Dzień dobry. Witam serdecznie wszystkich uczestników dzisiejszego webinaru. Cieszę się, że poświęcacie swój czas, żeby przyjrzeć się naszym nowoczesnym narzędziom, które mogą znacząco ułatwić Waszą codzienną pracę. Dzisiaj szczególnie dla logopedów, jak i innych terapeutów.
Ja nazywam się Michalina, od prawie dwóch lat pracuję w dziale pomocy klienta Proassist. Codziennie wspieram naszych użytkowników w technicznych i organizacyjnych aspektach pracy z systemem. Dlatego myślę, że dobrze rozumiem, z jakimi wyzwaniami mierzycie się na co dzień. Dzisiaj zobaczycie, jak możecie usprawnić zarządzanie kalendarzem, rejestracją pacjentów na terapię, dokumentacją medyczną i też komunikacją z pacjentami. Wszystko będzie w jednym intuicyjnym miejscu.
Jeszcze dla tych, którzy nie znają naszego programu, kilka słów o systemie. Proassist to medyczne oprogramowanie w chmurze, które umożliwia kompleksowe zarządzanie placówką. Dzięki Proassist możecie prowadzić kalendarz wizyt, wypełniać dokumentację medyczną, wystawiać e-dokumenty, a także opiekować się pacjentem już po wizycie, czyli tworzyć faktury, wystawiać paragony, czy też dla większych placówek możliwa jest współpraca z innymi specjalistami z różnych specjalizacji w obrębie jednej platformy. Co też później Wam pokażę, system integruje się z e-rejestracją online, co oznacza, że Wasi pacjenci mogą samodzielnie zapisać się na wizytę, zarówno przez stronę internetową, jak i prez media społecznościowe. To jest oszczędność czasu dla Was i wygoda dla pacjentów.
Przejdźmy jeszcze przez plan naszego spotkania. Kwestie, które omówię, to na samym początku będzie zarządzanie kalendarzem i rejestracją online. To, o czym sobie powiemy, to umawianie wizyt, w tym terapii cyklicznych. Przejdziemy wtedy przez to, o czym już wspomniałam przed chwilą, czyli możliwość rejestracji online przez stronę internetową. Również wspomnę o temacie obsługi płatności internetowych. Kolejnym tematem, do którego dość naturalnie przejdę, będą automatyczne przypomnienia o wizytach. Generalnie powiem więcej o komunikacji smsowej z pacjentem w zakresie systemu. Trzecim punktem naszego spotkania będzie całe okno elektronicznej dokumentacji medycznej i jak możecie sobie przyspieszyć codzienną pracę. Czyli najpierw będziemy personalizować okno wizyty, tak aby ono było jak najbardziej korzystne dla Waszej codziennej pracy. I powiemy sobie też trochę więcej o możliwościach automatyzacji pracy. Czyli bazowanie dla pacjentów pierwszorazowych na szablonach. Dla pacjentów powracających będziemy mówić trochę więcej o powielaniu treści z wizyt poprzednich. No i oczywiście zostanie też przedstawiona opcja prowadzenia dokumentacji zdjęciowej i tworzenia takich dokumentów interaktywnych, które mogą przydać się w pracy. Na koniec całość przekażemy naszemu pacjentowi już mailowo.
Zapisywanie pacjentów na wizyty cykliczne
Także przejdę teraz do funkcji, które możemy wykorzystać od razu w codziennej pracy. Udostępnię swój ekran. I tak wygląda system Proassist. Zaczniemy od zapisywania pacjentów na terapie cykliczne. W Proassist mamy dostępne dwie metody zapisu. Pierwsza to będzie automatyczne umawianie pacjenta na stałą terapię w tych samych godzinach, co powtarzalny okres czasu. Jak dokładnie to wygląda?
