W trakcie tego odcinka poznasz aż 23 sposoby na usprawnienie i przyspieszenie pracy specjalistów w gabinecie. Posłuchaj podcast, aby dowiedzieć się między innymi:
Postaram się zebrać wszystkie pomysły, sugestie, porady, w jaki sposób specjalista może pracować sprawniej. Wobec tego odcinek skierowany jest głównie do specjalistów, ale myślę, że managerowie, którzy często w pracy chcą pomóc swoim pracownikom, również mogą zwrócić uwagę na kilka wskazówek.
Oczywiście w zależności od tego, czy specjalista — oprócz tego, że pracuje z pacjentem, jest również właścicielem gabinetu i czy ma w swoim zespole osoby odpowiedzialne za rejestrację medyczną, to jest odpowiedzialny za większa lub mniejszą część procesu zapisu pacjenta w systemie, ale przyjmijmy, że skupiamy się głównie na sytuacji, w której pacjent już jest w gabinecie specjalisty.
Musimy mieć na uwadze fakt, że nie ma złotego środka, aby przyspieszyć i uprościć pracę lekarza z dokumentacją. Jest po prostu kilkanaście małych prostych usprawnień, które w całości dają możliwość poświęcenia większej uwagi dla pacjenta lub skrócenia czasu wizyty. Wiele też oczywiście zależy od zdolności specjalisty i tzw. kompetencji cyfrowych, ale naszym zadaniem jest znaleźć takie rozwiązanie, które niezależnie od umiejętności lekarza w tym zakresie — zawsze będzie mu pomocne.
Podstawowym usprawnieniem jest to, żeby w placówce czy gabinecie mieć system w chmurze. W dzisiejszych czasach jest bez sensu mieć program tzw. instalowany, bo przy każdej zmianie komputera, przy reinstalacji systemu musimy tracić swój czas. Podobnie z aktualizacją systemu medycznego — ona nie może odbywać się „w tle”. Musi odbywać się w momencie, gdy komputer jest włączony i system również. A nie oszukujmy się — głównie jest to wtedy kiedy przyjmujemy pacjentów. Wtedy, zamiast ich opisywać, to tracimy czas na aktualizację. W przypadku systemu w chmurze nie mamy takich problemów.
Drugim aspektem jest tutaj pomoc — ważne jest, aby pomoc w przypadku jakichś problemów, była taka, że użytkownik systemu nie musi tracić czasu na przekazanie problemu managerowi, a następnie ten na tłumaczenie, w czym jest problem. Pomoc musi być bezpośrednio od użytkownika, który ma problem do supportu systemu i odpowiedź również. W ten sposób czas na rozwiązanie problemu się zmniejsza i jego szybkość rozwiązania również.
Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?
Często zdarzało mi się widzieć bazy pacjentów, które przenosiliśmy do naszego systemu i widziałem, jaki tam jest rozgardiasz i braki. Jedni pacjenci nie mają takich danych, w innych kartach brakuje innych danych. Aktualnie, aby wystawić odpowiednie dokumenty, np. e-receptę czy e-skierowanie, czy e-ZLA i tak musimy posiadać większość danych pacjenta. Jeżeli natomiast chcemy prowadzić kampanie marketingowe to jeszcze kolejne. Ważne, aby mieć porządek w karcie pacjenta, aby w trakcie wizyty nie okazało się, że jeszcze trzeba mieć dodatkowe informacje, np. aby wystawić recepty, bo karta nie posiada numeru pesel. Jeżeli wprowadzimy w naszej placówce dany proces — czyli, zanim pacjent trafi do gabinetu lekarza, musi posiadać te dane — to nie będziemy sytuacji, w której lekarzowi zabraknie pewnych danych i będzie musiał je wpisywać podczas wizyty, a więc tracić czas.
