W pierwszym etapie wyznaczam sobie cechy kandydat, które moim zdaniem są ważne w pracy na stanowisku rejestratorki medycznej. I z pewnością będzie to:
To jest istotne, abyście wypisali zbiór cech wcześniej, jeszcze przed rekrutacją, w ten sposób unikniecie takiej sytuacji, że zatrudnicie kogoś dlatego, że się dobrze prezentował, a nie dlatego, że wykazuje najwięcej cech potrzebnych do dobrego wykonywania tej pracy.
Z drugiej strony cechy kandydata do Waszej placówki mogą być zdecydowanie inne. U nas rejestratorki obsługują wyłącznie pacjentów, którzy dzwonią. Osoby, które pracują w Waszych placówkach, mają też obowiązki na miejscu, a więc muszą cechować się innymi cechami. Czasami macie 1 osobę, która np. odpowiada też za kontakt z lekarzami, czasami poszukujecie osoby, do np. Kliniki medycyny z zakresu pacjentów wysokobudżetowych, gdzie będą bardzo ważne cechy sprzedażowe. Natomiast pamiętajcie zawsze — zbiór takich cech wypisz wcześniej, jeszcze przed rozmowami.
W jaki sposób zbiór cech wybrać ? W moim przypadku jest bardzo prosto, my mamy 30 rejestratorek medycznych, a więc wybieram cechy, które posiadają najlepsze z nich u Was, może być trudniej, być może ten proces będzie dłuższy.
Działania — procentowe
W pierwszym etapie moich procesów rekrutacji wyznaczyłam sobie procenty do tych cech, już rozwijam, co mam na myśli, która z tych cech ma dla mnie największą znaczenie otrzymuje dużą liczbę procentową. Jeśli ustalimy sobie procenty, które z tych cech mają dla nas największą wartość i będziemy zbierać te informacje po każdej odbytej rekrutacji oraz po każdym zatrudnieniu pracownika i obserwować czy nasze założenia procentowe, sprawdzają się, czy jednak na przestrzeni pracy zaobserwujemy, że ten pracownik, który naszym zdaniem miał mniej procentów w jakiejś dziedzinie lub całościowo, a jednak fajnie sobie radzi to będziemy mogli zdefiniować czy tak naprawdę, nasze założenia co do osoby, którą szukamy, są prawidłowe. Czy jednak te cechy, które jak nam się wydaje najważniejsze, może wcale takie nie są takie ważne, ale, to zaobserwujemy dopiero na przestrzeni czasu?
Przełamanie bariery wiekowej
W naszym przypadku bardzo sprawdziło się zatrudnianie pracowników rejestracji w różnym wieku I tu fajnie jest, aby w naszym teamie trochę pomieszać osoby, aby nie budować tylko zespołu na jakiejś jednej płaszczyźnie wiekowej. Dlaczego? Po pierwsze fajnie będzie dogadywać się z tą osobą młodszą i ze starszą i też będzie to budujące, ponieważ możemy odczuć, że ta młodsza osoba będzie zarażała entuzjazmem, może będzie miała większy zapał do pracy, a ta starsza będzie bardziej opanowana, elokwentna co w połączeniu stanie się bardzo fajne, bo jak wiemy, kto z kim przystaje, takim się staje, więc to będzie fajnie budowało nasz team.
Gdzie publikować oferty pracy i dlaczego tam?
Powinniśmy szukać miejsc, w których dostęp do naszych ogłoszeń ma duża liczba osób, aby to nasze ogłoszenie miało duży zasięg odbiorczy, powinniśmy korzystać czy to zarówno z portali ogłoszeniowych, czy też umieszczenia oferty na naszej stronie internetowe no jak i co tym związane social media itd. W ten sposób uzyskamy większą liczbę aplikacji a oczywiście im więcej kandydatów tym dla nas lepiej, ponieważ możemy wybrać taką osobę, która spełnia nasze oczekiwania. Oczywiście chodzi o konkretne osoby — takie, które poszukują pracy w danej miejscowości i na tym poziomie wynagrodzenia i obowiązków. Ogłoszenie, które publikujemy, powinno zawierać informacje dotyczące opisu stanowisku, wymagań oraz kwalifikacji pracowników. Oczywiście nie możemy zapomnieć o umieszczeniu informacji o wynagrodzeniu czy premii oraz jeśli macie jakieś benefity to też fajnie o nich wspomnieć w ogłoszeniu.
Analiza przesłanych CV – Skupienie się na jakości kandydata
Musimy zapoznać się z przesłanymi aplikacjami kandydatów, w CV już w pierwszych krokach możemy zobaczyć, jaki był przebieg pracy czy też wykształcenie oraz zainteresowania, czy umiejętności kandydata. Po zapoznaniu się z CV mamy już pierwsze wstępne informację o potencjalnym kandydacie. Na tym etapie sprawdzamy tzw. zero-jedynkowo, który kandydat spełnia moje wymagania. Jeżeli np. będziecie chcieli zatrudnić pracownika ze statusem studenta, to jest to dobry etap na to, aby ustalić, czy takim on jest. I w pierwszej kolejności spotkać się wyłącznie z tymi, którzy zamieścili w CV takie informacje. My z uwagi na fakt, że zależy nam na małej fluktuacji kadr w rejestracji, nie zwracaliśmy na to uwagi, ale być może dla Was to będzie istotne. Szkoda waszego czasu na spotkania z ludźmi, którzy tych kryteriów zero — jedynkowych nie spełniają.
Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?
Wstępna rozmowa telefoniczna
Dlaczego zaczynamy od takiego etapu, ponieważ poprzez rozmowę telefoniczną jesteśmy już w stanie znów pozyskać więcej i informacji o tym kandydacie. W pracy rejestratorki ważny jest dykcja, sposób mówienia i, kulturę osobistą czy też zachowania, czy reakcje na zadawane pytania już nawet poprzez tę krótką rozmowę wiemy więcej, bo jak wiecie, CV może być imponujące, ale dykcja fatalna co niestety nie będzie dla nas dobrą wizytówką. Tu też wkrada nam się selekcja, ale to też znowu mniejsza strata czasu dla nas, możemy ten zaoszczędzony czas, już poświęcić na wdrożenie nowego pracownika.
Spotkania online
Pewnie zadajecie sobie pytanie dlaczego już Wam wszystko objaśniam no i tu znów odniosę się do sprawnej obsługi komputera, jeśli kandydat poradził sobie z uruchomieniem linku na spotkanie, to znaczy, że z tym komputerem faktycznie sobie radzi. Podczas takiego spotkania warto sięgnąć już po CV kandydata i zadać więcej pytań o miejsca pracy wcześniejsze, dlaczego aplikował właśnie do nas… Ale też warto zapytać, czemu akurat aplikował właśnie do nas i czy wie coś o naszej placówce/ firmie, czy to tylko taka decyzja na chybił trafił ze strony kandydata. Druga lista pytań, to pytania, które sprawdzają cechy, które poszukuje. Nie chodzi o to, aby kandydata na czymś złapać, ja do tego podchodzę w ten sposób, że jeżeli ja znajdę odpowiednią osobę do pracy, to plus jest nie tylko dla mnie, ale również dla niej i w odwrotną stronę — działa to tak samo. Jeżeli osoba miałaby się u nas męczyć, czy to w kontakcie ze mną, czy z innymi pracownikami, czy w ogóle w pracy to bez sensu również dla niej. Ważne, żebyśmy sobie zrobili zestaw pytań do tych cech, które ustaliliśmy, że szukamy, O co w tym chodzi? Jeżeli uznajesz, że dla Ciebie punktualność jest bardzo ważna, to możesz zadać pytanie np. Co robisz w momencie gdy jesteś w korku i widzisz, że będziesz w pracy na 08:05, a nie na 08:00… być może kandydat odpowie, że on byłby w pracy już o 07:45, że nie wyobraża sobie, że w momencie gdy placówka otwiera się o 08:00, to miałby być na 08:00… być może odpowie, że nigdy mu się to nie zdarzyło, być może odpowie, że nie wyobraża sobie takiej sytuacji, być może odpowie, że zadzwoniłby już zdecydowanie wcześniej, bo by wiedział etc…a być może odpowie po prostu, że no nic. Myślę, że 5 minut nikogo nie zbawi ? I wtedy wiesz już, że w tym zakresie dajesz mu zero punktów.
Oprócz nazwijmy to brzydko przepytywania kandydata, jest też czas na wyjaśnienia i doprecyzowania z mojej strony. Mówimy w tym czasie o naszej firmie, o pracownikach, współpracownikach, zakresie obowiązków itd. Podczas tego etapu jest również czas na ewentualne pytania kandydata — być może ma jakieś pytania dotyczące pracy, godzin, wynagrodzenia, zakresu obowiązków. Wszystko to, co nie potrafiłam przekazać.
Dzień próbny
Dzień próbny to weryfikacja:
po 1 – tego co jest zapisane w CV i powiedziane podczas rekrutacji to prawda
po 2 – czy Twoje wyobrażenie o tej osobie i cechach, które oceniłeś, są prawdziwe, czy może się pomyliłeś
po 3 – odpowiednich umiejętności
Podczas takiego dnia próbnego skupiamy się na weryfikacji umiejętności i tu możemy ocenić obsługę komputera, umiejętności przekazywania informacji. Już podczas takiego dnia próbnego widzimy dużo więcej niż podczas rozmowy czy to telefonicznej, czy online, widzimy zachowania stres, emocje. Na takim spotkaniu możemy też zwrócić większą uwagę na kulturę osobistą, co też jest ważnym, elementem pracy rejestracji. Możemy też sprawdzać cechę organoleptycznie — jeżeli widzisz, że osoba przyszła nie schludnie ubrana na rozmowę o pracę, gdzie przecież będzie wizytówką firmy, to wiesz już, że taka osoba nie powinna u ciebie pracować.
