case study – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Czy reklama placówki medycznej zwiększy ilość pacjentów korzystających z jej usług?

Niezależnie od rodzaju działalności, każda firma ukierunkowana jest na docieranie do najszerszego grona odbiorców ze świadczonymi przez siebie usługami. Reklama stanowi bardzo ważny aspekt w każdej działalności, ponieważ pozwala na dotarcie do potencjalnego klienta oraz zachęca do skorzystania z dostarczanych usług.

Reklama usług medycznych

W przypadku placówek medycznych kwestia reklamy jest nieco utrudniona. Zasady reklamowania usług medycznych reguluje Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej:

Podmiot wykonujący działalność leczniczą podaje do wiadomości publicznej informacje o zakresie i rodzajach udzielanych świadczeń zdrowotnych. Treść i forma tych informacji nie mogą mieć cech reklamy.

Oznacza to, że lekarze mogą informować potencjalnych pacjentów o swoich usługach, jednocześnie nie zapewniając o ich skuteczności. Placówka medyczna może istnieć w internecie, posiadać stronę internetową, na której będą wymienione usługi przez nią świadczone wraz z nazwiskami lekarzy. Witryna jednak nie powinna w żaden sposób zachęcać pacjentów do korzystania z usług specjalistów.

Jak zatem reklamują się lekarze?

Z jednej strony tradycyjnie, poprzez ogłoszenia w prasie i wywiady w gazetach oraz tablice informacyjne. Z drugiej – co w obecnych czasach jest bardziej powszechne – za pomocą Internetu. Obecność lekarzy w sieci możemy zaobserwować przede wszystkim na stronach internetowych placówek medycznych oraz na portalach oferujących usługi medyczne.

Czy promocja placówki to dobre rozwiązanie?

Mając dosyć ograniczone możliwości w zakresie reklamy usług medycznych, managerowie dwoją się i troją w próbach wypromowania placówki. Z uwagi na fakt, że nie mogą zapewnić potencjalnych pacjentów o tym, że lekarze w placówce świadczą profesjonalne usługi, oraz zapewnić ich o efektywności ich usług, działania związane z marketingiem opierają na istnieniu swojej placówki w internecie oraz umieszczaniu informacji o specjalistach w miejscach dozwolonych, to znaczy na stronach internetowych, tablicach ogłoszeń na zewnątrz budynku placówki, w informatorach dotyczących usług medycznych.

Gdzie jest błąd?

Wśród wielu managerów placówek medycznych funkcjonuje przeświadczenie, że powyższe działania są wystarczające, aby potencjalni pacjenci skorzystali z usług ich placówek. Zarządzający placówkami inwestują w działania marketingowe, aby poszerzyć grono odbiorców ich usług. W końcu im więcej potencjalnych pacjentów dowie się o istnieniu placówki – tym więcej z nich wykaże chęci odwiedzenia jej w celu skorzystania ze świadczonych przez nią usług medycznych.

Być może u niektórych pacjentów rzeczywiście pojawi się chęć skorzystania z usług placówki, o której wiele słyszeli. Ilu jednak dotrze do placówki i odbędzie realną wizytę? Czy samo promowanie placówki wystarczy, aby zwiększyć ilość przeprowadzanych w niej wizyt?

Postanowiliśmy zobrazować nasze rozważania, przedstawiając je w postaci „Medycznego lejka sprzedażowego”.

Załóżmy, że dzięki reklamie, w którą zainwestował manager, o placówce dowiedziało się 100 tysięcy potencjalnych pacjentów.
80 tysięcy przeczytało informacje dotyczących placówki – sprawdziło, jakie usługi świadczy oraz zorientowało się w cenach.
60 tysięcy wyszukało numer telefonu z zamiarem zapisu na wizytę do placówki.
40 tysięcy podjęło realne działania, dzwoniąc do placówki w celu rezerwacji wizyty lub próbując zarejestrować się na wizytę przez internet.
20 tysięcy rzeczywiście umówiło się na wizytę.
Mniej niż 20 tysięcy pacjentów trafi do placówki na umówioną wizytę.

Co zrobić, aby zwiększyć tę liczbę? Na tym etapie z pewnością nie ma znaczenia, ilu z nich dowiedziało się o jej istnieniu oraz ile środków finansowych manager poświęcił na reklamę. W tym momencie ważniejsze będą działania, które powinien wdrożyć manager, aby umożliwić pacjentowi dotarcie do placówki, ułatwić mu zapis na wizytę oraz zachęcić go do skorzystania jej usług.

Medyczny lejek sprzedażowy należy budować od dołu, czyli od miejsca, które jest najbardziej istotne dla managera placówki medycznej.

1. Dostosowanie oferty do potrzeb pacjenta

Wybór miejsca odbywania wizyty w dużej mierze zależy od świadczeń medycznych wykonywanych przez specjalistów. Pacjent szuka placówki medycznej wykonującej usługi w zakresie konkretnych specjalizacji dopasowanych do jego potrzeb. Dlatego im większy zakres usług oferuje placówka medyczna, tym większą liczbę pacjentów ma szansę przyjąć.

2. Różne możliwości opłaty za wizytę

Możliwość wyboru płatności jest bardzo ważna z uwagi na fakt, że w dalszym ciągu pacjenci preferują różne ich formy. Jedni posługują się wyłącznie kartą, inni wciąż noszą ze sobą gotówkę. Dodatkowo wielu z nich chętnie korzysta z płatności on-line. Zapewnienie przez placówkę takiej możliwości uregulowania opłaty za wizytę jest dużym udogodnieniem dla pacjenta, ponieważ pozwala to na ominięcie recepcji lub skrócenie czasu spędzonego w gabinecie. Przedpłata na konto za wizytę daje pewność pojawienia się pacjenta na wizycie.

3. Informacja o dokładnym adresie placówki

Aby zagwarantować sobie pojawienie się pacjenta na wizycie, należy pomóc mu w dotarciu na miejsce. Wiadomość z dokładnym adresem placówki oraz informacją o gabinecie, w którym przyjmuje, lekarz pomoże pacjentowi trafić na wizytę. Rozwiązanie daje pewność, że wizyta się odbędzie.

4. Przypomnienie o wizytach

Pojawienie się pacjenta na wizycie manager może zapewnić sobie także poprzez przypomnienia o wizycie lub potwierdzanie wizyt. Wielu pacjentów zapomina o wizytach, szczególnie w przypadku długiego okresu oczekiwania. Przypomnienie w postaci wiadomości SMS lub potwierdzający telefon do pacjenta zmniejsza ryzyko niepojawienia się go w placówce na umówionej wizycie. Ten jeden ruch pozwala na zwiększenie liczby odbytych wizyt – a te najbardziej interesują każdego managera placówki medycznej.

5. Rejestracja wizyt

Najważniejszym aspektem jest to, czy placówka udostępnia zainteresowanym pacjentom odpowiednie źródła zapisów na wizyty. Rejestracja telefoniczna powinna być przygotowana na odbieranie dużej ilości telefonów od pacjentów, dzwoniących w celu rezerwacji wizyty. Oprócz tego, wielu z nich preferuje zapisy na wizyty on-line. Udostępnienie takiej możliwości z pewnością zwiększy liczbę pacjentów korzystających z usług lekarzy danej placówki.

