W tym odcinku szczegółowo omówiliśmy takie kluczowe zagadnienia jak: jak napisać atrakcyjne ogłoszenie o pracę dla personelu medycznego, które kanały rekrutacyjne są najskuteczniejsze w branży medycznej oraz jakie kryteria należy uwzględnić przy selekcji kandydatów na stanowiska medyczne.

Przygotujcie się na solidną dawkę praktycznych wskazówek, które pomogą Wam w efektywnym zarządzaniu placówką medyczną i zbudowaniu solidnego zespołu!

Jak zacząć rekrutację personelu medycznego?

Jacek: Dziękujemy za dołączenie do naszego cyklu spotkań z ekspertami z branży okołomedycznej “Gość Proassist”. Dzisiaj jest z nami pani Aneta Bugańska. Jest ekspertem, HR-owcem z Agencji Rekrutacji, głównie skierowanym na tą część medyczną.

Ale może najwięcej to Aneta powiedziałabyś o sobie sama – tutaj nam przedstawiła się w kilku prostych zdaniach szybkich.

Aneta: Jasne. W pierwszej kolejności to dzień dobry, witajcie. Bardzo dziękuję za zaproszenie. Co do mnie, to trochę już powiedziałeś, ale faktycznie od 12 lat zajmuję się szeroko pojętym HR-em, od 12 lat prowadzę przeróżne projekty rekrutacyjne dla klientów z branży i medycznej, farmaceutycznej, automotivu, e-commerce, więc to moje doświadczenie jest dość spore.

Myślę, że każda firma stoi przed dużymi wyzwaniami rekrutacyjnymi. Dzisiaj się spotykamy i będziemy opowiadać na temat branży medycznej i liczę na to, że Was zaciekawią tematy, które tutaj będziemy przedstawiać.

Jacek: Słuchaj, ja mam kilka pytań do Ciebie już jakby sformułowanych. Oczywiście, jeżeli by w trakcie tego spotkania ktoś, kto jest z nami na clickmeetingu, od razu miał jakieś pytania, to pytajcie – ja w jakiś sposób w pewnym momencie przekażę tutaj pani Anecie pytania.

Aneta, ale wyobraźmy sobie taką sytuację hipotetyczną, ale ona pewnie często jest, bo od czegoś zawsze ktoś zaczyna. Czy mamy swoją placówkę medyczną, którą dopiero otwieramy. Czy nie wiem, przychodzimy jako menedżer do placówki i musimy zacząć jakąś rekrutację.

Mówię tutaj o różnej rekrutacji – i lekarzy, i specjalistów, nie wiem, fizjoterapeutów, ale też o tym personelu, typu rejestratorki, typu, nie wiem, jakaś właśnie osoba od marketingu, nie wiem, być może księgowy, jeżeli nie korzystamy z biura księgowego, itd. w placówce. To jakbyś tak miała nam powiedzieć, od czego w ogóle zacząć? Jak my to mamy sobie zorganizować jako tacy zarządcy tej placówki?

Aneta: Oczywiście, śmiało powiem od początku, ale to jest oczywiście – ja się śmieje z tego, że od początku – ale faktycznie tak jest, że bardzo często, jak ja się spotykam z firmami, które nam zlecają rekrutację, to jest taka rozmowa “no wie Pani, potrzebujemy na przykład rejestratorki”, na przykładzie rejestratorki, “no potrzebujemy rejestratorki, potrzebujemy osoby, która będzie odbierała telefony, wpisywała do grafiku pacjentów, rozumie Pani, to ma być taka osoba”. Po czym zadajemy bardzo dużą serię pytań. My musimy tutaj, akurat na przykładzie tej rejestratorki, musimy sobie uświadomić, kogo my tak na dobrą sprawę szukamy, jaka to jest persona, czy my szukamy kobiety, mężczyzny, w jakim wieku.

Oczywiście tutaj nie chcę, żeby ktoś zaraz powiedział, że dyskryminujemy kogokolwiek, ale są zawody, w których to od razu jest określone, kogo my szukamy, czy szukamy osoby z Polski, czy szukamy obcokrajowców.

Musimy też wiedzieć, jaka jest znajomość języka, jaka ta osoba, jakie musi mieć doświadczenie zawodowe, więc najszybciej trzeba by było na etapie, kiedy faktycznie już się pojawia ta potrzeba biznesowa, że już wiemy, że potrzebujemy zatrudnić jakąś osobę, żebyśmy wzięli kartkę i spisali, kogo my potrzebujemy, czyli jaka ta persona, czy jakiej osoby my szukamy, konkretnie z wytycznymi.

Z resztą to bardzo często też się pojawia na opisach stanowisk, czyli, czy my szukamy osoby z takim i takim doświadczeniem, to musimy określić, jakie musi mieć wykształcenie ta osoba, bo wiemy tym bardziej, że w branży medycznej potrzebujemy mieć konkretne grupy, które ukończyły studia, więc musimy zweryfikować, jak wygląda ten dyplom. Musimy określić też, czy my obsługujemy osoby tylko polskojęzyczne, czy na przykład obcokrajowców, więc też musi być określona znajomość języka, tak jak powiedziałam, doświadczenie zawodowe w latach, czy my szukamy osoby, która już ma duże doświadczenie, wchodzi ad hoc do zespołu, czy my na przykład jako przedsiębiorstwo możemy sobie pozwolić na to, żeby szkolić osobę do zespołu przez trzy miesiące. Tych czynników bym powiedziała, że jest bardzo dużo, oczywiście też na etapie szukania kandydatów warto się zastanowić, jak wygląda ścieżka rozwoju zawodowego tej osoby na tym stanowisku, bo być może, że takie pytanie padnie na tym dalszym etapie, związanym z rekrutacją.

Też musimy już na tym wstępnym etapie określić, jaki my w ogóle mamy budżet dla tej osoby, jakie mamy widełki finansowe. Teraz też przepisy prawa się zmieniły, musimy jasno określać i jawnie, jaki mamy przedział finansowy, wiadomo, że ten przedział może się różnić dla osoby, która ma bardzo duże doświadczenie i to mniejsze, które też akceptujemy, więc bym powiedziała, że tych czynników do wystartowania rekrutacji jest sporo. My musimy też jasno określić, jakie są zadania tej osoby.

Dlatego też powiedziałam, bo na samym początku, że czasami jest tak, że te firmy, czy właściciele, czy menedżerowie, nie do końca mają w ogóle sprecyzowane stanowisko, czy mają sprecyzowane potrzeby, kogo my szukamy. Czy my szukamy osoby na samodzielne stanowisko, czy my na przykład szukamy jedną z pięciu osób, która będzie na zmianie i to stanowisko może być stanowiskiem rotującym, czy to jest osoba kluczowa dla nas, dla biznesu, typu na przykład lekarz, który jest niezbędny w gabinetach.

To wszystko już musi być rozpisane bardzo wnikliwie na etapie potrzeby. Oczywiście, najgorszą sytuacją podbrankową dla pracodawców jest sytuacja, kiedy z dnia na dzień rozchoruje się pracownik, który jest kluczowy dla biznesu, gdzie dochodzi do wypadków na przykład. Ktoś nie przychodzi do pracy i ta rekrutacja musi być wykonana bardzo szybko, ale też na przykład możemy sobie ustalić, że ktoś złożył z pracowników wypowiedzenie i na przykład wiemy, że mamy dwa miesiące, miesiąc, trzy miesiące na znalezienie nowej osoby.

