Co zrobić, gdy pacjenci narzekają, że nie mogą dodzwonić się do rejestracji? Sprawdź, jak poprawić odbieralność połączeń w placówce medycznej

Trudności z dodzwonieniem się do placówek medycznych to powszechny problem, który frustruje wielu pacjentów. Niejednokrotnie słyszymy opinie, że w niektórych miejscach trudno jest uzyskać połączenie, a w konsekwencji pacjenci mogą czuć się zniechęceni lub zaniepokojeni brakiem kontaktu.

Wiele placówek medycznych wstydzi się swoich jednogwiazdkowych opinii w Google, które w większości dotyczą właśnie problemów z dodzwonieniem się do rejestracji. Pacjenci często po wielu nieudanych próbach telefonicznego zarezerwowania wizyty, udają się do przychodni i wylewają swoją złość na rejestratorki medyczne.To oczywiście “lepsza” wizja, w której pacjent po prostu umawia wizytę osobiście.

Jednak wiele osób po prostu rezygnuje z dalszych prób kontaktu i dzwoni do konkurencji. Tak więc nieodebrane połączenia mogą przełożyć się na zmniejszoną liczbę wizyt i negatywny wizerunek placówki. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele, ale na szczęście istnieją też skuteczne sposoby, aby poprawić jakość komunikacji telefonicznej.

Dlaczego rejestratorki nie odbierają telefonów?

Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu jest zrozumienie przyczyn, dla których odbieralność połączeń jest niska. Pacjenci zazwyczaj uważają, że to wina rejestratorek medycznych, które nic nie robią, tylko siedzą i piją kawę albo odkładają słuchawkę. Jednak w rzeczywistości jest inaczej. Najczęstsze powody trudności z dodzwonieniem się do placówki medycznej to:

Zbyt duża liczba obowiązków rejestratorek w stosunku do ilości zatrudnionych osób

W wielu placówkach rejestratorki mają na głowie nie tylko odbieranie telefonów, ale też obsługę pacjentów przy okienku, archiwizację dokumentacji medycznej, przygotowywanie gabinetów na wizyty, czy wsparcie lekarzy w wypełnianiu EDM.

W sytuacji, gdy ilość obowiązków nałożonych na zespół rejestratorek jest duża, często brakuje czasu na odpowiednie monitorowanie połączeń przychodzących. Jedna osoba może mieć trudności, aby jednocześnie obsługiwać pacjentów na miejscu i przy telefonie.

Jeśli uważasz jednak, że zatrudniasz wystarczającą ilość pracowników do wykonania wszystkich obowiązków w przewidzianym czasie, to sprawdź, czy nie zawodzi proces zarządzania rejestracją. Może brakuje osoby wyznaczonej jako kierownika albo jasnego określenia zasad pracy?

Zbyt wysoki ruch telefoniczny do obsłużenia przez rejestratorki w placówce

Popularne i oblegane placówki medyczne często mają do czynienia z bardzo dużym natężeniem połączeń telefonicznych. W ciągu dnia pracy dzwonią naprawdę setki osób – zarówno w celu umówienia wizyty, jak i uzyskania jakichś informacji.

W takich przypadkach nawet najbardziej zaangażowane i zorganizowane rejestratorki mogą mieć trudności z odbieraniem wszystkich telefonów na bieżąco. Przy dużym ruchu pacjenci mogą mieć poczucie, że muszą długo czekać na linii lub że nie są obsługiwani na czas.

Rozwiązania, które poprawią odbieralność połączeń

Aby zaradzić problemom komunikacyjnym i poprawić opinię o rejestracji do placówki wśród pacjentów, warto rozważyć kilka rozwiązań technologicznych i organizacyjnych:

E-rejestracja jako opcja wygodnego umawiania wizyt dla pacjentów

Wprowadzenie systemu e-rejestracji to nowoczesne i wygodne rozwiązanie, które nie tylko ułatwia pacjentom dostęp do usług placówki, ale także skutecznie odciąża rejestrację. Dzięki e-rejestracji pacjenci mogą samodzielnie umawiać wizyty przez Internet, co jest szczególnie pomocne dla osób, które preferują szybkie i wygodne rozwiązania.

Umieszczenie informacji o e-rejestracji na plakatach w przychodni, przy rejestracji lub na ulotkach rozdawanych w gabinecie dodatkowo zachęci pacjentów do korzystania z tej możliwości. Dzięki temu pacjenci, którzy nie wymagają rozmowy z rejestracją, mogą łatwo zapisać się na wizytę online, co zmniejszy obciążenie linii telefonicznej.

Centralka VoIP z funkcją informowania o oczekiwaniu

Nowoczesna centralka VoIP pozwala usprawnić odbieranie połączeń w placówce poprzez wprowadzenie systemu, który poinformuje pacjentów o przewidywanym czasie oczekiwania. Dzięki temu osoby dzwoniące wiedzą, że ich połączenie zostanie odebrane i mogą zdecydować, czy chcą pozostać na linii, czy spróbują innej metody kontaktu.

Dodatkowym atutem centralki VoIP jest możliwość wprowadzenia komunikatów, które będą informować o dostępności innych form kontaktu, np. rejestracji online. Pacjenci, którzy dowiedzą się o alternatywnej opcji, mogą wybrać szybszy sposób zapisania się na wizytę, co zmniejszy liczbę osób oczekujących na połączenie telefoniczne.

Outsourcing rejestracji telefonicznej, czyli usługa odbierania telefonów przez firmę zewnętrzną

Usługa zdalnej rejestracji telefonicznej oferowana przez Proassist, to idealne rozwiązanie dla placówek, które mierzą się z dużym natężeniem połączeń i ograniczonym personelem. Warto podkreślić, że korzystanie z takiej usługi nie oznacza konieczności rezygnacji z obecnych pracowników rejestracji. Wręcz przeciwnie – usługa Proassist stanowi wsparcie dla zespołu rejestratorek pracujących na miejscu.