W ten bardzo prosty sposób lejek sprzedażowy poszerzany jest w miejscu, w którym liczba potencjalnych pacjentów placówki spada z liczby 60 000 na 40 000 oraz z 40 000 na 20 000. W tym momencie eliminowany jest problem niedodzwonienia się do placówki. Dodatkowo poszerzana jest możliwość zapisu na wizytę poprzez udostępnienie rezerwacji wizyt w godzinach nocnych oraz w dni wolne.

Podsumowując: manager powinien zwiększyć przepustowość rejestracji telefonicznej oraz zapewnić im prostą rejestrację on-line.

6. Callback na stronę internetową

Polega na tym, że pacjent nie musi dzwonić do placówki medycznej, aby umówić się na wizytę – wystarczy, że wejdzie na jej stronę internetową i kliknie odpowiedni przycisk. Po wykonaniu tej czynności to placówka oddzwoni do pacjenta. Możliwość oddzwonienia po wejściu na stronę internetową jest bardzo przydatnym rozwiązaniem. Pozwala na zwiększenie liczby potencjalnych pacjentów z 20 000 do 40 000.

Jaki z tego wniosek?

Niezależnie od tego, jak bardzo znana jest dana placówka – jeśli nie wprowadzi ona odpowiednich możliwości dla swoich pacjentów – nie przekonają się oni o skuteczności usług świadczonych przez jej lekarzy.

Wyobraźmy sobie następującą sytuację:

Twoja placówka medyczna istnieje w internecie, dotarłeś do szerokiego grona odbiorców, udało Ci się zdobyć zainteresowanie potencjalnych klientów. Część z nich zdecydowała się na skorzystanie z usług lekarzy w Twojej placówce. Pacjent znalazł już placówkę w internecie i próbuje zapisać się na wizytę. Wielu z nich, na pewno będzie próbowało znaleźć możliwość internetowego zapisu, lub skorzysta z rejestracji telefonicznej. Pacjent wybiera numer telefonu i… nikt nie odbiera. Nie wiedząc, jak skuteczne usługi świadczy lekarz, do którego chciał się udać na wizytę – pacjent rezygnuje, ponieważ zapis do specjalisty został skutecznie utrudniony. Przecież, aby móc pojawić się w placówce – pacjent musi mieć możliwość zapisu na wizytę.

Dlatego, zanim jako manager zainwestujesz w reklamę swojej placówki medycznej – weź pod uwagę najważniejszy aspekt, jakim jest organizacja pracy. Żadne działania marketingowe prowadzone w celu wypromowania placówki nie okażą się skuteczne, jeżeli pacjenci nie będą mieli możliwości rezerwacji wizyty oraz innych udogodnień, takich jak przypominanie o wizytach, czy wybór płatności. Dostęp do placówki powinien być jak najprostszy, a dotarcie do niej nie powinno stanowić problemu dla pacjenta.

Usprawnienie funkcjonowania obsługi pacjenta placówki – większa ilość pacjentów

Manager powinien postawić sobie kilka pytań: Jakie udogodnienia może zagwarantować pacjentom korzystającym z jej usług? Czy pacjent ma możliwość zapisu za wizytę przez internet? Czy rejestracja telefoniczna pacjentów odbiera wszystkie połączenia? Czy istnieje możliwość płatności on-line? Czy placówka potwierdza wizyty, lub przypomina o nich? Jeżeli większość odpowiedzi na powyższe pytania jest przecząca – to w pierwszej kolejności należy zainwestować w poprawę funkcjonowania placówki, a dopiero później zająć się marketingiem. Reklama da pacjentom wyłącznie wiedzę na temat istnienia placówki, nie ułatwiając im tym samym dotarcia do niej na wizytę.

Podmiot Leczniczy i Praktyka Medyczna – Charakterystyka i Różnice

Działalność lecznicza, oprócz świadczenia usług medycznych związanych z poprawianiem i utrzymywaniem zdrowia pacjentów opiera się również na promowaniu zdrowego trybu życia oraz wykonywaniu działań edukacyjnych związanych z medycyną. Każdy lekarz może wykonywać swoją działalność leczniczą w wybranej przez siebie formie. Udzielanie świadczeń może odbywać się w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej oraz spółki jawnej. Niezależnie od formy świadczenia usług, każdy lekarz powinien stosować się do zasad prowadzenia działalności leczniczej, takich jak posiadanie odpowiedniego pomieszczenia oraz urządzeń, a także przechowywania wyposażenia oraz wyrobów medycznych.

Przed rozpoczęciem prowadzenia swojej działalności leczniczej, w pierwszej kolejności należy wybrać jej formę. W zależności od tego, w jaki sposób lekarz chce świadczyć swoje usługi, może wybrać między indywidualną praktyką lekarską a działalnością w ramach podmiotu leczniczego.

Podmiot medyczny

Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej reguluje, kogo określa się jako podmiot leczniczy. Są to przede wszystkim przedsiębiorcy, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, jednostki budżetowe, instytuty badawcze, fundacje i stowarzyszenia, osoby prawne i jednostki organizacyjne oraz jednostki wojskowe. Obowiązki podmiotu leczniczego wykonuje jego kierownik i związane są one wyłącznie z jego działalnością leczniczą.

W ramach podmiotu leczniczego mogą działać osoby niekoniecznie związane ze światem medycznym. Jednak dana osoba ma prawo zatrudniać w swojej placówce wyłącznie wykwalifikowanych specjalistów.

Każdy podmiot medyczny musi dysponować budynkiem wyposażonym w odpowiedni sprzęt medyczny oraz posiadać miejsce na przechowywanie wyrobów medycznych, oraz środków spożywczych przeznaczenia medycznego. Placówka jest poddana planowanej kontroli sanepidu realizowanej w ciągu roku od dnia jej założenia.

Prowadzenie placówki działającej w ramach podmiotu leczniczego wiąże się ze swobodą w zakresie rozpoczynania oraz rozwiązywania współpracy z kadrą medyczną placówki. Oznacza to, że każdy kierownik podmiotu leczniczego – niezależnie od tego, czy jest lekarzem prowadzącym podmiot leczniczy, czy przedsiębiorcą niezwiązanym ze światem medycznym prowadzącym placówkę – ma prawo zatrudniania w swojej placówce lekarzy oraz wybrania rodzaju umowy, na podstawie której będą oni świadczyli swoje usługi.

Oprócz tego działalność podmiotu medycznego może być rozszerzona poprzez otwieranie kilku nowych miejsc świadczenia usług. Dodatkowo, w obrębie każdej placówki medycznej mogą być tworzone poradnie, w których zatrudniani są lekarze specjaliści. Takie rozwiązania dają duże możliwości rozwoju placówki jako przedsiębiorstwa.

Praktyka lekarska

Jak określa Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, praktyka lekarska może przybrać następujące formy:

jednoosobowa działalność gospodarcza jako indywidualna praktyka lekarska
indywidualna praktyka lekarska wyłącznie w miejscu wezwania
indywidualna praktyka lekarska wyłącznie w zakładzie leczniczym
spółka cywilna, jawna lub partnerska jako grupowa praktyka lekarska

Praktyka lekarska może być prowadzona wyłącznie przez osobę uprawnioną do wykonywania świadczeń medycznych. Daje ona nieco szerszy zakres w kwestii miejsca świadczenia usług niż podmiot medyczny, ponieważ może być wykonywana zakładach leczniczych, miejscu wezwania lub miejscu, które nie jest użytkowane publiczne (np. mieszkaniu prywatnym). Dane miejsce musi spełniać specjalne wymagania związane z jego wyposażeniem oraz wydzieleniem odpowiedniego pomieszczenia na świadczenie usług medycznych.

