W dzisiejszej rzeczywistości placówki medyczne mierzą się z ogromem wyzwań, od setek telefonów dziennie, przez powtarzające się pytania pacjentów, aż po skomplikowane zarządzanie kalendarzem wizyt. Odpowiedzią na te potrzeby jest Rejestratorka Paulina, nowoczesny chatbot stworzony przez Proassist. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji skutecznie symuluje rozmowę z pacjentem, odciążając zespół rejestracji i usprawniając codzienną pracę placówki.
Podczas rozmowy Mirelli Sajdak – Dyrektorki Działu Pomocy Technicznej, z Mateuszem Chmalem – liderem działu opiekunów, szczegółowo omówiono temat nowoczesnego chatbota Rejestratorki Pauliny. Eksperci podzielili się swoim doświadczeniem i pokazali, jak to rozwiązanie wspiera placówki medyczne w codziennej pracy.
Kim jest Rejestratorka Paulina?
Rejestratorka Paulina to chatbot medyczny oparty na sztucznej inteligencji, który automatyzuje kontakt z pacjentami i wspiera codzienną pracę rejestracji. Działa jak „pierwsza linia kontaktu”, prowadzi naturalne rozmowy, rozumie potrzeby pacjentów i w czasie rzeczywistym zarządza wizytami: potwierdza je, odwołuje lub zmienia.
Dzięki wykorzystaniu technologii takich jak LLM, ASR i NLP, Paulina jest dostępna 24/7, eliminuje problem zajętych linii i znacząco odciąża personel, przejmując dużą część powtarzalnych zadań, co pozwala zespołowi skupić się na bardziej wymagających aspektach obsługi pacjenta.
Kluczowe funkcje, które odciążą Twój zespół
Rejestratorka Paulina usprawnia obsługę pacjentów na wielu poziomach. Umożliwia automatyczne zapisy na wizyty, pacjent może samodzielnie wybrać specjalizację, lekarza oraz dogodny termin, bez konieczności dzwonienia do przychodni. W pełni zautomatyzowane jest również zarządzanie rezerwacjami, dzięki czemu zmiana lub odwołanie wizyty odbywa się szybko i bez angażowania personelu.
Specjaliści pokazują, jak system na bieżąco potwierdza wizyty i odnotowuje obecność pacjentów w kalendarzu, co pomaga ograniczyć liczbę „no-show”. W przypadku braku dostępnych terminów Paulina proponuje zapis na listę rezerwową, zwiększając szanse na szybszą wizytę. Dodatkowo, po weryfikacji tożsamości, na przykład za pomocą kodu SMS, może bezpiecznie udostępnić pacjentowi dokumentację medyczną drogą mailową.
Baza Wiedzy
Rejestratorka Paulina nie tylko zapisuje pacjentów na wizyty, ale także kompleksowo udziela informacji w oparciu o trzy typy baz wiedzy. W zakresie informacji o placówce przekazuje m.in. dane dotyczące lokalizacji, dostępności parkingu, form płatności czy udogodnień dla osób z niepełnosprawnościami. W obszarze specjalistów informuje o cenach usług, czasie trwania wizyt, ograniczeniach wiekowych (np. czy lekarz przyjmuje dzieci) oraz dostępnych językach obcych. Z kolei w zakresie usług dostarcza pacjentom praktyczne wskazówki, takie jak przygotowanie do konkretnych badań.
Bezpieczeństwo i precyzja
Eksperci podkreślają, że nie trzeba obawiać się błędnych zapisów. Paulina działa zgodnie z procedurami obowiązującymi w Twojej placówce, jeśli dany specjalista nie przyjmuje dzieci poniżej określonego wieku, chatbot nie pozwoli na sfinalizowanie takiej rezerwacji. Dodatkowo tożsamość pacjenta jest każdorazowo weryfikowana, na przykład za pomocą kodu SMS lub e-mail, co zapewnia bezpieczeństwo całego procesu.
Dlaczego warto wdrożyć Paulinę już teraz?
Liczby najlepiej pokazują skuteczność tego rozwiązania, system został już wdrożony w 45 placówkach, gdzie przeprowadził ponad 4300 rozmów i wsparł realizację ponad 1300 zapisów na wizyty. To narzędzie stale się rozwija, w planach jest rozszerzenie jego możliwości o obsługę języków obcych, takich jak niemiecki, angielski i ukraiński, a także wprowadzenie systemu powiadomień SMS dla personelu. Samo wdrożenie chatbota jest szybkie i proste, jeśli placówka dysponuje gotową bazą wiedzy, Rejestratorka Paulina może rozpocząć pracę nawet w ciągu 24 godzin.
System Proassist został stworzony zarówno dla dużych placówek, jak i jednoosobowych gabinetów czy małych i średnich klinik, oferując realne wsparcie w codziennej pracy. Chcesz skutecznie zmniejszyć liczbę nieodwołanych wizyt w swojej placówce? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak Rejestratorka Paulina może wesprzeć Twoją placówkę.