Jak działa zewnętrzna rejestracja w Proassist? Wykwalifikowany zespół rejestratorek medycznych Proassist odbiera połączenia od pacjentów, zapewniając profesjonalną obsługę, podczas gdy Twoje rejestratorki w placówce mogą skupić się na obsłudze pacjentów na miejscu oraz realizacji innych, pilnych zadań. Dzięki temu zyskujemy pewność, że każde połączenie jest odpowiednio obsłużone i odebrane na czas, a pacjenci są informowani o dostępnych terminach i szczegółach wizyt.

Co więcej, dzięki zewnętrznej rejestracji Proassist zyskasz obsługę, która odpowiada nie tylko za zapisanie pacjenta na daną wizytę, ale także za prawidłowy przebieg rozmowy i pozytywny wizerunek Twojej placówki. Możesz mieć pewność, że każda rozmowa będzie utrzymana w tym samym standardzie, a pacjent zawsze uzyska od rejestratorki wszystkie niezbędne informacje.

Rejestratorki telefoniczne Proassist wytłumaczą pacjentowi, jak przygotować się na wizytę, wskażą gdzie powinien się zgłosić w umówionym terminie oraz podpowiedzą jak dotrzeć do placówki komunikacją miejską lub czy przed gabinetem są dostępne bezpłatne miejsca parkingowe. Taki sposób komunikacji niewątpliwie przyczynia się do większej satysfakcji z jakości usług oferowanych przez Twoją placówkę. Pacjent, który w czasie umawiania się na wizytę będzie mógł nie tylko wybrać dogodny dla siebie termin, ale także uzyska odpowiedzi na wszystkie pytania, już na wstępie będzie pozytywnie nastawiony.

Podsumowanie - dlaczego warto poprawić jakość obsługi telefonicznej w gabinecie

Problemy z odbieralnością połączeń to wyzwanie, które można rozwiązać, stosując nowoczesne rozwiązania. Wprowadzenie centralki VoIP, systemu e-rejestracji oraz korzystanie z zewnętrznej rejestracji telefonicznej, takiej jak oferowana przez Proassist, skutecznie poprawia jakość obsługi pacjentów i wpływa na pozytywny wizerunek placówki.

Warto zainwestować w rozwiązania, które nie tylko zwiększają dostępność dla pacjentów, ale także odciążają pracowników i pomagają lepiej zarządzać codziennymi obowiązkami w rejestracji.

Które godziny są najbardziej odpowiednie na prowadzenie telekonsultacji?

W jakich godzinach prowadzić telekonsultacje?

Telekonsultacje mogą być wplecione w codzienny grafik lekarza lub zaplanowane na te dni, kiedy lekarz nie przyjmuje osobiście w gabinecie. Wybór terminów prowadzenia telekonsultacji jest indywidualny i podyktowany specyfiką działania. Obecnie z uwagi na epidemię koronawirusa SARS-COV-2 większość gabinetów medycznych oferuje prawie w większości lub wyłącznie telekonsultacje.

Godziny przeprowadzania telekonsultacji

W ustaleniu godzin prowadzenia telekonsultacji medycznych gabinet musi wziąć pod uwagę wygodę zarówno swoją, jak i pacjentów. Nie można przyjąć, że pacjenci będą dzwonić lub łączyć się poprzez komunikatory internetowe o godzinie 6:00, lub 7:00. Szansa na zapełnienie terminów po godzinie 20:00 również jest nikła. Pacjenci z reguły preferują kontakt w godzinach normalnego codziennego funkcjonowania, a więc zwykle od 8:00 do 20:00 i w takich ramach czasowych należy osadzić telekonsultacje. Godziny telekonsultacji powinny być dopasowane do normalnego rytmu dnia – wymagane jest do tego zrewidowanie godzin dyżurów w szpitalach i innych gabinetach, a także wykluczenie z godzin wizyt czasu potrzebnego na dojazdy czy lunch.

Optymalnym rozwiązaniem jest przeplatanie zwykłych wizyt telekonsultacjami lub określenie konkretnego dnia w tygodniu na same telekonsultacje – może być to np. piątek, sobota w ściśle określonych godzinach. W niektórych przypadkach sprawdza się też połączenie obu tych rozwiązań. System do telekonsultacji PROASSIST pozwala na wprowadzenie indywidualnych ustawień terminów e-wizyt, a szczegóły związane z konfiguracją narzędzia znajdują się tutaj.

Obecna sytuacja związana ze stanem epidemii zmusiła wiele gabinetów lekarskich do zaprzestania świadczenia usług na miejscu. Lekarze wykorzystują teraz telemedycynę i komunikują się ze swoimi pacjentami na odległość, więc nie mają większych problemów w ustalaniu godzin wizyt online.

Ile czasu przeznaczyć na wizytę?

Każda wizyta może mieć inny czas trwania, o ile gabinet nie ustali z góry ceny konsultacji w odniesieniu do czasu jej trwania. W przypadku prywatnych wizyt lekarskich jest to bez wątpienia najlepsze rozwiązanie, gdyż pacjent wie, za jaki czas płaci, natomiast lekarz może odpowiednio ustalić swój grafik pracy. Dla konsultacji bezpośrednich zwykle nie ustala się czasu trwania – wizyta trwa dopóty, dopóki jest to konieczne z punktu widzenia zakresu świadczonej usługi. Telewizyty muszą być jednak ograniczone czasowo np. do 15 minut lub 30 minut. Przyjęcie sztywnych ram czasowych pozwala precyzyjnie ustalić grafik, eliminując poślizgi wynikające z przedłużających się wizyt. Praktyka pokazuje, że dłuższe (zwykle godzinne) sesje są praktykowane w przypadku psychologów oraz psychoterapeutów, natomiast lekarze specjaliści przeznaczają na wizytę 15-20 minut.