W jednym miejscu (budynku, mieszkaniu) może działać kilka praktyk lekarskich jednocześnie. Niezależnie od tego, czy usługi świadczone są w jednym, czy kilku pomieszczeniach, każda z praktyk jest kontrolowana przez sanepid odrębnie.

Dopuszcza się prowadzenia kilku praktyk medycznych przez jednego lekarza, jednak w danym zakresie jest on zobowiązany do prowadzenia ich samodzielnie, bez zlecania świadczeń innym lekarzom. Dodatkowo nie istnieje możliwość zatrudniania innych lekarzy w ramach praktyki medycznej.

Dokumentacja indywidualna i zbiorcza

Obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej dotyczy zarówno podmiotu leczniczego, jak i praktyki lekarskiej. Ogólnie rzecz biorąc, wyróżniamy indywidualną dokumentację medyczną, odnoszącą się do konkretnych pacjentów, oraz zbiorczą, przeznaczoną dla ogółu lub grupy pacjentów danej placówki.

Indywidualna dokumentacja medyczna dodatkowo dzieli się na wewnętrzną oraz zewnętrzną. Podstawowy element indywidualnej dokumentacji wewnętrznej stanowią historie choroby. Z tego rodzaju dokumentacji korzysta personel placówki w zależności od potrzeb. Zewnętrza dokumentacja indywidualna przeznaczona jest do użytku pacjenta. Swoim zakresem obejmuje ona skierowania na badania, zaświadczenia, opinie lekarskie oraz karty informacyjne o przebiegu hospitalizacji. W dokumentacji indywidualnej uwzględniane są szczegółowe informacje dotyczące pacjenta. Obejmuje ona opisy chorób pacjentów oraz udzielanych im świadczeń medycznych.

W ramach zbiorczej dokumentacji medycznej prowadzone są różnego rodzaju księgi, rejestry oraz formularze. Zawiera ona podstawowe dane pacjentów, którzy korzystają z usług medycznych konkretnej placówki.

Dokumentacja medyczna w podmiocie medycznym

Podmioty lecznicze zobowiązane są do prowadzenia zarówno indywidualnej dokumentacji medycznej, jak i dokumentacji zbiorczej. Istnieje wymóg posiadania jednej dokumentacji medycznej dla całego podmiotu, jednak każdy lekarz udzielający świadczeń w konkretnej poradni powinien dokonywać w niej wpisów. Dzięki temu, że dokumentacja jest wspólna dla całego podmiotu, każdy pacjent po odbyciu wizyty w dowolnej poradni specjalistycznej ma założoną kartę i nie ma konieczności każdorazowego wprowadzania jego danych w przypadku przyjmowania go w innych poradniach.

Dokumentacja medyczna stanowi własność podmiotu medycznego, co oznacza, że lekarz kończący współpracę z podmiotem zobowiązany jest do pozostawienia dokumentacji w placówce i traci do niej wszelkie prawa.

Dokumentacja medyczna dla praktyki lekarskiej

W przypadku praktyki lekarskiej obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej wygląda nieco inaczej niż w kwestii podmiotu medycznego. Specjalista w ramach praktyki medycznej zobowiązany jest do prowadzenia wyłącznie indywidualnej dokumentacji medycznej. Ponadto prawo do danej dokumentacji medycznej posiada wyłącznie prowadzący ją lekarz i nie mają wglądu do niej inni specjaliści przyjmujący w innych gabinetach w obrębie danej placówki. Dlatego, w przeciwieństwie do podmiotu medycznego, w tym przypadku konieczne jest zakładanie karty również pacjentom, którzy już odbyli wizytę u innego lekarza w tej samej placówce.

Sprawozdanie z ambulatoryjnej opieki zdrowotnej

Obowiązek wypełniania oraz składania sprawozdania do Głównego Urzędu Statystycznego obejmuje wszystkie podmioty medyczne działające w ramach podstawowej i/lub specjalistycznej ambulatoryjnej opieki zdrowotnej. W przypadku praktyki lekarskiej sprawozdanie z ambulatoryjnej opieki zdrowotnej dotyczy praktyk lekarskich indywidualnych, indywidualnych praktyk specjalistycznych oraz grupowych praktyk świadczących usługi medyczne finansowane ze środków publicznych, co oznacza, że obowiązek składania sprawozdań nie dotyczy praktyk, które nie mają podpisanej umowy z NFZ.

Wystawianie e recepty oraz weryfikacja pacjenta w systemie Elektronicznej Weryfikacji Uprawnień Świadczeniobiorców

Narodowy Fundusz Zdrowia zawiera umowy o świadczenia opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych zarówno z praktykami lekarskimi, jak i podmiotami leczniczymi. Przy czym, z uwagi na fakt, że lekarz działający w ramach praktyki lekarskiej nie może zatrudniać innych specjalistów, dana umowa może dotyczyć wyłącznie jednego zakresu świadczeń wykonywanych w ramach praktyki.

Do wystawiania recept refundowanych uprawnieni są wyłącznie niekarani lekarze posiadający prawo wykonywania zawodu. Dodatkowo lekarz musi mieć podpisaną umowę z Narodowym Funduszem Zdrowia lub, jeśli nie wykonuje świadczeń finansowanych ze środków publicznych, powinien podpisać umowę na wystawianie recept refundowanych.

Zarówno podpisanie umowy o świadczenie usług finansowanych ze środków publicznych, jak i umowa upoważniająca do wystawiania recepty na leki refundowane daje podmiotom medycznym i praktykom lekarskim dostęp do danych eWUŚ. Każdy lekarz ma możliwość weryfikacji ubezpieczenia pacjenta, któremu wystawiana jest recepta refundowana.

Od stycznia 2020 roku wystawianie recepty online jest obowiązkowe dla każdej działalności leczniczej.

E -recepta dla podmiotu

W celu rozpoczęcia wystawiania recepty online przez lekarzy, zatrudnionych w ramach danego podmiotu medycznego, dany podmiot powinien złożyć wniosek o założenie konta w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL) oraz na platformie E-Zdrowie (P1), po czym przez platformę RPWDL generowane zostają certyfikaty TLS i WSS. Przed wdrożeniem do placówki możliwości korzystania z e-recepty, należy zaktualizować oprogramowanie gabinetowe poprzez dodanie do niego funkcji recepty online. Lekarz uprawniony do wystawiania elektronicznej recepty powinien posiadać podpis elektroniczny (certyfikat ZUS, profil zaufany lub podpis kwalifikowany).
Certyfikaty wygenerowane przez w RPWDL są wspólne dla wszystkich lekarzy zatrudnionych przez podmiot leczniczy, dzięki czemu nie muszą oni zdobywać certyfikatów na własną rękę.

E-recepta dla praktyki lekarskiej

Procedura dotycząca generowania certyfikatów w przypadku praktyki lekarskiej jest taka sama jak w podmiocie medycznym. Jedyną różnicę stanowi fakt, że wszyscy lekarze działający w ramach praktyk medycznych powinni wygenerować własne, osobne certyfikaty potrzebne do wystawiania elektronicznej recepty.

