Wiosna to czas zmian i nowych możliwości – w Proassist ostatni miesiąc poświęciliśmy na rozwój funkcjonalności, które porządkują proces wystawiania faktur, odświeżają sposób rejestracji online i ułatwiają codzienną pracę placówek medycznych. Od integracji z systemem KSeF, przez nowe możliwości widgetów rejestracji online, aż po rozwój asystenta głosowego. 

Co ważne, część nowych funkcji powstała dzięki głosowaniu użytkowników, odpowiadając bezpośrednio na realne potrzeby pracy w gabinetach. Dziękujemy za oddane głosy i konkretne sugestie, to właśnie one pomagają nam wdrażać usprawnienia.

Sprawdźcie, co przygotowaliśmy dla Was w marcu.

Pełna integracja z KSeF – faktury zgodnie z nowymi przepisami

Największą nowością jest wprowadzenie obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nasi klienci, będący przedsiębiorcami, mają obowiązek lub wkrótce będą go mieli, by wystawiać faktury przez ten rządowy system.

Jak to działa? Wystarczy wygenerować certyfikat w systemie rządowym i wkleić go w nowej zakładce „KSeF” w konfiguracji firmy w Proassist. Dzięki temu faktury wystawiane w naszym systemie będą automatycznie przesyłane do KSeF.

Dodatkowo, przy wystawianiu faktury pojawił się dodatkowy checkbox „Przy zapisie wyślij do KSeF”. To rozwiązanie daje użytkownikowi większą kontrolę nad momentem wysyłki. W praktyce można najpierw wystawić fakturę w Proassist, sprawdzić jej poprawność, a dopiero później wysłać ją do KSeF. To istotne, ponieważ po wysłaniu do KSeF faktura nie podlega już zwykłej edycji – można ją jedynie skorygować. Dzięki temu użytkownik nie traci elastyczności i może spokojnie dokończyć proces wtedy, gdy ma pewność, że dokument jest gotowy.

Na liście faktur dodaliśmy także statusy KSeF oraz możliwość pobrania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO). Dzięki temu można szybko sprawdzić, które faktury zostały już wysłane, a które jeszcze czekają na wysyłkę. Po rozwinięciu statusu użytkownik zobaczy również numer nadany w KSeF oraz informację o potwierdzeniu odbioru. Jeśli wysyłka się nie powiedzie, użytkownik może zobaczyć informację o błędzie i wrócić do dokumentu, aby poprawić dane lub ponowić wysyłkę.

To ważne, ponieważ obecnie sam moment wystawiania faktury nie zawsze pokazuje od razu, czy przekazanie do KSeF zakończyło się sukcesem, pełna informacja pojawia się na liście i w statusach. Dzięki temu użytkownik nadal ma kontrolę nad procesem i może szybko zidentyfikować, co wymaga poprawy.

Dodaliśmy także możliwość wysłania faktury do KSeF bezpośrednio z listy faktur. Przy dokumentach, które nie zostały jeszcze wysłane, dostępna jest osobna akcja wysyłki. 

Co istotne, faktury wysyłamy do KSeF tylko dla firm. W przypadku osób prywatnych funkcja ta pozostaje nieaktywna, ponieważ obecnie nie ma takiego wymogu prawnego.

Widgety rejestracji online i kody QR

Nasze nowe widżety rejestracji online zyskały nowoczesny i bardziej intuicyjny wygląd, który został wybrany w ramach głosowania społeczności użytkowników. 

Odświeżony interfejs jest mniej „techniczny” i lepiej dopasowany do współczesnych standardów, oferując pacjentom m.in. wygodne filtrowanie specjalistów oraz widok dostępnych terminów. To jedna z tych zmian, która sprawia, że rejestracja online staje się bardziej intuicyjna, mniej „techniczna” i lepiej dopasowana do współczesnych standardów obsługi online.

Bardzo praktyczną nowością jest również możliwość ustawienia domyślnej usługi, dzięki czemu wolne terminy wyświetlają się od razu po otwarciu widżetu, co znacznie skraca ścieżkę zapisu. 

