/ Blog / Gość Proassist / Kontrola wojewody – jak przygotować się do niej w placówce medycznej?
/ Blog / Gość Proassist / Kontrola wojewody – jak przygotować się do niej w placówce medycznej?Kontrole wojewódzkie często wywołują u właścicieli placówek medycznych sporo niepokoju. Wiele osób zastanawia się, czego można się spodziewać i jak najlepiej się przygotować, aby proces przebiegł sprawnie i bez zbędnego stresu. Na szczęście, odpowiednie przygotowanie naprawdę ułatwia przejście kontroli.
Według naszego eksperta, właściciela Kancelarii Adwokackiej Bartłomieja Achlera, kontrola wojewody nie jest niczym, czego trzeba by się obawiać – to standardowa procedura, która przy odpowiednim przygotowaniu może przebiec szybko i bezproblemowo.
W naszym webinarze przeprowadzonym w ramach Akademii Proassist dokładnie omawiamy wszystkie kroki, które warto podjąć przed kontrolą, oraz dzielimy się praktycznymi wskazówkami, które pomogą każdej placówce medycznej czuć się pewnie i przygotowanie. Dołącz do naszej grupy na Facebooku i bądź na bieżąco z najważniejszymi informacjami oraz praktycznymi poradami dla branży medycznej. Obejrzyj webinar i dowiedz się, jak przygotować swoją placówkę do kontroli wojewody w sposób spokojny i profesjonalny.
Zgodnie z ustawą o działalności leczniczej (art. 111), organ prowadzący rejestr ma prawo kontrolować podmioty wykonujące działalność leczniczą pod kątem zgodności prowadzonej działalności z przepisami określającymi warunki jej wykonywania.
Regulacji prawnych dotyczących prowadzenia działalności medycznej jest bardzo wiele, jednak odpowiedzialność towarzysząca tej działalności sprawia, że nie powinniśmy być zaskoczeni kontrolą.
Nasz ekspert rekomenduje, aby każdy właściciel placówki medycznej zadbał o możliwość szybkiego kontaktu z zaufanym prawnikiem. Dzięki temu, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub problemów związanych z regulacjami prawnymi, będzie można skutecznie i bez stresu uzyskać fachowe wsparcie.
Kontrola wojewody obejmuje m.in. sprawdzenie zgodności prowadzonej działalności z treścią wpisu w RPWDL (Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą). W trakcie kontroli musi być ujawniona struktura podmiotu, a każda zmiana w tym zakresie powinna zostać zgłoszona w ciągu 14 dni. Konieczna jest zgodność faktycznie świadczonych usług z tymi zgłoszonymi w rejestrze. Regulamin organizacyjny placówki również musi być zgodny zarówno ze wpisem w RPWDL, jak i ze stanem faktycznym.
Przykładowo: placówka medyczna prowadzi poradnię ginekologiczną. W związku z dużym zainteresowaniem usługami konieczne jest zatrudnienie drugiego ginekologa. Taka zmiana nie wymaga aktualizacji świadczonych usług w rejestrze, ponieważ wpis nadal odpowiada rzeczywistości. Natomiast jeśli placówka zamierza rozszerzyć działalność o nową specjalizację – np. rozpocząć współpracę z neurologiem – wymaga to zgłoszenia zmiany do RPWDL w ciągu 14 dni.
Bartłomiej Achler odradza jednak wpisywanie do RPWDL wszystkich potencjalnych rodzajów działalności z góry. Zakres wpisu musi odzwierciedlać faktyczny stan rzeczy – w przeciwnym razie grozi odpowiedzialność karna. Złożenie fałszywego oświadczenia może skutkować nie tylko konsekwencjami prawnymi, ale również automatycznym wykreśleniem placówki z rejestru.
Jeżeli placówka rezygnuje ze świadczenia usług przez konkretnego specjalistę i nie zatrudnia innego lekarza na jego miejsce, należy zaktualizować regulamin organizacyjny oraz informacje w RPWDL.
Kontrola wojewody obejmuje również prawidłowe prowadzenie dokumentacji medycznej, sposób pobierania opłat oraz ogólnodostępny cennik, który powinien być uwzględniony w regulaminie organizacyjnym placówki. Ważne jest również zwrócenie uwagi na materiały udostępniane na stronie internetowej – są one nie tylko źródłem informacji dla potencjalnych pacjentów, ale mogą być również weryfikowane przez urzędników podczas kontroli. W zależności od zakresu kontroli wojewody może dojść do aktualizacji dotyczącej dokumentowania zdarzeń medycznych i procedur w placówce. Ponadto zgodnie z przepisami o prawach pacjenta, każda placówka ma obowiązek udostępnienia w miejscu ogólnodostępnym informacji o prawach pacjenta, np. w formie karty praw pacjenta.