Mit o różnicy w rozliczaniu lekarzy w praktyce lekarskiej i podmiotu medycznego

Wśród niektórych lekarzy funkcjonuje przekonanie, że rozliczanie ze specjalistami w ramach działalności leczniczej możliwe jest tylko po założeniu podmiotu medycznego. Dane przeświadczenie jest wynikiem błędnych informacji na temat różnicy między obowiązkami lekarzy świadczących usługi finansowane przez NFZ a zobowiązaniami tych, którzy przyjmują pacjentów prywatnie. Nawiązywanie stosunku pracy jest konieczne wyłącznie w przypadku współpracy z lekarzem wykonującym świadczenia finansowane ze środków NFZ. Zatrudnienie takiego lekarza, owszem, możliwe jest tylko w ramach podmiotu medycznego. Natomiast w kwestii prywatnych świadczeń zdrowotnych (z uwagi na fakt, że nie ma obowiązku zatrudniania takiego lekarza), rozliczenie może odbywać się w inny sposób. Rozwiązanie może stanowić udostępnienie gabinetów lekarzom lub umowa, na podstawie której pobierany jest konkretny procent za usługi świadczone w ramach działalności leczniczej. Dlatego lekarze, którzy mają zamiar podjąć współpracę z innymi lekarzami, nie mają obowiązku zakładania podmiotu leczniczego.

PODSUMOWANIE

Rozpoczęcie działalności leczniczej związane jest z wyborem jej formy. Lekarze mają do wyboru świadczenie usług w ramach praktyki lekarskiej lub prowadzenie podmiotu leczniczego. Wybór formy udzielania świadczeń medycznych zależy od indywidualnych preferencji osoby zainteresowanej. Każda działalność lecznicza zobowiązana jest do prowadzenia dokumentacji medycznej. Podmiot leczniczy zobowiązany jest do prowadzenia indywidualnej oraz zbiorczej dokumentacji medycznej, natomiast w ramach praktyki lekarskiej prowadzona jest wyłącznie dokumentacja indywidualna.

Małe Centrum – Sprawdź czy musisz rejestrować podmiot, czy możesz pominąć formalności.

W przypadku, gdy lekarz decyduje się na otwarcie małej działalności, jaką może być przykładowo niewielkie centrum medyczne, a jednocześnie nie ma zamiaru podpisywać umowy z NFZ, może się okazać, że lepszym rozwiązaniem będzie prowadzenie praktyki lekarskiej. Dzięki temu kilku lekarzy będzie mogło świadczyć swoje usługi w jednym miejscu w ramach grupowej praktyki lekarskiej lub kilku indywidualnych, co pozwoli uniknąć konieczności prowadzenia obszernej dokumentacji medycznej oraz składania sprawozdań do GUS-u.

W danym przypadku odpowiedzialność za swoje działania ponoszą konkretni lekarze, a nie placówka medyczna. Dlatego, chcąc uniknąć strat czasowych i finansowych oraz zbędnych formalności, wystarczy otwarcie praktyki lekarskiej zamiast tworzenia podmiotu leczniczego.

Kiedy tworzenie podmiotu medycznego ma sens ?

Przede wszystkim, wtedy gdy lekarz planuje otworzyć w swojej działalności więcej niż od dwóch do trzech gabinetów podnajmowanych dla kilku lekarzy.

Działanie w ramach podmiotu leczniczego sprawdzi się, gdy lekarz zamierza otworzyć większe centrum medyczne, w którym zostaną zatrudniani inni lekarze. Dodatkowo podmiot leczniczy może stanowić rozwiązanie dla przedsiębiorców niezwiązanych ze światem medycznym. Przedsiębiorca lub lekarz zakładający podmiot może nawiązać współpracę ze specjalistami świadczącymi usługi specjalistyczne stanowiące źródło przychodu placówki. Oprócz tego ma on możliwość zatrudnienia managera, który będzie prowadził placówkę oraz innych pracowników, którzy będą zajmować się sprawami formalnymi. Oznacza to, że chęć uruchomienia i rozwijania dużej działalności gospodarczej w zakresie usług medycznych możliwa jest wyłącznie po założeniu podmiotu medycznego.

Prywatny gabinet medyczny zlokalizowany w szpitalu – historia klientki, która zdecydowała się skorzystać z rozwiązania Proassist

Prywatny gabinet medyczny zlokalizowany w szpitalu - historia klientki, która zdecydowała się skorzystać z rozwiązania Proassist

Z tego artykułu dowiesz się, jak wdrożenie usług Proassist pomogło w usprawnieniu rejestracji pacjentów i pozyskaniu większej ich liczby w prywatnym gabinecie ginekologicznym działającym w szpitalu. Przedstawiamy historię doktor Małgorzaty Pawlak, której gabinet przeszedł transformację dzięki naszemu systemowi.

Prywatny gabinet ginekologiczny w budynku szpitala - problem z dodzwonieniem się do rejestracji

Doktor n. med. Małgorzata Pawlak to specjalista w zakresie ginekologii i położnictwa. Jest także założycielką szpitala ginekologiczno-położniczego MEDIKOR w Nowym Sączu, gdzie posiada gabinet medyczny, w którym przyjmuje swoje pacjentki.

Ze względu na specyficzną lokalizację prywatnego gabinetu Pani Doktor, pacjentki nie zawsze wiedziały, pod jakim numerem mogą dokonać zapisów na wizyty. Część z nich dzwoniła bezpośrednio do Pani Doktor, natomiast inne łączyły się ze szpitalem, pod numerem ogólnym.Prywatny gabinet nie miał przydzielonego odrębnego numeru telefonu ani osobnej rejestratorki, z którą osoby odbierające telefon mogłyby łączyć pacjentki.

Wynikiem tego był brak uporządkowania grafiku – część pacjentek była zapisywana w jednym ogólnym kalendarzu wizyt, a druga w terminarzu wizyt prowadzonym przez Panią Doktor. Takie prowadzenie rejestracji wizyt wprowadzało ogromny chaos i powodowało podwójne rezerwacje.

Dodatkowo, na ogólny numer szpitala dzwonią także pacjenci w innych sprawach i jest ich znacznie więcej niż w jednoosobowym, prywatnym gabinecie, więc czas oczekiwania na połączenie jest dłuższy. Długie oczekiwanie w kolejce przez pacjentki pani Doktor było dodatkowym powodem ich frustracji – nie dość, że długo czekają na połączenie, to jeszcze ich wizyty są dublowane, więc w poczekalni również muszą spędzić więcej czasu.

Dostosowanie systemu medycznego do indywidualnych potrzeb lekarza

Doktor Pawlak przyjmuje pacjentki w określone dni: wtorki, czwartki i piątki, przy czym w piątki wykonuje jedynie badania prenatalne. Kluczowe było takie ustawienie systemu, aby wykluczyć możliwość zapisów na konsultacje w piątki.

System Proassist umożliwił ustawienie limitu wizyt w określonych dniach, co pozwoliło dostosować grafik do indywidualnych potrzeb doktor Pawlak. Jeśli Pani Doktor zdecyduje się na zmianę trybu pracy, w każdej chwili może zmodyfikować limity nałożone w systemie.

Dzięki odpowiedniemu dostosowaniu systemu, rejestracja nie musi sprawdzać w notatkach informacji o specyfice pracy, a Pani Doktor nie musi martwić się, że ktoś zostanie błędnie zarejestrowany. System medyczny Proassist automatycznie blokuje niepożądane rezerwacje.

Zewnętrzna rejestracja telefoniczna do jednoosobowego prywatnego gabinetu

Doktor Małgorzata Pawlak zdecydowała się na współpracę z Proassist, aby usprawnić rejestrację pacjentek i zoptymalizować funkcjonowanie gabinetu. Poniżej przedstawiamy, jakie zmiany zostały wprowadzone i jakie przyniosły efekty.