W Proassist mamy takie narzędzie, w którym lekarz czy placówka może skonfigurować system w ten sposób, aby pacjent po zapisie dostawał automatycznego maila, z odpowiednimi informacjami i załącznikami. Co ciekawe, do każdej usługi może iść inny mail, dlatego też przygotowanie do danego zabiegu może być w pewien sposób indywidualne. Treść maila będzie się różniła w zależności od usługi — podobnie jest z załącznikami. Takie rozwiązanie pozwoli pacjentowi przygotować się do wizyty, pozwoli zaznajomić się z dokumentami, które musi podpisać czy zabrać ze sobą. W ten sposób cenny czas, który byśmy poświęcali na tę czynności, będziemy mogli poświęcić na inne przydatne czynności. Dodatkowo pacjent przyniesie odpowiednie dokumenty, które są przydatne podczas diagnozy czy zabiegu.
W momencie gdy pacjent znajduje się w gabinecie, to powinien podpisać odpowiednie zgody, np. zgody na leczenie, dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych, zgody marketingowe etc. Podobnie jest z ankietą pacjenta — pacjent w placówce powinien wypełnić ankietę medyczną, do której dostęp będzie miał specjalista. Czasami obowiązek pobrania tych dokumentów jest po stronie specjalisty, a czasami rejestracji medycznej. Niestety, ale czynność ta jest mocno obciążająca naszą pracę, bo pacjentowi najpierw musimy wydrukować odpowiednie zgody i ankiety, następnie dać mu do wypełnienia, a następnie jeszcze wypełnione dokumenty albo składować w formie papierowej w placówce — gdzie dostęp do nich będzie utrudniony, albo skanować i wgrywać do systemu medycznego. O wiele prostszym rozwiązaniem jest dać możliwość podpisywania takich dokumentów przez tablet czy telefon i wypełniania takiej ankiety w taki sam sposób — cały proces bardzo mocno się skraca, a dodatkowym plusem jest wizerunek naszej placówki jako proeko i nowoczesnej.
Zdarzają się sytuację, kiedy pacjenci przychodzą do placówki z własnymi dokumentami, albo np. zdjęciami czy badaniami rtg., usg. etc. Wtedy rejestratorka czy specjalista je skanuje, aby mieć je w karcie pacjenta. Dobrym sposobem jest sprawdzić, czy nasz system ma możliwość wgrywania takich plików przez telefon, robiąc zdjęcie. W Proassist możesz to zrobić, korzystając z naszej aplikacji, wtedy nie trzeba tracić czasu na skanowanie, tylko w kilka sekund robisz zdjęcie i gotowe — plik jest od razu w karcie pacjenta. Kolejny sposób na uzyskanie kilku minut podczas wizyty pacjenta w placówce czy gabinecie.
Gdzieś kiedyś przeczytałem — co nie jest mierzone, nie jest zarządzane. I trochę taka jest prawda z czasem lekarza, gdy specjalista go nie mierzy, to go nie kontroluje…
Duża część użytkowników Proassist otwiera kartę przeprowadzania wizyty już w momencie, gdy pacjent przyszedł do gabinetu, a to dlatego, że na samej górze tego miejsca w systemie, jest zegar, który liczy czas wizyty. W ten sposób wiemy, ile poświęcamy czasu na rozmowę z pacjentem i przeprowadzenie badania, a nie jedynie na wypełnienie dokumentacji medycznej. Łatwiej jest nam kontrolować pacjenta, ale też samego siebie w tym zakresie.
Bardzo istotne w leczeniu pacjentów powracajacych jest szybki dostęp do hisotirii wizyt pacjenta. Jeżeli będziemy mieli system, ktory nam to w pewien sposób utrudnia przez przeszukiwanie tej historii po kliknieciu i braku dostępu do całości danych w jednym oknie, to może nam sporo czasu stracić na szukanie odpowiedniej wizyty – bez sensu. Zdecyduj się na system, który to ułatwia a nie utrudnia.
Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?
Bardzo przydatne w sprawnym przyjmowaniu pacjentów jest mieć miejsce, w którym możemy napisać notatkę o pacjencie, która to jednocześnie nie jest częścią dokumentacji, ale pojawi nam się za każdym razem, gdy pacjent przyjdzie na wizytę po raz kolejny. Pozwoli to na zapisanie informacji np. alergii na leki, albo chociażby na zapisanie -> pacjent spóźniający się. Usprawni to naszą pracą i doprowadzi do tego, że specjalista będzie lepiej przygotowany do wizyty.
