj porządek na swoim stanowisku pracy i w dokumentacji.
Stosowanie procedur i protokołów: Zapoznaj się z obowiązującymi procedurami i protokołami w placówce medycznej.
Uczenie się na błędach: Każdy z nas może popełnić błąd. Ważne jest, aby uczciwie przyznać się do swoich pomyłek, wyciągnąć wnioski i podjąć działania, aby ich nie powtarzać.
Ciągłe doskonalenie: W miarę możliwości uczestnicz w szkoleniach, warsztatach czy konferencjach, które pomogą Ci rozwijać swoje umiejętności.
Praktykowanie cierpliwości: Dokładność i skrupulatność często wymagają dodatkowego czasu i wysiłku.
Przyjęcie odpowiedzialności: Jako rejestratorka medyczna, musisz być świadoma, że Twoja praca ma bezpośredni wpływ na zdrowie i samopoczucie pacjentów.

Podstawowa wiedza medyczna

Podstawowa wiedza medyczna jest absolutnie konieczna w pracy rejestratorki medycznej. Nawet jeśli nie jesteś medykiem, musisz znać podstawowe terminy i koncepty, aby efektywnie komunikować się z pacjentami i innymi profesjonalistami w sektorze zdrowia. Oto kilka sposobów na zdobycie i utrzymanie tej wiedzy:

1. Szkolenia: Istnieje wiele szkoleń dostępnych dla rejestratorek medycznych, które mogą pomóc Ci zrozumieć podstawowe terminy medyczne, procedury i protokoły.

2. Samouczenie: Internet jest pełen źródeł, z których możesz korzystać do nauki na własną rękę. Wiele stron internetowych i kanałów na YouTube oferuje darmowe materiały edukacyjne.

3. Konsultacje z ekspertami: Jeśli masz dostęp do lekarzy, pielęgniarek lub innych profesjonalistów medycznych, nie wahaj się z nimi rozmawiać. Mogą oni dostarczyć Ci cennych informacji i odpowiedzieć na Twoje pytania.

4. Czytanie literatury: Książki, czasopisma, artykuły online – wszystkie te źródła mogą pomóc Ci poszerzyć swoją wiedzę medyczną.

5. Praktyka: Praktyka czyni mistrza. Im więcej będziesz pracować w sektorze medycznym, tym więcej nauczysz się na temat terminologii, procedur i interakcji z pacjentami.

Rozwijanie umiejętności

Wraz z postępem technologicznym, rola rejestratorki medycznej ewoluuje i wymaga coraz więcej umiejętności. Kluczem do utrzymania swojej pozycji na rynku pracy jest ciągłe rozwijanie swoich umiejętności i dostosowywanie się do zmieniających się technologii i procedur. Oto kilka wskazówek, jak to zrobić:

1. Szkolenia i kursy: Regularnie uczestnicz w szkoleniach i kursach, aby na bieżąco śledzić najnowsze technologie i metody pracy.

2. Nauka nowych języków: Umiejętność porozumiewania się w kilku językach jest zawsze atutem, szczególnie w sektorze medycznym, który często opiera się na międzynarodowej współpracy.

3. Rozwijanie umiejętności technicznych: Naucz się korzystać z nowych programów i narzędzi, które mogą pomóc Ci w pracy.

4. Rozwijanie umiejętności miękkich: Umiejętności takie jak komunikacja, empatia, zdolność do zarządzania stresem, to kluczowe umiejętności, które pomogą Ci w pracy rejestratorki medycznej.

5. Networking: Utrzymuj kontakty z innymi profesjonalistami w branży. Mogą oni dostarczyć Ci cennych informacji, zasugerować nowe szkolenia lub podpowiedzieć, jakie umiejętności są obecnie najbardziej poszukiwane.

Pamiętaj, że ciągłe uczenie się i rozwijanie umiejętności to klucz do sukcesu w każdej profesji.

Dlaczego warto prowadzić social media swojej placówki medycznej?