✅ Jeden numer telefonu do rejestracji wizyt

Pierwszym krokiem było uporządkowanie komunikacji telefonicznej. Wprowadzono jeden, dedykowany numer do rejestracji wizyt, który został opublikowany na stronie internetowej Pani Doktor. Pacjentki dzwoniące pod prywatny numer Pani Doktor są teraz automatycznie przekierowywane do rejestracji Proassist po 10 sekundach.

Korzyści:

🔹 Rodzina i znajomi Pani Doktor mogą nadal korzystać z jej prywatnego numeru, ponieważ ich kontakty zostały zablokowane w systemie przekierowań.
🔹 Pacjentki mają klarowną i szybką ścieżkę kontaktu z rejestracją, co znacząco poprawiło ich doświadczenie.

✅ Jeden, spójny kalendarz wizyt

Dzięki systemowi Proassist wszystkie wizyty są teraz zapisywane w jednym, zintegrowanym kalendarzu. Zarówno Pani Doktor, jak i współpracujące z nią położne mają dostęp do aktualnego harmonogramu, co umożliwia lepszą organizację pracy.

Efekt: 🔹 Eliminacja błędów w zapisach wizyt.
🔹 Możliwość bieżącej kontroli grafiku przez Panią Doktor.

Strona internetowa dla gabinetu z możliwością rejestracji online

Dla gabinetu Pani Doktor stworzono stronę internetową, która pełni funkcję wizytówki online. Pacjentki mogą znaleźć tam informacje o usługach, cenniku i lokalizacji gabinetu. Strona została zintegrowana z mapami Google, co ułatwia odnalezienie placówki.

Najważniejszym elementem witryny jest zakładka do rejestracji online, działająca 24/7. Pacjentki mogą teraz umawiać wizyty w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności wykonywania telefonu.

Wynik:

🔹 39% pacjentek dokonuje zapisów przez Internet.
🔹 Zmniejszono obciążenie rejestracji telefonicznej.

Automatyczne wiadomości SMS z przypomnieniem o umówionej wizycie

Pani Doktor postanowiła również wdrożyć w swoim gabinecie dodatkową funkcję w systemie Proassist – automatyczną wysyłkę przypomnień SMS. Informują one pacjentki o zbliżającym się terminie wizyty. Dzięki temu liczba pacjentek, które nie pojawiały się na umówionych konsultacjach, znacząco spadła.

Efekt:

🔹 Wzrost punktualności pacjentek.
🔹 Redukcja luk w grafiku i marnowania czasu pracy.

Podsumowanie - dlaczego warto wybrać Proassist do obsługi gabinetu prywatnego

Wdrożenie usług Proassist pozwoliło na kompleksowe usprawnienie pracy gabinetu ginekologicznego prowadzonego w szpitalu. Dzięki zintegrowanej rejestracji, stronie internetowej i narzędziom przypominającym o wizytach, Doktor Małgorzata Pawlak nie tylko uporządkowała swoje grafiki, ale również zwiększyła dostępność swoich usług dla pacjentek.

Jeśli zmagasz się z podobnymi wyzwaniami w swojej placówce medycznej, skontaktuj się z nami! Rozwiązania Proassist pomogą Ci zorganizować pracę Twojego gabinetu i poprawić satysfakcję pacjentów.

Fakty i mity na temat rejestracji online w placówkach medycznych

Internet opanował już większość dziedzin naszego życia codziennego i z powodzeniem zdobywa coraz to nowsze jego obszary. Nie ominęło to również branży medycznej i zwiększenia dostępności lekarzy dzięki możliwości umawiania wizyt przez Internet.

Rejestracja online w placówkach medycznych staje się coraz bardziej popularna – pacjenci cenią sobie możliwość wygodnego umawiania wizyt bez konieczności dzwonienia do placówki, a gabinety zyskują dodatkowy kanał rezerwacji, który odciąża personel. Jednak wokół rejestracji online narosło sporo mitów, które mogą wpływać na decyzję o wdrożeniu tego rozwiązania.

Decyzje managerów i właścicieli placówek medycznych o nie posiadaniu strony internetowej z e-rejestracją wydają się zaskakujące, chociażby z uwagi na coraz wyższe koszty zatrudnienia rejestratorek medycznych oraz brak możliwości odbierania przez rejestrację połączeń od pacjentów 24/7. W tym artykule przybliżymy najczęściej powtarzane mity dotyczące rejestracji online i odsłonimy fakty, które być może zachęcą Was do uruchomienia jej w Waszych placówkach.

Pacjenci zapisani przez Internet nie pojawiają się na zaplanowanych wizytach

To jeden z najczęściej powtarzanych mitów, który zniechęca placówki do wprowadzenia rejestracji online. Część osób obawia się, że pacjenci, mając możliwość łatwego zapisania się przez Internet, zrobią to bez zastanowienia, co doprowadzi do zwiększenia liczby „no-showów”.

Fakt: Pacjenci, którzy sami wybierają dogodny termin wizyty online, często lepiej zapamiętują rezerwację. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że sami ustalają termin w czasie, który im odpowiada – mogą więc sprawdzić swój kalendarz, upewnić się co do dostępności i od razu zapisać wizytę. Taki proces angażuje pacjentów bardziej, niż gdyby po prostu dzwonili, będąc np. w pośpiechu czy wykonując inne czynności, jak prowadzenie samochodu.

Dodatkowo, systemy medyczne takie jak Proassist oferują opcję automatycznego przypominania o wizycie przez SMS czy e-mail, co jeszcze bardziej redukuje ryzyko zapomnienia o umówionej wizycie.

Jeśli jednak wciąż obawiasz się, że pacjenci nie będą przychodzić na wizyty – możesz wprowadzić dodatkowo system płatności online. Dzięki niemu, pacjenci będą musieli z góry zapłacić za wizytę, co bardziej zmotywuje ich do pojawienia się w Twoim gabinecie. Możesz wprowadzić nawet regulamin, w którym zastrzeżesz sobie, że np. w przypadku odwołania wizyty na mniej niż 24h przed planowanym terminem, nie zwracasz kosztów wizyty pacjentowi.

Pacjenci będą się zapisywać na wizyty, których nie potrzebują

Niektórzy lekarze obawiają się sytuacji, w której przez to, że pacjenci będą rejestrować się na wizyty samodzielnie, mogą zapisać się na zabieg bez wcześniejszej konsultacji.

Fakt: Nie ma powodu do niepokoju. Aby uzyskać pewność, że nikt się na taki zabieg nie zapisze – wystarczy nie dodawać takiej usługi do zakładki e-rejestracji. Rejestracja online działa jak każda inna forma zapisów i jest dodatkowo wspierana funkcjami przypominającymi, jak wiadomości SMS lub e-maile wysyłane przed wizytą. To przypomnienia zmniejszają ryzyko, że pacjent przyjdzie nieprzygotowany do wizyty.

Zatem, możesz sam zdecydować, jakie usługi będą dostępne do wyboru w rejestracji online oraz czy chcesz, żeby pacjentowi wyświetlał się jakiś komunikat, np. informujący o tym, jak należy przygotować się do wizyty.

