Oferta Proassist - usługa zewnętrznej rejestracji telefonicznej + oprogramowanie medyczne

Podstawowe informacje

Telefoniczne rejestratorki Proassist pracują w dni robocze w godzinach od 8:00 do 20:00 oraz w soboty od 8:00 do 15:00, a Ty nie musisz martwić się o ich zwolnienia lekarskie, urlopy, czy szkolenia. To znacznie tańsza alternatywa do zatrudnienia rejestratorki medycznej w placówce.

Doświadczony zespół rejestracji działa w pełni profesjonalnie i oprócz rejestrowania pacjentów na wizyty zajmuje się udzielaniem odpowiedzi na ich wszystkie pytania. Dzięki temu pacjenci mają wrażenie, że rozmawiają bezpośrednio z pracownikami placówki. To buduje pozytywny wizerunek Twojej placówki medycznej już na pierwszym etapie kontaktu.

Szczegóły dotyczące poszczególnych pakietów

Za jedyne 599 zł miesięcznie, profesjonalne rejestratorki telefoniczne Proassist odbierają połączenia przychodzące dzięki przekierowaniu numeru i:

  • Umawiają pacjentów na wizyty
  • Udzielają szczegółowych informacji o oferowanych w Twojej placówce usługach
  • Wyjaśniają, jak przygotować się do wizyty lub badania
  • Informują o lokalizacji placówki, możliwościach dojazdu, akceptowanych metodach płatności, itp. 
  • Zarządzają wizytami w kalendarzu – od umawiania i odwoływania wizyt po zapisywanie pacjentów na listę rezerwową
  • Przygotowują zapowiedź głosową dla dzwoniących pacjentów

W tym pakiecie otrzymujesz kompleksową, dedykowaną pomoc w organizacji grafiku Twoich wizyt. W pakiecie PREMIUM rejestratorki telefoniczne dodatkowo:

  • Potwierdzają telefonicznie wizyty na kolejny dzień
  • Niwelują luki w grafiku kontaktując się z pacjentami z listy rezerwowej lub zapisanymi na późniejsze terminy
  • Dzwonią do pacjentów i przenoszą wizyty w awaryjnych sytuacjach takich jak np. nagła nieobecność lekarza
  • Wykonują inne dodatkowe, zlecone przez Ciebie, zadania
Personel medyczny przy recepcji pomaga pacjentom, pokazując coś na formularzu.

Usługi dodatkowe - dla pacjenta

W celu zabezpieczenia placówki przed pacjentami, którzy nie pojawiają się na wizytach bez odwołania rezerwacji, w ramach rozszerzenia pakietu proponujemy:
  • powiadomienie z informacją o dokonaniu rezerwacji telefonicznej wysyłane do pacjenta za pomocą SMS lub mailowo (w przypadku SMS – 13 gr netto za każdą wiadomość)

  • przypomnienie o zbliżającej się wizycie z możliwością jej odwołania lub potwierdzenia obecności, wysyłane w wybranym czasie przed wizytą (1h, 18h, 24h, 3 dni, tydzień lub 2 tygodnie) 

Usługi dodatkowe - dla lekarza

Dla placówek medycznych, w których specjaliści pracują nieregularnie lub chcą być na bieżąco informowani o swoich grafikach, możemy zaproponować dodatkowo:
  • informacja o grafiku na kolejny dzień wysyłana o 21:00 

  • powiadomienie o każdej zmianie w grafiku, czyli dokonywanie rezerwacji, zmiana terminu, odwołanie wizyty (wysyłane mailem, sms lub w formie powiadomienia na telefon typu push)

  • dostęp do grafiku w telefonie – dzięki aplikacji mobilnej specjaliści mają całodobowy dostęp do bieżącego grafiku, umówionych pacjentów i wolnych terminów

Dwóch pracowników medycznych przy recepcji przegląda dokumentację z tabletu.

Jak wygląda proces wdrożenia usługi zewnętrznej rejestracji?

analiza potrzeb, przeniesienie danych, szkolenie, wsparcie.

Najczęściej zadawane pytania

Pacjenci dzwonią o różnych porach, nie tylko wtedy, kiedy placówka jest czynna. Im większy zakres godzin jest dostępna rejestratorka, tym większa szansa na umówienie wizyty.

Wdrożenie i szkolenie z systemu to początkowe etapy rozpoczęcie współpracy. Po szkoleniu i wprowadzeniu wszystkich danych do skryptu rozmowy, rejestratorki medyczne są gotowe odbierać telefony dla Twojej Placówki. Bieżący kontakt masz zawsze ze swoim opiekunem konta oraz z działem pomocy technicznej dostępnym w dni robocze od 8 do 20. Ponadto mamy przygotowane dla naszych klientów specjalne filmy i opisy instruktażowe, z których można korzystać w dowolnym czasie.

