Puste miejsca w grafiku to zmora wielu właścicieli placówek medycznych. Pacjenci, którzy zapisują się na wizyty i nie przychodzą, nie tylko blokują dostęp innym potrzebującym, ale również generują realne straty finansowe. Rozwiązaniem, które staje się rynkowym standardem, są płatności i przedpłaty online. Dzięki nim możesz zwiększyć odpowiedzialność pacjentów i zautomatyzować procesy w swojej rejestracji.

Podczas rozmowy Mirelli Sajdak – Dyrektorki Działu Pomocy Technicznej, z Mateuszem Chmalem – liderem działu opiekunów, temat przedpłat i płatności online został rozebrany na czynniki pierwsze.

Kiedy warto uruchomić płatności online?

Płatności online to nie tylko domena telemedycyny, wideokonsultacji czy e-recept, gdzie pacjent płaci za usługę realizowaną zdalnie. To narzędzie, które doskonale sprawdza się w codziennej pracy stacjonarnej, szczególnie gdy: pacjenci nie odwołują wizyt: blokują terminy, z których mogliby skorzystać inni pacjenci czekający w długich kolejkach. Również, gdy oferujesz kosztowne zabiegi, długie i drogie procedury generują większy koszt w przypadku nieobecności pacjenta, dlatego warto zabezpieczyć je przedpłatą. Dotyczy to także przypadków, gdy zapisują się nowi pacjenci, często to właśnie osoby pierwszorazowe najczęściej nie pojawiają się na umówionej wizycie.

Elastyczne modele płatności w Proassist

Eksperci wskazują, że wdrożenie płatności online nie musi oznaczać, że każdy pacjent musi płacić z góry. System Proassist oferuje szereg funkcji, które pozwalają dopasować zasady do specyfiki Twojego gabinetu.

Płatności wymagane lub możliwe (opcjonalne) – możesz zdecydować, czy płatność jest warunkiem koniecznym do potwierdzenia rezerwacji, czy jedynie wygodną opcją dla pacjenta.

„Czarna lista” pacjentów – to skuteczne narzędzie na osoby, które notorycznie nie pojawiają się na wizytach. System może wymuszać przedpłatę wyłącznie od pacjentów dodanych do tej listy.

Płatność dla pacjentów pierwszorazowych – możesz skonfigurować system tak, aby tylko osoby zapisujące się po raz pierwszy musiały dokonać płatności online.

Przedpłata za konkretne usługi – jeśli prowadzisz drogie zabiegi, możesz włączyć wymóg płatności tylko dla wybranych, najbardziej kosztownych pozycji w cenniku.

Pełna automatyzacja i wygoda dla rejestracji

Częstą obawą właścicieli gabinetów jest to, czy płatności online nie dołożą pracy rejestratorkom. W systemie Proassist proces ten jest całkowicie zautomatyzowany. Rejestracja nie musi sprawdzać wyciągów bankowych – gdy pacjent dokona wpłaty, wizyta w kalendarzu automatycznie zmienia kolor na zielony, a w systemie pojawia się informacja o kwocie.

Specjaliści zaznaczają, że system sam pilnuje terminów. Jeśli pacjent nie opłaci wizyty w wyznaczonym czasie, rezerwacja zostanie automatycznie odwołana, a zwolnione miejsce wróci do grafiku, umożliwiając zapis innej osobie, przykładowo z listy rezerwowej.

Jak komunikować zmiany pacjentom?

Płatności online stały się dziś naturalnym standardem – wielu pacjentów wręcz oczekuje możliwości szybkiego opłacenia wizyty bez konieczności wykonywania przelewu czy płatności na miejscu. Dla pacjenta to wygoda i poczucie bezpieczeństwa, ponieważ opłacony termin oznacza realną rezerwację czasu specjalisty. Warto więc pokazywać tę zmianę nie jako nowe ograniczenie, lecz jako udogodnienie, które porządkuje proces umawiania wizyt i zmniejsza ryzyko nieporozumień.

Eksperci podkreślają, że kluczową rolę odgrywa jasna, spójna i powtarzalna komunikacja. Informacja o zasadach płatności powinna pojawić się w kilku miejscach jednocześnie – na stronie internetowej, w regulaminie placówki, podczas rejestracji online, w widżecie placówki oraz w automatycznych przypomnieniach SMS i e-mail. Dzięki temu pacjent nie jest zaskoczony nowymi zasadami i ma czas, aby spokojnie się z nimi zapoznać.

Warto również wyjaśniać dlaczego wprowadzane są zmiany. Krótkie komunikaty w stylu: „Dzięki przedpłatom możemy lepiej zarządzać grafikiem i skracać czas oczekiwania na wizytę” pomagają pacjentom zrozumieć sens nowych rozwiązań. Transparentność buduje zaufanie – pacjenci widzą, że zmiana służy poprawie dostępności usług, a nie utrudnianiu kontaktu z placówką. Dobrym rozwiązaniem jest także stosowanie prostych komunikatów edukacyjnych: krótkich FAQ, odpowiedzi na najczęstsze pytania czy informacji o możliwości łatwego przełożenia wizyty.

Najważniejsze jest jednak zachowanie empatycznego tonu komunikacji. Zamiast języka nakazowego („wymagana przedpłata”), lepiej używać języka korzyści („opłacenie wizyty gwarantuje rezerwację terminu”). Taka narracja sprawia, że zmiana jest odbierana jako element nowoczesnej obsługi pacjenta, a nie dodatkowy obowiązek.

Jak zacząć proces wdrażania?

Sam proces wdrożenia jest prosty. Wymaga rejestracji u operatora płatności (AutoPay) oraz krótkiej konfiguracji w systemie Proassist, w czym w pełni pomaga Dział Wsparcia Technicznego. Placówka musi jedynie określić swoje zasady: kogo mają obejmować płatności, za jakie usługi i w jakim terminie pacjent powinien dokonać wpłaty.

Proassist został stworzony zarówno dla dużych placówek, jak i jednoosobowych gabinetów czy małych i średnich klinik, oferując realne wsparcie w codziennej pracy. Chcesz skutecznie zmniejszyć liczbę nieodwołanych wizyt w swojej placówce? Skontaktuj się z nami i wprowadź sprawdzone rozwiązania krok po kroku.