Jak nie ustalać terminów telekonsultacji?

Wizyty telefoniczne i online mogą się odbywać np. w godzinach przedpołudniowych lub popołudniowych, przy czym należy wyznaczyć konkretne godziny przeznaczone tylko i wyłącznie dla takiej formy świadczenia usług. Nie może się zdarzyć, że na tę samą godzinę rejestracja medyczna zapisze dwie telekonsultacje lub dwie konsultacje, z czego jedną prowadzoną przez komunikator a drugą w gabinecie. Lekarz podczas konsultacji (bez względu na jej formę), musi poświęcić całą swoją uwagę tylko i wyłącznie jednemu pacjentowi. Niedopuszczalne z punktu widzenia etyki zawodowej czy zwyczajnej przyzwoitości i szacunku do pacjentów jest odbieranie telefonów i prowadzenie telewizyt w czasie osobistego przyjmowania pacjentów w gabinecie.

Należy się też wystrzegać zbytnio „napiętych” grafików lub prób umawiania na zbliżone godziny z nadzieją, że któryś z pacjentów zrezygnuje i zwolni się termin. Takie działanie wprowadzi tylko chaos i zmniejszy zaufanie pacjentów.

Powiadomienia SMS jako uniknięcie odwołania wizyty w ostatniej chwili

Powiadomienia SMS, czyli jak uniknąć odwoływania wizyt na ostatnią chwilę.

Problem z wizytami, które miały się odbyć, a nie doszły do skutku z powodu nieobecności pacjenta, to problem powszechnie znany. Czy istnieją sposoby, by tego uniknąć?

Problem z wizytami, które miały się odbyć, a nie doszły do skutku z powodu nieobecności pacjenta, to problem powszechnie znany. Zmarnowany przez danego specjalistę czas mógłby zostać poświęcony osobie, która niezwłocznie być może takiej pomocy potrzebuje. Niestety niedopilnowanie terminu przez pacjenta w czasach ciągłego biegu między obowiązkami domowymi a pracą, nierzadko skutkuje brakiem obecności na umówionej wizycie. Jak można temu zaradzić? Znaleźliśmy na to kilka sposobów. Dzięki nim zarówno pacjent, jak i specjalista zyskają spokój i pewność, że dana wizyta się odbędzie.

Prostota i funkcjonalność gwarancją sukcesu!

W dzisiejszych czasach – dobie telefonów komórkowych, najprostszym sposobem może okazać się wykorzystanie tych urządzeń. Wysłanie krótkiej wiadomości SMS do pacjenta w celu przypomnienia mu o wizycie to najlepsze rozwiązanie. Daje nam pewność, że pacjent, nawet jeśli o wizycie zapomniał, zostanie o niej poinformowany odpowiednio wcześnie. Mamy w ofercie powiadomienia z różnym czasem wyprzedzającym dostarczenie takiej wiadomości, możemy zatem zadbać o spokój swój i pacjenta z należytą troską. Dzięki temu unikniemy niepotrzebnego rozczarowania zarówno przez pacjenta zapominalskiego, jak i lekarza na niego oczekującego.

Kilka prostych kroków do zyskania komfortu pracy!

W naszym systemie istnieje możliwość wysłania takiego powiadomienia osobie zapisanej na wizytę. Mamy w tym zakresie do wyboru dwie funkcje: dwie możliwości. SMS do pacjenta pozwala na wysłanie wiadomości do poszczególnej jednostki poprzez wyszukanie danego nazwiska, za to MARKETING SMS to funkcja, która pozwala nam na wysłanie wiadomości do wybranej grupy pacjentów.

Jesteśmy blisko Ciebie i Twoich potrzeb.

Łatwo i funkcjonalnie utworzona przez nas strona internetowa PROASSIST pozwoli w ciągu kilku minut i za pomocą kilku kliknięć myszki, zadbać o swój cenny czas oraz czas pacjentów, którzy z pewnością docenią takiego rodzaju troskę skierowaną w ich stronę. Zadbaj zatem o siebie i o komfort pracy, bo może się on okazać bardzo łatwy do osiągnięcia już dziś!

Jak wyjść z modelu „zapraszam w godzinach pracy”, czyli przyjmowania pacjentów w nieokreślonych godzinach?

Tradycyjny system zapisu pacjentów a wizyty nie zawsze okazuje się skuteczny, zwłaszcza jeśli chodzi o komfort zarówno lekarzy, jak i samych rekonwalescentów. Faktem jest, że obecnie przed placówkami medycznymi stoi ogromne wyzwanie. Jak wynika z badania realizowanego przez SW Research na zlecenie AXA Partners, już w 2018 roku aż 68% Polaków przynajmniej raz skorzystało z pomocy gabinetów prywatnych, a 2,6 mln obywateli posiada prywatne ubezpieczenie zdrowotne. Dlatego niezwykle ważne jest to, by zadbać o jakość usług. Pacjent wybierze tę placówkę, która spełnia jego wszystkie oczekiwania. Mowa tu m.in. o skutecznej rejestracji telefonicznej.

