Zastanów się więc, czy potrzebujesz:

– szybkiej i sprawnej komunikacji SMS z poziomu komputera

– przesyłać pacjentom wiadomości o konieczności przygotowania się do zabiegu lub informować ich o zaleceniach po wizycie i czy to powinno być wysyłane automatycznie

– udostępnić pacjentom możliwość rezerwacji wizyt przez Internet (w naszej ocenie to must have)

– wdrożyć system przedpłat na droższe i czasochłonne zabiegi, żeby mieć pewność że pacjent się pojawi

Co powinieneś zrobić, gdy otwierasz placówkę medyczną lub zaczynasz pracę we własnym gabinecie medycznym i co powinieneś uwzględnić przy wyborze oprogramowania medycznego do nowej placówki?

Sprawdzić, jak długo firma działa na rynku. Dzięki temu możesz liczyć na ich wskazówki i wiedzę, jak inne gabinety ułożyły swoje procesy .

Sprawdzić, czy firma jest oprogramowaniem medycznym i jest zgodna z rozporządzeniem MInistra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Możesz poprosić o taki dokument, a dzięki tej szybkiej weryfikacji będziesz mieć pewność, że dane medyczne są przechowywane na serwerach w Polsce – takie są wymogi i nie mogą być obchodzone! Dlatego uważaj na wszystkie firmy, które oferują integrację z popularnym kalendarzem google, bo dane pacjentów w kalendarzu google najczęściej przechowywane są na serwerach w Irlandii czyli poza obszarem RP. A to rodzi wiele problemów. Sprawdzając te informacje, nie będziesz mieć też problemów z tym, żeby odzyskać dane, bo program medyczny musi oddać dane pacjentów i dokumentacje. W przeciwieństwie do tego jakbyś wykupił licencję w zwykłym systemie do rezerwacji wizyt.

Sprawdzić, czy firma dostarczająca oprogramowanie medyczne oferuje wdrożenie, czyli szkolenie z programu – na początku uruchamiania palcówki jest wiele rzeczy, których musisz się nauczyć, nie ma potrzeby żebyś pewnie rzeczy sam musiał zdobywać, uczyć się – lepiej jak zostaniesz przeszkolony przez firmę, która jest twórcą programu.

Sprawdzić godziny pracy działu pomocy technicznej. Jeśli Twój gabinet jest czynny do 18, a dział pomocy technicznej kończy pracę o 16, to te dwie godziny teoretycznie jesteś sam, bez wsparcia gdyby wydarzyły się jakieś problemy.

Sprawdzić, czy firma oferuje pomoc we wdrażaniu certyfikatów P1 i ZUS – dlaczego ta pomoc jest potrzebn? Bo po pierwsze wiemy, że wygenerowanie certyfikatów wcale nie jest łatwe, a jeśli firma zajmująca się oprogramowaniem oferuje wsparcie, to Oni na co dzień pomagają klientom i mają swoje sposoby na pobranie. Dodatkowo, pokierują Cię, jak wgrać te certyfikaty, żebyś mógł raportować zdarzenia medyczne i wystawiać recepty czy zwolnienia.

Sprawdzić, czy program jest w chmurze – nie musisz się martwić o kopie zapasowe, o zniszczony sprzęt i utratę dostępu czy nawet o przerwę w dostawie prądu i internetu bo zawsze mozesz wejsc na aplikację mobilną (o ile ta firma ma aplikację mobilną) i z tego poziomu obsługiwać pacjentów. Sprawdzić, czy w jednym oknie prowadzenia wizyty jesteś w stanie pracować, czy musisz przelogowywać do innych systemów lub otwierać inne, dodatkowe programy.

Sprawdzić, czy system medyczny ma możliwość tworzenia formularza do umawiania wizyt przez Internet. Dziś obserwujemy znaczny ruch i zwiększenie ilości umówionych wizyt przez Internet – pacjenci nie mają czasu i nie lubią dzwonić do rejestracji, żeby się umówić. Patrzą na to przez pryzmat oszczędności czasu – po co mają czekać na linii od kilku do kilkunastu minut, jeśli za pomocą kilku kliknięć mogą sami wybrać termin i umówić się na wizytę?

Sprawdzić, czy system ma potwierdzania i przypomnienia o wizytach – pewnie na początku nie będziesz mieć czasu ani zasobów do tego, aby kontaktować się z każdym pacjentem. Poza tym, dziś jesteśmy przyzwyczajeni, że potwierdzenia i powiadomienia o rezerwacjach dostajemy w formie SMS lub mail.

Dodatkowo, zweryfikuj:

– jak wygląda raportowanie zdarzeń medycznych (jeśli Twoja specjalizacja wymaga tworzenia EDM)

– czy oprogramowanie pozwala wystawiać recepty i posiada bazę leków

– czy ma usprawnienia, które pomogą zrezygnować np. z drukarki, bo dokumenty mogą być podpisywane elektronicznie – dzięki nowelizacji kodeksu cywilnego w 2016 w Twoim gabinecie mogą być podpisywane dokumenty w formie elektronicznej – nie musisz na start kupować drukarki i skanera.