Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesny system teleinformatyczny, który umożliwia m.in.: wystawianie, wysyłanie, odbieranie, przeglądanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych i nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z systemu.
Faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie XML, oparty na obowiązującym schemacie FA(3). Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje automatycznie unikalny numer identyfikacyjny.
Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy uwierzytelnić się w systemie. Może to zrobić sam
przedsiębiorca albo osoba lub podmiot przez niego upoważniony. Przepisy określają dostępne metody logowania, takie jak m.in. Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany czy pieczęć kwalifikowana. W tym artykule znajdziesz przystępne omówienie kluczowych informacji o KSeF oraz wskazówki, jakie działania warto podjąć już teraz, aby dobrze przygotować się do nadchodzących zmian.
Kto korzysta z KSeF?
Z KSeF mogą korzystać różne podmioty, o ile zostaną uwierzytelnione zgodnie z przepisami wykonawczymi. Są to przede wszystkim podatnicy, tacy jak jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki, grupy VAT czy jednostki samorządu terytorialnego. Z systemu mogą korzystać również podmioty wskazane przez podatnika, na przykład biura rachunkowe.
Dostęp do KSeF mają także podmioty wymienione w art. 106c ustawy o VAT, czyli organy egzekucyjne i komornicy sądowi, a także osoby fizyczne przez nie wskazane. Uprawnienia do systemu mogą otrzymać również osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadał stosowne upoważnienia.
Korzystać z KSeF mogą ponadto inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne uprawnione do systemu, o ile przysługuje im prawo do dalszego nadawania takich uprawnień.
Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać od dwóch różnych terminów.
Od 1 lutego 2026 r. będą musieli wystawiać je przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców z nielicznymi wyjątkami, o których mowa poniżej.
Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF dotyczą kilku sytuacji. Po pierwsze, zwolnieni są podatnicy, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, a także transakcje dokonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takich przypadkach możliwe jest jednak dobrowolne wystawienie faktury w KSeF.
Po drugie, wyłączenia dotyczą określonych rodzajów transakcji, takich jak procedura nieunijna OSS, import IOSS czy okazjonalny międzynarodowy przewóz drogowy osób. W tych przypadkach nie ma możliwości dobrowolnego wystawiania faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF.
Po trzecie, przepisy wykonawcze wskazują na wyłączenia dla usług przewozowych i przejazdów autostradą dokumentowanych biletami jednorazowymi, usług zwolnionych z VAT (usług ubezpieczeniowych, udzielania kredytów i pożyczek, w zakresie poręczeń, gwarancji i innych zabezpieczeń transakcji finansowych, depozytów pieniężnych, usług, których przedmiotem są udziały lub instrumenty finansowe, transakcji dotyczących walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy) oraz transakcji w ramach samofakturowania, jeśli nabywca lub sprzedawca nie są identyfikowani polskim NIP. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów możliwe jest jednak dobrowolne wystawienie faktury ustrukturyzowanej.
Dodatkowo, do końca 2026 roku podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeśli łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, a także faktury do 450 zł przy użyciu kas fiskalnych. Do KSeF nie przesyła się faktur proforma, faktur i dowodów wewnętrznych, not uznaniowych i obciążeniowych ani rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Od 1 lutego 2026 roku nie będą również wystawiane noty korygujące ani w KSeF, ani poza nim.
Faktura z załącznikiem
Zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, która nie będzie obowiązkowe. Załącznik stanowić będzie integralną część faktury. Będą mogły się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury, przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a także dane ściśle z nimi związane. W załączniku nie będzie można zamieszczać informacji marketingowych.
Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać od 1 stycznia 2026 r.
KSeF a PEF
Do tej pory system faktur ustrukturyzowanych w ramach ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.) funkcjonował osobno od fakultatywnego systemu faktur ustrukturyzowanych w KSeF. W okresie obowiązkowego korzystania z KSeF wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Faktury wystawione w relacji B2G (Business to Government) w ramach PEF, po przesłaniu do KSeF i nadaniu numeru KSeF, będą automatycznie udostępnione kontrahentowi i uznane za faktury ustrukturyzowane.
Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA
Od 1 kwietnia 2026 r. w KSeF będzie można wystawiać faktury VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujące zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych faktur w systemie nie będzie obowiązkowe. Jednak jeśli rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w tym systemie, nabywca będzie zobowiązany do ich wystawiania w KSeF aż do momentu odwołania wskazania. Dla tych faktur przewidziano odrębną strukturę logiczną FA_RR(1). Każda wysłana do KSeF faktura musi mieć NIP sprzedawcy.
Jak się uwierzytelnić w systemie KSeF?
Aby zalogować się, a właściwie uwierzytelnić w systemie KSeF – czyli potwierdzić swoją tożsamość – osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą będzie potrzebować jednego z następujących narzędzi: profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub certyfikatu KSeF.
W przypadku prowadzenia działalności w formie spółki sprawa wygląda nieco inaczej. Najpierw należy złożyć w urzędzie skarbowym druk ZAW-FA, wskazując osobę uprawnioną do uwierzytelnienia w KSeF. Dopiero po nadaniu uprawnień tej osobie fizycznej będzie możliwe uwierzytelnienie w systemie. Formularz ZAW-FA można pobrać tutaj. Gdy ZAW-FA jest już złożony lub jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i nie musisz go składać, można przejść do najpopularniejszych i bezpłatnych metod uwierzytelnienia: profilu zaufanego lub certyfikatu KSeF. W przypadku podmiotów prawnych możliwe jest także korzystanie z pieczęci elektronicznej.
Generowanie Certyfikatów KSeF w module MCU
Mając już profil zaufany, czyli podstawowe narzędzie do uwierzytelnienia w KSeF, możemy przejść do wygenerowania Certyfikatów KSeF w module MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień). Jeden z certyfikatów służy do uwierzytelniania w systemie KSeF, a drugi do wystawiania faktur offline. Oba certyfikaty będą aktywne od 1 lutego 2026 roku.
Aby wygenerować certyfikat, przechodzimy na stronę MCU i logujemy się profilem zaufanym. Następnie wybieramy rodzaj certyfikatu – w naszym przypadku certyfikat do uwierzytelnienia. Możemy wskazać datę rozpoczęcia jego ważności, certyfikat będzie ważny przez 2 lata od wybranej daty. Po kliknięciu „Wyślij wniosek o wydanie Certyfikatu” certyfikat zostanie wygenerowany i będzie można go pobrać na dysk w formacie „crt”.
Stąd można również przejść do listy wszystkich certyfikatów lub złożyć wniosek o kolejny. Aby wygenerować drugi certyfikat do wystawiania faktur offline, należy powtórzyć te same kroki: wybierając w odpowiednim punkcie opcję „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”. Po wykonaniu wszystkich kroków oba certyfikaty będą zapisane na dysku.
Uwaga! Certyfikatów i haseł nie wolno udostępniać osobom trzecim. Należy korzystać z nich wyłącznie samodzielnie lub wprowadzać bezpośrednio do systemu, który łączy się z KSeF, na przykład do programu fakturowego.
Kolejnym krokiem w module MCU jest nadawanie uprawnień. Po zalogowaniu należy przejść do zakładki „Uprawnienia” po lewej stronie panelu. Tam można dodać administratora, przyznać uprawnienia innym osobom, zarządzać istniejącymi uprawnieniami oraz sprawdzić, jakie uprawnienia są przypisane do nas w danym podmiocie.