Wtedy ten proces też trwa zdecydowanie dłużej, on jest spokojny, więc tych czynników wystartowania bym powiedziała, od czego zacząć rekrutację, no właśnie od tych wszystkich etapów, ale lepiej nam – jako osobom zarządzającym – pomyśleć o tym, kogo my szukamy do zespołu wcześniej, zanim następnie rezygnacja pracownika. Albo też jeżeli na przykład firma rozwija się dość prężnie, lepiej mieć z tyłu głowy już wcześniej zaplanowane to, że my kogoś będziemy dorekrutowywać do zespołu i zrobić tą rekrutację bardzo spokojnie, merytorycznie, niż my jako pracodawca mamy być pod bramką w takiej sytuacji, że bierzemy kogokolwiek dostępnego z rynku, pomimo tego wiedząc, że na przykład ta osoba nie do końca się sprawdzi, albo to nie jest ta persona, której my oczekujemy.

Jak wybrać dobrą rejestratorkę medyczną spośród setek CV?

Jacek: Wiesz, w przypadku placówek czy gabinetów to często też jest tak, że możemy – ja powiem też z perspektywy – no my robimy bardzo często rekrutacje na rejestratorki i często to wygląda tak, że to jest, no często rekrutacja, nie wiem jak by ją nazwać….

Aneta: Permanentna.

Jacek: Tak, permanentna, ale przede wszystkim negatywna. To znaczy my mamy coraz więcej placówek, w związku z tym potrzebujemy coraz więcej rejestratorek, ale jak my dajemy ogłoszenie o pracę, to dostajemy przykładowo 600 CV, czy 700.

I teraz z naszej perspektywy, czy w zasadzie najbardziej Justyny, to jest to, co Ty powiedziałaś na samym początku. Pierwsze to ustalić kogo my szukamy, bardzo precyzyjnie napisać to w ogłoszeniu, ale nie oszukujmy się – masę ludzi, którzy nie spełniają tych rzeczy, które są opisane w ogłoszeniu i tak złoży to CV.

I teraz to, co Ty powiedziałaś na samym końcu, że żeby kogoś nie brać na szybko, to ja sobie tak wyobrażam, bo wiem, jak menedżerowie placówek działają, albo jak właściciele podmiotów, którzy są też lekarzami. Oni mają po prostu tyle na głowie i gdzieś tam przy okazji rekrutacje i to wiesz, ja nawet sobie wyobrażam, że to nawet nie tyle, że nie ma kogo wybrać, tylko na przykład, jeżeli chodzi o tą rejestratorkę, to nie ma czasu przyglądnąć się wszystkim, porozmawiać ze wszystkim.

I teraz też jest to istotne, żeby to tak zaprocesować gdzieś już na etapie, na samym początku, żeby rozmawiać tylko z tymi, którzy są najlepsi już na wstępie jakoś wybrać. Nazwijmy to przed rozmową.

Aneta: Oczywiście, że tak. Wszystko też zależy od kanałów dystrybucji oferty pracy, bo tak jak wspomniałeś, na jedno stanowisko może być 600, może być 6000 aplikacji. Proszę uwierzyć, że ja ostatnio procesując rekrutację asystentki zarządu w Krakowie, miałam 6000 aplikacji, z czego taką solidną, która była bardzo spójna z profilem firmy, wybraliśmy tylko trzy osoby.

Ale faktycznie przeprocesowanie, sprawdzenie tych aplikacji zajmuje bardzo dużo czasu. I teraz, jeżeli ja bym była, bo wiadomo jestem – to może też nie wybrzmiało na samym początku – ja jestem prezeską agencji pracy, która ma swój zespół rekrutacyjny, więc i też sama rekrutuję do zespołu.

Mając świadomość i mając bardzo duży portfel klientów biznesowych, mam świadomość tego, że czas to jest pieniądz. I teraz, jeżeli jest lekarz, który ma poświęcić 10 godzin swojego czasu, nie obsłuży pacjentów, a musi usiąść, przeglądnąć sto, tysiąc aplikacji, to jest strata czasu dla niego.

I te procesy czasami zajmują bardzo długo. Wiem też, że te procesy są czasami źle przygotowane i źle zrobione, co wynika z tego, że ludzie nie mają czasu. Mówię o tych osobach zarządzających. I teraz, żeby taki proces dobrze przygotować, to na pewno potrzeba bardzo dużo czasu, żeby przeanalizować, żeby usiąść, mieć czas, żeby przejrzeć te aplikacje, spotkać się. Na przykład zrobić pierwszy wywiad telefoniczny i mogą to zrobić osoby zdecydowanie z niższym stażem, wyłuskać tylko z tej grupy kandydatów, którzy będą odpowiednio doświadczeni, ale też kulturą będą się wpisywali w oczekiwania danych organizacji.

Następny etap, to są spotkania na żywo i dopiero wybór tej osoby, która będzie nam odpowiadała. Oczywiście to jest piękny taki proces. Mam świadomość tego, że życie jest zupełnie inne, bo są wypowiedzenia.

Nawet nasz kluczowy kandydat też może być na wypowiedzeniu, więc te procesy mogą nam się wydłużyć. Ale wszystko jest do zrobienia. Od razu też powiem, mam świadomość, że jeżeli to są małe gabinety, firmy, które nie zatrudniają powyżej na przykład 20 czy 50 osób i nie prowadzą takich bardzo rozbudowanych procesów rekrutacyjnych, nie mają też swoich systemów ATSowych.

My jako agencja takie systemy mamy, więc my określamy czy zaszywamy słowa kluczowe, otagowujemy te oferty, więc my przez nasz system dostajemy tylko wybiórczych kandydatów, którzy spełnili pewne krytyczne dla nas takie doświadczenia i dopiero my zaczynamy tę rekrutację od tych wyłuskanych osób.

Problemem jeszcze rynkowym na pewno jest to, co Ty wspomniałeś, a mianowicie fakt taki, że kandydaci nie czytają ofert. Jeżeli widzą, że, powiedzmy, są jakieś doświadczenie wymagane, są pewne wymagane kompetencje, 80% kandydatów – i to mogę powiedzieć globalnie na rynku – aplikuję gdzie się da.

Później ludzie są zdziwieni, “a wysłałam 20 ofert, wysyłam 20 CV, a nikt do mnie nie zadzwonił”. Właśnie nie zadzwonił, bo Twoje doświadczenie nie jest spójne z oczekiwaniami. Firma wie dokładnie, kogo chce zatrudnić i będzie zapraszała rozmowy tylko takich kandydatów, którzy są spójni z oczekiwaniami tej oferty.

Gdzie szukać lekarzy do pracy w prywatnych placówkach medycznych?

Jacek: Mhm, okej. Ale wspomniałeś tak, bo napisałem sobie pierwszy punkt, to już wcześniej mówiłaś, ustalenie kogo konkretnie szukamy. Żeby dobrze sprecyzować to, kogo szukamy, żebyśmy potem nie musieli odfiltrowywać w dalszym etapie, a potem ustalenie tego kanału poszukiwania, jak nie wiem, czy to dobrze nazywam kanał, ale źródło uzyskiwania tych kandydatów. No bo w ogóle w branży medycznej to też szczególnie w takich mniejszych placówkach, kilkunastoosobowych, gdzie jest kilkunastu lekarzy, to bardzo często ten kanał poszukiwania, na przykład lekarzy czy fizjoterapeutów do współpracy, no to odbywa się gdzieś tam w szpitalu, gdzie się przyjmuje, tak – ja jestem ordynatorem, to mówię “to przyjdź tu do mnie, do centrum medycznego” i tak przychodzi lekarz.

Generalnie dużo już placówek działa na takim nazwijmy to wolnym rynku i poszukuje z wolnego rynku lekarzy do placówki?

