Rejestracja telefoniczna dla gabinetu ginekologicznego

Aby osiągnąć sukces prowadząc prywatny gabinet ginekologiczny trzeba mocno się napracować. Rynek medyczny jest wymagający i konkurencyjny, dlatego tak ważna jest umiejętność profesjonalnej obsługi pacjenta już od momentu jego pierwszego kontaktu z gabinetem.

Jeśli potencjalna pacjentka będzie miał trudności w procesie rejestracji do ginekologa – na przykład nie będzie mogła dodzwonić się do gabinetu, rejestratorka nie udzieli jej odpowiedniej informacji lub wskaże zbyt odległy termin wizyty, to najprawdopodobniej stracisz klienta.

Odpowiednia opieka ginekologiczna jest dla kobiet bardzo ważna zarówno w czasie kiedy, planują one ciążę, jak i w sytuacjach zagrożenia zdrowia. Wizyta u ginekologa jest specyficzną usługą medyczną – dla pacjentki wiąże się z intymnością, wrażliwością i czasem uczuciem skrępowania, czy zawstydzenia. To właśnie powód, dla którego w gabinecie ginekologicznym szczególnie ważna jest komunikacja i atmosfera.

W dzisiejszym artykule przedstawimy historię jednego z klientów Proassist zajmującego się właśnie specjalizacją ginekologiczną. Jeśli chcesz wiedzieć, w jaki sposób usprawnić działanie gabinetu lekarskiego, zredukować czas potrzebny na organizację wizyt i poprawić jakość obsługi pacjentek – zachęcamy do lektury!

Problemy organizacyjne w gabinecie medycznym

Dr Roman Krawiec, doświadczony ginekolog i położnik, od lat prowadził cenioną prywatną praktykę lekarską. Pomimo ogromnej liczby pacjentek i renomy, funkcjonowanie jego gabinetu nie było dobrze zorganizowane. Wdrożenie systemu Proassist było odpowiedzią na rosnące potrzeby organizacyjne, wynikające ze stale zwiększającej się liczby pacjentek.

Przed zmianami gabinet działał w modelu „otwartych drzwi”, co oznaczało, że pacjentki przychodziły bez wcześniejszego umawiania wizyt. Taki system rodził szereg problemów:

Dla pacjentek:

🔴 Długie oczekiwanie – pacjentki, w tym kobiety będące w ciąży czy w okresie połogu, często musiały spędzać długie godziny w poczekalni.
🔴 Niepewność terminu wizyty – brak wcześniejszej rejestracji i możliwości rezerwacji konkretnego terminu wizyty sprawiał, że pacjentki nigdy nie miały gwarancji, że zostaną przyjęte w danym dniu.
🔴 Brak informacji o urlopie lekarza – zdarzały się przypadki, gdy pacjentki przychodziły do gabinetu, nie wiedząc, że lekarz ma w danym dniu wolne.

Dla lekarza:

🔴 Przepełniona poczekalnia – zbyt duża liczba pacjentek w niektóre dni prowadziła do chaosu organizacyjnego.
🔴 Strata czasu – w innych momentach zdarzały się nieplanowane „okienka” między wizytami, które były po prostu marnowaniem czasu pracy lekarza.
🔴 Brak regularności – Niezorganizowany harmonogram powodował dodatkowy stres i utrudniał planowanie dnia pracy.

Jak można się domyślić, brak ustalania konkretnych terminów i godzin wizyt powodował też, że pacjentki nie czuły się zobowiązane do zjawienia się w gabinecie, a cały grafik pracy nigdy nie był jednolity. Brak organizacji poważnie zaburzał działanie gabinetu i frustrował pacjentki. Dla dobra pacjentek i gabinetu, konieczne było wdrożenie całkowicie innego, skuteczniejszego systemu pracy.

Skuteczna poprawa procesu rejestracji w gabinecie ginekologicznym

Doktor Roman Krawiec miał dość bycia ciągle pod telefonem, odbierania połączeń o różnych godzinach i samodzielnego informowania pacjentek o tym, w jakich godzinach przyjmuje. Postanowił skorzystać z usług Proassist i wdrożyć skuteczny system rejestracji medycznej.

Naszym celem było zatem zorganizowanie harmonogramu pracy gabinetu i ustalenie jasnych godzin przyjęć, zredukowanie chaosu panującego w poczekalni gabinetu oraz umożliwienie pacjentkom dogodnego sposoby rejestracji, skrócenie czasu oczekiwania na wizyty i zwiększenie ich komfortu.

Wdrożenie systemu medycznego Proassist i rozwiązania problemów gabinetu ginekologicznego przeprowadzono w kilku krokach:

✅ Stworzenie precyzyjnego grafiku – zdefiniowano stałe dni i godziny przyjęć lekarza oraz ustalono, ile planowo powinna trwać dana wizyta czy usługa. Dzięki temu można zapisywać pacjentki na konkretne godziny, które tylko w nielicznych przypadkach lekko się przesuwają.

✅ Widget rejestracji online – na stronie internetowej gabinetu zainstalowano widget e-rejestracji Proassist umożliwiający pacjentkom rejestrację na wizyty o dowolnej porze. Takie wizyty zaplanowane przez Internet automatycznie wpadają do grafiku lekarza, nie ma konieczności ich ręcznego przepisywania.

✅ Przekierowanie połączeń telefonicznych – gabinety zdecydował się na usługę zewnętrznej rejestracji telefonicznej Proassist, eliminując konieczność obsługi połączeń przez lekarza. Doktor Roman Krawiec nie musi być już ciągle pod telefonem, a pacjentki dzwonią na ten sam numer, co do tej pory. Rejestratorki Proassist odbierają połączenia od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00.

✅ Informacja dla pacjentek – przed gabinetem umieszczono szczegółową informację o nowych sposobach, żeby pacjentki mogły się z nimi zapoznać.

✅ Aplikacja mobilna dla lekarza – umożliwiła Panu Doktorowi szybkie wprowadzanie zmian w grafiku i dodawanie nowych wizyt w przypadku kiedy sam chciał kogoś zarejestrować.

✅ Automatyczne przypomnienia SMS – pacjentki otrzymują przypomnienia o wizytach, co zwiększa frekwencję i redukuje liczbę wizyt nieodbytych.