Oprogramowanie medyczne Proassist, czyli innowacyjna metoda na bolączki XXI wieku

Niejednokrotnie pacjenci spotkali się z sytuacją, w której byli zapisani nie na konkretną godzinę, ale mieli pojawić się pod gabinetem lekarskim w danym zakresie czasowym np. w porze od 15:00 do 18:00. Niewątpliwie trudno jest przypisać lekarzowi dokładną godzinę dla danych pacjentów, gdyż wymaga to wykonywania wielu dodatkowych czynności. Zwłaszcza gdy specjalista musi odbierać połączenia samodzielnie. W takich sytuacjach warto iść z duchem czasu, co program dla lekarzy Proassist w pełni umożliwia. Jeśli dwie osoby przyjdą na tę samą godzinę, trudno zdecydować, kogo przyjąć pierwszego. Takie sytuacje niosą ze sobą nieuniknione konflikty, które warto rozwiązać poprzez zastosowanie naszego oprogramowania medycznego. Program zapewnia przede wszystkim kilka niekwestionowanych rozwiązań, które usprawniają zapis pacjentów na wizytę. Są to m.in. internetowa oraz telefoniczna rejestracja pacjentów. Pierwsza z nich pozwala pacjentowi za pomocą strony internetowej zapisać się na wybraną wizytę do specjalisty.

Faktem jest, że e-usługi cieszą się obecnie coraz większą popularnością. Dlatego, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom, warto wdrożyć również taką formę rejestracji, która w obsłudze jest niezwykle prosta i przejrzysta. Dzięki temu pacjent może zapisać się na wybraną wizytę w dogodnym dla siebie miejscu i czasie. Z kolei jeśli pacjent preferuje telefoniczną rejestrację, również może z niej skorzystać. Na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej jest umieszczony numer do naszej rejestracji telefonicznej, który odbierają nasi konsultanci. Wówczas pracownicy Proassist odpowiadają za prawidłowy zapis pacjentów. Więcej na temat telefonicznej rejestracji można przeczytać tutaj.

Kartka na drzwiach sposobem na nawyki pacjentów

Co jednak jeśli wprowadzisz nowy model rejestracji telefonicznej, a pacjenci się do niego nie ustosunkują? Proponujemy wówczas następujące rozwiązanie: wywieś na drzwiach gabinetu kartkę, na której napiszesz, że od dziś rejestracja pacjentów dostępna jest na wyznaczone godziny. Zważywszy na fakt, jak ogromną rolę odgrywają przyzwyczajenia oraz nawyki, pacjenci początkowo niewątpliwie przyjdą na wizytę według tradycyjnego systemu. W takim przypadku warto zastosować się do naszych wskazówek, które pozwolą Ci skutecznie rozwiązać powyższy problem. Można w pierwszej kolejności przyjąć pacjenta, który wcześniej zapisał się na konkretną godzinę. Taka metoda sprawi, że reszta pacjentów z pewnością szybciej zastosuje się do wprowadzonych zmian. Ponadto należy poinformować osoby, które przyszły według tradycyjnego zapisu, że powinny zapisywać się na daną godzinę, by w przyszłości uniknąć podobnych sytuacji. Nie jest zagadką, że tradycyjny model zapisu obecnie wymaga zmiany. Rozwiązania, które zapewnia oprogramowanie dla lekarzy Proassist pomagają podołać takim wyzwaniom.

Za kulisami pracy zdalnej rejestratorki: rozmowa z rejestratorkami medycznym z Proassist

Za kulisami pracy zdalnej rejestratorki: rozmowa z rejestratorkami medycznymi pracującymi w Proassist

Pacjenci potrafią być wymagający, ale poprosiliśmy o rozmowę dwi rejestratorki z naszego zespołu. Zuzanna i Marzena świetnie radzą sobie w stresujących sytuacjach. Ich historie pokazują, jak ważna jest cierpliwość i profesjonalizm, ale też jak ogromną wartość wnosi zgrany zespół i dobra atmosfera w pracy.

Dzięki systemowi Proassist, czyli oprogramowaniu medycznemu, które wspiera rejestrację telefoniczną i zarządzanie wizytami, Zuzanna i Marzena mogą skutecznie pomagać pacjentom i pracować w bardziej komfortowych warunkach.

Plusy i minusy pracy jako zdalna obsługa rejestracji telefonicznej

Czy lubicie swoją pracę jako zdalne rejestratorki?

Zuzanna: Zdecydowanie tak! W Proassist wszyscy sobie pomagamy, co sprawia, że przychodzę do pracy z uśmiechem. Bywają dni, kiedy jestem zmęczona – zwłaszcza przy dużym natłoku telefonów od pacjentów – ale doceniam możliwość współpracy z takim zespołem.

Marzena: Cieszę się, że mogę pomagać pacjentom i tworzyć zgrany zespół z ludźmi, którzy tworzą świetną atmosferę. W Proassist mogę liczyć na przełożonych, którzy zawsze są wyrozumiali. Nie boję się wyzwań, bo wiem, że w każdej sytuacji mogę liczyć na wsparcie. To moja najlepsza praca, bo mogę pomagać innym!

Czy praca rejestratorki telefonicznej bywa stresująca?

Zuzanna: Niestety tak, ale oczywiście jest więcej pozytywnych sytuacji. Pacjenci żegnają się ze mną serdecznie, mówiąc „do zobaczenia”. Uśmiecham się. Czuję, że są zadowoleni z mojej rozmowy. Wiem, że się nie spotkamy, jednak miło mi, że ktoś docenia moją pracę.

Marzena: Ja na początku pracy w Proassist czułam ogromny stres przy odbieraniu telefonów – co, jeśli coś pomylę i pacjent się zdenerwuje? Ale mimo ogromnego stresu postanowiłam dać sobie szansę i odważyłam się spróbować. Dlatego do dziś pamiętam imię i nazwisko mojego pierwszego pacjenta. Starałam się, by stres nie wpłynął na moje wyniki w pracy. Koniec końców poradziłam sobie i opanowałam emocje.Teraz już się niczym nie stresuję, ale jak w każdej pracy z klientem – nie zawsze jest kolorowo.