Placówki mogą teraz lepiej spersonalizować narzędzie, decydując o stronie wyświetlania (lewa lub prawa) oraz korzystając z odświeżonego miejsca pobierania kodów, które w przejrzysty sposób wyjaśnia różnice między dostępnymi wariantami. 

W obszarze widgetów pojawił się także kod QR, który prowadzi do statycznej wersji rejestracji online. To dodatkowy, prosty sposób na udostępnianie zapisu pacjentom, np. w materiałach drukowanych, przy recepcji, w social mediach czy w komunikacji bezpośredniej. To funkcja z dużym potencjałem marketingowym i sprzedażowym. Zeskanowanie kodu może od razu przenieść pacjenta do rejestracji, bez konieczności przepisywania adresu strony.  

Na podstawie danych z gabinetów fizjoterapeutycznych sprawdziliśmy, jaki odsetek pacjentów rejestruje się online, ile wizyt umawianych jest poza godzinami pracy recepcji oraz jakie straty finansowe generuje brak e-rejestracji: bezpłatny raport.

Ulepszenia Inteligentnego Asystenta Głosowego Hej Proassist oraz inne funkcje

Z myślą o lekarzach i specjalistach, dla których kluczowa jest efektywność pracy, wprowadziliśmy udogodnienie w postaci ikon transkrypcji dostępnych bezpośrednio przy polach tekstowych (np. przy oknie „dolegliwości”). Rozwiązanie to umożliwia wprowadzanie treści w konkretne pole za pomocą głosu, który jest automatycznie przekształcany w tekst i uzupełnia dokumentację w czasie rzeczywistym. 

Eliminuje to konieczność ręcznego wpisywania danych oraz ogranicza czas poświęcany na uzupełnianie wizyty po jej zakończeniu. W efekcie dzięki Hej Proassist proces dokumentowania staje się szybszy, wygodniejszy i bardziej precyzyjny, pozwalając skupić się na pacjencie i przebiegu konsultacji.

Co więcej, w odpowiedzi na potrzeby użytkowników, wprowadziliśmy funkcję umożliwiającą całkowite usuwanie tagów z globalnej listy. Teraz niepotrzebne oznaczenia można w prosty sposób usunąć za pomocą ikony kosza. Warunkiem jest brak przypisania tagu do jakiegokolwiek pacjenta, co zabezpiecza przed przypadkowym usunięciem oznaczeń będących wciąż w użyciu.

Rozwiązanie to znacząco porządkuje pracę, szczególnie w placówkach korzystających z tagów tymczasowych, sezonowych czy akcyjnych. Dzięki temu lista tagów pozostaje przejrzysta i aktualna, a użytkownicy nie muszą operować na oznaczeniach, które utraciły już swoje praktyczne zastosowanie.

Podsumowanie

Ta aktualizacja łączy trzy kluczowe kierunki rozwoju Proassist: przygotowanie systemu do pracy z KSeF, rozwój nowoczesnej i bardziej intuicyjnej rejestracji online oraz dalsze upraszczanie codziennej pracy w systemie. 

Obsługa KSeF zapewnia większą kontrolę nad procesem wysyłki faktur i porządkuje zarządzanie dokumentacją. Nowe widgety rejestracji online podnoszą doświadczenie pacjentów zapisujących się na wizyty, a wprowadzone usprawnienia, takie jak transkrypcja w polach tekstowych czy możliwość usuwania tagów, pozwalają skrócić czas wykonywania codziennych czynności. To kolejny krok w kierunku systemu, który nie tylko rozwija się technologicznie, lecz przede wszystkim realnie wspiera i upraszcza pracę placówek medycznych.

Konsekwentnie słuchamy użytkowników i przekładamy ich potrzeby na konkretne funkcje, które realnie ułatwiają pracę w gabinecie i rejestracji. Jeśli masz pomysł na funkcję, która mogłaby usprawnić pracę Twojej placówki, skontaktuj się z nami. Zgłaszane potrzeby są dla nas ważnym elementem planowania roadmapy i mają realny wpływ na kierunek rozwoju Proassist.