Będę to robić za pomocą jednego kliknięcia, czyli wybiorę odpowiednią usługę, na którą chcielibyście zapisać swojego pacjenta. W punkcie drugim termin, najbliższe terminy, wyświetlają mi się terminy dostępne do zapisu, do specjalisty. To jest 100 najbliższych dostępnych terminów. Wybiorę na przykład siedemnastą piątek i to jest czas, w którym chciałabym co tydzień spotykać się z moim pacjentem przez załóżmy następne trzy tygodnie. Czyli tutaj jest ta opcja, o której wspominałam przed chwilą. Gdy kliknę “utwórz wizyty cykliczne”, mam możliwość wybrania, co jaki czas będę powtarzać te nasze wizyty oraz mogę wygenerować w sumie ilość wizyt. Także w tym miejscu, jeśli chcielibyście na przykład wygenerować cztery wizyty w sumie, taką ilość też wpisujecie. Wybieracie, generuj wizyty cykliczne. I proszę zwróćcie uwagę, właśnie w tym momencie wygenerowały nam się cztery wizyty. Co tydzień o stałych porach. W tym momencie mogę wpisać tylko dane pacjenta i zapisać kolejno cztery wizyty.
Ręczne planowanie wizyt
Jeśli potrzebujecie troszkę większej elastyczności, mamy możliwość ręcznego planowania kilku wizyt jednocześnie. Jak dokładnie to wygląda, już pokazuję. Także w tym momencie wybieram z tej zakładki, o której już wspomniałam, najbliższe terminy, które mi pasują, a raczej pacjentowi. I mam większą elastyczność w wyborze. Mogę zmieniać zakresy czasu, mogę zmieniać godziny. Ale tylko i wyłącznie klikam wybierz. W podsumowaniu mam informacje o tym, co zostało już wybrane. W obu przypadkach będziecie dane wprowadzać tylko raz. Już system doda resztę. Także jest to bardzo fajna automatyzacja pracy. Po prostu szybciej możemy pacjenta zapisać. Dokończę zapis. Kliknę Enter, aby wyszukać kartę pacjenta. Karta została już wyszukana. I finalizuję zapis naszych wizyt. Możemy zobaczyć, jak wygląda to w zakresie całego miesiąca. Kolejną wizytę, które wybrałam, zostały dalej zapisane.
Rejestracja online
Powracam do 27. I to jest też dobre miejsce, aby wspomnieć o tym, że możecie udostępnić pacjentom możliwość zapisu online. To jest realna oszczędność czasu i sposób na lepsze zarządzanie grafikiem. Wyróżniamy dwie opcje widżetów, czyli rejestracji online.
Pierwszy, dynamiczny, czyli rejestracja, która wyjeżdża nam z boku strony. W ten sposób pacjent może wybrać odpowiedniego specjalistę, odpowiednią usługę i dalej przejść do zapisu. Teraz ten zapis dokończymy.
Ale też chciałabym wspomnieć o klasycznym widżecie do rejestracji, czyli możemy kliknąć e-rejestracja i przejść bezpośrednio do stałego okna. W tym momencie mam widżet tak zwany usługowy, czyli wybieram daną usługę i pomijam wybór specjalisty. To jest szczególnie fajna opcja dla pacjentów, którzy chcą się umówić na zaraz, szybko i w tym miejscu właśnie nie wybierać specialisty, tylko znaleźć najszybszy możliwy termin.
Płatności online
Wracamy tym razem do rejestracji poprzez widżet dynamiczny i wybieram usługę diagnoza jąkania. Tym razem jest to też informacja dla Was. Możecie wprowadzić w systemie płatności online, aby zabezpieczyć swój czas i zminimalizować liczbę wizyt nieodwołanych. Możecie właśnie w ten sposób włączyć opcję pobierania przedpłat za wizyty. Mamy tu taką małą elastyczność, ponieważ możemy wybrać, czy płatność ma być całościowa przed wizytą, czy częściowa. Czy ma być wymagana – tzn. bez tej płatności pacjent nie przejdzie rejestracji, czy może dajemy pacjentowi możliwość wyboru, czy chciałby zapłacić na miejscu, czy chciałby zapłacić online.
To wszystko ustalacie w zakresie swoich ustawień. Także jak najbardziej macie możliwość całkiem elastycznego wyboru. Ja w tym momencie pokażę, jak wygląda taki zapis wpisując dane. Pacjent zgadza się na regulamin, będzie płacił online, klika zarezerwuj wizytę i następnie będzie musiał tutaj regulamin zaakceptować, po czym klika zapłać. Jak to wygląda dokładnie w systemie w takim momencie? Już Wam pokazuję na bazie prezentacji. Taka wizyta wpada do systemu jako opłacona na zielono. Przy niej jest odpowiednia informacja, którą wskazuje grot strzałki, czyli zapłacono przez Internet 150 zł.
