Najnowsza aktualizacja systemu Proassist wprowadza wiele praktycznych usprawnień, przygotowanych z myślą o codziennej pracy lekarzy, rejestratorek i osób zarządzających placówkami medycznymi. Nowa funkcjonalność, oparta na integracji z Autopay i opracowana we współpracy z prawnikami, tworzy w pełni zautomatyzowany i prawnie zaopiekowany system przedpłat oraz płatności online, który w pełni spełnia wymogi prawa medycznego i ochrony konsumentów.
System pozwala elastycznie określić, kiedy pacjent musi opłacić wizytę, np. w ciągu kilku dni przed terminem, w określonym czasie po rezerwacji. Jeśli płatność nie zostanie dokonana – rezerwacja jest automatycznie anulowana, a miejsce w grafiku wraca do dostępnych. To rozwiązanie, które eliminuje niepotrzebne rezerwacje, ogranicza liczbę „no-show” i usprawnia pracę rejestracji. Dla pacjentów to również wygoda – mogą dokonać przedpłaty nawet po godzinach pracy gabinetu, bez konieczności kontaktu z placówką. System pozwala na indywidualne ustawienia zasad płatności dla pacjentów pierwszorazowych oraz dla osób często odwołujących wizyty bez uprzedzenia, z tzw. czarnej listy. To prawdziwa rewolucja w płatnościach medycznych – nowoczesna, bezpieczna i w pełni dopasowana do realiów pracy placówek.
Udoskonalone płatności online – pełna integracja i większa elastyczność
Nowa funkcjonalność, zintegrowana z Autopay, została przygotowana we współpracy z prawnikami i zapewnia w pełni zautomatyzowany, bezpieczny oraz zgodny z prawem system przedpłat i płatności online – spełniający wszystkie wymogi prawa medycznego oraz ochrony konsumentów.
Dzięki rozbudowanej konfiguracji zasad płatności, placówka może precyzyjnie określić moment, w którym pacjent musi opłacić wizytę – zarówno globalnie dla całej jednostki, jak i indywidualnie dla wybranych specjalistów.
Kluczową zmianą jest to, że osoba rejestrująca się online z wyborem płatności online rezerwuje jedynie termin wizyty. Wizyta staje się potwierdzona i umówiona dopiero po dokonaniu płatności. System automatycznie wysyła do pacjenta wiadomość SMS z przypomnieniem o konieczności opłacenia wizyty – jasno informując, że jeśli zarezerwowałeś termin, twoja wizyta zostanie potwierdzona po dokonaniu płatności. Dodatkowo nowe opcje umożliwiają np. zablokowanie zapisów po przekroczeniu określonej godziny, co zapobiega sytuacjom, w których pacjent nie zdążyłby opłacić wizyty w wymaganym czasie.
Placówki mogą wybrać jeden z kilku sposobów określania terminu płatności:
- do określonej godziny w dniu zapisu – np. „do godziny 20:00”, z możliwością zdefiniowania, ile godzin przed wizytą najpóźniej można dokonać opłaty;
- do terminu wizyty – np. „najpóźniej X godzin przed planowaną wizytą”;
- od momentu zapisu – np. „w ciągu X godzin od rezerwacji, ale nie później niż X godzin przed wizytą”.
Dodatkowe niebieskie dymki podpowiedzi pomagają użytkownikom zrozumieć działanie poszczególnych ustawień – np. wyjaśniają, że jeśli limit godzinowy nie zostanie zaznaczony, system automatycznie przeniesie termin płatności na następny dzień.
Udoskonalony moduł płatności to połączenie elastyczności dla pacjentów i pełnej kontroli dla placówek, które mogą teraz samodzielnie dopasować zasady do swojego modelu pracy i ograniczyć ryzyko nieopłaconych rezerwacji.
Płatność wymagana dla pacjentów pierwszorazowych
Jedną z najczęstszych przyczyn przerw w grafiku lekarzy są pacjenci, którzy zapisują się na wizytę, ale ostatecznie się nie pojawiają. W najnowszej wersji Proassist wprowadziliśmy rozwiązanie, które realnie pomaga temu zapobiec – zasadę przedpłaty dla pacjentów pierwszorazowych.
Placówka może teraz ustawić, by osoby umawiające się po raz pierwszy były zobowiązane do dokonania płatności online przed wizytą. Dzięki temu rezerwacja zostaje potwierdzona dopiero po opłaceniu, co znacząco ogranicza ryzyko pustych terminów w grafiku.
