Decyzja o zmianie lub wdrożeniu oprogramowania do zarządzania placówką medyczną to ważny moment w jej rozwoju. Nic więc dziwnego, że przed podjęciem ostatecznej decyzji pojawia się wiele pytań i wątpliwości – szczególnie że dla wielu gabinetów jest to pierwsza tego typu zmiana. Kluczowe znaczenie ma wybór partnera, który nie tylko dostarczy system, ale także przeprowadzi cały zespół przez proces wdrożenia krok po kroku, zapewniając poczucie bezpieczeństwa i wsparcie na każdym etapie.

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania, które pomogą Ci lepiej przygotować się do tej zmiany i podjąć świadomą decyzję.

Jak wygląda proces wdrożenia i czy jest bezpieczny?

Placówki często obawiają się chaosu podczas zmiany systemu. Profesjonalny dostawca powinien posiadać jasno zaplanowany proces, w którym personel zostanie przeszkolony, a wszystkie potrzebne funkcje będą odpowiednio skonfigurowane. 

Przed wyborem systemu warto upewnić się, czy dostawca posiada uporządkowany i jasno opisany proces wdrożenia, na przykład w formie dokumentu PDF lub arkusza XLS oraz czy udostępnia szczegółową checklistę działań, jasno rozdzielającą zadania po stronie placówki i po stronie dostawcy. Dzięki temu cały proces przebiega przewidywalnie, spokojnie i bez niepotrzebnego chaosu.

Co się stanie z moimi danymi i bazą pacjentów?

To jeden z najczęstszych lęków pojawiających się przy wdrożeniu nowego systemu. Warto jednak pamiętać, że dla doświadczonego dostawcy migracja danych jest standardowym, dobrze uporządkowanym procesem realizowanym na co dzień. Przykładowo, Proassist każdego miesiąca przenosi dane nawet 10-15 placówek, dzięki czemu cały proces przebiega sprawnie i bezpiecznie.

Migracja obejmuje nie tylko samą listę pacjentów, ale również pełną historię oraz terminy wizyt, a także indywidualne ustawienia placówki. Przenoszone są m.in. szczegółowe konfiguracje usług – takie jak ceny czy czas trwania wizyt, które często różnią się nawet pomiędzy lekarzami tej samej specjalizacji. Dzięki temu po wdrożeniu system jest od razu gotowy do pracy, bez konieczności ponownego wprowadzania danych.

Jak nie pogubić się w gąszczu funkcji? Metoda MoSCoW

Nowoczesne systemy oferują dziś setki funkcji i możliwości konfiguracji, co na początku może wydawać się przytłaczające. Aby uporządkować potrzeby placówki i podejmować decyzje w sposób świadomy, warto skorzystać z metody MoSCoW, która pomaga jasno określić priorytety wdrożenia.

W tym podejściu wymagania dzieli się na cztery kategorie. Must have to funkcje absolutnie niezbędne do codziennej pracy i zapewnienia ciągłości działania placówki. Should have obejmuje rozwiązania bardzo ważne, które znacząco usprawniają pracę, ale mogą zostać wdrożone w kolejnym etapie. Could have to dodatkowe udogodnienia – niekonieczne na start, lecz wartościowe w przyszłości, gdy zespół oswoi się już z systemem. Ostatnia kategoria, Won’t have, pozwala świadomie odłożyć funkcje, które na obecnym etapie rozwoju nie są potrzebne, dzięki czemu wdrożenie pozostaje przejrzyste i skoncentrowane na realnych potrzebach.

Szkolenia personelu

Sukces wdrożenia w dużej mierze zależy od tego, jak dobrze zespół odnajdzie się w pracy z nowym narzędziem. Dlatego jeszcze przed podjęciem decyzji warto sprawdzić, czy dostawca oferuje jasno zaplanowany program szkoleń dopasowany do różnych ról w placówce: osobno dla rejestracji, lekarzy oraz właściciela lub kadry zarządzającej. Równie ważne jest ustalenie, w jakich godzinach odbywają się szkolenia oraz ile osób powinno w nich uczestniczyć, aby cały zespół mógł sprawnie i komfortowo rozpocząć pracę z systemem.

Czy system połączy się z innymi narzędziami?

Nowoczesne oprogramowanie nie powinno być „wyspą”. Kluczowe są integracje, na przykład z marketplace’em. 

Jeśli placówka korzysta z marketplace’u ZnanyLekarz, może dzięki kluczom API połączyć go z kalendarzem Proassist. Dzięki temu nie trzeba przepisywać terminów między dwoma kalendarzami, co eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych między kalendarzami. Profesjonalny dostawca bierze na siebie cały ciężar techniczny takiej integracji.

Dlaczego warto polegać na rekomendacjach dostawcy?

Wybierając oprogramowanie dla placówki, w rzeczywistości wybierasz także partnera biznesowego na dłużej. Choć wiele systemów może wydawać się do siebie podobnych pod względem technicznym, często to właśnie detale oraz podejście do klienta decydują o codziennym komforcie pracy. Dużą wartością jest wsparcie doświadczonego opiekuna klienta, który współpracuje z setkami placówek – jak w przypadku Proassist, obsługującego już ponad 600 podmiotów medycznych. Dzięki temu posiada on praktyczną wiedzę o rozwiązaniach, które realnie sprawdzają się w innych gabinetach i klinikach.

Eksperci mogą pomóc między innymi w odpowiednim zaplanowaniu rejestracji online, doradzając, jakie usługi warto w niej udostępnić, aby zwiększyć liczbę zapisów i jednocześnie odciążyć recepcję. Wspierają również w ograniczaniu strat wynikających z tzw. „no-show”, czyli nieodwołanych wizyt, proponując skuteczne wykorzystanie systemów płatności i przedpłat online oraz przypomnienia SMS wizyt.

Warto pamiętać, że wdrożenie nowego systemu to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim okazja do uporządkowania procesów i usprawnienia pracy całej placówki, przy wsparciu specjalistów, którzy mają doświadczenie zdobyte w wielu podobnych wdrożeniach.

Podsumowanie

Wdrożenie nowego oprogramowania do zarządzania placówką medyczną to ważna decyzja, która naturalnie wiąże się z pytaniami i obawami. W praktyce jednak dobrze zaplanowany proces, wsparcie doświadczonego dostawcy oraz jasno określone etapy działania sprawiają, że zmiana systemu przebiega spokojnie i bezpiecznie. Kluczowe znaczenie mają tu uporządkowany proces wdrożenia, bezpieczna migracja danych, odpowiednie szkolenia zespołu oraz możliwość integracji z narzędziami wykorzystywanymi już w placówce. Równie istotne jest świadome podejście do wyboru funkcji i priorytetów, tak aby system realnie wspierał codzienną pracę, zamiast ją komplikować. 

Z pomocą nowoczesnych rozwiązań, takich jak Proassist, możliwe jest nie tylko uporządkowanie codziennych obowiązków, ale także realne zwiększenie efektywności całego zespołu. System automatyzuje przypomnienia SMS, rezerwacje wizyt czy rozliczenia, odciążając personel i pozwalając skupić się na tym, co najważniejsze – pacjentach.

Chcesz zmienić lub wdrożyć oprogramowanie do zarządzania placówką medyczną? Skontaktuj się z nami i zobacz, jak Proassist może pomóc Twojemu zespołowi pracować szybciej, sprawniej i z jeszcze większą satysfakcją każdego dnia.