Ciekawym rozwiązaniem jest wypełnianie dokumentacji głosowo. My w Proassist umożliwiamy taką możliwość w przypadku korzystania z aplikacji mobilnej — specjalista może uzupełnić dokumentację medyczną, po prostu dyktując do telefonu, co ma być zapisane w konkretnym formularzu. Daje to bardzo duże możliwości dla specjalisty i placówki, bo np. fizjoterapeuta nie musi w gabinecie mieć komputera. Głównie pracuje przy pacjencie i wtedy też niekoniecznie komputer w tym gabinecie jest potrzebny, a jednak obowiązek prawny trzeba wykonać. Podobnie jest z wizytami domowymi. To bardzo duża oszczędność czasu w tego typu przypadkach… chociażby na otwarcie komputera, podłączenie się do sieci itd.
Często zdarza się, że systemy medyczne mają wyszukiwarkę jedynie po numerze. Bez sensu, czasami pamięta się numer, a czasami nazwę, warto, aby wyszukiwarka działała w ten sposób, aby można było wyszukać odpowiednie schorzenie zarówno po jednym i drugim.
Bardzo fajnym sposobem na przyśpieszenie pracy, jest lista leków ulubionych. Czasami nie zawsze pamiętamy jaki lek dobrać do danego schorzenia i musimy przeszukać listę, aby sobie przypomnieć. Lepiej, mieć listę leków ulubionych i w ten sposób mieć zdecydowanie bardziej ograniczoną listę, w której łatwo wyszukamy odpowiedni lek.
Niektórym specjalistom zdarza się wypisywać recepty na leki robione. Czasami przygotowanie odpowiednich substancji i proporcji wymaga sporo czasu — warto stworzyć z takiej procedury szablon, w którym będziemy wyłącznie powielać nasz lek i ewentualnie zmieniać np. proporcje, ale aby nie wpisywać go na nowo.
Jeżeli specjalista wystawia dużo skierowań, to warto, aby zrobić też szablon takich skierowań, aby nie trzeba było pisać tego samego po raz kolejny.
Często jest tak, że sprawdzanie statusu Ewuś pacjenta musimy to robić w innym programie. Jest to utrudniające pracę, szczególnie, że Ewuś nakazuje zmianę hasła co 30 dni.
Sprytnym sposobem jest fakt, że czasami systemy medyczne przy lekach podają informację o możliwej refundacji i wskazaniach do niej — tak jest też w przypadku Proassist. Nie musisz główkować i szukać — czy można w takim schorzeniu wystawić lek z refundacją i na jaką wysokość.
Zdarzają nam się wizyty cykliczne, np. w przypadku fizjoterapii tego jest sporo. Warto mieć możliwość powielenia dokumentacji medycznej z poprzedniej wizyty — w całości. Mocno to skróci nasz czas na przeprowadzenie wizyty.
Dobrze, jeśli nasz system umożliwia skopiowanie części lub całości tekstu z poprzednich wizyt. Często np. badania czy wywiad jest dokładnie taki sam jak poprzednio podczas wizyty, ale jednak część dokumentacji jest inna, dlatego nie wchodzi w grę powielenie dokumentacji medycznej, ale już powielenie części jak najbardziej.
Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?
Niektóre systemy medyczne udostępniają możliwość tworzenia i korzystania z szablonów wizyt. W ten sposób specjalista może jednorazowo stworzyć szablon wizyty czy w zależności od problemu pacjenta szablon kilku wizyt i w odpowiednim momencie, zamiast wypełniać od zera dokumentacje, to taki szablon włączyć.
My poszliśmy jeszcze krok dalej, tzn. można w Proassist tworzyć szablon całej wizyty lub szablony dla konkretnych formularzy, np. zaleceń, badania, wywiadu etc. Pozwala to na mocne żonglowanie w szablonach i w ten sposób możesz korzystać z szablonów wizyt w jeszcze większej ilości wizyt.
Mocno pomocny jest szablon wywiadu. Działa on w ten sposób, że specjalista ma możliwość stworzenia szablonu dla wywiadu — np. w postaci pytań i odpowiedzi. Pozwoli to na brak ominięcia jakiegoś pytania w trakcie przeprowadzania przez lekarza wywiadu, bo widząc wszystkie, ominie wyłącznie te, które aktualnie nie są istotne przy danym pacjencie, ale z drugiej strony nie musi pamiętać o tych, które są akurat istotne… bo je widzi naocznie.