Aneta: Czy samych w sobie lekarzy – na pewno nie jest to stanowisko, które jest stanowiskiem takim bardzo standardowym, które wpływa na rynek, żeby na przykład obsługiwały agencje taką rekrutację. Zgodzę się, bardzo często, ale to nie tylko w branży medycznej, ale w innych branżach – najlepszą rekomendacją jest poczta pantoflowa. To co ty wspomniałeś. Ja komuś powiem “słuchaj, otwieram gabinet, może znajdziesz 5 -10 godzin czasu do tego, żeby przyjąć pacjentów, miło by było, jeżeli byś dołączył do mojego zespołu.”

Tak działa rynek. Zupełnie inaczej działają rekrutacje lekarzy. Zupełnie inna forma dotarcia jest na przykład właśnie do rejestratorek. Inną formą dotarcia tych kanałów dotarcia to jest szukanie kadrowej, księgowej, osoby do marketingu, personel sprzątający.

Więc kanały dotarcia to są zupełnie inne. I typy rekrutacji, czy podejścia do rekrutacji powinny być inne, ale jeżeli bym miała ubrać to w słowa globalnie, gdzie powinniśmy się ogłaszać, żeby znaleźć odpowiedniego kandydata, to na pewno prosta i banalna rzecz, o której myślę, że dużo właścicieli zapomina nawet przysłowiowe wydrukowanie kartki i powieszenie jej w miejscu, gdzie jest sekretariat, gdzie są panie rejestratorki, “Dołącz do naszego zespołu. Szukamy kogoś takiego, jak Ty.” Samo w sobie stanowisko, więcej informacji otrzymasz tu i tu, zaaplikuj i stanowisko, czy jest podany sam w sobie adres mailowy, to jest najprostsza z możliwych rzeczy.

Mogę powiedzieć, że często korzystam też mając dzieci z placówek medycznych i widzę, że ten kanał dotarcia jest bardzo mocno zaniedbany. I teraz, jeżeli placówka jest w stanie określić przemiał pacjentów, czy tą statystyczną ilość pacjentów dziennie, każdy z nas ma różnych znajomych.

I tą pocztą pantoflową zawsze możemy być gdzieś tam w rozmowie przy kawie, w cudzysłowiu, jeden, drugiemu powie, słuchaj, szukam pracy, takie i takie stanowisko, zawsze może to wykonać, a słuchaj, w tej placówce medycznej, kogo szukają właśnie do obsługi, może tam pójdziesz złożyć CV, więc czasami nawet o takiej bardzo prostej rzeczy, najzwyczajniej w świecie zapominamy.

To, co jest teraz najbardziej popularne, to oczywiście to są social media, publikacje ofert na fanpage 'ach firmowych, na stronie internetowej w zakładce Kariera. To są też, to bym powiedziała, że to jest taki drugi etap.

Trzeci etap to jest oczywiście publikacja ofert płatnych. Typu pracuj.pl, olx, jeżeli firma ma swoje konto na LinkedIn, tam też pozyskuje kandydatów, ale to bym powiedziała, że te modele tyczą się bardziej całego personelu poza lekarzami, ponieważ rzadko się zdarza, żeby lekarz sam z siebie zaaplikował na pracuj.pl na ofertę.

Z resztą samych w sobie ofert, że ktoś szuka lekarza czy jakiś szpital, czy placówka medyczna, takich ofert jest niewiele. Dlatego o tym też chcę wspomnieć, bo lekarze są bardzo specyficzną grupą i bardziej tutaj rolą wszelkich rekruterów jest headhantowanie tych ludzi.

Czyli na przykład najprostszą następną rzeczą, to są takie protipy, którymi się dzielę, że tak powiem za free dzisiaj z Wami, ale najprostsza możliwych rzeczy, sortujemy sobie lekarzy po konkretnych specjalizacjach, na przykład na Znany Lekarz albo innych opiniotwórczych portalach. Często tam jest podany numer telefonu albo do lekarza. Albo na sekretariat i od kreatywności danego rekrutera, tylko mocno zależy, jak się mocno postara, żeby zdobyć prywatny numer telefonu lekarza.

Już w hardkorowych sytuacjach przypuszczam i wiem, że takie rzeczy się dzieją – często jest też tak, że headhunterzy inwestują 200 zł, powiedzmy, w cudzysłowie 200 zł, płacąc za wizytę lekarską i w trakcie tej wizyty lekarskiej, przychodzą z ofertą pracy do tego lekarza.

Takie rzeczy na rynku się dzieją, one może i nie są popularne. Nikt nie headhuntuje, powiedzmy, w jakiejś potężnej sieci medycznej rejestratorki w taki sposób, lekarza już tak.

Jacek: Okej. No ciekawy sposób, pozyskiwania tych partnerów do współpracy. Natomiast tak, jeszcze mówiąc, nie wiem, czy to tak w Twoim jakby, w Twoich kompetencjach, natomiast ja widzę, że jest jakieś takie w placówkach medycznych uparte dążenie do tego, żeby tych lekarzy mieć jak najwięcej w tej placówce.

Przyjmują raz w miesiącu, dwie godziny, w jakimś tam kontrakcie się rozliczają. Teraz pytanie, no bo tak, utożsamianie się z placówką wtedy takiego lekarza, no wyobrażam sobie, że jest małe. Nie wiem, co jest w tej perspektywie, czy to w ogóle ma jakiś sens już poza tą częścią biznesową, no bo to wiadomo, menedżer musi sobie tam, czy lekarz szef poobliczać, czy to mu się opłaca, czy nie, ale z perspektywy takiej właśnie rekruterskiej, wizerunkowej, czy to w ogóle ma sens?

Aneta: Czy to ma sens, to pytanie myślę, że warto by było wtedy zadać właścicielowi, czy jaką stawkę trzeba by było zaproponować faktycznie lekarzowi, żeby on zechciał do nas przyjść i popracować te dwie godziny.

To, co Ty wspomniałeś, że jeżeli mamy bardzo dużą grupę lekarzy, którzy się nie utożsamiają w żaden sposób z naszą wartością biznesową, z naszą placówką, to niestety, ale pacjenci też to będą czuć, że mamy określony limit czasowy, 15 czy 20 minut na pacjenta.

I ten przemiał pacjentów będzie taki randomowy, bym określiła, nie bardzo taki wnikliwy, przez co też ten personel nie będzie podchodził dobrze do tej placówki. Ja jestem zwolenniczką i tu bym powiedziała, że ogólnie też w biznesie można widzieć tak globalnie, że jeżeli mamy oddany, zgrany zespół, to on bardzo pozytywnie wpływa na ten nasz biznes.

I wystarczy sobie popatrzeć, tak czysto logicznie, na ten problem. Jeżeli przychodzi, powiedzmy, lekarz, którego gabinet to jest piąty w trakcie tego samego dnia, to on podchodzi do tych pacjentów bardzo szybko, tak jak powiedziałam, randomowo i nie ma czasu na tą wnikliwą analizę.

On też się nie jednoczy z naszym zespołem. On nie rozmawia w ogóle z rejestratorkami, nie rozmawia może i nawet z zarządem takiej firmy, ale on tu przechodzi od godziny takiej do godziny takiej. I jeżeli ktoś uznaje, że biznesowo jemu się to kalkuluje, to myślę sobie, czemu nie.

Ale jeżeli firma chce mieć bardzo zgrany zespół, chce na przykład mieć lekarzy, którzy pracują konkretną większą ilość godzin, niestety, ale nad tym trzeba popracować. Myślę, że jest kilka argumentów, które mogą przekonać takich lekarzy – poza stawką – do tego, żeby im się to opłacało.

Wiadomo, że lekarze mają kilka podmiotów i jest im bardzo ciężko uzyskać kilka godzin. Teraz mi się przypomniało, że raz mieliśmy taką sytuację, że do prywatnej kliniki w Londynie szukaliśmy polskich chirurgów.