Zuzanna:Tak. Właśnie, zwłaszcza gdy pacjenci są niecierpliwi. Czasem bez powodu naskoczą na nas, ponieważ myślą, że my nie chcemy im zarezerwować danego terminu. Jednak to nie jest prawda. Mamy z góry ustalone wytyczne, których się trzymamy, jednak oni tego nie rozumieją. Niestety nie wszystko zależy od nas. Pacjenci przede wszystkim uważają, że jesteśmy w miejscu, do którego dzwonią, dlatego właśnie proszą mnie o to, żebym podeszła do lekarza i zapytała o dany termin.

Zapamiętałyście jakieś nieprzyjemnie sytuacje?

Zuzanna: Utkwiła mi w głowie jedna rozmowa. Starsza pani bez powodu mnie zaatakowała. Nie zachowałam się w stosunku do niej niewłaściwie. Jednak pod koniec rozmowy przeprosiła mnie, przyznała się do błędu. Udzieliłam jej potrzebnych informacji, starałam się jej pomóc. Próbowałam ją uspokoić. Myślę, że dlatego właśnie zrozumiała, że nie chce jej w żaden sposób zaszkodzić. Nawet podziękowała mi i zaznaczyła, że jest starszą osobą. Byłam bardzo zaskoczona.

Marzena: Oczywiście, takich sytuacji jest wiele. Dzwonią do nas przecież chorzy ludzie, którzy często zmagają się z bólem i cierpieniem. Ból jest złym doradcą i czasami po prostu pacjenci już na wstępie są zdenerwowani, bo potrzebują szybkiej pomocy. Staram się zawsze wczuć w ich sytuację oraz spełnić ich oczekiwania. W przypadku braku wolnych terminów wysyłamy do lekarzy wiadomości w sprawie pilnej wizyty. Doradzamy również rejestrację online, a jeśli nie zdążymy odebrać jakiegoś połączenia, to zawsze staramy się oddzwonić.

Nasza kierownik rejestracji, Justyna, przygotowuje nas na takie sytuacje i myślę, że to dzięki jej szkoleniom zawsze wiem, co powiedzieć i jak zareagować. Kiedy zaczynałam pracę w Proassist byłam bardzo nieśmiała, a dzięki odpowiednim szkoleniom zyskałam pewność siebie i doskonale odnajduję się w pracy jako rejestratorka medyczna.

No dobra, opowiedziałyście o nieprzyjemnych sytuacjach. A co z tymi przyjemnymi? Czy takie też zdarzają się w pracy rejestratorki telefonicznej?

Marzena: Tak jak wspomniałam, nie traktuję pacjentów w oschły sposób. Ktoś mógłby powiedzieć, że to tylko krótka wymiana zdań, ale czasem pacjenci zwierzają się ze swoich dolegliwości. Oczywiście, nie jesteśmy medykami, więc nie doradzamy im w kwestiach zdrowotnych, ale zawsze staramy się ciepło przyjąć każdego pacjenta, wesprzeć go słowem i najlepszy w tym wszystkim jest moment wdzięczności. Kiedy pacjent mówi “dziękuję, jest Pani bardzo miła” albo “dziękuję, bardzo mi Pani pomogła”. Tak, myślę, że to jest najważniejsze w naszej pracy.

Zuzanna: Oj, zdecydowanie tak! Mamy wielu pacjentów, którzy są niezwykle sympatyczni i serdeczni. Zdarza się, że osoby, które dzwonią do nas regularnie, zaczynają rozpoznawać nas po głosie i zagajają: „O, to znowu pani! Dobrze, że panią słyszę!” – to naprawdę miłe. To są te momenty, które dają motywację, a nawet radość z codziennej pracy.

Marzena: Tak, ja szczególnie pamiętam jedną pacjentkę, która wracała z zagranicy i miała problem z umówieniem wizyty na czas. Naprawdę bardzo zależało jej na tym, żeby zdążyć na wizytę u konkretnego specjalisty, ale wszystkie terminy w czasie jej pobytu w Polsce były zajęte. Zapisałam tą Panią na listę rezerwową i zrobiłam wszystko, co w mojej mocy, żeby znaleźć jakąś lukę, i udało się! Zadzwoniła potem specjalnie po to, żeby mi podziękować i powiedzieć, że jej wizyta odbyła się na czas. Takie sytuacje dają satysfakcję i sprawiają, że naprawdę warto pomagać.

A co najbardziej cenicie sobie w pracy w Proassist?

Zuzanna: Przede wszystkim wsparcie zespołu i przełożonych. Mamy wiele szkoleń wewnętrznych. Każdy tutaj sobie pomaga, możemy się konsultować, dzielić doświadczeniami. Jest poczucie, że wszyscy gramy do jednej bramki i że nie zostanę sama z trudnym problemem. Dzięki temu ta praca jest spokojniejsza i daje większą satysfakcję, bo wiem, że za mną stoi solidny zespół.

No i właściciele placówek, z którymi współpracujemy też są w porządku. Jeszcze nie zdarzyło mi się, żeby któryś z nich był dla nas niemiły albo wyrażał jakieś niezadowolenie w stosunku do naszej pracy. A wręcz przeciwnie – często słyszymy od nich pochwały. Potrafią powiedzieć do naszej kierowniczki np., że “Dobra robota! Do tej pory nasi pacjenci wiecznie narzekali podczas wizyt, że nikt nie odbiera telefonów. A teraz są wyraźnie zadowoleni z poziomu obsługi”. To mocno budujące, że ktoś docenia naszą pracę.

Marzena: A ja jeszcze dodam, że lubię to poczucie misji – w końcu pomagamy ludziom na co dzień. Nieraz trafiają do nas osoby w ciężkich sytuacjach zdrowotnych, i mimo że pracujemy przez telefon, możemy je wesprzeć. Kiedy pacjent z uśmiechem kończy rozmowę albo dziękuje za naszą pomoc, czuję, że to coś więcej niż tylko zwykła praca.

