Dzień dobry, a w zasadzie dobry wieczór, witam wszystkich serdecznie na dzisiejszym webinarze. Dziś przedstawię najlepiej oceniane funkcjonalności, które wprowadziliśmy do programu Proassist w 2024 roku. Będzie to przede wszystkim personalizacja okna przeprowadzania wizyty, dzięki której każdy specjalista może dopasować wygląd widoku okna przeprowadzania wizyty pod własne potrzeby.
Kolejnym punktem będzie w jaki sposób skonfigurować tabelę wizyt, aby móc szybciej odnaleźć potrzebne informacje, szczególnie dla użytkowników z poszczególnymi rolami w systemie.
Następnie opowiem o tym, czym jest lista rezerwowa, inaczej mówiąc lista oczekujących pacjentów na wizyty, jak ona usprawnia pracę, wpływa na lepsze zarządzanie kalendarzem oraz pacjentami, którzy oczekują na szybszy termin wizyty.
I ostatnim punktem będzie kreator SMS, czyli funkcjonalność, która weszła przy ostatniej aktualizacji, dzięki której możecie stworzyć samodzielnie tutaj szablony wiadomości SMS, które są wysyłane do Waszych pacjentów z przypomnieniem o wizycie.
Personalizacja okna wizyty
Ok, żeby nie przedłużać, rozpocznę od personalizacji okna wypełnienia elektronicznej dokumentacji medycznej. Myślę, że jest to takie miejsce, w którym specjalista poświęca najwięcej czasu, jeśli chodzi o system Proassist.
No i najważniejsze, to na pewno najbardziej wyczekiwana funkcjonalność przez naszych użytkowników, tak zwany top feature, u nas w środowisku wewnętrznym Proassist. Co ona nam daje? Każdy specjalista może dopasować wygląd, okna przeprowadzania wizyty do własnych potrzeb, do swojego stylu pracy i przede wszystkim, też pod względem specjalizacji, którą posiada.
Dzięki temu z pewnością szybciej wypełnia dokumentację medyczną i co za tym idzie, może przyjąć większą ilość pacjentów. I ja na początek, zanim przejdę, w jaki sposób dokonać takiej personalizacji, chciałabym Wam pokazać na konkretnych przykładach, jak można dokonać takiej personalizacji okna przeprowadzania wizyty. Już pokazuję.
Ok, i tutaj mamy pierwszą personalizację. Może od początku. Pierwsza personalizacja, to są wszystkie personalizacje, które zostały wykonane przez nas. naszych użytkowników, którzy na co dzień, na tych oknach dokumentacji medycznej pracują.
I pierwszy widok, tutaj użytkownik zmienił po pierwsze wielkość wyświetlanych sekcji, wizyt, czyli sekcja, mam na myśli badanie, rozpoznanie, zalecenia oraz zmienił ich umiejscowienie w tym oknie. Bo zazwyczaj u nas domyślny wygląd wypełnienia dokumentacji medycznej wyglądał tak, że jest najpierw badanie, rozpoznanie i zalecenia – jedne po drugim, pod sobą okna. A tutaj użytkownik zmniejszył tę sekcję i ustawił to wszystko w jednym wierszu. Uzupełnia teraz dokumentację od lewej do prawej strony, bez konieczności scrollowania ekranu w dół. Myślę, że to jest świetne rozwiązanie.
Ale nie chcę Wam podpowiadać, które jest fajne, bo tak naprawdę każdy z Was, każdy specjalista, powinien dobrać pod siebie, co wypełnia konkretnie, jakie pola, z których korzysta, z których zakładek korzysta i na tej podstawie dopasować pod siebie ten wygląd.
Ok, drugi szablon – personalizacja, która polega na tym, że zostało tylko jedno wielkie pole, w której specjalista wypełnia całość dokumentacji, czyli nie rozdrabnia się na badanie, rozpoznanie zalecenia, tylko traktuje to jedno wielkie okno, w którym umieszcza wszelkie treści opisowe.
I kolejny, to tutaj mamy może tak trochę bardzo wycięty ten urywek, ale pewnie użytkownicy bardziej sobie to sobie zobrazują, po prostu nie ma tych zakładek e-dokumentów, recepta, skierowanie, e-zwolnienia. I to jest fajne przede wszystkim dla specjalistów, którzy nie wystawiają tego typu dokumentów, mam to na myśli fizjoterapeutów, podologów, także ta personalizacja też jest dopasowana właśnie pod specjalizację, którą dany specjalista posiada.
Ok, wiemy już, jak wyglądają takie przykładowe personalizacje, a ja dzisiaj chciałabym Wam pokazać, jak Wy możecie sobie ustawić wygląd okna przeprowadzania wizyty. I na wstępie od razu powiem, że może to zrobić specjalista ze swojego konta.
I ja takie tutaj konto posiadam, czyli konto specjalisty, każdy specjalista po zalogowaniu do systemu, po wejściu do swoich ustawień, czyli najszybciej może to zrobić poprzez kliknięcie w swój avatar w górnym lewym rogu i przechodzi do zakładki personalizacja EDM.
W preferowanych ustawieniach, że każdy z Was ma opcję domyślne i należy zmienić selekt na własne. I teraz mamy przedstawiony, tak naprawdę ten wygląd okna przeprowadzania wizyty od kuchni, czyli tak trochę szablonowo.