To jest też informacja tutaj myślę całkiem widoczna. Oszczędność czasu zdecydowanie po stronie specjalisty ze względu na to, że nie musicie już wchodzić na konto, szukać, czy pacjent zapłacił, dopasowywać płatność do tego pacjenta. Tylko wszystkie informacje macie już w jednym miejscu w systemie. Także znowu jest to całkiem duże ułatwienie. A przy okazji, tak jak wspomniałam wcześniej, w tych procedurach płatności online jest całkiem duża elastyczność, jeśli chodzi o dostosowanie procesu do Waszej pracy.
Komunikacja SMS z pacjentem
Wracam do udostępnienia swojego ekranu. Pacjent dostał informację, że rejestracja została dokonana. Zatem wracamy już do systemu. Naturalnie myślę, że możemy przejść teraz do etapu, w którym gdy dodaliśmy wizytę, do pacjenta powinno wyjść powiadomienie SMS-owe. Tutaj w najnowszej aktualizacji systemu, aby zadbać o tą komunikację z pacjentem, w systemie znajdziecie kreator SMS-ów. Gdzie go znajdziecie? Oczywiście w zakładce SMS.
Natomiast z perspektywy administratora macie jak najbardziej możliwość edycji szablonu tego powiadomienia. Czyli zwróćcie uwagę, to jest nasza standardowa treść SMS-a, który otrzymuje pacjent. W każdej chwili możecie spersonalizować treść swojego powiadomienia, na przykład uzupełnić ją o zautomatyzowane powiadomienia potwierdzenia wizyt. Czyli analogicznie jak w tej sytuacji mam, jeśli chcesz anulować wizytę, odpisz i w tym miejscu podstawi mi się kod odwoływania wizyty, to na przykład mogę napisać, jeśli chcesz potwierdzić wizytę, odpisz i w tym miejscu wstawię jedną z opcji dostępnych automatycznie w szablonie.
Czyli wybieram kod potwierdzenia wizyty, zapisuję zmiany i w tym momencie odpowiednio zmieniłam swoją treść, która od tego momentu będzie wychodzić do pacjenta. Gdy przejdę do kalendarza, czym będzie się różnić wizyta potwierdzona przez pacjenta od tej niepotwierdzonej? Zwróćcie proszę uwagę, tutaj w tym miejscu właśnie mamy ten kwadrat zamalowany i kwadrat pusty. Właśnie to będzie widok, który będzie się zmieniał, gdy pacjent potwierdzi wizytę, nasz kwadrat zrobi się pełen. Także to jest dla mnie szybka informacja, bez zbędnego kontaktu, na który przeznaczysz swój czas. Możesz tylko spojrzeć w system i mieć tą informację automatycznie.
Z poziomu systemu możesz również przejść do podglądu dwukierunkowej komunikacji z pacjentem. Gdy wybiorę jedną z wizyt, wybieram opcję wyślij wiadomość i tutaj mam uruchomiony czat SMS. Czyli to jest funkcja, która pozwoli mi właśnie na kontrolę dwukierunkowej komunikacji z pacjentem. Tutaj proszę zwróćcie uwagę na to, że pacjent już odpisał na kodem potwierdzającym wizytę. Tu jest on widoczny. I ta wizyta właśnie została w tym momencie potwierdzona, czyli to jest ten kwadrat, o którym wspominałam przed chwilą. Jeśli byłaby potrzeba komunikacji takiej bieżącej z pacjentem, tu jest też odpowiednie miejsce, żeby wpisać wiadomość bezpośrednio do wysłania.
Harmonogram wysyłki SMS
Jeśli chodzi też o zadbanie o komunikację z pacjentem, mamy też możliwość ustalenia harmonogramu wysyłki tych SMS-ów. Jak to wygląda? Przechodzimy do zakładki placówki. Następnie przechodzimy do zakładki specjaliści. I dla każdego specjalisty, jeśli macie ich więcej w placówce albo też dla siebie, możecie ustawić odpowiedni czas wysyłki SMS-ów.