Lepsza organizacja działania gabinetu medycznego

Po wprowadzeniu do gabinetu ginekologicznego systemu medycznego Proassist lekarz Roman Krawiec korzysta z nowoczesnego i funkcjonalnego programu do umawiania wizyt online, a także z usługi rejestracji telefonicznej swoich pacjentek.

Obowiązki związane z informowaniem o terminach wizyt pełnią teraz rejestratorki Proassist, dzięki czemu właściciel gainetu ma pewność, że pacjentki są obsługiwane profesjonalnie i oprócz rezerwacji wizyty mogą uzyskać wszystkie potrzebne informacje. Rejestratorki telefoniczne Proassist dbają również o to, by w grafiku nie było okienek pomiędzy wizytami. A w przypadku nagłej sytuacji, gdyby lekarz nie mógł dotrzeć do gabinetu lub się rozchorował, zdalne rejestratorki zadzwonią do wszystkich umówionych pacjentek, grzecznie przekażą informację i umówią nowy termin wizyty.

Oczywiście, na samym początku, tuż po wdrożeniu zmian, pacjentki, które nie wiedziały o nowej formie zapisu na wizyty, zostały przyjęte bez rejestracji i poinformowane o możliwości umawiania kolejnych wizyt telefonicznie lub internetowo. Dzięki temu teraz pacjentki nie muszą już czekać w długiej kolejce, tylko przychodzą do gabinetu na konkretną, umówioną godzinę.

Pacjentki bardzo doceniły nowy tryb pracy gabinetu – wiąże się to dla nich z oszczędnością czasu i większym komfortem, o czym często informują lekarza. Każda pacjentka na 24 godziny przed wizytą otrzymuje powiadomienie SMS-owe z przypomnieniem o terminie spotkania z lekarzem. W wiadomości tej znajduje się też specjalny kod pozwalający odwołać wizytę. Jeśli pacjentka nie może stawić się w gabinecie, odpisuje na wiadomość według instrukcji i jej wizyta zostaje odwołana.

Nowy sposób funkcjonowania gabinetu Romana Krawca spełnia oczekiwania obu stron – lekarza będącego właścicielem gabinetu i jego pacjentek. Rejestracja odbywa się w sposób wygodny i niepozostawiający pola do pomyłek. Lekarz oraz pacjentki oszczędzają czas i zawsze wiedzą, kiedy odbędzie się wizyta.

Podsumowanie - system medyczny najlepszy dla ginekologa

Nowy sposób działania gabinetu dr. Romana Krawca dzięki systemowi Proassist zrewolucjonizował obsługę pacjentek i organizację pracy lekarza. System umożliwił efektywne zarządzanie czasem, poprawę satysfakcji pacjentek oraz wzrost renomy gabinetu jako nowoczesnej i dobrze zorganizowanej placówki medycznej.

Program Proassist to rozwiązanie, które zmienia oblicze pracy w placówkach medycznych – pomaga w organizacji, zwiększa komfort i pozwala lekarzom skupić się na pacjentach i ich leczeniu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach systemu Proassist, odwiedź naszą stronę www lub skontaktuj się z nami już dziś!

W jakich dniach i o jakich godzinach pacjenci dzwonią do placówek?

Kiedy pacjenci dzwonią do placówek medycznych?

Rozglądając się po stronach internetowych podmiotów medycznych, odnosimy wrażenie, że czasami osoby zarządzające telefoniczną rejestracją medyczną nie do końca znają godziny, w których dzwonią pacjenci do ich placówek.

Postanowiliśmy pomóc managerom i właścicielom placówek medycznych w ułożeniu grafiku pracy rejestratorek medycznych w ten sposób, aby odbieralność połączeń była na jak najwyższym poziomie.

Jak odpowiedzieć na pytanie, kiedy dzwonią pacjenci?

Najlepszą odpowiedzią jest: „ciągle”, przynajmniej u nas :). Natomiast podchodząc do tematu trochę bardziej dogłębnie, można wyszczególnić kilka podstawowych zasad.

Placówce medycznej z niewielkim personelem rejestracyjnym bardzo trudno będzie w ten sposób ułożyć grafik pracy rejestratorek medycznych, aby telefony były odbierane na dobrym poziomie statystycznym. Odpowiedź, dlaczego tak jest, jest bardzo prosta. Są takie dni i godziny, kiedy połączeń jest więcej i są też takie momenty, kiedy tych połączeń jest znacznie mniej.

O ile przychodnia z dużą ilością rejestratorek medycznych jest w stanie w taki sposób ułożyć grafik pracy rejestracji, aby połączenia były odbierane ciągle na poziomie powiedzmy powyżej 80 %, nawet w tzw. piku, to placówka, w których liczba rejestratorek wynosi poniżej 7, tak łatwo tego nie osiągnie. Chyba że poziom odbieralności próbujemy zamienić na poziom dostępności i zliczać połączenia oddzwonione, jako te obsłużone. W ten sposób nawet z niewielką liczbą rejestratorek możemy w jakiś stopniu zapewnić przepustowość. Należy natomiast pamiętać, że nie powinien to być dla nas punkt docelowy, tylko ewentualnie środek pomocniczy, zapobiegawczy.

Powracając do pytania… Kiedy dzwonią pacjenci ?

W PONIEDZIAŁKI!:)

Z naszych analiz wynika, że liczba połączeń w poniedziałek jest zawsze największa, i co ciekawe, spada równo codziennie aż do soboty, w której liczba połączeń jest najmniejsza.

Ma na to wpływ pewnie rytm pracy Polaków, którzy starają się załatwić pewne sprawy na początku tygodnia. Im bliżej weekendu, tym liczba połączeń maleje, z prostej przyczyny.

Ludzie wtedy już coraz mniej myślą o załatwianiu spraw istotnych i zdrowotnych, a coraz więcej zajmują się sprawami związanymi z rozrywką czy odpoczynkiem po tygodniu pracy.

Kiedy przyjrzymy się naszym statystykom z roku 2019, widać jednoznacznie, że liczba połączeń w każdy kolejny dzień tygodnia po poniedziałku aż do soboty spada. Co ciekawe spada bardzo równomiernie, aż do piątku, kiedy to liczba połączeń spada szybciej.

