Czym jest centrum digitalizacji dokumentacji medycznej?
Centrum digitalizacji to wyspecjalizowana jednostka lub usługa, która zajmuje się konwersją dokumentacji medycznej z formy papierowej do cyfrowej. W ramach tego procesu wykonywane jest przeprowadzenie digitalizacji dokumentacji, czyli skanowanie i przetwarzanie dokumentów, a następnie ich udostępnianie w systemach elektronicznych placówek medycznych.
W Polsce coraz częściej mówi się o utworzeniu centrum digitalizacji w różnych miastach, co ma na celu przyspieszenie procesu cyfryzacji i poprawę dostępu do danych pacjentów. Przykładem jest koncepcja utworzenia centrum digitalizacji w Chełmie, które ma obsługiwać placówki medyczne w regionie.
Dlaczego warto postawić na digitalizację w ochronie zdrowia?
Oszczędność czasu i przestrzeni
Digitalizacja dokumentacji papierowej pozwala na eliminację tradycyjnych archiwów, które zajmują dużo miejsca. Medyczna dokumentacja pacjenta w postaci cyfrowej jest łatwiejsza do przeszukiwania i przetwarzania, co skraca czas potrzebny na obsługę administracyjną. Prowadzenie dokumentacji papierowej wymagało też więcej czasu lekarza – wszystko musiał wpisywać ręcznie. Dokumentacja elektroniczna pozwala na stosowanie szablonów wizyt, powielanie recept, czy personalizacje okna wypełniania wizyty, dzięki czemu proces wypełniania EDM jest szybszy i przyjemniejszy.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Placówki medyczne zobowiązane są do prowadzenia dokumentacji medycznej zgodnie z przepisami, w tym regulacjami RODO. Digitalizacja w ochronie zdrowia zwiększa bezpieczeństwo przechowywania danych, minimalizuje ryzyko zagubienia akt oraz ułatwia kontrolę dostępu do wrażliwych informacji. Prowadzenie dokumentacji papierowej jest mniej bezpieczne, ponieważ papierowa kartoteka może łatwo zaginąć lub zostać przypadkowo zniszczona. Dokumentacja medyczna dotycząca pacjentów w formie elektronicznej jest też łatwiejsza do przekazania innym placówkom – np. w celu konsultacji.
Łatwy dostęp do dokumentacji medycznej pacjenta
Digitalizacja w ochronie zdrowia umożliwia lekarzom i personelowi medycznemu szybkie odnajdywanie niezbędnych informacji, co usprawnia proces diagnostyczny i leczenie. Wyszukiwanie dokumentacji medycznej w systemie elektronicznym jest znacznie szybsze niż przeglądanie papierowych akt. Dokumentacja medyczna dotycząca pacjenta, którą można odszukać w chmurowym systemie EDM w każdej chwili jest także przydatna w realizacji wizyt domowych.
Integracja z systemami EDM
Współczesne placówki medyczne wdrażają system dokumentacji medycznej, który pozwala na przechowywanie i zarządzanie danymi w sposób zautomatyzowany. Digitalizacja dokumentów medycznych umożliwia integrację z elektroniczną dokumentacją medyczną (EDM), co poprawia jakość obsługi pacjentów.
Możliwość podpisu elektronicznego
Przetwarzana dokumentacja może być podpisywana cyfrowo, dzięki czemu eliminowana jest konieczność ręcznego podpisywania akt. Podpis elektroniczny pozwala na bezpieczną autoryzację dokumentów i usprawnia pracę placówek. Dodatkowo, digitalizacja w ochronie zdrowia sprawiła, żę niektóre systemy EDM dla gabinetów pozwalają na podpisywanie zgód na wykonanie zabiegu lub RODO na tablecie. Dzięki temu możliwa jest także digitalizacja podpisów pacjentów, czyli cała tworzona dokumentacja medyczna w placówce ma postać elektroniczną. Pozwala to na prowadzenie dokumentacji medycznej w pełni cyfrowo.
Jak działa proces digitalizacji dokumentacji?
- Przygotowanie dokumentów – segregacja i odpowiednie oznakowanie akt, które mają zostać zdigitalizowane.
- Skanowanie dokumentów – przetwarzanie papierowych dokumentów w wysokiej jakości, co pozwala na ich późniejsze wykorzystanie w systemie cyfrowym.