Możecie sobie też zmodyfikować trochę ten widok, na którym pracujecie i personalizujecie to okno. Tutaj macie takie opcje, jak obramowanie dla podelementów. Jak sobie to wyłączymy, to myślę, że to bardziej obrazuje, jak to będzie wyglądało na waszych już realizowanych wizytach, czyli nie ma tych poszczególnych ramek, ale te ramki są potrzebne podczas personalizacji.Tak, ja uważam – dlaczego? Bo te ramki wskazują nam na elementy, które w tym momencie oznaczamy, na których chcemy pracować, czy je usuwać z tego widoku, czy pomniejszać, czy powiększać, więc dla mnie są one przydatne.
I dalej – od czego ja zawsze zaczynam personalizację, jak przeprowadzam ją wspólnie z naszymi klientami? Przede wszystkim mówię, żebyśmy zaczęli od wyeliminowania elementów, sekcji, czy też zakładek, na których nie chcecie pracować, na które w codziennej Waszej pracy nie poświęcacie czasu. I jak to zrobić? Przede wszystkim, w jaki sposób usunąć daną, na przykład, sekcję wizyty? Załóżmy, nie chce wywiadu lekarskiego. Najeżdżam kursorem myszki na daną sekcję i po najechaniu na kosz tutaj, podświetla nam się ta ramka całej sekcji w kolorze czerwonym. Czyli tak jak wspomniałam te ramki są potrzebne, bo dzięki temu ja widzę, co mi się usunie, jak kliknę w tą ikonę kosza i usuwam ją. Nie mam już tutaj. W kolejnym kroku mogę usunąć na przykład konkretne zakładki. Czyli chcę się pozbyć trzech zakładek. Recepta, zwolnienie i skierowanie. Jak to zrobić? Również. Najeżdżam kursorem myszki, kosz i znowu mamy podświetloną tą zakładkę, zwolnienie i skierowanie.
Pozostawiam sobie druki i pozostawiam sobie pliki pacjenta, czyli zdjęcia, tak zwana dokumentacja obrazowa w systemie. Co jeszcze mogę zrobić w ramach takiej personalizacji? Mogę przede wszystkim zmienić wielkość poszczególnych pól, sekcji czy zakładek. Ja tak ciągle operuję tymi słowami sekcji, elementów i zakładek. Dla mnie sekcja to jest to, co jest zaznaczone grubą ramką. Czyli na przykład mamy badanie i w tym przypadku rozpoznanie. A elementy to skład, który wchodzi w tą sekcję, czyli mamy tutaj na główek, procedury, dodatkowe zakładki, dodatkowe pole tekstowe i dodatkowa zakładka pozwalająca na zapis na zapis szablonu.
Także już wiemy co jak nazywam, będzie nam pewnie łatwiej teraz przedstawić i chcemy zmniejszyć dane pola. W takim razie, jeżeli chcemy zmniejszyć pola, które elementy, które znajdują się wewnątrz, wystarczy po prostu najechać kursorem myszki i sobie zwęzić dane pole. Czyli ta ikonka, która znajduje się na dole, w dolnym prawym rogu, takie dwie strzałki pozwalają nam na wydłużenie lub skrócenie danego pola. To są wewnątrz elementy.
A co jeżeli chcemy zwęzić, zmniejszyć całą sekcję wizyty? Czyli tak jak zaprezentowałam na tym bodajże pierwszym zrzucie wykonanym przez użytkownika, to przede wszystkim trzeba najpierw odblokować możliwość zarządzania całą sekcją wizyty, ponieważ defaultowo jest to tak zorganizowane, że najpierw skupiamy się na tym co jest wewnątrz, a później całością otoczką tak zwaną całą sekcją wizyty możemy zarządzać.
Czyli pierwsza to blokada, to w postaci kłódki, bardzo, że tak powiem zaprezentowane w taki spójny sposób, czyli kłódka musi być odblokowana, w tym momencie ją odblokowałam i proszę zwrócić uwagę, już po najechaniu kursorem myszki na tą sekcję całą wizyty pojawia mi się ten znaczek ikonka tych strzałek i co robię? Po prostu zwężam to okno i co ciekawe wszystkie te pola, które są w środku nie musiałam ich pojedynczo zmniejszać, tylko automatycznie jak zmniejszyłam całą sekcję wizyty, to wtedy zmniejszyło mi się również środek.
No i podobnie chcę zrobić z rozpoznaniem, czyli kłódka już tu akurat mam odblokowaną i zmniejszam sobie, ok. I w ramach personalizacji mogę również przenieść, czyli zmienić ten układ, czyli gdzie co chcę, żeby miało miejsce, czyli przeniosę sobie od razu jak mam odblokowaną to rozpoznanie do jednej linii i podobnie mogę zrobić z zaleceniami, czyli stworzymy sobie ten pierwszy szablon wygląd, czyli najpierw odblokowuję, a później sobie ustawiam. Ważne jest, żeby właśnie te wszystkie zakładki, na których nam zależy, żeby znajdowały się w polu naszej sekcji. Dzięki temu nic nie będzie ucięte już we właściwym widoku.
I w tym momencie mamy stworzony wygląd dokumentacji, gdzie mamy wszystkie trzy sekcje w jednej linii, w jednym wierszu. I możemy sobie podejrzeć mniej więcej, jak to będzie wyglądało, czyli te nasze ramki i tak to mniej więcej będzie wyglądać. Czyli mamy badanie, rozpoznanie i zalecenia. Pracuję na obramowaniu, zdecydowanie jest łatwiej i lepiej.