Jeżeli dokumentacja medyczna prowadzona jest w całości w formie elektronicznej, Księga Przyjęć nie jest wymagana. W praktyce jednak niewiele placówek medycznych w pełni przeszło na cyfrowe prowadzenie dokumentacji, dlatego Księga Przyjęć wciąż jest obowiązkowa w placówkach, które nie zostały w pełni zdigitalizowane. Plany kontroli są upubliczniane – wystarczy wpisać w wyszukiwarkę: „Plan Kontroli Zewnętrznych Urząd Wojewódzki [nazwa województwa] + rok”. Dzięki temu w pliku PDF można sprawdzić, czy dana placówka medyczna znajduje się na liście oraz w którym kwartale należy spodziewać się kontroli. W sytuacjach nadzwyczajnych, np. w związku z doniesieniem, kontrola może odbyć się nawet poza wcześniejszym planem. W planach kontroli dostępny jest również ogólny zakres czynności kontrolnych.
Ubezpieczenie OC – kontrola obejmuje sprawdzenie ważności polisy, jej dopasowania do rodzaju i zakresu świadczeń oraz wysokości sumy ubezpieczenia.
Pomieszczenia i sprzęt – sprawdzane są m.in.:
Jeżeli chodzi o urządzenia medyczne – należy posiadać karty serwisowe i gwarancyjne dla każdego sprzętu.
Odpady medyczne – kontrola dotyczy m.in.:
Brak obowiązkowego wpisu do BDO może skutkować karą grzywny do 5 tysięcy złotych.
Rozpoczęcie kontroli regulowane jest art. 112 ustawy o działalności leczniczej, który odsyła do przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców.
Nie stosuje się przepisów dotyczących:
Kontrolujący nie pojawiają się w placówce całkowicie bez zapowiedzi – zazwyczaj informacja o kontroli jest przekazywana np. w formie pisemnej. Zgodnie z zasadą, że kontrola nie może uniemożliwiać prowadzenia działalności, kontrole zwykle nie nakładają się na siebie. Czas trwania kontroli jest uzależniony od wielkości placówki – w małych podmiotach zwykle wynosi od 12 do 18 dni, natomiast w dużych może sięgać nawet 48 dni. Kontrole rzadko przekraczają terminy określone w ustawie.
Podstawowym dokumentem w postępowaniu kontrolnym jest upoważnienie do wykonywania czynności kontrolnych. Musi ono zawierać:
Upoważnienie stanowi podstawę prawną działań kontrolujących i pozwala placówce zweryfikować, czy kontrola jest prowadzona zgodnie z przepisami.
Kontrolujący mają obowiązek prowadzenia kontroli w sposób niezakłócający normalnego funkcjonowania placówki medycznej. Oznacza to, że działania kontrolne nie mogą uniemożliwiać świadczenia usług ani wstrzymywać pracy podmiotu. Kolejnym kluczowym obowiązkiem jest okazanie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Dokument ten musi być przedstawiony na żądanie osoby reprezentującej placówkę i stanowi formalne potwierdzenie prawa kontrolujących do wykonywania swoich czynności. Ponadto kontrolujący powinni działać zgodnie z przepisami prawa, przestrzegać standardów proceduralnych oraz szanować prawa osób zatrudnionych w placówce.
Kontrolujący mają prawo żądać wszelkich informacji oraz dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli. Mogą również brać udział w czynnościach związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, aby zweryfikować ich prawidłowość i zgodność z obowiązującymi przepisami. Kontrolujący mają prawo do wglądu do dokumentacji medycznej oraz do żądań ustnych i pisemnych wyjaśnień. Mają także prawo do wstępu do wszystkich pomieszczeń podmiotu wykonującego działalność leczniczą. Ponadto kontrolujący mogą dokonywać oceny realizacji zadań określonych w regulaminie organizacyjnym lub statucie placówki, w tym sprawdzać dostępność i jakość udzielanych świadczeń zdrowotnych.
Dokumentacja medyczna może być udostępniana organom władzy publicznej wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nie ich zadań. Dotyczy to w szczególności sytuacji związanych z nadzorem i kontrolą placówki medycznej.
Wszystkie informacje, dokumenty i dane zawierające tajemnicę prawnie chronioną, które zostaną pozyskane w trakcie kontroli, nie mogą być przekazywane innym organom ani ujawniane osobom trzecim. Wyjątki od tej zasady dotyczą sytuacji, w których ujawnienie jest konieczne w celu ochrony życia lub zdrowia osób, na żądanie sądu lub prokuratury w ramach prowadzonych postępowań.
