Prywatny gabinet ginekologiczny w budynku szpitala – problem z dodzwonieniem się do rejestracji
Doktor n. med. Małgorzata Pawlak to specjalista w zakresie ginekologii i położnictwa. Jest także założycielką szpitala ginekologiczno-położniczego MEDIKOR w Nowym Sączu, gdzie posiada gabinet medyczny, w którym przyjmuje swoje pacjentki.
Ze względu na specyficzną lokalizację prywatnego gabinetu Pani Doktor, pacjentki nie zawsze wiedziały, pod jakim numerem mogą dokonać zapisów na wizyty. Część z nich dzwoniła bezpośrednio do Pani Doktor, natomiast inne łączyły się ze szpitalem, pod numerem ogólnym.Prywatny gabinet nie miał przydzielonego odrębnego numeru telefonu ani osobnej rejestratorki, z którą osoby odbierające telefon mogłyby łączyć pacjentki.
Wynikiem tego był brak uporządkowania grafiku – część pacjentek była zapisywana w jednym ogólnym kalendarzu wizyt, a druga w terminarzu wizyt prowadzonym przez Panią Doktor. Takie prowadzenie rejestracji wizyt wprowadzało ogromny chaos i powodowało podwójne rezerwacje.
Dodatkowo, na ogólny numer szpitala dzwonią także pacjenci w innych sprawach i jest ich znacznie więcej niż w jednoosobowym, prywatnym gabinecie, więc czas oczekiwania na połączenie jest dłuższy. Długie oczekiwanie w kolejce przez pacjentki pani Doktor było dodatkowym powodem ich frustracji – nie dość, że długo czekają na połączenie, to jeszcze ich wizyty są dublowane, więc w poczekalni również muszą spędzić więcej czasu.
Dostosowanie systemu medycznego do indywidualnych potrzeb lekarza
Doktor Pawlak przyjmuje pacjentki w określone dni: wtorki, czwartki i piątki, przy czym w piątki wykonuje jedynie badania prenatalne. Kluczowe było takie ustawienie systemu, aby wykluczyć możliwość zapisów na konsultacje w piątki.
System Proassist umożliwił ustawienie limitu wizyt w określonych dniach, co pozwoliło dostosować grafik do indywidualnych potrzeb doktor Pawlak. Jeśli Pani Doktor zdecyduje się na zmianę trybu pracy, w każdej chwili może zmodyfikować limity nałożone w systemie.
Dzięki odpowiedniemu dostosowaniu systemu, rejestracja nie musi sprawdzać w notatkach informacji o specyfice pracy, a Pani Doktor nie musi martwić się, że ktoś zostanie błędnie zarejestrowany. System medyczny Proassist automatycznie blokuje niepożądane rezerwacje.
Zewnętrzna rejestracja telefoniczna do jednoosobowego prywatnego gabinetu
Doktor Małgorzata Pawlak zdecydowała się na współpracę z Proassist, aby usprawnić rejestrację pacjentek i zoptymalizować funkcjonowanie gabinetu. Poniżej przedstawiamy, jakie zmiany zostały wprowadzone i jakie przyniosły efekty.
✅ Jeden numer telefonu do rejestracji wizyt
Pierwszym krokiem było uporządkowanie komunikacji telefonicznej. Wprowadzono jeden, dedykowany numer do rejestracji wizyt, który został opublikowany na stronie internetowej Pani Doktor. Pacjentki dzwoniące pod prywatny numer Pani Doktor są teraz automatycznie przekierowywane do rejestracji Proassist po 10 sekundach.
Korzyści:
🔹 Rodzina i znajomi Pani Doktor mogą nadal korzystać z jej prywatnego numeru, ponieważ ich kontakty zostały zablokowane w systemie przekierowań.
🔹 Pacjentki mają klarowną i szybką ścieżkę kontaktu z rejestracją, co znacząco poprawiło ich doświadczenie.
✅ Jeden, spójny kalendarz wizyt
Dzięki systemowi Proassist wszystkie wizyty są teraz zapisywane w jednym, zintegrowanym kalendarzu. Zarówno Pani Doktor, jak i współpracujące z nią położne mają dostęp do aktualnego harmonogramu, co umożliwia lepszą organizację pracy.
Efekt:
🔹 Eliminacja błędów w zapisach wizyt.
🔹 Możliwość bieżącej kontroli grafiku przez Panią Doktor.
Strona internetowa dla gabinetu z możliwością rejestracji online
Dla gabinetu Pani Doktor stworzono stronę internetową, która pełni funkcję wizytówki online. Pacjentki mogą znaleźć tam informacje o usługach, cenniku i lokalizacji gabinetu. Strona została zintegrowana z mapami Google, co ułatwia odnalezienie placówki.
Najważniejszym elementem witryny jest zakładka do rejestracji online, działająca 24/7. Pacjentki mogą teraz umawiać wizyty w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności wykonywania telefonu.
Wynik:
🔹 39% pacjentek dokonuje zapisów przez Internet.
🔹 Zmniejszono obciążenie rejestracji telefonicznej.
Automatyczne wiadomości SMS z przypomnieniem o umówionej wizycie
Pani Doktor postanowiła również wdrożyć w swoim gabinecie dodatkową funkcję w systemie Proassist – automatyczną wysyłkę przypomnień SMS. Informują one pacjentki o zbliżającym się terminie wizyty. Dzięki temu liczba pacjentek, które nie pojawiały się na umówionych konsultacjach, znacząco spadła.
Efekt:
🔹 Wzrost punktualności pacjentek.
🔹 Redukcja luk w grafiku i marnowania czasu pracy.
Podsumowanie – dlaczego warto wybrać Proassist do obsługi gabinetu prywatnego
Wdrożenie usług Proassist pozwoliło na kompleksowe usprawnienie pracy gabinetu ginekologicznego prowadzonego w szpitalu. Dzięki zintegrowanej rejestracji, stronie internetowej i narzędziom przypominającym o wizytach, Doktor Małgorzata Pawlak nie tylko uporządkowała swoje grafiki, ale również zwiększyła dostępność swoich usług dla pacjentek.
Jeśli zmagasz się z podobnymi wyzwaniami w swojej placówce medycznej, skontaktuj się z nami! Rozwiązania Proassist pomogą Ci zorganizować pracę Twojego gabinetu i poprawić satysfakcję pacjentów.
