Case study: Wdrożenie systemu rejestracji Proassist w gabinecie ginekologicznym

Celem naszego case study jest pokazanie, w jaki sposób można znacznie uprościć działanie gabinetu lekarskiego, a przy tym ograniczyć czas potrzebny na umawianie wizyt i łatwiej zarządzać gabinetem z korzyścią dla siebie i dla pacjentów.

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin

Gabinet lekarski Romana Krawca

Nasz klient, lekarz ginekolog i położnik Roman Krawiec od wielu lat prowadzi prywatną praktykę lekarską. Jako specjalista z ogromnym doświadczeniem, nigdy nie narzekał na brak pacjentek, a wręcz przeciwnie – w drzwiach jego gabinetu pojawiało się coraz więcej kobiet. Sposób funkcjonowania gabinetu Klienta nie był jednak pozbawiony wad.

Funkcjonowanie gabinetu przed zmianami

Gabinet lekarski Romana Krawca działał w określonych godzinach i pacjentki zjawiały się na wizyty bez wcześniejszego umawiania. Stałe pacjentki wiedziały, w jakich dniach i godzinach otwarty jest gabinet. Z kolei nowe pacjentki – pozyskujące kontakt z polecenia – zwykle dzwoniły, a wtedy lekarz informował je o swojej dostępności i prosił o zjawienie się w gabinecie w godzinach jego pracy.

Problematyka działania gabinetu

Mimo ogromnego zainteresowania ze strony pacjentek gabinet nie funkcjonował tak, jak należy. Pacjentki zjawiały się u lekarza w dowolnych godzinach, bez konkretnego terminu, a tym samym część z nich musiała długo czekać w kolejce. W najbardziej problematyczne dni w poczekalni gabinetu jednocześnie znajdowało się od kilku do nawet kilkunastu kobiet, a kolejność wejścia do lekarza była ustalana według kolejności pojawienia się w poczekalni.

Taki stan rzeczy rodził problemy, zarówno dla pacjentek, jak i dla samego lekarza. W przypadku pacjentek najbardziej problematyczne było:

  • niezadowolenie wynikające z konieczności długiego oczekiwania na przyjęcie;
  • zmęczenie wynikające z okresu ciąży lub połogu, a także różnych dolegliwości;
  • trudność ustalenia prawidłowej kolejności wejść do gabinetu;
  • brak wiedzy o urlopie lekarza i odwiedzanie gabinetu na marne.

Sytuacja lekarza również nie była korzystna, dlatego, że:

  • częstokroć musiał zostawać w pracy bardzo długo, gdyż nie chciał odmówić pacjentkom pomocy;
  • w niektóre dni występowały „okienka” między wizytami, co doprowadzało do straty czasu, a w inne poczekalnia była po prostu przepełniona.

Brak ustalenia konkretnych terminów i godzin wizyt powodował też, że pacjentki nie czuły się zobowiązane do zjawienia się w gabinecie, a cały grafik pracy nigdy nie był jednolity. Brak organizacji poważnie zaburzał działanie gabinetu i na dłuższą metę powodowało to zbytnie obciążenie. Konieczne było wdrożenie całkowicie innego, skuteczniejszego systemu pracy.

Naszym celem było zdjęcie z barków lekarza konieczności telefonicznego informowania pacjentek o godzinach działania gabinetu i wdrożenie skutecznego systemu rejestracji.

Zmiana trybu działania gabinetu

Po weryfikacji sposobu działania gabinetu naszego Klienta nie mieliśmy wątpliwości co do tego, że potrzebuje on diametralnych zmian. Wspólnie z Klientem ustaliliśmy nową koncepcję działania.

Wdrożone zostały poniższe rozwiązania

1. W pierwszej kolejności ustaliliśmy konkretny grafik – dni i godziny działania gabinetu.

2. Drugim etapem było zainstalowanie na stronie internetowej lekarza (pod adresem https://www.romankrawiec.pl/) widgetu systemu do rejestracji online Proassist.