Osoby kontrolowane mają prawo być obecne podczas przeprowadzania czynności kontrolnych, osobiście lub przez osobę upoważnioną na piśmie. Wyjątki od tej zasady dotyczą sytuacji takich jak bezpośrednie zagrożenie zdrowia lub życia czy działania mające na celu przeciwdziałanie popełnieniu przestępstwa. W przypadku nieobecności kontrolowanego, jeśli uniemożliwiła ona prowadzenie kontroli, czas tej nieobecności nie wlicza się do czasu trwania kontroli. Kontrolowani mają również prawo do składania oświadczeń i wyjaśnień oraz do wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia lub wykonywania czynności kontrolnych przez organ w przypadku naruszenia przepisów prawa.
Kontrolowany ma obowiązek upoważnić inną osobę do reprezentowania placówki podczas kontroli, jeśli nie jest obecny kierownik podmiotu. Placówka powinna również prowadzić książkę kontroli i udostępniać ją na żądanie kontrolujących. Do obowiązków kontrolowanego należy także zapewnienie warunków i środków niezbędnych do wykonywania czynności kontrolnych, w tym:
Wniesienie sprzeciwu jest możliwe zarówno w momencie otrzymania informacji o planowanej kontroli, jak i w trakcie jej trwania. Sprzeciw można zgłosić w przypadku naruszenia przepisów przez kontrolujących, takich jak:
Wniesienie sprzeciwu powoduje natychmiastowe zaprzestanie kontroli.
Sprzeciw należy wnieść do Wojewody oraz jednocześnie poinformować o tym kontrolujących. Termin na wniesienie sprzeciwu wynosi 3 dni robocze od momentu otrzymania informacji o kontroli lub w trakcie jej trwania. Sprzeciw musi być złożony na piśmie i powinien zawierać uzasadnienie, wyjaśniające powody, dla których kontrolowany kwestionuje działania organu kontrolującego.
Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych oraz biegu czasu trwania kontroli. Wyjątkiem są sytuacje, w których konieczne jest zabezpieczenie dowodów, takich jak dokumenty, informacje czy nośniki danych, jeśli stanowią lub mogą stanowić dowód w toku kontroli. Organ prowadzący kontrolę, czyli Wojewoda, musi rozpoznać sprzeciw w terminie 3 dni. W wyniku tego możliwe jest zaniechanie lub ograniczenie czynności kontrolnych. Jeżeli kontrolowany nie zgadza się z decyzją Wojewody, może złożyć zażalenie.
W przypadku przewlekłości czynności kontrolnych kontrolowany może wnieść skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Skarga taka:
Zakończenie kontroli następuje w momencie sporządzenia protokołu kontroli.
Najważniejsze elementy, jakie powinny znaleźć się w protokole, to:
Protokół powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach – po jednym dla kontrolowanego i organu kontrolującego.
Przed podpisaniem protokołu kontrolowany może zgłosić umotywowane zastrzeżenia dotyczące faktów stwierdzonych w trakcie kontroli i opisanych w protokole. Osoby wykonujące czynności kontrolne są wówczas obowiązane dodatkowo zbadać te fakty i, w razie potrzeby, uzupełnić protokół. Po podpisaniu protokołu kierownik placówki ma prawo wniesienia zastrzeżeń w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołów. Zastrzeżenia mogą dotyczyć zarówno sposobu przeprowadzenia czynności kontrolnych, jak i ustaleń zawartych w protokole.
Zalecenia pokontrolne stanowią zobowiązanie placówki do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. W zależności od charakteru zaleceń placówka otrzymuje określony termin na ich wykonanie oraz termin na poinformowanie Wojewody o sposobie i zakresie realizacji zaleceń. Nieprzestrzeganie zaleceń pokontrolnych może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym wykreślenia placówki z RPWDL, w przypadku:
Podczas kontroli wojewody należy przygotować następującą dokumentację:
Jeżeli cała dokumentacja jest kompletna i prowadzona zgodnie z przepisami, nie ma powodu do obaw przed kontrolą wojewody.
Kontrola wojewody w placówce medycznej to standardowa procedura mająca na celu sprawdzenie zgodności działalności z przepisami prawa. Właściwe przygotowanie – w tym kompletna dokumentacja, przestrzeganie regulaminu i zasad prowadzenia dokumentacji medycznej – pozwala przejść ją bezproblemowo. Kontrolowany ma prawo do obecności, składania wyjaśnień oraz wniesienia sprzeciwu w przypadku naruszenia przepisów, a kontrolujący muszą działać zgodnie z prawem i respektować tajemnicę prawnie chronioną. Realizacja zaleceń pokontrolnych oraz terminowe dostarczenie wymaganych dokumentów minimalizuje ryzyko konsekwencji prawnych i finansowych.
Proassist sp. z o.o. we współpracy z Akademią Górniczo-Hutniczą w Krakowie realizuje projekt dofinansowany z funduszy Narodowego Centrum Badań i Rozwoju: Inteligentny asystent głosowy do obsługi dokumentacji medycznej według zaleceń lekarzy
Wartość projektu: 11 050 494,01 zł
Wartość dofinansowania: 9 202 929,84 zł
Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.