Jaki możemy wniosek wysnuć? Wydaje się mocno oczywiste, że jeżeli chcemy dać wolne pracownikom rejestracji medycznej, to powinniśmy starać się robić to pod koniec tygodnia pracy. Należy uczulić telefoniczne rejestratorki medyczne, żeby starały się planować przedłużanie urlopów, w ten sposób, aby wydłużać weekendy od środy lub czwartku, tak aby w poniedziałek powróciły do pracy.

Podobnie sprawa wygląda z rejestratorkami medycznymi zatrudnionymi na część etatu. Pracownicy ci powinni pracować na początku tygodnia. Oczywiście nasza analiza nie bierze pod uwagę ilości pracy w placówce, która jest poza telefoniczną rejestracją pacjentów.

W jakich godzinach najczęściej dzwonią pacjenci ?

Tutaj już sytuacja nie jest taka jednoznaczna. Po pierwsze, sprawa zależy od specjalizacji placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego. Zdarza się bardzo często, że statystyki w podmiotach medycznych, w których pracują lekarze danych specjalizacji (np. reumatologii, geriatrii, chorób wewnętrznych), mają ilość połączeń rozłożoną w inny sposób. W takich przypadkach telefoniczne rejestratorki medyczne będą odbierały połączenia głównie w godzinach porannych.

Identycznie sprawa się ma z podmiotami medycznymi, których główne wizyty lekarskie są finansowane w ramach NFZ. Liczba połączeń o poranku będzie zdecydowanie większa, niż w statystyce w większości placówek medycznych, w których odbywają się głównie wizyty komercyjne.

Gabinety medyczne, w których przyjmują lekarze w określonych godzinach pracy, zazwyczaj popołudniowych również mają połączenia telefoniczne nieco inaczej rozłożone w czasie, niż większość podmiotów medycznych.

W których godzinach powinny one mieć największą liczbę telefonicznych rejestratorek medycznych? Oczywiście, jeśli przyjmiemy do naszych założeń, idealnie statystyczną placówkę medyczną.

Rejestratorki medyczne Proassist odbierają połączenia: pn-pt 8:00-21:00 oraz w soboty 8:00-15:00. Zdecydowanie widać, że główny pik połączeń zaczyna się na przełomie godziny 8:00 i 9:00.

Z tego wykresu wynika jednoznacznie, że są dwa piki w ilości połączeń przychodzących.

Pierwszy zaczyna się o godzinie 9:00 i kończy przed 12:00, trwa około 3 godziny. Natomiast drugi zaczyna się od godziny 15:00 i trwa krócej, bo do godziny 17:00. Jest to logiczna statystyka.

W godzinach porannych dzwonią głównie ludzie starsi z domu. Pracujący zaś załatwiają takie sprawy zazwyczaj w trakcie przerwy w pracy, aby mieć potem mniej na głowie.

Drugi szczyt liczby połączeń, który jest w godzinach 15:00-17:00, jest stworzony przez ludzi, którzy nie mogą lub po prostu nie chcą rejestrować się w godzinach swojej pracy. W takim przypadku starają się zarejestrować na wizytę lekarską, jak najwcześniej po godzinach swojej pracy, pewnie w obawie, że za chwilę nie zdążą, ponieważ linia będzie już nieczynna.

Przy okazji przypominamy, co często placówki medyczne pomijają, wbrew pozorom pacjenci bardzo rzadko znają godziny pracy rejestracji. Dowiadują się dopiero o tym, dzwoniąc poza godzinami pracy rejestracji.

Wypłaszczone statystyki Proassist

Należy jednak pamiętać, że w zależności od specyfiki placówki medycznej, w każdej może wyglądać to nieco inaczej.

Statystyka połączeń Proassist jest mocno wypłaszczony, ponieważ wśród klientów Proassist znajduje się wiele specjalizacji i specyfiki przyjęć placówek medycznych. Dla przykładu pokazujemy statystyki z dwóch placówek medycznych.

Jedna funkcjonuje jako podmiot specjalistyczny NFZ, druga to jest prywatna placówka, która ma jedynie wizyty komercyjne.

Statystyki pokazują jednoznacznie, że w tego typu placówkach byłoby bardzo trudno zorganizować grafik pracy rejestratorek medycznych, jeżeli ich liczba nie przekraczałaby by 6 osób.

W placówce, która ma umowę z NFZm potrzebna jest bardzo duża ilość rejestratorek medycznych w godzinach 8:00-11:00, natomiast w późniejszych godzinach moglibyśmy drastycznie zmniejszyć liczbę rejestratorek.

Dla przykładu: Liczba połączeń w poniedziałek, w godzinach 9:00-10:00 wynosi w okolicach od 54 do 87, w zależności od poniedziałku. Jeżeli przyjmujemy, że chcemy, aby odbieralność utrzymywała się na poziomie 95 %, to musielibyśmy w jedną godzinę mieć minimum 5 rejestratorek medycznych, które zajmowałby się jedynie telefoniczną rejestracją medyczną. W takim przypadku przyjmując, że każda z nich będzie w stanie odebrać 15 połączeń, to 5 rejestratorek będzie w stanie odebrać 75 połączeń w jednej godzinie. Bardzo rzadko, która placówka medyczna działająca w ramach NFZ jest w stanie sobie na to pozwolić.

Druga placówka ma nieco lepsze statystyki dla managera, który ustala grafik, ponieważ jest tutaj zauważalny pik połączeń podobny do tego co w Proassist. Widać jednak, że jest on i tak dużo bardziej sinusoidalny, niż w Proassist.

Należałoby sporą część personelu podzielić na godziny poranne i popołudniowe. Dobrze byłoby mieć większą ilość personelu, najlepiej na część etatu, aby z jednej strony zapewnić przepływ połączeń, a z drugiej strony nie narazić się na wysokie koszty prowadzenia rejestracji telefonicznej.

Zdaje się jednak, że niezależnie od rodzaju placówki musi ona postarać się zorganizować telefoniczną rejestrację pacjentów w optymalny sposób, co bardzo często jest trudne z powodu ograniczonej liczby rejestratorek medycznych. Jednocześnie warto zorganizować dodatkową pracę rejestracji medycznej w godzinach południowych, aby pomiędzy godziną 12:00, a 15:00, w czasie, kiedy liczba połączeń jest mniejsza, praca personelu była produktywna.