Fikcyjni pacjenci i trudności w utworzeniu konta dla pacjenta

Wiele osób obawia się, że pacjenci nie będą potrafili poradzić sobie z założeniem Internetowego Konta Pacjenta lub nie będą chcieli tego robić ze względu na czasochłonność tego procesu. Pojawiają się także wątpliwości związane z umawianiem fikcyjnych wizyt przez boty lub konkurencję.

Fakt: Ryzyko zapisania się na wizytę z podaniem fałszywych danych lub zarezerwowania wizyty tylko po to, aby celowo zapełnić grafik lekarza fałszywą wizytą, nie istnieje. Wszystkie zapisy przez stronę internetową są skrupulatnie weryfikowane. Każdy pacjent podczas rejestracji online ma obowiązek podania swojego numeru telefonu, na który wysyłany jest specjalny kod, który należy wpisać, aby dopełnić zapisu. Nie ma możliwości, aby do grafiku lekarza „wdarła się” wizyta dodana przez konkurencję, lub pacjenta, którego nie da się zdefiniować, ponieważ numer podawany podczas rejestracji musi być prawdziwy.

Sam proces zapisu właśnie na tym polega – na wprowadzeniu danych i przepisaniu kodu potwierdzającego rezerwację. W Proassist nie ma konieczności zakładania żadnego konta przez pacjenta.

Różnica w cenie wizyty

Lekarze obawiają się tego, że pacjent nie będzie zadowolony z tego powodu, że ceny podane podczas tego zapisu nie będą pokrywały się z kwotą, którą rzeczywiście będzie musiał zapłacić.

Fakt: Na widgecie Proassist istnieje możliwość podania zakresu cenowego za daną wizytę. Dzięki temu, jeżeli podczas przyjmowania pacjenta wyniknie konieczność wykonania dodatkowej usługi, lekarz będzie spokojny, że pacjent będzie w stanie zapłacić daną cenę, ponieważ został na to przygotowany podczas rezerwacji wizyty przez Internet.

Co więcej, w systemie rejestracji online Proassist istnieje możliwość wyłączenia wyświetlenia cen na widgecie. Jednak prawdę powiedziawszy, nie polecamy takiego rozwiązania. Z naszego doświadczenia wiemy, że pacjent, tak czy inaczej zadzwoni, aby zapytać o cenę, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wybranie możliwości ustawienia zakresu cenowego.

Rejestracja online nie daje pełnej kontroli nad grafikiem

To kolejny mit, który jest powielany przez właścicieli placówek medycznych. Obawiają się oni, że wizyty umówione przez różne portale (na przykład ZnanyLekarz) będą dublować się z rezerwacjami ze strony placówki, a rejestratorki ręcznie będą musiały przepisywać je do kalendarza i dzwonić do pacjentów.

Fakt: Systemy rejestracji online, takie jak Proassist, umożliwiają pełne zarządzanie kalendarzem wizyt, w tym blokowanie terminów, modyfikowanie godzin przyjęć czy ustawienie preferencji dla różnych specjalistów. Placówka decyduje, którzy specjaliści są dostępni w rejestracji online, a w razie potrzeby może dostosowywać kalendarz w dowolnym momencie. System automatycznie aktualizuje zmiany i jest zsynchronizowany ze Znanym Lekarzem. Nieważne, czy Twój pacjent umówi wizytę przez ZL, Twoją stronę, czy przez social media – rezerwacja i tak pojawi się w kalendarzu dostępnym dla rejestratorki. Wizyty nie będą się dublować.

Rejestracja online jest tylko dla dużych placówek

Ostatnia rzecz, która blokuje jednoosobowe gabinety medyczne przed wdrożeniem rejestracji online to przeświadczenie, że zapisy przez Internet sprawdzą się tylko w dużych placówkach.

Fakt: Rejestracja online jest rozwiązaniem, które sprawdza się w każdej placówce – od jednoosobowych gabinetów po duże kliniki. Mniejsze gabinety mogą nawet bardziej skorzystać na tym rozwiązaniu, bo zyskują sposób na automatyczne przyjmowanie rezerwacji, co pozwala oszczędzić czas i lepiej zaplanować dzień pracy. Dzięki rejestracji online pacjenci mogą łatwo znaleźć wolny termin, co zwiększa ich satysfakcję i prawdopodobieństwo ponownej wizyty.

Jak zwiększyć ilość dokonywanych rezerwacji wizyt w placówce medycznej?

Pozyskanie i utrzymanie pacjentów to klucz do sukcesu każdej placówki medycznej. Jednym ze sprawdzonych sposobów na poprawę wyników jest zwiększenie liczby dokonywanych rezerwacji wizyt, co bezpośrednio przekłada się na rozwój placówki. Skutecznym wsparciem w tym zakresie są nowoczesne narzędzia, takie jak program medyczny Proassist, który pomaga zoptymalizować proces zarządzania wizytami i usprawnia komunikację z pacjentami.

Centrum Medyczne Semper Fortis, które oferuje szeroki wachlarz usług, od konsultacji specjalistycznych po diagnostykę i zabiegi, stanęło przed wyzwaniem, z którym zmaga się wiele renomowanych placówek – jak sprawnie zarządzać dużym napływem pacjentów, gdy kontakt telefoniczny staje się wyzwaniem?

Oprogramowanie Proassist okazało się dla Semper Fortis skutecznym rozwiązaniem. W tym artykule przedstawiamy, jak funkcje tego systemu medycznego pomogły placówce poprawić efektywność działania i znacząco zwiększyć liczbę rezerwacji wizyt.

Wyzwania, przed którymi stanęło Centrum Medyczne Semper Fortis

Ze względu na renomę i wysoką jakość usług, centrum medyczne Semper Fortis cieszy się dużą popularnością wśród pacjentów. W szczytowych godzinach rejestracja była jednak tak przeciążona, że wielu pacjentów nie mogło się dodzwonić, co generowało frustrację i obniżało poziom satysfakcji z usług placówki. Zwiększenie liczby rejestratorek nie rozwiązałoby problemu, a jedynie wiązało się z wyższymi kosztami. Konieczne stało się wdrożenie efektywnego i kosztowo opłacalnego rozwiązania.

Profesjonalna obsługa za pomocą zewnętrznej rejestracji telefonicznej

Dla placówek medycznych, które chcą odciążyć swoje recepcje i jednocześnie zwiększyć liczbę dokonywanych rezerwacji, Proassist oferuje zewnętrzną rejestrację telefoniczną. Dzięki tej funkcji specjalnie przeszkolony zespół obsługuje rejestrację telefoniczną dla placówki. Jest to szczególnie zbawienne w godzinach szczytu lub w sytuacjach, gdy wewnętrzny personel jest zajęty. Przekazanie części obowiązków na zewnątrz pozwala zapewnić szybszą reakcję na potrzeby pacjentów, co skutkuje większą ilością dokonywanych rezerwacji i poprawia jakość obsługi.

Wdrożenie tego rozwiązania w Semper Fortis pozwoliło zautomatyzować procesy, co rozwiązało wiele problemów związanych z przeciążeniem rejestracji. Oto najważniejsze zmiany, jakie nastąpiły dzięki zdalnej rejestracji telefonicznej Proassist:

✅ W ramach zewnętrznej obsługi telefonicznej Proassist stworzono centralę telefoniczną z możliwością wyboru celu połączenia:

Rejestracja na NFZ– umożliwiająca szybką obsługę pacjentów korzystających z usług refundowanych.

Rejestracja prywatna – prowadzona przez zewnętrzne rejestratorki Proassist, co pozwoliło na natychmiastowe odciążenie wewnętrznego zespołu.