Czyli wybieram opcję edytuj przy specjaliście i wybieram w tym momencie zakładkę powiadomienia. Ostatni checkbox służy mi do ustalenia harmonogramu wysyłki SMS-ów. Na to też macie jak najbardziej wpływ. Możecie to indywidualnie ustawić pod specyfikę swojej codziennej pracy. Czyli w tym momencie jeśli zaznaczę dwa checkboxy po utworzeniu wizyty oraz 24 godziny przed, to pacjent będzie w tych dwóch terminach dostawał wiadomość przypominającą o wizycie.
Także proszę zwróćcie uwagę, że możecie sobie wybrać jeden termin wysyłki, możecie wybrać dwa terminy albo nawet i trzy. W każdej chwili zmiany w ustawieniach możecie wprowadzić, jeśli jakieś rozwiązania sprawdzają się lepiej i zdecydowanie możecie to modyfikować pod charakterystykę swojej pracy. Także ja już zapisuję te ustawienia i przechodzę ponownie do kalendarza.
Elektroniczna dokumentacja medyczna i personalizacja okna wizyty
Jeśli już pacjenta zapisałam, jeśli już do pacjenta zostało wysłane powiadomienie z poziomu systemu, no to najlepiej jakbym rozpoczęła wizytę, czyli przeprowadziła tutaj, rozpoczęła prowadzenie dokumentacji medycznej. Wybieram odpowiednią wizytę, przechodzę w przyjmij pacjenta, ale jest jeszcze jedna opcja, którą chciałabym Wam pokazać na bazie konta specjalisty. Także szybko się przeloguję i tak jak mówiłam, wybiorę opcję przyjmij pacjenta. W tym momencie jestem w oknie przeprowadzania wizyty i takie okno możecie też dowolnie modyfikować w zakresie personalizacji. Czyli będziecie zmieniać ją tak, aby zawierała tylko elementy, z których realnie korzystacie. Jak to zrobić?
Przechodzę tutaj w awatar mojego specjalisty, przechodzę do opcji personalizacja EDM, wybieram ustawienia własne i obecnie wgrywają mi się ustawienia, które wcześniej wprowadziłam. Dalej w zakresie tych ustawień możecie sobie dowolnie modyfikować zakładki, które będą Wam potrzebne, które też nie będą przydawać się w pracy. Na przykład jeśli nie wystawiam e-dokumentów, no to naturalnie będę je w tym miejscu usuwać. Jeśli któreś sekcje nie są dla Was przydatne, jak najbardziej możecie całość albo konkretne elementy również usunąć.
Tak jak wspomniałam wcześniej, już to okno pod swoje takie codzienne działanie dostosowałam, także wybiorę zapisz ustawienia i będziecie mieli teraz okazję, aby zwrócić uwagę, jak to okno się zmieniło. Przechodzę do przyjmij pacjenta i widać, o ile krótsze jest całe okno, o ile mniej mam obecnie scrollowania i korzystam tylko z zakładek, które są dla mnie przydatne. Także jak najbardziej też możecie to zrobić, czyli usuwać całe sekcje, zmniejszać zakładki czy też usuwać takie właśnie mniejsze elementy.
Szablony wizyt i powielanie informacji
Przejdziemy do kolejnego elementu, który może przydać się w codziennym korzystaniu z systemu i też może Wam ułatwić, zautomatyzować pracę. Czyli oczywiście będą to szablony wizyty. Dla pacjentów pierwszorazowych, jeśli mamy jakiś schemat wizyty, a domyślam się, że wszyscy macie, wybieramy opcję użyj szablonu wizyty.
Tutaj szablony zostały już wcześniej przygotowane, aby jak najlepiej Wam to zobrazować, ale w tym miejscu będę wybierać szablony, które na pierwszej wizycie stosuję dla pacjentów. Mogę wyszczególnić, czy będą to wizyty dla dzieci, czy będą to wizyty dla dorosłych. Każdy szablon możecie w zakresie swojej pracy indywidualnie tutaj dostosować.
