Co to jest zdalna rejestracja medyczna?
Zdalna rejestracja to usługa, która pozwala obsługiwać rejestrację pacjentów z dowolnej lokalizacji, bez konieczności fizycznej obecności w placówce. Realizowana jest przez zewnętrzny zespół rejestratorek, które w Twoim imieniu odbierają połączenia telefoniczne, umawiają wizyty i obsługują pacjentów zgodnie z ustalonymi standardami i procedurami.
W praktyce oznacza to, że placówka medyczna nie musi samodzielnie zatrudniać i szkolić personelu rejestracji, a mimo to pacjenci mogą liczyć na profesjonalną i sprawną obsługę telefoniczną – zarówno w kwestii skorzystania z usług medycznych, jak i w pozyskaniu potrzebnych informacji dotyczących funkcjonowania placówki medycznej, przygotowania do badania, czy też samego przebiegu leczenia.
Niewątpliwym plusem takiej formy rejestracji jest brak trudności w dodzwonieniu się do rejestracji, ponieważ zewnętrzna rejestracja to swego rodzaju callcenter, w którym rejestratorki medyczne zajmują się tylko odbieraniem telefonów. Czas oczekiwania na połączenie przez pacjentów wynosi około 10 sekund, a godziny pracy zdalnych rejestratorek medycznych są dłuższe niż standardowe godziny pracy przychodni. Dzięki temu pacjenci mogą dzwonić od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 20:00.
Warto wspomnień również, że placówki medyczne, które już działają i dotychczas mają w inny sposób zorganizowaną medyczną rejestrację (np. w jednoosobowym gabinecie specjalista samodzielnie odbiera telefony albo ma zatrudnioną osobę do pracy na stanowisku rejestratorki medycznej), w dowolnym czasie mogą zdecydować się na zmianę i zacząć korzystać z outsourcingu rejestracji. Numer telefonu do placówki medycznej pozostanie ten sam, więc nie trzeba martwić się o utratę pacjentów lub konieczność ich poinformowania o zmianie.
Jeśli jesteś zainteresowany usługą zdalnej rejestratorki medycznej lub masz jakieś pytania w tej kwestii, zachęcamy Cię do wypełnienia formularza i umówienia bezpłatnej konsultacji. Rozmowa jest w pełni darmowa i niezobowiązująca.
Dla kogo jest usługa zdalnej rejestracji pacjentów?
Zdalna rejestracja sprawdzi się zarówno w dużych klinikach, jak i w jednoosobowych gabinetach. Dla większych placówek stanowi doskonałe uzupełnienie rejestracji stacjonarnej, pozwalając obsłużyć większy wolumen pacjentów. Z kolei mniejsze gabinety zyskują możliwość skupienia się na swojej pracy i leczeniu pacjentów, bez konieczności przerywania wizyty czy oddzwaniania do pacjentów.
Jednoosobowe gabinety specjalistów
Niezależnie od tego, czy prowadzisz gabinet podologiczny, kosmetologiczny, czy jesteś lekarzem i prowadzisz prywatną praktykę medyczną, a może jesteś fzjoterapeutą lub technikiem masażystą – zdalna rejestracja pacjentów to usługa dla Ciebie.
Po pierwsze, nie musisz samodzielnie umawiać pacjentów i uzupełniać kalendarz. Zdajemy sobie sprawę z tego, jak trudno jest prowadzić własną działalność i zajmować się wszystkim jednocześnie. Ciągle jesteś pod telefonem, pacjenci dzwonią w czasie, kiedy jesteś w gabinecie i przyjmujesz innych pacjentów, więc musisz do nich oddzwaniać w czasie wolnym..
Z drugiej strony – nie opłaca Ci się zatrudniać pracownika do odbierania telefonów – będzie obowiązywała Was umowa, więc niezależnie od tego, czy przyjmiesz wystarczającą ilość pacjentów czy nie, pracownikowi trzeba zapłacić. Dodatkowo, jeśli przyjmujesz w różnych dniach i godzinach, trudno będzie znaleźć wystarczająco elastyczną i dyspozycyjną osobę.
Dlatego w takich przypadkach warto powierzyć obsługę pacjentów medycznej rejestracji działającej zdalnie. W Proassist taka usługa kosztuje 599 zł/msc. Ty możesz zająć się leczeniem pacjentów, a zdalna rejestratorka medyczna posiadająca odpowiednie kompetencje i doświadczenie zajmie się odbieraniem telefonów, udzielaniem informacji i umawianiem pacjentów na wizyty. Twój kalendarz wizyt będzie prowadzony w wersji elektronicznej, więc w dowolnym czasie możesz do niego zajrzeć.
Wielospecjalistyczne placówki medyczne
Jeśli prowadzisz przychodnię, w której konsultacji udziela wielu lekarzy, to również warto zdecydować się na zewnętrzną obsługę rejestracji telefonicznej. Duże placówki posiadające ogromną bazę pacjentów bardzo często borykają się ze zgłaszanymi trudnościami w dodzwonieniu się do placówki.
To całkowicie naturalne zjawisko, bo im więcej lekarzy, tym więcej pacjentów próbuje się dodzwonić. Jeśli posiadasz jedną, dwie lub nawet trzy rejestratorki medyczne, to i tak będzie im ciężko odebrać większą ilość telefonów. I nie chodzi tu o lenistwo osób pracujących na tym stanowisku. Już tłumaczę – rzadko zdarza się, by telefony w przychodni przyjmowała więcej niż jedna osoba, bo pracownicy rejestracji muszą wykonywać też inne obowiązki. Jednak często wielu pacjentów dzwoni w tym samym czasie.