Rejestratorka do każdej usługi może mieć przypisaną informację, tzw. warunkową. Np. może zapisując na usługę poinformować, że wymagana jest konsultacja i czy pacjent już był na konsultacji. Rejestratorka może poinformować o tym, jaka jest procedura przed zabiegiem (np. usg jamy brzusznej wypić 2 l płynów przed wizytą).

Rejestratorka przedstawia się swoim imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem, a następnie podaje nazwę gabinetu. Wtedy pacjent będzie wiedział, że jesteś na takim etapie rozwoju gabinetu, że zatrudniłeś rejestratorkę.

System wyświetla informację o tym, do jakiej placówki pacjent chce się dodzwonić. Rejestratorka medyczna z Proassist widzi nazwę placówki, a po odebraniu połączenia automatycznie otwiera się kalendarz wizyt wraz ze wszystkimi informacjami na temat placówki. Dzięki temu jest w stanie odpowiedzieć na pytania dotyczące pilnych wizyt, parkingu i procedury przygotowania się do wizyty.

Jeśli od kilku lat korzystasz z numeru, na który dzwonią nie tylko pacjenci, ale też prywatne sprawy, to najlepiej ten numer zostawić, uruchomić przekierowanie i kupić nowy numer dla spraw prywatnych. Pacjenci są przyzwyczajeni i to na nich Ci zależy, a jeśli ktoś z rodziny zadzwoni, to my się przedstawimy i pobierzemy informację, którą prześlemy na Twój nowy numer telefonu.


Kwestia numeru wygląda w następujący sposób: my generujemy dla Państwa indywidualny numer telefonu.
Państwo włączają przekierowanie na nasz numer — najlepiej jest korzystać z takiego numeru, na jaki do tej pory dzwonili pacjenci, aby ten ruch połączeń trafiał już do nas.
W tym przypadku nawet pacjent nie odczuje, że coś się zmieniło.

Rejestratorka medyczna z Proassist potrzebuje standaryzacji. Dziennie odbiera ponad 400 połączeń i gdyby miała korzystać z wielu systemów, to na pewno nie bylibyśmy w stanie zapewnić takiej usługi. System Proassist jest przygotowany do tego, żeby być przewodnikiem i mieć w sobie zaszyty skrypt rozmowy z ważnymi informacjami, dlatego nasze rejestratorki korzystają tylko z tego oprogramowania.

Rejestratorki pracują w dni robocze 8-20, a w soboty 8-15

W przypadku korzystania z usługi tylko dla jednego lekarza pacjent będzie słyszał w słuchawce odpowiedź, że do innych lekarzy nie rejestrujemy, Wtedy będzie się rodzić frustracja i złość, co może spowodować, że pacjenci pójdą gdzieś indziej.

Poznaj historie placówek, które wybrały rejestrację Proassist!

Osoby w słuchawkach pracujące w biurze call center przy komputerach.

Duża placówka specjalistyczna

Wiele placówek medycznych przyjmuje zarówno pacjentów w ramach NFZ, jak i komercyjnie. To może doprowadzić do dużego chaosu i nieporozumień w rejestracji. Podobnie było w przypadku NZOZ Przychodni Neurologicznej z Gorzowa Wielkopolskiego.

Właściciele placówki postanowili interweniować, żeby nie tracić więcej pacjentów i zdecydowali się wesprzeć rejestratorki pracujące na miejscu usługą zewnętrznej rejestracji telefonicznej Proassist. Sprawdź, jakie rozwiązanie wybrali!

Jednoosobowy gabinet lekarski

Prywatny gabinet specjalistyczny, w którym pracuje jeden lekarz, to ogromne wyzwanie – szczególnie jeśli chodzi o organizację pracy i obsługę pacjentek. Dr Roman Krawiec, ginekolog, w swojej praktyce medycznej sam zajmował się wieloma rzeczami, dopóki ciągłe bycie pod telefonem nie zaczęło stawać się uciążliwe.

Brak odpowiedniego systemu rejestracji pacjentek generował duże kolejki w gabinecie. Decydując się na zdalne rejestratorki Proassist, ginekolog chciał zadbać o komfort pacjentek i zyskać więcej czasu prywatnego. Sprawdź, jak udało się to osiągnąć!
Osoba w niebieskim stroju medycznym przy biurku z dokumentami, rozmawia przez telefon.
proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.