Proassist z uwagi na fakt dużego zróżnicowania klientów medycznych, statystykę liczby połączeń ma dużo bardziej wypłaszczoną, dlatego dużo łatwiej odpowiednio ustawić zespół rejestratorek medycznych, tak aby ilość odebranych połączeń niezależnie od dnia i godziny była niezmienna. Niezależnie od pory dnia Proassist zapewnia swoim klientom odbieralność na poziomie powyżej 90%. Natomiast uwzględniając średnią, jest to 95% w rozliczeniu miesiąca.

Bez znacznej ilości personelu większości placówek medycznych jest bardzo ciężko uzyskać taką statystykę. Proassist mając dużo liczniejszą kadrę, niż większość podmiotów medycznych (aktualnie 32 rejestratorki medyczne) może pozwolić sobie na ułożenie grafiku pracy, uwzględniając z jednej strony statystyki liczby połączeń ze względu na dni i godziny, a z drugiej – urlopu, L4, UZ etc.

Święta i dni wolne od pracy

Doświadczeni managerowie wiedzą, że statystka ni jak się ma w dni, które następują po świętach, niezależnie od rodzaju placówki. Jeżeli weekend zostaje wydłużony o dzień lub dwa z powodu świąt wolnych od pracy, to ilość połączeń w takie dni jest zawsze zwiększona, czasami do około 100% w porównaniu do statystycznego tego dnia tygodnia.

Ważne jest, aby wtedy telefoniczna rejestracja medyczna była w komplecie, aby odpowiednio przygotować się na zwiększoną liczbę połączeń telefonicznych w ten dzień.

Jak wyjść z modelu „zapraszam w godzinach pracy”, czyli przyjmowania pacjentów w nieokreślonych godzinach?

Tradycyjny system zapisu pacjentów a wizyty nie zawsze okazuje się skuteczny, zwłaszcza jeśli chodzi o komfort zarówno lekarzy, jak i samych rekonwalescentów. Faktem jest, że obecnie przed placówkami medycznymi stoi ogromne wyzwanie. Jak wynika z badania realizowanego przez SW Research na zlecenie AXA Partners, już w 2018 roku aż 68% Polaków przynajmniej raz skorzystało z pomocy gabinetów prywatnych, a 2,6 mln obywateli posiada prywatne ubezpieczenie zdrowotne. Dlatego niezwykle ważne jest to, by zadbać o jakość usług. Pacjent wybierze tę placówkę, która spełnia jego wszystkie oczekiwania. Mowa tu m.in. o skutecznej rejestracji telefonicznej.

Oprogramowanie medyczne Proassist, czyli innowacyjna metoda na bolączki XXI wieku

Niejednokrotnie pacjenci spotkali się z sytuacją, w której byli zapisani nie na konkretną godzinę, ale mieli pojawić się pod gabinetem lekarskim w danym zakresie czasowym np. w porze od 15:00 do 18:00. Niewątpliwie trudno jest przypisać lekarzowi dokładną godzinę dla danych pacjentów, gdyż wymaga to wykonywania wielu dodatkowych czynności. Zwłaszcza gdy specjalista musi odbierać połączenia samodzielnie. W takich sytuacjach warto iść z duchem czasu, co program dla lekarzy Proassist w pełni umożliwia. Jeśli dwie osoby przyjdą na tę samą godzinę, trudno zdecydować, kogo przyjąć pierwszego. Takie sytuacje niosą ze sobą nieuniknione konflikty, które warto rozwiązać poprzez zastosowanie naszego oprogramowania medycznego. Program zapewnia przede wszystkim kilka niekwestionowanych rozwiązań, które usprawniają zapis pacjentów na wizytę. Są to m.in. internetowa oraz telefoniczna rejestracja pacjentów. Pierwsza z nich pozwala pacjentowi za pomocą strony internetowej zapisać się na wybraną wizytę do specjalisty.

Faktem jest, że e-usługi cieszą się obecnie coraz większą popularnością. Dlatego, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom, warto wdrożyć również taką formę rejestracji, która w obsłudze jest niezwykle prosta i przejrzysta. Dzięki temu pacjent może zapisać się na wybraną wizytę w dogodnym dla siebie miejscu i czasie. Z kolei jeśli pacjent preferuje telefoniczną rejestrację, również może z niej skorzystać. Na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej jest umieszczony numer do naszej rejestracji telefonicznej, który odbierają nasi konsultanci. Wówczas pracownicy Proassist odpowiadają za prawidłowy zapis pacjentów. Więcej na temat telefonicznej rejestracji można przeczytać tutaj.

Kartka na drzwiach sposobem na nawyki pacjentów

Co jednak jeśli wprowadzisz nowy model rejestracji telefonicznej, a pacjenci się do niego nie ustosunkują? Proponujemy wówczas następujące rozwiązanie: wywieś na drzwiach gabinetu kartkę, na której napiszesz, że od dziś rejestracja pacjentów dostępna jest na wyznaczone godziny. Zważywszy na fakt, jak ogromną rolę odgrywają przyzwyczajenia oraz nawyki, pacjenci początkowo niewątpliwie przyjdą na wizytę według tradycyjnego systemu. W takim przypadku warto zastosować się do naszych wskazówek, które pozwolą Ci skutecznie rozwiązać powyższy problem. Można w pierwszej kolejności przyjąć pacjenta, który wcześniej zapisał się na konkretną godzinę. Taka metoda sprawi, że reszta pacjentów z pewnością szybciej zastosuje się do wprowadzonych zmian. Ponadto należy poinformować osoby, które przyszły według tradycyjnego zapisu, że powinny zapisywać się na daną godzinę, by w przyszłości uniknąć podobnych sytuacji. Nie jest zagadką, że tradycyjny model zapisu obecnie wymaga zmiany. Rozwiązania, które zapewnia oprogramowanie dla lekarzy Proassist pomagają podołać takim wyzwaniom.

Za kulisami pracy zdalnej rejestratorki: rozmowa z rejestratorkami medycznym z Proassist

Za kulisami pracy zdalnej rejestratorki: rozmowa z rejestratorkami medycznymi pracującymi w Proassist

Pacjenci potrafią być wymagający, ale poprosiliśmy o rozmowę dwi rejestratorki z naszego zespołu. Zuzanna i Marzena świetnie radzą sobie w stresujących sytuacjach. Ich historie pokazują, jak ważna jest cierpliwość i profesjonalizm, ale też jak ogromną wartość wnosi zgrany zespół i dobra atmosfera w pracy.