I tu pojawia się problem. Nawet, gdy posiadasz system VOIP i odpowiednio przygotowany komunikat, który mówi o zajmowanym miejscu w kolejce na linii telefonicznej, to nie każdy pacjent chce czekać. Oczywiście, możesz w głosowej zapowiedzi dodać też komunikat mówiący o możliwości skorzystania z rejestracji za pomocą Internetu, ale mimo wszystko – wielu pacjentów zrezygnuje ze względu na długi czas oczekiwania na połączenie.
Medyczna rejestracja obsługująca Twoją placówkę zdalnie posiada wielu konsultantów telefonicznych, którzy cały czas odbierają telefon – nie tylko w dni robocze, ale również w soboty. Dzięki temu czas oczekiwania na połączenie jest bardzo krótki, a ponadto pacjenci zyskują większą dostępność rejestracji.
Usługi zdalnej rejestracji są jednocześnie znacznie tańsze niż zatrudnienie kolejnego pracownika do obsługi gabinetu na umowę o pracę czy zlecenie. W tym przypadku nie musisz martwić się o badania wstępne do pracy, kurs BHP i inne formalności wymagane przy podpisywaniu umowy z pracownikiem. Nie interesuje Cię nawet sam proces rekrutacji i poszukiwania odpowiedniej osoby do pracy na stanowisku do obsługi pacjentów.
Nie musisz też uczyć nowego pracownika, a proces wdrożenia usługi zewnętrznej rejestracji pacjentów jest bardzo prosty. Najpierw wypełnisz przygotowany na bazie naszego doświadczenia formularz wstępny i odpowiesz na pytania dotyczące oferowanych w przychodni usług, pracujących lekarzy i innych wymaganych i potrzebnych informacji, a następnie przeprowadzimy szkolenie. Następnie numer telefonu zostanie przekierowany i połączenia zaczną odbierać telefoniczne rejestratorki Proassist.
Korzyści ze zdalnej rejestracji pacjentów
Wygoda dla pacjentów
Pacjenci mogą umawiać wizyty w wydłużonym czasie, nawet poza godzinami pracy placówki. Zdalne rejestratorki telefoniczne pracują w dni robocze od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00, a czas oczekiwania przez pacjenta na połączenie wynosi około 10 sekund. Jeśli zdarzą się jakieś połączenia nieodebrane, zdalne rejestratorki natychmiast oddzwonią.
Odciążenie rejestracji w placówce
Tradycyjna rejestracja bywa obciążona dużą liczbą telefonów i wizyt osobistych. Przeniesienie części obsługi do kanałów zdalnych pozwala rejestratorkom pracującym na miejscu skupić się na pozostałych zadaniach i lepszej obsłudze pacjentów na miejscu.
Zwiększenie liczby pacjentów
Większa dostępność rejestracji i brak trudności w dodzwonieniu się do placówki przyciąga nowych pacjentów, którzy poszukują wygodnych rozwiązań. Zwiększenie odbieralności połączeń sprawi, że umówionych zostanie więcej wizyt.
Lepsza organizacja pracy
Dodatkowe usługi związane z rejestracją pacjentów, takie jak automatyczne przypomnienia o wizytach lub prowadzenie listy rezerwowej pacjentów zmniejszają liczbę nieodwołanych terminów i ułatwiają zapełnienie grafików lekarzy.
Jak działa zewnętrzna rejestracja pacjentów w Proassist?
System Proassist oferuje kompleksowe rozwiązania dla placówek medycznych, w tym usługę zdalnej rejestracji. Dzięki współpracy z najlepszym oprogramowaniem medycznym możesz mieć pewność, że obsługa pacjentów będzie przebiegać płynnie i zgodnie z najwyższymi standardami. Co znajdziesz w ofercie?
Dedykowany zespół
Zewnętrzna rejestracja telefoniczna obsługiwana jest przez wyszkolonych specjalistów, którzy odbierają telefony od pacjentów w imieniu Twojej placówki. Rejestratorki Proassist stale odbywają kursy i szkolenia, dzięki czemu są odpowiednio przygotowane do wykonywania swojego zawodu.
Większa dostępność dla pacjentów
Rejestratorki telefoniczne Proassist pracują od poniedziałku do piątku po 12 godzin dziennie oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Pacjenci mają zatem większą możliwość skorzystania z usługi i umówienia wizyty.
Bezpieczeństwo danych
Całość procesu odbywa się w chmurowym oprogramowaniu medycznym, zgodnie z zachowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO). Lista pacjentów jest przechowywana na serwerach należących do Proassist, więc nie musisz martwić się o dodatkowe zabezpieczenia bazy danych pacjentów, tworzenie backup’ów, czy budowanie serwerowni na terenie placówki.
Spersonalizowana obsługa
Zespół rejestracji działa w pełni profesjonalnie i oprócz umawiania wizyt do lekarzy na odległość zajmuje się udzielaniem odpowiedzi na wszystkie pytania pacjentów zgodnie z przygotowaną według Twoich wskazówek bazą wiedzy, dzięki czemu pacjenci mają wrażenie, że rozmawiają bezpośrednio z pracownikami placówki.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak zdalna rejestracja pacjentów Proassist może pomóc Twojej placówce w obsłudze pacjentów, sprawdź naszą stronę w Internecie -> KLIKNIJ TUTAJ.