Logowanie do Aplikacji KSeF
Przechodzimy do kolejnego kroku – logowania do Aplikacji KSeF. Obecnie uwierzytelnienie w systemie KSeF 2.0 w środowisku testowym jest możliwe wyłącznie przy użyciu mechanizmu testowego BomTox, certyfikatu kwalifikowanego lub odcisku palca certyfikatu kwalifikowanego. Możliwość logowania innymi metodami będzie dostępna dopiero po uruchomieniu Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym. Aplikację KSeF 2.0 w trybie testowym można znaleźć tutaj.
Po wejściu na wskazaną stronę i wybraniu opcji „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur” możemy zalogować się testowo i wejść do środowiska KSeF 2.0. W menu systemu dostępne są następujące sekcje:
- Faktury – można wystawić (wprowadzić) nową fakturę, wczytać ją z pliku XML oraz przeglądać listę faktur sprzedaży i zakupu, a także listę faktur podmiotów, które udzieliły nam odpowiednich uprawnień.
- Historia sesji – w tej sekcji widoczne są faktury wysłane w ramach bieżącej sesji logowania.
- Uprawnienia – tutaj można dodać administratora, nadać uprawnienia innym osobom, zarządzać już przyznanymi uprawnieniami oraz sprawdzić własne uprawnienia nadane przez innych użytkowników.
- Tokeny – sekcja umożliwia wygenerowanie nowego tokenu oraz przegląd listy wcześniej utworzonych tokenów.
- Certyfikaty – funkcjonalność odpowiada modułowi MCU, pozwalająca na zarządzanie certyfikatami, moduł ten ma zostać całkowicie przeniesiony do KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.
Generujemy Token w Aplikacji Podatnika KSeF
Token to unikalny, 40-znakowy kod, który działa jak klucz otwierający dostęp do określonych funkcji systemu, do których został przypisany. Tokeny będą ważne do 31 grudnia 2026 roku.
W menu Aplikacji Podatnika wybieramy sekcję „Tokeny”, następnie klikamy „Generuj Token”, wpisujemy nazwę tokena oraz określamy jego zakres uprawnień, a na końcu klikamy „Generuj Token”. Po wygenerowaniu pojawi się kod – Token. Ważne jest, że nie będziemy mogli zobaczyć go ponownie, dlatego należy go od razu skopiować. Możemy go np. wysłać do biura rachunkowego lub wkleić do panelu klienta, jeśli umożliwia podgląd faktur bezpośrednio z KSeF. Token pełni wtedy rolę łącznika między naszym systemem fakturowania lub panelem klienta a systemem KSeF.
Kilka trybów działania KSeF
W KSeF przewidziano kilka trybów wystawiania faktur, w zależności od dostępności systemu i łączności.
- Tryb ONLINE — KSeF funkcjonuje prawidłowo, a data wystawienia faktury jest równa dacie jej wysłania do systemu.
- Tryb OFFLINE24 stosuje się wtedy, gdy KSeF działa poprawnie, ale problemy z internetem występują po stronie przedsiębiorcy. Fakturę wystawia się w strukturze FA(3) w formacie XML i trzeba ją wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, by nadać jej numer KSeF. Jeśli w tym czasie pojawi się oficjalnie ogłoszona awaria w BIP Ministerstwa Finansów, termin wydłuża się do 7 dni roboczych. Z kolei w przypadku całkowitej awarii KSeF faktury nie dosyła się już do systemu. Na takich fakturach muszą znaleźć się dwa kody QR: OFFLINE (umożliwia dostęp do faktury w KSeF i potwierdza poprawność danych na niej zawartych) oraz Certyfikat (potwierdzający tożsamość wystawcy faktury).
- Tryb OFFLINE dotyczy sytuacji, w której KSeF jest czasowo wyłączony np.: z powodu prac serwisowych. Faktury wystawia się w strukturze FA(3) i wysyła po przywróceniu działania systemu — najpóźniej następnego dnia roboczego. Jeśli jednak między wystawieniem faktury a jej wysłaniem do KSeF wystąpi awaria lub całkowita niedostępność systemu, stosuje się zasady obowiązujące w trybie OFFLINE24, łącznie z dwoma kodami QR.