Także wybieram szablony, które będą mi w tym momencie przydatne. Wybieram opcję kopiuj zaznaczone pozycje i w tym momencie szablony automatycznie nam się wkleiły. Proszę zwróćcie uwagę, ile czasu zaoszczędziłam przez to, że nie musiałam tego wszystkiego wpisywać i w tym schemacie, który sobie zapisałam, mogę dopisywać po prostu kolejne informacje u tego pacjenta. Także szablony są naprawdę opcją, która automatyzuje po prostu i przyspiesza przeprowadzenie wizyty. Jak to wygląda w przypadku pacjenta powracającego, pacjenta stałego, który już u nas był. Wtedy mamy taką opcję na samym dole okna dokumentacji medycznej jak powielenie tekstu z poprzedniej wizyty. Także tutaj klikam, aby tą wizytę powielić i gdy podjadę do góry, to mam już całą informację z poprzedniej wizyty.
W tym miejscu, jeśli chcielibyście cokolwiek dodać, dopisać, nadpisać, jak najbardziej jest taka możliwość. Mogę zmieniać tekst, mogę dopisywać informacje, mogę też usuwać kwestie, które bym nie chciała, żeby w tej obecnej wizycie były widoczne. Także też jest to zdecydowanie opcja przyspieszająca, taką codzienną pracę, właśnie bazowanie na wizytach poprzednich i oszczędzanie czasu przy pacjentach stałych.
Interaktywne dokumenty
Także jak już przeszliśmy przez szablony czy poprzez powielanie wizyt poprzednich, no to część tutaj bezpośrednio dla logopedów, z doświadczenia w pracy wiem, że często specjaliści prowadzą karty postępów. Także gdy wybiorę opcję druki, to tutaj na bazie tej zakładki chciałabym Wam pokazać możliwość tworzenia interaktywnych dokumentów.
Stworzyłam taki dokument jak karta postępów terapii logopedycznej. Jeśli chciałabym wypełnić tę kartę, wybieram ikonę długopisu i tutaj automatycznie pojawia się schemat dokumentu, który stworzyłam, czyli imię i nazwisko pacjenta, automatycznie załączające się, wiek. Jeśli będzie uzupełniony w karcie pacjenta, to tutaj się wstawi. Diagnoza. Mogę zapisać odpowiednią diagnozę w tym miejscu. Data rozpoczęcia terapii. Również mogę wybrać w kalendarzu datę, kiedy z pacjentem pracę rozpoczęliśmy oraz data oceny, czyli w tym momencie wpisalibyście datę obecną. Każdy z pól możecie uzupełnić. Także przykładowo wpisuję informację, uzupełniam.
Ona tutaj jest widoczna w ten sposób. I każdą z sekcji mogę uzupełnić. Powracam tutaj do tego okna, aby pokazać Wam, jak wygląda karta już uzupełniona tak z perspektywy specjalisty, czyli w punkcie drugim lista wygenerowanych szablonów. wybieram opcję drukarki i wygenerowała się karta, którą uzupełniałam poprzednio, gdzie dopisałam więcej informacji. To była karta postępów terapii logopedycznej zaczynającej się załóżmy 1 stycznia po jakieś tam trzech miesiącach spotkań.
W tym momencie, gdy wybiorę znowu ikonę długopisu, mogę na przykład za kilka kolejnych miesięcy uzupełnić ją na nowo i mieć bezpośrednio kontrolę nad tym, jakie postępy wykonał pacjent. Także jak najbardziej myślę, że może być to przydatna opcja w codziennej pracy logopedy. W każdej chwili można tutaj właśnie spojrzeć i wydrukować karty poprzednio wygenerowane albo wysłać je mailowo. Także jeśli chodzi o druki, to wygląda dokładnie w ten sposób.
Dokumentacja zdjęciowa i wysyłka materiałów
A teraz przejdziemy do dokumentacji zdjęciowej w karcie pacjenta. Również z rozmów z logopedami pojawiała się kwestia na przykład rodziców, którzy chcieliby otrzymać zdjęcie swojego dziecka ze spotkania czy z terapii, aby widzieć jak się zachowuje, czy mu się podoba i po prostu mieć jakąś pamiątkę. Tutaj z poziomu systemu za pomocą aplikacji Proassist mamy łatwą odpowiedź na tego typu zapytania. Czyli przejdę teraz do naszej aplikacji.