OK. Co jeszcze takiego jest istotnego? Przenoszenie tych miejsc. przede wszystkim, co jest istotne, jeżeli chcecie zmieniać kolejność, np. informacja o opóźnieniu, mogę sobie przenieść tutaj do góry, to ważna istotna kwestia, że można zmienić ten układ tylko w obrębie danej sekcji. Czyli tego informacji nie mogę przenieść do sekcji badanie, tylko ona jest już ugrupowana w tej sekcji ogólnej, więc nie mogę jej nie przenieść do innej sekcji.
Mogę zmienić kolejność. wyświetlanych pól w ramach tej konkretnej sekcji. No i oczywiście mogę też zmniejszać te, które są wewnątrz. To jest pierwsza taka uwaga.
Druga pewnie zastanawiacie się, co, jak usunę daną sekcję, zakładkę, element wizyty i chcę ją przywrócić, bo na przykład przez pomyłkę usunęłam, albo po prostu przez tydzień, dwa tygodnie popracowałam na tym widoku bez tej zakładki i jednak stwierdzam, że w sumie była ona przydatna, to jak ją przywrócić? To wszystko zależy od tego, co zostało usunięte. Jeżeli usunęliście całą sekcję wizyty, to na samej górze, tuż pod układem preferowanym przez Was szablonem personalizacji, wyglądu, okna przeprowadzania wizyty, pojawia się lista dostępnych sekcji wizyty. I tu, w tym miejscu, będziecie mieć dostępne sekcje, które zostały przez Was wyeliminowane. I jak klikniecie teraz wywiad lekarski, to wywiad lekarski automatycznie trafi do mojego okna przeprowadzania wizyty, ale ja go jednak nie chcę.
Ok, usunęłam też zakładki. Pamiętacie? Receptę, skierowanie, zwolnienie. Jak je przywrócić? Po najechaniu kursorem myszki, na tą ramkę, która mieści w sobie te wszystkie zakładki, pojawia się, my to mówimy na to hamburger, czyli menu, trzy kreski poziome.
I po kliknięciu w tą opcję, w tą ikonę, pojawia nam się menu ze składem domyślnym. I mamy odznaczone zakładki. Recepta, zwolnienie i skierowanie. I jak ja sobie teraz je zaznaczę checkboxami, to one mi powrócą automatycznie do mojego widoku, ale ja ich nie chcę. Więc podsumowując, nie bójcie się. Wszystko, co usuniecie w tym widoku, nie zostanie przez Was utracone na zawsze. Możecie wrócić do tego elementu, do tej sekcji wizyty, czy też do tej konkretnej zakładki.
I ja myślę, że zakończę na ten moment moją personalizację. Możemy go zakończyć albo na samej górze mamy zakładkę, zapisz wizytę, albo gdy scrollujemy w dół, to tutaj było zasłonięte tym czatem, zapisz ustawienia. I od tego momentu Wasz wygląd dokumentacji medycznej jest na podstawie właśnie tego wzoru. I sprawdźmy sobie na konkretnej wizycie. Czyli wejdę sobie do okna przeprowadzania wizyty i mamy… o, świetnie.
Właśnie zrobiłam tak personalizację, że mi się najechało, a zrobiłam to celowo przed naszym spotkaniem, ukryłam trochę wywiad, żebyście się nie przejmowali. W takich sytuacjach po prostu chodzi o to, że zwęziłam za bardzo okno i przez to na główki nachodzą na siebie i nie mam jak to być zaprezentowane. Jak to zrobić? Wracamy ponownie do personalizacji EDM i tutaj mamy ten wywiad, który ukryłam. Wystarczy, że odblokujemy tą całą sekcję i sobie ją wydłużę, czyli tu ją ukryłam z naszym wywiadem stałym, który bardzo lubicie. Cieszycie się, że jest takie miejsce, które pozwala na pozostawienie notatek o pacjentach i jest ona widoczna dla pozostałych specjalistów.
I wracamy ponownie do okna przeprowadzania wizyty. Możecie utworzyć taką wizytę testową i zwróćcie uwagę. Już jest ładnie poukładane, czyli mamy miejsce na wywiad stały oraz mamy badanie, rozpoznanie i zalecenia. Według tego układu, który stworzyłam i oczywiście nie mamy tej zakładki – recepta, skierowanie i zwolnienia.
Zachęcam bardzo Was do tego, aby poświęcić trochę czasu na dokonanie tej personalizacji, bo z pewnością zaoszczędzicie czas na wypełnienie tej dokumentacji medycznej. Ja też mogłabym np. usuwać te zakładki, które są w badaniu. Jeżeli nie wykonujecie żadnych zabiegów, badań obrazowych, szczepień, to śmiało możecie się pozbyć ich i pozostawić sobie tylko zakładkę badania. A z kolei fizjoterapeuci mogą pozostawić samą zakładkę rehabilitacja. Im mniej tych rzeczy w tym oknie przeprowadzania wizyty, tym szybciej można wypełnić dokumentację i przyjąć większą ilość pacjentów.
OK, to ja sobie sprawdzam w takim razie, czy są jakieś pytania. Tak jak wspomniałam, to jest ten moment i czas.
Czy personalizacją można dopasować do każdego specjalisty osobno, np. inna dla fizjoterapeuty, a inna dla lekarza?
Oczywiście. Co ciekawe, każdy specjalista robi to ze swojego konta. Czyli to nie jest tak, że my ustawiamy odgórnie dla całej placówki i albo ustawiamy ją jako szablon personalizacji lekarską, albo fizjoterapeutyczną. Fizjoterapeuta może stworzyć pod własne potrzeby. Lekarz, różnego rodzaju też specjalizacji zrobi pod siebie. Bo lekarze jedni są diagnostami też, wykonują różnego rodzaju zabiegi, szczepienia i wtedy te zakładki ich interesują, a są lekarze, którzy konsultują i dla nich tylko ta zakładka badanie będzie przydatna i potrzebna.
