Podczas ostatniego spotkania online ekspertki Proassist, Magdalena Bryl oraz Michalina Sternal zaprezentowały praktyczny przegląd Top 8 funkcji systemu Proassist. Pokazały, jak konkretne rozwiązania działają w praktyce, od pierwszego kontaktu pacjenta ze stroną internetową, przez wizytę w gabinecie, aż po zaplecze magazynowo-rozliczeniowe placówki.
Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze 8 narzędzi, z których każdego dnia korzysta już ponad 10 000 użytkowników Proassist.
1. Chatbot Rejestratorka Paulina – całodobowa obsługa i samodzielne zarządzanie wizytą
Jednym z największych wyzwań dla rejestracji jest obsługa powtarzalnych zapytań i zgłoszeń pacjentów, szczególnie poza godzinami pracy placówki. Rejestratorka Paulina może przejąć część z nich, odciążając personel i zapewniając pacjentom dostęp do podstawowych funkcji przez całą dobę.
Pacjent korzysta z przejrzystych kafelków dostępnych w oknie chatbota, na stronie internetowej placówki, za pomocą których może m.in. umówić wizytę, zmienić jej termin, odwołać rezerwację czy sprawdzić dostępne usługi.
Michalina Sternal pokazała proces odwoływania wizyty: pacjent wybiera odpowiednią opcję, przechodzi szybką weryfikację, podając imię, nazwisko, numer telefonu oraz jednorazowy kod autoryzacyjny wysłany SMS-em, a następnie otrzymuje listę swoich zaplanowanych wizyt. Po wskazaniu konkretnego terminu i potwierdzeniu anulowania rezerwacja zostaje automatycznie zwolniona w systemie i trafia do zakładki „Wizyty odwołane”.
Dzięki temu rejestracja nie musi angażować się w obsługę każdego telefonu dotyczącego odwołania wizyty, a zwolniony termin może zostać szybko udostępniony innemu pacjentowi.
2. Płatności online – skuteczne zabezpieczenie przed „pustymi okienkami”
Nieodwołane w odpowiednim czasie wizyty tzw. no-show to bezpośrednia strata finansowa dla placówki i zmarnowany czas specjalisty. Proassist rozwiązuje ten problem poprzez elastyczny moduł płatności online zintegrowany z AutoPay.
Placówka może elastycznie dopasować zasady płatności online do swojego modelu pracy, bez konieczności wymagania przedpłaty od wszystkich pacjentów. Wymóg opłacenia wizyty można skonfigurować wyłącznie dla określonych grup, np. pacjentów pierwszorazowych, osób znajdujących się na „czarnej liście” z powodu wcześniejszych nieobecności czy pacjentów zapisujących się na wybrane, bardziej kosztochłonne usługi.
System pozwala również zdecydować, jaka forma płatności będzie obowiązywać, może to być pełna kwota wizyty, zaliczka lub zadatek. Dzięki temu placówka zachowuje kontrolę nad procesem rejestracji i jednocześnie może ograniczyć liczbę nieodwołanych wizyt, dopasowując zasady płatności do konkretnych potrzeb.
Co ważne, jeśli pacjent nie rejestruje się samodzielnie przez widżet online, lecz dzwoni do rejestracji, pracownik może błyskawicznie wygenerować i wysłać mu link do płatności e-mailem lub SMS-em.
3. Automatyczne statusy wizyt po odpowiedzi SMS
Ręczne telefoniczne potwierdzanie wizyt przez pracowników rejestracji pochłania ogromne nakłady czasu. W Proassist proces ten przebiega w pełni automatycznie dzięki interaktywnym powiadomieniom SMS.
System wysyła do pacjenta spersonalizowaną wiadomość SMS z prośbą o potwierdzenie wizyty, treść szablonu można dowolnie edytować i wzbogacić np. o adres placówki lub wskazówki dotyczące dojazdu. Następnie pacjent odpisuje na wiadomość, podając kod potwierdzający. Po otrzymaniu odpowiedzi status wizyty w kalendarzu automatycznie zmienia się na „Potwierdzona”, co jest czytelnie zasygnalizowane zmianą wyglądu kafelka (kafelek niepotwierdzony jest pusty, a potwierdzony – zamalowany).
Większość pacjentów potwierdza wizytę jednym SMS-em. Rejestracja oraz specjaliści od razu widzą w systemie, które wizyty są potwierdzone, a które wymagają ewentualnego telefonicznego potwierdzenia. Placówka może również równolegle wdrożyć kod do automatycznego odwoływania wizyt przez SMS.
4. Zdjęcia i pliki w karcie pacjenta z aplikacji mobilnej
Częstym problemem w gabinetach jest obsługa zewnętrznej dokumentacji medycznej, pacjenci przynoszą ze sobą wyniki badań, opisy z innych placówek czy zdjęcia RTG. Ręczne skanowanie tworzy zbędną papierologię, a robienie zdjęć prywatnym telefonem lekarza stwarza ogromne ryzyko naruszenia prywatności i wymogów RODO.
W aplikacji mobilnej Proassist lekarz może szybko i wygodnie dołączyć zdjęcie bezpośrednio do dokumentacji pacjenta. Wystarczy wejść w wizytę, uruchomić wbudowany aparat i zrobić zdjęcie dokumentu, wyników badań czy obszaru zabiegowego. W razie potrzeby zdjęcie można od razu wykonać ponownie, a następnie nadać plikowi czytelną nazwę, np. „Wyniki badań” lub „Opis od specjalisty”, i zapisać go bezpośrednio w karcie pacjenta, w zakładce Dokumenty → Pliki.