✅ Dzięki tej funkcji rejestracja na wizyty prywatne została usprawniona, a poziom odbieralności połączeń wzrósł do 94%.

✅ Czas oczekiwania pacjenta na połączenie uległ skróceniu, a liczba dziennych rejestracji wzrosła aż o 34%.

Umożliwienie rejestracji online na stronie placówki

Jedną z najważniejszych funkcji systemu medycznego Proassist jest e-rejestracja, dzięki której pacjenci mogą wygodnie umawiać wizyty przez Internet, o każdej porze dnia i nocy. Dostępność rejestracji online eliminuje ograniczenia wynikające z godzin pracy rejestracji telefonicznej i ułatwia proces rezerwacji wizyt – pacjenci mogą wybrać dogodny dla siebie termin bez konieczności oczekiwania na połączenie telefoniczne. Tego rodzaju rozwiązanie sprawia, że dostępność placówki staje się większa, co przyciąga nowych pacjentów oraz zwiększa liczbę wizyt umawianych przez osoby, które wolą załatwiać sprawy online.

Na stronie internetowej Semper Fortis również wdrożono widget rejestracji online, dostępny 24/7, który umożliwia pacjentom samodzielne zapisanie się na wizytę. To elastyczne rozwiązanie odciąża zespół rejestracji, a pacjenci mogą zapisać się na wizytę w dogodnym dla siebie momencie, co wpływa na wyższą liczbę rezerwacji.

Automatyczne przypomnienia SMS wysyłane do pacjentów

Proassist umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień o wizytach za pośrednictwem SMS-ów. Dzięki tej funkcji pacjenci nie tylko lepiej pamiętają o swoich terminach, ale są także bardziej skłonni do dotrzymywania terminów wizyt. Przypomnienia znacząco redukują liczbę nieodwołanych wizyt, co pozwala na lepsze zarządzanie harmonogramem i uniknięcie niepotrzebnych pustych miejsc w kalendarzu. Automatyczne przypomnienia wspierają również pozytywne doświadczenie pacjenta, co zwiększa szansę, że wybierze tę samą placówkę przy kolejnej potrzebie.

Dla omawianej placówki medycznej, automatyczne przypomnienia SMS o zbliżających się terminach to funkcja, która znacząco ograniczyła liczbę pacjentów niepojawiających się na wizytach. Pacjenci otrzymują powiadomienia na dzień przed wizytą, a system umożliwia łatwe jej odwołanie lub przełożenie za pomocą specjalnego kodu w odpowiedzi na wiadomość SMS. Dzięki temu lekarze i zespół Semper Fortis zyskali lepszą organizację pracy.

Aplikacja na telefon dla lekarzy i specjalistów medycznych

Każdy lekarz otrzymał dostęp do aplikacji mobilnej Proassist, dostępnej zarówno na smartfony z systemem Android, jak i iOS. Pozwala ona na łatwy wgląd w grafik wizyt i możliwość edycji terminarza. Aplikacja jest szczególnie pomocna w dynamicznych warunkach pracy, umożliwiając lekarzom pełną kontrolę nad swoim harmonogramem i eliminując ryzyko zdublowania terminów.

Dodatkowe funkcje, które umożliwia aplikacja na telefon to między innymi możliwość głosowego wypełniaia EDM oraz szybkiego skanowania dokumentów za pomocą telefonu i automatycznego dodawania zdjęć do karty pacjenta.

Korzyści płynące z wdrożenia systemu medycznego Proassist dla Semper Fortis

Korzyści dla centrum medycznego:

✅ Optymalizacja kosztów – Proassist okazał się tańszym rozwiązaniem niż zatrudnienie dodatkowego zespołu rejestratorek.
✅ Większa liczba rezerwacji – liczba dziennych rejestracji wzrosła, przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów operacyjnych.
✅ Odciążenie zespołu rejestracji – wewnętrzny zespół rejestratorek zyskał większy komfort pracy i więcej czasu na obsługę pacjentów na miejscu.

Korzyści dla pacjentów:

✅ Szybsza rejestracja telefoniczna – pacjenci mogą łatwo połączyć się z odpowiednią osobą, co eliminuje czas oczekiwania i poprawia jakość obsługi.
✅ Elastyczność w rezerwacji – rejestracja online i SMS-owe przypomnienia znacznie ułatwiają kontakt z placówką, co przekłada się na wyższą satysfakcję pacjentów.
✅ Bezproblemowe przekładanie i odwoływanie wizyt – pacjenci mogą szybko i wygodnie zmieniać swoje plany, co zmniejsza liczbę nieodwołanych wizyt.

Podsumowanie - jakie rozwiązania pomogły w rozwoju i lepszej organizacji czasu pracy placówki medycznej

Nowoczesne rozwiązania, takie jak system medyczny Proassist, umożliwiają placówkom medycznym skuteczniejsze zarządzanie rezerwacjami wizyt oraz zwiększenie ich liczby. Dzięki funkcjom takim jak rejestracja online, automatyczne przypomnienia,czy zewnętrzna rejestracja telefoniczna, placówka może wprowadzić udogodnienia, które odpowiadają na potrzeby pacjentów i usprawniają pracę personelu.

Oprogramowanie Proassist udowodniło swoją skuteczność w Semper Fortis, zwiększając liczbę rezerwacji, optymalizując koszty i ułatwiając pracę rejestratorek oraz lekarzy. Automatyzacja procesów związanych z obsługą pacjenta poprawiła dostępność placówki, zapewniając pacjentom lepszy dostęp do usług medycznych oraz większy poziom zadowolenia.

Rejestracja telefoniczna dla gabinetu ginekologicznego

Aby osiągnąć sukces prowadząc prywatny gabinet ginekologiczny trzeba mocno się napracować. Rynek medyczny jest wymagający i konkurencyjny, dlatego tak ważna jest umiejętność profesjonalnej obsługi pacjenta już od momentu jego pierwszego kontaktu z gabinetem.

Jeśli potencjalna pacjentka będzie miał trudności w procesie rejestracji do ginekologa – na przykład nie będzie mogła dodzwonić się do gabinetu, rejestratorka nie udzieli jej odpowiedniej informacji lub wskaże zbyt odległy termin wizyty, to najprawdopodobniej stracisz klienta.

Odpowiednia opieka ginekologiczna jest dla kobiet bardzo ważna zarówno w czasie kiedy, planują one ciążę, jak i w sytuacjach zagrożenia zdrowia. Wizyta u ginekologa jest specyficzną usługą medyczną – dla pacjentki wiąże się z intymnością, wrażliwością i czasem uczuciem skrępowania, czy zawstydzenia. To właśnie powód, dla którego w gabinecie ginekologicznym szczególnie ważna jest komunikacja i atmosfera.

W dzisiejszym artykule przedstawimy historię jednego z klientów Proassist zajmującego się właśnie specjalizacją ginekologiczną. Jeśli chcesz wiedzieć, w jaki sposób usprawnić działanie gabinetu lekarskiego, zredukować czas potrzebny na organizację wizyt i poprawić jakość obsługi pacjentek – zachęcamy do lektury!

Problemy organizacyjne w gabinecie medycznym

Dr Roman Krawiec, doświadczony ginekolog i położnik, od lat prowadził cenioną prywatną praktykę lekarską. Pomimo ogromnej liczby pacjentek i renomy, funkcjonowanie jego gabinetu nie było dobrze zorganizowane. Wdrożenie systemu Proassist było odpowiedzią na rosnące potrzeby organizacyjne, wynikające ze stale zwiększającej się liczby pacjentek.