Także jak najbardziej, to tą personalizację wykonuje dany specjalista ze swojego konta. To też jest bardzo istotna informacja.
Personalizacja tabeli wizyt
Przechodzę do drugiego punktu. Też personalizacja, ale z kolei chodzi o personalizację tabeli wizyt. Bardzo uwielbiam tą funkcjonalność. Szczególnie jak mam szkolenia z rejestratorkami, to mogę się pochwalić tą funkcjonalnością. Dlaczego? Jest to przydatne właśnie narzędzie, które pozwala na szybsze wyszukiwanie informacji przez użytkowników.
I jest ona bardzo dopasowana, przede wszystkim chyba pod względem roli, jaką pełni użytkownik, bo rejestratorka będzie potrzebowała bardziej szczegółowych informacji o pacjencie, o jego rezerwacji. Mam tu na myśli np. kiedy i kto dodał wizytę, ile pacjent zapłacił za wizytę, czy został wystawiony paragon za konkretną rezerwację, co specjalistę niekoniecznie może interesować na tym etapie o pacjencie, o tej rezerwacji.
A z kolei pod względem w sumie też specjalizacji, to też jest fajne dla podologów np. którzy nie pobierają numeru PESEL, a domyślnie w tej tabeli wizyt, która jest dostępna w zakładce wizyty, jest ta kolumna dostępna. Więc jak oni nie uzupełniają tych numerów PESEL, to jest ta kolumna, ale jest pusta, niewypełniona. Więc personalizacja tabeli wizyt pozwala tak naprawdę na dopasowanie układu widoku tej tabeli dostępnej w zakładce wizyty i sami decydujecie.
I tu z kolei nie tylko specjaliści, czy też menadżerowie, ale każdy użytkownik, czyli i rejestratorka, i księgowa, i specjalista, i menedżer, czyli administrator systemu. Właściciel może sobie ustawić taką personalizację według własnych potrzeb.
Dla przypomnienia, w zakładce wizyty wyświetla nam się ta tabela po filtrowaniu. Mamy tutaj jakieś dane z dzisiaj wizyty. I tu mamy tą tabelę i jej skład, czyli w tym przypadku mamy liczbę porządkową, tutaj mamy źródło rezerwacji, imię, nazwisko, PESEL, telefon i tym podobne.
I teraz każdy użytkownik może sobie dopasować ten wygląd pod własne potrzeby. Można to zrobić na dwa sposoby, tak naprawdę. Albo każdy użytkownik robi to we własnym imieniu, po zalogowaniu do systemu przechodzi do ikony własnych ustawień, czyli znowu wracamy do tego naszego awatara w górnym lewym rogu, a następnie personalizacja tabeli wizyt.
I mamy tutaj przedstawione kolumny, które mogą być wyświetlane w tej tabeli wizyt. I, tak jak wspomniałam, podolog może nie chcieć numeru PESEL, więc odznaczam taką kolumnę. Jestem rejestratorką, więc fajnie wiedzieć, kiedy ktoś dodał wizyty, więc tutaj mamy datę utworzenia i przez kogo, czyli kto utworzył taką wizytę i też chciałabym wiedzieć, ile pacjent zapłacił za ostatnią wizytę, czy został wystawiony paragon i też fajna opcja, jak została oceniona taka wizyta. Dla przypomnienia – mamy świetny moduł rekomendacji, który możecie zastosować też w swojej placówce i pobierać te rekomendacje od swoich pacjentów.
Po ustawieniu tej personalizacji klikamy w “zapisz ustawienia” i od teraz nasza tabela wizyt już wygląda troszkę inaczej. I zwróćmy uwagę, nie mamy już numeru PESEL, mamy ocenę wizyt, mamy fiskalizację, przez kogo jest utworzona, jaką kwotę ewentualnie pacjent płaci i kiedy została utworzona, czyli wszystkie informacje, które mnie będą interesowały. W momencie, kiedy będę przeszukiwała tą zakładkę wizyty, będę szukała konkretnej rezerwacji pacjenta, mam na wyciągnięciu ręki tak naprawdę, bez konieczności szukania tych informacji w różnych zakładkach, tylko mam to wszystko w jednym miejscu.
I dla przypomnienia też, jeżeli drukujecie listę pacjentów, to też tutaj mamy możliwość personalizowania samego wydruku. Czyli to, że wyświetla nam się w takiej formie, nie znaczy, że to wszystkie informacje będą na wydruku, to, co ma być na wydruku, to ustalacie sobie za pomocą tej drukarki i możecie wydrukować tylko samo imię i nazwisko i datę wizyty, a następnie kliknąć drukuj. A wiem, że stosujecie tę formę wydruku listy pacjentów, więc tak w formie przypomnienia, że zostało to też zaktualizowane i wzbogacone o tą możliwość, również nazwijmy personalizację, czyli sami decydujecie, jak dany poszczególny widok może wyglądać.
Odbiegłam trochę od tematu, a druga forma ustawienia takiej personalizacji tabeli wizyt jest możliwa z poziomu administratora. Czyli jeżeli masz uprawnienia administratora, w Proassist, możesz przejść do zakładki Użytkownicy i ustalić taką personalizację w imieniu danej osoby. Czyli jeżeli dany użytkownik nie chce z jakichś względów lub po prostu nie potrafi tego zrobić, nie ma czasu, jak to bywa ze specjalistami, to można w jego imieniu spersonalizować taką tabelę, poprzez kliknięcie ikony ustawień, a następnie personalizacja.