3. Trzecim krokiem było przekierowanie do nas połączeń telefonicznych od pacjentek.

4. Następna zmiana polegała na tym, iż lekarz wywiesił przed swoim gabinetem informację o nowym sposobie działania i przyjmował w pierwszej kolejności te pacjentki, które wcześniej umówiły się na wizytę, a na końcu te, które nie wiedziały jeszcze o zmianach.

5. Kolejna wykonana zmiana to udostępnienie lekarzowi specjalnej aplikacji online do umawiania wizyt i umożliwienie samodzielnego ustalania godzin pracy, wprowadzania ewentualnych zmian i dodawania terminów wizyt pacjentek.

6. Zwieńczeniem prac było wprowadzenie SMS-owych powiadomień dla pacjentek o zbliżającym się terminie wizyty lekarskiej.

Nowy sposób działania gabinetu

1. Korzyści dla lekarza

Obecnie lekarz Roman Krawiec korzysta z nowoczesnego i funkcjonalnego systemu umawiania wizyt online, a także z usługi rejestracji telefonicznej swoich pacjentek. Lekarz wywiesił przed swoim gabinetem informację o nowym systemie przyjęć i nie musi już samodzielnie informować pacjentek o dniach i godzinach, w jakich pracuje. Obowiązki związane z informowaniem o terminach wizyt pełnią teraz nasze rejestratorki, dzięki czemu Klient może poświęcać czas wyłącznie na wizyty lekarskie. Nie traci go też w oczekiwaniu na pacjentki, dlatego, że „okienka” między wizytami już się nie zdarzają. Klient nie musi też zostawać w pracy do późna i znacznie efektywniej planuje swój dzień pracy. Oczywiście może samodzielnie zmieniać godziny przyjęć w konkretne dni i dodawać zaplanowane wizyty, a nasze rejestratorki widzą te zmiany i odpowiednio dopasowują się do nich, dzięki czemu godziny wizyt nigdy się nie pokrywają. Lekarz może też odwołać wizyty z powodu urlopu, nagłego wyjazdu lub innej przyczyny, a wtedy po prostu informuje o tym rejestratorki Proassist, a te przekazują wiadomość umówionym pacjentkom.

2. Korzyści dla pacjentek

Pacjentki, które nie wiedziały o nowej formie zapisu na wizyty, zostały przyjęte bez rejestracji i poinformowane o możliwości późniejszego umawiania się na konkretne dni i godziny. Obecnie pacjentki nie czekają w kolejce, jak miało to miejsce kiedyś – umawiają się telefoniczne (od poniedziałku do piątku w godzinach 8-21 i w soboty w godzinach 8-15) lub online (o każdej porze dnia i nocy), przychodzą na konkretne godziny i od razu dostają się na wizytę.

Pacjentki bardzo doceniły nowy tryb pracy gabinetu – wiąże się to dla nich z oszczędnością czasu i znacznie wyższym poziomem zadowolenia, o czym często informują lekarza. Każda pacjentka na 24 godziny przed wizytą otrzymuje powiadomienie SMS-owe z przypomnieniem o terminie spotkania z lekarzem. W wiadomości tej znajduje się też specjalny kod pozwalający odwołać wizytę. Jeśli pacjentka nie może stawić się w gabinecie, odpisuje na wiadomość specjalnym numerem i jej wizyta zostaje odwołana.

Nowy sposób funkcjonowania gabinetu Romana Krawca spełnia oczekiwania obu stron – zarówno samego lekarza, jak i jego pacjentek. Rejestracja odbywa się w sposób wygodny i niepozostawiający pola do pomyłek. Lekarz oraz pacjentki oszczędzają czas i zawsze wiedzą, kiedy odbędzie się wizyta.

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin

Prowadzisz gabinet? Zostaw swój numer telefonu, oddzwonimy przedstawić ofertę.


Oddzwonimy do Ciebie najszybciej, jak się da.