Najważniejsze zadania rejestratorki medycznej
Rejestracja pacjentów i zarządzanie wizytami
Jednym z głównych zadań rejestratorki medycznej jest rejestracja pacjentów – tych, którzy przychodzą do placówki osobiście oraz tych, którzy wybierają kontakt telefoniczny. Rejestratorka medyczna odpowiada także za weryfikację wizyt umówionych przez e-rejestrację i odpowiadanie na zgłoszenia mailowe od pacjentów.
Codzienna praca rejestratorki związana z obsługą pacjenta obejmuje zadania takie jak:
- Umawianie pacjentów na wizyty zgodnie z dostępnością lekarzy i preferencjami pacjentów,
- Potwierdzanie wizyt oraz informowanie pacjentów o terminach badań i konsultacji,
- Przekładanie i odwoływanie wizyt, co wymaga doskonałej organizacji pracy rejestratorki medycznej,
- Zarządzanie grafikiem lekarzy, aby unikać zbędnych przerw i zapewnić efektywne funkcjonowanie placówki.
- Zarządzanie danymi medycznymi pacjentów, w tym zakładanie kartotek i dołączanie do nich dokumentów dostarczonych przez pacjentów np. z innych przychodni.W niektórych placówkach rejestratorka medyczna musi także pełnić rolę opiekuna pacjenta, co oznacza, że kontaktuje się z pacjentem w celu ustalenia planu leczenia, umówienia wizyt kontrolnych, przekazania informacji o wynikach badań, itp. Częściej odpowiada za to koordynator rejestracji medycznej, ale wszystko zależy od organizacji pracy danej placówki medyczne.
Obsługa pacjenta i udzielanie informacji
Rejestratorka medyczna odpowiada za profesjonalną obsługę pacjenta od momentu wejścia do placówki aż do zakończenia wizyty. Do jej obowiązków należy m.in.:
- Udzielanie pacjentom informacji dotyczących zasad rejestracji pacjenta oraz organizacji świadczeń medycznych,
- Informowanie o dostępnych usługach medycznych i zasadach korzystania z opieki zdrowotnej,
- Wspieranie pacjentów w poruszaniu się po placówce i kierowanie ich do odpowiednich gabinetów,
- Odpowiadanie na pytania dotyczące wyników badań, skierowań oraz procedur medycznych.
Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji medycznej
Dokumentacja pacjenta stanowi ważny element pracy rejestratorki. Obejmuje to zarówno papierowe, jak i elektroniczne dokumenty dotyczące leczenia pacjentów. Profesjonalna rejestratorka medyczna musi dbać o porządek w aktach pacjentów, a do jej obowiązków należy także:
- Obsługa systemów medycznych i systemów EDM – niektóre systemy wspierające rejestratorki medyczne takie jak Proassist posiadają funkcje, które ułatwiają codzienne obowiązki rejestratorki, np. mają wbudowaną bazę wiedzy, szybki podgląd najbliższych 100 wolnych terminów lub listę rezerwową,
- Udostępnianie dokumentacji medycznej pacjentom i uprawnionym instytucjom zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- Archiwizacja dokumentacji medycznej – segregowanie i przechowywanie akt zgodnie z procedurami,
- Zarządzanie obiegiem dokumentacji medycznej – zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentacji medycznej między pacjentami, lekarzami i laboratoriami, a w niektórych przypadkach także prowadzenie dokumentacji medycznej (np. numerowanie akt, wpinanie wyników badań, wspieranie lekarzy w wypełnianiu EDM, itp.),
- Elektroniczna dokumentacja – wprowadzanie danych pacjentów do systemów informatycznych i ich bieżąca aktualizacja.
Obsługa finansowa i administracyjna
Profesjonalna rejestratorka medyczna często zajmuje się także kwestiami finansowymi i administracyjnymi, m.in.:
- Wystawianiem faktur i rachunków za świadczenia medyczne,
- Obsługą kas fiskalnych i terminali płatniczych,
- Weryfikacją ubezpieczeń pacjentów i zasad refundacji,
- Współpracą z NFZ oraz prywatnymi ubezpieczycielami w zakresie świadczenia usług medycznych,
- Udostępnianie dokumentacji medycznej na wezwanie ZUS lub prośbę pacjenta.
Współpraca z personelem medycznym
Rejestratorka medyczna jest kluczowym ogniwem w komunikacji między pacjentami a lekarzami. Codzienne obowiązki rejestratorki to także:
- Przekazywanie lekarzom kart pacjentów przed wizytą,
- Informowanie personelu medycznego o zmianach w harmonogramie wizyt,
- Koordynowanie badań diagnostycznych i ich wyników,
- Archiwizacja dokumentacji medycznej i ściąganie dokumentów z archiwum na prośbę lekarza,
- Współpraca z laboratoriami oraz dostawcami usług medycznych.
Obsługa urządzeń medycznych i systemów informatycznych
Na stanowisku rejestratorki medycznej wymagana jest znajomość obsługi systemów IT, takich jak:
- Obsługa systemów medycznych do rejestracji pacjentów i dokumentacji,
- Systemy EDM,
- Obsługa urządzeń medycznych (np. czytników kart NFZ, drukarek recept, AED).
Jak już wcześniej wspomniano, rejestratorka medyczna odpowiada także za przyjmowanie płatności za wizyty prywatne i rozliczenia z pacjentami. Stanowisko pracy rejestratorki jest zatem często wyposażone również w kasy i drukarki fiskalne, których obsługa również powinna być znana rejestratorkom.