I mamy tutaj skład naszej tabeli, co prawda przedstawiony w pionie, a nie w poziomie jak w przypadku własnych ustawień. I polega to na tym samym, czyli albo zaznaczamy rzeczy kolumny, które mają być w składzie naszej tabeli wizyt, albo odznaczamy i wtedy nie wyświetlamy tych konkretnych informacji w tabeli wizyt. Zachęcam, bo naprawdę usprawnia pracę codzienną, szczególnie dedykuję to dla rejestratorek.
Lista rezerwowa – lista pacjentów oczekujących
Naszym kolejnym punktem jest lista rezerwowa. Inaczej mówiąc, lista oczekujących pacjentów na wizytę. Prowadzenie takiej listy świetnie się sprawdzi na pewno w placówkach, w których mamy do czynienia z pacjentami, którzy oczekują nasze przeprzyjęcia z tego względu, że specjaliści mają wypełnione już grafiki i nie mają możliwości przyjęcia tych pacjentów w większej ilości. Czekamy, aż coś się zwolni. Podczas na przykład potwierdzania wizyt, ktoś zmieni termin wizytę i możemy śmiało zaproponować ten termin konkretnemu pacjentowi.
Na pewno sprawdzi się też w przypadku, kiedy w waszych placówkach pacjenci często odwołują wizyty na ostatnią chwilę. I taka lista pacjentów oczekujących jest wtedy cenna. Można zadzwonić do takiego pacjenta i zaproponować termin wizyty. Dzięki temu specjaliście wypełnimy tą lukę w grafiku.
No i myślę, że też się sprawdzi, a wiem, że czasem się tak zdarza, że w placówce medycznej są specjaliści, którzy otwierają grafiki nie stałe, czyli nie mają cykliczności, że przyjmują co poniedziałek w określonych godzinach, tylko udostępniają te grafiki na przykład z miesiąca na miesiąc i nie są to stałe, tak jak wspomniałam, dni i godziny. Więc to jest takie oczekiwanie, aż specjalista udostępni ten terminarz do zapisów. Żeby pacjent nie musiał dzwonić do Waszej placówki, rejestratorki nie muszą ciągle odbierać połączeń, mogą zapisać takiego pacjenta na listę oczekujących i wtedy, jeżeli dany specjalista udostępni już ten terminarz, to wtedy można się skontaktować z pacjentem i zaproponować ten szybszy termin wizyty.
Oczywiście ja jestem zwolennikiem, żeby jednak te grafiki były udostępniane pacjentom, żeby nie blokować tej możliwości rejestracji i jestem zwolennikiem też rejestracji online, do której Was również zachęcam.
To co? Przechodzę zatem do pokazania, w jaki sposób tutaj dodać takiego pacjenta na listę oczekujących. Także wracam już do systemu. Mamy zakładkę w menu lista rezerwowa, czyli jest to dedykowane miejsce, w którym zapisujemy, tworzymy tą listę oczekujących pacjentów. I po prawej stronie pojawia się nam zakładka zielona, nie sposób jej nie zauważyć, klikamy w nią, ja tylko siebie przeniosę do lewego rogu, bo będę sobie przeszkadzać i w oknie dodawania wizyty na listę rezerwową, raczej pacjenta na listę rezerwową, możemy określić albo do jakiego specjalisty chcemy zapisać tego pacjenta, bo może być tak, że pacjent jest stałym pacjentem danego specjalisty i chce na kontynuację do tej konkretnie osoby, albo możemy pominąć całkowicie ten krok i pozostawić sekcje dowolne. Czyli pacjentowi nie zależy na tym, żeby był przyjęty przez konkretnego specjalistę, ale zależy mu na tym, żeby był jak najszybciej przyjęty, więc jemu zależy na wykonaniu usługi. Dlatego punkt pierwszy oficjalny listy rezerwowej to możliwość wyboru usługi i załóżmy chce się zapisać na konsultację dermatologiczną i nie ma tego terminu, więc będę na liście oczekujących.
Preferowany termin, jaki nam się tutaj narzuca jako domyślny, żeby też trochę zaoszczędzić czas rejestratorki, żeby nie musiała wybierać, bo zazwyczaj listy rezerwowa to pacjenci będą chcieli jak najszybszy termin, w większości, nie mówię, że zawsze, ale w większości, natomiast jeżeli chcecie zmienić, zmodyfikować ten termin, czyli może być taka sytuacja, że pacjent aktualnie był na wizycie, wychodzi z niej i chce się zapisać na kolejny termin, a Wy nie macie takiego terminu i mówi, że będzie przebywał na wakacjach albo jest po prostu pacjentem, który na co dzień przebywa za granicą i przyjeżdża do Polski i wtedy realizuje wizyty, to możecie sobie wybrać konkretny termin, czyli poprzez kliknięcie zmień wybieracie sobie datę, która interesuje pacjenta, a następnie nawet możecie wpisać godzinę, czyli są tacy pacjenci “ja jestem w pracy do 15, nie wcześniej niż 16, nie dam rady” i jeżeli chcecie ten konkretny termin, to należy jeszcze zaznaczyć dodatkowo dodaj preferowany termin. I wyszukujemy pacjenta z listy. Możecie wyszukać albo po imieniu i nazwisku, tak jak w opcji dodawania wizyty, albo po numerze telefonu, albo po numerze PESEL, enter i system wyszukuje kartę.