Co ważne, zdjęcia wykonane za pomocą aplikacji nie trafiają do galerii ani pamięci telefonu – są przechowywane wyłącznie w zaszyfrowanym, bezpiecznym systemie Proassist. Funkcja sprawdza się również w medycynie estetycznej i fizjoterapii, gdzie pozwala wygodnie dokumentować efekty zabiegów i prowadzić zdjęciową dokumentację zmian „przed i po”.
5. Wystawianie e-recept z poziomu aplikacji mobilnej – pełna swoboda lekarza
Nie zawsze lekarz ma pod ręką komputer, często przemieszcza się między gabinetami, pracuje w terenie lub chce szybko obsłużyć pacjenta bez powrotu do biurka.
Mobilne wystawianie e-recepty w Proassist odbywa się bezpośrednio z poziomu kalendarza w aplikacji mobilnej. Lekarz wybiera wizytę i klika „Przyjmij”, aby przejść do sekcji e-dokumentów, gdzie może wskazać rodzaj recepty, zwykłą lub na 365 dni, a następnie wyszukać lek w oficjalnej bazie, określić liczbę opakowań, odpłatność lub refundację oraz wprowadzić dawkowanie. Na końcu wystarczy wybrać opcję „Wystaw receptę i dodaj do zaleceń”.
Dzięki temu kod recepty, dawkowanie oraz informacje o przepisanych lekach są automatycznie przenoszone do zaleceń dla pacjenta, bez konieczności ponownego wpisywania tych samych danych w kilku miejscach.
6. Szablony e-dokumentów z elementami dynamicznymi
Przy pracy na komputerze w EDM powtarzalne wpisywanie tych samych treści jest czasochłonne. Proassist umożliwia tworzenie gotowych szablonów e-dokumentów, m.in. dla e-ZLA, e-recept czy e-skierowań.
Michalina Sternal zaprezentowała wykorzystanie szablonu e-ZLA na przykładzie nadchodzącego sezonu grypowego. Lekarz może wybrać gotowy szablon, np. z przypisanym kodem rozpoznania ICD-10, a system automatycznie uzupełnia jego elementy dynamiczne. Data rozpoczęcia okresu niezdolności do pracy ustawiana jest na bieżący dzień, natomiast przewidywany czas trwania zwolnienia, np. 7 dni, jest automatycznie przeliczany względem aktualnej daty.
Dzięki temu lekarz nie musi przy każdej wizycie ręcznie modyfikować tych samych informacji, szablon wykonuje te czynności za niego, usprawniając i przyspieszając wystawianie e-ZLA.
7. Ulubione kody ICD-9 i ICD-10
Każdy specjalista w codziennej pracy najczęściej korzysta z określonego zestawu kilkunastu rozpoznań ICD-10 i procedur ICD-9, dlatego każdorazowe przeszukiwanie pełnej, liczącej tysiące pozycji bazy może niepotrzebnie zabierać czas.
W Proassist lekarz może oznaczyć najczęściej wykorzystywane kody, np. ostre zapalenie nosa i gardła, ikoną gwiazdki i dodać je do ulubionych. Przy kolejnych wizytach ulubione rozpoznania pojawiają się na samej górze listy, dzięki czemu nie trzeba ponownie wpisywać ich nazw ani przeszukiwać całej bazy, wystarczy jedno kliknięcie, aby przypisać kod do karty pacjenta. To niewielkie usprawnienie, które przy obsłudze kilkudziesięciu pacjentów dziennie może przełożyć się na realną oszczędność czasu i sprawniejszą pracę w gabinecie.
8. Moduł Magazyn
Ostatnią omówioną funkcją było połączenie działań medycznych z zapleczem organizacyjno-finansowym placówki. Moduł Magazyn w Proassist pozwala na bieżąco kontrolować stany produktów i automatyzować rozliczanie ich zużycia podczas wizyt. Podczas webinaru pokazano to na przykładzie zabiegu z użyciem botoksu – po zakończeniu wizyty lekarz wybiera usługę „Botoks”, a system automatycznie przypisuje do niej określone zużycie preparatu, które w razie potrzeby można skorygować, np. z jednej do 1,5 jednostki. Po zapisaniu wizyty wykorzystany materiał zostaje automatycznie odjęty ze stanu magazynowego.
Jednocześnie pracownik rejestracji, podczas finalizacji wizyty, od razu widzi wykonaną usługę oraz zużyte materiały, bez konieczności dodatkowego kontaktowania się z lekarzem. Może również dodać do rachunku dodatkowy produkt z magazynu, np. specjalistyczną maść zalecaną po zabiegu, dzięki czemu całość zostaje rozliczona na jednym rachunku lub paragonie.
Połączona siła automatyzacji
Jak zauważyła na zakończenie spotkania Magdalena Bryl, pojedyncza funkcja może wydawać się jedynie niewielkim usprawnieniem, jednak ich połączenie w jeden spójny proces pozwala osiągnąć znacznie więcej. Od obsługi pacjentów przez chatbota i płatności online, przez automatyczne SMS-y, mobilne wystawianie e-recept i dodawanie zdjęć, aż po szablony EDM i automatyczne rozliczanie magazynu, wszystkie te elementy wspólnie przekładają się na realną oszczędność czasu i większą kontrolę nad funkcjonowaniem placówki.
Rejestracja zostaje odciążona od rutynowej obsługi telefonicznej, lekarze mogą poświęcać mniej czasu na wykonywanie powtarzalnych czynności w dokumentacji medycznej, a właściciele i menedżerowie zyskują spójny i uporządkowany system wspierający zarówno procesy medyczne, jak i finansowo-magazynowe.
Chcesz wdrożyć lub lepiej skonfigurować opisane funkcje w swojej placówce? Skorzystaj ze wsparcia ekspertów Proassist i umów się na bezpłatną konsultację.