Dzięki systemowi Proassist, czyli oprogramowaniu medycznemu, które wspiera rejestrację telefoniczną i zarządzanie wizytami, Zuzanna i Marzena mogą skutecznie pomagać pacjentom i pracować w bardziej komfortowych warunkach.

Plusy i minusy pracy jako zdalna obsługa rejestracji telefonicznej

Czy lubicie swoją pracę jako zdalne rejestratorki?

Zuzanna: Zdecydowanie tak! W Proassist wszyscy sobie pomagamy, co sprawia, że przychodzę do pracy z uśmiechem. Bywają dni, kiedy jestem zmęczona – zwłaszcza przy dużym natłoku telefonów od pacjentów – ale doceniam możliwość współpracy z takim zespołem.

Marzena: Cieszę się, że mogę pomagać pacjentom i tworzyć zgrany zespół z ludźmi, którzy tworzą świetną atmosferę. W Proassist mogę liczyć na przełożonych, którzy zawsze są wyrozumiali. Nie boję się wyzwań, bo wiem, że w każdej sytuacji mogę liczyć na wsparcie. To moja najlepsza praca, bo mogę pomagać innym!

Czy praca rejestratorki telefonicznej bywa stresująca?

Zuzanna: Niestety tak, ale oczywiście jest więcej pozytywnych sytuacji. Pacjenci żegnają się ze mną serdecznie, mówiąc „do zobaczenia”. Uśmiecham się. Czuję, że są zadowoleni z mojej rozmowy. Wiem, że się nie spotkamy, jednak miło mi, że ktoś docenia moją pracę.

Marzena: Ja na początku pracy w Proassist czułam ogromny stres przy odbieraniu telefonów – co, jeśli coś pomylę i pacjent się zdenerwuje? Ale mimo ogromnego stresu postanowiłam dać sobie szansę i odważyłam się spróbować. Dlatego do dziś pamiętam imię i nazwisko mojego pierwszego pacjenta. Starałam się, by stres nie wpłynął na moje wyniki w pracy. Koniec końców poradziłam sobie i opanowałam emocje.Teraz już się niczym nie stresuję, ale jak w każdej pracy z klientem – nie zawsze jest kolorowo.

Zuzanna:Tak. Właśnie, zwłaszcza gdy pacjenci są niecierpliwi. Czasem bez powodu naskoczą na nas, ponieważ myślą, że my nie chcemy im zarezerwować danego terminu. Jednak to nie jest prawda. Mamy z góry ustalone wytyczne, których się trzymamy, jednak oni tego nie rozumieją. Niestety nie wszystko zależy od nas. Pacjenci przede wszystkim uważają, że jesteśmy w miejscu, do którego dzwonią, dlatego właśnie proszą mnie o to, żebym podeszła do lekarza i zapytała o dany termin.

Zapamiętałyście jakieś nieprzyjemnie sytuacje?

Zuzanna: Utkwiła mi w głowie jedna rozmowa. Starsza pani bez powodu mnie zaatakowała. Nie zachowałam się w stosunku do niej niewłaściwie. Jednak pod koniec rozmowy przeprosiła mnie, przyznała się do błędu. Udzieliłam jej potrzebnych informacji, starałam się jej pomóc. Próbowałam ją uspokoić. Myślę, że dlatego właśnie zrozumiała, że nie chce jej w żaden sposób zaszkodzić. Nawet podziękowała mi i zaznaczyła, że jest starszą osobą. Byłam bardzo zaskoczona.

Marzena: Oczywiście, takich sytuacji jest wiele. Dzwonią do nas przecież chorzy ludzie, którzy często zmagają się z bólem i cierpieniem. Ból jest złym doradcą i czasami po prostu pacjenci już na wstępie są zdenerwowani, bo potrzebują szybkiej pomocy. Staram się zawsze wczuć w ich sytuację oraz spełnić ich oczekiwania. W przypadku braku wolnych terminów wysyłamy do lekarzy wiadomości w sprawie pilnej wizyty. Doradzamy również rejestrację online, a jeśli nie zdążymy odebrać jakiegoś połączenia, to zawsze staramy się oddzwonić.

Nasza kierownik rejestracji, Justyna, przygotowuje nas na takie sytuacje i myślę, że to dzięki jej szkoleniom zawsze wiem, co powiedzieć i jak zareagować. Kiedy zaczynałam pracę w Proassist byłam bardzo nieśmiała, a dzięki odpowiednim szkoleniom zyskałam pewność siebie i doskonale odnajduję się w pracy jako rejestratorka medyczna.

No dobra, opowiedziałyście o nieprzyjemnych sytuacjach. A co z tymi przyjemnymi? Czy takie też zdarzają się w pracy rejestratorki telefonicznej?

Marzena: Tak jak wspomniałam, nie traktuję pacjentów w oschły sposób. Ktoś mógłby powiedzieć, że to tylko krótka wymiana zdań, ale czasem pacjenci zwierzają się ze swoich dolegliwości. Oczywiście, nie jesteśmy medykami, więc nie doradzamy im w kwestiach zdrowotnych, ale zawsze staramy się ciepło przyjąć każdego pacjenta, wesprzeć go słowem i najlepszy w tym wszystkim jest moment wdzięczności. Kiedy pacjent mówi “dziękuję, jest Pani bardzo miła” albo “dziękuję, bardzo mi Pani pomogła”. Tak, myślę, że to jest najważniejsze w naszej pracy.

Zuzanna: Oj, zdecydowanie tak! Mamy wielu pacjentów, którzy są niezwykle sympatyczni i serdeczni. Zdarza się, że osoby, które dzwonią do nas regularnie, zaczynają rozpoznawać nas po głosie i zagajają: „O, to znowu pani! Dobrze, że panią słyszę!” – to naprawdę miłe. To są te momenty, które dają motywację, a nawet radość z codziennej pracy.

Marzena: Tak, ja szczególnie pamiętam jedną pacjentkę, która wracała z zagranicy i miała problem z umówieniem wizyty na czas. Naprawdę bardzo zależało jej na tym, żeby zdążyć na wizytę u konkretnego specjalisty, ale wszystkie terminy w czasie jej pobytu w Polsce były zajęte. Zapisałam tą Panią na listę rezerwową i zrobiłam wszystko, co w mojej mocy, żeby znaleźć jakąś lukę, i udało się! Zadzwoniła potem specjalnie po to, żeby mi podziękować i powiedzieć, że jej wizyta odbyła się na czas. Takie sytuacje dają satysfakcję i sprawiają, że naprawdę warto pomagać.