Praca z programem medycznym Proassist i funkcje ułatwiające codzienną pracę rejestratorek

Jakie funkcje systemu pomagają Wam w codziennej pracy?

Zuzanna: Dzięki funkcji przeglądania pierwszych 100 dostępnych terminów mogę szybko znaleźć odpowiednie propozycje terminów dla pacjentów, co zmniejsza ich zniecierpliwienie i pozwala mi lepiej organizować czas.

Marzena: W 100% zgadzam się z Zuzą, funkcja szybkiego wyszukiwania wolnych terminów jest najlepsza. Ale to nie wszystko, bo Proassist oferuje również świetną bazę wiedzy, dzięki której szybko znajduję odpowiedzi na pytania pacjentów. Dzięki temu nie muszę sięgać do papierowej dokumentacji czy przerywać pracy, by zasięgnąć rady koleżanek. To szczególnie przydatne, kiedy zaczynamy współpracę z nowymi placówkami.

Czy miałyście wcześniej okazję pracować na innych systemach medycznych? Jeśli tak, to jak ocenicie Proassist w konfrontacji z innym programem?

Marzena: Ja nigdy nie pracowałam w innym systemie. Praca w Proassist jest moją pierwszą, dlatego nie mam żadnego porównania. Ale uważam, że oprogramowanie medyczne w chmurze jest świetnym rozwiązaniem. Nie muszę zawsze siadać przy tym samym komputerze, żeby zalogować się do pracy. Wystarczy, że mam dostęp do Internetu. To naprawdę wygodne rozwiązanie. Wyobrażam sobie, że lekarze, których placówki obsługujemy, mogą na przykład codziennie wieczorem spojrzeć w domu w swój kalendarz wizyt i sprawdzić, ilu pacjentów mają zapisanych na kolejny dzień.

Zuzanna: A ja miałam okazję pracować wcześniej w przychodni, gdzie korzystaliśmy z systemu MyDr EDM. Tamten system był w porządku, chociaż czasem się zacinał – zwłaszcza w poniedziałki, kiedy tych pacjentów było najwięcej. No i nie było w systemie listy rezerwowej, którą teraz możemy dla niektórych placówek prowadzić bez problemu.

W przychodni lista rezerwowa była prowadzona w zeszycie A4 i tam zapisywałyśmy z dziewczynami nazwisko, imię i telefon do pacjenta, który wyrażał chęć skorzystania z szybszego terminu. Ale to tak średnio działało, bo czasem jak termin zwolnił nam się z dnia na dzień, to jak dzwoniłyśmy do osób z listy po kolei, mało kto chciał i mógł zmienić swoje plany, żeby skorzystać z wolnego miejsca. W programie medycznym Proassist jest zupełnie inaczej. Możemy zapisać preferencje pacjenta, np. że interesują go tylko popołudniowe wizyty albo, że jest dostępny tylko w poniedziałki i czwartki. Wtedy jak zwolni się miejsce, jednym kliknięciem możemy wyfiltrować osoby, których preferencje wpisują się w wolny termin i łatwiej jest zapełnić lukę. Praktycznie 99% telefonów jest wykonanych z sukcesem – osoba, do której dzwonimy może przyjść na wolne miejsce.

Dlaczego warto postawić na system medyczny Proassist?

Proassist oferuje szereg funkcji, które nie tylko wspierają rejestratorki, ale i ułatwiają życie pacjentom i lekarzom. System umożliwia potwierdzanie wizyt za pomocą SMS, co znacząco redukuje liczbę nieodwołanych wizyt i pomaga lepiej planować harmonogram wizyt. W Proassist dostępne są także elektroniczne podpisy, co ułatwia prowadzenie dokumentacji i pozwala na sprawną obsługę formalności.

Dla usprawnienia pracy lekarzy przygotowaliśmy aplikację mobilną na telefon, która umożliwia głosowe wypełnianie EDM za pomocą funkcji przetwarzania mowy na tekst oraz szybkie skanowanie zdjęć i dodawania ich do dokumentacji. Lekarze mają też możliwość korzystania z szablonów wizyt i powielania recept, co przyspiesza wypełnianie dokumentacji medycznej – zwłaszcza w przypadku wizyt stałych pacjentów chorujących przewlekle.

Zespół rejestratorek Proassist to, jak pokazuje rozmowa z Zuzanną i Marzeną, zgrana i dobrze funkcjonująca ekipa. Korzystanie z ich wsparcia jest nie tylko efektywne, ale i ekonomiczne – usługa ta kosztuje znacznie mniej niż zatrudnienie rejestratorek na pełny etat w placówce medycznej. Dzięki Proassist każda placówka może cieszyć się profesjonalną obsługą pacjentów, jednocześnie oszczędzając czas i pieniądze.

Jak zmniejszyć koszty obsługi pacjenta, zachowując jakość i skuteczność świadczonych usług?

Placówki medyczne stale poszukują sposobów na optymalizację kosztów bez utraty jakości świadczonych usług. W dobie rosnących kosztów prowadzenia działalności i dużej konkurencji warto przyjrzeć się rozwiązaniom, które usprawniają obsługę pacjentów, a jednocześnie obniżają koszty.

Obsługa pacjenta wymaga wyjątkowej sumienności oraz odpowiedzialności. Nie należy to do łatwych zadań, zwłaszcza, że w branży medycznej wciąż brakuje rąk do pracy, a pacjentów jest coraz więcej. Faktem jest, że wśród lekarzy występuje duży niedobór. Jak wynika z danych portalu Zdrowie Wprost, brakuje aż 68 tys. lekarzy.

czywiście cierpią na tym osoby zmagające się z różnymi chorobami. Jednak deficyt odbija się nie tylko na pacjentach, ale także na samych lekarzach. Ponadto ogromna ilość pacjentów zwiększa zapotrzebowanie na pracowników działu rejestracji medycznej. Nie jest trudno zgadnąć, że koszty, jakie ponoszą lekarze w związku z zatrudnieniem nowych osób, są niezmiernie wysokie.