I faktycznie było to bardzo duże wyzwanie. Może nie było nawet wyzwaniem to, że my dostaliśmy prywatne telefony do konkretnych bardzo znanych chirurgów, tylko dostosowanie tego grafiku czasu pracy. Plus do tego transport tej osoby, logistyka przelotów, konkretnych osób, o stawkach to już nawet nikt nie dyskutował, bo te stawki były wiadomo rynkowe i dużo lepsze niż w Polsce. Ale faktycznie bardzo dużym, największym, wyzwaniem było dopasowanie grafików lekarzy polskich do działalności placówki.

Placówka musiała później zgrać potrzeby swoich pacjentów. To jest największe wyzwanie. I teraz jeżeli placówka ma na tyle dobrze zorganizowany management, który dba o jakość tych lekarzy, to prędzej czy później oni sami zobaczą, że atmosfera jest w porządku, że wszystko na co się umawialiśmy na etapie rekrutacji faktycznie tak jest w życiu realnym.

Jacek: Wolą w tej placówce przyjmować wtedy niż skakać.

Aneta: Tak Wtedy mogą, bo wiadomo, że jeżeli ustaliliśmy sobie, że mamy 15 czy 20 minut na pacjenta, to nikt nie będzie upychał tych pacjentów później, skracając czas obsługi w maksymalną ilość czasu. To jest na przykład zwykły przykład, ale być może, że dla tego lekarza to jest bardzo duży dyskomfort i on nie chce pracować w takich warunkach.

Więc tutaj tych czynników jest dużo. Tak jak powiedziałam, dużo zależy od podejścia właścicieli i tego komu się spina to biznesowo, bo jak lekarz ma przyjechać na dwie godziny, z czego godzinę będzie stał w korku, drugą godzinę znowu stoi w korku, to już mu to zabiera 4 godziny czasu pracy.

To być może, że można było w inny sposób zorganizować grafiki, ale mam tego świadomość, że jest to czasami ciężkie wyzwanie logistyczne.

Dlaczego lekarze często pracują w kilku miejscach jednocześnie?

Jacek: A jak miałbym Cię zapytać, Ty wiesz, dlaczego lekarze lubią tak bardzo dywersyfikować te swoje miejsca pracy? Pracują w 4-5 miejscach pracy?

Aneta: Czemu lubią, bym powiedziała, że to jest kwestia prozaiczna. Jeżeli sytuacja finansowa w polskich placówkach państwowych się nie zmieni na lepsze pod względem finansowym, to myślę sobie, że lekarze nie będą wtedy musieli łapać 5 -10 placówek dodatkowych, żeby można było godnie żyć.

Jacek: Niby tak, ale z drugiej strony jest naprawdę mała grupa lekarzy, która pracuje jeżeli nie ma swojego gabinetu, która pracuje w szpitalu i w jednej placówce. Zazwyczaj to jest szpital i jeszcze ze trzy placówki. Tu w poniedziałek, a tu we wtorek, a tu w piątek.

Aneta: Oczywiście, że jest tak. Też trzeba mieć świadomość tego, że nie każdego lekarza stać na otwarcie swojego gabinetu, bo z tym się wiąże bardzo duże biznesowe po prostu przedsięwzięcie i też właśnie ten zasób finansowy i cała logistyka z tym związana.

Ja bym powiedziała, że jeżeli ktoś dysponuje czasem i ma taką możliwość przyjmowania poszczególnych pacjentów i nie ma z tym problemu, że pracuje więcej niż etat, to dla mnie to jest okej, jeżeli dlatego dla właściciela placówki i dla samego lekarza to jest sytuacja komfortowa dla wszystkich stron, to jest prosta sprawa.

Jacek: A wiesz, lekarze, oni są najbardziej przepracowaną grupą, bo tam…

Aneta: Tak, no wielokrotnie nawet słyszeliśmy, jak to lekarze potrafią umierać po trzech ciągłych dyżurach, po trzech dobach pracy. Takie sytuacje w mediach gdzieś tam są nagłaśniane, ale zresztą jeszcze z takich ciekawostek to też dopowiem, że proszę zwrócić uwagę, że sytuacja tej dywersyfikacji rynku pracy, ona jest bardzo widoczna na rynku medycznym w przypadku lekarzy, fizjoterapeutów. Nawet kosmetyczki mają takie powiedzmy kilka miejsc, kilka gabinetów, w których przyjmują, ale nawet rynek pracy pod względem zapisów w kodeksie się zmienił, że teraz obojętnie jaki pracownik może świadczyć, jeżeli ma to na to czas i ochotę, świadczyć kilka zleceń jednocześnie.

Wcześniej tak nie było, zwłaszcza jeżeli pracodawca obciążał pracownika jakąś umową lojalnościową, gdzie w obszarze na przykład tak jak to mogę powiedzieć wprost na przykładzie – mamy w zespole osoby, które rekrutują.Faktycznie wcześniej było tak, że dbaliśmy o to, żeby te osoby nie rekrutowały, nie były konkurencyjne na rynku pracy, nie podkupowały, poniekąd też klientów, tylko wykonywały dla nas zlecenie. Teraz przepisy prawa się zmieniły, więc każdy może to swoje ryzyko dywersyfikować.

Prosta nawet przyczyna. Dzisiaj ktoś traci płynność finansową, mówię o właścicielu takiego przedsiębiorstwa i nie jest w stanie zapłacić wynagrodzenia nawet lekarzowi. A niech będzie taka sytuacja w skali miesiąca z dwóch, trzech gabinetów.

Wiadomo, że to są skrajne takie przypadki, ale faktycznie, jeśli się mnie pytasz z czego może to wynikać, to ja bym powiedziała, że to jest najbardziej prozaiczna kwestia zarobków i finansów.

Jacek: Okej, dobra, więc tak, mamy pierwsze – ustalić kogo szukamy. Potem te kanały, wiemy już, że ten kanał płatny w przypadku lekarzy to jest ostateczna ostateczność. Tam w ogóle nie ma chyba niszowych portali pracy takich jak dla programistów. Te wszystkie, które były, to są tak bardzo niszowe, że tam w ogóle nie ma lekarzy, nie?

Aneta: Nie, nie spotkałam się jeszcze z portalem, który był portalem bardzo niszowym, w którym by się pojawiły same w sobie oferty pracy. Ja też patrzę, że ktoś napisał na czacie, że nielegalne i karalne jest szukanie pracownika o określonej płci, jednak bardzo często w branży medycznej szuka się rejestratorki.

Oczywiście, że ja tutaj powiem, że ja użyłam pewnego skrótu myślowego. Ja mam świadomość wszelkich przepisów prawa pracy, a zwłaszcza wszelkich dyskryminacji. Zresztą to powiedziałam też na samym początku, żeby zaraz nikt nie zarzucił jakąkolwiek dyskryminację.

Niejednokrotnie ja się spotykam, a zwłaszcza w branży HR -owej, czy z dyrektorami HR -u, poszczególnych firm branży itd., gdzie w tych skrótach myślowych. Oczywiście, że nikt nie napisze w ogłoszeniu oficjalnie “słuchajcie, szukamy tylko pani w wieku takim i takim, która ma takie doświadczenie zawodowe”. Tego się nie pisze, ale my podprogowo w rozmowach z klientem wiemy, jaka jest grupa docelowa.

I niestety, czy ktoś może się zgodzić z tym, czy się nie zgodzić. Są stanowiska, gdzie na przykład i to nie jest żadna dyskryminacja. Obsługuję teraz fabrykę, w których w procesie na magazynie określaliśmy wzrost kandydatów, który nie wynikał z żadnej sobie dyskryminacji, tylko wynikał z obsługi konkretnej maszyny.