Nasze zachowanie podczas procesu
I jeszcze taka ważna informacja, która nam się tu nasuwa, jeśli podsumujemy te 3 etapy, to w każdym z nich nie może zabraknąć profesjonalizmu z naszej strony. Musimy starać się budować niewidzialną więź z tym kandydatem, nawet jeśli z jakichś względów go nie wybieramy, to my jako osoby rekrutujące musimy dać odczuć takiemu kandydatowi, że jest zaopiekowany przez nas, czyli dać mu trochę swojej uwagi, to jest niezmiernie ważne. I teraz zobaczcie w ten sposób, dajecie sobie jako cechę, pracownika, którego poszukujecie, aby się nie spóźniał, a Wy spóźniacie się na spotkanie z kandydatem. To jest mega lekceważące, wymagamy od innych, wymagajmy również od siebie, ale cały czas musimy pamiętać, że rozmowa kwalifikacyjna to część działań employer branding. Rekruter musi lubić ludzi, musi chętnie odpowiadać na zadawane pytanie, traktować kandydatów uprzejmie, z szacunkiem, być ciekawym, tego, co mają do powiedzenia. Oczywiście podczas tych etapów rozmów nie może zabraknąć przekazania informacji z naszej strony wprowadzenia w charakter pracy poinformowanie pracownika, jaki wygląda u nas proces pracy, omówić kwestie finansowe. Bo jeśli zatrudnimy takiego pracownika, a tych informacji nam zabraknie podczas spotkań, to pracownik może być później rozczarowany, a chcemy budować zespół, który się dobrze dogaduje i też dobrze czuje się w swoim towarzystwie, wiadomo, że pracownik ma skupić się na pracy, a nie na rozmowach towarzyskich, ale warto, aby w pracy znalazł takie osoby, do których będzie chętnie wracał, to nie tylko pozwoli nam na zbudowanie dobrego teamu, ale też zachęci przychodzenia pracownika w dobrym, pozytywnym nastawieniu, bo będzie też chciał spotkać się ze swoimi koleżankami czy kolegami z pracy.
Nie skupiamy się tylko na pozyskaniu jak największej liczbie informacji o pracowniku, ale też my musimy zaprezentować stanowisko pracy tak, aby zachęcić kandydata, bo wybór nie leży tylko po naszej stronie, ale po dwóch. Szczególnie gdy szukamy pracownika na długo. Bo być może student na 2 miesiące, aby sobie dorobić nie będzie, nazwijmy to wybrzydzał, ale pracownik, który szuka dla siebie miejsca na lata, też chce mieć pewność, że ta praca jest dla niego — i dobrze! I na koniec rekrutacji on boarding pracownika w nowym miejscu pracy i przygotowanie odpowiednich dokumentów.
Rekomendacje
Często też w naszym zespole zdarzają się osoby, rekomendowane przez nasz zespół — to jest bardzo fajne, ale i zarazem budujące dla naszej firmy, bo odbieramy to w ten sposób, że jeśli ktoś nas poleca to fajne się u nas pracuje. Oczywiście nie postępujemy tu w żaden inny sposób, jest ta ścieżka jak u osób z zewnątrz, ale jest to dla nas miłe doświadczenie.
Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?
Po całym procesie rekrutacji warto zatrzymać się i przeanalizować wszystkie informacje o kandydatach zgromadzone podczas procesu rekrutacji i wybrać kandydata, który spełnia nasze oczekiwania oraz będzie w stanie wdrożyć nasze procedury.
Każdy proces rekrutacji i selekcji wiąże się z ryzykiem zatrudnienia osoby, która w niezadowalającym stopniu spełnia nasze oczekiwania, a w konsekwencji z koniecznością przeprowadzenia procesu od nowa. Niemniej jednak, postępując według kroków i nie pomijając ważnych aspektów, dajemy sobie szansę na pozyskanie wartościowego kandydata.
Jak widać, jest dużo sposobów, które uczą jak skutecznie rekrutować pracowników. Warto je poznać, bo bez ich znajomości trudno znaleźć odpowiedniego człowieka, który przyczyni się do rozwoju firmy czy placówki medycznej. Pamiętajmy, że taka osoba musi budować naszą markę, więc powierzamy, jest też duże zadanie i odpowiedzialność. My mamy ten plus, że w związku z coraz nowymi placówkami, które korzystają z naszej rejestracji pacjentów, zatrudniamy cały czas dodatkowych pracowników i możemy ten proces doskonalić i doskonalić. Nie jedną z cech wyrzuciłam, nie jedną z cech dodam przy kolejnych rekrutacjach, tak jak wcześniej mówiłem — nieudana rekrutacja to przede wszystkim nasza, a nie kandydata wina. To my znamy swoją firmę, znamy swój zespół, to my powinniśmy dobrać do niego odpowiednią osobę, bo mamy zdecydowanie większe doświadczenie i wiedzy niż kandydat, a więc jeżeli zwalniamy kandydata z uwagi na źle przeprowadzona rekrutacje to nasza wina — i z tym Was zostawiam. 🙂
Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?
Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.