Jednak oprócz kwestii materialnych warto również zwrócić uwagę na takie aspekty jak: czas poświęcony na poszukiwanie odpowiedniego personelu, przygotowanie nowego pracownika do wykonywania obowiązków, czy odpowiedzialność za niego. Oto sprawdzone strategie, które pozwolą zoptymalizować wydatki, zapewniając jednocześnie wysoką jakość usług.

Rejestracja online dla pacjentów na stronie internetowej placówki medycznej

Wdrożenie e-rejestracji to krok, który znacząco usprawnia proces umawiania wizyt, zarówno dla pacjentów, jak i personelu medycznego. Dzięki niej pacjenci mogą samodzielnie zapisać się na wizytę o dowolnej porze, co eliminuje konieczność angażowania rejestratorek do odbierania telefonów i pozwala im skupić się na obsłudze bieżących pacjentów.

E-rejestracja zmniejsza liczbę niedogodności związanych z dopasowaniem terminów wizyt oraz umożliwia pacjentom szybkie znalezienie dogodnego terminu, co zwiększa ich satysfakcję i przywiązanie do placówki. Co więcej, funkcja e-rejestracji zmniejsza ryzyko błędów wynikających z ręcznego wpisywania danych oraz ułatwia zarządzanie harmonogramem – program zapobiega nakładaniu się wizyt. System automatycznie synchronizuje zmiany w kalendarzu dokonane poprzez rejestrację online, kalendarz w portalu ZnanyLekarz oraz kalendarz dostępny dla rejestratorek w placówce.

Prosty program medyczny dla gabinetów - Proassist

Strach przed technologią jest jednym z czynników, które mogą zniechęcić lekarzy do korzystania z nowoczesnych systemów albo zmiany oprogramowania, na którym pracują od lat. Jednak czasem warto zaryzykować i zmienić oprogramowanie medyczne na lepsze.

W Proassist przeniesienie bazy danych z innego systemu jest bezpłatne, a nasz Dział Pomocy Technicznej nie tylko zadba o odpowiednie wdrożenie i przeszkolenie wszystkich pracowników Twojej placówki, ale również będzie gotowy wspierać użytkowników systemu w jego obsłudze od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 18:00.

Zdalna rejestratorka i usługa odbierania telefonów dla gabinetu

Wprowadzenie zdalnej rejestratorki to wygodna i tańsza alternatywa dla etatowego personelu w placówce. Dzięki rejestracji telefonicznej realizowanej przez profesjonalny zespół zewnętrzny można skutecznie obsłużyć pacjentów, nawet przy zwiększonej liczbie połączeń, bez konieczności zatrudniania kolejnych pracowników.

Usługa odbierania telefonów dla gabinetu jest rozwiązaniem, które zmniejsza wydatki na wynagrodzenia, szkolenia czy urządzenia biurowe, przy jednoczesnym zapewnieniu dostępności dla pacjentów w godzinach pracy placówki. Korzystając z usługi zdalnej rejestracji telefonicznej Proassist nie musisz martwić się o wdrażanie do pracy nowych pracowników, urlopy, zwolnienia lekarskie, czy nadgodziny.

Profesjonalne rejestratorki medyczne będą odbierać połączenia przychodzące od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Niektóre placówki medyczne współpracują z nami w ten sposób, że przekierowują ruch telefoniczny do Proassist, a na miejscu mają jedną lub dwie rejestratorki, które zajmują się przygotowywaniem dokumentacji medycznej, wspierają pracę lekarzy i umawiają na wizyty pacjentów, którzy przychodzą do placówki osobiście.

Automatyzacja przypomnień o wizytach

Duża liczba pacjentów niestawiających się na wizyty jest jednym z głównych powodów strat finansowych w placówkach medycznych. Automatyczne przypomnienia SMS stanowią skuteczne narzędzie zmniejszające liczbę zapomnianych terminów.

SMS jest bowiem narzędziem, które prowadzi do skutecznej komunikacji. Wysyłając wiadomości kilka dni, dzień lub na kilka godzin przed wizytą, można znacząco obniżyć współczynnik nieobecności pacjentów, co wpływa na optymalizację kosztów oraz zapewnienie ciągłości pracy specjalistów.

Podpisy elektroniczne na tablecie i szablony wizyt dla lekarzy

Dokumentacja elektroniczna minimalizuje wydatki na materiały biurowe oraz przechowywanie dokumentów papierowych. Z kolei podpisy elektroniczne umożliwiają szybsze realizowanie formalności bez potrzeby drukowania umów, zgód czy innych dokumentów, co nie tylko redukuje koszty, ale również jest przyjazne dla środowiska.

Możliwość szybszego wypełniania EDM przez lekarzy zmniejsza koszty obsługi pacjenta, ponieważ lekarz może realizować wizyty w krótszym czasie lub po prostu zamienić wypełnianie EDM po godzinach przyjęć pacjentów na automatyczne, szybkie uzupełnianie karty pacjenta w momencie, gdy jest on w gabinecie.

W programie medycznym Proassist lekarze mogą korzystać z dostępnych szablonów wizyt oraz tworzyć własne, dostosowane do swoich preferencji. Istnieje również możliwość duplikowania recept lub korzystania z listy leków ulubionych w celu szybszego wystawienia e-recepty. Zalecenia po wizycie mogą zostać automatycznie wysłane na e-mail pacjenta, dzięki czemu pacjent na pewno ich nie zgubi.