Przyciski były wysoko i osoby, które, a zwłaszcza w przypadku różnych nacji obcokrajowców, ci, którzy są niscy, nie są w stanie w ogóle funkcjonować przez 8 godzin na zakładzie. Więc tutaj od razu chcę też powiedzieć, że owszem to był mój skrót myślowy do tego, że czasami nam łatwiej jest określić kogo my szukamy, jakich person szukamy, w jakich zakresach.

Nie chciałabym kogokolwiek tutaj urazić i nie było moją intencją to, żeby kogokolwiek dyskryminować, skrót myślowy. Oczywiście, że takie rzeczy się czasami dzieją, że podprogowo szukamy rejestratorek, szukamy bardziej w personelu, na przykład sprzątających pań, chociaż nigdy wprost nie zabrzmi w ofercie pracy, że szukamy pań, to podprogowo w rozmowach z właścicielami, jeżeli bym mogła to powiedzieć, 99% mi określa płeć, którą szukamy.

Jak poprowadzić rozmowę rekrutacyjną z kandydatem na pracownika do placówki medycznej?

Jacek: Mhm, rozumiem. Pytanie o rozmowę rekrutacyjną, bo w pewnym momencie dochodzi do tego, że rozmawiamy, czy to z tym lekarzem, czy z fizjoterapeutą, czy z rejestratorką, czy z jakąś osobą, która ma być menedżerem, czy, nie wiem, marketingowcem u nas. No i jak my mamy przeprowadzić tą rozmowę?

Aneta: Oczywiście, że jeżeli już jesteśmy na etapie, że już przesortowaliśmy aplikacje kandydatów, to musimy, my jako osoby odpowiadającą za tę rekrutację, czy menedżerowie, czy właściciele, musimy się do niej przygotować.

Musimy najlepiej znowu, bierzemy fizycznie kartkę i spisujemy pytania, o co my byśmy chcieli zapytać tego kandydata. Standardowymi pytaniami jest, proszę mi opowiedzieć coś o swoim doświadczeniu zawodowym, jak wyglądał pani i pana dzień pracy, czym się pani zajmowała, jaka była na przykład biznesowa odpowiedzialność.

W przypadku lekarzy, ilu było pacjentów, rozmawiamy często na temat tych konkretnych specjalizacji. Oczywiście to są bardzo ogólne pytania standardowe, od których zaczyna się rekrutacja, kończąc na tematach dotyczących kwestii związanych, powiedzmy, że, jak to się nazywa, rzeczy związanych z grafikami, z dyspozycyjnością, wynagrodzeniami, oczekiwaniami.

Też musimy się przygotować, że mogą być pytania ze strony rekrutera w kierunku firmy, czyli jak długo działamy na rynku, jaki mamy zespół, jak wygląda ścieżka kariery zawodowej, czy na tym stanowisku możemy liczyć na jakiś awans.

I znowu wracając, nie wszystkie pytania będą obejmowały znowu tu samo stanowisko. Wracamy do etapu ustalania konkretnej osoby, kogo my szukamy. Bo jeżeli mamy na przykład, szukamy przeróżnych lekarzy z różnych dziedzin, to wiadomo, że to będzie struktura płaska. Lekarz się nie rozwinie wyżej, jeżeli my go zatrudnimy na pięć godzin czasu pracy. Więc oczywiście, że jakby ta struktura, też tej ścieżki kariery zawodowej, ona musi być też jasno określona, bo takie pytania ze strony kandydatów również mogą paść. Ale faktycznie warto, żebyśmy my jako osoby prowadzące tę rozmowę też się do niej przygotowały. Żeby to nie było na zasadzie takiej, że my widzimy pierwszy raz w życiu CV trzy minuty przed rozmową. Nie mamy przygotowanych pytań, nie jesteśmy w stanie zrobić takiego dogłębnego wywiadu z tym kandydatem.

Nie możemy określić jego kompetencji, nie możemy też tego kandydata poznać. Teraz bardzo często się zdarza, że rozmowy rekrutacyjne trwają dwa, trzy etapy. Po to, żeby przeróżne osoby na samym początku zrozumiały, czy określiły, czy to jest dobry kandydat.

A najgorszą, tak jak powiedziałam na początku, rzeczą jest szukanie osoby z nożem na gardle. Czyli my bierzemy kogokolwiek kto popadnie z rynku, kto jest dostępny, to my go bierzemy. A najwyżej, później się będziemy męczyć i zobaczymy, czy ta osoba będzie nam pasowała do kultury i organizacji.

Jacek: No właśnie to chciałem się dowiedzieć. Czy są jakieś takie tipy, nazwijmy to, żeby wiedzieć, że zatrudni się osobę, no bo tak, jeżeli chodzi o kompetencje, to mi się zdaje, no to jest jakieś logiczne, jak można je sprawdzić, tak. To znaczy w zależności od stanowiska, możemy to doświadczenie i kompetencje w jakimś stopniu sprawdzić, to już bardziej do konkretnych osób, w jaki sposób to sprawdzić. To już mniej takich rzeczy rekruterskich, bardziej takich, takich już stricte, nie wiem, jakby to nazwać, specjalistycznych.

Natomiast jeżeli w ogóle chodzi o dobranie tej osoby do nas, do zespołu, nie wiem, dobieramy sobie tą rejestratorkę, do naszego małego zespołu, gdzie są te dwie inne rejestratorki. No jak tu zrobić, żeby one się dogadywały, żeby się zamieniały między sobą, nie wiem, godzinami pracy i tak dalej, żebyśmy po prostu my, jako właściciele, mieli spokój. Jak mamy dobrać tą osobę do tego zespołu?

Aneta: Jak mamy dobrać tą osobę? Myślę, że kluczem jest bardzo często szczera rozmowa z kandydatem. Szczera rozmowa w takim kontekście, nie kolorujmy, naprawdę nie kolorujmy trawy na zielono. Kandydaci oczekują też od nas szczerej sytuacji.

Ani nie mamy ich przestraszyć, ani nie mamy im cukrować, że u nas jest najlepiej na świecie. I Ty przyjdź po prostu jako najlepszy kandydat do nas, bo to jest najlepsza placówka w mieście.

Nie o to mi chodzi. Bardziej jeżeli tak jak tutaj wspomniałeś, masz w zespole dwie rejestratorki, szukasz trzeciej. To trzeba jasno określić na etapie rekrutacji – drogi kandydacie, zespoł wygląda w taki sposób.

Naszą kwestią po co my tą osobę szukamy – też trzeba wytłumaczyć, że zależy nam na osobie, która będzie bardzo elastycznie podchodziła do reszty zespołu. Trzeba określić też jaki mamy zespół. Jasno też trzeba powiedzieć, jakie są oczekiwania, że na przykład jesteśmy właśnie tym zgranym zespołem.

Nasze oczekiwania są takie, że mamy dwie osoby, że czasami ze względów prywatnych wyskakują zmiany w grafiku. Jak się na to na przykład zapatrujesz. Idąc dalej, czasami są też takie sytuacje, no prozaiczna kwestia w przypadku rejestratorki.

Mamy trudnego pacjenta, który krzyczy, wrzeszczy, robi awanturę i wystarczy też na etapie rekrutacyjnym sprawdzić ją behawioralnie. Jak się pani zachowa w tej sytuacji? Co Pani by zrobiła? Jest szereg pytań, bardzo bym powiedziała rzadko kiedy kandydaci odpowiadają taką metodą PAR – problem action result. W postaci tego, co się wydarzyło, jaki miało skutek, co Pani zrobiła i w jaki sposób na przykład Pani rozwiązała dany problem.