W jaki sposób prowadzić media społecznościowe gabinetu lub placówki medycznej?

W dzisiejszych czasach media społecznościowe stały się jednym z najważniejszych narzędzi w zakresie marketingu online dla firm, w tym oczywiście również dla gabinetów i placówek medycznych. Dzięki nim możemy dotrzeć do szerokiego grona potencjalnych pacjentów i zbudować pozytywny wizerunek naszej placówki. Jednak prowadzenie mediów społecznościowych wymaga od nas pewnej wiedzy i umiejętności, aby osiągnąć sukces.

Określ swoje cele i grupę docelową

Pierwszym krokiem przed rozpoczęciem działań w mediach społecznościowych jest określenie celów, jakie chcemy osiągnąć. Mogą to być cele marketingowe, takie jak zwiększenie liczby pacjentów, czy cele związane z budowaniem wizerunku placówki. Ważne jest, aby cele były realistyczne i dostosowane do specyfiki branży medycznej. Następnie powinniśmy określić grupę docelową, czyli osoby, do których kierujemy nasze działania. W przypadku gabinetów medycznych i placówek medycznych, grupą docelową są przede wszystkim osoby poszukujące pomocy medycznej.

Wybierz odpowiednie portale społecznościowe

Kolejnym ważnym krokiem jest wybór odpowiednich portali społecznościowych, na których będziemy prowadzić swoje działania. Najpopularniejszymi portalami są Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn i YouTube. Wybór portalu zależy od naszych celów i grupy docelowej. Na przykład, jeśli chcemy dotrzeć do młodszej grupy wiekowej, Instagram może być dobrym wyborem, natomiast jeśli chcemy skupić się na branżowych kontaktach, LinkedIn będzie lepszy.

Zadbaj o wizerunek

Każda placówka medyczna powinna dbać o swój wizerunek w internecie, a zwłaszcza w mediach społecznościowych. Dlatego należy zadbać o estetyczne i profesjonalne wyglądanie profilu, w tym zdjęcia profilowe, okładki, opisy i treści. Warto korzystać z profesjonalnych zdjęć i grafik, aby wzbudzić zaufanie u potencjalnych pacjentów.

Regularnie publikuj wartościowe treści

Publikowanie regularnych wartościowych treści jest kluczowe dla prowadzenia skutecznych działań w mediach społecznościowych. Możemy publikować artykuły związane z naszą branżą, ciekawostki medyczne, porady dla pacjentów, a nawet tak proste sprawy, jak aktualności związane z pracą gabinetu, czy nawet, jeżeli czujemy się z tym komfortowo – kulisy pracy.

Z jakich portali warto korzystać?

Media społecznościowe to dzisiaj nieodłączny element marketingu online dla placówek medycznych i gabinetów. Dzięki nim możemy dotrzeć do szerszej grupy pacjentów, nawiązać z nimi relację i budować zaufanie do naszej placówki. Jednym z kluczowych elementów w prowadzeniu skutecznych działań na mediach społecznościowych jest wybór odpowiednich platform. Jakie portale warto wybrać, prowadząc media społecznościowe gabinetu lub placówki medycznej?

Facebook

Facebook to jedna z najpopularniejszych platform społecznościowych, na której możemy publikować najróżniejsze treści związane z naszą placówką. Na naszej stronie firmowej możemy umieszczać aktualności, porady medyczne, artykuły, zdjęcia i filmy. Dzięki Facebookowi możemy budować relacje z pacjentami, odpowiadać na ich pytania i komentarze, a także promować nasze usługi i cieszyć się pozytywnymi opiniami.

Instagram

Instagram to platforma, która zyskuje coraz większą popularność wśród użytkowników. Dzięki swojej prostocie i formie graficznej, Instagram pozwala na tworzenie pięknych i ciekawych wizualnie postów. Właśnie dlatego warto korzystać z Instagrama, aby pokazać swoją placówkę medyczną z najlepszej strony. Możemy tu publikować zdjęcia i filmy z naszej placówki, a także relacje ze spotkań z pacjentami i wydarzeń związanych z naszą działalnością.