Podsumowanie - jak zmniejszyć koszty obsługi pacjenta w gabinecie

Optymalizacja kosztów obsługi pacjentów nie musi oznaczać rezygnacji z wysokiej jakości usług. Wręcz przeciwnie, wdrażając odpowiednie oprogramowanie dla placówek medycznych oraz programy medyczne do zarządzania wizytami i dokumentacją, można skutecznie usprawnić pracę, zminimalizować wydatki i jednocześnie zapewnić komfort obsługi pacjentów. Współczesne rozwiązania technologiczne pomagają placówkom medycznym budować długoterminowe relacje z pacjentami, zwiększać ich satysfakcję i lojalność, co w rezultacie przekłada się na większe zyski.

Realny pacjent, wirtualny lekarz? Umawianie pacjentów na godziny jest możliwe.

"Przychodzi baba do lekarza i..." czeka w kolejce? Humor wywodzący się z dowcipów nie przekłada się na entuzjazm pacjentów, oczekujących na wizytę często przez długie godziny. Wraz z dynamicznym rozwojem programów medycznych dla przychodni, pojawiły się szanse wynikające z mobilności kalendarza lekarskiego. Na czym polegają zmiany systemu umawiania wizyt?

Wirtualny kalendarz, realna obsługa?

Technologia pociąga za sobą wiele branż, skłaniając je do szybszej obsługi klientów, podwyższonej jakości usług, oraz pozyskiwania nowych chętnych do współpracy. Jednak jak wszystkie nowinki, system świadczenia usług mobilnych, aby działał w pełni sprawnie, musi przejść okres testowy. Dzięki temu zyskuje zaufanie odbiorców, oraz będzie działać w pełni sprawnie. Umawianie pacjentów na godziny za pośrednictwem serwisów internetowych jest już dość powszechne, jednak nadal funkcjonuje przeświadczenie, że wielu zainteresowanych obawia się, iż działający wirtualnie portal nijak ma się do rzeczywistości służby zdrowia, która przyzwyczaiła już do zupełnie innych standardów obsługi.

Pacjent skazany na łaskę losu

Faktem jest, że długoletnia praca placówki medycznej ma już wypracowaną listę stałych pacjentów, przyzwyczajonych do zasad obowiązujących w poradni lub gabinecie specjalistycznym. Jednym z celów telefonicznej oraz internetowej rejestracji pacjentów jest natomiast pozyskiwanie nowych klientów. Ci, którzy decydują się na to, aby zaufać mobilnemu kalendarzowi, widzą w nim wiele zalet, przede wszystkim umówienie terminu na konkretną godzinę. Ogólnym niezadowoleniem siedzących w kolejkach pacjentów było bowiem dotychczasowe przyzwyczajenie lekarzy specjalistów, do umawiania wizyt w godzinach funkcjonowania gabinetu lekarskiego. Wszystko było zależne od szczęścia – taka praktyka owocowała z jednej strony rosnącymi w oczach kolejkami, ponieważ pacjenci wchodzili jeden za drugim, z drugiej – pustymi poczekalniami oraz brakiem zajęcia dla lekarza. Taki system zdecydowanie wymagał poprawy.

Klient docelowy, nie tylko młody

Młode pokolenie mając możliwość internetowej rejestracji, w oprogramowaniu medycznym widzi potencjał i właściwe zastosowanie, ufając w usprawnienie systemu dzięki nowej technologii. Decyzja gabinetów lekarskich o podjęciu kroków w uruchomieniu aplikacji mobilnej jest więc z pewnością wyjściem naprzeciw młodym pacjentom w celu ich pozyskania. Co natomiast ze starszymi jednostkami? Uprawnienie procesu obejmuje także rejestrację telefoniczną, która działa równie sprawnie, choć obciążona jest częstym zajęciem linii. Mimo to popularyzacja tego typu umawiania wizyt staje się coraz bardziej powszechna i doceniana przez samych zainteresowanych.

Mobilny potencjał dla lekarza

Wdrożenie nowego oprogramowania medycznego dla pacjentów jest też dużym ułatwieniem w praktyce lekarza. Dlaczego? W tradycyjnym procesie umawiania wizyt zdarzały się sytuacje, w których ilość pacjentów, oczekujących w kolejce była nieadekwatna do czasu pracy specjalisty. Umawianie wizyt drogą sieciową lub telefoniczną pozwala na stworzenie czytelnego i przejrzystego kalendarza, na którego bazie lekarz widzi swój realny czas pracy.

Dobry PR gabinety medycznego

Narzędzie nowego oprogramowania medycznego, które odpowiada za umawianie pacjentów to także świetny instrument marketingowy. Jak wiadomo, w dzisiejszych czasach jest to nieuniknione. Ciągłe podtrzymywanie kontaktów z pacjentami jest bardzo istotne i buduje wzajemne relacje. Mobilne umawianie wizyt lekarskich umożliwia wysyłanie bieżących informacji o promocjach lub rabatach, a także przypomnienia związane z wyznaczonymi terminami. Wszystko to sprawia, że pacjenci czują się otoczeni w pełni profesjonalną opieką, także poza strefą przychodni, oraz doceniają gabinet jako nowoczesny i świadomy nowinek technologicznych. Wszystkie te cechy wpływają na to, iż strata pacjentów, wynikająca ze zdenerwowania długim oczekiwaniem w kolejce, nie będzie miała miejsca.

Nerwowa atmosfera w zatłoczonych poczekalniach może być zatem wykluczona, a gabinety lekarskie mogą stać się w pełni przyjazne dla pacjentów, dzięki nowoczesnym technologiom umawiania na godziny. Mimo iż system opiera się na wirtualnych schematach i algorytmach, to ma pełne przełożenie na realną jakość usług.