Sprawnie działająca placówka medyczna to nie tylko procedury, grafiki i systemy IT. To przede wszystkim ludzie i relacje między nimi. O tym, jak budować dobrą komunikację wewnętrzną w zespole medycznym, rozmawialiśmy w kolejnym odcinku serii Gość Proassist z Ewą Mikołajczyk – trenerką komunikacji, trenerką biznesu i diagnostką ADOS-2.

Ekspertka zwróciła uwagę na to, jak unikać typowych błędów w zarządzaniu, budować skuteczną komunikację oraz wzmacniać poczucie przynależności pracowników do placówki.

Placówka medyczna jak system naczyń połączonych

Już na początku rozmowy wybrzmiało jedno ważne porównanie – placówka medyczna działa jak system, a nawet jak rodzina. Każdy pełni w niej określoną rolę, wnosi swoje kompetencje i emocje: „placówka to system naczyń powiązanych, każdy ma swoje miejsce i wnosi coś, bez czego nie jesteśmy w stanie ruszyć dalej.”

Ekspertka podkreśla, że problem zaczyna się wtedy, gdy cała odpowiedzialność skupia się na jednej osobie – właścicielu lub menedżerze. Bez delegowania zadań i bez realnego kontaktu z zespołem bardzo łatwo o przeciążenie: „jednoosobowa osoba zarządzająca w pewnym momencie po prostu ma dość.”

Pierwszy krok: poznaj swoje zasoby

Zanim zaczniemy wprowadzać jakiekolwiek zmiany w komunikacji, warto zatrzymać się na chwilę i uważnie przyjrzeć zespołowi oraz jego realnemu potencjałowi. Jak podkreśla ekspertka, „zaczynamy od tego, co już mamy – jakie mamy zasoby i czego oczekujemy”. Kluczowe jest zrozumienie, że nie każdy pracownik musi – i nie powinien – robić wszystkiego. Jedna osoba świetnie odnajdzie się w pracy z dokumentacją, inna w bezpośrednim kontakcie z pacjentami, a jeszcze inna w porządkowaniu i usprawnianiu procesów. 

„Jeżeli damy zadanie osobie, która tego nie lubi, będzie tylko bardziej zniecierpliwiona. Jeśli ktoś jest dokładny i zadaniowy – to jest naturalny kandydat do wsparcia”. Takie podejście pozwala nie tylko lepiej wykorzystać kompetencje zespołu, ale też budować większe zaangażowanie i poczucie sensu w codziennej pracy.

Czas dla ludzi to nie strata czasu

Jednym z największych wyzwań w codziennym funkcjonowaniu placówek medycznych jest nieustanny brak czasu. Paradoks polega na tym, że właśnie świadome zatrzymanie się i rozmowa z zespołem mogą w dłuższej perspektywie przynieść największą oszczędność – czasu, energii i nerwów. Jak podkreśla ekspertka, „lider musi się na chwilę zatrzymać i z uważnością usłyszeć, czego potrzebuje zespół”. Nie chodzi przy tym o długie spotkania ani rozbudowane narzędzia komunikacyjne. Czasem wystarczy proste, ale szczere pytanie: „jak wam dziś mija dzień? Czy jest coś, co powinnam wiedzieć?”. Taka uważność buduje zaufanie, pozwala szybciej wychwycić problemy i realnie wspiera sprawniejsze funkcjonowanie całej placówki.

Zaproszenie do współodpowiedzialności

W rozmowie pojawił się również wątek tzw. pozornego zarządzania, czyli sytuacji, w której liderzy popadają w jedną z dwóch skrajności: nadmierną kontrolę albo całkowite oddanie odpowiedzialności bez realnego nadzoru. Słowami specjalistki, „albo kontrolujemy bardzo i wszystko sprawdzamy, albo zakładamy, że wszyscy sobie poradzą. Obie skrajności są pułapką”. 

Prawdziwym wyzwaniem – i jednocześnie kluczem do skutecznego zarządzania – jest znalezienie równowagi, polegającej na delegowaniu zadań przy jednoczesnym utrzymaniu relacji oraz stałej, otwartej komunikacji. Bo, jak podkreśla ekspertka, „delegowanie to nie oddanie kontroli, tylko zaproszenie do współodpowiedzialności”.

Trudne rozmowy i konflikty w zespole

Konflikty w zespołach – szczególnie w obszarze rejestracji – są zjawiskiem częstym i w dużej mierze nieuniknionym. Największym błędem, na który zwraca uwagę specjalistka, jest ich ignorowanie i odkładanie rozmowy „na później”. Jak podkreśla, „jeżeli nie rozwiążemy problemu w zalążku, pojawiają się plotki, niechęć do współpracy i napięcia, które uderzają w pacjenta”. 