A co najbardziej cenicie sobie w pracy w Proassist?

Zuzanna: Przede wszystkim wsparcie zespołu i przełożonych. Mamy wiele szkoleń wewnętrznych. Każdy tutaj sobie pomaga, możemy się konsultować, dzielić doświadczeniami. Jest poczucie, że wszyscy gramy do jednej bramki i że nie zostanę sama z trudnym problemem. Dzięki temu ta praca jest spokojniejsza i daje większą satysfakcję, bo wiem, że za mną stoi solidny zespół.

No i właściciele placówek, z którymi współpracujemy też są w porządku. Jeszcze nie zdarzyło mi się, żeby któryś z nich był dla nas niemiły albo wyrażał jakieś niezadowolenie w stosunku do naszej pracy. A wręcz przeciwnie – często słyszymy od nich pochwały. Potrafią powiedzieć do naszej kierowniczki np., że “Dobra robota! Do tej pory nasi pacjenci wiecznie narzekali podczas wizyt, że nikt nie odbiera telefonów. A teraz są wyraźnie zadowoleni z poziomu obsługi”. To mocno budujące, że ktoś docenia naszą pracę.

Marzena: A ja jeszcze dodam, że lubię to poczucie misji – w końcu pomagamy ludziom na co dzień. Nieraz trafiają do nas osoby w ciężkich sytuacjach zdrowotnych, i mimo że pracujemy przez telefon, możemy je wesprzeć. Kiedy pacjent z uśmiechem kończy rozmowę albo dziękuje za naszą pomoc, czuję, że to coś więcej niż tylko zwykła praca.

Praca z programem medycznym Proassist i funkcje ułatwiające codzienną pracę rejestratorek

Jakie funkcje systemu pomagają Wam w codziennej pracy?

Zuzanna: Dzięki funkcji przeglądania pierwszych 100 dostępnych terminów mogę szybko znaleźć odpowiednie propozycje terminów dla pacjentów, co zmniejsza ich zniecierpliwienie i pozwala mi lepiej organizować czas.

Marzena: W 100% zgadzam się z Zuzą, funkcja szybkiego wyszukiwania wolnych terminów jest najlepsza. Ale to nie wszystko, bo Proassist oferuje również świetną bazę wiedzy, dzięki której szybko znajduję odpowiedzi na pytania pacjentów. Dzięki temu nie muszę sięgać do papierowej dokumentacji czy przerywać pracy, by zasięgnąć rady koleżanek. To szczególnie przydatne, kiedy zaczynamy współpracę z nowymi placówkami.

Czy miałyście wcześniej okazję pracować na innych systemach medycznych? Jeśli tak, to jak ocenicie Proassist w konfrontacji z innym programem?

Marzena: Ja nigdy nie pracowałam w innym systemie. Praca w Proassist jest moją pierwszą, dlatego nie mam żadnego porównania. Ale uważam, że oprogramowanie medyczne w chmurze jest świetnym rozwiązaniem. Nie muszę zawsze siadać przy tym samym komputerze, żeby zalogować się do pracy. Wystarczy, że mam dostęp do Internetu. To naprawdę wygodne rozwiązanie. Wyobrażam sobie, że lekarze, których placówki obsługujemy, mogą na przykład codziennie wieczorem spojrzeć w domu w swój kalendarz wizyt i sprawdzić, ilu pacjentów mają zapisanych na kolejny dzień.

Zuzanna: A ja miałam okazję pracować wcześniej w przychodni, gdzie korzystaliśmy z systemu MyDr EDM. Tamten system był w porządku, chociaż czasem się zacinał – zwłaszcza w poniedziałki, kiedy tych pacjentów było najwięcej. No i nie było w systemie listy rezerwowej, którą teraz możemy dla niektórych placówek prowadzić bez problemu.

W przychodni lista rezerwowa była prowadzona w zeszycie A4 i tam zapisywałyśmy z dziewczynami nazwisko, imię i telefon do pacjenta, który wyrażał chęć skorzystania z szybszego terminu. Ale to tak średnio działało, bo czasem jak termin zwolnił nam się z dnia na dzień, to jak dzwoniłyśmy do osób z listy po kolei, mało kto chciał i mógł zmienić swoje plany, żeby skorzystać z wolnego miejsca. W programie medycznym Proassist jest zupełnie inaczej. Możemy zapisać preferencje pacjenta, np. że interesują go tylko popołudniowe wizyty albo, że jest dostępny tylko w poniedziałki i czwartki. Wtedy jak zwolni się miejsce, jednym kliknięciem możemy wyfiltrować osoby, których preferencje wpisują się w wolny termin i łatwiej jest zapełnić lukę. Praktycznie 99% telefonów jest wykonanych z sukcesem – osoba, do której dzwonimy może przyjść na wolne miejsce.

Dlaczego warto postawić na system medyczny Proassist?

Proassist oferuje szereg funkcji, które nie tylko wspierają rejestratorki, ale i ułatwiają życie pacjentom i lekarzom. System umożliwia potwierdzanie wizyt za pomocą SMS, co znacząco redukuje liczbę nieodwołanych wizyt i pomaga lepiej planować harmonogram wizyt. W Proassist dostępne są także elektroniczne podpisy, co ułatwia prowadzenie dokumentacji i pozwala na sprawną obsługę formalności.

Dla usprawnienia pracy lekarzy przygotowaliśmy aplikację mobilną na telefon, która umożliwia głosowe wypełnianie EDM za pomocą funkcji przetwarzania mowy na tekst oraz szybkie skanowanie zdjęć i dodawania ich do dokumentacji. Lekarze mają też możliwość korzystania z szablonów wizyt i powielania recept, co przyspiesza wypełnianie dokumentacji medycznej – zwłaszcza w przypadku wizyt stałych pacjentów chorujących przewlekle.

Zespół rejestratorek Proassist to, jak pokazuje rozmowa z Zuzanną i Marzeną, zgrana i dobrze funkcjonująca ekipa. Korzystanie z ich wsparcia jest nie tylko efektywne, ale i ekonomiczne – usługa ta kosztuje znacznie mniej niż zatrudnienie rejestratorek na pełny etat w placówce medycznej. Dzięki Proassist każda placówka może cieszyć się profesjonalną obsługą pacjentów, jednocześnie oszczędzając czas i pieniądze.