To rozwiązanie nie tylko porządkuje kalendarz, ale też zwiększa zaangażowanie pacjentów – przedpłata motywuje do dotrzymania umówionego terminu, a jednocześnie buduje świadomość, że czas specjalisty ma realną wartość.
Płatność wymagana dla pacjentów z czarnej listy
W odpowiedzi na sugestie użytkowników wprowadziliśmy funkcję przedpłat, która pozwala skuteczniej zarządzać pacjentami znajdującymi się na tzw. czarnej liście – w ich przypadku rezerwacja terminu zostaje potwierdzona dopiero po dokonaniu płatności. Wszyscy znamy pacjentów, którzy wielokrotnie nie pojawiali się na wizycie lub regularnie odwołują ją w ostatniej chwili. Ta zasada ma priorytet nad pozostałymi ustawieniami płatności, dzięki czemu nie trzeba ręcznie modyfikować każdego z nich.
Placówka ma pewność, że termin nie zostanie zablokowany bez zobowiązania, a grafik pozostanie uporządkowany. To proste, ale niezwykle skuteczne narzędzie, które chroni czas lekarzy i stabilność harmonogramu, jednocześnie dając pacjentom jasny i sprawiedliwy komunikat: zarezerwowany termin to realne zobowiązanie.
Raport — lista płatności online
Rejestratorki w prosty sposób mogą monitorować status każdej transakcji. Każda dokonana przez pacjenta płatność oznaczona jest statusem „opłacone”, dzięki czemu łatwo sprawdzić, które wizyty zostały już opłacone. Kolejny status to „przeterminowane – gdy minął termin płatności, a pacjent nie zapłacił oraz „oczekuje – gdy płatność jeszcze nie została wykonana, ale termin jeszcze nie minął.
Dodatkowo w zakładce Statystyki dostępny jest nowy raport – „Płatności online”. Umożliwia on wygenerowanie zestawienia w formacie XLS, obejmującego wszystkie płatności z wybranego okresu: te, które zostały wysłane do pacjentów, już opłacone, a także te, których termin zapłaty minął. To praktyczne narzędzie znacząco ułatwia codzienną pracę rejestracji i pozwala na pełną przejrzystość w zakresie rozliczeń online.
SMS o płatnościach
Wraz z wdrożeniem nowego systemu płatności online wprowadziliśmy również aktualizację ustawień wiadomości SMS, tak by komunikacja z pacjentem była maksymalnie jasna i dopasowana do sytuacji. Treść komunikatów odnosi się bezpośrednio do przypomnienia o płatności. Dzięki temu użytkownik może zdecydować, czy system ma:
- wysyłać SMS (oraz e-mail) z informacją o wymaganym terminie opłacenia wizyty wraz z linkiem do płatności (przykład: jeśli pacjent zapisze się o 18:00, ma czas do 22:00 tego samego dnia na dokonanie płatności),
- wysyłać SMS (oraz e-mail) z linkiem do płatności opcjonalnych, zawierającym informację o zarezerwowanym terminie.
To kolejne usprawnienie, które pozwala placówkom utrzymać pełną kontrolę nad komunikacją z pacjentami, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko pomyłek. Ponadto powiadomienie SMS zostanie wysłane do pacjenta w przypadku anulowania wizyty z powodu niespełnienia warunków płatności online.
Nowa jakość w obsłudze pacjentów
Udoskonalony moduł płatności oraz zintegrowany system wiadomości SMS to kolejne kroki w kierunku jeszcze większej automatyzacji i wygody w codziennej pracy placówek medycznych. Aktualizacje te mają jeden wspólny cel — uprościć obsługę pacjentów i usprawnić komunikację na każdym etapie kontaktu z placówką. Dzięki nowym rozwiązaniom rejestracja może skupić się na bezpośrednim kontakcie z pacjentem, personel medyczny ma natychmiastowy dostęp do informacji o płatnościach i wizytach, a pacjent otrzymuje jasne i terminowe powiadomienia, co zwiększa jego poczucie bezpieczeństwa i zmniejsza liczbę nieobecności. Proassist konsekwentnie rozwija narzędzia, które wspierają zarówno duże centra medyczne, jak i indywidualne gabinety — zapewniając kompleksowe, nowoczesne i dopasowane do realnych potrzeb rozwiązania.
Poznaj możliwości, jakie daje Proassist, i zobacz, jak może zwiększyć efektywność Twojej placówki. Skontaktuj się z nami, aby wdrożyć nowe rozwiązania — a jeśli już z nich korzystasz, podziel się opinią. Dzięki Twoim sugestiom tworzymy system jeszcze lepiej dopasowany do potrzeb użytkowników.
