W placówkach medycznych każda nieodbyta wizyta to coś więcej niż puste okienko w grafiku. To realna strata finansowa, dezorganizacja pracy zespołu i czas, którego nie można już odzyskać. Problem „zapominalskich” pacjentów dotyka zarówno małe gabinety, jak i duże placówki – jednak dziś można mu skutecznie przeciwdziałać.

Dane są jednoznaczne: odpowiednio sformułowane i wysyłane w odpowiednim czasie przypomnienia o wizycie potrafią zmniejszyć liczbę nieobecności nawet o 65%. Najskuteczniejszym kanałem komunikacji pozostaje SMS – dociera do 98% odbiorców, podczas gdy wiadomości e-mail otwiera zaledwie około 20% pacjentów. To ogromna różnica, która bezpośrednio przekłada się na frekwencję i przychód placówki. 

Oto sprawdzone zasady, jak tworzyć skuteczne przypomnienia SMS, które zapełnią Twój grafik.

Nie ograniczaj się do jednej wiadomości

W natłoku codziennych powiadomień pojedynczy SMS może łatwo umknąć uwadze pacjenta. Dlatego najskuteczniejszy model komunikacji nie opiera się na jednej wiadomości, lecz na przemyślanej sekwencji kilku kontaktów.

Pierwsze potwierdzenie powinno zostać wysłane natychmiast po umówieniu wizyty – daje pacjentowi pewność, że termin został poprawnie zapisany w grafiku. Kolejne przypomnienie warto zaplanować na dwa–trzy dni przed planowanym spotkaniem, aby pacjent miał czas na ewentualną zmianę terminu. Ostatnia wiadomość, wysłana bezpośrednio przed wizytą, skutecznie minimalizuje ryzyko, że wizyta zostanie zapomniana w natłoku codziennych obowiązków.

Równie istotne jest bieżące informowanie o wszelkich modyfikacjach. W systemie Proassist jest funkcja, dzięki której pacjent automatycznie otrzyma SMS z informacją o zmianie terminu, szczegółów lub odwołaniu wizyty. To rozwiązanie zwiększa transparentność komunikacji, buduje zaufanie i pozwala uniknąć nieporozumień zarówno po stronie pacjenta, jak i personelu medycznego.

Postaw na dwustronną komunikację

Samo przypomnienie to połowa sukcesu. Kluczem do efektywnego zarządzania grafikiem jest umożliwienie pacjentowi interakcji. Nowoczesne systemy pozwalają na wybór wiadomości dwustronnych, dzięki którym pacjent może odpisać „TAK”, aby potwierdzić wizytę, lub „NIE”, aby ją odwołać.

Dlaczego to takie ważne? Przede wszystkim dlatego, że szybka informacja oznacza realną kontrolę nad grafikiem. Jeśli pacjent odwoła wizytę, lekarz lub rejestracja natychmiast otrzymują powiadomienie i mogą od razu zaproponować zwolniony termin innej osobie – na przykład pacjentowi z listy rezerwowej. Dzięki temu minimalizowane są straty finansowe i puste okienka w harmonogramie.

Co więcej, pacjenci znacznie chętniej odwołują wizytę za pomocą SMS-a niż telefonicznie. To dla nich wygodniejsze rozwiązanie – nie muszą dzwonić ani czekać na połączenie z rejestracją. Szybka i prosta forma kontaktu zwiększa prawdopodobieństwo, że w razie zmiany planów poinformują placówkę odpowiednio wcześniej.

Personalizuj treść i korzystaj z szablonów

Wiadomość powinna być przejrzysta, profesjonalna i dostosowana do specyfiki Twojej placówki. System Proassist pozwala na definiowanie własnych szablonów wiadomości, które można dowolnie modyfikować. Personalizacja buduje poczucie bezpieczeństwa i zaufanie pacjenta do placówki.

Warto również wykorzystać SMS-y do przekazywania innych ważnych danych, takich jak kody e-recept czy e-skierowań, co dodatkowo podnosi wartość Twojej komunikacji w oczach pacjenta.

Automatyzuj, by oszczędzać czas

Ręczne wysyłanie przypomnień do każdego pacjenta byłoby niezwykle czasochłonne i obciążające dla recepcji. Zastosowanie automatyzacji pozwala personelowi skupić się na bezpośredniej obsłudze pacjentów w placówce. Nowoczesne systemy automatycznie generują powiadomienia o nowych, przesuniętych lub anulowanych wizytach.

Wpleć SMS-y w długofalową relację

Aż 84% pacjentów deklaruje, że oczekuje kontaktu z lekarzem również pomiędzy wizytami. To wyraźny sygnał, że komunikacja nie powinna kończyć się w momencie opuszczenia gabinetu. Odpowiednio wykorzystane SMS-y mogą stać się nie tylko narzędziem przypomnień, ale także elementem budowania relacji i długofalowego zaangażowania pacjenta.

Wiadomości tekstowe świetnie sprawdzają się jako forma informowania o konieczności umówienia kolejnej wizyty kontrolnej, dzięki czemu pacjent nie odkłada decyzji „na później”. To także skuteczny kanał do przekazywania informacji o nowych usługach, promocjach czy zmianach w zespole lekarzy. Dodatkowo SMS może zawierać bezpośrednie linki do płatności online lub konsultacji telemedycznych, co znacząco ułatwia i przyspiesza cały proces obsługi.

Krótka, konkretna i wysłana w odpowiednim momencie wiadomość może realnie zwiększyć zaangażowanie pacjentów i wzmocnić profesjonalny wizerunek placówki.

Działaj skutecznie

Podsumowując, skuteczne przypomnienie SMS to takie, które jest wysłane w odpowiednim czasie, daje możliwość szybkiej odpowiedzi i jest częścią zautomatyzowanego systemu, który dba o komfort zarówno pacjenta, jak i personelu medycznego

Chcesz mieć pewność, że pacjenci pojawią się na wizycie? Postaw na przypomnienia SMS w Proassist. To nowoczesny system medyczny dla gabinetów i placówek, które szukają kompleksowego i intuicyjnego oprogramowania do zarządzania swoją pracą. Umożliwia wygodny dostęp do grafiku z każdego miejsca, prowadzenie dokumentacji EDM, automatyczne wystawianie e-recept oraz sprawne rozliczanie lekarzy. Dodatkowo oferuje przypomnienia SMS, które realnie ograniczają zjawisko no-show i pomagają utrzymać pełny grafik.

Zadbaj o lepszą organizację pracy i większą przewidywalność przychodów – sprawdź Proassist.