To często nam też pokazuje, czy ktoś myśli logicznie. I mogłoby się wydawać właśnie, że te przysłowiowe rejestratorki to właśnie jest pierwsza linia frontu, od nich bardzo dużo zależy. Od nich zależy też, w jaki sposób będą się czuli pacjenci, czy oni będą polecali placówkę i ta obsługa właśnie musi być na dobrym poziomie. I żebyśmy zbadali, czy osoba, którą my przejmujemy wpisuje się w te kompetencje, to właśnie trzeba z nią szczerze o tym porozmawiać. Czy właśnie jest otwarta na taką elastyczność.

Czasami będzie sytuacja taka, że otwarcie kandydat powie – nie jestem otwarty na elastyczność. To też jest sygnał, bo ja oczekuję, że pracę będę wykonywać 8-16, od poniedziałku do piątku, to jest to, czego ja oczekuję. I teraz, jeżeli my mamy jasny sygnał ze strony kandydata, to my też już wiemy, że ta osoba nie będzie elastyczna. W momencie, kiedy faktycznie ktoś inny wypadnie z grafiku, nie możemy nawet tej osoby angażować z prośbami, bo ona jasno określiła swój cel na rozmowie rekrutacyjnej.

I myślę sobie, że też ważny taki protip, może najprostszy z możliwych. Albo nagrywanie rozmów przy pomocy sztucznej inteligencji. Teraz też w przypadku takich wywiadów online bardzo istotne, bo często w rozmowach nam i kandydatom dużo rzeczy umyka.

I teraz, jeżeli my poruszamy pewne kwestie, czy związane z wynagrodzeniami, czasami to są procenty od utargów, czy od wykonanej usługi, zawsze prosto możemy do tego wrócić.

Jacek: Aa, nagranie swojego spotkania, czy tam rozmowy rekrutacyjnej?

Aneta: Tak. Oczywiście, że mówimy tutaj pod względem prawnym, szerzej informujemy oczywiście kandydata, że coś takiego ma miejsce. Możemy mieć zawsze druk na to, że on się zgadza, podpisuje, żeby nie było żadnych zastrzeżeń pod względem RODO.

Ale to też nam będzie pokazywało. Niestety każdy z nas gdzieś tam ma poziom taki emocjonalny. Określamy, czy chcemy, czy nie chcemy. Nie ma tu żadnej dyskryminacji. Po prostu tak mózg ludzki jest zbudowany, że my widząc daną osobę, jesteśmy w stanie jej pewne cechy przypisać. Czy ktoś nam się fizycznie podoba, czy nie.

Poza tym, jak nawet ta osoba wejdzie tylko do samego gabinetu, my już w pewien sposób analizujemy. I teraz jakby – prosta też sprawa. Odłożenie tych emocji, przeczytanie sobie skryptu, na spokojnie przeanalizowanie rozmowy i przekazanie kandydatowi, że decyzja jest dopiero za 3 dni, da nam przestrzeń do tego, że i my, i on będziemy inaczej postrzegać ofertę pracy.

Nikt o tym w ten sposób nie myśli, ale faktycznie ja przez ten czas, w którym pracuję w rekrutacjach, wiem, że czasami nam się wydaje na pierwszy rzut oka, w cudzysłowiu to też tak mówię, że o Jezu, ale nam się trafił idealny kandydat.

Tylko, bo nam się super z kimś rozmawiało, czujemy chemię. Ale poza tą chemią odłóżmy na chwilę te emocje i zobaczmy, czy te pytania były dla nas, czy one były dla nas atrakcyjne pod względem merytoryki, a nie tego, czy my postrzegamy, czy to jest osoba fajna, nie fajna.

A często tym zapominamy.

Jacek: Okej, i nagranie tego spotkania ma na celu to, że możemy potem chłodniej do tego podejść. Tak, powiedz mi jeszcze tak, bo też się pojawiają takie sprawy coraz częściej związane z cudzoziemcami. Są i lekarze, teraz z Ukrainy, ale też na szczególnie na obsłudze klienta często pojawiają się cudzoziemcy.

Coś należy wiedzieć na ten temat, czy po prostu zatrudniamy umowa zlecenie, umowa o pracę i mamy wszystko z głowy, czy coś my musimy jako pracodawcy podziałać?

Aneta: Oczywiście, że my musimy podziałać, musimy wiedzieć, w ramach ciekawostek powiem, że nielegalne, złe zatrudnienie jednego cudzoziemca w Polsce to jest kara 30 tysięcy, więc zachęcam do tego, żeby przeanalizować merytorycznie, jakie mamy prawa, jakie mamy obowiązki jako pracodawca, który w Polsce zatrudnia cudzoziemców.

Mogę tutaj powiedzieć na kilku przykładach, jeżeli już przywołałeś faktycznie cudzoziemców, my też w agencji ich mamy bardzo dużo. Są różne formy zatrudnienia, co kraj to jest inna procedura. Mam świadomość, że jakby rekrutacja to nie jest cel biznesowy właściciela, a nie lekarzy, do tego, żeby jeszcze wiedzieć, jak cudzoziemców trzeba zatrudniać.

Większości to tym się zajmują HR’y albo osoby, które pracują w kadrach. Taką najprostszą rzeczą, jeżeli mamy osoby, które są osobami z Ukrainy, jest to status UKR, specjalnym kodem PESEL-u, wystarczy zwykłe zgłoszenie na pracuj.pl.

Każdy pracodawca powinien mieć sam zarejestrowany swój podmiot i wystarczy, że zrobimy takie powiadomienie do Urzędu Pracy, że konkretna osoba, na to mamy 14 dni od podpisania umowy z tą osobą, że ta osoba jest zgłoszona.

Ale mam świadomość, że ktoś, kto w ogóle dla niego to jest czarna magia, nie ma zielonego pojęcia o zatrudnieniu osób obcokrajowców, może mieć trudność, bo nie wie, jakich dokumentów wymagać. Zresztą czy przedstawione dokumenty przez kandydata, to faktycznie to są te dokumenty, które dają mi podstawę prawną do skorzystania z tej ustawy, a nie innej.

Proszę zauważyć, że ustaw dotyczących cudzoziemców mamy kilka, które tyczą się w wyjątkowej sytuacji osób z Ukrainy, osób na przykład z Białorusi. Wiz pracowniczych jest też bardzo dużo. One są określone konkretnymi kodami.

I teraz, jeżeli ktoś nie ma też płynnej wiedzy z obszaru zatrudnienia cudzoziemców, jemu będzie po prostu ciężko. Idąc dalej, nawet jeżeli do jakiekolwiek placówki by się zgłosiła, powiedzmy, jakaś osoba z innego kraju, mówię tutaj na przykład nawet z Meksyku, z Afryki, Nepalu, Bangladeszu. Już mówię o takich naprawdę dalszych obszarach. To pierwsze, co musi zrobić potencjalne pracodawca, po tym jak złożył zapytanie ofertowe i ta oferta zostanie zaakceptowana przez kandydata, musi złożyć wniosek o zezwolenie typu A na pobyt i pracę w Polsce tego kandydata.

I Urząd Wojewódzki w zależności od lokalizacji procesuje taki wniosek, między miesiącem a trzema miesiącami. Na tej podstawie pracodawca wysyła później w oryginale zezwolenie do kandydata.

Kandydat później ubiega się o wizę pracowniczą w Polskiej Ambasadzie. Następny etap też jest taki, że jak już dochodzi do weryfikacji, tego kandydata – proszę się nie zdziwić – że może do was przyjść Straż Graniczna, możecie mieć kontrolę Straż Graniczna w połączeniu z PIP-em, bo automatycznie to w większości działa.