Jak zmniejszyć koszty obsługi pacjenta, zachowując jakość i skuteczność świadczonych usług?

Placówki medyczne stale poszukują sposobów na optymalizację kosztów bez utraty jakości świadczonych usług. W dobie rosnących kosztów prowadzenia działalności i dużej konkurencji warto przyjrzeć się rozwiązaniom, które usprawniają obsługę pacjentów, a jednocześnie obniżają koszty.

Obsługa pacjenta wymaga wyjątkowej sumienności oraz odpowiedzialności. Nie należy to do łatwych zadań, zwłaszcza, że w branży medycznej wciąż brakuje rąk do pracy, a pacjentów jest coraz więcej. Faktem jest, że wśród lekarzy występuje duży niedobór. Jak wynika z danych portalu Zdrowie Wprost, brakuje aż 68 tys. lekarzy.

czywiście cierpią na tym osoby zmagające się z różnymi chorobami. Jednak deficyt odbija się nie tylko na pacjentach, ale także na samych lekarzach. Ponadto ogromna ilość pacjentów zwiększa zapotrzebowanie na pracowników działu rejestracji medycznej. Nie jest trudno zgadnąć, że koszty, jakie ponoszą lekarze w związku z zatrudnieniem nowych osób, są niezmiernie wysokie.

Jednak oprócz kwestii materialnych warto również zwrócić uwagę na takie aspekty jak: czas poświęcony na poszukiwanie odpowiedniego personelu, przygotowanie nowego pracownika do wykonywania obowiązków, czy odpowiedzialność za niego. Oto sprawdzone strategie, które pozwolą zoptymalizować wydatki, zapewniając jednocześnie wysoką jakość usług.

Rejestracja online dla pacjentów na stronie internetowej placówki medycznej

Wdrożenie e-rejestracji to krok, który znacząco usprawnia proces umawiania wizyt, zarówno dla pacjentów, jak i personelu medycznego. Dzięki niej pacjenci mogą samodzielnie zapisać się na wizytę o dowolnej porze, co eliminuje konieczność angażowania rejestratorek do odbierania telefonów i pozwala im skupić się na obsłudze bieżących pacjentów.

E-rejestracja zmniejsza liczbę niedogodności związanych z dopasowaniem terminów wizyt oraz umożliwia pacjentom szybkie znalezienie dogodnego terminu, co zwiększa ich satysfakcję i przywiązanie do placówki. Co więcej, funkcja e-rejestracji zmniejsza ryzyko błędów wynikających z ręcznego wpisywania danych oraz ułatwia zarządzanie harmonogramem – program zapobiega nakładaniu się wizyt. System automatycznie synchronizuje zmiany w kalendarzu dokonane poprzez rejestrację online, kalendarz w portalu ZnanyLekarz oraz kalendarz dostępny dla rejestratorek w placówce.

Prosty program medyczny dla gabinetów - Proassist

Strach przed technologią jest jednym z czynników, które mogą zniechęcić lekarzy do korzystania z nowoczesnych systemów albo zmiany oprogramowania, na którym pracują od lat. Jednak czasem warto zaryzykować i zmienić oprogramowanie medyczne na lepsze.

W Proassist przeniesienie bazy danych z innego systemu jest bezpłatne, a nasz Dział Pomocy Technicznej nie tylko zadba o odpowiednie wdrożenie i przeszkolenie wszystkich pracowników Twojej placówki, ale również będzie gotowy wspierać użytkowników systemu w jego obsłudze od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 18:00.

Zdalna rejestratorka i usługa odbierania telefonów dla gabinetu

Wprowadzenie zdalnej rejestratorki to wygodna i tańsza alternatywa dla etatowego personelu w placówce. Dzięki rejestracji telefonicznej realizowanej przez profesjonalny zespół zewnętrzny można skutecznie obsłużyć pacjentów, nawet przy zwiększonej liczbie połączeń, bez konieczności zatrudniania kolejnych pracowników.

Usługa odbierania telefonów dla gabinetu jest rozwiązaniem, które zmniejsza wydatki na wynagrodzenia, szkolenia czy urządzenia biurowe, przy jednoczesnym zapewnieniu dostępności dla pacjentów w godzinach pracy placówki. Korzystając z usługi zdalnej rejestracji telefonicznej Proassist nie musisz martwić się o wdrażanie do pracy nowych pracowników, urlopy, zwolnienia lekarskie, czy nadgodziny.

Profesjonalne rejestratorki medyczne będą odbierać połączenia przychodzące od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Niektóre placówki medyczne współpracują z nami w ten sposób, że przekierowują ruch telefoniczny do Proassist, a na miejscu mają jedną lub dwie rejestratorki, które zajmują się przygotowywaniem dokumentacji medycznej, wspierają pracę lekarzy i umawiają na wizyty pacjentów, którzy przychodzą do placówki osobiście.

Automatyzacja przypomnień o wizytach

Duża liczba pacjentów niestawiających się na wizyty jest jednym z głównych powodów strat finansowych w placówkach medycznych. Automatyczne przypomnienia SMS stanowią skuteczne narzędzie zmniejszające liczbę zapomnianych terminów.

SMS jest bowiem narzędziem, które prowadzi do skutecznej komunikacji. Wysyłając wiadomości kilka dni, dzień lub na kilka godzin przed wizytą, można znacząco obniżyć współczynnik nieobecności pacjentów, co wpływa na optymalizację kosztów oraz zapewnienie ciągłości pracy specjalistów.

Podpisy elektroniczne na tablecie i szablony wizyt dla lekarzy

Dokumentacja elektroniczna minimalizuje wydatki na materiały biurowe oraz przechowywanie dokumentów papierowych. Z kolei podpisy elektroniczne umożliwiają szybsze realizowanie formalności bez potrzeby drukowania umów, zgód czy innych dokumentów, co nie tylko redukuje koszty, ale również jest przyjazne dla środowiska.

Możliwość szybszego wypełniania EDM przez lekarzy zmniejsza koszty obsługi pacjenta, ponieważ lekarz może realizować wizyty w krótszym czasie lub po prostu zamienić wypełnianie EDM po godzinach przyjęć pacjentów na automatyczne, szybkie uzupełnianie karty pacjenta w momencie, gdy jest on w gabinecie.