Twitter

Twitter to kolejna platforma społecznościowa, na której możemy publikować krótkie, maksymalnie 280-znakowe wpisy. Dzięki niemu możemy szybko i łatwo udostępniać krótkie informacje związane z naszą placówką, odpowiadać na pytania pacjentów i komentować bieżące wydarzenia. Twitter to też dobry sposób na nawiązywanie kontaktów z innymi specjalistami z branży medycznej i dzielenie się swoją wiedzą.

LinkedIn to portal społecznościowy, który skupia przede wszystkim osoby związane z biznesem i karierą zawodową. To idealna platforma dla placówek medycznych i gabinetów, które chcą budować swoją pozycję w branży medycznej i nawiązywać kontakty biznesowe. Na LinkedIn możemy publikować artykuły związane z naszą specjalizacją, udostępniać informacje o naszych usługach, a także nawiązywać relacje z innymi specjalistami.

YouTube

YouTube to platforma, która pozwala na publikowanie filmów. W przypadku gabinetów i placówek medycznych może to być idealne narzędzie do publikowania filmów instruktażowych lub prezentacji dotyczących naszych usług.

Plusy prowadzenia social media dla swojej placówki medycznej

W dzisiejszych czasach media społecznościowe stały się nieodłącznym elementem marketingu online, także dla placówek medycznych i gabinetów. Oto kilka powodów, dla których warto prowadzić media społecznościowe dla gabinetu lub placówki medycznej.

Budowanie relacji z pacjentami

Dzięki mediom społecznościowym placówka medyczna może budować relacje z pacjentami. Regularne publikowanie wartościowych treści na profilu firmowym pozwala na nawiązywanie kontaktów z pacjentami, odpowiadanie na ich pytania i komentarze oraz udzielanie im cennych wskazówek i porad medycznych. W ten sposób placówka medyczna może stworzyć wizerunek profesjonalisty i budować zaufanie do siebie.

Budowanie świadomości marki

Media społecznościowe to idealne narzędzie do budowania świadomości marki. Dzięki publikowaniu treści związanych z naszą placówką medyczną możemy dotrzeć do szerszej grupy odbiorców i zyskać ich uwagę. Co więcej, media społecznościowe pozwalają na umieszczanie reklam i promowanie naszych usług, co przyczynia się do zwiększenia zainteresowania naszą placówką.

Poszerzenie bazy pacjentów

Media społecznościowe to także doskonałe narzędzie do pozyskiwania nowych pacjentów. Dzięki publikowaniu wartościowych treści na profilu firmowym i budowaniu relacji z obecnymi pacjentami, nasza placówka medyczna może zyskać nowych klientów. Co więcej, korzystanie z odpowiednich hashtagów oraz przeprowadzanie konkursów czy akcji promocyjnych na profilu firmowym pozwala na dotarcie do jeszcze szerszej grupy odbiorców.

Zwiększenie zaangażowania pacjentów

Media społecznościowe to także doskonałe narzędzie do zwiększenia zaangażowania pacjentów. Dzięki publikowaniu ciekawych i wartościowych treści na profilu firmowym możemy zachęcić pacjentów do aktywności, takiej jak udzielanie komentarzy czy lajkowanie naszych postów. W ten sposób zyskujemy lojalność naszych pacjentów i budujemy z nimi silną relację.

Zwiększenie efektywności kampanii reklamowych

Media społecznościowe to doskonałe narzędzie do prowadzenia kampanii reklamowych. Dzięki nim możemy dokładnie określić grupę odbiorców naszych reklam oraz monitorować skuteczność kampanii. Dzięki temu możemy w prosty sposób dostosować nasze działania do potrzeb naszych klientów oraz zwiększyć skuteczność naszych kampanii reklamowych.