Czyli też to jest fajne, że to jest tożsame z kartami, które zostały tworzone podczas zapisu na wizytę. Czyli nie tworzy się dodatkowa kartę, tylko możemy użyć istniejącą kartę pacjenta. Wybieramy tego pacjenta i co ciekawe mamy jeszcze miejsce na notatkę. Mogę dać, że przybywa za granicą, czyli wiem, żeby się nie odzywać do tej osoby wcześniej niż z propozycją terminu od 24. Czyli np. do, niech będzie 3. marca dostępne, czyli tego pacjenta interesują terminy od 24. do 3. marca. Aby dokonać takiego wpisu, wystarczy kliknąć ZAPISZ. I w tym momencie pojawia nam się ten wpis na liście rezerwowej. Ja wybrałam termin konkretny, czyli 24 lutego, więc ten wpis został uporządkowany pod względem daty.
Na samej górze wyświetlają Wam się terminy z preferowanym terminem jak najszybciej. I to też jest fajne, bo rejestratorka ma szybszy podgląd do danych kontaktowych pacjenta, który czeka na cito na wizytę. Więc nie musicie szukać go na całej liście, bo zdaję sobie sprawę, że u mnie ta lista pięknie wygląda przejrzyście, bo jest krótka, ale Wasze listy mogą być bardziej wypełnione. Więc to na pewno rzuca nam się w oczy i pozwala na szybką reakcję.
I jak już jestem w kwestii korzyści listy rezerwowej w Proassist, to tutaj warto też zaznaczyć, że lista oczekujących pozwala również na weryfikację. Czy dany pacjent już jest zapisany na inny termin?
Czyli zdarza się tak, że pacjent mimo wszystko zapisuje się na przykład na termin kwietniowy, ale prosi nas o to, żebyśmy się z nim skontaktowali, gdyby się coś wcześniej zwolniło. I jak to sprawdzić, żeby nie zwolnić niepotrzebnie do pacjenta, jeżeli się okaże, że zwolnią nam się termin na kwiecień, strzelam 20, a on ma termin na 4 kwietnia. Mamy taką ikonkę rezerwacji. Jest ona znana, bo jest ona widoczna również w innych miejscach naszego systemu, chociażby kalendarz, jeśli chodzi o rejestratorki. Po kliknięciu w rezerwację pojawia nam się okno, w którym mamy pełen dostęp do historii rezerwacji pacjenta.
I widzimy, że ten pacjent akurat jest zapisany na konsultację ortopedyczną z USG na 15 kwietnia na godzinę 9. Także tutaj fajne rozwiązanie, że przed kontaktem z pacjentem możemy jeszcze się upewnić, czy nie ma jakiejś rezerwacji zaplanowanej.
To jest pierwsza zaleta, myślę, że bardzo duża. Drugi plus to jest to, że właśnie segregowane są te listy według terminu. Trzecia to to, że znam placówki i wiem, że różnie to bywa z tymi procedurami wewnątrz placówek. Nie każdy specjalista prowadzi listę rezerwową. W Proassist możesz zdecydować, do kogo jest prowadzona lista rezerwowa. I tutaj w menu możesz sobie wybierać specjalistę, bądź też w wyszukiwarce. Mamy taką opcję jak preferowany specjalista. I możemy sobie tutaj wybrać, do kogo chcemy przeglądać tą listę rezerwową. Ok, czyli tutaj mamy znowu dedykowaną listę do konkretnego specjalisty. Na pewno plusem jest brak konieczności tworzenia nowej karty, tylko korzystamy już z obecnej.
No i ta notatka. Zwróćmy uwagę, że nie muszę wchodzić w edycję wpisu, żeby zobaczyć jakieś wewnętrzne notatki między rejestratorkami. Tylko mam w tym pierwszym rzucie, w miejscu, w którym najbardziej potrzebuję tych informacji, zanim wybiorę ten numer telefonu do pacjenta.
No i ta wyszukiwarka, gdzie nie tylko mogę po specjaliście, ale mogę filtrować po konkretnych datach, czyli jeżeli zwolni nam się termin na konkretny dzień, no to mogę sobie tutaj ustawić konkretną datę, czy też preferowaną usługę, czy wyszukać pacjenta po konkretnych danych, takich jak PESEL, imię, nazwisko, czy też telefon.
Zachęcam, bo na pewno pozwoli na szybsze zarządzanie tymi wizytami, wypełnianiem grafików specjalistów i przede wszystkim lepsza obsługa pacjenta. Pacjenci na pewno się ucieszą, że o nich dbamy, o nich pamiętamy i proponujemy ten szybszy termin wizyty.
Kreator SMS – personalizowane wiadomości w systemie medycznym
Został mi ostatni punkt kreator SMS, czyli możliwość tworzenia własnego szablonu, wiadomości SMS, które są wysyłane do pacjentów. I jest fajna nowość, bo pytaliście często o to, czy jest możliwość automatycznego potwierdzania wizyt w formie SMSowej i to się pojawiło, więc o tym też chcę wspomnieć.
I myślę, że pokażę to na żywym przykładzie, na mojej personalizacji, czyli każdy administrator może zdefiniować treść wysyłanych wiadomości SMS przypomnieniem do pacjentów. I dla przypomnienia jeszcze – pamiętajcie o tym, że tworząc nowy kalendarz dla nowego specjalisty musicie określić termin wysyłki wiadomości SMS. U nas termin jest dopasowany do specjalisty i to jest świetne rozwiązanie, ponieważ jak obserwuje placówki i ich funkcjonowanie, to np. specjaliści, którzy mają, no nie czarujmy się, zabiegi, które są dosyć drogie, kosztowne i zajmują większość czasu w grafiku specjalisty, wtedy natężenie z tego, co widzę, wysyłki wiadomości SMS jest po prostu większa.