- Rozpoznawanie tekstu (OCR) – technologia OCR umożliwia konwersję zeskanowanych plików do edytowalnej i przeszukiwalnej dokumentacji elektronicznej.
- Przechowywanie i archiwizacja – zdigitalizowane dokumenty są przechowywane w systemie informatycznym zgodnym z regulacjami prawnymi.
- Zniszczenie zbędnej dokumentacji papierowej – po digitalizacji część dokumentów może zostać oznaczona jako dokumentacja do zniszczenia, zgodnie z określonymi procedurami. Dokumentacja do zniszczenia jest odpowiednio oznaczana i utylizowana.
Wybór odpowiedniego miejsca do digitalizacji dokumentacji
Przy wyborze partnera do digitalizacji dokumentacji w ochronie zdrowia warto zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów:
- Doświadczenie w pracy z placówkami medycznymi – firma powinna znać specyfikę prowadzenia dokumentacji medycznej i spełniać normy branżowe pozwalające na w pełni bezpieczny obieg dokumentacji medycznej.
- Bezpieczeństwo przechowywania danych – przetwarzane dane muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem. Elektroniczna forma dokumentów ułatwia sprawę, ponieważ niektóre systemy dokumentacji medycznej takie jak Proassist pozwalają administratorowi placówki określić, który użytkownik systemu otrzyma dostęp i w jakim zakresie będzie mu udostępniana medyczna dokumentacja pacjenta.
- Możliwość integracji z systemami EDM – dokumentacja cyfrowa powinna być kompatybilna z systemami zarządzania dokumentacją placówki. Dobrze jest, gdy system dokumentacji medycznej ma możliwość wgrania plików zdjęciowych i w formie PDF do karty pacjenta – dzięki temu możesz dołączyć skany papierowej dokumentacji do EDM i zapewnić płynny obieg dokumentacji medycznej.
- Zgodność z regulacjami prawnymi – firma powinna zapewniać pełną zgodność z RODO oraz Ustawą o systemie informacji w ochronie zdrowia. Dokumentacja medyczna stanowiąca przedmiot digitalizacji powinna być odpowiednio przechowywana i chroniona. Cyfryzacja dokumentacji medycznej to proces skomplikowany, dlatego digitalizacja papierowej dokumentacji powinna odbywać się sprawnie i bezpiecznie, bez udostępniania danych osobom trzecim.
Cyfryzacja dokumentacji medycznej – przyszłość dokumentacji medycznej
W dobie cyfryzacji dokumentacja medyczna pacjenta musi być przechowywana w sposób nowoczesny i zgodny z przepisami. Centrum digitalizacji to odpowiedź na rosnące potrzeby placówek medycznych w zakresie zarządzania danymi pacjentów, a postać elektroniczna kartotek pacjentów to obecnie standardowa medyczna dokumentacja pacjenta. Prowadzenie dokumentacji papierowej jest nadal możliwe, ale dokumentacja elektroniczna to obecnie obowiązek każdej placówki medycznej. Cyfryzacja dokumentacji medycznej jest więc konieczna do zachowania się zgodnie z prawem i dostosowania do Rozporządzenia Ministra Zdrowia.
Proces digitalizacji dokumentacji nie tylko przyspiesza dostęp do informacji, ale także poprawia bezpieczeństwo i efektywność pracy. Coraz więcej instytucji decyduje się na utworzenie centrum digitalizacji, co pokazuje rosnące znaczenie nowoczesnych technologii w ochronie zdrowia. Cyfryzacja dokumentacji medycznej to nie tylko przykry obowiązek – trzeba przyznać, że dokumentacja elektroniczna znacznie ułatwia pracę. Dzięki systemom medycznym w chmurze, tworzona dokumentacja medyczna jest dostępna dla specjalistów niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Wystarczy, że zalogują się do systemu na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. To szczególnie ważne, jeśli w grę wchodzi dokumentacja medyczna umożliwiająca zdiagnozowanie jednostki chorobowej, wystawienie recepty, czy wykluczenie jakiejś informacji.
Placówki medyczne, które zdecydują się na digitalizację dokumentacji papierowej, zyskują nie tylko wygodę, ale także pewność, że ich dokumentacja medyczna przechowywana jest zgodnie z najwyższymi standardami. To krok w stronę nowoczesnej medycyny, w której dane pacjentów są bezpieczne, łatwo dostępne i skutecznie zarządzane.