Czyli jeśli chciałabym wysłać zdjęcie do karty pacjenta, dodać takie zdjęcie, a później przesłać je do rodziców, wybieram wizytę, która załóżmy właśnie się odbywa i w tym momencie po przejściu do tej wizyty klikam ikonę aparatu. W tym momencie tego nie zrobię ze względu na to, że kamery w laptopie używam i właśnie z niej korzystam, ale pokażę Wam jak to zrobić na bazie mojej aplikacji w telefonie. zaraz wrócę do systemu, czyli analogicznie do tego, o czym wspomniałam przed chwilą. Otwieram aplikację, wybieram odpowiednią wizytę, klikam ikonę aparatu i robię zdjęcie. Zdjęcie do karty zostało dodane. Teraz zmienię ekran i wrócimy ponownie do systemu. wyszłam na chwilę z okna, aby ono się odświeżyło i już możemy zwrócić uwagę na to, że w plikach pacjenta mamy informację 1 wcześniej było czerwone 0, także coś tutaj nam się więcej pojawiło i pojawiło się również to zdjęcie, które przed chwilą wykonałam. także w tym miejscu możemy przypisywać zdjęcia do karty pacjenta, ale to, co też możecie robić, to dodawać na przykład taki plik do maila podsumowującego do pacjenta.
Z perspektywy specjalisty i waszej codziennej pracy myślę, że bardzo komfortową opcją jest możliwość dodawania na przykład ćwiczeń do maila podsumowującego tutaj wizytę, czyli wybiorę na przykład opcję dodaj i w tym miejscu jeszcze sprawdzę, czy to na pewno jest widoczne i w tym miejscu mogę wybrać ćwiczenia na przykład logopedyczne do załączenia dla pacjenta. Także wybieram kilka plików, które byłyby przydatne. dostałam informację, że one są wgrywane już na konto pacjenta. Gdy przechodzę faktycznie ponownie do plików pacjenta, te pliki są tutaj widoczne. Mogę je wgrać wcześniej przed wizytą i tylko na sam koniec pododawać do maila podsumowującego, ale mogę również jak najbardziej zrobić to na bieżąco, tak jak przed chwilą to też wykonałam. Także tutaj będę klikać zapisz i te pliki, przy których kliknęłam ikony plusa będą wysłane razem z mailem podsumowującym do pacjenta. Także tutaj zapiszę nasze dane.
Wysyłanie podsumowania wizyty na e-mail
Ja w tym momencie będę już kończyć wizytę i to całe podsumowanie prześlę pacjentowi mailowo. Czyli obecnie wybieramy zapisz i wyślij e-mail i taki e-mail zostaje przez Was przesłany po zakończonej wizycie do pacjenta bądź do jego rodziców. To jest naprawdę fajna opcja jeśli chodzi o automatyzację znowu pracy. Wszystko przechodzi mailowo razem ze zdjęciami z terapii, z ćwiczeniami domowymi czy też innymi materiałami edukacyjnymi. To właśnie też może być dla Was świetne narzędzie do utrzymywania kontaktu z rodzicami pacjenta bądź samym pacjentem.
I tutaj właśnie w tym momencie na poczcie przesłana została dokumentacja po odbytej wizycie. I mamy podsumowanie, w którym automatycznie z systemu przesłana została informacja, że dziękujemy za odbytą wizytę. A do naszej wizyty zostały dołączone pliki, które załączyłam poprzednio. Czyli mam ćwiczenia logopedyczne, które dołączyłam. Wszystko jest w jednym miejscu razem z plikiem podsumowującym nasze spotkanie. Także też jest to bardzo fajna opcja szybkiego podsumowania wizyty.
Tu już przechodzimy do samego końca naszego spotkania. To wszystkie najważniejsze funkcje, które chciałam Wam pokazać. Mam nadzieję, że webinar był przydatny, inspirujący i że wdrożycie część tych rozwiązań w swoich placówkach. Jeszcze tutaj na sam koniec przekażę informację odnośnie kontaktu z naszym działem pomocy klientom. Jest wymieniony, wyszczególniony numer telefonu do nas, mail oraz strona internetowa naszego systemu. także bardzo dziękuję za dzisiejsze spotkanie i dziękuję za uwagę. Dziękuję.
