Współczesna opieka zdrowotna opiera się na zaufaniu, a jednym z jego kluczowych filarów jest właściwa ochrona danych osobowych pacjentów. Każda placówka medyczna – od indywidualnej praktyki lekarskiej po dużą klinikę – jest administratorem ogromnej ilości danych wrażliwych, które wymagają szczególnego zabezpieczenia.
W dokumentacji medycznej gromadzone są informacje dotyczące zdrowia pacjenta – zarówno przeszłego, jak i obecnego czy przyszłego. Obejmują one dane identyfikacyjne, wyniki badań, opisy chorób, zalecenia terapeutyczne czy dane genetyczne. Zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019 poz. 1781) oraz RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679), są to dane szczególnej kategorii, wymagające podwyższonego poziomu ochrony i kontroli.
Z punktu widzenia personelu medycznego kluczowe znaczenie ma to, aby przetwarzanie danych było zgodne z prawem, ograniczone do niezbędnego zakresu i prowadzone z zachowaniem zasad poufności. Informacje o pacjencie mogą być wykorzystywane wyłącznie w celach związanych z profilaktyką zdrowotną, diagnozą, leczeniem, medycyną pracy, zapewnieniem opieki zdrowotnej lub ochrony zdrowia publicznego.
Na placówkach medycznych spoczywa także obowiązek informacyjny wobec pacjenta – obejmujący m.in. przekazanie danych kontaktowych administratora i inspektora ochrony danych, określenie celu oraz podstawy prawnej przetwarzania, a także wskazanie okresu przechowywania dokumentacji medycznej. W praktyce oznacza to konieczność stworzenia i wdrożenia przejrzystych procedur, które zapewniają zgodność z przepisami i ułatwiają personelowi codzienną pracę z danymi pacjentów.
Odpowiedzialność za ochronę danych wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także wdrożenia praktycznych rozwiązań organizacyjnych i technologicznych, które zabezpieczają dokumentację medyczną przed nieuprawnionym dostępem czy utratą. W kolejnej części omówimy, jak skutecznie chronić dane pacjentów – od polityki bezpieczeństwa po szkolenia personelu i zabezpieczenia systemów IT.
Dlaczego bezpieczeństwo danych medycznych jest tak ważne?
Dane medyczne należą do szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu RODO, co oznacza, że wymagają najwyższego poziomu ochrony na każdym etapie przetwarzania. Niezależnie od tego, czy chodzi o historię choroby, wyniki badań, numer PESEL czy adres e-mail, każda informacja o pacjencie ma charakter wrażliwy i powinna być chroniona z najwyższą starannością.
Naruszenie poufności danych w placówce medycznej może prowadzić do poważnych konsekwencji – od utraty zaufania pacjentów, przez dotkliwe sankcje finansowe (nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu), aż po odpowiedzialność karną i cywilną osób zarządzających i personelu. W skrajnych przypadkach incydent może także zniszczyć reputację placówki, nad którą pracuje się latami.
Dlatego właściwe zabezpieczenie danych pacjentów to nie tylko wymóg prawny, ale również element jakości zarządzania i kultury organizacyjnej placówki. Dbałość o bezpieczeństwo informacji jest dziś jednym z kluczowych mierników profesjonalizmu w ochronie zdrowia – tak samo ważnym jak wysoka jakość świadczeń czy standardy kliniczne.
Polityka bezpieczeństwa danych – fundament ochrony
Każda placówka medyczna powinna posiadać opracowaną i wdrożoną politykę bezpieczeństwa informacji, która stanowi podstawowy element systemu ochrony danych osobowych. Taki dokument określa szczegółowe zasady przetwarzania i przechowywania danych pacjentów, sposób nadawania uprawnień pracownikom oraz procedury reagowania na ewentualne incydenty.
W polityce bezpieczeństwa należy również opisać proces tworzenia i przechowywania kopii zapasowych oraz zasady regularnych szkoleń personelu w zakresie ochrony informacji. Dzięki temu każdy pracownik wie, jak postępować, by nie narazić placówki na utratę danych czy naruszenie przepisów RODO.
Dokument ten nie może być statyczny – powinien być aktualizowany co najmniej raz w roku, a także każdorazowo po wprowadzeniu istotnych zmian w systemach informatycznych lub strukturze organizacyjnej placówki. Regularna aktualizacja pozwala utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
Szkolenie personelu – najważniejsza linia obrony
Nawet najlepiej zabezpieczony system informatyczny nie zapewni pełnej ochrony danych, jeśli pracownicy nie będą świadomi zagrożeń i nie będą potrafili właściwie reagować na potencjalne incydenty. Dlatego kluczowym elementem zarządzania bezpieczeństwem informacji w placówce medycznej są regularne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych i cyberbezpieczeństwa.
Szkolenia te powinny obejmować m.in. rozpoznawanie prób phishingu i technik socjotechnicznych, zasady bezpiecznego korzystania z urządzeń mobilnych i nośników danych, tworzenie silnych haseł oraz prawidłowe logowanie do systemów medycznych. Równie istotne jest przygotowanie pracowników do właściwego reagowania w sytuacji naruszenia danych – od zgłoszenia incydentu po zastosowanie odpowiednich procedur ochronnych.
Każdy członek zespołu – od personelu rejestracji, przez lekarzy i pielęgniarki, po administratorów systemów – powinien mieć świadomość swojej roli i odpowiedzialności w procesie ochrony danych pacjentów.
Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
Placówki medyczne powinny korzystać z systemów informatycznych spełniających wymogi RODO oraz przepisów dotyczących Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM). Odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne są niezbędne, aby zapewnić poufność, integralność i dostępność danych pacjentów.
Do podstawowych środków ochrony należą szyfrowanie danych – zarówno podczas transmisji, jak i w spoczynku – oraz dwuskładnikowe uwierzytelnianie użytkowników, które minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu. Placówki powinny także regularnie tworzyć kopie zapasowe i przechowywać je w bezpiecznej lokalizacji, aby umożliwić szybkie przywrócenie danych w razie awarii lub incydentu.
Nie mniej istotne jest systematyczne aktualizowanie oprogramowania i zabezpieczeń antywirusowych, co pozwala chronić się przed nowymi zagrożeniami cybernetycznymi. Dostęp do danych powinien być ograniczony wyłącznie do osób uprawnionych – zgodnie z zasadą „need to know”, czyli niezbędności dostępu.
Coraz więcej placówek decyduje się również na rozwiązania chmurowe, które – pod warunkiem posiadania certyfikatów zgodnych z normami ISO 27001 (zarządzanie bezpieczeństwem informacji) i ISO 27701 (zarządzanie ochroną prywatności) – zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa oraz zgodność z obowiązującymi przepisami.
Procedury zgłoszeniowe w przypadku naruszenia danych osobowych – krok po kroku
W ochronie zdrowia, gdzie przetwarzane są dane szczególnej kategorii, naruszenie ochrony danych osobowych to jedno z najpoważniejszych ryzyk organizacyjnych. Każda placówka medyczna powinna mieć wdrożoną procedurę reagowania na incydenty, która pozwala szybko ograniczyć skutki naruszenia.
Taka procedura powinna obejmować: szybkie wykrycie incydentu, analizę jego przyczyn, ograniczenie skutków, zgłoszenie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin oraz – w razie potrzeby – poinformowanie pacjentów o zagrożeniu. Dzięki temu placówka nie tylko minimalizuje straty, ale też pokazuje, że działa w duchu odpowiedzialności i transparentności.
Z danych UODO wynika, że w 2024 roku kilka szpitali zostało ukaranych za opóźnienia w zgłoszeniach naruszeń. Dlatego tak ważne jest, aby mieć jasne, sprawdzone procedury reagowania na incydenty.
Ocena incydentu
Pierwszym krokiem jest ustalenie zakresu naruszenia – co się stało, kiedy i jakie dane zostały ujawnione. Należy ocenić, czy zdarzenie stwarza ryzyko dla praw i wolności pacjentów, np. możliwość kradzieży tożsamości lub ujawnienia danych zdrowotnych. Na tym etapie kluczowe jest zaangażowanie Inspektora Ochrony Danych (IOD), który pomaga zaklasyfikować incydent i wybrać właściwe działania.
Zgłoszenie do UODO
Jeśli incydent wiąże się z ryzykiem, należy go zgłosić do UODO w ciągu 72 godzin od momentu wykrycia. W zgłoszeniu należy opisać zdarzenie, wskazać liczbę osób, których dane dotyczą, oraz zastosowane środki naprawcze. Jeśli ryzyko oceniono jako niskie, wystarczy odnotować incydent w wewnętrznej dokumentacji.
Powiadomienie pacjentów
W przypadku wysokiego ryzyka należy poinformować osoby, których dane dotyczą. Komunikat powinien być prosty, zrozumiały i rzetelny – zawierać opis sytuacji, potencjalne skutki oraz zalecane działania ochronne. Taka transparentność wzmacnia zaufanie pacjentów do placówki.
Dokumentacja i działania naprawcze
Każdy incydent powinien być zapisany w rejestrze naruszeń wraz z opisem przebiegu i wnioskami. Po zdarzeniu warto przeprowadzić audyt bezpieczeństwa i dodatkowe szkolenia personelu, by zapobiec podobnym sytuacjom w przyszłości.
Wybór bezpiecznych systemów medycznych
Bezpieczeństwo danych w placówce medycznej to nie tylko kwestia procedur i szkoleń, ale również świadomego wyboru dostawców technologii. To właśnie od nich zależy, czy codzienna praca z danymi pacjentów będzie w pełni zgodna z przepisami i odporna na zagrożenia.
Warto współpracować z firmami, które oferują rozwiązania zgodne z RODO oraz ustawą o systemie informacji w ochronie zdrowia, posiadają certyfikaty bezpieczeństwa, a także udostępniają umowy powierzenia przetwarzania danych. Kluczowe znaczenie ma również zapewnienie przez dostawcę stałego wsparcia technicznego i monitoringu systemów, który pomaga zapobiegać incydentom i utrzymać wysoki poziom ochrony informacji.
Proassist to system stworzony z myślą o placówkach medycznych, oferujący kompleksowe wsparcie w zarządzaniu harmonogramem wizyt, dokumentacją oraz e-rejestracją, przy pełnej zgodności z RODO.
Z Proassist nie tylko ułatwisz codzienną pracę swojego zespołu – zadbasz też o to, co pacjent powierza Ci z pełnym zaufaniem: swoje dane. Sprawdź Proassist i wprowadź najwyższe standardy bezpieczeństwa w swojej placówce już dziś.