Zapytania czy dalej szukacie tej osoby, czy wydane dokumenty są legalne, jak wyglądają procesy, w jaki sposób jest prowadzona rekrutacja i to wszystko polski pracodawca musi udowodnić, że faktycznie osoba, która jest rekrutowana, ona będzie pracowała w pełni legalnie w Polsce. Bardzo często jeszcze jest tak, że pracodawcy muszą udowodnić, kto pokrywa koszty związane z lotem, np. do Polski, kto pokrywa koszty wyżywienia, kto pokrywa koszty noclegów. Tych aspektów jest naprawdę bardzo dużo, ale myślę, że o tym to mógłby być osobny live tutaj, bo tych tematów naprawdę jest dość sporo.

Myślę, że najbardziej popularną kwestią to jest po prostu zatrudnienie osób z Ukrainy w Polsce, więc taki szybki pro-tip. Jeżeli ktokolwiek do państwa przechodzi z wydanym takim zaświadczeniem z Urzędu Miejskiego, o tym, że dana osoba ma polski PESEL o statusie UKR, wystarczy, że zgłosicie tą osobę do 14 dni od dnia podjęcia pracy na praca gov.pl, to w zupełności wystarczy.

Jeżeli jednak macie osobę, która nie ma tego statusu, jest osobą z Ukrainy, która już od dłuższego czasu jest w Polsce, macie też na to 14 dni – przed zatrudnieniem, trzeba ubiegać się o oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, na to się czeka 30 dni i dopiero na podstawie, jak Wam Urząd wyda oświadczenie, możecie wtedy tą osobę zatrudnić.

Z takich jeszcze kruczków, to powiem, że bardzo prosto zatrudnia się osoby z Białorusi, które mają azyl w Polsce. I te osoby też można zatrudnić z dnia na dzień i to są też konkretne wizy o konkretnych kodach, które są w paszportach cudzoziemców.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze agencji pracy pozyskującej pracowników medycznych?

Jacek: Dobra, ja mam jeszcze takie pytanie, już zbliżamy się do końca. No bo tak, Ty powiedziałaś mi, że w jaki sposób Wy podchodzicie w ogóle do współpracy z klientem. Wy jako agencja, czyli na samym początku zbieracie taki wywiad, potem wybieracie ten kanał, odpowiednio ogłoszenie lub jakiś headhunting i wchodzicie do procesu rekrutacji. Ale powiedz mi, bo też jest i dużo takich freelancerów HR -owych, i dużo agencji. Jakie są takie, no bo wybieramy tą agencję, na co powinniśmy zwrócić uwagę przy wyborze agencji, co ewentualnie już ma być taką czerwoną flagą, że coś tu jest na pewno nie tak?

Aneta: Co jest na pewno nie tak, to potencjalny klient zawsze może zadać pytanie. Na etapie już oczywiście dalszego procesu, może zawsze poprosić agencję, czy nie zalega z płatnościami podatków. Może być to zaświadczenie z ZUS-u, zaświadczenie z Urzędu Skarbowego.

Mówię o tym dlatego, że być może, że Państwo nie wiecie, jak wygląda współpraca z agencjami. Może na samym początku też powiem w odpowiedzi trochę na Twoje pytanie, że agencje mają większości trzy usługi.

Albo tutaj jest rekrutacja, gdzie my jako agencja bierzemy na siebie cały proces rekrutacji tylko i później przedstawiamy konkretnym placówkom kandydatów, ale zatrudnienie i cały proces rozliczania kadrowo-płacowego jest po stronie tej placówki.

I faktycznie, tutaj mogą się do Państwa zgłaszać agencje, headhunterzy. Oni biorą tylko częściową odpowiedzialność, oni sortują kandydatów, Wam przedstawiają, w większości to się odbywa też w ten sposób, że my działamy na zasadzie success, czyli jeżeli przedstawimy konkretnego kandydata, który zostanie zaakceptowany, wtedy agencja dostaje wynagrodzenie za swoją wykonaną pracę. Wcześniej to jest ryzyko po stronie headhuntera czy agencji, że działa po prostu za darmo. To jest jedna forma i oczywiście, że tutaj taką czerwoną flagą jest to, że jeżeli ktoś przychodzi do Państwa, kto nie ma żadnego doświadczenia, już po samej rozmowie, wystarczy też poznać, czy osoba jest biegła na rynku pracy, czy też nie.

Zawsze możecie zadać pytanie, ok, w jaki sposób będzie Pani tych kandydatów, czy Pan szukał? Można to też wyczuć z samej w sobie rozmowy. Jeżeli jest zaproponowana stawka, to też jest ważne. Ogólnie bym powiedziała, że jeżeli zaproponowana stawka za wykonaną usługę, Państwu się wydaje kosmicznie wysoka lub bardzo niska, to zawsze odrzucamy jedną i drugą agencję, ponieważ one nie są rynkowe.

Jacek: A jaka to jest stawka wysoka, a jaka bardzo niska?

Aneta: To może też powiem, jak działają agencje, albo na co zwrócić uwagę. Jeżeli przychodzi, powiedzmy, dochodzi do współpracy z Headhunterem i dajmy na to, trzymamy się rejestratorki,l tego stanowiska, szukamy kogoś na recepcję czy na sekretariat, dajmy na to. To tak strzelam, może Ty, Jacku, podpowiesz, jakie jest średnie wynagrodzenie brutto na tym stanowisku?

Jacek: Nie, na stanowisku rejestratorki to jest podstawowe wynagrodzenie. Trochę powyżej minimalnej krajowej, natomiast tam akurat w placówkach medycznych to stricte rejestratorka medyczna ma wyszczególnioną, ona podlega pod inny rodzaj tej minimalnej krajowej, to znaczy takiej medycznej.

Aneta: Okej, okej.

Jacek: Dlatego też często placówki to robią tak, że to nie nazywają rejestratorka medyczna, tylko na przykład tam, nie wiem, właśnie jakaś tam asystentka, konsultantka, czy coś, żeby ominąć te wytyczne. No, ale tam, gdzieś jest 500 zł więcej niż minimalna krajowa.

Aneta: Okej. No to jeżeli mamy minimalną 4242, załóżmy na przykład, zakładamy na przykładzie dzisiejszej naszej rozmowy, że na przykład poziom wynagrodzenia do tego stanowiska wynosi 5 tysięcy brutto. Średnie wynagrodzenie, które rynkowo biorą agencje za zheadhuntowanie i przedstawienie do zatrudnienia danej osoby, to jest takie 15-20% rocznego wynagrodzenia. Co jesteśmy w sobie łatwo w stanie jakby przemnożyć.

I teraz, jeżeli przychodzi agencja, która mówi, że my chcemy mieć 40% rocznego wynagrodzenia, to już jest kosmicznie wysoka stawka. Odrzucamy. Po prostu te stawki nie są stawkami rynkowymi. Idąc dalej, jeżeli zdarzy się sytuacja taka, że ktoś się do Państwa zgłosi, kto powie, ja za tysiąc czy za dwa tysiące jestem w stanie zrobić tę rekrutację, to ta osoba też nie zna wartości stawek, które obowiązują na rynku.

I w tej sytuacji powinna się Państwu zaświecić właśnie lampka, czy ten red flag, że to nie jest osoba, która jest kompetentna do tego, żeby nam w biznesie pomóc. Też od razu powiem, że po co się bierze agencje?

Agencje będą Państwu pomagać, bo jeżeli Państwa celem jest rozwój placówki medycznej, a nie rekrutacja, to już było powiedziane na samym początku. Lekarz, który jest zatrudniony po to, czy prowadzi swój biznes do tego, żeby zarabiać pieniądze, żeby przyjmować pacjentów, a nie do tego, żeby 10 godzin poświęcać na rekrutację. To my jako agencja wchodzimy do tego procesu, żeby pomagać, skracać czas decyzyjności i żeby osoba, która się znana w swoim biznesie, po prostu mogła zarabiać.