Dobrze jeżeli w systemie jest od razu pole do wpisania odpowiedniego wynagrodzenia za wizytę lub wybrania odpowiednich usług. Często zdarza się, że pacjent zapisuje się na usługę x, a podczas wizyty wykonujemy inną usługę lub usługi. Pisanie karteczek i dawanie pacjentowi, aby przekazał rejestratorce, jest trochę nieprofesjonalne. Wychodzenie z gabinetu i przekazywanie informacji rejestracji wytrąca nas z rytmu pracy, dlatego istotne jest, aby w systemie dało się szybko wpisać kwotę lub usługi rozliczeniowe, aby rejestratorka wiedziała jaką wysokość wynagrodzenia pobrać, a my, abyśmy nie tracili czasu na informowanie rejestracji o wysokości wynagrodzenia.
Często jest tak, że podczas wypełniania dokumentacji nie mamy wpływu na to co się znajdzie na wydruku. Pomijam fakt, tego, że wydruki są brzydkie i nieestetyczne, a to czasami źle wpływa na postrzeganie placówki, to np. psychiatrzy wola pacjentowi przekazać same zalecenia po wizycie niż cały opis wizyty. Ważne, aby system miał możliwość wybrania odpowiednich pól, które znajdą się na wydruku i zapisać te ustawienia na przyszłość tak, abyśmy nie musieli tego wydruku później edytować.
Świat idzie do przodu, pomijając aspekt bycia eko to drukowanie dokumentacji medycznej w gabinecie, a następnie użeranie się ze zmianą tuszu, zakupem kartek papieru, inhalowaniem drukarki etc. jest zdecydowanie trudniejsze niż po prostu wysłanie dokumentacji na maila pacjenta. Osobiście np. wolą mieć dokumentację na mailu, bo wiem, że ona mi nie zaginie. Dostając dokumentacje u lekarza, muszę ją gdzieś schować, a nie zawsze mam gdzie, czasami ją zawijam do wielkości kieszeni i coraz bardziej wygląda ona jak brudnopis niż dokumentacja, ale pomijając ten aspekt wysyłanie dokumentacji na maila, wpływa pozytywnie na czas obsługi pacjenta.
Niektóre systemy, tak jak np. nasz Proassist mają możliwość tworzenia druków wystawianych pacjentowi, np. zwolnienie z lekcji wf, zaświadczenie o stanie zdrowia itd. Chodzi o wszystkie dokumenty, które wystawia specjalista, a jednak nie mają oni formalnej wersji takiej jak e-zwolnienie czy e- recepta. Często jest tak, że piszemy takie dokumenty odręcznie i nie mamy ich w dokumentacji, a poza tym poświęcamy na nie sporo czasu. Jeżeli stworzymy taki szablon, który dodatkowo będzie automatycznie zaciągał dane pacjenta do niego i miał większość treści już wypełnione, tylko np. daty pozostaną do wypełnienia, to zyskamy wiele czasu.
Znam kilku lekarzy, którzy mają asystenta w gabinecie i wtedy on jest odpowiedzialny za tworzenie dokumentacji medycznej, a lekarz pracuje wyłącznie przy pacjencie. Jest to kosztowne rozwiązanie, które zazwyczaj podwyższają koszt wizyty, natomiast czasami może okazać się rozsądne, bo jeżeli w związku z tym lekarz przyjmie kilka osób więcej, to wynagrodzenie dla asystenta pokryje się z nawiązką.
I to byłby koniec, mam nadzieje, że w jakimś stopniu pomogłem lub zainspirowałem jakiegoś specjalistę czy managera do zmian w swojej placówce, czy w swoim systemie, ewentualnie do skonfigurowania pewnych rzeczy u siebie. Bo jednak często zdarza się, że jakieś możliwości są u nas w placówce, ale z nich nie korzystamy, bo je ciągle zakładaliśmy na później. Ja ze swojej strony mogę powiedzieć, że ze wszystkich tych sposób można korzystać mając Proassist (oczywiście oprócz asystenta w gabinecie — ale może już za jakiś czas- kto wie).
Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.