Dlatego to jest personalizowane do specjalisty i taką personalizację pod względem czasu wysyłki możecie ustawić w placówkach specjalistach ikon edycji i tutaj macie powiadomienia. I tu w sekcji wysyłka i powiadomienia SMS o wizycie możecie zdefiniować, kiedy te SMSy mają być wysyłane i przypominam, że możecie wybrać kilka terminów wysyłki wiadomości SMS. I po zapisaniu te ustawienia są zapamiętywane do konkretnego specjalisty.
Więc jeżeli poszerzacie swoją placówkę, zatrudniacie nowych specjalistów, tworzycie dla nich kalendarze, to zawsze pamiętajcie o tym ustawieniu terminu wysyłki wiadomości SMS.
A wracając do sedna sprawy, szablon wiadomości SMS ustawiany jest poprzez kliknięciem zakładkę SMS i mamy na górze szablon powiadomienia SMS. Po kliknięciu w zieloną zakładkę “edytuj szablon” pojawia nam się widok szablonu, który aktualnie używacie do wysyłki wiadomości SMS wysyłanych do Waszych pacjentów.
I ta treść jest skonfigurowana w ten sposób, że część mamy zmiennych informacji i te zmienne informacje są przedstawione w nawiasach z hashtagami i stałych elementów tekstowych, czyli te, które są poza tymi nawiasami.
Zmienne, które wybieracie, to są te zakładki poniżej. I one są podstawiane indywidualnie pod konkretną rezerwację. Informacje zaciągane z systemu i na przykład chcecie spersonalizować wiadomości SMS do konkretnego pacjenta, typu “Witaj Aniu”, “Dzień dobry Aniu” możecie wykorzystać imię klienta lub imię i nazwisko w bardziej może oficjalnej formie, ale możecie to użyć i wtedy w zależności od tego, do kogo wysyłacie taką wiadomość, a raczej system w Waszym imieniu automatycznie wybiera, to zaciąga dane z karty pacjenta, czyli jeżeli w karcie pacjenta macie w imię wpisane Mirella, a nazwisko Sajdak, to będzie po prostu zaciągnięte Mirella Sajdak, a do Dominika, imię Dominik.
Następnie mamy specjalista, czyli imię specjalisty, nazwisko specjalisty, specjalizacja specjalisty. To wszystko jest zaciągane z ustawień specjalisty, czyli jak tworzycie kalendarz, tworzycie imię specjalisty, nazwisko i dodajecie też specjalizację, żeby łatwiej było pacjentowi też chociażby wybrać w rejestracji online.
Wizyta, tu mamy już szczegóły wizyty, takie jak data, godzina, dzień, tygodnia i możemy również zawrzeć informacje, przypomnieć pacjentowi o tym, na jaką usługę się zapisał. To też było Wam bardzo potrzebne.
Następnie mamy informację o gabinecie, podpis w SMS. To jest po prostu, często jest tak, że placówka ma bardzo długą nazwę w systemie i nie chcemy, aby była aż taka długa nazwa w wiadomości SMS, więc mamy takie dedykowane pole w edycji ustawień placówki jak podpis w SMS-ie i wszystko co tam wpiszecie będzie wyświetlane właśnie, gdy wybierzecie tą zakładkę jako zmienna w treści szablonu.
Kod pocztowy, ulica, miejscowość, mail, numer, telefonu, wszystkie te informacje są zawarte w ustawieniach placówki.
I automatyzacja. Do tej pory było tak, że wysyłaliśmy wiadomość SMS do pacjenta, w której była opcja odwołania wizyty, czyli jeżeli pacjent odpowiedział kodem, odpisał na tego SMS-a tym kodem, system automatycznie odwołał wizytę.
A teraz dodatkowo możecie również wrzucić do tej wiadomości kod potwierdzania wizyty. I ja tutaj do swojego szablonu to wdrożyłam, dwa ostatnie zdania. Jeżeli potwierdzasz wizytę, odpisz kodem i tu się podstawi indywidualny kod do konkretnej wizyty. Jeśli natomiast chcesz anulować wizytę, odpisz kodem i znowu tutaj mamy kod.
Jeżeli ja jako pacjent odpowiem tym kodem potwierdzającym wizytę, to wtedy system automatycznie potwierdzi mi tą wizytę, czyli ja jako rejestratorka nie muszę weryfikować odpowiedzi, nie muszę dzwonić do pacjenta i pytać czy przyjdzie na wizytę, tylko system za mnie wykona tą pracę.
I w jaki sposób będzie to zaznaczone, widoczne w systemie? Przede wszystkim przy konkretnej rezerwacji macie dostępną taką ikonkę, zamalowany kwadrat. Nie mówię, że to jest biały, bo jak wybierzecie sobie jasny kolor usługi, to wtedy ten kwadrat będzie czarny, więc później mi powiedzieć, że ja mam czarny, kwadrat nie mam białego, to chodzi poprostu o wypełnienie. Czyli wizyta, jeżeli jest potwierdzona, jest kwadrat przy wizycie wypełniony, a jeżeli mamy kwadrat niewypełniony, Znaczy, że pacjent nie potwierdził tej wizyty.