- Tryb AWARYJNY uruchamia się w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii systemu. Fakturę wystawia się jako FA(3) i przekazuje nabywcy w uzgodniony sposób. Do KSeF trzeba ją dosłać w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii w celu nadania numer KSeF. Jeśli w tym czasie wystąpi kolejna awaria, obowiązują zasady trybu OFFLINE24. Również wymagane są dwa kody QR.
- Tryb AWARIA CAŁKOWITA przewidziano na sytuacje nadzwyczajne, ogłaszane publicznie — zagrożenia kraju lub infrastruktury. Faktury mogą być papierowe lub elektroniczne, nie muszą mieć struktury FA(3), nie wysyła się ich do KSeF i nie trzeba stosować kodów QR. Dokument przekazuje się nabywcy dowolną uzgodnioną metodą.
Więcej o trybach działania KSeF znajdziesz tutaj.
Kary za niestosowanie KSeF
Sytuacja przedstawia się następująco: dobre wiadomości są takie, że do 31 grudnia 2026 roku nie będą nakładane żadne kary ani sankcje za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF.
Od stycznia 2027 roku kary będą wyglądały w przybliżeniu następująco: za niewystawienie faktury, wystawienie jej w sposób wadliwy, nieprzechowywanie dokumentu lub dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej, jeśli był taki obowiązek, grozić będzie kara grzywny do 180 stawek dziennych. Natomiast za wystawienie faktury nierzetelnie lub posługiwanie się takim dokumentem kara może sięgać do 720 stawek dziennych, a w skrajnych przypadkach przewidziana jest również kara pozbawienia wolności na czas nie krótszy niż rok lub obie te sankcje łącznie. Warto pamiętać, że wysokość stawki dziennej nie jest stała – ustala ją sąd, uwzględniając dochody sprawcy, jego sytuację osobistą i rodzinną, stosunki majątkowe oraz możliwości zarobkowe.
Poprawienie faktury oraz oprogramowanie do fakturowania a KSeF
Faktura przesłana do KSeF staje się dokumentem nienaruszalnym – nie można jej edytować ani modyfikować. Jeśli konieczne jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian, jedyną dopuszczalną formą jest wystawienie faktury korygującej, którą następnie również przesyłamy do KSeF, na takich samych zasadach jak faktury pierwotne. Aby wystawić fakturę, potrzebne jest połączenie oprogramowania do fakturowania z KSeF. Można to zrobić na dwa sposoby: za pomocą Tokenu (ważnego do 31.12.2026 r.) lub Certyfikatu (ważnego od 1.02.2026 r.).
Podsumowanie
KSeF wprowadza zupełnie nowy sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur, a obowiązek jego stosowania już wkrótce obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców. Warto więc jak najszybciej przygotować się do zmian — zweryfikować metody uwierzytelnienia, wygenerować potrzebne certyfikaty, nadać uprawnienia odpowiednim osobom i sprawdzić, czy Twoje oprogramowanie jest gotowe na integrację z KSeF.
Jeśli prowadzisz placówkę medyczną, kluczowe jest narzędzie, które nie tylko umożliwi Ci sprawną pracę, ale także zadba o bezpieczeństwo danych pacjentów. Proassist to system stworzony specjalnie dla branży medycznej — oferuje zarządzanie harmonogramem wizyt, dokumentacją, e-rejestracją oraz pełną zgodność z RODO, a dodatkowo wykorzystuje Inteligentnego Asystenta Głosowego AI. Co ważne, w Proassist możesz dodać swoją księgową, dzięki czemu zapewnisz jej stały, uporządkowany dostęp do faktur i danych finansowych. Zyskujesz przejrzystość sytuacji, oszczędzasz czas i eliminujesz ryzyko błędów.
Wprowadź nowoczesne technologie do swojej placówki już dziś i podnieś standard obsługi oraz bezpieczeństwa na wyższy poziom.