W programie medycznym Proassist lekarze mogą korzystać z dostępnych szablonów wizyt oraz tworzyć własne, dostosowane do swoich preferencji. Istnieje również możliwość duplikowania recept lub korzystania z listy leków ulubionych w celu szybszego wystawienia e-recepty. Zalecenia po wizycie mogą zostać automatycznie wysłane na e-mail pacjenta, dzięki czemu pacjent na pewno ich nie zgubi.

Podsumowanie - jak zmniejszyć koszty obsługi pacjenta w gabinecie

Optymalizacja kosztów obsługi pacjentów nie musi oznaczać rezygnacji z wysokiej jakości usług. Wręcz przeciwnie, wdrażając odpowiednie oprogramowanie dla placówek medycznych oraz programy medyczne do zarządzania wizytami i dokumentacją, można skutecznie usprawnić pracę, zminimalizować wydatki i jednocześnie zapewnić komfort obsługi pacjentów. Współczesne rozwiązania technologiczne pomagają placówkom medycznym budować długoterminowe relacje z pacjentami, zwiększać ich satysfakcję i lojalność, co w rezultacie przekłada się na większe zyski.

Realny pacjent, wirtualny lekarz? Umawianie pacjentów na godziny jest możliwe.

"Przychodzi baba do lekarza i..." czeka w kolejce? Humor wywodzący się z dowcipów nie przekłada się na entuzjazm pacjentów, oczekujących na wizytę często przez długie godziny. Wraz z dynamicznym rozwojem programów medycznych dla przychodni, pojawiły się szanse wynikające z mobilności kalendarza lekarskiego. Na czym polegają zmiany systemu umawiania wizyt?

Wirtualny kalendarz, realna obsługa?

Technologia pociąga za sobą wiele branż, skłaniając je do szybszej obsługi klientów, podwyższonej jakości usług, oraz pozyskiwania nowych chętnych do współpracy. Jednak jak wszystkie nowinki, system świadczenia usług mobilnych, aby działał w pełni sprawnie, musi przejść okres testowy. Dzięki temu zyskuje zaufanie odbiorców, oraz będzie działać w pełni sprawnie. Umawianie pacjentów na godziny za pośrednictwem serwisów internetowych jest już dość powszechne, jednak nadal funkcjonuje przeświadczenie, że wielu zainteresowanych obawia się, iż działający wirtualnie portal nijak ma się do rzeczywistości służby zdrowia, która przyzwyczaiła już do zupełnie innych standardów obsługi.

Pacjent skazany na łaskę losu

Faktem jest, że długoletnia praca placówki medycznej ma już wypracowaną listę stałych pacjentów, przyzwyczajonych do zasad obowiązujących w poradni lub gabinecie specjalistycznym. Jednym z celów telefonicznej oraz internetowej rejestracji pacjentów jest natomiast pozyskiwanie nowych klientów. Ci, którzy decydują się na to, aby zaufać mobilnemu kalendarzowi, widzą w nim wiele zalet, przede wszystkim umówienie terminu na konkretną godzinę. Ogólnym niezadowoleniem siedzących w kolejkach pacjentów było bowiem dotychczasowe przyzwyczajenie lekarzy specjalistów, do umawiania wizyt w godzinach funkcjonowania gabinetu lekarskiego. Wszystko było zależne od szczęścia – taka praktyka owocowała z jednej strony rosnącymi w oczach kolejkami, ponieważ pacjenci wchodzili jeden za drugim, z drugiej – pustymi poczekalniami oraz brakiem zajęcia dla lekarza. Taki system zdecydowanie wymagał poprawy.

Klient docelowy, nie tylko młody

Młode pokolenie mając możliwość internetowej rejestracji, w oprogramowaniu medycznym widzi potencjał i właściwe zastosowanie, ufając w usprawnienie systemu dzięki nowej technologii. Decyzja gabinetów lekarskich o podjęciu kroków w uruchomieniu aplikacji mobilnej jest więc z pewnością wyjściem naprzeciw młodym pacjentom w celu ich pozyskania. Co natomiast ze starszymi jednostkami? Uprawnienie procesu obejmuje także rejestrację telefoniczną, która działa równie sprawnie, choć obciążona jest częstym zajęciem linii. Mimo to popularyzacja tego typu umawiania wizyt staje się coraz bardziej powszechna i doceniana przez samych zainteresowanych.

Mobilny potencjał dla lekarza

Wdrożenie nowego oprogramowania medycznego dla pacjentów jest też dużym ułatwieniem w praktyce lekarza. Dlaczego? W tradycyjnym procesie umawiania wizyt zdarzały się sytuacje, w których ilość pacjentów, oczekujących w kolejce była nieadekwatna do czasu pracy specjalisty. Umawianie wizyt drogą sieciową lub telefoniczną pozwala na stworzenie czytelnego i przejrzystego kalendarza, na którego bazie lekarz widzi swój realny czas pracy.

Dobry PR gabinety medycznego

Narzędzie nowego oprogramowania medycznego, które odpowiada za umawianie pacjentów to także świetny instrument marketingowy. Jak wiadomo, w dzisiejszych czasach jest to nieuniknione. Ciągłe podtrzymywanie kontaktów z pacjentami jest bardzo istotne i buduje wzajemne relacje. Mobilne umawianie wizyt lekarskich umożliwia wysyłanie bieżących informacji o promocjach lub rabatach, a także przypomnienia związane z wyznaczonymi terminami. Wszystko to sprawia, że pacjenci czują się otoczeni w pełni profesjonalną opieką, także poza strefą przychodni, oraz doceniają gabinet jako nowoczesny i świadomy nowinek technologicznych. Wszystkie te cechy wpływają na to, iż strata pacjentów, wynikająca ze zdenerwowania długim oczekiwaniem w kolejce, nie będzie miała miejsca.

Nerwowa atmosfera w zatłoczonych poczekalniach może być zatem wykluczona, a gabinety lekarskie mogą stać się w pełni przyjazne dla pacjentów, dzięki nowoczesnym technologiom umawiania na godziny. Mimo iż system opiera się na wirtualnych schematach i algorytmach, to ma pełne przełożenie na realną jakość usług.