Z perspektywy skutecznego zarządzania warto zacząć od rozmów indywidualnych, prowadzonych w atmosferze uważności, bez oceniania i szukania winnych. Bo – okiem specjalistki – „nie mówimy: ‘ktoś psuje zespół’. Pytamy: co się wydarzyło i jaka jest przyczyna”. Takie podejście pozwala nie tylko rozładować napięcie, ale też realnie wzmocnić współpracę w zespole.

Emocje w pracy lidera

Jednym z ważniejszych wątków poruszonych w rozmowie była rola emocji w codziennej pracy lidera. Zdaniem ekspertki emocje nie są przeszkodą w zarządzaniu, lecz cenną informacją zwrotną – „każda emocja jest sygnałem. Złość, zmęczenie czy frustracja coś nam mówią”. Zarządzanie emocjami nie polega jednak na ich wypieraniu czy ignorowaniu, bo – jak podkreśla ekspertka – „tłumienie emocji sprawia, że one i tak w końcu wybuchną”. 

Kluczowa jest raczej samoświadomość oraz jasne, otwarte komunikowanie swojego stanu zespołowi. Czasem naprawdę niewiele potrzeba – „wystarczy powiedzieć: dziś mam gorszy dzień, potrzebuję 10 minut” – aby zadbać o siebie i jednocześnie zachować zdrowe relacje w zespole.

Neuroróżnorodność w zespołach medycznych

Coraz częściej w placówkach medycznych pojawiają się osoby neuroatypowe – w spektrum autyzmu, z ADHD czy z innymi trudnościami rozwojowymi. Okiem ekspertki, „te osoby są wśród nas. Często świetnie funkcjonują, ale komunikują się inaczej”. Nie chodzi przy tym o diagnozowanie czy ocenianie, lecz o uważność i dostosowanie sposobu komunikacji. 

Jak podkreśla, „krótsze komunikaty, jasność i czas na przetworzenie informacji robią ogromną różnicę”, pozwalając w pełni wykorzystać potencjał każdego członka zespołu i budować bardziej wspierające środowisko pracy. 

Relacja to fundament dobrej komunikacji

Relacja w zespole to fundament skutecznej i autentycznej komunikacji – nie tylko wymiana informacji, ale przede wszystkim wzajemne zrozumienie i zaufanie. Na zakończenie rozmowy ekspertka podkreśliła jedną kluczową myśl: „zaufanie buduje relacje, a relacja to przejście z jednej strony na drugą”. To oznacza gotowość, by spojrzeć oczami drugiej osoby, wysłuchać jej potrzeb i punktu widzenia oraz odpowiedzieć w sposób, który naprawdę wspiera współpracę. Bez takich codziennych gestów otwartości, szczerości i uwagi nie da się stworzyć zespołu, który nie tylko wykonuje zadania, ale funkcjonuje w harmonii, potrafi dzielić się odpowiedzialnością i rozwiązywać problemy wspólnie. 

Zdaniem ekspertki, to właśnie relacje stanowią prawdziwy fundament pracy zespołowej, bo pozwalają przejść od pojedynczych działań do współpracy, w której każdy czuje się widziany i doceniony.

Jeśli Twoja placówka mierzy się z wyzwaniami komunikacyjnymi – wewnątrz zespołu lub w relacji z pacjentami – warto zacząć od prostych kroków: rozmowy, uważności i zauważenia ludzi. Jak pokazuje ekspertka, to właśnie one są fundamentem sprawnie działającego gabinetu. 

Narzędzia wspierające codzienną pracę zespołu

Podsumowując, dobrze zbudowane relacje i skuteczna komunikacja to jedno, a sprawne narzędzia wspierające codzienną pracę zespołu – drugie. Dzięki Proassist każda placówka może uporządkować, zautomatyzować i podnieść jakość pracy zespołu medycznego – od rejestracji, po dokumentację. To nie tylko usprawnienie pracy personelu, ale przede wszystkim realna inwestycja w trwałe relacje z pacjentami i pozytywny wizerunek placówki. 

Jak rekrutować i wdrażać personel, budować stabilne warunki pracy, rozwijać kompetencje zespołu i dbać o zgodność z przepisami — tak, aby podnieść jakość opieki i odciążyć organizację? Pobierz ebook i uporządkuj kluczowe procesy HR w swojej placówce: od onboardingu, przez grafiki i wellbeing, po badania satysfakcji oraz trendy HR na 2026.

Proassist został zaprojektowany zarówno z myślą o dużych placówkach, jak i indywidualnych lekarzach prowadzących jednoosobowe gabinety czy małych i średnich zespołach. Skontaktuj się z nami, by poznać rozwiązania, które naprawdę ułatwią Twoją pracę.