I dodatkowo macie też filtry, gdzie możecie sobie szybko sprawdzać, sortować te wizyty, żeby zobaczyć np. ile jeszcze osób Wam nie potwierdziło. Wtedy wybieracie filtr wizyty niepotwierdzone i szukaj. I wtedy system pokaże nam tylko i wyłącznie te wizyty niepotwierdzone. Jak pracujecie na filtrach, zawsze pamiętajcie, żeby odznaczyć filtr i widzieć aktywne wizyty.
Ja to zaprezentowałam w międzyczasie widok okna chatu SMS, do czego też zachęcam. Szczególnie, jeżeli już wdrażamy te szablony z automatyzacjami, z tymi kodami do odwołania, z kodami do potwierdzenia. Wiem, że różnie bywa z pacjentami. I rejestratorki często muszą rozmawiać z pacjentami, którzy twierdzą, że nie przyszli na wizytę, bo nie dostali SMS-a, albo dostali SMS-a i odpisali kodem. I nie wiem, dlaczego wizyta się nie odwołała. Więc rejestratorka, żeby nie była w takiej sytuacji, że nie wie do końca, czy to prawda, czy nieprawda, może samodzielnie weryfikować, pacjent na pewno tak odpisał czy nie, to też służy do edukacji pacjentów. Bo jeżeli na przykład odpowiedział po prostu nie kodem, a napisał słownie “nie będzie mnie, nie przyjdę”, to system automatycznie nie odwoła tej wizyty, więc to też jest fajne, żeby nauczyć tego pacjenta, że jednak miał odpowiedzieć tym kodem.
Ale my wtedy to widzimy dopiero w sytuacji, kiedy mamy uruchomiony ten chat SMS. Chat SMS, zwany przez moją koleżankę bramką SMS, czyli po prostu wykupujecie indywidualny numer SMS, z którego są wysyłane wiadomości SMS do pacjentów.
I dzięki temu macie podgląd do historii, czyli widzicie i wysłane wiadomości, i widzicie to, co pacjent odpisał. I tutaj mamy przykład, gdzie pacjent odpowiedział kodem, który służy do potwierdzenia wizyty.
I tutaj dostaje od nas feedback automatyczny, że “Twoja wizyta została potwierdzona, pozdrawiamy”, więc nie musi się przejmować, martwić, dzwonić do Was i się pytać, czy dotarła wiadomość, czy została potwierdzona wizyta. Tylko, że do tego, jeżeli zastosujecie tą automatyzację w formie potwierdzeń wizyt, warto pamiętać, żeby uruchomić opcję wymaganych potwierdzeń wizyt. I tą opcję zaprezentuję Wam dzisiaj. Macie dostępną w kontrahencie z roli administratora.
I tu jest opcja wymagane potwierdzenie wizyt. Musicie sobie to włączyć, żeby system Wam zmieniał te statusy. Bo domyślnie, jeżeli nie macie tego włączonego, każda wizyta dodana w systemie wyświetla się ze statusem wizyty potwierdzonej.
A przy włączeniu tego checkboxa wpada wizyta ze statusem wizyty niepotwierdzonej. Więc żeby to współgrało, układało się w całość, to zachęcam do włączenia. Znaczy nawet to rekomenduję, nie zachęcam, powinno być to wyłączone, żeby to działało prawidłowo, a zachęcam do tej opcji chat SMS. Naprawdę się świetnie sprawdza. Nie tylko z widoku kalendarza można wejść do chatu, ale również z zakładki wizyty. Specjalista też może wejść do tego widoku w oknie przeprowadzania wizyty, także myślę, że każdemu użytkownikowi podglądu do historii z pacjentem będzie przydatne.
I tak naprawdę wyczerpałam temat na dzisiaj, ale widzę, że się pojawiły pytania, więc na chwilę się zatrzymam i odpowiem.
Czy pacjentowi, któremu wysyłamy SMS, wyświetla się numer telefonu, czy można ustawić nazwę gabinetu?
Stawiamy na wiadomości SMS2way, czyli tak, żeby pacjent mógł odpowiedzieć. Dlatego do tej formy wiadomości SMS wykorzystujemy numer telefon. I ten numer może być dedykowany, czyli będzie tym numerem placówkowym. A nazwę możecie rozpocząć SMS-a od nazwy placówki, bądź też zakończyć, czyli i tak dajemy znać temu pacjentowi, jaka plecówka do mnie pisze. Ale tak jak wspomniałam, 2way z odpowiedziami musi być ten numer telefonu.
Czy ilość znaków jest SMS jest ograniczona?
Do sześciu wiadomości SMS możecie wysłać jednorazowo do pacjenta. Jeżeli chodzi o ilość znaków w jednym SMS-ie, to jest 160 znaków, więc maksymalna liczba 6 razy 160, 960 znaków może być w jednej wiadomości SMS.
Dla osób, które chciałyby skonfigurować, którąś z tych funkcjonalności, które były omawiane, lub będziecie mieć jakieś dodatkowe pytania, to śmiało skontaktujcie się z naszym działem pomocy technicznej. Jesteśmy dla was dostępni od poniedziałku do piątku od godziny 8 do 20.
Ten kontakt jest stricte dla naszych użytkowników, ale jeżeli po dzisiejszym spotkaniu osoby, które jeszcze nie miały styczności z naszym systemem, chciałyby poznać większe, więcej funkcjonalności, to zachęcam do kontaktu na taką konsultację, umówić się i na pewno przedstawimy więcej możliwości, jeśli chodzi o system, oprogramowanie medyczne.
Możecie umówić się na taką bezpłatną konsultację klikając TUTAJ.