Wymagane kwalifikacje rejestratorki medycznej i umiejętności, które powinny posiadać
Edukacja rejestratorki medycznej
Choć do pracy na stanowisku rejestratorki medycznej nie zawsze wymagane jest wykształcenie medyczne, to mile widziane są kursy związane z administracją medyczną, ochroną zdrowia oraz obsługą systemów IT. Kwalifikacje rejestratorki medycznej można zdobyć również w szkołach policealnych dla dorosłych, gdzie edukacja rejestratorki medycznej obejmuje podstawową naukę systemów medycznych oraz tłumaczy, jak działa opieka medyczna i ochrona zdrowia.
Cenne jest także doświadczenie rejestratorki medycznej w pracy z dokumentacją oraz obsłudze pacjentów. Kwalifikacje rejestratorki medycznej i dyplom ukończenia szkoły lub kursu w tym zakresie, ale doświadczenie w pracy na tym stanowisku jest znacznie ważniejsze, jeśli starasz się o stanowisko pracy rejestratorki w placówce medycznej. W czasie rekrutacji koordynator rejestracji medycznej z pewnością zwróci większą uwagę na to, czy rejestratorka umieściła w swoim CV codzienne obowiązki rejestratorki takie jak umawianie pacjentów, prowadzenie dokumentacji medycznej oraz czy zna systemy wspierające rejestratorki medyczne i zasady rejestracji pacjenta.
Niemniej jednak, jeśli posiadasz jakieś kursy, szkolenia i certyfikaty, warto pochwalić się nimi w swoim CV. Rekruter na pewno doceni Twoje zaangażowanie i przygotowanie do pracy. Jeśli chcesz odbyć bezpłatne szkolenie z systemu do rejestracji pacjentów, kliknij TUTAJ.
Umiejętności miękkie rejestratorki medycznej
Praca rejestratorki to nie tylko umawianie pacjentów, dlatego wymaga ona od kandydatki umiejętności interpersonalnych, takich jak:
- Komunikatywność i uprzejmość w kontakcie z pacjentem,
- Cierpliwość i zdolność radzenia sobie w stresujących sytuacjach,
- Umiejętność organizacji pracy rejestratorki medycznej,
- Umiejętność rozwiązywania problemów i szybkiego podejmowania decyzji.
Umiejętności miękkie rejestratorki medycznej znacznie pomagają wykonywać jej codzienne obowiązki rejestratorki oraz zapobiegają szybkiemu wypaleniu zawodowemu. Rejestratorka, która potrafi być asertywna i nie brać do siebie negatywnych emocji, którymi często dzielą się sfrustrowani pacjenci, będzie znacznie bardziej zadowolona ze swojej pracy.
Warunki pracy i wynagrodzenie rejestratorki medycznej
Czas pracy rejestratorki i organizacja stanowiska
Stanowisko rejestratorki medycznej wiąże się z pracą w systemie zmianowym, w zależności od godzin funkcjonowania placówki. W niektórych placówkach. takich jak państwowe szpitale czy przychodnie POZ czas pracy rejestratorki wynosi 7 godzin 35 minut, tak jak czas pracy pracownika medycznego, a praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku. Nie jest to jednak spotykane w każdej placówce. Przykładowo, kiedy prywatna placówka medyczna przyjmuje pacjentów w soboty i niedziele, to rejestratorka musi być dyspozycyjna do pracy również w weekendy.
Stanowisko pracy rejestratorki obejmuje biuro recepcji, wyposażone w komputer, telefon oraz systemy elektroniczne do zarządzania danymi medycznymi, a w niektórych przypadkach także skanery, drukarki i kasy fiskalne. Wszystko zależy od tego, jakie są codzienne obowiązki rejestratorki w danej placówce medycznej.
Wynagrodzenie rejestratorki medycznej
Zarobki rejestratorek zależą od placówki i doświadczenia. W sektorze prywatnym wynagrodzenie rejestratorki medycznej może być wyższe niż w placówkach publicznych, ale nie jest to żadna reguła. Edukacja rejestratorki medycznej w żaden sposób nie wpływa na wysokość jej wynagrodzenia.
Rejestratorki medyczne w placówkach prywatnych często zatrudniane są w oparciu o umowy cywilno-prawne, natomiast w placówkach publicznych łatwiej znaleźć zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę.
Podsumowanie
Jeśli wydawało Ci się, że rejestratorka medyczna przyjmuje pacjentów i odbiera telefony, to teraz już wiesz, że to tylko część jej zadań. Zakres obowiązków rejestratorki medycznej obejmuje szeroki wachlarz zadań, od obsługi pacjenta po prowadzenie dokumentacji medycznej i zarządzanie danymi pacjentów. Jest to stanowisko wymagające umiejętności organizacyjnych, komunikacyjnych oraz znajomości systemów IT. Szczególnie ważne są umiejętności miękkie rejestratorki medycznej, dzięki którym może ona lepiej wykonywać swoje obowiązki i umiejętnie oddzielić życie prywatne od zawodowego.
Profesjonalna rejestratorka medyczna nie tylko wspiera funkcjonowanie placówek medycznych, ale także zapewnia pacjentom komfort i sprawną obsługę. Edukacja rejestratorki medycznej, odpowiednie kwalifikacje oraz doświadczenie wpływają na jakość świadczonych usług i sprawność całego systemu opieki zdrowotnej.
Dzień Rejestratorki Medycznej, obchodzony w wielu placówkach, jest okazją do docenienia ich pracy i podkreślenia roli, jaką odgrywają w ochronie zdrowia.