Przed zmianami gabinet działał w modelu „otwartych drzwi”, co oznaczało, że pacjentki przychodziły bez wcześniejszego umawiania wizyt. Taki system rodził szereg problemów:

Dla pacjentek:

🔴 Długie oczekiwanie – pacjentki, w tym kobiety będące w ciąży czy w okresie połogu, często musiały spędzać długie godziny w poczekalni.
🔴 Niepewność terminu wizyty – brak wcześniejszej rejestracji i możliwości rezerwacji konkretnego terminu wizyty sprawiał, że pacjentki nigdy nie miały gwarancji, że zostaną przyjęte w danym dniu.
🔴 Brak informacji o urlopie lekarza – zdarzały się przypadki, gdy pacjentki przychodziły do gabinetu, nie wiedząc, że lekarz ma w danym dniu wolne.

Dla lekarza:

🔴 Przepełniona poczekalnia – zbyt duża liczba pacjentek w niektóre dni prowadziła do chaosu organizacyjnego.
🔴 Strata czasu – w innych momentach zdarzały się nieplanowane „okienka” między wizytami, które były po prostu marnowaniem czasu pracy lekarza.
🔴 Brak regularności – Niezorganizowany harmonogram powodował dodatkowy stres i utrudniał planowanie dnia pracy.

Jak można się domyślić, brak ustalania konkretnych terminów i godzin wizyt powodował też, że pacjentki nie czuły się zobowiązane do zjawienia się w gabinecie, a cały grafik pracy nigdy nie był jednolity. Brak organizacji poważnie zaburzał działanie gabinetu i frustrował pacjentki. Dla dobra pacjentek i gabinetu, konieczne było wdrożenie całkowicie innego, skuteczniejszego systemu pracy.

Skuteczna poprawa procesu rejestracji w gabinecie ginekologicznym

Doktor Roman Krawiec miał dość bycia ciągle pod telefonem, odbierania połączeń o różnych godzinach i samodzielnego informowania pacjentek o tym, w jakich godzinach przyjmuje. Postanowił skorzystać z usług Proassist i wdrożyć skuteczny system rejestracji medycznej.

Naszym celem było zatem zorganizowanie harmonogramu pracy gabinetu i ustalenie jasnych godzin przyjęć, zredukowanie chaosu panującego w poczekalni gabinetu oraz umożliwienie pacjentkom dogodnego sposoby rejestracji, skrócenie czasu oczekiwania na wizyty i zwiększenie ich komfortu.

Wdrożenie systemu medycznego Proassist i rozwiązania problemów gabinetu ginekologicznego przeprowadzono w kilku krokach:

✅ Stworzenie precyzyjnego grafiku – zdefiniowano stałe dni i godziny przyjęć lekarza oraz ustalono, ile planowo powinna trwać dana wizyta czy usługa. Dzięki temu można zapisywać pacjentki na konkretne godziny, które tylko w nielicznych przypadkach lekko się przesuwają.

✅ Widget rejestracji online – na stronie internetowej gabinetu zainstalowano widget e-rejestracji Proassist umożliwiający pacjentkom rejestrację na wizyty o dowolnej porze. Takie wizyty zaplanowane przez Internet automatycznie wpadają do grafiku lekarza, nie ma konieczności ich ręcznego przepisywania.

✅ Przekierowanie połączeń telefonicznych – gabinety zdecydował się na usługę zewnętrznej rejestracji telefonicznej Proassist, eliminując konieczność obsługi połączeń przez lekarza. Doktor Roman Krawiec nie musi być już ciągle pod telefonem, a pacjentki dzwonią na ten sam numer, co do tej pory. Rejestratorki Proassist odbierają połączenia od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00.

✅ Informacja dla pacjentek – przed gabinetem umieszczono szczegółową informację o nowych sposobach, żeby pacjentki mogły się z nimi zapoznać.

✅ Aplikacja mobilna dla lekarza – umożliwiła Panu Doktorowi szybkie wprowadzanie zmian w grafiku i dodawanie nowych wizyt w przypadku kiedy sam chciał kogoś zarejestrować.

✅ Automatyczne przypomnienia SMS – pacjentki otrzymują przypomnienia o wizytach, co zwiększa frekwencję i redukuje liczbę wizyt nieodbytych.

Lepsza organizacja działania gabinetu medycznego

Po wprowadzeniu do gabinetu ginekologicznego systemu medycznego Proassist lekarz Roman Krawiec korzysta z nowoczesnego i funkcjonalnego programu do umawiania wizyt online, a także z usługi rejestracji telefonicznej swoich pacjentek.

Obowiązki związane z informowaniem o terminach wizyt pełnią teraz rejestratorki Proassist, dzięki czemu właściciel gainetu ma pewność, że pacjentki są obsługiwane profesjonalnie i oprócz rezerwacji wizyty mogą uzyskać wszystkie potrzebne informacje. Rejestratorki telefoniczne Proassist dbają również o to, by w grafiku nie było okienek pomiędzy wizytami. A w przypadku nagłej sytuacji, gdyby lekarz nie mógł dotrzeć do gabinetu lub się rozchorował, zdalne rejestratorki zadzwonią do wszystkich umówionych pacjentek, grzecznie przekażą informację i umówią nowy termin wizyty.

Oczywiście, na samym początku, tuż po wdrożeniu zmian, pacjentki, które nie wiedziały o nowej formie zapisu na wizyty, zostały przyjęte bez rejestracji i poinformowane o możliwości umawiania kolejnych wizyt telefonicznie lub internetowo. Dzięki temu teraz pacjentki nie muszą już czekać w długiej kolejce, tylko przychodzą do gabinetu na konkretną, umówioną godzinę.

Pacjentki bardzo doceniły nowy tryb pracy gabinetu – wiąże się to dla nich z oszczędnością czasu i większym komfortem, o czym często informują lekarza. Każda pacjentka na 24 godziny przed wizytą otrzymuje powiadomienie SMS-owe z przypomnieniem o terminie spotkania z lekarzem. W wiadomości tej znajduje się też specjalny kod pozwalający odwołać wizytę. Jeśli pacjentka nie może stawić się w gabinecie, odpisuje na wiadomość według instrukcji i jej wizyta zostaje odwołana.

Nowy sposób funkcjonowania gabinetu Romana Krawca spełnia oczekiwania obu stron – lekarza będącego właścicielem gabinetu i jego pacjentek. Rejestracja odbywa się w sposób wygodny i niepozostawiający pola do pomyłek. Lekarz oraz pacjentki oszczędzają czas i zawsze wiedzą, kiedy odbędzie się wizyta.

Podsumowanie - system medyczny najlepszy dla ginekologa

Nowy sposób działania gabinetu dr. Romana Krawca dzięki systemowi Proassist zrewolucjonizował obsługę pacjentek i organizację pracy lekarza. System umożliwił efektywne zarządzanie czasem, poprawę satysfakcji pacjentek oraz wzrost renomy gabinetu jako nowoczesnej i dobrze zorganizowanej placówki medycznej.

Program Proassist to rozwiązanie, które zmienia oblicze pracy w placówkach medycznych – pomaga w organizacji, zwiększa komfort i pozwala lekarzom skupić się na pacjentach i ich leczeniu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach systemu Proassist, odwiedź naszą stronę www lub skontaktuj się z nami już dziś!