Więc to jest taka kwestia. Teraz drugą i trzecią formą to jest leasing bądź outsourcing. Czyli my jako agencja dostajemy zlecenia na rekrutację poszczególnych osób. Od razu powiem, że nie łapią się w to lekarze, ani fizjoterapeuci.

Bardziej mówimy o osobach, czy to w kadrach, w księgowości, czy właśnie te już tutaj wspomniane rejestratorki, czy personel sprzątający. Często jest tak, że agencja rekrutuje, zatrudnia, możemy skrosować jakby decyzyjność właściciela, z jakby opinią agencji.

Wybieramy zespół, którego my jako agencja wynajmujemy Państwu, czyli na przykład. My zajmujemy się badaniami lekarskimi. Jeżeli mówimy, że zatrudniamy kogokolwiek w oparciu o umowę o pracę, w przypadku agencji, to jest jeszcze typ, że my zatrudniamy w oparciu o umowę o pracę tymczasową. Maksymalnie na jednym stanowisku okres zatrudnienia takiego pracownika to jest 18 miesięcy. I my procesujemy zatrudnienie, my procesujemy zgłoszenia do ZUS’u, my rozliczamy urlopy takiej osoby, całkowicie kompleksowo.

Do nas też spływają grafiki, jeżeli cokolwiek się dzieje z pracownikiem, za to odpowiada też agencja. Jeżeli ten pracownik w jakiś sposób rezygnuje ze współpracy, to agencji w pierwszej kolejności zależy na zapewnieniu rotującego personelu, znalezienie personelu brakującego.

I teraz, co jest istotne, znowu określamy wynagrodzenie na poziomie brutto i średnia marża za obsługę kadrową, płacową i rekrutacyjną miesięcznej agencji, mieści się w takim średnim przedziale 12-15% wynagrodzenia kosztowego pracodawcy. Znaczy wynagrodzenia brutto, plus do tego dochodzi koszt pracodawcy PFRON. Więc jakby ten wskaźnik to jest 12-15%. I znowu, jeżeli przychodzi do Państwa agencja, która mówi, że zrobimy to za 8 albo zrobimy to za 30, to już się dzieje niebezpiecznie. Bo jeszcze w przypadku faktycznie jeżeli mamy obcokrajowców, zatrudniamy kogoś z dalszych obszarów, to na przykład to często jest tak, że agencje inwestują, w zezwolenie typu A na pobyt i pracę w Polsce, w urzędach kosztuje to teraz chyba 100 albo 123 zł.

Więc znowu to jest tak, że agencja w coś inwestuje i to są koszty, które my ponosimy na samym początku. Też powiem, że proszę mieć na uwadze to, że jeżeli przychodzi do Państwa agencja, która nie przeprowadzi tego wnikliwego briefingu, o którym wspominałam tutaj w pierwszym pytaniu, czyli jak wygląda ścieżka, jak wyglądają stawki, podległość hierarchii, jak wygląda zespół, po co szukacie, jak szukacie, na jaki okres szukacie, za jaką stawkę, jak wyglądają grafiki, czy ktoś pracuje cały etat, pół etatu, jaka jest forma zatrudnienia, czy szukamy kogoś na zlecenie, na umowę o pracę tymczasową, czy umowę o pracę, czy to ma być kontrakt B2B. Tych aspektów, w przypadku ustalenia persony, którą Wy potrzebujecie do biznesu, jest bardzo dużo.

I teraz, jeżeli ktoś przyjdzie i się zapyta, dobrze to proszę mi powiedzieć, ktoś rzuca, no wie Pani, szukamy kogoś tutaj na recepcję, odbiera telefony, wpisuje dane. To tutaj też by mi się zaświeciła czerwona lampka, czy faktycznie mamy do czynienia z osobą, która jest profesjonalna w tym, co przychodzi i reprezentuje, czy też nie. Bo często i bym powiedziała, że to jest absolutnie w każdej branży, ludziom coś się wydaje.

My zakładamy, że nam się wydaje, że my rozumiemy potrzeby właściciela, to bym powiedziała, że menedżerowie też tak mają tam. Coś w półsłowach powie właściciel, kogo szukamy, menedżer to sobie zinterpretuje, nic nie jest wpisane. Rekrutujemy w ogóle trzecią osobę, która nie ma nic wspólnego, ani z jednymi, ani drugimi oczekiwaniami i nagle po trzech miesiącach się okazuje, że rekrutacja była kompletnym fuckupem, zatrudniliśmy nie tą osobę, która w ogóle być powinna.

I znowu wracamy do początku. Czy oczekiwania person, kogo szukamy, jest gdziekolwiek spisane. Więc z tych procesów bym powiedziała, że jest dużo, to myślę, że takie dwa protipy też dotyczące jakby wybierania agencji pracy też są jasne.

Też bym powiedziała, że jeżeli się zdecydujecie na wynajmowanie pracowników, to też jest jasne, czy w agencjach jest jasny podział na to, z kim rozmawiacie jako pracodawcy o tym, że chcecie zlecić szukanie personelu agencji, ale na przykład jakieś uwagi do personelu, czy przychodzą do tej osoby, z którą mieliście pierwszy kontakt, czy agencja ma dział obsługi.

Ja często się zderzyłam na przykład z takimi zarzutami, że na przykład powiedzmy, że firmy nie lubiły mieć takiego podejścia, że osoba, z którą rozmawiają, z którą nawiązują jakąś biznesową relację, urywa się po podpisaniu umowy, a realizacja, rekrutacja, cały obszar związany z funkcjonowaniem projektu przechodzi do kogoś innego. To na to też trzeba zwrócić uwagę.

Jacek: Mhm. A powiedz Aneta, a jakbym chciał z Tobą współpracować, to w jaki sposób się z wami skontaktować?

Aneta: Oczywiście każdy z Państwa, który jest zainteresowany współpracą ze mną, może mnie znaleźć na LinkedInie. Tam jest mój profil osobowy, też możecie zobaczyć moją aktywność i mój cały zasób i też moją wiedzę, którą się dzielę, ale oczywiście polecam wysłać do mnie maila aneta.buganska@ecojob.eu.

Możecie też wejść na stronę ecojob.pl, tam jest oficjalna strona naszej agencji, tam jest też podany kontakt do mnie. Jak wejdziecie w zakładce, że szukacie pracowników, też mamy zbudowaną taką możliwość. Możecie podglądnąć mój aktualny kalendarz, możecie się umówić przez ten kalendarz na spotkanie, w większości online.

Ja jestem z Wrocławia, więc też jestem mobilna, jeżdżę do różnych miejsc na terenie całej Polski, więc albo się możemy umówić online, albo możemy się umówić na żywo, możemy przeprocesować takie projekty rekrutacyjne. Oczywiście zapraszam, jeżeli tylko macie taką chęć, ochotę i potrzeby. Służę pomocą.

Jacek: Tak, my na pewno też w podsumowującym mailu wyślemy dane kontaktowe. Tutaj widzę

No a co, Aneta, bardzo dziękuję Ci za udział. Dużo ciekawostek, dużo tipów tego, w jaki sposób szukać, czy to lekarzy rejestratorki, jak pisać to ogłoszenia, jak prowadzić rozmowę i przede wszystkim, tak jak mówiłaś, wszystko robić na spokojnie.

Aneta: Dokładnie tak, nie wiem, możemy zaproponować jeszcze, jeżeli na sam koniec są jakieś pytania od osób, które biorą udział też w webinarze, może ktoś ma skrytą chęć zadaniami pytania, to zapraszam. A jeżeli nie, to zapraszam też do kontaktu bezpośredniego.

Jeżeli macie tylko potrzeby, zapraszam do współpracy i bardzo dziękuję za dzisiejsze zaproszenie.

Jacek: Dokładnie. Dzięki wielkie. Do usłyszenia.